18

Introduccin.

El siguiente trabajo tiene como objetivo comprender la importancia acerca de la Auditoria Administrativa, para lo cual es necesario realizar un recorrido por distintas nociones, con el fin de acercarnos un poco a los diferentes aspectos en la que interviene esta.

Posteriormente, analizaremos cada uno de los diferentes aspectos en la que Interviene una Auditoria Administrativa en una empresa gubernamental, entidad o cualquier otra industria. Esta investigacin tambin contiene algunos conceptos bsicos los cuales son esenciales para comprender ms acerca de la Auditoria Administrativa ya que esta auditora es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora, As mismo tambin encontraremos detalladamente cada uno de los diferentes objetivos que tiene esta auditora. Finalmente veremos una apreciacin ms profunda de cada uno de los diferentes aspectos en los cuales interviene esta Auditoria como tambin se podr apreciar en la presente investigacin cuales son algunos instrumentos que utiliza dicha auditoria para logras sus objetivos, como tambin sus metas que tienen planeada para lograr el xito de una empresa pblica o privada. Tambin se apreciara cual es el campo donde se puede aplicar esta Auditoria Administrativa ya que es muy esencial para el xito de una empresa tanto econmicamente como social.

Objetivos

Conocer ms acerca de la Auditoria Administrativa ya que es un elemento esencial que no debe faltan en una empresa o entidad pblica, social privada o cualquier otra empresa ya que esta lleva a cabo diferentes aspectos que son de mucha importancia.

Aprender y comprender cul es la intencin de la auditoria administrativa.

Estudiar las necesidades por las cuales es utilizada la auditoria administrativa.

Aprender cual es la aplicacin de la auditoria administrativa en el sector pblico de un pas.

Qu es Auditora? Laauditoriaes una revisin cuidadosa, sistemtica e independiente de las actividades desarrolladas en una empresa o industria en particular, cuyo objetivo es determinar si se ajusta a los planesprevistos, y/o pre-establecidos, si se aplican eficazmente y son adecuados para alcanzar los objetivos.Las auditorias pueden ser clasificadas en mltiples ramas: los sistemas de auditora, auditoria de recursos humanos, auditoriade calidad,auditoriade estados financieros,auditoria, legal, contabilidad, etc. El profesional de auditorade losestados financieroso contable est certificado y debe cumplir estrictas normas profesionalesEntre lasprincipalesempresas de auditoraindependientes (y extranjeros) son: Deloitte, PwC, KPMG y Ernst & Young.

Objetivo de una Auditoria: sealar las fallas y los problemas; presentar sugerencias y soluciones; y apoyar a los miembros de la empresa en el desempeo de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e informacin concerniente a las actividades revisadas.

Qu es Administracin? I. Es laciencia socialaplicada otecnologasocial que tiene por objeto de estudio las organizaciones, y latcnicaencargada de laplanificacin, organizacin, direccin y controlde los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, del conocimiento, etc.) de unaorganizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo de los fines perseguidos por dicha organizacinII. La Administracin es una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado.

III. La Administracin es el proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la mxima productividad.

Recursos bsicos de Administracin

Hombres y mujeres Materiales Maquinas Mtodos Dinero, y Mercados.

Auditora Administrativa.Es el revisar y evaluar si los mtodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con polticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operacin de los reportes y asegurar que la organizacin los est cumpliendo y respetando. Es decir es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.La intencin de la auditora administrativa es examinar y evaluar los mtodos y desempeo en todas las reas y valorar el panorama administrativo; principalmente lo relacionado con los objetivos y planes, polticas y procedimientos, organizacin, recursos, exactitud y confiabilidad de los controles.

La auditora administrativa se ha considerado como el examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental o de cualquier otra entidad, as como de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales.

La auditora administrativa provee una evaluacin objetiva, imparcial y competente de las actividades administrativas y es un medio para reorientar continuamente los esfuerzos de la empresa hacia planes y objetivos en constante cambio.Se presenta para medir y cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un perodo de tiempo determinado y como una manera efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para lograr un mejor desempeo y productividad.

Desde sus inicios, la necesidad que se le plantea al administrador de conocer en que est fallando o que no se est cumpliendo, lo lleva a evaluar si los planes se estn llevando a cabalidad y si la empresa est alcanzando sus metas. La auditora administrativa es necesaria como una herramienta que permita cuantificar los errores administrativos que se estn cometiendo y poder corregirlos de manera eficaz.Cmo surge la Auditora Administrativa?La auditora administrativa surge de la necesidad de contar con otras tcnicas para revisar y evaluar de manera sistemtica e integral la calidad individual y colectiva de los responsables de rea, la calidad de los procesos mediante los cuales opera una empresa, y determinar los problemas administrativos de sta, sus causas y posibles soluciones.En las dos ltimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr una gran demanda de informacin respecto al desempeos de los organismos sociales.Necesidades de la Auditora Administrativa.

En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad de examinar y valorar la calidad de los administradores y de los procesos mediante los cuales opera una organizacin. Cualquier tipo de organizacin, sea pblica o privada, grande, mediana o pequea tiene la necesidad de examinar su situacin, para saber si los sistemas bajo los cuales trabaja son los ptimos de acuerdo a su realidad. Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. De la misma manera, se deben tomar medidas preventivas en la parte administrativa de la empresa para conservar la salud del organismo administrativo y evitar prcticas ineficientes, mejorar los mtodos y desempeo administrativo y como consecuencia, disminuir los costos.En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz ha de llevar a cabo el examen y evaluacin de: La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoria administrativa funcional). La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditora analtica).Causas que Provoquen una Auditora Administrativa.A continuacin se presenta una lista de algunas de las causas ordinarias que pueden contribuir a una deficiente administracin o a una empresa mal llevada, estas son: Inutilidad de los objetivos por ser estos ambiguos y confusos

Violacin de autoridad - responsabilidad que ha sido asignada

Falta de iniciativa por falta de delegacin de autoridad

Interferencia entre lnea y asesora, definicin de funciones

Organizacin costosa innecesaria

Difcil y costoso control

Demasiados o pocos jefes, rea de control adecuado a las necesidades

Deformacin de la comunicacin y de la informacin entre los niveles de la organizacin.

Conflictos de competencia y personal falto de motivacin

Difcil visin integral de conjunto de la misin de la empresa

Decisiones lentas, demoras a la orden del da.

Duplicidad de funciones, traslape de actividades que generan confusin

Gerente autoritario, no existe comunicacin y participacin

Falta de financiamiento oportuno

Cul es la importancia de la Auditora Administrativa?Mediante la auditora administrativa se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas.La evaluacin del desempeo organizacional es importante pues permite establecer en qu grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la direccin. Adems de esto, tambin se valora la capacidad y lo apropiado a la prctica administrativa. Es necesaria una evaluacin integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propsitos que estn presentes en la organizacin. Debido a esto, cada auditoria administrativa deber realizarse de forma distinta dependiendo de la organizacin.Su importancia: Proporcionar a los directivos de una organizacin un panorama sobre la forma como est siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y operativos, sealando aciertos y desviaciones de aquellas areas cuyos problemas administrativos revelados exigen una mayor o pronta atencin. Es Importante porque constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las empresas, organizaciones u entidades, para que permita evaluar y detectar su situacin presente de forma parcial o total y poder establecer estrategias de mejora e implementarlas para subsanar deficiencias, superar obstculos y generar cohesin entre las reas, con el fin de obtener mejores resultados en las empresas prologando su vida competitiva en el mercado.La importancia de la aplicacin de Auditora Administrativa es el crecimiento competitivo de las empresas para mantenerse en el mercado.

Cul es el objetivo Primordial de la Auditora Administrativa?El objetivo primordial de la auditora administrativa consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en alguna rea de la empresa examinada e indicar sus probables correcciones, a fin de que logre una administracin eficaz y eficiente.Es muy probable que una sola rea operativa mal ejecutada mantenga en un nivel inferior a toda la empresa, por lo tanto hay que procurar un desempeo equilibrado en todas las reas. Alcance de la Auditora Administrativa. Naturaleza jurdica. Criterios de funcionamiento. Desarrollo tecnolgico Sistemas de calidad. Tamao de la empresa Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad

Objetivos de la auditora administrativaEntre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes: De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos.

De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin.

De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.

De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes.

De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin.

De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.

Principios de auditora administrativaLos principios bsicos en las auditorias administrativas vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes: Sentido de la evaluacin La auditora administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Ms bien se ocupa de llevar cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica. Importancia del proceso de verificacin Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qu es lo que s est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la prctica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que est ocurriendo. Los procedimientos de auditora administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. Habilidad para pensar en trminos administrativos El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de un administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

Campo de Aplicacin de la auditora AdministracinEn cuanto a su campo, la auditoria administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin, sea sta pblica, privada o social.

Sector Pblico. En el Sector Pblico se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones, mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistema de trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, se centra en las instituciones representativas de los poderes:

Poder Ejecutivo.1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretara de Estado)2. Entidad Paraestatal3. Organismos Autnomos4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)5. Comisiones Intersecretariales6. Mecanismos Especiales.

Poder Legislativo. 1. Cmara de diputados 2. Cmara de senadores3. Comisiones y/o grupos especiales de estudio

Poder Judicial1. Suprema corte de justicia de la Nacin 2. Tribunal electo del Poder Judicial de la Federacin 3. Consejo de la Judicatura Federal.

Sector Privado. En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes caractersticas:1. Tamao de la empresaEn lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en:1. Microempresa2. Empresa pequea3. Empresa mediana4. Empresa grande

2. Sector de actividadLo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado bsicamente en:1. Telecomunicaciones2. Transportes3. Energa4. Construccin

3. Naturaleza de sus operacionesEn cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en:1. Nacionales2. Internacionales3. Mixtas

En el Sector Social, se aplica considerando dos factores:1. Tipo de organizacin2. Naturaleza de su funcinPor su tipo de organizacin son:1. Fundaciones2. AgrupacionesEmpresas de solidaridad 1. Comisiones 2. Colegios

IndicadoresEl uso de indicadores en la auditora administrativa obedece a la necesidad de contar con un instrumento que permita establecer el marco de referencia para evaluar los resultados de la gestin de una organizacin.En este sentido, aporta elementos sustanciales para promover la mejora continua de los procesos, bienes y servicios, el empleo puntual de sus recursos y abre la posibilidad de instrumentar los cambios necesarios para lograr el cumplimiento de su objeto.CARACTERSTICAS QUE DEBE REUNIR UN INDICADORPara que los indicadores sean eficaces tienen que reunir las siguientes caractersticas: Ser relevante o til para la toma de decisiones. Susceptible de medicin. Conducir fcilmente informacin de una parte a otra Altamente de discriminativo. Verificable. Libre de sesgo estadstico o personal. Aceptado por la organizacin. Justificable en relacin con su costo-beneficio. Fcil de interpretar. Que pueda utilizarse con otros indicadores. Precisin matemtica en los indicadores cuantitativos. Precisin conceptual en los indicadores cualitativos.Por su nivel de aplicacin, los indicadores se dividen en Estratgicos: Permiten identificar y miden el cumplimiento de los objetivos. De gestin: informan sobre procesos y funciones clave. Se utiliza en el proceso administrativo para: controlar las operaciones entre otros. De servicio: Mide la calidad con que se generan productos y/o servicios en funcin de estndares y satisfaccin de clientes u proveedores. Cdulas y grficos

El uso de cdulas y grficos en la auditora administrativa fortalece en gran medida las alternativas para recopilar informacin, ordenar las acciones y representar en forma objetiva y concentrada tanto los avances que se van obtenido, como los que agrupan la interrelacin de los instrumentos empleados y resultados alcanzados.

En el caso de las cdulas, la captacin de informacin se ampla ya que abre el rango de respuestas para integrar referencias documentales, hallazgos, evidencias, aspectos percibidos, comentarios, el anlisis comparativo de actividades y la evaluacin del proceso administrativo y el y elementos complementarios.

Por lo que toca a los grficos, facilitan en gran medida visualizar la informacin, pues la muestran de manera condensada en formas y cuadros, lo que permite el seguimiento y la representacin de resultados en forma gil y accesible.

La periodicidad con las que se utilicen las cdulas y los grficos est sujeta a las condiciones particulares de la auditora y a la decisin de implementar auditoras de seguimiento.Grficos

El empleo de grficos en una auditora administrativa representa una alternativa sustancial para el manejo de la informacin, ya que pueden complementar los registros de las cdulas y cuestionarios, adems de constituirse en un mecanismo de retroalimentacin durante todo el proceso de implementacin de la auditora.

Los grficos pueden adoptar diferentes formatos y presentaciones, en funcin de objetivo que se persiga en su seleccin, la cual debe responder a los requerimientos de la organizacin y las prioridades establecidas en el proyecto de auditora, as como a la necesidad de imprimir agilidad y accesibilidad a la informacin.Escala de medicin

El uso de escalas de medicin en la auditoria administrativa representa un recurso que complementa el proceso de captacin de la informacin, pues permite establecer alternativas lgicas para determinar el comportamiento de las variables bajo anlisis a travs de su desagregacin en los cuestionarios.La decisin de incluirlas en la informacin de preguntas posibilita que el manejo de variables sea ms preciso, sobre todo en aquellos casos en que la respuesta a una pregunta abierta puede llevar a una interpretacin vaga o muy general. Los anunciados valores numricos o informacin matricial establecen parmetros o rangos de repuesta coherentes, que diluyen la ambivalencia y centran los criterios valorativos de manera objetiva.Desde un punto de vista tcnico, las escalas, como parte de las herramientas de evaluacin, tcitamente permiten un juego de variables que interrelacionan perspectivas por nivel jerrquico are especfica y de manera individual lo que se traduce en una visin integrada del contexto.

Normas de Calidad.

La coherencia del nivel de clida con que se implemente una auditoria administrativa est cifrada en solidez y puntualidad de las lneas de accin con que se disee.

Para ello, debe pagarse a normas internacionalmente aceptadas cuya cubertura evalu el efecto en la prestacin de servicios que brinda una organizacin, el nivel de desempeo de su ejecucin y al fundamento que sustenta las auditorias de gestin de calidad.

De esta manera se pueden tener la certeza de que su aplicacin y resultados no obedecen a situaciones coyunturales o criterios preferenciales, sino a todo un marco de actuacin claramente definido y soportado en principios de probada eficacia.

E-grafa.

http://www.auditoriaadministrativa.com/

http://www.ecured.cu/index.php/Auditor%C3%ADa_Administrativa

http://html.rincondelvago.com/auditoria-administrativa.html

http://es.slideshare.net/SandritaSandoval/auditoria-administrativa-24381006

http://www.gerencie.com/auditoria-administrativa.html

http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_3842.pdf

http://www.ufg.edu.sv/ufg/theorethikos/octubre99/analisis1.html

http://cunori.edu.gt/descargas/GUIA_AUDITORIA_ADMINISTRATIVA.pdf

Libro de Enrique Benjamn Franklin. Auditoria Administrativa: Gestin estratgica del cambio.

http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n

18