AUTOMATISIERTE PROZESSE IN DER SAP … · AUTOMATISIERTE PROZESSE IN DER SAP-STELLENWIRTSCHAFT...
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AUTOMATISIERTE PROZESSE IN DER SAP-STELLENWIRTSCHAFT (MODUL PM)
Rudolf Hofmeister, Renate MücklBayer. Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat
20.09.2016 © DSAG / Deutschsprachige SAP® Anwendergruppe e.V. 2
INHALTSVERZEICHNIS
1. Zukunftsthema E-Government1.1 Einleitung1.2 E-Government in Bayern1.3 Ziele und Lösungen1.4 Einsatzszenarien Stellenwirtschaft
2. Prozesse in der Stellenwirtschaft2.1 SAP-Mail2.2 Automatische Systemreaktionen2.3 Massenerfassungsprozesse2.4 Kapitalisierung / Massenkapitalisierung2.5 Sonstige Funktionen im Freistaat Bayern
3. Fazit
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1.1 Einleitung
Zukunftsthema E-Government
• Digitale Verwaltung in Bayern• Montgelas 3.0 “Vom Blatt zum Byte“• Breitbandausbau - Datensicherheit -
Ausbau E-Government / BayEGovG
Verwaltungsleistungen jedem Bürger orts- und zeitunabhängig elektronisch zur Verfügung zu stellen
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1.2 E-Government in Bayern
E-Government nach außen• Bürgerkonto und Bürgerdienste, Portale,
• sichere elektronische Antrags- und Bezahlverfahren für Bürger und Wirtschaft
E-Government nach innen
• Mitarbeiterserviceportale, digitale Prozesse und Verfahren, digitale Akten
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1.3 Ziele und Lösungen
Effiziente Verwaltung – Mehrwerte durch
• Standardisierung von IT und Prozessen
• Medienbruchfreie Prozesse / intelligente Schnittstellen
• Optimale Systemunterstützung
• Massenverarbeitungsfunktionen
Verdeutlichung der Ziele effizienter Verwaltung am Beispiel der SAP-Stellenwirtschaft (SAP HCM Modul PM)
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1.4 Einsatzszenarien Stellenwirtschaft
Stellenwirtschaft im Bereich öffentliche Verwaltung
• Bund
• Länder
• Kommunen
• Universitäten / Hochschulen
• Sonstige Einrichtungen (z.B. BA)
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Automatische Benachrichtigung des zuständigen Stellenbewirtschafters bei stellenrelevanten Datenänderungen in der Personaladministration
2.1 SAP-Mail
Nutzung SAP Business Workplace bei getrennten Zuständigkeiten mit direkter Weiterverarbeitung aus SAP-Mail
PA-SB(1)
PA-SB(2) PM-SB
SAP-Mail
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Automatische Benachrichtigung des zuständigen Stellenbewirtschafters bei stellenrelevanten Datenänderungen in der Personaladministration
2.1 SAP-Mail
SAP Business Workplace
Direkter Absprung aus dem Business Workplace in die Transaktion HRPBCM zum Finanzierungspopup der Person
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2.2 Automatische Systemreaktion
Vielfältige Systemunterstützung beim Ausbringen der Finanzierungsverknüpfungen
Bedarfsermittlung in STA und EURO
Verfügbarkeitsprüfung
Prüfung Finanzierungsregeln
Finanzierungsübersicht
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2.2 Automatische Systemreaktion
Personalmaßnahme „Austritt mit Abgrenzung der Stellenverrechnung“
Automatisches Abgrenzen der Finanzierungsverknüpfung innerhalb der Maßnahme
Automatisches Ausbringen der Wiederbesetzungssperre mit Vorschlagswerten
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2.2 Budgetkontrolle auf Knopfdruck
Freie und beanspruchbare Stellenanteile
Budget kontrollieren…
Verfügbare Geldmittel
Detaillierte Darstellungstichtags- und zeitraumbezogen Schneller Überblick pro
Betrachtungszeitraum
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2.3 Massenerfassungsprozesse
Schnell- und Massenerfassung
• Dialoganwendung für häufig wiederkehrende Maßnahmen bei bestimmten Personengruppen
• zur schnellen und optimierten Datenerfassung • Datenimport per Schnittstellen• mit kontrollierter automatischer Verarbeitung der Daten
Deutliche Steigerung der Effizienz und Wirtschaftlichkeit
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2.3 Massenerfassungsprozesse
Gesamtübersicht Schnell-/Massenerfassung
Infotyp 0000 - nnnn
Report
automatisches
Verbuchen
SchnellerfassungMassenerfassung
Arbeitsvorrat
Funktionsbaustein
PM
Funktionsbaustein
PA
Verbuchen der Daten
Import-
schnitt-
stellen
z.B.
Bewerber
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Überblick Schnellerfassung
2.3 Massenerfassungsprozesse
Start der Maßnahme über eine eindeutig zugeordnete Transaktion
Anzeige aller für die Abbildung der Maßnahme notwendigen Eingabefelder auf einer Maske
Verwendung der Such- und Eingabehilfen im SAP-Standard
Verprobung der Eingabedaten gegen die beteiligten Originalinfotypen
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2.3 Massenerfassungsprozesse
Überblick Massenerfassung
Tabellarische Darstellung des Arbeitsvorrates
Start der Maßnahme über eine eindeutig zugeordnete Transaktion
Erfassung der Daten zur Maßnahme einzelner oder mehrerer Personalfälle des Arbeitsvorrates
Durchführen der Maßnahme bzw. Verproben der Maßnahme
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2.3 Massenerfassungsprozesse
Erfassung der Daten zur Maßnahme
Erfassen der Daten zu den Personen direkt in den eingabebereiten Feldern der Tabelle
Erfassen der Daten über die in der Tabelle markierten Personen mittels zusätzlichem Eingabefenster
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2.3 Massenerfassungsprozesse
Massenfinanzierung
• Gleichzeitiges Verbuchen vieler Personen auf einer Haushaltsstelle • Nur einmalige Vorgabe der Finanzierungsdaten notwendig• Voraussetzung ist 1:n-Darstellung im Stellenplan (d.h. alle Stellenanteile einer
Stellengruppe werden auf einem einzigen BU-Objekt ausgebracht):
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2.3 Massenerfassungsprozesse
Massenfinanzierung (Stellenanteile)
Auswahl der zu bearbeitenden Personalfälle über die Suchwerkzeuge im SAP-Standard
Erfassen der Daten mittels zusätzlichem Eingabefenster; Ergänzen der Daten über Eingabehilfen
Verproben der Finanzierung (Prüfung Gültigkeit der Objekte, Verfügbarkeit)
Durchführung der Finanzierung (Verbuchen in der Datenbank)
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2.3 Massenerfassungsprozesse
Verknüpfung von Prozessen
Direkte Verknüpfung eines Verarbeitungsschrittes mit einer Folgeverarbeitung
Automatisches Anlegen eines Arbeitsvorrates zur Folgeverarbeitung
„Arbeitspaket“ des Arbeitsvorrates muss vollständig verarbeitet sein
Folgeverarbeitung wird durch einen eigenen Transaktionscode aufgerufen (Zuordnung Berechtigung)
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2.3 Massenerfassungsprozesse
PA-SB(1)
PA-SB(2)
PA-SB(3)
PA-SB(4)
PA-SB(5)
B
PA-SB(6)
PA-SB(7)
PA-SB(8)
C
PM-SB(1)
A;B
PM-SB(2)
C
B3HC
3HC;3YD
3YD
2CI
2CI
Automatische Übertragung eines Folgearbeitsvorrats zur Stellenbewirtschaftung
• Zuordnung über Sachbearbeiterkennzeichen in den Benutzervorgaben am User
• Fortschreibung der Arbeitsvorräte bei weiteren Verbuchungen von Personalfällen
• Aufruf über eigene Transaktion
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2.4 Kapitalisierung und Massenkapitalisierung
Automatisches Umwandeln von freien Stellenanteilen in Geldmittel
Automatische Stellensperre bei der abgebenden (STA-)Stelle und automatische Budgetverstärkung bei der aufnehmenden (Mittel-)Stelle
• Ermittlung Kapitalisierungshöhe abhängig von Tarifgruppe des BU-Objekts• Rekapitalisierung möglich• Massenkapitalisierung mittels Report
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Deputatsverwaltung
Automatische Bedarfsermitt-lung von Deputatsstunden
Automatische Prüfung Deputatsverfügbarkeit
2.5 Sonstige Funktionen im Freistaat Bayern
• Deputatsfestsetzung an der Person (Deputats-Ist)• Lehrdeputat am BU-Objekt (Deputats-Soll)• Erfüllung des Lehrdeputats über kundeneigene Verknüpfung
zwischen Person und BU-Objekt
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Stellenzuweisung, Stellenmitbewirtschaftung
Automatisches Anlegen eines Stellenvermerks am Quell-BU und automatisches Ausbringen eines beanspruchbaren BU-Objekts in der Zielstruktur
• Zuweisung von BU-Objekten (STA und Mittel) an nachgeordnete Behörden• Mitbewirtschaftung von anderen Organisationseinheiten• Auswahl der Zuweisungsarten in gleichem Zuweisungspopup
2.5 Sonstige Funktionen im Freistaat Bayern
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Zahlreiche automatisierte Prozesse in der SAP-Stellenwirtschaft unterstützen erheblich in der täglichen Sachbearbeitung, die entscheidende Grundlage für Maßnahmen der Personalplanung und –entwicklung ist.
3. Fazit
Digitalisierung hilft maßgeblich, die künftigen Herausforderungen in der Verwaltung zu bewältigen.
VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT!
Name: Rudolf Hofmeister, Renate Mückl
Firma: Bayer. Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat
Adresse: Odeonsplatz 4, 80539 München
Tel.: 089/2306-2563
E-Mail: [email protected]