automação de bibliotecas

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ARTIGOS

INTRODUOAs mudanas advindas com a socie-dade da informao provocaram subs-tanciais alteraes nos hbitos de usoda informao no dia-a-dia do cidadobrasileiro, quer na sua vida pessoal,quer no desenvolvimento de sua car-reira profissional, impulsionando as or-ganizaes para a busca de um pro-cesso de modernizao de suas es-truturas e maior agilidade na prestaode servios comunidade usuria.

As bibliotecas e centros de documen-tao, como unidades organizacionaisvivas, recebem interferncia diria emseus processos de trabalho, o que tor-na imprescindvel a adequao de suasestruturas organizacionais e de pres-tao de servios ento propaladasociedade da informao.

Especificamente no caso do processode informatizao, os avanos tecno-lgicos associados s exigncias atu-ais dos usurios direcionam para aseleo e aquisio de software e har-dware com caractersticas funcional-mente mais diversificadas, privilegian-do a interligao das funes de umabiblioteca, numa linguagem que permi-ta a integrao usurio/mquina.

Atentos a essa situao e ao compro-misso de oferecer aos seus usuriosum servio de qualidade, profissionaisbibliotecrios e analistas de sistemasda Presidncia da Repblica realiza-ram este estudo, em um esforo con-junto e fundamentados pela orientaoe diretriz da ento Diretoria Geral deAdministrao com vistas a moderni-zar os processos de trabalho das uni-dades organizacionais da Presidncia.Cumpriu-se tambm o estabelecido no

Automao de bibliotecas ecentros de documentao: oprocesso de avaliao eseleo de softwares

Planejamento Estratgico de 1995, queinclua o projeto de informatizao desuas rotinas, produtos e servios, ofe-recendo direo daquela instituiosubsdios para a seleo de um sof-tware capaz de automatizar os proces-sos de trabalho de suas bibliotecas.

Este artigo pretende, assim, apresen-tar as etapas necessrias ao proces-so de escolha de softwares, identifican-do os requisitos necessrios avalia-o, caracterizando-os como gerais eespecficos, imprescindveis e desej-veis que devem ser contemplados pe-los produtos disponveis no mercado.Pretende, ainda, contribuir com a lite-ratura na rea e apresentar aos profis-sionais e estudiosos, uma experinciaconcreta de anlise e seleo de sof-tware para bibliotecas e centros de do-cumentao.

Os dados obtidos que fundamentarameste artigo remontam a abril de 1998,sendo importante registrar que, quan-do da publicao deste trabalho, cer-tamente muitas alteraes j teroacontecido nos produtos aqui descri-tos, como reao normal do mercado.

REVISO DE LITERATURA

A equipe decidiu que, para subsidiareste trabalho, deveriam ser identifica-dos, na literatura, os softwares dispo-nveis no mercado e, principalmente,os impactos causados nos usurios,gerentes e tcnicos dos servios deinformao bibliogrfica, quando doprocesso de implantao da automa-o.

Com relao aos produtos existentesno mercado e na falta de catlogos queindicassem com certa abrangncia

Resumo

O mercado de produo e gerao desoftwares para automao de bibliotecasapresentou grande impulso nos ltimos dezanos. Escolher um software representa,hoje, mais que escolher uma ferramentatecnolgica para implementar serviosprestados pelas bibliotecas. Representaintroduzir nova filosofia de trabalho, novoscomportamentos e valores informacionais.Este trabalho apresenta o resultado dosestudos realizados para a escolha de umsoftware para a automao dasbibliotecas da Presidncia da Repblica.Pretende contribuir com a reviso deliteratura e com os profissionais eestudiosos da rea, oferecendo umaanlise de cada produto, bem como aidentificao dos requisitos indispensveise desejveis que o software deve possuirpara o processo de automao debibliotecas e centros de documentao.

Palavras-chave

Automao de bibliotecas; Softwares parabibliotecas; Informtica aplicada abibliotecas.

Adelaide Ramos e CrteIda Muniz de AlmeidaAna Emlia PellegriniIldeu Ordini LopesJos Carlos SaengerMaria Bernadete P. EsmeraldoMaria Cristina Moraes PereiraRosana Rika M. C. FerreiraWilma Garrido do Lago

Ci. Inf., Braslia, v. 28, n. 3, p. 241-256, set./dez. 1999

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este tipo de software, as informaesobtidas foram extradas de boletins tc-nicos de associaes de classe, con-sultados aleatoriamente, relatrios deinstituies, e muito importante foi aparticipao na reunio tcnica de bi-bliotecrios da Justia Federal1, oca-sio em que vrias empresas demons-traram seus produtos.

Heeman2, em seu trabalho sobre mu-dana de hbito ocasionada pela auto-mao, alerta que, na sociedade infor-matizada, a informao passa a fluirlivremente, fugindo do controle dos ca-tlogos e acervos, para dentro dos ar-quivos dos computadores, circulandoglobalmente de usurio para usurio,sem que possa ser coletada, armaze-nada e disseminada. Altera-se, assim,o processo de transferncia da informa-o, desde o ciclo produtor/emissor, ossuportes, at o destino/receptor.

Esta situao reflete-se tambm nogerenciamento de acervos bibliogrfi-cos e de produtos e servios informa-cionais. Enfim, no processo de ges-to da informao, que, segundo Da-venport3, constitui-se de um conjuntoestruturado de atividades que incluemo modo como as instituies produ-zem, obtm, distribuem e usam a in-formao e o conhecimento, tendo nosrecursos tecnolgicos o instrumentofacilitador deste processo.

Costa4 alerta que as bibliotecas con-temporneas convivem com srios con-flitos organizacionais, oramentos re-duzidos e pessoal insuficiente parao desempenho de suas funes atuaise tm enfrentado os desafios oriundosdas transformaes socioculturais, in-corporando o novo papel que lhes cabena transferncia de conhecimentos einformaes.

O cenrio indica que, se as bibliote-cas e centros de documentao qui-serem oferecer melhor servio aos usu-rios e cumprir sua misso, necess-rio se torna acompanhar passo a pas-so o desenvolvimento da sociedade,entender com mais preciso os hbi-tos e os costumes dos usurios, adap-tar as tecnologias s necessidades equantidades de informao de que dis-pem, assim como utilizar um siste-ma informatizado que privilegie todasas etapas do ciclo documental, no qual

a escolha recaia sobre uma ferramen-ta que contemple os recursos hoje dis-ponveis, sem se tornar obsoleto amdio e longo prazos.

Definir esse sistema no tarefa dasmais fceis, mesmo porque, nos lti-mos dez anos, houve grande avanona rea de desenvolvimento de siste-mas, especialmente em softwares paraautomao de bibliotecas. Fatores de-cisivos deste processo foram, semdvida, a quebra da reserva de merca-dos e a introduo da microinformti-ca, em substituio aos sistemas de-senvolvidos para ambientes de main-frames.

Os softwares desenvolvidos para apli-caes em computadores de grandeporte, se, por um lado, possuam gran-de capacidade de armazenamento dedados, por outro, no permitiam a ali-mentao em tempo real e exigiam in-fra-estrutura computacional com equi-pes altamente especializadas, ambien-tes totalmente apropriados, colocandoas bibliotecas, os bibliotecrios e osusurios totalmente dependentes datecnologia com pouca agilidade naprestao de servios. A informaosucumbe-se tecnologia.

Martinelli5 analisa que o processo deinformatizao das bibliotecas no Bra-sil passou a viver uma nova fase, ca-racterizada pela disponibilidade de re-cursos avanados mquinas e sof-twares de nova gerao que chegaramao pas nos ltimos anos , apontandocomo causa, tanto da defasagem comodo novo surto de desenvolvimento, asmudanas da poltica de informtica noBrasil, ocorridas a partir de 1993, queproporcionaram o acesso a uma novagerao de equipamentos e softwares.

Ainda, segundo Davenport3, a informa-o no pode ser considerada de ma-neira isolada nas instituies. s bi-bliotecas est reservado o papel de re-pensar suas atividades e funes,adaptando-se aos novos modelos or-ganizacionais e extraindo das tecnolo-gias disponveis o substrato para amelhoria na prestao de servios e nautilizao eficaz de informaes.

A modernizao das bibliotecas estdiretamente ligada automao de ro-tinas e servios, com o intuito de im-plantar uma infra-estrutura de comuni-

cao para agilizar e ampliar o acesso informao pelo usurio, tornando-senecessrio haver uma ampla viso datecnologia da informao e sua aplica-o nas organizaes.

Epstein, citado por Krzyzanowski6,alerta para o fato de que no existe umsistema ideal e, mesmo que a escolhaseja a mais acertada, poder no aten-der completamente aos requisitos fun-cionais (quais atividades sero realiza-das) e de performance (quantas ativi-dades sero atendidas e com que ra-pidez), alm de executar o back-updesejado e as operaes de proteo,a custo compatvel com o oramentodisponvel.

Por esse motivo, importante que abiblioteca determine os seus prpriosrequisitos obrigatrios e solicite asoperaes desejveis somente apscertificar-se de que as funes bsi-cas e necessrias estejam plenamen-te atendidas.

Assim, qualquer iniciativa de informa-tizao de uma biblioteca ou centro dedocumentao deve, primeiramente,identificar a cultura, misso, objetivose programas de trabalho da organiza-o; as caractersticas essenciais dabiblioteca com relao sua abrangn-cia temtica, servios e produtos ofe-recidos; os interesses e necessidadesde informao dos usurios; a plata-forma tecnolgica existente na institui-o em termos de software e hardwa-re, bem como sua capacidade de atu-alizao e ampliao, alm dos recur-sos humanos disponveis.

Figueiredo7, ao analisar a situao daautomao nas bibliotecas universitri-as, identificou, entre outros aspectos,que o maior benefcio com a implanta-o do processo de informatizao arapidez, agilidade e eficincia no aten-dimento e prestao de servios, isto, a otimizao das atividades no scom relao aos usurios, como tam-bm no que diz respeito ao controle eformao do acervo, levantamentos bi-bliogrficos, catalogao, emprstimos,comutao, reclamao de obras ematraso e processamento tcnico.

METODOLOGIA UTILIZADA NAAVALIAOA metodologia utilizada na realizao

Automao de bibliotecas e centros de documentao: o processo de avaliao e seleo de softwares


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deste estudo obedeceu aos seguintespassos:

a) elaborao do diagnstico das bi-bliotecas caracterizando acervo, usu-rios, capacidade institucional, servi-os e produtos oferecidos;

b) observncia s diretrizes organiza-cionais;

c) capacidade tecnolgica e parquecomputacional existentes;

d) reviso de literatura na rea de au-tomao em bibliotecas;

e) anlise de documentos que regis-tram experincias semelhantes;

f) participao em eventos tcnicos narea;

g) anlise de catlogos, prospectos,folhetos e documentao sobre os sof-twares disponveis no mercado;

h) contatos com instituies que acom-panham o mercado;

i) contatos com fabricantes de softwares;j) visitas a usurios para verificar o graude satisfao, bem como os problemasdetectados quando da implantao,acompanhamento e manuteno dosservios;

k) troca de informaes com analistasde sistemas e bibliotecrios de insti-tuies pblicas e privadas;

l) anlise da idoneidade das instituiesdetentoras dos produtos, procurandoevitar a contratao de uma empresasem histria e credibilidade no merca-do.

Aps cumpridas as etapas anterior-mente relacionadas, elaborou-se uminstrumento de coleta de dados enca-minhado s empresas fornecedorasdos softwares identificados. Este ins-trumento contemplava, dentre outras,informaes tcnicas de cada produ-to, usurios, capacidade institucionalda empresa, capacidade tecnolgicaexigida, bem como os responsveistcnicos e gerenciais.

Obtidas as respostas, foram agenda-

das, para o ms de maro de 1998,demonstraes com as empresas eseus respectivos produtos: Potiron In-formtica, proprietria do OrtoDocs;Fundao Getlio Vargas, fornecedorado VTLS; Via pia Informtica, propri-etria do Thesaurus; Ex Libris, forne-cedora do Aleph; e Modo Novo Con-sultoria e Informtica, proprietria doInforma.

As empresas Dados Informao eServios (Dins), proprietria do sof-tware Caribe, a Drv Informtica, do sof-tware Biblio e WA Corbi, do softwareArcheS Lib, no demonstraram seusprodutos, sendo, porm, avaliados combase no questionrio respondido e nadocumentao encaminhada.

As empresas Contempory, propriet-ria do software Sysbibli, e a MPS In-formtica, do software Sabi, no en-viaram respostas. Como resultados decontatos telefnicos feitos com ambas,a MPS informou que o Sabi no aten-dia s especificaes da PR. Agrade-ceram o convite, mas no se propuse-ram a apresentar o produto.

Assim, foram mantidos contatos com10 empresas e analisados oito produ-tos diferentes. Alm da demonstraotcnica, foram visitados os seguintesusurios: a) Instituto de PlanejamentoEconmico (Ipea), usurio do Orto-Docs; b) Tribunal Superior Eleitoral(TSE), usurio do Thesaurus; c) Em-presa brasileira de Planejamento deTransportes (Geipot), usurio do The-saurus; d) Senado Federal, usurio doAleph, em fase de aquisio.

Aps a realizao das visitas e de-monstraes dos produtos, passou-se anlise de todas as informaes co-letadas, anlise que resultou na iden-tificao dos requisitos imprescindveise desejveis que os produtos deveriamcontemplar, para atender s necessi-dades das Bibliotecas da Presidnciada Repblica.

REQUISITOS UTILIZADOS NA AVA-LIAO E SELEO

Em que pesem as observaes feitaspela equipe, decidiu-se, ao concluireste trabalho, agregar s expectativasiniciais um pouco da experincia finale, assim, sintetizar e ressaltar os re-quisitos exigidos que devem ser obser-vados quando da escolha de um sof-tware, classificando-os como impres-cindveis e desejveis.

REQUISITOS ESPECFICOS

Requisitos relacionados tecnolo-gia constituem-se nos itens que iden-tificam a capacidade do sistema de tra-balhar com modernos recursos tecno-lgicos, possibilitando segurana e in-tercmbio de dados, tendo como re-quisitos imprescindveis:

a) acesso simultneo de usurios sbases de dados;

b) armazenamento, recuperao eclassificao correta dos caracteres dalngua portuguesa (Portugus Brasil):maisculas, minsculas, cedilha e ca-racteres especiais;

c) arquitetura de rede cliente/servidor;d) auditoria no sistema;e) capacidade de atualizao dos da-dos em tempo real;

f) capacidade de elaborao de esta-tstica com gerao automtica de gr-ficos;

g) capacidade de suportar acima de 16(dezesseis) milhes de registros bibli-ogrficos;

h) compatibilidade com os softwaresde rede Novell Netware, Microsoft Win-dows NT ou OS/400;

i) compatibilidade com software debanco de dados relacional e/ou textu-al;

j) disponibilidade de help on-line sens-vel ao contedo em lngua portuguesa;

k) garantia de manuteno e disponi-bilizao de novas verses;

l) gesto de bases de dados com dife-rentes tipos de documentos;



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m) interface grfica;n) leitura de cdigo de barras;o) nveis diferenciados de acesso aosdocumentos;

p) padro ISO2709;q) protocolo de comunicao Z39.50;r) recuperao de base de dados tex-tuais;

s) segurana na forma de registro e degerenciamento dos dados;

t) senha para as funes que atuali-zam dados;

u) software cliente: sistema operacio-nal Windows 95 ou superior;

v) tabela de parmetros para persona-lizar o funcionamento do sistema;

w) tratamento de textos e imagens;x) uso de data no formato dia/ms/ano,sendo o ano, com quatro dgitos de usocorrente, na lngua portuguesa.

Como requisitos desejveis, o acesso base de dados via browser Internet/Intranet.

Requisitos relacionados ao proces-so de seleo e aquisio caracteri-zam-se por ser o mdulo gerenciadordo processo de aquisio de materi-ais bibliogrficos, por doao, permu-ta e compra, tendo como itens impres-cindveis:

a) controle de todo o processo de aqui-sio;

b) controle de listas de sugesto, se-leo, aquisio, reclamaes e rece-bimento;

c) controle de assinatura de peridicos:incio, vencimento, renovao e datasprevistas para recebimento dos fasc-culos; controle de recebimento de fas-cculos de peridicos e seriados;

d) identificao de dados do processode aquisio (nmero de processo,nmero de empenho, preo, nmero danota fiscal ou fatura, outros.);

e) identificao da modalidade de aqui-sio (doao, compra, permuta, de-psito legal).

Como requisitos desejveis:

a) controle de datas de recebimento domaterial adquirido;

b) controle contbil e financeiro dosrecursos oramentrios para aquisiode material bibliogrfico;

c) controle de fornecedores por com-pra, doao e permuta; emisso decartas de cobrana, reclamaes eagradecimento de doaes;

d) elaborao de lista de duplicatas;e) elaborao de lista de desideratas;f) estatstica mensal e acumulada dedocumentos recebidos;

g) cadastro de entidades com as quaismantm intercmbio de publicaes;

h) controle da situao (status) do do-cumento bibliogrfico (encomendado,aguardando autorizao, aguardandonota fiscal, encaminhado para paga-mento e outros);i) identificao do usurio que sugeriuo ttulo para aquisio.

Requisitos relacionados ao proces-samento tcnico dos documentos,um mdulo gerenciador do registro dasinformaes bibliogrficas, segundopadres internacionais, privilegiando osseguintes requisitos imprescind-veis:

a) atualizao em tempo real do ban-co de dados, nos registros de autori-dade e demais ndices, aps o enviode novo registro ao servidor;

b) campos e cdigos de catalogaode qualquer tipo de documento, inclu-sive artigos de peridicos, de acordocom o AACR2;

c) capacidade de armazenar informa-o legislativa;

d) cdigo de barras para cada docu-mento;

e) construo automtica de lista deautoridades a partir dos registros inclu-dos;

f) construo de remissivas para auto-res/assuntos;

g) consulta ao tesauro, lista de autori-dades e lista de editoras, durante ocadastramento de um registro;

h) correo de todos os registros as-sociados a um autor ou assunto medi-ante alterao na lista de autoridadeou tesauro;

i) exportao de dados para alimenta-o de bases de dados de cataloga-o cooperativa;

j) formato MARC dos registros biblio-grficos;

k) gerao de etiquetas para bolso elombada dos documentos;

l) importao de dados de centros decatalogao cooperativa on-line e cd-rom;

m) incluso de referncias, de altera-es, revogaes e republicaes paraatos normativos/legislao;

n) incorporao de textos digitados sistema de gerenciamento de texto,imagem e som para incluso de inteiroteor de atos normativos e resumos deperidicos;

o) possibilidade de duplicao de umregistro para incluso de novas edies;

p) possibilidade de validao dos re-gistros e campos;

q) processamento de materiais espe-ciais, obras raras e outros;

r) sistema de gerenciamento paraconstruo de tesauro.

Requisitos relacionados ao proces-so de emprstimo de documentos,mdulo que gerencia o uso e circula-o dos documentos da Biblioteca,cumprindo os seguintes procedimen-tos imprescindveis:



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a) aplicao de multas e suspenses;b) bloqueio automtico de emprstimosempre que o usurio estiver em atra-so ou com dados cadastrais desatua-lizados;

c) cadastro de usurios, com incluso,excluso e alterao de nomes e en-dereos, com categorizao de usu-rios;

d) categorizao de emprstimo: em-prstimo domiciliar, especial e emprs-timo entre bibliotecas;

e) categorizaro de usurios e de ma-teriais para fins de definio automti-ca de prazos e condies de emprs-timos e uso;

f) cobrana personalizada; com prazosdiferenciados por tipos de materiais eusurios;

g) cdigo de barras para cada leitor;h) controle de devolues, renovaes,atrasos;

i) controle de usurios pessoais e ins-titucionais;

j) controle dos leitores em atraso;k) definio de parmetro para a reser-va de livros, com senhas de seguran-a;

l) emisso de cartas cobrana autom-tica para usurios em atraso;

m) emisso de relao de obras queesto em poder dos leitores;

n) emisso de relatrios referentes aoprocesso de emprstimo: assuntosmais consultados no perodo, usurioque maior nmero de emprstimo re-alizou;

o) incidncia de atrasos em relao aosperodos anteriores, unidade organiza-cional que mais consultou a bibliote-ca;

p) emisso de senhas para os emprs-timos;

q) possibilidade de pesquisar a situa-o em que se encontra o exemplar:disponvel, emprestado, encadernado,

etc;

r) realizao de emprstimo, devoluo,renovao e reserva, on-line;

s) registro de solicitao de fotocpi-as;

t) relatrios do cadastro de usurios,por ordem alfabtica, formao, unida-de de trabalho;

u) reserva de documentos, com prazosdiferenciados por tipos de materiais eusurios;

v) rotina completa de emprstimo paraqualquer tipo de documento;

w) senha para os emprstimos.

Requisitos relacionados ao proces-so de recuperao de informaesconstituem-se em recursos especiaisde pesquisa para localizar documen-tos em mltiplas bases de dados, comfiltragem de resultados e combinaesde conjuntos, agregando as caracte-rsticas imprescindveis:

a) capacidade de ordenar e classificaros documentos pesquisados;

b) capacidade de permitir que os re-sultados de pesquisas sejam gravadosem disquetes ou arquivos;

c) consulta Internet; elaborao deestatsticas;

d) estratgia de pesquisa on-line nasbases de dados por qualquer palavra,campo ou subcampo;

e) indicao do status do documentopesquisado, se emprestado, em enca-dernao ou disponvel; possibilidadede envio do resultado da pesquisa pore-mail, ao usurio;

f) possibilidade de salvar estratgias debuscas para utilizao posterior;

g) recuperao por truncamento es-querda, direita e ao meio, operado-res booleanos, proximidade e distn-cia entre termos;

h) visualizao do resultado da pesqui-

sa em forma de referncia bibliogrficabreve e completa, de acordo com aABNT.

Requisitos relacionados ao proces-so de divulgao da informao,mdulo gerenciador das atividades dedivulgao, contribuindo para o proces-so de disseminao de informaes,com os seguintes atributos imprescin-dveis:

a) emisso de listas de publicaes porassuntos e autores;

b) gerao de catlogo coletivo;c) diferentes formatos de visualizaode registros on-line e em relatrios tipoABNT e AACR2;

d) elaborao e impresso de biblio-grafias em formato ABNT;

e) definio de instrumentos de alertae disseminao seletiva de informa-es, conforme perfil dos usurios;

f) pesquisa por conceitos com utiliza-o de tesauro ativo.

Requisitos relacionados ao proces-so gerencial, mdulo que permite oacompanhamento e avaliao das ati-vidades da biblioteca do ponto de vis-ta gerencial, tendo como requisitosimprescindveis:

a) gerenciamento integrado dos dadose funes da biblioteca;

b) gerenciamento dos tipos de ma-terial bibliogrfico e informacionais uti-lizados em bibliotecas;

c) contabiliza estatsticas de circula-o, processamento tcnico, seleo,aquisio e intercmbio, atualizao detesauro e listas de autoridades, porperodo;

d) emite relatrios de circulao porassuntos mais consultados;

e) emite relatrios de circulao portipo de documentos, por perodo e acu-mulado;

f) emite relatrios de emprstimos, porperodos;



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g) emite relatrios de entrada e recebi-mento de documentos, por perodo;

h) inventrio com utilizao do coletorde dados inteligente;

i) listas de usurios, por categorias.

REQUISITOS GERAIS

Treinamento

O processo de automao de bibliote-cas possui certa complexidade quepode ser minimizada com um treina-mento adequado. No se trata, sim-plesmente, da instalao de um pro-duto, e sim da implantao de umanova filosofia de trabalho em que todasas atividades do ciclo documental es-to refletidas. um item importante noprocesso de escolha, pois habilitar ousurio na utilizao do produto, de-vendo abranger os seguintes nveis:

a) nvel tcnico: possibilitar aos ana-listas de sistemas a perfeita compre-enso da filosofia de funcionamento doproduto, capacitando-os a efetuar aparametrizao e disponibilizao dosistema para o usurio final;

b) nvel gerencial: possibilitar gern-cia da Biblioteca a perfeita compreen-so dos procedimentos gerenciais ofe-recidos pelo sistema;

c) nvel operacional: possibilitar aosbibliotecrios a perfeita compreensodos procedimentos e rotinas especfi-cos de cada mdulo do sistema, inclu-sive capacitando-os a realizar o treina-mento aos usurios, nos mdulos per-tinentes.

O contratante deve solicitar ao respon-svel pelo treinamento o provimento domaterial didtico e manuais necess-rios, devendo estes serem compatveiscom a verso do software licenciado.

Instalao, testes e garantia

Tal qual o treinamento, esta etapa muito importante, na medida em quegarantir agilidade e segurana na im-plementao das rotinas, bem como oassessoramento para a transmisso deconhecimentos indispensveis ao per-feito uso do produto no transmitidos

nos treinamentos. Para tanto, deve-seexigir do fabricante ou vendedor que oproduto seja instalado e testado, como acompanhamento dos tcnicos dainstituio. Para evitar maiores sobres-saltos com a instalao do produto,poder-seexigir que o mesmo sejatotalmente substitudo caso venhaocorrer o mesmo tipo de erro, por trsvezes, em um perodo de 30 dias.

Suporte tcnico e manuteno

imprescindvel firmar com o fornece-dor um contrato de suporte tcnico emanuteno preventiva e corretiva in-cluindo os seguintes servios: corre-o de erros do software licenciado;fornecimento e implantao de versesatualizadas, com os manuais e litera-tura tcnica pertinentes em portugus(Brasil); apoio tcnico no perodo deimplantao de novas verses, tendoem vista a eventual converso de apli-caes decorrentes de novos disposi-tivos ou componentes introduzidos; trei-namento e reciclagem de servidores,visando perfeita compreenso dasnovas verses. A manuteno deverser feita procurando facilitar e reduzirao mximo o tempo entre a identifica-o e correo dos problemas apresen-tados.

Documentao

Mesmo com as facilidades tecnolgi-cas disponveis, recomendvel que adocumentao do produto seja apre-sentada em portugus (Brasil ), na for-ma impressa, e que o fornecedor en-tregue um conjunto completo de ma-nuais tcnicos e do usurio.

Condies institucionais

O software a ser adquirido deve, almde atender s necessidades de infor-mao, ser compatvel com o desenhoe cultura organizacional, com o parquecomputacional instalado, tamanho doacervo e o perfil dos usurios, respei-tadas suas caractersticas quantitati-vas e qualitativas. Por vezes, os sof-

twares possuem excelentes qualidadesde portabilidade de dados e avanostecnolgicos, caractersticas que nosero utilizadas em sua totalidade pelabiblioteca, e sua aquisio pode tor-nar-se mais onerosa, ao passo que aopo poder ser pela escolha de umsoftware com menor capacidade, masque atender melhor s necessida-des atuais e aquelas que poderosurgir com o passar do tempo.

Importante tambm verificar a idonei-dade da empresa fornecedora do pro-duto. Muitas, com a mesma facilidadecom que surgiram, sucumbiram aomercado, deixando os usurios e cli-entes totalmente desprotegidos. Emalguns casos, as instituies tiveramde realizar nova aquisio, arcandocom os custos de novas migraes dedados, troca de equipamentos e outros.Convm ainda verificar a carteira de cli-entes, a satisfao dos mesmos como produto, os tipos de problemas queaconteceram na implantao do siste-ma e como estes foram resolvidos, asade financeira da empresa, suasparcerias, ou seja, outras empresascom as quais mantenha trabalhos con-juntos. Uma forma de proteger a insti-tuio a assinatura de um termo decompromisso onde a empresa produ-tora do software compromete-se a for-necer os programas fonte da ltimaverso do sistema, nos casos de fa-lncia, concordata, simples extinoou mudana de ramo de atuao.

A QUESTO DA CONVERSO RE-TROSPECTIVA

As bibliotecas, ao iniciar o processode automao, possuem, na maioriadas vezes, um acervo acumulado con-tendo o registro bibliogrfico de diver-sos tipos de documentos, acervo esteorganizado manualmente com a elabo-rao de fichas catalogrficas dispos-tas em ordem alfabtica por autor, ttu-lo e assunto, ou mesmo em sistemas



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informatizados. Qualquer que seja aopo pelo software, a biblioteca pre-cisar incluir estes registros no novosistema. A esta ao denomina-seConverso Retrospectiva (CR), que sig-nifica converter os dados existentes.Algumas metodologias ou formas derealizar este trabalho podem ser utili-zadas. Para as fichas, a opo maistradicional a digitao de todos osregistros no novo sistema. Esta ativi-dade pode ser mais demorada, mas,por vezes, recomendvel, pela ga-rantia da qualidade do resultado final.

Outra soluo a digitalizao destasfichas. O arquivo resultante deste pro-cesso ser convertido eletronicamen-te e incorporado base de dados. Pode-se tambm, buscar em outras bases,pela consulta direta ou digitalizaodas fichas, o registro catalogrfico eincorpor-lo nova. Para o acervo queest em meio magntico, um progra-ma de converso de dados pode serutilizado. A deciso de qual caminhoser tomado para fazer a CR muitoimportante. Em primeiro lugar, no mo-mento da escolha do software, deve serobservado se o produto tem condiesde fazer a converso no meio magnti-co disponvel na biblioteca. Em segun-do lugar, a relao custo/benefcio in-dicar a melhor deciso, consideran-do os recursos disponveis, o tempo, aexpectativa e o planejamento de que abiblioteca dispe para estar com abase completa (backlog zero).

COMPATIBILIDADE COMFORMATOS PADRONIZADOS DEREGISTROS BIBLIOGRFICOS

A ISO 2709

A norma ISO 2709 DocumentationFormat for Bibliographic Interchange onMagnetic Tape foi desenvolvida peloComit Tcnico ISO/TC 46, Infor-mao e Documentao, Subcomi-t SC 4 Aplicativos de computadorna informao e documentao, da

International Organization for Standar-dization (ISO). Esta norma especificaos requisitos para o formato de inter-cmbio de registros bibliogrficos quedescrevem todas as formas de docu-mentos sujeitos descrio bibliogr-fica. No define a extenso do conte-do de documentos individuais e nemdesigna significado algum para os pa-rgrafos, indicadores ou identificado-res, sendo essas especificaes asfunes dos formatos de implementa-o.

Os dados, em meio magntico, estoestruturados de forma a possibilitar ointercmbio de registros bibliogrficos.Porm, esta caracterstica no elimi-na a incompatibilidade entre os regis-tros que utilizam diferentes formatos deentrada e, principalmente, diferentesregras de entrada de dados. A ISO sepreocupa em apresentar uma estrutu-ra generalizada, ou seja, um arcabou-o projetado especialmente para a co-municao entre sistemas de proces-samento de dados, e no para usocomo formato de processamento den-tro dos sistemas. Da forma como foiestruturada, item indispensvel quedeve ser contemplado pelos produto-res de softwares para automao debibliotecas, pois possibilita a padroni-zao entre registros no que se refere estrutura para intercmbio de infor-maes que, do ponto de vista tcni-co, a base filosfica que norteia, di-reciona e fundamenta as aes de umabiblioteca. Este preceito legitima o usodesta norma nos processos de auto-mao.

O protocolo Z39.50

Protocolo8 originalmente proposto em1984 para ser utilizado com informa-es bibliogrficas pela National In-formation Standard Organization (Niso).Foram disponibilizadas as verses1988, 1992, 1994 e, finalmente, apro-vado com a verso 1995. o protocoloprprio para recuperao de informa-o bibliogrfica de computador paracomputador, possibilitando ao usuriode um sistema pesquisar e recuperarinformaes de outro sistema, ambos

implementados neste padro. Especi-fica formatos e procedimentos adminis-trando a troca de mensagens entre umcliente e um servidor, habilitando o cli-ente a solicitar que o servidor consulteum banco de dados, identifique regis-tros e recupere um ou todos os dadosidentificados. Destina-se comunica-o entre aplicaes para recuperaode informaes, e no promove a inte-rao entre o cliente e o usurio.

O cliente o computador pessoal ou aestao de trabalho do usurio queexecuta parte ou todo o processamen-to do aplicativo. O servidor o compu-tador central que mantm os bancosde dados e atende a solicitaes dosclientes. O padro Z39.50 um padrode midleware cliente-servidor. Istoquer dizer que fica entre a comunica-o do cliente com o servidor. Com ouso deste padro, permite-se que de-terminado servidor possa usar osservios de diversos servidores ou for-necedores diferentes, e um determina-do servidor possa prestar servios paradiversos clientes ou fornecedores. Paraexemplificar e melhor esclarecer, seeste protocolo no existisse, a biblio-teca que quisesse recuperar registrosbibliogrficos de vrios bancos de da-dos deveria dispor de tantos clientesquantos fossem os catlogos ou ban-cos de dados que se quisesse consul-tar.

Certamente mais um instrumentotecnolgico disponvel para facilitar oprocesso de intercmbio bibliogrfico.As informaes aqui apresentadas so-bre o Protocolo Z39.50 so aquelasnecessrias e suficientes compreen-so do bibliotecrio. Tal qual a ISO2709, este protocolo deve ser utilizadocom maior habilidade pelos analistasde sistemas do que pelo bibliotecrio.

O formato MARC

Os estudos9 realizados pela Bibliote-ca do Congresso dos Estados Unidosda Amrica (LC) sobre a possibilidadede usar os recursos computacionaispara automatizar parte de seus servi-os internos deram incio na dcadade 50. Na medida em que apresenta-vam resultados positivos, a direo daBiblioteca decidiu convocar um grupode trabalho integrado por bibliotecriose analistas de sistemas para encon-trar uma forma de converter os dados



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das fichas catalogrficas, gerando orepertrio bibliogrfico. O sucesso dasaes da LC extrapolou sua abrangn-cia institucional, e o desenvolvimentode formatos bibliogrficos nacionaisgerou preocupao em vrios pasesque comearam a discutir sobre a ne-cessidade de dispor de um formato quepermitisse a troca de informaes en-tre instituies, dispensando a elabo-rao de programas de converso deregistros a cada vez que ocorresse in-tercmbio entre essas instituies.

Comeou desta forma, no incio de1966, um projeto-piloto para a LC es-tudar a possibilidade de fornecer sbibliotecas dados de catalogao leg-veis por mquina. Este projeto-pilotodenominou-se Marc Machine-Rea-dable for Cataloging e teve como ob-jetivo desenvolver procedimentos e pro-gramas de converso, manuteno dearquivos e distribuio de dados com-patveis com o formato.

A LC, em 1966, concluiu o trabalho deformulao de procedimentos, rotinase programas de computador denomi-nado Marc I, o formato do projeto-pilo-to que inclua somente a descrio delivros. O sucesso deste formato e asnegociaes e acordos realizados du-rante sua implantao levaram as bi-bliotecas a pensar em um formato pa-dro de comunicaes, adequado nos ao intercmbio de dados bibliogr-ficos na LC, mas tambm s demais,surgindo o Marc II com o propsito dedesenhar a representao fsica dedocumento, em um meio legvel porcomputadores, capaz de conter infor-mao bibliogrfica de todo tipo dematerial10. Realizou, ainda, um estudode viabilidade para a elaborao demetodologias e formas de realizaode Converso Retrospectiva, projetodenominado de Recon (Retrospec-tive Conversion), cujo resultado foi pu-blicado em 1969.

Poucos sistemas de automao debibliotecas utilizam o Marc puro, inte-gral, embora muitos registros e siste-mas sejam compatveis com o mes-mo. Os modernos softwares de auto-mao de bibliotecas esto facilitandoesta tarefa, deixando a cargo do siste-ma a transformao dos dados de ca-talogao para o formato Marc, obede-cidas, evidentemente, as caractersti-

cas mnimas de descrio bibliogrfi-ca. Diferentemente da ISO 2709 e doprotocolo Z39.50, o formato Marc fer-ramenta de domnio exclusivo do bibli-otecrio que o utiliza na atividade dedescrio bibliogrfica.

DESCRIO DOS SOFTWARES AVA-LIADOS

Os dados obtidos permitiram equipeelaborar um cenrio das empresas eprodutos oferecidos, a saber:

Potiron Informtica SociedadeCivil Ltda., responsvel pelosoftware OrtoDocs

A Potiron Informtica, com sede na ci-dade de So Paulo e laboratrio tec-nolgico em Campinas-SP, uma em-presa com 13 anos de experincia nomercado. Nos ltimos cinco anos, temorientado seus produtos para o seg-mento de automao de bibliotecas ecentros de documentao, especializan-do-se, portanto, nesta rea quandodesenvolveu o OrtoDocs. Possui umaequipe de cerca de 25 bibliotecrios,garantindo equilbrio entre a parte tec-nolgica e de contedo.

Como metodologia de trabalho, elabo-ra, inicialmente, o projeto de informati-zao da Biblioteca. Com a experi-ncia adquirida na implantao do Or-toDocs em outras bibliotecas, a Poti-ron faz as seguintes recomendaes:a existncia de um servidor dedicadopara residir o OrtoDocs; definio cla-ra de cada etapa do projeto; a conver-so retrospectiva de dados como ativi-dade parte e realizada na prpriaPotiron, o que garantir o funcionamen-to normal da biblioteca durante o per-odo de implantao; a gravao em cd-rom das bases de dados da biblioteca.

Afirma que a postura, enquanto empre-sa, foi de sempre estar acompanhan-do a evoluo dos projetos importan-tes, de clientes ou no, no Brasil e forado pas, mantendo-se atualizada como que est acontecendo e para ondeos caminhos apontam, sempre atenta realidade brasileira e dos clientes.Oferece, assim, os servios de acom-panhamento do projeto de informatiza-o de bibliotecas, aplicando sua ex-perincia na implantao, acompanha-mento e adequao do OrtoDocs a

cada realidade institucional.

A converso retrospectiva, conformeentendida pela Potiron, deve ser con-finada na representao das obras doacervo que no esto em meio magn-tico, ou seja, o esforo empregadopara eliminar uma lacuna construdaao longo do tempo e que tem comocausa a ausncia dos recursos neces-srios para realizar o processo adequa-do de informatizao. Depois de atin-gido o ponto de equilbrio entre objetose representaes no acervo que podeser o equilbrio total o qual denomina-mos de backlog zero, a manutenodesta situao no tem mais o carterde retrospectivo, mas o de desenvolvi-mento do fluxo de trabalho cotidiano.

O mtodo escolhido pela Potiron, paraa CR, o de digitalizao das fichascatalogrficas, por ser um processo quecausa menores alteraes no fluxo detrabalho normal das bibliotecas. Estasfichas so levadas para a sede daEmpresa, e as imagens, digitalizadas,aps o que se inicia a pesquisa emoutras bases de dados. Em caso decoincidncia na procura, o registro copiado para a base receptora e sopromovidas as alteraes necessri-as para a completa incluso na basede dados da instituio.

Para a converso de registros em meiomagntico, a Potiron gera um dialetoque a exata representao dos cam-pos especificados na base do cliente.A migrao dos dados para o OrtoDocssegue a descritiva encaminhada, e ocontedo dos dados no alterado. Damesma forma que o registro existia emoutro ambiente, capturado pelo Orto-Docs. Fisicamente alterado para obe-decer ao padro Marc podendo serexportado conforme a ISO 39.2. Hcasos em que os registros so expor-tados e os dados revisados segundoas descritivas do padro Marc. O re-gistro mantm o mesmo contedo dooriginal, porm distribudo pelos par-grafos seguindo os conceitos doMARC, inclusive com a gerao auto-mtica do pargrafo 008, que umcampo de referncia que fornece da-dos necessrios ao processamento doregistro, no contendo indicadores ouidentificadores. O resultado final umregistro Marc.



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Outra forma de converso de dadosutilizada pela Potiron quando os re-gistros originais servem de fonte paraa CR, utilizando outras bases comoreferncia. Dessa forma, os registrosmagnticos substituem a digitalizaodas fichas catalogrficas que segueprocesso idntico ao descrito ante-riormente.

A depurao de bases feita pelo Ser-vio de Normalizao com a aplicaodos conceitos do Cdigo de Cataloga-o Anglo-americano AACR2, verifi-cao das regras bsicas e aplicaodas alteraes da verso atualizada doMARC quanto a pargrafos obsoletos,mudanas de descritivas e outros.

Sua carteira composta por clientesde pequeno, mdio e grande porte lo-calizados em grandes centros ou ci-dades em vrios estados. Em Braslia,o Instituto de Pesquisa EconmicaAplicada (Ipea). No Rio de Janeiro, aBiblioteca Nacional, o Instituto Brasi-leiro de Geografia e Estatstica (IBGE)e o Servio de Documentao da Mari-nha. Na Bahia, a Universidade Federalda Bahia, a Universidade Estadual deFeira de Santana. Em Minas Gerais, aPrefeitura de Diadema. No Rio Grandedo Sul, Universidade Regional Integra-da de Erechim.

O OrtoDocs um sistema para infor-matizao de bibliotecas individuais ouinterligadas em redes, com todas assuas atividades integradas: cataloga-o segundo o padro AACR2 paratodos os tipos de materiais; controlepatrimonial, de circulao e de peri-dicos, pesquisa bibliogrfica, aqui-sio de materiais, importao e ex-portao de dados e gerao de rela-trios, utilizando o software Re-portSmith, tornando possvel as sadasde dados impressas de acordo com aspeculiaridades e necessidades de cadabiblioteca.

Adota o formato Usmarc, incorporan-do sempre as suas mais recentes revi-ses e atualizaes, facilitando o in-tercmbio de registros bibliogrficos,com base no padro Z39.50. um sof-tware totalmente desenvolvido no Bra-sil. Foi concebido desde o incio parao ambiente Microsoft Windows, emarquitetura Cliente Servidor e com-patibilidade com qualquer banco de

dados no padro Idapi ou ODBC. Atentoa diferentes perfis de clientes e suasaplicaes, comercializado nas se-guintes modalidades: OrtoDocs Pes-soal somente o mdulo de pesquisa;OrtoDocs Profissional conjunto deferramentas para o profissional biblio-tecrio; Corporativo OrtoDocs WebPa-ck pacote com extenses para al-cance fora da instituio, via Internet.

O OrtoDocs Pessoal para uso es-pecfico do usurio final (pesquisado-res, alunos, departamentos ou residn-cias). Contempla o mdulo de pesqui-sa pblica e deve ser instalado nasestaes da rede interna da instituiocomo quiosques de atendimento aosusurios, estaes externas biblio-teca. Permite aos usurios o acessoao acervo com todas as facilidades eatributos do mdulo profissional deatendimento. No possui contrato demanuteno e atualizado pela aqui-sio de novas verses.

O OrtoDocs Profissional o produtovoltado para o ambiente profissional dabiblioteca. Contempla as funes deprocessamento tcnico, atendimentoao pblico, circulao, aquisio e in-tercmbio. Vem configurado na suaverso completa e contempla o treina-mento de uso do processamento tc-nico. O mdulo completo prev as fun-es de importao de dados, expor-tao de registros, catalogao, pes-quisa pblica On-line Public AccessCatalog (OPAC), circulao, controlede peridicos, aquisio e intercmbio.O contrato de manuteno do OrtoDocsProfissional assegura o perfeito funci-onamento do produto e garante, aosclientes, o recebimento das versesatualizadas. tambm oferecido oservio de suporte ao cliente para o es-clarecimento de questes quanto aoproduto ou ao projeto institucional. Oscontatos so feitos via Internet, fax outelefone, seguidos de um rigorosoacompanhamento interno dos encami-nhamentos sugeridos, bem como seusresultados.

O OrtoDocs Web Pack um mdulocuja funo colocar, disposio deuma rede externa, os dados do acervopara pesquisa pblica. Os usuriosfinais que estiverem acessando via umaestao com OrtoDocs, profissional oupessoal, estaro utilizando os mesmos

recursos como se estivessem na redeinterna. Os usurios que no dispuse-rem do OrtoDocs, mas utilizarem umsoftware que siga o padro Z39.50 ver-so 2 somente consulta, estaro uti-lizando os recursos nativos do seu apli-cativo particular. Os usurios que nose enquadrarem em nenhum dos ca-sos anteriores tero acesso pelos bro-wsers convencionais. O contrato demanuteno assegura o funcionamen-to e as novas verses.

Na Biblioteca do Ipea, em Braslia,constatou-se grande satisfao peloatendimento recebido da Potiron, apresteza na assistncia tcnica, nasoluo dos problemas identificados ea flexibilidade apresentada pelo Orto-Docs de adaptar-se s peculiaridadesda instituio. Um analista de sistemasfoi designado para acompanhar, juntocom o bibliotecrio, o processo desdea fase de escolha do produto at suaimplantao. A deciso naquela insti-tuio foi realizar a migrao dos da-dos da antiga base no formato Cepal(Comisso Econmica para a Amri-ca Latina) software GIBI para o for-mato Marc, sendo que todas as difi-culdades apresentadas foram resolvi-das. Foram atendidas inicialmente peloOrtoDocs as Bibliotecas do Rio de Ja-neiro e Braslia e, posteriormente, asdo Ministrio do Planejamento e Ora-mento e a da Secretaria de Planeja-mento, em razo do trabalho em redeentre elas. Atualmente, o software temo perfil do Ipea, em funo das adapta-es feitas s realidades institucionais,caracterizando-se flexvel e de fciladaptao. O tempo gasto do inciodo processo de escolha at a assina-tura do contrato foi de aproximadamen-te 12 meses. Da assinatura at a ins-talao e implantao incluindo a mi-grao do formato Cepal para o forma-to Marc, foram mais 12 meses. Osmdulos processamento tcnico, pes-quisa e circulao j esto implanta-dos e em funcionamento.

Nunes, Silva e Ribeiro11, em trabalhoapresentado no X Seminrio Nacionalde Bibliotecas Universitrias, em For-taleza, no perodo de 25 a 30 de outu-bro de 1998, discorrem sobre o proces-so de informatizao da Biblioteca daUniversidade Estadual de Feira de San-tana, onde foi utilizado o OrtoDocs. Acapacidade de adequao desse sof-



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tware com a situao existente naque-la biblioteca, onde outras experinciashaviam sido iniciadas, a flexibilidadenas negociaes, a parceria com aPotiron e as respostas s questesinicialmente formuladas que fundamen-taram a necessidade de investir naautomao foram itens de sucesso ea certeza de que a opo pelo Orto-Docs foi correta.

Fundao Getlio Vargas (FGV),responsvel pelo software VirgniaTech Library System - VTLS 500

inegvel e irrefutvel a idoneidade daFGV como instituio perante a socie-dade civil e acadmica. Sua sede ficana cidade do Rio de Janeiro e mantm,em So Paulo, a Escola de Adminis-trao de Empresas (Eaesp), com au-tonomias institucionais.

Na rea de descrio bibliogrfica co-operativa possui cerca de 20 anos deexperincia, quando, utilizando a tec-nologia de computador de grande por-te desenvolveu e implantou um siste-ma que deu sustentao Rede Bi-bliodata constituda por mais de 100bibliotecas nacionais que integram oSistema Bibliodata/Calco, uma dasmaiores bases de dados bibliogrficosdo pas. Como sada para a crise vi-venciada no incio da dcada de 90, aFundao decidiu investir e concentraresforos na rea de softwares para bi-bliotecas. Para tanto, analisou mais oumenos cinco softwares procedentesdos Estados Unidos. A partir de 1993,decidiu assumir a representao doVtls Virgnia Tech Library System, um aplicativo desenvolvido pela Uni-versidade da Virgnia, utilizado em di-versas bibliotecas americanas, h cer-ca de 20 anos. Uma das razes destaescolha foi a facilidade de o Vtls utili-zar o Catlogo Coletivo resultante daRede Bibliodata Calco.

Mantm uma equipe de bibliotecriose analistas que do suporte ao Vtls,todos treinados nos Estados Unidos daAmrica, garantindo a manuteno di-reta da Universidade de Virgnia, casoos problemas no sejam resolvidospela FGV, em tempo hbil. a institui-o responsvel pela traduo do sof-tware para o portugus e acompanhatodas as novas verses do produto.

Ao adquirir o Vtls, a FGV elabora, jun-to com a instituio, o projeto de auto-mao. A converso ou migrao dedados feita tendo como fonte somen-te os dados em meio magntico. Ca-racteriza-se como trabalho intelectualmerecendo um projeto especfico. Afundamentao o formato Marc. Parao acervo que no se encontra em meiomagntico, recomenda a incluso di-reta dos dados, e no sua digitaliza-o.

Com sua experincia, orientou que asquestes mais importantes a seremverificadas quando da escolha de umsoftware dizem respeito ao uso do for-mato Marc, do padro ISO 2709 e dosuporte do Z39.50, que o protocolocliente/servidor desenvolvido para bibli-otecas; que nenhum sistema total-mente completo e que o usurio s oconhecer aps dois anos de uso. Suacarteira inclui 250 clientes fora do Bra-sil, alm das bibliotecas da Universi-dade Federal de Minas Gerais, as daFGV, no Rio de Janeiro e em So Pau-lo, a Universidade Estadual de SantaCatarina, a Universidade de Campinas(Unicamp), a Pontifcia UniversidadeCatlica de Campinas (Puccamp) e aBiblioteca do Estado Maior das ForasArmadas (EMFA), em Braslia.

O Vtls 500 um software exclusivopara automao de bibliotecas, desen-volvido para um ambiente universitrio,objetivando a melhoria na prestaodos servios ao usurio. Possui certi-ficao ISO - 9002, adotando o forma-to Usmarc, a ISO 2709 e o protocoloZ39.50. Realiza a converso de dados,desde que no formato Usmarc ou Uni-marc.

A atualizao da base feita de trsmaneiras, de acordo com a escolhada biblioteca, quais sejam: a) off-line captura os dados do CD e transfor-ma em registro Marc; b) on-line oregistro fica armazenado em um ban-co de dados auxiliar buffer, aguar-dando ser executado um servio, apso que so enviados para o catlogo(neste perodo, podem ser consultadospelo catalogador, mas no aparecemna pesquisa e nem esto ainda inde-xados); c) real-time os registros,

aps entrarem no buffer, vo automati-camente para o catlogo.

O Vtls 500 no possui base para re-gistro de informao legislativa, noemite bibliografias e no visualiza osregistros em relatrios tipo ABNT eAACR2. Ainda no est disponvel omdulo de disseminao seletiva deinformaes. Para cada nova edio, criado novo registro bibliogrfico, aopasso que as reimpresses podem serincludas em um s registro, seguindoas normas tcnicas do formato Marc edo AACR2, reconhecidos internacional-mente. um sistema integrado e mo-dular, compreendendo os seguintessubsistemas: consulta, catalogao,controle de autoridade, controle de pe-ridicos, controle de circulao, con-trole de sala de reservas, aquisio eadministrao contbil, interface Z39.50e comutao bibliogrfica.

VIA PIA INFORMTICA,RESPONSVEL PELO SISTEMATHESAURUS DE CONTROLE DEBIBLIOTECAS

A Via pia Informtica uma empresatotalmente voltada para solues narea de automao de bibliotecas ecentros de documentao. Tem suasede em Braslia, com aproximada-mente cinco anos no mercado. Desen-volveu o Sistema Genesys de Informa-es, que trata contedo, som, ima-gem, vdeos e implementa bibliotecavirtual; o Sistema Thesaurus de Con-trole de Bibliotecas, que trata a cata-logao, a referncia, a pesquisa e acirculao.

Oferece servios tcnicos de bibliote-conomia, a saber, o processamentotcnico, digitao, etiquetamento e hi-gienizao; planejamento e organiza-o de bibliotecas. Em relao Inter-net a criao de home page, o dom-



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nio na ferramenta, IP discado e redecooperativa. No possui representantecomercial. A prpria empresa quemse encarrega de toda a parte de co-mercializao, distribuio, instalaoe manuteno do software.

Trabalha em parceria com vrias em-presas, entre elas, a Link Informticae Servios, que desenvolveu um siste-ma de patrimnio utilizando cdigo debarras aplicvel em bibliotecas e cen-tros de documentao, a Padro iX,detentora dos direitos autorais do BRSSearch, banco de dados textual utili-zado na parte de recuperao de infor-maes, a IDS, que desenvolveu o sof-tware Datalegis, especfico para o ar-mazenamento, tratamento e difuso deinformaes legislativas, e a Compa-nhia de Processamento de Dados doEstado do Rio Grande do Sul (Procer-gs), que optou pela parceria com aVia pia, aps realizar trabalho com-parativo com outros softwares de bi-bliotecas e constatar que o Thesaurusatendia a todos os pr-requisitos porela exigidos.

A empresa conta com um quadro deprofissionais qualificados para presta-o de servios que vo desde a higi-enizao at o processamento tcni-co do acervo e uma equipe exclusivade analistas para suporte ao sistema.A CR feita utilizando a metodologiada migrao de dados em meio mag-ntico. Para as fichas catalogrficas,recomenda a incluso direta no siste-ma, evitando a digitalizao das mes-mas.

A manuteno d direito atualizaode verses. Toda solicitao de altera-o no sistema para atender a umanecessidade de determinado usurio encaminhada e discutida com os de-mais usurios, de forma a que todosse beneficiem das melhorias propos-tas. Tem como usurios, em Braslia,as Bibliotecas do Ministrio da Justi-a, do Tribunal de Contas da Unio,Tribunal Superior do Trabalho, TribunalSuperior Eleitoral, Empresa Brasileira

de Planejamento de Transportes (Gei-pot), Associao de Ensino Unificadodo Distrito Federal (AEUDF), Funda-o Nacional de Sade, Colgio LaSalle, a Universidade Catlica de Bra-slia; em Gois, a Telegois; em SoPaulo, a Fundao Jorge Duprat Fi-gueiredo de Segurana e Medicina doTrabalho (Fundacentro).

O Thesaurus um software especficopara a automao de bibliotecas e cen-tros de documentao. Inicialmente foidesenvolvido, sob demanda, para aten-der s necessidades do Departamen-to Nacional de guas e Esgotos (DNA-EE) e da Associao de Ensino Unifi-cado do Distrito Federal (AEUDF), sen-do aperfeioado no decorrer dos tem-pos de acordo com as avaliaes fei-tas por bibliotecrios.

Com relao ao questionrio enviadopela PR, informou no realizar o con-trole contbil e financeiro de aquisiese no permitir a incluso de novas edi-es em um mesmo registro bibliogr-fico, sendo que reimpresses podemser includas em um s registro, deacordo com as normas tcnicas. De-senvolvido em ambiente grfico,dentro da arquitetura cliente/ servidor,nas quais atinge sua melhor perfor-mance permitindo a utilizao si-multnea, guarda compatibilidadecom as plataformas Windows NT,Novell, OS/2, Unix via TCP/IP e main-frame via emulador de terminal, funcio-nando perfeitamente em clientes Win-dows 95, 3.1, 3.11 e OS/2. Pode utili-zar como backend bancos de dadostais como o Oracle, SQL Server, SQLBase, Sysbase, Ingress e outros exis-tentes no mercado.

Abrange todo o ciclo operacional dasbibliotecas, indo desde o cadastramen-to inicial dos usurios autorizados ata realizao do balano. Oferece vri-os tipos de relatrios de controle quepodem ser impressos ou visualizadosem tela. Incorpora a plena utilizaode cdigos de barras que, aplicadosaos livros, prateleiras e carteirinhas deleitores, automatizam os procedimen-tos, facilitando sensivelmente a atua-o do elemento humano. Possui fer-ramenta prpria para importao, ex-portao e converso automtica dedados no formato Usmarc, e os re-gistros catalogrficos podem ser feitos

de maneira livre, atentando para asnormas de catalogao AACR2. Nomomento da importao de registroscatalogrficos, promove o controle au-tomtico do vocabulrio, utilizando otesauro j carregado na base do siste-ma, gerando lista de descritores semredundncias.

Contempla os mdulos de referncia,aquisio, circulao, processamentotcnico e estatsticas. Trabalha comtabelas auxiliares de atos normativos,tipos de andamento de processos deaquisio, tipos de atividades extra-sis-tema para complementao de esta-tsticas, tabela de Cutter, tabela de ins-tituies, de localizao de documen-tos, de motivos de baixa, de materiaisespeciais e de tipos de monografias.Adota o protocolo de comunicaoentre computadores Z39.50, o formatoMARC e a ISO 2709. Possui o mdulode legislao e apresenta uma visonica do sistema, com integrao demdulos. Por trabalhar com o bancode dados textuais, BRS-Search, o tem-po de resposta torna-se rpido e defcil compreenso e utilizao pelousurio.

Observou-se no Geipot satisfao como produto. Todas as funes da biblio-teca esto automatizadas e em plenofuncionamento. O nico problemaconstatado foi o atraso na entrega doprojeto, em razo da mudana de pla-taforma tecnolgica que ocorreu na ins-tituio durante a fase de implantaoda automao, sem prejuzo da quali-dade no resultado final. A bibliotecano possua nenhum dado para sermigrado ou convertido. Houve, de fato,o trabalho de implantao de todos osregistros existentes em fichas catalo-grficas, para o que foi contratada aprpria Via pia, que precisou de trsmeses para digitar e alimentar cercade 18 mil registros bibliogrficos.

No TSE, observou-se que houve certainsatisfao e at desgaste institucio-nal no incio da implantao, com pro-blemas decorrentes da migrao dedados do formato Cepal para o formatoMarc. Porm, hoje os problemas es-



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to plenamente solucionados.

Ex- Libris, responsvel pelosoftware Aleph

A Ex-Libris uma empresa ligada Universidade Hebria de Jerusalm,criada especificamente para comerci-alizar o Automated Library Expanda-ble Program (Aleph). Sua sede emJerusalm e no Brasil possui represen-tao por um escritrio em So Paulo,porm a sede para a Amrica Latinaencontra-se em Buenos Aires.

Adquirida a licena de uso, a casamatriz tem a responsabilidade de man-ter a atualizao sem custo para ousurio. Aps o primeiro ano, feitocontrato de manuteno. Quando dademonstrao do produto, o tcnicoresponsvel no trabalhou com umaverso a exemplo dos demais, mastrouxe sua prpria estao de traba-lho e acessou as bases de dados queutilizam o Aleph via Internet. A Ex-Libris conta com o apoio tecnolgicoda Universidade Hebria de Jerusalm.Contudo, mantm em seu quadro depessoal, tcnicos especializados emsistemas de automao de bibliotecase centros de documentao. A partirde 1986 comeou a comercializar osistema fora de Israel e atualmentepossui como usurios no Brasil, a Redede Bibliotecas da Universidade de SoPaulo (USP), a Rede de Bibliotecas daUniversidade do Estado de So Paulo(Unesp), a Biblioteca da Universidadede So Marcos-SP, a Biblioteca daPontifcia Universidade Catlica doRio Grande do Sul-RS a Universidadede Campinas (Unicamp).

Por no ter, no momento, nenhuma ins-tituio em Braslia que esteja operan-do com o Aleph, no foi possvel verifi-car a satisfao do usurio. Entretan-to, a equipe tcnica da PR esteve emreunio com a Diretoria da Bibliotecado Senado Federal, que decidiu, apsanalisar vrios sistemas, adot-lo, sen-do esta sua deciso compartilhada eaprovada pela equipe de analistas desistemas do Centro de Informtica eProcessamento de Dados do SenadoFederal (Prodasen). At o momento,as negociaes ocorreram em um cli-ma bastante satisfatrio e todas asdvidas apresentadas pelo cliente fo-ram plenamente atendidas. Esta op-

o uma alternativa de atualizar aplataforma computacional utilizadapela Rede de Bibliotecas gerenciadapelo Prodasen. um software do qual60% de sua clientela constitui-se debibliotecas universitrias.

O Aleph um software desenhado es-pecificamente para o gerenciamento debibliotecas e centros de documenta-o e informao bibliogrfica. umsistema amigvel e totalmente integra-do. Todos os mdulos, com exceodo banco de dados que gerencia ogrupo de itens de fontes externas emprstimo entre bibliotecas , pos-suem o mesmo banco de dados. O sis-tema baseado em tabelas de par-metros direcionadas pela concepoon site do sistema para aplicaesespecficas. Os mdulos integrados dosistema incluem o On-line Public Ac-cess Catalog (OPAC), catalogao,aquisio, circulao, seriados, gera-o de relatrios e emprstimo entrebibliotecas.

Foi desenhado com a filosofia de flexi-bilidade mxima. Isto atingido com ouso de um grupo de tabelas externasque podem ser concebidas de acordocom as necessidades de cada usurioe modificadas sempre que necessrio.As mudanas so controladas pelosbibliotecrios e podem ser realizadasa qualquer momento, no sendo neces-srio ter conhecimentos de programa-o de computadores. Desta forma,permite ao bibliotecrio conceber o sis-tema de acordo com suas necessida-des: definies bibliogrficas, camposde pesquisa, gerao de ndices, exi-bio de telas, mensagens, grupos deusurios com privilgios variados e ou-tros. A arquitetura baseada no mo-delo cliente/ servidor de camadasmltiplas. A comunicao cliente/ser-vidor baseada em um modelo de tran-sao embutido. Entretanto, servidoresde aplicao do ALEPH mantm co-nexes contnuas (time-out) com obanco de dados, para assegurar mxi-ma performance. adaptvel aos maisdiversos tipos de instituies: bibliote-cas, museus, arquivos e centros de

pesquisa, privilegiando o tratamento erecuperao de informaes bibliogr-ficas, museolgicas e arquivsticas.

Trabalha bem tanto em pequenas ougrandes instituies com poucos oumuitos usurios. A capacidade do ban-co de dados varia de 100 mil a 9 mi-lhes de registros, suportando umarede de bibliotecas com um ou maisservidores. Pode ser usado com regis-tros bibliogrficos em diversas lnguas,e o idioma de conversao pode serdefinido pelo usurio e alterado emqualquer momento da sesso. Possuiinterface desenvolvida para sistemasde imagem, texto, udio e emprsti-mo. Trabalha em tempo real, sendo queincluses, alteraes e excluses atu-alizam o banco de dados imediatamen-te. O registro bibliogrfico inclui cam-pos, indicadores e subcampos quecorrespondem aos padres do LCMarc, UK Marc, Unimarc, Danmarc,Iber Marc. Como todas as tabelas pos-suem um padro de parmetros, ou-tros padres Marc podem ser facilmen-te definidos. compatvel com os pro-tocolos de comunicao WWW eZ39.50.

Modo Novo Consultoria eInformtica Ltda., responsvelpelo software Informa BibliotecaEletrnica

A Modo Novo uma empresa oriundada Contempory, tendo sido criada em1997, com sede na cidade do Rio deJaneiro e sua atuao est voltada in-tegralmente para a rea de informati-zao de bibliotecas e centros de do-cumentao, atendendo nacionalmen-te a todas as demandas recebidas.A equipe que desenvolveu o Informa composta de profissionais universi-trios com mais de 10 anos de experi-ncia, com formao em especializa-o em desenvolvimento de sistemasde informao. Sua scia majoritriapossui 14 anos no mercado de sis-temas para bibliotecas. O softwarereflete os conhecimentos e experin-cias acumuladas pela equipe. O Infor-ma pode ser adquirido por rotinas ou osistema total.

Possui como usurios as bibliotecasdas seguintes instituies:



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Em So Paulo: Associao Paulistade Medicina, Ginsio Koelle, PinheiroNeto Advogados, Sul Amrica Se-guros, Universidade Metodista, Funda-o Jorge Duprat Figueiredo de Segu-rana e Medicina do Trabalho (Funda-centro), Amrica Seguros e Previdn-cia, Associao Educacional Presi-dente Kennedy, Associao Lemen-se de Educao e Cultura, Associa-o Valinhense de Educao e Cul-tura, Colgio So Jos de Bauru, Con-selho Regional de Medicina, InstitutoSuperior de Comunicao Publicitria,Biblioteca Municipal Prof. Arthur Riccide Camargo e Universidade So Fran-cisco.

No Rio de Janeiro: Faculdade CndidoMendes, Instituto de Filosofia e CinciasSociais da Universidade Federal do RioJaneiro, Assemblia Legislativa do Es-tado do Rio de Janeiro, Associao deEnsino Superior do Rio de Janeiro, Pro-curadoria Geral do Municpio do Rio deJaneiro, Centro de Estudos de Pessoaldo Exrcito, Confederao Nacional doComrcio, Instituto Teolgico Francis-cano, Secretaria Municipal de Cultura,Sociedade Unificada de Ensino Superi-or Augusto Mota, Tribunal de Contas doMunicpio.

No Esprito Santo: Colgio Cristo Rei,Companhia Siderrgica de Tubaro,Aracruz Celulose e Sociedade Educa-cional do Esprito Santo.

No Rio Grande do Sul: Instituto Meto-dista de Educao e Cultura; em Bra-slia: Pinheiro Neto Advogados.

O Informa Biblioteca Eletrnica carac-teriza-se por ser um software bem de-senhado, com interface grfica, encon-trando-se ainda em fase de desenvolvi-mento e aperfeioamento de mdulospara atender com maior segurana ecompleteza as funes de uma biblio-teca.

Comporta uma biblioteca pequena queno pretenda trabalhar em rede. Suacapacidade de armazenamento e tra-tamento de dados, atualmente, gira emtorno de 70 mil registros. Desenvolvidopara trabalhar especificamente no am-biente Windows (95, 3.11 e 3.1), suaestrutura est dividida nas rotinas decontrole de aquisies, de recupera-o e cadastro de dados de publica-es, de controle de peridicos, de

controle de emprstimo, de controle devocabulrio e de controle de publica-es jurdicas.

Conta ainda com o recurso de tabelasauxiliares de autores, assuntos, edito-res, usurios e as tabelas de esferas,espcies, rgos, pronunciamentos etipos de processos todas especficaspara a rea jurdica. Outras tabelas fo-ram desenvolvidas como suporte aouso do sistema: tabela de categoriasde documentos, de curso/classifica-o, de curso/rea/departamentos, deidiomas, de moedas, de origens daaquisio, de pases, de qualificao,de status da aquisio, de stopword,de tipos de documento, de tipos depublicao, de tipos de teses e de uni-dades.

Com relao ao questionrio enviadopela PR, as respostas foram elabora-das e observou-se que o produto noatendia a algumas questes. Dessas,a mais importante no trabalhar coma arquitetura cliente/servidor, fato queindicou no ser necessrio realizar vi-sitas junto aos usurios do sistema.

Dins Dados, Informao &Servios, responsvel pelosoftware: Caribe

A Dins Dados, Informao & Servi-os , recente no mercado, umaempresa especializada em redes e sis-temas de informao, com nfase nodesenvolvimento de sistemas para au-tomao de bibliotecas e centros dedocumentao, arquivos e museus.

Seu produto bsico o Caribe. O prin-cipal acionista da Dins oriundo daFundao Getlio Vargas, do Rio deJaneiro, e traz consigo a experinciade criao e implantao da RedeBibliodata Calco. Prope-se a realizaro diagnstico e planejamento de uni-dades de informao, elaborar projetospara a implantao de sistemas deautomao e ao desenvolvimento desoftwares especficos. No possui in-fra-estrutura de organizao empresa-rial e faz uso de servios terceirizadosquando h necessidade de desenvol-ver ou atualizar parte do sistema.

O Caribe um software desenvolvido

para automao de bibliotecas e cen-tros de documentao, totalmentecompatvel com os padres nacionaise internacionais de registro bibliogrfi-co, apresentando grande inovao, que trabalhar com documentos arquivs-ticos, bibliogrficos e museolgicos.

Utiliza a arquitetura arquivo remoto eno cliente/servidor. Seu estgio atu-al est voltado mais para atender a bi-bliotecas de pequeno porte que no pre-tendam trabalhar em rede. Est confi-gurado para atender s funes de ca-talogao/recuperao, emprstimo,peridicos e controle de coleo. Omdulo de catalogao suporta qual-quer tipo de documento. Pode redefinirtodas as telas de entrada de dados,campos e subcampos, conforme omodelo de dados adotado pelo clien-te. compatvel com o formato Marc.

O mdulo de recuperao permite aconsulta pelos ndices de autor, ttulo,assunto, srie, entre outros. Possibili-ta a busca por palavras ou expressesbooleanas, inseridas em qualquer cam-po indexado. O de emprstimo estvoltado ao controle de utilizao doacervo e inclui cadastro de leitores earquivo de circulao integrados sbases do sistema. Permite as funespara controle de uso local, emprsti-mo domiciliar, reservas, solicitao deemprstimo por rede, devoluo, co-branas e estatsticas. A funo coo-perao permite a cpia seletiva deregistros bibliogrficos de outras basesde dados para uma base do sistema,desde que as bases de onde a infor-mao capturada esteja no formatodo sistema Caribe ou em formatos deintercmbio que possam ser converti-dos: Marc, Calco ou Isis.

No mdulo peridicos e controle decoleo, alm das atividades normaisdesta funo, o sistema realiza a atu-alizao do Catlogo Coletivo Nacio-nal de Peridicos (CCN), do InstitutoBrasileiro de Informao em Cin-cia e Tecnologia (IBICT) e permite a di-gitalizao dos sumrios correntes



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para recuperao em rede. No depen-de de produtos adicionais como geren-ciadores de base de dados, reduzin-do, conseqentemente, custos e faci-lidades na implantao.

DRV Informtica, responsvel pelosoftware: Biblio

A DRV Informtica uma empresasediada em Belo Horizonte-MG querepresenta, no Brasil, a empresa TextInformation Systems (TIS), com sedeem Berna-Sua, proprietria do apli-cativo Biblio. Ficou um pouco prejudi-cada a identificao das caractersti-cas bsicas da empresa, pois no foipossvel realizar a demonstrao doproduto pelo fornecedor e o question-rio respondido no continha informa-es suficientes para esclarecimentodas dvidas.

De acordo com as informaes cons-tantes do questionrio respondido, oBiblio um aplicativo desenvolvido paraexecuo em AS/400, no software ca-ro, uma ferramenta que permite modifi-cao e implementao de novas roti-nas. Dentre os quesitos no preenchi-dos pelo software, os mais importan-tes dizem respeito a no possuir inter-face grfica, no utilizar o formato Marcnos registros bibliogrficos, no fazerleitura de cdigo de barras, no pos-suir formato de visualizao dos regis-tros de acordo com a ABNT e AACR2.Constata-se, entretanto, que est de-senvolvido em uma ferramenta com altaperformance, grande capacidade de ar-mazenamento de dados, porm semcontemplar alguns requisitos impres-cindveis ao processo de automaobibliogrfica.

Walda Antunes Consultorias/WACorbi, responsvel pelo software:ArcheS Lib

A Walda Antunes Consultorias umaempresa com sede em Braslia produ-tora do Software ArcheS Lib para ge-renciamento de bibliotecas, desenvol-vido com base na experincia de tc-

nicos e consultores especializados embiblioteconomia, documentao e infor-mtica. o nico Centro de Treina-mento Autorizado Borland, credencia-do no Distrito Federal, denominadoBorland VAR Authorized EducationCenter, e possui como usurios asseguintes instituies:

Em Braslia: Biblioteca Demonstrativade Braslia, Biblioteca da Companhiade gua e Esgoto de Braslia (Caesb),Colgio Compacto, Colgio AD1, Cen-tro Educacional Jesus Maria Jos. EmSanta Catarina: Delegacia do Minist-rio da Educao e do Desporto de Flo-rianpolis/SC. No Rio de Janeiro: Casada Leitura, Fundao do Livro Infantil eJuvenil. Na Bahia: Conselho Regionalde Administrao (CRA).

De acordo com o questionrio respon-dido, verificou-se tratar de um produtonovo no mercado, em estgio de de-senvolvimento. Dos requisitos exigidos,o ArcheS Lib no realiza acesso base de dados via browser Internet,no recupera bases de dados textuais,no trabalha com imagens, no faz con-trole de listas de sugesto, seleo,aquisio, reclamao e recebimento,no constri remissivas para autores eassuntos. Procura, entretanto, privile-giar todas as etapas do ciclo documen-tal, adota os padres internacionais dedescrio bibliogrfica, o que garanti-r a completeza do sistema to logotodos os mdulos estejam em plenofuncionamento.

CONCLUSO

Automatizar os procedimentos de tra-balho de bibliotecas ou centros de do-cumentao uma tarefa que apresen-ta certa complexidade, por ser um pro-cesso que foge aos padres habituais,a exemplo do controle de estoques,folhas de pagamento, contabilidade eoutros. Ainda, porque as tarefas rela-cionadas biblioteconomia e documen-tao so diferenciadas e detalhadas

a ponto de dificultarem solues glo-bais e lineares.

Isto quer dizer que no so muitos osprofissionais de processamento dedados que tm desembarao neste tipode aplicao, o que gera certo descon-forto e dificuldade para o bibliotecriodialogar com o analista de sistemas,tanto para expor suas necessidadesquanto para ouvir solues compatveiscom seu problema. Com o advento dastecnologias de informao acompanha-do do processo de globalizao, omercado est a exigir profissionaismais flexveis, dinmicos, geis, cria-tivos e que consigam trabalhar comequipes multidisciplinares.

Se antes o bibliotecrio atuava junta-mente com o analista de sistemas,hoje, mesmo com a facilidade apresen-tada pela microinformtica facilitandoo uso das tecnologias de informao eampliando a interao com o usurio,no fica prejudicada a necessidadedessa parceria, mesmo porque essastecnologias facilitaram o processo, masno eliminaram os conhecimentos es-pecficos que cada um traz como re-sultado de sua formao profissional.Assim, a escolha de um software tarefa cooperativa, integrada e partici-pativa entre esses profissionais e cons-titui um dos grandes desafios para asbibliotecas e unidades de documenta-o e informao bibliogrfica.

No decorrer deste trabalho, observou-se que alguns aspectos adquiriram re-levncia e, guisa de concluso ecomo contribuio deste estudo, orien-tando analistas e bibliotecrios, fica-ram ressaltados:

a) invivel, hoje, adotar uma soluocaseira para o processo de automaode bibliotecas, pois o mercado oferecebons produtos. Basta a instituio pro-cur-los na perspectiva de qual melhor



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se adaptar s suas caractersticas;

b) os softwares devem privilegiar o com-partilhamento de dados e intercmbiode informaes adotando os formatose padres especficos ao intercmbiode dados bibliogrficos;

c) o processo de automao de bibli-otecas e centros de documentaoexige um projeto de implantao ela-borado numa parceria fabricante do pro-duto e usurio;

d) a Converso Retrospectiva (CR) considerado um trabalho intelectual ecomo tal deve merecer um projeto es-pecfico;

e) importante que o software esco-lhido esteja pronto, testado, atenden-do o nvel de satisfao exigido pelosusurios;

f) qualquer software a ser adquirido ster a licena de uso e no o produto emsi, e a atualizao de verses ser feitamediante contrato de manuteno;

g) o software deve ser avaliado no ssob seus aspectos metodolgicos etecnolgicos, mas tambm quanto capacidade de a empresa fornecedorado produto responsabilizar-se pelo trei-namento, garantir suporte tcnico em

tempo hbil adequado s demandas dousurio, instalar e realizar os testesnecessrios ao perfeito funcionamen-to do sistema, apresentar documenta-o atualizada tanto do produto quan-to a que garanta idoneidade da empre-sa, bem como sua capacidade de rea-lizar a converso retrospectiva.

Com base nessas consideraes e napontuao obtida na anlise dos requi-sitos imprescindveis e desejveis, aequipe identificou que os softwaresOrtoDocs, ALEPH e Thesaurus aten-diam plenamente s exigncias da PR,sendo compatveis com sua estruturaobjetivos e funes organizacionais,bem como com o parque e recursoscomputacionais existentes.

Aprovado o relatrio final pela Direto-ria, foi o mesmo encaminhado unida-de competente, que, atendendo sexigncias legais de aquisio de bense contratao de servios na Adminis-trao Pblica Federal, segundo a Leide Licitaes, e tendo por base as ca-ractersticas tcnicas identificadas nes-te estudo, realizou procedimento lici-tatrio pblico, tendo sido vencedor osoftware Thesaurus, da Via pia.

Como palavras finais, buscamos emDavenport3 a essncia do que bibliote-crios e analistas de sistemas procu-ram refletir no momento de escolha eimplantao da automao de suasunidades de informao bibliogrfica:caber ao gerente criar estratgiasquanto aos tipos de informaes quedevem ser focalizadas, as atividades aenfatizar e a maneira como a informa-



o poder ajudar a organizao a al-canar seus objetivos.

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Automation of libraries anddocumentation centers: aevaluation process of softwares

Abstracts

The market of production and make up ofsoftware for library automation has shown agreat impulse in the last ten years.Choosing a software today, is more thanjust choosing a technological tool toimplement services for libraries. Itrepresents the introduction of a newphilosophy of work, new behavior and newinformational values. This work shows theresult of studies performed for the choice ofa software for automation of libraries in thePresidncia da Repblica. Contribute ofprofessionals and scholars in the field isincluded in the review of literature, in theanalysis of each product and identificationof desirable and necessary requirementsthat the software should offer to the processof automation of libraries anddocumentation centers.

Keywords

Automation of libraries; Library software;Informatics applied to libraries.

Adelaide Ramos e Crte

Especialista em administrao de sistemas deinformao pela Associao dos Bibliote-crios do Distrito Federal e Fundao Centrode Formao do Servidor Pblico (Funcep) emestre em biblioteconomia e documentaopela Universidade de Braslia.

e-mail: [email protected]

Ida Muniz de Almeida

Chefe da Biblioteca do Palcio do Planalto.


Ana Emlia Pellegrini

Bibliotecria da Secretaria de Assuntos Es-tratgicos da Presidncia da Repblica.


Ildeu Ordini Lopes

Analista de sistemas da Subsecretaria de In-teligncia da Casa Militar da Presidncia daRepblica.


Jos Carlos Saenger

Gerente do Centro de Documentao e Refe-rncia da Secretaria de Assuntos Estratgi-cos da Presidncia da Repblica.


Maria Bernadete Pereira Esmeraldo

Analista de sistemas da Subsecretaria deAnlise e Avaliao da Secretaria de Assun-tos Estratgicos da Presidncia da Repblica.


Maria Cristina Moraes Pereira

Chefe da Biblioteca e Memorial de Intelignciada Subsecretaria de Inteligncia da Casa Mili-tar da Presidncia da Repblica.

Rosana Rika Matsuuchi Coelho Ferreira

Coordenadora de produto da Gerncia de Sis-temas da Caixa Econmica Federal, em Bras-lia, DF.

Wilma Garrido do Lago

Bibliotecria da Biblioteca do Palcio do Pla-nalto.




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