Ayacucho - Unidad de Gestión Educativa Local de Huanta...
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GOBIERNO REGIONAL DE AYACUCHO DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN DE AYACUCHO
UNIDAD DE GESTIÒN EDUCATIVA LOCAL DE HUANTA
“AÑO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO”
Huanta - Ayacucho
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
Simplificación administrativa para mejorar la gestión
educativa
INTRODUCCIÓN El Manual de Procedimientos (MAPRO) de la Unidad de Gestión Educativa Local de Huanta, es un instrumento descriptivo y de sistematización normativa, tiene un carácter instructivo e informativo. Contiene en forma detallada, las acciones que se siguen en la ejecución de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones y guarda coherencia con las respectivas normas legales y normas administrativas, en el cual se precisa los objetivos, alcances, bases legales, requisitos requeridos; así como, el flujograma.
Es tarea de la administración, facilitar los mecanismos que permitan el ordenamiento, simplificación del procedimiento, para el desenvolvimiento de la gestión administrativa, la cual redunde en la prestación eficiente y efectiva de los servicios públicos.
El Manual de Procedimientos Administrativos (MAPRO) que presentamos consta de once (11) procesos relacionados con los trámites que con mayor frecuencia demandan los usuarios externos e internos de la Unidad de Gestión Educativa Local de Huanta. Estos procesos cuya ruta y secuenciase han definido considerando el Principio de Simplicidad de la Ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General, eliminando toda complejidad innecesaria, se presentan en forma ordenada y agrupada en función de las Áreas o Unidades Orgánicas que conforman la Estructura de la UGEL Huanta, las mismas que son responsables de su ejecución y diligenciamiento para brindar un servicio eficiente y oportuno al ciudadano.
En el marco del proceso de la descentralización, modernización del Estado, la democratización de la educación y con la finalidad de lograr los objetivos de cada uno de los procedimientos, es imperante el mejoramiento de prestación de servicios educativos, para el efecto se pone a consideración de la población del ámbito de la provincia de Huanta.
ÍNDICE
PÁG.
INTRODUCCIÓN 02
INDICE 03
DATOS GENERALES 04
CUADRO DE PROCESOS DE MAYOR DEMANDA 05
ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA 06
Elaboración de Informe Escalafonario- Flujograma 07- 08
Asignación por Tiempo de Servicios (25 o 30 años).-Flujograma 09- 11
Expedición de Resolución de Subsidio por Luto y Gastos de Sepelio - Flujograma 12- 14
Reconocimiento de Pensión por Viudez, Orfandad o Cesantía - Flujograma 15-17
Licencia por Enfermedad – Maternidad -Flujograma 18-20
Licencia Sin Goce de Haber.- Flujograma 21- 23
Expedición de Constancias de pago de Remuneraciones y Pensiones (Constancia de Haberes).- Flujograma
24- 26
ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA 27
Visación de Certificado de Estudios - Flujograma 28-30
ANEXOS
Protocolo “Gestionar la Dotación del Personal en II.EE. y CETPRO” – Diagrama 31- 35
Protocolo “Distribución de Materiales y Recursos Educativos para las II.EE., Programas y Centro de Recursos Educativos” - Diagrama
36-41
Protocolo “Monitorear el Mantenimiento de los Locales Escolares Educativos en II.EE. y CETPRO” -Diagrama
42-46
ANEXO N°01 Símbolos para diseñar los diagramas 47
DATOS GENERALES 1. OBJETIVO:
Establecer las pautas, fases, acciones, pasos y períodos concatenados entre si y ordenados en forma lógica, para el cumplimiento de los procesos administrativos, con el fin de brindar un mejor servicio al usuario sobre la base de las atribuciones y competencias de las Unidades Orgánicas que conforman la Unidad de Gestión Educativa Local de Huanta.
2. ALCANCE
Las normas, procedimientos y disposiciones contenidas en el presente manual son de aplicación por todas las Unidades Orgánicas de la Unidad de Gestión Educativa Local de Huanta.
3. APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
El Manual de Procedimientos Administrativos de la Unidad de Gestión Educativa Local de Huanta, será aprobado por Resolución Directoral, correspondiendo su actualización, modificación e inclusión de nuevos procedimientos, cuando las circunstancias lo ameriten y justifiquen en el marco de la modernización y descentralización educativa.
CUADRO DE PROCESOS DE MAYOR DEMANDA
N° NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD
ÓRGANICA EQUIPO/OFICINA RESPONSABLE
CÓDIGO
01 Informe Escalafonario
AGA
ESCALAFON ADM-ESC-1
02 Asignación por Tiempo de Servicios (25 o 30 años)
PERSONAL ADM-PER-2
03 Expedición de Resolución de Subsidio por Luto y Gastos de Sepelio.
PERSONAL ADM-PER-3
04 Reconocimiento de Pensión por Viudez, Orfandad o Cesantía.
PERSONAL ADM-PER-4
05
Licencia por Enfermedad - Maternidad
PERSONAL ADM-PER-5
06 Licencia Sin Goce de Haber. PERSONAL ADM-PER-6
07
Expedición de Constancias de pago de Remuneraciones y Pensiones (Constancia de Haberes)
TESORERÍA ADM-TES-7
08 Visación de certificados de estudios.
AGP AGP AGP-1
09 Protocolo “Gestionar la Dotación del Personal en II.EE. y CETPRO”.
AGA PERSONAL ADM-PER-8
10
Protocolo “Distribución de Materiales y Recursos Educativos para las II.EE., Programas y Centro de Recursos Educativos”
AGP AGP AGP-2
11
Protocolo “Monitorear el Mantenimiento de los Locales Escolares Educativos en II.EE. y CETPRO”
AGA AGA AGA-1
OBJETIVO
Obtener información real de su trayectoria laboral y profesional.
BASE LEGAL
Ley N° 28044, General de Educación y su reglamento D.S. N° 011-2012-ED.
Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial.
Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General
Ley N° 27806. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Ley N° 29060, Ley del Silencio Administrativo.
D. L. N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y su reglamento D.S. N°005-90-PCM
Decreto Supremo Nº 004-2013-ED, que aprueba el Reglamento de la Ley de Reforma Magisterial.
Resolución Ministerial N° 563-2015-MINEDU-Instructivo del Sistema Educativo del Escalafón Magisterial.
REQUISITOS
Formulario Único de Tramite (FUT)
Copia del DNI.
Copia del último talón de pago.
Recibo de Pago cancelado en Caja.
ORIGEN
El Procedimiento se origina cuando el administrativo presenta la solicitud con los requisitos por trámite documentario.
DESCRIPCION
TRÁMITE DOCUMENTARIO: (1/2 día hábil)
1. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario
2. Entrega los Documentos a la Oficina de Escalafón.
DIRECCION DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II.
Técnico Administrativo de Escalafón: (01 día hábil)
3. Recepciona y registra los expedientes y verifica la conformidad.
4. Revisa datos del Legajo Personal y genera información mediante el sistema de escalafón.
5. Elabora el Informe Escalafonario, sella y firma.
Técnico Administrativo de Escalafón: (1/2 día hábil)
6. Entrega al administrado el Informe Escalafonario respectivo.
DURACIÓN DE PROCEDIMIENTO: 02 días hábiles
DIRECCION DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE INFORME ESCALAFONARIO CÓDIGO
ADM-ESC-1
EQUIPO DE ESCALAFÓN
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL INFORME ESCALAFONARIO
TOTAL: 02 DIAS HÁBILES
USUARIO TRAMITE DOCUMENTARIO DIRECCION DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO
RESPONSABLE DE ESCALAFÓN OFICINA
DE ESCALAFÓN
½ día 1 día ½ día
Inicio
Presenta solicitud y requisitos (FUT)
Firma el cargo en señal de
conformidad
FIN
Recibe el expediente, verifica si cuenta con el legajo personal
actualizado
¿Conforme?
Se devuelve el expediente para que el usuario pueda
subsanar, dichas observaciones
Elabora el Informe Escalafonario, consignando el
número de registro, y firma el referido
documento.
Entrega el Informe Escalafonario al
Interesado, previo registro
de nombre y firma
Recepciona y numera el expediente
Registra y deriva el expediente a
la Oficina
correspondiente.
NO SI
OBJETIVO
Otorgar asignación económica al servidor cuando cumple 25 o 30 años de servicio.
BASE LEGAL
Ley No. 28044, Ley General de Educación.
Ley No. 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.
Ley No. 29944, Ley de la Reforma Magisterial.
Ley No. 29062, Ley de la Carrera Pública Magisterial.
Ley No. 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública.
Ley del Presupuesto anual vigente.
D.S. 04-2013-ED Reglamento de la Ley de Reforma Magisterial.
D. Ley. Nº 276, su Reglamento D.S. Nº 05-90-PCM.
REQUISITOS
Solicitud (FUT)
Copia del DNI.
Boleta de pago del mes que cumplió 25 o 30 años.
Recibo de pago en Caja, según TUPA.
ORIGEN
El procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos en Tramite
Documentario.
DESCRIPCION
TRÁMITE DOCUMENTARIO: (1/2 día hábil)
1. Ingreso de Documentos a Trámite Documentario
2. Envía los expedientes a la Oficina de Personal.
DIRECCION DE SISTEMA ADMINISTRATIVO:
Oficina de personal: (1/2 día hábil)
3. Recepciona, registra, revisa y tramita para su atención el expediente a la oficina de Escalafón
Oficina de Escalafón: (1 día hábil)
4. La oficina de Escalafón recepciona, registra y atiende el expediente, verificando el historial laboral para el informe
respectivo, básicamente en:
- Nombres y apellidos
- Fecha de ingreso
- Régimen pensionario
- Categoría y/o Grupo ocupacional (cargo del servidor)
- Licencia (sin goce de haber)
- Acumulación de Tiempo de Servicio en otras instituciones Públicas.
- Quinquenios obtenidos.
- Constancias de pagos.
5. La oficina de Escalafón procede a elaborar el tiempo de servicios y determinar la fecha de cumplimiento de 25 ó
30 años del trabajador; luego emite el informe y remite el expediente a la Oficina de Remuneraciones.
Oficina de Remuneraciones: (1 día hábil)
6. La oficina de Remuneraciones recepciona el expediente y procede a elaborar la liquidación, y deriva el informe a
la Oficina de Finanzas.
Oficina de Finanzas: (1 día hábil)
7. Recibe el informe y hace la certificación del crédito presupuestal y remite el expediente a la Oficina de Personal.
DIRECCIÓN DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II
PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIO (25 O 30 AÑOS) CÓDIGO
ADM-PER-2
EQUIPO DE PERSONAL
OFICINA DE PERSONAL:
Responsable de Personal: (1/2 día hábil)
8. Recibe el informe de procedencia o improcedencia; si se declara procedente se ordena la elaboración de la
resolución, caso contrario se le comunica al interesado.
Responsable de Proyectos: (1 1/2 días hábiles)
9. Procede a elaborar el Proyecto de Resolución donde se otorga al trabajador la asignación por 25 ó 30 años de
servicio, y lo remite a la Jefatura de Personal para la firma respectiva.
Jefatura de Personal: (1/2 día hábil)
10. Recepciona el Proyecto de Resolución y firma el documento en señal de conformidad; luego lo deriva a la Jefatura
de Administración de la UGEL para su firma.
DIRECCION DE SISTEMA ADMINISTRATIVO:
Jefatura de Gestión Administrativa: (1 día hábil)
11. Recepciona el Proyecto de Resolución y firma el documento en señal de conformidad; luego lo deriva a la Jefatura
de Gestión Institucional de la UGEL para su firma.
DIRECCION DE GESTIÓN INSTITUCIONAL:
Jefatura de Gestión Institucional: (1 día hábil)
12. Recepciona el Proyecto de Resolución y firma el documento en señal de conformidad; luego lo deriva a la
Dirección de la UGEL para su firma.
ÓRGANO DE DIRECCIÓN:
Secretaria: (1/2 día hábil).
13. Recepciona el Proyecto de Resolución Directoral y lo deriva con los antecedentes respectivos al Director de la
UGEL para la firma.
Director: (1/2 día hábil).
14. Revisa y firma el proyecto de Resolución Directoral; y se deriva a la Oficina de Numeración y Archivo.
Oficina de Numeración y Archivo: (1/2 día hábil).
15. Recepciona la Resolución Directoral firmada, revisa los antecedentes, la foliación y procede a la numeración y
registro.
16. Entrega al usuario y distribuye la Resolución Directoral a las Áreas correspondientes.
DURACIÓN DEL PROCESO: 10 días hábiles
PROCEDIMIENTO: ASIGNACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIO (25 Y 30 AÑOS)
TOTAL: 10 DIAS HÁBILES
USUARIO TRÁMITE
DOCUMENTARIO
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN ORGANO DE DIRECCION
AREA DE PERSONAL
ESCALAFON REMUNERACIÓN FINANZAS PROYECTOS JEF. AGA y
AGI DIRECCIÓN NUMERACIÓN
1/2 día 1 1/2 días 1 día 1 día 1 día 1 1/2 día 2 días 1día 1/2 día
INICIO Recibe y registra
expediente en el SISGEDO y
deriva a la Oficina de
Personal
Recepciona expediente y
elabora liquidación y
deriva el informe a
Finanzas
Recibe y revisa
expediente Recepciona y emite la
certificación del crédito
presupuestal y remite a
Personal
Presenta solicitud
Recibe y firma el
cuaderno de cargos en señal de
conformidad
Guarda información en la base de datos
Revisar datos del Legajo Personal y genera información mediante el sistema
de escalafón.
Emite informe y eleva
Secretaría recepciona proyecto de RD y deriva a Director
para firma
FIN
Recibe, registra y
revisa expediente y
deriva a
Escalafón
Recibe y ordena la elaboración de
proyecto de RD
Elabora proyecto de RD y remite a Personal
para
visación
Recibe, firma proyecto de RD y
deriva a AGA
Jefe AGI recepciona proyecto de RD, firma y
deriva a
Dirección Director
firma proyecto de RD y deriva
a
Numeración
Recepciona RD firmada,
numera, registra y entrega al usuario y
áreas
respectivas.
Jefe AGA recepciona proyecto de RD, firma y
deriva a Jefe
AGI
OBJETIVO
Reconocer oportunamente el beneficio por luto y subsidio por gastos de sepelio a los familiares directos del trabajador
activo o pensionista.
BASE LEGAL
Constitución Política del Perú.
Ley N° 28044, “Ley General de Educación”
Decreto Legislativo N° 276, “Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector
Público”.
Decreto Supremo N° 005-90-PCM, “Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa”.
Ley del Presupuesto del Sector Público para el presente año.
Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial.
Ley No. 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley No. 24029, “ley del Profesorado” y Ley No. 25212, “Modificatoria de la Ley del Profesorado”.
Ley No. 27815, Ley del Código de Ética de la Función Pública.
Decreto Supremo N° 004-2913-ED, Reglamento ley de Reforma Magisterial.
Decreto Supremo No. 019-90-ED, “Reglamento de la Ley del Profesorado”.
Decreto Supremo N° 309-2013-EF, Decreto Supremo que establece el monto único de subsidio por luto y sepelio
a otorgarse a los Profesores comprendidos en la Carrera Pública Magisterial a la que se refiere la ley N° 29944.
REQUISITOS
Solicitud (FUT)
Copia de Documento de Identidad (DNI)
Copia de boleta de pago del mes de fallecimiento.
Partida de Defunción del Causante.
Partida de matrimonio según corresponda.
Partida de Nacimiento del interesado.
Recibo de Pago cancelado en Caja, según TUPA.
En el caso de solicitar Gastos de Sepelio debe adjuntar:
Recibos, boletas o facturas de gastos (ORIGINAL) a nombre del solicitante.
ORIGEN
Se inicia cuando el usuario presenta su solicitud ante la Oficina de Trámite Documentario con los requisitos establecidos.
DESCRIPCIÓN
TRÁMITE DOCUMENTARIO:( 1/2 día hábil) 1. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario
2. Entrega los Documentos al responsable de Escalafón, quien recaba firma y pone fecha de recepción en la Hoja de
Cargo.
DIRECCION DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II.
Responsable de Escalafón: (1 día hábil)
3. Recepciona, registra el expediente, firmando el cargo y verifica los requisitos.
4. Elabora informe y deriva al responsable de Planillas.
DIRECCION DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II
PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN DE RESOLUCIÓN DE SUBSIDIO
POR LUTO Y GASTOS DE SEPELIO
CÓDIGO
ADM-PER-3
EQUIPO DE PERSONAL-ESCALAFÓN
Técnico Administrativo (Planillas): (2 días hábiles)
5. Recepciona, elabora liquidación, prepara informe técnico y deriva el expediente al Área de Personal.
OFICINA DE PERSONAL:
Responsable de Personal: (1/2 día hábil)
6. Recibe el expediente y lo deriva al responsable de Proyectos para la elaboración del Proyecto de Resolución.
Responsable de Proyectos: (1 1/2 días hábiles)
7. Procede a elaborar el Proyecto de Resolución donde se otorga al trabajador la asignación por subsidio por luto y gastos
de sepelio, y lo remite a la Jefatura de Personal para la firma respectiva.
Jefatura de Personal: (1/2 día hábil)
8. Recepciona el Proyecto de Resolución y firma el documento en señal de conformidad; luego lo deriva a la Jefatura de
Administración de la UGEL para su firma.
DIRECCION DE SISTEMA ADMINISTRATIVO:
Jefatura de Gestión Administrativa: (1 día hábil)
9. Recepciona el Proyecto de Resolución y firma el documento en señal de conformidad; luego lo deriva a la Jefatura de
Gestión Institucional de la UGEL para su firma.
DIRECCION DE GESTIÓN INSTITUCIONAL:
Jefatura de Gestión Institucional: (1 día hábil)
10. Recepciona el Proyecto de Resolución y firma el documento en señal de conformidad; luego lo deriva a la Dirección
de la UGEL para su firma.
ÓRGANO DE DIRECCIÓN:
Secretaria: (1/2 día hábil).
11. Recepciona el Proyecto de Resolución Directoral y lo deriva con los antecedentes respectivos al Director de la UGEL
para la firma.
Director: (1/2 día hábil).
12. Revisa y firma el proyecto de Resolución Directoral; y se deriva a la Oficina de Numeración y Archivo.
Oficina de Numeración y Archivo: (1 día hábil).
13. Recepciona la Resolución Directoral firmada, revisa los antecedentes, la foliación y procede a la numeración y registro.
14. Entrega al usuario y distribuye la Resolución Directoral a las Áreas correspondientes.
DURACIÓN DEL PROCESO: 10 días hábiles
PROCEDIMIENTO: RESOLUCIÓN DE SUBSIDIO POR LUTO Y GASTO DE SEPELIO
TOTAL: 10 DIAS HÁBILES
USUARIO TRÁMITE
DOCUMENTARIO
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN AREA AGI ORGANO DE DIRECCION
ESCALAFON PLANILLAS AREA DE
PERSONAL PROYECTOS JEF. AGA JEF. AGI DIRECCIÓN NUMERACIÓN
1/2 día 1 día 2 días 1 día 1 1/2 días 1 día 1 día 1día 1 día
INICIO Recibe y registra
expediente en el SISGEDO y
deriva al responsable
de Escalafón
Recepciona expediente y
elabora liquidación y
deriva el informe a Oficina de
Personal
Recibe y revisa
expediente
Presenta solicitud
Recibe y firma el
cuaderno de cargos en señal de
conformidad
Guarda información en la base de datos
Revisar datos del Legajo Personal y genera información mediante el sistema
de escalafón.
Emite informe y eleva
Secretaría recepciona proyecto de RD y deriva a Director
para firma
FIN
Recibe y ordena la elaboración de
proyecto de RD
Elabora proyecto de RD y remite a Personal
para
visación
Recibe, firma proyecto de RD y
deriva a AGA
Jefe AGI recepciona proyecto de RD, firma y
deriva a
Dirección
Director firma
proyecto de RD y deriva
a
Numeración
Recepciona RD firmada,
numera, registra y entrega al usuario y
áreas
respectivas.
Jefe AGA recepciona proyecto de RD, firma y
deriva a Jefe
AGI
OBJETIVO
Otorgar la pensión por viudez, orfandad o cesantía a quien corresponda.
BASE LEGAL
Ley No. 23495, derogado por Ley No. 28449, Ley que establece las nuevas reglas del Régimen de Pensiones del
Decreto Ley No. 20530.
Ley No. 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
D.L. No. 20530, Régimen de Pensiones y Compensaciones por Servicios Civiles Prestados al Estado no
Comprendidos en el Decreto Ley No. 19990.
D.L. No. 28449, Régimen de Pensiones y Compensaciones por Servicios Civiles Prestados al Estado no
Comprendidos en el Decreto Ley No. 19991.
R.J. No. 125 – 2008 – JEFATURA/ONP.
D.L. No. 817, Ley del Régimen Previsional a cargo del Estado.
Decreto Legislativo N° 276, “Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector
Público”.
Decreto Supremo N° 005-90-PCM, “Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa”.
Ley del Presupuesto del Sector Público para el presente año.
Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial.
Ley No. 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Decreto Supremo N° 004-2913-ED, Reglamento ley de Reforma Magisterial.
REQUISITOS
Pensión por viudez:
Solicitud (FUT) de reconocimiento de pensión.
Copia de Documento de Identidad (DNI) del solicitante.
Resolución de cese por fallecimiento del cónyuge.
Partida de matrimonio civil.
Copia de la boleta de pago del titular.
Sucesión intestada.
Partida de defunción.
Pensión por orfandad:
Solicitud (FUT) de reconocimiento de pensión.
Copia de Documento de Identidad (DNI) de hijos menores de 18 años.
Acta de nacimiento de hijos menores de 18 años.
Copia de la boleta de pago del titular.
Sucesión intestada.
Partida de defunción.
Pensión por cesantía:
Solicitud (FUT) de reconocimiento de pensión.
Copia de la boleta de pago del titular.
DIRECCION DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II
PROCEDIMIENTO: RECONOCIMIENTO DE PENSIÓN POR VIUDEZ,
ORFANDAD O CESANTÍA
CÓDIGO
ADM-PER-4
EQUIPO DE PERSONAL-ESCALAFÓN
ORIGEN
Se inicia cuando el usuario presenta su solicitud ante la Oficina de Trámite Documentario con los requisitos establecidos.
DESCRIPCIÓN
TRÁMITE DOCUMENTARIO:( 1/2 día hábil) 1. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario
2. Entrega los Documentos al responsable de Escalafón, quien recaba firma y pone fecha de recepción en la Hoja de
Cargo.
DIRECCION DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II.
Responsable de Escalafón: (1 día hábil)
3. Recepciona, registra el expediente, firmando el cargo y verifica los requisitos.
4. Elabora informe y deriva al responsable de Planillas.
Técnico Administrativo (Planillas): (2 días hábiles)
5. Recepciona, elabora liquidación, prepara informe técnico y deriva el expediente al Área de Personal.
OFICINA DE PERSONAL:
Responsable de Personal: (1/2 día hábil)
6. Recibe el expediente y lo deriva al responsable de Proyectos para la elaboración del Proyecto de Resolución.
Responsable de Proyectos: (1 1/2 días hábiles)
7. Procede a elaborar el Proyecto de Resolución donde se otorga al trabajador la asignación por pensión por viudez,
orfandad o cesantía, y lo remite a la Jefatura de Personal para la firma respectiva.
Jefatura de Personal: (1/2 día hábil)
8. Recepciona el Proyecto de Resolución y firma el documento en señal de conformidad; luego lo deriva a la Jefatura de
Administración de la UGEL para su firma.
DIRECCION DE SISTEMA ADMINISTRATIVO:
Jefatura de Gestión Administrativa: (1 día hábil)
9. Recepciona el Proyecto de Resolución y firma el documento en señal de conformidad; luego lo deriva a la Jefatura de
Gestión Institucional de la UGEL para su firma.
DIRECCION DE GESTIÓN INSTITUCIONAL:
Jefatura de Gestión Institucional: (1 día hábil)
10. Recepciona el Proyecto de Resolución y firma el documento en señal de conformidad; luego lo deriva a la Dirección
de la UGEL para su firma.
ÓRGANO DE DIRECCIÓN:
Secretaria: (1/2 día hábil).
11. Recepciona el Proyecto de Resolución Directoral y lo deriva con los antecedentes respectivos al Director de la UGEL
para la firma.
Director: (1/2 día hábil).
12. Revisa y firma el proyecto de Resolución Directoral; y se deriva a la Oficina de Numeración y Archivo.
Oficina de Numeración y Archivo: (1 día hábil).
13. Recepciona la Resolución Directoral firmada, revisa los antecedentes, la foliación y procede a la numeración y registro.
14. Entrega al usuario y distribuye la Resolución Directoral a las Áreas correspondientes.
DURACIÓN DEL PROCESO: 10 días hábiles
PROCEDIMIENTO: RECONOCIMIENTO DE PENSIÓN POR VIUDEZ, ORFANDAD O CESANTÍA
TOTAL: 10 DIAS HÁBILES
USUARIO TRÁMITE
DOCUMENTARIO
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN AREA AGI ORGANO DE DIRECCION
ESCALAFON PLANILLAS AREA DE
PERSONAL PROYECTOS JEF. AGA JEF. AGI DIRECCIÓN NUMERACIÓN
1/2 día 1 día 2 días 1 día 1 1/2 días 1 día 1 día 1día 1 día
INICIO Recibe y registra
expediente en el SISGEDO y
deriva al responsable
de Escalafón
Recepciona expediente y
elabora liquidación y
deriva el informe a Oficina de
Personal
Recibe y revisa
expediente
Presenta solicitud
Recibe y firma el
cuaderno de cargos en señal de
conformidad
Guarda información en la base de datos
Revisar datos del Legajo Personal y genera información mediante el sistema
de escalafón.
Emite informe y eleva
Secretaría recepciona proyecto de RD y deriva a Director
para firma
FIN
Recibe y ordena la elaboración de
proyecto de RD
Elabora proyecto de RD y remite a Personal
para
visación
Recibe, firma proyecto de RD y
deriva a AGA
Jefe AGI recepciona proyecto de RD, firma y
deriva a
Dirección
Director firma
proyecto de RD y deriva
a
Numeración
Recepciona RD firmada,
numera, registra y entrega al usuario y
áreas
respectivas.
Jefe AGA recepciona proyecto de RD, firma y
deriva a Jefe
AGI
OBJETIVO
Autorizar al trabajador para no asistir al Centro de Trabajo por uno o más días. El uso del derecho de licencia se inicia a
petición de parte y está condicionada a la conformidad institucional. La licencia se formaliza mediante resolución directoral.
Autorizar al trabajador para no asistir al Centro de Trabajo por uno o más días; el uso del derecho de licencia se inicia por
maternidad (Pre y Post Natal); se inicia a petición de parte y está condicionada a la conformidad institucional. La licencia
se formaliza mediante resolución directoral.
BASE LEGAL
Ley Nº 28044 Ley General de Educación
Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y D.S. Nº 027-2007-PCM
Decreto Legislativo Nº 276 y su reglamento Decreto Supremo N° 005-90-PCM.
Ley de Presupuesto del Sector Público vigente.
Decreto Supremo N° 007-2001-ED y la RM que norma las orientaciones que norma las actividades de la
Instituciones Educativas.
Ley N° 28765 Ley Marco del Empleo Público.
Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto.
Ley N° 27815 Ley de Código de Ética de la Función Pública.
Ley Nº 29944 Ley de Reforma Magisterial.
D.S N° 004-2013-ED.
Decreto Legislativo N° 1057 y su reglamento.
REQUISITOS
Enfermedad
Solicitud Formulario Único de Trámite (F.U.T.)
Copia autenticada del certificado médico de incapacidad temporal para el trabajo (CITT), otorgado por
ESSALUD, si el certificado médico es expedido por médico particular debe ser visado por ESSALUD.
El Oficio del Director de la Institución Educativa remitiendo el expediente de licencia presentado por el servidor.
Maternidad
Solicitud Formulario Único de Trámite (F.U.T.)
Copia autenticada del certificado médico de incapacidad temporal para el trabajo (CITT), Pre y Post Natal
otorgado por ESSALUD, si el certificado médico es expedido por médico particular debe ser visado por
ESSALUD.
El Oficio del Director de la Institución Educativa remitiendo el expediente de licencia presentado por el servidor.
ORIGEN
El usuario presenta la solicitud con los requisitos establecidos en Trámite Documentario
DESCRIPCION
TRÁMITE DOCUMENTARIO (1/2 día hábil) 1. Recepciona el expediente, mediante el SISGEDO.
2. Deriva y entrega los documentos a la Oficina de Personal.
Dirección DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II
PROCEDIMIENTO: LICENCIA POR ENFERMEDAD – MATERNIDAD
CÓDIGO
ADM-PER-5
AREA DE PERSONAL
DIRECCION DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II.
AREA DE PERSONAL
Secretaria: (1/2 día hábil)
3. Recepciona el expediente y deriva
Responsable de Personal: (1/2 día hábil)
4. Recepciona y deriva a la responsable de Bienestar Social.
Responsable de Bienestar Social: (1 día hábil)
5. Recepciona y verifica la conformidad de los documentos presentados.
6. Devuelve a la oficina de Personal, para trámite siguiente.
Responsable de Personal: (1/2 día hábil)
7. Recepciona y deriva al responsable de Proyectos para la elaboración del Proyecto de Resolución.
Responsable de Proyectos: (1 1/2 días hábiles)
8. Procede a elaborar el Proyecto de Resolución donde se otorga al trabajador la licencia con goce de haber, y lo remite a
la Jefatura de Personal para la firma respectiva.
Jefatura de Personal: (1/2 día hábil)
9. Recepciona el Proyecto de Resolución y firma el documento en señal de conformidad; luego lo deriva a la Jefatura de
Administración de la UGEL para su firma.
DIRECCION DE SISTEMA ADMINISTRATIVO:
Jefatura de Gestión Administrativa: (1 día hábil)
10. Recepciona el Proyecto de Resolución y firma el documento en señal de conformidad; luego lo deriva a la Jefatura de
Gestión Institucional de la UGEL para su firma.
DIRECCION DE GESTIÓN INSTITUCIONAL:
Jefatura de Gestión Institucional: (1 día hábil)
11. Recepciona el Proyecto de Resolución y firma el documento en señal de conformidad; luego lo deriva a la Dirección
de la UGEL para su firma.
ÓRGANO DE DIRECCIÓN:
Secretaria: (1/2 día hábil).
12. Recepciona el Proyecto de Resolución Directoral y lo deriva con los antecedentes respectivos al Director de la UGEL
para la firma.
Director: (1/2 día hábil).
13. Revisa y firma el proyecto de Resolución Directoral; y se deriva a la Oficina de Numeración y Archivo.
Oficina de Numeración y Archivo: (1 día hábil).
14. Recepciona la Resolución Directoral firmada, revisa los antecedentes, la foliación y procede a la numeración y registro.
15. Entrega al usuario y distribuye la Resolución Directoral a las Áreas correspondientes.
DURACIÓN DEL PROCESO: 09 días hábiles
PROCEDIMIENTO: LICENCIA POR ENFERMEDAD - MATERNIDAD
TOTAL: 09 DIAS HÁBILES
USUARIO TRÁMITE
DOCUMENTARIO
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN AREA AGI ORGANO DE DIRECCION
AREA DE PERSONAL
BIENESTAR SOCIAL
PROYECTOS JEF. AGA JEF. AGI DIRECCIÓN NUMERACIÓN
1/2 día 2 días 1 día 1 1/2 días 1 día 1 día 1día 1 día
INICIO Recibe y registra
expediente en el SISGEDO y
deriva al responsable
de Escalafón
Recepciona expediente y procede a la revisión de la
documentación.
Presenta solicitud
Recibe y firma el
cuaderno de cargos en señal de
conformidad
Secretaría recepciona proyecto de RD y deriva a Director
para firma
FIN
Recibe y deriva expediente a la responsable de
Bienestar Social.
Elabora proyecto de RD y remite a Personal
para
visación
Recibe, firma proyecto de RD y
deriva a AGA
Jefe AGI recepciona proyecto de RD, firma y
deriva a
Dirección
Director firma
proyecto de RD y deriva
a
Numeración
Recepciona RD firmada,
numera, registra y entrega al usuario y
áreas
respectivas.
Jefe AGA recepciona proyecto de RD, firma y
deriva a Jefe
AGI
Deriva a oficina
de Personal. Recepciona y
deriva a responsable de
Proyectos.
OBJETIVO
Autorizar al trabajador para no asistir al Centro de Trabajo por uno o más días a petición del interesado y condicionado a la
conformidad institucional. La licencia se formaliza mediante Resolución.
BASE LEGAL
Ley Nº 28044 Ley General de Educación
Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General y D.S. Nº 027-2007-PCM
Decreto Legislativo Nº 276 y su reglamento D.S. 005-90-PCM
Ley 27815 Ley de Código de Ética de la Función Pública
Ley de Presupuesto del Sector Público para el año vigente
Ley Nº 29944 Ley de Reforma Magisterial.
D.S N° 004-2013-ED.
REQUISITOS
Solicitud en FUT visado por jefe inmediato.
DNI
Oficio del Director de la Institución Educativa.
ORIGEN
El Director de la Institución Educativa presenta la solicitud con los requisitos establecidos en trámite documentario.
DESCRIPCION
TRÁMITE DOCUMENTARIO (1/2 día hábil) 1. Recepciona el expediente, mediante el SISGEDO.
2. Deriva y entrega los documentos a la Oficina de Personal.
DIRECCION DE SISTEMA ADMINISTRATIVO:
AREA DE PERSONAL
Secretaria: (1/2 día hábil)
3. Recepciona el expediente y deriva
Responsable de Personal: (1/2 día hábil)
4. Recepciona, revisa expediente y deriva al responsable de Proyectos.
Responsable de Proyectos: (1 1/2 días hábiles)
5. Procede a elaborar el Proyecto de Resolución donde se otorga al trabajador la licencia sin goce de haber, y lo remite a la
Jefatura de Personal para la firma respectiva.
Jefatura de Personal: (1 día hábil)
6. Recepciona el Proyecto de Resolución y firma el documento en señal de conformidad; luego lo deriva a la Jefatura de
Administración de la UGEL para su firma.
DIRECCION DE SISTEMA ADMINISTRATIVO:
Jefatura de Gestión Administrativa: (1 día hábil)
7. Recepciona el Proyecto de Resolución y firma el documento en señal de conformidad; luego lo deriva a la Jefatura de
Gestión Institucional de la UGEL para su firma.
DIRECCIÓN DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II
PROCEDIMIENTO: LICENCIA SIN GOCE DE HABER
CÓDIGO
ADM-PER-6
AREA DE PERSONAL
DIRECCION DE GESTIÓN INSTITUCIONAL:
Jefatura de Gestión Institucional: (1 día hábil)
8. Recepciona el Proyecto de Resolución y firma el documento en señal de conformidad; luego lo deriva a la Dirección de
la UGEL para su firma.
ÓRGANO DE DIRECCIÓN:
Secretaria: (1/2 día hábil).
9. Recepciona el Proyecto de Resolución Directoral y lo deriva con los antecedentes respectivos al Director de la UGEL
para la firma.
Director: (1/2 día hábil).
10. Revisa y firma el proyecto de Resolución Directoral; y se deriva a la Oficina de Numeración y Archivo.
Oficina de Numeración y Archivo: (1 día hábil).
11. Recepciona la Resolución Directoral firmada, revisa los antecedentes, la foliación y procede a la numeración y registro.
12. Entrega al usuario y distribuye la Resolución Directoral a las Áreas correspondientes.
DURACIÓN DEL PROCESO: 08 días hábiles
PROCEDIMIENTO: LICENCIA SIN GOCE DE HABER
TOTAL: 08 DIAS HÁBILES
USUARIO TRÁMITE
DOCUMENTARIO
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN AREA AGI ORGANO DE DIRECCION
AREA DE PERSONAL
PROYECTOS JEF. AGA JEF. AGI DIRECCIÓN NUMERACIÓN
1/2 día 2 días 1 1/2 días 1 día 1 día 1día 1 día
INICIO
Recibe y registra
expediente en el SISGEDO y deriva al área
de personal.
Presenta
solicitud
Recibe y firma el
cuaderno de cargos en señal de
conformidad
Secretaría recepciona proyecto de
RD y deriva a Director para
firma
FIN
Recibe, registra el expediente y procede a su
revisión. Elabora proyecto de RD y remite a
Personal para
visación
Recibe, firma proyecto de RD y
deriva a AGA
Jefe AGI recepciona
proyecto de RD, firma y deriva a
Dirección
Director firma proyecto de
RD y deriva a
Numeración
Recepciona RD firmada,
numera, registra y entrega al usuario y
áreas
respectivas.
Jefe AGA recepciona
proyecto de RD, firma y deriva a
Jefe AGI
Deriva a responsable de
Proyectos.
OBJETIVO
Expedir constancias de pago de Remuneración, Pensión y/o descuentos que acrediten haber percibido remuneración.
BASE LEGAL
Ley N° 28044 “Ley General de Educación”
Ley N° 28411 “Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto”
Ley de Presupuesto para el año fiscal vigente
Ley N° 27444 “Ley General de Procedimientos Administrativos”.
Ley No. 24029, Ley del profesorado y su modificatoria Ley No. 25212.
Ley No. 29062, Ley de la Carrera Pública Magisterial.
D.S.No. 019-90-ED – “Reglamento de la Ley del Profesorado”.
Ley No. 27815, Ley de Código de Ética de la Función Pública.
Decreto Legislativo N° 276 “Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público”.
Decreto Supremo N° 005-90-PCM “Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa”.
Ley N° 29944, Ley de Reforma Magisterial, con su Reglamento Aprobado por D.S. N° 004-2013-ED.
Decreto Ley N° 1057, Ley Contrato Administrativo de Servicios.
Directiva de Tesorería para el año fiscal vigente.
REQUISITOS
Solicitud de Constancia de Haberes (FUT)
Copia de Resolución de Contrato, Nombramiento o de Reasignación, contrato si es CAS.
Copia del Documento Nacional de Identidad (DNI)
Recibo de Pago cancelado en Caja.
Boletas de pago de los años que solicita (original o copia legalizada).
NOTA 01.- En caso de incumplimiento de los requisitos establecidos, serán devueltos para que subsanen en un plazo de 03 días (bajo apercibimiento de tenerse por no presentado su solicitud en caso de incumplimiento).
Nota 02.- Se puede obviar el último requisito si presenta todas sus boletas. Nota 03.- A los trabajadores cesantes, sólo se atiende de los años 1990 a junio del año 2004. Nota 04. El trámite es sólo para el titular, caso contrario deberá presentar Carta Poder Notarial.
ORIGEN
El trabajador solicita constancia de pago de remuneraciones al área de Trámite Documento.
DESCRIPCION
TRAMITE DOCUMENTARIO: (1/2 día hábil)
1. Ingreso de Documentos a Trámite Documentario
2. Envía los expedientes al responsable de Constancia de Haberes.
DIRECCIÓN DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II.
Responsable de Constancia de Haberes: (6 días hábiles)
3. Recepciona expediente, firma cuaderno de cargo de Trámite documentario.
4. Prepara el formato y carga los datos, rubros y montos que le corresponde, según las boletas y/o planillas, teniendo en
cuenta los siguientes datos:
Mes.
DIRECCIÓN DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II
PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS DE PAGO DE
REMUNERACIONES Y PENSIONES (CONSTANCIA DE HABERES)
CÓDIGO
ADM-TES-7
TESORERÍA
Año.
Remuneración Básica.
Remuneración Personal.
Remuneración Transitoria.
Número de Ley.
Monto.
5. Remite la constancia terminada al Tesorero para su verificación y firma respectiva.
Tesorero: (1 día hábil)
6. Recepciona documentos revisa datos correctos del usuario.
7. Sella y firma la Constancia de Pago de remuneraciones.
8. Deriva documento al responsable de Constancia de Haberes.
Responsable de Constancia de Haberes: (1/2 día hábil)
9. Archiva expediente con la solicitud.
10. Entrega la Constancia de Pago de Remuneraciones al usuario y recaba firma de cargo en señal de conformidad.
FIN Duración del Proceso: 08 días hábiles.
Nota Nº 01. Tramo 1 La atención de constancia de haberes de 02 años, es de 02 días hábiles. Nota Nº 02. Tramo 2 La atención de constancia de haberes de 03 años a 06, es 04 días hábiles. Nota Nº 03. Tramo 3 La atención de constancia de haberes de 07 años a más, es de 08 días hábiles.
PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN DE CONSTANCIA DE PAGO DE REMUNERACIONES Y PENSIONES
(CONSTANCIA DE HABERES)
TOTAL: 08 DIAS HÁBILES
USUARIO
TRÁMITE
DOCUMENTARIO
DIRECCION DE SISTEMA ADMINISTRATIVO
RESP. CONSTANCIA DE
HABERES TESORERO
1/2 día 6 días 1 1/2 días
Inicio
Presenta Solicitud
y registros
Firma el cargo en señal de
conformidad
FIN
Recibe y verifica si cuenta con los
requisitos
Busca la planilla de pago de remuneraciones y/o pensiones de
acuerdo a los meses solicitados Elabora la Constancia de Pago y lo
deriva al Tesorero para su verificación y firma respectiva.
Recepciona el expediente y lo deriva al
responsable de Constancia de Haberes.
Recibe, verifica la información y firma
las respectivas constancias.
Deriva las constancias al responsable de Constancia de
Haberes.
Entrega las constancias de
haberes al usuario
OBJETIVO
Verificar los datos contenidos en los Certificados de Estudios, con las actas promocionales respectivas de las instituciones
educativas públicas y privadas.
BASE LEGAL
Constitución Política del perú.
Ley No. 28044, Ley General de Educación, y su Reglamento D.S. N° 011-2012-ED.
Ley No. 27444, “Ley General de Procedimientos Administrativos”.
Ley No. 27815, “Ley de Código de Ética de la Función Pública”.
Ley No. 29394, Ley de Institutos y Escuelas de Educación Superior.
D.S. No. 013-2004-ED, Reglamento de Educación Básica Regular.
D.S. No. 022-2004-ED, Reglamento de Educación Técnico Productiva.
D.S. No. 015-2004-ED, Reglamento de Educación Básica Alternativa.
D.S. No. 002-2005-ED, Reglamento de Educación Básica Especial.
D.S. No. 004-2010-ED, Reglamento de la Ley de Institutos y Escuelas de Educación Superior.
RM. 0070-2008-ED, Procedimientos Administrativos a cargo de las Direcciones Regionales de Educación y
demás instancias de Gestión Educativa Descentralizada.
D.S. No. 03-83-ED.
D.S. No. 04-83-ED.
D.S. No. 040-84-ED.
D.S. No. 047-84-ED.
D.S. No. 077-84-ED.
D.S. N°009-2005-ED, Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo.
TUPA vigente.
REQUISITOS
Solicitud de visación de Certificados de estudios (FUT)
Certificado de estudios originales, debidamente llenado en formato oficial de la Institución Educativa.
Recibo de Pago cancelado en Caja, de acuerdo al TUPA.
ORIGEN
EI procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud y requisitos establecidos a Mesa de Partes de la UGEL
Huanta.
DESCRIPCION
TRÁMITE DOCUMENTARIO: (1/2 día hábil)
1. Recibe el expediente, revisa que los documentos estén de acuerdo a los requisitos, sella la copia de la solicitud FUT en
señal de recepción y la devuelve al Usuario.
2. Deriva el expediente al Área de Gestión Pedagógica.
ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA
Especialista en Educación (Responsable de Visación de Certificados): (1/2 día hábil)
3. Recibe y verifica la conformidad del Certificado de Estudios con las Actas de Evaluación Final de estudios de la
respectiva Institución Educativa.
4. Visa el Certificado de Estudios y lo deriva a la Dirección de la UGEL, para la respectiva conformidad.
ÓRGANO DE GESTIÓN PEDAGÓGICA
PROCEDIMIENTO: VISACIÓN DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS CÓDIGO
AGP-1
ÁREA DE GESTIÓN PEGAGÓGICA
ÓRGANO DE DIRECCIÓN
Secretaria:
5. Recibe expediente y entrega al Director de UGEL para la firma respectiva.
Director: (1/2 día hábil)
6. Firma conformidad de Certificado.
Secretaria:
7. Recibe expediente firmado por el Director y devuelve el expediente al Responsable de Visación de Certificados.
ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA:
Especialista en Educación (Responsable de Visación de Certificados): (1/2 día hábil)
8. Recibe Expedientes con certificado ya Visado por el Director.
9. Entrega al usuario previa identificación y firma en el cuaderno de entrega.
DURACIÓN DE PROCEDIMIENTO: 02 días hábiles
PROCEDIMIENTO: VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS
TOTAL: 02 DIAS HÁBILES
USUARIO TRÁMITE DOCUMENTARIO RESPONSABLE DE VISACIÓN DE CERTIFICADOS DIRECCIÓN
1/2 día 1 día 1/2 día
INICIO
Usuario elabora y presenta solicitud y
requisitos
Usuario recibe certificado
visado
FIN
Recibe, revisa e ingresa al
SISGEDO, sella el cargo del usuario y
deriva al responsable de
visación de
Certificados.
Hace firma cargo y entrega a
usurario
NO
En señal de conformidad
sella y firma el Especialista en
Educación
SI
¿Está
Conforme?
Ubica las actas según los años de estudio, Institución Educativa, luego se verifica los datos del estudiante y todos los calificativos por asignatura y/o área
curricular.
Observando y devuelto
al usuario
Recibe, registra y firma el cargo.
Secretaria recibe y devuelve
expediente al responsable de
visación de Certificados.
Secretaria recibe y deriva al Director para
firma
Director firma el
certificado
I. OBJETIVO
Establecer pautas, pasos y actividades que deben implementar para lograr de manera oportuna la contratación de docentes en la Educación Básica para garantizar el Buen Inicio del Año Escolar.
II. ALCANCE
Este protocolo es de aplicación de la IIEE, CETPRO y UGEL (Unidad de Gestión Educativa Local) desde que la Institución Educativa realiza el requerimiento de personal docente a la UGEL hasta su contratación.
III. BASE NORMATIVA
1. Ley General de la Educación- Ley Nro. 28044. 2. D.S 011-2012-ED Reglamento de la Ley General de la Educación. 3. Directiva de contratación de Personal Docente emitida por el MINEDU.
IV. SIGLAS Y DEFINICIONES
1. IIEE: Institución Educativa.
2. UGEL: Unidad de Gestión Educativa Local.
3. PIA: Presupuesto Institucional de Apertura. 4. AGI: Área de Gestión Institucional. 5. AGA: Área de Gestión Administrativa.
V. CARACTERIZACIÓN DEL PROTOCOLO
Límites del Proceso
Inicio Fin
Institución Educativa realiza reporte de personal docente que debe ser contratado por la UGEL de la jurisdicción.
Contrato de personal docente por la UGEL de la jurisdicción.
Entradas – Salidas del Proceso
Entradas / Insumos Proveedores
- Reporte de plaza vacante para contrato - UGEL
Salidas/ Productos Usuario
- Contrato de Personal Docente. - Instituciones Educativas de la
Jurisdicción de la UGEL
VI. ACTIVIDADES DEL PROTOCOLO
N° Área/ Responsable Actividad Verificación
1. INSTITUCIÓN EDUCATIVA
Realizar reporte de personal docente a la UGEL
Oficio
2. UGEL Trámite documentario
Recepcionar, registrar y remitir a la oficina correspondiente
3. UGEL/ Administración/ Personal
Consolidar y verificar plazas vacantes
NEXUS SIRA SUP
4. UGEL/ Administración/ Personal
Revisar cuadro de precedencia y de acuerdo al orden de prelación asignar a un docente
Cuadro de Precedencia
5. UGEL/ Administración/ Personal
Proyectar la resolución, el cual es visado por el jefe de personal AGA
Proyecto de Resolución
6. UGEL Administración
Recepcionar y derivar el proyecto de RD para la firma.
Proyecto de Resolución
7. UGEL Gestión Institucional
Recepcionar y derivar el proyecto de RD para la firma.
Proyecto de Resolución
8. UGEL Director
Revisar y firmar la Resolución y entregar original
Resolución
9. UGEL Numeración y Archivos.
Distribuir al usuario y áreas de la UGEL copia original de la resolución y archiva la autógrafa con sus antecedentes
copias de resolución
10. INSTITUCIÓN EDUCATIVA
Dar posesión de cargo al docente e informar a la UGEL el acto.
Oficio de UGEL
Fin del protocolo.
Software / Aplicativos
Nombre del Software Descripción
Sistema de Personal NEXUS Aplicativo que permite el control de plazas, metas y atención (alumnos) y pago a docentes.
VII. TIEMPO UTILIZADO
Tiempo mínimo aproximado (ideal). 1 mes
Tiempo máximo aproximado. 1 mes y 15 días.
VIII. PROTOCOLOS RELACIONADOS
- Protocolo Racionalización de docentes
- Protocolo Contratación de personal docente, jerárquico y administrativo
- Protocolo Adjudicación de cargos de directores y subdirectores.
- Protocolo Atención de situaciones administrativas
- Protocolo Desarrollo de evaluación docente
FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR
NOMBRE DEL INDICADOR Personal docente contratado
OBJETIVO DEL INDICADOR Dotar de suficientes docentes de Educación Básica a la II.EE
NOMBRE DEL PROCESO Contratación de Personal Docente
RESPONSABLE DEL INDICADOR
UGEL/Personal
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
Este indicador nos permitirá identificar la cantidad de plazas vacantes
FÓRMULA DE CÁLCULO
Número de docentes contratados Número de plazas docentes habilitadas en el NEXUS
DESCRIPCIÓN DE LAS VARIABLES REQUERIDAS PARA DESARROLLAR LA FÓRMULA
Número de docentes contratados: Cantidad de docentes con contrato Número de plazas docentes habilitadas en el NEXUS
UNIDAD DE MEDIDA TIPO DE INDICADOR
EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD OTROS
Unidad X
META
100% de plazas requeridas cubiertas
RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN
FUENTE/PROCESAMIENTO ETAPA EN EL PROCESO EN QUE SE REALIZA LA
MEDICIÓN
UGEL/Personal- Comisión de contratos
Sistema de Personal NEXUS Consolidar y verificar plazas
vacante
FRECUENCIA DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE REVISIÓN INFORMAR RESULTADOS
A
Anual Anual DREA
OBSERVACIONES
Protocolo: “Distribución de Materiales y Recursos Educativos para la IIEE, Programas
y Centro de Recursos Educativos”
I. OBJETIVO
Establecer pautas, pasos y actividades que se deben de implementar para asegurar la dotación oportuna de materiales educativos a nivel del ámbito de la UGEL para garantizar el Buen Inicio del Año Escolar.
II. ALCANCE
Este protocolo es de aplicación para las IIEE y UGEL (Unidad de Gestión Educativa Local) ejecutora desde que se ejecuta el PAC para la adquisición de materiales educativos hasta su entrega a las IIEE
III. BASE NORMATIVA
1. Decreto Legislativo N° 1017, que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado.
2. Decreto Supremo N° 184-2008, que aprueba el Reglamento de la ley de Contrataciones del Estado.
3. Directiva N° 005-2009-OSCE/CD.
IV. SIGLAS Y DEFINICIONES
1. IIEE: Institución Educativa.
2. UGEL: Unidad de Gestión Educativa Local.
3. SIGA: Sistema Integrado de Gestión Administrativa. 4. PAC: Plan Anual de Contrataciones. 5. PIA: Presupuesto Institucional de Apertura. 6. AGI: Área de Gestión Institucional. 7. AGA: Área de Gestión Administrativa.
V. CARACTERIZACIÓN DEL PROTOCOLO
Límites del Proceso
Inicio Fin
Almacén recepciona los materiales educativos adquiridos por la UGEL.
Abastecimiento da conformidad a la distribución del material educativo.
Entradas – Salidas del Proceso
Entradas / Insumos Proveedores
- Oficio
- Requerimientos
- UGEL Ejecutora
- RER
Salidas/ Productos Usuario
- Informe de conformidad - Material Educativo.
- Instituciones Educativas.
VI. ACTIVIDADES DEL PROTOCOLO
N° Área/ Responsable Actividad Verificación
1. UGEL Ejecutora: AGA/Almacén
Recepcionar materiales educativos PECOSA
2. UGEL Ejecutora: AGA/Almacén
Solicitar requerimiento de transporte para distribución de los materiales educativos
….
3.
UGEL Ejecutora: AGA/Abastecimiento, Almacén y AGP
Establecer un cronograma de fecha de distribución a las II.EE.
Cronograma de distribución
4. PROCESO: EJECUCIÓN DEL PAC Orden de servicio
5. UGEL Ejecutora: AGA/Abastecimiento
Realizar seguimiento a la ejecución del transporte de la UGEL a las II.EE.
….
6. UGEL Ejecutora: AGA/Almacén
Coordinar con la empresa la distribución de los Materiales educativos
Lista de materiales educativos. Cronograma
7. UGEL Ejecutora: AGA/Almacén
Distribuir materiales educativos según lista y cronograma
….
8.
INSTITUCIÓN EDUCATIVA: Director de la Institución Educativa
Recepcionar materiales educativos ….
9. UGEL Ejecutora: AGA/Almacén
Realizar un informe de ejecución del servicio de distribución de UGEL a las II.EE.
Informe
10. UGEL Ejecutora: AGA/Abastecimiento
Verificar y realizar informe de ejecución del servicio
Informe
11. UGEL Ejecutora: AGA/Abastecimiento
Otorgar conformidad al servicio de transporte para el pago correspondiente.
Conformidad
Fin del protocolo.
Software / Aplicativos
Nombre del Software Descripción
SIGA (Sistema Integrado de Gestión Administrativa).
Herramienta de Control que permite que las unidades ejecutoras puedan efectuar la programación de los bienes, servicios, para el cumplimiento de sus metas durante el periodo anual
VII. TIEMPO UTILIZADO
Tiempo mínimo aproximado (ideal). 1 mes
Tiempo máximo aproximado. 1 mes y 15 días.
VIII. PROTOCOLOS RELACIONADOS
Antes:
1. Protocolo Elaboración del PAC (Plan Anual de Contrataciones) Proyectado para la UGEL Ejecutora.
2. Protocolo Elaboración del PAC (Plan Anual de Contrataciones) para la UGEL ejecutora. 3. Protocolo Ejecución del PAC (Plan Anual de Contrataciones) para la UGEL ejecutora.
Después:
1. Protocolo Organización para la distribución de materiales a nivel local 2. Protocolo Seguimiento y monitoreo a la distribución local
FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR
NOMBRE DEL INDICADOR Servicio de distribución contratado
OBJETIVO DEL INDICADOR
Contratar oportunamente el servicio de transporte y distribución de materiales educativos a ser dotados por el Ministerio de Educación, para facilitar su distribución a las
Instituciones Educativas.
NOMBRE DEL PROCESO Distribución del material educativo para una UGEL Ejecutora
RESPONSABLE DEL INDICADOR
Abastecimiento
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
Este indicador nos permitirá identificar cuántas UGEL cuentan con órdenes de servicio o contratos de transportes y distribución, derivados de procesos de selección, de los materiales educativos
para las instituciones educativas
FÓRMULA DE CÁLCULO
Número de órdenes de servicio o contratos de transporte y distribución de los materiales educativos
Número total de IIEE solicitantes
DESCRIPCIÓN DE LAS VARIABLES REQUERIDAS PARA DESARROLLAR LA FÓRMULA
Número de órdenes de servicio o contratos de transporte y distribución de los materiales educativos.
Número total de IIEE solicitantes
UNIDAD DE MEDIDA TIPO DE INDICADOR
EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD OTROS
Unidad X
META
100% de materiales educativos distribuidos.
RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN
FUENTE/PROCESAMIENTO ETAPA EN EL PROCESO EN QUE SE REALIZA LA
MEDICIÓN
Abastecimiento
SIGA Realizar informe de
ejecución del servicio de distribución de materiales
FRECUENCIA DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE REVISIÓN INFORMAR RESULTADOS
A
Anual Anual DREA
OBSERVACIONES
Anexo 2: Protocolo: “Distribución de materiales y recursos educativos para la IIEE, Programas y Centro de Recursos Educativos”
I. OBJETIVO
Establecer actividades de medición, evaluación de resultados y verificación de objetivos del proceso de mantenimiento de las IIEE y CETPRO para garantizar el Buen Inicio del Año Escolar.
II. ALCANCE
Este protocolo es de aplicación a la IIEE, CETPRO y UGEL (Unidad de Gestión Educativa Local) desde que la UGEL realiza el monitoreo del mantenimiento de los locales educativos en IIEE y CETPRO.
III. BASE NORMATIVA
4. Ley General de la Educación- Ley Nro. 28044. 5. D.S 011-2012-ED Reglamento de la Ley General de la Educación. 6. Norma técnica RM-N°-053-2016 “Disposiciones para la ejecución del Programa de Mantenimiento
de la Infraestructura y Mobiliario de los locales escolares para el año 2016”.
IV. SIGLAS Y DEFINICIONES
6. IIEE: Institución Educativa.
7. CETPRO: Centro de Educación Técnica Productiva
8. UGEL: Unidad de Gestión Educativa Local.
9. PIA: Presupuesto Institucional de Apertura. 10. AGI: Área de Gestión Institucional. 11. AGA: Área de Gestión Administrativa.
V. CARACTERIZACIÓN DEL PROTOCOLO
Límites del Proceso
Inicio Fin
UGEL revisa y valida la lista de responsables de mantenimiento
Elaborar el informe consolidado de la evaluación del mantenimiento.
Entradas – Salidas del Proceso
Entradas / Insumos Proveedores
- Lista de responsables de mantenimiento
- Plan local de monitoreo de la UGEL - UGEL
Salidas/ Productos Usuario
- Informe de consolidado de la evaluación del mantenimiento.
- UGEL
VI. ACTIVIDADES DEL PROTOCOLO
N° Área/ Responsable Actividad Verificación
1. UGEL Mantenimiento
Revisar y validar la lista de Responsables de mantenimiento de las IIEE y CETPRO
Lista de Responsables de Mantenimiento
2. IIEE/ CETPRO Conformar comités de mantenimiento y veedor
…
3. UGEL Mantenimiento
Si cambia los responsables, la UGEL realiza la solicitud de rectificación de responsables.
…
4. IIEE/ CETPRO Si no cambian los responsables, registran la Ficha Técnica en el Sistema WASICHAY
Ficha técnica
5. UGEL Mantenimiento
Aprobar la Ficha Técnica en el sistema WASICHAY
Ficha técnica
6. UGEL Mantenimiento
Realizar la programación y monitoreo a las IIEE y CETPRO
Programa de Mantenimiento
7. UGEL Mantenimiento
Realizar visitas de inspección in situ a IIEE y CETPRO
Check list
8. IIEE/ CETPRO Realizar las acciones de mantenimiento
…
9. IIEE/ CETPRO Registrar el expediente de Declaración de Gastos
…
10. UGEL Mantenimiento
Revisar y aprobar el Expediente de Declaración de Gastos de Sistema
Expediente de Declaración de gastos
11. UGEL Mantenimiento
Realizar el informe consolidado de la evaluación de mantenimiento.
Informe consolidado de la evaluación de mantenimiento
Fin del protocolo.
Software / Aplicativos
Nombre del Software Descripción
Sistema de Personal NEXUS Aplicativo que permite el control de plazas, metas y atención (alumnos) y pago a docentes.
WASICHAY Sistema especializado en registro de partidas de mantenimiento de infraestructura básica de los locales escolares
VII. TIEMPO UTILIZADO
Tiempo mínimo aproximado (ideal). 06 meses.
Tiempo máximo aproximado. 07 meses.
VIII. PROTOCOLOS RELACIONADOS
-
Anexo 2: Diagrama de Flujo del Protocolo: “Monitorear el mantenimiento de los locales educativos en IIEE y CETPRO
UG
EL
IIE
E/C
ET
PR
O
Conformar comités de
Mantenimiento y
Veedor
Registro de Ficha técnica en sistema
WASICHAY Identifican
necesidades
Aprobar la Ficha técnica en sistema
WASICHAY
Revisar y validar lista de
Responsables mantenimiento
Realizar las acciones de
mantenimiento
Registra el Expediente de Declaración de
Gastos
Revisar y aprobar Expediente de Declaración de
Gastos en sistema
WASICHAY
WASICHAY
WASICHAY
WASICHAY
Realiza el informe consolidado de la
evaluación de
mantenimiento
I
Realizar la programación y monitoreo a las
IIEE y CETPRO
¿Cambio de responsable?
Realizar la solicitud de
rectificación de responsables
Realizar visitas de inspección in situ
a IIEE y CETPRO
F
NO
SI
WASICHAY
FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR
NOMBRE DEL INDICADOR Número de UGEL y CETPRO inspeccionadas
OBJETIVO DEL INDICADOR Medir el número de UGEL y CETPRO que realizan
mantenimiento y son inspeccionadas por la UGEL y socios estratégicos
NOMBRE DEL PROCESO Monitorear el mantenimiento de los locales educativos en IIEE
y CETPRO
RESPONSABLE DEL INDICADOR
UGEL/ Responsable de mantenimiento
DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR
Este indicador nos permite medir el número de UGEL y CETPRO que realizan mantenimiento y son inspeccionadas por la UGEL y socios estratégicos (municipalidad, gobierno regional)
FÓRMULA DE CÁLCULO
Número de UGEL y CETPRO Número de UGEL y CETPRO que realizan mantenimiento
DESCRIPCIÓN DE LAS VARIABLES REQUERIDAS PARA DESARROLLAR LA FÓRMULA
Número de UGEL y CETPRO: existentes. Número de UGEL y CETPRO: Que realizan mantenimiento en el periodo evaluado
UNIDAD DE MEDIDA TIPO DE INDICADOR
EFICACIA EFICIENCIA CALIDAD OTROS
Unidad X
META
50% de inspecciones de las UGEL y CETPRO
RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN
FUENTE/PROCESAMIENTO ETAPA EN EL PROCESO EN QUE SE REALIZA LA
MEDICIÓN
UGEL/Mantenimiento WASICHAY Ejecución del
mantenimiento de las IIEE y CETPRO
FRECUENCIA DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE REVISIÓN INFORMAR RESULTADOS
A
Semestral Semestral DREA
OBSERVACIONES
ANEXO N° 1 SÍMBOLOS PARA DISEÑAR LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE LOS
PROCESOS SIMBOLO SIGNIFICADO DEFINICIÓN
Inicio o fin del proceso
Un rectángulo redondeado con la palabra “INICIO” o “FIN” indica e inicio o final del proceso. Se utiliza al inicio y fin de todo flujo grama.
Un rectángulo con fondo blanco inicia una actividad o acción dentro del proceso.
Indica las actividades más relevantes del procedimiento. Ejemplo: V°B° del oficio y del Formato de Tramite de Apelación por el jefe del Área.
Indica revisión y decisión.
Un rombo con una pregunta en su interior indica una decisión que tiene normalmente dos alternativas. En las líneas de conexión que salen del rombo se indican las respuestas (SI o NO) a la pregunta.
Indica salto de un lugar a otro en el diagrama de flujo.
El origen y destino de dicho salto se indica con este símbolo con la misma letra en su interior. Se utiliza para evitar un exceso de flechas de conexión.
Recuadro redondeados, con fondos gris representan otros procesos o subprocesos del sistema.
Representan otros procesos o subprocesos del sistema. A la vez pueden ser entradas o salidas del proceso. Cuando esto ocurre, es conveniente consultar el procedimiento relacionado con aquel proceso para mayor información.
Indica archivo
Es utilizado para indicar acciones orientadas a realizar archivos físicos o en bases de datos en soporte magnético (ordenador)
Indica continuidad de acciones o traslado de documentos.
Representa el movimiento secuencias de las acciones y traslado de los expedientes o documentos.
Relación de dos elementos del proceso.
La flecha discontinua indica simplemente una relación de dos elementos del diagrama, sin que ello signifique que el proceso deriva necesariamente hacia el elemento señalado.
INICIO
¿?
A