BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1...
Transcript of BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1...
7
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Hall (2001, p5), sistem adalah sekelompok dua atau lebih
komponen-komponen yang saling berkaitan (inter related) atau
subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama
(common purpose).
Menurut Mcleod (2001, p12), sistem adalah sekelompok elemen
yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Berdasarkan kedua definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa
sistem adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan dan bekerja
sama untuk mencapai tujuan bersama.
2.1.1.1 Komponen Sistem
Menurut O’brien (2003, p8), sistem memiliki 3 komponen
dasar yaitu:
1. Input
Menangkap dan mengubah elemen-elemen yang
dimasukkan kedalam sistem untuk diproses.
2. Processing
Proses transformasi mengubah input menjadi output.
8
3. Output
Mengirim elemen-elemen yang telah dihasilkan melalui
proses transformasi ketujuan yang telah ditentukan.
2.1.2 Pengertian Informasi
Menurut Hall (2001, p13), informasi didefinisikan sebagai data yang
diproses. Informasi ditentukan oleh efeknya pada para pemakai, bukan
pada bentuk fisiknya.
Menurut Mcleod (2001, p16), informasi adalah suatu data yang
diproses atau data yang memiliki arti.
Menurut Romney (2003, p9), information is data that have been
organized and processed to provide meaning, yang berarti informasi
adalah data yang telah diorganisasi dan diproses untuk memberikan suatu
arti.
Berdasarkan ketiga definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa
informasi adalah data yang telah diproses untuk menghasilkan suatu arti
yang berguna bagi user.
2.1.2.1 Penghasil Informasi dan Karakteristik Informasi
Menurut Hall (2001, p16), penghasil informasi merupakan
suatu proses mengumpulkan, mengatur, memformat dan menyajikan
informasi untuk para pemakai.
Tanpa memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang
berguna memiliki karakteristik berikut ini:
9
a. Relevan
Isi sebuah laporan atau dokumen harus mendukung suatu
tujuan. Dengan demikian laporan ini dapat mendukung
keputusan manajer atau petugas administrasi.
b. Tepat waktu
Umur informasi merupakan faktor yang critical dalam
menentukan kegunaannya. Informasi harus tidak lebih tua
dari periode waktu tindakan yang didukungnya.
c. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya
material. Namun demikian, materialitas merupakan konsep
yang sulit dikualisifikasi karena materialitas tidak memiliki
nilai yang absolut; materialitas merupakan konsep masalah
spesifik (problem-spesific concept). Ini berarti bahwa dalam
beberapa kasus, informasi harus akurat sempurna.
d. Lengkap
Tidak boleh ada bagian informasi yang penting bagi
pengambilan keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang.
e. Ringkasan
Informasi harus dikumpulkan sesuai kebutuhan pengguna.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Hall (2001, p7), sistem informasi adalah sebuah rangkaian
prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi
dan didistribusikan pada para pemakai.
10
Menurut Alter (1999, p42), sistem informasi adalah suatu jenis
sistem kerja yang menggunakan teknologi informasi untuk
mengumpulkan, meneruskan, menyimpan, memanipulasi sehingga
mendukung satu atau lebih sistem kerja.
Dengan demikian dapat disimpulkan sistem informasi adalah proses
pengolahan data menjadi informasi untuk disebarkan dan digunakan oleh
user.
2.1.3.1 Tujuan Sistem Informasi
Menurut Hall (2001, p17), sistem informasi dibedakan atas 3
tujuan umum, yaitu:
a. Untuk pendukung fungsi pengurusan (stewardship)
manajemen.
Kepengurusan yang merujuk ke tanggung jawab
manajemen untuk mengatur sumber daya perusahaan
secara benar.
b. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen.
Sistem informasi memberikan para manajer informasi
yang mereka perlukan untuk melakukan tanggung
jawab pengambilan keputusan.
c. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan setiap
harinya.
Sistem informasi menyediakan informasi bagi user
untuk membantu mereka setiap hari dengan efisien dan
efektif.
11
2.1.3.2 Jenis Sistem Informasi
Menurut Bodnar (2001, p4-p6), jenis-jenis sistem informasi
yaitu:
1. Pengolahan data elektronik
Electronic data processing adalah pemanfaatan
teknologi komputer untuk melakukan pengolahan
data transaksi-transaksi dalam suatu organisasi. EDP
adalah aplikasi paling dasar dalam setiap organisasi.
2. Sistem informasi manajemen
Menguraikan penggunaan teknologi komputer untuk
menyediakan informasi bagi pengambil keputusan
para manajer.
3. Sistem pendukung keputusan
Mensyaratkan penggunaan model-model keputusan
dan basis data khusus, dan benar-benar terpisah dari
sistem pengolahan data. Sistem pendukung
keputusan diarahkan untuk melayani permintaan
informasi tertentu , khusus dan tidak rutin dari
manajemen.
4. Sistem pakar
Sistem informasi berbasis pengetahuan yang
memanfaatkan pengetahuannya tentang bidang
aplikasi tertentu untuk bertindak seperti seorang
konsultan ahli bagi pemakainya.
12
5. Sistem informasi eksekutif
Dibuat dibagi kebutuhan informasi strategi
manajemen tingkat puncak.
6. Sistem informasi akuntansi
Dapat juga didefinisikan sebagai sistem berbasis
komputer yang dirancang untuk mengubah data
akuntansi menjadi informasi.
2.1.4 Perngertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Bodnar dan Hopwood (2004, p3), sistem informasi
akuntansi adalah “ a computer based system designed to transform
accounting data into information”.
Menurut Jones dan Rama (2003, p5), sistem informasi akuntansi
adalah “a subsystem of management information system that provide
accounting an financial information, as well as, other information obtain
in the routine processing of accounting transaction”.
Menurut Romney dan Steinbart (2003, p.691), sistem informasi
akuntansi adalah “ the human and capital resources within an organization
that are responsible for (1) the preparation of financial information and
(2) the information obtained from collecting and processing company
transaction”.
Menurut Moscove, sSimkin, Bagranoff (2001, p7). “accounting
information system is the information susbsystem within an organization
that accumulates information from the entity’s various susbsystem”.
13
Sistem informasi akuntansi adalah subsistem informasi di dalam
suatu organisasi yang mengumpulkan informasi dari bermacam-macam
subsistem entitas.
Suatu sistem informasi akuntansi dikatakan berhasil apabila
mencakup empat hal sebagai berikut:
1. Correct and timely information
Informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat dipercaya dan tersedia
ketika dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Hal ini dapat dicapai
dengan adanya pengendalian intern yang baik untuk mencegah
terjadinya error dan fraud.
2. Reasonable time for development
Dimana waktu yang dibutuhkan dalam mengembangkan suatu
sistem tidak boleh terlalu lama karena biaya yang dikeluarkan akan
melebihi keuntungan yang akan diperoleh dari sistem tersebut. Untuk
itu, diperlukan adanya penentuan ruang lingkup dari sistem dan
penggunaan teknik dari manajemen proyek seperti PERT atau CPM.
3. Satisfy the organization’s need
Sistem yang dihasilkan harus dapat memenuhi kebutuhan dari
organisasi yang mengimplementasikannya baik untuk masa sekarang
maupun untuk masa yang akan datang.
4. User satisfaction
Sebuah sistem dikatakan berhasil apabila pengguna merasa puas.
Faktor ini merupakan indikator keberhasilan yang paling kuat diantara
yang lain.
14
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah
sebuah sistem komputer yang dirancang untuk menyediakan informasi
akuntansi dan keuangan, dan informasi lainnya yang diperoleh dari
mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi perusahaan.
Mengacu pada pendapat Romney, Steinbart (2003, p2),
mengemukakan ada beberapa komponen sistem informasi, yaitu:
1. Orang yang mengoperasikan sistem dan menjalankan berbagai
macam fungsi.
2. Prosedur-prosedur dan intruksi-instruksi ; baik manual maupun
otomatis yang terlibat dalam pengumpulan, pemprosesan dan
penyimpanan data aktivitas organisasi.
3. Data mengenai organisasi dan proses bisnisnya.
4. Software yang digunakan untuk memproses data organisasi.
5. Infrastruktur TI, termasuk didalamnya alat-alat penunjang
komputer, komputernya dan alat komunikasi jaringan yang
digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses data
dan informasi.
6. Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menjaga
data dalam SIA.
2.1.5 Pengertian Analisis Sistem
Menurut Widjajanto (2001, p65), adalah “proses pengujian sistem
yang ada (existing system) dan lingkungannya dengan tujuan untuk
menentukan berbagai perbaikan yang diperlukan”.
15
Menurut Mcleod (2001, P194), analisis sistem adalah penelitian atas
sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru
atau diperbarui.
Menurut Hall (2001, p665), System Analysis is actually a two-step
process involving first a survey of the current system and then an analysis
of the user’s needs.
Menurut Bodnar (2001, p449), system analysis is responsible for the
development of the general design of system applications, yang artinya
analisis sistem bertanggung jawab terhadap pengembangan dari rancangan
umum aplikasi sistem.
Jadi analisis sistem adalah suatu proses mempelajari proses bisnis
perusahaan untuk selanjutnya dilakukan perancangan sistem perusahaan
yang lebih baik.
2.1.5.1 Langkah – langkah Dalam Analisis Sistem
Menurut Bodnar (2001, p449), terdapat empat tahap dalam
analisis sistem yaitu :
a. Survey of any existing systems
Yaitu melakukan evaluasi terhadap sistem yang ada.
Hal ini penting bagi sistem analisis untuk memahami
sistem yang ada sebelum melakukan perubahan atau
modifikasi terhadap sistem yang bersangkutan.
b. Identify the information need of users
Yaitu mengidentifikasi kebutuhan informasi dari
user. Sistem analisis harus mempelajari keputusan yang
dibuat oleh user tentang informasi yang dibutuhkan
16
dalam jangka waktu tertentu. Tahap ini cukup sulit
karena user seringkali merasa tidak yakin terhadap
kebutuhan informasi mereka.
c. Identify the System requirements that are necessary
to Satisfy the information needs of users.
Yaitu mengidentifikasi kebutuhan sistem yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari
user. Kebutuhan sistem tersebut biasanya mengenai
input dan output.
d. Preparation of systems analysis report
Yaitu menyiapkan laporan analisis sistem. Laporan
ini berisi spesifikasi user untuk sistem yang diusulkan
dan keseluruhan rancangan konseptual dari sistem yang
diusulkan.
2.1.6 Pengertian Perancangan Sistem
Menurut Mcleod (2001, p196), perancangan sistem adalah
penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem yang baru.
Menurut Mulyadi (2001, p51), perancangan sistem adalah proses
penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan
sistem informasi yang diajukan pada pemakai informasi sebagai
pertimbangan. Jadi perancangan sistem dapat disimpulkan sebagai suatu
kegiatan membuat sistem yang lebih baik dari sistem sebelumnya dan
sesuai dengan kebutuhan user.
17
2.1.6.1 Perancangan Sistem Informasi Berbasis Orientasi
pada Objek
2.1.6.1.2 Pengertian UML ( Unified Modeling Language)
Menurut Jones dan Rama (2006, p60), UML adalah
sebuah bahasa yang digunakan untuk spesifikasi, visualisasi,
kontruksi, dan mendokumentasi sistem informasi.
Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004,
p430), UML adalah sekumpulan rangkaian model yang
digunakan untuk menspesifikasikan atau menggambarkan
sebuah sistem perangkat lunak dalam kaitannya dengan
objek.
UML adalah suatu metode yang digunakan untuk
menggambarkan sistem perusahaan.
2.1.6.1.3 Pengertian Class Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p4) adalah, “A
description of collection of object sharing stucture,
behavioral pattern, and attributes”. Yang dapat diartikan
class adalah kumpulan dari object yang saling berbagi
structure, behavioral pattern dan atributes. Objek adalah
suatu entitas dengan identitas, keadaan dengan sifat tertentu.
Menurut Mathiassen (2000, p69), Class diagram
menggambarkan kumpulan dari beberapa class dan hubungan
sktruktural diantara class-class tersebut.
18
Menurut Mathiassen (2000, p93) Behaviour adalah
aktivitas terakhir dalam problem analysis. Bertujuan untuk
memodelkan apa yang terjadi dari suatu problem domain
sistem sepanjang waktu.
Menurut Jones dan Rama (2006, P172-172), UML
adalah class diagram provide a systematic approach for
designing data and documenting the design, yang artinya
UML class diagram menyediakan pendekatan sistematis
untuk merancang data dan mendokumentasikan rancangan
tersebut.
Empat aktivitas utama dalam membuat UML
class diagram yaitu:
1. Menempatkan transaction table yang dibutuhkan
pada UML class diagram.
2. Menempatkan master table yang dibutuhkan UML
class diagram.
3. Menentukan hubungan yang dibutuhkan antar
masing-masing table (transcation dan master).
4. Menentukan atribut yang dibutuhkan.
Jadi class diagram adalah kumpulan dari class-class
beserta hubungannya yang digunakan untuk merancang data
dan mendokumentasikan rancangan tersebut.
19
2.1.6.1.4 Event
Menurut Mathiassen (2000, p51), Event adalah “ An
instanteous incident involving one or more objects”, yang
dapat diartikan sebagai suatu kejadian instan yang melibatkan
satu objek atau lebih.
Menurut Jones dan Rama (2006, p4), “event are
activities that happen at a particular point in time”, yang
berarti event adalah aktivitas yang terjadi pada waktu tertentu.
Jadi dapat disimpulkan bahwa event adalah aktivitas-
aktivitas yang terjadi dalam suatu rangkaian sistem yang
berjalan dalam perusahaan.
2.1.6.1.5 Workflow Table
Menurut Jones dan Rama (2006, p87), workflow
table adalah “ A two colums table that identifies the actors
and actions in a process”, yang dapat diartikan workflow
table adalah table dua kolom yang mengidentifikasi actor dan
kegiatan-kegiatan dalam proses.
Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p69),
Workflow : the flow of transactions through business
processes to ensure appropriate checks and approvals are
implemented. Yang artinya workflow : aliran yang melalui
proses bisnis untuk menjamin pengecekan dan otorisasi yang
diimplementasikan.
20
Jadi workflow table adalah suatu table yang
menggambarkan transaksi dari suatu proses bisnis yang berisi
actor dan aktivitas yang dilakukan.
2.1.6.1.6 Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, P61), activity
diagram terdiri dari overview activity diagram dan detailed
activity.
Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004,
p755), activity diagram merupakan sebuah diagram yang
menggambarkan secara grafis aliran proses bisnis, langkah-
langkah sebuah use case atau langkah perilaku.
Jadi activity diagram adalah suatu diagram yang
menggambarkan proses bisnis suatu perusahaan yang terdiri
dari gambaran umum maupun detailnya.
2.1.6.1.6.1 Overview Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p61),
overview activity diagram adalah diagram yang
menggambarkan tampilan level tinggi dari proses
bisnis dengan mendokumentasikan event-event yang
penting, urutannya, dan informasi yang menyertai
event tersebut.
21
Menurut Jones dan Rama (2006, p65),
dalam menyiapkan overview activity diagram
terdapat langkah-langkah sebagai berikut:
a. Membaca narasi dan mengindentifikasi
event-event yang penting.
b. Mencatat narasi secara jelas untuk
mengidentifikasi event-event yang
terlibat di dalamnya.
c. Menggambarkan agen (actor) yang
terlibat dalam proses bisnis yang terjadi.
d. Membuat diagram masing-masing event
dan menunjukkan urutan event yang
terjadi.
e. Menggambarkan dokumen yang dibuat
dan digunakan dalam proses bisnis, serta
menggambarkan aliran informasi dari
dokumen tersebut.
2.1.6.1.6.2 Detailed Activity Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p61),
detailed activity diagram adalah diagram yang
menggambarkan aktivitas yang saling berhubungan
secara rinci dengan satu atau dua event yang
terdapat pada overview diagram.
22
Menurut Jones dan Rama (2006, p80),
dalam menyiapkan detailed activity diagram
terdapat langkah-langkah sebagai berikut:
a. Mencatat narasi untuk menunjukkan
aktivitas.
b. Menyiapkan workflow table.
c. Mengidentifikasi detailed diagram yang
dibutuhkan.
2.1.6.1.7 Navigation Diagram
Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004,
p568), navigation diagram merupakan alat yang digunakan
untuk menggambarkan urutan dan variasi layar yang dapat
terjadi selama satu sesi pengguna.
Menurut Mathiassen (2000, p344), “navigation
diagram is a special kind of statechart diagram that focuses
on the overall dynamics of the user interface”. The diagram
shows the participating windows and transitions between
them. The navigation diagram is not found in UML. Artinya
bahwa navigation diagram merupakan jenis yang khusus
dari statechart diagram yang fokus pada perpindahan dinamis
atas tampilan pengguna. Diagram ini menampilkan windows
yang ada dan perpindahan antar windows. Navigation
diagram tidak terdapat dalam UML.
23
Jadi dalam hal ini, navigation diagram merupakan
diagram yang digunakan untuk menggambarkan alur
perpindahan dari satu window ke window lainnya yang terjadi
dalam suatu sistem informasi.
2.1.6.1.8 Use Case
Menurut Mathiaseen (2000, p120), “use case is a
pattern for interaction between the system and actors in the
application domain”, yang berarti : use case adalah suatu
pola interaksi antara sistem, actor dan application domain.
Menurut Jones dan Rama (2006, p288), “use case is
sequence of steps involving interaction between an actor and
a system for particular purpose “, yang berarti use case
adalah rangkaian langkah-langkah yang melibatkan interaksi
antara actor dan sistem untuk tujuan tertentu.
Menurut Whitten, Bentley Dan Dittman (2004,
p778), use case merupakan sebuah skenario atau peristiwa
bisnis dimana sistem harus memberikan suatu respon yang
ditentukan.
Jadi use case diagram menunjukkan hubungan antar
actor dan use case.
24
2.1.7 Rancangan Database
2.1.7.1 Pengertian Rancangan Database
Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p518),
database merupakan kumpulan file yang saling terkait, dimana file
itu adalah kumpulan record yang serupa.
Menurut Connoly & Begg (2002, p279), database design is
process of creating a design that will support the enterprise’s
operations and objectives. Artinya perancangan database adalah
proses pembuatan sebuah rancangan untuk sebuah basis data yang
mendukung operasi dan tujuan perusahaan.
Jadi rancangan database merupakan proses membuat suatu
kumpulan file yang saling terkait, dimana hal tersebut akan
mendukung operasi dan tujuan dari perusahaan.
2.1.7.2 Tahapan Rancangan Database
Menurut Connoly & Begg (2002, pp281-282), perancangan
database dibagi menjadi tiga tahapan utama, sebagaimana dijabarkan
berikut ini:
a. Conceptual Database design
Conceptual Database design merupakan proses
membangun sebuah model data dari informasi yang diperoleh
dalam suatu organisasi, tetapi bebas dari semua pertimbangan
fisik.
Conceptual design merupakan tahapan pertama dari
tahapan perancangan database dan menciptakan model data
25
konseptual dari bagian perusahaan yang akan dibuat
database-nya. Model data dibuat dengan menggunakan
dokumen dari spesifikasi kebutuhan pemakai.
b. Logical Database Design
Logical Database design merupakan proses membangun
sebuah model informasi yang diperoleh dari sebuah
organisasi berdasarkan model data khusus, tetapi bebas dari
hal yang berkaitan dengan Data Base Management System
dan pertimbangan fisik lainnya. Pada tahapan ini, model data
konseptual yang dibangun pada tahap sebelumnya diperhalus
dan dipetakan pada model data logis. Model data logis
didasarkan pada target model data untuk database.
c. Physical Database Design
Physical database design merupakan proses pembuatan
gambaran suatu implementasi database pada media
penyimpanan kedua. Hal ini menggambarkan hubungan
utama, organisasi file dan indeks yang digunakan untuk
mencapai efisiensi akses ke dalam data dan hubungan
integritas batasan (associated integrity constraints) yang
lainnya dan hak yang berkaitan dengan keamanan. Physical
database design merupakan tahap ketiga dan terakhir dari
proses perancangan basis data, dimana perancang
memutuskan bagaimana basis data tersebut
diimplementasikan. Secara garis besar, tujuan utama dari
physical database design adalah untuk mendeskripsikan
26
bagaimana perancang bermaksud untuk
mengimplementasikan secara fisik logical database design.
2.1.8 Rancangan Formulir
2.1.8.1 Pengertian Rancangan Formulir
Menurut Mulyadi (2001, p75), formulir adalah secarik kertas
yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir sering juga disebut dengan
dokumen.
Menurut Jones & Rama (2003, p315), form is a formatted
document containing blank fields that users can fill in with data.
When the form is displayed on a computer screen, the data entered in
the blank fields are saved to one or more data tables. Artinya bahwa
form adalah suatu dokumen yang terancang yang berisi field kosong
yang dapat diisi data oleh pemakai. Ketika form ditampilkan pada
layar komputer, data yang masuk ke dalam field yang kosong
disimpan ke dalam satu atau lebih tabel data.
Jadi rancangan formulir adalah suatu pembuatan dokumen
yang akan diisi data penting, baik berbentuk kertas maupun digital
dalam komputer.
2.1.8.2 Jenis Tipe Input Form
Menurut Jones & Rama (2003, pp316-319), terdapat beberapa
jenis tipe dari input form, yakni:
27
a. Single-record entry form
Form ini menunjukkan hanya satu record saja. Form ini
digunakan untuk menambahkan, menghapus, atau
memodifikasi data dalam record tunggal pada tabel tertentu.
Form seperti ini sering digunakan dalam pemeliharaan data
master file.
b. Tabular Entry Form
Form ini menyediakan suatu lembar kerja seperti
rancangan untuk memasukkan berbagai record dalam suatu
tabel tunggal. Form jenis ini sering digunakan untuk
menyimpan secara batch suatu peristiwa.
c. Multi-Table Entry Form
Form ini digunakan untuk menambah data pada lebih dari
satu tabel.
2.1.8.3 Elemen Penting Form
Menurut Jones & Rama (2003, p322) ada lima elemen
penting dari form yang memerlukan dokumentasi, yakni:
a. Attribute yang disimpan dalam tabel.
b. Attribute yang ditampilkan dari tabel.
c. Fields yang dihitung.
d. Foreign Keys.
e. Queries.
28
2.1.9 Rancangan Layar
2.1.9.1 Pengertian Rancangan Layar
Menurut Jones & Rama (2003, p326), form interface
elements are objects on forms used for entering information or
performing actions. Artinya bahwa elemen layar form adalah obyek-
obyek pada form yang digunakan untuk memasukkan informasi atau
tindakan yang ditunjukkan.
Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p589),
rancangan input harus dibuat sesedehana mungkin dan dirancang
untuk mengurangi kesalahan pemasukkan data. Kebutuhan pengguna
sistem harus dipertimbangkan. Jumlah data yang dimasukkan harus
seminimal mungkin. Jadi dalam hal ini, rancangan layar merupakan
rancangan input pada layar komputer dengan memperhatikan hal-hal
yang dapat mengurangi kesalahan pemasukan data itu sendiri.
2.1.9.2 Elemen Rancangan Layar
Menurut Jones & Rama (2003, p326), terdapat beberapa
elemen dalam rancangan layar, yakni:
a. Text Box
Text Box adalah ruang pada form yang digunakan untuk
memasukkan informasi yang kemudian akan ditambahkan pada
tabel atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari tabel.
b. Labels
Labels merupakan pengguna dalam memahami informasi
apa yang dibutuhkan untuk dimasukan ke dalam form.
29
c. Look-Up Feature
Look-Up feature biasanya ditambahkan pada text boxes yang
digunakan untuk memasukkan ke dalam foreign key.
d. Command Buttons
Command buttons digunakan untuk menjalankan perintah
untuk menjalankan perintah selanjutnya.
e. Radio Buttons
Radio Buttons memungkinkan pengguna untuk memilih salah
satu dari serangkain pilihan. Sebagai contoh, pengguna dapat
menggunakan radio button pada form untuk memungkinkan
pengguna memilih salah satu dari tiga tipe pembayaran berikut,
yakni pembayaran tunai, pembayaran kredit, atau kartu kredit.
Jika terdapat pilihan yang banyak, look-up feature merupakan
pilihan yang terbaik.
f. Check Boxes
Check boxes mirip seperti radio buttons, tetapi dapat memilih
lebih dari satu pilihan.
2.1.10 Rancangan Laporan
2.1.10.1 Pengertian Rancangan Laporan
Menurut Jones & Rama (2003, p241), report is a
formatted and organized presentation of data. Artinya adalah
bahwa laporan adalah penyajian data yang telah tersusun dan
teroganisir.
30
Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p552),
laporan atau output menggambarkan informasi bagi pengguna
sistem. Output adalah komponen yang dapat dilihat dari sistem
informasi yang bekerja atau berfungsi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa rancangan laporan
merupakan pembuatan informasi yang berisi data yang telah diolah
dari sstem informasi sehingga bermanfaat bagi pengambil
keputusan dalam suatu organisasi.
2.1.10.2 Elemen Rancangan Laporan
Menurut Jones & Rama (2003, pp256-258), rancangan
laporan dapat dibagi menjadi:
- Label Boxes dan Text Boxes
Dua elemen penting dari segala laporan adalah label
dan data. Dalam Microsoft Access, elemen-elemen ini
ditunjukan oleh label boxes dan text boxes.
- Grouping Attribute
Laporan yang berkelompok dikelompokan oleh
sesuatu.
- Group Header
Group Header dapat digunakan untuk menyajikan
informasi yang umum pada kelompok.
- Group Detail
Transaksi yang terjadi pada kelompok didaftarkan
dalam kelompok secara rinci dan lengkap.
31
- Group Footer
Group Footer juga dapat digunakan untuk
menyediakan informasi yang dapat berguna dalam
laporan yang berkelompok.
2.2 Teori-Teori Khusus
2.2.1 Sistem Informasi Penjualan
2.2.1.1 Penjualan
Penjualan merupakan aktivitas penting dalam suatu
perusahaan, karena dengan adanya penjualan dapat menghasilkan
pendapatan bagi perusahaan.
Menurut Mulyadi (2001, p202), kegiatan penjualan terdiri
dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik kredit maupun tunai.
2.2.1.1.1 Penjualan Tunai
Menurut Mulyadi (2001, p455), penjualan tunai
dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan
pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dulu
sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli.
Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian
diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai
kemudian dicatat oleh perusahaan.
Menurut Mulyadi (2001, p462), fungsi yang terkait
dalam sistem penjualan tunai antara lain:
32
1. Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima
order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai,
dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli
untuk kepentingan pembayaran harga barang ke
fungsi kas.
2. Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima
kas dari pembeli.
3. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan
barang yang dipesan oleh pembeli, serta
menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk
membungkus barang dan menyerahkan barang yang
telah dibayar harganya kepada pembeli.
5. Fungsi Akuntasi
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat
transaksi penjualan dan penerimaan kas dan
membuat laporan penjualan.
33
Menurut Mulyadi (2001, p463), dokumen yang
digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah:
1. Faktur Penjualan Tunai.
2. Pita Register Kas (Cast Register Tape).
3. Credit card sales slip.
4. Bill of lading.
5. Faktur Penjualan COD.
6. Bukti Setor Bank.
7. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan.
Menurut Mulyadi (2001, p468-469), catatan
akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan tunai
adalah:
1. Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan
menjual beberapa macam produk dan manajemen
memerlukan informasi penjualan setiap jenis
produk yang dijualnya selama jangka waktu
tertentu, dalam jurnal penjualan disediakan satu
kolom untuk setiap jenis produk guna meringkas
informasi penjualan menurut jenis produk tersebut.
34
2. Jurnal Penerimaan kas
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya
dari penjualan tunai.
3. Jurnal Umum
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
harga pokok produk yang dijual.
4. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
berkurangnya harga pokok produk yang dijual.
Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi
akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan
barang yang disimpan di gudang.
5. Kartu Gudang
Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan
akuntasi karena hanya berisi data kuantitas
persediaan yang disimpan di gudang. Catatan ini
diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk
mencatat mutasi dan persediaan barang yang
disimpan dalam gudang. Dalam transaksi penjualan
tunai, kartu gudang digunakan untuk mencatat
berkurangnya kuantitas produk yang dijual.
35
Menurut Mulyadi (2001, p469), sistem penjualan
tunai terdiri dari 6 prosedur, yaitu:
1. Prosedur Order Penjualan
Digunakan untuk melayani pembeli yang akan
membeli barang.
2. Prosedur Penerimaan Kas
Digunakan untuk melayani pembeli yang
membayar harga buku sesuai yang tercantum pada
faktur penjualan tunai.
3. Prosedur Penyerahan Barang
Prosedur penyerahan barang digunakan untuk
melayani pengambilan barang oleh pembeli yang
telah melakukan pembayaran ke bagian kasa.
4. Prosedur Pencatatan Penjualan
Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan
ke dalam buku jurnal penjualan.
5. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas dari
Penjualan Tunai
Digunakan untuk mencatat transaksi kas ke
dalam buku jurnal penerimaan kas.
6. Prosedur Rekonsiliasi Bank
Digunakan untuk mengawasi penerimaan kas
dan penyetoran bank.
36
2.2.1.1.2 Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2001, p202), dalam transaksi
penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi
dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk
jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada
pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani
oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit.
Menurut Mulyadi (2001, p210), penjualan kredit
dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan
barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli untuk
jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada
pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya
piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang
pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau
tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.
Menurut Mulyadi (2001, p204), fungsi yang terkait
dalam sistem penjualan kredit antara lain:
1. Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung jawab dalam
meneliti status kredit pelanggan dan
memberikan kredit kepada pelanggan terpilih.
2. Fungsi Penjualan
37
Bertanggung jawab melayani kebutuhan
barang pelanggan. Fungsi penjualan mengisi
surat order pengiriman untuk memungkinkan
fungsi gudang dan fungsi pengiriman
melaksanakan penyerahan barang kepada
pelanggan.
3. Fungsi Gudang
Fungsi yang bertanggung jawab dalam
penyimpanan dan penyerahan barang yang harus
dipesan pelanggan kepada fungsi pengiriman.
4. Fungsi Pengiriman
Bertanggung jawab untuk menyerahkan
barang yang kualitas, mutu dan spesifikasinya
sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan
faktur penjualan yang diterima dari fungsi
kredit.
5. Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab untuk mencatat
transaksi bertambahnya piutang kepada
pelanggan ke dalam kartu piutang berdasarkan
faktur penjualan yang diterima dari fungsi
pengiriman.
6. Fungsi Penagihan
Bertanggung jawab dalam membuat surat
tagihan secara periodik kepada pelanggan.
38
Menurut Mulyadi (2001, p214), dokumen yang
digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah:
1. Surat order pengiriman dan tembusannya.
2. Faktur dan tembusannya.
3. Rekapitulasi harga pokok penjualan.
4. Bukti memorial
Menurut Mulyadi (2001, p218), catatan akuntansi
yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah:
1. Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi
penjualan, baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan
menjual beberapa macam produk dan manajemen
memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk,
dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom-kolom untuk
mencatat penjualan menurut jenis produk tersebut.
2. Kartu Piutang
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang
berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap
debiturnya.
3. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang
berisi rincian mutasi setiap jenis perusahaan.
39
4. Kartu Gudang
Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk
mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan
di gudang.
5. Jurnal Umum
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga
pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
Menurut Mulyadi (2001, p219), jaringan prosedur
yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai
berikut:
1. Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari
pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat
order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat
surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai
fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut
memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
2. Prosedur Persetujuan Kredit
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta
persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari
fungsi kredit.
3. Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan
barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang
40
tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari
fungsi pengiriman.
4. Prosedur Penagihan
Dalam proses ini, fungsi penagihan membuat faktur
penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam
metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan
sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order
pengiriman.
5. Prosedur Pencatatan Piutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan
faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode
pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan
menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.
6. Prosedur Distribusi Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan
data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh
manajemen.
7. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara
periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode
akuntansi tertentu.
41
2.2.2 Sistem Informasi Piutang Dagang
2.2.2.1 Pengertian Piutang Dagang
Menurut Mulyadi (2001, p257), piutang adalah transaksi yang
timbul dari penjualan barang atau jasa dalam kegiatan normal
perusahaan. Sumber utama piutang adalah aktifitas operasi normal
perusahaan, yaitu penjualan kredit atas barang atau jasa pelanggan.
Menurut Warren, Reeve and Fess (2005, p392),
mengemukakan bahwa transaksi paling umum yang menciptakan
piutang adalah penjualan barang atau jasa secara kredit, piutang
dicatat dengan mendebet akun piutang usaha. Piutang usaha
semacam ini normalnya diperkirakan akan tertagih dalam periode
waktu yang relatif pendek, seperti 30 atau 60 hari, diklasifikasikan
sebagai aktiva lancar.
Berdasarkan definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa
piutang adalah transaksi yang timbul dari penjualan barang dan jasa
secara kredit, piutang dicatat dengan mendebet akun piutang usaha.
2.2.2.2 Metode Pencatatan Piutang
Menurut Mulyadi (2001, p261), pencatatan piutang dapat
dilakukan dengan salah satu dari metode berikut ini:
1. Metode konvensional, dimana posting ke dalam kartu
piutang dilakukan atas dasar data yang dicatat dalam
jurnal.
2. Metode posting langsung ke dalam kartu piutang, yang
dibagi menjadi dua golongan berikut ini:
42
a. Metode Posting Harian.
- Posting langsung ke dalam kartu piutang
dengan tulisan tangan; jurnal hanya
menunjukkan jumlah total harisan saja
(tidak rinci).
- Posting langsung ke dalam kartu piutang
dan pernyataan piutang.
b. Metode Posting Periodik.
- Posting ditunda
- Penagihan bersiklus (cycle billing)
3. Metode pencatatan tanpa buku pembantu.
4. Metode pencatatan piutang dengan komputer.
Menurut Mulyadi (2001, p258), mutasi piutang adalah
disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari
debitur, retur penjualan, dan penghapusan piutang. Dokumen pokok
yang digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang
adalah:
1. Faktur Penjualan
Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan
sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi
penjualan kredit.
43
2. Bukti Kas Masuk
Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan
sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi
pelunasan piutang oleh debitur.
3. Memorial Kredit
Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan
sebagai dasar pencatatan retur penjualan.
4. Bukti Memorial (journal voucher)
Bukti memorial adalah dokumen sumber untuk dasar
pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum. Dalam
pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar
pencatatan penghapusan piutang.
Menurut Mulyadi (2001, p257), informasi yang dibutuhkan
oleh manajemen mengenai piutang adalah:
1. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur.
2. Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap
debitur.
3. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu.