ASSISTANT GOVERNOR’S TRAINING MANUAL

คูมือการอบรม

Rotar

y Inte

rnatio

nal

ผูชวยผูวาการภาค

244-TH—(1101)

ดาวนโหลด ทานสามารถดาวนโหลดคูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาคฉบบัภาษาไทยเลมนี้ ไดจากสวน “คูมือและจุลสารโรตารี” ในเว็บไซต www.rotaryinthailand.org

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค

สารบัญ คํานํา 1 บทที่ 1 บทบาทและหนาที่รับผิดชอบ .................................................... 3 หนาที่ของผูชวยผูวาการภาค ....................................................... 3 สัมพันธภาพทีด่ี ....................................................................... 5 บทที่ 2 การทํางานกับสโมสร ................................................................. 7 การกําหนดเปาหมาย .................................................................. 7 แบบแนวทางการกําหนดเปาหมาย ................................................ 10 การสนับสนนุสโมสร ................................................................... 12 วิธีใช บนัทึกการเยี่ยมสโมสร ........................................................ 14 การเยี่ยมอยางเปนทางการ ........................................................... 16 ภาคผนวก 1. แผนงานสําหรับสโมสรที่มีคุณภาพ ...................................... 19 2. กําหนดการอบรมตางๆ ของภาค ........................................ 26 3. บันทกึการเยี่ยมสโมสร ...................................................... 27 บทที่ 3 ทรัพยากร ................................................................................. 33 ทรัพยากรระดับภาค .................................................................... 33 ทรัพยากรระดับสโมสร ................................................................. 37 ทรัพยากรระดับชุมชน .................................................................. 39 ทรัพยากรระดับโรตารีสากล .......................................................... 40 ภาคผนวก 1. หนาทีแ่ละบทบาทของผูวาการภาค ...................................... 47 2. งานอ่ืนๆ ที่สําคัญของผูวาการภาค ....................................... 48

คํานํา โรตารีสากลคอืองคกรรวมของสโมสรโรตารี ภายในองคกรนี้คือภาคซึ่งประกอบดวยสโมสรกลุมหนึ่งภายในพ้ืนที่หนึ่งรวมเปนภาค เพ่ือทําหนาที่ชวยเหลือสโมสรโรตารีแตละสโมสร ใหกาวไปสูวัตถุประสงคของโรตารี ในตาํแหนงผูชวยผูวาการภาค ทานคือผูนําของภาคในการทํางานรวมกับผูวาการภาคและผูนําภาคอืน่ๆ เพ่ือสนองความตองการของสโมสรในพื้นที่ทีท่านรับมอบหมายดูแล ความพยายามของทานจะเปนผลดีสําหรับสโมสรและภาคยิ่งข้ึนตอไป คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาคเลมนี ้ เปนสวนหนึ่งของเครื่องมือปฐมนิเทศที่มอบใหทาน เพ่ือชวยใหการเปนผูชวยผูวาการภาคในปตอไปประสบผลสําเร็จอยางสมบูรณและเปนรางวัลสําหรับทานและสโมสรตางๆ ที่ทานดูแลดวย คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาคเลมนี ้จะใหขอมูลสําคญัยิ่งสําหรับทานใหเขาใจหนาทีต่างๆ ในตําแหนงนี้และคําแนะนาํตางๆ ที่จะชวยสโมสรใหดําเนนิตอไปอยางมีคุณภาพยิ่งข้ึน คูมือเลมนี้จะชวยทานเตรียมการสําหรับปของทานในฐานะผูชวยผูวาการภาค โปรดอานทบทวนใหหมดทั้งเลมกอนเขาประชุมสัมมนาอบรมกลุมผูนาํภาค เพ่ือความเขาใจอยางสมบูรณและเปนการเตรยีมตัวรับหนาที่รับผิดชอบในกลุมผูนําของภาค การเตรียมการลวงหนาจะชวยใหทานประสบผลสําเร็จสูงสุดจากการสัมมนากลุมผูนําภาค ในการประชุมสัมมนาอบรมกลุมผูนําภาค ทานและผูชวยผูวาการภาคพื้นที่อ่ืนๆและคณะกรรมการภาคจะตองปรึกษากันเพือ่หาวิธีการชวยเหลือสโมสรในการประสานงานเรื่องสําคัญตางๆ ใหสโมสรดําเนนิการตอไปดวยด ีระหวางการอบรมทานควรใชคูมือเลมนี้เปนเอกสารประจําตัวทานตลอดเวลาเพื่อเสริมความเขมแข็งของทาน โปรดนําติดตัวทานไปเขาการอบรมสัมมนากลุมผูนาํภาคดวย หลังจากสิ้นสดุการอบรมและการตระเตรยีมงานในปทํางานของทานแลว คูมือนี้ยังจะคงใชเปนแหลงขอมูลที่ขาดเสียมิได สําหรับชวยทานใหทําหนาทีไ่ดอยางสมบูรณกับสโมสรและผูนําภาคดวยกัน ในการสรางสโมสร โรตารีที่มีคุณภาพตอไป โครงสรางของคูมือนี้ องคประกอบของคูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาคนี้ สะทอนถึงการใชหลักสูตรที่ไดรับความนิยมสําหรับ ผูชวยผูวาการภาคในการสัมมนาอบรมกลุมผูนําภาค ในแตละบทจะมีเร่ืองที่เก่ียวของกับหลักเกณฑสําคัญของ บทบาทในภาคของผูชวยผูวาการภาค และความรับผิดชอบที่เก่ียวของกับการสนับสนุนสโมสรทีท่านรับ มอบหมาย ในแตละบททานจะไดพบหนาพิเศษที่มีหัวขอสําคัญเฉพาะเรื่อง ยกตวัอยาง ในขอมูลของบทที่ 2 “การทํางานกบัสโมสร” ทานจะพบหนาทีม่ีเร่ืองเก่ียวกับบทบาทของผูชวยผูวาการภาคระหวางการเยี่ยมสโมสรเปนทางการของผูวาการภาค

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 1

ในแตละหนามีเร่ืองสําคัญเปนจุดเดนเนนความรับผิดชอบของทานในฐานะผูชวยผูวาการภาค ในขณะเดียวกนั ก็จะใหขอมูลสําคัญที่ทานตองการทราบในการชี้นําสโมสร หัวขอในสารบัญจะชวยใหใชคูมือนีไ้ดอยางสะดวก หากทานมคีําแนะนาํ หรือสอบถามเกี่ยวกบัคูมือฉบบันี ้โปรดติดตอไดที ่ Leadership Education and Training Department Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue, Evanston, IL 60201-3698 USA

E-mail: leadershiptraining@rotaryintl.org Fax: +1-847-866-0974

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 2

บทที่ 1: บทบาทและหนาทีร่ับผิดชอบ หนาที่ของผูชวยผูวาการภาค ในตาํแหนงผูชวยผูวาการภาค ทานมีหนาที่รับผดิชอบในการชวยเหลือผูวาการภาคในการบริหารสโมสรที่รับมอบหมาย ในการทําหนาที่อันสําคญัยิ่งนี้ ทานจะตองสนับสนนุใหสโมสรและภาคมีคุณภาพ และขยายสมาชิกภาพตอไป สโมสรที่มีคุณภาพคือสโมสรที่สามารถ • รักษาสมาชิกและขยายฐานสมาชิกได • จัดทําโครงการที่สนองตอบความตองการของชุมชนในพื้นที่ของสโมสรและชุมชนในประเทศอื่น • สนับสนนุมูลนธิิโรตารี โดยการมีสวนรวมในโปรแกรมและการบริจาคสมทบมูลนิธโิรตารี • พัฒนาผูนาํใหสามารถบริการโรตารีเหนือกวาระดับสโมสร องคประกอบเหลานี้มีความเกี่ยวของกันและกันทุกขอ ยกตัวอยางสโมสรที่มีฐานสมาชิกภาพเตบิโตจะสามารถขยายขนาดและขอบเขตกิจกรรมการบําเพ็ญประโยชนใหกวางขวางยิ่งข้ึน ในทางกลับกัน หากองคประกอบใดออนแอหรือขาดไป ความสามารถของสโมสรนั้นในการติดตามหลักการพื้นฐานขออ่ืนๆ ก็จะลดถอยลงไป ในฐานะผูชวยผูวาการภาค ทานจะตองใหการชวยเหลือสนับสนนุสโมสรโดยการชี้แนะวิธีการเพิ่มคุณภาพในแตละหัวขอทั้ง 4 ขอสําคัญขางตน การเตรียมการสําหรับปของทาน ตั้งแตวนัที่ 1 กรกฎาคม ทานจะตองเร่ิมทํางานกบักลุมนายกสโมสรทานใหม ซึ่งจะตองเตรยีมการลวงหนาหลายเดือนกอนปโรตารีใหมจะเริ่มขึ้น โดยการทํางานไปพรอมกันกับผูนําภาคที่จะมาใหมและผูที่กําลังจะหมดวาระ และกับนายกสโมสรคนใหมทั้งหลาย การเริ่มงานกอนเริ่มปใหมเปนสิ่งสําคญัที่สุด เนื่องจากทานจะมีเวลาสรางสัมพันธภาพไดหลากหลายและใชไดตอไปตลอดวาระ กอนที่ทานจะเริ่มปใหมของโรตารีทานจะตองทํางานกบัผูวาการภาครับเลือกและผูนาํภาคคนอืน่ๆ ในการ กําหนดทศิทางเดียวกันที่ภาคตองการใหสําเร็จผล และชี้แนวทางแกคณะกรรมการภาคใหบรรลุเปาหมายของภาคตอไป ทานจะตองเตรียมการเขาประชุมสัมมนากับกลุมผูนาํภาค ในระหวางการสัมมนาทานจะไดทราบโครงสรางของกลุมผูนําภาค บทบาท และความรับผิดชอบของทานในตาํแหนงผูชวยผูวาการภาค ตลอดจนถึงบทบาทในเปาหมายและวัตถุประสงคของภาคสาํหรับปที่กําลังมาถึง ทานจะตองทํางานอยางใกลชิดกับผูวาการภาค ผูชวยผูวาการภาคพืน้ที่อ่ืนๆ และคณะกรรมการภาคฝายตาง ๆ ในการกาํหนดเปาหมายและวิธีการทีท่านจะรวมมือกันสนับสนุนสโมสรในพื้นทีต่อไป

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 3

เมื่อการสัมมนากลุมผูนาํของภาคเสร็จสิ้นแลว จะตอดวยการสัมมนาอบรมนายกสโมสรรับเลือก (PETS) นี่คือโอกาสสําคัญของทานที่จะเริม่สรางสัมพันธภาพกับแตละสโมสรในการดําเนนิงานรวมกันในอนาคตอันใกลอยางสะดวกขึ้น โดยเฉพาะอยางย่ิงทานควรจะตองเร่ิมงานกับสโมสรที่ทานรับมอบหมายในการกําหนด เปาหมายโดยใช แผนงานของสโมสรที่มีคุณภาพ ทานจะตองเร่ิมทาํงานกบัผูนําสโมสรทั้งหลายอยางตอเนื่อง ในการกาํหนดเปาหมายและเสนอแผนงานที่สมบูรณแบบในที่อบรมภาค (District Assembly) หากทานยังใหมตอหนาที่รับผิดชอบนี้อยู โปรดตดิตอขอรับความรูทีค่าดหวังสําหรับทํางานกับสโมสรและผูนําภาคจากผูชวยผูวาการภาคผูที่กําลังหมดวาระ ผูชวยผูวาการภาคที่กําลังปฏิบัติงานในพื้นที่นี้จะมปีระสบการณและรูเร่ืองภายในสโมสรที่ทานรับผิดชอบและอาจแนะนาํวิธีการทาํงานกับผูนาํภาคคนอื่นๆดวย โปรดเตรียมตวัทานลวงหนาเสียแตบดันี้เพ่ือความสะดวกในการทํางานใหสําเร็จผลเมื่อถึงวันที่ทานรับตําแหนงนี้ตอไป ตําแหนงผูชวยผูวาการภาค---หลังจากวันที่ 1 กรกฎาคม ทานจะเริ่มเกบ็เกี่ยวผลของการเตรียมการลวงหนาเมื่อถึงวันที่ทานรบัตาํแหนงในเดือนกรกฎาคมและเริ่มสรางความสัมพันธตอไปดวยการทํางานกบัสโมสรและผูนําภาค หนาที่รับผดิชอบของทาน คือ 1. เขาประชุมกิจการสโมสร (Club Assembly) กับสโมสรแตละแหง กอนการเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการ

ของผูวาการภาค 2. เย่ียมสโมสรแตละแหงโดยสม่ําเสมอ ถาเปนไปไดเดือนละ 1 ครั้ง แตอยางนอยที่สุด 3 เดือนครัง้ตอหนึ่ง

สโมสร และไปรวมประชุมกับนายกสโมสรและผูนําสโมสร ในการประชุมกิจการสโมสร และเสนอขอมูลขาวสารโรตารแีกสโมสร

3. ชวยเหลือผูนําสโมสรในการกําหนดแผนการเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการของผูวาการภาค 4. ติดตามรายงานความกาวหนาของสโมสรใหผูวาการภาคทราบและใหคําแนะนาํวิธีการชวยพัฒนาใหโรตารี

และแกไขปญหา 5. ชักชวนใหกําลังใจสโมสรในการดําเนินการตามคาํรองและคําแนะนาํของผูวาการภาค 6. วัดผลคุณภาพของแตละสโมสร ดวยการคาํนึงถึงโครงการบริการตางๆ เปนเกณฑวดัผล 7. ช้ีแนะและเชิญชวนใหแตละสโมสรพัฒนาผูนําภาคในอนาคต 8. เขาประชุมและสงเสริมการเขาประชุมใหญภาคอยางแข็งขันตลอดจนการประชุมอืน่ๆ ของภาค 9. มีสวนรวมในโครงการของมูลนิธิโรตารี งานหาทุนและการบริจาคประจําป และงานที่ไดรับหมายอื่นๆ ตาม

ความจําเปน ในหนาตอๆ ไปของคูมือนี้จะมีเร่ืองเฉพาะสําหรับทานในการเตรียมรับภาระหนาที่ใหสมบูรณแบบ

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 4

สัมพันธภาพที่ดี ในฐานะผูชวยผูวาการภาค ทานคือผูนําภาคทีต่องตดิตอกับสโมสรที่รับผิดชอบในพื้นที่บอยครัง้ที่สุด ทานตองทําหนาที่เปนผูเสนอขาวสารทั้งที่เขามาและที่ออกจากสโมสร การมีสัมพันธภาพที่ดีเปนสิ่งสําคัญตอความ สําเร็จของทานในการทํางานกับสโมสรและผูนําภาค บุคคลสาํคัญทีท่านตองตดิตอดวย

• ผูนําภาค • ผูวาการภาค • ผูวาการภาครบัเลือก • คณะกรรมการภาค • ผูชวยผูวาการภาคพืน้ที่อ่ืนๆ

ผูนําสโมสร • นายกสโมสร • เลขานุการสโมสร • ประธานคณะกรรมการฝายตางๆ ของสโมสร

ผูชวยผูวาการภาค ทานอื่นๆ

กรรมการภาค ผูชวยผูวาการภาค

ผูวาการภาค รับเลือก

ผูวาการภาค

สโมสร

ถึงแมวาความสัมพันธของทานกับสโมสรและผูนําภาคจะมีกลาวเพิ่มเตมิในบทที ่2 และ 3 แตขอมลูดังตอไปนี้จะชวยใหทานเห็นภาพรวมของการติดตอสัมพันธที่สําคญัของทานกับบรรดาผูนําภาคคนอืน่ๆ

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 5

การทํางานกับผูวาการภาครับเลือก ในหนา 3 หนาที่ของผูชวยผูวาการภาค ความรับผดิชอบของทานเริ่มตนกอนเริ่มปโรตารี ทานจะตองทํางานกับผูชวยผูวาการภาคคนอืน่ๆ ผูวาการภาครับเลือกและผูนาํภาคคนอื่นๆ ในการกําหนดเปาหมายของภาค ทบทวนเปาหมายตางๆ ของภาคและผลงานภาคในปที่ผานไป ผูวาการภาครับเลือกอาจขอรับคําแนะนําจากทานเกี่ยวกับการคัดเลือกคณะกรรมการภาค ทานสามารถสรางเสริมความสัมพันธของทานใหรุดหนาไปกบัเพ่ือนผูนาํภาคคนอืน่ๆ และผูวาการภาครับเลือกในการอบรมที่สําคญั รวมถึงการสัมมนากลุมผูนําภาค การสัมมนาอบรมนายกสโมสรรับเลือก และการอบรมภาค การทํางานกับผูวาการภาค ในการเริ่มปใหมโรตารี การติดตอส่ือสารกับผูวาการภาคเปนสิ่งที่สําคัญที่สุด ทานควรสนับสนนุทานผูวาการภาค และภาค ในการใหบริการแกสโมสรดวยการเอาใจใสตอการบริหารสโมสรเพิ่มขึ้น โดยเฉพาะการทาํหนาที่เปนหูเปนตา และเปนมือของผูวาการภาคในการบริหารสโมสรที่รับมอบหมาย ในข้ันตอนนี้ ทานจะตองรายงานใหผูวาการภาคทราบถึงความกาวหนาของสโมสรที่รับมอบหมายใหดแูล และใหคําแนะนาํวิธีการตางๆ เพ่ือชวยพัฒนาสโมสร ทานจะบรรลุผลสําเร็จดังกลาวดวยการ

• เขาประชุมกิจการสโมสร (Club Assemblies) กับสโมสรตางๆทีเ่ก่ียวของ กอนการเยี่ยมเปนทางการของผูวาการภาค

• กําหนดแผนการเยี่ยมสโมสรตางๆ ของผูวาการภาค กับสโมสรในพืน้ที่ • รายงานจดุแข็งและจุดออนของสโมสรในพื้นที่ของทานตอผูวาการภาค • รายงานขอมูลความกาวหนาของสโมสรในปจจุบนัใหผูวาการภาคทราบและแนะนาํวธิีแกไขปญหา

และอุปสรรคแกผูวาการภาค เพ่ือช้ีแจงตอสโมสรในโอกาสตอไป การทํางานกับคณะกรรมการภาค ในตาํแหนงผูชวยผูวาการภาค ทานควรรวมมือกับคณะกรรมการภาค (กรรมการและประธานกรรมการ) ในการใหบริการแกสโมสรอยางมีคุณภาพ ควรปรึกษาหาวธิีการตดิตอส่ือสารกันภายในภาคในระหวางการประชุม สัมมนากลุมผูนําภาค เพ่ือใหผูชวยผูวาการภาคพื้นที่อ่ืนและคณะกรรมการภาคเขาใจขั้นตอนการติดตอกันระหวางสโมสรและผูนําภาคแตละคนตลอดปอยางชัดเจน เมื่อกําหนดขั้นตอนการติดตอส่ือสารระหวางกันแลว ใหทานทาํงานรวมกับกรรมการภาคเพื่อ

• จัดหาตัวอยางโครงการและโปรแกรมตางๆ ของสโมสรที่ประสบความสําเร็จ เสนอตอผูวาการภาค ผูนําสโมสรและผูชวยผูวาการภาคในพื้นทีอ่ื่น

• สรางแรงสนับสนุนระดบัสโมสรเพื่อใหคณะกรรมการภาคสามารถรเิร่ิมงานใหมๆ • เชิญชวนผูนําสโมสรติดตอปรึกษากับกรรมการภาคที่เก่ียวของโดยตรง เพ่ือจัดการแกปญหาและ

อุปสรรคที่เก่ียวของ • สรางความมั่นใจวาสโมสรสามารถบรรลุเปาหมายอยางสมบูรณและไมมีปญหากระทบกับ

เปาหมายและวัตถุประสงคของกรรมการภาค

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 6

บทที่ 2: การทํางานกับสโมสร การกําหนดเปาหมาย ทานจะตดิตอกับสโมสรในพื้นที่ โดยการเริ่มงานกับผูนาํสโมสร กําหนดเปาหมายบนพื้นฐานองคประกอบหลกั 4 ประการของการเปนสโมสรที่มีคุณภาพ ในการกําหนดเปาหมายสมาชิกภาพ โครงการบริการ มูลนิธโิรตาร ี การพัฒนาผูนาํในอนาคตและการบริหารสโมสร โปรดพจิารณารวมกับสโมสรในความสําเร็จและความลมเหลว ในปที่ผานไป ในฐานะผูชวยผูวาการภาค ทานควรทําหนาที่ “ที่ปรึกษาฝายจัดการ” ใหแกสโมสร โดยการวิเคราะหแนวโนมในอดีตและวิธดีําเนินงานของสโมสรในปจจบุนัรวมกันพิจารณาขอมูลหาวิธีการปรับปรงุการดําเนนิงานของสโมสร โปรดทํางานรวมกับสโมสร เพ่ือความมั่นใจวาสโมสรสามารถ

• กําหนดเปาหมายที่ชัดเจน • ใหสมาชิกมีสวนรวมกิจกรรมในวงกวาง • รูทรัพยากรระดับสโมสร ระดับภาคและโรตารีสากล • มีการติดตอส่ือสารที่ชัดเจน

ประสบการณทํางานในตําแหนงอดีตผูนาํสโมสรของทานและการอบรมในตาํแหนงผูชวยผูวาการภาคจะชวยใหทานทํางานกบัสโมสรจนแนใจวาสโมสรสามารถกําหนดเปาหมายสําคญัตอไปไดโปรดชวยสโมสรใหทราบความ สามารถในอดตีและปจจุบนัเพื่อประเมินผลความเปนไปไดในอนาคต ทานควรตองทํางานกบัผูนําสโมสร จนกวาเขาเขาใจดีถึงคุณสมบัติของสโมสรที่มีคุณภาพ ลักษณะของเปาหมายที่ดี การกําหนดเปาหมายมีความสําคัญตอสโมสรและชุมชนในพื้นที่เปนเปาหมายอันดับแรกของสโมสรและผูนําสโมสร เปนสิง่สําคัญมากในการทําหนาที่ชักชวนสโมสรใหกําหนดเปาหมาย ที่มีลักษณะดังนี ้

• บรรลุได เปาหมายที่สูงเกินกําลังอาจทําใหสมาชิกและผูนําสโมสรทอถอยและเบื่อหนาย • ทาทาย เปาหมายที่มีความทาทาย จาํเปนตองมีผูรวมงานในวงกวางและการทํางานเปนทีม • แบงปน เปาหมายที่รวมกันกําหนดและหากลยุทธตางๆ มาใช ตองมุงมั่นชวยกันทําจนสําเร็จผล • วัดผลได เปาหมายที่วัดผลไดจะชวยใหสมาชิกรวมพลังมุงไปที่จุดหมายไดสะดวกชดัเจน • กําหนดระยะเวลา เปาหมายควรมีกําหนดเสร็จและกรอบระยะเวลาการทํางาน

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 7

กําหนดเปาหมายที่สามารถบรรลุได โปรดทํางานอยางใกลชิดกับสโมสรในการกําหนดเปาหมายตางๆ ที่เก่ียวของกับสมาชิกภาพ โครงการบริการ มูลนิธิโรตารี การพัฒนาผูนาํในอนาคต ชักชวนผูนําสโมสรใหขอคําแนะนาํจากสมาชิกสโมสรที่มีประสบการณความรูในสโมสรนานป เก่ียวกับความสําเร็จ และขอจํากัดของสโมสร เพ่ือแนใจวาเปาหมายเหลานั้นเปนเรื่องจริงที่เปนไปไดและสะทอนความสนใจและความสามารถของสโมสรเองโปรดพิจารณาใชแบบแนวทางกําหนด เปาหมาย ในหนา 9 เพ่ือเปนแนวทางการทํางานกับสโมสรในการกําหนดเปาหมาย นอกจากนี้โปรดชักชวนผูนําสโมสรใหทบทวนบนัทึกการประชุมตางๆ ในอดีต เพ่ือจะไดทราบขอมูลสําหรับ

• เปนฐานการกําหนดเปาหมายในอนาคต • เปนขอมูลใหความรูเร่ืองสมาชิกภาพและแนวโนมการเขาประชุม กําหนดรูปแบบแผนงาน และ

วัตถุประสงคตามเปาหมาย • ประเมินผลโครงการในอดตีที่มีวิธีการแบบตางๆ เพ่ือใชปรับปรุงแผนงานโครงการในอนาคตให

สําเร็จตอไป หมายเหต ุ ในการขอดบูนัทึกตางๆ ของสโมสร ทานจําเปนตองปรึกษากับผูวาการภาคหรือผูชวย

ผูวาการภาคคนปจจบุันกอน การใช แผนงานสําหรับสโมสรที่มีคุณภาพ แผนงานสําหรับสโมสรที่มีคณุภาพ (ดภูาคผนวก 1) คือเคร่ืองมือสําคัญ ซึ่งจะชวยทานทํางานกบัผูนาํสโมสรในการกาํหนดเปาหมายที่เก่ียวของกับองคประกอบ 4 ประการของสโมสรที่มีคุณภาพ ตลอดจนการบริหารสโมสรโดยทั่วไป แผนงานฯ นี้ยังชวยแนะนําแบบกลยุทธตาง ๆ สําหรับบรรลุเปาหมาย ระหวางการสัมมนาอบรมนายกรับเลือก ทานจะไดรวมงานกับนายกสโมสรทีจ่ะเขารับหนาที่ในการกาํหนดเปาหมายและสรางข้ันตอนปฏิบัติการชั่วคราวสําหรับการบรรลุเปาหมายนั้น ในการอบรมภาค (District Assembly) ใชเปาหมายและขั้นตอนที่จาํเปนเพื่อการบรรลุเปาหมายดังกลาว ใหสง แผนงานสาํหรับสโมสรที่มีคุณภาพ ที่สมบูรณแบบสโมสรละ 1 ชุด ภายในวันที ่1 กรกฎาคม ไปใหผูวาการภาค ทานจงอยาลืมขอสําเนา 1 เลม จากสโมสรแตละแหงในพื้นที่ของทาน สโมสรแตละแหงก็ควรมีสําเนาแผนงานทีสํ่าคัญนี้ไวดวย ทานจะตองใชแผนงานฯ นีต้ลอดการเยี่ยมทุกสโมสรในพื้นที่ เพ่ือตดิตามความกาวหนาสูเปาหมายที่กําหนดของแตละสโมสร และใชโอกาสแนะนําปรับแตงแผนงานสโมสรแตละแหง ในระยะตอไป ในขณะที่ภาคเปนผูรวบรวมแผนงานสําหรับสโมสรที่มีคณุภาพนี้จากทกุสโมสรแผนงานนีค้วรถือวาเปนเอกสาร การทํางานขั้นสุดทายสําหรับสโมสรที่จะใชเปนปายบอกทางไวใหเดนิสูจุดหมายปลายทาง ในฐานะผูชวยผูวาการภาค ทานมีหนาที่ทาํงานรวมกับผูนาํสโมสร เดินหนาอยางมั่นคงไปสูเปาหมายที่ปรากฏอยูใน แผนงานสําหรับสโมสรที่มีคุณภาพ

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 8

ในการทาํงานเพื่อกําหนดเปาหมายของสโมสร โปรดเตือนผูนาํสโมสรใหพิจารณาดโูครงสรางของสโมสรที่เก่ียวของกับเปาหมายที่กําหนดขึ้นดวย หากจาํเปนโปรดแนะนําใหเปลี่ยนแปลงโครงสรางตามที่เห็นสมควร ในกระบวนการนี้ ควรทราบสิ่งสําคัญอยางหนึ่งคือ มีคาํแนะนาํจากคณะกรรมการบริหารโรตารีสากลวา โครงสรางของกรรมการสโมสรอาจเปลี่ยนแปลงไดเพ่ือสนองตอบการดําเนนิงานตามความจําเปน ยกตัวอยาง คณะกรรมการที่ทํางานหนาที่ซ้ําซอนกนั ถาสามารถรวมกันหรือแมแตยกเลิกก็ไดหากจําเปน และยังอาจจําเปนจะตองเพ่ิมกรรมการชุดใหมใหรับผดิชอบงานหรือหนาที่ที่ไมไดรวมอยูในหนาที่หรืองานของผูนําสโมสรคนอื่นหรือกรรมการชุดใดชดุหนึ่ง ในกรณีจําเปนสโมสรสามารถแกไขขอบังคับของสโมสรใหเหมาะสมเขากับโครงสรางปจจุบันของสโมสรมากที่สุด การแกไขขอบังคับของสโมสร การที่สโมสรจะแกไขโครงสรางของคณะกรรมการ จําเปนตองแกไขขอบังคับของสโมสรดวย ขอบังคบัของสโมสรอาจมีการแกไขไดในการประชุมประจําสัปดาหครั้งใดก็ได วิธีการแกไขขอบังคับของสโมสร คือ

• มีสมาชิกครบองคประชุม • มติที่ประชุมใหรับรองการแกไข ตองมีจาํนวนอยางนอย 2 ใน 3 ของสมาชิกทั้งหมดที่เขาประชุม • สมาชิกทุกคนตองไดรับหนงัสือแจงขอเปลี่ยนแปลงขอบังคับลวงหนากอนวันประชุมอยางนอย 10 วัน

นอกจากนั้น เพ่ือแนใจวาโครงสรางของสโมสรมีความสัมพันธกับเปาหมาย ผูนาํสโมสรตองระดมสมาชิกใหเดินหนา เชิญชวนผูนาํสโมสรใหใชข้ันตอนดังตอไปนี้เพ่ือบรรลุเปาหมายแตละเปาหมาย

• กําหนดผลที่คาดวาจะไดใหชัดเจน • กําหนดขัน้ตอนสําคญัที่จําเปนเพื่อบรรลุเปาหมายนี ้• กําหนดกรอบเวลาการดาํเนนิการกลยุทธแตละอยาง • กําหนดผูรับผดิชอบในการทํางานแตละข้ันตอนใหสําเร็จและมีใครที่ชวยไดบาง • สงเสริมการมีสวนรวมในสโมสรของสมาชิกในวงกวางเพ่ือบรรลุเปาหมาย • กระตุนใหสมาชิกมีการเคลื่อนไหวและมีสวนรวมเสมอ • กําหนดมาตรการสําหรับวัดผลความกาวหนาและความสาํเร็จของทาน • พิจารณาแหลงทรัพยากรและเครื่องมือสําหรับชวยทานบรรลุเปาหมาย • ประเมินผลสําเร็จของกลยุทธทาน เพ่ือศึกษาหาวธิีบรรลสูุเปาหมายของสโมสร

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 9

บทบาทของการอบรมกลุมผูนําภาคในการกําหนดเปาหมาย ทานควรตองเขาการอบรมตางๆ ของภาค เชนการอบรมนายกรับเลือก การอบรมภาค การสัมมนากลุมผูนําภาคและการสมัมนามูลนธิิของภาค เปาหมายสูงสุดของการสัมมนาอบรมเหลานี้ เพ่ือชวยสโมสรใหมีคุณภาพและเปนสวนสาํคัญของชุมชน จากการประชุมสัมมนาเหลานี ้ ผูนาํสโมสรจะไดรับการอบรมที่สําคญัยิ่งที่จะชวยใหมีความรูและความชํานาญที่จําเปนเพื่อชวยสโมสรกําหนดเปาหมายประจําป พัฒนากลยุทธและแผนการทํางานใหไดผลสําเร็จและปรับปรุงการสรางทีมงานและการเสนอแกปญหาโปรดเชิญชวนและสนบัสนุนสงเสริม การประชุมดังกลาวแกสโมสรในพื้นที่ของทานดวย แบบแนวทางกําหนดเปาหมาย ผูชวยผูวาการภาคและผูนําสโมสรควรจับมือกันวิเคราะหการทํางานแตละดานของสโมสรอยางใกลชิด ขณะทําการประเมินผลการทํางานปจจุบันของสโมสรและกําหนดเปาหมายประจําป โปรดทบทวนโดยพจิารณาคาํถามประกอบตามหัวขอดังตอไปนี้ดวย การเพิ่มสมาชิกภาพ • สโมสรมีวิธีการหาสมาชิกใหมอยางไดผลอยางไร • มีวิธีการเชิญชวนสมาชิกสโมสรใหหาสมาชกิใหมอยางไร • มีวิธีการปฐมนิเทศสมาชิกใหม ในเรื่องโรตารีและสโมสรอยางไร • มีวิธีการหาสมาชิกใหมที่มีศกัยภาพอยางไร • มีวิธีการแจงสมาชิกใหมใหทราบผลดี และหนาที่รับผดิชอบตลอดจนทราบโอกาสการบริการของโรตารี

ไดอยางไร • มีวิธีการเชิญสมาชิกใหมแบบใด ที่จะจดุประกายในเรือ่งที่เขาสนใจและมีเหตุผลสวนตัวในการมาเขาใน

สโมสรโรตาร ี• มีวิธีการตอนรับสมาชิกใหมแบบใด ที่มีความหมายและสงางาม

การทําโครงการบริการที่มีคุณภาพ • สโมสรมีการบริการแบบใดทีเ่ขมแข็งมาก หากไมมี สโมสรมีอุปสรรคที่ขัดขวางกิจกรรมนี้คืออะไรบาง • สโมสรมีแผนการบริการที่มีเปาหมายที่ชัดเจนและเปนไปได แลวหรอืไม • สโมสรมีวิธีเชิญชวนสมาชิกมารวมกิจกรรมบริการในสโมสรและในชุมชนในวงกวางไดอยางไร • สโมสรเคยประเมินผลความตองการที่แทจริงในชุมชนหรือไม หากไมเคยสโมสรจะมีแผนการอยางไร • สโมสรมีโครงการในอดีตทีม่ีความสําเร็จ หรือไมประสบความสาํเร็จ และมีผลกระทบกับแผนทํา

โครงการปจจบุันอยางไร

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 10

มูลนิธิโรตารี • สมาชิกสโมสรรูจักโครงการตางๆ ในมูลนธิิโรตารีหรือไม • สโมสรกําลังดาํเนินโครงการในมูลนธิิโรตารีขณะนี้ มีโครงการอะไรบาง • สมาชิกสโมสรใหความสนใจโครงการใดมากที่สุด • สโมสรมีวิธีขยายกิจกรรมในโครงการตางๆ ของมูลนิธิโรตารีออกไปอยางไรบาง • สโมสรมีวิธีแสดงการเชื่อมโยงระหวางการบริจาคเงินแกมูลนิธิกับโครงการของมูลนิธิใหสมาชิกทราบได

อยางไร • สโมสรมีวิธีเชิญชวนสมาชิกใหเร่ิมบริจาคหรือเพ่ิมเงินบริจาคแกมูลนธิิโรตารีไดอยางไร • สโมสรมีวิธียกยองเกียรติคุณสมาชิกผูสนบัสนุนทางการเงินแกมูลนิธโิรตารีอยางไรบาง

การพัฒนาผูนําในอนาคต • สโมสรกําลังทําส่ิงใดเพื่อใหสมาชิกรวมพัฒนากิจกรรมและทํากิจกรรมอยางสมบูรณมากขึ้นหรือไม • มีวิธีเชิญชวนสมาชิกใหตดิตอส่ือสารระหวางสมาชิกดวยกันอยางไรบาง • มีวิธีเชิญชวนสมาชิกเขาการอบรมภาค จาํนวนมากที่สุดอยางไร • มีวิธีเพ่ิมจํานวนสมาชิกไปเขาประชุมใหญภาค อยางไรบาง • มีวิธีเชิญอดตีนายกไปเขาสัมมนาผูนําภาคไดอยางไร ทําอยางไรใหอดีตนายกมาชวยทํางานใหสโมสร

หลังจบสัมมนานี ้ การบริหารทั่วไป • ใชมาตรการอะไรในการปรบัปรุงการสื่อสารระหวางผูนาํสโมสรดวยกนั • สารสโมสร มีเร่ืองสาระที่เก่ียวของกับสมาชิกสโมสรบางหรือไม • การประชุมประจําสัปดาหมคีวามนาสนใจตอสมาชิกหรือไม จะปรับปรุงวาระประชุมใหดีข้ึนอยางไร • สโมสรสงรายงานและคาบํารุงโรตารีสากลและภาคครบถวน และในเวลาอันควรหรือไม หากไม จะใช

มาตรการใดแกไขใหดีข้ึน • มีมาตรการใดบางที่จดัการเก็บเงินไดอยางไดผล ควรปรับปรุงแกไขขั้นตอนใดบาง • โปรแกรมประชุมประจําสัปดาหสัมพันธกับอัตราการเขาประชุมของสมาชิกอยางไรบาง • มีวิธีจูงใจสมาชิกใหมีความกระตือรือรนในการเขาประชุมประจําสัปดาหไดอยางไร • มีรูปแบบการบริหารสโมสรที่ประสบความสําเร็จจากสโมสรอื่นบางหรือไม อยางไร • สโมสรมีการตดิตามผลการเขาประชุมและวัดผลความพอใจของสมาชิกอยางไรบาง • สโมสรเพิ่มการใชประโยชนจากแหลงทรัพยากรตางๆ ในภาคอยางไรบาง • สโมสรมีขอปรับปรุงในการทํางานติดตอกับผูวาการภาค ผูชวยผูวาการภาคและผูนาํภาคคนอืน่ๆ

อยางไรบาง คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค

11

การสนับสนุนสโมสร สโมสรทุกแหงยอมตองเผชิญกับปญหาทาทายตลอดป การเปนสโมสรที่มีคุณภาพยอมตองสามารถยอมรับปญหาและการทาทาย เพ่ือจะบรรลุเปาหมายดวยการแกปญหาอยางสรางสรรค ในฐานะที่ทานเปนแหลง ทรัพยากรที่สําคัญตอสโมสรในพื้นที ่ ทานมีบทบาทสาํคญัในกระบวนการนี้ ทานตองทํางานอยางหนักเพ่ือทําความเขาใจในสโมสรและสรางความมั่นใจในวิธีการที่มีประสิทธิภาพทีใ่ชสนับสนุนสโมสรใหมีคุณภาพ โปรดเชิญชวนผูนําสโมสรใหรูจักเลือกสรรและใชประโยชนจากทรัพยากรภายในสโมสรของตนเอง สมาชิกสโมสร ใหมากที่สุดที่จะทําได นายกสโมสรจะตองทํางานอยางใกลชิดกับสมาชิกสโมสรและผูนําสโมสรตลอดปโดยถอืเปนเรื่องสําคญัในการไปใหถึงเปาหมายและสนองตอบปญหาทาทายที่เกิดขึ้น เนื่องจากทานจะตองทํางานรวมกันกับสโมสรตางๆ ทานจึงมีโอกาสดีในการพบการติดตอแบบตางๆ ในเรื่องเดียวกันจากสโมสรตางๆ โปรดแบงปนขอมูลภายในหรือความเห็นที่เปนประโยชนตอสโมสรในการบรรลุเปาหมายและแกไขปญหาทาทายตางๆ ในการสนบัสนุนสโมสรตางๆ ทานควรดําเนินการดังตอไปนี ้• ทําตัวใหวางและติดตอไดงาย ไมวาจะเปนผูนําสโมสรหรือสมาชิกสโมสรที่ติดตอกับทาน • ไปเยี่ยมสโมสรอยางสม่ําเสมอ • ติดตอระหวางสโมสรเปนประจํา โดยทางอีเมล โทรศัพท และ/หรือใชจดหมาย แฟกซ • ใหโอกาสผูนาํสโมสรสงขอคิดเห็นหรือประเมินคุณภาพการชวยเหลือ/สนับสนนุสโมสรของตัวทานผูชวย

ผูวาการภาค การเยี่ยมสโมสร การเยี่ยมสโมสรในพื้นที่ทุกระยะเปนสิ่งที่สําคัญในหนาที่รับผิดชอบของทาน ทานควรเยี่ยมสโมสรแตละแหงอยางสม่ําเสมอ อาจเปนเดอืนละครั้ง หรืออยางนอยที่สุด 3 เดือน/ครั้ง การเยี่ยมสโมสรเปนประจําเปนเรื่องจําเปนเพราะสโมสรยอมหาโอกาสพบทานเพื่อดําเนินการ ดังนี ้• เสนอขาวสารจากโรตารีสากลและภาค • ติดตามความกาวหนาสูเปาหมายของสโมสรและใหคําแนะนาํปรับปรุงกลยุทธที่ใชในการบรรลุเปาหมาย • แนะนาํวิธีการแกไขปญหาตางๆ ของสโมสร • บันทึกเก็บขอมูลเก่ียวกับ

- สมาชิกภาพ - โครงการบริการตางๆ - รวมงานและสนับสนนุโครงการของมูลนิธิโรตาร ี - โครงการสําคญัตางๆ ของสโมสรและการดําเนนิงาน - คะแนนเขาประชุมของสมาชิก

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 12

• ทํางานรวมกับผูนําสโมสรและผูวาการภาค เมื่อถูกรองขอ จดัตารางกําหนดการเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการใหแกผูวาการภาคและผูเก่ียวของทราบ

สโมสรในพื้นที่ทุกแหงยอมคอยรอตอนรบัทาน แตบางครั้งก็อาจไมจําตองปฏิบัตติามคําแนะนําของทานเสมอไป อยางไรก็ดี โปรดระลึกวาโรตารีสากลคือองคกรรวมของสโมสรโรตารีสมาชกิ ภาคที่ทานสังกัดอยูถูกกําหนดมาใหบริการแกสโมสรในภาคเปนหลัก พยายามสรางสัมพันธภาพทีด่ีกับผูนําสโมสรเพื่อการรวมมือกันทํางาน รับฟงปญหาของเขา และมีประสาทสัมผัสที่ไวตอสภาพทองถ่ิน ซึ่งจะทําใหผูนําสโมสรเช่ือฟงคําแนะนําจากทานมากขึ้น แบงปนขอมูล องคกรที่ประสบความสาํเร็จยอมมีเครือขายการติดตออิสระชัดเจนไมสับสน ในโรตารีก็เชนเดียวกัน ผูชวยผูวาการภาคจะตองเปนสื่อกลางระหวางสโมสรกับผูนําภาคในการเปนสื่อกลางจําเปนตองมีการแบงปนขอมูลรวมกัน หรือปญหาเก่ียวของใหทราบเกี่ยวกับสโมสรแหงใดแหงหนึ่งกับผูวาการภาค ผูวาการภาครับเลือกและกรรมการภาคที่เก่ียวของ เมื่อทานหมดวาระลงแลวก็ยังตองแบงปนขอมูลสําคัญใหกับผูนาํภาคและผูนาํสโมสรที่รับตําแหนงใหม ตลอดจนผูชวยผูวาการภาคคนใหมในพื้นที่ของทานดวย ส่ิงเหลานี้คือการทาทายใหมีการสืบเนื่องและการจัดการที่ดีสําหรับผูที่ไดรับมอบหมายสืบเนื่องสานตอกันไป โปรดจดัปฐมนิเทศใหแกผูเขารับตาํแหนงใหมในสโมสรเพื่อรับทราบปญหาและความสําเร็จตอไป ทานยังมีโอกาสเปนสื่อกลางระหวางสโมสรโรตารีดวยกนั ในปของการเปนผูชวยผูวาการภาคของทาน ทานจะตองมีการตดิตอเปนประจํากับสโมสรตางๆ เพ่ือมีโอกาสรับทราบและสังเกตวิธกีาร ความคดิเห็นและโครงการที่สโมสรดําเนินการ ใหมีความกาวหนาตอๆ ไป บางสโมสรอาจประสบความสําเร็จ แตบางแหงก็ไมสําเร็จ ทานจึงควรแบงปนวิธีการที่ประสบความสาํเร็จใหกับสโมสรอื่นที่ไมสําเร็จ และเชิญชวนใหตางสโมสรติดตอส่ือสารกันโดยตรง เพ่ือความสะดวกในการแบงปนประสบการณ

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 13

วิธีใช บันทึกการเยี่ยมสโมสร บันทึกการเยี่ยมสโมสร (โปรดดูภาคผนวก 2) คือเอกสารเครื่องมือที่สรางมาเพื่อใหผูนาํภาคใชประเมินคุณภาพของสโมสร บันทึกนี้ยังใชเปนบนัทึกความกาวหนาประจาํปของสโมสร สงใหผูวาการภาคและโรตารีสากล บันทึกการเยี่ยมสโมสรจะตองสงถึงมือผูวาการภาค กอนวันที่ 15 พฤษภาคม เชนเดียวกันกบัแผนงานสโมสรที่มีคุณภาพ การใชบันทึกการเยี่ยมสโมสรซึ่งจัดทําบนรากฐานองคประกอบ 4 ประการของสโมสรที่มีคุณภาพ จะชวยใหผูชวยผูวาการภาคประเมินความกาวหนาของสโมสรในสวนที่เก่ียวกับ

• การเพิ่มสมาชิก • การทําโครงการบริการ • การสนับสนนุมูลนิธิโรตารี • การพัฒนาผูนาํในอนาคต

บันทึกการเยี่ยมสโมสร ฉบับสดุทายที่ย่ืนควรใชเปนการประเมินผลกาวหนาของสโมสรตามเสนทางที่กําหนดตลอดป ใชเพ่ือคนหาวธิีการตางๆ ที่สโมสรอาจปรับปรุงใหดีข้ึนในปตอไป ทานอาจใชบนัทึกนี้ในระหวางการเย่ียมสโมสรของทาน เพ่ือใชเปนฐานขอมูลประเมินความกาวหนาสูเปาหมายและใชแยกปญหาทีต่องเผชิญในปบริหาร โปรดปรึกษาผูดแูลเอกสารของภาคในการขอดู บันทึกการเยี่ยมสโมสรนี้และ/หรือสโมสรอื่น ในปที่ผานไป โปรดทราบดวยวา เอกสารนี้กอนหนาปโรตารี 2000-01 บันทึกนี้มีช่ือเดมิวา “บันทึกการเยี่ยมอยางเปนทางการ” เอกสารจากปที่ผานมาเหลานี้อาจชีใ้หเห็นถึงปญหาที่เก่ียวของที่ยังรบกวนการดาํเนินงานและความกาวหนาของสโมสรอยู ซึ่งจะตองหาทางแกไขตอไป หลังจากจบปบริหารของทานแลว ทานจะตองสง บันทึกการเยี่ยมสโมสรฉบับสุดทายแกผูวาการภาค ใชเปนขอมูลสะทอนความคดิเห็นในการเยี่ยมสโมสรของทาน โปรดเก็บสําเนาบนัทึกการเยี่ยมสโมสร ไว 1 ชุดดวยเพื่อเปนหลักฐานของทานและ/หรือแบงปนขอมูลแกผูสืบทอดหนาที่ผูชวยผูวาการภาคตอจากทาน นอกจากนั้น เพ่ือใหทานและผูนาํภาคคนอื่นมีขอมูลที่มีคุณคาเก่ียวกบัสโมสรแหงใดแหงหนึ่ง บนัทึกการเยี่ยมสโมสร นี้ยังนาํไปใชในโรตารีสากลเปนขอมูลเก่ียวกับแนวโนมของสโมสรนี้สําหรับภาคในปตอไป สโมสรที่ตองการการดูแลพิเศษ สโมสรสวนใหญมีปญหาทาทายและตองรับการแกไขในระดับสมาชิกสโมสรเพื่อใหมีคุณภาพ แตสโมสรอีกบางสโมสรยังตองพ่ึงทานผูชวยผูวาการภาคและผูนําภาคคนอื่นๆ สโมสรเหลานี้จําเปนตองรับการชวยเหลือโดยทันทีจากผูนําสโมสรและผูนาํภาคเพื่อจะไดคงอยูตอไป

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 14

สโมสรที่มีปญหาโดยทั่วไปมลัีกษณะดังตอไปนี ้คือ

• มีสมาชิกภาพต่ํากวามาตรฐาน (25 คน) หรือไมมีการเคลื่อนไหว คางคาบาํรุงโรตารสีากล คาบาํรุงภาค ฯลฯ

• คะแนนเขาประชุมต่ําอยูเสมอ • ไมสามารถดํารงมาตรฐานขั้นต่ําตามขอกําหนดของคณะกรรมการบริหารโรตารีสากล

มาตรฐานขั้นต่ําสําหรับสโมสรโรตารี มาตรฐานขั้นต่ําคือขอกําหนดที่ใชเปนเกณฑสําหรับการดําเนนิการของสโมสร ขอกําหนดเหลานีใ้ชเพ่ือสราง ความมั่นใจวาสโมสรโรตารทีุกแหงมีความสําคัญและเปนสมาชิกที่กําลังเติบโตในชุมชน ขอกําหนดเหลานี้ใช สงเสริมการทํางานรวมกัน ใชความพยายามรวมมือระหวางสโมสรที่มีกําลังมีปญหา และโรแทเรียนที่มี ประสบการณเชนตัวทานผูชวยผูวาการภาค ซึ่งจะใหการชี้นําและสนบัสนุนสงเสริมสโมสรในพื้นทีข่องทาน ใหมีมาตรฐานที่ด ี มาตรฐานเหลาน้ี คือ • ชําระคาบํารุงโรตารีสากลครบถวน • มีการประชุมเปนปรกตปิระจําสัปดาห • สมาชิกสโมสร บอกรับนติยสาร THE ROTARIAN หรือนิตยสารโรตารีประเทศไทย ซึ่งโรตารีสากล

รับรองแลว • ทําโครงการทีต่อบสนองความตองการในชุมชนทองถ่ิน และชุมชนในประเทศอื่นโดยสมบูรณ • ตอบรับการเยี่ยมของผูวาการภาค ผูชวยผูวาการภาค หรือเจาหนาที่ของโรตารีสากล

สโมสรที่ไมไดเกณฑมาตรฐานขั้นต่าํ จะไดรับขอเสนอหลายๆ อยาง ขอแรก (อาจเปนขอที่ตองการที่สุด) คือสโมสรตองทํางานอยางใกลชิดกับผูนําภาคในการกําหนดแผนการชี้นําสูจดุหมายและสนับสนุนสโมสรใหไดเกณฑมาตรฐานขั้นต่าํตามทีจ่ําเปน และใหเปนสโมสรที่มีคุณภาพ สโมสรที่ตกลงยอมรับแผนฟนฟูนี้แลว จะตองใหผูวาการภาคตดิตามดูแลอยางใกลชิด และประเมินผลงานประจําปและอาจประเมินตอไปอีก 2 ป หากจําเปน ในการชวยพัฒนากําหนดแผนฟนฟูสโมสรดังกลาวทานจะตองแนใจวาทานทราบบทบาทของทานและของผูนาํภาคคนอืน่ๆ อยางชัดแจงรวมถึงผูวาการภาคและคณะ กรรมการภาค ในการทํางานกับสโมสรเพื่อบรรลุจุดหมายดังกลาว ขอเสนอขอที่สอง สําหรับสโมสรที่ไมไดเกณฑมาตรฐานขั้นต่าํ คือการยุบรวมกับสโมสรใกลเคียง ขอเสนอนี้อาจเปนไปไดหากสโมสรใกลเคียงนั้นยินยอมรับสมาชิกทั้งหมดไวในสโมสรนั้นโดยไดรับคาํแนะนาํจากผูวาการภาค

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 15

ขอเสนอขอที่สาม คือการขอยกเลิกสมาชิกภาพในโรตารีสากล โดยความสมัครใจของสโมสร ขอเสนอขอที่ส่ี คือการเสนอขอรับการยกเวนพิเศษจากประธานโรตารีสากล ขอเสนอแรกอาจเปนสิ่งทีด่ีที่สุดสําหรับสโมสรและภาคอาจดาํเนนิการใหขอเสนออื่นนาสนใจยิ่งข้ึนโปรดทาํงานกับสโมสรและผูนําภาคคนอืน่อยางใกลชิดในการประเมนิผลตามขอเสนอนี้ตอไป การเยี่ยมอยางเปนทางการ หนาที่ประการหนึ่งในตําแหนงผูชวยผูวาการภาค คือชวยกําหนดแผนการเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการของผูวาการภาคแกสโมสรในพืน้ที่ที่ทานรับมอบหมาย การเยี่ยมอยางเปนทางการ คืองานสําคัญที่สุดงานหนึ่งของผูวาการภาคและยังเปนหนึ่งในโอกาสพิเศษท่ีสุดในรอบปสําหรับสโมสรดวย การเยี่ยมสโมสร กับ การเยี่ยมอยางเปนทางการ ในการเยี่ยมสโมสร ผูชวยผูวาการภาค ทําหนาที ่

• ประเมินผลกาวหนาตอเปาหมายตางๆ ของสโมสร • ประเมินประสทิธิภาพของกลยุทธตางๆ ในการทํางานของสโมสร • แนะนาํขอยุตทิี่เปนไปไดตอปญหาหรือเร่ืองของสโมสร • ใชประโยชนจากบันทึกการเยี่ยมสโมสรของผูชวยผูวาการภาค

ในการเยี่ยมอยางเปนทางการ ผูวาการภาค ทําหนาที่ • กระตุนสมาชกิสโมสรใหมีสวนรวมในกิจกรรมและโครงการตางๆของสโมสรและของภาค • มุงเนนความสนใจไปที่ อรรถพจนประจําปของโรตารีสากล และสาระสําคัญของโรตาร ี• ใหความสาํคญัพิเศษตอสโมสรที่ออนแอและมีปญหาตองการความชวยเหลือ • ยกยองเกียรติคุณโครงการดเีดนของสโมสรและผลงานดเีดนของโรแทเรียนเฉพาะบุคคล

ผูวาการภาคควรใหความสนใจเปนพิเศษตอสโมสรที่ออนแอและตองการความชวยเหลือดวยการชี้แนวทางและทํางานรวมกัน (พรอมกับผูนาํภาคคนอื่น) เพ่ือกําหนดหาขอยุติแกปญหาตางๆ ของสโมสร ทานควรเตรียมการตอไปนีใ้หผูวาการภาค • ใหขอมูลปจจุบันของสโมสร ที่มีขอมูลสมาชิกภาพ สถานะภาพของโครงการบริการตางๆ การมีสวนรวม

โครงการและยอดบริจาคแกมูลนิธิโรตาร ีและคะแนนการเขาประชุมของแตละสโมสร • ปรึกษากับผูวาการภาค ถึงสภาพแวดลอมที่สําคัญ ความสําเร็จ ปญหาตางๆ ของแตละสโมสร ทุก

ระยะ • จัดเตรียมกําหนดการเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการ (รวมกับสโมสร) กอนการเยี่ยมของผูวาการภาค

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 16

ในการใหความสะดวกแกการเยี่ยมของผูวาการภาคในพื้นที่ของทาน ทานควรชวยประสานงานดานการตอนรับและ/หรือจัดรถรับสงตามความจําเปนหากผูวาการภาคเดินทางมาพรอมกับคูสมรสโปรดประสานงานกับสโมสร ใหความสะดวกเพิ่มเติมตามที่จําเปน เตรียมการเยี่ยมอยางเปนทางการ ทานจะตองตดิตอสโมสรและผูวาการภาคอยางใกลชิด เพ่ือชวยกันจัดกาํหนดการเยี่ยมอยางเปนทางการของผูวาการภาค ทานควรปรึกษากบัผูนาํสโมสรและผูวาการภาค ในการเตรียมการ โดยพิจารณาหัวขอดังตอไปนี ้

• การเยี่ยมอยางเปนทางการ ควรกําหนดวันเวลาที่เหมาะสมที่สุดสาํหรับสโมสร ซึ่งอาจจัดขึน้ใหตรงกับวันสําคญัของสโมสร เชน

- วันครบรอบ (ฉลองสารตราตั้ง) - พิธีการรับสมาชิกใหม - ปฐมนิเทศสมาชิกใหม - วันฉลองมูลนิธิโรตารี - พิธีมอบประกาศเกียรติคุณและมอบทุนการศึกษา บริจาคมูลนธิิ - ประชุมระหวางเมือง

• สโมสรใหมและสโมสรที่ตองการการดูแลเปนพิเศษ ควรจัดใหเย่ียมเปนทางการตั้งแตตนปบริหาร • ตารางการเยี่ยมควรจัดไปตามสภาพภูมิศาสตรและเสนทางที่สะดวกและใกลกันระหวางสโมสรแต

ละพ้ืนที ่ สงเสริมประชาสัมพันธการเยี่ยมอยางเปนทางการ การเยี่ยมอยางเปนทางการใหโอกาสดีสําหรับสโมสรในการเรียนรูเร่ืองที่โรตารีกําลังเผชิญและหาขอยุติที่เปนไปไดใหแกสโมสรที่มีปญหาเผชิญหนา โปรดสงเสริมประชาสัมพันธการเยี่ยมอยางเปนทางการลวงหนาเพ่ือใหแนใจวามีสมาชิกสโมสรมารวมประชุมมากที่สุดโดยการ

• ประกาศขาวการเยี่ยมที่จะมาถึงในการประชุมประจําสัปดาหลวงหนาทุกระยะกอนถึงวันมาเยี่ยม • ลงขาวการเยี่ยมอยางเปนทางการในสารสโมสร เพ่ือแจงสมาชิกและผูเก่ียวของทราบลวงหนา • ขอรองสมาชิกสโมสรปลีกเวลามารวมประชุมในวันเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการ • จัดพิธีมอบประกาศเกียรตคิณุหรือมอบรางวัลแกสมาชิกสโมสร โดยใหผูวาการภาคเปนผูมอบ

นอกจากนี้แลว โปรดเชิญชวนสโมสร ประชาสัมพันธขาวการเยี่ยมในสื่อประจาํทองถ่ิน (หนังสือพิมพ วิทยุ เคเบิลทีวี เสียงตามสาย)

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 17

กําหนดวาระประชุมสําหรับการเยี่ยมอยางเปนทางการของผูวาการภาค ทานควรใหคําแนะนาํที่จําเปนในการกําหนดวาระประชุมสําหรับการเยี่ยมอยางเปนทางการ วาระประชุมนี้จะชวยกําหนดหวัขอประชุม อภิปรายปญหาตางๆ และการบรรยายที่สโมสรจะไดประโยชนจากความรูและประสบการณของผูวาการภาค ในการกาํหนดหัวขอวาระประชุมที่เหมาะสม ควรเชิญชวนผูนาํสโมสร ใหปฏิบตัิดังตอไปนี ้

• ทบทวนความกาวหนาสูเปาหมายของสโมสร ที่กําหนดไวใน แผนงานของสโมสรที่มีคุณภาพ และเตรียมหัวขอสําหรับปรึกษาในระหวางการประชุมกับผูวาการภาค

• เตรียมคําถามตางๆ ปญหาและขอของใจ ที่สามารถปรกึษากันในระหวางการประชุมกับผูวาการภาค • เตรียมการนําเสนอแผนงานของคณะกรรมการ กิจกรรมตางๆ และผลงานที่สําเร็จ

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 18

แนววางแผนสโมสรโรตารีที่มีคุณภาพ แนวทางการวางแผนสาํหรับสโมสรที่มีคุณภาพนี ้ เปนเครื่องมือชวยสโมสรกําหนดเปาหมายในปที่จะมาถึง แบบทาํงานนีจ้ะชวยติดตามการปฏิบัติของสโมสรในเรื่องสมาชิกภาพและการบริหารสโมสร แนวการวาง แผนนี้อยูบนพืน้ฐานขององคประกอบสี่ประการของสโมสรโรตารีที่มีคุณภาพ คือ

• สามารถรักษาและเพิ่มฐานสมาชิก • ดําเนนิโครงการที่สนองความตองการของชุมชนในทองถ่ินและในตางประเทศ • สนับสนนุมูลนธิิโรตารีโดยรวมโปรแกรมของมูลนิธิ และบริจาคเงินสมทบมูลนิธ ิ• พัฒนาผูนาํสโมสรใหสามารถบริการโรตารีเหนือระดับสโมสรได

โปรดสังเกตวาทางเลือกดานลางนี้เปนสิ่งที่สโมสรโดยทัว่ไปมักเลือกปฏิบัติเพ่ือบรรลุเปาหมาย เปนที่ยอมรับวาอาจมีทางอื่นอกีที่สโมสรอาจเลือกปฏิบัติเพ่ือบรรลุเปาหมายไดดวย นายกรับเลือกควรกรอกแบบฟอรมนี้รวมกับคณะกรรมการสโมสร และสงใหผูวาการภาครบัเลือกหรือผูชวยผูวาการภาค ภายในวันที่ 1 กรกฎาคม

(โปรดพิมพหรือเขียนตัวบรรจง) สโมสรโรตารี ................................................................................................................................ ช่ือนายกสโมสร ............................................................................................................................. ปที่รับตาํแหนง ที่อยู ........................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... โทรศัพท โทรสาร อีเมล ขอมูลสมาชิก (ณ 30 มิถุนายน) จํานวนสมาชิกปจจุบนั .............................. จํานวนสมาชิก เมื่อ 30 มิถุนายนปที่แลว ........................... จํานวนสมาชิกเมื่อหาปที่แลว ........................ จํานวนสมาชิกชาย ........................................................ จํานวนสมาชิกหญิง .................................... อายุเฉล่ียของสมาชิก ........................................................ จํานวนสมาชิกที่เปนสมาชิกมาเปนเวลา ต่ํากวา 1 ป .................... 1-3 ป .................... 3-5 ป ........................... 5-10 ป ........................ 10-25 ป ................ มากกวา 25 ป ................. จํานวนสมาชิกปจจุบนัที่แนะนําสมาชิกใหมใน 2 ปที่ผานมา ...................................................................

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 19

สโมสรของทานมีสมาชิกจากกลุมหลากหลายในชุมชน ( ) ใช ( ) ไมใช สํารวจประเภทอาชีพครั้งสุดทายเมื่อ ................................................ มีจํานวน ............... ประเภทอาชีพ วัน/เดือน/ป จํานวนประเภทอาชีพที่ยังไมมีสมาชิก ............................................................................................... สโมสรไดกอตัง้สโมสรใหมภายใน 24 เดือนที่ผานมา ( ) ใช ( ) ไมใช ถาใช สโมสรไดดาํเนินแผนการปฐมนิเทศใหความรูแกสมาชิกของสโมสรใหมหรือไม ( ) ใช ( ) ไมใช การพัฒนาสมาชิกภาพ (หาสมาชิกใหม รักษาสมาชิก และกอตั้งสโมสรใหม) สโมสรตั้งเปาการเพิ่มสมาชิกในปโรตารีทีจ่ะมาถึงดังตอไปนี ้ สโมสรจะพยายามใหมีสมาชกิ .......................... คน ภายในวนัที่ 30 มิถุนายน ........................... (จํานวน) (ป) โดยไดกําหนดแหลงหาสมาชิกมุงหวังในชุมชนดังตอไปนี ้................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... สโมสรจะใชแผนตอไปนี้เพ่ือบรรลุเปาหมายสมาชิก (ทาํเครื่องหมายตรงชองที่ตองการ) ( ) ใชแผนรักษาสมาชิก โดยกระตุนใหสมาชกิมีความกระตือรือรน เขารวมโปรแกรมและ โครงการที่นาสนใจและกจิกรรมมิตรภาพ ( ) โดยตั้งคณะกรรมการจากสมาชิกที่ไดรับการอบรมการหาสมาชิกใหมมาแลว ( ) โดยหาสมาชิกที่เปนตัวแทนของผูนําในธุรกิจและวิชาชีพในชุมชน ( ) จัดทําแผนการหาสมาชิกซึ่งเนนถึงกลุมหลากหลายของชุมชน ( ) โดยแผนการทีจ่ะอธิบายใหสมาชิกมุงหวังทราบถึงส่ิงที่เขาคาดจะไดรับในการเปนสมาชิก ( ) โดยจดัโปรแกรมปฐมนิเทศสมาชิกใหม เพ่ือชวยใหเขาเขารวมในสโมสรไดเปนผลสาํเร็จ ( ) โดยจดัทําแผนพับขอมูลเก่ียวกับโรตารีและขอมูลจําเพาะของสโมสรสําหรับสมาชกิมุงหวัง ( ) โดยแตงตั้งสมาชิกพ่ีเล้ียงใหแกสมาชิกใหมแตละคน ( ) โดยใหการยกยองโรแทเรียนที่เสนอสมาชิกใหม ( ) โดยทําโปรแกรมใหความรูแกนักธุรกิจและวิชาชีพในชุมชน เพ่ือใหรูจกัโรตารีและส่ิงที่ โรตารีทําไดดข้ึีน ( ) สงเสริมใหสมาชิกรวมกลุมมิตรภาพโรตารีเพ่ือจะไดสัมผัสกับความเปนนานาชาตแิละมิตรภาพของ โรตารีสากล ( ) โดยเขารวมโปรแกรมการพัฒนาสมาชิกภาพ และรักษาสมาชิกของโรตารีสากล ( ) อ่ืนๆ (โปรดระบุ)

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 20

อะไรทําใหสโมสรนี้เปนสโมสรที่ดี และสามารถชักจูงสมาชิกใหมได ................................................................................................................................................... อะไรที่ไมดีในสโมสรนี้ที่เปนอุปสรรคในการชักจูงสมาชิกใหม ................................................................................................................................................... ข้ันตอนการปฏิบัติการ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... โครงการบรกิาร สโมสรไดตั้งเปาหมายการบริการสําหรับปโรตารีที่จะมาถึงดังนี ้ สําหรับชุมชนในทองถ่ิน ....................................................................................................... ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ สําหรับชุมชนในตางประเทศ (บริการระหวางประเทศ).......................................................... ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ วิธีการที่สโมสรจะบรรลุเปาหมายการบริการ (ทําเครื่องหมายตรงชองที่ตองการ) ( ) ตั้งคณะกรรมการจากสมาชกิที่ไดรับการอบรม การวางแผน และดาํเนนิการโครงการ บริการที่มีความสําเร็จ ( ) ทบทวนโครงการของสโมสรที่กําลังดําเนนิการอยูในปจจุบัน วาเหมาะกับสภาวการณ เปน ที่ตองการและนาสนใจแกสมาชิกหรือไม ( ) เจาะจงปญหาสังคมในชุมชม ซึ่งสโมสรตองการจะแกไขตามเปาหมายบริการตางๆ ( ) พิจารณากิจกรรมหาทุนของสโมสรวาจะพอสําหรับโครงการหรือไม ( ) ใหสมาชิกทุกคนมีสวนรวมในโครงการบริการของสโมสร ( ) จัดการสํารวจหรือหาขอมูล เพ่ือทราบความตองการของชุมชนในทองถ่ินหรือตางประเทศ ( ) ใหการยกยองสมาชิกที่ใหความรวมมือและชวยเปนผูนาํในโครงการบริการของสโมสร ( ) แสวงหาสโมสรผูรวมโครงการเพื่อทําโครงการบริการระหวางประเทศ ( ) เขารวมใน

[ ] อินเตอรแรคท [ ] การแลกเปลี่ยนมิตรภาพโรตาร ี [ ] บริการชุมชนโลก (WCS) [ ] โรตาแรคท [ ] อาสาสมัครโรตาร ี [ ] เยาวชนแลกเปลี่ยน [ ] กลุมชุมชนโรตารี [ ] รางวัลผูนาํเยาวชนโรตารี (ไรลา)

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 21

( ) ใชทรัพยากรของมูลนิธิโรตารีสนับสนุนโครงการที่สโมสรกําหนด ( ) โครงการบริการอื่น (โปรดระบุ) ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ข้ันตอนการปฏิบัติการ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... มูลนิธิโรตารี สโมสรไดตั้งเปาหมายเกี่ยวกับมูลนิธโิรตารีในปโรตารีทีจ่ะมาถึง ดังนี ้ สโมสรจะพยายามบริจาคเขากองทุนประจาํปเปนจํานวนเงิน .................................. เหรียญสหรัฐ สโมสรจะรวมโครงการของมูลนิธิโรตารี ดังตอไปนี ้ ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ สโมสรวางแผนเพื่อบรรลุเปาหมายเกี่ยวกับมูลนิธโิรตารีดังตอไปนี ้(ทําเครื่องหมายตรงชองที่ตองการ) ( ) ตั้งคณะกรรมการอันประกอบดวยสมาชิกที่เขาใจและสามารถอธิบายแกสมาชิกอ่ืนถงึ โปรแกรมของมูลนิธิโรตารีและวิธีตางๆ ทีโ่รแทเรียนสามารถบริจาคเงินสมทบมูลนธิิ ( ) ชวยใหสมาชิกเขาใจความเกีย่วของกันระหวางการบริจาคแกมูลนิธแิละการรวมโปรแกรม ของมูลนิธิ ( ) กําหนดการนาํเสนอเพื่อแจงใหสมาชิกทราบถึงโอกาสการบริการระหวางประเทศตางๆ ซึ่งมีอยูใน

โปรแกรมมีอยูในโปรแกรมของมูลนิธิโรตารี ( ) จัดสงสมาชิกเปนผูแทนไปรวมการสัมมนามูลนิธิโรตารีของภาค ( ) ใชทรัพยากรของมูลนิธิโรตารีเพ่ือสนับสนนุโครงการระหวางประเทศของสโมสร ( ) ใหการยกยองสมาชิกของสโมสรที่บริจาคเงินสมทบแกมลูนิธิและรวมโปรแกรมมูลนิธิ ( ) สงเสริมใหสมาชิกแตละคนบริจาคสมทบกองทุนประจําป ( ) เขารวมใน [ ] กลุมศึกษาแลกเปลี่ยน [ ] โปลิโอพลัส/โปลิโอพลสัพารทเนอร [ ] ทุนสมทบ (Matching Grants) [ ] เปนเจาภาพ หรืออุปถัมภนกัศึกษาทูตสันถวไมตร ี [ ] ทุนสนับสนุนภาค

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 22

[ ] อุปถัมภนักศึกษาทุนสนัตภิาพโลกของโรตารี [ ] ทุนสมทบรายบุคคล [ ] อุปถัมภอาจารยมหาวิทยาลัย ( ) โครงการบริการอื่น (โปรดระบุ) ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ข้ันตอนการปฏิบัติการ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... การพัฒนาผูนําในอนาคตของโรตารี สโมสรไดตั้งเปาหมายการพัฒนาผูนาํในอนาคตของโรตารี สําหรับปโรตารีที่จะมาถึงนี้โดย

สโมสรจะพัฒนาสมาชิก ............. คน เพ่ือเปนผูนาํในอนาคต ภายใน 30 มิถุนายน .................... โดยจะปฏิบตัติามแผนดังตอไปนี ้(ทําเครือ่งหมายตรงชองที่ตองการ) ( ) กระตุนใหประธานคณะกรรมการตางๆ เขารวมในการประชุมอบรมภาค ( ) กระตุนใหอดตีนายกที่สนใจเขารวมในการสัมมนาผูนาํภาค ที่จดัรวมกับการประชุมใหญ ภาค ( ) สโมสรจะใชประโยชนจากความชํานาญของผูชวยผูวาการภาค ( ) สโมสรจะจัดใหกรรมการของภาคมาบรรยายแกสมาชิก ( ) จัดใหผูนําภาคทํางานรวมกับผูวาการภาคและผูชวยผูวาการภาค เพ่ือใหการเยี่ยมเปน ทางการของผูวาการภาคมีประสิทธิภาพ ( ) สโมสรจะสนับสนุนสมาชิกใหมใหรับหนาที่เปนผูนาํโดยเขารวมในคณะกรรมการตางๆ ( ) สมาชิกของสโมสรจะไปเยี่ยมสโมสรอื่น เพ่ือแลกเปลี่ยนความคดิเหน็และนาํความรูที่ ไดมาเผื่อแผแกสมาชิกของสโมสร ( ) อ่ืนๆ (โปรดระบุ) ........................................................................................................................................ ข้ันตอนการปฏิบัติการ ......................................................................................................................................................................................................................................................................................................

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 23

การบริหารทั่วไป แผนงานที่จะปฏิบัตใินภารกิจการบริหารที่สําคัญตอความมีคุณภาพของสโมสร (ทําเครื่องหมายตรงชองที่ตองการ) ( ) กําหนดวนัประชุมกรรมการบริหารสโมสรอยางสม่ําเสมอ ( ) กําหนดใหประชุมกิจการสโมสร จํานวน ................. ครั้ง ( ) กําหนดวนัเลือกตั้งเจาหนาทีส่โมสรในวันที ่.......................................................... ( ) จัดสงสมาชิกอยางนอย ................. คน ไปเขารวมการประชุมใหญภาค ( ) แตงตั้งบรรณาธิการสารสโมสร พรอมระบุชนิดและประเภทของขาวสารที่เปนประโยชน ตอสมาชิก ( ) สโมสรจะปรับปรุงเว็บไซตใหทันสมัยปละ...................ครั้ง ( ) แตงตั้งคณะกรรมการโปรแกรม ประกอบดวยสมาชิกที่กระตือรือรน ( ) แตงตั้งคณะกรรมการมิตรภาพ ประกอบดวยสมาชิกที่สนใจ เพ่ือจดักจิกรรมมิตรภาพที่ พอใจแกสมาชิกสโมสร ( ) คะแนนการประชุมประจําเดือนจะสงใหผูนําภาคภายในวันที่..............................ของเดือนถัดไป ( ) สโมสรของเราจะใชเว็บไซตโรตารีสากลสวนกิจโรตารีในการปรับปรุงขอมูลสโมสร ( ) จะรายงานการเปลี่ยนแปลงขอมูลสมาชิกภายใน..............วัน ( ) การรายงานใหโรตารีสากลรวมทั้งการรายงานครึ่งป จะสงคืนใหโรตารีสากลภายใน............สัปดาห

หลังจากไดรับเอกสาร ( ) อ่ืนๆ (โปรดระบุ) ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ ข้ันตอนการปฏิบัติการ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 24

สโมสรประสงคจะไดรับความชวยเหลือจากผูชวยผูวาการภาคหรือผูวาการภาค ดังนี ้ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... นายกสโมสรจะปรึกษากับผูวาการภาคหรอืผูชวยผูวาการภาคในโอกาสเยี่ยมสโมสรเปนทางการในเรื่องตอไปนี ้ ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... ............................................................... ..................................................................... นายกสโมสร ปโรตารี ผูชวยผูวาการภาค ปโรตาร ี ......................................................... ..................................................................... วันที่ วนัที ่

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 25

กําหนดการอบรมตางๆ ของภาค ช่ือการประชุม /ผูจัดประชุม

กําหนดเวลา หัวขอนําเสนอ ผูรับการสัมมนา

เอกสารสําคัญ สําหรับสัมมนา

สัมมนาผูนําภาค /ผูวาการภาครับเลือก

กุมภาพันธ - อรรถพจนประจาํป - การบรหิารภาค - บทบาทหนาท่ีรับผิดชอบ - การทํางานกับสโมสร - แหลงขอมูล - กําหนดแผนงานประจําป - การติดตอสื่อสาร

ผูชวยผูวาการภาค กรรมการบรหิารภาค ประธานบริการภาคและกรรมการภาค

(สําหรับผูสัมมนา – District Team Training Seminar Leaders’ Guide) (สําหรับผูสัมมนา – Assistant Governor’s Training Manual, District Committee Manual)

สัมมนาอบรมนายกรับเลือก (PETS) /ผูวาการภาครับเลือก

มีนาคม - อรรถพจนประจาํป - บทบาทหนาท่ีรับผิดชอบของนายกสโมสร - การกาํหนดเปาหมาย - การคัดเลอืกและเตรียมผูนําสโมสร - การบรหิารสโมสร - การหาสมาชิกใหมและการปฐมนิเทศ - โครงการบรกิารท่ีมีคุณภาพ - มูลนธิิโรตาร ี- ทรัพยากร - แผนงานประจาํป

นายกสโมสรรับเลือก

(สําหรับผูสัมมนา – President Elect Training Seminar Leader’s Guide) (สําหรับผูสัมมนา – Club President’s Manual)

การอบรมภาค (District Assembly) /ผูวาการภาครับเลือก

เมษายน – พฤษภาคม

- บทบาทและหนาท่ี - หลักการชีน้ํานโยบาย และขั้นตอนการทํางาน

- การคัดเลอืกและอบรมทีมงาน/ทรพัยากร - แบบใชงานการกาํหนดแผน - การแกปญหา

ผูนําสโมสร ประธานบริการ 4 แนวทาง

(สําหรับผูสัมมนา – District Assembly Leader’s Guide) (สําหรับผูสัมมนา – Club Secretary’s Manual, Club Committee Manual)

สัมมนามลูนธิิโรตาร ี/ผูวาการภาค

กรกฎาคม – พฤศจิกายน

- โครงการตางๆ ของมูลนิธิโรตาร ี- เปาหมายและวิธบีรรลุเปาหมาย - หนาท่ีกรรมการมลูนธิิในสโมสร - การใชเงินปนสวนภาค (DDF) - เรื่องอืน่ๆ ตามความจําเปน

ผูนําสโมสร กรรมการมลูนธิิ โรตารีของสโมสร และโรแทเรียนที่สนใจ

(สําหรับผูสัมมนา – District Rotary Foundation Seminar Manual (รวมเอกสารแจก)

สัมมนาผูนําภาค /ผูวาการภาค

กอนหรือหลงัการประชุมใหญภาค

- แผนผูนาํภาค - ผูนําและเทคนิคการจงูใจ - ทําโครงการระหวางประเทศ - กําหนดแผนจัดประชุมภาค - โอกาสผูนาํภาคและสูงขึน้ไป

โรแทเรียนที่สนใจ อดีตนายก หรือผูนําสโมสรตั้งแต 3 ปขึ้นไป

(สําหรับผูสัมมนา – District Leadership Seminar Leader’s Guide)

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 26

บันทึกการเยี่ยมสโมสร ทานผูชวยผูวาการภาค โปรดกรอกแบบบันทึกนีห้ลังจากการเยี่ยมสโมสรครั้งลาสุด สงใหผูวาการภาคภายในวันที่ 15 พฤษภาคม ทานผูวาการภาค โปรดรวบรวมบันทึกการเยี่ยมสโมสรนี้จากผูชวยผูวาการภาค (หรือจากการเยี่ยมอยางเปนทางการของทานเอง) เมื่อทานรับบันทึกการเยี่ยมสโมสรจากสโมสรในภาคครบทกุแหงแลว โปรดทําสําเนาบันทึกการเยี่ยมทุกสโมสรสงตนฉบับไปโรตารีสากลภายในวันที่ 1 มิถุนายน ทานผูวาการภาคโปรดเก็บสําเนาบันทึกเหลานี้ 1 ชุดไวเปนหลักฐานของภาคดวย สโมสรโรตาร…ี……………………………………………………………………………. ภาค ………..…….. ช่ือผูชวยผูวาการภาค……………………………………………………………………………………………… จํานวนครั้งที่มาเยี่ยมสโมสรนี้…………… โปรดประเมินผลความกาวหนาของสโมสรตลอดปทีผ่านไป ในหัวขอที่กําหนดไวดังตอไปนี ้ สมาชิกภาพ สโมสรนี้สามารถเพิ่มสมาชิกตามเปอรเซ็นตสุทธิที่กําหนดหรือไม ใช ไมใช ถาใช โปรดทาํเคร่ืองหมายเหตุผลในหัวขอตอไปนี ้ ใชแผนรณรงคหาสมาชิกใหมที่มีประสิทธิภาพ สมาชิกพอใจในวิธีรักษาสมาชิกปจจุบนั

อ่ืนๆ (โปรดอธบิาย)………………………………………………………………………………….. สโมสรนี้มีแผนรณรงคหาสมาชิกใหม ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรนี้จัดทาํโครงการปฐมนิเทศสมาชิกใหม ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรนี้สามารถบรรลุเปาหมายสมาชิกภาพในปโรตารีนี ้ ใชหรือไม ใช ไมใช สมาชิกสโมสรนี้ไปเขารับอบรมสัมมนาสมาชิกภาพทีภ่าคจัด จํานวน…………..คน ความเห็น………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 27

โครงการบริการ สโมสรกําลังมีกิจกรรมบริการชุมชนอยูในปจจุบนันี้ ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรนี้กําลังมีกิจกรรมบริการระหวางประเทศ ในปจจุบันนี้ ใชหรือไม ใช ไมใช กิจกรรมบริการชุมชนและบริการระหวางประเทศของสโมสร คือ (โปรดทําเครื่องหมายหัวขอที่เลือก) โครงการที่มีรูปแบบ บริการชุมชนโลก

ชมรมมิตรภาพโรตารีอาชีพและนนัทนาการ เยาวชนแลกเปลี่ยน

ชุมชนโรตารี RCC สนับสนุนสโมสรโรตาแรคทและ/หรืออินเตอรแรคท อาสาสมัครโรตาร ี

RYLA แลกเปล่ียนมิตรภาพโรตารี

สโมสรนี้ไมทํากิจกรรมในโครงการเหลานี้ โอกาสการบริการ (โปรดทาํเครื่องหมายหัวขอที่ทํา) เด็กในสภาพเสี่ยง คนพิการ ปญหาประชากรโลก ปญหาน้ําสะอาดในชนบท โครงการพิทักษโลก สรางความเขาใจกันระหวางประเทศ

สุขภาพพลานามัย โครงการรูหนังสือและคิดคาํนวณ ความหวงใยในเมือง

การบรกิารอื่นๆ (โปรดระบ)ุ………………………………………………………….……………..….. สโมสรนี้สามารถบรรลุเปาหมายการบริการในปทีผ่านมา ใชหรือไม ใช ไมใช ความเห็น………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 28

มูลนิธิโรตารี โปรดเลือกหัวขอโครงการของมูลนิธิโรตารีที่สโมสรมีสวนรวมทํากิจกรรมดังหัวขอตอไปนี ้ (โปรดทําเครื่องหมาย ในหัวขอที่รวมโครงการ)

กลุมศึกษาแลกเปลี่ยน ทุนเพื่ออาจารยมหาวิทยาลัย

ทุนเพื่อการศกึษา ทุนนักศึกษาสนัตภิาพโลก

ทุนโปลิโอพลสั ทุนสนับสนุนบุคคลากร ทุนสนับสนุนสมทบ

ใหที่พักและรับสงกลุมศึกษาแลกเปลี่ยน ใหที่พักและรับสงอาจารยมหาวิทยาลัยไปสอนในตางประเทศ /มาจากตางประเทศ

ใหที่พักและรับสงนักศึกษาทุนทูตสันถวไมตรี แนะนาํผูสมัครขอรับทุนสันติภาพโลกของโรตารี/ศนูยโรตารีเพ่ือการศึกษาฯ

โปลิโอ / หุนสวนโปลิโอพลสั อ่ืนๆ โปรดระบุ ................................................................. .......................................................................................

สโมสรนี้ไมรวมกิจกรรมของมูลนิธิโรตาร ี สโมสรนี้สามารถบรรลุเปาหมายในโครงการของมูลนิธิโรตารี ในปที่ผานมา ใชหรือไม ใช ไมใช จํานวนสมาชิก พอล แฮริส ใหมในสโมสรนี้มี……………………..คน จํานวนผูบริจาคใหมใหมูลนธิิ……………………………….คน เปาหมายเงินบริจาคทนุประจําปของสโมสรปที่ผานมา จํานวน ……………………………….. เหรียญสหรัฐ สโมสรสามารถหาเงินบริจาคประจําปไดตามเปาหมายในปที่ผานมา ใชหรือไม ใช ไมใช ความเห็น………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 29

การพัฒนาผูนําโรตารีในอนาคต นายกรับเลือก ของสโมสรนี้ไดไปเขารับการสัมมนาอบรมนายกรับเลือกใชหรือไม ใช ไมใช ในการอบรมภาค มผีูนําของสโมสรไปอบรมจํานวน………………คน ผูที่ไปอบรมภาคเขาอบรมในกลุมใดบาง (โปรดทาํเครือ่งหมายหัวขอที่เขาอบรม)

นายกสโมสร สมาชิกใหม / วิธีรับ / ปฐมนิเทศ บริหารสโมสร เลขานุการ การจัดหาทุนของสโมสร ประชาสัมพันธสโมสร เหรัญญิก มูลนิธิโรตารี โครงการบริการแบบตางๆ

สมาชิกสโมสรไปเขาประชุมใหญประจําปของภาคจาํนวน………….คน สมาชิกสโมสรไปเขาสัมมนาผูนําภาค จาํนวน………..คน ความเห็น………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… การบริหารสโมสร สโมสรมี การประชุมตามปรกติ ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรมี งบประมาณประจําป ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรมี สารสโมสร ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสรมี เว็บไซต ใชหรือไม ใช ไมใช สโมสร มีการประชาสัมพันธกิจกรรมในชมุชน ใชหรือไม ใช ไมใช หากตอบวา ใช สโมสรทําประชาสัมพันธขาวอะไรบาง (โปรดทําเครื่องหมาย ในหัวขอที่ทํา) กิจกรรมการบริการ เชิญชวนผูสนใจไปเปนแขกเยี่ยมสโมสร มีผูบรรยายพิเศษ / ศิษยเกามูลนธิ ิ กลุม GSE / YE มาเยี่ยมสโมสร ผูวาการภาคมาเยี่ยมสโมสร สโมสรมอบรางวัล /ทุนสนับสนนุ / ยกยองเกียรติคุณ

อ่ืนๆ (โปรดระบ)ุ………………………………………………………………………………………. ความเห็น………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 30

ความเห็นหลังการเย่ียมสโมสร

สโมสรใหการตอนรับอยางดีมาก สโมสรติดตอขาพเจาลวงหนาอยางดีย่ิง และเตรียมเรื่องปรึกษาอยางคุมคา

สโมสรตอนรับดีพอใช สโมสรตอนรับอยางอบอุนและเตรียมการเพื่อปรึกษางานดตีามสมควร สโมสรตอนรับแบบทําตามหนาที่ สโมสรเตรียมการเพียงเล็กนอยและไมสนใจฟงคําแนะนาํจาก “คนนอกสโมสร”

สโมสรไมยินดีตอนรับ ดูเหมือนการเยี่ยมของขาพเจาเปนการรบกวนกิจการภายในของสโมสร สโมสรปฏเิสธการเยี่ยมของขาพเจา

ความเห็นอื่นๆ………………………………………………………………………………………………… สรุปผลการจัดอันดับสโมสรเปนอยางไร ดีมาก สมาชิกของสโมสรนี้มีความรอบรูและมีสวนรวมสนับสนนุองคประกอบ 4 ประการของสโมสรที่มี คุณภาพ โดยสามารถดําเนนิการ

• รักษาสมาชกิปจจุบนัและขยายสมาชิกได • ดําเนินโครงการที่สนองตอบความตองการของชุมชนทองถ่ินและชุมชนในประเทศอื่นโดยสมบรูณ • ใหการสนบัสนุนมูลนิธโิรตารี ทั้งการทําโครงการและการบริจาคสมทบมูลนิธ ิ• พัฒนาผูนาํในสโมสรใหสามารถใหบริการแกโรตารีเหนือกวาระดบัสโมสร

ดี สมาชิกสโมสรนี้ดูเหมือนวามีความรอบรูและรวมมือดี แตยังเห็นวา สโมสรควรเพิ่มคุณภาพข้ึนอีกโดยใหมุงเนนในเรื่องดังตอไปนี ้(โปรดทาํเคร่ืองหมายหัวขอที่ตองการ) ( ) ใหความรูแกสมาชิกหรือจัดปฐมนิเทศสมาชิกใหม ( ) เพ่ิมกิจกรรมการบริการ ( ) เสริมความกลมเกลียวของสมาชิก (ลดการแบงพวก/กลุม) ( ) เพ่ิมกิจกรรมมิตรภาพ ( ) ปรับเปลี่ยนตัวกรรมการบริหารสโมสรตามวาระปรกต ิ ( ) อ่ืนๆ (โปรดระบ)ุ………………………………

พอใช สโมสรนี้ดาํเนินการดพีอใช แตตองมีการปรับปรุงในเรื่องดังตอไปนี ้(โปรดทาํเครื่องหมายหัวขอที่ตองการ) ( ) ใหความรูสมาชิก/การปฐมนิเทศ ( ) เพ่ิมกิจกรรมการบริการ

( ) ใหสมาชิกมีความกลมเกลียว (ลดการแบงพวก/กลุม) ( ) เพ่ิมกิจกรรมมิตรภาพ ( ) ปรับเปลี่ยนกรรมการบริหารสโมสรตามวาระปรกติ

( ) อ่ืนๆ (โปรดระบ)ุ……………………………….

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 31

ตองแกไข/ปรับปรุง สโมสรนี้ตองการความชวยเหลือ เนื่องจาก (โปรดทําเครื่องหมายหัวขอที่ตองการ) ( ) สมาชิกสโมสรนี้ไมสนใจความรูและไมยอมรวมกิจกรรมเทาที่ควร ( ) สมาชิกแตกแยกและขัดขวางการดําเนนิการของสโมสร ( ) สโมสรไมขยายสมาชิก ( ) สโมสรไมสนใจทํากิจกรรมการบริการ (หรือทํานอยมาก) ( ) ผูนาํสโมสรไมเขาการอบรมภาค จึงไมสามารถบริหารสโมสรใหมีคุณภาพ ( ) สโมสรไมปฏิบัตติามขอกําหนดพืน้ฐานของโรตารีสากลและภาค ภายในเวลาทีกํ่าหนด

(รายงานครึ่งป คาบํารุงภาคและโรตารีสากล รายงานสมาชิกภาพประจําเดือน) อ่ืนๆ. (โปรดระบ)ุ………………………………………………………………………………….…

ความเห็น……………………………………………………………………………………………………… คําแนะนําเพิม่เติมเพื่อปรับปรุงสโมสร

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 32

บทที่ 3: ทรัพยากร

แหลงทรัพยากรสําหรับสโมสร ในตาํแหนงผูชวยผูวาการภาค ทานมบีทบาทหนึ่งที่จะตองเปนเสนทางผานของขอมูลขาวสารที่ไหลเขาและออกจากสโมสร ทานจะตองใหคําแนะนาํและชี้นําในเรื่องตางๆ ทานอาจไมจําเปนตองทราบคําตอบทั้งหมด แตทานควรทราบแหลงที่จะหาคําตอบใหทาน มีแหลงทรัพยากรตางๆสําหรับใหการชวยเหลือสโมสรจัดการปญหาและอุปสรรคตางๆ แหลงทรัพยากรเหลานี ้ไดแก • ทรัพยากรระดับภาค

• ทรัพยากรระดับสโมสร • ทรัพยากรระดับชุมชน • ทรัพยากรระดับโรตารีสากล

ทรัพยากรระดับภาค ทานจะเปนแหลงขาวที่สําคัญจากภาคถึงสโมสร เพราะทานจะตองตดิตอกับสโมสรบอยที่สุด อยางไรก็ตาม ยังมีแหลงทรัพยากรสําคัญจากภาคอีกหลายประการ ที่จะใหการชวยเหลือสโมสร แหลงทรัพยากรดังกลาวรวมถึงบุคลากรและเอกสาร เชน • ผูวาการภาค • คณะกรรมการภาคและประธานกรรมการภาค • ผูอบรมของภาค • อดีตผูนําภาค • สารผูวาการภาครายเดือน • ทําเนียบภาค • เว็บไซตของภาค • เว็บไซตของนิตยสารโรตารีประเทศไทย

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 33

ผูวาการภาค ผูวาการภาค คือผูประสานงานของภาคกบัประธานโรตารีสากลและคณะกรรมการบริหาร เปนเจาหนาที่ของ โรตารีสากลดวยคนหนึ่ง ผูวาการภาคคอืผูรับผดิชอบในการดูแลสโมสรทั้งหมดภายในภาค ทําหนาที่เปนที่ปรึกษาและผูใหกําลังใจแกสโมสร เชิญชวนใหสโมสรใชกลยุทธเพ่ิมคุณภาพ ผูชวยผูวาการภาคเชนตัวทานจึงตองเปนหูเปนตา และเปนมือของผูวาการภาคในการทําแผนงานภาคใหสําเร็จผลและชวยเหลือสโมสรมีความมุงมั่นมานะทีจ่ะเปนสโมสรที่ประสบความสําเร็จ เปนสิ่งสําคญัที่สุดที่จะตองจัดหาขอมูลปจจุบันของสโมสรที่ทานรับมอบหมายเพื่อสงมอบใหผูวาการภาค และ ในทางกลบักนัผูวาการภาคก็ควรจัดหาขอมูลขาวสารจากโรตารีสากลหรือภาค ที่จาํเปนตองใชตดิตอกับสโมสรแจงใหทานทราบดวย ผูวาการภาคพรอมกับผูนาํภาคคนอื่นๆ ควรกําหนดรูปแบบการติดตอส่ือสารเพื่อใชติดตอระหวางกันภายในภาคใหเรียบรอย โปรดดูภาคผนวกทายเลมเพิ่มเติม --- บทบาทหนาที่และความรับผดิชอบของผูวาการภาค สารผูวาการภาครายเดือน ผูวาการภาคจะสงสารรายเดอืนของผูวาการภาค ใหนายกสโมสรและเลขานุการสโมสร วัตถุประสงคเพ่ือแจงขาว กระตุนใหแรงใจและยกยองชมเชยเกียรติคุณ สารผูวาการภาค จึงควรมีแนวทางดังตอไปนี้ แจงขาว แกผูนําสโมสร เร่ืองเก่ียวกับ

• โครงการของภาค • โครงการของโรตารีสากลและมูลนิธโิรตาร ี• องคประกอบ 4 ประการของสโมสรที่มีคุณภาพ • กิจกรรมพิเศษของสโมสร • อรรถพจนประจําปของประธานโรตารีสากล • สถานะสมาชิกภาพและคะแนนการเขาประชุมของสโมสร

เตือนใจ ผูนําสโมสรในการ • ทํางานอยางมีประสิทธิภาพ • สงเสริมโครงการใหมๆ • วางแผนลวงหนา • รวมมือเปนหุนสวนกบัสโมสรอื่นๆ ในภาค

ยกยองเกียรติคุณ ผลงานที่ดีเดนของ • กรรมการสโมสร / ภาค • โรแทเรียนรายบุคคล • กิจกรรมสโมสร • โครงการพิเศษ

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 34

ในฐานะผูชวยผูวาการภาค ทานคงตองการใหผูวาการภาคนาํขาวสารขอมูลจากทานลงพิมพในสารรายเดือนของผูวาการภาค ตัวอยางเชนทานอยากแจงทานผูวาการภาคทราบโครงการบริการบริการหนึง่ที่ประสบผล สําเร็จของสโมสร และ/หรือเปนโครงการที่สโมสรทั่วไปยังเขาใจกันผดิๆ อยูเพ่ือสรางความเขาใจดีระหวางกันตอไป คณะกรรมการภาค คณะกรรมการภาคแตงตั้งโดยผูวาการภาคมีภารกิจเฉพาะที่สอดคลองกับเปาหมายและแผนงานของภาค ตามที่ผูนําภาคกําหนดไว คณะกรรมการภาคตองปรึกษากับกรรมการโรตารีสากลและมูลนิธโิรตารีและ หนวยงานพิเศษอยูเสมอเพื่อชวยการทํางานที่เก่ียวกับโปรแกรมและกิจกรรมสําคัญในระดบัภาคและระดับสโมสร ในการทาํงานกับสโมสร คณะกรรมการภาคจึงควรที่จะตอง • ทํางานใกลชิดกับผูนาํสโมสร ใหความรูเปนพิเศษและชี้นาํกลยุทธสําหรับบรรลุเปาหมายของสโมสร • ตดิตามความกาวหนาของสโมสรและใหการสนบัสนุนตามสมควร • เชิญชวนสนับสนุนสูเปาหมายของสโมสร • ใหความรูสโมสรเกี่ยวกับแหลงทรัพยากรที่มีอยู • จําแนกและยกยองชมเชยสโมสรและบุคคลดีเดน นอกจากการรับผดิชอบงานทั่วๆ ไปแลว คณะกรรมการภาคยังมีบทบาทเปนลักษณะเฉพาะตัว ภายในองคกร ภาคภาคตางๆ ในโลกของโรตารีมีคณะกรรมการตางๆ หลากหลายคณะ คณะกรรมการบริหารโรตารีสากล จึงแนะนาํใหภาคแตงตั้งคณะกรรมการที่สามารถตอบสนองงานหลักทั่วๆ ไปที่ทุกภาคกาํลังดาํเนินการอยู ดังตอไปนี ้ • พัฒนาสมาชิกภาพ / ตอนรบั / อบรมปฐมนิเทศ สมาชิกใหม • ขยายสโมสร • การเงิน • ประชาสัมพันธภาค • การประชุมใหญประจําปของภาค • มูลนิธิโรตารี • สงเสริมการประชุมใหญประจําปของโรตารีสากล • โครงการระดับภาคซึง่ดําเนนิการอยูแลว เชนเยาวชนแลกเปลีย่น โรตาแรคท RYLA บริการชุมชนโลก ฯลฯ

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 35

ในฐานะผูชวยผูวาการภาค ทานควรทําความคุนเคยกับหนาที่รับผดิชอบหลักของกรรมการภาคแตละทานตามที่คณะกรรมการบริหารโรตารีสากลและภาคของทานกําหนดไว

ผูอบรมของภาค การอบรมคือหลักเกณฑที่สําคัญที่สุดของการเปนผูนําในโรตารี การประชุมอบรมที่จัดขึ้นในรอบปชวยใหโรแทเรียนมีความรูและความชํานาญที่จําเปนตอความรบัผดิชอบอยางมีประสิทธิภาพตอไป ผูอบรมของภาคจึงมีหนาที่สนบัสนุนผูวาการภาคและผูวาการภาครับเลือก ในการอบรมผูนําสโมสรและภาคใหประสบความ สําเร็จตลอดวาระทํางานในตําแหนงของตน ภายใตการอํานวยการของผูวาการภาคหรือผูวาการภาครับเลือก (แลวแตการประชุม โปรดดตูารางอบรม) ผูอบรมมีหนาที่ตระเตรียมและดาํเนินการอบรมตลอดป สําหรับการประชุมอบรม/สัมมนาของภาคดังตอไปนี้

• สัมมนาอบรมนายกสโมสรรับเลือก (PETS) • การอบรมภาค (District Assembly) • อบรมผูนําภาค (District team training) • สัมมนาผูนําภาคในอนาคต (District leadership) • อบรมผูนําโรตาแรคท ผูนาํไรลา เยาวชนแลกเปลี่ยน • การอบรมอื่นๆ ตามความเหมาะสม

ในการสัมมนาอบรมนายกสโมสรรับเลือกและการอบรมภาค ทั้งสองรายการนี้ผูชวยผูวาการภาคจะตองปรึกษาและประสานงานกับผูนาํสโมสรแตละแหง ในการกําหนดเปาหมายและกลยุทธ กอนการประชุมทั้งสองรายการ โปรดปรึกษากันกับผูอบรมของภาค ศึกษาวาระการประชุมและบทบาทที่ทานจะตองทําหนาที่ในการประชุมนั้นไวลวงหนาดวย ทําเนียบภาค ภาคจะจดัทําทําเนียบภาคไวลวงหนาและแจกจายใหสโมสรและผูนําภาคเพื่อความสะดวกในการติดตอกันตั้งแตตนปบรหิาร รูปแบบของทําเนียบภาคตามปรกตจิะมีขอมูลของสโมสร ที่ตดิตอนายกและเลขา วันเวลาและสถานทีป่ระชุม ตลอดจนขอมูลที่อยูที่ติดตอของผูวาการภาค ผูวาการภาครับเลือก ผูชวยผูวาการภาค คณะกรรมการภาค และผูนาํโรตารีอ่ืนๆ ของภาคในประเทศ เว็บไซตของภาค หลายๆ ภาคมีเว็บไซตที่ใหขาวและขอมูลกิจกรรมตางๆ ของสโมสรในภาคและของโรตารีใหแกโรแทเรียนและสมาชิกในชุมชนทราบ เว็บไซตของภาคอาจเปดโอกาสใหมีหนาอภปิราย เสนอความคิดเห็นเพื่อปรับปรุงหรือแกปญหาทาทายสโมสร เว็บไซตสําคญัของโรตารีประเทศไทยม ีภาค 3330 คอื www.rotary3330.org ภาค 3340 คอื www.rotary-d3340.org ภาค 3360 คอื www.rotary3360.org เว็บไซตของโรตารีในประเทศไทย คือ www.rotaryinthailand.org

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 36

ทรัพยากรระดับสโมสร ในฐานะผูชวยผูวาการภาค ทานจะตองทาํงานอยางหนกัรวมกับสโมสร เพ่ือใหสโมสรมีคุณภาพมากที่สุดที่จะทําได ดังนัน้เปนสิ่งสําคญัสาํหรับทานในการเชิญชวนสโมสรใหใชความรูและประสบการณของสมาชิกและผูนาํสโมสรมาใชใหเปนประโยชน ระดับสโมสรจึงมีทรัพยากรบุคคลที่สะดวกในการเก็บบนัทึกขอมูล รวมถึงบุคคลเหลานี้ คือ

• คณะกรรมการบริหารสโมสรและสมาชิกสโมสร • อดีตผูนาํของสโมสร • คูสมรสและสมาชิกในครอบครัวโรตารี

สโมสรสวนมากจะละเลยมิตรโรแทเรียนในสโมสรขางเคียงในฐานะผูชวยผูวาการภาคทานอยูในตําแหนงที่ตอง สงเสริมมิตรภาพระหวางสโมสร โดยเชิญชวนใหสโมสรตางๆ ดําเนินการดังตอไปนี ้

• จัดประชุมรวมระหวางสโมสร • ทําโครงการบริการรวมกัน • จัดประชุมรวมระหวางนายกสโมสรในพื้นที่เพ่ือสงเสริมการรวมมือกันและแบงปนขอคิดเห็น

ขอมูลขาวสารแกกัน

หัวขอตอไปนีค้ือการสรุปหนาที่ในตาํแหนงสําคัญของสโมสร นายกสโมสร นายกสโมสร คือผูรับผิดชอบในการสรางความสําเร็จของสโมสร ไปสูเปาหมายที่วางอยูบนองคประกอบ 4 ประการของสโมสรที่มีคุณภาพ บทบาทแรกของนายกสโมสรคือเปนผูนําและผูกระตุนใจสมาชิก มากกวาเปนผูบริหาร นายกสโมสรตองทํางานกบัผูนําสโมสรอยางใกลชิด ในการกําหนด

• เปาหมายที่เปนไปไดและเปนสิ่งทาทายสําหรับสโมสร • กลยุทธในการบรรลุเปาหมาย • แบบประเมินความสําเร็จของกลยุทธ • ปรับปรุงเปล่ียนแปลงแผนงานและขั้นตอนวิธีการตามความจําเปน เพ่ือการบรรลุเปาหมาย

ตามปรกตินายกสโมสรควรประชุมรวมกับผูนาํสโมสรเพื่อประเมินความกาวหนาและรับขอมูลเพ่ิมเติมตลอดเวลา

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 37

เลขานุการสโมสร เลขานุการสโมสรมีหนาที่สําคัญในการบรหิารสโมสร เลขานุการสโมสรจึงตองดําเนินการดังนี ้

• เก็บรักษาสมดุบัญชีและทะเบียนประวัติของสมาชิก • บันทึกคะแนนการประชุมประจําสัปดาหและสงใหผูวาการภาคทุกเดือน • สงจดหมายเวียน ประกาศ นดัประชมุสโมสร ประชุมกรรมการบริหารและประชุมกรรมการ

สโมสร • บันทึกและเกบ็รักษารายงานการประชุมตางๆ • สงรายงานภาคและโรตารีสากลตามกําหนด และจายคาบาํรุงโรตารีสากลภายในกาํหนด • สงรายงานสมาชิกใหม ยกเลิกสมาชิกภาพและการเปลีย่นแปลงสมาชิกภาพ ใหเลขาธิการโรตารี

สากลทุกระยะ • สงรายงานสมาชิกภาพและคะแนนการเขาประชุมประจาํสัปดาห ใหผูวาการภาคหรือเลขานุการ

ภาคทุกเดือน เลขานุการสโมสรคือแหลงขอมูลสําคัญลาํดบัแรกของสโมสร เลขานุการจะตองมีหนาที่เก่ียวของกับกิจกรรมทั้งหลายของสโมสร และอยูในตาํแหนงดทีี่สุดที่จะทราบจุดแข็งและจดุออนของสโมสร เหรัญญิกสโมสร เหรัญญิกมีหนาที่เก่ียวกับการจัดการดานการเงินทั่วไปของสโมสร รักษาบัญชีและชวยกําหนดงบประมาณของสโมสร หนาทีข่องเหรัญญิกปรากฏอยูในขอบังคับของสโมสร มีหนาทีท่ี่สําคัญ คือ

• รักษาบญัชีการเงินทั้งหมดของสโมสร • ทําบัญชีการเงินของสโมสรสงใหคณะกรรมการบริหารสโมสรตามทีไ่ดรับการรองขอ และเมื่อหมด

วาระสิ้นปโรตารี • ทํางานอืน่ที่เก่ียวของกับงานในสํานักงาน หากสโมสรใดไมมีเหรัญญิก เลขานุการจะตองทําหนาที่แทนดวย

คณะกรรมการสโมสร คณะกรรมการสโมสร คือ เครื่องยนตขับเคลื่อนสโมสรใหเดินหนา คณะกรรมการมีหนาที่รวมกันกําหนดแผน สงเสริมและดําเนินกิจกรรมและโครงการตางๆ ที่สโมสรสนับสนุนจนสําเร็จผล ตลอดจนใหบริการแกชุมชนในทองถ่ินและชุมชนในโลกตามความสามารถ หากกรรมการของสโมสรไมทํางานใหมีประสิทธภิาพ สโมสรก็ยอมไมสามารถที่จะบรรลุเปาหมายตางๆ ได

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 38

โปรดเชิญชวนใหนายกสโมสรทํางานรวมกับผูนาํสโมสรคนอื่นๆเพื่อใหคณะกรรมการสโมสรมีประสิทธิภาพมากที่สุด โดยการ

• กําหนดหนาทีแ่ละวัตถุประสงคของคณะกรรมการแตละชุด • รวบรวม ลดจํานวน ขยาย หรือเพ่ิมกรรมการตามความจําเปน • แตงตั้งกรรมการโดยพิจารณาความสนใจและความสามารถพิเศษสวนบุคคล • ควบคุมจาํนวนสมาชิกใหไดสัดสวนในประเภทอาชีพ ตามเปาหมายของคณะกรรมการ • กําหนดงานทีแ่นนอน มอบหมายใหกรรมการแตละคนรวมกันรับผดิชอบ • เชิญชวนใหกรรมการบันทึกรายงานการประชุม แผนงาน มติกรรมการ และผลการดําเนนิการไว

เปนหลักฐาน • รวมประชุมกับคณะกรรมการเมื่อรับการรองขอหรือเมื่อสถานการณจําเปน

สโมสรควรจัดตั้งคณะกรรมการโดยคาํนึงถึงการทําใหสโมสรมีคุณภาพ และเพ่ือความเหมาะสมควรมอบหมายงานในหนาทีด่ังตอไปนี ้

• แสวงหาสมาชิกใหมและจัดพิธีการตอนรับสมาชิกใหม • จัดการปฐมนิเทศและเปนพี่เล้ียงใหแกสมาชิกใหม • ทําโครงการงานบําเพ็ญประโยชนตางๆ • จัดงานหาทุนทํากิจกรรม • มูลนิธิโรตาร ี• ประชาสัมพันธสโมสร • บริหารสโมสร

โปรดเชิญชวนทุกสโมสรพัฒนาโครงสรางคณะกรรมการใหตอบสนองความตองการและเปาหมายของสโมสร ทรัพยากรระดับชุมชน

สโมสรโรตารทีี่ประสบความสําเร็จคือสมาชิกที่เขมแข็งในชุมชน ในการมีความสัมพันธแนบแนนกับสถาบันในชุมชนและสมาชิกชุมชน สโมสรสามารถเลือก/กําหนดแบบโครงการบริการที่เหมาะสมมากที่สุดและสนองตอบความตองการที่แทจริงของชุมชน นอกจากนี้ การตดิตออยางใกลชิดกับสมาชิกในชุมชนสามารถแพรความสนใจในโรตารี จูงใจสมาชกิใหม และชวยกระชับสัมพันธในการรวมมือกันกับองคกรตางๆ และผูนําในชุมชนมากขึ้น โรแทเรียนผูนําในชุมชนของตนยอมมีโอกาสรับขาวสารขอมูลในชุมชนดีกวาคนอืน่ๆ โปรดชี้ชวนผูนาํสโมสรใชประโยชนจากแหลงทรัพยากรที่มีอยูในชุมชนของตน

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 39

ขอมูลที่นํามาใชเปนเครื่องมือชวยสโมสรกําหนดแผนโครงการและกิจกรรมในชุมชนขึ้นอยูกับทรัพยากรในชุมชนดังนี ้

• สภาพเศรษฐกิจ • ภูมิประเทศ • การศึกษาในชุมชนดีหรือออนแอ • สภาวะการเมืองทองถ่ิน • อนามัยและสาธารณสุข • สถิติสํามะโนประชากร

ขอมูลดังกลาว สมาชิกสโมสรควรติดตอสอบถามจากสมาชิกในชุมชน ทรัพยากรที่สําคัญในชุมชนอาจรวมไปถึงองคกรดังตอไปนีด้วย

• องคกรบําเพ็ญประโยชนและกลุมผูไมหวังผลกําไรอื่นๆ • โรงเรียน สถาบันการศึกษา ในชุมชน • องคกรของรัฐ • โครงการฝกวิชาชีพในชุมชน • โรงพยาบาล สถานพยาบาลและสถานีอนามัยในชุมชน • หอการคาและกลุมธุรกิจในทองถ่ิน • องคกรศาสนาตางๆ

ทรัพยากรระดับโรตารีสากล โรตารีสากลเสนอเครือขายขอมูลตางๆ อยางมากมายสาํหรับสโมสร โปรดชี้ชวนผูนําสโมสรใหทาํความคุนเคยกับการใชเอกสารวัสดุส่ิงพิมพที่โรตารีสากลและศูนยโรตารีประเทศไทยอํานวยความสะดวกใหโดยมีทรัพยากรสําคัญที่เปนหลักในปจจบุันคือ

• เว็บไซตของโรตารีสากล www.rotary.org และเว็บไซตของโรตารีในประเทศไทย www.rotaryinthailand.org

• ทําเนียบทางการของโรตารี • รายการสิ่งพิมพของโรตารีสากล • คูมือปฏิบตัิการโรตารี • นิตยสาร THE ROTARIAN และนติยสารโรตารีประเทศไทย

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 40

ขอมูลเหลานี้บรรจุขอมูลขาวสาร นโยบาย ระเบียบขัน้ตอน โปรแกรมตางๆ รายชื่อผูนําตางๆ ตลอดจนโครงการและกิจกรรมตางๆ ของโรแทเรียนและสโมสรตางๆ ทั่วโลก ทานจะพบคาํตอบคําถามตางๆ ที่ทานจะไดรับ โดยการใชเอกสารเหลานี ้ ขอมูลตอจากนี้ไปคือรายการขอมูลพรอมดวยคําอธิบายยอเนื้อหา รายชื่อขอมูลขางทายนี้ยังไมครบสมบรูณทั้งหมด ทานจะหารายชื่อทีส่มบูรณไดใน “รายการสิ่งพิมพของโรตารีสากล รหัส 019” ( RI Catalog—019) และหาดไูดจากเว็บไซตของโรตารีสากล ขอมูลอางอิงทั่วไป รายการสิ่งพิมพของโรตารี Catalog (019) ---รายชื่อเอกสารสิ่งพิมพ วัสดุโสตทัศนในโปรแกรมตางๆ แบบฟอรมและวัสดุอ่ืนๆ จดัพิมพใหมทกุป คูมือปฏิบัติการโรตารี Manual of Procedure (035) ---นโยบายและระเบียบขั้นตอนกาํหนดขึ้นจากมติสภานิตบิัญญตัโิรตารีและมติคณะกรรมการบริหาร จดัพมิพใหมทุก 3 ป หลังการประชุมสภานติบิัญญตัิโรตารแีตละคร้ัง คูมือปฏิบัติการนี้ยังบรรจุ “ธรรมนูญมาตรฐานของโรตารี” และ “ขอบังคับของสโมสรโรตาร”ี ไวในเลมอีกดวย (มีทั้งฉบับภาษาอังกฤษและภาษาไทย) ทําเนียบทางการโรตารี Official Directory (007) ---ขอมูลสําหรับติดตอเจาหนาที่โรตารีสากล คณะกรรมการ หนวยงานพิเศษและบุคลากรของสํานักเลขาธิการ รายชื่อภาคและผูวาการภาคทั่วโลก เรียงลําดับสโมสรตามลําดบัอักษรในแตละภาคพรอมดวยชื่อนายกสโมสรและเลขานุการสโมสร วันเวลาและสถานที่ประชมุ คูมือคณะกรรมการภาค District Committee Manual (249)---หนาที่รับผดิชอบของคณะกรรมการภาค รวมประมวลไวในเลม (มีทัง้ฉบับภาษาอังกฤษและภาษาไทย) คูมือนายกสโมสร Club President’s Manual (222)---เอกสารในชุด Club Officers’ Kit ซึ่งรวมสรุปหนาที่รับผิดชอบของนายกสโมสรตลอดจนขอมูลงานสําคญัของสโมสรเชนการพัฒนาสมาชิกภาพ โครงการบริการตางๆ มูลนิธิโรตารี การประชาสัมพันธและการจัดงานหาทุน (มีทั้งฉบบัภาษาอังกฤษและภาษาไทย) คูมือเลขานุการสโมสร Club Secretary’s Manual (229)---เอกสารในชุด Club Officers’ Kit สรุปภาพรวมของหนาที่รับผิดชอบของเลขานุการสโมสร ตลอดจนบทบาทหนาที่ของเหรัญญิกและปฏิคม (มีทั้งฉบบัภาษาอังกฤษและภาษาไทย)

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 41

คูมือคณะกรรมการสโมสร Club Committee Manual (226)---เอกสารในชุด Club Officers’ Kit สรุปภาพรวมของหนาที่รับผดิชอบของคณะกรรมการสโมสรและคําช้ีแนะทั่วไปสําหรับประธานคณะกรรมการฝายตางๆ ของสโมสร (มีทั้งฉบับภาษาอังกฤษและภาษาไทย)

ส่ิงตีพิมพขาวสาร THE ROTARIAN --- นติยสารรายเดอืนทางการ ของโรตารีสากล นอกจากนติยสาร THE ROTARIAN แลว มีนิตยสารในประเทศตางๆอีก 32 เลม จดัพิมพในกวา 20 ภาษา เพ่ือโรแทเรียนทั่วโลก รวมถึงนิตยสาร โรตารีประเทศไทยดวย นิตยสารโรตารีประเทศไทย --- นิตยสารราย 2 เดือนของโรตารีประเทศไทย เพ่ือโรแทเรียนไทย รวบรวมขาวสารขอมูลกิจกรรมและโครงการตางๆ ของโรตารีสากล ภาค สโมสรตลอดจนโรแทเรียนทั่วไปใชประชา สัมพันธในชุมชนและหองสมุดทั่วไป Rotary World (050) --- หนังสือพิมพ 8 หนา ออกปละ 4 ฉบับสาํหรับสโมสรโรตารี โรตาแรคท ภาคและผูนาํโรตารีทั่วโลก Rotary New Basket (546) --- ตะกราขาวโรตารี หาอานไดจากเว็บไซตโรตารีสากล มีการเสนอขาวทุกวัน สมาชิกภาพ This is Rotary (001) --- โบรชัวรบรรยายภาพรวมโรตารีประกอบภาพสี สําหรับโรแทเรียนในอนาคต และบุคคลทั่วไป What’s Rotary? (419-EN) --- แผนพับสําหรับพกตดิตัว มีคาํตอบคําถามที่พบบอยๆ เก่ียวกับองคกรโรตารีและขอบขายงาน นิยมใชสําหรับมอบแกผูที่มิใชโรแทเรียน How to Propose a New Member (254) --- หัวขอพ้ืนฐานสําหรับเลอืกและรับสมาชิกใหม Membership Development and Retention Manual (417) --- ข้ันตอนพื้นฐานสําหรับพฒันาสมาชิกภาพและคําแนะนําวิธีรักษาสมาชกิปจจุบนั เอกสารนี้จะจดัพิมพใหมในป 2001-02 เพ่ือแกไขเปลี่ยนแปลงตามมติสภานติบิัญญตัิโรตารีป 2001 “Strategies for Member Education” กลยุทธการพัฒนาสมาชิก อยูใน คูมือนายกสโมสร (222) มหัีวขอเชนการหาสมาชิกใหม การปฐมนิเทศสมาชิกใหมและการรักษาสมาชิกปจจุบัน หาดูไดจากเว็บไซตของโรตาร ี The ABCs of Rotary (363) --- รวมความรูทั่วไปของโรตารี ประวัติ ธรรมเนียม โครงสรางและโปรแกรมเหมาะสําหรับการปฐมนิเทศสมาชิกใหม This is Rotary (449) --- วีดีทัศนความยาว 12 นาที หรือ DVD สําหรับมองภาพรวมของโรตารี โปรแกรมและโครงการบริการ เหมาะสําหรับผูจะเปนสมาชิกใหม และการปฐมนิเทศสมาชิกใหม

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 42

โครงการบรกิาร Communities in Action: A Guide to Effective Projects (605A) --- คําแนะนําแตละข้ันตอนสาํหรับวางแผน ดูแล และประเมินผลโครงการบริการ Menu of Service Opportunities (605B) --- รายการโอกาสการบริจาค เปนชุดรวมเอกสารคําแนะนาํของ โรตารีสากล ในแบบโครงการบริการตางๆ สําหรับสโมสรและภาค World Community Service Handbook: A Guide to Action (742) --- ขอมูลเก่ียวกับ บริการชุมชนโลก (WCS) และวิธีการตดิตอสําหรับสโมสรและภาค ใชในโครงการบริการระหวางประเทศตางๆ Vocational Service in Your Community (509) --- คูมือนําเสนอประวัติยอของบริการดานอาชีพ และตัวอยางโครงการที่ประสบความสําเร็จจากสโมสรโรตารีทั่วโลก “Fundraising for Effective Service Projects” อยูในบทที ่ 4 คูมือคณะกรรมการสโมสร (226) ในบทนี้มีขอมูลการวางแผน สงเสริม และดาํเนินการหาทุนแบบตางๆ มูลนิธิโรตารี The Rotary Foundation Quick Reference Guide (219) --- ขอมูลอางอิงฉบบัยอ ภาพรวมโครงการและงานบริการตางๆ ของมูลนิธิโรตาร ีThe Rotary Foundation Handbook (300) --- คูมือรวบรวมขอมูลโครงการและการหาทุนบริจาคใหแกมูลนิธิโรตารี คูมือนีม้ีคําบรรยายวธิีการที่สโมสรโรตารีและภาคจะรวมงานโครงการของมูลนิธิไดอยางสมบูรณ A Guide to Annual Giving (142) --- คูมือสําหรับวางแผนจัดโครงการหาทุนบรจิาคประจาํป ของผูนําสโมสรและผูนาํภาค Two Needs, Two Ways of Giving (173), Ways of Giving (185) --- โบรชัวรแนะนาํวิธีการบริจาคแบบตางๆ แกกองทุนถาวร Humanitarian Grants programs (130) --- คูมือรวบรวมขอมูล “โครงการทุนตางๆ เพ่ือมนุษยชาต”ิ ของมูลนิธิโรตาร ี การประชาสัมพันธ Effective Public Relations: A Guide for Rotary Clubs (257) --- คูมือแนะนาํวิธีการพื้นฐานและเครื่องมือตางๆ สําหรับสงเสริมประชาสัมพันธกิจกรรมตางๆ ของสโมสร Rotary Public Relations for the 21st Century (269) --- วีดีทัศน 10 นาที ช้ีความสําคัญของการสือ่สารในยคุขอมูลทันสมัย Public Service Announcements --- แบบขอมูลเพ่ือการพิมพโฆษณา รายการวิทยุ โทรทศัน ทาํออกใชเปนชุดตางๆ ตองการทราบรายละเอียด โปรดดใูน รายการสิ่งพิมพของโรตารี (RI Catalog)

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 43

เว็บไซตของโรตารีสากล ในเว็บไซตของโรตารีสากล www.rotary.org จะมีขอมูลในเรื่องตางๆ ที่มีความสําคญัตอการดําเนนิการอยางมีประสิทธิภาพของสโมสร ขอมูลในเว็บไซตจะไดรับการปรับปรุงไปเปนประจาํทุกระยะ ซึ่งประกอบดวยขอมูลตางๆ ในหัวขอหลากหลายเชน การพัฒนาสมาชิกภาพและการรักษาสมาชิกปจจุบัน ขอมูลจัดทําโครงการบริการชุมชนและบริการระหวางประเทศ โครงการของมูลนิธิโรตารี การอบรมตางๆ และขอมูลตางๆ ตลอดจนเรื่องการบริหารสโมสร เอกสารสิ่งพิมพตางๆ ของโรตารแีละแบบฟอรมตางๆ ใบสมัครโครงการ สําหรับดาวนโหลดขอมูลพิมพออกมาใชได โปรดใชประโยชนจากเว็บไซตนีใ้หมากทีสุ่ด ทรัพยากรบุคคลของโรตารีสากล คณะกรรมการโรตารีสากล --- คณะกรรมการบริหารเปนผูกําหนดหนาที่ อํานาจและวัตถุประสงคของคณะ กรรมการแตละชุด ซึ่งแตงตัง้โดยประธานโรตารีสากล คณะกรรมการเฉพาะกิจ Task Forces --- กลุมโรแทเรียนที่แตงตั้งโดยประธานโรตารีสากล เปนคณะทํางานชวยสโมสรโรตารีและภาคในโครงการเฉพาะกิจ การติดตอกับกรรมการโรตารีสากลและหนวยงานพิเศษ จะพบในหนาตนๆ ของ ทาํเนียบทางการของโรตารี สํานักเลขาธิการ สํานักเลขาธิการของโรตารีสากล เปนสาํนักงานธุรการของสโมสรโรตารีทั่วโลก ทาํหนาที่รวบรวม วิเคราะห แปลและแพรขาวสารของโรตารี ตั้งอยูทีสํ่านักงานใหญโลกของโรตารีสากลในเมอืงอีแวนสตัน รัฐอิลลินอยส สหรัฐอเมริกา และสํานักงานตางประเทศใน 7 ประเทศ ทําหนาที่บริการเจาหนาที่และสมาชิกของสโมสรโรตารี คณะกรรมการบริหารโรตารีสากล คณะกรรมการโรตารีสากลและเจาหนาทีโ่รตารีสากลทั่วไป รวมถึงการใหความสะดวกในการทํางานของมูลนิธิโรตารีดวย การติดตอคณะทํางานของสาํนักเลขาธิการ จะดไูดใน ทําเนียบทางการของโรตารี หรือในเว็บไซตโรตารีสากล ผูแทนฝายบริหารสโมสรและภาค เจาหนาที่ของสํานักงานระหวางประเทศ และสํานักงานใหญโรตารี สามารถตอบปญหา/คําถามเกี่ยวกับการบริหารสโมสร / ภาคและ/หรือแนะนําผูที่เหมาะสมที่จะตอบในเรือ่งอ่ืนๆ ใหได รายชื่อของเจาหนาที่และสํานักงานในประเทศตางๆ รวมถึงขอมูลสําหรับติดตอ ทานสามารถคนหาดูไดจากหนาแรก ๆ ของ ทําเนียบทางการของโรตารี และในเวบ็ไซตของโรตารีสากล

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 44

ศูนยโรตารีในประเทศไทย ศูนยโรตารีในประเทศไทย กอตั้งข้ึนโดยโรแทเรียนในประเทศไทย เพ่ือเปนศูนยประสานงานระหวางภาคและสโมสรโรตารีในประเทศและตางประเทศ และประสานงานระหวางภาค/สโมสรกับโรตารีสากล ใหคําปรึกษาในเร่ืองกิจกรรมของสโมสรโรตารี เชนโครงการทุนสนับสนุนสมทบ (Matching Grants) บริการหองประชุมเพื่อการประชุมของภาคและสโมสร เก็บรวบรวมขอมูลและเอกสารตางๆของทุกภาค จําหนาย/แจก เอกสาร หนังสือ บตัรสมาชิกสโมสรโรตารี ฯลฯ ศูนยโรตารีในประเทศไทย ตั้งอยูที่ เลขที่ 75/82-83 ช้ัน 32 อาคารโอเชียนทาวเวอร 2 ถนนอโศก เขตวัฒนา กรุงเทพ 10110 โทร. 0-2661-6720-1 โทรสาร 0-2661-6719 E-mail: rotaryth@ksc.th.com นิตยสารโรตารีประเทศไทย เปนสื่อที่รวบรวมขาวสารของโรตารีสากล และในประเทศไทย พิมพราย 2 เดือน โรแทเรียนทุกทานในประเทศไทยเปนสมาชกิ www.rotaryinthailand.org เว็บไซตของโรตารีประเทศไทย จัดทาํโดยนิตยสารโรตารีประเทศไทย มีขอมูลโรตารี แบงเปน 10 สวน รวมทัง้ขอมูลพ้ืนฐานของสโมสรโรตารีทุกสโมสรในประเทศไทย

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 45

ภาคผนวก หนาที่และบทบาทของผูวาการภาค โดยขอบังคบัของโรตารีสากล ผูวาการภาค คือบุคคลทีรั่บผิดชอบการดําเนนิงานดงัตอไปนี ้

1. กอตั้งสโมสรใหม 2. เสริมความเขมแข็งใหสโมสรที่มีอยูเดิม 3. สงเสริมการเพ่ิมสมาชิกภาพโดยทํางานกบัผูนาํตางๆ ของภาค และนายกสโมสร กําหนดเปาหมายที่เปนไปไดสําหรับสโมสรแตละแหง 4. สนับสนนุมูลนธิิโรตารีดวยการมุงเนนความสําคัญ ทั้งการรวมโครงการและการบริจาคเงิน 5. สงเสริมความสัมพันธระหวางสโมสรในภาค และระหวางสโมสรกับโรตารีสากล 6. กําหนดแผนจดังานและเปนประธานในการประชุมใหญภาค (District Conference) ชวยเหลือผูวาการ

ภาครบัเลือกที่จะมารับตําแหนง วางแผนงานและเตรยีมตัวไปอบรมผูวาการภาครับเลือก และการอบรมภาค (District Assembly)

7. กําหนดแผนการเยี่ยมสโมสรอยางเปนทางการแตละสโมสรหรือรวมหลายสโมสรระหวางป โดยจัดในเวลาที่เหมาะสมสําหรับผูวาการภาคในการดําเนนิการ ดังนี ้• มุงเนนความสนใจในเรื่องสําคัญของโรตาร ี• ใหการดูแลพิเศษแกสโมสรที่ออนแอและมีปญหาภายในสโมสร • ชักจูงใจโรแทเรียนใหมีสวนรวมกิจกรรมบําเพ็ญประโยชนตางๆ • ยกยองเกียรติคุณโรแทเรียนที่มีผลงานดีเดนรายบุคคล

8. จัดทํา/สงสารผูวาการภาครายเดือนใหนายกสโมสรและเลขานุการสโมสรทุกแหงในภาคและโรตารีสากล 9. สงรายงานไปโรตารีสากลทันทีตามทีป่ระธานโรตารีสากลหรือคณะกรรมการบริหารโรตารีสากลรองขอ 10. สงขอมูลสโมสรพรอมคําแนะนาํการดําเนนิการเพื่อสรางความแข็งแกรงแกสโมสรใหแกผูวาการรับเลือก กอนเดินทางไปประชุมอบรมเจาหนาที่โรตารีสากล

11. มั่นใจวาการเสนอชื่อและการเลือกตัง้ภายในภาค ดําเนนิไปตามธรรมนูญขอบงัคับและนโยบายของ โรตารีสากล

12. สงมอบเอกสารภาคแกผูวาการภาครับเลือก ที่มารับตําแหนงตอจากทาน 13. ปฏิบัติหนาที่อ่ืนที่จําเปน ในฐานะเจาหนาที่โรตารีสากลประจําภาค

ผูวาการภาคไดรับอนญุาตใหปฏิบัติหนาที่ดังกลาวและมอบหมายความรับผดิชอบโดยผานองคกรของภาค

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 47

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาค 48

งานอื่นๆ ทีส่ําคัญของผูวาการภาค คือ

• กําหนดแผน และจัดการสัมมนาอบรมนายกสโมสร (PETS) และการอบรมภาค (District Assembly) หลังจากรับตาํแหนงผูวาการภาคแลว ใหจัดสัมมนาสมาชิกภาพ / มูลนิธิโรตารีและการประชุมใหญภาคตอไป

• แตงตั้ง ผูชวยผูวาการภาคและคณะกรรมการภาคตามทีจ่ําเปน และใหทํางานอยางมีประสิทธิภาพตลอดป

• สงเสริม การประชุมใหญประจําปโรตารีสากล และลงทะเบียนเขาประชุมใหญดวย หากกระทําได • เก็บรักษา และจัดทําทะเบียนบันทึกประวัติภาค • จัดเตรียม สรุปรายงานสมาชิกภาพและคะแนนการเขาประชุมแตละสโมสรทุกเดอืนและลงพิมพ

ไวในสารผูวาการภาครายเดือนที่สงใหสโมสรและโรตารีสากลทุกเดือน (12 ฉบับ) • ชวยเหลือ ทุกสโมสรในภาคตามความจาํเปน ดแูลสโมสรใหม สโมสรเล็ก หรือสโมสรที่ตองการ

ความชวยเหลือเปนพิเศษ วางแผนเยี่ยมสโมสรทุกพ้ืนที่ลวงหนาตั้งแตตนป • สงเสริม ใหสโมสรสนับสนนุโครงการของมูลนิธิโรตารี ทั้งดานบุคลากรและการเงิน • กระตุนเตือนใจ และชวยเหลือสโมสรใหเพ่ิมสมาชิกภาพ ดํารงรักษาสมาชิกภาพ • พัฒนา การประชาสัมพันธภาคอยางทั่วถึง และสนับสนนุสโมสรใหดาํเนินการเชนเดยีวกัน

Disclaimer

คูมือการอบรมผูชวยผูวาการภาคเลมนี้ แปลจาก Assistant Governor’s Training Manual ฉบับภาษาอังกฤษ โดยไดรับมอบหมายจากโรตารีสากล ถึงแมวาคณะกรรมการแปลเอกสารโรตารีสากล และของศูนยโรตารีในประเทศไทย ไดแปลและทบทวนอยางละเอียดแลว โรตารีสากลและคณะกรรมการฯ ไมสามารถที่จะรับรองความสมบูรณของคูมือเลมนี้ได หากมีขอความใดที่ไมชัดเจน ขอใหอางอิงไปยังคูมือฉบับภาษาอังกฤษ

คณะกรรมการแปลเอกสารโรตารีสากลและศูนยโรตารีในประเทศไทย มีนาคม 2547

Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston,IL 60201-3698 USA

www.rotary.org 244-TH—(1101)

• โครงการนํารอง การบริหารภาครวม โรตารีสากล Multi District Administration Pilot Project, RI.

• ศูนยโรตารีในประเทศไทย