Apresentação Gerenciamento de Projetos SCCP Abril 2014
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Caminhos para fazer com que as coisas aconteçam
na hora certa, no custo combinado e da maneira acordada
Gerenciamento de Projetos
Encontro de Compartilhamento de Conhecimento
01/Abr/2014
Alessandro Gonçalves
TI SCCP
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Atualmente na TI e no clube
• Temos em fase de levantamentos ou em implantação:• Nova estrutura de rede da Secretaria• Um novo sistema de backup• Virtualização de servidores• Reestruturação do Data Center• Melhorias no processo de Segurança da Informação
• No Clube:• Construção no novo CT da base• Reforma da academia
• Entre diversos outros projetos
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O problema
Imagina no Brasil!
• A maioria dos projetos no mundo:• não é terminada no prazo• ultrapassa os custos estimados• nem sempre atende ao que foi realmente solicitado
Imagina na
Copa...• Segundo o Standish Group International:
• 31% de todos os projetos são cancelados antes do término• 88% dos projetos ultrapassam seu prazo, orçamento, ou ambos• Os projetos ultrapassam, em média 189% dos custos estimados• Os projetos ultrapassam, em média 222% do prazo estimado
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E por aqui?
• Temos problemas parecidos?• Conseguimos acompanhar adequadamente cada
projeto?• Usamos as ferramentas e técnicas adequadas, com
conhecimentos específicos sobre projetos, para aumentar as chances de sucesso?
• Se há uma forma melhor de fazer, por que não usar?
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Por que isso acontece?• Não aprendemos a planejar (não aprenda apenas o que ensinam na escola!)
• É necessário planejar bem e executar bem
• Será que estamos sempre preparados para mudanças de planos?
• Os objetivos foram realmente bem definidos?
• Temos e usamos os conhecimentos e técnicas adequadas?
• Controlamos e monitoramos adequadamente todos os projetos?
• Priorizamos adequadamente? (Todos têm mais projetos do que tempo)
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Por que isso acontece?• Além disso, várias vezes:• Há vários responsáveis pelo projeto• A comunicação é inadequada• Riscos não são previstos
Para que as coisas funcionem bem:
TUDO TEM QUE TER UM RESPONSÁVEL!
Comunicação inadequada é um dos maiores problemas em
qualquer empresa.(ou em qualquer lugar do
mundo)
Pouca gente gerencia riscos.Todo mundo corre riscos!
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Projetos• O que são?
De uma maneira genérica:
Algo que tenha uma data para começar e para terminar e que gere um produto ou serviço único.
A reforma da academia
Um evento no salão de festas
A reforma da academia
A instalação de telefonia IP
A atualização do Mega
Um jogo de futebol (o evento)
Criação de uma área de análise no futebol de base
Implantação do Service Desk
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E dá para melhorar tudo isso?
“Caminho mais rápido, mais fácil e mais barato para se atingir o objetivo”
• Sim, e muito! Através do Gerenciamento de Projetos.
Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a
execução de projetos de forma efetiva e eficaz.
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Gerenciamento de Projetos
• Existem caminhos já estudados e testados por organizações do mundo todo, de qualquer porte.
• Mas não há um caminho único e ideal para todas as empresas, uma receita infalível. O que há é um conjunto de práticas recomendadas que aumentam consideravelmente as chances de sucesso.
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PMBoK (Guia de boas práticas)PMI (Instituto responsável)
• Conjunto de conhecimentos, boas práticas, formando a base do gerenciamento de projetos.
• É um guia que sugere processos bem definidos, que se relacionam.
• Elaborado pelo PMI (Project Management Institute), reconhecido no mundo todo e aplicável em organizações e projetos de qualquer tamanho. (O churrasco do final de semana pode ser um projeto).
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Como são gerenciados os projetos
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Os processos do Gerenciamento de Projetos
• Veja que o planejamento vai até perto do fim, e que projeto tem que ‘começar’ e ‘ser encerrado’. Parece óbvio, mas nem sempre acontece.
• Tem mais coisas no encerramento de um projeto além da simples entrega. Mesmo projetos em que o produto ou serviço não são entregues, precisam ser encerrados. Aprendemos com isso. Algumas atividades do gerenciamento visam gerar conhecimento para projetos futuros ou para outras equipes.
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Exemplo de metodologia baseada no PMBoK
• É uma sequência, com os processos bem definidos, contendo entradas, ferramentas, técnicas e saídas.
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As áreas de conhecimento
• Existem áreas de conhecimento distintas, cada uma com o seu próprio plano.
• Cada projeto, dependendo da sua complexidade, exige mais ou menos documentos, técnicas, etc, porém por menor que seja o projeto, alguns passos devem ser sempre seguidos.
Integração
Escopo Tem
po
Custos
Qualidade
Recursos
Humanos
Comunicaçã
o
Riscos
Aquisições
Partes Interessadas
PMBoK (PMI)
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A qualidade de um projeto
• É necessário buscar o equilíbrio entre o escopo, custo e tempo. A qualidade é afetada quando se altera um dos três, porém é preciso ter em mente que o escopo é fundamental!
• Garantir que teremos o resultado esperado, com a menor quantidade de trabalho e de dinheiro possível.
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Riscos
• Custa muito caro não gerenciar riscos!
• Risco é algo inevitável. Se você não quer correr riscos em projetos, não faça projetos.
• Agora, se vai acontecer, gerencie, pense em respostas antes que aconteçam.
• Mas perca tempo apenas com o que realmente vale a pena, com o que impacta de verdade.
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Riscos
Custa muito caro não gerenciar
riscos!Riscos podem ser:-Mitigados-Aceitos
-Transferidos-Eliminados
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Gerenciamento de Projetos
Integração
Escopo Tem
po
Custos
Qualidade
Recursos
Humanos
Comunicaçã
o
Riscos
Aquisições
Partes Interessadas
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Mapa de processos mais simples
• Baseado no PDCA, amplamente utilizado e base de tudo:• Planejar (Plan)• Executar (Do)• Verificar (Check)• Agir (Act)
• PDCA é um método interativo para controle e melhoria contínua.
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Termo de Abertura de Projeto (TAP)Exemplos
Trechos do documento
É importante acordar e especificar claramente o
que vai ser feito.
E o que não vai ser feito!
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Teoria de Jack• Divida sempre um grande trabalho em pequenas partes• Assim você pode dividir as atividades
(entre pessoas ou entre o seu tempo)
• É simples, mas precisa pensar diferente, sempre!
![Page 22: Apresentação Gerenciamento de Projetos SCCP Abril 2014](https://reader038.fdocument.pub/reader038/viewer/2022102507/55b8aed2bb61ebef488b47db/html5/thumbnails/22.jpg)
Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS)Dividindo em pequenas partes
• Uma boa EAP faz com que um projeto, mesmo que complexo, seja facilmente gerenciável.
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Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS)Dividindo em pequenas partes
Trecho do documento
...
Computadores Mesas
Comprar
Montar
• Chegar em um nível em que seja possível determinar:• Quem é o responsável• Quanto vai custar• Quanto tempo irá demorar• Quais são os riscos (e as respostas a eles)
Isso representa um ‘Pacote de Trabalho’, que pode ser cobrado, acompanhado, gerenciado.
• IMPORTANTE!
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CronogramaExemplos
• Há atividades que dependem de outras. (não se pode instalar os computadores se as tomadas não forem instaladas, por exemplo)
• Atenção sempre ao Caminho Crítico, atividades que se atrasadas, impactam no prazo de entrega do projeto.
• Nem todas as atividades estão no caminho crítico.
• As que estão merecem atenção total.
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A questão não é apenas técnica
Habilidades Técnicas
Habilidades Sociais
• Gerenciar máquina, gerenciar equipamento, construir documentos, é fácil...
...agora, gerenciar pessoas, dores,
felicidades, tristezas e anseios...
• É necessário estudar aspectos técnicos, mas é obrigatório estudar aspectos humanos. Aprender sobre comportamento às vezes vale mais, aprender sobre resolução de conflitos às vezes vale mais.
![Page 26: Apresentação Gerenciamento de Projetos SCCP Abril 2014](https://reader038.fdocument.pub/reader038/viewer/2022102507/55b8aed2bb61ebef488b47db/html5/thumbnails/26.jpg)
Para pensar• Gerente de Projetos não é bombeiro! Deve evitar problemas.
• Todas as empresas têm projetos.
• O objetivo é minimizar a chance de problemas, se você tem um pensamento organizado, estruturado, encaixado, a chance de sucesso aumenta muito! • O trabalho é menor• O custo é menor• O resultado é melhor
• Gerenciar crise custa caro!
• Custa muito apagar um incêndio por dia.
“O executivo brasileiro nunca tem tempo para planejar, mas ele sempre tem dinheiro para refazer” (Ricardo Vargas)
![Page 27: Apresentação Gerenciamento de Projetos SCCP Abril 2014](https://reader038.fdocument.pub/reader038/viewer/2022102507/55b8aed2bb61ebef488b47db/html5/thumbnails/27.jpg)
Por que é importante?• Para o clube
• Porque realizamos mais e em menos tempo, custando menos e fazendo o que realmente deve ser feito.
• Porque aumenta a previsibilidade e melhora resultados.
• Para vocês (nós)• Porque o mercado valoriza, paga bem para quem faz o que
realmente deve ser feito, com bons processos e bons resultados.
• Porque muita gente precisa de pessoas que resolvam problemas, e irão valorizar isso.
• Porque o Brasil precisa de pessoas que saibam planejar e que produzam com rapidez e qualidade.
![Page 28: Apresentação Gerenciamento de Projetos SCCP Abril 2014](https://reader038.fdocument.pub/reader038/viewer/2022102507/55b8aed2bb61ebef488b47db/html5/thumbnails/28.jpg)
Por que é importante?• Porque atitude, visão com ação, determina quem tem sucesso e
quem fica no mesmo lugar.
![Page 29: Apresentação Gerenciamento de Projetos SCCP Abril 2014](https://reader038.fdocument.pub/reader038/viewer/2022102507/55b8aed2bb61ebef488b47db/html5/thumbnails/29.jpg)
Sugestões para pesquisa• Gerenciamento de Projetos
• PMI / PMP (certificação para Gerente de Projetos) / PMBoK (o guia de boas práticas)
• Prince2
• Documentos do www.beware.com.br
• Gerenciamento Ágil de Projetos
• Podcasts e outros materiais do ‘Ricardo Vargas’ (use o Google)
• EAP (WBS em inglês), parte do gerenciamento de escopo
• ‘Caminho crítico’, parte do gerenciamento de tempo
• ‘Matriz RACI’, parte do gerenciamento de recursos humanos
• PDCA, para controle e melhoria contínua