Apresentação gestão documental para os dirigentes
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João Pessoa, 19 de junho de 2008
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Maria das Graças PereiraMaria das Graças Pereira
Ana Flávia FonsecaAna Flávia Fonseca
Bernardina Freire Bernardina Freire
Laudereida Marques MoraisLaudereida Marques Morais
Execução e participação
Todos os colaboradores do NDA
![Page 4: Apresentação gestão documental para os dirigentes](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022052411/5570b446d8b42a4f6e8b488b/html5/thumbnails/4.jpg)
Lei 8.159 – Lei 8.159 – 08/01/199108/01/1991
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Política de gestão Política de gestão documentaldocumental
Legislação e Regulamentação
Legislação nacional
Legislação nacional
Legislação e Regulamentação
Recursos
HumanosMateriais
FinanceirosGestão Documental
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Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.
(Art.3 – Lei 8.159)
GESTÃO DOCUMENTAL
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GESTÃO DOCUMENTAL
VANTAGENS
ECONOMIA
RACIONALIZAÇÃO DE GUARDA
PRESERVAÇÃO DE ACERVOS DOCUMENTAIS DE VALOR PERMANTE
ECONOMIA
RACIONALIZAÇÃO DE GUARDA
PRESERVAÇÃO DE ACERVOS DOCUMENTAIS DE VALOR PERMANTE
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Gestão Documental Lei
Nº 8.159
Arquivo Corrente
Arquivo Intermedi
ário
Diagnóstico
Produção
Tramitação
Uso
Avaliação
Arquivamento
Análise quantitativa
Análise qualitativa
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VALORESDOS
DOCUMENTOS
SECUNDÁRIO
PRIMÁRIO
ADMINISTRATIVOAtividade fimAtividade Meio(Razão de existir do documento)
ADMINISTRATIVOAtividade fimAtividade Meio(Razão de existir do documento)
JURÍDICO LEGALPrazos de prescrição
JURÍDICO LEGALPrazos de prescrição
FISCALPrazos previstos pelos órgãos fiscalizadores
FISCALPrazos previstos pelos órgãos fiscalizadores
OPERACIONALPeríodo em que as de documentos são utilizadas na consecução dos projetos
OPERACIONALPeríodo em que as de documentos são utilizadas na consecução dos projetos
HISTÓRICO/PROBATÓRIOOrigem OrganizaçãoReformasFuncionamentoDesempenhoEvolução
Instituição
HISTÓRICO/PROBATÓRIOOrigem OrganizaçãoReformasFuncionamentoDesempenhoEvolução
Instituição
HISTÓRICO INFORMATIVO Sobre:PessoalFatosReconstituição históricaPlanejamentoPesquisa
HISTÓRICO INFORMATIVO Sobre:PessoalFatosReconstituição históricaPlanejamentoPesquisa
HISTÓRICO/INTRÍNSECOGuarda Permanente dos Documentos
Personalidades e Fatos marcantes
HISTÓRICO/INTRÍNSECOGuarda Permanente dos Documentos
Personalidades e Fatos marcantes
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QUADRO COMPARATIVO
CATEGORIAS DE SIGILO PRAZOS DE CLASSIFICAÇÃO PRAZOS DE CLASSIFICAÇÃO
Decreto 2134 Decreto 455324/ 01/ 1997 27/ 12/ 2002
vigente a partir de 14/02/2003
ultra-secreto até 30 anos (renovável por mais 30 anos)
até 50 anos (renovável indefinidamente)
secreto até 20 anos até 30 anos
confidencial até 10 anos até 20 anos
reservado até 5 anos até 10 anos
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•Diagnosticar;
•Levantar a massa documental;
•Capacitar a equipe;
•Analisar e avaliar a documentação;
•Estabelecer e executar ação conservacionista;
•Elaborar TTD – Resolução 14 ( CONARQ);
•Estabelecer política de transferência e recolhimento;
•Elaborar PCD;
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•Selecionar e preparar documentos para microfilmagens e/ou digitalizações;
•Elaborar layout;
•Promover a institucionalização do sistema de arquivo;
•Acondicionar e armazenar a documentação nos depósitos;
•Elaborar instrumentos de pesquisa;
•Elaborar manual de procedimentos;
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SITUAÇÕES QUE EVIDENCIAM A SITUAÇÕES QUE EVIDENCIAM A NECESSIDADE DE PLANEJAMENTONECESSIDADE DE PLANEJAMENTO
PLANEJAMENTO PROGRAMAÇÃO
PROSPECÇÃO/DIAGNÓSTICO
MONITORAMENTO
AVALIAÇÃO
DESAFIO
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CICLO DO PLANEJAMENTO
1 DIAGNÓSTICO
2 ELABORAÇÃO DO PROJETO
3 EXECUÇÃO
4 CONTROLE
5 AVALIAÇÃO
6 REPLANEJAMENTO
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ELEMENTOS PARA ELABORAÇÃO DO PROJETO DE ARQUIVO
Conhecimento da estrutura, alterações, objetivos e funcionamento da Instituição geradora e receptora de documentos, além de profundo levantamento da massa documental existente.
LEVANTAMENTODE DADOS
Obtenção do diagnóstico da
situação atual, para formulação e proposta de alterações e
medidas a serem adotadas.ANÁLISE DOS DADOS
COLETADOS
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PLANEJAMENTO
A elaboração do plano
arquivístico considera
prioritariamente as
DISPOSIÇÕES LEGAIS e as
NECESSIDADES DA
INSTITUIÇÃO
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ELEMENTOS DO PLANEJAMENTO
• Posição do arquivo na estrutura da instituição
• Coordenação dos serviços de arquivo: centralizado ou descentralizado
• Recursos humanos;• Normas de funcionamento;• Recursos financeiros;• Instalações e equipamentos;
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IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO
Sensibilizar todos os níveis da instituição
Capacitar todoo pessoalque trabalha comdocumentos
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A secretária(o) é o responsável pelo arquivo e pelo suprimento informacional de cada unidade
As atividades de arquivo sãodesempenhadas por terceiros, ou seja,ninguém da instituição é responsávelpor elas.
Média de Arquivamento/dia
60 a 100
60 a 100
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IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO
Testar as normas e rotinas
Elaborar Manual deArquivo onde estejamregistrados procedi –mentos e instruçõesadotados
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Junho a Outubro/2008Junho a Outubro/2008
![Page 23: Apresentação gestão documental para os dirigentes](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022052411/5570b446d8b42a4f6e8b488b/html5/thumbnails/23.jpg)
![Page 24: Apresentação gestão documental para os dirigentes](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022052411/5570b446d8b42a4f6e8b488b/html5/thumbnails/24.jpg)
•Diagnóstico: NDA;
•Levantamento da massa documental;
•Capacitação da equipe;
•Análise e avaliação;
•Política conservacionista;
•Política de transferência e recolhimento;
![Page 25: Apresentação gestão documental para os dirigentes](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022052411/5570b446d8b42a4f6e8b488b/html5/thumbnails/25.jpg)
•Plano de arranjo;
•Layout;
•Institucionalização do sistema;
•Acondicionamento e armazenagem da documentação;
![Page 26: Apresentação gestão documental para os dirigentes](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022052411/5570b446d8b42a4f6e8b488b/html5/thumbnails/26.jpg)
Fluxograma Documental – que consiste na elaboração oficial do tramite interno da documentação;
Revisão Total da Organização da Documentação; Padronização da Documentação; Política de Recolhimento da Documentação; Fichamento das Séries Documentais; Elaboração do Manual de Serviço; Elaboração do Plano de Classificação e da Tabela
de temporalidade Documental;
![Page 27: Apresentação gestão documental para os dirigentes](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022052411/5570b446d8b42a4f6e8b488b/html5/thumbnails/27.jpg)
Conclusão de colocação das etiquetas nas caixas;
Conclusão dos Instrumentos de pesquisas; Elaboração da listagem, ata, termo e
publicação do material a ser eliminado; Notação documental; Capacitação do pessoal da Casa; Automação e digitalização dos Arquivos.
![Page 28: Apresentação gestão documental para os dirigentes](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022052411/5570b446d8b42a4f6e8b488b/html5/thumbnails/28.jpg)
![Page 29: Apresentação gestão documental para os dirigentes](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022052411/5570b446d8b42a4f6e8b488b/html5/thumbnails/29.jpg)
(L. White)
“ “ Os arquivos não são, de maneira Os arquivos não são, de maneira alguma, cemitérios de documentos alguma, cemitérios de documentos velhos e esquecidos. A qualidade velhos e esquecidos. A qualidade essencial dos arquivos está em essencial dos arquivos está em
registrarem, não somente as registrarem, não somente as realizações, mas também os realizações, mas também os processos pelos quais foram processos pelos quais foram
efetuados.” efetuados.”
![Page 30: Apresentação gestão documental para os dirigentes](https://reader033.fdocument.pub/reader033/viewer/2022052411/5570b446d8b42a4f6e8b488b/html5/thumbnails/30.jpg)
Dr. José Loureiro Lopes;Dr. José Loureiro Lopes;
Dr. Paulo Trindade Padilha;Dr. Paulo Trindade Padilha;
Dra. Ana Flávia Fonseca;Dra. Ana Flávia Fonseca;
Prof. BarretoProf. Barreto
E a todos e todas que E a todos e todas que colaborarem com esta iniciativacolaborarem com esta iniciativa