Arkivhåndbog for statslige myndigheder

Arkivhåndbogfor statslige myndighederFra informationer til arkivalier

Statens Arkiver

2005

Udgiver: Statens Arkiver � ISBN � 87-7479-217-0 � Redaktion: Lars Martin Petersen, Kirsten Villadsen

Kristmar og Mette Hall-Andersen � Manus: Rolf Engel, Birgitte Thomsen, Christina Henningsen, Lars Martin

Petersen og Mette Hall-Andersen � Layout og design: eTypes � Tryk: Specialtrykkeriet � Fotos: P. Wessel

s. 8. Kjell Johansson, Polfoto s. 68,3. Thomas Wester, Polfoto, s. 68, 4. Alle øvrige fotos er taget af medarbejde-

re ved Statens Arkiver medmindre andet er angivet � Publikationen findes også på Statens Arkivers hjemmeside

Arkivhåndbogfor statslige myndigheder

Fra informationer til arkivalier

Indhold

Forord 4

Sådan bruges arkivhåndbogen 6

Kapitel 1 – Arkivlov og opgavefordeling 11Det nødvendige arkiv 11Arkivlovgivningen 12Opgave- og ansvarsfordeling 13Ressortændringer og arkiver 18

Kapitel 2 – Planlægning af arkivsystemer 23Planlægning af elektroniske arkivsystemer 24Overgang til elektronisk arkivering – opstart af systemet 28Periodeskift – med eller uden overlapning 31Sagsdannelse 32Valg af registreringssystematik 33

Kapitel 3 – Papirarkivalier fra opbevaring til aflevering 37Arkivlokaler og opbevaringsforhold 37Placering i arkiv 41Bevaring og kassation 43Ordning af arkivalierne 45Aflevering af papirarkivalier 47

Kapitel 4 – Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering 55Anmeldelse af elektroniske arkivsystemer 55Anmeldelse og godkendelse af elektroniske arkivsystemer med sager og/eller dokumenter 55Anmeldelse af elektroniske registre 60Bevaring og kassation af elektroniske arkivsystemer 60Elektroniske arkivsystemer i daglig drift 61Aflevering af elektroniske arkivsystemer 67

Kapitel 5 – Benyttelse af arkivalierne 73Relation til anden lovgivning 73Tilgængelighedsfrister 74Offentlighedens benyttelse af arkivalier 76Myndigheders benyttelse af arkivalier – hjemlån og udlån 77

Bilag 1 – Ordliste 79

Bilag 2 – Arkivernes historie 84

Bilag 3 – Kontakt Statens Arkiver 93

Bilag 4 – Indeks 94

3

Statens Arkiver udgiver nu for anden gang en arkivhånd-bog, som er tænkt som en samlet introduktion til arkiv-området. Denne gang er håndbogen målrettet de statsligemyndigheder, og den bærer præg af den stigende digitali-sering af forvaltningen.

Arkivhåndbogen beskriver den arbejdsfordeling mellemmyndighederne og Statens Arkiver, som arkivlovgivningenforeskriver og bringer vejledende løsninger på en rækkespørgsmål om såvel elektroniske som papirbaseredearkivsystemer. Håndbogen er ment som et opslagsværk.For hvert emne gives en introduktion samt en række hen-visninger til, hvor man kan finde yderligere oplysninger.

I erkendelse af, at arkivområdet løbende udvikler sig, erder i håndbogen ikke medtaget konkrete henvisninger tillovstof og vejledninger. Håndbogen skal derfor ses i nøjesammenhæng med Statens Arkivers hjemmeside,www.sa.dk, hvor dette materiale opdateres. Den elektro-

Forord

niske udgave af håndbogen vil ligeledes blive opdateretmed jævne mellemrum.

Håndbogen er udarbejdet i samarbejde med en rækkemyndigheder, som undervejs har haft manuskriptet tilgennemlæsning. På Statens Arkivers vegne takker jeg forde indsigtsfulde kommentarer.

Johan Peter NoackRigsarkivar

5

Statslige myndigheder producerer arkivalier som ét af resultaterne af deres virk-somhed. Arkivalier er informationer, der er blevet gemt enten på papir eller ielektronisk form, og som ikke er publiceret. Arkivhåndbogen følger informatio-nerne fra de bliver dannet og registreret hos myndigheden til de enten bliverkasseret eller afleveret som arkivalier til Statens Arkiver.

Formålet med arkivhåndbogen er at besvare nogle af de spørgsmål, der opståri arbejdet med arkiver. Håndbogen er tænkt som et opslagsværk og et hjælpe-middel, hvor myndigheden kan finde svar på spørgsmål, som dukker op vedplanlægningen af arkiver, i det daglige arbejde med arkivet samt ved afleveringaf arkivalier.

Arkivhåndbogen beskriver og forklarer:� Regelgrundlaget og de krav, der er knyttet til dette� Problemstillinger, den enkelte myndighed skal tage stilling til

Arkivhåndbogen giver en bred introduktion til arkivfaglige emner, såsom plan-lægning og godkendelse af elektroniske arkivsystemer, kassation og afleve-ringsprocedurer.

MålgruppeArkivhåndbogen henvender sig specifikt til statslige myndigheder og erstatterden tidligere arkivhåndbog fra 1999, som var rettet mod offentlige myndighedergenerelt.

Statens Arkiver • Arkivhåndbogen – fra informationer til arkivalier • Sådan bruges arkivhåndbogen

6

Sådan bruges arkivhåndbogen

Enhver myndighed modtager informationer på papireller i elektronisk form, som den bearbejder. Enhvermyndigheder producerer også informationer fx i form af afgørelser, enten til eget brug eller til brug for borgere, virksomheder og institutioner eller andre myndigheder. Papir, data eller andet, som er resultatetaf disse processer er arkivalier.

ARKIVALIER

Input Bearbejdning Output

Arkivmæssige forhold som er særegne for primær- og amtskommuner, privatevirksomheder, foreninger, institutioner samt privatpersoners er således ikkebeskrevet i denne udgave af håndbogen. Alle der ønsker at bevare deres arki-valier for eftertiden kan imidlertid drage nytte af håndbogen. Ikke mindst, hvisarkivalierne ønskes afleveret til Statens Arkiver.

Håndbogen henvender sig til departementer, styrelser, nævn, kommissioner,institutioner mv., hvis arkivdannelse og arkivalier er omfattet af arkivloven. Detgælder, hvad enten der er tale om store eller små institutioner, og uanset omder er tale om en statslig driftsvirksomhed eller særlige forvaltningsenheder.

Håndbogen kan bruges af ansatte, der som chefer, afdelingsledere, planlægge-re, IT-konsulenter, projektledere, journalførere, journalmedarbejdere, arkivarerog arkivmedarbejdere beskæftiger sig med eller er ansvarlige for arkivanliggen-der, såsom:

� Dokumentationssystemer� Digital forvaltning� Sagsstyring og –statistik� Journal/journalisering� Sagsbehandling� Arkivering� Kassation� Ordning og aflevering af arkivalier

LæsevejledningMange af de begreber, som anvendes til beskrivelse af arkivforhold kendes framyndighedernes dagligdag, men kan have en bestemt betydning i arkivsam-menhæng. Andre begreber tilhører arkivernes eget univers. Begreberne vil der-for løbende blive forklaret i teksten, og bilag 1 er en ordliste over alle anvendtebegreber.

Læs mereArkivhåndbogen skal ses i sammenhæng med de vejledninger om enkelteemner, som Statens Arkiver udsender. Vejledningerne findes på Statens


7

Arkivers hjemmeside www.sa.dk. På hjemmesiden kan man endvidere tilmeldesig Statens Arkivers nyhedsgruppe, og få tilsendt oplysninger om ændringer ilovgivning og vejledninger via e-post.

Håndbogen opdateres løbende, og den aktuelle version findes ligeledes påwww.sa.dk.

Kontakt Statens ArkiverSpørgsmål til konkrete sager rettes til det arkiv, som behandler eller skalbehandle sagen. Det betyder, at:

� Landsdækkende statslige myndigheder samt lokale statslige myndigheder på Sjælland, Lolland-Falster og Bornholm skal kontakte Rigsarkivets Bevarings- og Kassationsafdeling.

� Andre lokale statslige myndigheder skal kontakte landsarkivet i deres område. Dog skal alle henvendelser angående elektroniske arkivsystemer rettes til Rigsarkivets Bevarings- og Kassationsafdeling.

Adresser og oversigt over landsarkivernes dækningsområde findes som bilag 3.

8


Kapitel 1: Arkivlov og opgavefordeling

Kapitel 2: Planlægning af arkivsystemer

Kapitel 3: Papirarkivalier – fra anvendelse til aflevering

Kapitel 4: Elektroniske arkivsystemer – fra anmeldelse til aflevering

Kapitel 5: Når arkiverne er afleveret eller tilgængelige

9


Sådan er arkivhåndbogen opbygget

Kapitel 1 beskriver arkivlovgivningen, herunder myndighedernes arkiv-mæssige forpligtelser. En af de forpligtelser som myndighederne har, er atanmelde ressortændringer til Statens Arkiver, og dette emne behandles derfor også i dette kapitel.

Kapitel 2 beskriver, hvordan et arkivsystem kan planlægges. Kapitlet henvender sig primært til myndigheder, som står overfor at skulle tageet nyt arkivsystem i brug. Det kan dog også være nyttigt at gennemlæse påandre tidspunkter end ved planlægning af nye arkivsystemer.

Kapitel 3 beskriver papirarkivet fra anvendelsen og opbevaring hos myndigheden, over bevaring og kassation af sager, til beskrivelse af hvornår og hvordan myndighedens papirarkivalier skal afleveres til Statens Arkiver.

Kapitel 4 handler om elektroniske arkivsystemer. Fra anmeldelsen af systemerne til Statens Arkiver, over den daglige drift, bevaring og kassation og til sidst afleveringen af en arkiveringsversion af systemerne til Statens Arkiver.

Kapitel 5 handler om, hvad der sker med en myndigheds arkivalier, når de erafleveret til Statens Arkiver. Herunder hvordan Statens Arkiver betjener myndig-hederne, når de vil benytte de arkivalier, som er blevet afleveret. Derudoverbeskriver kapitlet de rettigheder, som offentligheden har i forhold til arkivalier,der stadig befinder sig i en myndigheds varetægt.

Det nødvendige arkiv

Formålet med at arkivere informationer er basalt set, at de nemt kan findesfrem igen, når behovet opstår. Fremfindningen af informationer tjener forskelligeformål.

For myndighederneMyndighederne har i deres daglige arbejde behov for ordnede arkivforhold. Dendaglige sagsbehandling kræver stringente registrerings- og henlæggelsessyste-mer og faste fremfindingsrutiner. Forsvundne dokumenter og sager skaber pro-blemer og irritation i forbindelse med den daglige sagsbehandling. En forsvundensag kan også give store problemer i forhold til forvaltningslovens eller offentlig-hedslovens bestemmelser om aktindsigt, og kan i yderste konsekvens medføreen påtale fra ombudsmanden. Det er derfor i myndighedernes egen interesse atoverholde de krav og retningslinjer, som Statens Arkiver udstikker på området.

I en række sammenhænge har en myndighed selv behov for at kunne doku-mentere ældre beslutninger. I mange tilfælde vil myndigheden typisk have afle-veret materialet til Statens Arkiver. Som eksempel kan nævnes Kort- ogMatrikelstyrelsen, som hyppigt må gå tilbage til kort fra 1700-tallets sidste delog til gamle udstyknings- og landvæsenssager – idet styrelsen dog også selvopbevarer dele af det ældre arkiv. Også andre myndigheder har fortsat brug forældre arkivalier. Eksempelvis har skifteretterne i forbindelse med arvesagerbehov for at kunne genfinde gamle oplysninger.

For offentlighedenOffentlighedens interesse i arkiverne har altid været stor. Uden arkiver ingendokumentation for retskrav og rettigheder eller forpligtigelser, således sommange arvesager fx dokumenterer det. Byretternes tinglysningsmateriale benyt-tes af advokater, ejendomsmæglere og huskøbere til at finde oplysninger omadkomster, ejendomsret, servitutter o. lign. Uden arkiver var der heller ingenmulighed for at se den offentlige forvaltning og politikerne efter i sømmene. Detudnytter pressen i den dagsaktuelle debat, hvor journalister gentagne gangesøger om at få lov til at se materiale, der er så nyt, at der må søges dispensa-tion fra de almindelige frister for tilgængelighed.

11

Statens Arkiver • Arkivhåndbogen – fra informationer til arkivalier • Kapitel 1 – Arkivlov og opgavedeling

Kapitel 1 – Arkivlov og opgavefordeling

Det kræver god tid og tålmodighed at finde sager

frem i et uordnet arkiv.

Ældre materiale bruges intensivt af befolkningen. Eksempelvis anvenderslægtsforskere i stort tal kirkebøger, folketællinger og lægdsruller til at sætteflere grene på slægtens stamtræ.

Offentligheden og den almindelige borger har således en direkte interesse i, atstatslige myndigheders arkivalier ordnes og afleveres til Statens Arkiver.

For forskningenMyndighedernes arkivalier er en uudtømmelig kilde til studier i en række histo-riske emner. Det har i mange år været sådan, at myndighederne har afleveretarkivalierne i den orden, som de var skabt. Til denne orden hører alle søgemid-ler, der kan fungere som indgang til arkivalierne. Myndighederne skal desudenselv udarbejde en oversigt over, hvilke arkivalier en aflevering omfatter.

Myndighedernes oplysninger om egne arkivalier og arkivsystemer er en uund-værlig kilde, når Statens Arkiver udarbejder arkivoversigter og vejledninger omfortidens forvaltning. Ikke mindst af hensyn til forskningen er det vigtigt, at arki-valierne kan undersøges for oplysninger i den sammenhæng, hvori de er skabt.Ved at bruge ressourcer på arkivforhold er myndigheden med til at sikre frem-tidens forskere en god adgang til arkivalierne til gavn for både forskere, sam-fundsdebatten og fremtidens syn på nutidens problemstillinger og emner.

Arkivlovgivningen

OpbygningArkivloven fastsætter rammerne for alle offentlige myndigheders arkivalier samtalle offentlige arkivers virksomhed herunder Statens Arkiver. Loven udstikkersåledes bl.a. de overordnede rammer for bevaring og kassation, afleveringsamt offentlighedens adgang til myndighedernes arkivalier.

Arkivloven bemyndiger kulturministeren til at fastsætte regler om myndigheder-nes arkivdannelse og de offentlige arkivers virksomhed. I kraft heraf præcisererKulturministeriets arkivbekendtgørelse Statens Arkivers rolle i forhold til destatslige myndigheders arkivdannelse og myndighedernes forpligtelser.Endelig findes konkrete bestemmelser om fx bevaring og kassation og afleve-ring fastsat i en række bekendtgørelser og cirkulærer.

Dækningsområde Arkivloven dækker al virksomhed udøvet af den offentlige forvaltning samtdomstolene.

Arkivloven dækker:

� Almindelige forvaltningsmyndigheder: fx ministerier, styrelser, statslige institu-tioner og virksomheder, statsamter og provstier

12


Et velordnet arkiv giver en hurtig og sikker fremfinding af sager. Kilde: Udlændingestyrelsen

Arkivalier anvendes i mange sammenhænge fx videnskabelige værker, avisartikler og til opstilling afslægtsskabstræer. Her er vist tre værker udarbejdet af forskere ved Statens Arkiver.

� Særlige forvaltningsenheder: fx Danmarks Nationalbank, Danmarks Radio og TV2

� Særlige nævn eller råd: fx menighedsråd, Retslægerådet, midlertidige udvalgog kommissioner

� Domstole: fx Højesteret, landsretterne, byretterne og specialdomstole

� Folkekirken og anerkendte trossamfund (for så vidt angår ministerialbøger)

� Offentlige arkivalier i varetægt i selskaber: fx hos Scandlines, BaneDanmark, PostDanmark, BG Bank og TeleDanmark

Folketinget, Folketingets ombudsmand og visse andre organer med tilknytningtil Folketinget som fx statsrevisionen og deres sekretariat er ikke omfattet afarkivloven. Rigsrevisionen er i henhold til lovbekendtgørelse nr. 489 af 24. juni1992 § 18c dog omfattet.

Opgave- og ansvarsfordeling

Statens Arkivers opgaverStatens Arkivers formål er:

� at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder

� at sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdige offentlige arkivalier i samarbejde med de myndigheder, der er omfattet af denne lov.

� at stille arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder, herunder til forskningsformål

� at vejlede borgere og myndigheder i benyttelse af arkivalier

� at udøve forskning og udbrede kendskabet til forskningens resultater

Det indebærer, at Statens Arkiver har følgende opgaver i forhold til myndighederne:

� udarbejde bestemmelser om bevaring og kassation

� godkende nye elektroniske arkivsystemer

� sikre at myndighederne gennemfører aflevering af arkivalier, der skal bevares

13


� føre tilsyn med at myndighederne varetager arkivmæssige hensyn

� vejlede myndighederne i arkivmæssige hensyn

Myndighedernes opgaverMyndighedernes opgaver er fastlagt i arkivlovgivningen og falder på fem hoved-områder:

� Myndighederne skal varetage arkivmæssige hensyn

� Myndighederne må ikke foretage kassation uden Statens Arkivers tilladelse

� Myndighederne skal afgive oplysninger om deres arkiv- og journalforhold til Statens Arkiver

� Myndighederne skal anmelde deres elektroniske arkivsystemer til Statens Arkiver

� Myndighederne skal aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver

Varetagelse af arkivmæssige hensynDet er myndighedernes ansvar at varetage arkivmæssige hensyn. Dette fast-slås i arkivbekendtgørelsen.

Myndigheden skal især sørge for følgende:

� Der skal være orden og systematik i de bevaringsværdige arkivalier, og denne orden skal være dokumenteret. Kravene skal sikre, at arkivalierne kangenfindes af myndigheden selv og af offentligheden, efter at arkivalierne er afleveret til Statens Arkiver.

� Der skal kunne foretages en fysisk adskillelse mellem bevaringsværdige og ikke-bevaringsværdige arkivalier. Kravet skal sikre, at kassation i arkivalierne er mulig.

� Bevaringsværdige arkivalier skal sikres mod fysisk nedbrydning, hærværk e.l.Dette indebærer også, at brand- eller vandskade på arkivalierne skal anmeldestil Statens Arkiver.

� Arkivalier der er lagret på elektroniske medier, skal bevares således, at de kan afleveres til Statens Arkiver.

Statens Arkiver har i bekendtgørelser, cirkulærer og vejledninger fastsat speci-fikke krav til og anbefalinger af, hvordan myndighederne konkret varetagerovennævnte arkivmæssige hensyn.

14


15


Arkivalierne bliver flittigt brugt rundt om på Statens Arkivers læsesale. Her landsarkivet i Odense.

16


Kassation Ifølge arkivbekendtgørelsen må myndighederne ikke kassere deres arkivalier,uden at Statens Arkiver har udstedt kassationsbestemmelser for dem.

Statens Arkiver udsteder tre typer af bevarings- og kassationsbestemmelser:

� Bestemmelser der retter sig mod den enkelte myndighed

� Bestemmelser der retter sig mod en sektor. Der er fx udstedt generelle bestemmelser for hele undervisningssektoren

� Bestemmelser der retter sig mod bestemte typer arkivalier

Udstedelsen af bevarings- og kassationsbestemmelser skal sikre, at ikke-beva-ringsværdige arkivalier bliver kasseret, mens arkivalier, der har historisk værdieller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ og retligbetydning for borgere og myndigheder, bliver bevaret.

Statslige myndigheder skal sikre, at ikke-bevaringsværdige arkivalier destruerespå betryggende vis, når de ikke længere er i administrativ brug eller har retligbetydning. Ikke-bevaringsværdige arkivalier må ikke afleveres til Statens Arkivereller andet offentligt arkiv.

OplysningspligtMyndighederne skal efter anmodning fra Statens Arkiver oplyse om deres ind-sats for at varetage arkivmæssige hensyn. Det kan fx være oplysninger om dentotale bestand af arkivalier i dens varetægt, om nutidige og/eller fortidige arkiv-mæssige forhold eller indholdet af oplysninger i elektroniske arkivsystemer.

Arkiv- og journalforholdAlle nye statslige journal- og arkivsystemer skal godkendes af Statens Arkiver.Det er fastsat i arkivbekendtgørelsen, mens de mere detaljerede regler påområdet fremgår af cirkulære om anmeldelse og godkendelse af elektroniskejournaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer. Godkendelsen skalsikre, at sagligt sammenhørende dokumenter kan findes frem i systemet, samtat der kan produceres en arkiveringsversion af det.

AfleveringArkivloven fastsætter, at statslige myndigheder og institutioner skal afleverederes arkivalier til Statens Arkiver, inden de er 30 år gamle, så de så vidt muligtkan være til rådighed på Statens Arkivers læsesale, når de efter 20 år bliveralmindelig tilgængelige. Se kapitel 5 om benyttelse af arkivalierne. Anerkendtetrossamfund skal dog aflevere ministerialbøger så snart disse er udskrevet.

Fra elektroniske arkivsystemer afleveres en kopi af data som hovedregel engang hvert 5. år.

Myndighederne afholder alle udgifter til aflevering af arkivalier til Statens Arkiver.

Ved aflevering af arkivalier skal myndigheden selv bekoste transporten til Statens Arkiver.Her er en aflevering fraForsvaret.

De konkrete afleveringskrav fremgår af cirkulære om aflevering af offentlige arkivalier til Statens Arkiver samt bekendtgørelse om arkiveringsversioner afbevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer.

I de følgende kapitler gennemgås myndighedernes løbende opgaver meredetaljeret. Særlige krav gør sig gældende, når en myndighed gennemgår ressortmæssige ændringer, og disse gennemgås derfor selvstændigt i næsteafsnit.

Læs mere:På Statens Arkivers hjemmeside www.sa.dk findes oversigter over lovgivningog vejledninger, der løbende opdateres.

17


Aflevering af arkivalier er ressourcekrævende for

myndighederne hvadenten der afleveres papirarkivalier eller

elektroniske arkivalier.

18


Ressortændringer og arkiver

Der foregår til stadighed ændringer i de enkelte myndigheders sagsområde.Sådanne ændringer kaldes også ressortændringer. Særlig karakteristisk er:

� at sagsområder udveksles imellem statslige myndigheder

� at sagsområder udveksles mellem statslige og kommunale myndigheder

� at mange opgaver overføres til løsning i institutioner uden for den egentlige offentlige forvaltning, fx selvejende institutioner eller private virksomheder

De største ressortændringer i disseår sker i forbindelse med struktur-reformen i 2007. Reformen ændreropgavefordelingen mellem stat,amt/region og kommuner på enrække områder. Kilde: Indenrigs- ogSundhedsministeriet.

Lovkrav ved ressortændringerReglerne for behandling af arkivalierne i forbindelse med ressortændringer erfastsat i arkivbekendtgørelsen.

I reglerne skelnes der mellem følgende typer af ressortændringer:

� Ressortændringer indenfor den offentlige forvaltning

� Nedlæggelse af offentlige myndigheder

� Privatisering af offentlige myndigheder

Ved overførelse af sager mellem statslige myndigheder, mellem statslige ogkommunale myndigheder og i forbindelse med privatisering af myndighedergælder desuden regler om myndighedernes indberetning til Statens Arkiver.

Ressortændringer i den statslige forvaltningHvis ressortændringen har et større omfang, kan det være nødvendigt, at den myndighed, der overtager sagsområdet, etablerer et nyt arkiv- og journal-system. Det gælder altid, hvis der er tale om en nyoprettet myndighed. Ellersskal de berørte myndigheder ifølge arkivbekendtgørelsen selv træffe aftale omfordeling af sagerne. En aftale vil typisk indebære:

� at den afgivende myndighed udlåner sine sager til den overtagende myndighed

� at den afgivende myndighed overfører sine sager til den overtagende myndighed

Myndighederne skal indberette udlån og overførsel af sager til Statens Arkiver.

Udlån til andre myndighederDe statslige myndigheder kan træffe aftale om udlån, hvis den overtagendemyndighed kun har brug for sagerne i en kortere periode eller ønsker at tagekopier af sagerne til brug for oprettelse af nye sager i sit eget journalsystem.Aftalen skal indeholde en dato for tilbagelevering. Ansvaret for sagerne forbliverhos den oprindelige myndighed, som afleverer arkivalierne til Statens Arkiver

Overførsel til andre myndigheder og virksomhederDe statslige myndigheder kan træffe aftale om overførsel, hvis myndighedenhar brug for sagerne i en længere periode, eller hvis kopiering er uoverkomme-lig. Aftalen indebærer, at sagerne overføres permanent til den modtagendemyndighed, der herefter er ansvarlig for at aflevere dem til Statens Arkiver.

Som hovedregel lukker den afgivende myndighed de overførte sager, mensden modtagende myndighed opbevarer de lukkede sager i den oprindeligeorden. Det vil for det meste sige sagsnummerorden. De overførte sager måikke blandes med myndighedens egne sager.

19


20


Hvis den modtagende myndighed ønsker at videreføre de overførte sager i siteget journalsystem (omjournalisere dem), skal myndigheden indhente StatensArkivers godkendelse. Statens Arkiver godkender dette, hvis overførslen båderegistreres i journalsystemet hos den afgivende og hos den modtagendemyndighed.

I forbindelse med udlicitering af opgaver fra offentlige myndigheder til privatevirksomheder, kan det være nødvendigt at udlåne sager til den private virksom-hed for en kortere periode. Der skal i givet fald indgås en aftale mellem myn-digheden og virksomheden, hvoraf det klart fremgår, hvilke sager som udlånes,og for hvilken periode de udlånes. Der kan ikke ske permanent overdragelse af statslige sager til en privat virksomhed. Dette gælder også for sager omfattetaf bestemmelse om kassation.

Det er myndighedens ansvar, at sager der dannes af den private virksomhed iforbindelse med myndighedsudøvelsen, bliver afleveret til Statens Arkiver.

Nedlæggelse af statslige myndighedsområderIfølge arkivbekendtgørelsen skal sager fra nedlagte statslige myndigheder afle-veres til Statens Arkiver, hvis Statens Arkiver og den overordnede myndighedikke aftaler andet. Afleveringen skal ske så hurtigt som muligt.

Afleveringen kan finde sted, selvom sagerne er yngre end 20 år, og gennem-føres i øvrigt efter de almindelige regler for aflevering af sager.

Museer(Statens Museumsnævn)

Fortidsminder(Rigsantikvarens ArkæologiskeSekretariat og KulturhistoriskSekretariat fra Skov- ogNaturstyrelsen)

Bygninger(Kontor for Bygningsfredning ogKontor for Bygningrestaurering fraSkov- og Naturstyrelsen)

DokumentationDet Kulturhistoriske Centralregister(Nationalmuseet)Kunstindeks Danmark (Statens Museum for Kunst)Kulturnet Danmark(Kulturministeriet)

KULTURARVSTYRELSEN

Når en ny myndighed oprettes sker det som regel ved samling af en række sagsområder fra andre myndigheder, som det fx var tilfældet da Kulturarvsstyrelsen blev oprettet i år 2001. Mindre omlægninger, hvor et sagsområde fx går fra en styrelse til en anden, forekommer ofte.

I praksis kan den overordnede myndighed og Statens Arkiver aftale, at sagerfra den nedlagte myndighed overføres til den overordnede myndighed eller enanden myndighed, indtil sagerne er så gamle, at de kan afleveres efter dealmindelige regler.

Privatisering af statslige myndighederI en række tilfælde er offentlige myndigheder blevet privatiseret. Det er fx tilfæl-det med Post- og Telegrafvæsenet, hvis virksomhed dels er overgået til PostDanmark, dels til den private BG-bank og dels til aktieselskabet Teledanmark,senere TDC.

Kulturministeren kan ifølge arkivlovens § 1 bestemme, at reglerne om vareta-gelse af arkivmæssige hensyn også skal gælde for sådanne virksomheder. Detforudsætter dog, at udgifterne til deres virksomhed overvejende dækkes afstatslige eller kommunale midler, eller at de ved lov har fået tillagt beføjelser tilat træffe afgørelse på statens eller en kommunes vegne.

Hvis en myndighed skal privatiseres og ikke bliver inddraget under arkivlovens§ 1, er der i arkivmæssig henseende tale om en nedlæggelse. I sådanne tilfæl-de gælder de samme regler, som er beskrevet i afsnittet om nedlæggelse afoffentlige myndigheder: arkivalierne skal afleveres til Statens Arkiver.

Statens Arkiver har dog indgået en række aftaler om, at private institutioner kanbeholde statslige sager, indtil de er 20 år gamle. Betingelsen er, at den privateinstitution indgår en skriftlig aftale med Statens Arkiver om at aflevere de over-førte sager efter arkivlovens regler.

Staten kan jf. arkivloven ikke miste sin ejendomsret til arkivalierne. Private per-soner, virksomheder eller institutioner, der er i besiddelse af sager, som stam-mer fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, har pligt til at afleveredem til Statens Arkiver.

Indberetning til Statens ArkiverHvis en myndighed indenfor den offentlige forvaltning modtager arkivalier iforbindelse med en ressortændring, skal myndigheden selv indberette dette tilStatens Arkiver. Dette gælder for papirsager såvel som elektroniske journaler,EDH- og ESDH-systemer og elektroniske registre (databaser).

Myndigheder der afgiver arkivalier kan indberette dette til Statens Arkiver.

Hvis institutioner udenfor den offentlige forvaltning skal modtage arkivalier, skalden myndighed, der afgiver arkivalierne, indberette det til Statens Arkiver. Detteskal ske inden arkivalierne overføres eller udlånes.

Læs mere:På Statens Arkivers hjemmeside www.sa.dk findes lovgivningen på områdetsamt skemaer og vejledninger til brug for indberetning af såvel papir- som elek-troniske arkivalier.


21

Kapitel 2 – Planlægning af arkivsystemer

Fra slutningen af 1990’erne begyndte man i flere store statslige styrelser ateksperimentere med fuldt elektroniske arkiver, hvor både dokumentregistrerin-gen og selve dokumenterne findes i elektronisk form. I de senere år har denneudvikling taget fart og har bredt sig til hele den offentlige forvaltning. Dette skyl-des ikke mindst, at man fra centralt hold i stigende grad har fokuseret på defordele – af såvel administrativ som servicemæssig karakter – der er forbundetmed anvendelsen af elektronisk dokumenthåndtering.

En stor del af den statslige forvaltnings arkivdannelse sker i dag i elektroniskearkivsystemer, og mange myndigheder står i en overgangsfase, hvor elektroniskejournaler udskiftes med ESDH-systemer. Dette er en udvikling der fremmes afforskellige fællesoffentlige initiativer i regi af Projekt Digital Forvaltning. Projektetblev iværksat af regeringen, KL, Amtsrådsforeningen, Københavns Kommune ogFrederiksberg Kommune i 2001.

I dette afsnit beskrives, hvilke arkivmæssige hensyn myndighederne skal tage ibetragtning, når de overgår til digital forvaltning og bl.a. vælger nyt arkivsystem.

Elektroniske arkivsystemer er Statens Arkivers betegnelse for de IT-systemer, som myndighederneanvender i forbindelse med forvaltningen af deres ressortområde. Betegnelsen dækker over følgendetyper af IT-systemer:

� Elektroniske registre – databaserElektroniske registre er databaser med strukturerede oplysninger i felter.Typiske registre er CPR (Det Centrale Personregister), CVR (Centrale virksomhedsregister) eller BBR (Bygnings- og Boligregisteret), men kan også være meget mindre systemer som eksempelvis elevmatrikler fra uddannelsesinstitutionerne eller forskningsregistre.

� Elektroniske journalsystemer System med elektronisk registrering af sager og dokumenter samt arkivering af alle dokumenter på papir.

� Elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer – ESDH-systemSystem med elektronisk registrering af sager og dokumenter samt elektronisk arkivering af alledokumenter.

� Elektronisk dokumenthåndteringssystem – EDH-systemSystem med elektronisk registrering af dokumenter samt elektronisk arkivering af samme. Systemer som ikke anvender et sagsbegreb til sammenkobling af dokumenter. Denne type systemer bruges ofte til fx elektroniske tegningsarkiver

23

Statens Arkiver • Arkivhåndbogen – fra informationer til arkivalier • Kapitel 2 – Planlægning af arkivsystemer

24


Internet og intranet� Internet- og intranetsider betragtes ikke i sig selv som elektroniske

arkivsystemer.Hvis en myndighed tager et intranetbaseret system i brug til journal- og/eller andre arkiveringsformål, skal det dog anmeldes til Statens Arkiver, da det i givet fald betragtes som et EDH- eller ESDH-system.

� Internetsider er omfattet af lov om pligtaflevering, som administreres af Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket. Alle danskrelaterede internetsider hentes og gemmes, “høstes”, automatisk af bibliotekerne, som bevarer demfor eftertiden. Høstningen omfatter dog ikke alle data i databaser, som er tilgængelig via Internettet, og myndighederne skal derfor forsat anmelde dissetil Statens Arkiver.Læs mere om pligtaflevering af internetsider på www.pligtaflevering.dk og www.netarkivet.dk

Planlægning af elektroniske arkivsystemer

Det tager lang tid og kræver mange ressourcer at indføre et nyt elektroniskarkivsystem. Statens Arkiver anbefaler derfor, at myndigheden:

� Afsætter god tid til planlægningen, herunder udvælgelsen af system

� Inddrager forskellige typer medarbejdere i planlægningen, så det sikres, at systemet opfylder alles behov. Dette motiverer på længere sigt til at bruge systemet rigtigt

Internetsider med relation til Danmark pligtafleveres til Det Kongelige Bibliotek/Statsbiblioteket

25


� Overvejer hvordan sagsgangene skal være i det nye system

� Overvejer hvordan systemet skal implementeres organisatorisk

� Overvejer om systemet skal i pilotdrift hos enkelte afdelinger/kontorer forud for den endelige implementering af systemet

� Overvejer hvilke systemer, det nye system skal “spille sammen med”

I Projekt Digital Forvaltning er der udarbejdet en række vejledninger og hjælpe-værktøjer til planlægning og styring af projekter vedr. indførelse af elektroniskesags- og dokumenthåndteringssystemer. Disse kan findes på projektets inter-netside: www.e.gov.dk.

Valg af elektronisk journalsystem, EDH- eller ESDH-systemStatens Arkiver anbefaler at myndigheden:

� Opsøger information om og får demonstreret forskellige systemer

� Kontakter andre myndigheder for at høre om deres erfaringer med elektronisk arkivering

I den tidlige planlægningsfase er det en god idé at kontakte flere mulige leve-randører. Der er mange forskellige produkter på markedet, og det er vigtigt atmyndigheden finder frem til det produkt, der passer bedst til deres behov. Derer fx ingen grund til at en lille forskningsinstitution med få sager investerer i etsystem, der er designet til store sagstunge styrelser.

I dag kan de fleste systemer på markedet anvendes både som elektronisk jour-nal og som elektronisk dokumenthåndteringssystem

En måde at finde frem til det rigtige system på, kan være at kontakte myndig-heder af samme størrelse og med samme type af opgaver for at høre, hvilkeerfaringer de har gjort sig med elektronisk arkivering.

På www.sa.dk findes en liste over udstedte bevarings- og kassationsbestem-melser, hvoraf det fremgår hvilke myndigheder der har fået godkendt systemertil fuld elektronisk arkivering. Listen kan bruges som idékatalog til, hvilke myn-digheder man kan kontakte.

Mange systemleverandører har på deres hjemmesider en liste over kunder,som også kan anvendes til dette formål. Man skal dog være opmærksom på,at det formentlig kun er de tilfredse kunder, der kommer på sådanne lister.

Koncern IT- servicefællesskaberFlere og flere ministerieområder overgår til koncern-IT med servicefællesskaber,hvor flere myndigheder under et ministerium anvender samme system. Denenkelte myndighed bør derfor tage kontakt til sit ressortministerium for at høre

26


Et par typiske sagsbehandlerkontorer før og efter overgang til ESDH. Overgang til elektronisk arkiveringbetyder ikke nødvendigvis, at papiret forsvinder helt fra kontorerne, men der bliver mindre af det. Kilde: Udlændingestyrelsen og Konkurrencestyrelsen.

27


Arkiverings-modul

Workflow-modul

Brugeradm.-modul

Ledelsesinfo-modul

Scannings-modul

Dagsordens-modul

Søgnings-modul

Kompatiblefagmoduler

Modulfunktion

Grænseflade

Datastrøm

FESD-modellen består af en ESDH-kerne samt en række

funktionsmoduler, som bl.a. skal gøre det muligt at udveksle

data mellem ESDH-systemer.Kilde: IT- og Telestyrelsen

om eventuelle planer om fællessystemer, før arbejdet med indførelse af nytsystem sættes i gang.

FESD-initiativetMyndighederne bør desuden holde sig orienteret om det Fælles offentligeESDH-initiativ (FESD), som har til formål at skabe fælles standarder for ESDH-systemer. Fælles standarder vil bl.a. give mulighed for:

� Sagsbehandling på tværs af flere myndigheder� Sammenlægning af myndigheder med verserende sager � Flytning af udvalgte opgaver mellem myndigheder

De nødvendige fælles tekniske standarder på disse områder skal tilvejebringesgennem et toårigt forløb i samarbejde med FESD-leverandørerne.

De konkrete mål for den tekniske standardisering er:

� Fælles datamodel for ESDH � Ensartede moduler til ESDH-systemer � Ensartet grænsesnit til andre systemer

Læs mere om FESD-initiativet på www.oio.dk

28


Bemærk, at Statens Arkiver hverken godkender eller har godkendt bestemteleverandørers produkter. Statens Arkiver godkender kun individuelt anmeldtesystemer hos den enkelte myndighed, dvs. den aktuelle implementering af etsystem hos myndigheden.

Statens Arkiver anbefaler ikke konkrete systemer.

Myndighedens krav til systemleverandørerneNår en myndighed skal indgå kontrakt med en leverandør om levering af etsystem, er det hensigtsmæssigt at sikre sig, at:

� Leverandøren kan leve op til de krav, som Statens Arkiver stiller for at godkende arkivsystemet, uden at det påfører myndigheden ekstra udgifter

� Leverandøren kan og vil levere den tekniske dokumentation af systemet, som er nødvendig for at Statens Arkiver kan godkende systemet

� Leverandøren kan stå for produktionen af en arkiveringsversion af det elektroniske arkivsystem til Statens Arkiver – normalt efter fem år

Myndigheden bør på et tidligt tidspunkt sætte sig grundigt ind i StatensArkivers bestemmelser for godkendelse af elektroniske arkivsystemer, da det erdet nemmeste for alle parter, hvis der er taget højde for bestemmelserne allere-de i planlægningsfasen. Dette gælder fx Statens Arkivers krav til opdelingen afsystemer, krav til afleveringsformater og databasestruktur.

Overgang til elektronisk arkivering – opstart af systemet

I dag vælger de fleste myndigheder at have ét system til at dække hele myn-dighedens sagsdannelse. Dette skyldes dels behovet for at kunne genbrugedata i flere sammenhænge og dels behovet for vidensdeling på tværs af orga-nisationen, som er nemmere at håndtere, hvis man har adgang til alledata/sager fra ét system fremfor at skulle slå op i mange forskellige systemer.

Når en myndighed skal overgå til fuld elektronisk arkivering, skal det besluttes,hvordan overgangen skal foregå. Statens Arkiver godkender, at overgangensker på en af følgende måder:

� Overgang til fuld elektronisk arkivering ved starten af en arkivperiode� Overgang til elektronisk arkivering midt i en arkivperiode� Gradvis overgang – organisatorisk afgrænsning

Overgang til fuld elektronisk arkivering ved starten af en arkivperiodeMyndigheden kan vælge at lave et skarpt skel ved, at hele myndigheden over-går til elektroniske arkivering i forbindelse med periodeskift. Det vil sige, at nårarkivperioden slutter, lukkes alle papirsager, og genoprettes som nye elektroni-ske sager i den nye periode i ESDH-systemet.

29


Skarpt skel ved periodeskift

Journalperiode 2000-2005 Journalperiode 2005-2010

Elektronisk registreringsdel Elektronisk registreringsdel+ elektroniske sager/dokumenter

papirsager

Periodeskift

Overgang til elektronisk arkivering midt i en arkivperiodeMyndigheden kan vælge at overgå til fuld elektronisk arkivering midt i en arkiv-periode. Dette gøres ved, at man på en given dato stopper med at læggepapirdokumenter på sagerne og i stedet lagrer dokumenterne elektronisk påsagerne. Første halvdel af en sag vil således være på papir, mens den sidstedel er elektronisk. Det vil sige systemet tages i brug som en elektroniske jour-nal, men udvides i løbet af perioden til et ESDH-system.

Denne løsning kan fx bruges, hvis myndigheden har problemer med at få enskanningsløsning på plads inden periodeskift. For ikke at udsætte overgangentil næste periodeskift, kan man vælge at tage hul på perioden, og når skan-ningsløsningen fungerer, overgå til fuld elektronisk arkivering.

Overgangen til fuld elektronisk arkivering skal altid anmeldes til Statens Arkiverog der skal foretages de relevante ændringer af arbejdsgange mv. i instruksen.

Overgang midt i arkivperiode

Journalperioden 2005-2010

Elektronisk registreringsdel

Eks. sagsnr. 2003-321-0687 (papirdokumenter frem til 2007, og derefter elektroniske dokumenter)

Papirsager/ Elektroniske sager/dokumenter dokumenter

2005 2006 2007 2008 2009 2010

30


Gradvis overgang – organisatorisk afgrænsningEndelig kan myndigheden vælge at indføre elektronisk arkivering gradvis i organisationen. Dette kan gøres ved at udvalgte afdelinger overgår til elektro-nisk arkivering, mens de øvrige fortsætter med at bruge systemet som journal-system med papirbaserede sager. Ligeledes kan bestemte sagstyper udvælgestil elektronisk arkivering fx tilskudssager, selskabssager eller lignende.For denne form for overgang er det et krav, at der er en klar organisatorisk eller emnemæssig afgrænsning mellem områderne med papirarkivering ogområderne med elektronisk arkivering.

Formålet med denne løsning er, at myndigheden gør sig erfaringer på etafgrænset område, inden hele myndigheden overgår til elektronisk arkivering.

Bemærk, at uanset hvordan overgangen til elektronisk arkivering sker, skalovergangen godkendes af Statens Arkiver.

Statens Arkiver godkender ikke, at myndighederne har blandet sagsdannelse,hvor egenproducerede dokumenter lagres elektronisk, mens breve mv. somkommer udefra arkiveres på papir. Hvis en myndighed har en sådan sagsdan-nelse, vil den enten skulle skanne papirdokumenterne ind eller udskrive deelektroniske dokumenter, så der kan afleveres enten et helt papirarkiv eller etfuldt elektronisk arkiv.

Tilskudsafdelingen

Administrationsafdelingen

Lovforslagsafdelingen

Forskningsafdelingen

= papirsagsdannelse= elektronisk sagsdannelse

2005 2006 2007 2008 2009 2010

Gradvis organisatorisk overgang

31


Periodeskift – med eller uden overlapning

Alle elektroniske journaler og ESDH-systemer skal opdeles i perioder af ca. 5år. Når perioden afsluttes, kan overgangen til den nye periode ske med elleruden overlapningsperiode.

Med overlapningsperiode menes en kort periode, hvor det er muligt at registreredokumenter i begge perioder, idet dokumenter som tilhører sager, der er opretteti den gamle periode, forsat registreres på disse sager, mens dokumenter der giveranledning til oprettelse af nye sager registreres i den nye periode:

Et periodeskift med overlapningsperiode i et ESDH-system indebærer, at manpå en fastlagt dato:

� Opretter en ny “tom” registreringsdel for den nye periode

� Ophører med at registrere nye sager i den gamle registreringsdel af systemet

� Fortsat registrerer nye dokumenter til verserende sager i den gamle registreringsdel og knytter dokumenterne til de gamle sagsregistreringer

� Opretter alle nye sager i den nye registreringsdel

� Registrerer dokumenter til nye sager i den nye registreringsdel

� Ved overlapningsperiodens afslutning genopretter man alle verserende sager i den nye registreringsdel

Overlapingsperiode Skarpt skel ml. periodernefrem til 1. juli 2000

1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009

Arkivperioden 1995-2000 Arkivperioden 2000-2005 Arkivperioden 2005-2010

Eksempel på en myndigheds arkivdannelse over flere arkivperioder. Ved overgangen til arkivperioden 2000-2005 vælger myndigheden at have en overgangsperiode på 1/2 år, hvor sagerne fra den forrige periode løbende afsluttes og lukkes. Nye sager oprettes i den nye periode. Ved overlapningsperiodens afslutning lukkes de sidste sager fra den gamle periode.Ved overgangen til arkivperiode 2005-2010 vælger myndigheden et skarpt skel, hvor alle sager i den gamle periode lukkes pr. 31.december 2004, og om nødvendigt oprettes i den nye periode, som starter 1. januar 2005. Begge former for periodeskift kan anvendes for såvel elektroniske journaler som ESDH-systemer.

32


Et periodeskift uden overlapningsperiode i et ESDH-system indebærer, at manpå en fastlagt dato:

� Lukker registreringsdelen af systemet

� Ophører med at knytte dokumenter til sagsregistreringerne i systemet

� Opretter en ny “tom” registreringsdel for den nye periode

� Opretter nye sagsregistreringer i registreringsdelen af systemet til de sager der skal videreføres

� Opretter alle nye sager i den nye registreringsdel

� Knytter alle nye dokumenter til sagsregistreringer i den nye version

Sagsdannelse

En af de ting myndigheden skal tage stilling til i planlægningsfasen er sagsdan-nelsen. Statens Arkiver stiller ikke krav om, at myndighederne skal danne sager, menom at sagligt sammenhørende dokumenter skal kunne findes frem præcist ogfyldestgørende. Dette betyder, at dokumenter i et administrativt hændelses-forløb skal kunne findes frem vha. myndighedens registreringssystematik/frem-findingssystem.

Langt de fleste myndigheder baserer sig forsat på en traditionel sagsdannelse.Man skelner mellem tre former for sagsdannelse:

� Dossiersager� Samlesager� Enkeltsager

Statens Arkiver anbefaler, at myndigheden i videst muligt omfang dannerenkeltsager. Dossiersager og samlesager bør kun bruges til at opsamle infor-mation og ikke til at dokumentere egentlig sagsbehandling. Dannelse af enkelt-sager gør sagerne mere overskuelige for myndigheden selv. Det gør det ogsånemmere at aflevere til Statens Arkiver efter periodeskift.

Myndigheden kan desuden lettere styre sine aktiviteter, når der dannes enkelt-sager. Det bliver fx nemmere at tælle antallet af sager, der er færdigbehandlede.Hvis brugeren ønsker overblik over alle sager vedrørende en bestemt personeller en bestemt virksomhed, kan man altid lave en søgning i registrerings-systemet på personen eller virksomhedens identifikationsnummer.

33


Sagstyper

Dossiersager

Samlesager

Enkeltsager

Tilskudsansøgninger

Tilskudsansøgning, musik

Tilskudsansøgning,litteratur

Tilskudsansøgning,billedkunst

Tilskudsansøgning, musik, Peter Hansen

Tilskudsansøgning, litteratur, Dorthe Hansen

Tilskudsansøgning,billedkunst, Jakob Bojesen

Tilskudsansøgning, musik, Søren Jørgensen

Tilskudsansøgning, litteratur, Jan Henriksen

Tilskudsansøgning, billedkunst, Anders Olsen

Tilskudsansøgning, musik, Iqbal Mohammed

Tilskudsansøgning, litteratur, Britta Jensen

Tilskudsansøgning, billedkunst, Pia Olsen

Valg af registreringssystematik

Myndigheden skal ved planlægningen af et nyt arkivsystem overveje, hvilkensystematik der skal anvendes til registreringen af sager og/eller dokumenter.Systematikken kan være såvel ord- som talbaseret og således bestå af enkelt-ord, fraser, betydningsbærende tal fx CPR-numre eller matrikelnumre og kanhave form af lister over kontrollerede indextermer eller være en journalplan.Det er vigtigt, at systematikken opfylder myndighedens behov og ikke er styretaf valget af system. De fleste systemer understøtter dog i dag forskellige formerfor registreringssystematikker.

Registreringssystematik og søgemuligheder Uanset hvilken type arkivsystem myndigheden vil indføre, skal der gøres etstort arbejde for at planlægge, hvilke søgemuligheder registreringssystematik-ken skal indeholde, for at man hurtigt og effektivt kan finde sager og dokumen-ter frem.

Planlægningen kræver overblik over:

� hvilke arbejdsopgaver myndigheden har. Det vil sige, hvilke sager myndighe-den behandler. Det er en god idé at undersøge, om der findes beskrivelser af behandlingen af nogle af myndighedens sager

Eksemplet viser, hvordan en sag om tilskudsansøgninger vil se ud alt efter, hvilken sagstype myndigheden vælger at anvende.

34


� hvilke bestemmelser der ligger til grund for myndighedens virksomhed. Bestemmelserne kan have form af love, bekendtgørelser, cirkulærer eller lignende

� hvilke formål fx i form af sagsstyring, som systemet skal opfylde

� hvilke problemer den tidligere anvendte registreringssystematik har givet anledning til

Endelig bør man i planlægningsfasen indhente information fra medarbejderneom, hvilke søgebehov, de mener, er relevante.

Statens Arkiver stiller ikke krav om en bestemt form for registreringssystematik,men blot at myndighederne anvender en registreringssystematik eller et frem-findingssystem, som sikrer, at sagligt sammenhørende dokumenter kan findesfrem igen. Der sker en udvikling på dette område i kraft af de muligheder, somnye ESDH- og EDH-systemer åbner op for fx virtuelle sager, hvor saglige sam-menhænge dokumenteres vha. dokumentkæder, eller hvor registreringen afdokumenter sker vha. placering i en bestemt struktur.

Eksempler på registreringssystematikkerRegistreringssystematikker kan fx opbygges ud fra kontrollerede lister, dvs.enten med kontrollerede indextermer (emneord) eller som en traditionel journal-plan. De to registreringssystematikker bygger på to forskellige principper.Kontrollerede indextermer og journalplaner er på nuværende tidspunkt de tomest udbredte registreringssystematikker hos statslige myndigheder.

Kontrollerede indextermerAt benytte kontrollerede indextermer vil sige at udvælge emneord fra en forud-defineret liste, så brugeren hver gang anvender samme ord til samme typesager. Det er tilladt at registrere sager og dokumenter ved hjælp af flere index-termer, og derfor er dette system mere fleksibelt, hvad angår placering afsager, der således kan søges frem vha. flere indextermer. Kontrollerede index-termer anvendes primært til registrering af elektroniske sager og/eller doku-menter. Systematikken er ikke velegnet til henlæggelse af papirsager, da sager-ne ikke entydigt er knyttet til en enkelt indexterm (et emne), og derfor ikke kanopstilles efter emne. Når sagerne ikke er opstillet efter emne bliver det megetvanskeligt at kassere i dem.

1. niveau 2. niveau 3. niveau

Energi og ressourcer Elektricitet ElselskaberEnergisparende foranstaltninger FjernvarmeværkerFjernvarmeForureningsbegrænsningBrændstoffer Kul og koks, naturgas, olieVand VandværkerVedvarende energi Solvarme, Vandkraft, VindkraftØvrige energikilder Atomkraft, Biogas, Bygas

Eksempel på kontrollede indextermer som beskriver energiområdet.Termerne kan anvendes i forskellige kombinationer. Kilde: OIO-emnesystem

35


JournalplanprincippetJournalplanen er en emneorienteret og struktureret oversigt over et sagsområdeog har som oftest en hierarkisk opbygning. Saggrupper opdeles efter et decimal-eller centimal-klasseprincip. Dette princip kan anvendes til registrering af såvelpapirsager som elektroniske sager. Journalplanen hører naturligt sammen medpapirsager, som kun kan placeres ét sted. Planen skal derfor være entydig, såden sikrer at enhver papirsag har sin helt bestemte plads i arkivet og dermednemt kan findes frem. Journalplansprincippet bliver også ofte brugt i ESDH-systemer, da det er et velkendt og anvendeligt princip. Der kan benyttes emneord parallelt med enhierarkisk opbygget journalplan, så søgemulighederne forøges.

Ukontrollerede indextermerUkontrollerede indextermer er frie emneord, uden nogen form restriktioner forhvilke ord, der kan indgå i en emneordsliste. Ukontrollerede indextermer benyt-tes som regel som et supplement til fx en journalplan. Ukontrollerede lister/frieemneord kan betragtes som en alternativ søgemulighed i e-journaler og EDH-/ESDH-systemer og andre typer af informationssystemer.

Andre fremfindingssystemerIfølge Statens Arkivers regler kan man også benytte andre fremfindingssyste-mer end ovenstående, sålænge de lever op til kravet om præcis og fyldest-gørende fremfinding af sagligt sammenhørende dokumenter.

Læs mere:FESD-projektet har udgivet en vejledning om proces og metode til udarbejd-else af en facetteret registreringsystematik, som findes på www.e.gov.dk

Beskrivelse af OIO´s emnesystem findes på www.oio.dk

3. Energi 3.0 Generelt3.1 Elektricitet

3.1.1 Elselskaber3.2 Energisparende foranstaltninger3.3 Fjernvarme

3.3.1 Fjernvarmeværker3.4 Forureningsbegrænsning3.5 Brændstoffer

3.5.1 Kul og koks3.5.2 Naturgas3.5.3 Olie

3.6 Vand3.6.1 Vandværker

3.7 Vedvarende energi3.8 Øvrig energikilder

3.8.1 Biogas3.8.2 Bygas

3.9 Diverse

Eksemplet med beskrivelse af energiområdet er her brudt om til en traditionel journalplan.

Kilde: OIO-emnesystem

37

Statens Arkiver • Arkivhåndbogen – fra informationer til arkivalier • Kapitel 3 – Papirarkivalier fra opbevaring til aflevering

Selvom elektronisk arkivering for alvor er ved at få fodfæste i den statslige sektor, vil myndighederne i mange år frem fortsat skulle bruge deres papirarki-ver. Det er derfor vigtigt, at arkiverne håndteres og vedligeholdes korrekt, såden fremtidige brug sikres.

Arkivlokaler og opbevaringsforhold

Arkivlokaler er omfattet af arkivlovens bestemmelser om varetagelse af arkiv-mæssige hensyn, og myndighederne er forpligtet til at opbevare arkivalier således, at de ikke går fysisk til grunde.

Hvis en myndighed ikke selv råder over et egnet lokale til indretning af arkiv, er det muligt at leje plads hos et arkivopbevaringsfirma.

Sådan planlægges arkivlokalerNår myndigheden skal beslutte, hvor arkivlokalerne skal ligge, og hvordan deskal indrettes, skal følgende forhold overvejes:

� Gulvenes bæreevne og belægning� Vægflader� Vinduesareal og adgangsforhold� Reolernes placering� Elinstallationer� Rørføring� Luftfugtighed og temperatur� Tyverisikring� Brandsikring

Det vigtigste er dog, at myndigheden fra starten tager hensyn til nedbrydnings-faktorer og de fysiske betingelser for bevaringen.

Kapitel 3 – Papirarkivalier fra opbevaring til aflevering

Statens Arkiver anbefaler, at arkivalier opbevares:

� Ved en temperatur, der ligger over 10 °C og under 30 °C. Variationen inden for 24 timer må højst være +/- 5 °C. Den optimale temperatur anses for at være 15 - 20 °C

� Ved en luftfugtighed, der ligger mellem 40 % og 55 % RF (relativ fugtighed) +/- 5 %

� I et rum med luftcirkulation, hvor luften fornys jævnligt

Nr. 30 Foto af fugtmåler

Placering og indretningErfaringerne viser, at arkivlokaler som oftest placeres i kælder eller på loft.Ingen af stederne er ideelle. Man skal derfor iagttage følgende forholdsregler:

� Tilstødende lokaler ikke må udgøre en risiko for brand- eller vandskade. Arkivlokaler bør derfor ikke placeres i nærheden af fyrrum, garager, transformatorrum, vådrum, køkkener o.l.

� Arkivlokalet bør sikres mod indbrud og hærværk. På den anden side skal lokalet ikke placeres så upraktisk, at evakuering i tilfælde af brand eller vandskade er besværlig

� Arkivlokaler i kældre skal have afløb i gulv. Nederste reolhylde bør være anbragt mindst 10 cm over gulv

� Betongulve bør være belagt med linoleum eller være malet med en diffusionsåben maling for at minimere støv. Man bør undgå kunststofbelæg-ning af hensyn til faren for statisk elektricitet. Væggene bør være malede, ligeledes for at minimere støv. Indflytning i arkivlokalet bør først ske når malingen er helt tør, dvs. efter 4 – 6 uger

� Inden myndigheden indretter arkivlokaler på lofter, skal der indhentes godkendelse fra byggemyndighed og brandmyndighed. Det er en selvfølge, at taget er tæt mod regn, sne og skadedyr

Det er en god idé at anskaffe en fugtmåler, så temperatur og fugtighed i arkivlokalet kan kontrolleres med jævne mellemrum.

38

Materiale: Luftfugtighed (RF %) Temperatur (°C)

Papir 40 % - 55 % 15 – 20 °C

CD-R 40 % 15 – 20 °C

Film 40 % max. 15 °C

Lyd- og videobånd 40 % max. 15 °C


Vand fra utætte rør kan gøre stor skade på arkivalier og hører ikke hjemme i et arkivlokale.

39


� Der bør ikke være vandrør eller dampførende rørgennemføringer i arkiv-lokalet. Vand og damp kan medføre totalskader på arkivalierne. Hvis der findes fjernvarmerør, skal der være installeret en varmeveksler forud for arkivlokalet

� Ved elinstallationer skal hovedsikring, gruppecentral og målere være placeret udenfor arkivlokalet for at reducere brandfaren

� Hvis opvarmning foregår ved radiatorer, bør de være termostatstyrede, og overfladetemperaturen må ikke overstige 60 °C

Arkivlokalet er en arbejdsplads på linie med kontorer. Helt overordnet gælderderfor, at arkivlokalet skal være tørt og ikke for varmt, luften skal kunne cirkule-re frit, den skal være fri for støv og kemiske dampe, og man skal kunne bevæ-ge sig frit i lokalet for at komme til arkivalierne. Belysningsforholdene skal væresådan, at man kan orientere sig om indholdet på reolerne.

Særligt om kort og tegninger, fotografier, video- og lydbånd Opbevaring af kort og tegninger, fotografier, video- og lydbånd stiller særligekrav til arkivlokalet, fordi de har:

� Ubekvemme formater� Begrænset eller ringe holdbarhed� Stor skrøbelighed� Indbygget teknologisk forældelse

Kort, tegninger, bånd, film mv. kan enten indgå i en sag eller udgøre en særligarkivserie. Hvilken løsning, myndigheden vælger, afhænger bl.a. af format,mængde, og hvor hyppigt materialet bliver brugt.Statens Arkiver anbefaler, at der etableres en særlig arkivserie, hvis kort, teg-ninger, bånd, film o.lign. hyppigt indgår i sagsdannelsen, og at der fra denenkelte sag henvises til serien.

DimensioneringArkivlokaler bør kun benyttes til opbevaring af arkivalier og altså ikke også til fxcykelkælder eller pulterrum for aflagt kontorudstyr. Arkivlokalets dimensioneringafhænger derfor udelukkende af arkivaliernes aktuelle omfang og deres tilvækstinden for en given årrække. Da myndighederne skal aflevere deres arkivalier,inden de er 30 år gamle, skal arkivlokalet ideelt set kunne rumme 30 års arkiv-produktion. Ved beregning af tilvæksten af arkivalier må der naturligvis tageshensyn til gældende kassationsbestemmelser og løbende arkivrensning.

Man beregner 6-7 hyldemeter arkivalier pr. kvadratmeter gulvareal i stationærereoler og 11-12 hyldemeter arkivalier pr. kvadratmeter gulvareal i compactus-reoler alt efter loftshøjden.

� Én hyldemeter arkivalier pakket i A4 arkivæsker vejer omkring 60 kilo, i folioformat omkring 80 kilo.

Compactus-reoler skaber bedre plads i arkivet

Borebiller, sølvkræ, mus og rotter kan forrette store skader på arkivalier.Kilde: Statens Skadedyrslaboratorium

Fysisk nedbrydningFysisk nedbrydning af arkivalier kommer typisk af:

� Fugt og store temperatursvingninger� Ild og vand� Luftforurening� Ultraviolet stråling fra sollys� Stråling fra magnetfelter� Kemiske processer i de anvendte materialer� Forkert og voldelig behandling

Skader som følge af brand og vand er umiddelbart til at tage og føle på. Denlangsomme nedbrydning af arkivalierne p.g.a. slid, lys, forkert luftfugtighed,temperatur, luftforurening, bakterier, svampe og skadedyr så som borebiller,sølvkræ, mus og rotter er i realiteten mere farlig og omfattende.

Svampeangreb er almindeligt forekommende i magasiner/arkiver, der er ind-rettet i uegnede lokaler. Ved ringe eller ingen luftcirkulation er skimmelsvampalmindelig forekommende og kan afhjælpes ved øget luftcirkulation og kontrolaf den relative luftfugtighed. Svamp på arkivalier er ødelæggende for papiretsfiberstruktur, som svækkes, og svampene efterlader ofte meget synlige afteg-ninger og pigmenteringer på papiret, der i værste fald kan gøre store dele af arkivaliet ulæseligt. Svampe er desuden sundhedsskadelige for menneskerog kan give allergiske reaktioner.

Hvis man indretter sine arkivlokaler hensigtsmæssigt, opstår disse skader kun undtagelsesvis.

40


Arkivalie angrebet af svamp pga. fugtig og forkert opbevaring.

41


Frimærkerne på billedet er skadet af sølvkræ. Kilde: Statens Skadedyrslaboratorium

Hvis skaden alligevel skerHvis arkivet rammes af vandskade, brand, hærværk, svamp eller andre øde-læggende hændelser, skal myndigheden straks anmelde det til Statens Arkiver,som udarbejder en handlingsplan for den efterfølgende restaureringsindsats.Myndigheden skal selv betale for restaureringen.

Læs mere:Statens Arkivers hjemmeside: www.sa.dk

Bevaringshåndbogen. Ole Alkærsig, Jan Graff og Morten Lundbæk (red.).Udgivet af Statens Museumsnævn, 1. udgave 1986. 2. oplag 1994. ChristianEjlers´forlag ApS. (side 500 – 506).

Biologisk nedbrydning i museer og arkiver. Jane Richter og Grethe Jørgensen.Udgivet af Det Kongelige Danske Kunstakademi, Konservatorskolen, 1995.

Statens Arkiver har i Arkivernes Informationsserie udgivet hæftet Brand, vand,mug og grimme dyr. Arne Møller Pedersen, 1991. Heri omtales, hvad manumiddelbart kan gøre, hvis skaden alligevel sker.

Pas på papiret! Michael Højlund Rasmussen. Sammenslutningen afLokalarkiver. 2004.

Placering i arkiv

Fra en sag oprettes til den afsluttes, kan der gå mange år. Af praktiske årsagerbør myndighedens arkiv derfor opdeles i arkivperioder på 5 år, se også kapitletom planlægning af arkivsystemer. Hvis man ikke deler arkivet og dermedsagerne op i afsluttede perioder, bliver arkivet hurtigt uoverskueligt og svært athåndtere ved aflevering til Statens Arkiver

Det samme hensyn til overskuelighed og let adgang til at ekspedere i sagernegør, at det kan være fornuftigt at operere med et nærarkiv og et fjernarkiv.

Arkivserie er betegnelsen for grupper af arkivalier, som er henlagt efter samme systematikfx år, journalnummer, løbennummer.

En ”arkivserie” kan fx være:

� Sagerne fra én arkivperiode� Journalplanen for én arkivperiode� Et navnekartotek

NærarkivNærarkivet skal hovedsageligt indeholde sager fra den senest lukkede journalperiode. Afslutningen af en fastlagt journalperiode er ikke nødvendigvisafslutningen på et sagsforløb, og man har derfor ofte behov for lukkede sagertil orientering om det hidtidige sagsforløb. Det kan derfor være en fordel, athave arkivet tæt ved arbejdspladsen. Nærarkivet rummer normalt kun én journalperiode.

Nærarkivet består af:

� Arkivalierne fra den senest afsluttede journalperiode med tilhørende søgemidler

� Ajourført journalplan og journalvejledning for den senest afsluttede journalperiode

FjernarkivNår en ny journalperiode påbegyndes, flyttes de senest afsluttede sager franærarkiv til fjernarkiv. Fjernarkivet indrettes sådan, at hver afsluttet journalperio-des sager opretholdes som en samlet fysisk enhed. Man kan derfor sige, atfjernarkivet består af en række nærarkiver.

Statens Arkiver anbefaler, at man har ét fælles fjernarkiv, hvor hver enkelt journalperiode kan opstilles i den rækkefølge, de er blevet afsluttet, samt at der udarbejdes en fortegnelse over arkivserierne med angivelse af:

� den myndighed der har dannet arkivalierne� titel� yderår � placering

Af hensyn til søgning af ældre sager vil det i nogle tilfælde være hensigtsmæs-sigt at beholde søgemidlerne fra afsluttede journalperioder i nærarkivet.

42


Illustrationen følger en arkivseriesfysiske vandring i perioden 1995 til 2010

JOURNAL NÆRARKIV FJERNARKIV

FASE 1 FASE 2 FASE 31995-1999 2000-2004 2005-2009

43


Ideen med opdelingen i nærarkiv og fjernarkiv er at tilvejebringe en rytme i arkiveringen, som betyder, at afsluttede journalperioder overføres fra nærarkivtil fjernarkiv med cirka 5 års mellemrum. Det betyder at:

� Eventuelle pladsproblemer forebygges. Nærarkiverne skal kun indeholde senest afsluttede journalperiodes sager, mens de ældre perioder opbevaresi fjernarkivet

� Nærarkiverne bliver mere overskuelige

Bevaring og kassation

Arkivlovens formålsparagraf pålægger Statens Arkiver, at sikre bevaring af de arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold afvæsentlig administrativ og retlige betydning for borgere og myndigheder.Statens Arkiver skal samtidig sikre mulighed for kassation af ikke-bevarings-værdige arkivalier. Når ikke-bevaringsværdige arkivalier skal kasseres, skyldesdet, at det er forbundet med store omkostninger at bevare dem for eftertiden.

Det overordnede mål med bevarings- og kassationsbehandlingen er at identi-ficere de arkivalier, som rummer den bedste og mest dækkende informationom politiske og forvaltningsmæssige beslutningsprocesser og om det danskesamfund i flest mulige aspekter inden for bevaringsrammen.

Nærmere bestemmelser om bevaring og kassation er fastsat i arkivbekendt-gørelsen.

Bestemmelserne indebærer, at myndighederne kun må kassere deres arkivalierefter bemyndigelse fra Statens Arkiver. Myndighederne skal derfor indrettederes journal- og arkivsystemer på en måde, så Statens Arkiver kan udarbejdeeffektive bestemmelser om bevaring og kassation. Det vil sige bestemmelser,som sikrer bevaring i henhold til formålet, og at myndighederne kan gennemførekassation effektivt og systematisk.

Hvilke regler kan umiddelbart bringes i anvendelse?For statslige myndigheder og domstolene gælder, at visse typer af arkivalieraltid kan kasseres. De nærmere regler herom er fastsat i bekendtgørelse omkassation af visse arkivalier hos statslige myndigheder, i daglig tale kaldet”Kassationsbekendtgørelsen”.

Det skal understreges, at reglerne ikke gælder for elektroniske arkivalier.

Følgende kan kasseres:

� Overtallige kopier og ekstra udskrifter af dokumenter mv.

� Publiceret materiale, pjecer og brochurer, der ikke er indgået i sagsbehandlingen

� Andet materiale modtaget til orientering og som ikke er indgået i sagsbehandlingen

� Stillingsansøgninger, der ikke har ført til ansættelse

� Materiale vedrørende fremstilling af publikationer (manuskripter og udkast mv.)

� Alt regnskabsmateriale, bortset fra årsregnskaber og årsberetninger mv., jf. dog bekendtgørelsen om statens regnskabsvæsen mv. Tilladelsen gælder ikke for departementers og hermed ligestillede myndigheders arkivalier vedr. godkendelse af regnskaber

� Personalesager, bortset fra sager på ansatte født den 1. i en måned eller ansatte i chefstillinger

� Alle sager vedrørende bygningsmæssig drift, kontorhold, -maskiner, inventar mv.

� Papirarkivalier, der er overført til elektronisk medium

� Inddata, dvs. samlinger af materialer, der alene er tilvejebragt med henblik på inddatering i elektroniske registre, databaser mv.

� Uddata. dvs. samlinger af udskrifter fra elektroniske arkivsystemer, der aleneanvendes til opslag, orientering og kontrol

Alt andet arkivmateriale end det ovenfor nævnte, skal kassationsbehandlessærskilt af Statens Arkiver.

Udformning af bevarings- og kassationsbestemmelser Det er i hovedsagen Statens Arkiver, der tager initiativ til at behandle en myndigheds arkivalier. Det sker typisk i forbindelse med aflevering, hvor Statens Arkiver udarbejder bestemmelser for det, der skal afleveres. Det fremgår af Statens Arkivers aktivitetsplan i hvilken rækkefølge de enkelte ministerieområder skal aflevere.

Statens Arkiver kontakter den enkelte myndighed for at få en række oplysningerom arkivalierne og den sammenhæng, som de er blevet til i. På baggrund afdisse oplysninger foretager Statens Arkiver en vurdering af arkivaliernes værdi foreftertiden, og udsteder en konkret bestemmelse om bevaring eller kassation. Forvisse myndigheder, specielt de lokalt statslige er der dog også stående bestem-melser, som kan findes på www.sa.dk

Kassationsbestemmelser for enkelte myndigheder, der er udstedt efter år 2000,kan ligeledes findes på www.sa.dk

44


45


Kassation i praksis

Hvornår?Når Statens Arkiver har givet bemyndigelse til kassation af arkivalier, skal stats-lige myndigheder destruere arkivalierne, lige så snart der ikke er administrativteller retligt brug for dem længere. Hvornår det er tilfældet, er op til myndighe-dens egen vurdering. Kravet indebærer, at myndigheden ikke som alternativ tilkassation må aflevere arkivalierne til andre. Der findes en del eksempler påmyndigheder, som har ladet tidligere og nuværende medarbejdere udvælgekasserede arkivalier til eget privat brug. Dette er ikke tilladt. Det er heller ikke tilladt at overdrage arkivalier til fx et privat arkiv eller et museum.

Hvordan?I følge arkivbekendtgørelsen skal myndighederne sikre, at arkivalier, der erbestemt til kassation, destrueres på betryggende vis.

Destruktionen af papirarkivalier kan foretages på to måder, nemlig ved:

� Makulering� Forbrænding

Hvis der træffes aftale med et privat firma om makulering og/eller forbrænding,skal det sikres, at transporten foregår i aflåst container, og at destruktionen rent faktisk finder sted.

Ordning af arkivalierne

Arkivbekendtgørelsen fastslår, at myndighederne skal sikre, at arkivalierne afleveres i forskriftsmæssig stand. De nærmere regler er fastsat i bekendt-gørelse om aflevering af offentlige papirarkivalier.

Kasserede arkivalier skal destrueres på betryggende vis fx ved makulering

som vist her.

Reglerne skal sikre, at Statens Arkiver så ubesværet og så hurtigt som muligtkan stille de afleverede arkivalier til rådighed for myndigheder og offentlighed,således som det er fastsat i arkivloven. Det er derfor praktisk, at myndighedenindarbejder en rutine, der sørger for, at arkivalierne opbevares i forskriftsmæs-sig stand, således at afleveringen til Statens Arkiver til sin tid kan foregå medmindst mulig besvær. Dette indebærer:

� Kassation� Sagsrensning� Pakning� Mærkning

KassationBestemmelser om kassation effektueres, når myndigheden skønner, at arkivalierne ikke længere har retslig eller administrativ betydning.For arkivalier der skal bevares, gennemføres derefter:

SagsrensningRensning betyder at materialer, der ødelægger arkivalierne eller blot fylder unødigt op, fjernes inden pakning.

Følgende skal fjernes for at arkivalierne ikke ødelægges af rust, klister og kemikalier, og for at de fylder mindst muligt:

� Papirclips (men ikke hæfteklammer)� Elastikker� Plastomslag (hvis plastomslaget er brugt som sagsomslag, skal det

erstattes af et papiromslag)� Dubletter indenfor samme sag� Tape� Post-it©. Hvis sedlen indeholder væsentlige informationer om sagen,

skal de skrives over på dokumentet.

46


Mange kontormaterialer er praktiske i hverdagen, men kan på sigt ødelægge arkivalierne, og skal derfor fjernes, når sagen lukkes.

47


Det er nemmest, hvis sagsbehandlerne renser sagerne i forbindelse med sagsafslutning.

PakningDe forskellige typer af arkivalier, myndigheden anvender, pakkes på forskelligevis. Se nærmere anvisninger på Statens Arkivers hjemmeside www.sa.dk.

MærkningMens arkivet er i myndighedens varetægt foretages en foreløbig mærkning.Mærkningen er foreløbig, idet den endelige mærkning først kan finde sted, nårStatens Arkiver har udarbejdet en afleveringsplan for arkivalierne.

En foreløbig mærkning tjener flere formål. Dels letter det myndighedens daglige arbejde med fremfinding i arkivet, og dels er det i forbindelse med kassationsbehandling af arkivet en væsentlig fordel for såvel myndighed somStatens Arkiver, at oplysning om de enkelte arkivæskers indhold er relativt let tilgængelig.

Aflevering af papirarkivalier

Arkivloven danner grundlag for krav, der skal opfyldes forud for den fysiske overdragelse af arkivalier til Statens Arkiver. Når det drejer sig om papirarkivalier,skal afleveringen omfatte længere samlede perioder, og alle arkivalier, ogsåsøgemidler, skal indgå i afleveringen.

Hvem skal aflevere?Alle statslige myndigheder og institutioner har pligt til at aflevere deres arkivaliertil Statens Arkiver. Ligeledes har anerkendte trossamfund pligt til at aflevereministerialbøger.

Landsdækkende statslige myndigheder og institutioner skal som hovedregelaflevere deres arkivalier til Rigsarkivet i København. Det gælder fx:

� Ministerier� Styrelser og direktorater� Danmarks Radio� Forsvaret� Højesteret

Lokale statslige myndigheder og institutioner samt anerkendte trossamfundskal som hovedregel aflevere deres arkivalier til landsarkiverne i Viborg, Åbenrå,Odense og København. Hvilket af arkiverne, myndighederne skal aflevere til,afgøres af myndighedernes geografiske dækningsområde og placering.

Når arkivalierne afleveres til Statens Arkiver, skal devære pakket korrekt.

Lokale statslige myndigheder er bl.a.:

� Domstole� Politikredse� Universiteter� Told- og skatteregioner� Folkekirken� Arbejdstilsynet

Alle elektroniske arkivalier skal afleveres til Rigsarkivet, hvor man har de tekniskefaciliteter til at udføre de nødvendige test af afleveringerne – se kapitel 4 omaflevering af elektroniske arkivsystemer.

Arkivsystem I forbindelse med en aflevering beder Statens Arkiver myndigheden om atdokumentere, hvilke søgemidler, der findes til arkivalierne.

Søgemidlerne og de arkivalier, som de er søgemiddel til, udgør et samlet arkiv-system. Myndighederne vil som hovedregel blive bedt om at aflevere hele arkiv-systemer. Det betyder, at myndigheden foruden sagerne fra en journalperiodeskal aflevere den tilhørende journalplan og de tilhørende journaler og registre.Dog afleveres en arkiveringsversion af elektroniske journalsystemer umiddelbartefter arkivperiodens lukning, og denne vil typisk være afleveret længe inden detilhørende papirarkivalier. Se kapitel 4, afsnittet om aflevering af elektroniskearkivsystemer.

Statens Arkiver ønsker som udgangspunkt at modtage arkivalierne i deresoprindelige form. Det betyder, at myndighederne kan blive bedt om at genetab-lere arkivsystemer, som er gået tabt, fx i forbindelse med ressortændringer ellerflytning af arkivet. Krav om omordning eller genetablering af tidligere arkivsyste-mer vil altid tage udgangspunkt i en konkret vurdering af det enkelte arkiv ogdets særlige forhold. En sådan vurdering vil ske i et tæt samarbejde mellemden afleverende myndighed og Statens Arkiver og være afhængig af, om destrukturelle ændringer er veldokumenterede. Hensigten er at gøre det muligt formyndigheden selv eller offentligheden at rekvirere sagerne. Arkivhistoriskeundersøgelser kan være tidskrævende, men de er en nødvendig del af det afle-veringsforberedende arbejde, som skal gøre det muligt at bruge arkivalierne på Statens Arkivers læsesale.

Hvornår skal papirarkivalier afleveres?Statslige myndigheder skal ifølge arkivloven aflevere deres arkivalier til StatensArkiver inden de er 30 år gamle. Offentlige arkivalier er som udgangspunkt tilgængelige, når de er over 20 år gamle, dog gælder der en frist på 75 år forarkivalier med personfølsomme oplysninger. Se kapitel 5 om tilgængelighed.

Undtagelser fra afleveringsfristStatens Arkiver har i arkivbekendtgørelsen fået bemyndigelse til i særlige tilfældeat dispensere for den generelle 30-års frist for aflevering af papirarkivalier.

48


Fortroligt materiale skal også afleveres til Statens Arkiver, men der kan dispenseres for den 30-årrige afleveringsfrist.

49


Undtagelserne gælder hvis:

� Arkivalierne er i stadig administrativ brug� Arkivalierne er klassificeret "fortroligt" eller højere� Arkivalierne er en del af myndighedens videnskabelige samlinger� En aflevering umiddelbart er umulig af ressourcemæssige årsager

Den præcise afleveringsfrist fastsættes i forbindelse med afleveringssag-behandlingen.

Arkivalierne er i stadig administrativ brugStatens Arkiver kan efter forhandling med den enkelte statslige myndighedfastsætte en længere afleveringsfrist for arkivalier, der forsat er i administrativbrug. Formålet med bestemmelsen er, at en aflevering af arkivalier ikke måvirke voldsomt forsinkende for myndighedernes sagsbehandling eller kræve, at Statens Arkiver skal bruge mange ressourcer på at ekspedere i arkivalierne.

Identifikationen af papirarkivalier, der er i stadig administrativ brug, sker efterforhandling mellem den pågældende statslige myndighed og Statens Arkiver.Her vil myndigheden blive bedt om at dokumentere, hvor ofte den bruger arkivalierne i den daglige sagsbehandling.

Hvis myndigheden herefter får tilladelse til at beholde arkivalierne, vil den stadighave pligt til at stille arkivalierne til rådighed for offentligheden efter arkivlovensbestemmelser.

Det betyder, at Statens Arkiver skal have en fortegnelse over de arkivalier, somikke afleveres, således at brugere kan se hvilke arkivalier, som ligger hos denenkelte myndighed. Af samme grund bliver Statens Arkiver og myndighedenofte enige om at lade arkivalierne gennemgå den almindelige afleveringsproce-dure med undtagelse af den endelige aflevering. Myndigheden låner herefterarkivalierne af Statens Arkiver for en nærmere begrænset tidsperiode. I etsådant tilfælde vil arkivalierne formelt være afleveret og fortegnet i StatensArkiver, men reelt vil arkivalierne stadig befinde sig hos myndigheden.

Arkivalierne er klassificeret ”fortroligt” eller højereI særlige tilfælde vil den afleverende myndighed ligge inde med arkivalier, som iforbindelse med den almindelige sagsbehandling er klassificeret ”fortroligt” ellerhøjere. For sådanne arkivalier kan den afleverende myndighed, som oftestForsvarsministeriet, Udenrigsministeriet eller Justitsministeriet, i samråd medStatens Arkiver fastsætte en længere afleveringsfrist.

Arkivalierne er en del af myndighedens videnskabelige samlingStatens Arkiver kan bestemme, at arkivalier, som er en del af en myndighedsvidenskabelige samlinger, ikke skal afleveres til Statens Arkiver. Typisk vilbestemmelsen blive anvendt på universiteter og andre højere læreanstaltersamt på museer.

Hvis Statens Arkiver giver tilladelse til, at en myndighed kan beholde sinevidenskabelige samlinger, har myndigheden stadig pligt til at stille arkivalierne til rådighed, når de efter arkivloven er tilgængelige for offentligheden. StatensArkiver skal have en udførlig fortegnelse over de arkivalier, som myndighedenbeholder, så andre myndigheder eller offentligheden kan henvises til dem.

En aflevering er umiddelbart umulig af ressourcemæssige årsagerI enkelte tilfælde vil det være nødvendigt, at en myndighed får tilført ekstra ressourcer, for at kunne gøre et arkiv klar til aflevering. Under sådanneomstændigheder vil Statens Arkiver, efter forhandling med vedkommende myndigheds ressortministerium, træffe afgørelse om et eventuelt senere afleveringstidspunkt.

Hvem gør hvad?Initiativet til at starte en afleveringssag ligger hos Statens Arkiver. Eneste undtagelse er det tilfælde, hvor en myndighed bliver nedlagt, og ingen over-tager sagsområdet. Sker det, skal den myndighed, som bliver nedlagt, omgående tage kontakt til Statens Arkiver, så en aflevering kan komme i stand efter arkivbekendtgørelsens bestemmelser. Se kapitel 2, afsnittet omRessortændringer

Staten kan jf. arkivloven ikke miste sin ejendomsret til arkivalierne. Private personer, virksomheder eller institutioner, der er i besiddelse af arkivalier, somstammer fra tidligere eller eksisterende statslige myndigheder, har pligt til ataflevere disse arkivalier til Statens Arkiver.

Ansvaret for det afleveringsforberedende arbejde påhviler alene den afleverendemyndighed, som i det konkrete arbejde skal følge Statens Arkivers anvisninger.Myndigheden skal dække omkostningerne i forbindelse med afleveringen, herundertransport til det arkiv i Statens Arkiver, der skal modtage arkivalierne.

Den enkelte myndighed skal være opmærksom på, at det altid er arkivskabereneller dens efterfølgende myndighed, som er ansvarlig for en aflevering. Dettegælder også, selvom arkivalierne er udlånt til en anden myndighed.

En myndighed kan vælge at lade et privat firma eller Statens Arkiver udføre detafleveringsforberedende arbejde. Statens Arkiver giver tilbud efter reglerne omindtægtsdækket virksomhed.

Arkivbehandlingens fire faser Et velordnet og veldokumenteret papirarkiv med gode indgange i form af journalplaner, journalkort, protokoller og lignende er forholdsvis nemt at gå til i forbindelse med en aflevering. Er arkivet både udokumenteret og uordnet, og findes der ikke længere ansatte, der kan huske fortidens arbejdsgange oghenlæggelsesprincipper, kræver det ofte en stor arbejdsindsats at få bragt arkivet i orden.

50


En almindelig aflevering består af fire faser, nemlig:

� Planlægningsfasen� Arkivbehandlingsfasen� Pakningsfasen� Afleveringsfasen

I det følgende skema beskrives kort de enkelte faser, hvilke opgaver der knyttersig til dem, og hvem der har ansvaret for de enkelte opgaver.

PlanlægningsfasenI planlægningsfasen sker den første kontakt mellem Statens Arkiver og denafleverende myndighed. Myndigheden vil blive bedt om at fremskaffe oplysninger om:

� Alle arkivalier i myndighedens varetægt i form af en fortegnelse� Redegørelse for ændringer i ressort og organisation� Redegørelse for journal- og arkivforhold

Fase Opgave Ansvarlig

Planlægningsfasen Kontakt Statens Arkiver

Opgavebeskrivelse Statens Arkiver og myndigheden

Arkivbehandlingsfasen Udarbejdelse af dokumentation af Myndighedenarkiv- og journalforhold, herunder ajourføring af journalplaner og journalvejledninger

Ordning af arkivet Myndigheden

Kassation i arkivet Myndigheden

Rensning i arkivet Myndigheden

Pakningsfasen Rådgivning i pakning og mærkning samt Statens Arkivervejledning i udarbejdelse af afleverings-fortegnelse

Pakning Myndigheden

Udarbejdelse af afleveringsfortegnelse Myndigheden

Mærkning Myndigheden

Afleveringsfasen Godkendelse af afleveringsfortegnelse Statens Arkiver

Godkendelse af pakning og mærkning Statens Arkiver

Aflevering af arkivet Myndigheden

51


Tid

Dette skal gøre det muligt for Statens Arkiver at identificere de arkivalier, som i henhold til arkivloven skal afleveres og senere stilles til rådighed foroffentligheden på læsesalene.

I et samarbejde med den afleverende myndighed udarbejder Statens Arkiverherefter en bindende tids- og aktivitetsplan. Af planen vil det fremgå, hvilkeopgaver der skal løses, hvem der skal løse dem og indenfor hvilke deadlines.Senere udsteder Statens Arkiver en bestemmelse om aflevering, hvor afleve-ringstidspunktet for de enkelte dele af arkivet er fastsat.

ArkivbehandlingsfasenNår der er taget stilling til, hvilke arkivalier, der skal afleveres og hvilke yderligeredokumentationskrav der eventuelt skal opfyldes, fx ajourføring af journalplaner,påbegynder myndigheden arkivbehandlingsfasen.

Det egentlige ordningsarbejde starter nu. En almindelig oprydning i arkivaliernebør sikre, at arkivalierne er placeret efter de henlæggelsesprincipper, der erbeskrevet i den dokumentation, som myndigheden har indsendt til StatensArkiver.

Hvis der ikke allerede er blevet udskilt arkivalier til kassation i henhold til bevarings- og kassationsbestemmelserne, skal det ske nu. Myndigheden må opbevare arkivalier omfattet af bestemmelse om kassation, så længe der er administrativ eller retlig behov. Derefter skal arkivalierne destrueres påbetryggende vis, se afsnittet kassation i praksis.

PakningsfasenHvis myndigheden har pakket sine arkivalier på en måde, som ikke er i overensstemmelse med de retningslinier, som Statens Arkiver har udstukket, vil pakningsfasen bestå i en ompakning. Formålet er at sikre, at arkivalierne fylder mindst muligt, at de er pakket og mærket på en måde, så arkivalierneikke tager skade, og at arkivalierne efter overførsel til Statens Arkivers magasiner entydigt kan identificeres.

Forskrifter for pakning og mærkning fremgår af den vejledning som findes på Statens Arkivers hjemmeside www.sa.dk. Statens Arkiver tilbyder ved størreafleveringer at besøge myndigheden for at vejlede om pakningsarbejdet, for at sikre, at arbejdet fra start er i overensstemmelse med Statens Arkivers retningslinjer.

AfleveringsfasenNæste fase er afleveringsfasen. Denne indebærer, at myndigheden skal udarbejde en udførlig fortegnelse over indholdet af de enkelte arkivæsker eller bind

DAISYMyndighederne skal via internettet indtaste oplysninger om arkivalierne iStatens Arkivers e-registratur, DAISY (Dansk Arkivalie InformationsSystem).

52


Myndighederne skal fremover taste oplysninger om deres arkivalier direkte ind i AIDA, Arkivalie Indtastning i DAISY, via internettet.

53


Indtastningen sker i programmet AIDA, Arkivalie Indtastning i DAISY. Efter indtastning i AIDA leverer Statens Arkiver etiketter med stregkode til mærkning af arkivæskerne.

Fra DAISY udskrives en afleveringsfortegnelse til at dokumentere afleveringen.Efter selve afleveringen tjener afleveringsfortegnelsen desuden som kvitteringfor, at afleveringen har fundet sted.

DAISY giver arkivbrugere elektronisk adgang til at søge i Statens Arkivers samlinger, og på sigt vil det blive muligt at bestille arkivalier via DAISY.

Læs mere: Lovgivningen og vejledninger ang. aflevering af papirarkivalier finder man påwww.sa.dk. Her finder man også DAISY, hvor man kan slå op, hvad der tidligereer afleveret fra en myndighed.

Skattearkivalierfra henholdsvis 1589

og 2005

Anmeldelse af elektroniske arkivsystemer

Alle myndigheder har ifølge arkivbekendtgørelsen pligt til at anvende et arkiv-system til sikring af arkivmæssige hensyn. Statens Arkiver fastsætter bestem-melser for anmeldelse og godkendelse af systemer.

Hvis en myndighed anvender manuel journalisering af dokumenter på kartoteks-kort el. lign. kan nærmere retningslinier for anmeldelse fås ved henvendelse tilRigsarkivet eller et af landsarkiverne.

For elektroniske arkivsystemer gælder, at der er forskellige anmeldelsesreglerog tidsfrister for henholdsvis elektroniske registre (databaser) og systemer deranvendes til lagring af sager og/eller dokumenter. Dette skyldes, at den sidst-nævnte gruppe af systemer skal godkendes før de bliver taget i brug, menselektroniske registre blot skal vurderes m.h.p. at afgøre, om de skal afleveres tilStatens Arkiver eller ej.

Alle systemer der anvendes til registrering og/eller lagring af dokumenter skalsom udgangspunkt afleveres til Statens Arkiver. Der bliver dog altid foretageten bevarings- og kassationsvurdering af denne type systemer i forbindelse medgodkendelsessagsbehandlingen – se afsnittet om bevaring og kassation afelektroniske arkivsystemer.

Statens Arkivers krav til udformningen af myndighedernes arkivsystemer harsåvel kortsigtede som langsigtede mål.

På kort sigt skal arkivsystemet sikre, at det bliver muligt for myndigheden:

� hurtigt at genfinde verserende sager og/eller dokumenter� hurtigt at finde hvilende sager og/eller dokumenter, som skal genoptages

55

Statens Arkiver • Arkivhåndbogen – fra informationer til arkivalier • Kapitel 4 – Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering

Kapitel 4 – Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering

Anmeldelse og godkendelse af elektroniske arkivsystemer med sager og/eller dokumenter

� at finde sager og/eller dokumenter som kan benyttes som fortilfælde� at kontrollere, at frister for sagsbehandlingen overholdes� at kontrollere at svarfrister overholdes� at elektroniske dokumenter ikke bliver ulæselige i løbet af arkivperioden fx

som følge af skift af tekstbehandlingssystem

Arkivsystemet skal derfor som minimum sikre lagring og genfinding af de doku-menter, som myndigheden modtager og producerer, men kan også tjene andreformål. Det kan fx være aktivitetsstyring, workflow management og generelvidensdeling. Statens Arkivers krav til systemerne skal primært sikre, at registreringen afsager og dokumenter sker på en hensigtsmæssig og ensartet måde, så altsagsrelevant materiale bliver registreret. Kort sagt, at myndigheden får et godtarkiv som afspejler den faktiske sagsbehandling – til glæde for såvel myndig-heden selv, som fremtidige arkivbrugere.

På længere sigt skal kravene sikre, at der kan afleveres en arkiveringsversion afsystemet til Statens Arkiver. Dette er en fordel for såvel myndigheden som Statens Arkiver, eftersom det eraf fælles interesse at afleveringssagen forløber så smertefrit som muligt, og atder ikke skal ske store ændringer i den kopi af systemet, som skal afleveresefter arkivperiodens afslutning.

På lang sigt skal kravene sikre, at arkivbrugerne om 50, 100 eller 500 år kangenfinde sager og dokumenter til brug ved udforskningen af informationssam-fundets historie.

I hvilke tilfælde skal et system anmeldes?Alle nye systemer skal anmeldes. Derudover skal systemer anmeldes når:

� Arkivperioden udløber og der foretages periodeskift. Selvom myndigheden i den nye periode fortsætter med en uændret brug af systemet, skal det anmeldes til Statens Arkiver

� Der sker væsentlige ændringer af systemets dækningsområde. Dette er oftetilfældet, når myndigheder nedlægges, og sagsområder overføres mellem myndigheder

� Der sker væsentlige ændringer af systemets registreringsdel, fx hvis sags- og dokumentregistreringerne konverteres fra et system til et andet

� Hvis et system udvides med elektronisk arkivering af dokumenter

Hvornår skal et system anmeldes?Alle statslige myndigheder – såvel centrale som lokale - skal anmelde deressystem(er) senest 3 måneder, før systemet tages i brug. Systemet må ikketages i brug, før der foreligger en godkendelse fra Statens Arkiver. Det er derfor i såvel myndighedens som Statens Arkivers interesse, at anmel-

56


delse foretages så tidligt som muligt. En rettidig anmeldelse er dog ingengaranti for, at systemet kan godkendes indenfor tre måneder, da dette i højgrad afhænger af, om anmeldelsen indeholder alle relevante oplysninger.Hvis en myndighed tager et system i brug, inden det er godkendt af StatensArkiver, kan Statens Arkiver kræve ændringer i systemet, opretning af registre-ringer mv. tilbage til ibrugtagningstidspunktet.

Hvem gør hvad?

Anmeldelse hvordan ?Anmeldelsen skal foretages på Statens Arkivers anmeldelsesskema, som findespå www.sa.dkAnmeldelsen skal udover selve skemaet indeholde en instruks for anvendelsen afsystemet, oversigt over registereringssystematik samt teknisk dokumentation.

InstruksInstruksen skal indeholde en beskrivelse af, hvordan myndigheden planlæggerat bruge systemet i forbindelse med journalisering og sagsbehandling. Formåleter at sikre, at systemet bliver brugt på en ensartet måde, og datakvaliteten bli-ver så høj som mulig. Instruksen er et arbejdsredskab som skal opdateres,efterhånden som myndigheden gør sig erfaringer med fx arbejdsgange (ind-skanning af post el. lign.).

Instruksen henvender sig således til alle, som har med sager og dokumenter atgøre, dvs. systemansvarlige, sagsbehandlere og journalmedarbejdere. Mangemyndigheder har (sags- og) dokumenthåndteringssystemer fra samme leveran-

57


Myndighed Leverandør Statens Arkiver

Beslutning om indførelse af Xnyt system

Nyt system sendes eventuelt X i udbud

Planlægning af nyt system X X

Anmeldelse til Statens Arkiver X X

Behandling af anmeldelse Xog eventuel formulering af supplerende spørgsmål

Besvarelse af eventuelle X Xsupplerende spørgsmål

Godkendelse og Xbevaringsbestemmelse

Ibrugtagning X

Tid

dør, men den konkrete anvendelse af systemerne varierer meget fra myndighedtil myndighed. Statens Arkiver anvender instruksen til at få et indblik i myndig-hedens konkrete anvendelse af systemet.

Oplysninger om hvilke beskrivelser, der skal indgå i en instruks findes iVejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journalerog elektroniske dokumenthåndteringssystemer, som findes på www.sa.dk.

RegistreringssystematikAnmeldelsen skal indeholde en oversigt over den registreringssystematik, somskal anvendes i systemet samt en beskrivelse af, hvordan den anvendes – gernemed et par konkrete eksempler. I kapitel 2 er der eksempler på registrerings-systematiker, som kan anvendes til inspiration.

I forbindelse med anmeldelse af systemet ser Statens Arkiver systematikkenigennem og vurderer, om den muliggør en sikker fremfinding af sager og dokumenter.

Teknisk dokumentationAnmeldelsen skal indeholde teknisk dokumentation af systemets logiskeopbygning. Det vil oftest være systemleverandøren, der leverer dokumentatio-nen. Dokumentationen skal indeholde et relationsdiagram (ER-diagram) samten tabel- og feltbeskrivelse. Formålet med gennemgangen af den tekniskedokumentation er, at Statens Arkiver sikrer sig, at systemet teknisk set kanafleveres. Statens Arkivers afleveringsregler er baseret på en relationel databasemodel.Hvis systemet ikke er en relationsdatabase, skal den tekniske dokumentationderfor også indeholde en løsningsmodel for, hvordan der kan produceres enrelationel arkiveringsversion af systemet.

Flere myndigheder – ét systemSom en følge af digitaliseringen af forvaltningen bliver det mere og mere almindeligt, at flere myndigheder indgår i et servicefællesskab om udvikling og drift af IT-systemer. Hvis det er tilfældet, er det den systemansvarlige myndighed, som skal anmelde systemet til Statens Arkiver. Af anmeldelsen skal det fremgå, om der registreres i en fælles database eller separate baser for hver myndighed. Hvis der registreres i fælles base, skal der være et felt i registreringsdelen, som viser, hvilken myndighed, der har foretaget den enkelte registrering.

Godkendt – hvad så?Når Statens Arkiver har godkendt et ESDH-system, har myndigheden lov til at makulere alle indskannede papirdokumenter. Bemærk dog, at dokumentereller andre medier, som af en eller anden grund ikke har kunnet indskannes fx meget store tegninger, rapporter mv. skal bevares på papir/i original version.Myndigheden bør dog gemme originaldokumenterne indtil, man har sikret sigat kvaliteten af det indskannede dokument er i orden. Endvidere bør myndig-heden overveje, om visse dokumenter skal bevares i originalversionen af hen-

58


syn til bevisværdi eller lignende. Lyd- og videobånd som indgår i sagsbehand-lingen bør konverteres til digtital form, så de kan lagres i ESDH-systemet.

Statens Arkiver anbefaler, at myndighederne ikke opretholder skyggearkiver på papir sideløbende med ESDH-systemet, da det gør det sværere at sikre sig,at det elektroniske arkiv er komplet.

Læs mereAnmeldelsen af systemer bør ikke foretages på grundlag af dette kapitel, somalene er ment som en introduktion til emnet. Når man skal anmelde et system,bør man derfor gennemlæse cirkulære om anmeldelse og godkendelse af elek-troniske arkivsystemer samt vejledningen til samme. Cirkulæret indeholderStatens Arkivers krav til systemerne og i vejledningen bliver paragrafferne ud-specificeret og eksemplificeret. Cirkulære og vejledning findes på www.sa.dk.

Det er vigtigt, at myndigheden indsender en fyldestgørende dokumentation af arkivsystemet samt brugen af samme, da systemet ellers ikke kan godkendes. Et entitetsrelationsdiagram er et af de dokumenter, der skal afleveres som teknisk dokumentaion

59


SagsbehandlerID

Navn

Initialer

Kontor

Tlf

Epost

SagsID

Dato

Sagsnr

Sagstitel

SagsbehandlerID

Kontor

Dokantal

IndekstmID

Indeksterm

DokumentID

Dato

Dokumenttitel

SagsID

ID

SagsID

IndekstermID

SAGSBEH SAG

DOKUMENT

M2MTABEL

INDKSTRM

Anmeldelse af elektroniske registre

Alle registre (databaser) der opsamler og arkiverer oplysninger i forbindelsemed en myndigheds virksomhed skal anmeldes senest to uger, inden registrettages i brug. Dette gælder uanset registres formål, som fx kan være statistik,kontrol, administration eller forskning. Eksempler på registre er CPR, BBR,Landspatientregisteret, studieadministrative systemer, økonomisystemer ogforskningsregistre.

Anmeldelsen foretages på Statens Arkivers anmeldelsesskema, som findes påwww.sa.dk. Det er vigtigt, at anmeldelsen indeholder så præcise og fyldigeoplysninger om registrets indhold og relation til andre systemer som muligt, davurderingen af registret sker udfra disse oplysninger. Statens Arkiver vil i nogletilfælde kontakte myndigheden for yderligere oplysninger. Formålet med anmeldelsen er, at Statens Arkiver kan fortage en kassations-vurdering af registeret.

Bevaring og kassation af elektroniske arkivsystemer

Formålet med kassationsvurderingerne er, i henhold til arkivlovens formåls-paragraf, at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller tjener tildokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning forborgere og myndigheder samt at sikre muligheden for kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier.

Det er af økonomiske årsager ikke muligt at bevare alle data, som er produ-ceret af den statslige forvaltning. Det betyder at det er vigtigt at få udvalgt desystemer, som bedst belyser nutidens samfund, til bevaring. Data i elektroniskearkivsystemer må derfor aldrig slettes før, der er udstedt bevarings- eller kassationsbestemmelse for systemet.

Det er endvidere vigtigt, at systemer med personoplysninger kassationsbe-handles i forbindelse med ibrugtagning. Det skyldes, at der, for systemernesom skal bevares, skal fastsættes et afleveringstidspunkt, som er tilpasset desletningsfrister, som er godkendt af Datatilsynet i henhold til lov om behandlingaf personoplysninger.

Som resultat af kassationsvurderingen udsteder Statens Arkiver en bestemmel-se til myndigheden. Bestemmelsen fastsætter om data er bevaringsværdige ogskal afleveres eller ej. Hvis data fra system skal bevares, fremgår det afbestemmelsen, hvornår systemet skal afleveres første gang, og hvor ofte detherefter skal afleveres. Et system vil typisk skulle afleveres hvert 5. år.Bestemmelsen gælder hele det system, som den er udstedt for. Når StatensArkiver rejser afleveringssag for systemet, bliver der i samarbejde med myndig-heden fastlagt præcis hvilke data (tabeller) i systemet, som skal afleveres.

Sletteknappen må kun bruges, hvis der er udstedt kassationsbeslutning for data eller der er afleveret en arkiveringsversion af data, som er blevet godkendt.

60


Alle kassationsbestemmelser fra år 2001 og frem kan ses på www.sa.dk.

Bemærk, at en anmeldelse til Datatilsynet ikke kan erstatte en anmeldelse tilStatens Arkiver eller omvendt.

Bevaring af EDH- og ESDH-systemerI arkiver med papirsagsdannelse bliver en stor del af sagerne kasseret, men nårmyndigheden overgår til fuld elektronisk sagsdannelse bevares hele arkivet.Dette skyldes, at det på nuværende tidspunkt økonomisk set ikke kan betalesig at foretage delkassation i systemet, da det ikke giver besparelser i forhold tilaflevering af en arkiveringsversion af systemet. Det betyder bl.a., at der ikke skal indsættes bevarings- og kassationskoder isystemerne.

TilsynDet er Statens Arkivers erfaring, at ikke alle myndigheder er opmærksomme påanmeldelsespligten, så der kan være systemer, der ikke bliver anmeldt. For atimødegå dette problem fører Statens Arkiver med jævne mellemrum tilsyn i formaf spørgeskemaundersøgelser eller besøg hos myndighederne, hvor man bliverbedt om at anmelde alle systemer, som ikke i forvejen er kendt af Statens Arkiver.

Læs mereAnmeldelsen af systemer bør ikke foretages på grundlag af dette kapitel, somalene er ment som en introduktion til emnet. Når man anmelder et system, børman derfor gennemlæse cirkulære om anmeldelse af statslige myndighederselektroniske registre samt vejledningen til samme. Cirkulæret indeholderStatens Arkivers krav til systemerne og i vejledningen til cirkulæret bliver para-grafferne udspecificeret og eksemplificeret. Cirkulære og vejledning findes påwww.sa.dk.

Elektroniske arkivsystemer i daglig drift

Efter godkendelse og implementering af et system skal myndigheden væreopmærksom på, at der skal følges op på de forskrifter for systemets brug, somer indskrevet i instruksen.

Arkivsystemet er myndighedens fælles vidensbase, og det er derfor vigtigt, atregistreringerne sker på en ensartet måde, da det ellers bliver besværlig forandre medarbejdere samt fremtidige arkivbrugere at søge i systemet. Det erligeledes vigtigt, at der ikke sker et skred i registreringspraksis, da det kan giveproblemer med at fremsøge sager over tid. Hvis ændringer ikke kan undgås,skal det beskrives i instruksen, hvilke ændringer der er sket og hvornår.

Myndigheden bør derudover med jævne mellemrum foretage en kvalitetskontrolaf registreringerne i systemet for at sikre sig, at de medarbejdere der anvendersystemet, overholder instruksens beskrivelser.

61


62


I det følgende opremses nogle af de områder, som ifølge Statens Arkivers erfa-ringer, kan give anledning til problemer i forhold til varetagelse af arkivmæssigehensyn, og som myndigheden derfor bør være særligt opmærksomme på.

Journalisering eller ejEt centralt spørgsmål er, hvad der skal journaliseres i systemerne. Svaret er, at alle dokumenter som har betydning for en sags udvikling/afgørelse skal jour-naliseres i henhold til god forvaltningsskik. Der findes flere typer af dokumenterfx breve, e-post, fax, telefonnotater, mødereferater og interne notater. Et doku-ment skal journaliseres hvis, det

� modtages fra borgere, andre myndigheder og organisationer m.fl., og vedrører myndighedens sagsområde

� afsendes som officielt brev til en borger, en anden myndighed, eller organisationer m.fl., og vedrører myndighedens sagsområde

� indeholder oplysninger af betydning for beslutninger truffet af myndigheden indskrevet i fx interne notater og mødereferater

Dette gælder uanset om dokumenterne findes i elektronisk form eller på papir.

Myndigheden bør udarbejde en liste om materiale, som ikke er relevant for sags-behandlingen og derfor ikke skal journaliseres for derved at afgrænse området.Typisk vil fx adresseændringer, aviser, bankkontoudtog, bekendtgørelser ogberetninger udgivet af andre, biblioteksmateriale, ferielister, kontoudtog, korrektur,lønoversigter, sygemeldinger, takkeskrivelser, aftaler om mødetidspunkter osv.indgå i en sådan liste.

Listen bør indgå i instruksen og ajourføres løbende.

OmjournaliseringOmjournalisering kan være nødvendigt, når en sag eller et dokument er oprettetunder et forkert sagområde. Omjournalisering må ikke foretages fra én periodetil en anden.

Såfremt en sag skal omjournaliseres, skal der oprettes en ny korrekt sag ogsamtlige dokumenter skal journaliseres på den nye sag. Den gamle sag lukkes,og der laves en krydsreference mellem sagerne.

Hvis myndigheden anvender papirsager, skal det tillige fremgå af sagsomslaget.

Hvis et eller flere dokumenter skal omjournaliseres, vil der i de fleste systemervære en funktion til omjournalisering af dokumenter. Via denne funktion angiveskorrekt sagsnummer og -titel, og der vælges det eller de dokumenter, der skalomjournaliseres fra en sag til en anden. Efterfølgende er det registreret på den oprindelige sag, hvis et eller flere dokumenter er omjournaliseret.

63


DobbeltjournaliseringDobbeltjournalisering af kopierede dokumenter eller dokumenter fremsendt tilflere modtagere forekommer hos adskillige myndigheder. Det er ofte udtryk for,at instruksen ikke fungerer optimalt, eller ikke har taget højde for dette. Det børderfor tydeligt fremgå af myndighedens instruks, hvem der har ansvaret forjournalisering af fællesdokumenter.

Registrering af dokumenter med digital signaturMed e-dag2 i år 2005 blev digital signatur indført i den offentlige sektor. Digitalesignaturer kan på nuværende tidspunkt ikke opretholdes gennem længere tideller arkiveres. Statens Arkiver anbefaler, at myndighederne sikrer sig, at derikke indgår oplysninger i signaturen, som burde findes i arkivsystemets registre-ringsdel fx, hvem der er afsender af et dokument.

Når en myndighed modtager et brev/e-post, der er signeret med digital signa-tur, anbefales det derfor, at myndigheden checker afsenderens identitet via etoffentligt nøglecenter. Hos nøglecenteret skal der være registreret et gyldigtcertifikat på afsenderen. Er certifikatet gyldigt bekræfter nøglecentret afsende-rens identitet. Oplysningen om, at det modtagne dokument eller e-post erchecket og bekræftet af nøglecenter registreres sammen med eller i tilknytningtil det modtagne dokument eller e-post og afsenderens identitet registreressammen med eller i tilknytning til det modtagne dokument eller e-post.

Læs mere om digital signatur på www.e.gov.dk

Særligt for elektroniske journaler med papirsagsdannelseGod arkivskikTil god arkivskik hører, at sager og dokumenter holdes i god orden.Dokumenter må ikke fjernes fra de sager, de tilhører, og de må ikke lægges iandre sager.

Udlån af sager til sagsbehandlereDet er vanskeligt at bevare overblikket over sagerne, hvis alle kan låne sager udenvidere. Den arkivansvarlige bør udarbejde regler for udlån af sager til sagsbehand-lere, dvs. hvem der har ret til at låne sager i arkivet og/eller journalen og efter hvilkeretningslinier. I reglerne kan bl.a. indgå, at man ikke må låne sager uden at placereen låneseddel med angivelse af dato, navn, afdeling osv. på sagens plads. Lånetbør samtidig registreres i journalen, så det altid er muligt at lokalisere sagerne.

Krav til materialerMyndighederne skal ifølge arkivloven sørge for, at arkivalier opbevares påbetryggende måde. Det betyder bl.a., at man skal være opmærksom på, hvilkekontormaterialer man anvender i det daglige, da mange af dem har begrænsetholdbarhed. Det gælder fx visse former for kuglepenne, papirtyper, genbrugs-papir, selvkopierende formularer og faxpapir. Det samme gælder for selvklæ-bende etiketter på sagsmapper eller arkivæsker. Etiketterne er ikke holdbare ogvil falde af efter en kort årrække. Pålimning af papiretiketter med en PVA-lim erderfor nødvendig.

Selvklæbende etiketter er nemme at sætte på, men desværre er holdbarheden ringe. Etiketter skal derfor limes på med PVA-lim.

64


Hvis man benytter materialer med kort holdbarhed til sager og dokumenter, derskal bevares, er arkivmæssige hensyn ikke varetaget. Problemet er imidlertid, atden teknologiske udvikling løbende introducerer nye medier og kvaliteter på mar-kedet, og at den enkelte myndighed kun har ringe mulighed for at vurdere, omkvaliteterne lever op til arkivlovens krav om varetagelse af arkivmæssige hensyn.

Den arkivansvarlige og sagsbehandlere skal især være opmærksomme på, omder benyttes arkivbestandige/t:

� Arkivæsker� Papir� Farvepatroner og toner til laserprinter� Etiketter� Lim/tape� Clips og hæfteklammer� Omslag/plastikcharteque� Indbinding af protokoller

Myndigheden kan orientere sig nærmere hos Statens og KommunernesIndkøbsService: www.ski.dk, og hos Dansk Standard: www.ds.dk.

ISO-standarderne ændrer sig i takt med markedet, der er under konstant oghurtig forandring. Det anbefales derfor at man orienterer sig på ISO´s hjemme-side: www.iso.org.

Megen information går tabt, når der ikke er taget hensyn til materialekvaliteten.

Der er følgende specifikke krav til materialer:

Papir� Papir til dokumenter: ISO 9706. Standarden vedrører papirets holdbarhed. Genbrugspapir eller

miljøpapir kan anvendes i et mindre omfang til eksempelvis tryksager, der ikke skal bevares for eftertiden, men kan ikke anbefales til arkivalier.

� Papirformater: DS 216:2002. Standarden bestemmer de såkaldte A-formater, fx A4, A5 osv.

Skriftstoffer/blæk/toner� Lysægthed, holdbarhed mv.: ISO 11798:1999. Standarden omfatter holdbarhed ved skrivning,

trykning og kopiering på papirdokumenter.

Lim og klæbestoffer� Statens Arkivers kræver, at der anvendes PVA-lim til påsætning af papiretiketter. PVA-lim

sælges også under betegnelserne skolelim og bogbinderlim. Det er ikke tilladt at aflevere arkivalier med selvklæbende etiketter.

Fotografiske film� Der skal anvendes kemisk fremkaldt sølvfilm efter standarderne DS/ISO 10602:1998, DS/ISO

18918:2000 og ISO 18911:2000.

Lyd- og videobånd� Der anvendes bånd som overholder standarden ISO 18923:2000. Se også ISO´s hjemmeside:

www.iso.org.

65


Særligt for EDH- og ESDH-systemerDokumenter fra EDH- og ESDH-systemer skal afleveres til Statens Arkiver i ennøjagtig grafisk kopi af orginaldokumentet i formatet TIFF. Det betyder, at tekst-behandlingsdokumenter, regneark, tegninger mv. skal kunne konverteres tildette format.

Konvertering til TIFFDe første erfaringer med afleveringer af ESDH-systemer viser, at det er tidskræ-vende at konvertere ESDH-systemers dokumenter til TIFF. Det skyldes, at derofte er en række dokumenter, som af en eller anden grund ikke kan konverte-res automatisk og derfor kræver manuel konvertering. Statens Arkiver anbefalerderfor, at dokumenterne konverteres til TIFF på registreringstidspunktet, såman kan tage højde for problemerne, mens man endnu har kontakt til de bru-gere, som har lagret dokumentet i systemet eller evt. de personer, som harfremsendt dokumentet til myndigheden.

Håndtering af dokumenter, der ikke umiddelbart kan lagresHvis der er dokumenter, som ikke umiddelbart kan lagres i systemet, kan manforsøge følgende:

� Konvertere dokumentet inden det lagres, til et af de dokumentformater, som systemet anvender

� Konvertere dokumentet til TIFF og lagre det i dette format

� Udskrive dokumentet og indscanne det

� Returnere dokumentet til afsenderen med besked om, at dokumentet bedesfremsendt i et andet format

Hvis dokumentet ikke kan udskrives (men kun ses fx af en viewer) eller konver-teres til et anvendt format, må det ikke arkiveres i systemet.

Håndtering af regnearkStatens Arkiver har ikke mulighed for at modtage regneark i originalformat.Myndigheden bør derfor vælge at håndtere regneark på følgende måde:

� Konvertere regnearket til TIFF, dvs. et print af både tal- og formelark lagres i TIFF, før det arkiveres

� Hvis beregninger har afgørende betydning for en beslutning, fx et finanslovs-forslag, beskrives beregningsgrundlaget i et særskilt notat, som efterfølgende arkiveres

Der bør løbende følges op på, om dette overholdes.

66


KladderI EDH- og ESDH-systemer er det almindeligt at kunne arbejde med kladdever-sioner. Der kan således lagres mange versioner af det samme dokument indendet er endeligt færdigt. Det er derfor vigtigt, at have en klar afgrænsning af,hvornår et dokument skal journaliseres. Nogle myndigheder vælger at journali-sere alle kladdeversioner, mens andre kun journaliserer det endelige dokument.Begge fremgangsmåder kan anvendes, men journaliseringen bør foretages ensi hele myndigheden.

Når systemet skal afleveres til Statens Arkiver, er det vigtigt, at det ikke inde-holder kladdeversioner, der ikke er tilknyttet en sag eller på anden måde knyttettil en registreringssystematik. Det er derfor en fordel, hvis ESDH-systemet ikketillader at sager lukkes, før alle kladder er journaliseret eller slettet. Det kannemlig være en uoverskuelig opgave at skulle tage stilling til en stor mængdeujournaliserede dokumenter ved lukning af en arkivperiode.

Hvis man anvender et system, hvor kladder kan oprettes uden tilknytning tilsager, bør man derfor enten

� have en funktionalitet, der begrænser varigheden af kladdeversioner i systemet rent teknisk eller

� indføre en administrativ procedure for at undgå, at kladdeversioner ligger uregistrerede i systemet i længere tid. Proceduren bør indgå i instruksen og kan fx indskærpe, at kladder ikke må ligge ujournaliseret i sagerne i mere 60 dage. Proceduren følges op af en løbende kontrol af registreringen af kladdeversioner.

Dokumentregistreringer uden tilknyttet dokumentI nogle systemer er det muligt at oprette en dokumentregistrering uden at til-knytte et dokument. En sådan registrering bruges til registrering af en hændel-se på en sag, hvor der ikke findes et egentlig dokument fx en registrering i et afmyndighedens registre – det kaldes også en ”tom” dokumentregistrering. Hvisman anvender denne type registrering, skal man sikre sig, at det tydeligt frem-går af systemets registreringsdel og/eller af instruksen, at det ikke er en fejl, atder ikke er et dokument tilknyttet.

Dokumenter som er beskyttet af adgangskoder I mange tekstbehandlingsprogrammer og regneark er det muligt at beskyttesine dokumenter med adgangskoder. Det betyder imidlertid, at:

� Andre brugere ikke kan få adgang til dokumentet, og videndelingen mindskes

� At dokumentet ikke kan åbnes, hvis den pågældende medarbejder forlader myndigheden eller med tiden glemmer koden

� At dokumentet ikke kan konverteres til TIFF-format og dermed ikke kan afleveres til arkiv

67


Statens Arkiver anbefaler derfor, at det indskærpes over brugerne, at de ikkemå anvende adgangskoder til læse- eller skrivebeskyttelse af dokumenter, menkun anvende den adgangsbegrænsning, som er i selve ESDH-systemet.

Aflevering af elektroniske arkivsystemer

Hvad er en arkiveringsversion?En arkiveringsversion af et elektronisk arkivsystem er det kopiudtræk af data frasystemet, som myndigheden skal aflevere til Statens Arkiver.

Hvad består en arkiveringsversion af?En arkiveringsversion består af dataudtræk af arkivsystemets tabeller og eventuelledokumenter samt dokumentation af data. En arkiveringsversion afleveres på CD-Reller en flytbar harddisk. Enhver arkiveringsversion skal bestå af følgende:

Aflevering af ESDH-systemer sker som regel på USB-harddisk. På en harddisk er der plads til sager og dokumenter som i papirform ville optage mangehyldemeter.

Arkivsystemets tabellerSelve dataindholdet af systemet.Tabellerne skal lagres som separatefiler svarende til de enkelte tabeller ien relationel databasestruktur.

MetadataMetadata betyder data om data. StatensArkiver bruger metadata til elektroniskdokumentation af arkivsystemets tabellerog deres relationer. Til beskrivelsen afmetadata bruges en xml-opmærkning.

HjælpetabellerHjælpetabeller bruges til atgive Statens Arkiver informa-tioner om arkiveringsversio-nen. Hjælpetabeller indeholderen række forskelligeoplysninger om en arkiver-ingsversion, d.v.s. oplysningerom selve arkivsystemet, placeringen af arkivsystem-ets tabeller og system-dokumentationen. Hvis der er tale om et ESDH-system,indeholder hjælpetabellerne desuden information om placeringen af de elektroniske(sags-)dokumenter på aflever-ingsmediet.

DokumenterHvis der er tale om et ESDH-system, skal arkiveringsver-sionen også indeholde sys-temets dokumenter.Dokumenter skal gemmesbåde i TIFF-format og tekst-format, fordi de to formaterskal bruges til forskellige formål:

� TIFF formatet bruges til at gemme en nøjagtig grafisk kopi af dokumentet som det så ud, da det var i brug

� Tekstversionen er nødven-dig for kunne foretage fritekstsøgning i dokumentet

Generel informationGenerel information dækker over en administrativ beskrivelse af systemet som giver svar på: Hvorfor systemet er blevet oprettet samt hvordan det er blevet brugt.Til generel information hører også systemdokumentation, der kan belysesystemets struktur og funktionalitet.

68


Hvornår skal en arkiveringsversion af et elektronisk arkivsystem afleveres?IT-teknologiens hurtige udvikling betyder, at formater, metoder og standarderløbende ændrer sig. Arkiveringsversionen af et elektronisk arkivsystem skal der-for afleveres, mens viden om systemet og dets brug er intakt, og inden dersker sletning af poster i henhold til persondataloven.

For elektroniske registre (databaser) er afleveringstidspunktet afhængigt af registrets type.

� Er der tale om et afsluttet register, fx en éngangsundersøgelse, afleveres der en arkiveringsversion af systemet ca. seks måneder efter sidste tilføjelse eller rettelse i registret

� Er der tale om et periodeopdelt register, fx et register der producerer afsluttede årsversioner, afleveres der en arkiveringsversion af hver periode ca. seks måneder efter afslutningen af perioden

� Er der tale om et akkumulerende register, fx et register der opdateres løbende, og som ikke benytter sig af nogen periodeopdeling, skal der med jævne mellemrum afleveres et øjebliksbillede af hele registret. Normalt skal der afleveres en arkiveringsversion hvert femte år

For elektroniske journalsystemer og EDH- og ESDH-systemer gælder det, at der skal afleveres en arkiveringsversion ca. seks måneder efter en arkivperiodes afslutning.

Hvem dækker omkostningerne ved aflevering? Myndighederne afholder selv alle omkostninger ved aflevering af elektroniskearkivsystemer til Statens Arkiver jf. arkivbekendtgørelsen. Omkostningerneafhænger af systemets omfang, og i hvor høj grad systemet er forberedt til atproducere arkiveringsversioner til Statens Arkiver.

Hvordan forløber en afleveringssag?Afleveringen af et elektronisk arkivsystem består af følgende faser:

Kontakt vedr. afleveringSeks måneder før aflevering skal finde sted, henvender Statens Arkiver sig tilmyndigheden og gør opmærksom på:

� hvilken periode data skal omfatte� at aflevering skal finde sted inden for de næste seks måneder

Statens Arkiver vil efterfølgende kontakte myndigheden for at aftale et møde.På mødet bør myndigheden være repræsenteret ved den ansvarlige sags-behandler samt den person, der skal producere arkiveringsversionen. Såfremtarkiveringsversionen skal produceres eksternt, bør en konsulent fra det pågæl-dende firma deltage i mødet. Myndigheden bør inden mødet gennemgåStatens Arkivers afleveringsregler, så eventuelle spørgsmål kan afklares på mødet.

69


Hvis en myndighed vil nedlægge et system, som der er truffet bevaringsbeslut-ning for, skal man altid henvende sig til Statens Arkiver, så systemet kan bliveafleveret umiddelbart efter lukning.

MødePå mødet gennemgås afleveringsreglerne. Desuden drøftes:

� Oplysninger om afleveringstype, systemnavn, arkivskabere, periodeafgrænsning

� Hvilke dokumenter, der skal medtages som generelle informationer om administrativ og teknisk brug af systemet

� Tilrettelæggelse af det kommende samarbejde, herunder hvornår afleveringenskal finde sted

� Mulighed for anvendelse af TEA (Test af Elektroniske Arkivsystemer), Statens Arkivers testprogram.

AfleveringsbestemmelsePå grundlag af mødet udformes en afleveringsbestemmelse, som bl.a. omfatterfølgende spørgsmål:

� Hvilken periode og hvilke data arkiveringsversionen omfatter� Hvilke arkiveringsversionsnummer myndigheden skal benytte sig af� Hvilke dokumenter der skal indgå i generelle informationer� Afleveringstidspunkt

Myndighed Leverandør Statens Arkiver

Kontakt vedr. aflevering af Xarkiveringsversion af det elektroniske arkivsystem

Møde om aflevering af X (X) Xarkiveringsversion

Udstedelse af afleverings Xbestemmelse

Produktion og aflevering af X (X) Xarkiveringsversionen

Test af arkiveringsversionen X

Godkendelse af Xarkiveringsversionen

Tid

70


Produktion og afleveringNår afleveringsbestemmelsen foreligger, kan myndigheden eller eventuelt dennes systemleverandør gå i gang med at producere en arkiveringsversion af det elektroniske arkivsystem. Arkiveringsversionen skal overholde Statens Arkivers afleveringsregler, som findes på www.sa.dk.

Myndigheden har mulighed for at lave en testaflevering af systemet, inden denendelige aflevering finder sted. Dette vil primært være relevant i forbindelsemed afleveringer fra store ESDH-systemer.

På www.sa.dk findes en række hjælpeprogrammer som kan anvendes vedproduktionen. Derudover kan myndigheden indgå aftale med Statens Arkiverom anvendelse af TEA.

Myndigheden har ansvaret for, at arkiveringsversionen ved aflevering sendes/afleveres sikkert til Statens Arkiver. Myndigheden har ansvar for sikkerhedenindtil Statens Arkiver har kvitteret for modtagelsen af arkiveringsversionen.

TestNår Statens Arkiver har modtaget arkiveringsversionen fra myndigheden, testesden for at kontrollere, om:

� Arkiveringsversionen stemmer overens med bestemmelserne i afleveringsbestemmelsen

� Der er overensstemmelse mellem dokumentation og data

� De generelle krav til fx CD-R eller harddiske, filformat, datarepræsentation, fil- og biblioteksstruktur og arkiveringsversionsnummer er overholdt

� Der er sket tekniske fejl under brændingen af den pågældende CD-R/harddisk, eller om den har fysiske skader

Hvis en arkiveringsversion ikke opfylder alle bestemmelser returneres den tilmyndigheden, som da må producere en ny arkiveringsversion. Myndighedenmå derfor ikke slette dataudtrækket, før Statens Arkiver har godkendt afleverin-gen. Statens Arkiver har ikke mulighed for at rette de fejl, der viser sig undertesten.

GodkendelseStatens Arkiver sender en godkendelse af arkiveringsversionen, når testenviser, at alle bestemmelser er overholdt.

Ikke godkendte arkiveringsversioner på CD-R på vej til destruktion.

71


Læs mereAfleveringen af systemer kan ikke foretages på grundlag af dette kapitel, somalene er ment som en introduktion til emnet. Man bør derfor gennemlæsebekendtgørelse om arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroni-ske arkivsystemer samt vejledningen til samme. Bekendtgørelsen fastsætterreglerne for aflevering og i vejledningen bliver paragrafferne udspecificeret ogeksemplificeret. Bekendtgørelse og vejledning findes på www.sa.dk.

Godkendte arkiveringsversioner på CD-R med stregkode på vej til magasinet.

73

Statens Arkiver • Arkivhåndbogen – fra informationer til arkivalier • Kapitel 5 – Benyttelse af arkivalierne

Arkivloven fastsætter regler og vilkår for benyttelse af arkivalier. Folketinget og regeringen har erklæret, at arkivloven skal forvaltes efter intentionen omstørst mulig åbenhed med hensyn til adgangen til de offentlige arkivalier.

Relation til anden lovgivning

Arkivlovens bestemmelser for benyttelse af arkivalier gælder, når myndig-hedernes arkivalierne er afleveret til Statens Arkiver. Når de endnu ikke er afleveret til Statens Arkiver, gælder der generelt andre love for benyttelsen, dog behandles arkivalier der er mere end 20 år gamle, og som forsat i myndighedens varetægt efter arkivloven. Offentlighedsloven, forvaltningsloven,persondataloven og retsplejeloven fastsætter på hver deres område regler for borgernes rettigheder i forhold til forvaltningen og udstikker regler for forvaltningens adfærd. Dermed har de betydning for, hvordan arkivaliernebenyttes.

De områder, disse love fastsætter regler for, er i store træk de samme, nemlig den offentlige forvaltnings håndtering af oplysninger i dokumenter, elektroniske registre eller andet samt borgernes adgangsret, normalt formuleret som aktindsigt.

Lovene fungerer parallelt. Det vil for eksempel sige, at arkivlovens regler om arkivadgang ikke ændrer eller ophæver offentlighedslovens regler omaktindsigt eller forvaltningslovens regler om parters aktindsigt. En myndighedkan derfor ikke afvise at behandle et spørgsmål om parters aktindsigt i en sag, der er omfattet af forvaltningsloven, ved at henvise til, at sagen er afleveret til Statens Arkiver og dermed underkastet arkivloven.

Kapitel 5 – Benyttelse af arkivalierne

74


Tilgængelighedsfrister

Tilgængelighedsfrister angiver tidspunktet for, hvornår offentligheden får friadgang til arkivalierne.Forenklet udtrykt regulerer lovgivningen adgangen til arkivalier som følger:

� Adgangen til arkivalier, der endnu ikke er 20 år gamle, og som ikke er afleveret til Statens Arkiver, reguleres efter offentlighedsloven, forvaltnings-loven, persondataloven eller retsplejeloven

� Arkivalier, der endnu ikke er 20 år gamle, men som er afleveret til Statens Arkiver, er tilgængelige efter arkivlovens bestemmelser, dvs. efter ansøgning.Statens Arkiver indhenter i den forbindelse samtykke fra den myndighed, som har afleveret arkivalierne

� Arkivalier, som er over 20 år gamle, er tilgængelige efter arkivlovens bestemmelser, uanset om de er afleveret til Statens Arkiver eller ej

Den generelle tilgængelighedsfrist efter arkivlovens bestemmelser er 20 år.

Myndigheden må derfor indstille sig på at skulle behandle ansøgninger om

ArkivlovenArkivloven regulerer offentlighedens adgang til arkivalier skabt af den offentlige forvaltning samtdomstolene. Statens Arkiver behandler ansøgninger om adgang, også kaldet tilgængelighed, efter arkivloven, og tager fx ikke stilling til aktindsigt efter offentlighedsloven. Men arkivloven ind-skrænker eller ændrer ikke den adgang til aktindsigt, der er givet i anden lovgivning. Afgørelser om adgang til sager efter forvaltningsloven, offentlighedsloven, retsplejeloven og persondataloventræffes af myndighederne. Det følger af god forvaltningsskik, at der skal anvendes den lovgivning,som giver den enkelte borger størst mulig adgang til arkivalierne.

OffentlighedslovenOffentlighedsloven regulerer offentlighedens adgang til aktindsigt. Den har til formål at sikre borgerne og pressen mulighed for at følge med i, hvad der sker i den offentlige forvaltning.Med få undtagelser gælder loven for alle myndigheder og omfatter alle dokumenter.

ForvaltningslovenForvaltningsloven drejer sig om det, man kunne kalde god forvaltningsskik hos myndigheden i forhold til den enkelte borger. Borgeren skal vejledes om sine rettigheder og have adgang tildokumenterne i den sag, hun er part i. Aktindsigt gælder alle dokumenter, der vedrører denpågældende sag, samt tilhørende registreringer i journaler og registre.

PersondatalovenOffentlige myndigheder anvender mange elektroniske arkivsystemer, herunder elektroniske journalsystemer og ESDH-systemer. Disse er omfattet af lov om behandling af personoplysninger.Persondataloven fastsætter, at den dataansvarlige myndighed skal give en registreret personadgang til de oplysninger, myndigheden har om den pågældende. Så længe myndigheden ikkehar slettet det elektroniske arkivsystem i dets helhed, er det omfattet af persondataloven.Arkivloven skelner i princippet ikke mellem elektroniske arkivsystemer og andre arkivalier. Hvis en borger efter persondataloven ønsker indsigt i et system, der er slettet hos myndigheden, men som opbevares i Statens Arkiver, skal spørgsmålet om indsigt behandles af såvel myndighedensom Datatilsynet.

Offentlighedens adgang til arkivalierne er reguleret af lovgivningen.

75


arkivadgang efter arkivloven for arkivalier ældre end 20 år, som ikke er afleverettil Statens Arkiver. Arkivloven fastsætter i disse tilfælde, at der så vidt muligtskal foreligge en afgørelse inden 30 dage.

Arkivloven fastsætter en række undtagelser fra hovedreglen om genereladgang til arkivalier, der er over 20 år.

UndtagelserneArkivloven fastsætter, at der er 75 års tilgængelighedsfrist af hensyn til privat-livets fred for arkivenheder eller grupper af arkivenheder, der omhandler denenkelte borgers private og økonomiske forhold. Hvis der er tale om særlige forhold, kan der efter aftale med Statens Arkiver fastsættes en kortere ellerlængere tilgængelighedsfrist.

Arkivloven giver også mulighed for, at en myndighed efter drøftelse medStatens Arkiver kan fastsætte en længere tilgængelighedsfrist end 20 år, hvisdet er nødvendigt af væsentlige hensyn fx statens sikkerhed, rigets forsvar,udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske forhold. Den længere tilgængelig-hedsfrist kan være på højst 60 år. Forlængelsen af fristen kan ske for arkiv-enheder, grupper af arkivenheder eller dokumenter. Tilgængelighedsfrister regnes fra arkivenhedens afslutningsår eller det enkelte dokuments dato.Længere tilgængelighedsfrister kan fastsættes af vedkommende minister efterforhandling med kulturministeren.

Reglerne for tilgængelighed uddybes i arkivbekendtgørelsen, hvori det fastsættes,at tilgængelighedsfristerne også gælder for arkivalier, der er skabt før arkivlovensikrafttræden.

Eksempler på materiale med forskellig tilgængelighedsfrist:

� Realregistre, skødegenparter og skøde- og panteprotokoller: 0 år

� Særskilte begravelsesregistre. Oplysninger i forbindelse med dødsfald indført i særskilte kirkebøger og i de sønderjyske personregistre: 10 år

� Dokumenter og elektroniske arkivsystemer som der ikke findes andre regler for: 20 år

� Oplysninger om dåb, konfirmation og vielse indført i kirkebøger, prøvelsesbøger, borgerlige vielsesprotokoller, skifteprotokoller (dødsbo), folkeregisterkort og testamenter: 50 år

� Oplysninger af privat karakter om enkeltpersoner, som fx straffesager, adoptionssager, sager vedrørende forældremyndighed, indfødsretssager og sager vedrørende ligsyn. Dette gælder uanset om oplysningerne findes i papireller elektronisk form, som fx Landspatientregistret, Det Centrale Skatteyderregistret, Kriminalforsorgens Arresthussystem: 75 år

� Forlænget frist: For eksempel dokumenter om følsomme sikkerhedspolitiske spørgsmål

� Kort, tegninger og bygningsbeskrivelser for eksisterende domhuse, fængsler og politistationer: 250 år

76


DispensationerArkivloven giver mulighed for, at der efter ansøgning kan gives dispensation tilbenyttelse af arkivalier, inden de fastsatte tilgængelighedsfrister er udløbet.

For arkivalier, der er afleveret til Statens Arkiver gælder to hovedregler:

� Rigsarkivaren kan dispensere, hvis det drejer sig om arkivalier, der indeholderoplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold. Dog kræver dispensationen Datatilsynets samtykke, hvis oplysningerne har været behandlet i henhold til persondataloven eller stammer fra et elektronisk arkivsystem

� Rigsarkivaren kan i andre tilfælde dispensere efter at have indhentet samtykke fra den myndighed, der har afleveret materialet

Offentlighedens benyttelse af arkivalier

At stille arkivalier til rådighed for offentligheden er et af Statens Arkivers hoved-formål. Samarbejdet mellem myndighederne og Statens Arkiver skal ses i lysetheraf. Samarbejdet foregår om etablering af arkivsystemer, om bevaring ogkassation, om arkivet i daglig drift, og om aflevering og tilgængeliggørelse.

På et eller andet tidspunkt vil de modtagne arkivalier blive benyttet på en afStatens Arkivers læsesale. De fleste arkivalier ældre end 20 år kan umiddelbartbenyttes, men hvor der gælder særlige tilgængelighedsfrister skal brugerenoplyse præcis, hvilke arkivalier hun søger om adgang til. Desuden skal brugerengøre nærmere rede for formålet med at benytte netop disse arkivalier. Brugerenskal være part i sagen eller have en væsentlig individuel interesse i de oplysnin-ger, der søges om adgang til, fx i forbindelse med forskningsopgaver.

Arkivloven stiller en række vilkår for at benytte ikke umiddelbart tilgængeligearkivalier. Brugeren må således ikke offentliggøre, videregive eller udnytte for-trolige oplysninger i materialet. Brugeren må heller ikke opsøge enkeltpersoner,der er omtalt i materialet, eller deres pårørende. Ifølge arkivloven kan overtræ-delse af disse vilkår straffes med bøde eller fængsel i indtil seks måneder.Materialet må kun bruges til det formål, der er anført i ansøgningen, og oftestiller Statens Arkiver krav om, at benyttede data anonymiseres.

SøgemidlerEn af de vigtigste forudsætninger for, at arkivalierne kan bruges på arkiverneslæsesale er, at der findes søgemidler til dem. Der findes to typer af søgemidler:

� Søgemidler skabt af Statens Arkiver� Søgemidler skabt af myndighederne

Rigsarkivets reoler til afhentning afbestilte arkivalier.

77


Søgemidler skabt af Statens ArkiverDe søgemidler, også kaldet registraturer, som Statens Arkiver udarbejder ellerhar udarbejdet, har som formål at vise brugerne hen til en bestemt arkivserie.Det primære søgemiddel til Statens Arkivers samlinger er e-registraturen DAISY(Dansk Arkivalie Informationssystem) på www.sa.dk. Her kan brugeren findeoplysninger om arkivskabere og arkivserier. Alle arkivalier er endnu ikke indda-teret, så det kan være nødvendigt at supplere oplysningerne med de ældreregistraturer, som er opstillet på læsesalene.

Søgemidler skabt af myndighederneDe myndighedsskabte søgemidler skal lede brugeren videre til et bestemtdokument eller en bestemt sag, eller eventuelt til en bestemt oplysning i denenkelte arkivserie. De typiske søgemidler er elektroniske journalsystemer,manuelle journaler med registre, kopibogsregistre og forskellige kartotekeroprettet til lejligheden, for eksempel navne- og klientregistre. Søgemidler af denne karakter er omfattet af 75 års tilgængelighedsfrist, menkan efter ansøgning stilles til rådighed i det omfang, det er nødvendigt for atidentificere enkeltsager. Hvis enkeltsagerne ikke er umiddelbart tilgængelig, skalman efterfølgende søge om adgang til dem.

Da myndighedernes søgemidler skal benyttes af kommende arkivbrugere, er det af stor betydning, at de altid afleveres sammen med det arkiv, de hører til, at de erajourførte og i brugbar stand. Dog afleveres elektroniske journalsystemer umiddel-bart efter en arkivperiodes afslutning og dermed længe før de tilhørende papirsager.

Myndigheders benyttelse af arkivalier – hjemlån og udlån

� Med hjemlån forstås myndighedens lån af egne arkivalier afleveret til Statens Arkiver� Med udlån forstås, at arkivalier i myndighedens besiddelse stilles til rådighed

for borgerne

HjemlånMyndighederne kan fra Statens Arkiver hjemlåne de papirarkivalier, de selv har afleveret. Hjemlånet sker udelukkende til myndighedens eget administrativebrug. Myndigheden kan desuden hjemlåne de papirarkivalier, der er afleveretfra andre myndigheder, hvis myndigheden helt eller delvist har overtaget ressortområdet.

En arkiveringsversion af et elektronisk arkivsystem er et systemuafhængigedataudtræk (kopi) af myndighedens system. Data findes således forsat i myn-dighedens system efter aflevering til Statens Arkiver. Hjemlån kan imidlertidblive aktuelt, hvis myndigheden af hensyn til bestemmelserne iPersondataloven har slettet personhenførbare data, som de atter får brug for.Hjemlån af elektroniske arkivalier kræver Datatilsynets tilladelse. Det kan derforikke anbefales, at myndigheden anvender Statens Arkiver som back-up ellerfjernlager for data, som fortsat bruges i den daglige administration.

78


Udlån Hvis en myndighed har papirarkivalier, som er over 20 år gamle, og som eromfattet af den generelle tilgængelighedsfrist, er de forpligtet til at stille arkivali-erne til rådighed for offentligheden i henhold til arkivlovens bestemmelser.Udlån sker for det meste på den måde, at de pågældende arkivalier udlånes tilbenyttelse på en af Statens Arkivers læsesale eller til lokalhistoriske arkiver ogbiblioteker godkendt af Statens Arkiver. Har myndigheden arkivalier opmagasi-neret hos et privat firma, skal de ligeledes kunne stilles til rådighed.

Udlån er kun i sjældne tilfælde aktuelt for elektroniske arkivalier, idet disse afleveres løbende af hensyn til den teknologisk forældelse mv.. Arkivalierne ersåledes i Statens Arkivers varetægt længe inden de bliver tilgængelige. Kunhvis myndigheden har fået dispensation til at bevare et elektronisk arkivsystemhos sig selv, kan udlån blive nødvendigt. Dispensation er primært givet i forholdtil museernes systemer til genstandsregistrering. Museerne er derfor forpligtettil at stille systemerne til rådighed for offentligheden efter 20 år.

79

Statens Arkiver • Arkivhåndbogen – fra informationer til arkivalier • Bilag 1 – Ordliste

Varig overdragelse af arkivalier til Statens Arkiver. Ved aflevering overgår ansvaretfor den fremtidige bevaring til Statens Arkiver.

Elektroniske arkivsystemer afleveres i kopi (arkiveringsversion).

Ved aflevering af papirarkivalier skal myndigheden indtaste oplysninger om arki-valierne i Statens Arkivers e-registrastur, DAISY. Når indtastningen er godkendtaf Statens Arkiver, udskrives der en fortegnelse over de afleverede arkivalier.Afleveringsfortegnelse bruges efterfølgende som kvittering for at aflevering harfået fundet sted.

Afleveringstypen angiver, hvordan et elektronisk arkivsystem skal afleveres fxsom et øjebliksbillede af data eller som årgangsopdelte data.

Arkivalier er informationer, som er blevet opsamlet og gemt i forbindelse meden myndigheds virksomhed, og som ikke er publiceret.

Arkivalier kan fx have form af dokumenter, registreringer, kort, tegninger, intra-netsider, fotografier, lyd- og videooptagelser. Arkivalier kan findes i elektroniskform såvel som i papirform.

De ovennævnte typer af materiale betragtes som arkivalier uanset, hvorforinformationen er blevet gemt. Derfor er interne papirer og lignende også arkiva-lier. Samlinger af publiceret materiale som bøger, tidsskrifter, hjemmesider ogpjecer, er derimod ikke arkivalier.

Der skelnes som udgangspunkt mellem papirarkivalier og elektroniske arkivalier.

Aflevering af elektroniske arkivsystemer sker i form af en systemuafhængigdataudtræk (kopi) fra systemet, en såkaldt arkiveringsversion.

En arkiveringsversion består af:

� dataudtræk af arkivsystemets tabeller og evt. dokumenter� data om arkiveringsversionen

Bilag 1 – Ordliste

Aflevering

Afleveringsfortegnelse

Afleveringstype

Arkivalier

Arkiveringsversion

Begreb Forklaring

80


Data om arkiveringsversionen består af:

� data om arkiveringsversionens tabeller (metadata)

� dokumenter med information om det elektroniske arkivsystems administrativefunktion og systemets struktur og funktionalitet (generel information)

� hjælpetabeller med data om den fysiske placering af indholdet på afleverings-mediet samt data om arkivskaber, systemnavn og tidsafgrænsning

Unikt 8-cifret nummer til identifikation af en arkiveringsversion. Nummeret udleve-res af Statens Arkiver i forbindelse med aflevering af et elektronisk arkivsystem.

En arkivperiode er den periode, hvor et arkivsystem er i drift. Perioden kaldesofte for journalperiode.

Elektroniske arkivsystemer skal opdeles i arkivperioder, som danner en afsluttet helhed. Almindeligvis omfatter en periode fem år. Periodeinddeling gør det muligt at revidere registreringssystematik, udskille ældre sager, afslutteevighedssager og, hvis dokumenterne arkiveres på papir, opstille gamle sagerkompakt. Det betyder også, at en myndighed er i stand til at aflevere et afslut-tet sagsarkiv til Statens Arkiver med regelmæssige mellemrum.

En arkivserie er en gruppe arkivalier som er karakteriseret ved at være henlagtefter en bestemt systematik, fx År, Journalgruppe, Løbenummer.

En arkivserie kan være en myndigheds række af sager, men det kan også værejournaler, registre, postbøger eller en samling breve.

Arkivskaber er den myndighed, institution mv. der på skabelsestidpunktet eransvarlig for de arkivserier eller elektroniske arkivsystemer, hvori arkivaliernesamles.

Et arkivsystem er et system som anvendes til at systematisere arkivalierne, såde let kan findes igen, når behovet opstår.

Et arkivsystem kan være fx være en elektronisk journal med tilhørende papir-sager, men kan også være fuldt elektronisk, så både registreringerne om dokumenter og selve dokumenterne er arkiveret elektronisk.

Statens Arkiver udsteder bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier.Det indebærer, at en myndighed ikke må skaffe sig af med arkivalier uden, atStatens Arkiver har givet tilladelse til kassation af dem. De arkivalier, som iflg.Statens Arkivers bestemmelser skal bevares, skal myndigheden opbevare, indtilde skal afleveres til Statens Arkiver.

Mobilt reolsystem – rullereoler

Arkiveringsversion forts.

Arkiveringsversionsnummer

Arkivperiode

Arkivserie

Arkivskaber

Arkivsystem

Bevaring

Compactusreoler

81


(Dansk Arkivalie Informationssystem). Statens Arkivers e-registratur, hvor der er registreret oplysninger om arkivskabere og arkivserier, som indgår iStatens Arkivers samlinger.

Informationer gemt elektronisk i et elektronisk arkivsystem. Elektroniske arkivalier afleveres til Statens Arkiver i form af arkiveringsversioner.

Statens Arkivers betegnelse for de IT-systemer myndighederne anvender vedforvaltningen af deres ressortområde. Betegnelsen dækker såvel databaser,elektroniske registre som elektroniske journalsystemer og elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (EDH- og ESDH-systemer).

Arkivsystem med elektronisk registrering af sager og dokumenter samt arkivering af alle dokumenter på papir.

Arkivsystem med elektronisk registrering af dokumenter samt elektronisk arkivering af alle dokumenter.

Arkivsystem med elektronisk registrering af sager og dokumenter samt elektronisk arkivering af alle dokumenter.

Faste numre, der bruges til underopdeling af saggrupper i journalplaner, der eropbygget efter decimalklassesystemet. Typisk anvendes cpr-numre, cvr-numre,bygningsnumre o.lign. som faste numre

Fælles offentlige ESDH-initiativ (FESD), som har til formål at arbejde på, at dergennem rammeaftaler bliver skabt en fælles kerne af funktionalitet for ESDH-systemer.

En vejledning i journalisering. Indeholder også oplysninger om arbejdsgangene i forbindelse med registrering af oplysninger om sager og dokumenter (journali-sering) samt arkivering af sager og dokumenter. Kaldes også journalvejledning.

Betegnelse der kan anvendes om såvel en elektronisk journal som en manueljournal. For yderligere forklaring se under disse ord.

Registrering af oplysninger om dokumenter og sager i en journal.

Nummer, der entydigt identificerer en sag i en arkivserie.

En nummeret liste over saggrupper, hvor numrene angiver gruppernes hierarkiske placering i forhold til hinanden.

Se arkivperiode.

Statens Arkiver udsteder bestemmelser om bevaring og kassation af arkivalier.Når der er truffet kassationsbeslutning for et arkivalie, skal det ikke afleveres til

DAISY

Elektroniske arkivalier

Elektroniske arkivsystemer

Elektronisk journalsystem

Elektronisk dokumenthåndterings-system

Elektronisk sags- og dokument-håndteringssystem

Faste undernumre

FESD

Instruks

Journal

Journalisering

Journalnummer

Journalplan

Journalperiode

Kassation

82


Statens Arkiver, men destrueres på betryggende vis enten ved makulering ellerforbrænding. Kasserede arkivalier må ikke afleveres til andre arkivinstitutioner,museer, privat personer mv.. Arkivalier må ikke destrueres, medmindre der ertruffet kassationsbestemmelse for dem.

Arkivsystem med registrering og arkivering af dokumenter og/eller sager påpapir eller evt. mikrofilm.

Protokol, løsblade eller kartotek til registrering af korrespondance samt internedokumenter, som har betydning for en sags afgørelse.

De selvstændige forvaltningsenheder, der er underlagt arkivloven kaldes myndigheder. Statens Arkivers definition af begrebet myndighed svarer til den,der fremgår af forvaltningsloven og offentlighedsloven.

Eksempler: departementer, styrelser, råd, nævn, udvalg og institutioner.

Et periodeskift kan ske med eller uden overlapningsperiode.Overlapningsperioden er et tidsrum, hvor myndigheden fortsat journaliserer på sager fra den gamle periode, men opretter nye sager i den nye periode ogefter dennes registreringssystematik. Det vil sige at myndigheden i periodenkører med to sideløbende registreringssystemer. Overlapningsperiode må max.være af 6 måneders længde.

Informationer, der er gemt på papir eller som foto, lydbånd eller videobånd,hvis disse indgår i en sag arkiveret på papir.

Periodeskift er skiftet mellem to arkivperioder, hvor den gamle periode afsluttes, ogden nye periode begyndes. Periodeskift kan ske med eller uden overlapningsperiode.

Database eller søgemiddel.

Registreringsdelen af et elektronisk arkivsystem indeholder de registreringer om sager og dokumenter, som gør det muligt at fremsøge journaliserings-oplysninger om fx navnet på afsender af et brev eller dateringen af et notat. I registreringsdelen af et arkivsystem kan man også registrere andre oplysnin-ger om det område, som systemet dækker. Et eksempel på dette er tilskuds-administrative systemer, hvor man ud over sagsnummer registrerer oplysningerom ansøgerne, formålet med deres ansøgning, tildelt beløb mv.

Den systematik, som dokumenter og sager er henlagt/lagret efter. En sådansystematik kan være såvel ord- som talbaseret og således bestå af enkeltord,fraser, betydningsbærende tal (fx CPR-numre) og kan have form af lister overkontrollerede indextermer eller være en journalplan.

Statens Arkiver tager udgangspunkt i den relationelle model, og definerer endatabase som en samling af tabeller. Hver tabel indeholder et antal poster(rækker) med et antal felter (kolonner). Hvert felt indeholder værdier af kun én

Kassation, forts.

Manuelt arkivsystem

Manuel journal

Myndighed

Overlapningsperiode

Papirarkivalier

Periodeskift

Register

Registreringsdel

Registreringssystematik

Relationsdatabase

83


bestemt type. Databasens tabeller kan relatere sig til hinanden via primær- ogfremmednøgler (relationsbærende felter).

Ændring af myndighedens sagsområde fx ved afgivelse eller modtagelse af etsagsområde.

Udskillelse af clips, elastikker, gule sedler, plastomslag og dubletter fra papirarkivalier.

En sag er et antal dokumenter, der er knyttet sammen v.h.a. en registrering.Registreringen kan ske enten i en elektronisk journal, et ESDH-system eller i etkonventionelt system. I et system med papirsager lægges alle dokumenterne ieet omslag. I et elektronisk system er sagsomslaget virtuelt.

Der skelnes mellem tre typer af sager:

DossiersagerDokumenterne indeholder oplysninger om en bestemt person eller et bestemtobjekt som fx en person, et hus, en vej eller lignende. Sådanne sager kaldesdossiersager.

SamlesagerDokumenterne indeholder oplysninger om et bestemt emne af mere abstraktkarakter. Sådanne sager kaldes samlesager.

EnkeltsagerDokumenterne afspejler tilsammen en bestemt administrativ proces vedrørende enbestemt genstand eller et bestemt emne. Det kan fx være godkendelse af etbestemt produkt, tilsyn med en bestemt virksomhed eller udarbejdelse af regler foret bestemt område. Sådanne sager kaldes enkeltsager. Enkeltsager bliver mere ogmere almindelige, fordi de afspejler en proces og kan gøres til genstand for styring.

En sagsfortegnelse er en oversigt over sager, der for hver sag typisk indeholder:Et nummer, der entydigt identificerer sagen, sagens navn, dato for sagensoprettelse og dato for sagens afslutning.

Nummer der entydigt identificerer en sag i en arkivserie.

Med sletning menes, at myndigheden aktivt går ind og fjerner en eller flere oplysnin-ger i et elektronisk arkivsystem fx i forbindelse med fjernelse af personhenførbaredata i henhold til persondataloven. Sletning må ikke forveksles med den opdateringaf oplysninger, som dagligt finder sted i mange elektroniske arkivsystemer.

Arkivserie, der indeholder oplysninger, som kan lede brugeren videre til etbestemt dokument eller en bestemt sag eller eventuelt en bestemt oplysning ien anden arkivserie.

Frist for hvornår et arkivalie bliver umiddelbart tilgængeligt for offentligheden.

Relationsdatabase, forts.

Ressortændringer

Sagsrensning

Sag

Sagsfortegnelse

Sagsnummer

Sletning

Søgemiddel

Tilgængelighedsfrist

85

Statens Arkiver • Arkivhåndbogen – fra informationer til arkivalier • Bilag 2 – Arkivernes historie

Arkiver og deres historiske udvikling

I dette bilag gennemgås arkivernes historie fra middelalderens brevsamlinger til nutidens arkivapparat. Det beskriver også teorien bag arkivbegrebet og hvilketiltag, der gennem især de sidste 300 år er gjort for at styre og ordne de stadigtvoksende arkivaliemængder, herunder de første kassationer i 1700-tallet og forsøgene på at ordne arkivalierne først efter emne og senere arkivskaber ogadministrativ proces. Kapitlet beskriver desuden en række efterhånden historiskearkivsystemer, der har været i brug indtil for nylig. Elementer af disse vil flere gen-kende, fordi de er fortsat sammen med nyere typer af systemer - eller måske er de slet ikke udskiftet.

ArkivinstitutionerStatens Arkiver består af Rigsarkivet, de fire landsarkiver, Erhvervsarkivet i Århus og Dansk Data Arkiv i Odense. Bortset fra de to sidst tilkomne institu-tioner er det en organisation, der har eksisteret siden den første arkivlov blevgennemført i 1889. Den havde til formål at forenkle de hidtidige organisatoriskeforhold på arkivområdet og at skabe et egentligt statsligt enhedsarkivvæsen.

Samtidig var den første danske arkivlov udtryk for en vågnende erkendelse af, at lokalforvaltningen var blevet en væsentlig del af administrationsapparatet.Det blev tilgodeset ved, at der de følgende år blev opført bygninger til de nye provinsarkiver, som de oprindelig hed. De kom til at ligge i København, Odense og Viborg og skiftede i øvrigt snart navn til landsarkiver. En lidt forvirrende betegnelse, der spiller på det gamle begreb lande i betydningenlandsdel.

Efter genforeningen fik Sønderjylland også et landsarkiv, og dette er bag-grunden for, at skillelinien mellem de to jyske landsarkiver går ved den gamleKongeågrænse fra før 1920.Siden middelalderen har København haft sit eget stadsarkiv, og i de senereårtier har en række kommuner oprettet stadsarkiver eller kommunale arkivermed stadsarkivfunktioner. Disse kommunale arkiver behandler kommunale arkivalier og modtager afleveringer fra kommunale myndigheder.

Bilag 2 – Arkivernes historie

86


Desuden findes en række arkiver ved private virksomheder eller i form af lokalhistoriske arkiver. De sidste indsamler arkiver fra en lang række privatearkivskabere som fx foreninger, forretninger o.l.

De første arkiverDet nye statslige arkivvæsen, som det fremstod i 1889, var ikke i sig selv enfuldstændig nyskabelse. Helt tilbage til middelalderen er der spor efter et orga-niseret arkivvæsen og vidnesbyrd om behovet for arkiver. Kongemagten skullekunne dokumentere sine rettigheder til gods og landområder i de enkeltelande, dvs. landsdele og sine aftaler med udenlandske fyrster og andre magt-havere. Men også som vidnesbyrd om det forvaltningsapparat, der så småt var ved at opstå, hedder det allerede i en håndfæstning fra 1483, at kongenikke må give brev mod brev, dvs. at den ene afgørelse ikke måtte stride modden næste.

I takt med statsapparatets udvikling på vej mod det, der allerede fra 1600-talletsvedkommende er blevet kaldt for skatte- eller magtstaten, blev behovet for atkunne dokumentere og i det hele taget skaffe sig overblik over aftaler, adkomsterog afgørelser større og større. I 1582 blev de arkiver, der hidtil havde ligget iGåsetårnet i Vordingborg og på Kalundborg slot, derfor hentet ind og samlet iKøbenhavn. Først på Københavns Slot, siden i kældrene på Rosenborg.

Gehejmearkivet – Den Røde BygningEndelig i 1720 fik arkiverne deres egen bygning på Slotsholmen, hvor Rigsarkivetligger den dag i dag. Det benævntes efter tidens sprogbrug Gehejmearkivet(gehejme = hemmelig) og signalerede dermed også, hvad det drejede sig om. Etarkiv, hvor i princippet kun den enevældige konge og selvfølgelig hans embeds-mænd kunne skaffe sig informationer om fx forholdet til udlandet, men også omandre – skønt indtil videre udelukkende ældre – anliggender.

Endnu et signal var det, at Gehejmearkivet blev placeret klods op og ned at detnye centrum for centraladministrationen, den såkaldte Den Røde Bygning, derhvor bl.a. Finansministeriet i dag har til huse. Gehejmearkivet skulle være en delaf det centraladministrative apparat.

Det blev netop udviklingen i den hastigt voksende centraladministration i DenRøde Bygning, der for alvor fik betydning for arkivspørgsmålet og den måde, viopfatter arkiver, arkivalier og arkivbegrebet på i dag. Hen mod slutningen af1700-tallet var det lykkedes at opbygge en forvaltning, der bl.a. via en ekspan-derende offentlig lokaladministration rakte fra den enevældige konge ogSlotsholmen i København omtrent helt ud til den enkelte undersåt. Fra Danske Kancelli, der kan sammenlignes med nutidens Indenrigs-, Justits-Kirke- og Undervisningsministerium, kunne der – eventuelt efter samråd meden række andre organer – udgå afgørelser eller høringer, der skulle hele vejenned i systemet. Det skete via de lokale stiftsamtmænd og amtmænd, der vide-reekspederede sagerne til fx herreds- og byfogeder og derfra eventuelt viderened til sognefogederne. Eller informationsstrømmen gik via biskop og provst tilden enkelte sognepræst.

Et kig ind i magasinernefra Landsarkivet for Fyn.

87


Gehejmearkivet med den trekantede kvist.

Fra kopibog til journalFra 1800-tallets begyndelse var det et relativt veludviklet, moderne og profes-sionelt apparat, der stod til rådighed. Det er blevet sagt, at den moderne,bureaukratiske stat var blevet født – lang tid før velstands- og velfærdssamfun-det for alvor fik forvaltningsapparatet til at eksplodere. Det er da også fra dettetidspunkt, at arkivspørgsmålet gennemlever en ny og afgørende udvikling.

For det første måtte det hastigt voksende apparat naturligvis i større og størreomfang bygge på skriftlighed. For det andet havde den enevældige stat iDanmark allerede med Danske Lov fra 1683 som en begyndelse bundet sig oppå en række regler, der i mangt og meget pegede frem mod det moderne lov-regulerede retssamfund. For det tredje voksede behovet for grundlæggende ogsystematiske informationer om borgerne og samfundet, der bl.a. på landbrugs-området var i kraftig udvikling. Disse informationer skulle indsamles og videre-behandles. De første folketællinger er således fra 1787. De såkaldte lægdsrullermed oplysninger om alle mænd i den værnepligtige alder er fra 1788. Og i1812 blev kirkebogsføringen moderniseret.

I centralforvaltningen, hos amtmændene og de lokale embedsmænd voksedeparallelt dermed behovet for en mere effektiv informationsstyring og et bedreog sikrere dokumentationsgrundlag. Journaler og journalisering af indkommenpost og dokumentation af informationsstrømmen og beslutningsprocessen blevså småt indført og afløste omkring år 1800 groft sagt det system, man havdekendt fra middelalderen.

I det gamle system havde man primært interesseret sig for den enkelte afgø-relse i form af en afskrift af det udgående brev med de informationer, dette breveller denne ekspedition kunne indeholde. Hvor kopibogen derfor havde væretdet centrale styringsredskab, overtog nu journalen med dens registrering afsagsforløbet denne funktion.

Arkiverne ude af kontrolSamtidig voksede mængden af arkivalier ved de enkelte "ministerier" oginstitutioner i det hele taget. Faktisk voksede de så meget, at der gennemfør-

tes en lang række store, men tilfældige – og set med eftertidens øjne katastro-fale – kassationer af vigtigt materiale for at få plads til tilvæksten. Forudenplanlagte og tilladte kassationer, som de har fundet sted i hvert fald siden1720'erne, er der også spor efter ulovlige kassationer – og vidnesbyrd omafskedigelse af personale i samme anledning.

Ordning efter emneTilvæksten anskueliggjorde, at der eksisterede et overordnet styringsproblem.Desuden blev det også klart, at man heller ikke længere, som man ellers havdegjort det i Gehejmearkivet, kunne overkomme at omordne de enkelte doku-menter efter emner. Et problem var jo bl.a. at et dokument udmærket kunneindeholde information om flere emner, og hvad for et emne skulle så have før-steret ved ordningen? Desuden kunne det efter omordning være vanskeligteller ligefrem umuligt at afdække, i hvilken sammenhæng de enkelte dokumen-

88


ter var blevet til, og hvordan en given beslutningsproces havde udformet sig.Dokumenternes udsagnskraft formindskedes eller forsvandt ligefrem.

Også forsøget med i stedet for en omordning at udarbejde et emnekartotek,der byggede på stikord til de enkelte dokumenter, fejlede. Mængden var, selvom den kun omfattede dokumenter frem til 1660 og til dels 1750, alt for stor.Hverken ved omordning eller nye søgemidler var det altså muligt at konstruereet effektivt og rationelt genfindingssystem. Dokumenter og de enkelte sagerkunne ikke behandles som fx bøger i et bibliotek. Udnyttelse af arkivaliernesinformationer krævede en anden teknik.

Fokus på arkivskaberenLøsningen kom, da man i Den Røde Bygning efterhånden behøvede et over-blik. I Den Røde Bygning valgte man i første omgang som en slags nødløsningat lave en oversigt over, hvad der egentlig henlå i de arkivrum, der hørte til deenkelte "ministerier" som Danske Kancelli, Rentekammeret, Udenrigsdeparte-mentet osv.

Det var undervejs i den proces, at arkivarerne i det, der nu benævntes Kongerigets Arkiv, nåede frem til en erkendelse af, at arkivalierne måtte be-vares, som de var skabt. Genfinding af informationer og oplysninger måtteforegå med de hjælpe- og søgemidler, som administrationen i sin tid selv havde skabt og brugt til registrering af informationsstrømme og til genfinding af informationer.

Dermed havde de historiske arkivarer og forvaltningens arkivarer og forvalt-ningspersonale pludselig fået samme interesse i at planlægge, vedligeholde ogvidereudvikle de enkelte arkivskaberes arkivdannelse og arkivsystemer. Beggeparter skulle bruge de samme indgange og hjælpemidler – og samtidig varoffentlighedens og politikernes krav om adgang til informationerne voksende.En fri forskning med adgang til de centrale og informationsbærende kilder varfor det nye demokrati, som fulgte med Grundloven af 1849, en selvfølge.Derfor måtte Gehejmearkivet som repræsentant for de historiske arkiver ogKongerigets Arkiv som repræsentant for forvaltningen og de levende arkiversom nævnt slås sammen i et enhedsarkivæsen, efter flere tilløb, i 1889.

Proveniensprincippet

Enhed og strukturSkulle man finde oplysninger i arkiverne, gik opgaven ud på at undersøge, hvil-ken administrativ enhed eller arkivskaber, der havde beskæftiget sig medemnet eller sagområdet. Dernæst gjaldt det om at finde ud af, hvilket system,den enkelte enhed havde brugt, dvs. hvilke komponenter, der indgik i systemetog i hvilken indbyrdes sammenhæng eller struktur. Det kunne fx være spørgs-målet om, hvilket søgemidler, der hørte til hvilke sager.

Statens Arkiver har en række smukke pergamenter fra en tid, hvor man kunne nøjes med meget enkle arkivsystemer.

89


Griffenfeld, den danske centraladministrations fader,

står i Det kgl. Biblioteks have og ser på Rigsarkivets

hovedbygning.

Hermed havde 1800-tallets arkivpionerer reelt også påpeget det vigtige i at be-skæftige sig med arkivdannelsen, og hvad en senere tid har betegnet somarkivserier og arkivsystemer, begreber der imidlertid først i denne sammen-hæng er blevet introduceret i 1990'ernes anden halvdel for at kunne beskriverelationer, som en computer og en database kan arbejde med. Strengt tagethavde de også løst problemet med at genfinde informationer, men i førsteomgang kun fra den nyeste tid og reelt kun for en afgrænset periode, nemligdet nyeste system. Gjaldt det derimod en lidt fjernere fortid, var der stadig problemer. Måske var der blevet benyttet et andet system, hvor arkivseriernevar knyttet sammen i en anden struktur.

ProcesDengang som i dag skiftede forvaltningen desuden ustandseligt arbejdsom-råder. Ressortområder blev flyttet, eller nye arbejdsområder opstod eller for-svandt. Tidshorisonten for sådanne ændringer kan – og kunne – være megetkort, og under alle omstændigheder viste det sig hurtigt i Den Røde Bygning,at de blot lidt ældre arkivalier ikke kunne benyttes, hvis man ikke også havdekendskab til sagområdenes udvikling og dermed den proces, som den på-gældende arkivskaber havde været igennem.

Proveniensprincippet og arkivvæsenetNæsten samtidig med, at lovgivningen om et statsligt arkivvæsen som nævntblev gennemført, blev denne erkendelse om arkivdannelse og genfindings-systemer formuleret med begrebet proveniensprincippet. Proveniens betyderhjemmehør eller oprindelse og knytter sig til forestillingen om, at et arkiv relate-rer sig til en forvaltningsmæssig enhed (arkivskaber), er opbygget med en ellerflere bestemte strukturer (arkivsystemer) og er resultatet af en forvaltnings-historisk proces (ressortudvikling).

Med proveniensprincippet blev det fastslået, at arkivmaterialet skal bevares ogordnes i dets oprindelige administrative sammenhæng. Det stiller imidlertid kravtil arkiv- og arkivalieskaberne og til deres dokumentation af arkivdannelsespro-cessen, af vedligeholdelsen og af eventuelle ændringer i såvel system- somressortændringer.

Det var denne eller rettere disse opgaver, det nye statslige enhedsarkivvæsenskulle tage sig af – uden at det dog blev nævnt i loven, og uden at arkiverne deførste mange år gik ind i en egentlig kravsformulering i forhold til myndighederne.Men de første bekendtgørelser i årene efter slog fast, at sammenhørende proto-koller og sager skulle afleveres sammen, at afleveringer skulle ske planmæssigt,og at embederne ikke måtte kassere noget uden tilladelse fra rigsarkivaren. Proveniensprincippet har i Danmark – og mange steder i udlandet – udgjort detteoretiske fundament for arkivarbejdet fra slutningen af 1800-tallet og gør detfortsat. Med fokus på arkivskaberen har dette princip været normskabende forarkivregistranter, afleveringsfortegnelser og oplysninger, som Statens Arkiverhar indhentet fra myndighederne.

90


RegistreringssystemerSelvom centraladministrationen frem til omkring år 1800 endnu kunne klare sigmed systemer, der stammede fra middelalderen – med tilhørende lappeløsnin-ger, havde der som nævnt fra slutningen af 1700-tallet været bestræbelser påat modernisere systemerne ved indførelsen af en egentlig journaliseringspraksisog den dertil hørende dokumentation af informationsstrømmene.

Der udviklede sig i hovedsagen to systemer, nemlig kancellisystemet og rente-kammersystemet, der dog begge udmærkede sig ved at have kronologien somudgangspunkt for deres registeringspraksis. Systemerne er stadig kendte ibåde central- og lokaladministrationen.

Kancelli- og RentekammersystemerI kancellisystemet fik hver ny sag således det næste ledige nummer i journalen,og på dette nummer blev så alle henvendelser, skrivelser, høringsrunder m.m.registreret. Hvis en sag strakte sig over flere år, skulle den findes i journalen detår, hvor den startede.

I begyndelsen blev de ekspeditioner, der registreredes hér ikke samlet i en sag,men henlagt efter brevnummer, dvs. det nummer en udgående skrivelse ellerekspedition fik, når den blev indført i kopibogen sammen med alle de andre udgå-ende breve, der blev indført dag for dag. Senere i 1800-tallet begyndte man dogat samle alle koncepter, notater m.m. på samme nummer, nemlig det nummer,som den første brevkopi i sagsforløbet var blevet forsynet med, eller journalnum-meret. Kancellisystemet benyttedes i flere ministerier indtil for få år siden.

I rentekammersystemet fik hver eneste henvendelse til ministeriet et nummer ijournalen. Vedrørte en ny henvendelse en tidligere, frem- og tilbagevistes der ijournalen mellem de forskellige numre, der var i brug.

Selve sagen opstod ved, at dokumenterne og materialet, hver gang der i journa-len fremvistes til et nyt nummer, blev lagt sammen med den sidste ekspedition.Derved havnede alle sagens dokumenter m.m. på det materiale, der var opståeti forbindelse med den sidste behandling og ekspedition i det forløb af sager, derhele tiden var blevet fremvist. I ekstreme tilfælde kunne det vare årtier, før ensådan samvisningskæde kunne stoppe, og sagen sluttes.

Hvor en sag i kancellisystemet således skal findes på det første forekommendenummer, skal en rentekammersag findes på det sidste forekommende nummer.Rentekammersystemet har også været meget levedygtigt og har været anvendti dele af Finansministeriet helt frem til begyndelsen af 1980’erne.

Journalplaner og kassationMed sit udgangspunkt i kronologiske anlagte systemer har arkivsystemernes hjæl-pemidler spillet en stor rolle. Hverken kancelli- eller rentekammersystemet har kun-net bruges uden emne- eller navneregistre, og genfinding af sager har derfor i no-gen grad beroet på en række tilfældigheder som navnestavemåde og emneordssvingende betydning gennem tiden – og hos den enkelte protokol- eller journalfører.

Danske Kancelli anvendte kancellisystemet til registrering af deres sager – heraf navnet. Danske Kancellis sager er opstillet i Rigsarkivet i stregkodede arkivæsker.

91


Gennem 1960'erne vandt nye registreringssystemer frem, ikke mindst på for-anledning af arkivvæsenet, der også var begyndt i langt højere grad at interes-sere sig for mulighederne for at kunne kassere mere effektivt og systematisk.

De nye journalplansystemer byggede på, at en sag skulle kunne placeres entydigt i et logisk-hierarkisk ordnet system. Det indebar, at emner, der hørerlogisk sammen, placeres inden for samme overbegreb med underinddeling påså mange niveauer, som der er behov for. Derved ville det ikke bare blive lettereat genfinde sagen, men også at finde og genfinde sager af samme type.

Samtidig begyndte man at operere med den såkaldte periodeopdeling. Detbetød, at man for at lette genfinding og overskuelighed i det hele taget indbyg-gede i systemet, at man begyndte forfra fx hvert 5. eller 10. år. Det betød des-uden, at myndighederne kunne tilrettelægge en langt mere hensigtsmæssigafleveringsrutine, hvor man kunne være sikker på, at få alt bevaringsværdigtmateriale med for en given periode.

Det fremmede samtidig mulighederne for systematisk kassation. Således kunneman i journalsystemet simpelthen udpege de grupper – i stedet for enkelte sager– der skulle kasseres. Med den kolossale vækst i den offentlige forvaltning fraisær 1970 og frem var kassationsspørgsmålet kommet i centrum. Det blev dogisær de såkaldte enstypesager som person- og klientsager, der typisk ikke indgåri journalplansystemet, der skulle levere det største bidrag til destrukstionsmøllen.Af dem kunne man nemlig med de moderne CPR-numre udtage stikprøver fxved at gemme sager på alle, der er født den 1. i en måned.

SagsbegrebetEndnu i midten af 1990'erne var sådanne journalplaner, der – også som nogetnyt – som hovedregel modsvaredes af en tilsvarende arkivhenlæggelse, heltdominerende. Det havde i den sammenhæng ingen betydning, at en rækkemanuelle journalplaner efterhånden var eller var ved at blive gjort elektroniske.Systematikken er den samme, og det samme var og er de tilhørende sagersform og den forestilling, der knytter sig om sagsbegrebet dertil. Det er et resul-tat af en udvikling, der er sket gennem de sidste århundreder. Det bygger på,at oplysninger og administrative processer skulle søges i såkaldte enkeltsager,eller hvis det drejede sig om personer, bygninger e.l. såkaldte dossiersager.

Kun hvis der var tale om meget små arkiver fra institutioner, hvor arkivsystemetmåske kun bestod i en arkivhenlæggelsesplan, anvendtes de såkaldte samle-sager, der dog også mere uofficielt lever et selvstændigt og vedholdende livhos mange myndigheder, hvor planlægning og vedligeholdelse af arkivtilvækstlader noget tilbage at ønske.

Elektronisk arkivering.Siden 1976 har Statens Arkiver godkendt elektroniske journaler og tyve årsenere åbnede man for, at myndighederne kunne anvende fuldt elektroniskearkiver, ESDH-systemer. Statens Arkiver udarbejdede et sæt af regler, somskulle opfyldes for, at systemerne kunne godkendes til arkivering.

92


Nogle myndigheder anvender i dag mappestrukturer til registrering og lagring af deres dokumenter

Godkendelsen af systemerne betød, at myndighederne nu kunne aflevere alleregistreringer og dokumenter elektronisk. Regelsættet trådte i kraft i 1998, oger siden da blevet ændret løbende.Statens Arkiver har således været engageret i udviklingen af elektronisk arkive-ring lige så længe dette har været muligt.

I takt med udviklingen af nye elektroniske arkivsystemer, udvikles der nye meto-der til registrering af dokumenter. Disse metoder baserer sig ikke nødvendigvispå det traditionelle sagsbegreb. Statens Arkiver valgte derfor i 2001 at opgivekravet om at dokumenter i elektroniske systemer, skal organiseres i sager.Begrundelsen var, at man ikke ønskede at stå i vejen for udviklingen på områ-det samt at man ville give myndighederne mulighed og ansvar for at tilrettelæg-ge arkivdannelse på den for dem bedst mulige måde.Der er dog forsat krav om, at alle dokumenter som indgår i en saglig sammen-hæng, skal kunne fremfindes i systemerne. Langt størstedelen af de statsligemyndigheder vælger forsat at opfylde dette krav ved at danne sager.

93

Statens Arkiver • Arkivhåndbogen – fra informationer til arkivalier • Bilag 3 – Kontakt Statens Arkiver

Rigsarkivet

Landsarkivet for Nørrejylland

Landsarkivet for Sjælland,Lolland-Falster &Bornholm

Landsarkivet for Sønderjylland

Landsarkivet for Fyn

Bilag 3 – Kontakt Statens Arkiver

RigsarkivetRigsdagsgården 91218 København KTelefon 33 92 33 10Telefax 33 15 32 39E-post: [email protected]

Landsarkivet forSjælland, Lolland-Falster& BornholmJagtvej 10Postboks 6612200 København NTelefon 35 24 82 00Telefax 72 26 53 48E-post: [email protected]

Landsarkivet for FynJernbanegade 36 A5000 Odense CTelefon 66 12 58 85Telefax 66 14 70 71E-post: [email protected]

Landsarkivet forNørrejyllandLl. Sct. Hans Gade 58800 ViborgTelefon 86 62 17 88Telefax 86 60 10 06E-post: [email protected]

Landsarkivet forSønderjyllandHaderslevvej 456200 AabenraaTelefon 74 62 58 58Telefax 74 62 32 88E-post: [email protected]

94

Statens Arkiver • Arkivhåndbogen – fra informationer til arkivalier • Bilag 4 – Indeks

AAdgang til arkivalier, se tilgængelighedAdgangskoder 66Afgrænsning i elektroniske

arkivsystemer 28, 30Aflevering

Elektroniske journalsystemer 67ESDH-systemer 67Papirarkivalier 47Registre/databaser 67

Afleveringsbestemmelse 69Afleveringsfase 51, 52Afleveringsforberedende arbejde 50Afleveringsfortegnelse 51, 53Afleveringsfrist 48, 49Afleveringsmøde 69Afleveringstidspunkt 50, 52, 60, 68, 69AIDA 53Aktindsigt 11, 73, 74Aktivitetsplan 44, 52Anerkendte trossamfund 13, 16, 47Anmeldelse

Brand 14, 41Elektroniske journaler 55ESDH-systemer 55Registre/databaser 60Ressortændringer 21

Anmeldelsesskema 57, 60Arkivadgang 73, 75Arkivalier 6Arkivansvarlig 63Arkivbehandlingsfasen 51, 52Arkivbekendtgørelsen 12, 14, 16, 19Arkiveringsversion 67, 68 , 69Arkivlokaler 37Arkivloven 12,74Arkivmæssige hensyn 14, 16, 23, 55, 62Arkivperiode 28Arkivskaber 69, 88

Arkivskik 63Arkivserie 41, 42Arkivsystem 24, 55, 60Arkivæsker 64

BBrand- og vandskade 14, 40, 41 Bevaring

Elektroniske journalsystemer 23, 48, 68, 74ESDH-systemer 23, 61Papirarkivalier 37, 43Registre/databaser 60

Bevarings- og kassations-bestemmelser 16

Brand 14, 38, 41

CCD-R 38, 67, 70Clips 46, 64Compactus 39

DDAISY 52, 77Dansk Standard 64Datatilsynet 66, 74, 77Destruktion 45Dispensation til benyttelse af

arkivalier 11, 76Dobbeltjournalisering 63Dokumentation af elektroniske

arkivsystemer 57, 58Dokumentregistreringer 56, 66

Domstole 12, 13, 43, 48, 74Dossiersager 32, 91Dubletter 46

EElastikker 46Elektronisk arkivering, se ESDH-

systemerElektronisk dokumenthåndterings-

system, EDH-systemer 34Elektronisk journalsystem 25Elektronisk register (database) 21, 23,

55, 60, 68Elektronisk sags- og dokumenthånd-

teringssystem, se ESDH-systemElektroniske arkivsystemer 55, 60, 67Elinstallationer 37, 39Emneord, se kontrollerede indextermerEnkeltsager 32, 33, 91E-post 62, 63ER-diagram 58ESDH-systemer 23, 55, 60Etiketter 63, 64

FFacetplan, se registreringssystematikFarvepatroner/toner 64Faxpapir 63FESD 27, 35Fjernarkiv 42Fjernvarmerør 39Folkekirken 13, 48Forbrænding 45Forskning 12Fortegnelse over arkivserier 42

Bilag 4 – Indeks (se også bilag 1 Ordliste)

95

Fortroligt materiale 49Forvaltningsloven 73, 74Fotokopier 43Fotografier 39Fotografiske film 64Fugtighed 37, 38, 40

GGenbrugspapir 63, 64Godkendelse

Arkiveringsversioner 70Afleveringsfortegnelse 51Elektroniske journaler og ESDH-systemer 55

HHjemlån af arkivalier 77Hjælpetabeller 67Holdbarhed af kontormaterialer 63Hyldemeter 39Hæfteklammer 46, 64Hærværk 38, 41

IIndskannning 29Internet/intranet 24Instruks 57ISO-standarder 64IT-systemer 23, 58

JJournal, se elektronisk journalsystemJournalinstruks, se instruksJournalisering 62Journalnummer 90Journalperiode, se arkivperiodeJournalplan 33, 34, 35Journalvejledning, se instruks

KKancellisystemet 90Kassation

Elektroniske journalsystemer 23, 48, 68ESDH-systemer 23, 61Papirarkivalier 37, 43Registre/databaser 60

Kassationsbekendtgørelsen 43Kladder 66Kommunalreform, se strukturreformKontormaterialer 63Kontrollede indextermer 33, 34Konvertering af dokumenter 65Kopier 43Kort 39Kuglepenne 63

LLandsarkiver 93Lim og klæbestoffer 63, 64Luftfugtighed 37, 38, 40Luftcirkulation 38, 40Lyd og videobånd 38, 59, 64Læsesale 76, 93Lån 77

MMakulering 45Manuel journal 55Manuelt arkivsystem 55Mappestruktur 92Materialekrav 63Metadata 67Mærkning 47

NNedbrydning af arkivalier 37, 40Nedlæggelse af myndigheder 20Nærarkiv 42

OOffentlighedsloven 73, 74Offentligt ejede selskaber 13, 21Ombudsmanden 13Omjournalisering 62Omkostninger ved aflevering 50, 68Ompakning 52Omordning 48, 88Omslag/plastikcharteque 46, 64Opbevaringsforhold 37Opbygning af journalplan 35Opvarmning 39Ordningsarbejde 52Overdragelse af arkivalier 20, 47Overflødigt materiale 46Overførsel af arkivalier 19Overlapningsperiode 31, 32


PPakning af papirarkivalier 47, 51, 52Pakningsfase 52Periodeopdeling 68, 91Periodeskift 28, 29, 31Personalesager 44Persondataloven 68, 73, 74Personoplysninger 60, 74Planlægningsfase 51Plastikcharteque/omslag 46, 64Pligtaflevering 24Privatisering af offentlige myndigheder

19, 21Publiceret materiale 44

RRegister/Database 60, 68Registreringssystematik 33, 34, 58Regneark 65Regnskabsmateriale 44Relationsdatabase 58Rensning af sager 46Ressortændringer 18, 19Retsplejeloven 73, 74Rigsarkivet 93

SSagsafslutning 47Sagsbehandlere 47, 63Sagsdannelse 32Sagsomslag 46, 64Sagsrensning 46Samlesager 32, 33Samtykke i adgangssager 74, 76Selvklæbende etiketter 63, 64

Selvkopierende formularer 63Skadedyr 38, 40Skanning 57Skyggearkiver 59Sletning af data 60, 66, 68Statens og kommunernes indkøbs-

service 64Statens sikkerhed 75Stillingsansøgninger 44Strukturreform 18Svampe 40, 41Systemleverandør 28, 58Søgemiddel 48

TTape 46, 64Tegninger 39, 58, 65, 75Teknisk dokumentation 58Temperatur 37, 38, 40Test af arkiveringsversioner 69TIFF-format 65, 66, 67Tilgængelighed

Elektroniske arkivalier 74Papirarkivalier 74

Tilgængelighedsfrist 74Tilsyn 14, 61Toner 64Transport af arkivalier

Elektroniske arkivalier 45, 50Papirarkivalier 45, 50

Tyverisikring 37

UUdlån af sager 19Udlån fra arkivet 63, 77, 78

96

Ukontrollerede indextermer 35Ultraviolet stråling 40Undtagelser fra afleveringsfrist 48USB-harddisk 67

VVandskade 14, 38, 41Video- og lydbånd 38, 59, 64Videnskabelige samlinger 49

ÅÅrsberetninger 44Årsregnskaber 44


Arkivhåndbog for statslige myndigheder

Documents

Transcript of Arkivhåndbog for statslige myndigheder