Ayuda de GFI Software · 2015-02-20 · 1UsodeGFIArchiver 5 1.1IniciodesesiónenGFIArchiver 5...

Manual de producto de GFI

Guía del usuario

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Versión del documento: V. 2.3.0

Última actualización (mes/día/año): 18/02/2015

1 Uso de GFI Archiver 5

1.1 Inicio de sesión en GFI Archiver 51.2 Exploración de elementos archivados 61.3 Trabajar con elementos archivados 71.4 Búsqueda de elementos archivados 10

1.4.1 Uso de Búsqueda simple 111.4.2 Uso de Búsqueda avanzada 131.4.3 Búsqueda de correo electrónico con smartphones 16

1.5 Acceso a varios buzones 171.6 GFI MailInsights® 19

1.6.1 Generación de informes de MailInsights 201.6.2 Programación de informes de MailInsights 201.6.3 Flujo de comunicación 211.6.4 Uso de correo web 231.6.5 Respuesta de correo electrónico 241.6.6 Uso del almacenamiento 261.6.7 Cuentas inactivas 271.6.8 Palabras inapropiadas 281.6.9 Spammers internos 291.6.10 Fuera de las horas de oficina 301.6.11 Detección de pérdida de datos 331.6.12 Búsqueda de trabajo 351.6.13 Búsqueda de frase 371.6.14 Informe de trafico de usuarios 391.6.15 Informe de temas de correo electrónico 401.6.16 Informe de indicadores del rendimiento del correo electrónico 421.6.17 Informe de mensajes de correo electrónico grandes 44

1.7 Cambiar las preferencias de usuario 46

2 Configuración de acceso del cliente 47

2.1 Instalación de Outlook Connector 472.1.1 Requisitos del sistema de Outlook® Connector 482.1.2 Software 482.1.3 Hardware 492.1.4 Descarga de GFI Archiver Archive Assistant 49

3 Configuración de Archive Assistant 50

3.1 Implementación de File Archive Assistant 523.1.1 Descarga de File Archive Assistant 523.1.2 Configuración de File Archive Assistant 533.1.3 Adición de una carpeta de sincronización 54

3.2 Implementación de la App de GFI Archiver para Windows 8/RT 553.2.1 Requisitos del sistema 553.2.2 Configuración de GFI Archiver Touch App 55

3.3 Configuración del acceso al cliente IMAP de GFI Archiver 573.3.1 Configuración de IMAP en Android 583.3.2 Configuración de IMAP en Apple Mail 3.0 58

3.3.3 Configuración de IMAP en iOS5 603.3.4 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook® 2003 613.3.5 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook® 2007 623.3.6 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook® 2010 633.3.7 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook 2013 643.3.8 Configuración de IMAP en Outlook® 2011 para Mac 653.3.9 Configuración de IMAP en Mozilla Thunderbird 10 663.3.10 Configuración de IMAP en Windows® Live Mail 66

4 Glosario 68

5 Índice 73

GFI Archiver 1 Uso deGFI Archiver | 5

1 Uso de GFI ArchiverGFI Archiver le ayuda a mantener un almacén de correspondencia de correo electrónico, elementosde calendario y documentos al que se puede acceder fácilmente, lo que elimina la necesidad dearchivos PST y a cumplir el creciente número de regulaciones normativas y de eDiscovery.

Con las capacidades de generación de informes de las herramientas de inteligencia empresarial deMailInsights se puede sacar el máximo partido de los elementos archivados. Identifique los riesgoslegales y administre la productividad con informes basados en la información crítica de la empresa ensu archivo.

En las siguientes secciones encontrará información relativa a:

Inicio de sesión en GFI Archiver

Exploración de mensajes de correo electrónico archivados

Trabajo con mensajes de correo electrónico

Búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados

Acceso a varios buzones

Generación de informes de MailInsights

Cambio del idioma de la interfaz de usuario y de otras opciones

1.1 Inicio de sesión en GFI ArchiverPara iniciar sesión en GFI Archiver, seleccione una de las siguientes opciones:

Vaya a Inicio > GFI Archiver > GFI Archiver. La aplicación se carga en el explorador de Internetpredeterminado. Escriba sus credenciales del dominio (nombre de usuario y contraseña que usapara iniciar sesión en Windows®) cuando se le soliciten.

También puede escribir la siguiente dirección URL en el explorador de Internet:

http://<nombre del host de GFI Archiver>/<nombre de la carpeta virtual deGFI Archiver>

Por ejemplo: http://mydomain.com/Archiver

De manera predeterminada, GFI Archiver no requiere credenciales para iniciar sesión. En su lugarusará las credenciales del usuario con sesión iniciada. Al cerrar la sesión del explorador también secierra la sesión del usuario con sesión iniciada en GFI Archiver.

NOTAPara iniciar sesión como otro usuario, cierre la sesión de su perfil e inicie sesión utilizando otro usuariode Windows®.

NOTA

Si va a iniciar sesión desde un equipo que no esté unido al dominio en el que GFI Archiver estáinstalado, se le solicitará que escriba las credenciales usadas para iniciar sesión en el dominio en el queGFI Archiver está instalado.


1.2 Exploración de elementos archivados1. En GFI Archiver, seleccione la ficha Archivar.

Captura de pantalla 1: Exploración de mensajes de correo electrónico archivados

2. En la ficha Archivo se pueden ver los elementos archivados de todos los buzones a los que se le haconcedido acceso. También puede realizar varias acciones, como se describe en la tabla queencontrará a continuación.

OPCIÓN DESCRIPCIÓN

Permite buscar correos electrónicos. Escriba las palabras o frasesque desea buscar y haga clic. Los resultados aparecen en el panelde correos electrónicos.

Oculta el panel de vista previa de correo.

Muestra el panel de vista previa de correo.

En el panel de vista previa de correo, permite cambiar entre mos-trar los correos electrónicos en la parte inferior o el lateral de lapágina con la lista de correos electrónicos.

Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de men-saje.



Muestra los mensajes de correo electrónico en la vista de buzón.

Cambiar a vista de calendario y mostrar los elementos de calen-dario archivados

Cambie a la vista del historial de archivos y muestre una lista dearchivos archivados por File Archive Assistant.

Muestra la lista de buzones a la que tiene acceso el usuario consesión iniciada. En la lista de cuentas, seleccione el Almacén dearchivos para ver los buzones para formar la opción Mostrar cuen-tas en archivo. Haga clic en Cerrar para salir de la lista Cuentas.

Elimina los mensajes de correo electrónico seleccionados si eladministrador del sistema ha habilitado la eliminación demensajes de correo. Si la eliminación de mensajes de correo noestá habilitada, no aparecerá este icono.

NOTANo es posible eliminar correos electrónicos de almacenes dearchivo de sólo lectura o cuando se habilita la conservaciónpor razones legales.

NOTA

De manera predeterminada, GFI Archiver muestra 25 elementos por página. Para cambiar este valor,haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla ycambie el valor de la opción Número de correos electrónicos que se muestran por página. Haga clic enGuardar.

1.3 Trabajar con elementos archivadosEn la pestaña Archivo de GFI Archiver, puede ver los distintos tipos de elementos archivados yrealizar acciones en ellos.

Conmute entre las conversaciones de correo electrónico y los elementos de calendario con loscontroles proporcionados en la barra de tareas. Para obtener más información, consulte Exploraciónde elementos archivados (página 6).

Para ver un correo electrónico o un archivo almacenado, selecciónelos en la vista de buzón o demensaje. El elemento seleccionado se mostrará en el panel de vista previa. Haga doble clic encualquiera de los correos electrónicos o archivos almacenados para verlo en la ventana de vista decorreo electrónico.


Captura de pantalla 2: Trabajo con elementos archivados en GFI Archiver

Para abrir un elemento de calendario archivado, cambie a la vista de calendario. Seleccione elelemento que desea ver. Haga clic una vez en el elemento para ver sus detalles en la ventana decalendario.

En función del tipo de elemento archivado seleccionado, se pueden realizar las siguientes acciones alver su contenido:


Ver encabezado de correo electrónico/elemento de calendario.Haga clic para ver los encabezados del correo electrónico o del elemento de calendario.Éstos se muestran en un panel. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón oseleccione Cerrar.

Ver hilo de conversaciónHaga clic en este botón para ver toda la conversación en la ventana de vista de correoelectrónico. Se muestran todos los correos electrónicos que forman parte de laconversación. Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en el botón o seleccione Cerrar.



Editar etiquetas de correos electrónicos o elementos de calendario (personales yglobales)Permite clasificar correos electrónicos y elementos de calendario mediante etiquetas.Esta característica es útil en las búsquedas de tipos de elementos archivados concretos.Por ejemplo, buscar todos los elementos con la etiqueta “Importante”.Para agregar una etiqueta:1. En "Etiquetas disponibles", escriba una etiqueta nueva o seleccione una existente.2. Haga clic en Etiqueta de correo electrónico para asignar la etiqueta escrita oseleccionada al correo electrónico.Para quitar una etiqueta asignada previamente:1. Seleccione una etiqueta asignada previamente.2. Haga clic en Quitar etiqueta.Para cerrar el panel, vuelva a hacer clic en este botón o seleccione Cerrar.

NOTALas etiquetas aparecen en el campo ‘Etiquetas’ en color negro. Las etiquetas asignadasa un nivel de la organización a través de las directivas de categorización están encolor rojo. Las etiquetas de las directivas de categorización no se pueden quitar de uncorreo electrónico.

Restaurar correo electrónico/elemento de calendario.Restaura mensajes de correo electrónico o elementos de calendario mediante lacaracterística OneClick Restore, que restaura un elemento archivado a un buzónespecífico o reenvía una copia a una dirección de correo electrónico.En el panel de restauración de correo electrónico, escriba la dirección de correoelectrónico a la que se va a enviar una copia del elemento actual y haga clic enRestaurar correo electrónico/elemento de calendario.

Guardar correo en el disco (formato EML)Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato.eml. Este formato es compatible con varios clientes de correo electrónico, comoMicrosoft Outlook® Express, Windows® Mail y Mozilla Thunderbird. En el cuadro dediálogo Descarga de archivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la quedesea guardar el archivo.

Guardar correo en disco (formato MSG)Descarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato.msg, que es compatible con Microsoft Outlook®. En el cuadro de diálogo Descarga dearchivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar elarchivo.

Descargar elemento de calendarioDescarga todo el correo electrónico en el disco, incluidos los datos adjuntos, en formato.msg, que es compatible con Microsoft Outlook®. En el cuadro de diálogo Descarga dearchivos, seleccione Guardar y seleccione la ubicación en la que desea guardar elarchivo.

Imprimir correo electrónico/elemento de calendario.Muestra el elemento archivado en un formato para imprimir en una ventana nueva delexplorador. Para imprimir el elemento, use la función de impresión del explorador.

Mostrar imágenes en correo electrónicoEste botón se usa para mostrar las imágenes incrustadas en el correo electrónico.



Marcar como no SPAMEste botón se usa para marcar como no SPAM mensajes de correo electrónico que unasolución anti-spam identificó previamente como SPAM. Requiere que se configure unadirectiva de retención de SPAM.

Eliminar correo electrónico/elemento de calendarioElimina el elemento actual si el administrador del sistema ha habilitado la eliminaciónde correos electrónicos. Si la eliminación de mensajes de correo no está habilitada, noaparecerá este icono.

NOTANo es posible eliminar elementos archivados de Almacenes de archivo de solo lectura ocuando se habilita la conservación por razones legales.

Mostrar eventos de elemento de calendarioHaga clic en este botón para ver los eventos de elemento de calendario en la ventana devista de correo electrónico.

Descargar Al ver los archivos almacenados, se proporciona un vínculo Descargar adicional en elcuerpo. Haga clic en este vínculo para descargar el archivo y guardarlo en disco.

1.4 Búsqueda de elementos archivadosAl buscar elementos archivados, tales como mensajes de correo electrónico, archivos, elementos decalendario o faxes,GFI Archiver consulta el índice de correos electrónicos y recupera todos loselementos que coincidan, con sus respectivos archivos adjuntos. En GFI Archiver, puede buscar por:


Búsqueda rápida Use el cuadro de texto de la barra de herramientas para buscar todos losmensajes de correo electrónico del usuario seleccionado en todos losalmacenes de archivo. En el cuadro de texto Búsqueda rápida sepueden usar los siguientes comodines:

? : cualquier carácter individual

*: cualquier cadena de caracteres

Por ejemplo:Para buscar mensajes de correo electrónico que contengan la palabra"Swiss", escriba "sw??s" o "sw*s".

Búsqueda simple Expanda Búsqueda rápida para filtrar la búsqueda por criterios simplescomo el remitente, destinatario, asunto, fecha y otra información. Paraobtener más información, consulte Uso de Búsqueda simple (página 11).

Búsqueda avanzada Use las opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor de opcio-nes de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Bús-queda avanzada (página 13).

Los mensajes de correo electrónico que coinciden con la consulta de resultados aparecen en el panelde correos electrónicos. GFI Archiver muestra un máximo de 25 mensajes de correo electrónico porpágina. Si en las consultas aparecen más de 25 mensajes de correo electrónico que coincidan, GFIArchiver los muestra en varias páginas. Use el control deslizante de la parte inferior del panel decorreos electrónicos para pasar de una página a la siguiente.


1.4.1 Uso de Búsqueda simpleBúsqueda simple es una extensión de la función Búsqueda rápida que permite utilizar más criteriosde búsqueda al buscar mensajes de correo electrónico, archivos, elementos de calendario o mensajesde fax/SMS en todos los almacenes de archivo.

Para usar Búsqueda simple:

1. En la pestaña Archivo, haga clic en el icono desplegable que hay al lado del cuadro de textoBuscar.

Captura de pantalla 3: Opciones de Búsqueda simple

2. En el área Buscar, seleccione Correo electrónico para buscar mensajes de correo electrónico entodos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda:


Contiene Introduzca la palabra clave que desea buscar. También puede usar los siguientescomodines:



Asunto Buscar mensajes de correo electrónico con un asunto concreto.

Fecha de envío Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar.

De Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de ActiveDirectory® del remitente de correo electrónico cuyos mensajes se buscan.

Para Especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar de ActiveDirectory® del destinatario de correo electrónico cuyos mensajes se buscan.

Adjunto Busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido específico en losarchivos adjuntos.

Opciones avanzadas Haga clic en el vínculo Opciones avanzadas para disfrutar de un número mayor deopciones de búsqueda. Para obtener más información, consulte Uso de Búsqueda avan-zada (página 13).

Restablecer Restablece las condiciones de búsqueda y permite empezar de nuevo.

Guardar Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puedeutilizar en cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventanaClasificaciones, dentro de la ficha Archivar.

Buscar Inicia la búsqueda de mensajes de correo electrónico archivados. Los resultados sedevuelven en función de las condiciones seleccionadas.


3. En el área Buscar, seleccione Archivo para buscar archivos almacenados en todos los almacenes dearchivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda:


Nombre de archivo Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. Tambiénpuede usar los siguientes comodines:



Tipo de archivo Especifique uno de los tipos de archivo de la lista de disponibles o seleccione Todos(valor predeterminado).

Fecha de últimamodificación

Seleccione una opción en la lista, o bien seleccione Personalizar y especifique unintervalo de fechas con los controles de calendario.





4. En el área Buscar, seleccione Calendario para buscar elementos de calendario almacenados entodos los almacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda:


Contiene Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. Tambiénpuede usar los siguientes comodines:



Organizador Especifique el nombre del organizador del evento.

Asunto Busque elementos de calendario con un asunto concreto.

Asistentes invitados Especifique el nombre de las personas invitadas a un evento.

Inicio del evento Seleccione una opción en la lista, o bien seleccione Personalizar y especifique unintervalo de fechas con los controles de calendario.

Ubicación Especifique el nombre de la ubicación en que tiene lugar un evento.





5. En el área Buscar, seleccione Fax para buscar mensajes de fax/SMS almacenados en todos losalmacenes de archivo. Utilice las siguientes funciones de búsqueda:



Contiene Escriba el nombre completo, o una parte, del archivo que desea buscar. Tambiénpuede usar los siguientes comodines:



Tipo Conmute entre fax y SMS por medio de la lista desplegable.

Fecha de envío Seleccione en la lista disponible la fecha en que se envió el fax o SMS.

De Especifique la dirección del remitente que se va a buscar.

Para Especifique la dirección del destinatario que se va a buscar.





NOTA

La opción Búsqueda de faxes sólo se muestra cuando la pestaña Búsqueda de archivado de faxes lahabilita el administrador de GFI Archiver.

1.4.2 Uso de Búsqueda avanzadaBúsqueda avanzada es una extensión de la función Búsqueda simple que permite utilizar una ampliagama de criterios de búsqueda al buscar elementos archivados.

Para usar Búsqueda avanzada

1. En la pestaña Archivo, haga clic en el icono desplegable que hay al lado del cuadro de textoBúsqueda rápida y seleccione Opciones avanzadas.

Captura de pantalla 4: Opciones de Búsqueda avanzada

2. En el área Opciones de búsqueda avanzada, use las siguientes funciones de búsqueda avanzada:



Buscar en loscorreos elec-trónicos

Seleccione el usuario de Active Directory en la lista de disponibles.

Almacén de archi-vos

Define el Almacén de archivo en el que se realizará la búsqueda. Seleccione uno ovarios Almacenes de archivo en la lista disponible de Almacenes de archivo.

Fecha de envío Define la fecha en que se envió el mensaje de correo electrónico que se va a buscar.

Incluye todo-s/cualquiera

Define si se muestran los elementos que cumplen todas las condiciones o los quecumplen cualquiera de las condiciones. En la lista desplegable, seleccione:

Todos: muestra los elementos archivados que cumplen al menos una de las con-diciones especificadas.

Cualquiera: muestra los elementos archivados que cumplen todas las condicionesespecificadas.



Haga clic en este botón para agregar condiciones. Las condiciones disponibles son:Asunto: busque mensajes de correo electrónico que tengan un asunto concreto.

Remitente: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mos-trar de Active Directory® del remitente de correo electrónico cuyos mensajes sebuscan.

Destinatario: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre paramostrar de Active Directory® del destinatario de correo electrónico cuyos men-sajes se buscan.

CCO: especifique la dirección de correo electrónico o el nombre para mostrar deActive Directory® del destinatario cuya dirección se ha escrito en el campo CCO.

Fecha de envío: busque los correos electrónicos enviados antes de una fecha con-creta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione una fecha y selec-cione Es antes, Es después o Es exactamente.

Fecha de recepción: busque los mensajes de correo electrónico recibidos antesde una fecha concreta, después de ella o en dicha fecha. Escriba o seleccione unafecha y seleccione Es antes, Es después o Es exactamente.

Fecha de inicio: busque elementos de calendario que comiencen antes de unafecha especificada.

Tamaño (KB): busque los elementos que sean mayores, menores o iguales a untamaño concreto. Escriba un tamaño y seleccione Es mayor que, Es menor que yEs exactamente.

Id. de mensaje: busque usando el campo ‘Id. de mensaje’ del encabezado delmensaje. Escriba o pegue el Id. del mensaje del correo electrónico que busca.

Correo electrónico completo - Permite buscar mensajes de correo electrónicoque tengan contenido específico en el cuerpo del correo o sus adjuntos.

Cuerpo: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un contenido espe-cífico en el cuerpo.

Datos adjuntos: busque los mensajes de correo electrónico que tengan un con-tenido específico en los datos adjuntos.

Contiene documento: busque solo los mensajes de correo electrónico que tenganarchivos adjuntos.

Carpeta: busque en los elementos de una carpeta de buzones concreta.

Carpeta/subcarpetas: busque los elementos de una subcarpeta concreta de unacarpeta de buzones.

Etiqueta: busque los mensajes de correo electrónico que contengan una etiquetaespecífica.

NOTA

Haga clic en , que se muestra junto a una condición de búsqueda, para quitarla.



Excluye todas estascondiciones

Define una lista de condiciones que los elementos archivados NO tendrá que cumplir

para que se devuelva como resultado de la búsqueda. Haga clic en y seleccione lascondiciones que desea aplicar. Las condiciones que se pueden seleccionar sonsimilares a las que se han descrito con anterioridad.

NOTA

Haga clic en , que se muestra junto a un criterio de búsqueda, para quitarlo de labúsqueda.

Volver a opcionesbásicas

Haga clic para volver a la función Búsqueda simple. Para obtener más información,consulte Uso de Búsqueda simple (página 11).


Guardar Guarda las condiciones de búsqueda como una consulta guardada que se puede utilizaren cualquier momento. Las búsquedas guardadas aparecen en la ventanaClasificaciones, dentro de la ficha Archivar.

Buscar Inicia la búsqueda de elementos archivados. Los resultados se devuelven en función delas condiciones seleccionadas.

1.4.3 Búsqueda de correo electrónico con smartphonesEn GFI Archiver se pueden buscar mensajes de correo electrónico con un smartphone.

NOTA

Esta característica es compatible con los siguientes sistemas operativos para móviles:

Android 2.1+

Apple iPhone iOS 4

Blackberry OS5+

Para realizar una búsqueda simple:

1. Inicie el explorador de Internet en el smartphone y escriba la dirección URL en la que se encuentreGFI Archiver con el siguiente formato:

http://<nombre del host de GFI Archiver>/<nombre de la carpeta virtual deGFI Archiver>

Por ejemplo:

http://mydomain.com/Archiver

2. Inicie sesión con sus credenciales.

NOTA

La interfaz de usuario móvil utiliza la misma configuración de idioma que la que haya configurado elusuario en GFI Archiver. Para obtener más información, consulte Cambiar las preferencias de usuario(página 46).

3. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Buscar.


4. Examine los resultados que se muestran con los controles que se proporcionan para tal fin. Losresultados se clasifican por fecha en orden descendente.

NOTA

La característica de búsqueda en móviles devuelve 10 mensajes de correo electrónico por página. Conlos controles que se proporcionan puede examinar otras páginas. El número máximo de resultados es5000.

Captura de pantalla 5: Vista de conversación en smartphone

5. Escriba el texto que desea buscar y haga clic en Ver conversación para mostrar los mensajes decorreo electrónico relacionados.

NOTA

La interfaz de usuario móvil se centra en la búsqueda de archivos de correo electrónico. Para lascaracterísticas de búsqueda avanzada y exploración, acceda a GFI Archiver desde el equipo.

NOTA

La interfaz de usuario móvil permite que los usuarios accedan SÓLO a su buzón.

1.5 Acceso a varios buzonesDesde la ficha Archivo también puede examinar los elementos archivados en los buzones de otrosusuarios, siempre que se le haya otorgado acceso a su archivo. Un usuario con derechos


administrativos puede otorgar o revocar el acceso a los buzones de otros usuarios desde lacaracterística Control de acceso de GFI Archiver.

NOTA

La característica Buscar usuario para agregar está deshabilitada si el usuario con la sesión iniciadano tiene acceso a los buzones de otros usuarios o si no hay mensajes de correo electrónico para ver.

Captura de pantalla 6: Acceso a varios buzones

Para ver los elementos archivados de otro buzón:

1. Escriba el nombre del buzón cuyos elementos archivados va a ver en el cuadro de búsqueda Buscarusuario para agregar. Aparecerá una lista de nombres que coinciden con el que ha escrito (a cuyosmensajes tiene acceso).

2. Seleccione el usuario y haga clic en el símbolo que hay junto al campo de búsqueda.

3. En el campo Examinar conversaciones de:, seleccione el usuario que se acaba de agregar.

4. Examine o busque los elementos archivados que se muestran con los controles que se proporcionanpara tal fin.


1.6 GFI MailInsights®

GFI MailInsights ® es una utilidad para la generación de informes incluida en GFI Archiver que utilizalos elementos archivados para proporcionar información relativa al uso y a las tendencias de loscorreos. Utilice esta característica para generar informes de gestión y de recursos humanos queproporcionen información sobre el uso o el uso incorrecto del correo electrónico y los recursos.

NOTA

GFI MailInsights® solo está habilitado para los usuarios a los que se haya otorgado los derechos deacceso requeridos. Para obtener más información, póngase en contacto con el administrador delsistema.

Los informes disponibles son:

NOMBRE DE INFORME DESCRIPCIÓN

Flujo de comunicación Supervise los patrones de comunicación de usuarios/gruposdentro y fuera de la organización.

Uso de correo web Identifique los usuarios que intercambian con mayor fre-cuencia mensajes de correo electrónico con servicios decorreo web. Identifica una potencial fuga de datos o un usoinapropiado del correo electrónico.

Respuesta de correo electrónico Vea el tiempo medio que tardan los usuarios en responde alcorreo electrónico interno y externo.

Uso del almacenamiento Conozca el impacto de los archivos adjuntos en los costes dealmacenamiento de mensajes de correo electrónico. Creedirectivas de retención adecuadas para controlar el espacio dealmacenamiento relacionado con el correo electrónico.

Cuentas inactivas Devuelve una lista de cuentas de usuario que han recibidocorreo electrónico, pero que no han respondido en el tiempoespecificado.

Palabras inapropiadas Realice un seguimiento del lenguaje inadecuado en el correoelectrónico que viole las directivas de la empresa.

Spammers internos Descubra qué usuarios internos tienden a incluir demasiadosdestinatarios en los campos Para/CC/CCO.

Fuera de las horas de oficina Devuelve una lista de cuentas de correo internas en las quehay actividad de envío fuera del horario de oficina. Detectecomportamientos que pueden necesitar más investigación.

Detección de pérdida de datos Identifique los mensajes de correo electrónico con números delas tarjetas de crédito más usadas y de la seguridad social, uotros documentos e información confidenciales.

Búsqueda de trabajo Identifique mensajes de correo electrónico enviados orecibidos que contengan currículos o cuyos destinatarios seansitios de búsqueda de empleo.

Búsqueda de frase Busque frases o términos específicos en correos electrónicosarchivados.

Tráfico de usuarios Vea el número de mensajes de correo electrónico que seintercambian entre los usuario o grupos seleccionados y suscontactos.


NOMBRE DE INFORME DESCRIPCIÓN

Temas de correo electrónico Enumere los temas y las palabras comunes que se encuentranen los mensajes de correo electrónico que se intercambianentre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos.

Indicadores del rendimiento del correoelectrónico

Analice los mensajes de correo electrónico enviados yrecibidos para clasificar la productividad de los usuarios enfunción de un conjunto de indicadores de rendimientopredefinidos.

Informe de mensajes de correo elec-trónico grandes

Identifique mensajes de correo electrónico grandes que pue-den ocupar espacio no deseado en su archivo. Los archivosadjuntos de los mensajes de correo electrónico se clasificanen determinadas categorías.

1.6.1 Generación de informes de MailInsightsLos informes generados se envían por correo electrónico al usuario que haya iniciado sesión o a unusuario que se especifique en el campo Reenviar a. Los informes se pueden exportar como adjunto enformato PDF o Excel (.xlsx).

Para generar un informe:

1. Seleccione la pestaña MailInsights® y elija el informe que desee.

2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar.

3. (Opcional) En el campoReenviar a, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario.

NOTA

Al utilizar la opción de reenvío de correo electrónico, el informe lo recibe el usuario que lo genere yaquellos otros que hayan sido especificados en el campo Reenviar a.

NOTA

Puede insertar varias direcciones de correo electrónico separadas por ';'

4. Haga clic en Enviar informe en la parte inferior de cada una de las páginas del informe.

1.6.2 Programación de informes de MailInsightsTodos los informes de MailInsights® pueden programarse para que se ejecuten automáticamente.

Para programar un informe:

1. Seleccione la pestaña MailInsights® y elija el informe que desee.

2. Utilice los filtros disponibles seleccionando el valor por el que se va a filtrar.

3. Haga clic en Programación.


Captura de pantalla 7: Programación de informes de MailInsights®

4. En el campo Nombre de informe, introduzca un nombre significativo para el informe.

5. (Opcional) En el campo Reenviar a, introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario(o destinatarios).

6. En la lista desplegable Programar informe, seleccione la frecuencia de ejecución del informe. Lasopciones disponibles son: Diario, Semanal o Mensualmente.

7. En el campo A, especifique la hora.

8. Haga clic en Guardar y programar informe.

1.6.3 Flujo de comunicaciónEl gráfico Flujo de comunicación proporciona información general de los mensajes de correoelectrónico intercambiados entre los usuarios/grupos seleccionados y sus contactos.


Captura de pantalla 8: Flujo de comunicación de MailInsights®

Filtre el informe usando los siguientes criterios:


Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. Sólo se puedenseleccionar fechas de los últimos 6 meses.

Informe de Seleccione el usuario o grupo de Active Directory®.

Destinatarios Seleccione Internos, Externos o Todos.

Incluir Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios. El valorpredeterminado es los 20 primeros.

Formato deinforme

Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto en for-mato PDF o Excel (.xlsx).

El informe generado muestra el usuario o grupo seleccionados como una única entidad en el centro deun gráfico. Los contactos se segregan por dominios. Cada clúster de dominio se visualiza en un colordiferente. La anchura del borde entre los nodos muestra la fuerza de la relación de correoelectrónico entre las distintas entidades.

La tabla que hay debajo del gráfico muestra la siguiente información:


Correo electrónico de contacto Dirección de correo electrónico de contacto.

Mensajes de correo electrónico envia-dos

Número total de mensajes de correo electrónico enviados.



Mensajes de correo electrónico reci-bidos

Número total de mensajes de correo electrónico recibidos.

Total de mensajes de correo elec-trónico

Número total de mensajes de correo electrónico enviados y reci-bidos.

Última comunicación Fecha y hora del último mensaje de correo electrónico envia-do/recibido.

1.6.4 Uso de correo webEl área Uso de correo web permite generar un informe que muestra la interacción de los usuariosinternos con las cuentas de correo electrónico web.

Captura de pantalla 9: Uso de correo web de MailInsights

El informe se puede filtrar mediante los siguientes criterios:




Incluir Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios, el valorpredeterminado es los 20 primeros.

Formato deinforme



El informe generado muestra un gráfico que representa el total de mensajes de correo electrónicoenviados y recibidos en el periodo especificado. El área Resumen, que se encuentra en la partesuperior del informe, muestra los proveedores de correo web más frecuentes, con un resumen de losmensajes de correo electrónico enviados y recibidos por proveedor.

La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información:


Usuario Dirección de correo electrónico del usuario.

Total de mensajes de correo elec-trónico

Número total de contactos internos.

Mensajes de correo electrónico envia-dos

Número total de mensajes de correo electrónico enviados.

Mensajes de correo electrónico reci-bidos

Número total de mensajes de correo electrónico recibidos.

Promedio/día Promedio de mensajes de correo electrónico enviados y recibidosal día.

Porcentaje total Porcentaje del total de mensajes de correo electrónico web.

NOTA

El informe Uso de correo web abarca los siguientes proveedores de correo web: Hotmail; Gmail;Yahoo!; Live; AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com; Gmx.com; Mail.ru; Hushmail.com;Rediff.com

1.6.5 Respuesta de correo electrónicoEl informe Capacidad de respuesta del correo electrónico muestra el tiempo medio que tardan losempleados en responder a los mensajes de correo electrónico.


Captura de pantalla 10: Respuesta de correo electrónico de MailInsights®



Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 7 días).Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses.


Incluir Especifique el número de resultados hasta un máximo de 1.000 destinatarios, el valor pre-determinado es Todos.

Clasificarpor

Especifique el método de clasificación. Las opciones son:Por nombre (predeterminado)

Por capacidad de respuesta

Formato deinforme


El informe generado contiene un gráfico de barras que representa la capacidad de respuesta, enhoras, en el eje x y los usuarios en el eje y. Los datos se ordenan en función de los criterios definidos.

La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional:


Usuario Nombre o dirección de correo electrónico del usuario.



Media de respuestas Capacidad de respuesta media de todos los mensajes de correo electrónico(horas).

Media de respuestas inter-nas

Tiempo medio de respuesta a los usuarios internos (horas).

Media de respuestas exter-nas

Tiempo medio de respuesta a los mensajes de correo electrónico externos(horas).

1.6.6 Uso del almacenamientoEl informe Uso del almacenamiento muestra la cantidad de espacio utilizado por diferentescategorías de archivos adjuntos.

Captura de pantalla 11: Uso del almacenamiento de MailInsights®



Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes). Sólose pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses.

Informe de Seleccione Todos (predeterminado), usuario o grupo de Active Directory®

Tipo de ele-mento

Seleccione una las siguientes opciones disponibles: Mensajes de correo electrónico, Archi-vos o Correos electrónicos y archivos.

Formato deinforme



El informe generado consta de columnas que representan diferentes categorías de archivos adjuntos.El eje x del gráfico muestra las diferentes categorías de tamaño, y el eje y el tamaño de los archivosadjuntos.

NOTA

Las categorías de archivos adjuntos que contiene el informe de uso del almacenamiento son:Imágenes, Documentos, Música, Vídeos y Otros

La tabla situada bajo el gráfico contiene la siguiente información adicional:


Fecha Fecha de la recepción de correo electrónico.

Tamaño total Tamaño total del archivo adjunto.

Imágenes Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Imágenes.

Documentos Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Documentos.

Música Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Música.

Vídeos Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Vídeos.

Otros Tamaño total del archivo adjunto de la categoría Otros.

1.6.7 Cuentas inactivasEl área Cuentas inactivas le permite generar un informe que muestre las cuentas internas que ya noestán activas.


Captura de pantalla 12: Cuentas inactivas de MailInsights®




Formato deinforme


NOTA

Una cuenta inactiva es una cuenta que ha recibido mensajes de correo electrónico pero que no haenviado ninguno en el intervalo de fechas abarcado.

El informe devuelve una lista de cuentas inactivas.

1.6.8 Palabras inapropiadasEl área Palabras inapropiadas le permite generar un informe que identifique el uso de lenguajeinadecuado en los mensajes de correo electrónico. Como palabras inapropiadas se pueden incluirpalabras que se consideran sexistas, racistas o malsonantes.


Captura de pantalla 13: Palabras inapropiadas de MailInsights®



Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (hoy). Sólo sepueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses.

Destinatarios Seleccione Todos, Sólo internos, Sólo externos

Formato deinforme


El informe generado muestra los datos en una tabla con la siguiente información:


Fecha y hora Fecha y hora del correo electrónico

Remitente Dirección de correo electrónico del remitente

Asunto Asunto del correo electrónico

1.6.9 Spammers internosEl informe Spammers internos permite generar una lista que identifica las cuentas de correoelectrónico interno de los usuarios que incluyen un gran número de destinatarios en sus mensajes decorreo electrónico. Este informe tiene en cuenta los destinatarios de los campos Para, CC o CCO.


Captura de pantalla 14: Spammers internos MailInsights®




Incluir Especifique la cantidad de cuentas de correo electrónico que incluyen hasta un máximo de1000 usuarios.

Formato deinforme


Los datos del informe se muestran en forma de tabla con la siguiente información:


Nombre de usua-rio

Nombre o dirección de correo electrónico del remitente.

Promedio de des-tinatarios

Promedio de destinatarios que han recibido correo electrónico del remitente durante elperiodo de tiempo especificado.

1.6.10 Fuera de las horas de oficinaEste informe se usa para identificar a los usuarios internos que envían mensajes de correo fuera delas horas de oficina.


Captura de pantalla 15: Fuera de las horas de oficina de MailInsights®



Informede

Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados(opción predeterminada) o sobre un grupo de Active Directory®.

Incluir Especifique el número de resultados que se muestran, hasta un máximo de 1.000. El valorpredeterminado es 50.

Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (Este mes). Sólo sepueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses.

Formatodeinforme




Horas deoficina

Especifique un intervalo de horas en función del horario laborable normal de la organización.

Semanalaborable

Seleccione los días laborables de la organización. Los días marcados se consideran parte delhorario de oficina normal.

Días nolaborables

Use el calendario para definir los días no laborables de tanto de fechas pasadas como futuras.Las fechas seleccionadas se muestran en la ventana que aparece. Los días no laborables incluyenlos festivos y los días en los que cierre la empresa.

IMPORTANTELa configuración sólo se guardará cuando el informe se haya generado correctamente. Si salede la página antes de que se genere el informe, se perderá la configuración.

NOTASi se usa el botón Borrar todo, se borrarán las fechas configuradas en todos los años.

En los ejemplos siguientes se describe cómo funcionará el informe cuando se configura en escenariostípicos:

Escenario 1: Una organización cuyo horario laborable es de lunes a viernes con la hora de inicio yfinalización en el mismo día, por ejemplo, de 9.00 a. m. a 6.00 p. m.

El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 6.00 p. m. y las 9.00 a. m.de lunes a viernes, y todo el día del sábado y domingo.

Escenario 2: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalizaciónvan más allá de medianoche, por ejemplo, de 8.00 p. m. a 5.00 a. m.

En este caso, el informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. ylas 8.00 p. m. de lunes a viernes y los enviados en sábado y domingo. Los mensajes de correo enviadoslos sábados entre medianoche y las 5.00 a. m. no se tendrán en cuenta, ya que se considera que sehan enviado dentro del horario laborable normal.

Escenario 3: Una organización en que se trabaja de lunes a viernes. La horas de inicio y finalizaciónvan más allá de medianoche; los miércoles son festivos.


El informe abarcará los mensajes de correo electrónico enviados entre las 5.00 a. m. y las 8.00 p. m.de lunes a viernes, los enviados en sábado y domingo y todos los enviados el miércoles de medianochea medianoche.

Los resultados del informe generado se muestran en un gráfico de barras horizontales. Encima delgráfico aparece un resumen del informe que muestra los tres usuarios que han enviado más mensajesde correo electrónico fuera de las horas de oficina.

La tabla situada bajo el gráfico muestra la siguiente información adicional:


Correo electrónico Dirección de correo electrónico del usuario

Número de correos electrónicosenviados

Número de mensajes de correo electrónico enviados fuera de lashoras de oficina

1.6.11 Detección de pérdida de datosUtilice este informe para detectar mensajes de correo electrónico que puedan contener datosconfidenciales. El informe detectará mensajes de correo electrónico tanto enviados como recibidosque contengan:

Números de las principales tarjetas de crédito (VISA, Mastercard, American Express, Diner’s Club,Discover)

Números de la seguridad social de los EE.UU.

Documentos e información confidenciales

NOTA

El informe analiza el correo electrónico tanto enviado como recibido en busca de un usuarioseleccionado.


Captura de pantalla 16: Informe de detección de pérdida de datos de MailInsights®



Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (últimos 3meses). Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses.

Informe de Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos los empleados(opción predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory®.

Destinatarios Destinatarios internos, externos o ambos. La opción predeterminada es ambos.

Formato deinforme


Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modoascendente. Encima de la tabla aparece un resumen del informe que incluye los 3 principalesremitentes.

La tabla contiene la siguiente información:


Fecha Muestra la fecha y la hora del correo electrónico.

Remitente Dirección de correo electrónico del remitente.



Asunto Asunto del correo electrónico.

NOTALas entradas de la columna Asunto contienen un vínculo que permite mostrar el correoelectrónico detectado.

Tipo de pér-dida

El tipo de pérdida puede ser: Tarjeta de crédito, número de la seguridad social, datosconfidenciales, información médica,

NOTASi se detecta más de un tipo de pérdida, sólo se muestra la primera.

1.6.12 Búsqueda de trabajoUtilice este informe para identificar a aquellos usuarios internos que intercambien correoselectrónicos con sitios de búsqueda de empleo. El informe detecta correos electrónicos enviados yrecibidos que contengan currículos.

NOTA

El informe puede identificar correos electrónicos tanto enviados como recibidos por un usuarioseleccionado.


Captura de pantalla 17: Informe de búsqueda de trabajo de MailInsights



Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes).Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses.

Informe de Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos losempleados (opción predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory®.

Dominios La lista de dominios de esta área se agregará a los criterios de búsqueda del informe.Agregue dominios escribiendo la dirección URL en el campo disponible y haciendo clic

en . Para quitar un dominio, haga clic en . Borrar todo elimina todas lasdirecciones URL de la lista.La lista predeterminada de sitios de búsqueda de empleo incluye: Monster.com;Jobster.com; jobcentral.com; hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com;simplyhired.com; jobing.com; reed.co.uk; jobsearch.co.uk; monster.co.uk;totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com.

Formato deinforme

Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjuntoen formato PDF o Excel (.xlsx).

Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modoascendente. Un resumen del informe que aparece encima de la tabla muestra los 3 principalesusuarios que hayan intercambiado correos electrónicos con dominios de búsqueda de empleo.




Fecha Muestra la fecha y la hora del correo electrónico.


Asunto Asunto del correo electrónico.

NOTALas entradas de la columna Asunto contienen un vínculo que permite mostrarel correo electrónico detectado.

1.6.13 Búsqueda de fraseBusque frases o términos específicos en correos electrónicos archivados utilizando el informe debúsqueda de frase. El informe ejecuta consultas de búsqueda en todos los cuerpos de correoselectrónicos y en los archivos adjuntos para detectar aquellos mensajes que contengan términosespecíficos y muestra los resultados en forma de gráfico circular o de líneas apiladas.

NOTA

El informe detecta frases en correo electrónico tanto enviado como recibido de un usuario o gruposeleccionado.


Captura de pantalla 18: Informe de búsqueda de frase de MailInsights



Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada (este mes).Sólo se pueden seleccionar fechas de los últimos 6 meses.

Informe de Permite elegir a quiénes se aplica este informe. Genere un informe sobre todos losempleados (opción predeterminada) o sobre un grupo o usuario de Active Directory®.

Tipo de gráfico Elija entre gráfico circular o gráfico de barras apiladas El gráfico circular muestra el por-centaje total de correos electrónicos de los resultados encontrados, mientras que el grá-fico de líneas apiladas muestra el número de correos electrónicos enviados por día.

Frases Las frases pueden estar formadas por 1 o más palabras. Utilice comillas (") para buscarfrases exactas o introduzca palabras sin comillas si desea buscar cualquiera de las palabrasintroducidas. Existe un límite de 10 frases que garantiza que el informe no consumarecursos excesivos o tarde demasiado en ejecutarse.



Formato deinforme

Seleccione el tipo de formato de salida. Los informes se pueden exportar como adjunto enformato PDF o Excel (.xlsx).

Los resultados del informe generado se publican en una tabla ordenada por fecha de modoascendente. Encima de la tabla aparece un resumen del informe que indica el número total decorreos electrónicos y el total de mensajes que coinciden con una frase.



Fecha Muestra la fecha y la hora de envío del correo electrónico.


Asunto Muestra el asunto del correo electrónico. Si tiene permiso para ver el correo electrónico,puede hacer clic en las entradas de la columna Asunto para mostrar el correo electrónicodetectado.

Frase La frase que se encontró en el correo electrónico.

1.6.14 Informe de trafico de usuariosEl gráfico Tráfico de usuarios proporciona información general sobre el número de mensajes decorreo electrónico que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos.También muestra direcciones de correo electrónico únicas del correo enviado o recibido.

Captura de pantalla 19: Tráfico de usuarios de MailInsights®






Formato deinforme


El informe generado muestra la comunicación con respecto al usuario o grupo seleccionados. Lasdirecciones de correo electrónico que se muestran en la tabla muestran las distintas comunicacionesintercambiados entre la dirección de correo electrónico concreta y el usuario o grupo seleccionados.

La tabla que hay debajo del gráfico muestra la siguiente información:


Dirección de correoelectrónico

Dirección de correo electrónico de contacto.

Enviados Número total de mensajes de correo electrónico enviados.

Recibidos Número total de mensajes de correo electrónico recibidos.

Interna Número total de mensajes de correo electrónico internos enviados y recibidos.

Entrante Número total de mensajes de correo electrónico entrantes de fuera de la orga-nización.

Saliente Número total de mensajes de correo electrónico salientes enviados a direccionesde fuera de la organización.

1.6.15 Informe de temas de correo electrónicoEste informe muestra los temas que se encuentran en los mensajes de correo electrónico que seintercambian entre los usuario o grupos seleccionados y sus contactos. También muestra las palabrasmás comunes que se encuentran en los mensajes de correo electrónico. Este informe usa los índicesde búsqueda para identificar los términos más usados.


Captura de pantalla 20: Temas de correo electrónico de MailInsights®





Formato deinforme


El informe generado muestra el buzón seleccionado (que pertenece a un usuario o a un grupo) alprincipio del informe. Un resumen del informe muestra las 5 palabras clave más utilizadas del usuarioseleccionado y el número total de mensajes de correo electrónico de cada palabra clave. Un gráficode barras apiladas muestra las 10 palabras clave más usadas en el eje x, mientras que en el eje ymuestra el número de veces que se encuentran dichas palabras.

Los datos se desglosan en dos tablas debajo del gráfico como se indica a continuación:

TABLA DESCRIPCIÓN

Palabras clave más usa-das en la organización

Tabla que muestra las palabras clave y el número total de instancias de cadapalabra clave.

Temas de correo elec-trónico

Una tabla que contiene la fecha, el remitente y el asunto de todos los mensajesde correo electrónico encontrados y la frase que se busca.


NOTA

La tabla Palabras clave más usadas en la organización muestra información de los almacenes dearchivo que abarcan el período de tiempo solicitado parcial o completamente. La tabla Temas decorreo electrónico muestra sólo información de los mensajes de correo electrónicos recibidos en elperiodo seleccionado.

1.6.16 Informe de indicadores del rendimiento del correoelectrónicoEl informe Indicadores del rendimiento del correo electrónico clasifica la productividad de losusuarios en función de un conjunto de indicadores de rendimiento predefinidos, comparando lastendencias de uso del correo electrónico del usuario a lo largo de un periodo de tiempo. Losresultados son relevantes cuando el informe se realiza sobre un grupo de personas cuya descripcióndel trabajo coincide, ya que dichas personas tener tendencias de uso del correo electrónico similares.

Los cálculos del rendimiento se basan en los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos. Losresultados se muestran de acuerdo con los siguientes indicadores:


Sociable Persona afable, a la que le gusta charlar y realizar actividades con otros.

Toma la ini-ciativa

Tiene la capacidad de evaluar y emprender actividades de forma independiente.

Expresivo Persona capaz de transmitir pensamientos o sentimientos de forma eficaz.

Organizado Enfoque sistemático, le gusta el orden y puede encargarse eficazmente de las tareas que sele asignen.

Responsable Cumple su obligación de realizar algo como parte de un trabajo o función.

Determinados mensajes de correo electrónico se pueden excluir del informe, con el fin de eliminar losirrelevantes, como los boletines o las notificaciones automáticas.


Captura de pantalla 21: Informe Indicadores del rendimiento del correo electrónico de MailInsights®



Ámbito Especifique el intervalo de fechas o utilice la configuración predeterminada. SeleccioneÚltimos 6 meses o Últimos 12 meses.


Mensajes decorreo elec-trónicoexcluidos

Escriba las direcciones de correo que desea excluir del informe. Por ejemplo, puede excluirlos boletines o las notificaciones automáticas del sistema. Por ejemplo, *@news-letters.com.



Ponderación Las ponderaciones representan las categorías de usuario que suelen definir a usuarios con unrol concreto. Por ejemplo, cabe esperar que un comercial envíe más mensajes de correoelectrónico de los que recibe, mientras que en el caso de un director contable cabe esperartodo lo contrario. Seleccione una las opciones siguientes:

Normal: usuario que envía y recibe una cantidad de mensajes de correo electrónico simi-lar.

Remitente frecuente: usuario que, desempeñando su función, cabe esperar que envíemás mensajes de correo electrónico de los que recibe.

Destinatario: usuario que suele recibir más mensajes de correo electrónico de los queenvía.

Formato deinforme


El informe generado contiene un gráfico de barras con datos codificados por colores. La informacióndel buzón seleccionado (que pertenece a un usuario o a un grupo) se interpreta en dos etiquetassituadas debajo del gráfico. La tabla consta de la siguiente información:

TABLA DESCRIPCIÓN

Factores Muestra una valoración para cada indicador de rendimiento por mes (o por usuario si elinforme se genera para un grupo).

Estadísticas reco-piladas

Se muestra el número total de mensajes de correo electrónico por usuario (si el informese genera para un grupo) o por mes.

Dirección de correo electrónico (usuario)/mes

Total enviados

Total recibidos

Total de respuestas enviadas

Total de mensajes de correo electrónico dirigidos a varios destinatarios recibidos

Total de mensajes de correo electrónico dirigidos a varios destinatarios enviados

Archivos adjuntos enviados

Archivos adjuntos recibidos

1.6.17 Informe de mensajes de correo electrónico grandesEl informe de correo electrónico grande identifica los mensajes de correo electrónico cuyo tamañosea superior al especificado que se intercambian entre los usuario o grupos seleccionados y suscontactos. También muestra las categorías del archivo adjunto (por ejemplo vídeo, imágene4s,música, documentos, etc.).


Captura de pantalla 22: Correos electrónicos grandes de MailInsights®




Informede

Seleccione el usuario o grupo de Active Directory®.

Tamaño Define el tamaño total del correo electrónico, en MB (mensaje y archivos adjuntos). En el informese muestran todos los mensajes de correo electrónico cuyo tamaño es superior al especificado. Eltamaño mínimo es 5 MB y es el configurado de manera predeterminada.

El informe generado muestra el buzón del usuario o grupo seleccionado al principio del informe. Unresumen del informe muestra los 5 usuarios principales y el tamaño total de los mensajes de correoelectrónico del periodo especificado. Dos gráficos muestran una representación gráfica del tamaño delos mensajes de correo electrónicos enviados de forma porcentual, uno es para los principalesusuarios y el otro para las categorías de los archivos adjuntos. Por ejemplo, si el usuario A envía 5mensajes de correo electrónico de 5 MB cada uno (un total de 25 MB) y el usuario B enviar 4 mensajesde correo electrónico de 10 MB cada uno (un total de 40 MB), el usuario B tendrá un porcentajesuperior en el gráfico.

Los datos se desglosan en una tabla que se muestra debajo del gráfico como se indica a continuación:


TABLA DESCRIPCIÓN

Fecha Muestra la fecha y la hora de envío del correo electrónico.


Asunto Muestra el asunto del correo electrónico. Si tiene permiso para ver elcorreo electrónico, puede hacer clic en las entradas de la columnaAsunto para mostrar el correo electrónico detectado.

Número de destinatarios Número total de destinatarios que han recibido correo electrónico delremitente durante el periodo de tiempo especificado.

Categoría de archivos adjuntos Las categorías de los archivos adjuntos (por ejemplo vídeo, imágene4s,música, documentos, etc.).

Tamaño Tamaño total del correo electrónico, incluyendo los archivos adjuntos.

1.7 Cambiar las preferencias de usuario1. Haga clic en el nombre de usuario que se muestra en la esquina superior derecha de la pantalla.

2. En el cuadro desplegable Opciones de idioma, seleccione el idioma que desea que se muestre.

3. En el área Tamaño máximo de página, configure el número de correos electrónicos que semuestran por página.

4. En el área Formato de fecha/hora de informes de auditoría (sólo está disponible si se inicia sesióncomo administrador), cambie el formato de fecha/hora para mostrar en los informes de auditoría.

5. En el área Establecer la zona horaria, use la lista desplegable para configurar la zona horariacorrecta. La fecha y la hora de los mensajes de correos electrónicos de GFI Archiver se mostraránsegún este parámetro.

6. Haga clic en Guardar.

GFI Archiver 2 Configuración de acceso del cliente | 47

2 Configuración de acceso del clienteGFI Archiver ofrece integración con distintos clientes y tecnologías de correo electrónico para que losusuarios puedan acceder a sus datos archivados desde lugares remotos, cuando estén en la oficina odurante los desplazamientos. Utilice la página Acceso del cliente para descargar y configurarcualquiera de los siguientes elementos:


GFI ArchiverOutlook Connector

Un complemento de Microsoft Outlook® que permite a los usuarios ver elementosarchivados desde su cliente Microsoft Outlook.

GFI ArchiverArchive Assistant

Una herramienta que permite a los usuarios archivar de forma manual mensajes decorreo electrónico, archivos y elementos de calendario que se encuentren en elprograma Microsoft Outlook®.

File Archive Assis-tant de GFI Archi-ver

Un agente que permite a los usuarios almacenar archivos automáticamente desde unacarpeta sincronizada o manualmente desde cualquier ubicación de su equipo.

GFI Archiver TouchApp para Windows8/RT

Una aplicación que permite a los usuarios buscar datos archivados directamente desdeWindows 8 o Windows RT.

Acceso a IMAP Configurar una cuenta IMAP en su cliente de correo electrónico preferido para visualizarelementos archivados en buzones a los que pueda acceder.

2.1 Instalación de Outlook ConnectorOutlook Connector permite a los usuarios sincronizar sus carpetas de Microsoft Outlook® con los datosarchivados por GFI Archiver.

Outlook Connector se puede descargar desde GFI Archiver:

1. Abra GFI Archiver.

2. Seleccione la pestaña Acceso del cliente.

3. Haga clic en la ficha Outlook Connector .

4. Seleccione uno de los vínculos de las opciones de descarga disponibles para descargar OutlookConnector. Las opciones disponibles son:


Outlook Connector (Outlook de 32bits)

Descargue Outlook Connector para la versión de 32 bits de MicrosoftOutlook.

Outlook Connector (Outlook de 64bits)

Descargue Outlook Connector para la versión de 64 bits de MicrosoftOutlook.

5. Haga doble clic en el archivo y siga las indicaciones del asistente para realizar la instalación

6. Para comprobar la instalación, confirme en Microsoft Outlook que se ha creado una carpetallamada GFI Archiver Buzón de.

NOTA

Para obtener información sobre cómo usar Outlook Connector, consulte el manual del mismo OutlookConnector, que se puede encontrar en: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadDocumentation.

Véase también:

http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadDocumentation


Requisitos del sistema del Conector de Outlook

2.1.1 Requisitos del sistema de Outlook® Connector

2.1.2 Software

NOTA

Los equipos en los que se implementa Outlook Connector deben poder conectarse al servidor de GFIArchiver.

COMPONENTE DESCRIPCIÓN

Versiones de MicrosoftOutlook compatibles: 32 y 64bits

Microsoft Outlook® 2003 (incluyendo los Service Pack 1, 2, 3 o 4)

Microsoft Outlook® 2007 (incluyendo los Service Pack 1 o 2)

Microsoft Outlook® 2010


Sistemas operativoscompatibles

Windows® 8/8.1

Windows® 7

Windows® Vista

Windows® Server 2003



Windows® Server 2012 R2

Otros componentesnecesarios

Internet Explorer® 7 o posterior (sólo modo de compatibilidad de Inter-net Explorer® 9)/Mozilla Firefox/Google Chrome/Safari®

Puerto 80 HTTP (o puerto 443 predeterminado HTTPS para lasconexiones seguras): lo usa Outlook Connector para conectarse con GFIArchiver.

NOTA

Outlook Connector no se puede instalar en Microsoft® Exchange Server.

NOTA

Si se usa una herramienta de filtrado web, ésta se debe configurar para permitir todas las solicitudesHTTP entre el servidor de GFI Archiver y Outlook Connector. Asegúrese de que el filtro web no bloqueala dirección IP, el nombre NETBIOS y el nombre DNS del servidor de GFI Archiver. Para obtener másinformación, consulte:

http://go.gfi.com/?pageid=MAR_WebFiltering

http://go.gfi.com/?pageid=MAR_WebFiltering


2.1.3 HardwareCOMPONENTE REQUISITOS

Procesador Procesador a 1 GHz, o superior.

Memoria Mínima: 512 MB de RAMRecomendada: 2 GB de RAM

Almacenamiento físico La instalación de Outlook Connector requiere 20 MB de espacio en el disco físico.Se necesita más espacio para almacenar los encabezados de los mensajes decorreo electrónico y los propios correos electrónicos para el acceso sin conexión.

2.1.4 Descarga de GFI Archiver Archive AssistantArchive Assistant es un complemento instalado en Microsoft Outlook® que permite a los usuariosarchivar manualmente mensajes de correo electrónico y elementos de calendario del clienteMicrosoft Outlook en GFI Archiver. De forma predeterminada, los elementos archivados en GFIArchiver se organizan en una estructura de carpetas idéntica a la del buzón del usuario en MicrosoftOutlook.

Archive Assistant se puede descargar desde GFI Archiver.

IMPORTANTE

Archive Assistant no estará disponible para su descarga si Archivado manual no se ha habilitado en GFIArchiver. Para obtener más información al respecto, póngase en contacto con el administrador delsistema.

1. En el equipo donde desee instalar Archive Assistant, inicie sesión en GFI Archiver mediante lainterfaz de usuario web.

2. Vaya a Acceso a cliente > Archive Assistant.

3. Haga clic en Descargar Archive Assistant.

4. Espere a que se complete la descarga. El archivo de instalación debería ejecutarseautomáticamente.

5. Siga el asistente para completar la instalación.

NOTA

Archive Assistant se puede instalar en Microsoft Outlook® 2003, 2007, 2010 y 2013.

GFI Archiver 3 Configuración de Archive Assistant | 50

3 Configuración de Archive AssistantCuando se instala Archive Assistant, la configuración predeterminada es suficiente para que elcomplemento funcione. Sin embargo, es posible personalizar distintas opciones de acuerdo con laspreferencias del usuario.

Para cambiar la configuración predeterminada:

1. Abra Microsoft Outlook®.

2. En la cinta de Microsoft Outlook®, haga clic en Archive Assistant.

3. En el menú desplegable, haga clic en Configuración.

Captura de pantalla 23: Archive Assistant Parámetros de configuración de .

4. Haga clic en la ficha Conexión.

5. En el área Autenticación, especifique uno de los métodos de autenticación o ambos:


Autenticación de Windows Archive Assistant utiliza sus credenciales de Windows® para conectarse al ser-vidor de GFI Archiver. Este método se utiliza cuando está trabajando en unentorno de intranet y está conectado al mismo dominio de Active Directory®

que el servidor de GFI Archiver.



Autenticación per-sonalizada

Seleccione este método de autenticación para conectarse a GFI Archiver desdeuna ubicación remota situada fuera de la red de su organización. El nombre deusuario y la contraseña incluidas en esta sección se autentican en el servidorde GFI Archiver.

IMPORTANTECuando la autenticación de formularios se configura en el servidor,Archive Assistant requiere una autenticación personalizada.

6. En el área Dirección del servicio de GFI Archiver, seleccione entre las siguientes opciones:


Predeterminado Este campo contiene la dirección del servidor si Archive Assistantse instala a través de GPO y el administrador del sistema ha imple-mentado también la dirección del servidor. Si el campo está enblanco, recibirá un error al tratar de archivar mensajes de correoelectrónico.

Personalizado Especifique manualmente la dirección en la que está instalado GFIArchiver.

Ignorar errores de la directiva SSL Esta opción está habilitada de forma predeterminada. Permite queArchive Assistant se conecte con GFI Archiver, ignorando loserrores de la directiva SSL al validar el certificado remotofacilitado por GFI Archiver para la autenticación. Esto permite alos usuarios conectarse al servidor de GFI Archiver mediante SSLaunque el servidor esté utilizando un certificado autofirmado,caducado, retirado, comprometido o que no sea válido por otromotivo.

IMPORTANTE

La dirección del servicio de GFI Archiver está siempre configurada como Predeterminada, aunqueArchive Assistant se instale de forma manual. Si el campo está en blanco, realice las siguientesacciones:

1. Póngase en contacto son el administrador del sistema y solicite la dirección del servidor

2. Haga clic en el botón Personalizado y escriba la dirección facilitada en el campo de dirección.

7. Haga clic en la ficha Almacenamiento manual. En General, configure las siguientes opciones deOperaciones de archivado:


Reintentar auto-máticamente en caso deerror recuperable

Cuando está seleccionada, Archive Assistant vuelve a intentar archivar auto-máticamente el correo electrónico seleccionado si se produce un problema delque se recupera.

Cerrar automáticamenteel cuadro de diálogo alfinalizar

Seleccione esta opción para cerrar automáticamente el diálogo Progreso delarchivado después de archivar el correo electrónico seleccionado.

8. Haga clic en la ficha Opciones de eliminación.

9. Configure las siguientes opciones de los mensajes de correo electrónico y de los elementos decalendario de Microsoft Outlook:



No eliminar losmensajes archi-vados

Seleccione esta opción para que ningún correo electrónico ni elemento del calendariosea eliminado tras ser almacenado.

Eliminar per-manentemente losmensajes archi-vados inme-diatamente

Cuando está seleccionada, los mensajes de correo electrónico o elementos de calen-dario se eliminan en cuanto se archivan.

Eliminar per-manentemente losmensajes archi-vados después deN días

Especifique el número de días que se conservarán las copias locales de los mensajes oelementos de calendario después de que se hayan almacenado (el valor predeterminadoes 30 días).

Ejecutar ahora ladirectiva de eli-minación en losmensajes que yaestén archivados

Cuando está habilitada, el método de retención seleccionado se aplica a todos los men-sajes de correo electrónico o elementos de calendario antiguos que hayan sido archi-vados, pero aún no eliminados. Si esta opción no está seleccionada, la eliminación demensajes de correo electrónico/elementos de calendario será efectiva exclusivamenteen correos electrónicos archivados a partir de ese día.

NOTA

Esta configuración no afecta a los mensajes de correo electrónico y elementos de calendarioalmacenados en el almacén de archivo de GFI Archiver y no resulta afectada por las políticas deretención configuradas en GFI Archiver.

10. Haga clic en Aceptar.

3.1 Implementación de File Archive AssistantFile Archive Assistant permite a los usuarios archivar archivos, tales como documentos o imágenes.Esto se puede hacer manualmente desde cualquier ubicación en su equipo o automáticamentemediante la colocación de los archivos que necesitan archivar en una carpeta sincronizada con GFIArchiver. File Archive Assistant se puede instalar manualmente o a través de los objetos de directivade grupo (GPO) de Active Directory®.

La implementación de File Archive Assistant requiere los siguientes pasos:

PASO DESCRIPCIÓN

Paso 1 Descarga de File Archive Assistant

Paso 2 Instalar File Archive Assistant en los equipos cliente

Paso 3 Configurar File Archive Assistant

Paso 4 Configurar roles y permisos para el archivado de archivos en GFI Archiver (este paso lolleva a cabo el administrador del sistema)

Paso 5 Configurar los parámetros predeterminados de File Archive Assistant en GFI Archiver (estepaso lo lleva a cabo el administrador del sistema)

3.1.1 Descarga de File Archive AssistantFile Archive Assistant se puede descargar desde GFI Archiver como archivo ejecutable:


1. En el equipo donde desee instalar File Archive Assistant, inicie sesión en GFI Archiver mediante lainterfaz de usuario web.

2. Vaya a Acceso del cliente > File Archive Assistant.

3. Seleccione una de las siguientes opciones:

OPCIÓN

Descargar la versión de 32 bits

Descargar la versión de 64 bits

4. Seleccione Ejecutar para iniciar el asistente para instalación de inmediato o seleccione Guardarpara descargar el archivo de instalación en la ubicación que desee. A continuación, haga doble clic enel archivo descargado para ejecutarlo.

5. Siga el asistente para completar la instalación.

Véase también:

Configuración de File Archive Assistant

3.1.2 Configuración de File Archive AssistantFile Archive Assistant se puede instalar manualmente o a través del administrador del sistemamediante Objeto de directiva de grupo (GPO). Para ambos tipos de instalación se tiene que configurarla URL del servidor de GFI Archiver. Esta es la dirección que utiliza File Archive Assistant paraconectar con GFI Archiver.

Debería poder utilizar File Archive Assistant al iniciar sesión en el equipo. Sin embargo, si laautenticación falla, podrá cambiar la configuración de conexión que permite a File Archive Assistantcomunicarse con el servidor de GFI Archiver.

Para configurar manualmente File Archive Assistant:

1. En la barra de herramientas de escritorio de Microsoft Windows de su equipo, haga clic con elbotón secundario en el icono File Archive Assistant .

2. En la pestaña Conexión, configure las siguientes opciones:


Autenticaciónde Windows

File Archive Assistant utiliza sus credenciales de Windows para conectarse al servidor de GFIArchiver. Este método se utiliza cuando está trabajando en un entorno de intranet y estáconectado al mismo dominio de Active Directory® que el servidor de GFI Archiver.

Autenticaciónpersonalizada

Seleccione este método de autenticación para conectarse a GFI Archiver desde una ubi-cación remota situada fuera de la red de su organización. El nombre de usuario y la contra-seña incluidas en esta sección se autentican en el servidor de GFI Archiver.

Dirección delservidor paraGFI Archiver

Proporcione la dirección del servidor en la que está instalado GFI Archiver. Si File ArchiveAssistant está instalado mediante GPO, la dirección del servidor se proporcionará auto-máticamente en el campo Predeterminado. Si el campo de dirección del servidor está enblanco, recibirá un error al tratar de archivar mensajes de correo electrónico.

Ignorar erro-res de ladirectiva SSL

Si está opción está habilitada, File Archive Assistant ignora los errores del certificado deseguridad al intentar conectar con el servidor de GFI Archiver.Esto permite a los usuarios conectarse al servidor de GFI Archiver mediante SSL aunque elservidor esté utilizando un certificado autofirmado, caducado, retirado, comprometido o queno sea válido por otro motivo.


NOTA

Los usuarios pueden seleccionar los métodos de autenticación de Windows y autenticaciónpersonalizada, siempre que las credenciales de usuario introducidas en el campo Autenticaciónpersonalizada sean del mismo usuario con la sesión iniciada en el equipo. La aplicación intentaráutilizar la autenticación de Windows de forma predeterminada, pero si esto falla, intentará utilizar laconfiguración de Autenticación personalizada.

IMPORTANTE

Si inicia sesión en Windows e introduce las credenciales de autenticación personalizada para un usuariodistinto, se borrará todos el historial de actividades y se deshabilitarán las carpetas sincronizadas. Setienen que crear carpetas sincronizadas nuevas para el usuario nuevo (se crea una carpeta sincronizadanueva predeterminada si esta función se configura en GFI Archiver).

3. Haga clic en Aplicar.


3.1.3 Adición de una carpeta de sincronizaciónLa sincronización de archivos permite a los usuarios sincronizar archivos entre su equipo y GFIArchiver. Los archivos colocados en las carpetas de sincronización se cargan automáticamente en GFIArchiver.

Para agregar carpetas de sincronización, haga clic con el botón secundario en el icono File ArchiveAssistant de la bandeja del sistema para abrir el cuadro de diálogo de configuración.

En la página Configuración de File Archive Assistant:

1. Haga clic en la pestaña Carpetas de sincronización.

2. Haga clic en Agregar para abrir el asistente para carpetas de sincronización.

3. Haga clic en ....

4. Desplácese para seleccionar la carpeta de destino en el servidor de GFI Archiver. Entre lasopciones adicionales se incluyen las siguientes:


Agregar buzón Esta función permite agregar el buzón de otro usuario como destino para suselementos archivados. Introduzca un nombre de usuario de Active Directoryen el campo Buscar buzón. Una vez seleccionado el nombre, haga clic enAgregar buzón.NOTAPara agregar el buzón de otro usuario, deberá tener acceso a ese buzón.

Nueva carpeta Para crear una nueva carpeta de destino en el servidor de GFI Archiver,haga clic en Nueva carpeta.

5. Revise la ruta de la carpeta de destino y haga clic en Siguiente.

6. Desplácese para seleccionar la carpeta de destino en su equipo. Esta carpeta se sincronizará conGFI Archiver y todos los archivos que contenga se archivarán automáticamente en GFI Archiver.

7. Revise la ruta de la carpeta local y haga clic en Siguiente.


8. Haga clic en Finalizar.

3.2 Implementación de la App de GFI Archiver para Windows8/RTGFI Archiver Touch App permite a los usuarios conectar con su almacén desde Windows 8 o WindowsRT. Los usuarios pueden examinar el almacén de archivo de GFI Archiver y acceder a los mensajes decorreo electrónico, archivos, faxes y SMS archivados.

GFI Archiver Touch App se puede descargar desde: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadApp

3.2.1 Requisitos del sistemaOPCIÓN DESCRIPCIÓN

Procesadores compatibles x86, x64 y ARM

Sistemas operativos compatibles Microsoft Windows 8, 8.1 o RT

Otros Conexión HTTP con el servidor de GFI Archiver

3.2.2 Configuración de GFI Archiver Touch AppUna vez descargado GFI Archiver Touch App, tendrá que configurar los parámetros de conexión quepermiten a la app descargar datos del servidor de GFI Archiver.

1. Abra GFI Archiver Touch App.

http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadApp


2. Introduzca la siguiente información:


Host Escriba el nombre del servidor donde está instalado GFI Archiver.

URL Introduzca la dirección de GFI Archiver con este formato:http://[servername]/Archiver

Username/Email Address Escriba el nombre de usuario que utiliza para acceder a la interfazde usuario de GFI Archiver o su dirección de correo electrónico.

Contraseña Introduzca la contraseña asociada a su nombre de usuario de GFIArchiver o su dirección de correo electrónico.

Domain Introduzca la dirección del dominio de Active Directory en la queestá instalado GFI Archiver.



Number of Search Results Introduzca el número de resultados que desea que muestre GFIArchiver Touch App.

Live Tile Enabled Marque esta opción para permitir que los datos dinámicos se mues-tren en el mosaico de GFI Archiver Touch App en el escritorio.

3. (Opcional) Si tiene que borrar previamente los datos introducidos, haga clic en Restablecer.

4. Haga clic en Save Settings para continuar.

3.3 Configuración del acceso al cliente IMAP de GFI ArchiverGFI Archiver admite distintos clientes de correo electrónico que utilizan IMAP para transferirmensajes de correo electrónico archivados desde los almacenes de archivo al cliente de correoelectrónico. Los usuarios pueden acceder a sus correos electrónicos almacenados con uno de losclientes de correo electrónico admitidos que figuran a continuación:

Aplicación de correo electrónico de Android

Apple Mail

Aplicación de correo electrónico de iOS5





Microsoft Outlook® 2011 para Mac

Mozilla Thunderbird

Windows® Live Mail

NOTA

El protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP) es un protocolo de Internet para la recuperaciónde correo electrónico. Puede que al habilitar IMAP por primera vez observe un retraso hasta que elcliente de correo electrónico se sincronice con GFI Archiver para recuperar mensajes de correoelectrónico archivados.

Visualización de buzones compartidos

Como usuario con acceso a los buzones de otros usuarios, podrá utilizar su cuenta IMAP paravisualizar los buzones compartidos a los que tenga acceso. Para ello, es necesario configurar unanueva cuenta para cada buzón compartido. Siga las instrucciones sobre cómo crear una nueva cuentade cliente IMAP en su cliente de correo electrónico preferido. Sin embargo, escriba su nombre deusuario utilizando el siguiente formato: <su dirección de correo electrónico> ¦<dirección de correo electrónico del usuario> utilizando su propia contraseña.

Funcionalidad Eliminación de carpeta, Cambio de nombre de carpeta y Eliminación de correoelectrónico


GFI Archiver 2014 y las versiones posteriores ofrecen la funcionalidad Eliminación de carpeta, Cambiode nombre de carpeta y Eliminación de correo electrónico al conectarse con IMAP mediante uno delos clientes compatibles.

3.3.1 Configuración de IMAP en AndroidSiga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en dispositivos Android:

NOTA

La siguiente configuración requiere una conexión a Internet.

1. Inicie el cliente de correo electrónico y seleccione la opción de crear una nueva cuenta de correoelectrónico IMAP.

2. Configure las siguientes opciones del servidor de correo entrante:

OPCIÓN VALOR

Dirección de correo electrónico: [Dirección de correo electrónico completa]

Contraseña: [Su contraseña]

3. En el modo de configuración manual, introduzca la siguiente información:

OPCIÓN VALOR

Nombre deusuario:

[Dirección de correo electrónico completa]


Servidor IMAP: [Nombre del servidor IMAP]

Puerto: Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por el admi-nistrador del sistema.

Tipo de segu-ridad:

Seleccione el tipo de seguridad que le haya facilitado el administrador del sistema.

NOTASi Tipo de seguridad se configura como Ninguna, la conexión con el servidor IMAP noestará cifrada.

4. Después de introducir los parámetros de configuración de IMAP, el dispositivo comprobará laconfiguración de entrada.

5. Cuando se le solicite, introduzca la configuración del servidor de salida suministrada por eladministrador del sistema. El dispositivo comprueba la configuración de salida.

NOTA

Las instrucciones de configuración dependen de la versión del sistema operativo Android. Consulte ladocumentación de su dispositivo para obtener más información sobre cómo configurar una nuevacuenta IMAP.

3.3.2 Configuración de IMAP en Apple Mail 3.0Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en Apple Mail 3.0:


NOTA


1. Haga clic en Mail > Preferencias...

2. En la ficha Cuentas, haga clic en el botón + para agregar una nueva cuenta.


OPCIÓN VALOR

Nombre: [Su nombre]

Dirección de correo: [Dirección de correo electrónico completa]


4. Haga clic en Continuar.

5. Introduzca la siguiente información del servidor de correo entrante:

OPCIÓN VALOR

Tipo de cuenta: Seleccione IMAP

Descripción Introduzca la descripción de la cuenta

Servidor de correo entrante: [Nombre del servidor IMAP]

Nombre de usuario: [Dirección de correo electrónico completa]


6. Haga clic en Continuar para ver la pantalla Seguridad del correo entrante.

7. Seleccione Usar SSL (Secure Sockets Layer) para conectarse a GFI Archiver utilizando una conexióncifrada.

NOTA

Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada.

8. Introduzca la siguiente información del servidor de correo saliente:

OPCIÓN VALOR

Servidor de correo saliente: [Nombre del servidor SMTP]

Usar autenticación: seleccionado

Nombre de usuario: [Nombre de usuario]



10. Compruebe el Resumen de cuenta y haga clic en Crear.

11. Seleccione la cuenta que acaba de crear.

12. En la ficha Avanzado, especifique la siguiente información:


OPCIÓN VALOR

Puerto Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por el administradordel sistema.

UsarSSL

Seleccione conectarse a GFI Archiver utilizando una conexión cifrada.

3.3.3 Configuración de IMAP en iOS5Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en iOS5:

NOTA


1. Pulse Ajustes y seleccione Correo, contactos, calen.

2. En la secciónCuentas, pulse Añadir cuenta.

3. Seleccione la opción Otras de la lista.

4. Seleccione Añadir cuenta y especifique la siguiente información:

OPCIÓN VALOR

Nombre: [Su nombre]

Dirección: [Dirección de correo electrónico completa]


Descripción: [Descripción significativa]

5. Pulse Siguiente. El dispositivo se conectará a Internet y comprobará la cuenta.

6. Seleccione IMAP y especifique la siguiente información:

DETALLES DEL SERVIDOR DE CORREO ENTRANTE: VALOR

Nombre del host: [Nombre del servidor IMAP]



DETALLES DEL SERVIDOR DE CORREO SALIENTE: VALOR

Nombre del host: [Nombre del servidor SMTP]

Nombre de usuario: [Nombre de usuario]


NOTAEl administrador del sistema debe proporcionar los detalles del servidor de correo saliente.

7. Pulse Siguiente. Si se produce un error indicando que No se puede conectar con SSL, pulse Sí paracontinuar sin SSL y, a continuación, pulse Guardar.


NOTA

SSL se puede configurar una vez guardada la nueva cuenta de correo electrónico. Si SSL no estáhabilitada, la conexión no será cifrada.

8. Busque en Correo, contactos, calen. la cuenta creada dentro de la sección Cuentas.

9. Pulse el nombre de cuenta y desplácese hasta Avanzado.

10. En Ajustes de entrada, cambie el número del Puerto del servidor al valor predeterminado 44143o al número especificado por el administrador del sistema.

11. Pulse Usar SSL para activar la opción.

12. Pulse Siguiente. El dispositivo verificará la información proporcionada.

3.3.4 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook® 20031. Inicie Outlook®.

2. En el menú Herramientas, haga clic en Cuentas de correo electrónico.

3. En Cuentas de correo electrónico, haga clic en Agregar una nueva cuenta de correo electrónicoy, a continuación, haga clic en Siguiente.

4. Haga clic en IMAP como tipo de cuenta a crear y, a continuación, haga clic en Siguiente.

5. En la sección Información sobre el usuario especifique la siguiente información:

OPCIÓN VALOR

Su nombre: [Su nombre]


6. En la sección Información del servidor especifique la siguiente información:

OPCIÓN VALOR

Servidor de correo entrante(IMAP):

[Nombre del servidor IMAP]

Servidor de correo saliente(SMTP):

[Nombre del servidor SMTP suministrado por el administrador delsistema]

7. En la sección Información de inicio de sesión especifique la siguiente información:

OPCIÓN VALOR



8. Haga clic en Más configuraciones > Avanzadas y especifique la siguiente información:

OPCIÓN VALOR

Servidor de entrada (IMAP): Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el númeroespecificado por el administrador del sistema.

Este servidor precisa unaconexión cifrada

Seleccione esta opción para conectarse utilizando una conexión cifrada.


NOTA

Si SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada.

9. Haga clic en Siguiente una vez termine de especificar estos datos de la configuración y haga clic enFinalizar.


2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

3. En la pestaña Configuración de correo, haga clic en Cuentas de correo electrónico.

4. Haga clic en Nuevo.

5. En el cuadro de diálogo Configuración automática de la cuenta, seleccione Configurarmanualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales y haga clic en Siguiente.

6. Haga clic en Correo electrónico de Internet y, a continuación, en Siguiente.


OPCIÓN VALOR




OPCIÓN VALOR

Tipo de cuenta: IMAP





OPCIÓN VALOR




OPCIÓN VALOR


Usar el siguiente tipo deconexión cifrada:

Seleccione el método de cifrado suministrado por el administrador delsistema.

NOTASi se le solicita, acepte el certificado de seguridad.


NOTA

Si se selecciona ‘NINGUNO’ como tipo de cifrado, la conexión no será cifrada.

11. Haga clic en Siguiente una vez termine de especificar estos datos de la configuración y haga clicen Finalizar.


2. En el menú Archivo, haga clic en Información y después en Configuración de la cuenta.

3. Seleccione Configuración de la cuenta en la lista.

4. En la pestaña Correo electrónico, haga clic en Nuevo.

5. Seleccione la casilla Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidoresadicionales y haga clic en Siguiente.



OPCIÓN VALOR




OPCIÓN VALOR






OPCIÓN VALOR




OPCIÓN VALOR






NOTA



3.3.7 Configuración de IMAP en Microsoft Outlook 20131. Inicie Outlook®.

2. En el menú Archivo, haga clic en Información y después en Configuración de la cuenta.

3. Seleccione Configuración de la cuenta en la lista.

4. En la pestaña Correo electrónico, haga clic en Nuevo.

5. Seleccione la casilla Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidoresadicionales y haga clic en Siguiente.



OPCIÓN VALOR




OPCIÓN VALOR






OPCIÓN VALOR




OPCIÓN VALOR






NOTA



3.3.8 Configuración de IMAP en Outlook® 2011 para MacSiga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en Outlook® 2011 para Mac:

1. Abra Outlook® 2011.

2. Si aparece la pantalla de bienvenida a Outlook®, haga clic en Agregar cuenta. De lo contrario,haga clic en Herramientas > Cuentas, seguido de + en la barra de menús.

3. Haga clic en Cuenta de correo.


OPCIÓN VALOR




Tipo: Seleccione IMAP

Servidor de entrada: [Nombre del servidor IMAP]

Seleccione Anular puerto pre-determinado y escriba el número depuerto:

Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o elnúmero especificado por el administrador del sistema.

Usar SSL para conectar (recomendado) Seleccione conectarse a GFI Archiver utilizando una conexióncifrada.

NOTASi SSL no está habilitada, la conexión no será cifrada.

Servidor de salida: [Nombre del servidor SMTP suministrado por el administradordel sistema]

NOTA

Anule la selección de Configurar automáticamente.

5. Haga clic en Agregar cuenta.

6. En la ventana Cuentas, haga clic en Más opciones y establezca Autenticación en Utilizarinformación del servidor de entrada.

7. Haga clic en Avanzadas y seleccioneUsar IMAP IDLE si el servidor lo admite para que le notifique sise recibe un nuevo mensaje.



3.3.9 Configuración de IMAP en Mozilla Thunderbird 10Siga las siguientes instrucciones para configurar IMAP en Mozilla Thunderbird 10:

1. En Thunderbird, seleccione Archivo > Nuevo > Cuenta de correo.

2. En la pantalla Configuración de cuenta de correo, especifique la siguiente información:

OPCIÓN VALOR

Su nombre: [Nombre y apellidos]




NOTA

Haga clic en Cancelar para evitar que Thunderbird detecte automáticamente la configuración de lacuenta y, a continuación, haga clic en Config. manual.

4. En Configuración de cuenta de correo, especifique la siguiente información:

OPCIÓN VALOR

Entrante: En el menú desplegable, seleccione IMAP.

Nombre del servidor: [Nombre del servidor IMAP]

Puerto: [Usar predeterminado]

SSL: Seleccione el tipo de cifrado facilitado por el administrador del sistema.


Identificación: [Contraseña normal]

Saliente: [Usar la configuración suministrada por el administrador del sistema]

5. Haga clic en Config. avanzada y en el nombre de la cuenta ubique la opción Configuración delservidor. Introduzca la siguiente información:

OPCIÓN VALOR

Puerto: Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número especificado por eladministrador del sistema.

Nombre deusuario:

[Dirección de correo electrónico completa]

6. Una vez Thunderbird haya comprobado la información de la cuenta, haga clic enCrear cuenta.

7. Haga clic en Recibir para descargar correos electrónicos.

3.3.10 Configuración de IMAP en Windows® Live Mail1. Abra Windows® Live Mail y, en la pestaña Cuentas, haga clic en Correo electrónico.

2. En la ventana Agrega tus cuentas de correo electrónico, especifique la siguiente información:


OPCIÓN VALOR

Dirección de correo: [Dirección de correo electrónico completa]


Definir manualmente la configuración del servidor: [Seleccionado]

3. Haga clic en Siguiente.

4. En la ventana Definir la configuración del servidor, especifique la siguiente información:

OPCIÓN VALOR

Información del servidor decorreo entrante:

Tipo de servidor: [Número de puerto]

Dirección del servidor: [Nombre del servidor IMAP]

Puerto: Utilice el número de puerto predeterminado 44143 o el número espe-cificado por el administrador del sistema.

Requiere una conexión segura(SSL):

Seleccione conectarse a GFI Archiver utilizando una conexión cifrada.


Método de autenticación: [Texto no cifrado]

Información del servidor decorreo saliente:

[Usar los detalles suministrados por el administrador del sistema]

5. Haga clic en Siguiente y, a continuación, en Finalizar.

GFI Archiver 4Glosario | 68

4 Glosario

A

Active DirectoryTecnología que proporciona diversos servicios de red, entre los que se incluyen los serviciosde directorio de tipo LDAP.

ADVéase Active Directory

ADMLos archivos de ADM son archivos de plantilla utilizados por las directivas de grupo para des-cribir dónde se almacenan los parámetros de directiva en el registro. Los archivos ADM tam-bién describen la interfaz de usuario que los administradores ven en el complemento editorde objeto de directiva de grupo.

Administración de almacenes de archivoTecnología GFI Archiver que permite poner en cola y programar los almacenes de archivopara usarlos en función de los diferentes períodos de tiempo.

Administrador del sistema de ExchangeConsola MMC especializada que permite administrar una organización de Exchange.

Administradores de grupoGrupo de usuarios de GFI Archiver cuyos miembros pueden examinar y realizar búsquedas entodos los usuarios que forman parte de su grupo de Active Directory.

Almacenamiento de instancia individualBrinda la posibilidad de conservar una copia de un correo electrónico que se comparte entrevarios usuarios. Es una forma de eliminar la duplicación de datos y aumentar la eficiencia, yaque se reduce la cantidad de espacio en disco necesario para almacenar mensajes de correoelectrónico.

Almacenes de archivoConjunto de orígenes de correo electrónico, metadatos de correo electrónico e índices de bús-queda en GFI Archiver.

Archivo PSTArchivo que se usa para almacenar copias locales del correo electrónico, eventos del calen-dario, contactos y otros elementos en Microsoft Office Outlook.

Auditoría de actividad de base de datosSistema que utiliza las capacidades de rastreo de Microsoft SQL Server para registrar toda laactividad dentro de una base de datos de archivo.


Auditoría de interacción del usuarioSistema que permite registrar la actividad de todos los usuarios mientras utilizan la interfazweb de GFI Archiver.

B

Base de datos FirebirdSistema de bases de datos relacionales de código abierto.

BuzónDirectorio o carpeta que se emplea para la recepción, archivo y almacenamiento de mensajesde correo electrónico.

C

Carpetas públicasCarpeta común compartida entre usuarios de Microsoft Exchange que permite el intercambiode información.

D

Directivas de categorizaciónSistema de categorización de GFI Archiver que permite categorizar el correo electrónicosegún su etiqueta.

Directivas de retenciónUn sistema que permite controlar durante cuánto tiempo se mantienen los correos espe-cíficos en los almacenes de archivo.

E

EncabezadosInformación que precede al texto del mensaje (cuerpo). Incluye el remitente, destinatario,asunto, marcas horarias de envío y recepción, etc.

Esquema de base de datosEstructura de una base de datos que define las tablas, los campos de esas tablas y la relaciónentre los campos y tablas.

ExOLEDBVéase Proveedor OLE DB de Exchange

Extensiones multipropósito de correo InternetEstándar que extiende el formato del correo electrónico para que sea compatible con textoque no sea ASCII, archivos adjuntos que no sean de texto, cuerpos de mensaje con varias par-tes e información de encabezado en juegos de caracteres no ASCII.


G

GFI Archiver Outlook ConnectorHerramienta de GFI Archiver que permite sincronizar carpetas de Microsoft Outlook con losdatos de correo electrónico archivados por GFI Archiver.

GFI MailInsightsUtilidad para la creación de informes incluida en GFI Archiver que aprovecha los mensajes decorreo electrónico archivados para proporcionar información relativa al uso y a las tendenciasde los correos.

GPOVéase Objetos de directiva de grupo

H

Hilo de conversaciónLista de mensajes de correo electrónico que forman una conversación entre dos o más usua-rios.

I

IMAPVéase Protocolo de acceso a mensajes de Internet

Í

Índice de búsquedaSistema que recopila, analiza y almacena los datos para permitir la recuperación rápida y pre-cisa de la información.

Interfaz de programación de aplicaciones de mensajeríaArquitectura de mensajería para Microsoft Windows que permite enviar correo electrónicodesde una aplicación de Windows y adjuntar un documento al correo electrónico.

M

MAISVéase Servicio de importación de GFI Archiver

MAPIVéase Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería

MetadatosDatos que proporcionan información acerca de los mensajes de correo electrónico archivadosen GFI Archiver.


Microsoft SQL ServerSistema de administración de bases de datos relacionales de Microsoft.

MIMEVéase Extensiones multipropósito de correo Internet

Modo de autenticación mixtaUn método de autenticación de SQL Server que permite la autenticación en Windows y SQLServer.

N

Nivel funcional de dominioLos niveles funcionales del dominio proporcionan un método para habilitar las funciones pre-sentes en todo el dominio en su entorno de servicios de dominio de Active Directory. Existenvarios niveles de funcionalidad de dominio, en función de su entorno de red.

O

Objetos de directiva de grupoGestión centralizada de Active Directory y sistema de configuración que controla lo que losusuarios pueden y no pueden hacer en una red informática.

OneClick RestoreUn método sencillo de restaurar mensajes de correo electrónico archivados en el buzón delusuario. Restaura dichos mensajes tal y como estaban en el momento de su eliminación, obien los envía al usuario como un archivo adjunto de correo electrónico.

Outlook Web AccessServicio de correo web de Microsoft Exchange Server. Se usa para acceder al correo elec-trónico, contactos, tareas, etc. utilizando una interfaz web cuando Microsoft Office Outlookno está disponible.

OWAVéase Outlook Web Access

P

POP3Véase Protocolo de oficina de correos versión 3

Privilegios de accesoPermisos concedidos a usuarios o grupos de usuarios para llevar a cabo diversas operacionesen los mensajes de correo electrónico.

Protocolo de acceso a mensajes de InternetUno de los dos protocolos de Internet más usados para la recuperación de mensajes de correoelectrónico, el otro es POP3.


Protocolo de oficina de correos 3Protocolo que utilizan clientes de correo electrónico local para recuperar mensajes de correoelectrónico de los buzones a través de una conexión TCP/IP.

Proveedor OLE DB de ExchangeMétodo utilizado para acceder a un almacén local de Microsoft Exchange Server mediante OLEDB y ADO de Microsoft.

PST ExporterHerramienta basada en agentes que, una vez implementada en los equipos de destino, extraelos mensajes de correo electrónico de archivos PST para que los procese el Servicio de impor-tación de GFI Archiver.

R

Recuperación de estructura de carpetas de buzónCaracterística de GFI Archiver que permite sincronizar la estructura de carpetas de los buzo-nes de Microsoft Exchange con GFI Archiver.

Registro en diarioCaracterística de Microsoft Exchange Server que almacena copias de los mensajes de correoelectrónico en un buzón central para diversos fines, incluido el archivado del correo.

S

Servicio de importación de GFI ArchiverHerramienta de GFI Archiver que importa datos de mensajes de correo electrónico de unarchivo a GFI Archiver.

5 Índice

A

Active Directory 11, 14, 22-23, 25-26, 31, 34, 36, 38, 40-41, 43, 45, 50, 52-54, 56

archivar 6, 11, 16, 47, 49, 51-53

B

buzones 5-6, 15, 17, 47, 57

C

Control de acceso 17

D

destinatario 10-11, 15, 20-21, 44

directivas de categorización 9

Directivas de retención 19

Documentación 58

E

encabezados 8, 49

exportar 20, 22-23, 25-26, 28-31, 34, 36, 39-41, 44

G

GFI MailInsights

Generación de informes 19

Glosario 68

I

IMAP 47, 57-58, 60-66

Informes de auditoría 46

Internet Explorer 48

O

OneClick Restore 9

P

Preferencias de usuario 46

R

Requisitos del sistema

Hardware 48, 55

X

x86 55

Z

Zona horaria 46

GFI Archiver Índice | 73

GFI USA INC.

1005 Slater Road, Suite 300, Durham, NC 27703, USA

Teléfono: +1 (888) 243-4329

Fax: +1 (919) 379-3402

[email protected]

REINO UNIDO Y REPÚBLICA DE IRLANDA

Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, REINO UNIDO

Teléfono: +44 (0) 870 770 5370

Fax: +44 (0) 870 770 5377

[email protected]

EUROPA, ORIENTE MEDIO Y ÁFRICA

GFI House, Territorials Street, Mriehel, BKR 3000, Malta

Teléfono: +356 2205 2000

Fax: +356 2138 2419

[email protected]

AUSTRALIA Y NUEVA ZELANDA

83 King William Road, Unley 5061, South Australia

Teléfono: +61 8 8273 3000

Fax: +61 8 8273 3099

[email protected]

mailto:[email protected]




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