Aranda Manual

7/27/2019 Aranda Manual

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Aranda CMDB [Manual de Uso e Instalac

Todos los derechos reservados Aranda Software www.arandasoft.com


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Introduccin

La base de datos de gestin de la configuracin de Aranda (Aranda CMDB) hace el seguimiento yclasifica todos los costos relacionados con activos, permitiendo a las organizaciones analizar el impactofinanciero de los activos en la empresa y facilitar la adopcin de ITIL y otras mejores prcticas de laindustria.

Aranda CMDB se encargar de mantener, de manera confiable y actualizada, la informacin de cadaelemento de configuracin (CI) de su compaa. Por cada activo, usted podr tener un registro deexistencia y versin respectiva, as como de su historial.

Adicionalmente, Aranda CMDB integra las diferentes herramientas de Aranda Software como ArandaASSET MANAGEMENT y Aranda SERVICE DESK, para tener en un lugar centralizado todos los activos,integrando las funcionalidades de los productos existentes y unificando la informacin.


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Tabla de Contenido

Introduccin ................................................................................................ 2

Requerimientos del sistema ............................................................................. 7

Instalacin de Aranda CMDB ............................................................................. 8

Registrar Aranda CMDB ................................................................................... 10

Licenciar la consola de Aranda CMDB .................................................................. 11

Configurar los mdulos Aranda Mailer y Aranda DBManager ........................................ 15

Ingreso a la consola ACMDB .............................................................................. 20

Configurar parmetros .................................................................................... 20

Configurar los campos lookups .......................................................................... 21

Crear categoras ........................................................................................... 22

Crear estados para los CIs ................................................................................ 22

Crear agrupaciones ........................................................................................ 23

Configurar el Aranda FILE SERVER ...................................................................... 24

Ejecutar una aplicacin o un documento .............................................................. 24

Importar CIs desde AAM .................................................................................. 26

Actualizar usuarios desde AAM .......................................................................... 26

Crear un CI ................................................................................................. 27

Crear relaciones al CI ..................................................................................... 29

Crear y asociar componentes al CI ...................................................................... 31

Consultar los mantenimientos realizados al CI ........................................................ 32

Asignar caractersticas adicionales al CI ............................................................... 33

Asociar usuarios al CI ..................................................................................... 33

Hacer y consultar comentarios al CI .................................................................... 34

Registrar la ubicacin del CI ............................................................................. 34


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Consultar detalles de contratos, facturas u otros documentos ..................................... 35

Hacer clculos de depreciacin del CI ................................................................. 36

Ver resumen de los casos registrados en Aranda SERVICE DESK asociados con el CI ............. 38

Fijar lnea base del CI .................................................................................... 40Crear contratos, facturas y otros documentos ........................................................ 40

Crear contratos ............................................................................................ 41

Crear facturas .............................................................................................. 43

Registrar informacin de los proveedores ............................................................. 47

Consultar relaciones entre usuarios y CIs .............................................................. 48

Crear presupuestos ........................................................................................ 48

Generar alarmas para auditoras ........................................................................ 51

Crear y editar servicios ................................................................................... 51

Asociar usuarios y compaas al servicio ............................................................... 52

Asociar CIs al servicio ..................................................................................... 53

Asociar reas del negocio al servicio ................................................................... 53

Asociar Grupos de Especialistas al servicio ............................................................ 53

Crear SLA al servicio ...................................................................................... 54

Configurar mtricas para el SLA ......................................................................... 55

Configurar mtricas manuales ........................................................................... 55

Adjuntar archivos al SLA.................................................................................. 56

Asociar contratos al SLA .................................................................................. 56

Registrar informacin adicional y cambios al SLA .................................................... 56

Registrar las partes participantes y las responsabilidades de las mismas ......................... 56

Establecer la disponibilidad y confiabilidad del servicio ............................................ 57

Establecer el flujo de trabajo y seguridad ............................................................. 57


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Definir cargos y reportes ................................................................................. 57

Registrar incentivos y horas en la prestacin del servicio ........................................... 58

Establecer mtricas por Grupo Cliente ................................................................. 58

Asociar usuarios al Grupo cliente ....................................................................... 58Asociar compaas al grupo cliente ..................................................................... 59

Mdulo de mantenimientos .............................................................................. 59

Crear una orden de Mantenimiento ..................................................................... 59

Programar Mantenimientos .............................................................................. 61

Ver Mantenimientos ....................................................................................... 62

Ver Registros de las rdenes de mantenimiento ...................................................... 63

Clonar un CI ................................................................................................ 69

Registrar caractersticas adicionales ................................................................... 70

Buscar un CI especfico ................................................................................... 70

Detectar dispositivos SNMP .............................................................................. 71

Asignar perfil a un CI ...................................................................................... 72

Reactivar CI ................................................................................................ 73

Configurar estados por categora ....................................................................... 73

Asignar permisos por categoras ......................................................................... 74

Ver Resumen ............................................................................................... 75

Componentes de Aranda CMDB ........................................................................ 76

Desinstalar Aranda CMDB ............................................................................... 81

Aranda Web Mantenimiento ............................................................................ 82

Requisitos de Aranda Web Mantenimiento .......................................................... 83

Instalacin de Aranda Web Mantenimiento .......................................................... 84

Uso de Aranda Web Mantenimiento ................................................................... 85

Ver detalles de la orden............................................................................................. 89


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Estado ....................................................................................................... 89

Escribir Nota ............................................................................................... 90

Fecha Inicial ................................................................................................ 90

Descripcin ................................................................................................. 90tems ........................................................................................................ 90

Ver detalles del tem ..................................................................................... 91

GLOSARIO .................................................................................................. 92


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Requerimientos del sistema

Antes de iniciar el proceso de instalacin, asegrese de desinstalar cualquier versin previa y verifique

algunos puntos adicionales para asegurar una correcta instalacin y adecuado funcionamiento.

En la estacin

Procesador Pentium IISistema Operativo Windows 2000 Professional o superior

Memoria RAM 512 MB

Espacio en DD 100 MB

En el servidor

Procesador Pentium IV de 2 GHzMemoria 512 MB RAM y 512 MB por cada 30 conexiones a la base de datos.Sistema operativo Microsoft Windows 200 Server o superior Internet Information

Services 5.0 o superior Microsoft.NETFramework 1.1 MDAC 2.7 o superior

Espacio libre en DD 150 MB

Otros CD-ROM o acceso a uno a travs de la red.


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Instalacin de Aranda CMDB

Para empezar a instalar la consola Aranda CMDB, se debe hacer doble clic en el archivocmdb_7.2.0.exe; Inmediatamente, aparecer una ventana en la que debe seleccionar el idioma con el

que va a quedar configurado el uso de la consola. Sin embargo, si lo desea cambiar, lo podr hacerdesde el mdulo Aranda SETTINGS, cuyas indicaciones se encuentran detalladas en su respectivomanual.

1. Una vez haya seleccionado el idioma, pulse [Siguiente] y vuelva a presionar [Siguiente] en laventana de bienvenida a la instalacin.

2. Lea cuidadosamente los trminos de la licencia y si desea continuar con la instalacin,seleccione la casilla Acepto los trminos del acuerdo de licencia, de lo contrario, cancele.

3. Pulse [Siguiente] e ingrese el nombre de usuario y el de la empresa.

4. Pulse [Siguiente] y seleccione el tipo de instalacin que desea:

Completa

Automticamente se instalan todas las aplicaciones del programa.

Personalizada

Puede elegir la ruta donde desea guardar el programa y las aplicaciones que necesite instalar.


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Console Modules: Para instalar las aplicaciones de la consolaServer Module: Para instalar los mdulos del CMDB: Aranda Mailer y ArandaDBManager.

5. Para llevar a cabo el proceso de instalacin, pulse [Instalar].

6. Presione el botn [Finalizar].

7. Felicitaciones. Ahora proceda al registro de la solucin en el mdulo Registry.


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Registrar Aranda CMDB

1. Dirjase a Inicio -> Todos los programas -> Aranda Software -> Aranda Tools -> Registry.

2. En la ventana que aparece, seleccione la casilla correspondiente a Aranda CMDB y presione [Next].

3. En el espacio Company Name ingrese el nombre de su organizacin. Tenga en cuenta que dichonombre deber ser el mismo para todas las herramientas de Aranda Software.

4. Ingrese el nombre del usuario que utilizar la herramienta.

5. Presione [Next].

6. Presione [New CD Key].

7. Presione [Next].

8. Para poder continuar con el proceso, debe ingresar a la direccin:http://www.arandasoft.com/serials, solicitando el serial correspondiente a su adquisicin,

teniendo los siguientes datos a la mano:Nombre de la compaaCDKeyNombre del ProductoVersinCantidad de licenciasTipo de Serial (Demo, Arriendo, Compra).
http://www.arandasoft.com/serialshttp://www.arandasoft.com/serialshttp://www.arandasoft.com/serials


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9. Ingrese el serial que le fue enviado por correo electrnico.

10.Presione el botn [Register].

11.Enseguida aparece la ventana de notificacin informando que el proceso fue exitoso. Ahoraproceda a licenciar la solucin.

Licenciar la consola de Aranda CMDB

1. Dirjase a Inicio -> Todos los programas -> Aranda Software -> Aranda Tools -> Aranda Serials.

2. De inmediato se despliega la ventana de Aranda SERIALS, donde debe copiar el CD KEY que fuegenerado en el registro del servidor para Aranda CMDB.


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3. Presione [Aceptar].

4. De inmediato aparece una ventana de notificacin, informndole que el proceso del registro del CDKEY fue exitoso. De no haber sido exitoso el licenciamiento de la consola, al ejecutarla aparecerla siguiente ventana. En caso tal, debe registrarla nuevamente por el mdulo Aranda Serials.

Ya licenciado el Servidor y la(s) consola(s), proceda a crear la conexin a la Base de Datos Aranda (enel ODBC de Windows) y posteriormente la conexin a la Base de Datos. Para ello, remtase al manualde uso del mdulo Aranda SETTINGS.

En seguida configure los permisos de uso y acceso a las consolas Aranda CMDB y Aranda WebMantenimiento en el mdulo PROFILE. Para ello, remtase al manual de uso de Aranda PROFILE.

Crear las dependencias a los servicios de Aranda

Las dependencias se crean nicamente cuando el motor de base de datos SQL Server se encuentra en elmismo servidor donde se ha instalado Aranda SERVICE DESK, con el fin de que los servicios de Arandasuban nicamente cuando el motor de base de datos haya iniciado.

Cree las dependencias de los servicios de Aranda Software al motor de base de datos SQL Server. Paraello, siga los pasos explicados a continuacin:

1. Dirjase a Inicio -> Ejecutar.

2. Ejecute el comando Regedit.

3. En la consola del editor del registro ubique la siguiente clave:

HKEY_LOCAL_MACHINE/System/CurrentControlSet/Services

4. Ubique cada uno de los servicios Aranda que se conectan a la Base de Datos y ejecute lassiguientes instrucciones para cada uno de ellos:


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Aranda Cruncher

Aranda Cruncher File

Aranda Repserver

DBManager Aranda

Mailer Aranda

5. Haga clic derecho sobre el servicio correspondiente y seleccione la opcin Nuevo > Valorcadena mltiple.


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6. En el panel central aparecer as: y en ese espacio ingreseel valor DependOnService y presione [Enter].

7. Haga doble clic sobre el registro y en la ventana que se despliega ingrese el valorMSSQLServer para el tipo de datos REG_MULTI_SZ.


9. Compruebe la dependencia creada en las propiedades de cada servicio, a travs de Inicio->Ejecutar -> services.msc -> Aranda Cruncher /Aranda Cruncher File/ Aranda Repserver/Aranda DBManager / Aranda Mailer ->Propiedades-> pestaa [Dependencias].


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Configurar los mdulos Aranda Mailer y Aranda DBManager

Configurar mdulo Aranda MAILER

La funcin del mdulo Aranda MAILER es ocuparse exclusivamente del envo de correos electrnicos,generados por el mdulo DBManager cuando se genera una alarma.

Para llevar a cabo esta labor, el mdulo monitorea peridicamente la base de datos de Aranda enbusca de nuevas alarmas para las cuales se haya configurado el envo de correos electrnicos. Luegorealiza esta labor de envo automticamente. Adems, permite el envo de informacin pendiente encualquier momento, siempre y cuando el usuario as lo disponga.

Abrir la interfaz de Aranda MAILER

Dirjase a Inicio -> Todos los programas -> Aranda Software -> Aranda Tools > Aranda Services.

En la interfaz de Aranda Service Center haga clic en el icono .

De inmediato en el panel central se muestran las funcionalidades del mdulo Aranda Mailer.


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Mailer presenta una ventana muy sencilla de utilizar. Contiene un cronmetro que recorre un ciclopredefinido de aproximadamente 1 minuto; cada vez que este ciclo se cumple, el mdulo revisanuevamente en la base de datos en busca de alarmas o mensajes programados para ser enviados y encaso de encontrar alguno, lo enva de inmediato.

Configurar Mailer

1. Desde el panel central, haga clic en la opcin Configuracin Mailer. De inmediato se despliegala siguiente ventana:

2. En el men desplegable seleccione una de las cuatro plantillas del cuerpo del mensaje para queel DBmanager genere la informacin correspondiente a la seleccionada. Para el caso de Aranda

CMDB, las plantillas que aplican son: Vencimientos de contrato y Vencimientos de garanta.

3. Ingrese el servidor de correo a travs del cual se realizar el envo de correos.

4. Ingrese el puerto del servidor de correo.

5. Registre la direccin electrnica o cuenta por medio de la cual se enviarn los correos.

6. Ingrese la contrasea correspondiente a la cuenta de correo electrnico ingresadaanteriormente.

7. Seleccione el nombre el remitente de los correos en el campo Nombre Usuario. Los usuarios

que se listan son extrados de la base de datos Aranda.8. En el campo Asunto, digite el nombre, motivo o ttulo del correo.

9. En el cuerpo del mensaje se visualiza la informacin que va a generar el DBmanager, deacuerdo con la plantilla seleccionada.

10.Despus de ingresar la informacin, haga clic en [Salvar].

11. Para salir de la interfaz de configuracin, presione [Cerrar].


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Enviar mensajes pendientes

Para enviar los correos electrnicos que por alguna falla de conexin o por programacin, no han sidoremitidos, presione el botn [Enviar mensajes pendientes]. De inmediato, los correos almacenadossern despachados a las cuentas de correo configuradas.

Borrar Log

Para eliminar los informes de envo presentados en el panel central, presione el botn [Borrar log].

Ver nmero de mensajes enviados y almacenados

En la parte superior de la interfaz del Mailer se visualiza el nmero de correos generados y el nmerode stos que ha sido enviado.

Configurar mdulo DBmanager

El mdulo DBmanager se encarga de realizar el monitoreo de generacin de alarmas del vencimientode contratos para Aranda CMDB. El servicio de DBmanager efecta el monitoreo cada 12 horas como

valor mnimo predeterminado.

El archivo del DBmanager quedar ubicado en la carpeta C:\Archivos de programa\Aranda\ArandaSERVICEDESK.


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Abrir la interfaz de Aranda DBmanager

Dirjase a Inicio -> Todos los programas -> Aranda Software -> Aranda Tools > Aranda Services.

En la interfaz de Aranda Service Center haga clic en el icono .De inmediato en el panel central se muestran las funcionalidades del mdulo Aranda DBManager.

Configurar los tiempos de monitoreo del DBManager

El usuario podr configurar el tiempo del recorrido del DBmanager para el monitoreo de alarmaspredeterminado para 12 Horas. En el caso de Aranda CMDB, configure el tiempo as:

Desde el panel central, haga clic en el botn [Configurar Tiempos].Seleccione el tiempo (en segundos) en el cual desea que el mdulo DBManagermonitoree la generacin de nuevas alarmas para enviarlas al mdulo Aranda Mailer.Tenga en cuenta que la configuracin como mnimo debe ser de 43200 segundos (12Horas).

Presione el botn [Guardar].

Visualizar el log de operaciones del DBManager

En la interfaz principal del mdulo, ubquese sobre la pestaa [Log]. En la parte inferior del panel,ubquese sobre la pestaa [CMDB]. De inmediato visualizar el reporte de eventos realizados en elDBManager para Aranda CMDB (Fecha de inicio del evento, Estado -enviado, no enviado-, tiempo quedur la operacin, si se present error o no y el mensaje que fue enviado al Mailer).


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Visualizar el rendimiento de las operaciones del DBManager

En la interfaz principal del mdulo DB Manager, ubquese sobre la pestaa [Historial], de inmediatovisualizar el performance de procesos del DBManager para las siguientes cuatro aplicaciones quesegn corresponda, tenga instaladas en su organizacin (Aranda SERVICE DESK, Aranda CMDB, ArandaSOFTWARE METRIX y Aranda ASSET MANAGEMENT). El proceso se reconocer por el color de cada unade las aplicaciones ilustrado en la parte superior de la interfaz.


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Uso de Aranda CMDB

Ingreso a la consola ACMDB

1. Dirjase a Inicio -> Todos los programas -> Aranda Software -> Aranda CMDB-> CMDB.

2. En la ventana de validacin que aparece, ingrese el usuario y la contrasea, dependiendo deltipo de autenticacin que elija: [Aranda] / [Windows].

[Aranda]

Son los usuarios que pueden ser importados desde el Directorio Activo o creadospreviamente en el mdulo Aranda Profile.

Usuario:Ingrese el usuario importado desde el Directorio Activo.Contrasea: Ingrese la contrasea creada manualmente. Si ingresa con el usuarioADMINISTRATOR, la contrasea creada por defecto es [root].

[Windows]

Son los usuarios que se validan con el Directorio Activo.

Usuario:Ingrese el usuario con el que se registra en Windows.

Nota: Esta opcin slo es posible si el alias del usuario en Windows es igual al del usuarioen Aranda, para ello, se recomienda importar los usuarios del Directorio Activo (Vermanual Aranda PROFILE).

Contrasea:Ingrese la contrasea de registro de Windows.Dominio:Ingrese el dominio (servidor) al cual pertenece el usuario.

Nota: Recuerde que la definicin de permisos se hace por grupo de trabajo, de tal formaque al ingresar un usuario a determinado grupo aplicarn los permisos definidos para elgrupo.


Configurar parmetros

Antes de empezar a registrar CIs y gestionar su ciclo de vida, es necesario configurar cierta informacinpara que la administracin se realice de manera adecuada.


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Configurar los campos lookups

1. Desde el panel izquierdo, dirjase a la opcin [Configuracin de parmetros].

2. Al hacer clic en cada uno de los siguientes links, inmediatamente se abre la funcionalidad

correspondiente del mdulo Aranda SETTINGS que permite configurar los diferentes camposLookups. Ver manual Aranda SETTINGS, captulo PARAMConfig.

Departamento Nmero de departamento

Pas Ciudad

Sede Edificio

Piso Sucursal

Tipo contrato Marcas

Perfil Centro de costo

Estados de contratos Tipos de relacin


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Crear categoras


2. Haga clic en el link Categora e inmediatamente se abre el mdulo Aranda SETTINGS en la

funcionalidad [Categora].

3. Para saber cmo crear las categoras y sus respectivos nodos, consulte el manual ArandaSETTINGS, captulo Categoras, pgina 19.

Crear estados para los CIs


2. Haga clic en el link Estados e inmediatamente se despliega la ventana de la configuracin deestados por categora.

3. Haga clic en el icono .

4. Ingrese el nombre, la descripcin, el color de fondo y el color de la letra que tendr el estado.Ver el ejemplo de la siguiente imagen.


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5. Para guardar el registro presione el icono .

6. Si desea editar un estado, ubquese sobre el registro del mismo (panel izquierdo inferior) y

haga clic en . Configure la informacin que requiera y presione para guardar loscambios.

7. Si desea eliminar un estado para CIs, ubquese sobre el registro (panel izquierdo inferior) y

presione .

Crear agrupaciones


2. Haga clic en el link Agrupacin e inmediatamente se abre el mdulo Aranda SETTINGS en lafuncionalidad [TREEConfig].


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3. Para saber cmo crear las agrupaciones, asociarles estaciones de trabajo y asignar permisos alos grupos de trabajo para que puedan visualizar el inventario de las mquinas contenidas endichos nodos, consulte el manual Aranda SETTINGS, captulo TREEConfig, pgina 17.

Configurar el Aranda FILE SERVER


2. Haga clic en el link AFS e inmediatamente se abre el mdulo Aranda SETTINGS en lafuncionalidad [AFSPath].

3. Para saber cmo configurar la direccin URL en la cual se van a almacenar las fotos, imgenesy dems objetos publicables desde Aranda CMDB, consulte el manual Aranda SETTINGS,captulo AFSPath, pgina 13.

Ejecutar una aplicacin o un documento

Esta funcionalidad permite integrar ACMDB con otro aplicativo o documento. Para ello siga los pasosexplicados a continuacin:


2. Haga clic en el link Accin.

3. En la ventana que se despliega ingrese los siguientes datos:


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Descripcin Nombre de la aplicacin o documento.

Programa La ruta o direccin URL de la aplicacin o documento, con el parmetroque ser consultado.

Parmetro Uno de los datos del CI que desee como criterio de integracin del CI ala aplicacin o documento.

En el ejemplo de la siguiente grfica la aplicacin seleccionada es la consola de la solucin ArandaASSET MANAGEMENT y el criterio de integracin definido es el nombre del CI.

De tal manera que cuando el usuario se remita al icono [Elemento de Configuracin] de la barravertical y haga clic derecho sobre cualquier CI listado en la rejilla, aparece el nombre del aplicativo y

la opcin para integrarlo de acuerdo con el parmetro configurado anteriormente.

Para este ejemplo si se hace clic derecho en el CI LASERJET 4 PLUS, se abre la consola Aranda ASSETMANAGEMENT mostrando la informacin de dicho elemento de configuracin.


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Importar CIs desde AAM

Si Aranda ASSET MANAGEMENT (AAM) - solucin de inventario automatizado de hardware y software- seencuentra instalada en su organizacin, en este punto se integra con Aranda CMDB, ya que es posible

importar los elementos de configuracin registrados en AAM. Para ello, siga los pasos explicados acontinuacin:

1. Desde la barra de tareas haga clic en Herramientas -> Integracin CMDB AAM -> Crear CIsdesde AAM.

2. Seleccione la categora en la cual desea clasificar los CIs a importar.

3. Espere a que la informacin cargue y en la ventana de confirmacin que aparece, presione[Yes] para que la informacin del usuario responsable de todos los CIs que se relacionan conAAM, se actualice.

4. Enseguida, la informacin de los CIs importados desde AAM son listados en la categora queseleccion.

Actualizar usuarios desde AAM

Esta funcionalidad permite migrar la informacin de los usuarios responsables de los CIs. Es decir, elusuario responsable del CI ser el que est registrado en Aranda ASSET MANAGEMENT.

1. Desde la barra de tareas haga clic en Herramientas -> Integracin CMDB AAM -> Actualizarusuarios.

2. En la ventana de confirmacin que aparece, presione [Yes].


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Crear un CI

Para registrar e ingresar toda la informacin de un CI en la base de datos de la administracin deconfiguracin (Aranda CMDB), es necesario seguir los pasos explicados a continuacin, en el respectivo

orden:1. Dirjase a la opcin [Elemento de Configuracin] de labarra de iconos vertical.

2. Presione de la barra de iconos.

3. De inmediato se despliega una ventana en la cual se ingresan todos los datos correspondientesdel CI a registrar. En la parte izquierda de la ventana se encuentra una barra vertical de temsque se activarn a medida que vaya ingresando la informacin del CI.

4. En el tem [General] ingrese la informacin bsica del CI:

Nombre Ingrese el nombre del CI.Categora Permite asociar el CI a la categora que elija. Si desea crear una nueva o

configurar las existentes, pulse y de inmediato se abrir la configuracin delrbol de categoras del AAM Settings.

Impacto Importancia del funcionamiento del CI dentro de la empresa. (Baja, Media, Alta,Crtica).

Modelo Modelo determinado del CI.

Nmero de placa Cdigo del CI dentro de la empresa (si lo tiene).

Marca Nombre de la empresa que fabrica el CI.

Serial Cdigo nico del CI.

Precio Costo que tuvo para la empresa la compra del CI.

Agrupacin Permite asociar el CI al grupo de trabajo que elija. Si desea crear uno nuevo o

configurar los existentes, pulse y de inmediato se abrir la configuracin delrbol de agrupaciones del AAM Settings.

Centro de Costo Permite asociar el CI alcentro de costoque elija. Si desea crear uno nuevo o

configurar los existentes, pulse y de inmediato se abrir la configuracin decampos Lookups del AAM Settings.

Responsable Persona responsable del CI. Puede buscar, desasociar, crear, editar y ver losdetalles del usuario en el men desplegable. Ver manual Aranda PROFILE.

Fecha de inicio deresponsabilidad

Permite ingresar la fecha en la cual el CI fue asignado al usuario.

Seleccione la foto deltem de configuracin Para ubicar la foto del CI, pulse , busque y seleccione el archivo.

Descripcin Permite ingresar una breve descripcin del CI. Por ejemplo, color, algunacaracterstica especfica, etc.


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En la parte inferior de la ventana, hay tres pestaas:

Compaa

Estado Actual Permite seleccionar el estado del CI. Por ejemplo, Arriendo, Leasing, Activo,Inactivo, en uso, etc. Dependiendo de la configuracin de opciones que hayarealizado el administrador.

Estado Programado Permite seleccionar el prximo cambio de estado del CI. Por ejemplo, si el estadoactual es arriendo, el siguiente puede ser propio.

Fecha de Entrega a laCompaa

Fecha en la cual el CI fue recibido.

Fecha de EstadoProgramado

Fecha en la cual el CI debe cambiar al estado en que program anteriormente.

Fecha de Aceptacin Fecha en la cual el CI fue aprobado en la compaa.

Unidad de Medida Es la unidad de medida que caracteriza al CI. Puede ser tamao (si es un monitor:pulgadas), capacidad (si es una memoria: MB), etc.

Valor de Unidad deMedida

El valor que caracteriza dicho CI.

Asociacin deEstaciones

Permite asociar el CI a una estacin determinada.

Fecha de Salida de laCompaa

Fecha en la cual el CI deja de ser parte de los elementos de configuracin de lacompaa.


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Terceros

Proveedor Permite seleccionar, desasociar, editar y crear la informacin del distribuidor del

CI al hacer clic en . Para ms informacin, dirjase al captulo Vendedor.

Fabricante Permite seleccionar, desasociar, editar y crear la informacin del fabricante del CI

al hacer clic en . Para ms informacin, dirjase al captulo Vendedor.

Identificacin

Hasta este punto se ha ingresado la informacin bsica y los datos necesarios para crear un

CI. Ahora presione el botn para que el CI quede registrado en la consolaAranda CMDB. Enseguida puede proceder a ingresar datos complementarios y realizar lasconfiguraciones que desee.

Crear relaciones al CI

Aranda CMDB le permite asociar o desasociar el elemento de configuracin a otros CIs y adems,configurar dichas relaciones en una grfica, con el fin de tener una perspectiva global del activo comotal.

1. Desde la barra vertical de tems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en[Relaciones].

2. Enseguida en el panel central se muestra el CI y sus correspondientes asociaciones. Y en lacolumna de la mitad se muestran los tipos de relaciones que se pueden establecer ( dependede, hace parte de,est compuesto por, etc.). Los tipos de relaciones son definidas en la opcinConfiguracin de Parmetros,que despliega el mdulo Aranda SETTINGS. Remtase al manualde uso respectivo, en el captulo PARAMConfig.

3. Ubquese sobre el tipo de relacin que quiera que tenga el elemento de configuracin conel(los) CI(s) a asociar.

4. Haga clic sobre la opcin [Asociar CIs].

RFID Ingrese el cdigo del Identificador de Radiofrecuencia (si lo tiene).

Cdigo de Barras Ingrese el cdigo de barras del elemento de configuracin (si lo tiene).

Licencia Ingrese el cdigo de la licencia (si lo tiene).


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5. En la ventana que se despliega debe ingresar los criterios de bsqueda de los CIs que desearelacionar; despus presione [Buscar]. Luego seleccione el(los) CI(s) a asociar y pulse[Aceptar].

6. En el panel central aparece la grfica, donde se muestran las relaciones con el(los) CI(s)asociados.

7. Para controlar el zoom de la grfica, debe ubicar el puntero del mouse en la lnea roja delcuadrado de la parte de abajo y con clic sostenido, moverlo hacia adentro para agrandar laimagen , hacia afuera para reducirla.

8. Si desea desasociar uno o ms CIs en el tipo de relacin seleccionada, presione [DesasociarCIs]. Enseguida se despliega el listado de los elementos de configuracin asociados; desactivela casilla del (los) CI(s) a desasociar y cierre el listado. En la grfica ya no aparecern los CIsescogidos.

Tambin es posible realizar otras asociaciones al CI como facturas, contratos, componentes y otros

documentos (Disponible en cualquier opcin de la barra de iconos vertical excepto en Lnea Base).Para ello siga estos pasos:

1. Desde la barra de tareas superior de la ventana, haga clic en [Asociaciones].

2. Desde el panel izquierdo de la ventana que se despliega, seleccione el tipo de elemento aasociar (Componentes/ Contratos/ Facturas/ Otros Documentos). Si seleccion Componentes,remtase al temaCrear y asociar componentes al CI, explicado ms adelante.


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3. En caso de haber seleccionado Contratos/Facturas/Otros Documentos, elija los tems a asociaractivando la casilla respectiva en la columna [Relacin] y cierre la ventana.

Crear y asociar componentes al CI

Un componente es cada elemento que hace parte de un CI. Los componentes se crean por la necesidadde enrutar las rdenes de mantenimiento en ACMDB. Por ejemplo, si se registra como CI una impresora,entonces el cartucho de tinta negra, el cartucho de tinta a color y la cinta de impresin, son susrespectivos componentes.

1. Desde la barra vertical de tems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en[Componentes].

2. Enseguida en el panel central se muestra el CI y sus correspondientes componentes asociados.

3. Para crear o asociar componentes, haga clic en [Asociaciones].

4. En la ventana que aparece seleccione la opcin [Componentes] y en la parte inferior presione[Crear].

5. Enseguida se despliega una ventana en la que debe ingresar el nombre, la descripcin y el tipode componente (la categora a la que pertenece). Adems, si tiene asociada una estacin al CI,puede escoger si est asociado a un driver y el listado de hardware al cual pertenece.

6. Presione [Grabar] para guardar el registro del componente.

7. Si desea editar el registro de un componente, seleccinelo y presione [Editar]. Haga laconfiguracin que requiera y presione [Grabar] para guardar los cambios.


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8. Enseguida en la grfica del panel central se muestran los componentes asociados al CI. Paracontrolar el zoom de la grfica, debe ubicar el puntero del mouse en la lnea roja del cuadradode la parte de abajo y con clic sostenido, moverlo hacia adentro para agrandar la imagen ,hacia afuera para reducirla.

9. Si desea eliminar un componente, haga clic en [Asociaciones] -> [Componentes]. Seleccioneel registro que desea eliminar y haga clic derecho -> Eliminar.

Consultar los mantenimientos realizados al CI

En esta opcin se pueden consultar los mantenimientos realizados al CI y si ste est programado paraun prximo mantenimiento. Para ello, siga estos pasos:

1. Desde la barra vertical de tems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en[Mantenimientos].

2. Enseguida en el panel central se muestran todos los registros de las rdenes de mantenimiento

en las que ha estado involucrado el CI, con la siguiente informacin:

Orden No. Nmero de la orden.

Inicio del Mantenimiento Fecha en la cual empez a ejecutarse la orden.

Fecha estimada Fecha tentativa para finalizar el mantenimiento.

Fin del Mantenimiento Fecha real en la cual finaliz el mantenimiento.

Costo Total El valor del mantenimiento.

Comentario Observacin (es) realizada(s) respecto al mantenimiento del CI.

Tipo Clase de mantenimiento. Por ejemplo, correctivo, preventivo, etc.

Estado Estado de atencin de la orden. Por ejemplo, aprobado, cerrado, etc.

Prioridad Importancia de atencin de la orden de mantenimiento.

3. En la parte superior se muestra si el CI est programado o no para mantenimiento. En casoafirmativo, da a conocer la fecha respectiva.


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Asignar caractersticas adicionales al CI

Permite consultar, registrar y editar la informacin correspondiente a las principales propiedades del CIseleccionado. Por ejemplo, color, material, tamao, capacidad del disco duro, etc. Dichascaractersticas son ingresadas previamente en la opcin [Caractersticas Adicionales],ubicadaen elmen desplegable [Herramientas] de la barra de herramientas.

1. Desde la barra vertical de tems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en[Caractersticas].

2. En el panel central aparecen listadas las caractersticas a configurar.

3. Ubquese en el recuadro amarillo frente a la caracterstica que vaya a asignar para el CI eingrese el valor correspondiente.

4. Para guardar la configuracin, presione [Guardar cambios].

Asociar usuarios al CI

Algunos elementos de configuracin son utilizados por uno o ms usuarios, por lo que es convenienteasociar los que estn directa o indirectamente vinculados al CI.

1. Desde la barra vertical de tems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en [Usuarios].

2. Desde la barra de tareas superior de la ventana, haga clic en

[Asociar usuarios].

3. Enseguida se despliega una ventana en la cual debe ingresar los criterios de bsqueda querequiera para ubicar al(os) usuario(s) que ser(n) asociado(s) al CI; una vez escogidos estos

criterios, presione [>] para registrar la bsqueda a realizar. Luego pulse [Buscar] y en la rejillaaparecen los resultados que coincidan. Seleccione los usuarios que requiera y presione[Aceptar].


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4. En el panel central se muestra el listado de todos los usuarios asociados al CI. Si deseadesasociar uno o ms, ubquese sobre stos y presione [Desasociar Usuarios] de la barra detareas superior.

5. Presione [Guardar cambios] para guardar las configuraciones realizadas.

Hacer y consultar comentarios al CI

1. Desde la barra vertical de tems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en [Histricos].

2. Desde la barra de tareas superior de la ventana, haga clic en [Insertar Comentario].

3. Enseguida se despliega una ventana en la cual se ingresa el comentario. Al finalizar, presione[Aceptar].

4. En la rejilla del panel central se muestra la siguiente informacin:

Comentario Contenido del comentario

Tipo de Comentario Clasifica la informacin por usuario o por estacin.

Fecha del comentario Fecha en que fue ingresado el comentario

Nombre del usuario Usuario con el que se registr en la consola e ingres el comentario.

Alias Alias que utiliza el usuario al momento de registrarse en Windows o enla consola.


Registrar la ubicacin del CI

Para ingresar la informacin especfica del lugar donde se encuentra ubicado el elemento deconfiguracin (pas, ciudad, edificio, sede, entre otros) siga los pasos explicados a continuacin:

1. Desde la barra vertical de tems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en [Ubicacin].

2. Seleccione la ubicacin del dibujo, grfica o mapa en el cual se visualice la ubicacin del CI,haciendo clic en [].

3. En los campos que aparecen en la ventana, ingrese la siguiente informacin:

Departamento (dependencia) Nmero de departamento (cdigo de la

dependencia)

Pas Ciudad

Sede Edificio

Piso Compaa

Direccin


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Consultar detalles de contratos, facturas u otros documentos

1. Desde la barra vertical de tems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en [Gestin decontratos].

2. Si desea consultar los detalles de los contratos asociados al CI, ubquese sobre la pestaa[Contratos].

Enseguida en la rejilla del panel central se listan los contratos asociados al CI. Si requiere

que se listen los contratos inactivos, desactive la casilla . Paraobtener informacin detallada de un contrato en especfico, haga doble clic sobre elregistro y de inmediato se despliega una ventana en la cual se muestran los datos quefueron ingresados al momento de crear el contrato.

En el panel inferior se muestran las facturas asociadas al contrato sobre el que estubicado el puntero del mouse.

3. Si desea consultar los detalles de las facturas asociadas al CI, ubquese sobre la pestaa[Facturas].

Enseguida en la rejilla del panel central se listan las facturas asociadas al CI. Paraobtener informacin detallada de una factura en especfico, haga doble clic sobre elregistro y de inmediato se despliega una ventana en la cual se muestran los datos quefueron ingresados al momento de crear la factura.


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4. Si desea consultar los detalles de otros documentos asociados al CI, ubquese sobre la pestaa[Otros documentos].

Enseguida en la rejilla del panel central se listan los otros documentos asociados al CI.Para obtener informacin detallada de un documento adicional en especfico, haga dobleclic sobre el registro y de inmediato se despliega una ventana en la cual se muestran los

datos que fueron ingresados al momento de crear dicho documento.

Hacer clculos de depreciacin del CI

Esta funcin le permite tener registrado cul es el valor actual real de sus activos con respecto al valororiginal desde el momento en que los adquiri, dependiendo de la configuracin realizada respecto almtodo de depreciacin y al valor de salvamento.

1. Desde la barra vertical de tems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en

[Depreciacin].

2. Seleccione el mtodo de depreciacin que requiera:

Lnea Recta: Al elegir este mtodo, el valor de depreciacin anual ser el mismo para todo elperiodo de salvamento que haya configurado.


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Suma de dgitos: Este mtodo es ideal si los ingresos de la empresa son establemente positivos, yaque el valor de la depreciacin anual disminuye en el transcurso del tiempo.

3. En el panel izquierdo resaltado en rojo, se muestra la Fecha de Entrada en servicio, es decir,la fecha en la cual ingres el elemento de configuracin a la empresa. Esta informacin seregistra al momento de ingresar la informacin bsica del CI cuando se est creando,procedimiento explicado anteriormente.

4. Tambin en el panel izquierdo, resaltado en rojo se muestra el valor del activo, es decir, elprecio que pag la empresa al adquirir el elemento de configuracin. Esta informacin seregistra al momento de ingresar la informacin bsica del CI cuando se est creando,procedimiento explicado anteriormente.

5. En el campo [Valor a salvar] ingrese el valor de salvamento final del activo. Es decir, el preciopor el que estar avaluado el activo en el tiempo que configure.

6. En el campo [Aos] Ingrese el nmero de aos en los que se proyecta el valor que tendr el

salvamento.

7. Presione el botn [Clculo de depreciacin]. De inmediatoen las rejillas superior e inferiordel panel central, se muestra la siguiente informacin, dependiendo del mtodo dedepreciacin que haya seleccionado, el valor de salvamento y el nmero de aos del mismo:


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Depreciacin Anual/ Mensual

Fecha deFinalizacin

Fecha en la cual termina el ao / mes de depreciacin.

Depreciacin Valor de la depreciacin, que en el caso del mtodo lnea recta es el mismopara todos los aos /meses.

Total Depreciacin Valor Acumulado de la depreciacin.

Valor en Libros Valor del activo depreciado.

Ver resumen de los casos registrados en Aranda SERVICE DESK asociados con el CI

Aranda CMDB se integra tambin con Aranda SERVICE DESK (ASDK) en la medida en que permite verlos consolidados de los incidentes, problemas, cambios y errores conocidos, registrados yadministrados en ASDK.

Para ello, desde la barra vertical de tems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en[Service Desk]. De inmediato en la parte superior del panel central se muestran cuatro pestaas:

Ver resumen de incidentes

1. Ubquese sobre la pestaa [Incidentes].

2. Seleccione el lapso de tiempo en el cual desea que se presente el consolidado de los casos (Enel da/ en 1 mes/ en 3 meses/ en 6 meses/ en 1 ao/ Todos los anteriores).

3. Si desea ver el resumen grfico, ubquese sobre la pestaa [Resumen]. En el panel central sever el consolidado grfico segn el estado en que se encuentran los incidentes de la siguiente

manera:


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4. Si desea ver el detalle de los incidentes que estn en progreso, ubquese sobre la pestaa [Enprogreso]. En la rejilla del panel central se listarn los casos con la siguiente informacin:

Caso Nmero o cdigo del caso.

Nombre Estado en que se encuentra el caso

Categora Categora o subcategora (de servicio) a la cual est asociada el caso.

Jerarqua Si es una subcategora, muestra la categora padre a la que pertenece.

Cliente Cliente que fue asociado al caso.

Login Alias del cliente al que fue asociado el caso

5. Si desea ver el detalle de los incidentes que han sido cerrados, ubquese sobre la pestaa[Cerrados]. En la rejilla del panel central se listarn los casos que cumplan con dicho estadobajo la siguiente informacin:

Caso Nmero o cdigo del caso.


Categora Categora o subcategora (de servicio) a la cual est asociada el caso.

Jerarqua Si es una subcategora, muestra la categora padre a la que pertenece.

Cliente Cliente que fue asociado al caso.

Login Alias del cliente al que fue asociado el caso

Ver resumen de problemas

1. Ubquese sobre la pestaa [Problemas].

2. En el panel central se listan los problemas relacionados con el CI. En la rejilla se lista lasiguiente informacin:

Cdigo Nmero o cdigo del caso.

Nombre Estado en que se encuentra el caso.

Descripcin Descripcin del caso

Causa El tipo de relacin entre el problema y el CI.

Ver resumen de errores conocidos

1. Ubquese sobre la pestaa [Errores conocidos].

2. En el panel central se listan los errores conocidos relacionados con el CI. En la rejilla se lista lasiguiente informacin:


Nombre Estado en que se encuentra el caso.


Causa El tipo de relacin entre el error conocido y el CI.


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Ver resumen de cambios

1. Ubquese sobre la pestaa [Cambios].

2. En el panel central se listan los cambios relacionados con el CI. En la rejilla se lista la siguienteinformacin:




Causa El tipo de relacin entre el cambio y el CI.

Fijar lnea base del CI

Esta funcionalidad es til cuando se quiere tomar una foto del elemento de configuracin antes derealizarle cambios en el registro de la informacin. Si por algn motivo el cambio falla, es posiblevolver al estado anterior (en el que se cre la lnea base).

1. Desde la barra vertical de tems, en el panel izquierdo de la ventana, haga clic en [LneaBase].

2. Presione el botn [Crear Lnea Base]. La informacin que se guardar ser: todos los datosingresados en la pestaa General, ubicada en la barra vertical de tems; los datos ingresadosen la pestaa Relaciones, ubicada en la barra vertical de tems; los datos ingresados en lapestaa Caractersticas, ubicada en la barra vertical de tems; los datos ingresados en lapestaa Usuarios ubicada en la barra vertical de tems; y los datos ingresados en la pestaaUbicacin.

3. Si cre una lnea base, pero la modific, es posible restaurar los datos de la primera; para ellopresione el botn [Reconstruir Lnea Base].

4. Para consultar la informacin guardada en la lnea base, presione el botn [Ver detalles] y deinmediato le muestra los datos que sern guardados en la reconstruccin del CI. Recuerde queestos datos son slo para consulta, no se pueden modificar.

5. Presione [Guardar cambios].

Hasta este punto se ingresaron todos los datos de informacin posible al CI.

Crear contratos, facturas y otros documentosDirjase a la opcin [Gestin de contratos] de labarra de iconos vertical.


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Crear contratos

1. Ubquese sobre la pestaa [Contratos] del panel central y presione .

2. Enseguida se despliega una ventana compuesta por tres pestaas diferentes:

3. Ubquese sobre la pestaa [General] ingrese los siguientes datos (bsicos) para crear elcontrato:

N de contrato Nmero de adjudicacin del contrato.

Acta de contrato El nmero del acta correspondiente a cada contrato.

Proveedor En el men desplegable seleccione Asociar proveedor, ingrese loscriterios de bsqueda en la ventana que aparece, presione [Buscar];luego seleccione el registro que requiera y presione [Aceptar]. Sidesea desasociar el proveedor, seleccione Desasociar proveedor del

men desplegable. Si desea crear un nuevo proveedor o editar elexistente, haga clic sobre Nuevo proveedor Editar,respectivamente. Para ampliar la explicacin de estas dos ltimasopciones, remtase al captuloCrear proveedores.

Nmero deIdentificacin delproveedor

Esta informacin aparece cuando selecciona un proveedor.

Fecha de iniciacin Fecha de inicio del contrato.

Fecha de terminacin Fecha de finalizacin del contrato.

Alarma Puede escoger si desea o no programar la alarma con anterioridad a lafecha de terminacin del contrato y en la opcin [Das], ingresa elnmero de das anteriores a dicha fecha. Esta alarma la genera elServicio DBManagery le notifica por correo en elServicio Mailer.

Monto Valor total del contrato.

Usuario Responsable del contrato.

Tipo de contrato Modalidad del contrato. Por ejemplo, si es de soporte, garantas, entreotros. Depende de los contratos que efecte la empresa.

Estado Fase en la que se encuentra el contrato. (Activo, Inactivo, etc.).

Correo de Notificacin Direccin de correo electrnico donde se enviar la alarma.

Descripcin Detalles breves del contrato.

Panel derecho Al lado derecho de la ventana se muestran las generalidades de lasfacturas relacionadas al contrato. Para agregar una factura, pulse laopcin [Adicionar factura] y seleccione la que corresponda insertar;pulse [Aceptar]. Para desasociar una factura, ubquese en el registrocorrespondiente y pulse la opcin [Borrar Factura].

3.1. Guarde el nuevo registro presionando el icono .

4. Ubquese sobre la pestaa [Centros de costo]. De inmediato aparecen listados los centros decosto registrados en la base de datos. Ingrese el porcentaje del contrato destinado para cadacentro de costo. En la rejilla que aparece, se muestra el cdigo del centro de costo y elnombre del mismo; slo debe ingresar el porcentaje (la suma del porcentaje asignado entreellos debe ser de 100%).


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5. Si desea insertar un comentario o ver los ya registrados al contrato, ubquese sobre la pestaa[Comentarios]. Haga clic derecho -> Insertar comentario.

En la ventana que se despliega, ingrese el contenido del comentario y presione [Aceptar].

Enseguida en el panel central se listan los comentarios realizados al contrato. Si deseaeliminar un registro, ubquese sobre ste y haga clic derecho -> Eliminar comentario.

Publicar en el AFS

Aranda CMDB le permite publicar los contratos que han sido firmados para la adquisicin, uso,alquiler, etc. de un CI; el formato de este documento puede ser una imagen, un archivo *.doc,*.xls o cualquier otra extensin que haya sido almacenada en una ruta de localizacin.

Al hacer clic sobre Publicarse mostrar la interfaz de conexin al servidor Web; debe ingresar enel campo Host, la direccin del servidor en el formatohttp://servidorweb/afs, donde el servidorWeb es el nombre del servidor donde realiz la instalacin del AFS; y /afs es la carpeta odirectorio virtual que se cre durante dicha instalacin.
http://servidorweb/afshttp://servidorweb/afshttp://servidorweb/afs


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En el campoArchivo haga clic sobre el botn adjunto y seleccione el archivo que desea publicaren la ruta donde lo guard. Haga clic en sincronizar para completar el proceso de publicacin.

Crear facturas

1. Ubquese sobre la pestaa [Facturas] del panel central y presione .


3. Ubquese sobre la pestaa [General] ingrese los siguientes datos (bsicos) para crear elcontrato:

N de factura Debe digitar el nmero que aparece en la factura.Proveedor En el men desplegable seleccione Asociar proveedor, ingrese los

criterios de bsqueda en la ventana que aparece, presione [Buscar];luego seleccione el registro que requiera y presione [Aceptar]. Si deseadesasociar el proveedor, seleccione Desasociar proveedor del mendesplegable. Si desea crear un nuevo proveedor o editar el existente,haga clic sobre Nuevo proveedor Editar, respectivamente. Paraampliar la explicacin de estas dos ltimas opciones, remtase alcaptuloCrear proveedores.



Fecha Fecha que tiene la factura.

Precio El valor total de la factura.Descripcin Detalles breves de la factura.

Guarde el registro presionando el icono .

4. Ubquese sobre la pestaa [Centros de costo]. De inmediato aparecen listados los centros decosto registrados en la base de datos. Ingrese el porcentaje de la factura destinado para cadacentro de costo. En la rejilla que aparece, se muestra el cdigo del centro de costo y elnombre del mismo; slo debe ingresar el porcentaje (la suma del porcentaje asignado entre

ellos debe ser de 100%).


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5. Si desea insertar un comentario o ver los ya registrados a la factura, ubquese sobre la pestaa[Comentarios]. Haga clic derecho -> Insertar comentario.

Publicar en el AFS

Aranda CMDB le permite publicar las facturas de uso, alquiler, etc. de un CI, que han sidoescaneadas y guardadas en un dispositivo; el formato de este documento puede ser una imagen,un archivo *.doc, *.xls o cualquier otra extensin que haya sido almacenada en una ruta delocalizacin.

Al hacer clic sobre Publicarse mostrar la interfaz de conexin al servidor Web; debe ingresar enel campo Host, la direccin del servidor en el formatohttp://servidorweb/afs, donde el servidorWeb es el nombre del servidor donde realiz la instalacin del AFS; y /afs es la carpeta o

directorio virtual que se cre durante dicha instalacin.



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Crear otros documentos

Aranda CMDB le permite ingresar y editar la informacin de cada documento adicional. El registrode estos documentos es importante para ejercer mayor control de la informacin de la gestin deactivos.

Ubquese sobre la pestaa [Otros documentos] del panel central y presione .


2. Ubquese sobre la pestaa [General] ingrese los siguientes datos (bsicos) para crear eldocumento adicional:

N de documento Debe digitar el nmero que aparece en el documento. Puede ser un

nmero de radicacin.Proveedor En el men desplegable seleccione Asociar proveedor, ingrese los

criterios de bsqueda en la ventana que aparece, presione [Buscar];luego seleccione el registro que requiera y presione [Aceptar]. Si deseadesasociar el proveedor, seleccione Desasociar proveedor del mendesplegable. Si desea crear un nuevo proveedor o editar el existente,haga clic sobre Nuevo proveedor Editar, respectivamente. Paraampliar la explicacin de estas dos ltimas opciones, remtase alcaptuloCrear proveedores.



Fecha Fecha que tiene el documento.

Precio El valor de negociacin del documento.Descripcin Detalles breves del contenido del documento.

Guarde el registro presionando el icono .

3. Ubquese sobre la pestaa [Centros de costo]. De inmediato aparecen listados los centros decosto registrados en la base de datos. Ingrese el porcentaje del valor del documento, destinadopara cada centro de costo. En la rejilla que aparece, se muestra el cdigo del centro de costo yel nombre del mismo; slo debe ingresar el porcentaje (la suma del porcentaje asignado entreellos debe ser de 100%).


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4. Si desea insertar un comentario o ver los ya registrados a la factura, ubquese sobre la pestaa[Comentarios]. Haga clic derecho -> Insertar comentario.

Publicar en el AFS

Aranda CMDB le permite publicar los documentos de uso, alquiler, etc. de otras transacciones,que han sido escaneados y guardados en un dispositivo; el formato de este documento puede seruna imagen, un archivo *.doc, *.xls o cualquier otra extensin que haya sido almacenada enuna ruta de localizacin.

Al hacer clic sobre Publicarse mostrar la interfaz de conexin al servidor Web; debe ingresar en

el campo Host, la direccin del servidor en el formatohttp://servidorweb/afs, donde el servidorWeb es el nombre del servidor donde realiz la instalacin del AFS; y /afs es la carpeta odirectorio virtual que se cre durante dicha instalacin.



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Registrar informacin de los proveedores

1. Dirjase a la opcin [Proveedores] de labarra de iconos vertical.

2. Para crear un nuevo proveedor, haga clic en el icono .

De inmediato se despliega una ventana dividida en tres pestaas diferentes:

3. Ubquese sobre la pestaa [Departamentos] e ingrese la siguiente informacin:

Compaa Nombre de la empresa.

Nmero de Identificacin de lacompaa

Nmero de identificacin de la empresa ante los entesadministrativos de cada pas.

Contacto Persona de contacto dentro de la empresa.

Correo - e Direccin de correo electrnico.

Hogar en Internet Direccin URL (si la tiene).

Descripcin Descripcin de la empresa.

4. Ubquese sobre la pestaa [Direccin] e ingrese la siguiente correspondiente a la localizacin

de la compaa y del contacto (direccin, pas, ciudad, telfono, fax y/o celular).

5. Guarde el registro haciendo clic en el icono .

6. Si desea insertar comentarios u observaciones adicionales al registro, ubquese sobre la pestaa[Comentarios], haga clic derecho-> Insertar comentario e ingrese el contenido. Haga clic en

el icono para guardarlo.


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7. Si desea consultar las facturas, contratos u otros documentos que estn asociados al proveedor,en el panel central ubquese sobre el registro del proveedor correspondiente y en la rejilla dela parte inferior ubquese sobre la pestaa que desee consultar ([Contratos]/ [Facturas]/[Otros documentos]). De inmediato se muestran los registros de los documentos asociados alproveedor seleccionado.

8. Si desea editar la informacin de un proveedor, ubquese sobre el registro desde el panel

central y haga clic en el icono . Configure la informacin que requiera y presionepara guardar los cambios.

9. Si desea eliminar el registro de un proveedor, ubquese sobre el mismo y presione el icono.

Consultar relaciones entre usuarios y CIs

1. Dirjase a la opcin [Reportes del usuario] de labarra de iconos vertical.

2. Presione [Buscar usuario].

3. En la ventana que aparece ingrese los criterios necesarios para buscar el usuario que requiera.

4. Seleccione el registro deseado y presione [Aceptar].

5. De inmediato en el panel central de la consola se listan los elementos de configuracin quetiene a cargo y los que utiliza el usuario, segn la pestaa en la que se ubique: [Elementos de

configuracin a cargo] / [Elementos de configuracin que usa].

6. Si desea consultar los detalles del usuario (datos de contacto, ubicacin, etc.) presione elbotn [Ver detalles de usuario].

7. Si quiere guardar la informacin presentada, haga clic sobre el botn [Grabar como] yseleccione el formato en el que desea exportar los datos (Archivo Excel / Archivo Html).

NOTA: Recuerde que en esta opcin slo puede consultar la informacin, del usuario y de los CIsasociados. Si desea editarla, dirjase aCrear un CI.

Crear presupuestos

Para lograr organizar la planeacin estratgica de la empresa, resulta muy til esta funcionalidad, yaque le permite crear y editar los presupuestos asignados a cada centro de costo con el fin de llevar uncontrol de los gastos que requieren.


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1. Dirjase a la opcin [Presupuestos] de labarra de iconos vertical.


3. De inmediato se despliega una ventana en la cual debe ingresar la siguiente informacin:

Centro de Costo Seleccione en el men desplegable el centro de costo al cual deseaasignarle el presupuesto.

Fecha de Iniciacin Ingrese la fecha en que inicia la disponibilidad del presupuesto.

Fecha de Terminacin Ingrese la fecha en que termina la disponibilidad del presupuesto.

Asignado Por Para insertar el nombre de la persona que asigna el presupuesto,

haga clic en el icono e ingrese la informacin en la rejilla.

Valor Asignado Ingrese el valor fijado para el centro de costo seleccionado. Si

desea guardar la informacin ingresada en la rejilla, pulse(Ubicado en la parte inferior de la rejilla).

Descripcin Escriba brevemente la(s) observacin(es) al presupuesto.

4. Guarde la configuracin realizada, pulsando el icono (Ubicado en la parte superior de laventana).

En la rejilla del medio se muestran los centros de costo ingresados desde el mdulo ArandaSETTINGS y su respectivo cdigo. Esto para que al momento de seleccionar un centro de costo,la bsqueda de los presupuestos y documentos asociados, sea ms gil.

En la rejilla superior se muestran las generalidades de los presupuestos por cada centro decosto.


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Nmero de PresupuestoFecha de CreacinFecha de InicioFecha de FinalizacinDescripcinEstado (La convencin de los colores aparece en la parte inferior de la ventana as:

).Valor

En la rejilla inferior se muestran las generalidades de los documentos que estn asociados acada centro de costo. Esto con el fin de que al momento de crear los presupuestos, se tenga encuenta cules son los precios de los CIs de cada centro de costos y cul es el manejo econmicoque se les da.

Nmero de documento El nmero que tiene el documento (es el asignado a los soportescontables o se genera por defecto al momento de crear unmantenimiento).

Tipo de documento La clase de documento (si es contrato, factura, etc.).

Porcentaje El porcentaje del valor del documento respecto al presupuesto delcentro de costo.

Valor del documento El precio registrado en el documento.


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Generar alarmas para auditoras

Si desea programar recordatorios para los administradores sobre la realizacin de auditoras, siga lospasos explicados a continuacin:

1. Dirjase a la opcin [Auditoras] de labarra de iconos vertical.


3. En la ventana que se despliega, ingrese la siguiente informacin:

Descripcin Ingrese la descripcin de la auditora.

Responsable Es el usuario al que se le asigna la responsabilidad de realizar laauditora.

Correo de notificacin Correo electrnico al cual se enviar la alarma. Se ingresa por

defecto al momento de seleccionar el responsable.

Fecha de iniciacin Fecha en la cual se da inicio a la auditora.

Fecha de finalizacin Fecha en la cual termina la auditora.

Alarma / Das Seleccione si desea o no enviar una alarma para recordar el evento.N caso afirmativo, ingrese el nmero de das de anterioridad alevento en el que se desea se genere la alarma.

En el panel central de la consola se listarn todas las alarmas programadas para las auditoras.

Crear y editar servicios

Aranda CMDB se encuentra integrada con Aranda SERVICE DESK (ASDK) en la integracin con el catlogode servicios y facilitar la gestin de niveles de servicio (Service Level Management SLM).

1. Dirjase a la opcin [Catlogo de Servicios] de labarra de iconos vertical.

2. De inmediato en el panel de la mitad aparecen listadas todas las categoras creadas en laconsola BLOGIK de ASDK. Tenga en cuenta que estas categoras son las relacionadas con loscasos de la mesa de servicios y no las relacionadas con los CIs.

3. Ubquese sobre la categora a la cual requiera crear el nuevo servicio y desde el panelprincipal, haga clic derechoy seleccione la opcin [Nuevo].

4. De inmediato se despliega una ventana con dos opciones. Ubquese sobre la pestaa [DatosGenerales] e ingrese la siguiente informacin:

Nombre del servicio

Estado del servicio (activo / inactivo)


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Impacto del servicio dentro del funcionamiento de la organizacin.

Responsable del servicio

5. Copie una breve descripcin del servicio.

6. De inmediato guarde el servicio con la informacin bsica registrada, haciendo clic en .Contine completando la informacin de acuerdo con los requerimientos de su organizacin.

Asociar usuarios y compaas al servicio

1. Desde el panel derecho en la ventana de configuracin del servicio, ubquese sobre la pestaa[Usuarios y Compaas].

2. Si desea asignar usuario(s) al servicio, ubquese en el recuadro superior. Si desea asignarlecompaa(s), ubquese en el recuadro inferior y presione [].

Nota: Tenga en cuenta que para asociar Grupo por defecto, SLA por defecto yCalendario, es necesario haber guardado el servicio, haber creado los grupos deespecialistas y haberlos asociado en el panel derecho, haber creado al menos un SLA y uncalendario.


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Asociar CIs al servicio

1. Desde el panel derecho en la ventana de configuracin del servicio, ubquese sobre la pestaa[CIs].

2. Haga clic en [].

Asociar reas del negocio al servicio

1. Desde el panel derecho en la ventana de configuracin del servicio, ubquese sobre la pestaa[rea de Negocios].

2. Haga clic en [].

Asociar Grupos de Especialistas al servicio

1. Desde el panel derecho en la ventana de configuracin del servicio, ubquese sobre la pestaa[Grupos de Especialistas].

2. Haga clic en [].

Paraasociar archivos; establecer responsabilidades de las partes intervinientes,ladisponibilidad yconfiabilidad, loscriterios de rendimiento y seguridad; asignar cargos extra y reportes; ydefinirincentivos y horas aplicados al servicio, realice los mismos pasos correspondientes a la asignacin deestos mismos tems para el SLA, los cuales se encuentran explicados en el respectivo captulo.


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Crear SLA al servicio

Un SLA es un acuerdo entre un proveedor de servicios y su(s) cliente(s). ste es adems documentado,estableciendo unos tiempos de respuesta y solucin para determinado servicio.

1. Dentro de la ventana del servicio al cual desee crear el SLA, dirjase a la pestaa [SLA, OLA yUC].

2. Haga clic derecho sobre el panel central y seleccione Nuevo -> SLA.

3. Enseguida se despliega la ventana de creacin del SLA. Ingrese los datos generales del acuerdo:

Nombre del contrato

Fecha en que inicia el acuerdo

Fecha en la que se vence el contrato

Si desea o no activar la alarma de aviso determinado por el nmero de das antes de lafecha de vencimiento.

Fecha en la cual se establece la revisin de cumplimiento del contrato.

Si desea o no activar la alarma de aviso determinado por el nmero de das antes de lafecha de revisin.

La penalizacin establecida en caso de incumplimiento del contrato (dinero, extensindel contrato, entre otros).

Seleccione el estado (activo / inactivo) del contrato.

Copie una breve descripcin del contrato.


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4. Guarde la informacin ingresada, haciendo clic en .

5. En el panel derecho de la ventana se encuentran nueve diferentes pestaas, donde puedeingresar la informacin complementaria de los datos generales. A continuacin se explica cadauna de ellas:

Configurar mtricas para el SLA

1. Ubquese sobre la pestaa [Mtricas] del panel derecho.

2. Ingrese el tiempo (en minutos) de atencin y solucin para los incidentes.

3. Ingrese el tiempo (en minutos) de atencin y solucin para los problemas.

4. Ingrese el tiempo (en minutos) de solucin para cada etapa de cambios.

Configurar mtricas manuales

1. Una vez guardado el SLA, cierre la ventana y haga clic derecho sobre el registro de ste enla rejilla del panel central de la pestaa [SLA, OLA y UC].

2. Seleccione Editar.

3. Ubquese sobre la pestaa [Mtricas Manuales] del panel derecho de la ventana del SLA enmencin y haga clic derecho.

4. Seleccione Nueva Mtrica.

5. De inmediato se despliega una pequea ventana, donde debe ingresar el nombre de lamtrica, lmite mximo o mnimo de sta y su respectiva descripcin.

6. Para establecer los tiempos de la mtrica, dirjase a la pestaa [Programacin].

7. Ingrese la fecha en la que entra en vigencia la mtrica, la fecha en la que se vence, el tipode programacin (diario, semanal, mensual) y la hora en la que se debe ejecutar. Adems,seleccione si desea programar la tarea cada Xnmero de meses, el da Xde cada mes determinado da de la semana en el mes.



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Adjuntar archivos al SLA

1. Si desea adjuntar el acuerdo, u otros documentos o archivos, ubquese sobre la pestaa[Archivos] del panel derecho.

2. Presione [Asociar archivo].

3. En el campo Texto presione el botn [] y ubique el archivo a adjuntar.

4. Presione el icono .

5. Si desea eliminar un archivo adjunto, seleccinelo y haga clic en [Desasociar>>].

Asociar contratos al SLA

1. Si desea asociar un contrato al SLA, ubquese sobre la pestaa [Contratos] del panel

derecho.

2. Presione [].

Registrar informacin adicional y cambios al SLA

Si necesita ingresar informacin adicional que no est establecida dentro de los datos generales o elcontrato de niveles de servicio, es posible hacerlo de la siguiente manera:

1. Ubquese sobre la pestaa [Informacin y Cambios] del panel derecho.

2. En el recuadro superior ingrese la informacin adicional que desee.

3. En el recuadro inferior ingrese la informacin referente a los cambios realizados al SLA.

Registrar las partes participantes y las responsabilidades de las mismas

1. Ubquese sobre la pestaa [Partes y Responsabilidades] del panel derecho.

2. En el recuadro superior ingrese el nombre de las partes que intervienen en el contrato.

Nota: Esta funcionalidad aplica nicamente cuando adems de Aranda SERVICE DESK,tambin se tiene instalada Aranda CMDB Enterprise.


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3. En el recuadro medio ingrese las responsabilidades o deberes a los que se compromete elproveedor del servicio.

4. En el recuadro inferior ingrese las responsabilidades o deberes a los que se compromete elcliente para que el servicio sea prestado.

Establecer la disponibilidad y confiabilidad del servicio

1. Ubquese sobre la pestaa [Disponibilidad y Confiabilidad] del panel derecho.

2. En el recuadro superior ingrese la informacin de la disponibilidad real del servicio. Dichainformacin se ver reflejada en la gestin de niveles de servicio. Por ejemplo: Ladisponibilidad del servicio de instalacin de software es del 90%, en tanto que elresponsable de ste sale a vacaciones y no hay personal que lo reemplace.

3. En el recuadro inferior ingrese la informacin referente a la confiabilidad del servicio, es

decir, la capacidad del servicio para cumplir con la funcin requerida, bajo las condicionesplanteadas por el periodo de tiempo definido. Por ejemplo, el servicio de instalacin desoftware tiene una confiabilidad del 80% en tanto que parte del material de instalacin (losCDs) pueden tener fallas, estar rayados, entre otros imprevistos.

Establecer el flujo de trabajo y seguridad

1. Ubquese sobre la pestaa [Capacidad de Procesamiento y Seguridad] del panel derecho.

2. En el recuadro superior ingrese la informacin referente al volumen de trabajo que se lleva

a cabo en la prestacin de los servicios y los parmetros de prestacin de los mismos.

Por ejemplo, si dos o ms usuarios estn solicitando el mismo servicio, el SLA debecontarse por el doble de tiempo, debido a que es un solo especialista el responsable delservicio. Otro ejemplo es registrar que no ms de dos usuarios en un da pueden solicitar elmismo servicio.

3. En el recuadro inferior ingrese las clusulas de seguridad que garantizan que el servicioser prestado de una forma adecuada, a los usuarios apropiados.

Definir cargos y reportes

1. Ubquese sobre la pestaa [Cargos y Reportes] del panel derecho.

2. En el recuadro superior inscriba los cargos a la factura o a la cuenta de cobro. Por ejemplo,Soporte en horas nocturnas extra, U$ 25 por hora.


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3. En el recuadro inferior ingrese la informacin de los reportes generados en la prestacindel servicio y/o cumplimiento del SLA.

Registrar incentivos y horas en la prestacin del servicio

1. Dirjase a la pestaa [Incentivos y Horas (Servicio y Soporte)] del panel derecho.

2. En el recuadro superior ingrese el incentivo que considere. Por ejemplo: Si el servicio esprestado dentro del 20% menos de las mtricas acordadas, se concede un bono alresponsable del servicio.

3. En el recuadro del medio ingrese las horas de servicio prestadas, para el cumplimiento delincentivo.

4. En el recuadro inferior ingrese las horas de soporte que son necesarias para el incentivo.

Establecer mtricas por Grupo Cliente

1. Dirjase a la pestaa [Mtricas x Grupo cliente], ubicada en la parte superior de laventana de configuracin del SLA.

2. En el panel lateral izquierdo seleccione el grupo al cual vaya a asignar las mtricas.

3. En el panel central configure el tiempo (en minutos) de atencin y solucin de incidentes yel de los problemas.

4. Ingrese el tiempo (en minutos) de atencin para cada etapa de cambios.

Asociar usuarios al Grupo cliente

1. Dirjase a la pestaa [Usuarios x Grupo cliente], ubicada en la parte superior de laventana de configuracin del SLA.

2. En el panel lateral izquierdo seleccione el grupo al cual vaya a asignar usuarios.

3. Presione el botn [].


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Asociar compaas al grupo cliente

1. Dirjase a la pestaa [Compaas x Grupo cliente], ubicada en la parte superior de laventana de configuracin del SLA.

2. En el panel lateral izquierdo seleccione el grupo al cual vaya a asignar la(s) compaa(s).

3. Presione el botn [].

Para guardar la configuracin del SLA, haga clic en .

Mdulo de mantenimientos

Crear una orden de Mantenimiento

1. Dirjase a la opcin Elemento de Configuracin del panel izquierdo de la consola.

2. En la rejilla principal, ubquese sobre el CI al cual desea crearle la orden de mantenimiento yhaga clic derecho. All aparece el siguiente men, en el que deber seleccionar la opcinCrear Mantenimiento.

Nota: Tenga en cuenta que slo es posible crear una orden de mantenimiento cuando seselecciona un CI, que a su vez debe tener al menos un componente seleccionado.


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Enseguida aparece un asistente que le guiar en el proceso de creacin de la orden demantenimiento. Haga clic en [Siguiente].

Paso 1.

Ingrese la informacin de configuracin general con los siguientes datos:

Presione [Siguiente].

Paso 2.

Seleccin detalles de la ejecucin de la orden

Orden No. El sistema ingresa el nmero de la orden de mantenimiento de acuerdo conel registro de la base de datos.

Tipo Ingrese la clase de mantenimiento. Es decir, si es preventivo (antes de undao) o si es correctivo (cuando se presenta el dao), entre otros.

Prioridad Escoja la urgencia en la atencin de la orden (Crtica, Alta, Media y Baja).

Fecha de Inicio Ingrese la fecha en la cual se crea la solicitud.

Fecha Final Ingrese una fecha tentativa en la cual se da por terminada la orden.

Solicitado Por Ingrese el nombre del usuario que solicita la orden.

Asignado a Nombre del responsable para atender la orden.

Descripcin Ingrese los detalles de la solicitud del mantenimiento. Por ejemplo, qudao tiene, qu componente se debe cambiar, etc.


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Visualice de manera previa los detalles de la orden

En este paso, previo a la generacin de la orden, se muestra la informacin anteriormenteingresada. Esto con el fin de verificar que los datos registrados sean correctos. De ser as,para generar la orden pulse [Finalizar], de lo contrario pulse [


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3. Para programar el mantenimiento debe adicionar los ltimos tres datos de la anterior tabla,

pulsando . Inmediatamente, en la rejilla de la derecha se muestra la informaciningresada.

4. Si desea programar ms fe

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