Audit
-
Upload
asep-kuswara -
Category
Documents
-
view
10 -
download
3
Transcript of Audit
Pengendalian
PROSES
FINANSIAL
INFRASTRUKTUR
MANAJEMEN
SUMBER DAYA
OBYEK TINGKAT
INSTITUSI
Unit
Sub Unit
AuditAudit
KEGIATAN
AsesmenAsesmen
EvaluasiEvaluasi
KARAKTERISTIK AUDIT
Auditor harus bersifat independen, obyektif serta memiliki kompetensi yang memadai
Proses audit harus menggunakan metode yang sistematis dan akuntabel yang dikembangkan sesuai dengan sasaran dan kebutuhan auditee (kontekstual)
Audit harus bersifat periodik dengan jadwal yang jelas disepakati bersama dengan auditee
Tidak untuk menunjukkan ‘kesalahan’ tapi menunjukkan data objektif proses pelaksanaan dan hasil implementasi program pengembangan
SASARAN ASESMEN
Asesmen adalah bagian dari rangkaian kegiatan peningkatan mutu yang berkelanjutan (continuous quality improvement) dengan melakukan pengkajian terhadap peningkatan inkremental selama periode peningkatan u sasaran mikro
Asesmen merupakan suatu alat dalam sistem peningkatan yang dapat menilai arah pengembangan menuju visi intitusi dari kondisi semula sasaran makro
Assessment does not solve problems. It serves to identify them Improvement is Next
Assessment does not solve problems. It serves to identify them Improvement is Next
TERMINOLOGI EVALUASI
Evaluasi adalah proses untuk menetapkan nilai/kualitas suatu program/kegiatan terhadap tujuan akhir, dengan memutuskan apakah akan menerima, menolak atau merubah/inovasi pada rencana semula
Evaluasi = Asesmen
Evaluasi sifatnya lebih inklusif dan sering menggunakan data asesment sebagai penunjang sumber data yang lain
METODE EVALUASI
Menggunakan survey dan kuesioner untuk memperoleh informasi tambahan yang dianggap penting kuesioner mahasiswa
Fokus grup untuk membahas desain sistem evaluasi yang telah dilaksanakan memperoleh pengalaman dari para subyek dan obyek program evaluasi
Interview pada kelompok-kelompok tertentu untuk memperoleh tambahan informasi atau saran-saran para ahli
Pengamatan langsung atau melalui data-data audit dan hasil asesmen
PERENCANAAN TIM EVALUASI
Menyusun mekanisme proses evaluasi, proses umpan balik, dan prosedur untuk proses perubahan setelah adanya umpan balik
Membangun model komunikasi yang efektif antara evaluator dengan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan
Menyiapkan umpan balik yang transparan bagi eksekutif sehingga terjamin adanya tindak lanjut untuk perubahan/perbaikan serta pengambilan keputusan
Menyiapkan proses metaEvaluasi bila diinginkan Meningkatkan kompetensi tim secara berkelanjutan
(mengundang TA bila diperlukan)
ASPEK-ASPEK EVALUASI
Aspek legal dan etik untuk meng-eliminasi isu hak azasi , konflik kepentingan, akses ke laporan evaluasi, pedoman evaluasi dan hubungan yang sensitif dengan klien
Aspek kemanfaatan menjaga agar laporan valid, dapat dipercaya, akuntabel dan dapat dipakai untuk kemajuan institusi
Aspek kelayakan menjaga agar proses berlangsung realistik , efisien dan efektif (hanya mengembangkan sesuatu yang memang perlu)
Aspek ketepatan adanya data yang sahih dan andal, dapat menyimpulkan sesuatu secara bermakna
TRAINING SUMMARY
◘ Definisi dan prinsip audit◘ Manajemen Audit Program◘ Pelaksanaan Audit◘ Kompetensi Auditor
11
DEFINISI
AuditProses sistematis, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi
Bukti AuditRekaman, pernyataan atas fakta atau informasi lain, yang relevan terhadap kriteria audit dan dapat direvikasiCatatan : Kriteria audit dapat berbentuk kualitatif ataupun kuantitatif
Kriteria AuditSeperangkat kebijakan, prosedur atau persyaratanCatatan : Kriteria audit merupakan referensi sebgai pembanding bukti audit
12
PRINSIP AUDIT (4:19011)Audit dibedakan berdasarkan pemahaman dari
beberapa prinsip yang membuat audit lebih efisien dan emnjadi alat yang berguna untuk membantu kebijakan manajemen dan pengendalain,……..
Prinsip audit adalah sebagai berikut :1. Etika Pelaksanaan
Dasar dari profesionalisme2. Penyampaian yang Jujur
Kewajiban untuk melaporkan secara jujur dan akurat3. Profesionalisme Pelaksanaan audit dengan cermat4. Independensi Bersifat impartial dan objective5. Berdasarakan Fakta
13
PRINSIP AUDIT
IndpendentAuditor haruslah indpenden terhadap aktifitas yang
diaudit dan bebas dari bias konflik kepentingan. Auditor menjaga keputusan yang objektif selama proses audit untuk meyakinkan temuan-temuan dabn keputusan-keputusan didasarkan pada bukti (evidence)
Bukti AuditAudit evidence (Bukti Audit) dapat diverifikasi.
Berdasakan sampel dan informasi yang tersdia, sejak audit dilaksanakan selama waktu yang terbatas dabn sumberdaya yng terbatas.
14
MANAJEMEN PROGRAM AUDIT
15
Otoritas pengelolaanProgram audit
(5.1)
Prencanaan Program Audit(5.2 5.3)
• Tujuan/Lingkup• Tanggung Jawab• Sumber daya
• Prosedur
Implementasi Program Audit(5.4 5.5)
• Jadwal Audit• Evaluasi Auditor• Seleksi Tim Audti
• Mngelola kegiatan audit• Menyimpan catatan (record)
Monitoring dan reviewing Audit Program: (5.6)
• Monitoring and reviewing• Identifikasi CA dan PA
• Identifikasi peluang perbaikan
Peningkatan Program Audit
(5.6)
Kompetensidan evaluasi
Auditors(clause 7)
KegiatanAudit
(clause 6)
Plan
Do
Check
MANAJEMEN AUDIT-PLANTop manajemen harus menunjuk seseorang yang
bertanggung jawab untuk Manjemen Program Audit, dengan wewenang : Menetapkan, menerapkan, mengawasi, meninjau dan
meningkatkan Program Audit Mengindentifikasi dan memastikan sumber daya yang
diperlukan tersedia
Organisasi dapat menetapkan lebih dari satu Program Audit, dan juga berbagai macam tujuan.
16
MANAJEMEN AUDIT-PLAN
Tanggung Jawab (5.3.1)Manajer Program Audit bertanggung jawab untuk :◘ Menetepakan tujuan dan lingkup program audit◘ Menetapkan tanggung jawab dan prosedur dan
memastikan ketersediaan sumber daya◘ Memastikan penerapan program audit◘ Memastikan catatan terkait dengan program
audit terpelihara◘ mengawasi, meninjau dan meningkatkan
program audit
17
MANAJEMEN PROGRAM AUDIT (5:19011)
Organisasi dalam melaksanakan audit harus melaksanakan dan Manajemen Program Audit secara efisien dan efektif. Tujuan dari program audit adalah merencanakan frekuensi audit dan mengidentifikasi serta sumberdaya yang diperlukan untuk melaksanakan audit.
Ruang lingkup dan tujuan dari program audit tergantung dari :◘ Ukuran organisasi◘ Sifat organisasi◘ Kompleksitas
Sebuah organisasi dapat memeilik lebih dari satu audit program.
18
MANAJEMEN AUDIT-PLAN
Tujuan Audit (5.2.1)Tujuan Audit harus ditetapkan untuk mengarahkan perencanaan
dan pelaksanaan Audit :◘ Prioritas Manajemen◘ Tujuan Komersial◘ Persyaratan Sistem Manajemen◘ Persyaratan Perundangan dan Kontraktual◘ Kebutuhan Evaluasi Vendor◘ Persyartan Pelanggan◘ Kebutuhan Pihak-pihak yang Berkepentingan◘ Risiko Organisasi◘ Tindak Lanjut dari audit Sebelumnya
19
MANAJEMEN AUDIT-PLAN
Ruang Lingkup Audit (5.2.2)Ruang lingkup Program Audit dipengaruhi oleh : Ruang lingkup, tujuan an waktu setiap audit dilakukan Frekuensi pelaksanaan audit Jumlah, pentingnya, kompleksitas, kesamaan dan
lokasi, aktivitas yang diaudit Standar, peraturan dan persyaratan kontraktual serta
kriteria lainnya Kebutuhan untuk akreditasi atau sertifikasi Hasil dari audi atau tinjauan program audit
sebelumnya Bahasa, budaya dan isu sosial Pihak-pihak berkepentingan Perubahan yang mendasar dalam organisasi dan
operasinya
20
MANAJEMEN AUDIT-PLAN
Sumber Daya (5.3.2)Pada saat mengidentifikasi sumberdaya program audit. Kiata
harus mempertimbangkan : Finansial untuk mengembangkan, menerapkan, mengelola
dan meningkatkan aktivitas audit Teknik audit Proses untuk mencapai dan memelihara kompetensi auditor
dan meningkatkan kinerjanya Ketersediaan auditor dan expert (jika perlu) sesuai tujuan
audit Lingkup program audit Waktu perjalanan, akomodasi dan kebutuhan lain
21
MANAJEMEN AUDIT-PLAN
Prosedur (5.3.3)Prosedur Program Audit harus ditetapkan termasuk :◘ Perencanaan dan jadwal audit◘ Pelaksanaan Audit◘ Menyeleksi Tim Audit◘ Menentukan kompetensi Auditor dan Lead Auditor◘ Pelaksanaan tindak lanjuty Audit, jika dapat dilaksanakan◘ Memelihara catatan Program Audit◘ Mengawasi kinerja dan efektifitas Program Audit◘ Pelaporan pencapaian program audit secara keseluruhan ke
manajemen puncak
22
MANAJEMEN AUDIT-DO
Implementasi Program Audit (5.4)◘ Mengkomunikasikan program audit kepada pihak terkait◘ Koordinasi dan penjadualan audit dan aktivitas lain terkait
dengan program audit◘ Menetapakan dan memelihara proses untuk evaluasi auditor
dan pengembangan profesionalismenya◘ Memastikan pemilihan tim audit◘ Meyakinkan pelaksaaan audit sesuai program audit◘ Memastikan pengendalian catatan dari aktivitas audit◘ Memastikan tinjauan dan pengesahan laporan audit dan
distribuisnya ke pihak-pihak terkait◘ Memastikan audit lanjutan, jika diperlukan
23
AUDIT WORKFLOW
24
1st party audit2nd party audit
3rd party
AUDIT INITIATED
CONTINUAL IMPROVEMENT
Audit plan(obj, scope, criteria)
INITIAL VISIT
PREPARE AUDIT DOCUMNETS
BRIEF AUDIT TEAM
CARRY OUT AUDIT
OPENING MEETINGPHYSICAL AUDIT
CLOSING MEETING
Lead auditor,
Auditor,
Expert,
Trainee
MANAGEMENT REVIEW
RESULT OF OVERALLPERFORMANCE Finding?
RESOLVE WITHAUDITEE
CORRECTIVE/PREVENTIVE ACTION
VERIVICATION
Audit Plan, Audit
Checklist,Audit Notes,NC Report,Audit report
NOT OK
OK
NO
NOYES
YES
CATATAN AUDIT◘ Hasil Audit ¤ audit plan ¤ laporan audit ¤ laporan ketidaksesuaian ¤ laporan tindakan koreksi ¤ audit notes
◘ Hasil Verifikasi
◘ Catatan Personel ¤ Evaluasi kompetensi dan
kinerja auditor ¤ Seleksi Tm Audit ¤ Menjaga dan
meningkatkan kompetensi
Notes :
Catatan harusDipelihara untuk mennujukanimplementasi program auditsudah terpenuhi
25
MANAJEMEN AUDIT -CHECKPengawasan dan Peninjauan Program
Audit (5.6)
26
Penerapan program audit nharus dimonitor dan ditinjau pada interval waktu yang sesuai. Hasil tinjauan sebaiknya dilaporkan kepadamanajemen Puncak. Indikator kinerja sebaiknya digunakan untuk mengawasi karakteristik seperti :• Kemampuan tim audit• Kesesuian program audit dan jadwal• Peningkatan sistem mutu• Umpan balik dari auditee dan auditor
MANAJEMEN AUDIT - ACT
Peningkatan/ Improvement Program Audit (5.6)
27
Peningkatan program audit sebaiknay mempertimbangkan :• Hasil-hasil dan trend pengawasan• Kesesuaian prosedur• Catatan program audit• Praktek audit yang baru atau alternatif• Konsistensi kinerja tim audit dalam situasi serupa
PELAKSANAAN KEGIATAN AUDIT
28
Memulai Audit(6.2)
Meninjau Dokumen(6.3)
Persiapan AuditDi lokasi (6.4)
Completing Audit(6.7)
Persiapan, Persetujuan,
Pendistribusian Laporan Audit
(6.6)
Follow up Audit(6.8)
Audit lokasi (6.5)Opening Meeting
KomunikasiPeran &
Tanggung jawabMengumpulkan dan
Memverifikasi informasi
PELAKSANAAN AUDITStart Audit
◘ Menunjuk audit team ( SK)◘ Definisi tujuan-tujuan audit,
ruang lingkup dan kriteria◘ Menentukan kelayakan audit ◘ Menetapkan tim audit◘ Melakukan kontak awal dengan
auditee
29
MELAKUKAN AUDIT
Persiapan Pelaksaaan Audit
Rencana Audit :¤ Tujuan-tujuan audit¤ Kriteria auidt dan referensui dokumen¤ Ruang lingkup, tmsk.: identifikasi unti fungsi dan
proses dalam organisasi yang akan diaudit¤ Tanggal dan tempat¤ Waktu yang disepakati dan durasi¤ Peran dan tanggung jawab¤ Alokasi sumber daya yang sesuai¤ Identifikasi auditee
30
AUDIT PLAN (SAMPLE)
DAY/TIME AREA AUDITEE AUDITOR RELATED CLAUSES TO ISO 9001:2008
Day one
14:00-14:15 Opening Meeting All Team
14:15-15:30 MR and ISO Team MR AG 4.1 General Requirement4.2 Decumentation Req.5.1 Management Commitmnet5.2 Customer Focus5.3 Quality Policy5.4 Planning5.5.3 Internal Communication5.6 Mnagement Review8.2.2 Internal Audit8.5 continual Improvement
Company/ Auditee
Audit LocationAuditee RepresentativesAudit ScopeAudit CriteriaDate of AuditAudit LeaderAuditor
31
Same as aboveMR and Division HeadAll Division and SitesISO 9001 : 20082006-06-26to 2006-06-27 ABC-Lead AuditorDA (DA)FU AAA UUU
MELAKUKAN AUDITReview Dokumen
Meninjau dokumen-dokumen yang relevan dengan Dokumentasi
Sistem Manajemen, termasuk catatan, laporan audit sebelumnya.
Daftar dokumen :◘ Pedoman Mutu◘ Prosedur Mutu◘ Instruksi Kerja◘ Dokumen Eksternal◘ Standar Produk
32
MELAKUKAN AUDITPersiapan dan pelaksanaan Audit
Pembagian tugas Tim Auditor Internal didasarkan pada :
◘ Independensi Auditor◘ Kompetensi Auditor◘ Efektivitas penggunaan sumber daya, dan
peran serta tanggung jawab dari ¤ Auditor ¤ Auditors-in-training ¤ Technical expertsPerubahan tugas mungkin bisa terjadi pada saat
pelaksanaan audit untuk pencapaian Tujuan Audit.
33
MELAKUKAN AUDIT
Persiapan Dokumen Kerja
Dokumen kerja harus disiapkan dan digunakan oleh Tim audit sebagai referensi dan alat pencattan hasil audit, termasuk :
◘ Checklist and audit sampling plan ◘ Form pencatatan ketidaksesuaian (Corrective
Action Request/Report)
Catatan-catatan yang dihasilkan pada saat Audit Internal dilakukan,
harus disimpan (lihat elemen 8.2.2 ISO 9001:2008)
34
MELAKUKAN AUDITManfaat Checklist
◘ Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit
◘ Untuk mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit
agar sesuai engan rencana dan jadwal yang telah dibuat
◘ Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen
referensi yang diperlukan◘ Alat bantu dalam penyusunan hasil
audit yang dilakukan35
CONTOH CHECKLIST
Area/Unit Internal Processes Relevant Clauses Checklist Records/DocsMR and ISO Team QMS Documentation Quality Manual , Quality Procedures
Quality manual 4.2.2 Check currency and Revision Level of Quality Manual
Quality Prosedures 4.21 Check Scope and/or any exclusions
Documents and Records 4.2.3 & 4.2.4Check the 6 mandatory procedures & other procedures required by the organization
QMS Planning, Monitoring and Measurement
Quality , QMS Ran , Production/ Test Plan Quality Records , Statistical Analysis
QMS Objectives and Planing 5.4.1, 5.4.2 Check objctives and plan to achieve it Monitoring & Measurement of QMS Processes 8.2.3 Check if QMS processes have been
monitored or measured
Verification of Corrective & Prventive Actions 8.5.2 & 8.5.3 Check if any NC raised fro,
nonconformities in process
Internal Data Analysis 8.4 Check with DOC on internal data analysis
Audit Program
Audit Planning 8.2.2 Check current or previous audit plan (objective, scope, criteria)
Audit plans , audit reports , Nonconformance reports, reports on effectiveness of corrective action, Evidence of auditor qualification
Selection & Evaluation of Auditors Competencies 8.2.2 & 6.2.2 Check how auditor are selected and
evaluated
Audit Records 8.2.2 & 4.2.4 Check for availabity of audit records 9notes, NCR, reports)
Status Fundings, CA & PA 8.5.2, 8.5.3 Check the status of CA and PA, have they been verified?
Mnagement Review
Input for Management Review 5.6.1 Check agenda/ input for the manajemen review Mnagement-review report
Conduct of Mangement Review 5.6.2 Cross check with minutes of manajemen review
Monthly management reports, customers-satisfaction analysis
Output of Management Review 5.6.3 Check the output of management review (is there disposition)
Process analyisi, Internal auidt reports, action reports, Investment planning
36
MELAKUKAN AUDIT
Opening Meeting◘ Memperkenalkan anggota Tim Audit◘ Konfirmasi mengenai Tujuan, Ruang lingkup dan
Kriteria Audit◘ Konfirmasi mengenai Rencana Audit (Audit Plan)◘ Metode Pelaksanaan Audit◘ Sumberdaya dan fasilitas yang diperlukan◘ Konfirmasi mengenai kerahasiaan informasi dan data◘ Konfirmasi mengenai hadirnya personil yang relevan
dengan ruang lingkup audit◘ Status temuan audit (misal; major, minor, atau
observasi)
37
CHECKLIST OPENING MEETING
Introduction of the auditors and auditees Confirmation of audit objectivs, scope and criteria Confirmation of audit timetable (plan) Outline of the conduct of the audit Statement of sampling and inherent uncertainty Confirmation of formal communication channels between the audit
team and auditees Confirmation if necessary of the language of the audit Confirmation that during the audit the auditees will be kept
informed of audit progress Confirmation that resources and facilities needed by the audit team
are available Confirmation of confidentiality Confirmation of work safety, emergency and security procedures for
the team Confirmation of the availability, roles and identities of the guides Statement of the reporting, including any classification of nono-
conformities Information about conditions under which the audit may be
terminated Information about any special appeals system on the conduct or
conclusions of the audit
38
METODE AUDIT
Gunakan Metode yang Sesuai◘ wawancara – 5W 1H 1S◘ Observasi fisik dari pelaksanaan
dan kondisi sarana/prasarana◘ Review dokumen◘ Melakukan pengujian/test
39
STRUKTUR PENYAMPAIAN PERTANYAAN DALAM AUDIT
Tanyakan proses/ Aktivitasnya apa(7.1)
Tanyakan target
Tanyakan bagaimanacara mencapainya? Cara (7.1/7.3,7.5.1,6.4) Alat (6.3,7.1,7.6) Orang (5.5.1, 6.2.2)
Tanyakan caramengukurnya(8.2.3, 8.2.4, 7.1, 8.2.1)
Tanyakan bagaimanabila tidak tercapai(8.5.2, 8.5.3, 4.2.4)
Tanyakan prosedurnya(4.2.3)
40
Lihat kebijakanmutu, fokus pada,masalah apa? (5.3)
Quality objective (5.4.1)
Koreksinya spt apa? Apakah ada verifikasi stlhdiperbaiki?
T
Ada?
CATAT
Referensi dokumen :• Manual Mutu• Prosedur wajib• Prosedur / WI
Lihat programPeningkatanKompetensi(5.5.1, 6.2.1, 6.2.2)
Tanyakan kompetensiorang (6.2.1, 6.2.2)
Tanyakanrecord(4.2.4)
MELAKUKAN AUDITGunakan Metode yang Sesuai◘ Open Question ¤ general, not answered by ‘yes’ or ‘no’ ¤ source could be from prepared checklist or requirements of
ISO 9001 : 2008 Contoh : Apa sasaran mutu yang ditetapkan untuk
departemen ini ?
◘ Extended Question ¤ source from auditee’s statement responding the open
question Contoh : Apa dan bagaimana cara anada mengukur
pencapaiana sasaran mutu di departemen ini?
◘ Closed Question ¤ closing the questions raised ¤ used to confirm the facts
41
MELAKUKAN AUDITGunakan Metode yang Sesuai ◘ Trace Forward telusuri dari input ke output untuk mengetahui
hasilnya. Contoh : mulai dari kontrak marketing untuk
meyakinkan apakah persyaratan pelanggantelah dipenuhi
◘ Trace Backward telusuri dari output ke input untuk melihat tahapan
proses yang dialui apakah sesuai. Contoh : dari customer complaints atau produk yang
dikembalikan, proses produksi, inspeksi, bahan baku yang
digunakan harus dievaluasi.
◘ Combination
42
MELAKUKAN AUDITYang Harus dicatat
◘ Tanggal audit◘ Area/Lokasi Audit : Misalnya : Laboratory, Warehouse, Production, etc
◘ Klausul relevan dari ISO 9001 : 2008◘ Referensi dokumen/bukti audit◘ Deskripsi dari proses, produk, atau
personel yang diaudit◘ Nama dan Tanggal dokumen audit
43
MELAKUKAN AUDITTemuan Audit
Temuan audit harus dievaluasi berdasarkan kriteria audit yang digunakan untuk menetukan klasifikasi temuan. Temuan audit dapat diklasifikasikan “kesesuaian” atau “ketidaksesuaian” terhadap stanadar dan/atau sebagai peluang perbaikan mutu.
Jenis temuan audit :◘ Observasi◘ Ketidaksesuaian Minor◘ Ketidaksesuaian Major
44
MELAKUKAN AUDITTemauan Audit
Observation ◘ tidak dikategorikan ketidaksesuaian◘ tidak melanggar elemen dari sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan◘ berdasarkan pengalaman dan pengetahuan seorang Auditor Internal◘ bersifat saran untuk peningkatan atau peluang
perbaikan
Contoh :“Pelaksanaan diklat On-Job-Training sebaiknya mempertimbangkan waktu yang tepat untuk
pelaksanaan dan evaluasinya.”
45
MELAKUKAN AUDITTemuan Audit Minor Nonconformity
◘ tidak mempunyai dampak yang serius terhadap mutu atau sistem mutu◘ human error
Contoh :¤ Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen seperti prosedur atau instruksi kerja terhadap pelaksanaan
yang sebenarnya atau terhadap persyaratan standar yang
ada¤ Penyimpangan dalam penerapan terhadap bagian dari prosedur instruksi kerja
46
MELAKUKAN AUDITTemuan Audit Major Nonconformity
◘ berdampak yang serius terhadap pencapaian mutu atau efektivitas sistem mutu
Contoh :¤ Tidak dilakukannya
pemeriksaan/pengujian pada saat penerimaan bahan baku/materila
¤ Tidak adanya pengendalian terhadap proses khusus
¤ Tidak dilakukannya program audit mutu internal
47
MELAKUKAN AUDITClosing Meeting
Menyelesaikan perbedaan Menyampaikan kesimpulan audit
sesuai tujuan audit Memberikan rekomendasi jika
diperlukan dan kita mengerti tentang hal tersebut
Memastikan kapan tindakan perbaikan dilakukan
Menginformasikan waktu penyerahan laporan
Menekankan kerahasiaan informasi48
CHECKLIST CLOSING MEETING
Thank and appreciate time & effort given by the management and auditee
Restate the agreed scope, audit criteria and sampling
Summarize the whole conduct of audit Present non-conformities and OFls (if
they exist) Request for actions and timescales for
corrective/preventive actions Emphasize the confidentiality of data Inform the timeframe for delivery of
report49
PELAPORAN AUDITNonconformity reporting
P Problem L Location O Objective Evidence R Reference
Example :O L P
Materi no.3 di Pimpinan Top belum dilakukan
Rverifikasi sesuai yang diminta oleh
Prosedur P-04 -R
50
PELAPORAN AUDIT
Tugas Internal Auditor
◘ Mengidentifikasi ketidaksesuaian yang ditemukan dalam .................
◘ Menjelaskan ketidaksesuaian yang ditemukan kepada auditee
◘ Meminta persetujuan dari auditee mengenai batas waktu pelaksanaan tindakan perbaikan
◘ Verifikasi tindakan perbaikan yang dilakukan
51
PELAPORAN AUDITVerifikasi
◘ Verifikasi bahwa kar peneybab permasalahan telah benar-benar teridentifikasi.
◘ Verifikasi bahwa tindakan perbaikan yang dilakukan telah cukup baik dan efektif.
◘ Verfikasi bahwa personel yang terkait benar-benar menegtahui tindakan perbaikan yang dilaksanakan atau dengan adanya pelatihan mengenai perubahan sistem/dokumen akibat tindakan perbaikan tersebut.
◘ melihat dokumentasi dari tindakan perbaikan yang telah dilakukan (adanya perubahan dokumen/data)
52
KONSEP KOMPETENSI AUDITOR
53
Education Work Experience Auditor Training Audit Experience7.4
Personal Atributes7.2
Quality EnvironmentalGeneric
KnowledgeAnd Skills7.3.1 and
7.3.2
Quality –Specific
KnowledgeAnd Skills
7.3.3
EnvironmentalSpecific knowledge
And Skills7.3.4
KOMPETENSI AUDITOR
GeneralInternal auditor harus kompeten,◘ pendidikan◘ pengalaman kerja◘ training◘ pengalaman audit
54
KOMPETENSI AUDITOR
Pengetahuan Umum dan Keahlianauditor
◘ Prinsip-prinsip Audit, prosedur dan teknik
◘ Sistem Manajemen dan dokumen-dokumen referensi
◘ Situasi organisasi◘ Persyaratan perundangan, hukum
dan persyaratan lain yang dilaksanakan
55
KOMPETENSI AUDITOR
Pengetahuan Umum dan Keahlian ◘ Prinsip-prinsip Audit, prosedur dan teknik◘ Sistem Manajemen dan dokumen-dokumen referensi◘ Situasi organisasi◘ Persyaratan perundangan, hukum dan persyaratan lain yang dilaksanakan◘ Mengorganisir dan mengerahkan anggota tim Audit◘ Memimpin Tim Audit untuk mendapatkan keputusan Audit◘ Menghindari dan memecahkan permasalahan◘ Menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit
56
KOMPETENSI AUDITOR
Pengetahuan Khusus dan Keahlian lead auditor
◘ Terminologi Mutu (ISO 9001:2008)◘ Prinsip-prinsip Manajemen Mutu (ISO
9001:2008)◘ “Alat” Sistem Manajemen Mutu dan aplikasinya (contoh : SPC, Cause & effect analysis, dll)◘ Pengetahuan mengenai aktifitas pada area
yang akan diaudit
57
CONTOH MATRIX KOMPETENSI AUDITOR
Parameter Auditor Auditor Q and E
Audit Team Leader
Pendidikan Sarjana Sama seperti auditor Sama seperti auditor
Total pengalaman kerja
5 tahun Sama seperti auditor Sama seperti auditor
Pengalam kerja dalam bidang manajemen mutu dan lingkungan
Minimal 2 tahun dari total 5 tahun
2 tahun di bidang kedua Sama seperti auditor
Pelatihan auditor 40 jam auditor trainee 24 jam di bidang kedua Sama seperti auditor
Pengalam audit Empat audit lengkap dengan total 20 hari mengaudit dibawah pengawasan auditor kompeten sebagai Lead Auditor
Tiga audti lengkap dengan total 15 hari mengaudit di bidang kedua dibawah pengarahan auditor kompeten sebagai LA
Tiga audit lengkap dengan total 15 hari mengaudit sebagai Lead Auditor dibawah pengawasan LA yang kompeten
Audit harus dilakukan dalam jangka waktu 3 tahun berturut-turut
Audit harus dilakukan dalam jangka waktu 2 tahun berturut-turut
Audit harus dilakukan dalam jangka waktu 2 tahun berturut-turut
58
KOMPETENSI AUDITOR
Personal attributes
◘ Sopan, jujur, kebenaran, tulus, bijaksana
◘ Berpikiran terbuka◘ Diplomatis◘ Teliti◘ Mengamati◘ Mampu memutuskan◘ Percaya diri◘ Adaptasi
59
METODE EVALUASI KOMPETENSI AUDITOR
Metode Evaluasi Obyektif ContohTinjauan catatan Untuk verifikasi latar belakang
auditorAnalisis catatan pendidikan, pelatihan, pekerjaan dan pengalaman audit
Umpan balik positif dan negatif
Untuk memberikan informasi mengenai kinerja auditor
Survei, kuesioner, referensi pribadi, pengakuan, keluhan, evaluasi kinerja, masukan kolega
Wawancara Untuk evaluasi atribut personal dan ketrampilan berkomunikasi, untuk verifikasi informasi dan uji pengetahuan dan untuk memperoleh informasi tambahan
Tatap muka dan wawancara melalui telepon
Observasi Untuk evaluasi atribut personal dan kemampuan untuk aplikasi pengetahuan dan keahlian
Role-play, witnessed audit, kinerja dalam pekerjaan
Ujian Untuk evaluasi atribut personal dan pengetahuan dan keahlian dan aplikasinya
Oral dan ujian tertulis, tes psychometric
Tinjauan pasca audit Untuk menyediakan informasi dimana observasi langsung tidak mungkin atau kurang sesuai
Tinjauan laporan audit dan diskusi dengan klien audit, auditee, kolega, dan dengan auditor
60