“SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION”CURSO DE ESPECIALIZACIÓN PROFESIONAL

MODULO-TALLER II“AUDITORÍA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN”Expositor:

Este curso tiene por objetivo dar a conocer los conceptos básicos, principios y metodología para desarrollar una auditoria interna del Sistema de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud Ocupacional, lo que permitirá que los Colaboradores, adquieran conocimientos y practica para:

Planificar y preparar una auditoria interna. Liderar un equipo de auditores. Reunir y analizar evidencia de auditoria. Redactar un informe de auditoria interna.

OBJETIVOS

Las organizaciones necesitan lograr sus fines haciendo uso eficaz y eficiente de los recursos o medios.

Estructuras organizacionales Planificación

Responsabilidades Procedimientos

Procesos

Recursos

...para realizar sus políticasy alcanzar sus objetivos

Estos recursos o medios incluyen:

LA GESTIÓN

GESTION DE SEGURIDAD

Y SALUDRiesgos en

ámbito laboral

EmpleadosEmpleadosOtras partesOtras partes

OHSAS 18001

GESTIONAMBIENTAL

Aspectosambientales

SociedadSociedadOtras partesOtras partes

ISO 14001

Aspectosdel producto

GESTION DE CALIDAD

ClientesClientes

ISO 9001

LA GESTIÓN INTEGRAL

Sistemático

Independiente

Documentado

Evidencias

Criterios de Auditoría

Conjunto de procedimientos o pasos lógicos y organizados.

Los auditores deben ser independientes de la actividad que es auditada.

Como resultado se tendrán evidencias de la auditoría (Informe).

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que según los criterios de auditoría y que son verificables.

AUDITORÍA

Grupo de politicas, procedimientos o requisitos usados como Referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditoria.

Características de la Auditoria• Planificación: actividades

planificadas, no son actividades realizadas de sorpresa o de manera “secreta”. Tienen objetivos concretos y no se realiza para señalar culpables o errores sino para buscar oportunidades de mejora.

• Independencia: los auditores deben ser independientes de cualquier responsabilidad que está siendo auditada.

Características de la Auditoria• Documentación: se debe

registrar todos las evidencias que demuestran que se cumplen o que no se cumplen los lineamientos o requisitos especificados.

• Evidencias objetivas: Los resultados de la auditoria se realizan en base a evidencias objetivas, es decir a hechos que pueden ser comprobados.

NORMA ISO 19011

La norma ISO 19011 es utilizada para realizar las Auditorías de los Sistemas de Gestión en cualquier tipo de auditoría.

Integridad• El auditor debe ser profesional e imparcial; actuar con

honestidad y responsabilidad.• Demostrar su competencia durante el desarrollo del

trabajo.

Debido cuidado profesional:• Debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la

tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos.

Confidencialidad:• Discreción en el uso y protección de la información

adquirida en el curso de sus labores.

Independencia:• Imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las

conclusiones de la auditoría

ISO 19011

PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

Enfoque basado en la evidencia

• La evidencia de la auditoría debe poder ser verificable, esto permitirá que la auditoría sea fiable.

PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

ISO 19011

GESTIÓN DE UNPROGRAMA DE AUDITORÍACriterios a considerar para la programación de nuestras auditorías:Importancia de las actividades y procesos, relacionados con la calidad del producto, prevención de la contaminación, accidentes e incidentes.Resultados de las auditorias previas.Cubrir todos los requisitos de la norma.Disponibilidad de los auditados y auditores.

TIPOS DE AUDITORÍA

Auditoria interna

Auditoria Externa

Auditoria al proveedor

Auditoria de Tercera parte

Auditoria de primera

parte

Auditoria de segunda parte

- Legales, reglamentarios y

similares- Certificación (ISO

17021:2011)

Gestión del Programa de Auditoria

Programa de Auditoria:Objetivo – AmplitudResponsabilidadesRecursosProcedimientos

Implementación:CalendarioEvaluación de auditoresSelección de AuditoresAuditoriaRegistros

Seguimiento:SeguimientoAcciones correctivas - preventivasOportunidades de Mejora

Mejora del Programa de Auditoria:

PH

VA

ETAPAS DE LA AUDITORÍAINICIACIÓN DE LA AUDITORÍA

REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA “IN SITU”

INFORME DE AUDITORÍA

FINALIZACIÓN DE AUDITORÍA

SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA

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Definición de los objetivos, el alcance

y loscriterios de auditoria

ETAPAS DE LA AUDITORÍA

INICIACIÓN DE LA AUDITORÍA

Una buena prácticas antes de realizar la auditoría es que los

auditores revisen la documentación

(procedimientos, manuales, instructivos) del proceso o

actividad a auditar

ETAPAS DE LA AUDITORÍARevisión de la Documentación

Preparación del Plan de auditoria

ETAPAS DE LA AUDITORÍA

• Objetivo y alcance• Criterios• Equipo Auditor• Lugar y fecha•Duración de las actividades• Reuniones de enlace y retroalimentación• Reuniones de apertura y cierre• Designación de responsabilidades

Listas de verificación

Preparación de las Actividades de Auditoría

ETAPAS DE LA AUDITORÍA

Herramienta del equipo auditor

Ayuda en la entrevistaPermite estructurar la evaluaciónRecordatorioNo limitarse a ellaNo es para interrogarPermite despersonalizar la auditoríaAdministración del tiempoUniformidad al proceso de Auditoría

Reunión de apertura Reuniones de enlace entre

los auditores Reunión de

retroalimentación Reunión de cierre

Realización de las Actividades de

Auditoría

ETAPAS DE LA AUDITORÍA

Comunicación durante la auditoria

Miembros del equipo auditor consultarse periódicamente para intercambiar

información

Las evidencias recopiladas en la auditoria deben ser comunicadas al auditado

Acciones para reconfirmación del plan de auditoria

ETAPAS DE LA AUDITORÍARealización de las

Actividades de Auditoría

ELEMENTOS DEL SISTEMA QUE DEBEN SER AUDITADOS

DOCUMENTACIÓNPERSONAL

PROCESO MATERIALES, ITEMS Y EQUIPOS

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

ETAPAS DE LA AUDITORÍA

Para una correcta evaluación ...

Pregunte

Escuche Observe Piense Evalúe Registr

e

ETAPAS DE LA AUDITORÍARealización de las Actividades de

Auditoría ¨In situ¨

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨TÉCNICA DE ENTREVISTA

Emisor codifica

Receptor decodifica

e interpreta

Mensaje

Respuesta

COMUNICACIÓN

Preguntas AbiertasPreguntas Cerradas

Se debe evitar hacer:Preguntas que sugieren una respuestaPreguntas con connotación emotivaEntonación adecuada

Barreras frente a la comunicación:

FísicasIntelectualesPsicológicas

COMUNICACIÓN

Creando un clima para la comunicación:

A. Espacio (¿Dónde está auditando?)

B. Horario (¿Qué hora del día?)C. Contacto visual (¿Cuanto?)D. Lenguaje corporal (atención

y control)E. Paralenguaje

COMUNICACIÓN

Las buenas comunicaciones son esenciales para hacer una buena entrevista. Así que haga que el auditado este a GUSTO.

ENTREVISTAS – PASO CRITICO EN LA AUDITORIA

Sea Amistoso Explique por que usted esta

aquí Pida su apoyo Pregúntale si ellos tienen

preguntas Muestre interés por lo que

ellos hacen Explique sus Observaciones

Técnicas de entrevista:

►Las entrevistas no son interrogatorios.

►Haga las preguntas de manera natural.

► Introduzca preguntas en la conversación.

►No haga preguntas cruzadas.

►Evite caer en la práctica de preguntas - respuestas.

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ACTITUDES A TOMAR EN EL TRANSCURSO DE LA

AUDITORÍA

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

Permanecer seguroAdministrar el tiempo adecuadamenteNo dejarse conducir o engañarSer detallista y eficienteEvitar apartarse del tema

• Ser negativo, indisciplinado• Discutir personalidad• Ser critico• Caer en disputas• Comparar al auditado• Ser sarcástico

ACTITUDES QUE DEBEN SER EVITADAS

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES

• Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto•De mentalidad abierta•Diplomático-Amable•Con capacidad de comunicación (oral y escrita)•Observador•Perceptivo•Preparado•Paciente•Versátil – capaz de adaptarse a diferentes situaciones•Tenaz – persistente, orientado a la consecución de los objetivos•Decidido•Seguro de si mismo – actúa y funciona en forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros•Puntual

Cualidades personales

Un auditor debe ser:

GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

Evidencia de

auditoría

Criterios de

auditoría

Hallazgos de auditoria

Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨

GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA

TÉRMINOS RELACIONADOS

NO CONFORMIDAD MAYOR

La ausencia o el incumplimiento en la implementación y mantención de uno omas elementos obligatorios del sistema, o una situación que en base a evidencia objetiva disponible, plantearía la existencia de dudas significativas sobre la calidad de lo que se provee.

NO CONFORMIDAD MENORUn hallazgo que indica una debilidad en el Sistema, Procedimiento, registroso en la gestión de una actividad en particular. Puede ser también una situación que en base a evidencias objetivas determinaría la existencia de dudas significativas en cuanto a la capacidad futura del Sistema de alcanzar la Política y Objetivos.

OBSERVACIÓNUn hallazgo que merece la atención de la organización, pero que no requiere obligatoriamente una acción correctiva.

No Conformidades más Comunes...

Existencia de Documentos Obsoletos Procedimientos que no se cumplen o desactualizados Controles operacionales que no se cumplen o que nose han implementado. Registros incompletos o sin implementar Legajos de personal incompletos Contratos que no se cumplen en todas sus cláusulas No se evalúan a los subcontratistas. Criterios no homogéneos de controlFechas de Calibración vencidas

No Conformidades más Comunes...

Falta eficacia en la atención de encuestas de satisfacción de Cliente

No hay registros relativos al reproceso de producto No Conforme

Productos/registros almacenados en condiciones inadecuadas

Falta implementar acciones para mejorar el desempeño de los indicadores

No hay apoyo de la Gerencia al Sistema de Acciones Correctivas

Acciones Correctivas inadecuadas

Acción correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseada”. Acciones Correctivas: Elimina la causa raíz. Acciones Correctoras: Elimina la causa básica (Síntomas).

¡No cure sólo los síntomas! ¡Ataque a la causa raíz!

Acción Preventiva: “Acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial”.

REPORTE DE NO CONFORMIDAD Y ACCION

CORRECTIVA

Informe de AuditoríaEstructura:

•Alcance y objetivos de la auditoría•Identificación de los auditores•Personas contactadas•Fecha de la auditoría•Normas de referencia•Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los objetivos de la auditoria.•Fortalezas y Debilidades•Descripción de las no conformidades encontradas•Adjuntar: SAC y Observaciones•Exclusiones

• Informe con prontitud.• No lo deje para después.• Nunca espere tener

tiempo disponible.• Prepare los Reportes de

No conformidad a la brevedad.

• Informes entregados a tiempo agregan valor.

Informe de Auditoría

Seguimiento de Auditoría SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN:

Obtener Evidencias de:

Registros de Capacitación Nuevos Procedimientos Cambios en la Infraestructura Nuevos Registros

SEGUIMIENTO DE LA EFICACIA:

Obtener Evidencias de que no hay recurrencia de No Conformidades, Accidentes, Incidentes o Enfermedades Ocupacionales.

GRACIAS