Audit Operasional Kegiatan Pembelian

A. Gambaran umum kegiatan pembelian

Kegiatan pembelian merupakan salah satu kegiatan utama perusahaan. Bahkan salah satu indikasi berkembangnya perusahaan tertentu adalah meningkatnya kegiatan pembelian yang dilakukan. Pada kesempatan kali ini, kelompok kami akan membahas masalah yang berkaitan dengan kegiatan pembelian beserta prosedur auditnya. Dikarenakan adanya beberapa alternatif sistem & prosedur serta untuk memfokuskan pembahasan, kami mengambil beberapa asumsi: Perusahaan yang dibahas bergerak di bidang manufaktur, Inisiasi pembelian dilakukan oleh pengendali persediaan/user, Sistem pembelian yang dibahas adalah sistem pembelian manual, Prosedur pemilihan supplier dilakukan melalui proses pelelangan.

.A.1. Tujuan kegiatan

Tujuan-tujuan manajemen kegiatan pembelian yang umum berlaku adalah untuk mendapatkan barang atau jasa yang tepat:(1) Pada waktu yang tepat

Perusahaan perlu memperhatikan saat pemesanan agar pemesanan barang/jasa yang dilakukan tidak terlampau dini atau terlambat. Pemesanan yang terlampau dini perlu dihindari, karena dapat mengakibatkan gangguan yang serius terhadap arus kas perusahaan. Dana perusahaan yang umumnya terbatas akan terpaksa dipakai untuk melakukan pembelian-pembelian yang sebenarnya dapat ditangguhkan, sementara keperluan lain yang sebenarnya lebih mendesak terpaksa ditunda. Sebagai akibatnya perusahaan mungkin harus mencari sumber pembiayaan melalui pinjaman jangka pendek dengan tingkat bunga yang tinggi. Sedangkan pemesanan yang terlambat dilakukan akan dapat menyebabkan tertundanya produksi. Sehingga barang dagangan/produk jadi atau jasa terlambat diserahkan kepada pelanggan yang pada akibatnya dapat menyebabkan pelanggan lari ke perusahaan pesaing.

(2) Pada kuantitas yang tepatJumlah barang yang dipesan perlu ditentukan dengan seksama agar tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit. Pemesanan yang melebihi kebutuhan normal dapat mengakibatkan kerugian yang tidak perlu terjadi. Contoh kerugian akibat barang dibeli terlalu berlebihan antara lain sewa gudang tambahan dan kerusakan barang karena terlalu lama disimpan.

(3) Dari supplier yang tepatPenentuan supplier juga perlu dilakukan secara hati-hati. Supplier yang dipilih harus dapat memenuhi kewajibannya, memiliki harga penawaran terbaik, serta memiliki barang dengan kualitas sesuai yang diinginkan manajemen.

| 1

A.2. Proses bisnis kegiatan pembelianProsedur-prosedur utama yang terlibat dalam kegiatan pembelian :1) prosedur permintaan pembelian2) prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier3) prosedur order pembelian4) prosedur penerimaan barang5) prosedur pencatatan

Uraian Prosedur1) Prosedur permintaan pembelian (oleh bagian pengendali persediaan/user)

a. Bagian pengendali persediaan/user menentukan kebutuhannya, yang dapat didasarkan kepada:(1) Suatu Sistem Persediaan Maksimum/Minimum

Sistem yang umum dipakai adalah Economic Order Quantity (EOQ) yaitu suatu metode yang melakukan perhitungan untuk mengoptimalkan jumlah yang dipesan sehingga dapat menekan biaya pemesanan, biaya pengangkutan dan biaya kehabisan persediaan. Selain itu, untuk melakukan pemesanan juga harus memperhitungkan titik pemesanan (reorder point) dengan mempertimbangkan waktu pengiriman barang dari supplier dan tingkat persediaan yang harus ada sampai barang yang dipesan datang.

(2) Proyek-proyek perusahaanBaik proyek investasi modal maupun proyek yang bersifat operasional, menimbulkan berbagai kebutuhan yang perlu dilaksanakan pembeliannya.

b. Membuat surat permintaan pembelian (purchase requisition) dalam rangkap 3 dan memberikan spesifikasi yang jelas terhadap barang yang akan dibeli.

c. Meminta otorisasi surat permintaan pembelian dari atasan langsung bagian pengendali persediaan/user.

d. Mengirimkan lembar pertama (asli) untuk bagian pembelian sebagai dasar pembuatan purchase order, tembusan pertama diserahkan ke bagian akuntansi sebagai dasar pencatatan utang usaha dan kendali bahwa permintaan pembelian tidak dilakukan oleh bagian pembelian, dan tembusan kedua untuk arsip bagian pengendali persediaan/user.

2) Prosedur permintaan penawaran dan pemilihan supplier (oleh bagian pembelian)a. Menerima dokumen permintaan pembelian dari pengendali persediaan/userb. Mengumpulkan data supplier potensial dengan:

(1) mengidentifikasi supplier yang potensial dari berbagai sumber, misal: internet, media cetak, dll atau

(2) mempelajari catatan-catatan mengenai supplier yang terdapat pada arsip bagian pembelian atau

(3) mengumumkan adanya pengadaan melalui media massa dan melakukan pendaftaran supplier.

| 2

c. Membuat permintaan penawaran (yang meliputi spesifikasi teknis, persyaratan administratif, maupun harga) unuk kemudian disampaikan kepada supplier yang potensial, baik via pos, telepon atau email.

d. Menerima surat penawaran dari supplier dan mengikhtisarkannya dalam daftar supplier.

e. Melakukan evaluasi teknis dan persyaratan admistratif. f. Membuat berita acara evaluasi teknis dan persyaratan administratif. g. Memilih supplier, aspek-aspek yang perlu diperhatikan, antara lain:

(1) Meneliti penawaran yang diajukan supplier, yang meliputi: harga, persyaratan pembelian, biaya-biaya pengiriman, dukungan layanan purna jual, dsb.

(2) Meneliti informasi mengenai keandalan supplier yang meliputi prestasi, reputasi, kemampuan keuangan calon-calon supplier, dll.

(3) Kesesuaian dengan kebijakan perusahaan atau pemerintah, misal: kebijakan untuk memberi dukungan kepada pengusaha kecil, risiko-risiko pengungkapan rahasia perusahaan kepada pesaing, dsb.

Supplier yang dipilih harus dapat memenuhi kewajibannya, memiliki harga penawaran terbaik, serta memiliki barang sesuai dengan kualitas yang diinginkan manajemen.

h. Staf bagian pembelian membuat surat penetapan pemenang lelang untuk kemudian diajukan kepada atasannya untuk direview dan diotorisasi.

i. Kepala bagian pembelian memberikan persetujuan tertulis/otorisasi atas supplier yang terpilih.

3) Prosedur order pembelian (oleh bagian pembelian)a. Membuat surat order pembelian (purchase order) dalam 6 rangkap

Purchase order meliputi nomor urut, identitas supplier, tanggal pemesanan dan tanggal dibutuhkan, nama staf bagian pembelian, lokasi pengiriman dan cara pengiriman serta harga, kuantitas dan deskripsi barang yang dipesan.

b. Meminta otorisasi purchase order kepada kepala bagian pembelian.Purchase Order yang dibuat dalam 6 rangkap, terdiri dari:(1) Lembar pertama surat pesanan pembelian yang dikirim kepada supplier.(2) Tembusan pengakuan oleh supplier, tembusan surat pesanan pembelian ini

dikirimkan kepada supplier, dimintakan tanda tangan dari supplier tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui pesanan pembelian serta kesanggupan supplier memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen.

(3) Tembusan bagi bagian pengandali persediaan/user, tembusan ini dikirimkan kepada bagian yang membuat purchase requisition bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.

(4) Tembusan untuk arsip bagian pembelian yang disusun bersama dengan purchase requisition dalam file pesanan pembelian terbuka (open purchase order file) menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan.

(5) Tembusan bagi bagian penerimaan, tembusan ini berupa salinan kosong (blind copy) purchase order. Salinan kosong purchase order tidak berisi

| 3

informasi jumlah atau harga produk yang diterima. Tujuan dari salinan kosong adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghitung dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan. Selain itu, informasi harga menunjukkan nilai barang dan memungkinkan pencurian barang yang mahal dari area penerimaan sebelum dapat diamankan ke gudang.

(6) Tembusan bagi bagian akuntansi, tembusan surat pesanan pembelian ini dikirim ke bagian akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

4) Prosedur penerimaan barang ( oleh bagian penerimaan)a. Ketika barang tiba dari supplier, supervisor yang independen mengambil slip

pengepakan supplier dan kemudian membandingkan nomor pesanan pembelian yang dijadikan referensi di slip pengepakan supplier dengan nomor di salinan kosong (blind copy) purchase order untuk memverifikasi bahwa barang tersebut memang dipesan.

b. Staf administrasi bagian penerimaan menghitung jumlah fisik barang yang diterima, memeriksa kesesuaian spesifikasi sesuai dengan yang dipesan dan memeriksa kondisi barang.Dalam banyak kasus, hanya orang yang memiliki kemampuan teknis yang bisa secara memadai memeriksa bahan dan memberikan jaminan kepada bagian pengendali persediaan/user, sehingga kadang perlu mendatangkan tenaga ahli.

c. Supervisor mencocokkan jumlah fisik dengan jumlah yang tercatat di slip pengepakan supplier serta memverifikasi hasil pemeriksaan staf administrasi bagian penerimaan.

d. Staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan (receiving report) yang berisi tanggal penerimaan, nama pemasok, nomor pesanan pembelian, jumlah dan kondisi barang yang diterima, serta legalisasi staf penerimaan dan supervisor. Laporan penerimaan yang dibuat dalam 4 rangkap:(1) Satu rangkap laporan penerimaan menyertai pengiriman barang ke gudang.(2) Satu rangkap dikirim ke bagian pembelian, dimana staf administrasi bagian

pembelian merekonsiliasikannya dengan open purchase order file. Jika pengiriman tersebut dapat diterima, baik dalam hal jumlah, spesifikasi maupun kondisinya, staf tersebut akan menutup file open purchase order dan menyimpan purchase requisition, purchase order, dan laporan penerimaan dalam file pesanan pembelian tertutup (closed purchase order file). Jika pengiriman tersebut tidak dapat diterima, maka bagian pembelian harus segera menyelesaikannya dengan supplier terkait. Biasanya, supplier akan memberikan izin bagi pembeli untuk memperbaiki invoice atas penyimpangan jumlah barang. Dalam kasus barang rusak atau berkualitas rendah, nota debit akan dibuat setelah supplier setuju untuk mengambil kembali barang tersebut atau memberikan pengurangan harga. Selanjutnya, bagian akuntansi diberitahukan untuk menyesuaikan saldo rekening yang terutang atas supplier yang bersangkutan.

| 4

(3) Satu rangkap dikirim ke bagian akuntansi, yang akan disimpan dalam file tunda utang usaha.

(4) Satu rangkap disimpan sebagai arsip bagian penerimaan.

5) Prosedur pencatatan (oleh bagian akuntansi)a. Staf administrasi utang usaha

(1) Ketika invoice tiba, staf administrasi utang usaha merekonsiliasi informasi finansial dalam invoice dengan berbagai dokumen di file tunda (purchase requisition, purchase order dan laporan penerimaan)

(2) Mencatat transaksi dalam jurnal pembelian(3) Mencatat ke rekening supplier dalam buku pembantu utang usaha(4) Menggabungkan semua dokumen sumber (purchase requisition, purchase

order, laporan penerimaan, dan invoice) ke file utang usaha terbuka (open accounts payable file). Biasanya, file ini diatur berdasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk memastikan bahwa utang telah dibayar pada tanggal terakhir yang diizinkan tanpa melewati tanggal jatuh tempo dan kehilangan diskon.

(5) Meringkas berbagai ayat dalam jurnal pembelian untuk periode tersebut dan membuat voucher jurnal untuk bagian buku besar.

b. Staf administrasi buku besar(1) Menerima voucher jurnal dari staf administrasi utang usaha dan sebuah

ringkasan akun persediaan dari bagian gudang.(2) Mencatat voucher jurnal ke akun persediaan dan utang usaha dalam buku

besar.(3) Merekonsiliasi akun persediaan di buku besar dengan ringkasan buku

pembantu persediaan.(4) Mengarsipkan ringkasan buku pembantu persediaan dan voucher jurnal.

A.3. Titik-titik kritisTitik-titik kritis yang berada di setiap prosedur:1) Prosedur permintaan pembelian

a. Penentuan jumlah barang yang dimintaJumlah barang yang diminta perlu ditentukan dengan seksama agar tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit.

b. Penentuan saat permintaan barangPerusahaan perlu memperhatikan saat permintaan barang agar barang tersedia saat dibutuhkan.

c. Penentuan spesifikasi yang tepat terhadap barang yang dibutuhkanPenentuan spesifikasi yang tepat diperlukan agar barang yang diminta adalah barang yang memang dibutuhkan.

d. Permintaan pembelian harus diotorisasi oleh atasan langsung dari pengendali persediaan/user.Formalisasi proses otorisasi akan mendorong manajemen persediaan yang efisien dan memastikan legitimasi permintaan pembelian.

| 5

2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplierPerlunya otorisasi dari kepala bagian pembelian atas supplier terpilih, sehingga akan dapat menghilangkan/meminimalisir penyalahgunaan wewenang pemilihan supplier yang dapat mengakibatkan didapatkannya barang yang berkualitas rendah dan atau mempunyai harga yang tidak kompetitif.

3) Prosedur order pembelianPerlunya otorisasi purchase order oleh kepala bagian pembelian untuk memastikan bahwa barang yang dibeli adalah barang yang dipesan.

4) Prosedur penerimaan baranga. setiap barang yang diterima harus terdapat purchase order yang mendasarinya.b. rekonsiliasi jumlah fisik barang yang diterima dengan jumlah tercatat di slip

pengepakan supplier oleh supervisor.c. verifikasi terhadap hasil pemeriksaan staf penerimaan oleh supervisor.d. rekonsiliasi laporan penerimaan dengan open purchase order file oleh bagian

pembelian.5) prosedur pencatatan

a. rekonsiliasi informasi finansial dalam invoice dengan berbagai dokumen di file tunda (purchase order dan laporan penerimaan) oleh staf administrasi utang usaha.

b. rekonsiliasi akun persediaan di buku besar dengan ringkasan buku pembantu persediaan.

B. Pembahasan proses bisnis

Proses bisnis yang telah dijelaskan sebelumnya, mengandung keterkaitan terhadap tiga jenis substansi : Resiko, Pengendalian yang diperlukan, serta Pengujian yang direkomendasikan dalam rangka audit internalnya. Masing-masing substansi tersebut melekat pada setiap tujuan proses operasi bisnis yang berkaitan dengan Pembelian. Adapun tujuan proses operasi bisnis tersebut terdiri dari tiga bagian yaitu memperoleh barang dan jasa : 1) pada waktu yang tepat; 2) pada kuantitas yang tepat; serta 3) dari Supplier yang tepat.

B.1 Memperoleh barang dan jasa pada waktu/saat yang tepat

Terdapat tiga resiko yang menjadi perhatian utama. Masing masing resiko tersebut dapat diminimalisir dengan pengendalian yang memadai serta langkah pengujian yang dapat direkomendasikan dalam melakukan audit internal pada kegiatan operasinya.(1) Kehabisan persediaan dan/atau kelebihan persediaan

Resiko persediaan yang ada kurang atau berlebih (idle) besar kemungkinan terjadinya. Persediaan yang kurang dapat menyebabkan keterlambatan produksi yang pada akhirnya mengakibatkan pada penundaan penjualan. Sedangkan persediaan yang berlebih, dpaat menyebabkan penumpukan yang akan menambah cost (biaya). Untuk itu perlu terdapat pengendalian dengan cara menerapkan sistem pengendalian persediaan perpetual; teknologi barcode; serta penghitungan persediaan secara periodik adalah pengendalian yang dirasa

| 6

paling memadai. Kemudian, atas control yang telah diterapkan direkomendasikan pengujian dengan melakukan pemeriksaan terhadap laporan kinerja pemasok. Pastikan telah dibuat dan direvisi secara perodik serta pastika mekanisme pemilihan pemasok baru telah berjalan apabila terdapat kinerja pemasok yang ada di bawah standar.

(2) Pengiriman atas barang yang dipesan tidak datang sesuai jadwal.

Agar barang yang dipesan diterima sesuai jadwal, maka perlu adanya purchase order yang terstandarisasi, yang meliputi tanggal barang yang dipesan dibutuhkan/diharapkan diterima. Pengujian yang direkomendasikan adalah memeriksa laporan kinerja supplier, apabila supplier bekerja dibawah standar maka rekomendasikan untuk dilakukan pergantian.

(3) Meminta barang yang tidak dibutuhkan

Agar resiko barang yang diminta oleh user adalah barang yang tidak dibutuhkan dapat diminimalisir, catatan persediaan perpetual yang akurat; persetujuan permintaan pembelian adalah pengendalian yang memadai. Pengujian yang diperlukan adalah Periksa apakah permintaan barang (PR) telah melalui proses otorisasi oleh atasan yang berwenang. Uji Sistem Informasi Akuntansi perusahaan dan temukan kemungkinan untuk memperbaikinya.

B.2 Memperoleh barang dan jasa pada kuantitas yang tepatTerdapat dua jenis resiko yang menjadi perhatian utama yaitu : resiko bahwa barang yang diterima kurang, rusak sebagian/seluruhnya, atau berlebih dari jumlah barang yang dipesan; serta resiko bahwa pegawai bagian penerimaan tidak melakukan tugas pemeriksaanya dengan baik dan benar.

(1) Barang yang diterima kurang, rusak sebagian/seluruhnya, atau berlebih dari jumlah barang yang dipesan.Perlu adanya penggunaan dokumen laporan penerimaan (receiving report) yang terstandarisasi yang memuat jumlah barang diterima, jumlah barang rusak yang dikembalikan, dan jumlah barang rusak yang masih dapat diterima. Yang kemudian diserahkan ke bagian pembelian sebagai bahan evaluasi kinerja supplier. Pengujian dilakukan dengan memilih beberapa sampel data lengkap supplier yang berisi track-record dari para supplier, kemudian atas sampel yang dipilih, uji laporan penerimaan barang (receiving report) yang meliputi siapa pihak yang berwenang mengotorisasi; kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang didasarkan pada surat permintaan pembelian (purchase requisition) dan surat pesanan pembelian (purchase order). Apabila terdapat ketidakcocokkan jumlah dan spesifikasi barang, cek apakah terdapat tindak lanjut terhadap hal tersebut yang dapat dilihat dari ada tidaknya nota debit atau koreksi dalam invoice.

| 7

(2) Pegawai bagian penerimaan tidak melakukan tugas pemeriksaannya dengan baik dan benarPerlu ditunjuk pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pengawasan atas proses pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian penerimaan barang (supervisor) agar pegawai bagian penerimaan melakukan tugas pengecekan barang yang diterima dengan baik. Selanjutnya, rekomendasi pengujian dengan melakukan pengujian terhadap sebagian barang-barang yang diterima untuk mengetahui apakah barang-barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif. Hal ini sekaligus membuktikan bahwa laporan penerimaan barang telah dibuat dengan memadai.

B.3 Memperoleh barang dan jasa pada Supplier yang tepat

Terdapat sebelas resiko yang menjadi perhatian utama dalam pemilihan Supplier yang temasuk juga didalamnya perspektif harga dan kualitas barang dan jasa yang akan dibeli.(1) Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi

Dengan adanya persetujuan dari otorisator untuk pesanan pembelian; dan kemudian membatasi akses ke file utama pemasok, dapat diandalkan untuk menjadi pengendalian. Rekomendasi pengujian adalah meninjau ulang secara periodik daftar pemasok yang disetujui untuk melihat adanya perubahan yang tidak sah pada daftar tersebut.

(2) Terdapatnya kerjasama antara supplier dan bagian pembelian untuk memanipulasi pembelianAdanya kewajiban bagi bagian pembelian untuk merekam langkah-langkah yang diambil oleh bagian pembelian dalam melakukan proses pembelian adalah control yang memadai. Selanjutnya, untuk pengujian perlu diambil beberapa sampel dari rekaman proses pembelian yang telah diambil bagian pembelian. Atas sampel yang telah dipilih, uji kebenaran formal (siapa yang mengotorisasi) dan materil (rekanan/pemasok, barang/jasa yang dibeli, dan sebagainya) dari berita acara evaluasi penawaran teknis dan administratif kemudian dicocokkan dengan surat penetapan pemenang lelang dengan tujuan untuk memastikan bahwa rekanan/pemasok yang ditunjuk telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen.

(3) Komite yang memutuskan membeli atau memproduksi sendiri tidak memiliki akta tertulis atau seperangkat prosedur.Untuk meyakinkan bahwa komite yang berwenang memutuskan pembelian atau produksi sendiri telah melaksanakan tugasnya dengan baik, komite tersebut harus beranggotakan dari Departemen Produksi, Kontrol Mutu, Permesinan dan Pembelian. Mereka harus rutin bertemu untuk membuat keputusan membeli atau memproduksi sendiri atas produk-produk dan program-program baru. Keputusan harus didasarkan pada kapasitas pabrik, informasi biaya berkelanjutan, dan substitusi yang wajar. Pada saat pengujian, Periksa catatan

| 8

Komite untuk menentukan apakah pembelian-pembelian penting telah dipertimbangkan dan dukungan memadai telah diberikan bagi keperluan tersebut, kemudian ambil beberapa sampel. Atas sampel yang telah dipilih, uji surat permintaan pembelian (purchase requisition) dengan mengecek apakah surat permintaan pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Otorisasi tersebut memberikan keyakinan bahwa jumlah dan spesifikasi barang yang diminta telah sesuai dengan yang dibutuhkan

(4) Tidak ada tolak ukur kuantitatif dan kualitatif untuk aktivitas pembelian. Tidak ada informasi atau standar yang dapat digunakan manajemen untuk menilai aktivitas pembelian. Pembelian yang tidak terkontrol. Harga yang lebih tinggi dan kemungkinan penurunan disiplin keryawan departemen pembelian. Untuk itu perlu adanya Laporan komitmen bulanan untuk setiap pembeli yang berisi hal-hal seperti: Jumlah total uang yang dijanjikan. Komitmen berdasarkan penawaran kompetitif. Alasan tidak ada kompetisi. Jumlah uang yang dihabiskan untuk pembelian-pembelian yang tidak ada kompetitif. Penghematan yang dicapai dengan adanya penawaran yang kompetitif, negosiasi, sumber persediaan baru, prosedur-prosedur yang inovatif, dan bahan baku pengganti sebagai control. Sedangkan pengujian dilakukan dengan cara memeriksa sampel volume penawaran yang tidak kompetitif. Tanyakan alasannya. Tanyakan karyawan departemen pembelian prosedur-prosedur yang dijalankan untuk mendapatkan pengurangan harga. (Sistem pelaporan yang direkomendasikan untuk memberi manajemen informasi tersebut.)

(5) Kurangnya rotasi penugasan pembelian. Memungkinkan karyawan departemen pembelian memiliki hubungan jangka panjang dengan pemasok tertentu dan lebih suka membeli dari pemasok tersebut. Sebagai bentuk pengendalian, perlu adanya ketentuan mengenai rotasi periodik penugasan. Aturan agar semua karyawan departemen pembelian mengambil cuti. Jadwal rotasi dan cuti yang resmi. Kemudian direkomendasikan pengujian dengan memeriksa jadwal rotasi dan cuti. Periksa cuti yang tidak diambil atau penugasan yang tidak dirotasi.

(6) Departemen Pembelian baru mengetahui diperlukannya peralatan baru hanya setelah rancangan diterima. Sehingga Departemen Pembelian tidak punya banyak waktu untuk mendapatkan penawaran kompetitif untuk barang-barang yang butuh waktu lama untuk diperoleh. Untuk itu perlu dibentuk sebuah komite, yang anggotanya termasuk karyawan Pembelian yang kemudian menetapkan jadwal kebutuhan peralatan untuk mengantisipasi lama waktu untuk memperoleh peralatan tersebut. Bagian pembelian harus ikut serta menetapkan jadwal untuk barang-barang seperti ini. Untuk resiko ini, direkomendasikan pengujian dengan sampel. Untuk sampel peralatan yang butuh waktu lama untuk diperoleh, tentukan apakah jadwal sudah ditetapkan, realistis, dan memberikan banyak waktu untuk mengundang penawaran yang kompetitif

| 9

(7) Tidak ada program analisis nilai untuk mengaitkan barang dengan fungsinya, bukan biayanya. Sebagai control, perlu adanya sistem yang mengharuskan barang yang dibeli lolos uji kelayakan. Kelayakan tersebut meliputi, apakah biaya sebanding dengan manfaatnya? apakah fitur-fitur yang dimiliki alat tersebut memang dibutuhkan? tersedianya suku cadang standar, dan lain-lain. Direkomendasikan mencari siapa yang bertanggung jawab untuk analisis nilai untuk pengujian control ini. Telaah laporan penghematan, kemudian berdasarkan sampel, tentukan apakah barang-barang tersebut memerlukan analisis nilai.

(8) Jumlah pesanan berlebihan, yang menandakan departemen pengguna, bukan departemen pembelian, yang memilih pemasok dan memesan barang, sehingga meniadakan kontrol pembelian dan mengarah pada menyukai pemasok tertentu dan harga yang lebih tinggi. Untuk itu diperlukan aturan untuk laporan pesanan tersebut, menentukan alasannya, dan mengambil tindakan disiplin yang layak. Arahan manajemen memberi wewenang tunggal pada Departemen Pembelian untuk menggunakan dana. Sedangkan pengujian terhadap control-nya hitung rasio pesanan yang dikonfirmasi dengan total pesanan. Periksa apa yang dilakukan untuk mengurangi rasio tersebut. Berdasarkan sampel, tanyakan karyawan departemen pembelian dan departemen pengguna alasan-alasan untuk menyetujui pesanan.

(9) Tidak ada ketentuan untuk catatan yang menunjukkan pembelian terdahulu untuk produk-produk yang sama, sehingga tidak ada informasi berharga bagi karyawan departemen pembelian untuk menilai tawaran yang diberikan. Diperlukan Sistem pencatatan menggunakan kartu atau alat elektronik untuk pembelian setiap barang yang terjadi berulang. Lalu, lakukan pengujian sampel pesanan pembelian, telusuri pembelian sebelumnya untuk barang-barang yang sama. Periksa varians-varians yang signifikan. (Merekomendasikan adanya catatan harga historis).

(10) Membeli dengan harga yang dinaikkanSeringkali perusahaan akan seperti tertipu dengan pasokan yang harganya telah dinaikkan. Untuk itu, sebagai kontrolnya perusahaan dapat meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; pengendalian anggaran. Selanjutnya, bandingkan biaya dengan anggaran yang diperbolehkan sebagai pengujian.

(11) Membeli barang berkualitas rendahKadangkala barang yang telah dibeli berkualitas rendah dan tidak sesuai permintaan. Untuk itu, perusahaan dapat menggunakan vendor yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; awasi kinerja vendor; dan pengendalian anggaran. Pengujian dilakukan dengan melakukan peninjauan ulang untuk memastikan bahwa hanya para pemasok yang disetujui yang digunakan.

| 10

Secara periodik meninjau ulang data kinerja pemasok, untuk mempertahakan akurasi daftar pemasok yang disetujui ini.

C. Audit Kegiatan yang bersangkutan

Terdapat lima tahapan-tahapan dalam kegiatan pembelian. Tiap tahapan memiliki pengendalian yang berbeda-beda. Untuk itu perlu diklasifikasikan masing-masing tahapan tersebut berdasarkan tujuannya serta prosedur apa yang harus dilakukan untuk menilai apakah tingkat pengendaliannya telah memadai.

C.1 Tahapan Kegiatan dan Tujuan AuditTerdapat lima tahapan kegiatan pada pembelian yaitu :1) Permintaan pembelian

Terdapat lima jenis tujuan audit pada tahapan ini berupa : a) menilai kelengkapan dan keandalan prosedur permintaan pembelian barang/jasa; b) memastikan apakah permintaan pembelian barang/jasa sesuai dengan tujuan yaitu menunjang kegiatan-kegiatan perusahaan secara menyeluruh; c) mengetahui apakah permintaan pembelian tersebut disahkan oleh pejabat yang berwenang; d) menilai kelayakan prosedur otorisasi pambelian; serta e) menguji tingkat ketaatan terhadap prosedur pembelian yang telah ditetapkan.

2) Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok (Supplier) Pada tahapan ini, terdapat tiga jenis tujuan audit yaitu : a) memastikan

ditaatinya kebijakan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang ditetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada umumnya; b) memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan; dan c) menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan efisiensi kegiatan pembelian.

3) Order PembelianHanya terdapat satu macam tujuan pada tahapan ini, yaitu mengetahui apakah terdapat langkah-langkah untuk memastikan agar produk-produk yang dipesan benar-benar dikerjakan sesuai dengan persetujuan pesanan pembelian.

4) Penerimaan BarangTerdapat dua jenis tujuan pada tahapan ini, meliputi : a) memastikan apakah petugas atau bagian yang menerima barang secara organisatoris terpisah dari petugas bagian Pembelian; dan b) memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab dalam penerimaan barang telah melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang-barang yang diterima sesuai prosedur yang ditentukan.

5) Pencatatan UtangAda dua jenis tujuan pada tahapn ini berupa : a) mengetahui apakah telah dilakukan langkah-langkah pengendalian yang memadai sebelum pembayaran dilakukan oleh Bagian Keuangan; dan b) mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara Bagian Pembelian dengan Bagian Keuangan.

C.2 Prosedur Audit

| 11

Berdasarkan tujuan-tujuan pada tiap proses diatas, maka disusun suatu prosedur audit untuk mengevaluasi proses bisnis, resiko dan pengendaliannya. Prosedur ini dibagi pada tiap tahapan.

1) AwalanAwalan dimaksudkan untuk prosedur yang pertama kali dikerjakan, namun belum ada tujuan audit yang akan dicapainya. Prosedur ini meliputi :a) Meminta daftar rekapitulasi transaksi pembelian yang terjadi selama periode

yang diperiksa. Lakukan penghitungan ulang ke samping kanan dan ke bawah untuk memastikan bahwa jumlah yang dicantumkan auditee adalah jumlah yang benar. Jika terdapat perbedaan jumlah, tanyakan alasan perbedaan tersebut kepada auditee.

b) Buat ringkasan atas daftar rekapitulasi transaksi pembelian yang diberikan auditee dimana dilakukan pemilihan secara acak item-item yang akan diuji sesuai dengan metode yang dipilih auditor.

c) Minta salinan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan ringkasan daftar rekapitulasi transaksi pembelian antara lain daftar pemasok/rekanan, surat perintah kerja (surat perjanjian/kontrak), surat permintaan pembelian (purchase requisition), surat pesanan pembelian (purchase order), laporan penerimaan barang (receiving report), faktur pembelian (invoice), slip pengepakan, termasuk daftar prosedur/ketetapan kegiatan pembelian yang dimiliki perusahaan sebagai standar acuan untuk menguji item-item yang akan dipilih.

2) Tahap permintaan pembelianPada tahap ini, atas sampel yang telah dipilih, menguji surat permintaan pembelian (purchase requisition) dengan mengecek apakah surat permintaan pembelian telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Otorisasi tersebut memberikan keyakinan bahwa jumlah dan spesifikasi barang yang diminta telah sesuai dengan yang dibutuhkan.

3) Tahap permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasokKemudian, pada tahapan ini, atas sampel yang telah dipilih tadi, uji kebenaran formal (siapa yang mengotorisasi) dan materil (rekanan/pemasok, barang/jasa yang dibeli, dan sebagainya) dari berita acara evaluasi penawaran teknis dan administratif kemudian dicocokkan dengan surat penetapan pemenang lelang dengan tujuan untuk memastikan bahwa rekanan/pemasok yang ditunjuk telah sesuai dengan kriteria yang ditetapkan manajemen.

4) Tahap order pembelianPada tahap ini, uji surat pesanan pembelian (purchase order) yang meliputi siapa pejabat yang mengotorisasi, kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang terdapat pada surat permintaan pembelian atas sampel yang dipilh. Apabila terdapat perbedaan antara jumlah dan spesifikasi barang yang terdapat pada surat pesanan pembelian dengan yang terdapat pada surat permintaan pembelian, tanyakan alasan perbedaan tersebut kepada auditee.

5) Tahap penerimaan barang

| 12

Pada tahapan ini, terdapat dua prosedur yang harus dilaksanakan :1) Atas sampel yang dipilih, uji laporan penerimaan barang (receiving report)

yang meliputi siapa pihak yang berwenang mengotorisasi; kecocokkan jumlah dan spesifikasi barang yang didasarkan pada surat permintaan pembelian (purchase requisition) dan surat pesanan pembelian (purchase order). Apabila terdapat ketidakcocokkan jumlah dan spesifikasi barang, cek apakah terdapat tindak lanjut terhadap hal tersebut yang dapat dilihat dari ada tidaknya nota debit atau koreksi dalam invoice.

2) Lakukan pengujian terhadap sebagian barang-barang yang diterima untuk mengetahui apakah barang-barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif. Hal ini sekaligus membuktikan bahwa laporan penerimaan barang telah dibuat dengan memadai.

6) Tahap pencatatan utangTahapan ini sebenarnya sudah berada pada wilayah audit atas kegiatan keuangan. Namun karena tahapan ini masih berhubungan sangat erat dengan kegiatan pembelian, maka perlu dialokasikan sebagai salah satu tahapan pada kegiatan pembelian. Pada tahapan ini, prosedur audit ditempuh dengan cara meneliti apakah dilakukan pencocokan antara salinan surat pesanan pembelian dengan invoice untuk memastikan bahwa pembelian yang dilakukan telah dicatat dengan memadai.

| 13