Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen Projekt der Apotheke des Universitätsklinikums...
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Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen
Projekt der
Apotheke des Universitätsklinikums Erlangen zur
Implementierung eines elektronischen Online-Bestell- und Dokumentationssystemes
für Arzneimittel
Dr. S. Krebs, Dr. F. Dörje
Satellitensymposium9. ADKA-Fachtagung Mannheim 14.06.2003
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Versorgung von 134 Verbrauchsstellen des Universitätsklinikums Erlangen sowie 19 Verbrauchsstellen der Fachklinik Herzogenaurach mit Arzneimitteln in einer 2-3 maligen Belieferungsfrequenz pro Woche:
papiergebundene Bestellung per handschriftlicher Eintragung in ein Bestellbuch
Transport der Bestellbücher in vorwiegend namentlich bezeichneten Stationskisten zur Apotheke
Ausgabe von chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln von der Apotheke und der Abt. Transfusionsmedizin
kein einheitliches (elektronisches) Dokumentationsverfahren für chargendokumentationspflichtige Arzneimittel
kein Verfahren zur patientenbezogenen Dokumentation des Arzneimitteleinsatzes (DRG)
IST-Situation 2002
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IST-Situation 2002Bestell-Vorgang
Probleme auf Station:
Transparenz und Aktualität • mangelnde Transparenz• fehlende Bestellhistorie• Status der Bestellung/Lieferung• Fehlen einer stationsbezogenen Hitliste• Arzneimittel-Hausliste
Handschriftliche Bestellung = Quelle von Bestellfehlern
hoher Zeitbedarf für den Bestellvorgang
Probleme in der Apotheke:
handschriftliche Bestellung• „Entcodierung“ der Bestellung • mangelhafte formale Qualität
mangelnde Transparenz zeitraubende und kosten- trächtige Transportvorgänge Unterschriftsberechtigung
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IST-Situation 2002Chargen-Dokumentation
Ausgabe von chargendokumentationspflichtigen AM durch die
Apotheke Transfusionsmedizin
stationsbezogene Ausgabe nur patientenbezogene Ausgabe (keine patientenbezogene Dokumentation)
Bestellung vorab oder bei Bedarf Bestellung nur bei Bedarf
Dokumentation in der Krankenakte und per „Blutbuch“ auf Station in der Transfusionsmedizin (handschriftlich) (handschriftlich + elektronische Tabellen)
ABER: Weitergabe von chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln an andere Stationen und Patienten!!
Mangelhafte Recherchemöglichkeiten!
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Erfüllung der qualitativen Aufgaben der Arzneimittelkommission• verbesserte Umsetzung der Arzneimittel-Hausliste• Sonderbestellungen:
Reduktion der Sonderbestellungen durch aut-idem Substitution automatische Umleitung der Bestellung in ein elektronisches Sonderrezept
patientenbezogene Dokumentation definierter Arzneimittel• Erfüllung der gesetzlichen Auflagen des Transfusionsgesetzes durch Umsetzung
eines lückenlosen patientenbezogenen (Bestell- und) Dokumentationsverfahrens • Erleichterte Abrechnung von Sonderentgelten• neue und verbesserte Analyse- und Rechercheverfahren• DRG-relevante Kostenträgerrechnung für ausgewählte z.B. hochpreisige AM
Erweiterungsmöglichkeiten:• Verbesserte Insourcing-Potentiale durch Verwendung der Webtechnologie• Anbindung an eine (halb-)automatische Kommissionierung
Ziele für das Klinikum
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qualitative Verbesserung des Bestellprozesses und erhöhte Transparenz
• Bestellung aus der elektronischen Arzneimittel-Hausliste• Verfügbarkeit von Bestellhistorie, Stations-Hitlisten und Bestellstatus• erhöhte Flexibilität beim Bestellvorgang
Fehlerreduktion bei Bestellung und Kommissionierung
Lageroptimierung: • Warenwirtschaftliche Analysemöglichkeiten für die Stationsapotheken • Reduktion der Stations-Lagervorräte und der Anzahl verfallener Arzneimittel
Wirtschaftlichkeit durch Wegfall zeitraubender Transporte
Entlastung des Personals bei Bestellung und Dokumentation
Ziele für die Stationen und die Apotheke
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Module des Programms
• jwApotheke: SAP R/3 integriertes Modul zur Sichtung von Online-Bestellungen und Abgabe von Arzneimitteln
• jwebStationsanbindung: web-basiertes SAP R/3 integriertes elektronischen Bestellsystem für die Bestellung von Arzneimitteln auf Station
• jwebPatientenabgabe: web-basierte, SAP R/3 integrierte patientenbezogene Dokumentation des Arzneimitteleinsatzes („frei definierbare Arzneimittel“)
• PLC-Anbindung: elektronische Bestellübermittlung zu den Lieferanten aus SAP R/3
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Transport der Apothekengüter in Mehrwegkisten
EDV-ONLINE-Bestellung
SAP-Server
Station
Datenfluss bei der Bestellung
TF
Buchung undAufbau eines Chargenpools
Apotheke
Web-Server
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SAP-Server
TFApotheke
Datenfluss bei der Dokumentation
Web-Server Chargenpool
AnalysenRecherchenSonderentgelt-abrechnung
Scanner- oder
manuelle Eingabe
Plausibilitätsprüfung
Archivierung
Kontrolle der Daten Fehlerkorrektur
Datenweitergabe
StationPatient
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TechnischeVoraussetzungen
Systeme:
zentral: SAP R/3 -InstallationIS-H-Installation (nicht essentiell)Datenbank (Oracle oder MySQL)Webserver (Apache)
lokal: für Webanbindung: MS Internet Explorer 5.5 oder höher(Station) FTP (für Anbindung der Barcode-Lesegeräte)
direkter SAP-Zugriff: SAP-GUI(Apotheke)
Erfassungsgeräte: Barcode-Lesegerät (nicht essentiell)
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Projektplan
Kickoff
15.10.02 15.12.02 31.03.03 31.03.0401.09.02
Meilensteine Feinkonzept Prototyp Start Produktiv- Implementierung betrieb Bestellung auf den Stationen
Start Produktiv-betrieb Doku
Bildung einer Projektgruppe: Projektleitung Apotheke
Mitarbeit im Projektteam: Firma jwconsulting Dezernat MMIKPflege (IT-Beauftragter, Pflegeleitung, Stationsleitung)Transfusionsmedizin
Pilotphase Chirurgische Klinik
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jwebPatientenabgabe
Add-on zur Durchführung einer web-basierten, SAP R/3 integrierten patientenbezogene Dokumentation von frei definierbaren Arzneimitteln
Ziele und Nutzen:
hohe Qualität der Dokumentation
größere Sicherheit durch durchgängige Chargenverfolgung verbesserte und vereinfachte Recherche bei Rückrufaktionen lückenlose Kontrolle, Dokumentation und Archivierung der Abläufe bei der
chargendokumentationspflichtigen Arzneimitteln
Vereinfachte Arbeitsabläufe: Erfassung mittels Barcodetechnik Daten werden nur einmal erfasst
vereinfachte und neue Analysemöglichkeiten (z.B. Audit der Station)
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jwebPatientenabgabe
Leistungsumfang patientenbezogenen Chargendokumentation zur
Erfüllung der gesetzlichen Auflagen des Transfusionsgesetzes Ermöglichung der DRG-relevanten Kostenträgerrechnung
Implementierung von Analyse- und Rechercheverfahren zur Chargenrückverfolgung (Recherchefunktion über alle Feldeinträge) Erleichterte Abrechnung von Sonderentgelten Unterstützung bei der jährlichen Meldung ans Paul-Ehrlich-Institut Auswertung im WEB mittels Selektionsmaske über Patient, Fallnummer,
Arzneimittel, Charge, Station
Eingabeunterstützung durch spezielle Suchhilfen Eingabe über Barcodelesegeräte Materialsuche über PZN-Nummer oder Materialnamen Patientenzuordnung: namentlich oder über IS-H-Patientennummer Zuordnung von Hämostasekriterien (ICD10-Werte)
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jwebPatientenabgabe
Voraussetzungen
essentiell: Kennzeichnung der Arzneimittel im SAP-Materialstamm als dokumentations-
pflichtig (TFG, DRG oder beides)
für die eindeutige Chargenverfolgung zusätzlich• Pflege der Chargennummer in SAP• korrekte Chargenzuordnung im Wareneingang
hilfreich:• IS-H-Installation: Unterstützung bei der Eingabe der Patientendaten• scannbare Patientenfallnummer• scannbare Chargennummer (wird von führenden Herstellern als Barcode geliefert)
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jwebPatientenabgabe
Dokumentation auf den Stationen1. manuelle Eingabe im Web-Frontend von Patient, Medikament, Charge
(diese wird vom System auf Plausibilität überprüft), Menge, Datum, Arzt.Eingabehilfen: Auswahlfunktion für Medikament und Hämostasestörung (ICD10)
Suchfunktion für Patient/Fallnummer
oder Eingabe per Scanner: Patientenfallnummer + PZN + Charge + manuelle Eingabe der Menge am Scanner(Eingabe des verantwortlichen Arztes per Barcode oder manuell am Scanner möglich)Weiterbearbeitung der Daten im Web-Frontend
2. Senden der Daten an SAP
automatisch bereitgestellt werden:• Informationen zur Station über Eingabe der Org.-Einheit am Scanner und am Web-Frontend• Datum und Uhrzeit
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jwebPatientenabgabe
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Kontrolle der Daten und Fehlerbearbeitung
grundsätzlich im SAP R/3 System• über eine spezielle Selektionsmaske • Präsentation des Selektionsergebnis als ALV-Grid • direkte Verknüpfung mit der Maske „Dokumentation Patientenabgabe“ zur
Bearbeitung der fehlerhaften oder unvollständigen Datensätze
verantwortlich: ApothekeTransfusionsmedizin
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AuswertungenSAP:
• über Selektionsmasken • Präsentation des Selektionsergebnis als ALV-Grid • Einrichtung von verschiedenen Anzeigevarianten möglich• Export der Daten möglich z.B. in Excel, Word
WEB:• über Selektionsmasken • Präsentation des Selektionsergebnis als Tabelle
Selektionsparameter: Arzneimittel und Chargennummer Klinik, Station
Patientennummer, Fallnummer, NameAbgabedatum/Zeitverordnender ArztErfassungsdatum und Erfasser
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jwebPatientenabgabe
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Zusammenfassung
jwApotheke: SAP R/3 integriertes Modul zur Sichtung von Online-Bestellungen und Abgabe von Arzneimitteln
jwebStationsanbindung: web-basiertes SAP R/3 integriertes elektronischen Bestellsystem für die Bestellung von Arzneimitteln auf Station
jwebPatientenabgabe:Add-on zur Durchführung einer web-basierten, SAP R/3 integrierten patientenbezogene Dokumentation von frei definierbaren Arzneimitteln
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Projektteam
Apotheke: Herr Dr. DörjeFrau Dr. Krebs
MIK: Herr Dr. WentzHerr HochHerr LöhrFrau Rabenstein
Dezernat M Herr EmmertHerr Gronemann
Pflege: Herr Fix Frau GaedeFrau KramerHerr Schrüfer
Transfusionsmedizin: Herr PD Dr. ZimmermanChirurgie: Herr PD Dr. Haupt
jwConsulting: Herr Baier (SAP)Herr Ficzel (SAP)Herr Dr. Späth (Web)