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ARQUIVOLOGIA -GESTÃO DA INFORMAÇÃO E GESTÃO
DE DOCUMENTOS
Prof. Antonio Victor Botão
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GESTÃO DE INFORMAÇÃO• INFORMAÇÃO E DOCUMENTO – termos polissêmicos = vários
significados de acordo com a área que os utiliza.• INFORMAÇÃO – permeia toda estrutura social. É o conjunto de dados
que são organizados e comunicados.• O Valor da Informação:• A informação pertence a dois domínios: deve atender às
necessidades de uma pessoa ou grupo; organização – papel no processo decisório;
• DOCUMENTO – qualquer suporte que registre informações. São produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. Documentos de arquivo - São criados uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional.
• Divisão de documentação por natureza: comercial; científica; oficial;
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GESTÃO DE DOCUMENTOS• Gestão de documentos: é o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei nº 8.159/91, Art. 3º).
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GESTÃO DE DOCUMENTOS• Fases: • Produção;
• Utilização;
• Avaliação;
• Destinação;
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QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008
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QUESTÃO DE PROVA – ANA 2006
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GESTÃO DE DOCUMENTOS• ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
– Levantamento de dados;– Análise dos dados coletados;– Planejamento;– Implantação e acompanhamento;
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GESTÃO DE DOCUMENTOS
• VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS– Valor Primário: funcional - administrativo; jurídico ou
legal; fiscal;– Valor Secundário: histórico – probatório; informativo;
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QUESTÃO DE PROVA – ANA 2006
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GESTÃO DE DOCUMENTOS• DIAGNÓSTICO• É a análise dos aspectos relacionados aos
arquivos da instituição, de forma a identificar, falhas ou lacunas existentes: instalações físicas; condições ambientais; condições de armazenamento; estado de conservação do documento; espaço físico ocupado; volume documental; controle de empréstimos; recursos humanos; acesso à informação; gênero dos documentos; arranjo e classificação dos documentos; tipo de acondicionamento;
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QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006
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QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008
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GESTÃO DE DOCUMENTOS
• INDEXAÇÃO– Acervo;
– Busca de informação;
– Processo pelo qual relacionam-se descritores e palavras-chave que permitam a recuperação da informação;
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GESTÃO DE DOCUMENTOS• OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO
– Utilização otimizada dos documentos pelo usuário;– Precisão;– Inspeção;
• Classificação – determinação da entrada e das referências = interpretação dos documentos OBS: ordenar alfabeticamente, numericamente ou alfanumericamente = arranjo nos arquivos correntes
• Codificação – símbolos para representar os documentos = facilita arquivamento e localização
• Ordenação – agiliza o arquivamento e racionaliza o trabalho• Guarda de Documentos – arquivamento pp dito
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QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006
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GESTÃO DE DOCUMENTOS
• PROTOCOLO– É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS
SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO, REGISTRO, DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.
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GESTÃO DE DOCUMENTOS
• Rotinas de Recebimento e Classificação
• Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote ou Correios em mãos;
• Separação da correspondência oficial da particular; • Distribuição da correspondência particular; • Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de
caráter sigiloso; • Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus
destinatários; • Abertura da correspondência ostensiva;
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GESTÃO DE DOCUMENTOS• Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do
assunto, verificando a existência de antecedentes; • Requisição dos antecedentes ao arquivo; • Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo
com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista; Carimbo do documento no canto superior direito;
• Elaboração do resumo do assunto tratado no documento; • Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e
movimentação;
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QUESTOES DE PROVA – ANA 2006
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QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008
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GESTÃO DE DOCUMENTOS
• ANÁLISE, AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTO
– ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS
• Corresponde a um local ou fase do Ciclo de Vida dos Documentos onde a documentação por ser de pouco uso à administração, aguarda sua destinação – envio para um arquivo permanente por conta da aquisição de valor secundário (recolhimento) ou sua eliminação. Tem ocorrência nessa fase, a etapa de Avaliação, utilizando uma Tabela de Temporalidade e Destinação.
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QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006
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QUESTÕES DE PROVA – PREF. VILA VELHA – ES 2008
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DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS• TABELA DE TEMPORALIDADE• Instrumento de destinação• Criada pela Comissão Permanente de Avaliação
(CPA)• Determina prazos de permanência dos documentos
nas fases correntes e intermediária e é aplicada na avaliação (fase intermediária) e definirá a posterior destinação dos documentos, estabelece também critérios para microfilmagem e eliminação
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DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS• Registro esquemático do ciclo de vida dos documentos do órgão• Permite eliminar documentos ainda na fase corrente• Elementos constituintes:
– Tipo e/ou assunto– Período– Quantificação– Prazos de retenção (arquivos corrente e intermediário)– Destinação (transferência, recolhimento, microfilmagem ou
eliminação)– Campo de observações
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CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO• 3 – CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVO• CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL
– 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO– 020 – PESSOAL– 030 – MATERIAL– 040 – PATRIMÔNIO– 050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS– 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO– 070 – COMUNICAÇÕES– 080 – (vaga)– 090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À
ADMINISTRAÇÃO GERAL
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T
E
R
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DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
• Eliminação = destruição ou expurgo– Lista de Eliminação = relação dos documentos a serem
eliminados em uma única operação. Precisa ser aprovada pela autoridade competente.
• Prazos são estabelecidos em função do conteúdo documental e não da espécie ou suporte.
• Documentos que esgotaram o prazo de vigência não devem ser descartados de imediato
• Formas de eliminação = fragmentação; maceração; alienação por venda ou doação; incineração (não recomendável)
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QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006
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QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006
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QUESTÕES DE PROVA – ANA 2006
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GABARITOS