Politikerportal i politikken

Digitalkonferansen 19.09.2012

Arne Thomassen

Bakgrunn• Politikere utfordret administrasjonen ift. en

digital saksløsning for de politiske utvalg i Lillesand kommune.

Motivasjon• Andre kommuner hadde papirløse

politikere, bla. Kristiansand• Høye portoutgifter• Mye arbeid med kopiering og distribusjon

av saksdokumentene• Ønske om å ta miljøhensyn og leve opp til

omdømmet som en moderne kommune • Ønske om enklere og oversiktlig tilgang til

dokumentene

Research• Besøk i Kristiansand kommune

• Analyse av kostnad og tidsbruk

• Dialog med leverandører

• Vurdering av forskjellige typer bærbare-pc og lesebrett

• Utsjekk med fylkeskommunens kulturminnevernavdeling ift. nettverksinstallasjon i fredet rådhus

Arbeidsgruppen• Bestående av representanter fra

administrasjon og politiske ledelse

• Mandatet var å ta stilling til om saken skulle legges frem til politisk behandling

Løsning• Portal tett knyttet opp mot eksisterende

saks- arkivssystem

• Lesebrett iPad versjon 2, enkleste modell

• Bystyresalen tilrettelagt for strøm og nettverk, nesten usynlig i gulvet

• Ingen elektronisk avstemning

• Innført ved oppstarten av ny politisk periode høsten 2011

Opplæring• 3 timers grunnopplæring – lik for alle

• Stående tilbud om individuell oppfølging ved IT-avdelingen

• Brukerundersøkelse ble foretatt etter 6 måneders bruk

• Oppfølgingsopplæring foretatt etter brukerundersøkelsen til dem som hadde behov

Ordningen i praksis• Lesebrett utdelt til faste

bystyremedlemmer, samt 1. vara

• Lesebrett til utlån i Kommunetorget

• Ingen papirkopi leveres ut fra kommunen

• Pressen henvises til kommunens hjemmeside

• Politikerne finner sine dokumenter ved å logge seg inn. Nedlastede dokumenter kan påføres egne notater.

https://politiker.lillesand.kommune.no/

OvergangsfasenFærre utfordringer enn forventet

•Datavante brukere taklet overgangen uten problemer

•Papirutgave også utdelt i første halvår

•IT-avdelingen hadde personell i beredskap som ble kontaktet ved behov i første 10 måneder

•Noen hadde fortsatt med papirkopi hjemmefra

KonklusjonNesten entydig positiv.

Selv de som var skeptiske i utgangspunktet, endret syn etter å ha brukt løsningen en periode.