ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das...
Transcript of ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das...
![Page 1: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/1.jpg)
ARQUIVOLOGIA II PARTEProf Heron Duarte
![Page 2: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/2.jpg)
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma que os documentos serão armazenados, visando à localização futura.
![Page 3: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/3.jpg)
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL E VERTICAL
Arquivamento e guarda de documentos em pastas, arquivos, prateleiras e gavetas.• HORIZONTAL.
Os documentos estão dispostos uns sobre os outros. Evita que se amassem com o tempo. Indicado para arquivos permanentes e documentos grandes, como mapas, plantas e desenhos. Não indicado para documentos cujo acesso seja frequente.• VERTICAL
Os documentos estão dispostos uns atrás dos outros em gavetas e estantes. Indicado para arquivos correntes, pois torna ágil a sua localização.
![Page 4: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/4.jpg)
MÉTODOS DIRETOS/INDIRETOS
Sistema direto: A busca do documento ocorre no local onde se acha guardado. É uma característica dos métodos que organizam os documentos por nome (alfabético, geográfico, dicionário e enciclopédico).
Sistema indireto. A busca do documento ocorre por índice ou catálogo. É o caso dos fichários. Característica dos métodos que organizam por número (numérico simples, numérico cronológico, numérico dígito terminal, decimal e duplex).
![Page 5: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/5.jpg)
MÉTODO ALFABÉTICO
• É um método direto, que utiliza as letras do nome para localiza-lo.
![Page 6: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/6.jpg)
Regras de Alfabetação:
Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.• Ariosvaldo Dias Furtado• Francisco Menezes• Gilberto Alves Rezende• Otacílio Guedes Marques
• Ficará• Furtado – Marques – Menezes e Rezende
No caso de sobrenomes iguais, prevalece o prenome.• Ex Moreira, Antonio• Moreira, Beatriz
![Page 7: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/7.jpg)
Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
• Camilo Castelo Branco• Heitor Villa-Lobos• Joaquim da Boa Morte• Severino Monte Negro• Maria da Tampa Preta
• O mesmo ocorre com sobrenomes formados por Santo,
Santa.• Ex. João Santa Cruz, Márcia da Santa Luzia
![Page 8: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/8.jpg)
Iniciais abreviativas têm precedência.• E. Silva• Eunice Silva
![Page 9: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/9.jpg)
Não são considerados os artigos e preposições
(A, de, e um, uma)
Ex. Arnaldo do Couto
Marcio do Nascimento
Marcos Araujo da Silva
• Sobrenomes de parentesco irão juntos.
Ex. Ernesto Machado Junior
Os títulos não são considerados na alfabetação.• Ex. Ministro Jorge Cardoso (Cardoso, Jorge (Ministro))
![Page 10: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/10.jpg)
MÉTODO NUMÉRICO
Método Numérico Simples
Quando o elemento a ser considerado em um documento é o seu número.
É atribuído um número para cada documento, a partir do qual serão organizados os documentos.
Na busca será a partir de um nome. Por isso, adotar um índice alfabético ou onomástico.
Os métodos que utilizam índices são denominados indiretos.• Ex. Pastas funcionais por matrícula dos colaboradores.• Contratos celebrados.
![Page 11: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/11.jpg)
Método Numérico Cronológico
Os documentos serão organizados por uma data. Não precisa ser a data do documento.• Ex Documentos contábeis e contas a pagar.• Prontuários médicos pela data de nascimento
![Page 12: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/12.jpg)
Método Numérico-dígito-terminal
Decompõe-se o número para ser arquivado pelos 2 últimos dígitos.• Ex. Doc. No. 834.695• Para arquivamento, 83-46-95 • Arquivado na pasta relativa aos terminados em 95, e
receberá a sequencia 46.
![Page 13: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/13.jpg)
MÉTODO GEOGRÁFICO
De acordo com o local ou setor em que foram produzidos. Aplicado a organizações que possuam filiais em vários locais diferentes• Organização por estado
Colocam-se os estados em ordem alfabética. Em seguida a capital, e depois as cidades em ordem alfabética.
![Page 14: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/14.jpg)
• Organização por país
Colocam-se os países em ordem alfabética. Em seguida a capital. Depois, as cidades em ordem alfabética.
• Organização por cidade.
Colocam-se as cidades em ordem alfabética e a sigla do estado correspondente para diferenciar cidades de mesmo nome em diferentes estados.
• Se a organização for de separação de cidades de um
país, coloca-se primeiro a capital e depois as demais cidades em ordem alfabética.
![Page 15: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/15.jpg)
MÉTODO IDEOGRÁFICO
Separa os documentos por assunto. Em seguida os assuntos serão organizados por alfabetação ou por número. Serão, então, separados em dicionário ou duplex, no caso dos numéricos.
• Férias• Abono• Contas a Pagar• Contas a Receber• Controle de Estoque• Admissão • Demissão • Salários
![Page 16: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/16.jpg)
Pelo método ideográfico alfabético dicionário, basta coloca-los em ordem alfabética• Abono• Admissão• Contas a pagar
![Page 17: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/17.jpg)
Já no método ideográfico enciclopédico, serão agrupados pelos títulos gerais e os assuntos hierarquizados em cada área.• FINANCEIRO• Contas a pagar• Contas a receber• MATERIAL• Material de Consumo• Material Permanente• PESSOAL• Abono• Admissão• Férias
![Page 18: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/18.jpg)
Para facilitar, o método pode ser utilizado a partir de códigos atribuídos em cada assunto, em que estarão presentes o método duplex ou decimal.
Ex. duplex
1. FINANCEIRO1.1.Contas a pagar
1.2. Contas a receber
2. MATERIAL2.1. Material de Consumo
2.2. Material Permanente
![Page 19: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/19.jpg)
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Atividade que visa a controlar o fluxo de documentos existentes na instituição para assegurar a eficiência das atividades administrativas.
![Page 20: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/20.jpg)
1ª Fase: Produção
Ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor.
Produzir apenas os essenciais
Evitar a reprodução desnecessária de documentos
![Page 21: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/21.jpg)
2ª Fase: Utilização
Fluxo percorrido pelos documentos necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como a sua guarda após cessar o seu trâmite.
Envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e as técnicas especiais de classificação, organização e elaboração dos instrumentos de recuperação da informação. O arquivamento também será controlado. Desenvolve-se a gestão dos documentos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
![Page 22: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/22.jpg)
3ª Fase: Avaliação e Destinação
Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos. Decide quais serão eliminados e quais preservados permanentemente.
![Page 23: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/23.jpg)
Diagnósticos
Análise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituição para evitar falhas ou lacunas existentes, para adotar medidas que visem a aumentar a sua eficiência.
Envolve: instalações físicas, condições ambientais, armazenamento, conservação do documento, tipo de acondicionamento etc.
![Page 24: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/24.jpg)
GESTÃO DE ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS
Correntes
É necessário desenvolver os procedimentos para classificação, registro, autuação, controle e tramitação, expedição e arquivamento para facilitar o acesso às informações neles contidas.
As unidades responsáveis por isso são intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicações administrativas, serviço de comunicações etc.
![Page 25: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/25.jpg)
Intermediários
Uma parte dos documentos correntes deverá ser conservada. Não se justifica mantê-los próximos às unidades que os produziram, mas sim em local central, onde sua armazenagem minimize os custos da guarda.
Para serem recebidos, devem ser conhecidos o seu conteúdo, prazo de guarda e a data de eliminação ou recolhimento.
Seu conteúdo será acessado, sempre que necessário, pelas unidades que encaminharam, as quais detêm ainda a sua posse. Tais documentos não serão liberados para outros solicitantes, a não ser se autorizados pela unidade que os transferiu.
![Page 26: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/26.jpg)
Protocolo
Conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a sua imediata localização e recuperação. A atividade de protocolo é típica da fase corrente.
O Protocolo realiza as seguintes atividades:• Recebimento• Registro• Autuação• Classificação• Expedição/Distribuição• Controle/movimentação
![Page 27: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/27.jpg)
Recebimento:
Recebem-se os documentos que entram na instituição ou formaliza aqueles que são produzidos nos próprios setores do órgão
Registro
Cadastro dos elementos básicos do documento em um sistema de controle.
![Page 28: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/28.jpg)
Autuação
É o procedimento no qual os documentos são transformados em processos. Insere-se uma capa específica, faz-se a numeração das páginas e atribui-se um número que o identificará.
![Page 29: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/29.jpg)
Classificação
Os documentos são abertos e analisados para terem seus assuntos identificados. São classificados de acordo com o Plano de Classificação da instituição. Não se aplica aos documentos pessoais ou sigilosos, os quais serão encaminhados diretamente ao seu destinatário.
![Page 30: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/30.jpg)
Expedição/Distribuição
Enviar o documento ao interessado.
Distribuição: remessa de documentos às unidades responsáveis sobre a matéria dentro do órgão
Expedição: Envio do documento para outro órgão da Administração pública
Controle da Movimentação
Identifica os setores pelos quais passam os documentos a fim de recuperá-los com rapidez quando necessário.
![Page 31: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/31.jpg)
Agentes exteriores que danificam os documentos
Físicos.
Luminosidade; temperatura (a ideal é de 22 graus); umidade (em torno de 55%)
Químicos.
Poluição atmosférica;tintas; gordura e oleosidade; objetos metálicos
Biológicos
Insetos; Microrganismos (fungos); Roedores; Homem
![Page 32: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/32.jpg)
PREVENÇÃO
Manter o local longe de alimentos, proximidade de cantinas ou refeitório, retirar o lixo, consertar janelas e portas, arejar os armários.
![Page 33: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/33.jpg)
CUIDADOS GERAIS• Estantes de arquivos de metal pintados; mãos limpas; não
utilizar fitas adesivas e cola branca, não escrever nos documentos, não dobrar as páginas;
• Evitar a saliva ou líquidos em geral, remover o pó com aspirador ou flanelas de algodão, retirar grampos metálicos.
• Fotografias manuseadas com luvas de algodão;• Slides sempre fazer duplicatas• Disquetes e CDs em local fresco, seco e longe do
computador• Usar caixas de papelão e não de plástico• Limpar o piso com panos úmidos e não jogar água
![Page 34: ARQUIVOLOGIA II PARTE Prof Heron Duarte. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento.](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022061413/552fc14a497959413d8e209c/html5/thumbnails/34.jpg)
OPERAÇÕES DE RESTAURAÇÃO
1. Desinfetação (fumigação)
2. Limpeza
3. Alisamento (câmara de umidade e passar a ferro)
4. Restauração 4.1. Banho de gelatina,
4.2. aplicação de tecido com amido,
4.3. silking (musseline de seda),
4.4. Laminação (papel de seda e prensa hidráulica)
4.5 Encapsulação em películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento