BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Teori-Teori Dasar/Umum · PDF fileSub sistem-sub sistem dari...
Transcript of BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Teori-Teori Dasar/Umum · PDF fileSub sistem-sub sistem dari...
10
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1. Teori-Teori Dasar/Umum
2.1.1 Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)
2.1.1.1 Pengertian ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu tulang punggung lintas fungsi
perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasikan banyak proses internal dan
sistem informasi dalam hal fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan
sumber daya manusia pada perusahaan. (O’Brien, 2006, p30)
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah kumpulan aplikasi bisnis
yang terintegrasi atau modul yang menjalankan fungsi bisnis yang umum seperti
perhitungan jurnal umum, utang piutang, material requirement planning, pemesanan,
pengontrolan persediaan, dan manajemen sumber daya manusia. Modul ERP
diintegrasikan, terutama melalui kumpulan definisi umum dan database yang umum.
Contohnya transaksi yang diproses pada satu area, seperti penerimaan pesanan akibat
dari transaksi ini akan dengan segera berdampak pada semua area yang dipengaruhi,
seperti area keuangan, penjadwalan produksi dan pembelian. (Wainright, 2005, p188)
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem manajemen bisnis yang
terintegrasi dan operasi bisnisnya sudah memiliki standar. ERP dapat meningkatkan
efektivitas dan efisiensi organisasi. ERP merupakan nama dari sistem software
manajemen yang diciptakan melalui pemikiran korporasi di seluruh dunia untuk
meningkatkan kemampuan fungsi bisnis mereka yang penting. Sistem ERP menyatukan,
menstandarisasi dan meluruskan semua aktivitas bisnis ke dalam satu sistem yang akan
11 mencapai standar tertinggi untuk informasi yang aman, dipercaya, mudah diakses dan
real time. Setiap orang yang berpartisipasi di dalam aktivitas bisnis baik di dalam
maupun di luar organisasi dapat mengakses sistem menggunakan struktur yang sama.
Prosesnya terus di-update dan disederhanakan serta redudansi diminimalkan. (Kumar
2010, p264)
2.1.1.2 Modul-Modul ERP
Modul-Modul ERP antara lain adalah (Brady, 2001, p23):
• Sales and Distribution (SD)
Modul Sales and Distribution (SD) mencatat pesanan dan pengiriman yang lebih
terjadwal. Informasi tentang pelanggan (harga, bagaimana dan dimana produk akan
dikirim, bagaimana pelanggan membayar tagihan, dan sebagainya) diatur dan diakses
dalam modul ini.
• Material Management (MM)
Modul Material Management (MM) mengelola pengadaan bahan baku dari supplier
(pembelian) dan kemudian menangani inventori bahan baku, dari penyimpanan untuk
barang yang sedang diproses hingga inventori barang yang telah selesai diproduksi
(barang jadi).
• Production Planning (PP)
Modul Production Planning (PP) memelihara informasi mengenai produksi. Disinilah
produksi direncanakan dan dijadwalkan, dan aktivitas produksi yang sesungguhnya
dicatat.
12
• Quality Management (QM)
Modul Quality Management (QM) membantu perencanaan dan pencatatan aktivitas
pengendalian kualitas, seperti inspeksi produksi dan keterangan material.
• Plant Maintenance (PM)
Plant Maintenance (PM) memungkinkan perencanaan untuk pemeliharaan mesin-
mesin pabrik, dan mengelola pemeliharaan sumber daya, sehingga gangguan
peralatan yang mungkin saja terjadi dalam kegiatan produksi dapat diminimalisasi.
• Human Resource (HR)
Modul Human Resource (HR) memudahkan proses perekrutan, penyewaan dan
pelatihan karyawan, termasuk juga dalam proses penggajian karyawan.
• Financial Accounting (FI)
Modul Financial Accounting (FI) mencatat transaksi dalam buku besar. Akibat dari
proses ini akan menghasilkan financial statement yang digunakan untuk laporan
eksternal.
• Controlling (CO)
Modul Controlling (CO) digunakan untuk tujuan manajemen internal. Disini, biaya
perusahaan manufaktur ditetapkan utnuk produksi dan untuk cost center, serta dapat
juga digunakan untuk mempermudah kegiatan dalam hal analisis biaya.
• Asset Management (AM)
Modul Asset Management (AM) membantu perusahaan untuk mengatur pembelian
asset tetap (pabrik dan mesin) dan penurunan nilai (depresiasi) yang berhubungan.
13
• Project Systems (PS)
Modul Project Systems (PS) memungkinkan perencanaan dan mengendalikan R&D,
konstruksi dan proyek pemasaran yang baru. Modul ini memungkinkan biaya proyek
dikumpulkan dan seringkali digunakan untuk mengatur pengimplementasian sistem
ERP.
• Workflow (WF)
Modul Workflow (WF) dapat digunakan untuk mengotomatisasi beberapa aktifitas
dalam sistem. Ini dapat menunjukkan analisis aliran tugas dan karyawan dengan cepat
dan tepat jika membutuhkan suatu aksi.
• Industry Solutions (IS)
Modul Industry Solution (IS) mengandung pengaturan konfigurasi yang telah
ditemukan SAP cocok untuk industri khusus. Pengaturan ini menyederhanakan
implementasi memungkinkan pembeli mengambil keuntungan dari pengalaman
industri SAP.
2.1.2 Implementasi Sistem ERP
2.1.2.1 Pengertian Implementasi
Implementasi adalah kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya
fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. (McLeod, 2004,
p144)
14 2.1.2.2 Pendekatan Implementasi Sistem
Terdapat empat pendekatan dasar pada tahap implementasi (McLeod, 2004,
p144):
• Percontohan (Pilot) adalah suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset
dari keseluruhan operasi seperti satu kantor atau daerah tertentu.
• Serentak (Immediate) adalah pendekatan yang paling sederhana, yaitu peralihan dari
sistem lama ke sistem baru pada satu hari tertentu. Namun pendekatan ini hanya
layak bagi perusahaan kecil atau sistem kecil, karena permasalahan waktu semakin
besar saat skala operasi meningkat.
• Bertahap (Phased) adalah pendekatan dimana sistem yang baru digunakan bagian per
bagian pada suatu waktu.
• Paralel (Parallel) adalah pendekatan dimana sistem lama harus dipertahankan sampai
sistem baru diperiksa secara menyeluruh. Pendekatan ini memberikan pengamanan
yang paling baik terhadap kegagalan, tetapi merupakan yang paling mahal karena
kedua sumber daya dipertahankan.
2.1.3 Sistem Produksi
2.1.3.1 Pengertian Sistem produksi
Sistem produksi merupakan kumpulan dari sub sistem-sub sistem yang saling
berinteraksi dengan tujuan mentransformasi input produksi menjadi output produksi.
Input produksi ini dapat berupa bahan baku, mesin, tenaga kerja, modal, dan informasi,
sedangkan output produksi merupakan produk yang dihasilkan berikut hasil
sampingannya seperti limbah, informasi dan sebagainya.
15
Gambar 2.1 Input-ouput sistem produksi
Sub sistem-sub sistem dari produksi tersebut antara lain adalah perencanaan dan
pengendalian produksi, pengendalian kualitas, penentuan standar-standar operasi,
penentuan fasilitas produksi, perawatan fasilitas produksi, dan penentuan harga pokok
produksi.
Sub sistem-sub sistem dari sistem produksi tersebut akan membentuk konfigurasi
sistem produksi. Keandalan dari konfigurasi sistem produksi ini akan tergantung dari
produk yang dibuat serta bagaimana cara membuatnya (proses produksinya). Cara
membuat produk tersebut dapat berupa “jenis” proses produksi menurut cara
menghasilkan output, “operasi dari pembuatan produk” dan variasi produksi yang
dihasilkan. (Nasution, 2003, p2)
2.1.3.2 Perencanaan Produksi
Perencanaan produksi terdiri dari (Groover, 2008, p3):
- Memutuskan produk mana yang akan dibuat, kuantitasnya, dan kapan produk tersebut
harus diselesaikan
- Menjadwalkan pengiriman atau produksi dari bagian-bagian produk dan produk itu
sendiri
16 - Merencanakan sumber daya manusia dan peralatan yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan rencana produksi
Production planning and control (PPC) mendukung baik diskrit maupun proses
manufaktur. Pendekatan repetitif dan pembuatan untuk pemesanan disediakan.
Kumpulan modul ini mendukung semua fase dari manufaktur, menyediakan pe-level-an
kapasitas dan perencanaan kebutuhan, perencanaan kebutuhan material, biaya produk,
proses bill of material, dan manajemen perubahan pabrik mesin. (Jacobs, 2009, p460)
2.1.3 Sistem Pembelian
Pembelian adalah suatu proses dari beberapa prosedur yang dimulai dari
prosedur pembentukan sistem akuntansi, permintaan pembelian, prosedur permintaan
penawaran harga dan pemilihan pemasok, pencatatan order pembelian, penerimaan
barang, pencatatan hutang dan distribusi pembelian yang bertujuan untuk menerapkan
pelaksanaan pembelian sesuai dengan aturannya. (Mulyadi, 2000, p301)
Berdasarkan pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa pembelian
merupakan suatu proses aktivitas pembelian yang dimulai dengan adanya permintaan
atas suatu pembelian sampai dengan pendistibusian atas barang yang ditujukan untuk
pelaksanaan kegiatan transaksi yang telah ada dalam perusahaan.
Pembelian mengacu pada semua aktivitas yang melibatkan proses mendapatkan
barang-barang dari pemasok. Hal ini meliputi pembelian dan tapi juga kegiatan logistik
ke dalam seperti transportasi, barang masuk dan penyimpanan di gudang sebelum
barang tersebut digunakan. (Kalakota, 2001, p12)
17 2.1.5 Sistem Pembayaran
2.1.5.1 Pengertian Sistem Pembayaran
Proses pembayaran meliputi kejadian-kejadian bisnis yang berhubungan dengan
pembelian, pengelolaan dan pembayaran untuk barang-barang dan jasa yang dibutuhkan
oleh organisasi. Proses ini meliputi memperoleh material mentah, komponen dan sumber
daya lainnya yang terdapat pada produk jadi atau jasa.
Tujuan umum dari proses pembayaran adalah untuk menyediakan sumber daya
yang dibutuhkan bagi proses konversi organisasi. Tujuan ini dapat dibagi menjadi sub-
tujuan, yakni (Cherrington, 2000, p293):
• Membeli barang dari vendor yang terpercaya
• Membeli barang berkualitas tinggi, atau setidaknya barang dengan kualitas yang
diinginkan
• Memperoleh barang dengan harga terbaik
• Membeli hanya barang-barang yang telah diotorisasi dengan baik dan tujuan sah
perusahaan
• Memiliki sumber daya dan dalam kondisi berguna saat dibutuhkan oleh perusahaan
• Hanya memperoleh barang yang dipesan dan menerima semua barang yang dipesan
• Mengendalikan penerimaan barang sehingga tidak hilang, dicuri atau rusak
• Membayar semua barang yang diterima dalam jangka waktu yang ditentukan kepada
pihak yang sesuai
18 2.1.5.2 Aktivitas Umum dari Proses Pembayaran
Berikut beberapa aktivitas umum yang terdapat di dalam proses pembayaran
(Cherrington, 2000, p294):
• Permintaan untuk barang/jasa (Memantau kebutuhan)
Proses pembayaran merespon pada permintaan resmi individual (agen internal) untuk
barang atau jasa (sumber daya) yang disetujui untuk digunakan oleh perusahaan.
Pemantauan beragam aktivitas organisasi termasuk tingkat produksi, tingkat
penjualan, rencana peningkatan modal, anggaran modal, peramalan penjualan atau
menggunakan trend proyeksi untuk mengidentifikasi kebutuhan akan barang atau
jasa.
Contoh keluaran informasi:
1. Purchase Requisitions
2. Daftar permintaan yang dibuat selama periode
3. Daftar permintaan yang penting
4. Laporan status dari barang atau jasa (sebagai pendukung untuk kebutuhan
pemantauan)
• Otorisasi Pembelian
Sebelum proses pemesanan barang dan jasa dalam banyak organisasi, sebuah
kegiatan otorisasi pembelian harus terjadi. Otorisasi mendahului permintaan dengan
mengalokasikan anggaran yang cukup atau mengikuti setiap permintaan bila
pengendalian yang lebih ketat digunakan.
19
• Pembelian barang/jasa
Pembeli (agen internal) meninjau ulang permintaan akan barang atau jasa yang telah
disetujui, memilih penjual (agen eksternal), dan menegosiasikan perjanjian dan
kondisi pembelian. Pembeli kemudian menempatkan sebuah purchase order untuk
barang yang diminta dengan seorang penjual. Pemilihan penjual berdasarkan pada
beberapa faktor seperti harga, kinerja penjual dan kualitas. Pembeli juga
mengkomunikasikan purchase order terbuka kepada departemen penerimaan, yang
memberikan otorisasi untuk menerima barang atau jasa sebelum pengiriman.
Contoh keluaran informasi:
1. Purchase Order
2. Daftar purchase order terbuka (perintah persetujuan belum diterima atau belum
dikenal sebagai kewajiban)
3. Pesanan disetujui dan diproses
• Menerima barang/jasa
Barang-barang atau jasa (sumber daya) diterima dari seorang penjual (agen
eksternal) dengan otorisasi dari agen penerimaan (agen internal). Terkadang orang
yang berperan sebagai penerima (agen internal) adalah orang yang sama dengan
orang yang meminta barang atau jasa. Setelah memverifikasi otorisasi untuk
menerima barang (melalui pengcekan purchase order terbuka yang sah), barang atau
jasa diinspeksi dan diambil ke dalam organisasi. Barang ditransfer ke gudang atau
lokasi dimana akan digunakan. Setelah barang/jasa diterima, organisasi biasanya
menemukan adanya kewajiban (misalnya hutang atas barang/jasa). Saat tagihan
20
penjual tiba, organisasi harus menyesuaikan kembali dengan kewajiban yang telah
dicatat dan menghubungi penjual jika terdapat perbedaan.
Contoh keluaran informasi:
1. Ringkasan dan analisis dari barang dan jasa yang diterima
2. Daftar penerimaan selama periode waktu
3. Daftar pembelian untuk periode waktu spesifik
4. Daftar juitang yang jatuh tempo
5. Daftar penerimaan per penjual
• Pembayaran
Proses bisnis ini biasanya selesai saat dalam perjanjian dengan kebijakan manajemen
keuangan organisasi, seorang manajer finansial terotorisasi (agen internal) membayar
dana (sumber daya) ke penjual (agen eksternal) untuk membayar kewajiban.
Contoh keluaran informasi:
1. Uang dibayar selama sebuah periode waktu spesifik atau kepada penjual tertentu
2. Sebuah analisis diskon yang digunakan atau diskon yang hilang
3. Sebuah laporan pembayaran yang terlambat atau pembayaran yang diperlukan
4. Sebuah daftar tagihan terbuka (kewajiban untuk barang yang diterima yang belum
dibayar)
• Pengembalian pembelian
Terkadang barang yang telah dibeli dikembalikan kepada penjual untuk refund atau
kredit. Pengembalian ini harus diotorisasi oleh seorang agen internal, dan
didokumentasikan (termasuk pengiriman kembali ke penjual). Kejadian ini harus
dipantau untuk menjamin bahwa organisasi menerima refund atau kredit.
21 2.1.5.3 Akuntansi untuk Pembelian Persediaan
Prosedur akuntansi untuk mencatat pembelian dan penjualan menggunakan
perpetual inventory sistem dan periodic inventory system.
- Perpetual Inventory System
Sistem akuntansi untuk persediaan di mana rincian dari jumlah unit dan biaya pada
setiap transaksi pembelian dan penjualan disiapkan sepanjang periode akuntansi.
- Periodic Inventory System
Sistem akuntansi untuk persediaan dimana harga pokok penjualan ditentukan dan
persediaan disesuaikan pada akhir periode akuntansi, bukan ketika barang yang dibeli
atau dijual. (Albrecht, 2008, p285)
2.1.5.4 Rekonsiliasi Bank
Proses sistematis untuk membandingkan saldo kas seperti yang dilaporkan oleh
bank dengan saldo kas pada buku perusahaan dan menjelaskan perbedaannya.
Alasan-alasan perbedaannya (Albrecht, 2008, p248):
1. Perbedaan periode waktu
Jangka waktu laporan bank tidak bertepatan dengan waktu posting perusahaan ke
akun kas.
2. Setoran dalam perjalanan
Ada deposito yang belum diproses oleh bank setelah tanggal laporan bank, biasanya
karena mereka dibuat pada atau dekat akhir bulan.
3. Outstanding check (Cek yang masih beredar)
Merupakan cek yang telah ditulis dan dipotong dari rekening kas perusahaan, tetapi
belum dibersihkan atau dipotong oleh bank pada tanggal laporan bank.
22 4. Debit bank
Pemotongan ini dibuat oleh bank yang belum dicatat oleh perusahaan. Yang paling
umum adalah biaya servis bulanan, cek NSF (Not Sufficient Funds) dan transfer bank
ke bank lain.
5. Credit Bank
Ini adalah tambahan yang dibuat oleh bank ke rekening perusahaan sebelum dicatat
oleh perusahaan. Sumber yang paling umum adalah bunga yang dibayar oleh bank ke
saldo rekening.
6. Kesalahan Akuntansi
Ini adalah kesalahan numerik dibuat baik oleh perusahaan atau Bank. Kesalahan yang
paling umum adalah transportasi angka.
2.1.5.5 Mengembangkan Sebuah Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi yang baik, tidak terjadi begitu saja. Mereka secara hati-hati
direncanakan, dirancang, dipasang, dikelola dan diperbaiki. Umumnya, sebuah sistem
akuntansi dikembangkan dalam empat tahap berikut (Weygandt, 2005, p278):
1. Analisis
Titik awalnya adalah untuk menentukan kebutuhan informasi dari pengguna internal
dan eksternal. System analyst kemudian mengidentifikasi sumber informasi, catatan
dan prosedur yang dibutuhkan untuk mengumpulkan dan melaporkan data. Jika
sistem yang ada sedang dianalisis, kekuatan dan kelemahan sistem tersebut harus
diidentifikasi juga.
23 2. Desain
Sebuah sistem baru harus dibangun dari bawah ke atas: merancang formulir-formulir
dan dokumen-dokumen, memilih metode dan prosedur, menyiapkan deskripsi
pekerjaan, kontrol terpadu, memformat laporan, dan memilih peralatan. Mendesain
ulang sistem yang sudah ada mungkin melibatkan perubahan kecil atau perbaikan
yang lengkap.
3. Implementasi
Implementasi sistem baru atau direvisi mengharuskan dokumen, prosedur, dan
peralatan pengolahan diinstal dan dioperasikan. Selain itu personil harus dilatih dan
diawasi dengan ketat pada periode awal.
4. Follow-Up
Setelah sistem diimplementasikan dan berjalan, sistem harus di-monitor untuk
mengawasi kelemahan atau kerusakan. Selain itu, efektivitas harus dibandingkan
dengan desain dan tujuan organisasi. Perubahan dalam desain atau pelaksanaan
mungkin diperlukan.
2.1.5.6 Bank Statement (Laporan Bank)
Setiap bulan, deposan menerima laporan dari bank. Laporan bank merupakan
sebuah laporan yang menunjukkan transaksi dan saldo bank milik deposan. Bank
Satatement menunjukkan (Weygandt, 2005, p335):
1. Cek dibayar dan debit lainnya yang mengurangi saldo rekening deposan
2. Deposito dan kredit lainnya yang menambah saldo di rekening deposan
3. Saldo rekening setelah transaksi setiap hari
24 2.1.5.7 Proses rekonsiliasi Bank
Gambar 2.2 Proses rekonsiliasi bank
Berikut merupakan beberapa proses dari rekonsiliasi bank (Weygandt, 2005,
p338):
1. Deposits in transit
Membandingkan deposito individu pada laporan bank dengan setoran dalam
perjalanan dari rekonsiliasi bank sebelumnya dan dengan deposito per catatan
perusahaan atau duplikat slip deposito. Deposit yang dicatat oleh deposan yang belum
dicatat oleh bank merupakan deposit dalam perjalanan. Jumlah deposit tersebut
ditambahkan ke saldo menurut laporan bank.
2. Outstanding checks
Membandingkan cek yang ditampilkan pada laporan bank atau cek yang
dikembalikan dengan laporan bank dengan cek yang beredar dari rekonsiliasi bank
sebelumnya dan cek yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagaimana yang dicatat
dalam jurnal pembayaran kas. Cek yang diterbitkan dicatat oleh perusahaan yang
25
belum dibayar oleh bank mewakili cek yang beredar. Jumlah pada cek akan
dikurangkan dari saldo menurut bank.
3. Errors
Perhatikan setiap kesalahan yang ditemukan dalam langkah-langkah di atas.
Daftarkan mereka di bagian yang sesuai pada jadwal rekonsiliasi.
4. Bank Memoranda
Perhatikan jejak memorandum bank untuk catatan bagi deposan. Setiap memorandum
yang tidak tercatat harus tercantum di bagian yang sesuai dari jadwal rekonsiliasi.
2.2 Teori-Teori Khusus
2.2.1 SAP
SAP diperkenalkan pada tahun 1972, berasal dari bahasa Jerman yang berarti
systeme, anwendungen and produkte in derdatenverarbeitung dan dalam bahasa inggris
yaitu systems and applications, and products in data processing. SAP merupakan
vendor utama software ERP di Mannheim, Jerman yang dibangun oleh lima orang dari
IBM. (Brady, 2001, p21)
2.2.1.1 SAP ECC Core (6.0)
SAP ECC Core (6.0) berisi inti yang ditawarkan dari tradisional SAP R/3.
Berikut adalah modul-modul yang ada dalam SAP R/3, yaitu Human Resources and
Payroll, Financials, Sales and Distribution, Production Planning, Project Systems,
Plant Maintenance, dan sebagainya. Modul dan area komponen untuk fungsionalitas
SAP ERP yang spesifik terdapat dalam SAP ERP HCM, SAP ERP Finance, SAP
Operations, dan SAP Corporate Services. SAP ECC Core (6.0) dapat digabungkan juga
26 dengan Netweaver 7.0 untuk memungkinkan penyederhanaann user interface,
mendukung Enterprise SOA (Service Oriented Architecture), jika diperlukan
peningkatan cross industry dan industri yang spesifik. ERP 6.0 masih memuat extension
set seperti ERP 2004 dan ERP 2005 untuk pengembangan fungsionalitas perusahaan dan
industri.
2.2.1.2 Metodologi ASAP (Accelerated SAP)
Accelerated SAP (ASAP) adalah sebuah pendekatan khusus yang dikembangkan
oleh SAP untuk membantu pelanggan dalam mengimplementasi software SAP secepat
dan seefisien mungkin. ASAP menyediakan isi, peralatan dan berbagai keahlian dari
ribuan implemenatasi yang telah sukses sebelumnya yang mana dapat digunakan
kembali untuk memastikan keberhasilan implementasi.
Gambar 2.2 The Accelerated SAP Roadmap
The Accelerated SAP Roadmap terdiri dari beberapa tahapan. Aktivitas-aktivitas
yang dilakukan dalam setiap tahapan dapat berubah sesuai dengan sifat dari
implementasi dan teknologi yang dipilih. Berikut merupakan tahapan-tahapan dari The
Accelerated SAP Roadmap (Jithin, 2007, p3):
27
• Project Preparation
Selama tahap ini, semua persiapan yang dibutuhkan dibuat, termasuk
mengatur rencana pendekatan yang digunakan, penyelesaian organisasi proyek,
memformulasikan rincian perencanaan proyek, dan memulai program latihan untuk
anggota tim proyek (lebih baik dilakukan sebelum kick off), memetakan system
landscape, kebutuhan perangkat keras dan infrastruktur, menyiapkan area proyek dan
membuat perjanjian kerja dan standar untuk proyek. Proyek secara resmi dumulai
dengan sebuah kick-off meeting. Seluruh anggota proyek, termasuk berbagai pihak
yang berperan penting didalam perusahaan turut hadir pada kick-off meeting ini.
Proyek dan rencana pendekatan dibawakan selama pertemuan ini.
• Business Blueprint
Sasaran kunci dari business blueprint adalah untuk mencapai sebuah
pemahaman ke dalam sasaran bisnis pelanggan dan menentukan proses bisnis SAP
dan komponen mana yang diperlukan untuk mendukung sasaran tersebut. Hasil dari
tahap ini adalah business blueprint yang merincikan dokumentasi dari hasil yang
dikumpulkan selama requirements workshops. Selain itu, business blueprint
mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan pada proses bisnis dari customer. Dengan
ini, customer dapat lebih memahami bagaimana maksud dari perusahaan dalam
menjalankan bisnisnya dengan sistem software SAP.
Sebuah rapat awal diselenggarakan untuk mendiskusikan sasaran bisnis,
struktur organisasi dan proses bisnis global. Berbagai proses bisnis didiskusikan
dengan lebih rinci dan dicatat di dalam individual workshops. Customer harus secara
28
resmi menerima business blueprint. Dokumen ini disediakan sebagai sebuah dasar
untuk konfigurasi dan penyetujuan sistem pada keseluruhan proyek. Selama tahapan
ini, pengembangan sistem diimplementasi dan dibuat untuk siap digunakan.
Gambar 2.3 Project Preparation and Business Blueprint Phases
• Realization
Selama tahapan ini, tim proyek disibukkan dengan berbagai aktivitas.
Konsultan SAP melakukan konfigurasi dasar pada sistem yang didasarkan pada
business blueprint. Konfigurasi sistem mencerminkan organisasi dari customer dan
berisi master data dan juga mendukung aliran proses terintegerasi di dalam sistem.
Dengan menunjukkan proses bisnis kepada anggota tim proyek serta key users
dari setiap proses bisnis, memungkinkan untuk mendapatkan umpan balik dan
persetujuan atas penerapan business blueprint (baseline confirmation).
Untuk tujuan ini, konfigurasi dari setiap proses bisnis inti dibagi ke dalam
siklus dari aliran proses bisnis yang saling terkait. Aliran ini dikonfigurasikan dalam
29
kaitannya dengan pengembangan laporan, prosedur pengguna, skenario pengujian
dan profil otorisasi.
Siklus tidak hanya sebagai milestones bagi tim proyek, mereka juga
menyediakan tim proyek dengan checkpoints untuk pengujian dan berjalan melalui
bagian khusus dari keseluruhan proses bisnis (final configuration).
Selama siklus ini, key users akan mendefinisikan skenario bisnis dan kondisi
spesifik untuk user acceptance test (UAT). Metode kerja ini memastikan penyerapan
pengetahuan secara maksimal, sehingga key users dapat meninjau konfigurasi dari
proses bisnis inti sementara menyesuaikan naskah pengujian mereka untuk
disesuaikan dengan skenario bisnis tertentu.
Selanjutnya, konfigurasi dikembangkan lebih lanjut ke dalam sebuah solusi
yang terintegerasi dan terdokumentasi yang sesuai dengan bisnis dan memproses
kebutuhan yang tercatat dalam business blueprint.
Terakhir, operasi menyeluruh dari sistem diuji dalam dua siklus pengujian.
Siklus pertama menguji interface antar skenario bisnis keseluruhan. Selama siklus
kedua, key users dari pelanggan akan melakukan user accepatance test yang
mensimulasikan kondisi seaktual mungkin. Hal ini juga termasuk sebagai
penyetujuan resmi atas sistem oleh customer. Konfigurasi sistem kini selesai
(Integration Test)
• Final Preparation
Sasaran utama dari tahapan ini adalah untuk menjalankan pengujian sistem
teknis akhir, untuk menyediakan pelatihan kepada end users, untuk memindahkan
data dan sistem ke lingkungan produksi. Isi daripada pengujian sistem akhir ini
30
adalah melakukan volume and stress test dan pengujian peralatan dan prosedur
administrasi sistem.
Key users akan dilatih yang memiliki bagian untuk melatih end users
berdasarkan pada konsep “train-the-trainer”. End user acceptance ditingkatkan dan
dasar pengetahuan dibuat untuk end users pada bagaimana kesepakatan dengan
online reporting dan peningkatan future system.
Sasaran lain dari tahapan ini adalah untuk mengetahui strategi go live.
perencanaan ini merincikan strategi dalam konversi data, prosedur pengawasan
konversi data dan struktur tim proyek pendukung.
Tahap akhir sebelum mengaktifkan sistem baru adalah untuk memeriksa
apakah sistem dan user dari organisasi siap untuk go live.
• Go Live & Support
Tepat setelah produksi dimulai, sistem harus diperiksa kembali dan mencari
kebutuhan dalam menggaransi semua segi dari lingkungan bisnis yang direpresentasikan
di dalam sistem. Untuk maksud ini, tidak dibutuhkan hanya untuk memeriksa keakuratan
transaksi bisnis, tetapi juga memeriksa end users apakah sistem sesuai dengan
permintaan.
Selama tahap ini, tim proyek mendukung organisasi dan terdapat operational
help desk dimana user dapat melaporkan masalah yang ada.
Selama tahap akhir, sistem dipindahkan ke organisasi manajemen dan proyek
secara resmi ditutup.
Kekuatan penuh dan fleksibilitas dari sistem SAP menjadi terlihat melalui
dukungan berkelanjutan untuk perkembangan proses yang berkelanjutan. Dalam hal ini,
31 dimungkinkan untuk meningkatkan perkembangan sistem dalam customer, untuk
mengembangkan akses berkelanjutan ke data yang dibutuhkan untuk pembuatan
keputusan dan kontrol terhadap penggunaan dari fungsi tambahan.
2.2.2 SAP Modul Production Planning
2.2.2.1 Siklus Production Planning
Gambar 2.4 Production Planning Cycle
(TAPP40 Production Planning, 2000)
2.2.2.1.1 Material Requirement Planning (MRP)
Fungsi utama dari material requirement planning adalah untuk menjamin
ketersediaan material, yang digunakan untuk menghasilkan jumlah permintaan dengan
tepat waktu untuk keperluan internal maupun penjualan. Proses ini termasuk memantau
stok dan khususnya proses usulan pengadaan secara otomatis untuk pembelian dan
produksi.
32
Dalam melakukannya, MRP mencoba untuk mengupayakan keseimbangan
diantara:
- mengoptimisasi service level
- meminimalisasi biaya dan capital look up
Komponen MRP membantu dan mengurangi MRP Controller di area mereka
bertanggung jawab. MRP Controller bertanggung jawab dengan semua kegiatan yang
berhubungan dengan menentukan jenis, kuantitas, dan waktu permintaan selain untuk
menghitung kapan dan berapa banyak barang yang harus dibuat untuk mencakup
permitaan tersebut. MRP controller membutuhkan seluruh informasi dari stok, reservasi
stok, dan stok pada pesanan untuk menghitung kuantitas dan juga kebutuhan informasi
pada lead time dan waktu procurement untuk menghitung tanggal. MRP controller
menetapkan MRP dan lot sizing procedure untuk setiap material dalam menentukan
usulan pengadaaan. (SAP AG, 2001, p11)
2.2.2.1.2 Production Order Creation
Gambar 2.5 Siklus pada Production Order
(Dickersbach, 2007, p287)
33
Ketika order dibuat, production order dibuat, operasi (operations) dan
kebutuhan material (material requirements) kemudian akan ditentukan berdasarkan
master data (BOM dan routing). Yang berhubungan dekat dengan pembuatan order
adalah penjadwalan (scheduling), yang menentukan tanggal aktivitas yang mendetil
yang paling dibutuhkan oleh capacity requirements planning dan material reservation.
Sebuah pengecekan ketersediaan (availability check) dapat dijalankan ketika order
dibuat, baik untuk komponen material maupun kapasitas.
• Capacity Requirements Planning
Untuk menciptakan perencanaan produksi yang layak, perlu untuk
menjalankan operasi dari production order dalam urutan langkah yang disebut
dengan capacity adjusted. Sering, capacity requirements planning dijalankan
berdasarkan production order, untuk menyesuaikan tanggal produksi dengan
ketersediaan kapasitas. Bagaimanapun, langkah ini bersifat optional. Dalam kasus
tertentu, capacity requirements planning dapat dijalankan lebih awal atau lebih akhir.
• Production Execution
Production Execution dimulai ketika order di-release. Ini menyebabkan
perubahan status pada production order dan berfungsi sebagai kebutuhan teknikal
sistem untuk langkah selanjutnya. Ini termasuk shop paper printing, material
withdrawal untuk komponen, konfirmasi untuk good receipts, dan pembuatan invoice
melalui proses completion. Availability check yang lain dapat dilakukan selama
release. Berikut ini merupakan gambar mengenai proses umum dari production order
creation.
34
Gambar 2.6 Gambaran Keseluruhan dari Production Order Creation
(Dickersbach, 2007, p289)
• Konversi dari Planned Order (Conversion from the Planned Order)
Planned order yang dibuat pada perencanaan di awal biasanya merupakan
titik awal untuk pembuatan production order. Planned order yang dibuat dalam
konteks perencanaan kebutuhan untuk pencakupan kebutuhan mengandung informasi
misalnya menjadi material apa yang harus diproduksi, kapan, dan berapa jumlahnya,
untuk memenuhi kebutuhan yang ada. Planned order ini (elemen dari perencanaan)
sekarang dikonversi menjadi production order (elemen dari pengontrolan). Di sini,
data yang terkandung pada planned order (nomor material, jumlah kuantitas, tanggal
mulai dan akhir, komponen material, dan lain-lain) disalin dan diperkaya dengan data
35
tambahan yang berhubungan dengan order, misalnya data operasi (operation data).
Komponen material yang dibutuhkan untuk produksi yang tercantum sebagai item
pada planned order secara langsung disalin ke production order selama proses
konversi. BOM-nya tidak dipecahkan (explode) lagi, dan kebutuhan kedua
(secondary requirement) dibuat ke dalam reservasi (reservation). Data operasi dan
PRT diambil dari routing dari material yang akan diproduksi. Jika kebutuhan
kuantitas disalin dari planned order atau tanggal penyelesaian dasar (basic finish
date) diubah selama proses konversi, sebuah planning file entry dibuat yang memicu
sebuah penjadwalan ulang (rescheduling) dari sebuah material dan komponennya
selama material requirement planning berikutnya.
Sebuah prasyarat untuk konversi planned order adalah harus mempunyai
basic data BOM dan routing, sebagaimana kemampuan fungsional dari material
requirements planning. Konversi planned order dapat dilaksanakan sebagai
individual atau collective conversion.
Ketika melakukan konversi planned order dan production order, langkah-
langkah ini akan dilakukan:
1. Komponen material disalin dari planned order
2. Reservations dibuat untuk komponen material
3. Routing ditentukan dan operasi ditransfer
4. Finite scheduling dari operasi menjadi lengkap
5. Planned costs dihitung (optional)
Jika ingin melakukan konversi planned order tertentu menjadi production
order, dapat digunakan individual conversion. Selama konversi sebagian ini,
kuantitas planned order dibagi menjadi sub-kuantitas yang berbeda. Sebuah
36
production order yang terpisah dibuat untuk setiap subset. Planned order lalu
kemudian dikurangi sesuai dengan kuantitas dalam production order.
Dalam lingkungan produktif, konversi planned order biasanya dijalankan
sebagai collective conversion dengan menggunakan transaksi CO41. Tanggal
konversi dipandu oleh opening date, di mana terjadi selama awal opening period
sampai dengan order start date dari planned order dan mengizinkan lead time yang
dibutuhkan dari tinjauan organisasional. (SAP Press, p287- 289)
2.2.2.1.3 Capacity Requirements Planning (CRP)
Pemesanan menentukan kebutuhan akan kapasitas terhadap sumber daya yang
diperlukan untuk memproses pemesanan tersebut. Beberapa tipe pesanan yang terkait
diantaranya (SAP AG, 2001, p12):
• Production order pada Shop Floor Control
• Process orders dalam proses industri
• Planned orders dalam
- Material Requirement Planning (MRP)
- Master Production Scheduling (MPS)
- Long-Term Planning
- Repetitive Manufacturing
- Sales and Operation Planning (SOP) untuk jumlah dalam perkiraan perencanaan
• Maintenance orders dalam Plant Maintenance (PM)
• Network dalam Project System (PS)
• Sales ordes, assembly orders atau networks pada Sales and Distribution (SD)
37
Menghitung kebutuhan kapasitas dari sebuah operasi dalam proses manufaktur
sebuah material terjadi pada penjadwalan dengan menggunakan formula dari work
center. Untuk itu, formula perlu dimasukkan untuk menghitung kebutuhan kapasitas dari
operasi untuk masing-masing dari tiga susunan segmen operasi, pemrosesan dan tear
down pada capacity overview dalam work center maintenance.
Operation dalam networks, maintenance orders dan process orders tidak dibagi
ke dalam segemen operasi. Pada hal ini, ditentukan sebuah formula untuk keseluruhan
operasi. Jika gagal dalam memasukkan salah satu formula, tidak ada kebutuhan
kapasitas yang dihitung untuk segmen operasi maupun operasi yang terkait.
Formula yang dapat diatur mengandung formula parameters. Contohnya
standard value dari operasi, nilai work center untuk production resources/tools. (lihat
gambar di bawah ini)
Gambar 2.7 Formulas for capacity requirement
(Capacity Planning (PP-CRP), p13)
Ketersediaan kapasitas ditentukan oleh:
38
• Waktu awal dan akhir kerja
• Lamanya istirahat
• Tingkat pemanfaatan kapasitas
• Jumlah dari kapasitas yang tersedia
Gambar 2.8 Available capacity
(Capacity Planning (PP-CRP), p10)
2.2.2.1.4 Production Execution
Production Execution muncul setelah pembuatan production order atau capacity
requirements planning. Berdasarkan production order dengan tanggal pengoperasian
yang tetap, perilisan production order merepresentasikan sisi sistem “go ahead” untuk
mengeksekusi produksi. Biasanya, pengecekan ketersediaan dijalankan bersamaan
dengan perilisan. Order juga dicetak setelah perilisannya atau dalam langkah terpisah
selanjutnya. Langkah-langkah untuk mengikuti setelah order dicetak adalah
pengambilan komponen material (material withdrawal of component), langkah
konfirmasi produksi dijalankan dengan memasukkan hasil dan sisa produksi, serta goods
receipt.
39
Production order akan tetap berada dalam sistem sampai diarsipkan atau
dihapus. Perlu diingat bahwa tidak dapat melakukan perubahan untuk melengkapi
production order.
Prosedur lainnya yang biasa digunakan adalah untuk melanjutkan atau
mengalihkan pembuatan dan perilisan production order ke sistem pengontrolan proses
(process-control system) dan menjalankan proses pengontrolan produksi aktual,
termasuk capacity requirement planning dan konfirmasi production order ke SAP PP
dalam sistem tersebut. Dengan prosedur ini, fungsi perencanaan dan pengontrolan
produksi (production planning and control) dari mySAP ERP sering digunakan untuk
tujuan material requirements planning, perhitungan pasokan harian (days’ supply
calculation), dan pembiayaan (costing).
• Perilisan Production Order (Releasing the Production Order)
Sebuah pembuatan production order yang baru telah mengandung semua
informasi yang penting seperti kebutuhan material dan kapasitas dan tanggal
pengoperasian yang mendetil. Perhatikan, bagaimanapun, production order tersebut
belum dapat diproses. Dengan perilisan production order mengizinkan operasi-
operasi di bawah ini:
1. Mencetak shop papers
2. Pengambilan material (withdrawing material)
3. Pengiriman konfirmasi (sending confirmation)
4. Posting goods untuk order tersebut
Perilisan dapat dilakukan langsung setelah membuat production order. Pilihan
ini dapat disediakan dengan mengatur pada production scheduling profile. Secara
alternatif, dapat dilakukan perilisan order pada tahap berikutnya dalam langkah
40
terpisah. Dapat digunakan periode antara pembuatan order dan perilisannya untuk
tujuan perencanaan dan administrasi, misalnya untuk menjalankan capacity
requirement planning. Bergantung pada kebutuhan bisnis, panjang dari periode antara
pembuatan order dan perilisan order dapat bervariasi. Ketika akan merilis production
order, dapat dilakukan secara individual atau collective release.
• Material Withdrawal
Selama pembuatan production order, reservasi dibuat untuk kebutuhan
komponen. Semua komponen dari production order di-assign pada nomor reservasi
yang sama tetapi item number yang berbeda.
Good issue Posting memicu beberapa aktivitas secara background, yaitu:
1. Kuantitas stok dari material berkurang karena adanya penarikan material baik
pada level plant maupun level warehouse.
2. Statistik konsumsi diperbaharui karena gambaran konsumsi ini dibutuhkan untuk
tujuan peramalan.
3. Production order didebit dengan biaya aktual.
4. Reservation dikurangi oleh penarikan material.
5. Sebuah dokumen material menunjukkan good issue dibuat dan sebuah dokumen
akuntasi yang mengandung semua posting pada financial accounting (akun stok
material dan konsumsi).
• Backflush
Pada kasus backflush, good issue untuk komponen tidak di-post sampai
operasi yang berkaitan dikonfirmasikan. Ini artinya bahwa good issue di-post dengan
penundaan yang disebabkan oleh ketentuan dan waktu eksekusi operasi, dimana
41
mengubah informasi stok saat ini. Di sisi lain, usaha sisi sistem yang terlibat dalam
good issue posting dikurangi sampai ke minimum, dan harus dipertimbangkan kedua
aspek ketika akan memutuskan apakah backflush harus dijalankan. Karena good issue
posting dilakukan secara otomatis, material yang di-backflush tidak termasuk dalam
picking list.
• Konfirmasi (confirmation)
Konfirmasi digunakan untuk merekam dan memonitor proses produksi.
Hanya konfirmasi yang membuat pergerakan produksi menjadi transparan kepada
production scheduler dan MRP Controller. Data-data di bawah ini yang dapat
dikonfirmasikan:
- Kuantitas/subsets
- Aktivitas (setup time, processing time, dan lainnya)
- Tanggal (tanggal awal dan akhir dari setup, processing, dan lainnya)
- Data personal (personnel number, jumlah karyawan)
- Work center yang digunakan
Konfirmasi sebenarnya secara otomatis dipicu oleh operasi bisnis yang lain.
Contohnya, biaya aktual order diperbaharui, sementara capacity requirement
dikurangi. Jika komponen material dapat di-backflush, sebuah good issue secara
otomatis di-post untuk production order. Selain itu, dapat diatur untuk goods receipt
dari material yang diproduksi harus secara otomatis di-post ketika konfirmasi dipicu.
• Goods receipt
42
Ketika proses produksi selesai, material yang diproduksi diletakkan dalam
stok. Kegiatan ini meningkatkan persediaan secara fisik dan di-post sebagai goods
receipt yang berkaitan dengan production order.
Ketika material dihitung sebagai stok, maka dapat di-post menjadi tiga tipe stok yang
berbeda:
1. Stok yang dapat bebas dipakai (freely usable stock)
2. Stok inspeksi kualitas (quality inspection stock)
3. Stok terjaga (locked stock)
Goods receipt yang di-post menjadi freely usable stock dijalankan dengan
menggunakan movement type 101. Posting material dapat dilakukan langsung ke
consumption, dimana berarti bahwa material secara langsung dialihkan ke konsumen
yang lain seperti order atau proyek yang berbeda. Untuk dapat melakukan hal
tersebut, penerima harus dispesifikasikan dalam production order.
Untuk menjalankan goods receipt posting untuk production order, sebuah
konfirmasi tidak penting untuk diperlukan.
Goods receipt posting memicu beberapa aktivitas secara background seperti:
1. Jika material di-post ke dalam stok, stok total dan tipe stok yang berhubungan
(freely usable stock) bertambah sehubungan dengan kuantitas yang dikirimkan.
2. Jika material di-post ke dalam consumption, statik pemakaian diperbaharui.
Gambaran pemakaian dibutuhkan untuk tujuan peramalan.
3. Production order dikredit dan nilai stok bertambah. Jika material di-post pada
consumption, penerima didebit.
4. Akun G/L pada financial accounting seperti akun stok material (material stock)
dan akun kegiatan pabrik (factory activities) diperbaharui.
43
5. Sebuah dokumen material yang menunjukkan goods receipt dibuat sebagaimana
sebuah dokumen accounting yang mengandung semua posting pada financial
accounting.
• Settlement
Selama produksi, biaya terus bertambah, termasuk biaya material dan biaya
untuk kegiatan internal. Production order didebit dengan biaya-biaya aktual,
contohnya dalam kasus penarikan material, konfirmasi, dan goods receipt untuk
pengadaan eksternal. Ketika memproduksi material diletakkan dalam stok, order
dikredit. Pengkreditan muncul sewaktu harga standar material, yang dimana tidak
penting yang berhubungan dengan biaya aktual, dan untuk alasan ini sering terjadi
beberapa biaya masih terbuka dalam order. Karena biaya-biaya ini harus
diselesaikan, production order harus di-settle.
Penyelesaian dari sebuah order sering muncul setelah sebuah order
terselesaikan dan ketika semua material yang diproduksi telah dihitung sebagai stok.
Sesegera mungkin setelah status order menjadi “delivery completed”, baru dapat
diselesaikan.
• Completion
Production order masih terbuka dan dapat diubah sampai pada akhirnya
statusnya berubah menjadi completed. Dalam konteks ini terdapat perbedaan antara
logistical completion dan accounting-based completion.
Dengan penyelesaian production order, order terselesaikan secara logistik
dan akuntansi. Jika status sudah completed, maka tidak dapat lagi di-post biaya-biaya
44
ke dalam production order. Terlebih lagi, tidak memungkinkan lagi untuk memicu
konfirmasi untuk production order.
Untuk dapat menyelesaikan production order sebelumnya harus di-release
dan account balance-nya sudah harus di-settle. (SAP Press, p379-385)
2.2.2.2 Master Data
2.2.2.2.1 Bill Of Material
BOM (Bill of Material) adalah sebuah daftar terstruktur dari komponen-
komponen yang membentuk sebuah produk. Daftar ini mengandung objek numerik di
dalam setiap komponen, bersama dengan jumlah dan satuan dari komponen pembentuk.
BOM digunakan dalam bentuk yang berbeda-beda di dalam berbagai sutuasi di
mana sebuah produk jadi dibentuk dari beberapa bagian komponen atau material.
Berdasarkan pada sektor industrinya, mereka dapat juga disebut resep atau daftar bahan
pembentuk dan lain sebagainya.
Data yang disimpan di dalam bill of material digunakan sebagai sebuah dasar
untuk aktivitas perencanaan produksi, seperti:
o A design department.
o Departemen Material Requirement Planning (MRP) merincikan bill of material pada
tanggal tertentu untuk mengkalkulasi jumlah cost-effective order dari material.
o Departemen work scheduling menggunakan bills of material sebagai dasar untuk
perencanaan operasi dan kontrol produksi.
o Departemen production order management, menggunakan bills of material untuk
merencanakan ketetapan dari material.
45
Data yang disimpan di dalam bill of material juga disimpan pada aktivitas lain di
dalam sebuah perusahaan, seperti:
o Sales orders
o Sebagai tambahan dalam pencatatan data. Dapat membuat dan maintain sebuah BOM
secara spesifik untuk sales order.
o Reservation and goods
o Sebagai tambahan pencatatan data.
o Product costing
o Untuk mengkalkulasi biaya dari kebutuhan material untuk produk spesifik.
• Single-Level Bill Of Material
Bill Of Materials disimpan dalam sistem SAP sebagai single-level BOM. Sebuah
single-level BOM terdiri dari BOM Header dan BOM Items. Data yang merujuk pada
bill of material yang lengkap di-maintain di dalam header, dan data yang merujuk pada
komponen di-maintain di dalam item. Dapat menspesifikasikan material type mana yang
dalam BOM Header dan material type mana sebagai komponen.
46
Gambar 2.9 Single-Level Bill Of Material
(TAPP40 Production Planning, 2000)
• Multi-Level Bill Of Material
Sekelompok dari bagian-bagian yang dikumpulkan dan kemudian membentuk
sebuah produk akhir ataupun sebuah komponen dari produk akhir, dinamakan assembly.
Sebuah single-level bill of material menggambarkan sebuah assembly yang merupakan
komponen-komponen dan kuantitasnya.
47
Gambar 2.10 Multi-Level Bill Of Material
(TAPP40 Production Planning, 2000)
• BOM Usage
BOM Usage menspesifikasikan departemen atau fungsi-fungsi dalam perusahaan
dimana bill of material digunakan. Sebuah bill of material dengan usage produksi adalah
sebuah BOM yang terpisah dari BOM dengan usage engineering untuk assembly yang
sama.
2.2.2.2.2 Work Centers
Operasi dilakukan pada sebuah work centers. Di dalam R/3 System work centers
adalah business object yang merepresentasikan unit kerja nyata, contohnya:
• Mesin, sekelompok mesin
• Lini produksi
• Assembly work centers
• Karyawan, kelompok dari karyawan
48
Bersama dengan bill of material dan routings, work centers menjadi data
terpenting di dalam R/3 production planning and control system. Work centers
digunakan di dalam task list operations dan work ordes. Contoh dari task lists adalah
routings, maintenance task lists, inspection plans dan standard networks. Work orders
dibuat untuk produksi, quality assurance, plant maintenance, dan untuk project system
sebagai networks.
Data di dalam work center digunakan untuk:
• Scheduling
Waktu operasi dan formula dimasukkan di dalam work center, sehingga durasi dari
operasi dapan dikalkulasi.
• Costing
Formula dimasukkan di dalam work center, sehingga biaya dari operasi dapat
dihitung. Sebuah work center juga dipasang pada sebuah cost center.
• Capacity planning
Kapasitas yang tersedia dan formula untuk kalkulasi kebutuhan kapasitas yang
dimasukkan ke dalam work center.
• Simplifying operation maintenace
Berbagai nilai awal untuk operasi dapat dimasukkan di dalam work center.
49
Gambar di bawah ini mengilustrasikan kegunaan dari data work center.
Gambar 2.11 Kegunaan dari data work center
(SAP AG, 2001, p9)
2.2.3.2.3 Routing
Routing adalah sebuah deskripsi dari operasi (langkah-langkah proses) yang
harus dilakukan didalam memproduksi suatu material (produk). Sebagaimana informasi
mengenai operasi dan urutan di mana operasi-operasi tersebut dilakukan, sebuah routing
juga berisi rincian mengenai work centers dimana proses tersebut dioperasikan maupun
mengenai kebutuhan production resources tools. Standard values untuk mengeksekusi
operasi tunggal juga disimpan dalam routings.
Routings secara umum terdiri dari beberapa objek berikut:
• Routings
• Rate routing
50
• Reference operation set
• Reference rate routing
Sebuah routing disusun oleh sebuah header dengan satu atau lebih sequence. Header
berisi data yang valid untuk keseluruhan routing. Sequence adalah sebuah urutan dari
opearasi. Operasi menerangkan langkah-langkah proses yang dilakukan selama
produksi. Sebuah routing diidentifikasi oleh group dan group counter dari routing
tersebut.
Gambar 2.12 Routing : sequences
(SAP AG, 2001, p11)
2.2.3 SAP Modul Material Management
2.2.3.1 Pengertian Material Management
Material Management adalah perencanaan dan pengendalian dari fungsi-fungsi
yang mendukung daur (arus) lengkap pengendalian material, dan arus informasi yang
berhubungan. Fungsi-fungsi ini termasuk (1) identifikasi, (2) cataloging, (3)
standarisasi, (4) penentuan kebutuhan, (5) penjadwalan procurement, (7) inspeksi, (8)
51 pengendalian kualitas, (9) pengemasan, (10) penyimpanan, (11) pengendalian inventori,
(12) distribusi, dan (13) penyelesaian.
2.2.3.2 Persediaan
Pengertian persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan
digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses
produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari peralatan
atau mesin. persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, bahan dalam
proses, barang jadi, ataupun suku cadang. Bisa dikatakan persediaan hanyalah suatu
sumber dana menganggur, karena sebelum persediaan digunakan berarti data terikat
didalamnya tidak dapat digunakan untuk keperluan lain. (Herjanto, 2008, p237)
Persediaan adalah barang-barang persediaan berwujud yang digunakan dalam
proses produksi, barang mana dapat diperoleh dari sumber-sumber ataupun dibeli dari
supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang
menggunakannya. (Assauri, 2009, p171)
Persediaan adalah barang yang diperoleh dan tersedia dengan maksud untuk
dijual atau dipakai dalam produksi atau dipakai untuk keperluan non produksi dalam
siklus kegiatan yang normal. (Nafarin, 2007, p253)
Tujuan penyimpanan persediaan dapat dikarenakan beberapa alasan berikut
(Aquilano, 2006, p590):
a. Untuk mempertahankan kelangsungan operasi
b. Untuk memenuhi variasi permintaan produk
c. Untuk memungkinkan fleksibilitas dalam perencanaan produksi
52 d. Untuk mengantisipasi adanya variasi waktu pengiriman mulai dari order pembelian
sampai dengan barang diterima dalam gudang
Fungsi dasar inventori sebenarnya sangat sederhana, yaitu meningkatkan
profitability perusahaan, diantaranya (Herjanto, 2008, p238):
a. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang
dibutuhkan perusahaan
b. Menghilangkan resiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus
dikembalikan
c. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga atau inflasi
d. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan
tidak akan kesulitan jika bahan baku itu tersedia dipasaran
e. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan diskon kuantitas
f. Memberikan pelayan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan.
Inventory dapat dikelompokkan ke dalam empat jenis, yaitu (Herjanto, 2008,
p239):
• Fluctuation stock
Merupakan persediaan yang dimaksudkan untuk menjaga terjadinya fluktuasi
permintaan yang tidak diperkirakan sebelumnya, dan untuk mengatasi bila terjadi
kesalahan atau penyimpangan dalam prakiraan penjualan, waktu produksi, atau
pengiriman barang.
• Anticipation Stock
Merupakan persediaan untuk menghadapi permintaan yang dapat diramalkan pada
musim permintaan tinggi, tetapi kapasitas produksi pada saat itu tidak mampu
53
memenuhi permintaan. Persediaan ini juga dimaksudkan untuk menjaga
kemungkinan sukarnya diperoleh bahan baku sehingga tidak mengakibatkan
terhentinya produksi.
• Lot-size inventory
Merupakan persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar daripada
kebutuhan saat itu. Persediaan dilakukan untuk mendapatkan keuntungan dari harga
barang (berupa diskon) karena membeli dalam jumlah yang besar, atau untuk
mendapatkan penghematan dari biaya pengangkutan per unit yang lebih rendah.
• Pipeline Inventory
Merupakan persediaan yang dalam proses pengiriman dari tempat asal ke tempat
dimana barang tersebut akan digunakan. Misalnya, barang yang dikirim dari pabrik
menuju tempat penjualan, yang dapat memakan waktu beberapa hari atau minggu.
2.2.3.3 Material
Material mencakup semua kategori, baik itu produk (barang) maupun jasa.
Dalam prakteknya setiap material mempunyai kode tertentu. Kode material ini banyak
sebutannya dan berbeda-beda untuk setiap perusahaan, ada yang menyebut product
code, material code, item code, item number, part number, stock code, kode barang,
SKU, dan lain-lain. Material didalam sistem informasi dikenal dengan istilah material
master. (Yunarto, 2006, p116)
54
Tipe material yang ada dibanyak perusahaan adalah sebagai berikut (Yunarto,
2006, p119):
• Trading goods
Merupakan barang yang diperjual-belikan. Barang tersebut bisa diproduksi sendiri
atau dibeli dari supplier. Barang tersebut memiliki inventori atau lebih sering kita
sebut dengan istilah barang stok. Misalnya untuk perusahaan rokok maka trading
goods-nya adalah rokok.
• Non-stock material
Merupakan barang yang tidak dikontrol inventorinya. Secara fisik barang ini ada,
tetapi karena barangnya bernilai kecil maka tidak di-track sebagai inventory.
Beberapa perusahaan menyebutnya dengan istilah consumable goods. Barang ini
banyak dipakai untuk menunjang operasi produksi dan operasi perusahaan. Contoh
barang ini seperti sarung tangan, masker, paku, sekrup, isolasi, lem, amplas, pelumas
mesin, dan lain-lain.
• Services
Services dapat diterjemahkan dengan istilah jasa. Contoh services adalah jasa
consultant, pendidikan, asuransi, jasa transportasi, jasa dokter, jasa pengacara, dan
lain-lain.
• Packaging
Merupakan material yang digunakan untuk packaging seperti kotak, peti, palet,
bungkus plastik, karton dan lain-lain.
• Semi finished goods
55
Merupakan barang setengah jadi. Sering disebut juga dengan istilah material di work
in process atau work in progress. Contoh barang setengah jadi untuk industri ban
adalah compound.
• Raw material
Merupakan bahan mentah. Bahan mentah ini digunakan sebagai bahan untuk
memproduksi suatu barang. Biasanya bahan mentah ini dibeli dari supplier.
2.2.3.4 Material Management
SAP MM (Material Management) adalah salah satu modul dari paket SAP
Enterprise Resource Planning (ERP) yang digunakan untuk procurement handling dan
Inventory Management.
Memiliki dua modul data master penting yaitu material dan vendor. Secara
umum, berbagai tingkatan yang dapat didefinisikan untuk implementasi SAP MM
adalah Client, Company Code, Plant, Storage Location dan Purchasing Organization.
Modul ini merupakan yang terbesar dan paling kompleks dalam semua modul
SAP dapat dibagi menjadi lima komponen utama. Terdapat pengelolaan material, plant
maintenance, kualitas manajemen, perencanaan produksi dan kontrol, dan sistem
manajemen proyek. Masing-masing dibagi menjadi beberapa sub komponen.
Bahan SAP manajemen mencakup semua tugas dalam rantai pasokan, termasuk
konsumsi berbasis perencanaan, perencanaan evaluasi dan faktur vendor verifikasi. Ini
juga termasuk gudang inventaris dan manajemen untuk mengelola stok sampai mendikte
siklus penggunaan harus dimulai lagi.
56
Ketentuan-ketentuan Materials Management dalam SAP:
1. ABC Classification
Web Item untuk mengklasifikasikan objek (pelanggan, produk atau karyawan)
didasarkan pada ukuran tertentu (pendapatan atau laba) menggunakan aturan
klasifikasi tertentu. Tiga kategori: penting, kurang penting dan relatif penting.
2. Framework Order
Sebuah dokumen pembelian yang digunakan untuk pengadaan bahan atau layanan
eksternal. Alih-alih penetapan tanggal pengiriman, jenis pesanan pembelian telah
diperpanjang masa berlakunya. Sebuah kerangka transaksi pengadaan mencakup
beberapa periode yang lebih lama.
3. Goods Receipt
Suatu istilah dari manajemen persediaan yang menunjukkan pergerakkan detil fisik
barang atau bahan.
4. Invoice Verification
Pencocokkan antara dokumen yang dibuat selama proses pemensanan pembelian,
proses penerimaan barang, dan proses piutang yang merupakan bagian dari sistem
pengendalian internal dalam sebuah organisasi. Contohnya, Account dibayarkan
setelah menerima tagihan dari vendor audit dokumen dan cara menyelesaikan tiga
proses yang sesuai. Tiga cara yang bersangkutan, (PO, Penerimaan Barang dan
Faktur) atau dua arah yang bersangkutan (order pembelian dan faktur) harus terjadi
sebelum pembayaran vendor.
5. Material Group
Sebuah pengelompokkan bahan dan jasa sesuai dengan karakteristik mereka.
Contohnya Peralatan kantor.
57 6. Material Master Vendor
Sebuah catatan data yang berisi semua informasi dasar yang dibutuhkan untuk
mengelola suatu material.
7. Material Requirement Planning (MRP)
Suatu istilah utnuk persyaratan prosedur perencanaan yang mempertimbangkan dan
merencanakan setiap masa depan kebutuhan selama penciptaan ketertiban proposal
seperti persyaratan independen dan tergantung persyaratan.
8. Outline Agreement
Organisasi dan vendor untuk penyediaan material atau penyediaan jasa selama jangka
waktu tertentu berdasarkan ketentuan dan persyaratan yang telah ditetapkan.
Contohnya Kontrak peralatan kantor.
9. Plant
Dalam proses perkerjaan, sebuah perusahaan memerlukan area untuk berkerja yang
dinamakan “plant”. Plant bersifat spesifik tergantung pada company code yang ada
pada SAP yang dikembangkan.
10. Purchasing Organization
Sebuah untuk organisasi di logistic yang membagi suatu perusahaan sesuai dengan
persyartan pembelian. Sebuah organisasi pembelian memperoleh bahan dan jasa,
kondisi melakukan negosiasi pembelian dengan vendor, dan bertanggung jawab atas
transaksi tersebut.
11. Release Strategy
Rencana mendefinisikan kode rilis daftar permintaan pembelian barang, permintaan
pembelian yang lengkap, atau dokumen lengkap pembelian ekternal harus
dikeluarkan dan urutan dimana rilis yang akan dilakukan dengan menggunakan
58
kode ini. Sebagai contoh, anda dapat membuat strategi merilis semua permintaan
pembelian dengan nilai lebih dari angka tertentu.
12. Stock Transfer
Penghapusan bahan dari penyimpanan pada satu lokasi, dan penempatan mereka di
gudang yang lain.
13. Storage Location
Satu atau lebih lokasi penyimpanan yang ditugaskan ke lokasi suatu jenis material
tertentu.
14. Vendor Master
Istilah kolektif untuk semua master vendor. Master vendor berisi data dari semua
vendor dengan perusahaan yang menjalankan usahanya.
2.2.3.5 Siklus Material Management (Procurement) dalam SAP R/3
• Menentukan Kebutuhan
Departemen pengguna yang bertanggung jawab dapat secara manual memberikan
sebuah kebutuhan akan material kepada departemen pembelian melalui sebuah
purchase requisition.
• Menentukan sumber dari pasokan
Sebagai pembeli, pengguna didukung saat penentuan sumber pasokan yang
memungkinkan. Pengguna dapat menggunakan penentuan sumber dari pasokan untuk
membuat request for quotation (RFQ) dan memasukkan penawaran. Sebagai
tambahan, dapat juga menunjuk ke purchase order, kontrak, dan kondisi yang telah
ada pada sistem.
59
• Pemilihan vendor
Sistem menyederhanakan pemilihan vendor dengan membuat perbandingan harga
antara beberapa penawaran.
• Penanganan purchase order
Mirip dengan purchase requisition, pengguna dapat membuat purchase order secara
manual atau dibuat secara otomatis oleh sistem. Saat membuat purchase order, dapat
menyalin data dari dokumen lain, seperti purchase requisition atau penawaran agar
dapat mengurangi jumlah masukan yang dibutuhkan pada suatu dokumen purchase
order.
• Pemantauan purchase order
Pemantuan pemrosesan status purchase order dalam sistem dapat juga dilakukan,
sebagai contoh, apakah sebuah delivery invoice untuk sebuah purchase order telah
dimasukkan atau belum.
• Goods receipt
Saat memasukkan delivery yang sedang datang, dapat menunjuk purchase order yang
relevan. Pengguna dapat mengecek apakah barang yang diantar dan jumlahnya sesuai
dengan purchase order. Sistem juga akan memperbaharui catatan purchase order.
• Invoice verification
Saat memasukkan invoice, pengguna dapat menunjuk purchase order sebelumnya
atau delivery.
• Pemrosesan pembayaran
Program pembayaran mengotorisasi pembayaran ke kreditur.
60 2.2.4 SAP Modul Financial Accounting
2.2.4.1 House Bank
House bank adalah bank-bank yang digunakan oleh perusahaan untuk tujuan
perbankan. Setiap house bank bisa memiliki beberapa akun bank yang dihubungkan ke
dalam house bank. Sebagai bagian proses rekayasa ulang dari proyek, penting untuk
menganalisa berapa banyak dan yang mana bank dan akun bank mana yang akan
digunakan oleh perusahaan. House bank diidentifikasi oleh bank key unik. Bank key
memiliki berbagai macam variasi bentuk pada setiap negara. Setiap house bank terikat
pada sebuah company code, dan setiap bank key terikat pada sebuah house bank. (Hurst,
2002, p194)
2.2.4.2 Chart Of Account
Chart of accounts adalah suatu wadah atau induk, dimana semua G/L accounts
yang ada didefinisikan. Pada awalnya, chart of accounts perlu untuk diurutkan sesuai
dengan format bakunya, agar dapat di-manage secara sistematis dengan G/L accounts
management. (SAP AG, 2001, p128)
2.2.4.3 Fiscal Year
Definisi fiscal year dikonfigurasikan untuk memastikan bahwa semua posting
ataupun transaksi dicatat dalam suatu periode accounting per tahun (periode regular
bulan 1 sampai dengan 12). Selain itu, definisi fiscal year digunakan sebagai dasar untuk
mendeterminasikan periode posting, sebagaimana pula untuk periode adjustment audit.
(SAP AG, 2001, p125)
61 2.2.4.4 Payment Program Configuration
Urutan-urutan konfigurasi program pembayaran diantaranya (Hurst, 2002, p720):
• Company Code Data
Langkah konfigurasi pertama adalah mengatur company code sehingga tersedia untuk
program pembayaran. Selain membuat kode perusahaan yang tersedia untuk program
pembayaran, pengaturan ini juga menentukan banyaknya data kontrol yang umum
untuk company code.
• Paying Company Code Data
Langkah kedua adalah mengkonfigurasi program pembayaran untuk mengatur
parameter untuk company code yang membayar.
• Country Payment Method
Langkah ketiga dalam mengkonfigurasi program pembayaran adalah mengatur
metode pembayaran pada sebuah negara. Metode pembayaran pada sebuah negara
menentukan metode pembayaran (check, giro, transfer, dan lain-lain) yang dapat
digunakan oleh company code di negara tertentu. Konfigurasi metode pembayaran
pada sebuah negara menentukan parameter kendali umum untuk metode pembayaran.
• Company Code Payment Methods
Langkah keempat untuk mengkonfigurasi program pembayaran adalah untuk
membuat spesifikasi lebih lanjut untuk jenis pembayaran yang dibuat di bagian
sebelumnya (jenis pembayaran pada sebuah negara). Company Code Payment
Methods memungkinkan kontrol lebih lanjut tentang bagaimana metode pembayaran
bekerja di sistem.
62
• Bank Selection
Langkah kelima dan terakhir dalam mengkonfigurasi program pembayaran adalah
menentukan prosedur pemilihan bank.
2.2.4.5 Profit Center Accounting
Master data pada profit center accounting adalah konsep struktural, tergantung
data apa yang dapat di-post dan dianalisa pada profit center accounting. Master data ini
termasuk di dalamnya seluruh profit center, standard profit center hierarchy dan
segment. Profit center aktif untuk semua company code pada controlling area. (Hurst,
2002, p720)
2.2.4.6 Segment
Segment merupakan salah satu standard account assignment object yang berada
di bawah level company code dan diturunkan dari profit center. Segment dapat
digunakan setelah mengaktifkan New GL. Pembuatan segment dapat berdasarkan pada
business line atau pembagian perusahaan secara geografis.
Dalam master data profit center terdapat segment field. Hubungan antara profit
center dan segment yaitu satu profit center hanya memiliki satu segment dan satu
Segment terdiri dari satu atau lebih profit center. Oleh karena itu segment lebih bersifat
general dibandingkan dengan profit center. (SAP AG, 2001, p360)
63 2.2.4.7 Cost Center Accounting
Cost center adalah sebuah wilayah yang bertanggung jawab atas biaya yang
dikeluarkan. Cost center merupakan salah satu unit kecil di dalam struktur organisasi.
Dalam cost center accounting, biaya operasional dicatat oleh tiga objek master data
terpisah seperti cost center, activity types dan statistical key figures. Cost center diatur di
dalam suatu hierarki yang merupakan perwakilan dari internal perusahaan yang
menerapkan pelaporan/struktur pertanggungjawaban. Pengembangan hierarki adalah
pusat dari semua pelaporan cost center dalam modul controlling.
Fungsi penting dalam cost center accounting adalah kemampuan untuk memproses,
alokasi secara cepat melalui perkiraan dan distribusi. Standard hierarchy memainkan
peran penting sehingga semua cost center harus ditugaskan ke salah satu standard
hierarchy. Pertama, kita membuat cost element dan kemudian kita menetapkan cost
element untuk cost center. Kita juga dapat menggunakan metode alokasi yang berbeda
untuk mengalokasikan biaya yang dikumpulkan dari cost center tertentu untuk
mengendalikan objek lainnya. (Hurst, 2002, p444)