Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/20Protap No 01 Tahun... ·...
Transcript of Arsip Nasional Republik Indonesia - anri.go.idanri.go.id/assets/download/20Protap No 01 Tahun... ·...
Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Konvensional
Sebelum Tahun 1945 telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal Mei 2009
Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
TULKHAH MANSYUR
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP
NOMOR 01 TAHUN 2009
TENTANG
PENYUSUNAN DAFTAR
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
BAB I
PENDAHULUAN
A. Umum
Arsip statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu
dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggung
jawab Lembaga Kearsipan, baik di pusat (ANRI), maupun di daerah (Badan/Kantor
Kearsipan Provinsi, Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai
harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dengan mengisi
kemerdekaan. Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan
Lembaga Kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan
pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran
instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi
yang telah melanda pula di Indonesia di mana kebutuhan informasi menjadi sangat penting.
Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI
sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang
tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar,
inventaris dan guide arsip. Disinilah peran Direktorat Pengolahan. Pengolahan arsip tidak
seperti mengolah jenis informasi lainnya. Pengolahan arsip harus mengacu pada standar
internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai
aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip
yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam
bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap
Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
B. Maksud dan Tujuan
Penyusunan Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Sebelum Tahun
1945 ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan
langkah pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan di Lingkungan
Direktorat Pengolahan Arsip. Tujuan Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Konvensional
Sebelum Tahun 1945 adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Direktorat
Pengolahan Arsip, sehingga Prosedur Tetap yang disusun memiliki relevansi antara jenis
pekerjaan, beban kerja, keluaran (output) dengan alokasi anggaran yang dibutuhkan. Adanya
Protap Tetap juga akan menjamin pelaksanaan pekerjaan yang telah direncanakan dapat
memperoleh pembiayaan kegiatan secara wajar dan efisien. Manfaat lain adalah adanya suatu
sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit yang satu dengan unit yang lain untuk
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program lembaga.
C. Ruang Lingkup
Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 ini
berlaku dan digunakan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum
Tahun 1945. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Sebelum Tahun
1945 ini meliputi Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945, Identifikasi
Fisik, Sistem Penataan dan Provenance, Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber
dan Referensi serta Keterkaitan Arsip-Arsip Nusantara Berbahasa Asing dan Daerah,
Penyusunan Skema Sementara, Rekonstruksi, Deskripsi, Penyusunan Skema Definitif,
Manuver, Penomoran Definitif, Penataan Arsip Dalam Boks, Pemberian Label, Penulisan
Daftar, Penilaian dan Penelahaan Daftar, Penyempurnaan Daftar, Menterjemahkan, dan
Pengesahan.
D. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 2964);
2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008
tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP);
4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008
tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia;
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang
Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia.
E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:
1. Identifikasi arsip statis adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi
penyimpanan arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau
pencipta arsipnya.
2. Rencana Teknis Penyusunan Daftar Arsip yaitu kegiatan membuat rancangan kerja
dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan
pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis.
3. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah kegiatan penelitian data melalui sumber
cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip yang akan diolah.
4. Penyusunan Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka
sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip yang akan
digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip yang tercipta dari
fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu Organisasi/Lembaga/Aktivitas Tokoh.
5. Rekonstruksi adalah kegiatan menata kembali arsip statis dalam rangka penataan arsip
dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.
6. Deskripsi adalah kegiatan membuat rincian informasi yang terkandung dalam arsip dari
suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu
fische (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu
arsip yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor
sementara arsipnya.
7. Pembuatan skema definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan
informasi arsip statis yang sudah definitif (tetap).
8. Manuver adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu deskripsi) sesuai dengan skema
definitif yang dibuat.
9. Penomoran definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan informasi
arsip statis yang sudah definitif (tetap).
10. Penataan Dalam Boks adalah kegiatan memasukkan arsip yang telah dibungkus kertas
kising ke dalam boks arsip sesuai ukuran (37,5cm x 20cm x 27cm) atau
(37,5cm x 10cm x 27 cm).
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
11. Pemberian Label adalah kegiatan pemberian identitas pada boks arsip. Label tersebut
biasanya terdiri dari nama pencipta, nomor arsip sesuai dengan nomor definitifnya dan
nomor boks arsip.
12. Pembuatan daftar adalah memasukkan data berisi deskripsi dalam berbagai derajat
rincian yang isinya memuat mengenai suatu khasanah arsip.
13. Penilaian dan penelaahan adalah kegiatan menilai dan menelaah daftar oleh Eselon II.
14. Penyempurnaan adalah kegiatan perbaikan terhadap daftar yang telah dinilai dan ditelaah.
15. Transliterasi adalah kegiatan menterjemahkan atau alih bahasa yang dipakai dalam arsip
dari bahasa asing atau daerah ke dalam bahasa Indonesia yang baku.
16. Pengesahan adalah tindakan pengakuan terhadap karakteristik resmi suatu
naskah/dokumen yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
BAB II
PROSEDUR PENYUSUNAN DAFTAR
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Prosedur Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 dilaksanakan
melalui tahapan sebagai berikut:
1. Identifikasi Arsip, Sistem dan Provenance
Penyusunan daftar arsip dimulai dari kegiatan identifikasi arsip untuk mengetahui jumlah dan
kondisi fisik arsip, sistem penataan dan provenance arsip. Pemahaman hal tersebut akan
mempermudah proses penyusunan rencana teknis.
2. Penyusunan Rencana Teknis
Rencana Teknis disusun berdasarkan identifikasi arsip yang telah dilakukan untuk merancang
rincian biaya, waktu dan pelaksana terkait pengolahan arsip.
3. Melaksanakan Penelusuran Sumber dan Referensi
Kegiatan penelusuran Sumber dan Referensi dilaksanakan dalam rangka penyusunan skema
sementara yang diperlukan dalam mengolah arsip.
4. Penyusunan Skema Sementara
Setelah data hasil referensi dan penelusuran terkumpul, maka selanjutnya dibuat skema
sementara yang akan digunakan sebagai dasar pengelompokkan arsip.
5. Rekonstruksi
Rekonstruksi dilakukan dengan mengelompokkan arsip sesuai dengan kaidah kearsipan
untuk selanjutnya dideskripsi.
6. Deskripsi
Gambaran informasi arsip secara lengkap yang tertuang dalam kartu deskripsi.
7. Penyusunan Skema Definitif
Dari hasil deskripsi, apabila terdapat tambahan data/informasi untuk skema, maka dibuatlah
skema definitif (tetap).
8. Manuver
Setelah skema definitif tersusun, selanjutnya arsip dikelompokkan sesuai dengan skema yang
ada.
9. Penomoran Definitif
Setelah mengelompok sesuai dengan skema, selanjutnya penomoran definitif (tetap)
dilakukan pada kartu deskripsi yang diikuti dengan fisik arsipnya.
10. Penataan Dalam Boks
Setelah penomoran arsip, arsip ditata ke dalam boks sesuai dengan nomor urutnya.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 -
11. Pemberian Label
Pemberian label dilakukan pada boks yang telah tertata.
12. Pembuatan Daftar
Kegiatan selanjutnya adalah pembuatan daftar arsip berdasarkan data yang terkumpul dari
kartu deskripsi yang telah tersusun sesuai skema.
13. Penilaian dan Penelaahan
Daftar yang telah disusun selanjutnya dinilai dan ditelaah oleh atasan langsung dan Direktur
Pengolahan.
14. Penyempurnaan
Apabila terdapat koreksi maka dilakukan penyempurnaan daftar arsip kembali.
15. Transliterasi
Transliterasi dilakukan terhadap daftar arsip yang masih berbahasa asing/Belanda.
16. Pengesahan
Pengesahan merupakan prosedur akhir dari penyusunan daftar arsip.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 7 -
BAB III
PENUTUP
Kami berharap Prosedur Tetap Penyusunan Daftar Arsip Konvensional Sebelum Tahun
1945 ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di lingkungan Direktorat Pengolahan ANRI
dalam menyusun Daftar Arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman
dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi
dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di Arsip Nasional
Republik Indonesia dalam kerangka Reformasi Birokrasi Nasional. Prosedur Tetap Penyusunan
Daftar Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan
apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakart a pada tanggal Mei 2009
DIREKTUR PENGOLAHAN,
SUMRAHYADI
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
8
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP
NOMOR 01 TAHUN 2009
TENTANG
PENYUSUNAN DAFTAR
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 1 -
DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN DAFTAR
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN DAFTAR DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE
DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP
KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN
ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH
E. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DI LINGKUNGAN SUBDIT
PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP STATIS DI LINGKUNGAN SUBDIT
PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
G. DIAGRAM ALIR DESKRPSI DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP
KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DI LINGKUNGAN SUBDIT
PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
I. DIAGRAM ALIR MANUVER DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP
KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
J. DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
K. DIAGRAM ALIR PENATAAN ARSIP DALAM BOKS DI LINGKUNGAN SUBDIT
PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
L. DIAGRAM ALIR PEMBERIAN LABEL DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP
KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
M. DIAGRAM ALIR PENULISAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
N. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL
SEBELUM TAHUN 1945
O. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DAFTAR ARSIP DI LINGKUNGAN SUBDIT
PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
P. DIAGRAM ALIR MENTERJEMAHKAN DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP
KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Q. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP
KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 3 -
DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN DAFTAR DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma Waktu : 1 tahun ( tergantung jumlah arsipnya )
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Melaksanakan identifikasi arsip, sistem dan provenance
2 Menyusun rencana teknis
3 Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi
4 Menyusun skema sementara
5 Merekonstruksi pengaturan arsip
6 Mendeskripsi
7 Menyusun Skema Definitif
8 Manuver
9 Memberi nomor definitif
10 Menata arsip dalam boks
11 Memberi label
12 Menulis daftar
13 Menilai dan menelaah daftar arsip
14 Menyempurnakan daftar
15 Menerjemahkan /mentransliterasi
16 Mengesahkan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
DIAGRAM ALIR
IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
2 Memberikan penilaian dan arahan
3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah arsip ke Direktur Pengolahan
5 Menilai dan mengarahkan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang teknik identifikasi arsip
6 Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 dan Arsiparis menyempurnakan rencana identifikasi
7 Melakukan koordinasi dengan Direktur Preservasi dan memerintahkan Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 untuk melakukan koordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional
8 Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 untuk melakukan koordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 5 -
Norma Waktu : 10 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
9 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance arsip ke Depo
10 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi
11 Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
12 Menyampaikan laporan identifikasi ke Direktur Pengolahan
13 Berdasarkan laporan identifikasi, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas khasanah arsip yang akan dibuat daftar
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 6 -
DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma waktu: 3 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Mengajukan draf rencana teknis penyusunan daftar yang terdiri dari jangka waktu pembuatan daftar, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
2 Memberikan penilaian dan arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis
3 Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat penilaian dan arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
4 Mengajukan rencana teknis ke Direktur Pengolahan
5 Memberikan penilaian dan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang penyusunan rencana teknis
6 Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 dan Arsiparis merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
7 Berdasarkan penyempurnaan draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh Arsiparis, Direktur Pengolahan menyetujui rencana teknis
8 Membuat pengesahan terhadap rencana teknis
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 7 -
DIAGRAM ALIR
PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Deputi Konservasi
Arsip
Instansi Terkait
1 Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah kepada instansi terkait dan mengajukan draf surat kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
2 Mengoreksi draft surat
3 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
4 Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke Direktur Pengolahan
5 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang draft surat yang akan ditanda tangani oleh Deputi Konservasi Arsip
6 Melakukan penyempurnaan draft surat dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
7 Membuat nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip dan mengirimkan kepada instansi terkait
8 Arsiparis dan Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 melakukan penelusuran sumber/referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah ke instansi terkait
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 8 -
Norma Waktu : 10 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
1945
Direktur Pengolahan
Deputi Konservasi
Arsip
Instansi Terkait
9 Mencari dan mencatat data -data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan yang diperoleh dari instansi terkait
10 Melakukan identifikasi terhadap khasanah arsip berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait
11 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah
12 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah dengan instansi terkait
13 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait
14 Membuat laporan hasil penelusuran sumber dan bahan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah
15 Menyampaikan Laporan ke Direktur Pengolahan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 9 -
DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma Waktu: 3 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Arsiparis mempersiapkan data/informasi yang dihimpun dari berbagai referensi / penelusuran
2 Arsiparis membuat skema sementara
3 Arsiparis meminta persetujuan/koreksi dari atasan langsung
4 Perbaikan atas koreksi Skema Sementara
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 10 -
DIAGRAM ALIR
REKONSTRUKSI ARSIP STATIS DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma Waktu: 5 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Menyiapkan arsip yang akan direkonstruksi
2 Memilah antara arsip dan non arsip
3 Mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya
4 Mengelompokkan arsip berdasarkan unit informasinya
5 Mengkronologiskan kelompok arsip
6
Arsip telah mengelompok berdasarkan jenis,dan unit informasi
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 11 -
DIAGRAM ALIR
DESKRPSI DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma Waktu : 120 hari kerja ( tergantung volume arsip )
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Menyiapkan arsip yang akan dideskripsi
2 Membaca keseluruhan informasi arsip
3 Menelaah isi informasi arsip
4 Menuangkan isi informasi arsip ke dalam fisches
5 Menentukan bentuk redaksi
6 Menentukan inti informasi yang terkandung dalam arsip
7 Menentukan kurun waktu terciptanya arsip
8 Menentukan tingkat perkembangan arsip
9 Menentukan bentuk luar arsip
10 Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam kartu fisches
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 12 -
DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma Waktu : 3 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Menyiapkan skema sementara yang akan diubah/ditetapkan
2 Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara
3 Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema sementara
4 Mengurangi atau menambahkan serie atau group pada skema penataan arsip sementara
5 Melakukan konsultasi pada atasan
6 Melakukan perbaikan atas koreksi
7 Membuat skema definitif
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 13 -
DIAGRAM ALIR
MANUVER DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma Waktu: 5 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Menyiapkan kartu deskripsi yang akan dimanuver
2 Menggabungkan kartu yang memiliki informasi sejenis
3 Mengelompokkan kartu berdasarkan skema yang telah dibuat
4 Menyusun kartu secara kronologis
5 Kartu fiesches tersusun sesuai skema
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 14 -
DIAGRAM ALIR
PENOMORAN DEFINITIF DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma Waktu : 5 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Melakukan penomoran definitif pada kartu/fisches berdasarkan hasil manuver kartu/fisches
2 Melakukan entri data atau pengetikan informasi berdasarkan skema dan nomor definitif
3 Melakukan pengecekan kembali kartu/fisches yang sudah diberi penomoran definitif untuk melanjutkan kegiatan berikutnya yaitu pemberkasan fisik arsip
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 15 -
DIAGRAM ALIR
PENATAAN ARSIP DALAM BOKS DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma Waktu : 20 hari kerja (tergantung jumlah/volume arsip)
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Mempersiapkan arsip yang sudah diberi label untuk dimasukkan ke dalam boks
2 Mempersiapkan boks arsip yang akan dipergunakan
3 Menata arsip ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks
4 Menempel label boks yang sudah dipersiapkan sebelumnya
5 Menyusun boks sesuai dengan nomor urut boks
6 Melaporkan kegiatannya kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 16 -
DIAGRAM ALIR
PEMBERIAN LABEL DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma Waktu : 5 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Menyiapkan label arsip untuk ditempelkan pada sampul arsip sesuai dengan nomor definitif, yang terdiri dari : nama organisasi pencipta arsip, nomor urut arsip
2 Menempelkan label arsip pada sampul arsip
3 Menyiapkan label boks yang akan ditempel pada boks sekaligus setelah kegiatan penataan arsip dalam boks, label boks yang dibuat terdiri atas: nama organisasi pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 17 -
DIAGRAM ALIR PENULISAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma Waktu : 20 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Menyiapkan data/kartu fiesches yang sudah dimanuver untuk dibuat daftar
2 Membuat judul daftar sesuai Fonds
3 Menentukan kurun waktu arsip berdasarkan arsip yang ditata
4 Membuat kata pengantar
5 Membuat daftar isi
6 Menuangkan deskripsi dari kartu fieches ke dalam daftar
7 Mengajukan konsep daftar arsip kepada atasan
8 Mengoreksi daftar yang diajukan
9 Melakukan perbaikan sesuai dengan hasil koreksi
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 18 -
DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DAFTAR ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma Waktu : 5 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum
Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Mempersiapkan daftar yang telah tersusun
2 Melakukan pengecekan antara informasi dan fisik arsip
3 Mengajukan draf daftar ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
4 Memberikan arahan kepada arsiparis mengenai penulisan daftar
5 Merevisi draf daftar setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
6 Mengajukan draft daftar ke Direktur Pengolahan
7 Merevisi draf daftar setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
8 Mengajukan draf daftar ke Direktur pengolahan
9 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang penyusunan daftar arsip
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 19 -
DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN DAFTAR ARSIP
DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma waktu: 5 hari kerja
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Mengajukan draf daftar ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
2 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang penulisan daftar
3 Merevisi draf daftar setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
4 Mengajukan draft daftar ke Direktur Pengolahan
5 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang penyusunan daftar arsip
6 Merevisi draf daftar teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
7 Melakukan uji petik terhadap daftar
8 Berdasarkan penyempurnaan daftar yang telah dilakukan oleh Arsiparis, Direktur Pengolahan memutuskan daftar telah final
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 20 -
DIAGRAM ALIR MENTERJEMAHKAN
DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma Waktu : 20 hari kerja (tergantung banyaknya halaman daftar)
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Memeriksa kelengkapan daftar, untuk dikonsultasikan dengan Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 untuk kegiatan terjemahan daftar (alih bahasa)
2 Memberi arahan dan surat tugas kepada Arsiparis untuk melakukan terjemahan daftar arsip
3 Menterjemahkan daftar dalam bahasa Indonesia dikoreksi oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 21 -
DIAGRAM ALIR PENGESAHAN
DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma Waktu : 20 hari kerja (tergantung banyaknya halaman daftar)
DIREKTUR PENGOLAHAN,
SUMRAHYADI
No Tahap Kegiatan
Unit Penyelesaian
Arsiparis
Kasubdit Pengolahan
Arkon Sebelum Tahun 1945
Direktur Pengolahan
Direktur Preservasi
Kasubdit Penyimpanan
Arsip Konvensional
1 Memeriksa kelengkapan daftar yang akan disahkan, baik yang berbahasa Belanda maupun yang sudah diterjemahkan dan menyerahkan kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
2 Membuat nota dinas kepada Direktur Pengolahan agar 2 (dua) daftar yang sudah selesai dikerjakan oleh Arsiparis mendapat pengesahan dari Direktur Pengolahan
3 Menandatangani daftar tersebut dan memberikan arahan kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 untuk mengopi daftar tersebut
4 Mengirim daftar tersebut kepada ruang baca dan ruang penyimpanan