Company

LOGO

Aprendiendo a Controlar su tiempo

Brahma Kumaris

Marcelo Bulk

Manejo del Tiempo

• Manejo del Tiempo es:– Una poderosa competencia.– El ingrediente principal de un estilo de vida.– Parte de tu personalidad.

• Cómo sea, manejar el tiempo garantiza dos cosas fundamentales:– Bienestar. Una mente más tranquila,

disminución del estrés, etc.– Éxito. Fundamental en el presente paradigma.

• ¿CÓMO?

Perspectiva I

ConocimientoEntender conceptos y contextos. Saber plasmar una idea en palabras o imágenes.AYUDA A MEJORAR.

TécnicasAplicación práctica de las ideas, a partir de una metodología.PERMITE APLICAR EN LA PRÁCTICA EL CONOCIMIENTO.

ActitudRegala el “tono”; define el deseo real de utilizar algo en su vida.AYUDA A QUE FUNCIONE.

ES POSIBLEA

LG

O F

OR

ZA

DO

TEMPORAL

Perspectiva II

ConocimientoEntender conceptos y contextos. Saber plasmar una idea en palabras o imágenes.AYUDA A MEJORAR.

TécnicasAplicación práctica de las ideas, a partir de una metodología.PERMITE APLICAR EN LA PRÁCTICA EL CONOCIMIENTO.

ActitudRegala el “tono”; define el deseo real de utilizar algo en su vida.AYUDA A QUE FUNCIONE.

ES POSIBLEA

LG

O F

OR

ZA

DO

TEMPORAL

MAESTRIA

Conocimiento

Actitud

Ideas… I

• El arte de manejar el tiempo empezó en el ambiente laboral, especialmente gerencial, pero hoy aporta también a la vida de las personas en el ámbito personal, relacional, etc.

• Manejar el tiempo no es lo mismo que conocerlo o disfrutarlo; significa hacerlo productivo. En otras palabras, lograr más en menos tiempo.

Ideas… II

• Además de productivo, ha habido énfasis en que el tiempo pasado sea lleno de sentido, diversión y/o experiencias que valgan la pena.

• Hay dos ideas sobre el tiempo que nos ayudan a comprender porque hay que manejarlo bien:– Recurso. El tiempo es un recurso, por lo tanto es

limitado (del punto de vista de la persona o de una actividad específica).

– Tesoro. Momentos bien utilizados pueden generar ganancias que duren años.

Ideas… III

• Conceptos importantes:– Hábitos.– “Bloqueadores” del tiempo.– “Optimizadores” del tiempo.– Protección de tiempo.– Priorización

• Urgencia e importancia.• Criterios.

– Tiempo sicológico.– Tiempo social, o compartido.

Ideas… Hábitos

• Es una conducta o comportamiento asimilado que se repite sin la necesidad de utilizar el razonamiento.

• Pueden ser creados a partir de diversas fuentes como la educación familiar, escolar, religiosa, cultural e incluso el autoeducación.

• Ejemplos de hábitos positivos en el manejo del tiempo:– Hacer una agenda.

– Calcular el tiempo de desplazamiento.

– Llamar a confirmar citas.

– Despertar temprano y dormir a una hora establecida.

– Planeación semanal (o diaria).

– Comidas a una hora fija.

• Hábitos negativos…

Ideas… Bloqueadores

• Son elementos de nuestra vida (personas, actividades, situaciones, etc.) que nos impiden manejar el tiempo de forma óptima.

• Son de dos tipos:– Interruptores. Interrumpen el flujo del uso de nuestro

tiempo (generalmente externos). Ejemplos: llamadas telefónicas, visitas inesperadas, etc.

– Desperdiciadores. Son situaciones que hacen que nos desviemos del uso previsto del tiempo, generando “pérdida de tiempo” (generalmente hábitos). Ejemplos: ver televisión (a la hora de hablar con la familia), jugar Solitario en el computador (en vez de concluir el informe).

Ideas… Optimizadores

• Son elementos de nuestra vida (hábitos positivos, personas, actividades, situaciones, etc.) que nos ayudan a manejar el tiempo de forma óptima.

• Para reconocer y potenciar un optimizador, es bueno entender algunas ideas poderosas:– Principio de Paretto. Mucho de lo que hacemos viene de

un poco tiempo usado de forma cuidadosa (80/20).

– Potencial físico y mental. Tenemos más energía para hacer ciertas cosas en ciertos momentos del día, semana o vida.

– Discernimiento y decisión. Es importante reconocer qué hará que mi tiempo sea mejor utilizado.

Ideas… Priorización

• Priorizar es definir, en un mismo periodo de tiempo, el orden de realización de actividades, de forma que la energía sea mejor distribuida.

• Es bueno tener claro tres aspectos importantes:– TODO es priorizable. Incluso aspectos de

esparcimiento.

– Lo URGENTE no siempre es IMPORTANTE. Importante son las cosas que nos importan, mientras que lo urgente es lo que urge nuestra acción inmediata.

– Criterios. ¿Cuáles son tus criterios de priorización?

Ideas… Tiempo sicológico

• Cuando realizamos algo que nos gusta, el tiempo pasa rápido, mientras que cuando hacemos algo contrario, el tiempo suele parecer más lento.

• Para evitar que el tiempo sicológico se convierta en un obstáculo en el manejo del tiempo (por ejemplo, haciéndote asignar más tiempo a tareas menos productivas aunque más placenteras), hay dos ideas vigorosas que pueden ayudar en eso:– Protección del tiempo. Es un concepto relacionado con el manejo

de agendas, donde se bloquea un determinado tiempo, con una finalidad genérica de uso. El objetivo es garantizar que ese tiempo no se use en otras cosas. Ejemplo, tiempo de disfrutar la familia, estudiar un nuevo idioma, etc.

– Tiempo flexible. En vez de asignar una hora para hacer algo que se tarda una hora, se asigna un poco más, dando un margen de flexibilidad a la persona.

Ideas… Tiempo social

• Más y más, el manejo del tiempo es compartido en un colectivo, una red social o durante el cumplimiento de las relaciones.

• Gran parte de nuestras actividades depende directamente del manejo de tiempo de otras personas.

• Es importante conocer como cada persona maneja su propio tiempo y tomar decisiones basadas en esto.

• Lo ideal es ser práctico sobre el tema, evitar el estrés y manejar acuerdos y la realidad de la situación.

¿Técnicas?

• Son algo fundamental para un buen manejo del tiempo, ya que muy pocos de nosotros ha tenido una educación adecuada.

• Debido al contenido de este evento, no entraremos en el tema de técnicas, así que simplemente entregaremos un listado de puntos a ser observados.

• Se sugiere que una persona que realmente quiere experimentar mayor productividad y tranquilidad en su vida, dedique un poco de tiempo a aprender y dominar estas técnicas.

¡Técnicas!

• Planeación.

• Asignación de recursos.

• Fijar metas.• Delegación y empoderamiento.• Análisis del uso del tiempo.• Monitoreo, o autocoaching.

• Autoorganización.

• Manejo de agendas.• Priorización.• Técnicas de toma de decisión.• Realización y organización de reuniones.

• Manejo de TIC (agendas compartidas, “gizmos”, etc.).

Actividad Tiempo utilizado No. de años

Dormir 8h por día 20.0

Trabajar 8h por día (entre 18-55 años) 12.3

Comer 2h por día 5.0

Estudiar 6h por día (entre 6-18) 3.0

Ocio (TV, Hobbies, Deportes) 1.5h por día (entre 5–60) 3.4

Transporte 1.5h por día (entre 12-55) 2.7

Baño 0.5h por día 1.3

Lavandería 1h por semana (entre15-60) 0.3

Compras 2h por semana (entre 15-60) 0.6

Periodo de crecimiento Hasta los 15 años (no incluido en otros items)

9.1

TOTAL 57.7

Mira eso…

Piensa en esto…

• Para aprender aquella técnica o competencia que tanto necesitas, ¿cuánto tiempo requieres?

• ¿Qué tiempo necesitarás para sanar una relación que se dañó?

• Con el fin de equilibrarte en la vida, ¿cuánto tiempo deberás pasar en prácticas espirituales, ejercicios, médicos, etc.?

• ¿Cuánto tiempo vas a invertir en tu sueño más importante?

• ¿Cuánto tiempo aún tienes para vivir?

El efecto de la actitud

• Motivadores– Creencias– Valores

• Definidores– Consciencia– Actitud

• Agentes de cambio– Realización– Necesidad¡ACCIÓN!

Como cambiar la actitud

1. Además de lo mencionado, el cambio sucede a partir de cambios comportamentales monitoreados o en los pensamientos, ideas, emociones y sentimientos.

2. Es fundamental tener:a. Una meta clara.

b. Un sistema de revisión y medición.

c. Acompañamiento.

d. Un cierre.

La actitud en el manejo del tiempo

1. ¿Por qué quieres cambiar tu forma de manejar el tiempo?

a. Si es por necesidad, busca una técnica efectiva para ti.

b. Si realizaste de que tienes que trabajar en el manejo del tiempo, entonces…

2. Un diálogo contigo mismo, un buen amigo o incluso la experiencia de meditación o contemplación provoca el cambio.

3. Haz una hoja de revisión y chequea lo qué pasó, identificando principalmente bloqueadores y optimizadores.

a. Busque soluciones a los bloqueadores, e impleméntalas, a tu ritmo.

b. Encuentra formas de potenciar los optimizadores, a tu ritmo.

TU ESTILO PERSONAL

• El manejo del tiempo no es rígido ni dogmático.• Depende mucho de cada persona.

– Personalidades más desorganizadas se ajustarán a estilos más flexibles de manejo del tiempo. Una secretaria en este caso es fundamental si se quiere tener éxito.

– Personas organizadas deberán decidir en un abanico de opciones la mejor que les permita manejar el tiempo más efectivamente.

– Líderes necesitan ayuda en el manejo del tiempo operativo y pueden utilizar tanto secretarias como herramientas físicas.

– Cooperadores, o sea, los que ayudan a otros (secretarias por ejemplo), van a necesitar organizarse personalmente para estar disponibles a estas personas.

La meditación

• Calma la mente.

• Ayuda a enfocar la energía, en vez de disiparla.

• Da poder a los pensamientos.

• Entrena la mente a tener pensamientos positivos y grandiosos.

Para mayor información

• Barranquilla: 312 685 9557

• www.bkcolombia.org

• www.bkwsu.org

• costa.atlantica@co.bkwsu.org

• barranquilla@co.bkwsu.org