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Audit des procédures de passation des marches : cas ASECNA Représentation auprès de la République du Mali
SIDIBE Bourama, 25ème Promotion MBA en Audit et Contrôle de Gestion, 2013-2014, CESAG Page I
Présenté par : Dirigé par :
Octobre 2014
AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES : CAS DE
L’ASECNA REPRESENTATION AUPRES DE LA REPUBLIQUE DU MALI
M. SIDIBE Bourama Monsieur BA AMADOU,
Expert-comptable Diplômé,
Enseignant Associé au CESAG
Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion
CESAG EXECUTIVE EDUCATION
(CEE) MBA-Audit et Contrôle de Gestion
(MBA-ACG)
Mémoire de fin d’étude
THEME
Promotion 25 (2013-2014) CESAG - BIBLIOTHEQUE
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DEDICACE
Nous dédions ce modeste travail à :
DIEU tout puissant, sans qui rien de tout ceci ne serait possible ;
SIDIBE AMINATA SANGARE, que j’ai abandonnée pendant ses moments de
souffrances et qui pourtant m’a toujours accompagné et soutenu durant cette épreuve ;
Fatoumata, Chata, pour toutes les nuisances que mon absence a pu leur créer ;
mes parents pour leur accompagnement total, ainsi que les sacrifices consentis pour
moi ;
au défunt beau-frère feu Ibrahim Kalil SANGARE ; devancier que Dieu t’accueille
dans son éternel paradis ;
à tous mes amis pour leurs soutiens effectifs.
Puisse, l’Eternel DIEU Tout Puissant bénir ce modeste travail afin qu’il rapporte à chacun a
tous bonheur et prospérité.
Qu’il en soit ainsi.
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REMERCIEMENTS
Aucun travail ne saurait se réaliser sans difficultés en l’occurrence le présent. Toutefois,
l’heureux dénouement auquel nous sommes parvenus aura été possible grâce à de nombreuses
aides.
Ainsi nous tenons à remercier très sincèrement :
M. SAMAKE Aliou, Directeur Adjoint des engagements et de risques de la BNDA
Mali qui a cru à cette formation et qui n’a ménagé aucun effort pour nous
accompagner financièrement et moralement ;
M. DIAGANA Papa Directeur General de Linco-Auto et de SOBAF pour son soutien
total, combien inestimable et dont nous ne remercierons jamais assez l’effort qu’il a
consenti pour la réalisation de cette formation. Puisse Dieu Tout Puissant faire en sorte
que leurs attentes soient réellement satisfaites.
Par la même occasion, nous tenons à remercier :
M. BA Amadou, Expert-comptable Diplômé et Enseignant Associé au CESAG
chargé des cours de comptabilité Générale et Approfondie, qui nous a encadré tout au
long de la rédaction de ce mémoire et, qui nous a permis de nous améliorer.
M. YAZI Moussa, Directeur de la Formation et Chef de Département BFCCA du
CESAG et enseignant d’Audit Interne et Contrôle de Gestion, pour la qualité de sa
formation ;
Dr CHABI Bertin, Chef de Département CESAG Executive Education ;
Mme SEYE Mously, Assistante de Programmes du Département CESAG Executive
Education. ;
l’ensemble du corps professoral du Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion
(CESAG). ;
ma famille pour les sacrifices et l’accompagnement ;
Nous voudrions remercier l’ensemble du personnel de l’ASECNA Représentation auprès
de la République du Mali, particulièrement :
M. SANOGHO Khalilou Bougounno, Représentant ;
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M. SIDIBE Daouda, Chef de service Infrastructure et Génie Civil (IGC) ;
Mme KEITA Maissata DJENEPO ;
M. CAMARA Christian David, Chef Unité Pistes et Voiries pour leur encadrement et
leur disponibilité face à des nombreuses sollicitations, sans oublier l’ensemble du
personnel de IGC.
A mes amis pour leurs indulgences face aux nombreux conseils.
Nous n’oublierions jamais de remercier tous les amis stagiaires de la 25ème promotion du
DESS ACG qui est la 1ère promotion du MBA ACG avec lesquels j’ai passé des moments
inoubliables. Qu’ils trouvent ici l’expression de notre profonde gratitude, cette famille qui
vient de naitre avec les tendances et provenances différentes.
A tout ce monde nous disons une fois encore merci !
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SIGLES ET ABREVIATIONS AAN : Activités Aéronautiques Nationales ASECNA: Agence pour la Sécurité de la Navigation Aérienne En Afrique et à Madagascar
AFNOR: Association Française de Normalisation
AI : Audit interne
AOT : Autorisation d’Occupation Temporaire
BFR : Besoin en Fond de Roulement
BEA : Bail Emphytéotique Administratif,
CI : Contrôle Interne
CP : Contrat de Partenariat
CESAG : Centre Africain d’étude Supérieures en Gestion
CPAI : Certification professionnelle de l’auditeur interne
CRMA: Certification in Risk Management Assurance COSO : Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
CNCC : Compagnie nationale des commissaires aux comptes
CDJO : Commission de Dépouillement et de Jugement des Offres
DDE : Direction Départementale de l’Équipement,
DDA : Direction Départementale de l’Agriculture
DAO : Dossiers d’Appel D’offres
EAMAC: Ecole Africaine de la Météorologie et de l'Aviation Civile
ESH : Entreprises Sociales pour l’Habitat
ERNAM: Ecole Régionale de la Navigation Aérienne et du Management
ERSI : Ecole Régionale de Sécurité Incendie à Douala au Cameroun,
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FIR : Flight Information Région en français : Région d’information en Vol
IIA : Institute of Internal Auditors
IFACI : Institut français de l’audit et du contrôle internes
IGC : Infrastructure et Génie Civil
FAR : Feuille D’analyse des Risques
LSF : La loi sur la Sécurité Financière
RMTN: Règlementation des Marches de toute Nature
QCI : Questionnaire de Contrôle interne
SCI : Société Civile Immobilière
SCCV : Société Civile de Construction-Vente
RSE : Responsabilité Sociale et Environnementale ;
OACI : Organisation de l'Aviation Civile Internationale
UEMOA : Union Economique et Monétaire Ouest Africaine
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LISTE DES TABLEAUX
Tableau 1 : Différents types de marché .................................................................................... 10
Tableau 2 : Autres classifications des marchés ........................................................................ 12
Tableau 3 : Liste des pays membres de l’ASECNA ................................................................ 32
Tableau 4 : Programme d’audit ................................................................................................ 58
Tableau 5 : Tableau des risques ............................................................................................... 64
Tableau 6 : Tests de permanence ............................................................................................. 73
Tableau 7: 1/3 Feuilles d’analyse des risques (FAR) ............................................................... 75
Tableau 8: 2/3 Feuilles d’analyse des risques (FAR) ............................................................... 76
Tableau 9: 3/3 Feuilles d’analyse des risques (FAR) ............................................................... 77
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LISTE DES FIGURES
Figure 1 : Schéma du modèle d’analyse ................................................................................... 24
Figure 2: Organisation et fonctionnement : le Mali. ................................................................ 39
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LISTE DES ANNEXES
Annexe 1 : LISTE DES PIECES FOURNIR DANS L’OFFRE TECHNIQUE ...................... 88
Annexe2 : MODELE D’AVIS D’APPEL D’OFFRES OUVERT N°……2014 ..................... 90
Annexe 3 : MODELE DE DECISION INSTITUANT LA COMMISSION ........................... 92
Annexe 4 : GUIDE D’ENTRETIEN ........................................................................................ 94
Annexe 5 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 1/8 ............................... 95
Annexe 6 :QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 2/8 ................................ 96
Annexe 7 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 3/8 ............................... 97
Annexe 8 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 ............................... 98
Annexe 8 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 ...................... 99
Annexe 8 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 .................... 100
Annexe 8 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 .................... 102
Annexe 8 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 .................... 104
Annexe 8 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 .................... 105
Annexe 8 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 .................... 106
Annexe 8 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 .................... 108
Annexe 8 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 .................... 110
Annexe 8 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 .................... 112
Annexe 8 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 .................... 114
Annexe 8 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 .................... 116
Annexe 8 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 .................... 118
Annexe 8 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 .................... 119
Annexe 8 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 .................... 120
Annexe 8 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8 .................... 121
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Annexe 9 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 5/8 ............................. 122
Annexe 10 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 6/8 ........................... 123
Annexe 11 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 7/8 ........................... 124
Annexe 12 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 8/8 ........................... 125
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TABLE DES MATIERES
DEDICACE .............................................................................................................................. II
REMERCIEMENTS ............................................................................................................. III
SIGLES ET ABREVIATIONS .............................................................................................. V
LISTE DES TABLEAUX .................................................................................................... VII
LISTE DES FIGURES ........................................................................................................ VIII
LISTE DES ANNEXES ......................................................................................................... IX
INTRODUCTION GENERALE ............................................................................................ 1
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE .......................................... 7
INTRODUCTION DE LA PREMIERE PARTIE ................................................................ 8
CHAPITRE I : LA PASSATION DES MARCHES .............................................................. 9 1.1. Définitions de marchés................................................................................................. 9
1.1.1. Les différents types de marchés ........................................................................... 9 1.1.2. Les situations de concurrences en matière de marchés ..................................... 10 1.1.3. Concurrence pure ou parfaite .............................................................................. 10 1.1.4. Concurrence imparfaite ...................................................................................... 11 1.1.5. Monopole ............................................................................................................ 11 1.1.6. Oligopole ............................................................................................................ 11 1.1.7. Concurrence monopolistique ............................................................................... 11
1.2. Notions des achats ...................................................................................................... 12 1.2.1. Définition du concept achats ............................................................................... 13 1.2.2. Différents types d’achats ..................................................................................... 13 1.2.3. Sous-traitance en matière d’achat........................................................................ 13 1.2.4. Définition du concept appel d’offres ................................................................... 13
1.3. Types d’appel d’offres ............................................................................................... 14 1.3.1. Avis d’appel d’offres ouvert ............................................................................... 14 1.3.2. Appel d'offres restreint sans pré qualification ou présélection .......................... 14 1.3.3. Appel d’offres ouvert au meilleur prix ................................................................ 15 1.3.4. Appel d’offres ouvert au mieux disant ................................................................ 15 1.3.5. Appel d’offres restreint au meilleur prix ............................................................. 15 1.3.6. Procédure de dialogue compétitif ........................................................................ 16 1.3.7. Procédures négociées ......................................................................................... 16 1.3.8. Procédures simplifiées ......................................................................................... 17 1.3.9. Appel d’offres restreint au mieux disant ............................................................. 17 1.3.10. Appel d’offres négocié avec mise en concurrence ............................................ 17
CHAPITRE II : AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES........... 19 2.1. Elaboration de cahiers de charge en bonne et due forme ........................................... 20
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2.1.1. Elaboration de lettres d’invitation aux candidats pour les DRP à la publication des avis pour les appels d’offres ................................................................................... 20 2.1.2. Elaboration des P.V. d’ouvertures des plis.......................................................... 21 2.1.3. Elaboration des P.V. d’attribution provisoire ...................................................... 21 2.1.4. Elaboration de lettres de notification d’attribution définitive ............................. 22 2.1.5. Publication des attributions provisoire et définitive ............................................ 22 2.1.6. Information des candidats non attributaires ........................................................ 22
CHAPITRE III: METHODOLOGIE DE L’ETUDE ............................................................ 23 3.1. Modèle d’analyse ....................................................................................................... 23
3.1.1. Schéma du modèle d’analyse .............................................................................. 23 3.1.2. Description du modèle d’analyse ........................................................................ 25
3.2. Méthode de collecte de données ............................................................................... 25 3.2.1. Revue documentaire ............................................................................................ 26 3.2.2. Entretien .............................................................................................................. 26 3.2.3. Observations ....................................................................................................... 27
3.3. Analyse des données .................................................................................................. 27 3.3.1. Présentation des résultats de l’analyse ................................................................ 27 3.3.2. Conclusion de l’analyse....................................................................................... 27
DEUXIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE DE L’ETUDE ........................................... 29
CHAPITRE IV : PRESENTATION DE L’ASECNA .......................................................... 31 4.1. Historique .................................................................................................................. 31
4.1.1. Missions ............................................................................................................. 32 4.1.2. Objectifs de performance .................................................................................... 33 4.1.3. Domaines d’activités ........................................................................................... 35 4.1.4. Rôle ..................................................................................................................... 37 4.1.5. Moyens techniques .............................................................................................. 38 4.1.6. Organisation et fonctionnement .......................................................................... 38
CHAPITRE V : DESCRIPTION DE LA PROCEDURE DE PASSATION DES
MARCHES ET LA PRATIQUE D’AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DE
MARCHES ........................................................................................................................... 41 5.1. Types d’appel d’offres autorisés à l’ASECNA .......................................................... 41
5.1.1. Types d’appel d’offres ........................................................................................ 42 5.1.2. Avis d’appel d’offres ouvert ............................................................................... 42 5.1.3. Appel d'offres restreint sans pré qualification ou présélection .......................... 42 5.1.4. Appel d’Offres restreint avec Concours ............................................................. 42 5.1.5. Procédure de dialogue compétitif ....................................................................... 43 5.1.6. Procédure négociée............................................................................................. 43 5.1.7. Procédures simplifiées ........................................................................................ 43 5.1.8. Procédures d’achat direct ................................................................................... 44 5.1.9. Procédures d’urgence ......................................................................................... 44
5.2. Description des procédures de passation de marchés à la Représentation du Mali .. 44 5.2.1 Planification des marchés .................................................................................... 44 5.2.2. Délégations de signatures des marchés ............................................................... 45
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5.2.3 La Procédure d’expression des besoins ................................................................ 45 5.2.4. Autorisation des besoins ...................................................................................... 45 5.2.5. Le seuil de passation de marchés ........................................................................ 45 5.2.6. Préparation et validation des offres ..................................................................... 46
5.3. Organisation de la publication des offres .................................................................. 46 5.3.1. Vente des dossiers ............................................................................................... 46 5.3.2. Réception des plis ................................................................................................ 47 5.3.3. Commission des Dépouillement et de Jugement des Offres (CDJO) ................. 47 5.3.4. Ouverture des plis ................................................................................................ 48 5.3.5. Appel d’offres infructueux .................................................................................. 49 5.3.6. Conditions d’admissibilité aux Marchés ............................................................. 49
5.4. Evaluation et Comparaison des offres ....................................................................... 49 5.4.1. Attribution des marchés ...................................................................................... 50 5.4.2. Exécution supervision des marchés .................................................................... 50 5.4.3. Garantie de soumission ....................................................................................... 51 5.4.4. Garantie de Bonne Exécution .............................................................................. 51
5.5. Pratique d’audit des procédures de passation de marchés à l’ASECNA Représentation du Mali. .................................................................................................... 52
5.5.1. Audit des différentes étapes de la passation de marches ..................................... 52 5.5.2. Audit de la préparation des marchés ................................................................... 53 5.5.3. Audit de la passation des marches, de leur attribution et de la gestion des contrats ....................................................................................................................................... 54 5.5.4. Audit des phases exécution physique et exécution financière des marches ........ 54 5.5.5. Déroulement des étapes d’audit : Prise de connaissance générale ...................... 56
5.5.5.1. Prise de connaissance générale ..................................................................... 56 5.5.5.4. Identification des risques .............................................................................. 63 5.5.5.2 Test d’existence ............................................................................................. 72 5.5.5.3. Tests de permanence ..................................................................................... 72 5.5.5.5. Analyse du contrôle interne existant ............................................................ 74
5.6. Appréciation du contrôle interne................................................................................ 78 CHAPITRE VI : ANALYSES ET RECOMMANDATIONS ............................................. 80
6.1. Présentation des résultats ........................................................................................... 80 6.2 Analyse de résultats ................................................................................................... 81
6.2.1. Forces .................................................................................................................. 81 6.2.1.1. Au niveau de l’organisation .......................................................................... 81 6.2.1.2. Au niveau de la prise de connaissance ......................................................... 81 6.2.1.3. Au niveau de la revue documentaire ........................................................... 82 6.2.1.4. Au niveau de l’observation physique ........................................................... 82
6.2.2. Faiblesses ............................................................................................................ 82 6.2.2.1. Au niveau de lancement ............................................................................... 82
6.3. Recommandations ...................................................................................................... 83
CONCLUSION GENERALE ............................................................................................... 84
LISTE DES ANNEXES ......................................................................................................... 87
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BLIOGRAPHIE ................................................................................................................... 128
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INTRODUCTION GENERALE
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Les échanges commerciaux internationaux ont induit des concepts, des méthodes, des outils
d'achat et surtout des comportements nouveaux. Les acheteurs ont appris à acheter de plus en
plus loin et de moins en moins cher en tenant compte à la fois des nouvelles exigences liées
aux marchés, aux difficultés d’accès à certaines matières premières, mais aussi à la
complexité de l’environnement et des aspects sociaux variables d’un pays à l’autre. La mise
en concurrence est plus accrue. Face à ce constat, les acheteurs élaborent leurs propres
démarches, fondées sur l'expérience, et vivent leur profession de manière interculturelle. Le
processus achats se trouve au cœur de la passation des marchés. La fonction achats, de par son
positionnement et la nature de ses missions, est directement engagée dans un processus
transactionnel continu avec des tiers externes à l’entreprise (principalement, les fournisseurs).
De plus, représentant selon les secteurs de 20% à 80% du total des couts variables d’une
entreprise, les achats exposent cette dernière à des aléas de toutes natures qui impactent
directement les marges opérationnelles. La conjonction de phénomènes de fond sur le plan
économique, apparue durant les 20 dernières années, a profondément modifié, et continue de
modifier les relations interentreprises, aussi bien sur les plans commerciaux, technologiques,
financiers ou tout simplement relationnels. Les profonds changements de pratiques métiers
qui en sont alors l’expression, sont accompagnés de leur lot d’incertitudes, notamment de
l’impossibilité d’appréhender l’avenir stratégique de l’entreprise suffisamment clairement en
tentant de maitriser les paramètres du milieu dans lequel celle-ci évolue. En particulier, du
point de vue de la fonction achats, on peut citer trois phénomènes majeurs et liés entre eux
source d’incertitudes et générateurs de risques nouveaux auxquels il conviendra de faire face :
la mondialisation, l’internationalisation stratégique et l’influence des marchés Bernard &
al, (2010 :11). Ainsi en rappelant au plan international de la loi : le sarbanes-Oxley une loi est
votée en juillet 2002 par le Congrès américain, appelée le Sarbanes-Oxley afin de sécuriser
les flux financiers et protéger de facto les investisseurs et les actionnaires des entreprises aux
États-Unis les parties prenantes Bernard & al, (2010 : 222). La loi sur la sécurité financière (LSF). En France, dans le droit fil de la loi Sarbanes-Oxley,
une Loi sur la sécurité financière est proposée au Sénat en février 2003. Elle est adoptée
définitivement le 1 er août de la même année proposant ainsi : les flux financiers des achats
doivent être étudiés et mis sous contrôle Bernard & al, (2010 :224).
Cette continuité d’approvisionnement est d’autant plus délicate que le modèle d’organisation
de la production se rapproche du flux tendu. Il ne s’agit pas non plus d’assurer
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l’approvisionnement à tout prix, mais bien selon les critères définis par le besoin et selon un
optimum économique, guidé généralement par un système de contraintes internes (délais,
prix, niveau de risque acceptable). D’un point de vue purement économique, et selon les
secteurs, le poste « achats externes » peut représenter 20 % (secteurs des services) et
jusqu’à 75 % (industrie manufacturière) du chiffre d’affaires de l’entreprise. L’enjeu sur le
compte de résultat est primordial : par exemple, si les achats représentent 75 % du CA et les
autres charges 10 %, une réduction de 5 % du montant des achats, toutes choses égales par
ailleurs, aura un impact immédiat de +25 % sur le résultat économique. L’enjeu ici est un
enjeu de contrôle des coûts et donc de maintien et de développement de la
marge opérationnelle. Les achats constituent par conséquent un premier levier d’action sur les
coûts, car la rapidité d’obtention et l’ampleur des effets sont bien plus importants par rapport,
par exemple, à un plan de productivité sur un processus de production (ce qui ne signifie
pas qu’il ne faille pas engager de plan de productivité). Dans le même ordre d’idée, la
fonction achat porte un enjeu financier sur le bilan à travers deux composantes du Besoin en
Fonds de Roulement d’exploitation (BFR) que sont l’encours fournisseurs et une partie
des stocks. En effet, le BFR se définit comme la différence entre les ressources d’exploitation
(le montant de l’encours fournisseurs, au passif du bilan), moins les emplois d’exploitation
(l’encours clients et les stocks, qu’il faut financer, à l’actif du bilan). Le montant ainsi obtenu
constitue le montant nécessaire que l’entreprise doit financer à court terme pour garantir la
continuité de son exploitation créant ainsi la valeur Bernard & al, (2010 :19).
Partant de ce qui précède, et s’agissant de l’ASECNA une double imposition fut constatée
d’une part les partenaires techniques et financiers et d’autre part par l’UEMOA à travers sa
directive n°04/2005/cm/uemoa portant procédures de passation, d’exécution et de règlement
des marches publics et des délégations de service public dans l’union économique et
monétaire ouest africaine.
(http://www.uemoa.int/documents/actes/directive_04_2005_cm_uemoa.pdf).
Face à la concurrence et la compétitivité dont les entreprises sont victime, les dirigeants se
soucient de la bonne application des procédures de passation de marchés. D’ailleurs, cette
bonne application leur permet de rationaliser les ressources financières allouées.
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C’est dans ce contexte que sont gérées certaines entreprises nationales et même
transnationales comme l’ASECNA (Agence Pour la Sécurité de la Navigation Aérienne En
Afrique et à Madagascar) qui est une institution régionale africaine d’aviation de référence.
En dépit de son statut international elle n’est pas à l’abri de mauvaise gestion, s’agissant
notamment de la gestion des marchés. C’est pour cette raison, que l’agence a élaboré ses
programmes de tests pour réglementer les marchés communément appelé « Réglementation
des Marchés de Toute Nature (RMTN) ».
En plus des faiblesses et risques inhérents à tous les processus de l’entreprise, celui des achats
ou contrats de services (passation de marchés) comporte le risque de manigances, collusions
ou diverses transactions secrètes avec les fournisseurs. Entre autres causes, on peut citer :
le non-respect des cahiers de charges,
la sélection arbitraire des fournisseurs,
la méconnaissance des procédures de passation de marchés.
Cela a pour conséquence,
le cout élevé des prestations,
le manque de transparence dans la passation des marches,
la lenteur dans l’exécution des marchés.
la fourniture des mauvaises qualités des commandes et des travaux.
Face à cela, il est nécessaire pour tout entreprise notamment l’ASECNA de se conformer aux
bonnes pratiques en matière de procédures de passation des marchés. Car aujourd’hui le
respect des normes ou procédures de passation des marchés reste une exigence majeure pour
la bonne gouvernance si chère au Etats membres et aux bailleurs (partenaires techniques et
financiers). La mise en œuvre de cette exigence peut se traduire par un traitement égalitaire de
tous les soumissionnaires aux marchés, par une publication officielle des procédures de
passations et d’attribution des marchés,…bref par des actions qui donneraient une
transparence au processus de passation des marches. Même si des efforts sont faits dans ce
sens il n’en demeure moins pas qu’il existe encore des failles ou des écarts qui ont besoin
d’être corrigés.
Pour ce faire, nous nous interrogerons principalement sur la question de savoir si les
procédures et pratiques de passation des marchés en vigueur sont effectivement appliquées à
L’ASECNA Représentation auprès de la République du Mali ?
Plus précisément nous nous posons les questions suivantes
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quelles sont les règles de passation de marchés en vigueur à la Représentation auprès
de la République du Mali notamment au niveau des achats ?
quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour contribuer efficacement à la
rentabilité de l'ASECNA ?
les procédures de passation de marchés en vigueur sont-elles respectées à
l’ASECNA ?
comment gérer les achats internationaux et nationaux?
quels sont les problèmes liés à la pratique de passation des marchés ?
quelles solutions envisager pour une meilleure pratique de passation des marchés ?
comment faire le diagnostic de la fonction achats et dégager des plans de progrès
pertinents ?
comment contribuer à l’amélioration de la fonction achats ?
Toutes ces interrogations nous poussent à apprécier les pratiques de passation de marchés
appliquées à l’ASECNA au niveau des achats sous l’angle d’un audit. C’est pourquoi nous
avons choisi comme thème « AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DES
MARCHES A L’ASECNA Représentation au près du Mali ».
Par ailleurs elle présente un double intérêt :
Pour la Représentation
La présente étude permettra d’une part à l’administration de mieux gérer les
ressources mise à sa disposition en vue d’être compétitive , de bénéficier des biens
et services de qualités répondant aux standards internationaux, dans un délai
rationnel et d’autre part, donner une assurance aux bailleurs quant à l'utilisation
rationnelle des ressources.
Le Représentant y trouvera toutes les méthodes actuelles pour auditer sa fonction
achats, manager son équipe, définir sa politique et mettre en place les stratégies
d'achat en coordination directe avec la stratégie de l'ASECNA.
Il y trouvera également tous les outils pour traiter ses achats dans des conditions
optimales.
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La direction de l’agence, enfin, pourra identifier clairement les leviers d'achats
contributifs à la marge de son entreprise.
Pour nous
Elle permet au Centre Africain d’étude Supérieures en Gestion (CESAG),
d’enrichir des travaux de recherche déjà effectués sur ce thème faisant partie de
ces objectifs et de confronter nos connaissances théoriques à la pratique
professionnelle d’une part, de permettre de mieux comprendre ce processus qui
ne cesse désormais de faire couler beaucoup d’encre dans le monde moderne
actuel, d’autre part.
Eu égard à ce qui précède, on peut dire que le sujet, tel que présenté, convoque non
seulement des éléments théoriques mais aussi pratiques. Ce qui nous amène à envisager dans
une première partie le cadre théorique et dans une seconde partie le cadre pratique.
Ainsi au niveau de la première partie, nous aurons à définir les marchés et les achats, dont
nous étudierons les différentes composantes.
En outre, nous parlerons de l’audit et ses composantes, ensuite la méthodologie de l’étude.
Au niveau de la deuxième partie, nous allons présenter l’ASECNA Représentation auprès de
la République du Mali dans son ensemble à travers son historique, ses missions, ses objectifs,
ses activités, son organisation. Ensuite nous procéderons à la mise en œuvre de la pratique de
passation de marché au sein de l’ASECNA, à l’analyse des résultats et la formulation de
recommandations.
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PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE
DE L’ETUDE
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Introduction de la première partie L’audit est une discipline qui obéit au respect des normes internationales écrites, cela équivaut
à dire que l’auditeur ne conduira pas ses travaux comme il l’entend. C’est pourquoi ces
normes internationales constituent le cœur même du métier.
Aussi, le souci de la communauté internationale actuelle est la bonne gouvernance ; elle passe
par la bonne gestion des ressources allouées. C’est pourquoi nous nous sommes permis de
choisir ce thème « audit des procédures de passation de marchés » dont l’auditeur est au cœur
du processus. Il veille à ce que les bonnes pratiques en vigueur soient respectées. Cela permet
de rassurer les dirigeants, les bailleurs de fonds et les autres partenaires au tour de l’agence
dans l’atteinte des objectifs et la maitrise des risques liés à ce processus.
La première partie : le cadre théorique, sera composé de trois chapitres suivants :
le premier chapitre I, nous permettra de présenter les concepts fondamentaux de la
passation des marches ;
le chapitre II, sera consacré à l’audit des procédures de passation des marches;
et le chapitre III, constituera la méthode de recherche pertinente pour aborder
l’esquisse d’un modèle d’analyse.
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CHAPITRE I : LA PASSATION DES MARCHES
Dans ce chapitre nous parlerons des passations de marchés dans son ensemble, suivi d’une
conclusion. Avant de commencer, nous aimerions poser celle-ci : que faut-il entendre par
l’audit des procédures de passations des marchés ?
La passation de marché est une suite successive des tâches et de procédures règlementées.
Selon Becou (1996 : 12), c’est donc un processus, un enchainement d’actions organisé dans le
temps en vue d’aboutir à un résultat escompté. Nous allons focaliser notre étude sur les achats
par appel d’offres.
1.1. Définitions de marchés
Selon Larousse Multi dico, le marché se définit comme étant le lieu théorique où se
rencontrent l'offre (vendeurs) et la demande (acheteurs). C’est aussi l’ensemble des règles,
juridiques ou informelles, par lesquelles ce type d’opérations économiques peut se réaliser
Longattes & al, (2002 : 78 ), il ajoute enfin que le marché se caractérise par la manière dont
s’opère la rencontre entre les deux éléments pour aboutir à une quantité échangée et à un prix
convenu.
1.1.1. Les différents types de marchés
Nous distinguons trois types de marchés qui sont entre autres :
marchés de Services et Marchés de Fournitures ;
marchés de Travaux ;
marché de Prestation Intellectuelles.
le marché des biens et services, lieu théorique où se rencontrent l'offre et la demande ;
le marché de travail ou s’échange la force de travail ;
le marché des capitaux, il comprend trois compartiments : le marché des échanges, le
marché monétaire et le marché financier.
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Selon Longatte & al, (2002 :27), le nombre d’offreurs et de demandeurs a été établi suivant le
tableau indiquant les différentes situations de marchés que nous pouvons rencontrer :
Tableau 1 : Différents types de marché
Offreur
Demandeur Un Quelques-uns Multitudes
Un Monopole bilatéral Monopsone Monopsone
Quelques-uns Monopole contrarié Oligopole bilatéral Oligopsone
Multitudes Monopole Oligopole Concurrence pure et
parfaite
Longate & al, (2002 : 27-78-79)
1.1.2. Les situations de concurrences en matière de marchés
Selon Mankiw (1998 : 389), un marché concurrentiel est un marché sur lequel de nombreux
acheteurs et vendeurs échangent des produits identiques, de telle sorte que chaque acheteur et
chaque vendeur est un preneur de prix.
On distingue habituellement quatre situations concurrentielles : la concurrence pure ou
parfaite, l’oligopole, la concurrence monopolistique (ou imparfaite) et le monopole.
1.1.3. Concurrence pure ou parfaite
Selon Mankiw (1998 : 369), un marché concurrentiel parfois appelé marché de concurrence
pur et parfait, présente trois caractéristiques :
les acheteurs, et les vendeurs sont très nombreux sur le marché ;
les biens offerts par les vendeurs sont quasiment identiques ;
les entreprises peuvent entrer et sortir librement sur ce marché.
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Du fait de ces deux conditions, les actions d’un acheteur ou d’un vendeur isolé n’ont qu’un
impact négligeable sur le marché dans son ensemble. Chacun prend le prix du marché comme
il vient.
1.1.4. Concurrence imparfaite Elle n’existe que lorsque l’une des conditions de la concurrence pure et parfaite n’est pas
vérifiée.
1.1.5. Monopole
C’est la situation dans laquelle une entreprise est la seule à vendre un produit sans substituts
proche. Elle peut décider de son prix de produit appelée donneur de prix. Selon Mankiw
(1998 : 394).
1.1.6. Oligopole
C’est le marché sur lequel un petit nombre de vendeurs proposent des produits similaires ou
identiques. Mankiw (1998 : 461).
1.1.7. Concurrence monopolistique
Selon Mankiw (1998 : 394), c’est le marché sur lequel des nombreuses firmes proposent des
produits similaires mais pas identiques.
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Tableau 2 : Autres classifications des marchés
N° Critères Marchés
1 Destination du produit Marché des biens de consommation, des
biens de produits
2 Nature physique du produit Marché des biens industriels, des produits
agricoles, des prestations de services,
marché de travail
3 Le degré de développement du marché Marché nouveau, marché porteur, marché
saturé
4 Périodicité Marché saisonnier, marché permanent
5 L’ampleur géographique Marché local, régional, national, mondial
6 Position des acteurs Marché en amont (fournisseurs), marché
en aval (clients)
Fouad (2008 : 99-111)
Nous ne pouvons parler de marché sans parler d’achats, ses termes sont en inter dépendance.
Les achats sont au cœur même de l’activité.
1.2. Notions des achats
Selon Eric & al, (2011 : 10), les acheteurs doivent aborder et gérer des problématiques de
niveau élevé, en lien direct avec la matière financière. Il faut savoir parler « retour sur
investissement », « contribution aux résultats », « contrôle des coûts», « pilotage des
économies », « risque de prix », « conformité avec les règles de contrôle interne », « contrôle
et ajustement du budget achats « analyse d’écart », « effet prix ».
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1.2.1. Définition du concept achats Selon Bruel & al, (2014 : 9), les achats sont l’ensemble des dépenses externes négociables
d’une entreprise, en excluant les dépenses sociales. Il ajoute que l’achat est aujourd’hui
devenu une fonction stratégique de par sa contribution déterminante à la rentabilité, à la
compétitivité et à la création de valeur. Bruel & al, (2014 :10-11).
1.2.2. Différents types d’achats
Selon Olivier& al, (2014 : 13), nous avons deux(2) types d’achats à savoir :
Achats directs ou « de production »
Selon Olivier& al, (2014 : 13), ce sont des ceux liés au cœur de métier de l’entreprise, qui
sont des achats devant être intégrés à la production après transformation.
Achats indirects ou « hors production »
Les achats indirects ou « hors production » qui sont des achats de produits et de services liés,
non plus au cœur de métier de l’entreprise, mais aux dépenses de fonctionnement.
1.2.3. Sous-traitance en matière d’achat
Selon Afnor1 la sous-traitance se définit, comme, « toutes opérations concourant, pour un
produit déterminé, à l’une ou plusieurs des opérations de conception, d’élaboration, de
fabrication, de mise en œuvre ou d’entretien dont une entreprise dite « donneur d’ordres
» confie la réalisation à une entreprise, dite « sous-traitant » ou « preneur d’ordres ». PHILIPE
Petit (2012 : 107).
1.2.4. Définition du concept appel d’offres
Selon Caveriviere (2007 : 55), l'appel d'Offres (AO) consiste à demander par écrit (courrier
postal, électronique, télécopie) ou via d’é sourcing, a des fournisseurs sélectionnés, les
conditions auxquelles ils peuvent satisfaire le besoin qui leur est communiqué. C’est un mode
1Association Française de Normalisation(AFNOR)
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d'acquisition en vue de la réalisation ou la livraison des ouvrages et articles objet de la
concurrence. Il vise à fournir à temps aux soumissionnaires éventuels des pays donnés par
rapport la description précise des exigences du client et leur donne une chance égale de
soumissionner.
Ceci nous amène à parler des différents types d’appel d’offres.
1.3. Types d’appel d’offres
Selon Cova & al, (1997 :158), a déterminé cinq types d’appel d’offres : l’appel d’offres ouvert
au mieux disant, l’appel d’offres restreint au meilleur prix, l’appel d’offre restreint au mieux
disant, et appel d’offres négocié avec mise en concurrence.
Nous parlerons alors les avis d’appel d’offres ouvert.
1.3.1. Avis d’appel d’offres ouvert Un appel d’offres est dit ouvert lorsque tous les candidats potentiels peuvent déposer une
soumission sans restriction aucune. Les modalités pratiques de mise en œuvre d’un appel
d’offres ouvert sont spécifiées dans la RMTN, artcile 29.
A ce niveau, il nous semble judicieux de parler sur l’appel d’offres restreint sans pré-
qualification ou présélection.
1.3.2. Appel d'offres restreint sans pré qualification ou présélection
L’appel d’offres est dit restreint sans pré qualification ou présélection lorsque seuls peuvent
remettre des offres les candidats qui y ont été autorisés suivant une liste restreinte établie par
l’ASECNA. L’ASECNA consulte directement les candidats de son choix, le nombre de
candidats sélectionnés ne peut être inférieur à trois (03). Il ne peut être recouru à la procédure
de l’appel d’offres restreint sans pré qualification ou présélection que :
- pour les marchés qui ont pour objet la réalisation de prestations complexes et similaires à
celles de précédents marchés exécutés à la satisfaction de l’ASECNA par les mêmes
candidats, à condition que ces précédents marchés aient été passés suivant la procédure de
l’appel d’offres ouvert ou de l’appel d’offres restreint avec pré qualification ou présélection ;
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- pour les marchés de fournitures spécialisées pour lesquelles il n’existe qu’un nombre limité
de fabricants ; dans ce cas, l’ASECNA a l’obligation d’adresser le dossier d’appel d’offres
directement et uniquement aux fabricants concernés ou leurs revendeurs et représentants
dûment désignés ou agréés quelle que soit leur localisation géographique.
- Lorsque l’urgence des travaux, fournitures ou services concernés est dûment justifiée,
conformément à la RMTN. Il est procédé ensuite comme dans l’appel d’offres ouvert.
Ceci nous amène à parler à l’appel d’offres ouvert au meilleur prix.
1.3.3. Appel d’offres ouvert au meilleur prix
Il s’agit d’appel d’offres l’ors duquel le client procède à une large information des
soumissionnaires qui leur permettent de proposer une offre irrévocable et sous pli fermé. Son
choix dépendra du seul critère du meilleur prix. De nos jours ce type d’appel d’offres connaît
des limites en matière d’achats.
Ce qui nous conduira à l’appel d’offres ouvert au mieux disant ci-dessous.
1.3.4. Appel d’offres ouvert au mieux disant
Au niveau de cet appel d’offres, les soumissionnaires sont retenus en fonction du critère
qualité et prix entre les premiers les moins disant. Cet appel d’offres est couramment utilisé
actuellement par les administrations.
Ce qui nous conduit à l’appel d’offres restreint au meilleur prix.
1.3.5. Appel d’offres restreint au meilleur prix
A ce niveau, il s’agit d’un appel à manifestation d’intérêt, les soumissionnaires intéressés
auront la latitude de déposer leur pli en vue d’une présélection par le client. Seul critère de
choix est la capacité financière et technique des soumissionnaires.
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1.3.6. Procédure de dialogue compétitif
La procédure de dialogue compétitif est une procédure dans laquelle l’ASECNA, à défaut de
pouvoir définir seule et à l’avance, les moyens ou les montages juridiques ou financiers
adaptés à ses besoins, conduit un dialogue avec les candidats admis à y participer,
conformément aux règlements.
La sélection des candidatures qui consiste, après l'envoi de l'avis de marché, à choisir les
candidats qui seront admis à participer au dialogue et auxquels sera adressée une invitation à
participer au dialogue. Lorsque le nombre de candidats satisfaisant aux critères de sélection
est au moins égal à deux (02), l’ASECNA peut continuer la procédure avec les candidats
ayant les capacités requises. A la clôture du dialogue, un cahier des charges par participant est
établi qui retrace les échanges entre ce dernier et l’ASECNA.
1.3.7. Procédures négociées
Un marché est dit négocié lorsque l’ASECNA engage les discussions qui lui paraissent utile
avec le candidat de son choix qu’il invite à présenter ou ayant présenté une offre et lui attribue
ensuite le marché. Il ne peut être recouru au marché négocié qu’après autorisation écrite du
Directeur Général et dans les cas limitatifs suivants :
- Pour les travaux, fournitures ou services qui ont fait l’objet d’un appel d’offres infructueux
et pour lequel il n’a été enregistré qu’une offre techniquement éligible;
- Pour les marchés passés sur le fondement d’un accord de partenariat ;
- Pour les besoins en prestations ne pouvant être satisfaits que par l’emploi de brevets
d’invention, de licences ou de droits exclusifs détenus par un seul entrepreneur, un seul
fournisseur ou un seul prestataire de services ;
- Pour l’acquisition d’un bien en exemplaire unique ;
- Pour les marchés complémentaires de travaux ou de services consistant en des prestations
qui ne figurent pas dans le marché initialement passé et en cours d’exécution mais qui sont
devenues nécessaires, à la suite d’une circonstance imprévisible, à l’exécution du service ou
des travaux tel qu’ils y sont décrits ; le recours à ces marchés n’est possible que lorsque ces
travaux ou services complémentaires ne peuvent être techniquement ou économiquement
séparés du marché initial sans inconvénient majeur pour l’ASECNA .
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- Pour les marchés complémentaires exécutés par le titulaire initial et destinés soit au
renouvellement partiel de fournitures ou d’installations d’usage courant, soit à un complément
de fournitures ou à l’extension d’installations d’usage courant et liées aux fournitures
existantes à condition que le marché initial ait été passé après appel d’offres ; le recours à ces
marchés n’est possible que lorsque le changement de titulaire obligerait l’ASECNA à acquérir
un matériel de technologie différente entraînant une incompatibilité ou des difficultés
techniques d’utilisation et d’entretien excessives. Aussi, le montant cumulé de ces marchés
complémentaires ne doit pas dépasser trente pour cent (30%) du montant du marché initial.
- Pour l’exécution des travaux, fournitures ou services dans les cas d’urgence simple, ne
permettant pas de respecter les délais d’une procédure d’appel d’offres;
1.3.8. Procédures simplifiées
Il peut être passer un bon de commande par consultation sommaire des fournisseurs,
d’entrepreneurs ou de prestataires de services pour les travaux, fournitures et services de
montant inférieur aux seuils de passation des marchés fixés par résolution prise par le Conseil
d’Administration de l’ASECNA. Elle consiste à comparer les propositions de prix d'au moins
deux (02) fournisseurs, entrepreneurs ou prestataires. Dans ce cas, le responsable chargé de la
passation des commandes adresse aux fournisseurs, entrepreneurs ou prestataires consultés
une demande de cotation. La demande de cotation doit comporter une description exhaustive
des éléments techniques qui doivent être inclus dans le prix.
1.3.9. Appel d’offres restreint au mieux disant
Ce type d’appel d’offre se passe de façon restreinte au seul critère de choix est la qualité, et
prix des soumissionnaires.
1.3.10. Appel d’offres négocié avec mise en concurrence
C’est au client d’établir une liste de soumissionnaire de choix et informe le soumissionnaire
qui sera retenu.
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Conclusion
Ce chapitre a permis de parcourir et d’en définir les différents concepts de la passation des
marchés et les aspects ont lié à cette procédure. Le chapitre suivant permettra de développer
l’audit des procédures de passation des marches.
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CHAPITRE II : AUDIT DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES
Il s’agira, dans ce chapitre de vérifier et de s’assurer que :
l’ASECNA en tant qu’autorité contractante (AC)2 a formalisée toute la démarche de
passation de marchés. En procédant entre autres à :
l’élaboration de cahiers de charges en bonne et due forme ;
l’élaboration de lettres d’invitation aux candidats pour les DRP à la publication des
avis pour les appels d’offres ;
l’élaboration des P.V. d’ouvertures des plis ;
l’élaboration des P.V. ou Rapports d’évaluation technique d’offres ;
l’élaboration des P.V. d’attribution provisoire ;
l’élaboration de lettres de notification d’attribution définitive ;
la publication des attributions provisoire et définitive ;
l’information des candidats non attributaires ;
la mise à jour régulière du Plan de passation de marchés et à la transmission des
versions corrigées à la DCMP 3.
La Commission des Marchés de l’autorité contractante s’est réunie normalement avec
tous les membres désignés sur tout l’exercice ;
Les membres de la Commission des marchés et de la Cellule de passation ont reçu la
formation académique et professionnelle adaptée à leurs responsabilités ;
L’apport et l’appui technique et administratif que procure la cellule de passation de
marchés sont effectifs et profitent réellement à l’autorité contractante.
2 Autorité Contractante(AC) 3 Direction Générale des Marchés Publics(DGMP)
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2.1. Elaboration de cahiers de charge en bonne et due forme
Selon Perrotin & al, (2007 :118), le cahier des charges permettant la consultation du marché
fournisseurs peut être technique ou fonctionnel.
Bien entendu, le choix entre ces deux types de cahier des charges est défini à partir de la
stratégie mise en place. Cela nous conduira à parler des différents cahiers de charge.
Le cahier des charges technique
Il s’exprime en terme de « fait de », c’est-à-dire que l’on impose une solution, sans
nécessairement expliquer à quoi cela va servir.
Il s’agit donc d’un document regroupant toutes les caractéristiques que l’on impose aux
fournisseurs. Perrotin & al, (2007 :118).
Le cahier des charges fonctionnel
Ce type de cahier des charges s’exprime en terme de « fait pour », c’est-à-dire la recherche
d’un résultat décliné à partir d’une solution fournisseur. Perrotin & al, (2007 :119).
Ainsi selon le RMTN de L’ASECNA (2014 :10), l’ASECNA élabore les cahiers des charges
précisant les conditions dans lesquelles les marchés sont passés et exécutés. Ils comprennent
des documents généraux et des documents particuliers.
Les documents généraux sont notamment :
les Cahiers des Clauses Administratives Générales (CCAG), qui fixent les dispositions
administratives applicables à un marché selon sa nature ;
les Cahiers des Clauses Techniques Générales (CCTG), qui fixent les exigences
techniques communes applicables à toutes les prestations d’une même nature.
2.1.1. Elaboration de lettres d’invitation aux candidats pour les DRP à la publication des avis pour les appels d’offres
Selon le RMTN (2014 :42), l’ASECNA est tenue dans chaque cas à travers la structure
chargée de la passation des marchés d’inviter, par téléphone, télécopie ou tout autre moyen, le
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fournisseur, l’entrepreneur ou le prestataire de services identifié à lui présenter une offre.
Cette invitation doit comporter une description précise et exhaustive des éléments techniques
qui doivent être inclus dans le prix dans un délai moyen de 30 jours à compter de la date
publication de l’avis d’appel d’offres.
2.1.2. Elaboration des P.V. d’ouvertures des plis
Selon le RMTN (2014 : 45), la commission de dépouillement et de jugement des offres
(CDJO) est chargée de procéder à l’ouverture des plis, à l’analyse des offres et au choix de
l’attributaire provisoire du marché. Cette commission doit tenir un PV terrassant tous les faits
constatés l’ors de leur travaux. La commission de dépouillement et de jugement des offres
(CDJO), dont les membres sont désignés pour un mandat d’un (01) an renouvelable, est
composée d’au plus des sept (07) membres suivants :
un Président ;
un expert technique ;
un expert financier ;
un expert en comptabilité ;
un expert juridique ;
un expert en Ressources Humaines ;
le contrôleur financier ou son représentant.
2.1.3. Elaboration des P.V. d’attribution provisoire
Selon le RMTN (2014 :51), la Commission de Dépouillement et de Jugement des Offres
retient, après application des critères d’évaluation définis dans le dossier d’appel d’offres,
l’offre la mieux disant c’est-à-dire économiquement la plus avantageuse.
La qualification du candidat évalué le mieux-disant est faite, en tenant compte du contenu de
son offre, des garanties techniques, professionnelles et financières qu’il a soumises. Dans tous
les cas, la Commission de Dépouillement et de Jugement des Offres dresse un procès-verbal
d’attribution qui relate les circonstances de ses délibérations et propose le choix de
l’attributaire provisoire du marché. Le procès-verbal d’attribution indique le montant du
marché, le délai d’exécution et, éventuellement, les observations particulières de la
Commission de Dépouillement et de Jugement des Offres. Le contenu de ce document ne doit
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être communiqué ni aux candidats, ni à aucune personne non impliquée dans la procédure
d’attribution dudit marché. Ce qui conduira a l’élaboration de lettres de notification
d’attribution définitive.
2.1.4. Elaboration de lettres de notification d’attribution définitive
Selon le RMTN (2014 : 51), après le choix, par la Commission de Dépouillement et de
Jugement des Offres, des attributaires provisoires, la structure chargée de la passation des
marchés, en collaboration avec le maitre d’ouvrage délégué ou le maitre d’œuvre, procède à la
mise au point du marché en vue de sa signature et de son approbation.
2.1.5. Publication des attributions provisoire et définitive
Selon le RMTN (2014 :53), après accomplissement des formalités prescrites ci-dessus, un
(01) original du marché est transmis au titulaire par la structure chargée de la passation des
marchés. Cette transmission prend la forme d’une notification par ordre de service contre
accusé de réception. L’ordre de service de notification est dûment signé par l’ASECNA.
La date de notification est la date d’accusé de réception de l’Ordre de Service. Sauf
stipulation contraire, le marché prend effet et le délai d’exécution court à compter du
lendemain de la date de notification de ce dernier.
2.1.6. Information des candidats non attributaires
Il s’agira, pour l’organe en charge de la passation des marchés en collaboration avec la
direction, d’adresser un courrier d’information aux soumissionnaires qui ne seraient pas
retenus pour chaque type de marchés.
Conclusion Ce chapitre a permis de définir les différents concepts de l’audit des procédures de passation
des marchés que nous aborderons dans le cadre de notre étude.
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CHAPITRE III: METHODOLOGIE DE L’ETUDE
On ne contrôle que ce qui est contrôlable, organisé. Après avoir présenté les différents
concepts de la passation des marchés et de l’audit de ses procédures, nous avons jugé
opportun de présenter la méthodologie de recherche. Elle consiste en la mise en œuvre de
notre démarche de l’audit des procédures de passation des marchés.
Ce chapitre portera sur :
le modèle d’analyse
la méthode de collecte de données, et la description des outils nécessaires à la
réalisation de notre étude.
3.1. Modèle d’analyse
Le modèle d’analyse est la représentation schématique de la démarche suivie tant sur sa forme
qu’en sont font que sur son fond.
3.1.1. Schéma du modèle d’analyse
Ce schéma d’analyse est le fil conducteur de notre étude de l’audit des procédures de
passation des marchés à l’ASECNA Représentation du Mali.
Pour mener à bien notre étude, nous proposons le modèle suivant :
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Figure 1 : Schéma du modèle d’analyse
Source : nous-mêmes
Prise de connaissance
du sujet
Test d'existence
Documentation, Entretiens,
Observation
Identification des zones à
risques
Evaluation des risques (impact /probabilité)
FAR
Recommandations
Analyse du CI existant (QCI)
Découpage séquentiel
Forces Faiblesses
Pratique d’audit des procédures de passation des marchés de l’ASECNA Représentation auprès de la République du
Mali
(Description)
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3.1.2. Description du modèle d’analyse
Pour apprécier notre étude, il s’agira donc pour nous:
de procéder à une prise de connaissance du sujet à auditer ;
d’identifier les zones à risques ; de procéder au test de permanence de procéder au test d'existence ;
d’analyser les résultats obtenus (forces et faiblesses) ;
de procéder à des recommandations.
La phase de collecte des données, permettra d’avoir suffisamment d’informations sur son
environnement et sur ses procédures de passation de marché à l’interne. Elle nous permettra
de relever les forces et les faiblesses liées aux procédures de passation de marchés, par rapport
aux bonnes pratiques en vigueur, et nous proposerons les recommandations.
Nous avons utilisé essentiellement les techniques de l’entretien avec les différentes personnes
qui sont susceptibles de fournir une information appropriée, de la documentation interne et
externe obtenue, de questionnaire de contrôle existant.
Notre étude s'est déroulée comme suit:
3.2. Méthode de collecte de données
En vue d’obtenir des informations fiables pour ce modèle, nous utiliserons les techniques ou
outils de collecte de données tels que :
1. la revue documentaire ;
2. l’entretien ;
3. les interviews ; 4. l’observation ;
5. questionnaire de contrôle existant.
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3.2.1. Revue documentaire
Blanquet (2004 :2) précise que l’analyse documentaire est toute opération consistant à
présenter sous une forme concise et précise des données caractérisant l’information contenue
dans un ensemble de documents ou non.
A ce niveau de l’acquisition des connaissances liées à l’entité à travers l’exploitation documentaire, les informations, la mission, les objectifs, les activités et les organigrammes. Nous aurons donc à consulter :
le cadre de référence c’est-à-dire la règlementation des marchés de toute nature
(RMTN) ;
le manuel des procédures ;
la copie dossier d’appel d’offres ;
le site internet (www.asecna.org).
3.2.2. Entretien
Il consiste à interroger une personne sur ses actes et ses idées, afin recueillir une information
selon Lemant (1995 : 181). Notre objectif à ce niveau est d’avoir une description la mieux
exacte possible du domaine à auditer.
Il s’agira d’entretiens individuels réalisés en particulier avec le personnel en charge de la
passation des marchés (IGC : infrastructure et du génie civil) de l’ASECNA Représentation
auprès du Mali à savoir : les chefs IGC, les collaborateurs, et les autres personnels impliqués
dans la procédure de passation des marchés en vue d’éclairer notre lanterne sur les réalisations
déjà effectuées et celles encours sur les nouvelles.
En s’assurant de la validité des informations obtenues, nous avons procédé à la technique de
la revue documentaire de l’agence notamment la RMTN (Règlementation des Marchés de
toutes Natures). MEMORANDUM D'ECHANGE INTERNE No 2014/120000/
ASECNA/DGDD, c’est le nouveau cadre de référence au sein de l’espace ASECNA
permettant d’uniformiser la préparation, la passation, l’exécution et le contrôle, et les
paiements des marchés de toute nature et accords-cadres passés au nom de l’Agence pour la
Sécurité de la Navigation Aérienne en Afrique et à Madagascar (ASECNA).
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3.2.3. Observations
En vue de procéder à la recherche des risques, nous avons eu l’accès aux locaux et aux
équipements, documents et les personnes ressources. Selon Schick (2007 : 69), l’auditeur doit
pouvoir accéder à l’information dont il aura besoin.
3.3. Analyse des données Elle permettra de faire la comparaison entre les informations recueillies lors de la phase
d’analyse documentaire, l’observation et la description de l’audit des procédures de passation
de marchés dans la partie théorique et permettant ainsi de base pour pouvoir apprécier le
travail
3.3.1. Présentation des résultats de l’analyse
Les résultats de l’analyse seront présentés en forces et faiblesses :
les forces : ce sont les bonnes pratiques observées durant le déroulement de notre
étude ;
les faiblesses: ce sont le non-respect des normes, les textes et procédures régissant la
passation des marchés.
3.3.2. Conclusion de l’analyse
Il s’agira d’apprécier la conformité des signatures sur les titres de marchés et achats, sur les
différents procès-verbaux, la qualité des personnes en charge de marchés, etc., l’existence de
documents comme procès-verbal de dépouillement , d’analyse des offres et d’attribution
provisoires la grille d’évaluation des offres, la lettre d’invitation des soumissionnaires et de
notifications de marchés, la note instituant la CDJO , la composition du dossier et
l’application des textes en la matière.
Cela permettra de faire le point sur l’analyse des résultats escomptés sur l’audit des
procédures de passation de marchés à l’ASECNA Représentation du Mali et de procéder à des
recommandations.
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Ce chapitre nous a permis de faire une synthèse de l’analyse des données, issue de la revue
littéraire, de l’observation, de l’entretien, des questionnaires de contrôle existant. Ces outils
sont le fil conducteur sur lequel va reposer l’orientation à donner dans le cadre pratique de
notre étude.
Conclusion de la première partie
Cette première partie de notre étude, nous a permis de faire la revue de littéraire conduisant à
l’analyse des données. En plus le cadre théorique présenté, nous a permis comprendre toute
la notion de l’audit des procédures de passation de marchés dans tous ses compartiment
théoriques. L’analyse de données ci-dessus, nous permettra de conduire la deuxième partie de
notre étude de :
présenter les résultats issus de notre étude ;
procéder à des recommandations.
Parlant de la seconde partie de l’étude, elle nous permettra d’aborder l'ensemble des aspects
pratiques. Dans un premier temps, nous aurons présenté de façon générale l’ASECNA
Représentation du Mali, la description de la procédure de passation des marchés à l’ASECNA
Représentation du mali et la pratique d’audit des procédures de passation de marches, ensuite
à celle des résultats issus de notre étude et des recommandations.
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DEUXIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE
DE L’ETUDE
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Introduction de la deuxième partie
S’agissant de la deuxième partie, elle a pour objectif de procéder à l’analyse du domaine à
auditer « audit des procédures de passation des marchés » au sein de l’ASECNA, en vue de
formuler des recommandations sur les faiblesses constatées.
Ainsi, nous aborderons les points suivants :
au niveau du chapitre IV, nous présenterons l’ASECNA Représentation du Mali ;
le chapitre V portera sur la description de la procédure de passation des marchés et la
pratique d’audit des procédures de passation de marchés ;
enfin le chapitre VI évoquera l’analyse et les recommandations.
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CHAPITRE IV : PRESENTATION DE L’ASECNA
Au Mali, la Représentation de l’ASECNA a permis de consolider les activités aéronautiques
développée durant les 20 dernières années, avec le développement des trafics aériens et vu
que c’est un pays à forte potentialité de site touristique , cela a permis de construire des
nouveaux et réhabiliter les anciens aérodromes dans chaque grande ville dont l’aéroport
international de Bamako-Senou.
Il semble opportun de présenter l’ASECNA Représentation auprès du Mali.
4.1. Historique
Le 12 décembre 1959 à Saint-Louis au Sénégal, les Chefs d'Etat et de Gouvernement des
Etats autonomes issus des ex-Fédérations de l'AEF, de l'AOF et de Madagascar signent la
Convention qui va donner naissance à l'ASECNA, qui compte aujourd'hui 17 Etats membres
africains et la France et son siège est à Dakar (République du Sénégal).
C’est un établissement public international régi par la Convention de Dakar révisée en 2010,
disposant d'une personnalité juridique et jouissant de l'autonomie financière. Ainsi au moment
où la tendance est au "ciel unique", l’ASECNA constitue un modèle historique d’organisme
régional dédié à la gestion coopérative des espaces aériens et à la fourniture des services de
sécurité de la navigation aérienne. Elle compte aujourd’hui 18 Etats membres, dont 17 pays
africains et la France. Elle comprend ainsi les Etats signataires et membres.
Ainsi les dates d’entrée des Etats membres sont énumérées dans le tableau suivant :
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Tableau 3 : Liste des pays membres de l’ASECNA
Bénin 12/12/1959
Burkina 12/12/1959
Cameroun 01/01/1961
Centrafrique 12/12/1959
Congo 12/12/1959
Côte d’Ivoire 12/12/1959
France 12/12/1959
Gabon 12/12/1959
Guinée Bissau 01/01/2006
Guinée Equatoriale 01/01/1988
Madagascar 12/12/1959
Mali 12/12/1959
Mauritanie 12/12/1959
Niger 12/12/1959
Sénégal 12/12/1959
Tchad 12/12/1959
Togo 01/01/1964
Union des Comores 01/01/2005
Source : archives ASECNA Mali
Avec la signature d'une nouvelle convention à Dakar redéfinissant la vocation de l'Agence,
ses statuts et son organisation (1974). Cela a permis de recruter uniquement les africains.
4.1.1. Missions
La mission première, assurer la sécurité de la navigation aérienne en Afrique et à Madagascar
(ASECNA) constitue, après plus d'un demi-siècle, un modèle achevé de gestion coopérative
des espaces aériens. Cet espace aérien d’une superficie de 16 100 000 km2 (1,5 fois l'Europe)
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est réparti en 6 régions d'information en vol (F.I.R4) par l'Organisation de l'Aviation Civile
Internationale (OACI).
L’Agence est chargée à ce titre de:
la fourniture des services de la navigation aérienne en route dans les espaces aériens, de
l’organisation de ces espaces aériens et des routes aériennes en conformité avec les
dispositions de l’OACI, de la publication de l’information aéronautique, de la prévision
et de la transmission des informations dans le domaine de la météorologie
aéronautique.
la définition des spécifications relatives aux fonctions, systèmes et moyens, ainsi que
des procédures et méthodes de travail mises en œuvre, de l’étude, de la définition des
spécifications, à l’achat, à la réception, à l’installation, à la vérification technique, au
maintien en condition opérationnelle, à l’exploitation des équipements et installations,
des systèmes de communication, de navigation, de surveillance et de gestion du trafic
aérien ainsi que de météorologie aéronautique, de la mise en œuvre d’un système de
gestion de la sécurité et de la qualité, conformément aux normes et pratiques
recommandées de l’Organisation de l’aviation civile internationale (OACI) et la
gestion de ses écoles de formation pour les besoins de l’agence. (www://asecna.org)
4.1.2. Objectifs de performance
L'ASECNA, pour réussir sa mission, mise sur la compétence de ses agents acquise grâce à la
formation professionnelle à laquelle elle accorde une place privilégiée, lui consacrant plus de
7 % de son budget de fonctionnement.
Elle dispose à ce titre :
d'établissements de formation initiale et continue au niveau de :
l'EAMAC - Ecole Africaine de la Météorologie et de l'Aviation Civile à
Niamey au Niger,
l'ERSI5 - Ecole Régionale de Sécurité Incendie à Douala au Cameroun,
et l'ERNAM6 - Ecole Régionale de la Navigation Aérienne et du Management
à Dakar au Sénégal.
4Flight Information Région en français : Région d’information en Vol(FIR) 5Ecole Régionale de Sécurité Incendie (l'ERSI) 6Ecole Régionale de la Navigation Aérienne et du Management (l'ERNAM)
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de cellules d'instruction dans les centres de l'ASECNA (CELlCA) dans les domaines de
circulation aérienne, de la maintenance et de la météorologie installées dans chaque
Représentation de l'Agence visant à favoriser le recyclage sur place des agents.
Nous avons entre autres écoles :
EAMAC (Ecole Africaine de la Météorologie et de l'Aviation Civile)
Créée en 1963, l’Ecole Africaine de la Météorologie et de l’Aviation Civile (EAMAC7) est
installée à Niamey (Niger), capitale politique et administrative du Niger, dans le quartier
plateau. Etablissement public à caractère administratif, l’EAMAC est l’une des trois (3)
écoles de l’agence pour la Sécurité de la Navigation Aérienne en Afrique et à Madagascar
(ASECNA) et est placée sous la tutelle de la Direction Générale de l’Agence.
L'EAMAC représente avec ses dépendances plus de 5000 m2 de surfaces couvertes. Outre les
bâtiments de l'administration, l'École dispose de plusieurs bâtiments et locaux qui abritent des
salles de cours et des laboratoires dotés des moyens d'instruction modernes: SCANSIM,
VSAT didactique, SIOMA didactique, simulateur de vol et un avion école monomoteur,
moyens informatiques, bibliothèque, complexe résidentiel pour les élèves, restaurant self-
service, complexe sportif permettant à chacun de pratiquer l'éducation physique et nombreux
sports de son choix (football, tennis, basket-ball, etc.) L'École est chargée d'assurer la
formation des agents assurant les fonctions d'encadrement et de responsabilité dans les
domaines de la Météorologie, de l'Aviation Civile, de l'Électronique et de l'Informatique. Elle
organise également des stages de formation continue au profit d'agents cadres et d'exécution
des pays membres et des pays non-membres de l'ASECNA.
Elle organise également des séminaires, conférences et ateliers internationaux en
collaboration avec l'ENAC, l'ENM, l'OMM, EUMETSAT, l'OACI8.
L'effectif n'a pas encore cessé d'augmenter au fil des ans. Aujourd'hui, plus de 450 élèves sont
inscrits à l'EAMAC dans les différentes divisions de formation, site internet de EAMAC
7 Ecole Africaine de la Météorologie et de l’aviation civile (EAMAC7) 8Organisation de l’aviation civile internationale (OACI)
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ERNAM (Ecole Régionale de la Navigation Aérienne et du Management)
L'ERNAM est devenue depuis 1994 Ecole Régionale de la Navigation Aérienne et du
Management. Basée à Dakar (Sénégal), elle est spécialisée dans :
la formation continue dans les domaines ci-après :
de la sûreté de l'aviation civile,
de la gestion des aéroports,
du management,
de l'informatique,
de la maintenance des infrastructures de génie civil,
de l'anglais etc.
L'organisation de cycles spéciaux dans toutes les spécialités, suivant les besoins de l'Agence.
Elle s'insère aujourd'hui parfaitement dans la démarche qualitative de la formation à
l'ASECNA, en offrant une formation diversifiée toujours en quête d'excellence.
4.1.3. Domaines d’activités Ingénierie et études
L’ASECNA est riche en matière d’ingénierie quelle met au service de l’aviation civile
africaine. Ce qui lui a valu une reconnaissance internationale du savoir –faire de l’ASECNA
dans ce domaine, la certification aux normes ISO 9001-2000 des activités d’ingénierie, de
gestion des projets d’investissement, et d’approvisionnement et achats de l’ASECNA obtenu
en mai 2003. Forte d’une expérience avérée, l’ASECNA dispose d’une connaissance solide
des besoins aéronautiques des différentes zones géographiques du continent africain en
matière d’ingénierie aéroportuaire.
Le Génie Civil
Spécialiste reconnu en génie civil -pistes d'envol, parking, voies de circulation etc., pour les
études de travaux de voiries et réseaux divers, les études de levers topographiques et de sol.
L'ASECNA appose un label de qualité à :
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l'appui à la maîtrise d'ouvrage ;
la surveillance ;
le contrôle des travaux.
Le Bâtiment
Partenaire de choix pour tous les projets de réalisation de :
bâtiments techniques (blocs techniques, tours de contrôle, centrales électriques,
postes de transformation électrique, abris VOR, ILS, DME etc.) ;
bâtiments commerciaux (pavillons d'honneur, salons VIP, aérogares, hangars
fret),
Bâtiments administratifs ;
Ecoles ;
Logements.
La formation
Pour satisfaire ses clients en leur offrant partout la meilleure prestation possible, l'Agence met
l'exigence constante de qualité au service de la sécurité aérienne, afin de rester au plus haut
niveau de maîtrise dans l'adaptation constante des agents aux nouvelles technologies et à tous
les besoins de l'exploitation.
Avec l'avènement des nouveaux systèmes de Communication, Navigation, Surveillance et de
gestion du trafic (CNS/ATM), et face aux mutations technologiques, l'ASECNA a choisi des
orientations stratégiques claires pour aborder en toute sécurité l'avenir à travers :
l'acquisition de moyens techniques fiables pour une exploitation sûre,
la mise en place d'une politique dynamique de gestion des ressources humaines
axée sur la cohésion sociale, la rigueur et la préparation des personnels des
aéroports et des services liés à la sécurité de la navigation aérienne.
Atouts
Avec une longue expérience pour les études et la conduite des projets dans un environnement
spécifiquement africain, l'expertise de l'Agence n'est plus à démontrer.
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Autonomie, Flexibilité et Mobilité
Pour répondre aux exigences de réactivité et de rigueur se traduisant par :
le respect des délais ;
la qualité des prestations,
grâce à un personnel -ingénieurs et techniciens- hautement qualifié et spécialisé dans :
la recherche de sites ;
la définition de servitudes aéronautiques ;
l'élaboration de plans de masse ;
les études de procédures aériennes ;
la maîtrise des coûts.
Ses multiples réalisations aux coûts les plus bas possibles et son important portefeuille client
font de l'ASECNA un intervenant de 1er rang en Afrique et dans l'Océan Indien.
Revêtue de la confiance renouvelée de ses Etats membres et des clients extérieurs avec
lesquels elle développe une relation privilégiée, l'Agence œuvre ainsi à la réduction des coûts
de facteurs intervenant dans la chaîne du transport aérien en Afrique, apportant sa
contribution aux efforts de développement du continent.
4.1.4. Rôle
L'ASECNA accorde une importance particulière à ce secteur où elle intervient soit par
exploitation directe ou soit par voie de participation. Ce qui se matérialise par :
un appui ;
et une coopération plus dynamique aux sociétés aéroportuaires, contribuant ainsi à :
une meilleure efficacité des services ;
et à une réduction des charges de ces dernières, afin d'améliorer :
leur compétitivité ;
et leur viabilité.
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L'ASECNA à travers sa filiale est aujourd'hui actionnaire dans quatre sociétés de gestion
aéroportuaire à savoir :
Aéroport de Libreville,
Aéroport de Mauritanie,
Aéroport International d'Abidjan,
Aéroport du Cameroun.
Aussi, le Comité des Ministres de Tutelle de l’ASECNA adopté de nouveaux principes de
gestion dénommés « Activités Aéronautiques Nationales » (AAN) que de l’espace aérien des
Etats des membres aux travers d’un contrat particulier.
4.1.5. Moyens techniques
Le bon fonctionnement des aides à la navigation aérienne et à l'atterrissage est vérifié au
moyen d'un avion "laboratoire" de type ATR 42, acquis en 1988, et doté d'un système de
calibration de dernière génération est constitué de 3 lots d'équipements :
les équipements de trajectographie permettant de positionner l'avion à quelques
centimètres dans l'espace ;
les équipements de bord permettant l'acquisition et l'analyse de l'ensemble des
paramètres ;
les équipements de la station de base permettant une analyse différée et l'archivage de
l'ensemble des données.
4.1.6. Organisation et fonctionnement
En vertu de la décision N° 2014/01388/ASECNA/DGDD du 1er juillet 2014, la représentation
de l’ASECNA auprès de la République du Mali est organisée comme suit:
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Figure 2: Organisation et fonctionnement : le Mali.
Chef Unité CA
ChefUnité AIM ChefUnité SLI
Chef Unité ATC
Chef Unité Q/IP
Chef Unité TGS
Chef Unité ELB
Chef Unité RSI
Chef UQ/I
Chef U
Chef UVehetTranspC
Chef U Pistes et Voiries
Chef U patrimoines
Chef Unité CA
Chef U Maint IRE
Chef Unité Météo Chef U Maint IGC Chef Unité SLI
Chef U Facturation
Chef U Prévi/Protect°
Chef U Qua du perso
Chef Unité Réseaux
Chef Unité Personnel
Chef U Budget
Che U Facturation
Chef U Comptabilité
Responsable Contrôles, Sécurité,
Surté, Qualité et Environnement
Chargé Contrôles,
Chargé Sécurité, Sureté, Qualité et Environnement
Commandant d’aérodrome (Chargé
exploitation aérodrome)
Chargé du Contrôle en Route
Chargé Maintenance IRE et Informatique
Chargé Maintenance IGC
Commandant d’aérodrome secondaire
(Chargé exploitation aérodrome)
Chargé des Services Météorologiques
Chargé de l’Administration et des
Finances
Payeur
Représentant
Responsable des opérations
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Conclusion
Ce chapitre nous a permis de comprendre le fonctionnement et la structuration interne à
savoir : son historique, ses missions, son objectif, ses domaines d’activités, son rôle, ses
moyens techniques, son organisation, et les règles d’éthiques auxquelles le personnel est tenu
de respecter. Ce qui nous conduira au chapitre suivant.
Le chapitre suivant concernera les types d’appel d’offres autorisé à l’ASECNA
représentation du mali et la pratique d’audit des procédures de passation de marchés.
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CHAPITRE V : DESCRIPTION DE LA
PROCEDURE DE PASSATION DES
MARCHES ET LA PRATIQUE D’AUDIT DES
PROCEDURES DE PASSATION DE MARCHES
Dans ce chapitre, il s’agira pour nous de décrire les types d’appel d’offres autorisé à
l’ASECNA représentation du mali, nous parlerons de la pratique l’audit des procédures de
passation de marchés.
5.1. Types d’appel d’offres autorisés à l’ASECNA
Selon la Règlementation des marchés de toute nature qui est leur cadre de référence, il est
autorisé quatre (04) types de procédures de passation des marchés au nom de l’ASECNA :
les procédures formalisées ;
les procédures négociées ;
les procédures simplifiées ;
les procédures d’urgence.
Le choix de la procédure à mettre en œuvre est fonction des critères suivants :
le montant prévisionnel du marché ;
la nature des prestations ;
la complexité et/ou spécificité des prestations ;
l’étendue des prestations dans l’espace et/ou dans le temps ;
le niveau de l’offre disponible localement ;
l’urgence ;
la confidentialité ;
la source de financement ;
Ces éléments trouvent leur développement ci-dessous.
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5.1.1. Types d’appel d’offres
Les Structures de l’ASECNA passent leurs marchés selon les procédures suivantes :
appel d’offres ouvert ;
appel d’offres restreint avec ou sans pré-qualification ou présélection et ;
appel d’offres restreints avec concours ;
dialogue compétitif.
La section suivante nous permettrons de développer tous les aspects des Appels d’offres au
sein de l’ASECNA
5.1.2. Avis d’appel d’offres ouvert
Un appel d’offres est dit ouvert lorsque tous les candidats potentiels peuvent déposer une
soumission sans restriction aucune. Les modalités pratiques de mise en œuvre d’un appel
d’offres ouvert sont spécifiées dans la RMTN, article 29.Cette section nous conduira à parler
les appels d’offres restreint.
5.1.3. Appel d'offres restreint sans pré qualification ou présélection
L’appel d’offres est dit restreint lorsque seuls peuvent remettre des offres les candidats qui y
ont été invités après sélection. Suivant une liste restreinte établie par l’ASECNA. Cette
dernière consulte directement les candidats de son choix. Sauf en cas de force majeure dûment
justifiée, le nombre de candidats sélectionnés ne peut être inférieur à trois (03).Ceci nous
conduira à la section suivante dédiée à l’appel d’offres restreint avec concours.
5.1.4. Appel d’Offres restreint avec Concours
Le concours est un cas particulier de l’appel d’offres restreint. Il est fait appel au concours
lorsque des motifs d’ordre technique et artistique justifient des recherches particulières. Le
concours a lieu sur la base d’un programme établi par l’ASECNA, qui indique les besoins
auxquels doit répondre la prestation et fixe, le cas échéant, le maximum de la dépense prévue
pour l’exécution du projet. Le concours est lancé par voie d’appel public à la concurrence. Il
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sera judicieux pour nous, de parler de la procédure de dialogue complétif dans cette section
ci-dessous.
5.1.5. Procédure de dialogue compétitif
La procédure de dialogue compétitif est une procédure dans laquelle l’ASECNA, à défaut de
pouvoir définir seule et à l’avance, les moyens ou les montages juridiques ou financiers
adaptés à ses besoins, conduit un dialogue avec les candidats admis à y participer,
conformément aux règlements. La sélection des candidatures qui consiste, après l'envoi de
l'avis de marché, à choisir les candidats qui seront admis à participer au dialogue et auxquels
sera adressée une invitation à participer au dialogue aux deux (02) candidats.
5.1.6. Procédure négociée
Un marché est dit négocié lorsque l’ASECNA engage les discussions qui lui paraissent utiles
avec le candidat de son choix qu’il invite à présenter ou ayant présenté une offre et lui attribue
ensuite le marché après l’autorisation écrite du Directeur Général.
5.1.7. Procédures simplifiées
Il peut être passé un bon de commande par consultation sommaire de fournisseurs,
d’entrepreneurs ou de prestataires de services pour les travaux, fournitures et services de
montant inférieur aux seuils de passation des marchés fixés par résolution prise par le Conseil
d’Administration.
Elle consiste à comparer les propositions de prix d'au moins deux (02) fournisseurs,
entrepreneurs ou prestataires. Dans ce cas, le responsable chargé de la passation des
commandes adresse aux fournisseurs, entrepreneurs ou prestataires consultés une demande de
cotation. La demande de cotation doit comporter une description exhaustive des éléments
techniques qui doivent être inclus dans le prix.
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5.1.8. Procédures d’achat direct
La procédure d’achat direct peut être mise en œuvre lorsque le montant en jeu ne dépasse pas
cinq pour cent (5%) des seuils de passation des marchés définis par le Conseil
d’Administration. L’achat direct consiste, pour l’ASECNA, à confier la réalisation de travaux,
la livraison de fournitures ou la prestation de services à l’entrepreneur, au fournisseur ou
prestataire de services susceptible, à sa connaissance, de satisfaire son besoin.
5.1.9. Procédures d’urgence
L’urgence est la situation qui rend impraticable les délais normalement prévus pour l’appel
d’offres. L’ASECNA procède à la réduction des délais pour la réception des candidatures et
des offres. Dans ce cas, elle doit :
motiver le caractère objectif de l’urgence ;
motiver l’impossibilité de respecter les délais normalement prévus.
L’urgence doit être mentionnée dans l’avis d’appel public à la concurrence et ne doit pas être
du fait de l’ASECNA.
5.2. Description des procédures de passation de marchés à la Représentation du Mali
Il s’agira pour nous de parler de la planification jusqu’à la l’adjudication de marchés aux soumissionnaires retenus.
5.2.1 Planification des marchés
L’ASECNA procède à une planification de ses investissements communément appelée Plan
de Services et Equipements. (PSE). Ce plan peut s’étaler sur plusieurs années. En général, de
cinq (05) ans, il récapitule tous les investissements à réaliser dans chaque Etat-membre en
fonction des priorités. Ce document sert de référentiel pour l’élaboration des différents
marchés. Cette section nous conduira à définir à la délégation de signature ci-dessus.
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5.2.2. Délégations de signatures des marchés
Pour l’exécution de la règlementation, le Directeur Général peut, sous sa surveillance et sa
responsabilité, déléguer sa signature aux Directeurs, aux Représentants de chaque pays
membre, aux Chef d’Etablissements ou les Délégués du Directeur Général. Les délégations de
signature qu’il donne précisent les agents bénéficiaires de la délégation et fixent son étendue.
Cette stratégie de délégation des signatures permet de donner une certaine souplesse dans
l’exécution des marchés. Au regard de ce qui précède, nous aurons parlé de la procédure
d’expression des besoins.
5.2.3 La Procédure d’expression des besoins
Avant tout appel à la concurrence, consultation ou négociation, l’ASECNA est tenue de
déterminer aussi exactement que possible la nature et l’étendue des besoins à satisfaire. Les
fournitures, services ou travaux qui font l’objet des marchés doivent répondre exclusivement
à ces besoins. Les documents techniques constitutifs des projets de marchés sont préparés par
les services demandeurs ou bénéficiaires des prestations tandis que les documents
administratifs sont mis au point par la structure chargée de la passation des marchés. Source
Rmtn & al, (2014 :14).
5.2.4. Autorisation des besoins
A ce niveau, les besoins exprimés par chaque service sont soumis à l’approbation
hiérarchique du chef de service concerné. Les besoins pour chaque entité, après validation
sont acheminés au service IGC (infrastructure et du génie civil) pour compilation aux fins de
montage du dossier d’appel d’offres.
5.2.5. Le seuil de passation de marchés
Les différents seuils à partir desquels il est autorisés de procéder à une passation par la
Représentation est fixés comme suit :
pour les marchés de travaux et de fournitures dont le montant est de vingt (20) à
quarante (40) millions de francs CFA.
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Quant aux achats de fournitures et travaux dont le montant n’atteint ce seuil de vingt
(20) à quarante (40) millions, il est autorisé de procéder aux bons de commandes qui
sont soumis à la signature du Représentant.
Tous les dépassements de ces seuils, sont envoyés au siège à Dakar pour la signature du
Directeur Général. (Source personnel IGC).
5.2.6. Préparation et validation des offres
Toutes les offres doivent faire l’objet d’une préparation afin d’éviter l’improvisation. Une
fois, les offres préparées, elles retournent pour être vérifiées et validées auprès des différents
chefs de services conformément au référentiel en vigueur. Dans les dossiers d’appel d’offres,
on y mentionne toutes les spécifications techniques et financières conformément au cadre
référentiel de l’ASECNA. Ces référentiels dégagent en leur sein un cahier des clauses
administratives et conditions générales applicables aux marchés. Il donne toutes les phases
applicables, à savoir : préparation, le lancement, la réception, et l’organisation de l’ouverture,
dépouillement, RMTN, (2014 :44).
5.3. Organisation de la publication des offres
L’ASECNA, si elle le juge nécessaire, publie chaque année sur son site internet un avis
général de passation de marchés recensant la liste de l’ensemble des marchés qu’elle prévoit
de passer par appel d’offres.
Chaque marché passé par appel d’offres local, limité à un pays, est précédé d’un avis
spécifique d’appel public à la concurrence qui est publié sur le site internet de l’ASECNA
pour chaque pays et chaque type de marchés. Elle utilise les quotidiens nationaux à grande
diffusion et les plus lus de chaque pays par souci de transparence.
Le délai de publication varie en fonction du caractère national (30 jours) ou international (40
jours) de l’appel d’offres.
5.3.1. Vente des dossiers
Les dossiers d’appel préparés et mis sur CD sont placés au niveau du caissier pour leur vente.
Chaque dossier vendu est enregistré au nom du candidat et livré contre récépissé. Il est à noter
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que la vente des dossiers ne commence qu’après publication de l’avis d’appel d’offres dans le
journal le plus visité, en l’occurrence le quotidien national.
5.3.2. Réception des plis
Sous la responsabilité des candidats, les offres doivent parvenir avant la date et l'heure limites
de leur réception, aux lieux indiqués dans le règlement d'appel à la concurrence, entre les
mains de l'autorité désignée par ce règlement qui a la qualité de dépositaire. Cette autorité
donne, le cas échéant, un récépissé du dépôt ou un avis de réception des offres reçues. Elle
relève, le cas échéant, les altérations des enveloppes extérieures pouvant être constatées et
auxquelles elle doit, dans la mesure de son possible, remédier.
A leur réception, les plis sont enregistrés dans leur ordre d’arrivée sur un registre spécial dans
lequel seront précisés les jours et heures de dépôt. Ils doivent rester cachetés jusqu’au
moment de leur ouverture dans les conditions fixées par le règlement.
Les plis ainsi reçus par le secrétariat indiqué à cet effet, sont enregistrés en fonction de leur
date, l’heure et numéro d’arrivé. En cas de production d’un événement rendant impossible le
respect des délais de dépôt, l’ASECNA peut demander un report d’un jour ou après examen
peut reporter à une nouvelle date. L’ASECNA n’examinera aucune offre arrivée après
l’expiration du délai de remise des offres. Toute offre reçue par l’ASECNA après la date et
l’heure limites de dépôt de ces offres seront déclarée hors délai et écartées. Toutes les offres
qui sauront observer ces conditions ne seront ni retournés aux soumissionnaires ni ouverts,
elles seront gardée par l’ASECNA.
5.3.3. Commission des Dépouillement et de Jugement des Offres (CDJO)
Dans le souci de planification, l’ASECNA met en place en début d’année une commission
chargée de l’analyse et du jugement des offres. Ainsi, les membres de cette commission sont
nommés par une décision prise par le Représentant pour un mandat d’un an (01) renouvelable.
Chaque membre a un suppléant. Ils sont au nombre de sept (07) personnes dont un Président.
Pour chaque appel d’offres, une sous-commission technique est désignée aux fins d’analyse
des offres et rendre compte à la CDJO des résultats de ses travaux. Tous les personnels
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impliqués dans la procédure de passation de marchés détiennent la copie signée de la RMTN
cadre de référence des marchés à l’agence.
5.3.4. Ouverture des plis
A L’heure indiquée les plis sont acheminés vers la salle de réunion pour être ouverts. La
Commission de Dépouillement et de Jugement des Offres (CDJO), est chargée de procéder à
l’ouverture des plis, à l’analyse, l’évaluation des offres et au choix de l’attributaire provisoire
ou définitive du marché. Le service IGC(infrastructure et génie civile est chargé d’établir la
fiche d’ouverture la liste des pièces à fournir exigé dans le DAO (dossier d’appel d’offres), et
les listes de présence qui doit être signé par chaque membre de la commission, une autre liste
de présence des soumissionnaires est dressée et signée.
Une copie de la liste des pièces à fournir est donnée à chaque membre de la commission
pour son propre pointage. L’assistance est informée du point des dossiers vendus et reçus
avant la date limite de dépôt des offres. L’ouverture se fait en séance publique pour le souci
de la transparence, en présence des soumissionnaires et ou leurs représentants en fonction du
cadre de référence. Les soumissionnaires ne sont pas autorisés à intervenir dans le
déroulement des travaux de la commission. En vertu de la règlementation des marchés de
toute nature de l’ASECNA, la présence de deux (02) représentants au nom d’un seul
soumissionnaire n’est pas admise. Les informations sur chaque soumissionnaire et les prix
contenus de chaque pli sont lues publiquement et enregistrées. Les adresses des
soumissionnaires sont portées sur l’original et les copies à l’intérieure de l’enveloppe
intérieure. A ce niveau un membre de la commission désigné à cet effet prend les plis les uns
après les autres pour les ouvrir. Les plis sont numérotés en fonction de leur date d’arrivée.
Après l’ouverture de tous les plis, le Président de la commission donne la parole aux
différents soumissionnaires et ou leurs représentants s’ils ont des observations par rapport à
leurs offres, si tel n’est pas le cas, l’ouverture prend fin.
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5.3.5. Appel d’offres infructueux
Un appel d’offres est déclaré infructueux par la CDJO si :
avant l’ouverture des plis, au moins deux (02) plis comportant les mentions
obligatoires contenues dans le dossier d’appel d’offres n’ont été reçus dans le délai et
au lieu prévus également par le dossier d’appel d’offres ;
l’ASECNA se réserve le droit de ne pas donner suite à un appel d’offres lorsque ses
intérêts le justifient. Car l’ASECNA attribue son marché à celui qui aura présenté une
offre techniquement et économiquement la mieux avantageuse.
5.3.6. Conditions d’admissibilité aux Marchés
Ne sont pas admises à concourir aux marchés, quel que soit le mode de passation du marché :
les personnes physiques en état de faillite personnelle ;
les personnes morales admises au régime de la liquidation des biens ;
les personnes physiques ou morales en état de redressement judiciaire sauf si elles
justifient avoir été autorisées en justice à poursuivre leurs activités ;
les personnes physiques ou morales frappées d'une mesure temporaire ou définitive
d’interdiction par une décision de justice ;
les personnes physiques candidates et les dirigeants de personnes morales candidates
ayant fait l'objet d'une condamnation pour une infraction pénale liée à leurs activités
professionnelles ou consistant en des déclarations fausses ;
les personnes qui ne sont pas fiscalement à jour au 31 décembre de l'année précédant
celle au cours de laquelle a eu lieu le lancement de la consultation.
5.4. Evaluation et Comparaison des offres
Les offres des soumissionnaires sont évaluées suivant les critères préalablement définis dans
le Règlement de l’Appel d’Offres (RAO). Une fois la recevabilité des offres établie, on
procède à l’évaluation des offres techniques, puis des offres financières suivant des formules
mathématiques définies dans le RAO.
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5.4.1. Attribution des marchés
La sous-commission technique mise en place lors de la séance d’ouverture des plis aux fins
d’analyse et de jugement des offres, présente les résultats de leurs travaux à la CDJO à la
session d’adjudication. La CDJO, après discussions et échanges, valide ou non les
propositions de la sous-commission technique.
Suivi et gestion des délais d’exécution des marchés :
Le délai d’exécution fixé par le marché court de la date de notification du marché visée à
l’article 56 de la RMTN. Dans les marchés à commandes ou de partenariat, le délai
d’exécution de chaque commande court de la date de notification de la commande
correspondante. Dans les marchés comportant des tranches, le délai d’exécution de chaque
tranche court, s’il n’a pas été fixé dans le marché, de la date à laquelle est notifié l’ordre
d’exécuter la tranche considérée. La date d’expiration du délai d’exécution est, en cas de
livraison de fournitures ou d’exécution des services dans les locaux de l’ASECNA, la date de
la livraison ou de l’achèvement de la prestation.
Au démarrage il faut un Ordre de Service (OS), des OS de suspension en cas d’arrêts pour
raison de force majeure et des OS de reprise le cas échéant.
Avant le démarrage des travaux, le responsable en charge des marchés délivre un ordre (OS)
aux soumissionnaires retenus, ces derniers démarrent les travaux de l’objet de marchés. Cet
OS est signé par le représentant en personne avant d’être remis aux intéressés. Il fixera les
dates de début, de fin et la nature des travaux. Il précise aussi, en cas d’arrêt des travaux pour
les motifs quel qu’ils soient.
5.4.2. Exécution supervision des marchés
Aux fins de supervision des travaux, une mission de contrôle interne est créée par décision.
Cette décision précise les missions et les membres de cette mission suivant l’importance des
travaux. Cette mission peut être assistée par un bureau d’études technique ou non.
Ceci nous conduira à procéder à la pratique de l’audit de ce processus.
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5.4.3. Garantie de soumission
Les candidats aux marchés passés par appel d’offres sont tenus de fournir une garantie, pour
l’engagement que constitue leur offre, dénommée garantie de soumission, sauf dérogation
accordée en raison de la nature du marché. Elle peut être constituée, selon le cas, sous la
forme d’une garantie à première demande, d’une caution personnelle et solidaire, d’une lettre
de crédit irrévocable, d’un chèque certifié émis par un établissement financier établi dans un
pays membre de l’ASECNA. Le montant de la garantie de soumission doit correspondre au
moins à deux pour cent (2%) du montant de l’offre. Ce pourcentage minimum doit figurer
dans le règlement de tout Dossier d’Appel d’Offres ayant prévu une telle garantie.
La garantie de soumission doit demeurer valide pendant trente jours (30) après l’expiration du
délai fixé pour la validité des offres, y compris si le délai de validité de l’offre a été prorogé.
La garantie de soumission est restituée après la main levée donnée par l’ASECNA ou d’office
aussitôt après la constitution de la garantie de bonne exécution.
L’ASECNA peut dispenser les candidats à un marché de fournir une garantie de soumission si
elle estime qu’ils offrent, par ailleurs, suffisamment de garanties.
La garantie de soumission doit être saisie ou mise en œuvre si :
le soumissionnaire retire l’offre pendant la période de validité qu‘il a spécifiée dans la
lettre de soumission ou le formulaire d’offre ;
le soumissionnaire, s’étant vu notifier l’acceptation de l’offre par l’ASECNA pendant
la période de validité ne signe pas le Marché ou ne fournit pas la garantie de bonne
exécution.
5.4.4. Garantie de Bonne Exécution
Tout titulaire d’un marché est tenu de fournir une garantie de bonne exécution du marché et
de recouvrement des sommes dont il serait reconnu débiteur au titre du marché, à l’exclusion
de l’avance de démarrage prévue à l’article 70 et couverte par la garantie à première demande.
Cette garantie est constituée dans un délai maximal d’un (01) mois à compter de la date de
notification du marché, et en tout état de cause préalablement à tout paiement effectué au titre
du marché. Le montant de la garantie est fixé à cinq pour cent (5%) du montant initial du
marché augmenté ou diminué, le cas échéant, de ses avenants.
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Elle doit être constituée sous la forme d’une garantie à première demande émise par un
établissement bancaire sauf stipulation contraire dans le marché. Lorsque le marché ne
comporte pas de délai de garantie, la garantie de bonne exécution est libérée, à condition que
le titulaire du marché ait rempli ses obligations. A cet effet, une main levée est délivrée par
l’ASECNA dans un délai maximal de trois(03) mois à compter de la réception des prestations.
Lorsque le marché comporte un délai de garantie, la garantie de bonne exécution est libérée, à
condition que le titulaire du marché ait rempli ses obligations, et à la suite d’une main levée
délivrée par l’ASECNA dans un délai maximal de trois (03) mois à compter de la réception
provisoire des prestations.
5.5. Pratique d’audit des procédures de passation de marchés à
l’ASECNA Représentation du Mali.
Il s’agira pour nous de mettre en œuvre des techniques d’audits permettant ainsi de déceler
des défaillances dans leur système de passation de marchés par rapport aux bonnes pratiques
dans le but de procéder aux recommandations.
Ainsi, nous commencerons par les des différentes étapes de la passation de marches ci-
dessous.
5.5.1. Audit des différentes étapes de la passation de marches
Cette phase constitue la plus importante puisqu’elle permet de déterminer en définitive le
degré de respect par l’autorité contractante des dispositions et procédures édictées par le CMP
à chaque étape de la procédure de passation de marchés.
Ceux-ci permettront :
d’identifier les cas éventuels de non-conformité des procédures avec les directives
édictées par le CMP et les règles du CMP, en particulier dans les cas de rejet d’offres
moins distantes, de fractionnement de marchés, de non-respect des dispositions
préalables à la mise en concurrence, de non-respect des éléments constitutifs des
cahiers de charges, de non-respect des seuils fixés pour les avenants, de non-respect
des règles de publicité et de communication ;
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de vérifier ensuite la procédure de passation de marchés sur un échantillon, en
décomposant cette procédure en trois étapes principales récapitulées ainsi :
5.5.2. Audit de la préparation des marchés
Les interrogations à se poser à cette étape : pour chaque autorité contractante se résument aux
trois points suivants :
comment l’autorité contractante (AC) a déterminé la nature et l’étendue des besoins à
satisfaire ?
Comment s’est – elle assurée que les fournitures, services et travaux à acquérir
répondront exclusivement à ces besoins ?
Comment l’AC s’est – elle assurée que les documents constitutifs des dossiers et
projets de marchés sont conformes à la réglementation en vigueur ?
Avant tout appel à la concurrence, consultation ou négociation, l’ASECNA est tenue de
déterminer aussi exactement que possible la nature et l’étendue des besoins à satisfaire. Les
fournitures, services ou travaux qui font l’objet des marchés doivent répondre exclusivement
à ces besoins.
Les documents techniques constitutifs des projets de marchés sont préparés par les services
demandeurs ou bénéficiaires des prestations tandis que les documents administratifs sont mis
au point par la structure chargée de la passation des marchés.
Pour la réalisation des études préalables et l’établissement des projets de marchés ou
d’accords-cadres, il peut être fait appel à la collaboration de services techniques dépendant
d’autres structures ou d’hommes de l’art.
Il peut arriver, de façon exceptionnelle, que l’ASECNA ait des difficultés à déterminer son
besoin. Lorsque l’incertitude porte à la fois sur les objectifs à atteindre et sur les moyens d’y
parvenir, l’ASECNA peut recourir à la procédure des marchés de définition. Lorsque
l’incertitude porte sur la quantité ou l’étendue des besoins à satisfaire, mais aussi afin de
planifier dans le temps les besoins à satisfaire ou d’étaler l’achat dans le temps, l’ASECNA
peut recourir au marché à commandes, au marché à tranches ou aux accords-cadres. RMTN
(2014 :12).
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Tous les soumissionnaires retenus sont obligés de se conformer aux cahiers de charges et
spécifications techniques donnés par l’ASECNA dans le DAO, ceux-ci en vue de permettre à
l’ASECNA de s’assurer que les ces soumissionnaires est conforme à leur demande
exclusivement.
Les dossiers constitutifs et les projets sont élaborés sur la base du référentiel RMTN, tous les
membres chargés de la constitution sont tenus de respecter ce référentiel.
En vue s’assurer de la conformité les DAO et les projets sont soumis aux contrôles par
l’organe chargé de contrôle.
5.5.3. Audit de la passation des marches, de leur attribution et de la gestion des contrats
Les diligences à mettre en œuvre seront sériées selon le mode de passation de marchés
Appel d’offres ouvert
La Commission des marchés ayant attribué les marchés est- elle régulièrement
constituée en conformité avec les actes de nomination ?
L’ouverture des offres a-t-elle été faite systématiquement en séance publique (registre
de présence à obtenir), l’AC a-t-elle veillé à respecter les exigences fixées par l’article
67.4 relatif à la procédure d’ouverture des plis, en particulier en transmettant aux
soumissionnaires le PV d’ouverture (preuve de transmission à fournir) ?
La commission d’attribution est régulièrement constituée après chaque appel d’offres et en
vertu du RMTN, ses membres sont nommés pour une année.
L’ouverture des plis est faite en séance publique selon RMTN, mais pas plus d’un
soumissionnaire par offres.
5.5.4. Audit des phases exécution physique et exécution financière des marches Phase exécution physique
Vérifier en particulier, si l’AC s’est conformée aux interrogations suivantes :
l’AC a t – elle veillé à notifier aux titulaires les marchés dans les meilleurs délais
afin de permettre le démarrage du décompte des délais contractuels ? ;
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en ce qui concerne les travaux, les ordres de service ont-ils été émis dans les
meilleurs délais après la notification des marchés pour donner date certaine au
décompte des pénalités en cas de retard dans l’exécution du marché ? ;
l’AC a – t –elle mis en place une organisation efficace pour assurer le suivi de
l’exécution et de la réception des marchés (nomination par note de service des
membres de la commission de réception) ?.
Pour les prestations immatérielles, un exemple de bonne pratique serait, en dehors de la
nomination des membres de la commission de réception, la désignation ad hoc d’un agent
chargé de suivre l’exécution physique du marché (exemple chef service administratif pour les
prestations de gardiennage et de nettoyage, Chef service comptable pour les travaux
d’audit…). A charge pour l’agent ad hoc d’élaborer, à la fin des prestations, une attestation de
validation des prestations devant permettre à la commission de réception de se prononcer sur
l’exécution correcte du marché.
L’AC a t- elle à établir un PV de réception pour les marchés de fournitures, un PV
de réception technique pour les marchés de travaux et un certificat administratif
pour les prestations de service y compris de prestations intellectuelles ? ;
les agents ayant signé les PV de réception sont-ils membres de la Commission de
réception ? ;
les biens livrés sont- ils bien entrés en comptabilité matières ?
Phase exécution financière
Les diligences qui seront mises en œuvre à ce niveau auront pour objet de s’assurer que l’AC
s’est conformée aux exigences suivantes :
appréciation du caractère raisonnable des modalités de règlement prévues dans les
contrats conclus avec les titulaires des marchés (par exemple l’AC n’a pas accordé
à un titulaire d’un marché une avance de démarrage de 80%) ;
vérification du respect par l’AC des modalités de règlement prévues par le contrat
(rapprochement entre les tranches de règlement payées avec celles prévues dans le
contrat). En cas de changement en cours d’exécution du contrat, nous vérifierons
qu’un avenant a bel et bien été conclu entre les deux parties ;
en cas d’utilisation de fonds de la contrepartie : Vérification du respect des
dispositions prévues par le Décret n°2011-188 du 24-11-2011 portant règlement
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général sur la comptabilité publique au Sénégal notamment en ce qui concerne les
étapes phase administrative (engagement, liquidation et ordonnancement) et phase
comptable des dépenses réglées par l’AC au titre des marchés passés au cours de la
gestion auditée ;
vérification de l’application effective des pénalités en cas de retard dans
l’exécution du marché imputable au titulaire du marché. Cette vérification paraît
pertinente du fait que les pénalités de retard bien que prévues par la réglementation
en vigueur sont rarement appliquées par les AC alors même que les retards
d’exécution sont très fréquents ;
obtention de l’assurance qu’en cas de non-respect par le titulaire de ses obligations
contractuelles, l’AC a veillé à exécuter la caution de bonne exécution par devers
elle ;
vérification de la présentation effective par les titulaires du marché ayant requis le
versement d’une avance de démarrage d’une caution d’avance de démarrage
couvrant 100% de l’avance demandée et comportant le délai de validité requis ;
vérification de la délivrance effective des attestations de main levée de caution par
les AC ;
suivi individuel des marchés sélectionnés dans notre échantillon et comparaison de
la conformité entre le taux d’exécution physique et le taux d’exécution financière
(pourcentage facturé par le titulaire du marché).
5.5.5. Déroulement des étapes d’audit : Prise de connaissance générale
5.5.5.1. Prise de connaissance générale Cette prise de connaissance nous a permis d’avoir suffisamment de l’information qualitative
de l’ASECNA et de sa procédure de passation de marchés. Notamment, les marchés déjà
passés, en cours d’exécutions, les nouveaux, le personnel en charge et les soumissionnaires
jugés potentiels. Notre étude a portée sur une moyenne de dix (10) marchés exécuté en 2013-
2014. Il s’agira, des travaux de Génie Civil sur les Aéroports de Gao, Tombouctou et la
Station de Radio-Sondage de Tessalit, des travaux de construction de l’aéroport de Mopti
passé entre les soumissionnaires A, B et l’ASECNA Représentation du Mali en 2014.
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Il s’agit de poser les questions suivantes :
quels sont les différents modes de passation de marchés à l’assena ?
y a-t-il une planification en matière de passation de marchés ?
quelle est la composition d'une liasse de dossier ?
y a-t-il transparence dans l’adjudication des marchés ?
y a-t-il une base des données des fournisseurs et soumissionnaires agrées ?
y a-t-il un cadre de référence pour les passations de marchés ?
y-a-t-il des PV qui sont tenus à chaque étape de la procédure ?
les personnes en charge de marchés sont-ils suffisamment qualifiés ?
le CDJO sont-elle instituée par une note circulaire ?
les marchés passés respectent-il ce cadre d’écrit par l’ASECNA ?
y a-t-il supervision dans l’exécution des travaux après attribution ?
y-a-t’il eut une perte de dossier ?
Cette prise de connaissance nous conduira à notre programme d’audit et les aux différents
tests.
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Tableau 4 : Programme d’audit
TACHES RISQUES DISPOSITIFS POINTS D’AUDIT DOMAINES
D’AUDITS
RESPONSABLE
Planification et
budgétisation des
travaux et achats
Absence de politique
générale achats
Mise en place de
politique générale
d’achats
Notes d’orientation,
la RMTN, Seuil de
marché
Services études et
préparation des
offres(IGC)
Responsable en
charge des
marchés et achats
Intervention
responsable habilité ;
Manque de
compétences
Existence d’un
organe de marchés
qualifié
Organigramme ;
CV du personnel des
marchés
IGC infrastructure
génie civil
Personnel IGC
(infrastructure
génie civil)
Répartition inadéquate
des taches dans la
chaine de marchés.
Rôle et limite du
personnel intervenant
dans la chaine de
marchés.
Grille de séparation
des tâches
IGC infrastructure
génie civil
Personnel IGC
infrastructure
génie civil
Absence de challenge
entre les
soumissionnaires
Sollicitation d’aux
moins trois
soumissionnaires
Panel des
soumissionnaires
consultés
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Présélection des
soumissionnaires et
fournisseurs
Absence d’une liste
de base de données
des soumissionnaires
et des fournisseurs
agrée
Mise en place d’une
base de donnée des
soumissionnaires et
fournisseurs agrées et
qualifiées pour
chaque type de
marché et à jour.
Fichier des
soumissionnaires et
des fournisseurs.
Cellule en charge de
passation des marchés
Responsable en
charge des
marchés et achats
Absence de
challenge ; collusion
Supervision dans le
processus de
présélection
PV de la commission
de qualification des
soumissionnaires
Cellule en charge de
passation des marchés
Responsable en
charge des
marches et achats
Expression interne
des besoins
Besoin non opportun Procédure de
validation des besoins
PV de la commission
de validation
Cellule en charge de
passation des marchés
Responsable en
charge des
marches et achats
Tentative de
détournement
et de demande
d’achats,
PV de la commission
de validation
Cellule en charge de
passation des marchés
Responsable en
charge des
marches et achats
Réalisation du dossier
d’appel d’offres
Collusion,
favoritisme dans la
rédaction du dossier
Politique de rédaction
du dossier d’appel
d’offres
-PV et mise en place
d’une commission de
rédaction du dossier
Responsable en
charge des marches et
achats
Responsable en
charge des
marches et achats
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de soumission d’appel d’offres
Envoi du dossier
d’appel d’offres
Collusion avec les
soumissionnaires
inappropriés
Procédure d’envoi de
l’appel d’offres
Chaque
soumissionnaire doit
émarger à la réception
des offres
Service secrétariat
des marchés et achats
Secrétaire de
commission des
marchés et achats
Réception des offres Réception des offres
hors délai
Procédure de
réception des offres
PV de réception des
offres
Service secrétariat
des marchés et achats
Secrétaire de
commission des
marchés et achats
Perte de dossiers
Procédure de
réception des offres
Cheminement/circuit
d’une offre
Emargement des
soumissionnaires
Cellule de marchés et
achats
Responsable en
charge des
marchés et achats
Dépouillement des
offres et attribution
du marché
Mauvais choix de
critères d’évaluation
des offres
Préparation d’une grille d’analyse et de comparaison des offres
Grille d’analyse et de comparaison des offres
Cellule de marchés et achats
Responsable en charge des marchés et achats
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Choix ou élimination
arbitraire d’un
soumissionnaire
Existence d’un procès-verbal de dépouillement des offres
Procès-verbal de dépouillement des offres
Cellule de marchés et achats
Responsable en charge des marchés et achats
Lancement des offres
et passation de la
commande
Commande non
exécutée
Procédure de suivi du lancement et de la commande
Ce qui est lancé est passé
Ce qui est commandé est passé
Cellule de marchés et achats
Responsable en charge des marchés et achats
Collusion de
l’acheteur avec un
soumissionnaire en
vue de modifier les
termes de marchés
Bon de commande en un exemplaire destiné aux services concernés dont le service demandeur
Conformité entre demande d’achats et bon de commande
Cellule de marchés et achats
Responsable en charge des marchés et achats
Réception des travaux
et articles livrés
Collusion en vue
d’une livraison fictive
Mise en place d’une politique de réception
PV de réception Cellule de marchés et achats
Responsable en charge des marches et achats
Réception des travaux
et articles appartenant
à autrui
-Cahiers des charges et les spécifications techniques
-Procédure de recours éventuel
Marché ou bon de commande
Cellule de marchés et achats
Responsable en charge des marchés et achats
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(Bernard & al, 2008 : 220-244) ; (Cavériviere, 2007 :55-67) ; (Shick & al, 2001 :15-16) ; (Blanchard & al, 1999 : 63-
69) ; (Bouvier, 1990 :84-89)
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5.5.5.4. Identification des risques
Toute activité humaine est porteuse de risques dit Jean-luc & al, (2014 :64). On distingue
généralement deux familles de risques : les risques liés au métier de l’entreprise et ceux
communs à toutes les entreprises.
Il s’agit pour nous, suite aux informations déjà recueillies l’ors de la phase prise de
connaissance sur les marchés relatif aux travaux de Génie Civil sur les Aéroports de Gao,
Tombouctou et la Station de Radio- Sondage de Tessalit, des travaux de construction de
l’aéroport de Mopti passé entre les soumissionnaires A, B et l’ASECNA Représentation du
Mali en 2014. Notre objectif est de déterminer les différents risques que peuvent encourir.
Nous arrivons au constat de quelques risques à savoir :
absence de qualification des soumissionnaires et des fournisseurs pour chaque type
des travaux et achats ;
l’archivage disparate des dossiers d’appel d’offres ;
le manque de base de données des fournisseurs et des soumissionnaires pour chaque
type de marchés.
Il conduira également à faire une analyse sur le dispositif du contrôle interne existant aux fins
de comparer aux bonnes pratiques. Ceci nous conduira au tableau des risques en vue de les
évaluer.
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Tableau 5 : Tableau des risques
Taches Objectifs Risques Evalu
ation
Dispositif du Contrôle interne Constat
Oui/Non
Planification et
Budgétisation
S’assurer qu’il existe
une politique générale
des marchés (achats)
-Absence de politique
générale d’achats.
-Achat non nécessaires.
I
I
-Définition et formation des grands axes de la
politique d’achats ;
-Existence d’une procédure d’achats ;
Oui
Oui
S’assurer qu’il existe un
cadre de référence
-Absence de cadre
référence ;
-Achat par une personne
habilitée.
-Achat non autorisé.
-Achat non conforme
I
I
I
Existence d’un cadre de référence pour la
passation de marchés.
Oui
Oui
Oui
S’assurer qu’il existe un
budget approuvé et
disponible pour chaque
achats.
-Dépenses non conforme
-Dépense non autorisé
-Dépassement du budget
I
I
I
-Existence d’une ligne budgétaire pour toutes les natures d’achats.
-Approbation de tous les budgets des achats par rapport au budget annuel.
Oui
Oui
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S’assurer qu’il existe un
organe en charge de la
passation de marchés
-Absence de marché passé
hors respect du cadre de
référence
- Personne non habilité
I
M
-Existence d’une commission pour la gestion des marchés ;
-Définition claire des responsabilités de chaque intervenant dans la chaine de marché ;
Oui
Oui
S’assurer qu’il existe un
budget approuvé et
disponible pour chaque
achats.
-Dépense non conforme
-Dépense non autorisée
-Dépassement du budget
I
I
I
-Existence d’une ligne budgétaire pour toutes les natures d’achats.
-Approbation de tous les budgets des achats par rapport au budget annuel.
Oui
Oui
Présélection des soumissionnaires
S’assurer qu’il existe
une base des données
des listes des
soumissionnaires et
fournisseurs agrée et
régulièrement mise à
jour.
-Sélection des
soumissionnaires et
fournisseurs inapproprié
- Collusion de l’acheteur
avec des soumissionnaires
et fournisseurs
I
I
-Procédure de qualification des soumissionnaires
et des fournisseurs pour chaque type des travaux
et achats.
-Action de supervision dans la qualification des
soumissionnaires et fournisseurs.
Non
Oui
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S’assurer qu’il existe la
mise en concurrence
pour la présélection de
fournisseurs.
-Absence compétitivité
entre le nouveau et
l’existant
-Collusion
I
I
-Concurrence effective entre les fournisseurs
existant et les nouveaux l’ors des appels d’offres
-Séparation des taches essentielles.
Oui
Oui
Expression des
besoins
-S’assurer que les
besoins ont été
exprimés de façon
exhaustive.
-S’assurer qu’il été
approuvé par la
personne habilitée
-Non satisfaction des
besoins.
-Litige avec les fournisseurs
-Emission d’une demande d’achat pré numéroté et supervision de la procédure ;
Oui
Réalisation du
dossier d’appel
d’offres
-S’assure qu’il existe
des compétences en
internes en vue de
réaliser un dossier
d’appel d’offres
-La carence du
soumissionnaire à traiter le
DAO
I
M
-Recruter le personnel qualifié et compétent à cet
effet
-Recruter un consultant externe en vue de la
réalisation des dossiers d’appels d’offres.
Non
Non
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-S’assurer que le
dossier d’appel d’offre
ne contient aucun
verrou pour les
soumissionnaires
-Non-conformité aux
exigences de la
règlementation.
I
M
-Le soumissionnaire collecte suffisamment
d’informations pour lui permettre de répondre
aux appels d’offres ;
-Vérification du dossier d’appel d’offres à
plusieurs niveaux hiérarchiques.
Oui
Oui
-S’assurer de l’éthique
de l’organe en charge
de la rédaction des
appels d’offres.
-Collusion entre le
demandeur et le fournisseur
en vue de favoriser celui-ci.
-Rédaction orientée du
dossier d’appel d’offres en
faveur d’un soumissionnaire
I
M
-Mise en place de code de conduite s’il n’existe
pas ;
Oui
Oui
Envoi du dossier
d’appel d’offres
-S’assurer que
l’invitation à
soumissionner a été
largement diffusée.
Diffusion d’informations
tardives ou incomplètes du
dossier d’appel d’offres à un
fournisseur pour le déclasser
I
-Supervision de la procédure d’envoi ;
-Désignation d’un responsable en charge de
l’envoi de dossier
Oui
Oui
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-S’assurer que le délai
de publication a été
observé
-La plainte de certains
soumissionnaires
-Non-participation des
meilleurs soumissionnaires
I
M
-Choisir un quotidien Accessible à tous les
soumissionnaires.
Oui
-S’assurer que
l’invitation revêt de la
transparence.
Le dossier d’appel d’offres
n’est pas parvenu à tous les
soumissionnaires
I
M
-Joindre un accusé de réception au dossier
d’appel d’offres afin de le retourner par le
soumissionnaire dès réception de l’appel
d’offres.
-Ouverture d’une liste émargée des
soumissionnaires ayant acheté.
Oui
Oui
Réception des
offres
S’assurer qu’il existe un
bureau de réception des
offres aménagé à cet
effet
-Inexistence de bureau de
réception des offres ;
-Confusion des offres avec
des courriers ordinaires
I
I
-Préparation d’un cadre de réception et de
conservation des offres ;
Oui
Oui
S’assurer qu’il existe
une liste émargée des
soumissionnaires.
Perte de certaines offres
reçues
I -Ouverture d’une liste d’émargement des
soumissionnaires ;
-Mise en place d’un circuit de réception des offres.
Oui
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Dépouillement
des offres et
attribution du
marché
S’assurer qu’il existe
une commission de
dépouillement et
d’analyse des offres
Absence de transparence
dans le dépouillement des
offres.
I Mise en place d’une commission dépouillement
et d’analyse des offres
Oui
S’assurer qu’il existe
des compétences en
internes pour
dépouillement des
offres.
S’assurer que le quorum
des offres reçues répond
à une concurrence
effective
Non maitrise de la procédure de dépouillement
I -Le personnel chargé d’intervenir dans la chaine
de passation des marchés dispose des
qualifications requises ;
-Recours à un consultant externe.
Oui
Oui
S’assurer qu’il existe
une grille d’évaluation
des offres
L’appel d’offres manque
d’intérêt pour les
soumissionnaires consultés
M Procédure de présélection des soumissionnaires
pour le type d’achat à réaliser
Oui
S’assurer qu’il existe un bon archivage des dossiers déjà attribués
Mauvais classement,
recherche difficile dossiers
d’appel d’offres ;
I
-Procédure d’archivage des dossiers d’appel
d’offres
non
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Elimination ou choix
arbitraire d’un
soumissionnaire
I la commission Oui
S’assurer que les soumissionnaires défaillants sont exclus du panel
Corruption de l’acheteur par
un soumissionnaire figurant
sur la liste des défaillants
I -Supervision dans l’analyse des offres ;
-Existence d’une liste des soumissionnaires
défaillants
Oui
Oui
Passation de la
commande
S’assurer que les
pouvoirs de signature
du bon de commande
sont définis et séparés
-Signature de la commande
par les responsables non
habilités.
I
Les personnes autorisées à passer une commande
et leurs spécimens de signatures sont indiquées
d’avance aux soumissionnaires
Oui
S’assurer de la
conformité de la
commande avec la
demande d’achats
-Collusion de l’acheteur
avec le soumissionnaire
pour modifier certain termes
de la commande
I
La commande est établie et signée en un seul
exemplaire destiné à chacun des services
concernés dont le service utilisateur
Oui
S’assurer que toutes les
commandes passées ont
été exécutées
-Existence des commandes
non honorées.
I -Procédures de suivi de la commande ;
-Procédures de recours éventuels en cas de non-
exécution de la commande
Oui
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Réception des
travaux livrés
S’assurer que les articles réceptionnés sont conformes à ceux qui ont été commandés
-Non-conformité des articles
livrés par rapport au bon de
commande
I -Procédures de réception ;
-Vérification préliminaire de la conformité entre
le bon de commande, le BL / BR et la facture
Oui
S’assurer du respect de la séparation des fonctions essentielles.
-Collusion de l’acheteur
avec le soumissionnaire
pour approuver une
livraison fictive
I -Procédure de livraison correcte et de la
réception
Oui
S’assurer que le soumissionnaire est garanti pour les cas d’éviction.
-Réception des articles
appartenant juridiquement à
autrui.
I -Procédure de livraison correcte et de la
réception
Oui
I= risque important ; M = risque moyen ; F= risque faible.
Source : nous-mêmes
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5.5.5.2 Test d’existence
Il s’agira, d’analyser l’information collectée lors de la prise de connaissance et de procéder à
l’analyse de l’organigramme fonctionnel. Cette analyse nous permet de nous s’assurer de
l’existence des procédures de passation de marché par rapport à la bonne pratique.
Le test vise à découvrir un processus et le compléter par les travaux d’entretien ou de revue de
la documentation existante. Il permet par ailleurs à l’auditeur de s’approprier du sujet qui
devient alors concret. Il est composé des différents tests :
les tests de conformité ;
des tests de permanence ;
des tests d’efficacité. Jean-luc & al, (2014 : 28)
Ce tests ont été réalisés à travers divers rapprochements et observations comme : le
rapprochement entre la demande d’achats (DA), le bon de commande (BC), le bon de
livraison(BL) et le bon de réception (BR) en vue de nous s’assurer que tout ce qui a été
demandé a été effectivement commandé, tout ce qui a été commandé la été livré , et reçu.
5.5.5.3. Tests de permanence
Nous allons partir sur l’observation des dossiers de marchés objet de notre étude durant la
période il s’agit de :
des travaux de génie civil sur les aéroports de GAO, TOMBOUCTOU et la Station de
Radio Sondage de TESSALIT,
les commandes effectuées ;
les travaux construction de logements d’astreinte à l’aéroport de MOPTI
AMBODEDJO.
En vue de nous s’assurer de l’application permanente du dispositif de contrôle interne.
A partir de ce test, nous sommes arrivés au constat que la permanence est appliquée par
rapport à la bonne pratique.
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Tableau 6 : Tests de permanence
Réf/N° Référence de l’appel d’offres et
libellé du marché
Date et
bureau
Procès-verbaux des différentes commissions de la passation des marchés BC
Qualif-
Cation
soumiss
Valida-
Tion des
besoins
Redact-
tion
AO
Envoi
AO
Récept
-
ion
offre
Dépoui-
llement
Des
offres
Evalu-
Tion
offres
Attri
Tion
du
marché
Récep
Tion
des travaux
A10 Référence d’audit Xxxx A2 A3 A4 A5 A6 A7a A7b A7c A8 A9
1 TVXGAG 2/08/14
Bamako
Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui
2 TVXGAT 2/08/14
Bamako
Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui
3 TVXGST 2/08/14
Bamako
Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui
4 APFB 5/08/14
Bamako
Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui
5 TVXCLAM 29/09/14 Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui
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5.5.5.5. Analyse du contrôle interne existant Au vue de l’étape précédente, nous avons déterminé l'importance accordée à la procédure de
passation de marchés et son contrôle interne.
Elle vise à identifier et comprendre :
la planification et la budgétisation des dossiers d’appel d’offres;
le processus d’expressions des besoins ;
la centralisation et validation des besoins ;
l'organisation du processus et le montage des dossiers d’appel d’offres
le lancement ;
le processus de réception, l’ouverture et l’adjudication.
A ce niveau, l’ASECNA Représentation du Mali accorde une importance particulière au
système du contrôle, les besoins sont soumis à plusieurs niveaux pour leurs validations et
leurs éligibilités.
Apres l’expression des besoins, les différents responsables s’assure qu’il s’agit des besoins
réelles et légitimes ; il procède ensuite à leurs validation. Les besoins validés au premier
niveau sont ensuite transmis au contrôleur financier et en fin transmis au Représentant pour sa
validation au dernier niveau.
Ce qui va nous conduire au Feuilles d’analyse des risques (FAR).
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Tableau 7: 1/3 Feuilles d’analyse des risques (FAR)
Mission : Audit de la passation des marchés Références d’audit : A10
Entité : ASECNA, Bamako.
Risque identifié :
Dispersion des dossiers d’appel d’offres
Faits constatés :
La recherche difficile des dossiers d’appel d’offres, ce qui constituera une perte en temps
lorsqu’il s’agira de les reconstituer pour le besoin des vérifications. Les différents tests ne
sont pas efficaces à ce niveau.
Causes explicatives :
Ce sont les mauvaises organisations dans le circuit d’archivages des dossiers d’appel
d’offres.
Conséquences réelles ou potentielles :
Cet état de fait pourrait en conséquence engendrer des difficultés dans la recherche des
dossiers en cas de besoins. Le non accessibilité de l’information constitue un manque de gain
en temps et une inefficacité dans le travail.
Recommandations :
Nous recommandons aux responsables en charge des travaux, achats et conformément
RMTN, de procéder aux challenges entre les soumissionnaires désignés à cet effet.
Chef de mission :
N/A
Auditeur :
SIDIBE Bourama
Responsable du domaine audité :
N/A
Source : nous- mêmes
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Tableau 8: 2/3 Feuilles d’analyse des risques (FAR)
Mission : Audit de la passation des marchés Références d’audit : A10
Entité : ASECNA, Bamako.
Risque identifié :
Faits constatés :
Le test de permanence a révélé qu’il n’y a pas eu de challenge entre les soumissionnaires
pour les travaux objet de marchés.
Cause explicative :
La cause peut être assimilée à une mauvaise structuration de la cellule en charge de la
préparation et du montage des dossiers d’appel d’offres
Conséquences réelles ou potentielles :
Le manque de challenge peut engendrer le prix élevé des coûts des travaux, ceci pourrait
mettre en cause la protection du patrimoine.
Recommandations :
Nous recommandons aux les responsables en charges des travaux, achats et conformément à
la règlementation de marché de toute nature RMTN, de procéder aux challenge entre les
soumissionnaires désignés à cet effet.
Chef de mission :
N/A
Auditeur :
SIDIBE Bourama
Responsable du domaine audité :
N/A
Source : nous-mêmes
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Tableau 9: 3/3 Feuilles d’analyse des risques (FAR)
Mission : Audit de la passation des marchés Références d’audit : A10
Entité : ASECNA, Bamako.
Risque identifié :
Inexistence de base de données des soumissionnaires et fournisseurs qualifiés
Faits constatés :
Le test d’existence a révélé qu’il n’y a pas de base de données entre les soumissionnaires
pour les travaux objet de marché et l’existant.
Cause explicative :
Manque de communication entre le responsable et la cellule en charge de la préparation et
du montage des dossiers d’appels d’offres
Conséquences réelles ou potentielles :
Ce manque peut engendrer le retard dans le tris et choix des soumissionnaires occasionnant
un surcoût des travaux, ceci pourrait mettre en cause la protection du patrimoine.
Recommandations :
Nous recommandons que les responsables en charge des travaux, achats et conformément à
la RMTN, de procéder à une mise en place d’une base de données des soumissionnaires et
des fournisseurs pour chaque type de marchés et de fournitures.
Chef de mission :
N/A
Auditeur :
SIDIBE Bourama
Responsable du domaine audité :
N/A
Source : nous-mêmes
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5.6. Appréciation du contrôle interne
Pour une meilleure efficacité et la transparence exigée dans la gestion actuelle, la
Représentation de l’ASECNA auprès du Mali a mis en place un système de contrôle pouvant
conduire à la maitrise de ses dépenses surtout en matière de la passation des marchés. Ainsi,
cette mission nous a conduit à la pertinence des procédures, et l’assurance que l’ensemble des
ressources allouées à celle-ci ont été rationnellement utilisées avec efficacité et efficience.
Il a consisté à l’examen des procédures de préparation, des signatures, de la mise en œuvre et
de l’exécution des marchés, ainsi que les réceptions des travaux et articles commandés.
Ainsi, nous avons procédé à l’examen des pièces justificatives sur les dispositifs mis-en
œuvre par les responsables dans l’organisation et la constitution des dossiers d’appel d’offres.
Les différentes analyses effectuées ont permis de collecter des éléments probants sur
l’efficacité du système au sein de la Représentation. Notre mission s’est focalisée sur les
actions de prévention, de détection et de correction des risques identifiés pour une gestion
optimale des ressources rares. Ici l’objectif recherché était de s’assurer que le patrimoine est
sauvegardé, d’apprécier la fiabilité des informations, le respect de la règlementation en
vigueur et l’efficacité dans l’intervention des différentes commissions.
En vue d’atteindre ces objectifs de la protection du patrimoine, l’ensemble des commissions
font le travail en chaine à toutes les étapes du processus et sous la supervision des
responsables hiérarchiques. Ceci pourrait contribuer à minimiser la fraude et le détournement.
La séparation des taches est conçue de manière à éviter que la seule personne puisse
commettre une erreur et ait la possibilité de les dissimiler.
S’agissant de la fiabilité des informations, l’ASECNA prévoit la constitution d’un dossier
complet et transparent pour les marchés à travers le cadre de référence (RMTN) afin de
répondre à toutes les questions des auditeurs. A ce niveau, l’information est disponible et
accessible à tous en même temps. Cependant, rien n’est prévu pour bien archiver les dossiers
déjà traités. Ce qui aura pour conséquence la recherche difficile en cas de besoins.
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En relation avec l’efficacité et l’efficience des opérations, notre étude a révélé un état de
satisfaction de la qualification des membres désignés aux différentes commissions. Les
travaux objet de marchés ainsi que les biens commandé qui ont été livrés et reçus
appartiennent réellement à l’ASECNA. Cela fait échec déjà au risque de non-conformité et
d’éviction.
Notre étude nous a permis de constater que le Représentant est la seule personne habilitée à
valider, signer tous les marchés et les documents connexes, bien entendu en fonction du seuil
autorisé. Les risques identifiés sont limités grâce aux responsables qui attachent une grande
importance au contrôle interne et à leur implication dans la supervision. Toutefois, même si la
protection du patrimoine n’est pas remise en cause, nous allons recommander quelques
améliorations dans la conception et l’application du dispositif de contrôle interne pour les
risques de dispersion, de l’absence d’une base de données des soumissionnaires et
fournisseurs agréés et qualifiés pour chaque type de marchés et l’absence de challenge.
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CHAPITRE VI : ANALYSES ET RECOMMANDATIONS
Introduction
Apres avoir décrire la procédure de passation de marchés, nous présenterons dans ce chapitre
les différents résultats auxquels nous sommes parvenus, les analyser, nous proposerons des en
fin des recommandations.
6.1. Présentation des résultats
Nous présenterons dans cette partie les résultats obtenus sur la base de notre étude de la
documentation sur les procédures.
L’ors de notre étude, la démarche que nous avons utilisée, a consisté à procéder à une
comparaison entre la revue de littérature en le dispositif mise en place par l’assena comme
cadre de référence. Notre étude porte sur les forces et les faiblesses que nous avons relevées
lors de notre étude sur la base des observations, des questionnaires et entretiens effectués avec
les différentes personnes en charge de ces procédures.
Le tableau des risques a présenté les forces et les faiblesses, c’est au niveau de la prise de
connaissance, au niveau de l’évaluation du contrôle interne et après au niveau des de l’audit
des procédures de passation de marchés.
Nous donnons les détails ce tableau ici.
Chaque activité de l’audit des procédures de passation de marchés a été découpée en taches
auditables. Les forces sont les bonnes pratiques qu’il faut maintenir. Quant aux faiblesses il
serait judicieux de les renforcer ; ce qui permet de les maitriser d’avantage en vue de donner
une assurance raisonnable aux responsables concernés.
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6.2 Analyse de résultats
Nous analysons les résultats issus de notre étude sur la base de la revue littéraire.
6.2.1. Forces
Nous avons relevé des forces dans l’organisation, la planification et budgétisation, expression
des besoins, la réalisation des offres, l’envoie des offres, le dépouillement, et adjudication.
Nous avons ainsi constaté des bonnes pratiques par rapport à l’existant mise en place par
l’agence.
6.2.1.1. Au niveau de l’organisation
Notre étude nous a permis de relever l’existence de cadre référence régissant la gestion de la
passation de marchés à l’ASECNA. Ce cadre de référence décrit de la manière la plus
concrète et la plus précise possible toute la démarche à suivre pour l’organisation, excrétion et
la supervision des marchés. En plus de l’intégration de tous les aspects liés aux procédures de
passation, il a servi aussi de repère pour les autres membres du personnel en général et aux
nouvelles recrues en particulier pour leurs intégration rapide.
6.2.1.2. Au niveau de la prise de connaissance
En vue de procéder à une meilleure prise de connaissance de l’ASECNA, nous avons opté
pour la mise en œuvre des procédés suivants aux fins de l’appréciation des risques. Ces
procédés sont entre autres : les renseignements obtenus auprès du personnel en charge de la
passation de marchés, à travers la RMTN, et l’observation physique. Cette pratique constitue
une force pour l’ASECNA, car, ces procédés sont ceux exigés par les normes ISA pour une
bonne collecte des informations et de documents l’ors de la phase de prise de connaissance
générale.
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6.2.1.3. Au niveau de la revue documentaire
Cette partie nous permet de collecter les informations nécessaires à notre étude, nous avons
procédé à l’entretien avec les autres personnels.
6.2.1.4. Au niveau de l’observation physique
La norme ISA 315 exige les prises de renseignements auprès du personnel en charge de la
passation et aussi d’autres personnels de son environnement. Ces méthodes constituent pour
nous une force. Ces observations nous permis de visiter les lieux aux fins de nous s’assurer
que les offres sont lancées, les articles reçus et les travaux faits dans les bonnes conditions et
au bon endroit. Nous avons aussi constaté l’existence de la RMTN, les PV des dépouillements
et celui des adjudications et les différents rapports de la CDJO.
6.2.2. Faiblesses
Après avoir décelé les forces de l’ASECNA quant à l’application des procédures mises en
place, il nous a paru judicieux d’analyser certaines faiblesses constatées.
Les faiblesses, ont été constatées l’ors de la procédure de lancement de l’AO. Nous avons
constaté qu’il n’existe pas une base des données des fournisseurs agrées et qualifiés pour
chaque type de marchés. A la réception des offres, nous avons relevé des défaillances
notamment le mauvais classement des plis reçus ; au niveau de l’attribution.
6.2.2.1. Au niveau de lancement
Nous avons constaté l’absence d’une base de donnée des soumissionnaires et fournisseurs
pour chaque de marchés exécuté au nom l’ASECNA. Cela pourrait être source de pour nous
le favoritisme, de mauvais choix de soumissionnaires qualifiés, de mauvaise prestation et de
fourniture des travaux et articles non conforme et donc une faiblesse.
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6.2.2.2. Au niveau de la réception des offres
Au de-là des faiblesses décelées au niveau de la phase de lancement, nous avons décelé que
les offres réceptionnées avant l’ouverture et après l’adjudication sont mal classées, et
disparates.
6.3. Recommandations
Par rapport à ce que les normes internationales prévoient sur l’audit des procédures de
passation de marchés ainsi que de nos propres conclusions, nous proposons à l’agence de
mettre en place une armoire de capable de contenir les dossiers d’appels d’offres pour bien les
classer et faciliter ainsi la recherche. Nous suggérons aussi, la mise en place d’une base des
données des soumissionnaires agrées et qualifiés ; gage de l’efficacité dans les actions du
personnel en charge de la passation des marchés. Nous avons ainsi constaté certain
manquements lors de la réception des offres auxquels il faut recommander.
Conclusion de la deuxième partie
Notre étude relative à l’audit des procédures de passation de marchés a permis de comprendre
les risques qui peuvent exister. Ainsi, il nous a permis de mesurer le degré de réussite de
l’agence et de contrôler efficacement et source de création de valeur. Les risques sont entre
autres la perte des dossiers des soumissionnaires, mauvais choix de soumissionnaires,
soumissionnaires non qualifiés, le favoritisme, la recherche difficile des dossiers, la livraison
des articles non conforme.
Dans cette deuxième partie nous avons présenté, l’audit des procédures de passations de
marchés dans tous ses aspects. Les informations reçues ont permis la mise en œuvre de notre
démarche analytique et la proposition de recommandations.
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CONCLUSION GENERALE
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Notre objectif était de donner une assurance raisonnable qu’au niveau de la représentation de
l’ASECNA auprès du Mali, règnent la transparence, l’efficacité, et l’efficience dans la gestion
des ressources allouées et dans la passation des marchés.
En vue d’atteindre ces objectifs, nous avons procédé à une revue de littérature qui a consisté
en la définition de passation de marchés dans son ensemble, à l’audit de la passation de
marchés, la définition de ses composantes et outils. Ainsi, les règles de passation de marchés
au sein de la Représentation sont la règlementation de marchés de toute nature (RMTN), cadre
de référence en la matière. Ce cadre référence est un outil permettant de régir les procédures
de passation de marchés en conformité avec les directives de l’EUMOA de 2005 en la matière
pour les pays membre. Le respect de ces documents a permis à l’agence de mieux rentabiliser
les ressources mises à disposition. Ceci nous a permis de dire que les règles de passation de
marchés au sein de la Représentation sont respectées.
En vue de gérer ses achats à l’international, l’ASECNA procède au respect de son cadre de
référence, en lançant un avis d’appel d’offres international pour tous besoins d’achat à ce
niveau lui permettant de mieux intégré ses volets.
Nous constatons que l’ASECNA dispose une procédure de passation de marchés différentes
de celles que les soumissionnaires pratiquent habituellement avec l’Etat. C’est une difficulté
pour les soumissionnaires. Notre étude nous a permis de constater que l’ASECNA à une
bonne pratique de passation de ses marchés, car, elle le fait en fonction du respect d’un cadre
référence.
Nous avons présenté l’ASECNA Représentation auprès du Mali, en décrivant son processus
de passation de marchés. Pour réaliser le programme d’audit, nous avons analysé et
sélectionné une liasse et réalisé les tests d’existence que nous avons à l’ensemble des dossiers
consultés. Nous avons adopté le processus d’audit par les risques, afin de terminer par une
évaluation de son système de contrôle interne.
Nous disons que la passation des marchés est le couronnement de la formalisation des
opérations achats. Elle fait ressortir les engagements de chacune des parties aux marchés,
étant entendu que l’entreprise bénéficie d’une culture de la concurrence des
soumissionnaires, dans un souci de d’éthique et de transparence, aux fins d’aboutir à une
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gestion efficace, rationnelle de ses ressources. Les appels d’offres restent les meilleurs
moyens pour nous, pour satisfaire à cet ensemble exigences.
En fin, nous sommes parvenus à une conclusion objective selon laquelle la Représentation de
l’ASECNA au près du Mali, favorise la culture de la transparence, l’efficacité, et l’efficiente
dans la gestion des ressources mises à disposition surtout dans la passation des marchés.
L’ASECNA doit cette assurance « raisonnable » au fait que les responsables attachent du
prix à tous les niveaux de décision au contrôle interne.
Ainsi, l’étude nous a permis de nous assurer que les objectifs spécifiques ont été aussi
atteints c’est-à-dire que :
les procédures de la passation des marchés comportent des sécurités suffisantes ;
les informations sont sincères et fidèles ;
les opérations régulières ;
les organisations sont efficaces et prend en compte tous les aspects.
Notre étude n’est pas allée au-delà du sous-processus « réception des travaux et articles
livres ». Nos attentes auraient été plus comblées si nous avions étendu ce travail sur toute
l’année en cours. En conséquence, nous formulons le souhait de voir d’autres chercheurs de
continuer le travail ; notamment sur le thème d’audit de paiement des décomptes et des
factures des soumissionnaires et des autres processus.
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LISTE DES ANNEXES CESAG - BIBLIOTHEQUE
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Annexe 1 : LISTE DES PIECES FOURNIR DANS L’OFFRE TECHNIQUE
N° D’arrivé 01 02 03 04
Nom Entreprise EMSIDIBE EVOV ETRMES STASV
Pouvoir de
signature
F F F F
Carte
professionnelle
F N F N
Registre de
commerce
N F F F
Quitus fiscal F F F F
Attestation
INPS
F N N N
Statut de
l’entreprise
F F F F
Certificat de non
faillite
F N F N
Carte
d’identification
fiscale
F F F F
Méthodologie F F F F
Programme
d’exécution
N F F N
CV du
personnel clés
F F F F
Références et
qualifications
N F F N
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professionnelles
Attestation de
TVA
F F F F
Bilan financier
des années
2011,2012 et
2013
F N N N
Modèle de
CCAP
F F F N
Modèle de
CCTP
N F F F
Ligne de crédit F F N N
Reçu d’achat F N F F
Attestation de
visite de lieux
F F F F
Liste de matériel
d’exécution
F N F N
Schéma
d’organisation
F F F F
Ratio F N F F
Autorisation des
renseignements
bancaires
F N F N
Source : IGC (infrastructure et Génie Civil)
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Annexe2 : MODELE D’AVIS D’APPEL D’OFFRES OUVERT N°……2014
AVIS D’APPEL D’OFFRES OUVERT N°…………2014/ASECNA/DEXR/ML/02
POUR LES TRAVAUX DE GENIE CIVIL SUR LES AEROPORTS DE GAO,
TOMBOUCTOU, ET LA STATION RADIOSONDAGE DE TESSALIT.
La Représentation de l’ASECNA auprès de la République du Mali sise à l’aéroport de
Bamako Sénou BP : 36, Tel : (223) 20 20 67 01 lance l’avis d’appel d’offres suivant :
1.Objet :
-Travaux de Génie Civil sur les aéroports de Gao, Tombouctou, et la station radio sondage de
Tessalit repartis en plusieurs lots. Il s’agit de :
Aérodrome de Gao Koroghoussou :
• Lot n°1 : Construction du Bâtiment radiosondage
• Lot n°2 : Réhabilitation du Bâtiment du sécurité de lutte contre l’incendie (SLI) et du
dispositif de Ravitaillement en Eau et Emulseurs (DREEM)
• Lot n°3 : Réhabilitation des voies d’accès aux installations
• Lot n°4 : Acquisition, installation et mise en service de deux cuves de 5000 litres et
10 000 litres pour le carburant SLI et la centrale électrique.
Aérodrome de Tombouctou :
• Lot n°5 : Réhabilitation du Bâtiment Radiosondage site de Tessalit
2. Source de financement : Les travaux sont financés sur fonds propres de l’ASECNA.
3. Participation et origine : Peuvent participer au présent appel d’offres, les sociétés et
entreprises installées au Mali en règle vis-à-vis du fisc et qui ne sont pas frappées par les
conditions d’exclusion au sens de l’article 50 de la Réglementation des marchés de toutes
natures (RMTN).
4. Retrait du dossier d’appel d’offres : Le dossier d’appel d’offres rédigé en français peut être
retiré à la paierie de la Représentation de l’ASECNA au Mali BP : 36, Tel : 20 20 67 01 / 20
20 31 61, moyennant un le paiement de la somme non remboursable de cinquante mille
(50 000 F CFA).
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6. Examen du dossier d’appel d’offres : Le dossier pourra être consulté à la Représentation de
l’ASECNA auprès de la République du Mali sise à l’aéroport de Bamako/ Sénou auprès de la
Maintenance infrastructure Génie Civil.
6. Présentation et dépôt des offres : Les offres présentées en langue française en un(01)
original et deux(02) copies doivent parvenir au plus tard le …..2014 à 12Heures précises a
l’adresse indiquée ci –dessus. Elle doit être accompagnées d’une garantie de soumission égale
au moins à deux pour cent(2%) du montant de l’offre de demeurer valide trente(30) jours
après l’expiration du délai de validité des offres.
7. Délai de validité des offres : Les offres resterons valides pour une durée de quatre-dix(90)
jours à compter de la date d’ouverture des plis fixée au ….. 2014 à 12 H TU
Pendant cette période, les soumissionnaires ne seront pas autorisés à modifier les prix
proposés dans les offres.
8. Ouverture des plis :
Les plis seront ouverts en présence des soumissionnaires ou de leurs représentants qui
désirent y assister. Elle aura lieu le ………..2014 à 12 Heures TU dans la salle de réunion de
la Représentation de l’ASECNA sise à l’aéroport de Bamako / Sénou.
Signé : le Représentant.
Source AVIS D’APPEL D’OFFRES OUVERT N° 01/2014/ASECNA/DEXR/ML/02
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Annexe 3 : MODELE DE DECISION INSTITUANT LA COMMISSION
Décision n° 2014/…….. /ASECNA/DEXR/DEXRO/IGC/ML02
Portant création d’une Commission de Dépouillement et de Jugement des Offres au titre de
l’année 2014.
- Le Représentant de l’ASECNA auprès de la République du Mali
- Vu la Convention relative à l’ASECNA, signée à Libreville le 28 avril 2010, ensemble ses
annexes ;
- Vu la Règlementation des Marchés de Toute Nature(RMTN) de l’ASECNA ;
- Vu le Règlement intérieur de la Commission de Dépouillement et de Jugement des Offres
du…..201…..de la Représentation de l’ASECNA auprès de la République du Mali.
DECIDE :
Article 1 :
Il est mis en place au sein de la Représentation de l’ASECNA auprès de la République du
Mali, pour un mandat d’une année renouvelable, une Commission de Dépouillement et de
Jugement des Offres(CDJO) au titre de l’année 2014.
Article 2 :
Ladite commission est composée comme suit :
-Khalilou Bougounno SANAGHO, Représentant (titulaire) Serge MOUFOUMA,
Responsable des Operations
(suppléant)…………………………………………………….Président ;
- Serge MOUFOUMA, Responsable des Opérations (titulaire) Adama BERTHE, Com
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Mandant d’aérodrome de Bamako (suppléant) :………………………………Membre ;
-Daouda SIDIBE, Chargé IGC (titulaire) Christian David CAMARA, Chef Unité Pistes et
Voiries (suppléant)………………………………………………….Membre ;
-Adama BERTHE, Commandant d’aérodrome de Bamako(titulaire) Idi BOUKARI, Chargé
Contrôle en Route(suppléant)…………………………………………Membre ;
-Amadou Mady DIALLO, Chargé IRE-I(titulaire) Sékou TOGOLA, Chef Unité
CNS(suppléant)……………………………………………………..Membre ;
-BAFOUATIKA Gimond, Chargé Administration et Finances (titulaire) Boubacar DIARRA,
Chef Unité Budget et Facturation (suppléant) :…………………….Membre ;
-POUYE Ale Baba, payeur (titulaire) Amara SANOGHO, agent comptabilité et recettes
(suppléant)………………………………………………Membre ;
Article 3 :
Le Chargé Maintenance Infrastructure Génie assure le secrétariat permanent de la
Commission.
Article 4 :
La Commission de Dépouillement et de Jugement des Offres peut faire appel à toute personne
ressource.
Article 5 :
La présente décision prend effet à compter de sa date de signature.
Ampliations :
- DEXRO-DCSDR
- Tous chargés et Payeur
Signé : le Représentant.
Source Décision n° 2014/01/ASECNA/DEXR/DEXRO/IGC/ML02
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Annexe 4 : GUIDE D’ENTRETIEN
QUESTION PRINCIPALE QUESTIONS SUBSIDIAIRES
Comment s’effectue la passation des marchés
à la Représentation auprès de la République
du Mali ?
1. Quelles sont les différentes étapes du processus
de passation des marchés ?
2. A chaque étape, quelles sont les procédures
mises en place pour mener à bien les attributions ?
3. Quels sont les documents qui sont produits à
chaque étape de ce processus ?
4. Qui sont les différents intervenants dans la
chaine de passation des marchés ?
5. Comment la commission procède –t-elle dans la
validation des besoins ?
6. Qui est responsable des achats ?
7. Qui approuve une demande des achats ?
8. Quel est l’objet du marché ?
9. Quelles sont les conditions spécifiques pour la
passation d’un marché ?
10. Comment s’assurer de la qualification du
personnel intervenant dans la chaine de marché ?
Source : Nous-mêmes
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Annexe 5 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 1/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : Organisation et budgétisation des marchés
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
1/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer que la Représentation de l’ASECNA au près du Mali, dispose d’une bonne organisation assortie d’un budget annuel approuvé, disponible et suffisant pour la passation des marchés.
Questions Oui Non N/A Commentaires
1. Existe-t-il un plan de passation des
marchés à long/moyen/court terme ?
X
2. Existe-t-il un organe en charge
d’intervenir dans la chaine de passation
des marchés ?
x
3. Les membres de l’organe disposent-
ils des compétences adéquates ?
x
4. Existe-t-il un manuel de procédure
relative à la passation des marchés ?
x
5. En cas de recherche sur un marché
donné, les informations sont-elles
facilement accessibles ?
x
Etabli par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Source : Nous même
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Annexe 6 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 2/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : Pré qualification et enregistrement des soumissionnaires
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
2/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer que la base des données des soumissionnaires ou fournisseurs est à jour et permet une réelle concurrence entre les soumissionnaires pour un marché donné.
Questions Oui Non N/A Commentaires
1. Existe-t-il une base des données des
soumissionnaires ou fournisseurs ?
X
1. ASCNA qualifie-t-il les
soumissionnaires et fournisseurs pour
chaque type de marchés ?
X
2. La personne en charge de
qualification est –elle différente de
celle qui enregistre ?
X
4. Existe-t-il une base des données des
soumissionnaires agrées et qualifiés ?
X
5. Quelle est la personne ou le service
en charge de l’envoi ?
x
6. Existe-t-il une culture de
concurrence ?
x
Etabli par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Source : Nous même
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Annexe 7 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 3/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : Expression interne des besoins
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
3/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer que l’expression des besoins résulte d’un consensus au sein de l’unité utilisatrice et que ces besoins est validés, matérialisés par une demande d’achats dument approuvée.
Questions Oui Non N/A Commentaires
1. La validation des besoins est-elle un
préalable au déclenchement du
processus achats ?
X
2. Qui valide les besoins exprimés :
-le Représentant ?
-le responsable hiérarchique ?
x
3. la demande d’achats est toujours
établie par la bonne personne ?
x
5. l’approbation de la demande d’achat
est celle subordonnée à la réception
des crédits ?
x
Etabli par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Validé par : SIDIBE Bourama
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Annexe 8 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
4/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer de la transparence dans l’envoi : l’information disponible est parvenue à tous les soumissionnaires et ou fournisseurs intéressés et en même temps.
Questions Oui Non N/A Commentaires
1. Comment le dossier sont -il
acheminés chez les soumissionnaires :
-courrier papiers avec accusé
réception ?
-courrier électronique avec accusé
réception ?
-autres ?
X
x
x
x
*Les soumissionnaires eux-mêmes passent pour acheter et ou retirer les différents dossiers pour le traitement et émarge dans un registre.
2. La bonne personne envoi-t-il les t
dossiers aux soumissionnaires ?
x
3. Les candidats disposent –ils d’un
délai suffisant pour se préparer ?
x
4. Il y a-t-il des cas qui n’ont pas fait
l’objet de la concurrence ?
x
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Annexe 9 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio 4/8
Objectifs de contrôle interne : S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures
Questions Oui Non N/A Commentaires
5. Les candidats ont-ils rempli les
conditions fixées par l’article 43 du
CMP pour prendre part aux marchés,
en particulier dans les cas de faillite
personnelle ou de mesures
d’interdiction temporaire ou définitive
d’obtenir des commandes publiques ?
x
Au moment de notre passage en tant que stagiaire nous n’avons rencontré ce cas.
6. Les marchés passés par l’AC
figurent ils dans le plan de passation
des marchés transmis à la DCMP ?
X
ASECNA en tant que organisme international, avec son statut particulier et autonome ne relevé pas des DGMP.
7. L’autorité contractante a t – elle
laissé aux soumissionnaires devant
compléter des pièces administratives
un délai suffisant expirant au plus tard
à la date du prononcé de l’attribution
provisoire ?
x
8. Le registre des marchés est – il
correctement tenu et contient il toutes
les mentions exigées par la
réglementation en vigueur ?
X
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Le : 22/09/2014 Source : Nous même
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Annexe 10 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
4/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures
Questions Oui Non N/A Commentaires
9. La qualification de l’attributaire a t –
elle été examinée indépendamment du
contenu de son offre (post
qualification) ?
x
10. - L’AC a t- elle respecté les
règles de publicité (respect du format
type de l’avis d’appel public,
publication dans au moins un journal
de grande diffusion, respect du délai
minimal fixé par l’article 63 (entre la
date de publication et la date limite de
dépôt) ?
x
11. Les cas éventuels de rejets d’offres
anormalement basses par l’AC sont-ils
justifiés et ne résultent pas d’une
volonté délibérée d’écarter un
soumissionnaire moins disant du
marché ?
X
12. L’AC a t – elle systématiquement
respecté les différentes étapes
X
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d’évaluation des offres (examen
préliminaire, examen détaillé,
classement et vérification de la post
qualification) ?
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Le : 22/09/2014
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Annexe 11 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
4/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures
Questions Oui Non N/A Commentaires
13. Les demandes d’éclaircissement
adressées aux candidats n’ont – elles
pas eu pour objet de favoriser un
candidat ou à un groupe de candidats
qui devait être éliminé pour offre non
recevable parce que non exhaustive.
Les informations demandées ont –
elles été limitées à l’obtention de
précisions sur la teneur des offres
concernées pour en faciliter l’examen,
l’évaluation et la comparaison ?
x
14. Les délais de validité des offres
ont-ils été systématiquement prorogés
par l’AC avant leur expiration ?
X
15. Les avenants conclus par l’AC
n’ont-ils pas eu pour objet en réalité de
substituer un autre marché au marché
initial ?
X
16. Dans la conclusion des avenants,
l’AC a t – elle respecté le seuil de 30%
X
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du marché initial fixé par l’article 24
du CMP ? Dans l’affirmative,
l’augmentation induite n’est – elle pas
voisine du seuil limite imparti ?
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Le : 22/09/2014
Source : Nous même
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Annexe 12 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio 4/8
Objectifs de contrôle interne : S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures
Questions Oui Non N/A Commentaires 17. N’a – t- elle pas conclu des
avenants à des dates très proches des
dates de réception des fournitures,
travaux et services qui en constituent
l’objet?
X
18. L’AC a t – elle réellement utilisé
comme critères d’évaluation ceux
publiés dans l’AMI ?;
X
19. Les candidats de la liste restreinte
possèdent ils les aptitudes techniques
requises par l’AMI ?;
X
20. La qualité des dossiers de
Demande de proposition (DP) est –
elle appréciable (pertinence des TDR,
pertinence des critères d’évaluation
avec la nature et la complexité de la
mission, bonne répartition du système
de notation entre les divers critères.) ?
X
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Le : 22/09/2014 Validé par : SIDIBE Bourama
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Annexe 13 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
4/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures
Questions Oui Non N/A Commentaires
21. L’AC n’ a – t – elle indûment
éliminé des candidats pour défaut de
fourniture de la caution de soumission.
X
22. Les commentaires sur les points
forts et les points faibles des
propositions des candidats reflètent- ils
les notes attribuées aux candidats ?
X
23. Les candidats dont l’offre
financière a été ouverte ont-ils atteint
la note de qualification minimale ?
X
24. Les offres financières des candidats
non qualifiés leur ont-elles été
retournées sans être ouvertes (preuve
de la transmission à obtenir) ?
X
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Le : 22/09/2014
Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Source : Nous même
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Annexe 14 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
4/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures
Questions Oui Non N/A Commentaires
25. La pondération entre notes
techniques et notes financières utilisée
en définitive par l’AC est-elle
conforme à celle figurant dans la DP ?
X
26. Les calculs pour la détermination
de l’attributaire ont-ils été
correctement effectués (en particulier
en cas d’utilisation d’un système de
pondération entre notes techniques et
notes financières ?
X
27. N’existe t – il pas des cas de
marchés dont les montants attribués
sont très voisins du seuil de passation
d’un marchés par appel d’offres ?
X
28. L’autorité contractante (AC) n’a t –
elle pas eu recours abusivement à des
procédures de dépouillement –
attribution alors même que les marchés
concernés sont d’un niveau de
complexité tel qu’une analyse détaillée
X
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de la conformité des offres et de la
qualification des soumissionnaires
s’imposait ?
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Le : 22/09/2014
Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Source : Nous même
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Annexe 15 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
4/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures
Questions Oui Non N/A Commentaires
29. L’AC a-t-elle laissée aux
soumissionnaires un délai suffisant,
raisonnable et compatible à la
consistance de la commande
envisagée ?
X
30. Pour les marchés de prestation
intellectuelle, les candidats ont-ils été
dûment convoqués à la séance
d’ouverture des offres financières
(preuve des convocations à obtenir en
particulier dans le cas d’absence de
registre de présence déchargé par ces
candidats) ?
X
Au moment de notre passage pour la periode de stage, nous n’avons rencontré des cas de ce genre.
31. L’AC a-t-elle veillé, dès
l’approbation des propositions
d’attribution, à mettre en œuvre les
diligences prévues par l’article 81.3
(aviser systématiquement et dans les
meilleurs délais les autres
soumissionnaires du rejet de leurs
offres, restitution des garanties de
X
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Audit des procédures de passation des marches : cas ASECNA Représentation auprès de la République du Mali
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soumission et publication d’un avis
d’attribution provisoire) ?
32. L’AC a t – elle respecté le délai
minimal de 15 jours devant séparer
l’avis d’attribution provisoire et la
transmission du marché à la signature
de la personne responsable du
marché ?
X
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Le : 22/09/2014
Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Source : Nous même
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Annexe 16 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
4/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures
Questions Oui Non N/A Commentaires
33. L’AC a-t-elle systématiquement
formellement notifié le marché aux
différents attributaires (preuve à
obtenir) ?
X
34. L’AC a t – elle effectivement
publié un avis d’attribution définitive ?
dans l’affirmative a t – elle respecté le
délai maximal de 15 jours à compter de
la notification du marché à
l’attributaire ?
X
35. Pour les besoins de la conclusion
de leur contrat, les attributaires des
marchés par entente directe ont-ils
soumis l’ensemble des pièces
administratives requises notamment les
attestations fiscales et des organismes
sociaux ?
X
36. Pour les marchés de DRP, l’AC a t
– elle notifié à l’attributaire du marché
et a t – elle informé les autres
X
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soumissionnaires du sort réservé à
leurs offres (preuve de la transmission
des courriers à obtenir) ?
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Le : 22/09/2014
Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Source : Nous même
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Annexe 17 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
4/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures pour les differents modes de passation de marchés.
Questions Oui Non N/A Commentaires
37. L’AC a-t-elle identifié de façon
claire, dans les contrats qui la lient
avec les attributaires des marchés par
entente directe, les éléments précis
d’information financière que les
prestataires de services doivent
transmettre pour permettre le contrôle
spécifique sur les prix de revient prévu
par l’article 75 du CMP ?
X
38. Les contrats signés par l’AC sont-
ils conformes avec les projets de
marchés contenus dans les DAO et les
DP ?
X
39. Ces contrats prévoient – ils, si
requis par la réglementation, les
différentes cautions à fournir (en
particulier avance de démarrage et
bonne exécution) ?
X
40. L’AC a t – elle veillé à ce que les X
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contrats soient immatriculés et
enregistrés aux frais des candidats ?
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Le : 22/09/2014
Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Source : Nous même
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Annexe 18 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
4/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures pour les différents modes de passation de marchés.
Questions Oui Non N/A Commentaires
41. Les candidats attributaires ont-ils
présenté respectivement avant le
versement de toute somme à titre
d’avance et à la signature du contrat
les cautions d’avance de démarrage et
de bonne exécution (si les seuils fixés
sont atteints). Dans l’hypothèse où
cette dernière caution n’est pas
présentée, l’AC a – t – elle veillé à
prélever une retenue de garantie sur les
acomptes versés au titulaire du marché
?
X
42. Les cautions présentées par les
candidats ont – elles été délivrées par
des institutions financières habilitées
en vertu de l’Arrêté Ministériel N°
10499 MEF/DGF/DMC du 08/12/2008
habilitant certaines institutions
financières à se porter caution ?
X
43. Les délais contractuels d’exécution X
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du marché fixés dans le contrat ou
l’ordre de service ont – ils été respectés
par le titulaire du marché ? dans la
négative, chercher à situer les
responsabilités. Et si elles sont
imputables au titulaire,
s’assurer que les pénalités prévues par
le contrat ont été effectivement
décomptées par l’AC et facturées au
titulaire du marché ?
44Si l’AC a eu à résilier au cours de la
gestion concernée des marchés, les
motifs allégués sont- ils conformes aux
exigences posées par l’article 126 du
CMP (en particulier une mise en
demeure restée sans effet, préalable à
toute résiliation)
X
Etabli par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Source : Nous même
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Annexe 19 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
4/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures pour les différents modes de passation de marchés.
Questions Oui Non N/A Commentaires
45. A la réception provisoire, l’AC a t
– elle obtenu du titulaire du marché le
dépôt d’une nouvelle caution de bonne
exécution couvrant la période de
garantie (délai de validé courant
jusqu’à la réception définitive) ?
X
46. Appréciation du rapport qualité /
prix des biens, travaux et ouvrages par
comparaison avec les biens, travaux ou
ouvrages de même nature acquis ou
réalisés sur le marché par d’autres
acteurs économiques ?
X
47. Appréciation du caractère
raisonnable du taux d’usure des biens,
travaux et ouvrages acquis ou
réalisés ?
X
48. Appréciation de la conformité entre
les biens, travaux et ouvrages acquis
ou réalisés avec les spécifications
X
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techniques contenues dans les cahiers
des charges des marchés. Exemple
pour un marché d’acquisition de
matériels informatiques, nous
vérifierons que les caractéristiques
techniques des matériels livrés
(processeur, capacité de stockage du
disque dur, capacité de la mémoire
vive …) sont conformes aux
spécifications du cahier de charges ?
Etabli par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Source : Nous même
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Annexe 20 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio 4/8
Objectifs de contrôle interne : S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures pour les differents modes de passation de marchés.
Questions Oui Non N/A Commentaires 49. Vérification de la justification
technique et financière des avenants et
ordres de services signés ?
X
50. Pour les travaux confiés à des
maîtres d’œuvre, vérification de la
conformité des observations délivrées
par les membres de la commission de
réception avec celles fournies par le
maître d’œuvre ?
X
51. Vérification du caractère
raisonnable des prix unitaires et des
quantités (métrés) facturés par le
titulaire du marché ?
X
52. Obtention de l’assurance que les
réserves soulevées par la commission
de réception ont été bien prises en
compte par les titulaires des marchés
avant la réception définitive ?
X
Etabli par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014 Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014 Source : Nous même
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Annexe 21 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio 4/8
Objectifs de contrôle interne : S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures pour les différents modes de passation de marchés.(Marchés de prestations intellectuelles)
Questions Oui Non N/A Commentaires 53. Les marchés passés par l’AC selon ce
mode de passation répondent-ils à la
définition donnée par l’article 4.11 du
CMP ?;
X
Nous n’avons pas pu couverts cette étape
54. L’AC a-t-elle respecté la procédure
définie pour la passation de ce type de
marchés (en particulier publication
d’un avis de manifestation d’intérêts
(AMI) respectant les conditions et
formes définies par les articles 56 et 63
du CMP) ?;
X
55. Le nombre de candidats de la liste
restreinte est – il d’au moins trois ?;
X
56. L’AC a-t –il précisé de façon claire les
critères d’évaluation des dossiers et ces
critères sont-ils pertinents ?
X
Etabli par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014 Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014 Source : Nous même
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Annexe 22 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio 4/8
Objectifs de contrôle interne : S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures pour les différents modes de passation de marchés. (Demande de Renseignements et de Prix)
Questions Oui Non N/A Commentaires 57. Les listes restreintes de DRP
contiennent ils au moins cinq (5)
candidats ?
x
X Nous n’avons pas pu couverts cette étape
58. L’AC a t – elle apporté la preuve
de la réception des dossiers de lettres
d’invitation par les candidats, en
particulier, ceux n’ayant pas déposé
une offre ?
X
59. Les marchés ont-ils été attribués à
une fréquence anormale à un même
fournisseur ou à un groupe de
fournisseurs représentant la même
communauté d’intérêts économiques ?
X
60. L’AC a t – elle fractionné les
marchés de nature analogue pour ne
pas avoir à lancer un appel d’offres ?
X
Etabli par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014 Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014 Source : Nous même
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Audit des procédures de passation des marches : cas ASECNA Représentation auprès de la République du Mali
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Annexe 23 Suite : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 4/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : Envoi du dossier d’appel d’offres
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
4/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer de la transparence, de la transmission, et du respect des procédures pour les différents modes de passation de marchés. (Entente Directe)
Questions Oui Non N/A Commentaires
61. L’AC s’est-elle conformé aux
exigences de la mise en œuvre d’une
entente directe ? ;
x
62. Les prix proposés par les
attributaires des marchés par entente
directe sont-ils compétitifs par rapport
aux prix standards offerts sur le
marché local et international ?.
X
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Le : 22/09/2014
Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Source : Nous même
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Annexe 24 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 5/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : Réception des d’offres
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
5/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer que tous les soumissionnaires ayant reçu le dossier d’appel d’offres ont remis une offre et aucune offre n’a fait l’objet de perte.
Questions Oui Non N/A Commentaires
1. Existe-t-il d’une commission
chargée de la réception des offres ?
X
2. Les candidats respectent –ils
l’anonymat des plis au moment de
dépôt ?
x
3. La commission de réception des
offres remet-il un accusé de réception
des soumissionnaires qui ont répondu?
x
4. Toute les offres sont-elles comptées
et paraphées par les membres de la
commission ?
x
5. Il y a-t-il des soumissionnaires qui
ont déposé des plis hors délai ?
x
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Le : 22/09/2014
Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Source : Nous même
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Annexe 25 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 6/8
Entité : ASECNA Représentation au près
du Mali
Processus : Dépouillement des offres et
attribution du marché
Rubrique ou étape : Processus de passation
de marchés
Question de contrôle interne
Exercice :
2014
Folio
6/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer qu’il existe une réelle concurrence entre les soumissionnaires et que le marché est adjugé
au meilleur soumissionnaire dans la plus grande transparence possible.
Questions Oui Non N/A Commentaires
1. Existe-t-il une procédure officielle et
réglementée d’ouverture des plis ?
x
2. Les soumissionnaires assistent-il à
l’ouverture des plis ?
x
3. Est-il prévu un PV et rapport
constatant le dépouillement des
offres ?
x
4. L’évaluation technique est-elle
séparée de celle financière?
x
5. Quel est le critère de choix d’un
soumissionnaire :
-le moins disant ?
-le mieux disant ?
-Autres
X
X
*Si le moins disant n’a pas la
qualité requise, on choisit le mieux
disant
6. Le PV d’attribution des offres est-il
approuvé et signé de tous les
membres ?
X
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Le : 22/09/2014 Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Source : nous même
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Annexe 26 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 7/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : Passation de la commande
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
7/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer que la commande a été passé aux soumissionnaires, celui dont le choix a été validé par la commission d’attribution des marchés.
Questions Oui Non N/A Commentaires
1. Qui établit la commande :
-le secrétariat de la cellule en chargée
des achats ?
-le secrétariat de la commission
d’attribution ?
x
2 Existe-il un seuil ou un plafond de la
signature des commandes ?
x
3. Les commandes font –elles l’objet
d’une procédure d’approbation
préalable ?
- d’autorisation ?
- de contrôle ?
x
x
4. Existe-t-il des procédures régulières
de suivi de la commande ?
x
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Le : 22/09/2014
Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
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Annexe 27 : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 8/8
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : Réception des biens livrés
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
8/8
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer que tout ce qui a été commandé a été livré et reçu effectivement et appartient juridiquement à l’ASECNA.
Questions Oui Non N/A Commentaires
1. Existe-il un service chargé de
réception ?
x
2. Les réceptions sont –elles assurées
par des personnes différentes de celles
qui ont signé la commande ?
x
3. Toute la réception donne-t-il lieux à
l’émission d’un bon de réception ?
x
4. Les commandes sont toujours
conformes à la réception ?
x
5. Le contrôle qualitatif et quantitatif
sont toujours assurés par un spécialiste
du domaine ?
X
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Le : 22/09/2014
Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Source : nous même
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Annexe 12 SUITE : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 8/9
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : La non-conformité dans les processus
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
8/9
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer que de non-conformité des procédures avec les directives édictées par le CMP et les règles du CMP de l’ASECNA.
Questions Oui Non N/A Commentaires
1. Existe-il un service chargé de
vérifier la conformité avec les
procédures et règles édictées ?
x
2. Existe-il des règles de rejet en
matière d’offres la moins disant ?
x
3. Tous les offres de fractionnement de
sont-t-il rejeté ?
x
4.Il y’a-t-il le non-respect des dispositions
préalables à la mise en concurrence ?
x
5. Il y’a-t-il le non-respect des éléments
constitutifs des cahiers de charges?
x
Etabli par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Source : nous même
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Annexe 12 SUITE : QUESTIONNAIRE DU CONTROLE INTERNE (QCI) 8/10
Entité : ASECNA Représentation au près du Mali
Processus : La non-conformité dans les processus
Rubrique ou étape : Processus de passation de marchés
Question de contrôle interne
Exercice : 2014
Folio
8/10
Objectifs de contrôle interne :
S’assurer que de non-conformité des procédures avec les directives édictées par le CMP et les
règles du CMP de l’ASECNA.
Questions Oui Non N/A Commentaires
6. Il y’a-t-il le non-respect des seuils
fixés pour les avenants ?
x
7. Il y’a-t-il le non-respect des règles de
publicité et de communication?
x
8. Tous les offres de fractionnement de
sont-t-il rejeté ?
x
9. Il y’a-t-il le non-respect des dispositions
préalables à la mise en concurrence ?
x
10. Il y’a-t-il le non-respect des éléments
constitutifs des cahiers de charges ?
x
Etabli par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Validé par : SIDIBE Bourama
Le : 22/09/2014
Source : nous même
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BLIOGRAPHIE
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1. BARTELEMY Bernard & PHILIPPE Courreges (2004), Gestion des risques, Méthodes
d’optimisation globale, édition, Organisation, 471 pages
2. BERLOT CHRISTOPHE Jean & BUSTAMANTE LUIS José (2012), L’essentiel des
achats, Edition Groupe Eyrolles, Paris, 162 pages.
3. BERNARD Frédéric & GAYRAUD Remi, ROUSSEAU Laurent,(2008), Contrôle
interne : concepts, aspects règlementaires, gestion des risques, guide d’audit de la fraude,
mise en place d’un dispositif de contrôle permanent , référentiels, questionnaires, bonnes
pratiques, 2eme edition, maxima, Paris, 298 Pages.
4. BERNARD Frédéric & SALVIAC Eric (2009), Fonction achats, Contrôle interne et
Gestion des risques, Edition Maxima, Paris, 298 pages.
5. BERTIN Elisabeth (2007), Audit interne, enjeux et pratiques à l’international, 2ème
édition, Groupe Eyrolles, Paris, 320 pages.
6. BLANCHARD Gilles & al,(1999), La fonction achat en informatique et telecoms :
matériel et maintenance, édition, Hermès, Paris, 231 pages.
7. BOUVIER Christian, (1990), Audit des achats, edition, Organisations, Paris, 158 pages.
8. BRUEL Olivier &MENAGE Pascal (2014), Politique d'achat et gestion des
approvisionnements Enjeux, problématiques, organisation, changement, 4ème édition,
Dunod, Paris, 334 pages.
9. CAVERIERE Patrick, (2007), Le guide de l’acheteur, édition Démos, Paris, 159 pages.
10. CHAPELLE Ariane & GEORGES Hubner (2006), Le risque opérationnel, implication de
l’accord de Bale pour le secteur financier, édition, Larcier, Paris, 208 pages.
11. COSME SEHLIN
(2005)http://www.uemoa.int/Documents/Actes/directive_04_2005_CM_UEMOA.pdf
,Ouagadougou, 35 pages
12. des marches de toute nature passes au nom de l’asecna RMTN, Dakar, 74 pages
13. ERIC Salvia & CHARLES HENRI Volet, FREDERIC Bernard al, (2011), Performance
et création de valeur de la fonction achats, Maîtrise des risques et pilotage financier,
Edition Maxima, Paris, 503 pages.
14. figure de coso.
15. HAMZAOUI Mohamed 2008), Audit, Gestion des risques d’entreprise et contrôle
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Audit des procédures de passation des marches : cas ASECNA Représentation auprès de la République du Mali
SIDIBE Bourama, 25 ème Promotion MBA Audit et Contrôle de Gestion, 2013-2014, CESAG Page 130
16. JEAN-Luc Masselin & Henri-Pierre Maders (2014), Contrôle interne des risques, édition,
groupe Eyrolles, Paris, 279 pages.
17. Larousse multi dico pour la définition du marché
18. LEMAN Olivier (1995), La conduite d’une mission d’audit interne : méthodologie
élaborée par un groupe de recherche, édition, Dunod, paris, 279 pages.
19. LONGATE Jean ; Pascal Vanhove & Christophe Viprey (2002), Economie générale,
reviser la gestion, 3eme édition, Dunod, Paris, 155 pages.
20. MANKIW N Grégoire (1998), Principe de l’économie, édition, Economica, paris, 933
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21. MEMORANDUM D'ECHANGE INTERNE ASECNA/DGDD(2014), Réglementation
22. OLIVIER Wajnsztok & al, (2014), Stratégie achats : L'essentiel des bonnes pratiques,
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23. PHILIPPE Petit (2012), Toute la fonction achat, édition, Dunod, Paris, 508 pages.
24. RENARD Jacques (2006), Théorie et pratique de l’audit interne, 6ème édition, Groupe
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25. RENARD Jacques (2009), Théorie et pratique de l’audit interne, 7ème édition, Groupe
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26. RENARD Jacques (2010), Théorie et pratique de l’audit interne, 7ème édition, Groupe
Eyrolles, Paris, 472 pages.
27. RENARD Jacques (2013), Théorie et pratique de l’audit interne, 8ème édition, Groupe
Eyrolles, Paris, 463 pages.
28. SCHICK Pierre & OLIVIER Lemant (2007), Guide de self audit, édition, Nouvelles
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29. SELMER Caroline (2006), Toute la fonction finance, édition, Dunod, Paris, 448 pages
30. VAURS lous (2006), Gouvernance-Risques-Contrôle, le dispositif de contrôle interne,
IFACI, Audit interne Vol 83 (180) :18-19.
31. WWW://ASECNA.ORG l’historiques, missions, activités et objectifs.
32. WWW://EAMAC.NE
33. WYCKOFF Patricia Grelier (2011) Le mémento des marchés publics de travaux
Intervenants, passation & exécution, 5ème édition, Groupe Eyrolles, Paris, 322 pages.
34. PERROTIN Roger & DE BRUGIERE Francois Soulet (2007), Le Manuel des achats
Processus, Management, Audit, 1erédition, Groupe Eyrolles, Paris, 432 pages.
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