Auditforståelse i en produktionsvirksomhed (47392)Audit Auditforståelse i en produktionsvirksomhed...
Transcript of Auditforståelse i en produktionsvirksomhed (47392)Audit Auditforståelse i en produktionsvirksomhed...
AuditAuditforståelse i en
produktionsvirksomhed (47392)
Jesper Knoblauch, Tradium,[email protected]
1
Emne: Hvordan: Varighed: Slide nr.
Velkommen 1 time 1-7
Ledelsessystemer 1 time 8-21
Udførelse af audit 3 timer 22-36
Procedure opbygning 2½ time 37-47
Auditforståelse 2 timer 48-68
Intro til profilværktøj 2 timer 69-84
Procedure for kaffebrygning
1½ time 85-97
Procedure eks. Fra KAMF
1 time 98-110
Afslutning 1 time 111-112
Lektionsplan
Auditforståelse i en produktionsvirksomhed
Mål – 47392Deltageren har viden om og forståelse for de grundlæggende principper i standarden for auditering af ledelsessystemer (ISO 19011) og kan forstå egen og auditors rolle ved implementering, vedligeholdelse og udvikling af ledelsessystemer. Deltageren kan på den baggrund medvirke til opfølgning på en intern audit ved at efterprøve, vedligeholde og udvikle retningslinjer og procedurer i relation til en produktionsvirksomheds ledelsessystemer inden for kvalitet (ISO 9001), miljø (ISO 14001) og arbejdsmiljø (OHSAS 18001).
3
Opgave
Hvilke forventninger har du til kurset
Opgave afrapportering
Opgave afrapportering på kurset vil eksempelvis veksle imellem:
Samtaler i klassen: Hvor man deltager som enkeltperson med udgangspunkt i egne noterHvor man afrapporterer på Flipover i grupper med 2-3 måske 4 deltagereHvor man afrapporterer på en fælles Flipover, hvor på alle har haft mulighed for at bidrage
Ledelsessystemer
Ledelses-systemer
Eksempler
ISO 14001
ISO 18001
ISO 26000
ISO 50001ISO 19011
ISO 9001
ISO/TS 16949
6
Hvad kræver et ledelsessystem
Ledelsessystemer stiller krav om, at virksomhedens ledelse vurderer behovet for styring på en lang række områder:F.eks. underleverandører, fejlhåndtering, arbejdsinstruktioner, test- og inspektionsplaner osv.Ledelsens vurdering af behovet for styring vil naturligvis variere fra virksomhed til virksomhed.
7
ISO 9001
Et kvalitetsledelsessystem skaber overblik over virksomhedens arbejds- og forretningsgange. Det er et effektivt styringsinstrument til at overvåge og korrigere virksomhedens handlinger.
8
ISO 19011Audit-standarden giver vejledning om:ledelse af et audit program, der kan understøtte
implementeringen, vedligeholdelsen og udviklingen af virksomheders ledelsessystemer
Planlægning af en auditGennemførsel af en auditKompetencer og bedømmelse af auditor og
audit team
9
Opgave
Hvilke ledelsessystemer/ISO har du erfaringer med?
KvalitetsledelseMiljøledelseArbejdsmiljøledelseAndre ?
Eksempler på områder der ønskes beskrevet i en virksomhed
11
Før produktions
processer
Tilbud og kontrakter
Ordre mod-
tagelse
Planlæg-ning og logistik
Leveran-dørstyring Indkøb
Varemod-tagelse
Styring af lagre
Hovedpunkter i et auditforløb
Igangsætning af audit
Forberedelse af audit
Gennemførelse af audit
Distribution, opfølgning og afslutning af audit
12
Igangsætning af audit
Generelt
Første kontakt
Fastlæggelse af audit
13
Forberedelse af audit
Gennemgang af relevante dokumenter
Udarbejdelse af auditplan
Fordeling af opgaver i auditteam
Udarbejdelse af hjælpeskemaer/arbejdspapir
14
Auditplan Skema for forår
Funktion Januar Februar Marts April
Salg Martin
Indkøb Helle
Råvare lager Per
Afskæring Søren & Leif
Bearbejdning Jan & Kurt
Male afdeling Kevin
Montage John & Keld
15
Gennemførelse af audit
Afholdelse af indledende møde
Gennemgang af audit relevante dokumenter
Kommunikation under audit
Fordeling af roller og ansvar til team
Fortsættes side 29
16
Auditplan eks.Skema for en dag
Auditor Auditor
8.00 – 8.55 Forberedelse, udvælge områder og fordele opgaver
Forberede møde med ledelse og andre, som er med på dagen
8.55 – 9.45 Møde med de involverede Aftaler for tidsplan og indhold
9.45 – 11.30 Audit i de udvalgte områder Audit i de udvalgte områder
11.45 – 12.15 Beskrive resultater Resultater og ajourføring
12.15 – 13.00 Frokost Frokost
13.00 – 14.45 Audit i de udvalgte områder Audit i de udvalgte områder
14.45 – 15.15 Beskrive resultater Og udveksle indtryk fra dagen
15.15 – 16.00 Afrapportering til ledelse Afrapportering til ledelse
17
Gennemførelse af audit
Indsamling og verifikation af information
Tilvejebringelse af auditresultater
Udarbejdelse af konklusioner
Afholdelse af afsluttende møde
18
Spørgeskema eks.Henvisning til standard
Område for audit samt spørgsmål til
Bemærkninger og iagttagelser
5.1.1 Kontrol af udstyr:Er udstyr korrekt afmærket?Er udstyr korrekt opbevaret?
5.5.1 Opbevaring af kemi:Findes der fakta blade på de opbevarede produkter?Er der værnemidler til de pågældende produkter?
5.8.3 Uddannelse af medarbejder:Har medarbejderen de fornødne certifikater/beviser?
19
Distribution, opfølgning og afslutning af audit
Udarbejdelse af auditrapport
Distribution af auditrapport
Opfølgning på auditrapport
Afslutning af audit
20
21
Opgave
Rundtur i afsnit 6 standarden DS/EN ISO 19011 (klassesæt)
Fordel punkterne i afsnit 6 i standardenDS/EN ISO 19011 mellem jer og find afsnittets vigtige stikord
Ledelsessystem opbygning
Niveau 1 - Beskrivelse af virksomhedens mål, politikker og ledelsens ansvar og beføjelser
Niveau 2 – Generelle beskrivelser af ansvar og beføjelser
Niveau 3 – Instruktioner og Tjeklister: detaljeret beskrivelse for gennemførelse
23
Dokumenteret procedure skal:
24
Fastlægges
Dokumenteres
Implementeres
Vedligeholdes
Proceduren giver svar på:
Hvorfor aktiviteter skal gennemføres
Hvilke afgrænsninger, der er i procedurens anvendelse
Hvem der er ansvarlig for procedurens indhold og vedligehold
Hvilke instruktioner og blanketter, proceduren anvender
Hvordan aktiviteten gennemføres, herunder input fra anden funktion og henvisninger til andre relevante procedurer
25
Typisk opbygning af procedurestruktur
Formål - med aktiviteten
Generel - uddybning af formål eller afgrænsning af aktiviteten
Ansvar - hvem der er ansvarlig for indhold og vedligehold
26
Typisk opbygning af procedurestruktur
Reference – henvisning til procedurer, instruktioner, blanketter m.v.
Fremgangsmåde – overordnet beskrivelse af fremgangsmåde evt. ved brug af flow-diagram og henvisninger til underliggende instruktioner m.v.
Arkivering - her beskrives eksempelvis: stedet, måden og perioden
27
Opgave
Hvilke procedurer støder du på i din arbejdsdag
Opgave
Udarbejd en procedure for vedligeholdelse af en alm. cykel
29
Auditforståelse
• Målet med intern audit• Verificere det beskrevne systems
overensstemmelse med de handlinger og den adfærd, der udleves i praksis
• Forberede organisationen på ekstern audit• Løbende vedligeholde/tilpasse og udvikle
systemet, således systemet er tidssvarende og nyttigt for virksomheden
30
Opgave
Har du selv deltaget i en audit? – eller er du selv blevet auditeret?Hvordan oplevede du det?
Auditforståelse
Sammenhæng mellem
Det sagte
Det udførte
Det beskrevne
32
Opgave
Hvad er hensigtsmæssig adfærd for en auditor?Handlemåde – Optræden – Sprog - ?Kom selv med flere eksempler og uddyb jeres holdninger og erfaringer
33
Auditforståelse
Som auditor er man gæstMan er observatør – ikke ”professor” i andres jobMan har tavshedspligt/ansvar for de oplysninger,
man kommer i forbindelse medMan tager ikke billeder/optager lyd/film,
medmindre det er aftaltMan tilintetgør/makulerer lister og lign. Efter brug i
forbindelse med personlige oplysningerVi er alle lige – men ikke ens
34
Auditforståelse
Benyt den anerkendende tilgang:Vær spørgendeVær ærligÅben og roligAktivt lyttendeInvolverende og forståendeRespektfuldGå i dialogSkab tryghed
35
Auditforståelse
Objektiv vidnesbyrd:Observationen skal være så objektiv som muligtVi har alle ”noget” med i rygsækken!Hvad ser viHvad forventer viHvad ønsker viHar vi fokus et sted, forsvinder fokus fra et andetHjernen vil prøve at udfylde ”de tomme huller”Bekræft det fundne på stedet og få accept af
den/de involverede
36
Auditforståelse
Det vellykkede interview:• Lad den auditerede tale, således der er
mulighed for at skabe en atmosfære af tryghed
• Undgå at afbryde og vær oprigtigt interesseret• Lad den auditerede vise eksempler og spørg
efter fakta
37
38
Værd at vide om profilværktøjer
• Alle persontræk har styrker og udfordringer – kommer an på situationen• Man er ikke ”rigtig” eller ”forkert”, men er ”mere” eller ”mindre” af noget• Profilen siger noget om ens præferencer (det vi foretrækker)• Profilen siger IKKE noget om kompetencer (det vi er gode til)• Vi er ofte gode til det, vi foretrækker, men ikke nødvendigvis• Vi kan udvikle kompetencer på vores ikke-foretrukne områder• Vi kan gøre det, vi ikke foretrækker, fordi vi er nødt til det!
Opgave
Hvordan kommer din personlighed til udtryk i et samarbejde?
Sæt kryds der, hvor du genkender dig, og forventer at andre genkender dig
39
40
Faktorer i Samarbejdsprofilen
Hvordan du henter og anvender din energi
Ekstrovert
• Nyder at tale med andre• Vil gerne tale med andre om en opgave
– før man tænker alene over den
Kan opleves som…• Hurtig på aftrækkeren• Påtrængende/anmasende
Introvert
• Arbejder gerne alene• Vil gerne tænke alene over en opgave –
før man taler med andre om den
Kan opleves som…• Langsommelig • Usynlig/tilbagetrukket
41
Hvordan er din arbejdsstil/dit fokus
Resultat
• Præstationsorienteret og målrettet• Forventer en større indsats fra alle parter• Ønsker resultater frem for diskussioner
Kan opleves…• Utålmodig• Uopmærksom på det menneskelige
samspil
Person
• Orienteret mod det menneskelige samspil
• Fokus på miljø og trivsel
Kan opleves…• Tilbageholde med egne meninger• Kompromissøgende
42
Opgave Find sammen to og toPræsentér dig selv for din makker. Faktor for faktor:Jeg er ….Det genkender jeg i følgende situationer på jobbet….Det overrasker mig, at….12 ½ minut til hver!
43
Procedure for brygning af kaffe
5.3 Påfyldning af kaffe: 5.3.1
For hver kop (125ml), beregnes et mål på ca.6 g (= 1 - 2 teskeer) af fint malet kaffe. Luk tragten bagefter.
44
Opgave
Audit på processen –Hvad skal vi være opmærksomme på? Når vi ser med:
KvalitetsbrillerMiljøbrillerArbejdsmiljøbriller
45
Opgave
Udarbejde en procedure for afkalkning af en kaffemaskine. Gennemfør en audit i en af de andre grupper efter deres udgave af proceduren
46
Typisk opbygning af procedurestruktur
• Formål - med aktiviteten• Generel/Gyldighedsområde - uddybning af formål eller
afgrænsning af aktiviteten• Ansvar - hvem der er ansvarlig for indhold og vedligehold• Reference – henvisning til procedurer, instruktioner,
blanketter m.v.• Fremgangsmåde – overordnet beskrivelse af fremgangsmåde
evt. ved brug af flow-diagram og henvisninger til underliggende instruktioner m.v.
• Arkivering - her beskrives eksempelvis: stedet, måden og perioden
47
Opgave
Gå på opdagelse i en af de 3 KAMF procedurer: Hvad vil du vælge at se nærmere på i proceduren? Hvilke spørgsmål giver det anledning til at stille?
48
Opgave - Afslutning
Hvordan kan du benytte audit-erfaringerne fra disse dage i din hverdag
Opgave - Afslutning
Hvordan levede kurset op til dine forventninger