Apostila Fluxo Corporativo

Setembro 2017

//APRESENTAÇÃO

O Reserva Fácil é o portal criado para simplificar o dia a dia do agente de viagens e do cliente

corporativo na busca de reserva e emissão de produtos aéreos e terrestres.

Com rapidez e segurança, o usuário recebe informações sobre as melhores tarifas e opções em

tempo real, oferecendo tecnologia avançada e amplos recursos, capazes de atender seus clientes

em todas as suas expectativas.

Seu sistema dispõe de um módulo autorizador de compras, pelo qual o responsável tem controle

total das solicitações. Outra disponibilidade é o gerenciador de reservas, que permite acompanhar o

fluxo de reservas e emissões de forma simples e clara.

//LOGIN

O login está disponível através dos sites:

app.reservafacil.tur.br

www.reservafacil.tur.br

www.rexturadvance.com.br

Digite seu login e senha nos campos indicados na figura ao lado para

acessar.

O Reserva Fácil está disponível em 3 versões: português, inglês, e

espanhol, selecione de acordo com sua preferência.

Importante: a senha deverá conter 8 caracteres alfanuméricos.

Em caso de troca de senha, as últimas 5 não poderão ser utilizadas.

Envio de e-mail

Ver detalhes

Remover

Importar reserva

Imprimir

Adicionar segmento

Adicionar surface

Seleciona Todas

Seleciona Nenhuma

Inverter Seleção

Associar OP

Desassociar OP

Editar passageiro/segmento

Limpar filtros

//ÍCONES AÉREOS

O Reserva Fácil traz a cotação diária do dólar IATA. O usuário poderá verificar o câmbio no período de 30 dias ou datas retroativas, clicando em

//CÂMBIO

//AÉREO NACIONAL

Nesta aba, você pesquisa e reserva trechos aéreos domésticos. Indique a quantidade de acordo com o tipo de cada passageiro (adulto, criança e bebê), a origem e destino do vôo especificando o código do aeroporto. Ao clicar na data, será exibido um calendário, selecione a data escolhida da viagem. Para pesquisar reservas de ida e volta, clique no ícone do avião e adicione o trecho, o ícone deve ser usado para adicionar segmento surface*. *Surface:Trecho percorrido de maneira desconhecida pela Cia aérea.

Utilize os filtros.

//AÉREO NACIONAL

Na busca do aéreo

nacional, viagens RT

(ida/volta), são

apresentadas

separadamente.

Primeiro os voos de ida e

abaixo os de retorno.

Utilize a

régua para filtrar o

horário do voo.

//AÉREO INTERNACIONAL

No aéreo internacional, podemos filtrar a busca por cabine, cia aérea, valor, saída, conexões e duração, quantidade de linhas no resultado, por tarifa e por classe. O Reserva Fácil permite a busca de até 4 segmentos e 1 surface, após a criação da reserva é permitido adicionar mais segmentos no campo “adicionar segmentos” de sua reserva. O ícone +-1 traz no resultado da busca opções de tarifas mais econômicas 1 dia antes e 1 dia depois solicitada. Para todas as buscas o box “ida e volta” vem previamente selecionado, porém se o destino de retorno não for o mesmo da origem cancele a seleção deste box.

Utilize os filtros.

//AÉREO INTERNACIONAL

//AÉREO INTERNACIONAL

Na disponibilidade internacional o Reserva Fácil mostrará todo detalhamento do itinerário informando: escalas, equipamentos, duração do voo, regras tarifárias e o descritivo da tarifa selecionada. Quando houver escala no itinerário, o Reserva Fácil mostrará a quantidade de escalas em roxo, para identificar em qual cidade irá ocorrer a parada passe o cursor sob o numeral, conforme mostrado a seguir:

O * ao lado do número voo indica segmento codeshare, para identificar a cia aérea que opera o voo passe o cursor sob o logo da cia aérea, conforme mostrado na figura abaixo:

//AÉREO INTERNACIONAL

Para verificar as condições da regra tarifária, clique sob a base tarifária, conforme mostrado na imagem abaixo:

clique na para verificar os detalhes da tarifa.

Para reservar, clique sobre os voos selecionados. A opção será apresentada como “sua escolha”, para continuar clique em

//COMO RESERVAR?

Tela Inicial

Selecione o grupo ou o centro de custo ao qual o passageiro pertence.

//SELECIONAR GRUPO

//NOMINAR

Preencha o último sobrenome e o primeiro nome do passageiro, selecione o gênero e dados adicionais. Clique em

//CADASTRO DE PASSAGEIRO

Cadastre documentos como: visto, cartão fidelidade, vacina e passaporte do passageiro. O Reserva Fácil tem integração com o aplicativo TripCase, para ativar, informe o e-mail do passageiro, ele receberá alertas de alteração do voos no aplicativo.

//POLÍTICA DE VIAGEM

Customize as políticas de viagens da

empresa, defina as restrições para compra

e

seja informado sempre que houver

violação.

Customize as políticas de viagens da empresa, defina as restrições para compra e seja informado sempre que houver violação. Defina sua própria política de viagem para compra de bilhetes aéreos. O Reserva Fácil possui 5 políticas que são: -Antecedência de Compra: quantidade mínima de dias para que o usuário realize a reserva. -Cia aérea: escolha até 4 cias aéreas preferenciais que o passageiro poderá voar. -Menor Preço: parametrização da busca com um intervalo de horas para que o Reserva Fácil faça um comparativo entre a opção de voos selecionadas e as mais baratas da pesquisa. Ao definir a política de “menor preço” você também pode determinar quanto o usuário pode ultrapassar do valor definido. -Seleção de Cias: ao ativar, o usuário não poderá filtrar por Cias Aéreas. -Budget: o usuário visualizará no momento da reserva, quanto o departamento tem disponível. Também possibilita que o gestor acompanhe os gastos por centro de custo e extraia relatórios mensais para análise detalhada do orçamento. Justificativa fixa: cadastre até 10 justificativas para usar no momento da violação. Se violadas as políticas de viagens pelo usuário, existem duas formas de configuração: -Bloquear: impedir a violação de política de viagens e evitar emissões indevidas. -Não bloquear(alerta): necessário dar um motivo para concluir a reserva, e o gestor de viagens da empresa receberá um alerta no e- mail, cabendo a ele aprovar ou rejeitar o pedido de emissão.

//VIOLAÇÃO DE POLÍTICA DE VIAGEM

Se violada a política de viagem parametrizada no grupo ou centro de custo pelo usuário, durante a criação da reserva o Reserva Fácil abrirá um pop-up informando qual foi violada. Para concluir a reserva é necessário informar o motivo da violação da política. O Gestor de Viagens receberá um alerta para aprovar ou rejeitar o pedido de emissão.

//BLOQUEIO DE RESERVA

Quando o grupo ou centro de custo tiver políticas de viagens customizadas com bloqueio de reserva, se violada pelo usuário o Reserva Fácil mostrará um alerta informando a política violada. O usuário não conseguirá criar a reserva.

//RESERVA CONCLUÍDA

//MARCAR ASSENTOS

Para marcar assentos do passageiro, clique em reservar. O Reserva Fácil abrirá o mapa de assentos da cia aérea, mostrando os assentos disponíveis para marcação e os que já estão ocupados. Nas cias aéreas Gol e Azul o Reserva Fácil disponibiliza os assentos pagos para marcação e emissão no portal. Algumas cias aéreas do internacional não permitem a marcação antecipada do assento, neste caso o Reserva Fácil informará que o assento deverá ser pago no site da cia aérea. Verifique as politicas de cada cia. Voos codeshare também não permitem a marcação de assentos antecipados.

No campo ”status” usuário poderá filtrar o tipo de reserva desejada: ● Ativa: reservas ativa no sistema emitidas ou reservadas ● Reservada: reservas ainda não emitidas ● Em autorização: reserva criada no módulo corporativo, que aguarda aprovação do gestor da empresa ● Arquivada: reservas canceladas em que o localizador foi reaproveitado pelo GDS ● Autorizada: reservas autorizadas pelo gestor da empresa ● Aguardando confirmação: reserva de hotel aguardando confirmação ● Em emissão: reserva que está em processo de emissão ● Emitida: reserva emitida ● Cancelada: reserva cancelada ● Aguardando cancelamento: aguardando cancelamento cia Gol.

//ABA RESERVAS

//ENVIAR PARA AUTORIZAÇÃO

Para enviar o pedido de autorização para o gestor de viagens da empresa, na reserva clique em

//ENVIAR PARA AUTORIZAÇÃO

Para prosseguir com o pedido de autorização clique na anuência, e em

//PEDIDO DE AUTORIZAÇÃO ENVIADO

O Reserva Fácil apresentará o número do pedido de autorização enviado, a partir daí é necessário aguardar a aprovação gestor de viagens.

// PEDIDO DE AUTORIZAÇÃO NO E-MAIL

O Gestor de Viagens receberá o pedido de autorização no e-mail. Para aprovar “clique aqui para abrir o pedido de autorização”, e será redirecionado ao Reserva Fácil.

//PEDIDO DE AUTORIZAÇÃO NO RF

Os pedidos de autorização ficarão disponíveis para o autorizador na aba início em filas. Clique na para abrir o pedido de autorização. Clique em para visualizar todos os pedidos que estão pendentes de autorização pelo gestor de viagens.

//PEDIDO DE AUTORIZAÇÃO NO RF

Clique sobre o número do pedido para autorizar a emissão.

//AUTORIZAR OU REJEITAR O PEDIDO

No pedido de emissão o Reserva Fácil apresentará duas opções para o gestor de viagens: Rejeitar: se o gestor de viagens não estiver de acordo com a emissão poderá rejeitar o pedido, e solicitar uma nova reserva para o usuário da empresa.

Autorizar e enviar para emissão: para aprovar o pedido autorização e enviar a emissão para a agência de viagens.

//PEDIDO AUTORIZADO PELO GESTOR

No histórico da reserva ficará registrado o dia e o horário que o pedido foi autorizado pelo gestor de viagens. O status da reserva muda para “em emissão da agência”. A partir daí é necessário aguardar a emissão da agência de viagens.

//PRÓXIMAS VIAGENS

É possível acompanhar as próximas viagens da sua empresa.

//NOTAS

Registre a comunicação entre sua empresa e a agência de viagens através da troca de informações com todos os usuários

envolvidos no fluxo da compra. A funcionalidade notas fica disponível na reserva.

//NOTAS

Para inserir uma nota na reserva clique em O Reserva Fácil abrirá uma tela para informar o destinatário da mensagem, e um campo de texto livre. Para marcar como urgente clique no box de seleção, e para finalizar clique em “enviar”.

//NOTAS

Ao marcar como urgente, o destinatário receberá uma cópia da mensagem no campo filas e no e-mail. O histórico de notas ficarão registrados na reserva com: dia, horário, remetente, destinatário e o conteúdo da mensagem.

//PEDIDO DE EMISSÃO NO RF

Após autorizado pelo gestor de viagens da empresa, a agência receberá o pedido de emissão no campo filas ou por email. Clique na para abrir o pedido de emissão da empresa. Importante: Para manter o fluxo corporativo, é necessário que o Autorizador aprove o pedido da emissão, caso contrário, a reserva ficará bloqueada para emissão.

//PEDIDO DE EMISSÃO NO RF

Para iniciar o processo de emissão clique sobre o número do pedido de emissão.

//PEDIDO DE EMISSÃO NO E-MAIL

O agente de viagens receberá o pedido de emissão também por e-mail. Clique sobre o link para ser redirecionado no Reserva Fácil para iniciar a emissão.

No campo” filas”, ficam armazenados todos os localizadores que sofreram algum tipo de alteração ou confirmação por parte da

Cia, pedidos de autorização, reservas que aguardam a aprovação do autorizador e que já foram autorizadas para emissão no fluxo

corporativo, reservas de hotéis e carros, também são direcionadas para este campo para que alguma ação seja efetivada.

O Guardião é uma funcionalidade exclusiva do Reserva Fácil, que monitora e envia alertas sobre as alterações que ocorrem na

reservas de aéreo, hotéis, carros, e documentos próximos a vencer.

As notificações serão enviadas para o e-mail do usuário que criou ou importou o localizador no Reserva Fácil. Você pode acompanhar também as notificações de alterações em reservas em filas no Reserva Fácil, utilizando o filtro de período de emissão. Importante: Ao importar um localizador no Reserva Fácil o Guardião passa monitorá-lo automaticamente.

//FILAS/GUARDIÃO

Clique aqui para verificar o histórico da fila

//FILAS/GUARDIÃO

Ao passar o cursor sob o nome do

usuário, é possível checar o endereço de e-mail do envio da

notificação

As notificações já visualizadas pelo usuário ficarão indicadas com data e hora da visualização, e as notificações não lidas aparecerão em negrito.

Seguro Viagem Serviço em sua maioria atrelado ao cartão de crédito do viajante, nesta modalidade funcionará por reembolso. Qualquer necessidade que o passageiro tenha durante a viagem, ele deverá buscar o hospital de sua preferência, e solicitar a nota fiscal, para quando retornar ao Brasil solicitar o reembolso. No Reserva Fácil disponibilizamos Seguro Viagem com Assist Card e Travel Ace.

//SEGURO VIAGEM

Na busca informe destino da viagem, data de ida e volta da viagem ao Brasil, a data de nascimento para o que Reserva Fácil localize os produtos de acordo com a faixa etária do cliente. É possível realizar busca para até 9 passageiros. Seguro Viagem não permite reserva, somente compra imediata.

//SEGURO VIAGEM

Clique para adicionar ou excluir viajantes.

//SEGURO VIAGEM

Clique na base para consultar as coberturas vigentes da assistência viagem. Para iniciar a compra imediata, clique em

Informe o nome do passageiro e endereço completo para prosseguir com a emissão imediata da assistência viagem.

//SEGURO VIAGEM

//EMISSÃO DE SEGURO VIAGEM

//VOUCHER SEGURO VIAGEM

Concluída a emissão, você receberá por e-mail o voucher da assistência viagem.

//CANCELAMENTO DE SEGURO VIAGEM

É permitido o cancelamento integral da assistência viagem até 72 horas antes da viagem. Para cancelar no Reserva Fácil na reserva no campo “bilhetes” clique em “cancelar todos os bilhetes”

Abrirá um pop-up para confirmar o cancelamento do Voucher. O voucher será cancelado automaticamente na Travel Ace.

//HOTÉIS

Portfólio Mais de 120.000 hotéis independentes ou de rede, no Brasil ou no Exterior. Principais redes hoteleiras disponíveis no Reserva Fácil.

Hotéis nas principais capitais, cidades secundárias e corporativas.

//HOTÉIS

O Reserva Fácil desenvolveu ícones para facilitar a visualização das regras de cancelamento e a identificação dos tipos de reserva de hotéis disponíveis (online). Reserva Online O ícone de reserva online indica que está tudo certo, basta reservar e emitir. Regra Tarifária Ao clicar neste ícone é possível visualizar as regras da tarifa e restrições para cancelamento da reserva. Assina fatura Exclusivo para o corporativo. O assina fatura é um documento assinado pelo hóspede no check-out, referente as diárias que deverão ser faturadas para a empresa. Promocional Tarifas promocionais, com período de venda limitado.

Pesquise e reserve mais de 3.000 hotéis no Brasil.

Utilize os filtros de quantidade de linhas, pelo nome do hotel e regiões, valor de diária média e categoria do hotel Ao informar o resultado da sua pesquisa, o Reserva Fácil mostrará a quantidade de apartamentos disponíveis para venda. Clique na para verificar os tipos de apartamentos disponíveis para reservar.

//HOTEL NACIONAL

Pesquise e reserve mais de 120.000 hotéis internacionais no Reserva Fácil. Utilize os filtros de quantidade de linhas, busca pelo nome do hotel, valor de diária média e categoria do hotel. Ao informar o resultado da sua pesquisa, o Reserva Fácil mostrará a quantidade de quartos disponíveis, e a política tarifária do hotel: reembolsável ou não reembolsável. Importante: Os valores na aba hotéis internacionais é apresentado em Reais no câmbio do dia, de acordo com uma pesquisa de mercado realizada em Julho/2016.

//HOTEL INTERNACIONAL

Nesta tela verifique: os tipos de apartamentos disponíveis, regime de alimentação, valor da diária média e total, imagens e mapa de

localização do hotel. Para iniciar a reserva clique em

//HOTÉIS

//HOTÉIS COMO RESERVAR?

Insira as solicitações especiais, e-mail e nome do hóspede para criar a reserva. Para concluir clique em

O processo de emissão da hotelaria é o mesmo do aéreo, clique em As reservas de hotéis tem prazo de 48 horas para emissão, caso não ocorra a emissão o Guardião notificará a agência do cancelamento da reserva.

//RESERVA DE HOTEL CONCLUÍDA

//EMISSÃO DE HOTEL

Insira a forma de pagamento para concluir a emissão. As reservas de hotéis poderão ser parceladas em até 6x sem juros nas bandeiras VISA, MASTERCARD, DINNERS e AMEX (não tem valor mínimo de parcela). Dupla forma de pagamento: selecione simultaneamente faturado + cartão de crédito, e informe o valor a ser debitado no cartão.

//EMISSÃO DE HOTEL CONCLUÍDA

//CANCELAMENTO DE RESERVA DE HOTEL

Fique atento as políticas de cancelamento e no-show do hotel, consulte na regra tarifária da reserva! Para cancelar a reserva clique em “cancelar reserva”. O Reserva Fácil abrirá um pop-up, que é necessário informar o motivo do cancelamento. Se houver cobrança de multas o Reserva Fácil informará o valor a ser cobrado. Para concluir clique em confirmar.

Pesquise e reserve locação de carros nacionais com conteúdos das principais locadoras disponíveis no Reserva Fácil. Para iniciar a pesquisa informe o local de retirada e devolução do veículo, as datas e horário.

//CARROS NACIONAIS

Pesquise e reserve locação de carros nacionais com conteúdos das principais locadoras disponíveis no Reserva Fácil. Para iniciar a pesquisa informe o local de retirada e devolução do veículo, as datas e horário.

//CARROS INTERNACIONAIS

C

//CARROS

Se o local de devolução do veículo for diferente do de retirada, desclique a opção “mesmo local”. Utilize os filtros: fornecedores, categoria, diária média, e bagagem para refinar a busca. Na disponibilidade o Reserva Fácil mostrará: a locadora, o modelo do carro, os itens inclusos no aluguel do carro, a descrição de serviços inclusos como quilometragem livre, e o valor total da locação. Importante: As locadoras não garantem a marca do carro apenas o modelo. Para consultar mais informações sobre o produto Carros acesse nosso hotsite: www.rexturadvance.com.br/carros Ícones de Carros Capacidade de Passageiros Capacidade de Malas Rádio AM/FM Quantidade de Portas Direção Hidráulica Vidro Elétrico Ar Condicionado CD ou USB

Automático

//CARROS

Para reservar preencha os dados descritos na imagem ao lado. Os campos com asterisco são de preenchimento obrigatório. A agência deverá verificar com o pax a data da primeira habilitação. O condutor deverá ter idade mínima de 21 anos. As locadoras só alugam carros para condutores com carteira de habilitação válida e com mínimo de 2 anos. Para prosseguir clique em “continuar”.

//CARROS

Para finalizar a reserva confira as informações do aluguel e detalhes da reserva. Caso o cliente queira solicitar na reserva o GPS e cadeirinha para bebê, clique no box de seleção ao lado. Os valores destes serviços serão pagos no local de retirada do veículo. Para concluir, clique em

//RESERVA DE CARRO CONCLUÍDA

As reservas de carros possuem prazo de 48 horas para emissão. Para emitir clique em

//DETALHES DO CARRO

Na reserva clique sobre o tipo do carro para verificar detalhes da locação, e os endereços de retirada e devolução.

//EMISSÃO DE CARROS

Para emitir insira a forma de pagamento: -Faturado parcial ( fatura apenas o valor das diárias, os valores de serviços extras ou taxas de devolução deverão ser pagas no local de retirada do veículo). -Cartão de Crédito : parcelamento em 6x sem juros nos cartões VISA, MASTER, DINNERS, E AMEX. *Importante o titular do cartão do cartão deverá ser o condutor.

Para enviar a cotação, selecione os serviços desejados no box de seleção do lado esquerdo da tela, como indicado acima, os vôos selecionados estarão disponíveis para envio de e-mail na aba “ email/impressão”.

//E-MAIL/IMPRESSÃO

Na aba “e-mail/impressão” estarão as opções escolhidas, clique em para enviá-las, para impressão das opções selecionadas e para excluir todas opções selecionadas. Esta funcionalidade é acumulativa, caso as opções não sejam apagadas, as mesmas ficarão acumuladas junto as novas seleções.

//E-MAIL/IMPRESSÃO

Para consultar os relatórios clique na lupa.

//CONSULTAS/RELATÓRIOS

Vendas emissões: relatório que permite visualizar todas as emissões de até 11 meses anteriores. Tarifa média: relatório para extrair a participação de uma companhia por tarifa e por bilhete e verificar o valor da tarifa média por período. Marketshare por companhia: relatório para extrair a participação da companhia por tarifa e por bilhete e verificar a representatividade de uma companhia aérea nas vendas da agência. Marketshare por destino: relatório para extrair a participação da companhia por tarifa e por bilhete e verificar a representatividade de um destino nas vendas da agência. Economia (Lost Saving): relatório que possibilita a análise real de uma tarifa adquirida e a compara com outras opções, disponíveis no momento da emissão, dentro de um período de horas. Violação de política de viagem: relatório que exibe todos os casos em que a política de viagem foi violada. Percentual de atrasos e cancelamentos: Budget: relatório que permite um acompanhamento mensal do budget destinado ou centro de custo.

//CONSULTAS/RELATÓRIOS