Auditoria de Las Areas Funcionales de La Empresa
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AUDITORIA DE LAS AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA.
Toda organización ya sea comercial, industrial o de servicios contiene todas o algunas de las siguientes
áreas operacionales ó áreas funcionales
1. Compras.
2. Producción.
3. Ventas.
4. Personal.
5. Finanzas.
En cada una de estas áreas analizaremos el objetivo de la auditoría, las políticas y unos pocos pasos de los
programas para llevar a cabo el trabajo. Adicionalmente se incluyen algunos cuestionarios que permiten
hacer un diagnóstico sobre algunos problemas de su departamento. De Costos y de Impuestos como
pautas que podrían seguirse para evaluar algunas de estas áreas.
i. COMPRAS.
La Auditoría Operacional de la función compras es amplia y compleja. No obstante aquí se hará alusión
únicamente a tres aspectos que se consideran importantes, esto es, su objetivo, las políticas y parte de su
programa.
1. OBJETIVO:
Estudiar y evaluar qué tan contundentes y efectivos son los distintos procedimientos que la organización
realiza para obtener bienes y servicios a un costo final más económico.
2. POLITICAS:
El Auditor Operacional en la revisión de las políticas deberá: Analizar y discutir la efectividad y
adecuación de las políticas para alcanzar los objetivos propuestos por la Gerencia. Realizar comentarios y
recomendaciones en cuanto al mejoramiento de dichas políticas.
3. PROGRAMA:
Familiarización y análisis de a información existente relativa a las compras, tanto de carácter interno
como externo. Para establecer cuadros comparativos y obtener un enfoque más profundo sobre la
situación de la organización. Analizar los expedientes de auditorías anteriores así como las
recomendaciones hechas.
Elaboración de cuestionarios y guías de entrevistas para conocer más detalladamente el proceso que se
sigue para efectuar y controlar las compras y así por distintos métodos (comparaciones, diagramas de
flujo, etc.) detectar los puntos a mejorar en la secuencia de la operación. Para recolectar toda esta
información debe entrevistarse tanto con las personas que redactan las políticas como con las que
ejecutan.
Comprobación de datos provenientes de diferentes fuentes para determinar si lo planeado se lleva a cabo
en la práctica.
Conocer la distribución de las cargas de trabajo, de los distintos métodos aplicados a la operación,
instalación de equipos, para dar una conclusión y recomendación adecuadas para el mejoramiento de la
eficiencia.
Conocer la preparación del personal que maneja la función compras para determinar que tan eficientes
son en la ejecución de sus operaciones. Otros que aplique el auditor según el caso.
ii. PRODUCCIÓN.
En la empresa manufacturera la función producción es la más importante. De allí que su auditoría
implicará un análisis de la planeación de esa producción, el control de sus costos, control de calidad, el
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proceso productivo, etc. Aquí sólo haremos alusión al objetivo, las políticas y su programa al igual que en
la función de compras.
1. OBJETIVO:
Examinar todas las actividades del proceso de producción para detectar los puntos débiles en él y sugerir
métodos de cambio para mejorar1as, logrando una mayor eficiencia y mejora en la productividad.
2. POLITICAS:
El auditor deberá: Verificar la claridad y adecuación de las políticas de producción del
Departamento que desarrolladas operaciones de producción y la eficiencia del personal que ejecuta este
proceso.
Examinar la calidad y costo de los productos, al igual que los factores limitantes de la producción y la
productividad de la planta.
3. PROGRAMA:
Familiarización con las operaciones de producción de la Empresa y con otras del ramo por medio de
recolección externa e interna de datos relacionados y visitando plantas para obtener información directa
de los procesos productivos de ellas.
Estudiar los cuestionarios de Control Interno para establecer los controles existentes y los que hagan falta.
Obtener información sobre ciertos puntos que presenten interés para el auditor. La forma de obtener esta
información adicional es: cuestionarios; entrevistas, diagramas. etc. En esta parte es conveniente
entrevistarse con el personal relacionado para obtener una información más objetiva.
Hacer una evaluación de todo lo obtenido para emitir un juicio crítico que determine situaciones que
puedan mejorarse y hacer recomendaciones.
Discutir las recomendaciones con los afectados, con el propósito de canalizar el conocimiento que ellos
tengan en beneficio del trabajo por desarrollar.
Otros según la experiencia del auditor.
iii. VENTAS:
Partiendo de hecho de que toda Empresa debe generar ingresos que aseguren su existencia en el mercado.
Examinaremos simplificadamente la función ventas, teniendo en cuenta tres (3) aspectos: Objetivo.
Políticas y Programa.
1. OBJETIVO:
Con la visión de que esta operación constituye el elemento que eleva los ingresos y hace frente a los
gastos y costos operacionales, el auditor deberá examinar el conjunto de actividades y aspectos
administrativos que están contenidos en esta operación, para elevar la eficiencia dando recomendaciones
adecua das a las circunstancias.
2. POLITICAS:
El auditor deberá tener en cuenta cuatro (4) factores que inciden directamente en el conjunto de
actividades de esta operación. Ellos son: Volumen, precio y costo (que deben estar debidamente
interrelacionados) y la valuación de la orden de venta. Igualmente deberá tener presente las
responsabilidades del gerente de ventas y evaluar:
a. Si las políticas sobre ventas son claras y los objetivos alcanzables.
b. Evaluar los planes trazados para alcanzar esos objetivos.
c. Analizar los estándares de ejecución.
3. PROGRAMA: 3 respuesta breve
Obtener información sobre el medio económico-político-social en el que se desenvuelve la Empresa, por
medio de una investigación de las clases y características de los productos que se venden, políticas para la
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determinación de precios, crédito, publicidad, etc. que permita ubicar las ventas como la principal fuente
de ingreso de la empresa.
Análisis de la información existente, tanto de carácter interno como externo, vigilando la tendencia de las
ventas, los productos, las áreas de venta, los clientes, los costos de distribución, los presupuestos, etc.
Revisar los expedientes de auditoría anteriores e informes que permitan concretar algunos aspectos del
problema.
Elaboración y ejecución de entrevistas para verificar el cumplimiento eficiente de las políticas de la
empresa. Esta información debe obtenerse directamente del personal relacionado, visitando las
instalaciones del Departamento y de paso conociendo el nivel de preparación que el personal posee.
Análisis detallado de los productos bandera de la organización, determinando distintos aspectos, pero en
particular, el volumen de devoluciones y pedidos no surtidos, revisión de los canales de distribución en
comparación con el volumen de ventas de cada uno.
Elaboración de un informe donde se han jerarquizado los hallazgos de acuerdo a la cuantificación del
efecto de los problemas detectados, y de un método de comprobación continúa de la información
obtenida.
iv. PERSONAL
El personal de cualquier organización es el recurso más importante de los recursos existentes en ella. De
allí que la auditoria de esta función abarque aspectos tan importantes como aquellos relacionados con
vinculación y desarrollo de personal, la estructura orgánica, la coordinación de este Departamento con
otros de la empresa, la descripción de puestos, etc.
1. OBJETIVO:
Realizar un estudio y evaluación de las políticas y procedimientos relacionados con la administración y
control del personal existente dentro de la firma.
2. POLITICAS:
El auditor deberá detectar e informar las verdaderas relaciones entre los distintos factores humanos al
igual que las personas que desarrollen por sus capacidades para así sugerir promociones u obtener una
imagen cada vez más clara del funcionamiento de la organización.
3. PROGRAMA:
Analizar si son adecuadas las políticas y procedimientos para reclutar el personal más capacitado, asignar
sueldos que garanticen la estabilidad permanente de la persona, mantener programas de adiestramiento,
capacitación y desarrollo de personal y otros factores que son importantes para garantizar el
reconocimiento de derechos que todo trabajador tiene como ser humano.
Evaluación de la estructura de la organización que permita identificar si se aplican adecuadamente los
principios de autoridad, reconociendo derechos y obligaciones que tienen, tanto el trabajador como la
empresa.
Efectuar el análisis del Manual de Punciones y confrontarlo con las actividades que desempeña el
trabajador.
Si existe una contabilidad de Recursos Humanos, evaluar: 4 respuesta breve
a. Los diferentes factores imputables que determinan el costo de ese personal.
b. El método usado en el cálculo del valor de los recursos humanos de la empresa.
c. Los procedimientos usados para la acumulación tanto del costo como del valor de esos recursos.
d. Los diferentes documentos que sirvan de justificantes de las transacciones.
e. Los diferentes medios de control que aplique la empresa en términos de horas de trabajo, retardos,
fechas de vacaciones, pagas por anticipos a cesantías, salarios, horas extras, reconocimiento de méritos,
programas recreativos y educativos, etc.
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v. FINANZAS.
El área financiera en muchas organizaciones es amplia y comprende secciones diferentes tales como
Auditoria, Tesorería, Crédito y Cobranzas, inventarios, Costos, Presupuestos, Estadística, Crédito,
inversiones, etc.
Para simplificar el problema y especialmente tener una noción más exacta de la función financiera de la
Empresa, hacemos alusión a algunas secciones dentro de la misma.
a. Tesorería: Analizar las entradas y salidas de efectivo, los presupuestos y descuentos', fianzas de manejo
y documentos que garanticen un control más adecuado de la misma.
b. Crédito: Definir algunas políticas que garanticen el recaudo de lo vendido. En relación al comprador se
puede analizar su solvencia, arraigo en la localidad, procedimientos para otorgar créditos, etc.
c. Inventarios: Tratándose de una empresa fabril debe analizarse, Cantidad Económica del pedido, punto
de reposición, Presupuesto de Compras y uso, Fuentes de abastecimiento, interrelación entre los
presupuestos de producción y ventas para garantizar que no se entorpecerá la producción. Es importante
también analizar los costos que implica el mantenimiento de un stock de inventarios tales como Costos de
Almacenamiento. Obsolencia, Riesgos, etc. que permiten una adecuada planificación de sus existencias.
d. Inversiones: En ellas es importante analizar su factibilidad económica en término de costo y riesgo,
rendimiento y tiempo que permanecerán ocupados los fondos, con el objeto de definir lo más conveniente
para la empresa.
1. OBJETIVO:
Suponiendo que las finanzas se diferencien de la contabilidad y de otras secciones, por el análisis que
hace de la información que emite aquel sector para ser usada en la toma de decisiones, el auditor efectuará
opcionalmente dos clases de revisiones con distintos enfoques:
a. Parcial: Revisión de la planeación, organización, dirección y control del
proceso administrativo.
b. Total: Estudio de la Contraloría, Contabilidad, Presupuestos, Auditorias, etc. en función de la estructura
orgánica de la empresa.
Si se adopta el primer enfoque, la investigación estará encaminada a determinar si se están cumpliendo
los objetivos de ese proceso, si bien no existe mucha claridad dónde termina una etapa y dónde comienza
la otra para cada actividad que se realice. El segundo enfoque “complementado con un estudio de la
organización financiera” permite una mayor objetividad en el trabajo a llevarse a cabo.
2. POLITICAS:
Evaluar la función financiera de la Empresa teniendo en cuenta el enfoque de la estructura orgánica,
complementado con un estudio de la organización financiera, para dar una utilización más eficiente a los
recursos económicos disponibles en la Empresa.
3. PROGRAMA:
Determinar aspectos generales de la función, obteniendo esquemas de la organización, lista de los
funcionarios responsables de todas las áreas, determinación general de todos los objetivos tanto a nivel
global como particular y evaluar si la organización prevé distintos programas de funcionamiento,
manuales de organización, adecuada separación de funciones, descripción de puestos, etc.
Dentro del área donde se elaboran los presupuestos, el auditor debe de informarse de la clase de
presupuestos que realizan, el personal que interviene en su formulación solicitando los presupuestos de
inversiones de capital, presupuestos de operación y financieros, observando si los aspectos que afectan el
flujo del efectivo están cubiertos.
El área de contabilidad debe informarse así:
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a. Existe un plan de cuentas y un manual de procedimientos contables que ésta actualizado, y que permita
obtener información oportuna y confiable y que esté debidamente difundido entre todo el personal
interesado en el área contable.
b. El sistema personal y equipo usado es eficiente y soluciona con rapidez los distintos aspectos
solicitados, si es posible obtener un equipo electrónico con una adecuada programación que permita
maximizar las operaciones para alcanzar los objetivos programados.
c. Si las formas utilizadas para recoger la información financiera son las más adecuadas (en cuanto a
practicidad y manualidad) y si esa información está debidamente enfocada. Obtenida, manejada y llevada
a las personas interesadas para que sirva de base en la toma de decisiones.
d. Todo lo relacionado con las obligaciones fiscales. Como por ejemplo, el personal encargado de
analizarlas viendo sus efectos en los presupuestos, posibles exenciones ó subsidios y si se consideran para
efectos de presupuesto.
e. Si existe Auditoría Interna, informarse sobre a quién reporta y si se excluyen actividades ajenas a sus
intereses, analizarlos aspectos que cubre su programa (supervisión sobre la toma física, de inventarios,
revisión del cumplimiento de obligaciones fiscales, etc.), si vigila la corrección de las desviaciones
encontradas y si se efectúa auditoria operacional y financiera en forma conjunta.
f. Si existe auditoría externa realizada por auditores independientes y si se estudian y atienden las
sugerencias hechas por este.
g. Revisión de la estructura financiera por medio del uso de razones, tendencias, rotaciones, etc. y
comparación de los índices con otras empresas del sector.
h. Otros según el caso particular sujeto a análisis y experiencia del auditor.
NECESIDAD DE LA AUDITORÍA LOGÍSTICA
Estamos acostumbrados a la realización más o menos frecuente de auditorías en nuestra empresa: calidad,
estados financieros y contables, recursos humanos, etc. ¿pero realizamos auditorias logísticas que nos
permitan evaluar y cuantificar nuestro perfil logístico? En general, la respuesta es NO.
Hoy en día nadie duda de la necesidad de una correcta actuación logística como pieza clave de la mejora
de la competitividad de la empresa y como pilar básico de mejora continua. El empresario es consciente
de que un diseño y ejecución correcta de los principales procesos logísticos de la
empresa permite mejorar indicadores clave de la misma: productividad, utilización de recursos, servicio al
cliente, gestión de equipos humanos, lanzamiento de nuevos productos, etc.
Pero para poder mejorar es necesario primero medir y evaluar, es decir tener una referencia cuantificada o
“fotografía” precisa acerca de la ejecución de nuestros procesos y actividades. Este es precisamente el
objetivo de la Auditoria Logística:
• Realizar una evaluación de la ejecución de los procesos clave de la empresa
• Establecer un valor o referencia en cada actuación logística
• Disponer de información precisa de los puntos débiles y que necesitan actuaciones de mejora
• Establecer una base para la comparación de la evolución logística de la empresa Es vital para las
empresas de hoy en día, el establecer un panel
de control de ratios e indicadores logísticos que permita controlar y monitorizar las actuaciones logísticas
clave de la empresa.
Objetivos: con la herramienta Auditor
Logístico se pretende conseguir los siguientes objetivos:
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• Realización de una evaluación clave sobre los pilares logísticos básicos de su empresa.
• Establecer el “perfil logístico” de la empresa: puntuación global y parcial
de la empresa y su referencia a un estándar.
• Realizar un auto diagnóstico de los puntos débiles/fuertes de la empresa
• Disponer de una herramienta para la comparación de la evolución y evaluación continua logística de la
empresa
NUESTRA SOLUCIÓN
Auditor logístico es una solución sencilla pero eficaz, tipo “check-list” para la realización de una auditoria
logística en la empresa.
Se evalúan las siguientes áreas logísticas:
• Sistemas de medición de costes y actuaciones
• Gestión de almacenes e inventarios
• Servicio al cliente
• Planificación y control de los procesos
• Desarrollo nuevos procesos y productos
• Gestión de equipos humanos
• Mejora continua
Para cada una de éstas áreas se evaluará con arreglo a lo que usted esté de acuerdo según el siguiente
baremo:
o Excelente: 4 puntos
o Bueno: 3 puntos
o Suficiente: 2 puntos
o Pobre: 1 punto
o Sin realizar: 0 puntos
o No Aplica*: no se tiene en cuenta en la evaluación
* Nota: en aras de una mejor evaluación y análisis de la empresa, evitar al máximo la puntuación NA.
Establecimiento del “perfil logístico” de la empresa:
Para cada área logística se obtiene, en función de las contestaciones realizadas, una puntuación de 0-4
puntos. Esto permite clasificar a la empresa en esa área:
• Empresa clase A: valor medio obtenido en el área >3.5 puntos
• Empresa clase B: valor medio obtenido en el área entre 2.5-3.49 puntos
• Empresa clase C: valor medio obtenido en el área entre 1.5-2.49 puntos
• Empresa clase D: valor medio obtenido en el área <1.5 puntos
Y de ésta forma establecer el “perfil logístico” de la empresa. Así mismo, y en función de la puntuación
obtenida en el área, el auditor logístico emite un breve informe de situación y recomendaciones
propuestas.
REQUISITOS MÍNIMOS DEL SISTEMA
El sistema funciona sobre Microsoft® Excel, por lo que no existen unos requerimientos específicos para
su ejecución.
El Auditor Operativo y sus actividades dentro del campo de las operaciones
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* Es la investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación, y evidencia aplicada a la empresa.
Es el examen realizado por el personal cualificado e independiente de acuerdo con Normas de
Contabilidad; con el fin de esperar una opinión que muestre lo acontecido en el negocio, requisito
fundamental es la independencia
Auditoria Operativa
Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica objetiva y
sistemática, para determinar si se llevan a cabo, políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las
normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la
organización se han alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa
Objetivos de la Auditoria Operativa
* El objetivo de la auditoria operativa es identificar las áreas de reducción de Costos, mejorar los métodos
operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas.
* La auditoria operativa determinará si se ha realizado alguna deficiencia importante de política,
procedimientos y prácticas contables defectuosas
* La auditoria operativa las necesidades de Compras o Gastos, que se hayan realizado durante el ejercicio.
Determinar la razonabilidad de la política y normas que se dan en la empresa.
Revisar la financiación de las adquisiciones para determinar si afectan la cantidad, calidad y las clases de
Compras si se hubiesen realizado.
* La auditoria operativa determina si la función o actividad bajo examen podría operar de manera más
eficiente, económica y efectiva
Orientación
* En la auditoria operativa la información está dirigida hacia el aspecto administrativo, es decir hacia
todas las operaciones de la empresa en el presente con proyección al futuro y retrospección al pasado
cercano.
Al realizar una auditoría operativa con frecuencia se observan condiciones deficientes las cuales muchas
veces son inevitables. Pero mostrando la razón defectuosa y así obtener efectos que beneficien a la
organización, no solo al presente sino también al futuro
Actuación Del Auditor
* Critica: el auditor no debe aceptar lo que se le presente a la primera, debe buscar todas las evidencias
posibles para tener un buen juicio
* Sistemático: porque se elabora un plan para lograr los objetivos (este plan debe ser coherente).
* Imparcial: nunca debe dejar de ser objetivo e independiente (tanto en lo económico como en lo
personal).
* Si por cualquier motivo no se examina toda la empresa el auditor debe considerar que la organización es
un
* sistema, por lo que el estudio debe ser completo.
* El Auditor Operativo, debe basar su preparación en administración general, teoría de la organización,
auditoria, economía, costos, psicología general y social, entre otras más.
No debe entorpecer las operaciones normales de la empresa.
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* El auditor debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional.
* El auditor debe mantenerse en una posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y
objetividad de sus juicios.
* La independencia del auditor debe abarcar los aspectos económicos como el personal (mental), es decir
no tener influencias.
* El auditor debe ser responsable de transmitir y difundir sus conocimientos y experiencia, con el objeto
de perfeccionar y prestigiar la profesión.
Los objetivos de una adecuada ejecución y control del trabajo son:
* Optimizar la coordinación y las relaciones humanas entre el equipo.
* Supervisar las actividades.
* Analizar los avances del programa, solucionando en el momento las dificultades que hay.
* Evaluar las situaciones relevantes que se hayan detectado, ya sean negativas o positivas.
* Que las evidencias obtenidas sean evaluadas por el profesional con más experiencia, para que los juicios
emitidos sean los más acertados.
Esquema Metodológico de Bradford Cadmus
Introducción
Del libro del autor “Manual de Auditoria Operativa”, es posible extraer el siguiente esquema de
metodología:
* Etapa de familiarización.
* Etapa de verificación.
* Etapa de evaluación y recomendación.
* Etapa de informe.
a. Etapa de Familiarización
El primer paso será saber de las gerencias lo siguiente:
* Cuáles son los objetivos de cada departamento.
Se conversa con cada jefe de departamento para que él le cuente los problemas y los planes que tiene tal
departamento, poniendo énfasis en lo que se controla y no.
El único inconveniente es que se debe contar con la buena disposición de los jefes para que le cuenten al
auditor los reales problemas que hay.
* Como funciona para llevarlos a cabo.
Cuando ya se tiene conocimiento de los objetivos y los problemas de los departamentos, se debe ahora
conocer a cavidad los controles internos (para el logro de sus objetivos y operaciones) y externos (medio
ambiente).
Para estos efectos el auditor deberá:
* Revisar la estructura de la organización (saber quién manda, qué relación tienen los departamentos y el
organigrama).
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* Revisar las políticas y procedimientos que regulan cada departamento (se debe conversar con el
supervisor del departamento o con quien esta mas familiarizado con estas materias, si estos
procedimientos y políticas no existen el auditor debe tomar los estándares que existen para estas
materias).
* Como determina los resultados
El auditor deberá preguntar a los jefes de los departamentos como evalúan ellos sus resultados, como
supervisan y que es lo que consideran más relevantes en el control. Si existen informes de logros, son
muy importantes de revisar. Al familiarizarse con estos informes el auditor preguntara:
* ¿Quién recibe el informe?
* ¿Que hace o puede hacer el receptor con él?
* ¿Que anexos arbitrarios usan?
* ¿Cuan bien se coordina con otros informes?
* ¿Se duplica con la otra información disponible?
* ¿Cuan validas y utilizables son las comparaciones mostradas en los informes?
* ¿Reúnen los informes los requerimientos de la gerencia?
* ¿Cuál sería al resultado si el informe es descontinuado?
Los informes son utilizables en el control solo si son rápidos, claros, concisos y completos. El auditor
deberá tener siempre en mente estos factores a medida que se familiariza con la estructura de los informes
del departamento operativo.
Si el auditor no tiene un conocimiento adecuado de los objetivos y controles del departamento operativo,
no puede hacer una auditoria inteligente.
b. Etapa de Verificación
En esta etapa se escoge una muestra (el tamaño de esta depende del auditor) del área examinada, para
observarla en detalle.
En la etapa de verificación, el auditor estará interesado en el establecimiento de los hechos siguientes, los
que tratara de entender si están o no en actual práctica:
* La estructura de organización y la asignación de responsabilidades siguen los planes de control de la
gerencia departamental.
* Si se siguen los procedimientos prescritos por la gerencia.
* Los cotejos internos prescritos están siendo ejecutados.
* Los procedimientos y controles prescritos proporcionan una efectiva coordinación con otros
departamentos.
* Los registros e informes son completos, oportunos, actuales y significativos.
* Las normas de ejecución proporcionan una base efectiva para la evaluación de los resultados de
operación.
c. Etapa de Evaluación y Recopilación
Cuando el auditor encuentra una desviación debe analizarla en profundidad y desarrollar medidas
correctivas, la que puede ir ajustando para que tenga un mayor efecto.
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La evaluación y recomendación está constantemente en la mente del auditor a través de toda su auditoria
operativa.
El auditor relaciona el conocimiento de la etapa da familiarización y los hechos encontrados en la etapa
de verificación para responder a las siguientes preguntas:
* ¿Operan efectivamente los controles departamentales?; si la respuesta es no, ¿que medidas constructivas
pueden recomendarse?
* Si hay numerosas desviaciones de los procedimientos y políticas establecidas, ¿la razón de estas tiene
que ver con ellas o con otros factores?
* ¿Los controles y practicas se ajustan a la política da la compañía?; si no, ¿que debiera recomendarse?
* ¿Ayudan los controles a la gerencia a alcanzar sus objetivos operación?
* La gerencia de operación ¿comprende y utiliza sus controles con el máximo de ventajas?
* El plan de cuentas, registros e informes, ¿siguen las normas de responsabilidad operativa y se ajustan a
la necesidad de información de la gerencia?
* ¿Hay adecuada coordinación y cooperación con los departamentos relacionados, hay duplicaciones o
lagunas en el control?
Si el auditor hace y piensa las cosas como lo hace la gerencia, sus recomendaciones serán mejor
entendidas y apreciadas.
d. Etapa del Informe
A continuación se resume un número de aspectos que debiera considerarse en la preparación del informe:
* Remarcar los itemes que mejoran la operación.
* Omitir itemes de menor importancia.
* Hacer el informe tan corto como sea posible.
* No esperar que el gerente operativo piense en términos de auditoría; redactar el informe en sus
términos.
* No hacer ninguna crítica, estas se deben hacer en forma constructiva.
* Discutir el bosquejo del informe con los afectados.
* Si es posible asegurar el acuerdo de las recomendaciones con el gerente.
* Enviar copias del informe a cada afectado.
* No publicar ningún material que no esté en el informe.
Al finalizar el informe se debería hacer una reunión con el cliente para discutirlo.
Control Del Trabajo Final
* Es la última etapa del trabajo y es como un control de calidad de un producto terminado.
* El auditor a cargo y su equipo, deben preguntarse si están satisfechos por el resultado final que van a
entregar al cliente.
* En este punto de la investigación se ha de evaluar, con que eficacia se llevo a cabo la auditoria, es decir,
su calidad, oportunidad, costos, alcance y valides también el rendimiento que se obtuvo del trabajo, todo
esto en relación a la planificación.
* Se debe evitar las sugerencias que se dieron en trabajos anteriores, porque la auditoria operativa
enfrenta situaciones siempre distintas y cambiantes
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Introducción a los Diagramas de Flujo
EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones,
movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.
A continuación se observará de tres autores diferentes el concepto de Flujograma o Diagramas de Flujo,
características, tipos, simbología, diseño y elaboración.
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que expresa
gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su
secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el
método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el
tiempo empleado, etc.
Según Chiavenato Idalberto. Año 1.993; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una gráfica que
representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso
en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución.
Según Gómez Rondón Francisco. Año 1.995; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la representación
simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.
Importancia:
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; es importante ya que ayuda a designar cualquier
representación gráfica de un procedimiento o parte de este , El flujograma de conocimiento o diagrama de
flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento.
En la actualidad los flujogramas son considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de
sistemas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método y sistemas.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993; es importante los flujogramas en toda organización y
departamento, ya que este permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la
distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para
algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995; los flujogramas o diagramas de flujo son importantes para
el diseñador porque le ayudan en la definición formulación, análisis y solución del problema. El diagrama
de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de
procedimientos incluidas, le ayudará a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de
incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.
2. Características de los Flujogramas
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
* Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido en pocas
hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por
tanto dejan de ser prácticos.
* Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos
evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.
* De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un
sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con
una fotografía aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar
estos rasgos o detalles principales.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:
* Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento.
* Dar las bases para escribir un informe claro y lógico.
* Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente operará el nuevo
procedimiento.
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:
* De uso, permite facilitar su empleo.
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* De destino, permite la correcta identificación de actividades.
* De comprensión e interpretación, permite simplificar su comprensión.
* De interacción, permite el acercamiento y coordinación.
* De simbología, disminuye la complejidad y accesibilidad.
* De diagramación, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.
3. Tipos de Flujogramas
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
Según su forma
a. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista
ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su
propósito.
b. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
c. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una
sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para
personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones
simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.
d. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano
arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras
que los últimos son fundamentalmente representativos.
Por su propósito:
a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripción de las
operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma
en sus diferentes copias, a través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que
se archiva. Retrata la distribución de múltiples copias de formas a un número de individuos diferentes o a
unidades de la organización.
b. Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o por palabras
descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la
gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas
a las unidades de la organización o a los individuos.
c. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se
efectúan en cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o
departamento que las ejecutan. El término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa
el formato vertical.
d. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera de
realizar cada operación de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia
establecida. Se usa el formato vertical.
e. Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro
de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qué sirve cada una de las
operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la
distancia recorrida o alguna observación complementaria. Se usa formato vertical.
f. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona
durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de él, señalando el espacio por el que se
desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato
arquitectónico.
g. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores. Se usa el
flujograma de formato vertical para combinar labores, métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace,
para qué se hace).
Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993: Existen tres tipos de Flujogramas o Diagramas de Flujo
a. Diagrama de flujo vertical: También denominado gráfico de análisis del proceso. Es un gráfico en
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donde existen columnas verticales y líneas horizontales. En la columnas verticales están los símbolos o
convencionales (de operación, transporte, control, espera y archivo), los funcionarios involucrados en la
rutina, el espacio recorrido para la ejecución y le tiempo invertido.
b. El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es extremadamente útil para armar una
rutina o procedimiento para ayudar en la capacitación del personal y para racionalizar el trabajo.
El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que participan en una determinada
rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una rutina involucra varios organismos o personas, ya que
permite visualizar la parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para una
posible racionalización o redistribución del trabajo.
c. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revés de la secuencia que se traslada
verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los mismos símbolos y convenciones que el
vertical.
d. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina a través de una
secuencia de bloques, cada cual con su significado y encadenados entre sí. Utiliza una simbología mucho
más rica y variada que los diagramas anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en
el gráfico.
Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los sistemas, es decir, para
indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones, archivado, etc, que constituyen el flujo o la
secuencia de las actividades de los sistemas.
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:
Por su presentación:
a. De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos.
b. De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión.
Por su formato:
a. De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a
izquierda
b. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma
descendente
c. De formato tabular: También conocido como de formato columnar o panorámico, en el que se presenta
en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna
d. De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la
secuencia de las operaciones a través del espacio donde se realizan
Por su propósito
a. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripción de
operaciones con poca o ninguna descripción de operaciones.
b. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en donde se realiza y en
qué consiste ésta.
c. De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de hacerlas.
d. Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada operación, sino para qué
sirven.
e. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona.
f. Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada.
g. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos.
h. Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos de software.
4. Simbología de los Flujogramas
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
* Principio y/o terminación del diagrama: Este símbolo representa tanto la disponibilidad de la
información para su procesamiento (entrada), como la mención de que la información ya ha sido
procesada.
* Actividad u operación: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un
cambio, ya sea en el valor, forma o disposición de la información.
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* Anotación, aclaración, o ambos casos: Siempre que se quiera algún comentario al margen, notas
explicatorias, aclaraciones, etc; se trazará indistintamente una línea punteada que vaya de la nota
aclaratoria al símbolo en que se requiere esa nota.
* Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones físicas de nuestro diagrama obligue a
interrumpir el graficado de la información que se tiene y deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien
cuando interese unir informaciones aisladas.
* Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un documento cualquiera. Puede ser
una forma, un control, una ficha, un listado, etc. (excluidas la tarjeta perforadora y la cinta magnética).
Siempre que un documento tenga varias copias, estas deberán presentarse dentro del diagrama y
numerarse con cero el original: uno para la copia y así sucesivamente.
* Destrucción: Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o información. Es conveniente
aclarar siempre que documentos se están destruyendo.
* Transferencia: Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema interviene otra sección o
departamento que no sea el estudiado, siempre o cuando nos interesen los pasos o trámites que se realizan
en ese lugar.
* Alternativa: Este símbolo representa el momento en que una actividad u operación cualquiera implica
tomar uno o varios caminos diferentes.
* Actividad fuera del ámbito de investigación: Este símbolo se utiliza cuando se considera necesario
conocer en el diagrama el detalle de las actividades que realizan en otro lugar, o bien para indicar que las
actividades que se realizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en el
proceso o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o sistemas muy
parecidos o similares, que nada más varían en su inicio o su final.
Dirección de flujo: ( ): Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir símbolos, según sea su
flujo, o para indicar los principios de alternativas.
* Canalización: Este símbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando se recibe información de varias
fuentes o condensa en una sola:
* Cuando se recibe información de una sola fuente y se canaliza por diferentes fuentes:
* bien, cuando se recibe información de varias fuentes y se canaliza a otras fuentes:
Según Chiavenato, Idalberto 1.993:
* El circulo; significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso). Una operación se realiza
cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo. Ejemplo: emisión de un documento.
* La flecha o pequeño círculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de un lugar a otro. Ocurre
cuando un objeto, mensaje o documento es trasladado de un lugar a otro.
* El cuadrado significa una inspección o control, ya sea de cantidad o de realidad. Es el acto de verificar o
fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo: verificación de una firma.
* La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento, distancia o por espera de
alguna provisión por parte de otra persona. Significa una espera o un desplazamiento por agenda o la
llegada de alguna cosa de quien se dependa para proseguir el proceso.
* El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupción casi definitiva o muy
prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o que algo se archiva (cuando
se trata de documentos).
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:
* Operación: Indica las principales fases del proceso, método o procedimiento.
* Inspección: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.
* Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a
otro.
* Depósito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos.
* Almacenamiento permanente: Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo,
o de un objeto cualquiera en un almacén.
5. Diseño y Elaboración de Flujogramas
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Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
Convención para trazar los diagramas:
a. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
b.
1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.
4. Número de personas o puestos involucrados.
5. Número de pasos.
c. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza cada uno de los pasos.
d. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales a las formas o documentos
representados. Sin embargo como lo principal es la claridad, esta convención puede eliminarse empleando
solamente el buen juicio.
e. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas dimensiones.
f. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un triángulo negro en la esquina
inferior derecha.
g. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner el nombre de la forma en
cada paso que aparezca.
h. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un número en la esquina
superior derecha. Para el original siempre se colocará el número uno; y las siguientes copias tendrán
numeraciones ascendentes.
i. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
j. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa o broche o en sobre, se
reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos. El movimiento se presenta por una sola línea.
k. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por medio de líneas para cada
forma o grupo de formas.
l. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una ligera tendencia hacia abajo.
m. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen los rectángulos, de arriba
hacia abajo.
n. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña descripción del mismo, mediante la
escritura del verbo que identifica la acción.
o. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha proporcionado la
información.
Presentación de las formas en el diagrama:
a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando hasta donde sea posible la
forma y tamaño de las originales reducidas a escala, indicando en la parte superior y al centro el nombre
con una sola palabra.
b. Las formas con copias deben representarse como sigue.
c. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar con la más alejada para
evitar que se crucen.
d. Toda forma debe demostrar cuál fue su origen.
e. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y con ello se identifica el hecho
de que la forma aparece por primera vez en el proceso.
f. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra hoja o a otra parte de la
misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la
letra W, uno en el punto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993:
Se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales las cuales son:
a. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos,
secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada departamento o sección debe mostrarse
una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el
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procedimiento que se describe de izquierda a derecha.
b. Mostrar una misma dependencia más de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del
procedimiento regresen a la misma.
c. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser más delgadas que las líneas divisorias del formato,
rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos terminales.
d. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy
pocas palabras.
e. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica según sea
archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por algunos días ("D"), horas ("O") o minutos (´).
f. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una
(X) grande.
g. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el flujograma mediante
una flecha interrumpida.
h. Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando varias líneas se entrecruzan sin
tener relación se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas.
i. Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando en su extensión se
tenga que continuar en otra página, se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un círculo, en la
página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra página como
sigue.
Según Gómez Rondón, Francisco. Año 1.995:
El analista experto adoptará su propio método en la preparación de los flujogramas o diagrama de flujo, a
continuación se observan algunas pautas:
a. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo.
b. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que, según se sabe, debe
aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos.
c. Utilizar símbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plástico con los símbolos
recortados.
d. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada página; deben ir de
arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.
e. Cada página debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto, la gráfica, la flecha (de
revisión, si la hay), el autor y el número de páginas.
f. Cuando las líneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar conectores para reducir su
número.
g. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo.
h. Reunir los flujos de entrada, de modo que las líneas de flujo que aparecen entrando en un símbolo sean
las menos posibles, lo mismo se harán con las líneas que salen.
i. Escribir en los símbolos, usando el menor número posible de palabras.
Recomendaciones para el uso y aplicación de los flujogramas
1. La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases breves y sencillas
2. Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas.
3. El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice.
4. El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en los conectores de
entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al
símbolo.
5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada.
6. realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.
Nosotros nos quedamos con Gómez Cejas, Guillermo ya que estamos de acuerdo con su teoría respecto a
que los flujogramas, no son más que un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que
componen un procedimiento o parte de este. Las características, tipos, simbologías, diseño y elaboración
de los flujogramas son las más acertadas y las que más se aplican.
El objetivo fundamental del flujograma es indicar el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda
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la empresa u organización, si se quiere elaborando uno para cada actividad y otro para cada persona, de
manera que muestre las interrelaciones, procedimientos entre los diferentes departamentos, secciones y
personas, considerados en las mayorías de las empresas o departamentos de sistemas como uno de los
principales instrumentos en la realización de cualquier de métodos y sistemas, es importante que se
elabore de forma secuencial y cronológica, ya que así se evita la inconsistencia al momento de transmitir
el mensaje.
Con el objeto de adaptarse a toda clase de necesidades y debido a su extenso uso, el Flujograma o
Diagrama de Flujo está elaborado de diferentes maneras:
Por su formato: vertical, horizontal, panorámico, y arquitectónico.
Por su propósito: forma, labores, métodos, analíticos, espacio, combinados.
6. Conclusión
Los Flujogramas a los cuales también se les llama diagrama de flujo y muy rara vez flujogramas, son
gráficos que señalan el movimiento, desplazamiento o curso de alguna cosa, que bien puede ser una
actividad, un formulario, un informe, materiales, personas o recursos.
Los Flujogramas son de gran importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio
idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus
diferentes versiones.
La selección de los símbolos dependen del procedimiento que va a ponerse en las gráficas y del empleo
que vaya a darse en las mismas, por tal motivo es fundamental que se empleen de forma correcta, al
colocar un símbolo en un sitio inadecuado, cambia el sentido del flujograma. Se puede decir que los
símbolos más usados son:
Operación
Transporte
Inspección
Demora
Almacenamiento