Auditoria Administrativa_Segunda parte
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CAPITULO VIII: ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORÍA ADM.
CONTENIDO
CAPÍTULO VIIIESTRUCTURA DE INFORME DE AUDITORÍA
ADMINSITRATIVA
1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Introducción1.2. Antecedentes1.3. Alcance
2. OBSERVACIONES3. CONCLUSIONES4. RECOMENDACIONE5. ANEXOS
Es importante saber que…
El informe de auditoría cubre dos funciones básicas:• Comunica los resultados de la
auditoría de gestión.• Persuade a la gerencia para
adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atención, respecto de algunos problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y operaciones.
1. ASPECTOS GENERALES
Se divide en:1.1. IntroducciónSe consideran las causas y objetivos de la auditoria administrativa.1.2. Antecedentes:Referido a aspectos técnicos y al aspecto legal.1.3. Alcance:Considera a funcionarios responsables a la comisión encargada.
Asp
ect
os
Genera
les Introducción
Antecedentes
Alcance
1. ASPECTOS GENERALES
Ejemplo de Objetivos en la Introducción:Área auditada: Área de trámite documentario y archivo
Evaluar el grado de eficiencia de las normas y procedimientos, que comprende el proceso integral de la administración documentaria de la empresa.
Determinar el grado de orden, conservación, protección y clasificación del archivo de la entidad, así como la oportunidad de su servicio.
1. ASPECTOS GENERALES
Ejemplo de Alcance:Área auditada: La administración auditada depende de la Secretaría General.Aspectos a examinar:• Control interno del sistema.• Proceso de recepción.• Proceso de clasificación y
registro.• Proceso de control y
seguimiento.• Proceso de distribución.• Proceso de información.• Proceso de archivo.
Funcionarios Responsables: Se consideran nombres y apellidos y cargos de las personas.Comisión encargada:Se consignan los nombres, apellidos y cargos.
2. OBSERVACIONES
Resultante de la
auditoria practicada,
constituyen la parte
sustentatoria de los
informes.
Se materializan por
escrito.
Puesta en conocimiento
de los funcionarios
auditados.
Durante el curso del
examen, el auditor
agotará todos los
medios razonables a su
alcance a fin de
permitir las pruebas
documentarias
suficientes para
absolver las
Observaciones que el
auditor encuentre.
2. OBSERVACIONES
Ejemplo: del área de tramite documentario y archivo:• Inadecuada ubicación física de su
infraestructura en el archivo central.
• Incumplimiento de funciones en relación a los dispositivos legales y normas internas concernientes con el área auditada.
• Duplicidad de procesos en la administración documentaria en una sola jurisdicción administrativa.
3. CONCLUSIONES
• Resúmenes o contenidos sincréticos en armonía
con las observaciones.
• Las Conclusiones serán objetivas, basadas en hechos reales y adecuadamente respaldadas en los Papeles de Trabajo.
• Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia haciendo mención, si fuera necesario del nombre de los responsables que han incurrido en falta.
• Fin: Presentar el problema motivo de la auditoria.
3. CONCLUSIONES
Ejemplo:• «Los documentos en custodia en el Archivo
Central se encuentran en completo abandono, debido a la lentitud para gestionar y/o disponer de los recursos necesarios, requeridos para un eficiente funcionamiento».
4. RECOMENDACIONES
Sugerencias que especifican medios para solucionar las
observaciones formuladas.
Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor
utilización de los recursos humanos, materiales y
financieros de la empresa o entidad auditada.
Las recomendaciones son dirigidas al titular de la
organización examinada a fin de que provea lo conveniente
para su cumplimiento.
Las recomendaciones del auditor serán presentadas en
el Informe de Auditoría, en forma ordenada, considerando
el grado de importancia de acuerdo a la presentación de
las Conclusiones.
4. RECOMENDACIONES
Ejemplo:«Que la Unidad de Traite Documentario y Archivo, en el plazo de 30 días proceda a inventariar, ordenar y clasificar los documentos que se encuentran en el Archivo Central, a fin de formalizar el ingreso y registro correspondiente para su administración eficaz»
5. ANEXOS
Esquemas complementarios cuando son necesarios y generalmente sirven de fundamentos a las observaciones planteadas.Ejemplo:• Relación de expedientes
de empresas reclamantes que no se les ha hecho la tarjeta de seguimiento respectivo.
CAPÍTULO X: NORMAS TÉCNICAS DE AA APLICADAS AL SIST. DE PLANEAMIENTO
CONTENIDO
CAPÍTULO XNORMAS TÉCNICAS DE A.A.
APLICADAS AL SIST. DE PLANEAMIENTO
1. PLANEAMIENTO EMPRESARIAL
2. PROYECTOS DE INVERSIÓN
3. ESTUDIO E INVESTIGACIÓN
SOCIOECONÓMICA
4. LA COOPERACIÓN Y FINANCIACIÓN TÉCNICO-
ECONÓMICA NACIONAL E INTERNACIONAL
PLANEAMIENTO EMPRESARIAL
CONCEPTO: Proceso formal y sistematizado que pretende formular e implementar estrategias, para alcanzar nuestros objetivos como empresa, teniendo en cuenta el medio ambiente externo y nuestras capacidades internas, para posicionarnos.
OBJETIVOS: Resultados específicos que deseamos lograr, deben ser claros precisos y medibles: Anticiparse, lograr las proyecciones, instrumento de compromiso, afrontar la inseguridad(imprevistos), flexibilidad (planes alternativos)
ALCANCE: Tiene cobertura institucional, porque su misión es proyectarse al futuro, para lo cuál necesitará de datos del desempeño pasado y actual de la empresa
PLAN OPERATIVO O PLAN DE ACCION
Para implementar el P.E deberán establecerse los planes operativos, para guiar, apoyar y comunicar el desarrollo empresarial
PROCESOS TÉCNICOS
MATERIA DE CONTROL INTERNO
PROCESOS TÉCNICOS DEL PLAN OPERATIVO
CARACTERIZACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA: EL contar con un SIG, nos da una idea de donde comenzar a medir la situación actual para entender las operaciones de las unidades, puntos débiles y fuertes, etc. Este diagnostico nos informará la situación de la empresa. Es aquí donde el planeamiento. Empre, es nutrido por esta información la cual se transformará en políticas, objetivos y metas cuantificables.
POLITICAS: Son guías o marcos orientadores que establecerán la forma como se administra las actividades internas de la empresa, desarrollándose en el nivel de las áreas funcionales para que los directivos puedan tomarla mejor decisión.
OBJETIVOS: CLASES DE OBJETIVOS (inherentes, oficiales y operativos, a largo y corto plazo). JERARQUIA DE OBJETIVOS (Determinar objetivos en forma escalonada y ordenada y lograr un proceso secuencial de arriba hacia abajo). FORMULACION DE OBJETIVOS (Se deben tener en cuenta varios factores como medio ambiente externo, la jerarquía, tomar en cuenta objetivos anteriores y no imponerlos)
FORMULACION DE METAS:(Materialización cuantificable de los objetivos, entorn)IDENTIFICACION DE ESTRATEGIAS: (analizando el entorno y los recursos )PROGRAMACION DE ACTIVIDADES:(El orden, responsable, costo, gannt)PRESUPUESTOS:(planes de ubic.de personas y recursos en terminos de dinero)
El cumplimiento de la programación establecido en el plan operativo, según el PERT-CPM (se dan objetivos, metas y costos detallados en tiempo de ejecución), se analiza su cumplimiento y si no se solicita toda la información pertinente para su evaluación.
Evaluar los Planes Operativos , en forma trimestral, para evaluar el desenvolvimiento de las actividades, analizar el impacto dentro de la organización y proponer los ajustes necesarios o cambios si es necesario.
Confrontar los avances realizados con el presupuesto económico destinado para este fin(Determinar si se está ajustando a lo programado o existen variaciones que deberían ser sustentadas para evitar malversaciones de dinero)
Reunión con los jefes de las áreas funcionales de la empresa, para evaluar en forma conjunta el desarrollo de los planes operativos. (recibir y formular sugerencias, para mejorar la ejecución de los planes), crear un clima de reconocimiento de la labor de control que desarrollan.
MECANISMOS DE
CONTROL INTERNO
Las empresas requieren de un planeamiento estratégico y
táctico, para el desarrollo de sus operaciones, para
sortear los cambios externos.
El proceso de planeación
estratégico nos permite: definir la
misión, para orientar nuestros recursos, análisis
del contexto y contingencias, suministra los lineamientos y limites para la administración
operativa.
RESUMEN: La función del
planeamiento es una actividad de programación,
ejecución y evaluación, que debe contar con
todas las áreas de la empresa, las
áreas funcionales se encuentran
identificadas con la políticas, objetivos
y metas determinadas para cada uno de ellas.
COMENTARIOS
PROYECTOS DE INVERSION
CONCEPTO: Es el conjunto de estudios, que se inicia con la idea y finaliza con el estudio definitivo. requiere del consumo inmediato de algunos recursos escasos, sacrificando aun beneficios actuales y asegurados, con la esperanza de obtener beneficios superiores a los actuales.
OBJETIVOS: Conjugar todas las actividades destinadas a incrementar recursos reales y financieros y dinamizar la estructura económica del aparato productivo. Resolver necesidades de las personas y la sociedad, se asignas recursos con miras a obtener una rentabilidad social y económica.
ALCANCE: La decisión de inversión debe responder aun estudio previo de las ventajas y desventajas asociadas a su implementación, la profundidad con que se realice dependerá de cada proyecto. Los estudios se orientan a la viabilidad comercial, técnica, legal y financiera
INVESTIGACION DE MERCADOS( Al estudiar el mercado de un proyecto, habrá que analizar el mercado proveedor, competidor, distribuidor, consumidor y el mercado externo). Se definen tres etapas en el proceso de investigación: Análisis histórico del mercado, análisis vigente del mercado y análisis de la situación proyectada.
INGENIERIA DEL PROYECTO( Este estudio determina la función de producción optima, para la utilización eficaz y eficiente de los recursos disponibles para la producción de bienes y servicios. También se toma en cuenta la Valorización Económica de las variables Técnicas: Obra física, Inversiones en equipamiento, Balance de personal, Costo de materiales.
ORGANIZACIÓN( Definir una estructura organizativa acorde con los requerimientos propios que exija su ejecución.
CRITERIOS DE INVERSION( sistematizar la información a fin de cuantificar la inversión en los activos que requiere el proyecto(activos fijos, nominales y capital de trabajo)
FINANCIAMIENTO (Se determina el financiamiento adecuado). El elegir una fuente de financiamiento depende del contexto en que esté inserto el proyecto.
PROCESOS
TÉCNICOS
MATERIA DE
CONTROL
INTERNO
Para lograr un adecuado control
interno del ejecución del proyecto de inversión, se
compara costo-beneficio. Con
fuentes de información;
estados financieros, presupuestos,
productividad, etc.
Un requerimiento fundamental para la evaluación es conocer el sector empresarial, las características
técnicas y económicas del
producto.
Se hace un análisis detallado comparando la situación interna del proyecto con la oferta de las alternativas del
mercado. El total control de estas variables nos
guiara al éxito.
MECANISMOS DE
CONTROL INTERNO
COMENTARIOS
• El auditor administrativo debe evaluar los proyectos durante su ejecución e implementación, en el contexto del control posterior interno.
• El control consiste en la revisión continua y sistemática de resultados de todas la inversiones en activos fijos que garantice su rentabilidad.
• Un procedimiento adecuado de control, implica plantear nuevas recomendaciones, que comprendan alternativas de operación que incrementen la rentabilidad del proyecto.
ESTUDIO E INVESTIGACIÓN SOCIOECONÓMICA
CONCEPTO: Análisis del comportamiento de la economía y su incidencia en la sociedad, que nos ayudaran a conocer las variables (inflación, devaluación, etc.) sobre las cuales podemos trabajar un planeamiento estratégico y táctico.
OBJETIVOS: evaluar los factores, variables y sus indicadores que se utilizaran para desarrollar el planeamiento empresarial con respecto a: políticas dirigidas al sector empresarial, situación de la moneda nacional y tipo de cambio, capacidad del mercado interno para absorber los productos a desarrollar.
ALCANCE: Abarca los estudios e investigaciones socioeconómicas que se desarrollan en la empresa, para fines prioritariamente de sustento del planeamiento empresarial
Política del país y programa de estabilización de la economía
Reformas estructurales del país
PROGRAMA SOCIAL ( PEA, pobreza en el Perú, comercio exterior del país). Todos estos factores con sus indicadores son materia del análisis del auditor administrativo
PROCESOS
TÉCNICOS
MATERIA DE
CONTROL INTERNO
El análisis de los factores, variables y sus indicadores sirve para que el auditor
pueda evaluar con efectividad el medio
ambiente que rodea a la empresa y como la afectara
en su desarrollo.
Se considera las ventajas y las desventajas para lograr el
objetivo y las metas de la organización, así como su impacto en las X e M para
recomendar la modificación de las políticas institucionales
MECANISMOS DE
CONTROL INTERNO
COMENTARIOS
• Para evaluar los estudios socioeconómicos desarrollados, se tiene en cuenta:
• Las publicaciones del INEI• Planes de desarrollo• Boletines informativos del BCR• Evaluación de los planes operativos
de la empresa• Sistema aduanero, tributario.
CAPÍTULO XI: NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SISTEMA ORGANIZACIONAL
CONTENIDO
CAPÍTULO XINORMAS TÉCNICAS DE A.A.
APLICADAS AL SISTEMA ORGANIZACIONAL
1. DISEÑO DE MODELOS ORGANIZACIONALES
2. DOCUMENTOS DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL
3. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO
ORGANZIACIONAL
4. DESARROLLO ORGANIZACIONAL
5. COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
DISEÑO DE MODELOS ORGANIZACIONALES
Analizar y evaluar el tipo de estructura organizacional
formal dentro de la empresa
Verificar la calidad de la toma de decisiones ante un
problema
Evaluar la división de trabajo, examinar el organigrama que
refleje la situación real
Evaluar las cadenas de mando, buscar adaptar la
empresa hacia una organización horizontal
Proceso de selección de una
estructura
PROCESOS TÉCNICOS DE CONTROL INTERNO
Técnicas que incrementan la eficacia de la organización dando alternativas de solución a los problemas
- Diagnostico de la organización.- Tipo de estructura orgánica formal adoptada.- Objetivos generales y específicos.- Asignación de funciones en todos los niveles.
- División del trabajo y departamentalización.- Las cadenas o líneas de mando.-Representación de la organización en un organigrama
Mecanismos de Control
Interno
Objetivos claros,
concisos y precisos
Comunicación retroactiva
Función, responsabili
dad y autoridad debe ser dado a conocer
División de trabajo
adecuado
DOCUMENTOS DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL
Instrumentalizan las técnicas de la organización y sirven para saber si se ha obtenido lo que se
esperaba corregir
- Tener presente el propósito de la
estructura organizacional es
establecer un sistema formal de roles que deben desempeñar las
personas.
- Verificar los manuales de
organización y documentos de
gestión delimitan con toda precisión las funciones que
corresponde a cada jefe.
- Revisar que se hayan establecido
los controles adecuados para
corregir cualquier acción inapropiada.
Procesos técnicos de control interno en los documentos de gestión organizacional
Mecanismos de Control
Examen Evaluación Presentacion
1. Áreas de estudio
2. Detalles de estudiar
1. Proceso
2. Análisis e interpretación
1. Informe final con
recomendaciones y conclusiones
Examen
Áreas de Estudio
a. Funciones generales y especificas.b. Departamentalización
c. Niveles de autoridad, grados de responsabilidad y líneas de coordinación
Detalles a estudiara. Plan de organización
b. Estrategia de la organizaciónc. Políticas, sistemas y procedimientos de la organización.
d. Potencial humano y puestos de trabajo.e. ROF, MOF, CAP, MP, etc.
f. Estándares de racionalización administrativae. Estudio del trabajo
Evaluacion
Proceso
a. Influencia del entorno empresarial.
b. Estructura organizativa adecuada.
c. Aplicación de la racionalización administrativa
d. Métodos de simplificación administrativa
e. Análisis de tiempos y movimientos.
f. Utilización racional de hombres y equipos.
Análisis e interpretacion
a. Estudio de los elementos de juicio.
b. Diagnosis adecuada.c. Determinar propositos.
d. deficiencias.e. Busqueda de problemas
f. Solucionesg. alternativas.
Presentación
Informe final con recomendaciones y conclusiones
a. Elaboración del Reglamento de Organización y Funciones de la empresa, basándose en la finalidad de
la organización.b. Elaboración del Reglamento Interno.
c. Elaboración del Manual de Organización y Funciones.d. Elaboración del Cuadro Orgánico.
e. Elaboración del Texto Único de Procedimientos Administrativos.f. Organigrama
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
Son los planes estratégicos teniendo en consideración la
competencia y restricciones
Establecer los lineamientos
generales de la empresa
Identificar, evaluar y seleccionar las mejores opciones
estratégicas
Plantear mecanismos de implementación del diseño organizacional
adecuado
Contribuir a crear una cultura
y clima organizacional
Procesos técnicos de materia de control
Política orientada al logro de los objetivos de la organización
Relación sistémica constante entre el planeamiento y la organización
Establecimiento de los diseños organizacionales: funcional, matricial, sistémico, etc.
Implementación del reglamento de la organización y funciones
Implementación de los puestos de trabajo, líneas de coordinación, reglamento de evaluación de puestos y del sistema de comunicación e información de la empresa
Mecanismos de Control Interno
Los fines y objetivos deben sustentarse en el planeamiento empresarialElaborar programas de capacitación, especialización para los trabajadores
Analizar las características de calidad que debe tener el producto o servicio; lograr la modernización.
El desarrollo de una cultura organizacional propia, con valores, creencias y objetivos.
Determinar las ventajas y desventajas de la organización con respecto al entorno, a fin de plantear una estrategia que le haga frente.
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Estrategia educativa para lograr un cambio en los valores y actitudes orientándola hacia las metas
organizacionales
Diagnosticar problemas y situaciones insatisfactorias de capacitación, evaluar la organización a través del desarrollo laboral, con el propósito de conocer sus
proyecciones y limitaciones.Evaluar el desarrollo de las
potencialidades de los trabajadores para ver si su rendimiento es satisfactorio
en la organización
Examinar el desarrollo de la capacidad de colaboración entre individuos y grupos, con el propósito de verificar si existe sinergia de esfuerzos y trabajo en equipo.
Relevamiento de
Información
Diagnostico de
Capacitación
Implantación de
Programas de
Capacitación
Procesos técnicos Materia de Control Interno
Problemas de necesidades de capacitación
Los meta-elementos
Esfuerzo de cambio
Control de esfuerzo
Mecanismos de Control Interno
Investiga las repercusiones que los individuos, grupos y estructura producen en el comportamiento de las
organizaciones.Estudia lo que las personas hacen en una organización, las actitudes, el diseño de las actividades y la tensión laboral
COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
Definir el comportamiento organizacional, a fin de determinar el motivador a usarse en la
organizacion
Sustentar que la diversidad cultural tiene en el comportamiento organizacional su
fundamento
Explicar el porque los administradores y auditores administrativos deben tener conocimiento del
comportamiento organizacional
- Necesidades de estima.- Necesidades sociales.
- Necesidades de seguridad- Necesidades fisiológicas.
Teoría de la Pirámide
- A los empleados no les gusta trabajar.- Están sujetos a presiones de castigo para cumplir sus obligaciones
- Eluden todo tipo de responsabilidades.- No tienen grandes ambiciones
X
- A los trabajadores les gusta trabajar- Son creativos y positivos.
- Asumen responsabilidades.- El personal se puede autodirigir.
Y
Teoría X e Y
Teoria E.R.G.• Necesidades medulares: existencia, relación,
crecimiento
Teoría de McClelland• Necesidad de realización.• Necesidad de poder.• Necesidad de afiliación
Teoría de Evaluación Cognoscitiva• Cuando alguien
recibe recompensas disminuye el interés por la actividad
Teoría de las Metas•Las metas concretas y difíciles alcanzan mejores resultados
Teorías Contemporáneas de
la Motivación
CAPÍTULO XII: NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SISTEMA PERSONAL
CONTENIDO
CAPÍTULO XIINORMAS TÉCNICAS DE A.A.
APLICADAS AL SISTEMA PERSONAL
I. EMPLEO Y DESARROLLO DEL PERSONALII. REGISTRO DE PERSONALIII. REMUNERACIONES DEL PERSONALIV. BENEFICIOS SOCIALES DEL PERSONALV. BIENESTAR SOCIAL DEL PERSONALVI. REGLAMENTO INTERNO DE PERSONALVII. INSTRUMENTO TÉCNICO DEL SISTEMA DE PERSONALVIII. NEGOCIACIONES COLECTIVAS
A) Empleo de personal
CONCEPTOEs el proceso técnico permanente que consiste en ocupar las plazas vacantes dentro de una organización, incluyen el reclutamiento, selección e integración del personal.
OBJETIVOS
Cubrir las plazas de manera económica, oportuna y con suficiente cantidad y calidad.
Conseguir que las características y cualidades personales y laborales del candidato sean
adecuadas.Garantizar el buen funcionamiento de las
actividades de la empresa
Lograr la obtención de trabajadores calificados.
ALCANCE Todas la áreas de la empresa
I. EMPLEO Y DESARROLLO DEL PERSONAL
A) Empleo del personal
Reclutamiento de personal
Selección de
personal
Integración del personal
Instrucción
Promociones y
transferencias
Despidos
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
Existen tres aspectos fundamentales para conocer los
resultados del proceso de empleo de personal: costo,
tiempo y efectividad.
B) Desarrollo del personal
CONCEPTO
Es la educación tendente a ampliar, desarrollar y perfeccionar al trabajador para su crecimiento profesional, especializado o perfeccionamiento en una determinadas carrera en la empresa.
OBJETIVOS
Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas del puesto.
Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo del personal.
Cambiar la actitud de las personas creando un clima mas satisfactorio.
Contribuir a alcanzar los objetivos de la empresa.
ALCANCE Se puede aplicar a todos los niveles de la empresa.
B) Desarrollo del personal
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
1. Determinación de las necesidades de desarrollar al personal.2. Programación del desarrollo del personal para atender a las
necesidades.3. Implementación y ejecución.4. Evaluación de resultados.
Evaluar el plan con su respectivo presupuesto. Analizar el costo y oportunidad. Evaluar los esfuerzos de autoeducación del personal. Tener en cuenta que nada sirve imponer a los ejecutivos y
empleados de una empresa.
CONCEPTO
OBJETIVOS
Es un sistema de información interna de la empresa, mediante el cual los datos de los
empleados se obtiene, procesa y transforma en información ordenada que ayuda al proceso de
toma de decisiones.
a) Suministrar información acerca del movimiento de personal.
b) Contar con estadísticas actualizadas del RRHHc) Servir como referencias para reclutar nuevos
empleados.d) Proporcionar estadísticas que sirvieran para diseñar
lineamiento de política.ALCANCE
Debe abastecer a todos los departamentos de la empresa.
REGISTRO DE PERSONAL
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO
a) Solicitud de empleo.b) Control de asistenciac) Archivadores manualesd) Registro computarizadoe) Estadística de personal.f) Legajos del personal.
MECANISMOS DE CONTROL
a) Registro de rotación ocupacional.b) Registro de ausentismo.c) Registro de frecuencia de accidentes de trabajod) Legajos de los trabajadorese) Estadísticas del personal.f) Registro de quejasg) Inventario de personal
CONCEPTO
OBJETIVOS
a) Motivar económicamente al personal.b) Recompensar adecuadamente a cada personal.c) La remuneración debe ser justa y equitativa.d) Conocer la capacidad que tiene cada trabajador
que labora en la empresa.
Compensación directa
Compensación indirecta
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNOConcepto de la estructura
remunerativa
• Planillas de sueldo y salario.• Personal que realiza labor intelectual y
física• Los trabajadores perciben remuneración
mensual, quincenal y semanal.
REMUNERACION DEL PERSONAL
Concepto de la estructura remunerativ
a
• Tienen derecho a percibir remuneración básica, horas extras y otras bonificaciones.
• Un año de labor corresponde un mes de vacaciones
• Seis meses de labor corresponde un sueldo completo.
• Asignación familiar• Tienen derecho a percibir liquidación por
tiempo de servicio que comprende CTS, vacaciones truncas y opcionales, gratificaciones truncas bonificaciones extraordinarias.
MECANISMOS DE CONTROL INTERNOVerificar si guarda relación la remuneración con la
asistencia del personal a la empresa.
Verificar las boletas de pago y la conformidad con la planilla de remuneración.
Evaluar la remuneración de cada trabajador si esta acuerdo a los rangos salariales de la empresa
Verificar si se esta remunerando a cada trabajador conforme a ley.
CONCEPTO
OBJETIVOS
Consolidar los derechos del trabajador, previstas en las diferentes normas legales para el titular.a) Generar y estimular la producción a través de la
seguridad social.b) Crear en la conciencia del trabajador el
pensamiento de solidaridad.c) Valorar a la persona desde el comienzo de su vida
hasta el fin
Son derechos laborales que la Ley dispones que el empleador abone a sus empleados u obreros.
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO • Compensación mensual que el empleador debe
colocar semestralmente en un institución bancaria o análoga.
CTS• Es cuando el empleador decide pertenecer a la AFP
para efectos de su jubilación.AFP
BENEFICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO
• Comprende a empleadores y trabajadores en el régimen de salud.
Instituto peruano de seguridad social
• Es una ley referida a accidentes de trabajo.D.L 18822
• Es como mínimo 24 horas consecutivas en cada semana.
Descanso semanal
• Los trabajadores gozan de descanso durante los días feriados.
Remuneración de feriados
• Dos gratificaciones al año fiestas patrias y navidad.Las gratificaciones
• Son conceptos de pago de los empleados por acuerdo bilateral.
Las bonificaciones con convenios colectivos
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO
• Cuando el centro de trabajo tiene una ubicación alejada a los centros urbanos.
Bonificaciones por lugar de trabajo fuera de la sede
laboral
• Se da para contrarrestar el malestar y la fatiga.
Bonificación por trabajo nocturno
• Se da para compensar el mayor esfuerzo ocasionado por los trabajos insalubres, penosos y fatigantes.
Bonificación por la naturaleza de
trabajo
• Cuando el trabajador sobrepasa la producción a ciertos limites de un pago adicional.
Bonificación por eficiencia
• Es de 30 días consecutivos por un aaño con goce de remuneración.Vacaciones
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
1
• Verificar el cumplimiento de la legislación laboral en materia de beneficios sociales.
2• Revisar las planillas de sueldo y salarios.
3
• Analizar selectivamente expedientes de beneficios sociales de los trabajadores activos y pasivos.
4
• Revisar los pactos colectivos con referencia a condiciones de trabajo preparando informes de control.
CONCEPTO
Se refiere a los diversos servicios que recibe el trabajador en una empresa como: médico,
odontólogo y social.
OBJETIVOS Buscar mayor motivación en el
trabajoIdentificación del trabajador con su
empresa
Fomentar el compañerismo.
Reducir el porcentaje de ausencias y tardanzas.
Minimizar el tiempo perdido por lesiones o enfermedades.
Ayudar a los empleados con problemas.
ALCANCE
Los trabajadores permanentes y contratados,
esposa e hijos gozan de estos
servicios.
BENEFICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES
PROCESO TÉCNICOS
Servicio médico• Prevenir enfermedades y
accidentes de trabajo.
Servicio odontológico• Impulsar programas de prevención
y curación.
Servicios social• Promover servicios culturales,
deportivos, asesorías, cafeterías.
Servicio complementarios
• Tomar precauciones para asegurar los bienes de la compañía y empleados.
MECANISMO DE CONTROL INTERNO
a) Servicio médico, odontológico, socialb) Seguro de vidac) Aportaciones que realiza el
empleador para el sistema de prestaciones de salud
d) Implementación de programas recreativos, educativos, culturales para los trabajadores.
CONCEPTO
Son el conjunto de reglamentos y directivas, que señalan de manera lógica las normas y mecánica
operativa en cada etapa del proceso técnico.
OBJETIVOS
a) Uniformidad en los principios fundamentales que sustentan el proceso técnico.
b) Especificidad de acuerdo con las características de la empresa.
c) Divulgación a todo el personald) Deben de ser claros, concisos, concretos y
correctos.
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO Análisis y evaluación de puestos y sus métodos de aplicación
Escalas salariales
Sistema de evaluación de personal, métodos y programas de incentivo.
REGLAMENTO INTERNO DEL PERSONAL
Racionalización de puestos de trabajo y del personal.
Presupuesto de personal
Planeamiento de los recursos humanos
MECANISMO DE CONTROL INTERNO
El auditor administrativo practicará el control posterior
interior con relación al incumplimiento de los
reglamentos y directivas que comprenden los
procesos técnicos del sistema del personal.
CONCEPTO Es el acuerdo de las partes interesadas destinado a regular remuneraciones, condiciones de trabajo etc.
OBJETIVORegular y reglamentar las relaciones laborales
entre empleadores y trabajadores, para mantener la paz laboral, a fin de incrementar
la producción y productibilidad.
PROCESOS TÉCNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNOLa negociación colectiva tiene 3 etapas
Trato directo Conciliación y mediación Arbitraje
NEGOCIACIONES COLECTIVAS
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
Verificacion del cumplimiento de los procedimientos establecidos en la legislacion correspondiente.
Verificacion de la vigencia del pacto colectivo
Verificacion de la incidencia en la estructura de costos de la empresa
Analizar si lso incrmentos de los beneficios otorgados guardan relacion con el costo de vida y la capacidad de pago de la empresa
Constalar si lso beneficios que se otorgan en los pactos colectivos, son financiados por las ventas y utlidades
CAPÍTULO XIII: NORMAS TECNICAS DE A.A. APLICADAS AL SIST. DE ABASTECIMIENTOS
CONTENIDO
CAPÍTULO XIIINORMAS TECNICAS DE A.A.
APLICADAS AL SIST. DE ABASTECIMIENTOS
I. PROGRAMACION DE ABASTECIMIENTOII.PROCESO DE ADQUISICIONES/COMPRAS III. ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIONIV. INVENTARIOS DE EXISTENCIASV. ALTAS Y BAJAS DE ACTIVOS FIJOSVI. MERCADOS Y FUENTES DE ABASTECIMIENTOSVII. CATALOGO DE BIENES VIII. REGISTRO DE PROVEEDORES
PROGRAMACION DE ABASTECIMIENTO
1. CONCEPTO: Es un proceso técnico del sistema de abastecimiento, que permite prever de manera ordenada, sistemática y racional las necesidades de recursos, para el cumplimiento de las metas establecidas, abarca requerimientos de: bienes y servicios
2. OBJETIVOS: Previsión de bienes y servicios para garantizar un eficiente proceso productivo.Prever la adquisición de bienes teniendo en cuenta las prioridadesIdentificar, consolidar y analizar las demandas de proceso de abastecimiento (elaborar y programar los cuadros de bienes y servicios).
3. ALCANCE: abarca el total de las unidades orgánicas existentes, como eje fundamental del ciclo de calidad en el proceso de abastecimiento
4. PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO:
a) Los cuadros de requerimientos de cada unidad orgánica de la organización deberán responder a la política de atención de las necesidades prioritarias.
b) Los cuadros de necesidades de bienes y servicios se analizan y consolidan y sirven para proporcionar en forma constante y oportuna la información necesaria a las unidades de abastecimiento para optimizar el proceso de cuantificación y financiamiento
c) El presupuesto de abastecimiento de la empresa, debe responder al planeamiento y presupuesto empresarial
El auditor analizara cada una de las fases de la programación de abastecimiento, tomando como base el sistema de planeamiento, presupuestos y de costos para establecer prioridades, para planificar eficientemente el abastecimiento.
También se evaluara la cantidad , calidad, precio, disponibilidad del bien y prestación del servicio requerido durante el periodo anual y su implementación semanal, mensual o semestral para contar con un sistema de información por computadora.
6. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
El auditor revisara si la empresa cuenta con normas y procedimientos de la programación de abastecimiento, según los siguientes detalles: • Determinación de la cantidad de
bienes y servicios necesarios.• Elaboración del cuadro de
necesidades de bienes y servicios
• Ejecución y evaluación de la programación de abastecimiento en base al requerimiento de las aéreas
• Establecimiento de la calendarización en periodos para satisfacer las necesidades para satisfacer las necesidades de bienes y servicios.
Comparación entre lo previsto y lo ejecutado en un periodo, para establecer el grado de dispersión y/o desviaciones del presupuesto de abastecimiento.
Establecimiento de información para obtener el costo de cada meta de una unidad orgánica y su categoría presupuestal en términos de bienes y servicios.
Grado de eficacia y eficiencia de la unidad orgánica responsable de la función de abastecimiento.
Implementación de las mediadas correctivas. Comprobar que se han desarrollado por lo menos 2
evaluaciones anuales
Complementariamente al practicarse la Auditoría Administrativa se efectuaran las siguientes evaluaciones:
PROCESO DE ADQUISICIONES/COMPRAS
1. CONCEPTO: procedimientos para la compra de los bienes y/o servicios en la cantidad, calidad deseada, momento oportuno y precio de mercado mas conveniente.
2. OBJETIVOS: cumplir con eficacia , eficiencia y economía el proceso de las adquisiciones de bienes y servicios , para asegurar un optimo flujo de la compra y desarrollo máximo de su uso.
3. ALCANCE: comprende a toda la empresa, su relación funcional con el sistema de presupuesto, por la asignación financiera a las diferente áreas, con el sistema de planificación, por su vinculo con los planes, proyectos, obras y con el sistema de racionalización, para la operatividad de los procedimientos administrativos.
4. PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO
Informe presupuestal si la adquisición esta comprendida en el presupuesto de abastecimiento del periodo
Especificaciones técnicas y económicas elaboradas por el área solicitante de la adquisición.
Cotizaciones de los proveedores debidamente registrados, teniendo como guía el precio y las especificaciones técnicas
Cuadro comparativo y elección de la propuesta mas conveniente para la empresa.
Otorgamiento a la buena propuesta, después de evaluar el cuadro comparativo, se declara ganador a la firma que cubra todos los ítems establecidos en la base del concurso.
Comunicación a la firma y publicaciones Afectación presupuestal, registro contable y emisión del
cheque
5. COMENTARIOS:
• El auditor deberá analizar las fases del proceso de adquisiciones, para tener la objetividad del caso de evaluación, incidiendo en las siguientes acciones:
• Implementar un sistema de información confiable, oportuno y eficiente, para la optimización del proceso de adquisición.
• Contar con un catalogo de bienes y servicios, que uniformicen la denominación, clasificación y codificación de los materiales que se consumen en la empresa, así como un registro de proveedores que permita conocer los abastecimientos de la empresa.
6. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
El auditor administrativo practicara el control interno posterior en los siguientes aspectos: Realizar una evaluación del sistema de compra, verificando si
se cumplen con los lineamientos dictados por la empresa Toda requisición de compra programada o de reposición de
stock de almacén, deberá ingresar por el departamento de adquisiciones, donde se efectuaran los registros pertinentes.
Revisar la elaboración del presupuesto de compra verificando el cuadro comparativo de adquisiciones y acta de otorgamiento
Constatar las fuentes de existencia de abastecimiento en el mercado nacional y extranjero, mediante el registro de proveedores.
Evaluar la eficiencia y eficacia de los medios de consulta que emplea la empresa, solicitando proformas, presupuestos, listas de precios, muestras de calidad, etc.
Verificar si la empresa cuenta con un sistema de información y estadística, oportuna y confiable, afín de optimizar las gestiones de compra.
Revisar y evaluar la organización y funcionamiento del comité de adjudicación
ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION
1. CONCEPTO: Es guardar los artículos en el almacén, ubicándolos y cuidándolos, así como decepcionar , registrar, controlar, conservar, despachar, etc. los bienes adquiridos. La distribución es la entrega de bienes de forma ordenada y oportuna.
2. OBJETIVO: racionalizar el almacenamiento y distribución de materiales
3. ALCANCE: tiene vinculación directa con la gerencia de producción
4. PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO
RECEPCION
CUSTODIA
DISTRIBUCION
CONTROL
5. COMENTARIOS: El auditor deberá analizar cada una de las fases del
almacenamiento y distribución: La organización de la zona de almacenaje depende del
diagnostico que se haga al respecto Los bienes adquiridos por la empresa deben ser canalizados al
almacén por los proveedores , previa verificación de sus características con las descritas en los respectivos documentos.
El desorden en el almacenaje y distribución, ocasiona que el responsable de almacén no conozca con exactitud la cantidad de ítems existentes, motivando compras indiscriminadas de artículos y gastos innecesarios.
Se constata que se lleva un efectivo control de los bienes que salen del almacén, manteniendo actualizadas las tarjetas de control visible, propiciando la conciliación entre las cantidades físicas y kardex, para efectos administrativos y contables.
6. MECANISMOS DE CONTROL INTERNOLa auditoria administrativa debe corregir los problemas que se presenten en el almacenamiento desde:
6.1. La recepción :
verificaciónentrega
Control de calidad
clasificación
Ubicación internamiento
registro
supervisión
descarga
desembalaje
6.2. La custodia
ambienteCámaras refrigerad
oras
Cámaras oscuras
Cámaras de
seguridad
• El control previo
Registros: debe aplicarse sistemas mecanizados para
procesar la información
Ubicación: dotar de normas para una buena conservación y limpieza
de ambientes
Inventarios: deben hacerse predichamente la verificación de existencias
INVENTARIO DE EXISTENCIAS
1. concepto: es la verificación del estado físico comparando con los documentos fuentes( orden de compra, guía de internamiento, nota de entrada, etc.)
2. objetivos: - disponer de un sistema de información actualizada
sobre la cantidad exacta de bienes y su estado de operación para fines de conciliación administrativa y contable
- impedir la acumulación improductiva de bienes en los almacenes
3. Alcance: es de aplicación para todas las áreas de la empresa
La verificación física de cada bien que consiste en su constatación, medición, pesaje, conteo, etc. Efectuando periódicamente a fin de determinar su existencia y utilización.
La toma de inventario físico de bienes patrimoniales a nivel de la empresa, se realizara una vez al año.
La toma de inventario de existencias físicas de almacén se llevara a cabo de forma trimestral
La designación de los equipos de trabajo que van a inventariar, tomando como información referencial el inventario físico anterior , haciendo en hoja aparte las anotaciones correspondientes en el caso de encontrar faltantes, sobrantes.
En el caso de bienes sobrantes se requerirá información sobre la procedencia exacta y documentada de estos para su incorporación en el patrimonio empresarial
En el caso de bienes faltantes, se indagara sobre su ubicación actual para su respectiva constatación.
Concluida la verificación física (activos fijos, bienes no preciables y existencias físicas de almacén) se dispondrá la valorización actualizada de los bienes existentes procediendo al archivo de los inventarios fisicos correspondientes.
4. PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO.
5. COMENTARIOS: el auditor deberá analizar la consistencia de la toma de inventarios, para conocer el gasto en existencias y poder recomendar el destino de recursos monetarios al programa de inversiones, lo cual favorece a la empresa.
6. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO: se evaluara los procesos técnicos que se desarrollan en el inventario de existencias:-Inventario de los bienes entregados en uso a las áreas de la empresa, los que serán verificados físicamente por control patrimonial.-La verificación física estará a cargo de equipos conformados por personal de abastecimiento, contabilidad, auditoria interna y área a inventariar, los que sujetaran a un cronograma de trabajo.-Los equipos de trabajo evaluaran informes técnicos, sobre la existencia, uso, estado de conservación, asignación, ubicación, etc. De los bienes patrimoniales verificados, para tener información actualizada.-Los bienes patrimoniales que pudieran encontrarse en desuso por obsolescencia, mantenimiento o reparación onerosa para la empresa, serán tomados en relaciones separadas para su canalización al comité de bajas y ventas.
ALTAS Y BAJAS DE ACTIVOS FIJOS
Registrar el movimiento de bienes patrimoniales de altas y bajas en libros que permita contabilizar la situación patrimonial de la empresa
Se relaciona con el área contable y de costos
CONCEPTO
OBJETIVO
ALCANCE
Consiste en centralizar en forma integral el registro de altas y bajas de activo fijo que constituyen propiedad de la empresa, lo que permitirá conocer la inversión realizada
PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL
a. Registrar en el libro de inventarios el
movimiento de altas de bienes, los de larga
vida forman parte del activo fijo y de los de
corta duración se registran para un
simple control.
b. La baja de bienes dará lugar a las descargos y se
registrara en el diario auxiliar con el acta
correspondiente que motivo la baja.
c. En caso de perdida de un activo fijo, se
requerirá de una investigación para
determinar la responsabilidad del caso y proceder a la
baja del bien
El auditor verificara el cumplimiento el cumplimiento de las normas y procedimientos señalados en el reglamento de altas y bajas de bienes de la empresa, tomando en cuenta que las causas que determinan la baja de un bien puede ser por obsoletos, deterioro, desgaste
COMENTARIOS
La aplicación de la auditoria administrativa, mediante el control posterior interno, verificara el cumplimiento de las siguientes acciones:
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
a. Que las altas y
bajas de bienes quedan registradas en el libro que lleva la sección de control patrimonial
b. Que el cambio
de ubicación de un bien fijo , se registrara en la tarjeta respectiva, permitiendo conocer su verdadera ubicación
c. Que el mecanismo para dar de alta y baja de un bien, observe las normas y procedimientos establecidos en el reglamento de atas y bajas de bienes aprobado por el nivel respectivo.
MERCADOS Y FUENTES DE ABASTECIMIENTO
Las compras constituyen un proceso especializado con el objeto de adquirir la cantidad necesaria, calidad deseada, dentro de las condiciones mas convenientes, etc. En este contexto se debería revisar la disponibilidad económica y su financiamiento necesario para proyectar los mercados y fuentes de abastecimiento
Tiene vinculación con el área de marketing porque evalúa cuando y donde comprar.
CONCEPTO
OBJETIVOS
ALCANCE
• Mantener la continuidad del mercado y las fuentes de abastecimiento.
• Buscar fuentes de abastecimiento alternativos y localizar nuevos productos y materiales
Las compras se sustentan en el conocimiento del mercado y las fuentes de abastecimiento, para realizar mayores economías, conseguir menores precios y descuentos favorables
El auditor deberá verificar si el sistema de compras de la empresa se sustenta en un estudio de mercado y sus fuentes de abastecimiento, con el objeto que se garantice la calidad, cantidad, precio y oportunidad en la entrega del bien.
Existencia de solicitudes a los proveedores para que presenten sus ofertas con indicación de todos los datos requeridos para la formulación del presupuesto de compras
Practicar las evaluaciones para constatar el mayor numero de ofertas de proveedores del mercado nacional e internacional.
COMENTARIOS
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL
Deberá verificar las siguientes acciones:
CATALOGOS DE BIENES
• Es la clasificación de bienes de acuerdo a normas de la empresa agrupados de acuerdo a su uso, asignándole un código
1. CONCEPTO
• Mejorar el control de las operaciones de la administración de materiales mediante la reducción de existencias permitiendo su fácil identificación y contribuyendo a la optimización de las compras y almacenaje
2. OBJETIVOS
• Comprende a todas las áreas que requieran y manipulen materiales 3. ALCANCE
La catalogación de materiales es un proceso técnico donde se pueden distinguir varias etapas:
NORMALIZACION
IDENTIFICACION
CLASIFICACION
CODIFICACION
PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL
El auditor deberá verificar si la empresa cuenta con un catalogo de bienes; cada articulo es clasificado y codificado, permitiendo confeccionar su descripción detallada, posibilitando su estandarización en las descripciones para su mantenimiento y uso del catalogo de bienes.
La AA evaluara cada fase del procedimiento para la catalogación de los bienes:
PREPARACIÓN
EJECUCIÓN
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE
CATALOGACIÓN DE BIENESEVALUACIÓN
REVISIÓN DE LAS NORMAS
COMENTARIOS
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
REGISTRO DE PROVEEDORES
• Es la información comercial relacionada con los proveedores1. CONCEPTO
• Establecer un registro de proveedores para determinar los mejores.
2. OBJETIVOS
• Se relaciona con el proceso de adquisiciones y se orienta a dar seguridad de que la compra fue realizada en una empresa formal debidamente registrada
3. ALCANCE
Delimitación de
mercado
Inscripción de
proveedores
Calificación del
proveedor
Registro de
proveedores idóneos
El auditor deberá verificar que la empresa cuente con un registro debidamente clasificado de acuerdo a los criterios de selección de proveedores
Existencia de un diagnostico de requerimientos de bienes y servicios
Realización anual de convocatoria para registro de proveedores
Revisión documentaria y verificación de los mismos evaluación y actualización permanente
COMENTARIOS
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROLLas fases que comprenden es la siguiente: