Audit SI du département SPE Réunion de lancement 15 octobre 2009 SPE - Audit SI – Réunion de...
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Audit SI du département SPERéunion de lancement
15 octobre 2009
SPE - Audit SI – Réunion de lancement1
Démarche d'audit SI du département SPE
La documentation attendue
Constitution de l’équipe projet par les experts désignés
Identification des unités et des interlocuteurs à rencontrer
Proposition de reporting projet
Dates jalons clés
SPE - Audit SI – Réunion de lancement2
Ordre du jour
SPE - Audit SI – Réunion de lancement3
Démarche d’audit du département SPE
• Rappel de la démarche
• Les outils d’analyse et les exemples de résultats attendus
• Echanges sur l’ « inter-départementalité »
Rappel de la démarche générale
SPE - Audit SI – Réunion de lancement4
Phase 1 : Description de l’existantSynoptique
Comité d’audit du 17 septembre 2009Comité d’audit du 17 septembre 20095
Réunion d’initialisation
Tables rondesEntretiens individuels
Rapport descriptif de l’existant1. Présentation globale de
l’infrastructure2. Inventaire de l’organisation et des processus opérationnels 3. Inventaire du réseau4. Inventaire des systèmes5. Inventaires des services
Rapport descriptif de l’existant1. Présentation globale de
l’infrastructure2. Inventaire de l’organisation et des processus opérationnels 3. Inventaire du réseau4. Inventaire des systèmes5. Inventaires des services
Réunion de présentation
Intégration des remarques
Synthèse
Étape 1 : Cadrage
Réunion de validation
Intégration des remarques
CDSI
Inventaire de l’existant1. Organisation etprocessus opérationnels2. Réseaux3. Systèmes4. Services
Comité d’audit
Étape 2 : Formalisation de l’existant
Phase 1 : Description de l’existantLe rapport descriptif de l’existant – 1/2
Structure du rapport descriptif de l’existant : Présentation générale du département
Principales missions Description des unités
Organisation de la fonction informatique Population d’informaticiens Effectifs et répartition par unité / centre Projets d’évolution identifiés
Réseau Description de l’existant (sites raccordés, interconnexions, liens télécom, etc.) Supervision / administration Projets d’évolution identifiés
Systèmes Description de l’existant (répartition des O.S, serveurs d’infrastructure, proxy, annuaire
d’entreprise, serveurs de stockage, moyens de sauvegarde) Supervision / administration Projets d’évolution identifiés
SPE - Audit SI – Réunion de lancement6
Phase 1 : Description de l’existantLe rapport descriptif de l’existant – 2/2
Structure du rapport descriptif de l’existant (suite) : Services
Description de l’existant (applications web, services de messagerie, sites Intranet, services de gestion des licences, services de messagerie)
Sécurité Supervision / administration Projets d’évolution identifiés
Outils informatiques Description de l’existant (plateformes informatiques, bases de données, langage de
développement, outils spécifiques) Normes et standards internes Projets d’évolution identifiés
SPE - Audit SI – Réunion de lancement7
Phase 1 : Description de l’existant Les outils d’inventaire
Inventaire des serveurs et des composants réseaux / cartographie technique :
SPE - Audit SI – Réunion de lancement8
Outils de collecte Modèles de livrable
Inventaire serveurs / services
Exemple cartographie technique
Outil d'inventaire réseau
Exemple cartographie interconnexions
Phase 1 : Description de l’existant Les outils d’inventaire
Inventaire des applications / cartographie applicative :
SPE - Audit SI – Réunion de lancement9
Outil de collecte Modèle de livrable
Exemple cartographie applicative
Inventaire applications
Phase 1 : Description de l’existant Les outils d’inventaire
Inventaire des effectifs informatiques / cartographie organisationnelle :
SPE - Audit SI – Réunion de lancement10
Outils de collecte Modèle de livrable
Outil RACI Exemple cartographie organisationnelle
Effectifs informatiques
Phase 2 : Évaluation critique de la situationSynoptique
11
Réunion de validation
Intégration des remarques
Synthèse
Réunion de validation
Intégration des remarques
Rapport de cartographies de l’existant1. Cartographies techniques2. Cartographiesapplicatives
Rapport de cartographies de l’existant1. Cartographies techniques2. Cartographiesapplicatives
Synthèse des besoins1. Contrats de services avec les utilisateurs2. Incidents majeurs survenus3. Plan d’évolutions stratégiques (nouvelles applications prévues)
Synthèse des besoins1. Contrats de services avec les utilisateurs2. Incidents majeurs survenus3. Plan d’évolutions stratégiques (nouvelles applications prévues)
Rapport d’évaluation
1. Forces2. Synthèse des faiblesses3. Analyse détaillée de chaque faiblesse et des risques associés
Rapport d’évaluation
1. Forces2. Synthèse des faiblesses3. Analyse détaillée de chaque faiblesse et des risques associés
Réunion de présentation
Intégration des remarques
Étape 4 : Rédaction du rapport d’évaluation critique
Étape 1 : Formalisation des cartographies de
l’existant
Étape 2 : Formalisation des besoins auxquels
l’infrastructure technique doit répondre
Étape 3 : État des lieux de l’existant
Tables rondesEntretiens individuels
Tables rondesEntretiens individuels
Analyse d’écart1. Évolutivité / pérennité2. Sécurité, disponibilité3. Prise en compte des exigences de performance4. Administration, Supervision, Pilotage
CDSIComité d’audit
SPE - Audit SI – Réunion de lancement
Phase 2 : Evaluation critique Expression des besoins
Synthèse des besoins exprimés :
SPE - Audit SI – Réunion de lancement12
Méthodes de collecte Modèle de livrable
► Entretiens
► Tables rondes Exemple Synthèse des besoins
Phase 2 : Evaluation critique Rapport d’évaluation critique
Point de revue / rapport d’évaluation critique :
SPE - Audit SI – Réunion de lancement13
Points de revue Modèle de livrable
Plan d'audit Extrait rapport d'audit
Phase 3 : Proposition de scénarios d’évolutionSynoptique
Comité d’audit du 17 septembre 2009Comité d’audit du 17 septembre 200914
Synthèse
Réunion de validation
Intégration des remarques
Synthèse des objectifs d’évolution1. Projets à court terme2. Projets à moyen terme
Synthèse des objectifs d’évolution1. Projets à court terme2. Projets à moyen terme
Rapport de synthèse
1. Scénarios étudiés et ordonnancement des projets2. Avantages / inconvénients3. Impacts sur la qualité de service4. Impacts envers la stratégie du département
Rapport de synthèse
1. Scénarios étudiés et ordonnancement des projets2. Avantages / inconvénients3. Impacts sur la qualité de service4. Impacts envers la stratégie du département
Réunion de présentation
Intégration des remarques
COPIL
Analyse des scénarios1. Coûts (investissement /récurrents)2. Faisabilité / pérennité3. Adhésion des équipes4. Impacts sur l’infrastructure actuelle4. Mesures d’accompagnement au changement
Étape 1 : Formalisation des
objectifs d’évolution liés à l’infrastructure
Étape 4 : Formalisation du rapport de synthèse des scénarios
d’évolution
Étape 3 : Proposition de scénarios d’évolution
Comité d’audit
Phase 3 : Propositions de scénarios d’évolutions
Scénario d’évolution:
SPE - Audit SI – Réunion de lancement15
Méthode de travail Modèles de livrable (extrait)
► Table ronde
Exemple chantier
Fiche projetTable ronde -
scénarios évolution
SPE - Audit SI – Réunion de lancement16
Echanges sur l’ « inter-départementalité »
SPE - Audit SI – Réunion de lancement17
La documentation attendue
• Documentation attendue en termes de• Organisation et équipes• Outils informatiques en appui à la recherche• Description de l’infrastructure• Normes et processus• Relations avec l’extérieur
Documentation attendue (1/3)
Organisation et équipesAu niveau du département
Description des activités du département
Dans chaque unité / centre Organigramme de l’unité Nombre d’utilisateurs de l’informatique dans le département Présentation des effectifs informatiques (nombre par fonction) et notamment :
Population de développeurs Ingénieurs bases de données Ingénieurs systèmes Chefs de projet Développeurs de sites web Gestionnaires de parc informatique
Outils informatiquesDans chaque unité / centre
Nombre de postes de travail gérés Nombre de serveurs administrés Liste des outils informatiques et logiciels scientifiques avec :
Leur type (application bureautique, application scientifique, base de données, serveur web etc.) Leur caractéristique (développement interne, progiciel) Leur localisation (sur poste de travail, sur serveur) Les modalités de leur hébergement Leur importance pour les activités du département en termes de disponibilité, sécurité et performance
SPE - Audit SI – Réunion de lancement18
Documentation attendue (2/3)
Description de l’infrastructureDans chaque unité / centre
Schémas d'architecture généraux (logiques) et détaillés (physiques) décrivant les plateformes informatiques
Schémas d'architecture généraux (logiques) et détaillés (physiques) décrivant les bases de données
Schémas d'architecture généraux (logiques) et détaillés (physiques) décrivant les serveurs d'infrastructure (DNS, AD, annuaires, relais, bases de données...)
Schémas d'architecture décrivant les équipements de stockage Schémas d'architecture décrivant l’architecture de sauvegarde
Inventaire, si existant et en complément des outils de collecte, : des serveurs, des systèmes d'exploitation des services SI d’appui à la recherche des instances applicatives (bases de données, etc.) des outils de supervision, administration, exploitation
Exemples de tableaux de bord utilisés pour suivre l’évolution des systèmes informatiques
SPE - Audit SI – Réunion de lancement19
Documentation attendue (3/3)
Normes et processusDans chaque unité / centre
Liste des normes et référentiels techniques utilisés par le département en termes de langages de développement
Liste des normes et référentiels techniques utilisés par le département en termes de types de système d’exploitation utilisés et guides associés
Liste des normes et référentiels techniques utilisés par le département en termes de types de bases de données
Moyens de sauvegarde des données utilisés (outils, procédures) Démarche de gestion de la documentation Démarche de sécurité utilisée pour protéger les informations, si besoin Description du support informatique
Relations avec l’extérieurDans chaque unité / centre
Liste des partenaires avec lesquels le département échange des données et collabore via le système d’information
Liste des tiers externes (maintenance des outils informatiques)
SPE - Audit SI – Réunion de lancement20
SPE - Audit SI – Réunion de lancement21
Constitution de l’équipe projet par les experts désignés au sein de SPE
• Rappel du principe de constitution
• Présentation de l’équipe projet constituée par les experts désignés
22
Rappel sur le principe de constitution de l’équipe projet
1 responsable et son suppléant parmi les experts désignés
1 représentant de chaque CATI impliqué dans le département
1 représentant du CATI MINAS
Par centre ou par unité (les plus représentatives) : 1 correspondant informatique 1 correspondant scientifique 1 PRI
SPE - Audit SI – Réunion de lancement
Présentation de l’équipe projet
Etat de l’équipe projet au 15/10/2009 :
A compléter e
n séance
SPE - Audit SI – Réunion de lancement24
Identification des unités et des interlocuteurs à rencontrer
• Rappel sur les interlocuteurs pressentis
• Estimation de la charge initiale
• Identification des unités les plus « consommatrices » d’infrastructure informatique par les experts désignés
• Identification des interlocuteurs à rencontrer par les experts désignés
SPE - Audit SI – Réunion de lancement25
Rappel sur les interlocuteurs à rencontrer
Responsables de CATIet les informaticiens désignés
PRIPersonne Ressource en Informatique
Chefs de départementet responsables désignés au sein des départements
Organisation et gouvernance
Modalités de pilotage
Orientations du SI
Partenariats
Processus du SIInventaire, pratiques en matière de :
Systèmes Bases de données et référentiels Réseaux
Postes de travailSupport aux utilisateursBesoins utilisateurs
Représentants de la recherche
Besoins utilisateursProcessus du SIInventaire en matière de
Outils informatiques Bases de données et référentiels
Président de centre et Présidents de commission de centres
Organisation et gouvernanceOrientations du SIPartenariats
Équipe Informatique de centreProcessus du SIInventaireOrientations du SI
SPE - Audit SI – Réunion de lancement26
Rappel sur les interlocuteurs à rencontrer
Entretiens avec les responsables de CATI, afin d’acquérir une compréhension de l’organisation de l’informatique scientifique, au sens opérationnel, au sein du département au travers du prisme CATI
Entretiens avec les responsables d’unités, afin d’identifier les sous-processus clés de la recherche scientifique au sein du département que le système d’information doit supporter, ainsi que les exigences que le S.I doit satisfaire
Entretiens avec des utilisateurs clés représentatifs (identifiés par les responsables d’unité et/ou les responsables de CATI), afin de déterminer au plus près du terrain le rôle de l’informatique et son utilisation au quotidien ainsi que l’importance des outils (et la détermination de leur criticité)
Entretiens avec les informaticiens du département appartenant au CATI MINA, afin de comprendre les moyens mis en place pour la maîtrise des infrastructures de base (réseau, serveurs d’infrastructure et postes de travail)
Couverture des centres, afin d’obtenir une évaluation « terrain » des infrastructures, en se focalisant sur l’informatique dédiée au département
SPE - Audit SI – Réunion de lancement27
Estimation de la charge de travail pour le département SPE
6 réunions de suivi de projet
1 entretien avec le Chef de département
6 entretiens avec le responsables du CATI (2x3)
12 à 18 entretiens (ou ateliers) avec les responsables d’unités
12 à 17 entretiens avec des informaticiens des unités
5 à 6 entretiens avec des utilisateurs représentatifs
Visite de 9 à 12 centres
A compléter e
n séance
Identification des interlocuteurs à rencontrer
SPE - Audit SI – Réunion de lancement
contact SPE
29
Le SPE dispose de
43 unités réparties sur tout le territoire français :
8 unités propres de recherche (UPR)
26 unités mixtes de recherche (UMR)
5 unités propres expérimentales (UPE)
4 unités sous contrat (USC)
3 CATI (Centres Automatisés de Traitement de l’Information)
URGI : Unité de Recherche en Génomique-info (EFPA, BV, SPE et GPA)
BIOINFO CAPGEN : Bioinformatique pour la caractérisation phénotypique et génotypique des organismes d’intérêt (SPE, EFPA)
BIPAS : Bioinformatique des Plantes-Agresseurs-Symbioses (SPE, BV)
Présentation des unités et des CATI de SPE
SPE - Audit SI – Réunion de lancement
AuvergneIle de France
30
Unité mixte de recherche (UMR)
Unité propre expérimentale (UPE)
Unité propre de recherche (UPR)
Bourgogne Aquitaine
Unité d’administration de la recherche (UAR)
Cartographie des unités (1/2)
Unité sous contrat (USC)
Bretagne
SPE - Audit SI – Réunion de lancement
Alpes Côte d’Azur
31
Pays de la loire
Poitou-Charentes
Midi-Pyrenees
Alsace
Antilles
Cartographie des unités (2/2)
Languedoc
Unité mixte de recherche (UMR)
Unité propre expérimentale (UPE)
Unité propre de recherche (UPR)
Unité d’administration de la recherche (UAR)
Unité sous contrat (USC)
SPE - Audit SI – Réunion de lancement31
SPE - Audit SI – Réunion de lancement32
Proposition de reporting projet
SPE - Audit SI – Réunion de lancement33
Proposition de reporting projet
Point de suivi hebdomadaire avec les experts désignés du département SPE
Mail synthétique hebdomadaire de suivi de l’avancement de l’audit présentant :
L’état de planification des entretiens L’état d’avancement des entretiens et de validation des comptes-rendus L’état d’avancement des différentes étapes / livrables de l’audit Une communication des premiers résultats des travaux en cours Une remontée des éventuels points d’attention
SPE - Audit SI – Réunion de lancement34
Dates clés / jalons
Proposition de jalons
Semaines
Phase 1 : Description de l’existant
S42 S43S41 S45 S46 S47
1 - Réunion de lancement
2 – Collecte des inventaires et des éléments de cartographie existant
S48 S49
Temps
S50 S51
Réunion des instances projet
Comité projet : réunion de l’équipe projet
S52
3 – Recueil de l’existant au travers des entretiens
4 – Rédaction du rapport de l’existant
5 – Validation du rapport de l’existant
6 – Formalisation des cartographies
S44
Octobre Novembre Décembre
Ø des processus de recherche par département et des processus SI sous-jacents
Ø des outils informatiques et PF scientifiquesØ organisationnelleØ technique et réseau
Comité d’audit
Réunion de lancement : 15 octobre 2009
Questions / réponses
SPE - Audit SI – Réunion de lancement36