APSKAITOS DOKUMENTAI:PIRMINIŲ DUOMENŲ PARUOŠIMAS IR

PATEIKIMAS BUHALTERIJAI

VU SA narių mokymai 2012 m. birželio 22 d.

Mokymus parengė ir veda VU SA vyr. buhalterė Renata Lapackaitė

Svarbu...

Buhalteris - ne visažinis, todėl apie tai, kas vyksta organizacijoje, sužino tik gavęs įvykius liudijančius buhalterinius dokumentus.

Tam, kad duomenys būtų teisingi, atskaitingi asmenys turi suprasti kokia kiekvieno dokumento paskirtis ir reikšmė.

Atsakomybė

Pagal LR Buhalterinės apskaitos įstatymą

Vadovas atsako už apskaitos organizavimą ir apskaitos dokumentų išsaugojimą;Vyr. buhalteris (buhalteris) atsako už buhalterinių įrašų teisingumą;Už apskaitos dokumentų surašymą laiku ir teisingai, už juose esančių duomenų tikrumą ir ūkinių operacijų teisėtumą atsako apskaitos dokumentus surašę ir pasirašę asmenys.

PIRMINIAI DOKUMENTAI

Prekių (paslaugų) įsigijimą liudija:

(PVM) Sąskaita faktūraPrekių (paslaugų) pirkimo kvitasKuro pirkimo kvitasKelionės bilietasPriėmimo perdavimo aktas pagal sutartį

Pinigų išmokėjimą ar gavimą įrodo:

Kasos pajamų orderisKasos išlaidų orderisPinigų priėmimo kvitasPinigų išdavimo kvitasKasos aparato čekisMokėjimo pavedimas

Kiekviena veikla, susijusi su piniginėmis operacijomis, daiktų ar teisių perleidimų, įsigijimu, paslaugų gavimu ar

suteikimu turi būti tinkamai įforminta dokumentais

Kas – kada? (1)(PVM) Sąskaita faktūra – visada perkant iš įmonės bet kokias prekes ar paslaugas

Prekių (paslaugų) pirkimo kvitas – dažnai perkant iš verslo liudijimą turinčių asmenų

Kuro pirkimo kvitas – tik perkant kurą

Kelionės bilietas – tik važiuojant autobusais ar traukiniu, nors rekomenduojama imti faktūrą.

Priėmimo perdavimo aktas pagal sutartį – visada prie sutarties, kai atliekami įsipareigojimai (prekes, paslaugos, parama

Kas – kada? (2)Kasos pajamų orderis – gaunamas iš tiekėjo, atsiskaitant su juo grynaisiais, kai tiekėjas neturi kasos aparatoKasos išlaidų orderis – NIEKADAPinigų priėmimo kvitas:A) gaunamas iš tiekėjo, atsiskaitant su tiekėju grynaisiais, kai tiekėjas neturi kasos aparato, ir nėra pašonėj kasininkoB) Jei patys iš kažko paimat pinigusPinigų išdavimo kvitas – Jei pinigus gaunantis asmuo neturi KPO ar PPK, tada mokėtojas išrašo šį dokumentąKasos aparato čekis – visada atsiskaitant grynaisiais ar korteleMokėjimo pavedimas - galima visada, jei tik tai tinka tiekėjui

BILIETAIBilietas yra kartu ir paslaugos įsigijimą ir

apmokėjimą liudijantis dokumentas.

bilietų išdavimo tvarka:Bilietai visiems vienodi, tik skirtingų nominalų Ne vėliau kaip prieš 2 savaites iki bilietų pardavimų pradžios reikia iš vyr.buhalterės pasiimti reikalingą skaičių tam tikrų nominalų bilietų.Jei dalyvių skaičius planuojamas didesnis nei 1000 asmenų, rekomenduojama bilietus platinti per bilietų platinimo organizacijas

VU SA rekvizitaiVilniaus universiteto Studentų atstovybė

Įmonės kodas: 193077294PVM kodas: ne PVM

mokėtojasAdresas: Universiteto g. 3,

Vilnius

ANTRINIAI DOKUMENTAI

VU SA buhalterijai yra teikiami šie antriniai dokumentai:

Avanso apyskaitosKelionės lapaiDalyvių sąrašaiBilietų panaudojimo ataskaitos

Kam viso to reikia

Kodėl negalima dokumentų atnešti po

mėnesio ar dviejų?

3 dienos prieš – 10 dienų po

Kam reikalinga avanso apyskaita ?

Avanso apyskaita – kas tai?

Asmens skolos raštelis, kuriame atsispindi jo išleisti pinigai, gauti pinigai bei skolos organizacijai arba organizacijos skolos asmeniui dydis.

Nepildoma dokumentams, kurie apmokami pavedimu

Avanso apyskaita (1)

Jei pirkote prekes/paslaugas atsiskaitydami įstaigos grynaisiais ar savo asmeniniais grynaisiais ir/arba kortele būtina užpildyti avanso apyskaitą.

Apyskaita pildoma tik to asmens,

kuris yra paskirtas kaip atsakingas už padalinio pirkimus

Avanso apyskaita (2)VIRŠUTINĖ DALIS-REKVIZITAI

Pasirenkam VU SA padalinį fakultete

Įrašom savo Vardą, Pavardę

RENLAP-01

Avanso apyskaitų numeracija – pirmos trys vardo ir trys pavardės raidės bei iš eilės einantis numeris pradedant vienetu. (PVZ .,Renata Lapackaitė rašys RENLAP-01)

Avanso apyskaita pildoma kas mėnesį (jei vyko pirkimai), apyskaitos data –vėliausio dokumento data arba paskutinė mėnesio, kurio pirkimų sąskaitas registruojate, diena.

2012 m. birželio 22 d.

Finansinių mokymų išlaidos

Jei per mėnesį patirtos išlaidos yra skirtingų paskirčių, kiekvienai

atskirai pildomos avanso apyskaitos.

Avanso apyskaita (3)VIDURINIOJI DALIS - PINIGAI

Šią dalį pildo programa automatiškai pagal numatytas formules.

Pirmoje apyskaitoje likučių pradžiai nebus.

Antroje ir vėlesnėse apyskaitoje įrašysite likutį iš pirmosios (anksčiau buvusios) apyskaitos liekanos arba antišlaidžių eilutės mėnesio pabaigoje.

Jei per laikotarpį, už kurį pildoma apyskaita, gavote pinigų iš buhalterijos (grynais ar pavedimu) – duomenys surašomi “Gauta”.

Jei per laikotarpį, už kurį pildoma apyskaita, grąžinote į kasą ar banką pinigus (grynais ar pavedimu) – duomenys surašomi “Grąžinta”.

Pildomi tik geltoni langeliai

Visi kiti laukeliai užsipildo

automatiškai.

Avanso apyskaita (4)APATINĖ DALIS - DUOMENYS

Pildomi tik geltoni langeliai Duomenys avanso apyskaitoje ir pirkimo bei apmokėjimo dokumentuose turi sutapti.Privalu pasirašyti po avanso apyskaita- be parašo ji nebus įtraukta į apskaitą.

Avanso apyskaita (5)DAŽNIAUSIOS KLAIDOS AVANSO APYSKAITOSE

Ne retai numeracija dubliuojama, arba eina ne pagal datą eilės tvarka ;Retai į vieno mėnesio apyskaitą sukraunama poros mėnesių dokumentai;Pakankamai dažnai nepasirašoma ant sąskaitų faktūrų;Nerašoma apie gautus pinigus iš anksto;Retai, bet pasitaiko, kad įrašoma daugiau dokumentų, negu pristatoma į buhalteriją (todėl atiduodami pasitikrinkit ir susekit visus dokumentus);Pasitaiko atvejų, kai pildant apyskaitą yra nutrinama formulė, kur rašoma apyskaitos suma žodžiais ir paliekama tuščias laukelis;Pasitaiko, kad parašomas tik dokumento numeris, už kurį sumokėta, bet neparašoma įmonė iš ko pirkta;Vis rečiau reikia priminti, pasirašyti apyskaitos apačioje.

Kam reikalinga bilietų ataskaita ?

Bilietų panaudojimo ataskaita

Kam reikia pasirašyti sutartį ir ar tikrai jos reikia

?

Sutartys

PanaudosNuomosPirkimo-

pardavimoBendradarbiavim

oPaslaugų pirkimoReklamos teikimo

DalyvavimoFinansavimoParamosAutorinėsSavanoriško

darboDarboKitos

VU SA naudojamos sutarčių rūšys

Sutartys (Dažniausiai daromos klaidos)

Susitarus dėl paramos vėliau išrašoma sąskaita faktūra. Paramai įforminti reikia ne sąskaitos faktūros, o priėmimo - perdavimo akto (daiktams ar paslaugoms perduoti).Jei įmonė prašo sąskaitos faktūros reikia pasitikslinti ar jie teikia paramą ar tiesiog perka reklamos paslaugas.

Sudaroma autorinė sutartis, kurioje numatoma, kad atlikėjams yra numatyta tam tikras kiekis alkoholinių gėrimų nemokamai.Galima numatyti, kad už atlikimą bus duodami nemokamai gėrimų (bet jokiu būdu nenurodyti rūšies)Susitariant su atlikėjais dėl “nemokamo” atlikimo, būtina įforminti neatlygintino atlikimo sutartį. Negali nebūti jokios sutarties, jei plakatuose šmėžuoja atlikėjų pavadinimai.

Surašant sutartis įdedamas padalinio logotipas, arba sutartį pasirašo padalinio asmuo.Rengiant sutartis naudojamas tik VU SA logotipas ; sutartis pasirašyti gali TIK prezidentas. Sutarys su padalinio rekvizitais, neteisingu organizacijos adresu ar pirmininko parašu juridiškai NEGALIOJA.

Kam reikalingi kelionės lapai?

Kelionės lapaiKiekvienas padalinys

turi susirasti panaudai po vieną automobilį vienai kuro rūšiai;

Ant autobusiuko pildoma tik tas kuras, kuris į jį piltas faktiškai;

Viename kelionės lape negali būti skirtingų kuro rūšių;

Dažnai daroma klaida- įtraukiama kaina iki nuolaidos pritaikymo.

Vilniaus universiteto studentų atstovybė, 193077294

DEGALŲ SUNAUDOJIMO-NURAŠYMO LAPAS

2010 m. rugsėjo mėn.

Automobilis Rover 420Si (DRP 042) KurasBenzinas 95 Norma 9,31

               

Kalendor.

Kelionės aprašymas

nuvažiuota km.

mėnesio miesto už miesto

diena (-os) sąlygomis ribų

       

       

       

       

       

       

Iš viso: 0 0

Degalų likutis kelionės pradž.:   70,00

Įpilta per kelionę       litr. sumoje:   Lt.

Degalų sąnaudos pagal nustatytas normas 0,00 litr. sumoje:   Lt.

Degalų likutis kelionės pabaig. :   70,00

Iš viso nuvažiuota 0 km.

Atsakingas asmuo:      

( vardas , pavardė ) ( parašas )

Tvirtinu: Prezidentas Arminas Varanauskas    

Kam reikalingi dalyvių sąrašai?

Dalyvių sąrašai

Pildoma, kai dalyviai žinomi, planuojami iš anksto, arba reikalingas rašytinis dalyvių sąrašas

Pildoma, kai dalyviai yra nežinomi iš anksto (dažniausiai naudojama kai vyksta VU SA F gimtadieniai ir kitos nedidelės šventės)

Kaip elgtis kokiu atveju:Kai perkama su išankstiniu apmokėjimuKai perkama atsiskaitant po faktoKai perkama atsiskaitant korteleKai perkama atsiskaitant grynaisKai parduodami bilietai (užsakymas, pardavimas, grąžinimas)Kai perkamas kurasKai atsiskaitoma su atlikėjais/ autoriais

BIUDŽETO PLANAVIMASBiudžetą planuotis būtina!Planuojant renginį reikia atsižvelgiant į ankstesnių

metų statistiką (žmonių skaičių, išlaidas) ir mokytis iš klaidų. (Jei renginyje parduota buvo 30 proc. išankstinių ir 70 proc. renginio dieną bilietų, tai ir šiemet proporcijas išlaikome).

Kiekvienas renginys susideda iš kintamų ir pastovių išlaidų. Pastovios išlaidos skaičiuojamos proporcingai bilietų pajamoms (6 proc. LATGA-A; 21 proc. PVM rezervas)

Planuodami renginį turit galvoti nors apie minimalų PELNĄ.

HTTP://PUB.VUSA.LT/FINANSAI/

Visus buhalterinius šablonus ir mokymų medžiagą rasite adresu:

PIETŲ PERTAUKA (1 VAL.)Tai buvo pirma mokymų dalis