Apontamentos MS Excel

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Introdução

O Microsoft Excel é uma ferramenta bastante poderosa que permite a manipulação de dadose que permite tirar proveito da grande capacidade cálculo dos computadores.

Estes apontamentos sucintos visam utilizadores de Excel que conhecem as suasfuncionalidades básicas e que pretendem tirar proveito das funcionalidades avançadas porforma a tirar estatísticas diversas com base em listagens no Excel.

São indicadas as funções mais úteis mas o utilizador terá que consultar a ajuda do próprioExcel para saber quais os parâmetros necessários para cada função. (Ao escrever umafórmula se carregar no = existente à esquerda vai ter uma ajuda na introdução da fórmula).

Funções

Funções estatísticas no Excel

As fórmulas em Excel começam sempre por um sinal + ou por um sinal de =. A seguir àindicação da função deve ser indicado o conjunto de células sobre o qual se pretendemefectuar os cálculos. O conjunto de células pode ser continuo ou descontinuo. Por exemploSUM(A1:A10;C10:C14). Para se indicar conjuntos descontinuos com o rato usar a teclaCTRL ao mesmo tempo. Para qualquer conjunto de valores existem algumas funções básicasno Excel.SUM Calcula a soma das célulasAVERAGE Calcula a média dos valores das célulasCOUNT O número de células que têm valoresCOUNTA O número de células não vaziasMAX O valor máximo no conjunto de célulasMIN O valor mínimo no conjunto de célulasSTDEV O desvio padrão do conjunto de células

Função IF

A função IF permite efectuar cálculos de uma forma diferente de acordo com uma expressão.A sua forma é IF( condição; valor se verdadeira; valor se falsa).

Funções de análise de erro

Estas funções permitem com a função IF verificar se existem valores incorrectos e colocarnovos valores. Por exemplo =+IF( ISBLANK(A1);0;A1)ISBLANK Verdadeiro se a célula estiver vaziaISERROR Verdadeiro se erro (#N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!,

#NAME?, or #NULL!).ISNONTEXT Verdadeiro se não for texto

05-11-2010 Manual de Microsoft Excel - Avançado

www.psantos.org/ficheiros/msexcel.php 1/6

ISNUMBER Verdadeiro se for um númeroISTEXT Verdadeiro se for texto

Funções matemáticas

ABS Valor absolutoCOUNTIF Conta o número de células que obedeçem a uma condiçãoINT Devolva a parte inteira de um númeroSIGN Retorna -1, 0 ou +1 de acordo com o sinalSUMIF Soma os valores das células que obedeçam a uma condiçãoSUMPRODUCT Dá o valor da soma do produto de 2 colunas

Para arredondamento de números existem ainda as funções CEILING, FLOOR, ROUND,ROUNDDOWN, ROUNDUP, TRUNC

Funções de pesquisa

As funções de pesquisa são essenciais no relacionamento de valores de uma lista com outralista.CHOOSE Permite escolher um valor de uma listaCOLUMN Indica o número da colunaHLOOKUP Pesquisa na horizontal um valor e retorna o valor que se

encontra n linhas abaixo.INDEX Permite indicar dentro de uma lista qual a linha e coluna da qual

se pretende obter o valorINDIRECT Serve para fazer uma referência indirecta a uma célula. Se forem

apagadas ou deslocadas células a referência mantêm-seLOOKUP Igual ao HLOOKUP e VLOOKUP mas em vez de procurar um

valor específico retorna o valor correspondente ao valor maispróximo

MATCH Funciona de forma semelhante ao LOOKUP mas retorna aposição do item

ROW Retorna o número da linhaVLOOKUP Pesquisa na vertical um valor e retorna o valor que se encontra

n colunas à direita

Funções de bases de dados

As funções de bases de dados requerem 3 partes:

Indicação do bloco correpondente à base de dados. No cimo de cada bloco é necessárioque esteja indicado o nome da coluna

Indicação do campo sobre o qual se pretende efectuar a operação

Indicação do critério de pesquisa

As funções correspondem as funções matemáticas existentes anteriormente. Os critériossão definidos através da utilização de células com a indicação do nome do campo por cima edo critério por baixo.DAVERAGE Valor médioDCOUNT Número de células com númerosDCOUNTA Número de células preenchidasDMAX Valor máximoDMIN Valor mínimoDSTDEV Desvio padrão



DSUM Soma da coluna das fichas que obedecem ao critério

Auditing

Quando começa a encher uma folha de cálculo de fórmulas complexas por vezes torna-secomplicado ver de onde é que resulta cada valor. Nesses casos deverá usar a função TOOLSAUDITING. Com esta função consegue ver através de setas com que células está uma célularelacionada.

Pivot Table

A funcionalidade Pivot Table é das funcionalidades mais potentes do Excel e permite efectuarum tratamento de dados potente e multidimensional. Mesmo a nível de bases de dadoscomo o Access não tem esta capacidade. Seleccionando a tabela faz-se DATA PIVOT TABLEREPORT.

Carregando Next neste ecrã e no seguinte onde se definem os dados que estão a ser tidosem conta tem-se:



Aqui pode-se escolher o que se pretende ter nas linhas e o que se pretende ter nas colunas.Em Data será os dados que se pretende. Para tal arrasta-se o título das colunas para oslocais correspondentes e no caso dos valores um duplo clic permite indicar a função deagragação pretendida. A Page permite gerar uma página por cada valor do campo aícolocado.

Carregando em NEXT 2 vezes vai-se obter a página seguinte. Nesta imagem é possível veros totais agregados de acordo com o que foi especificado.

Através da Toolbar do Pivot Table é possível indicar o critério de ordenação que se pretende,os valores que se pretendem esconder e ainda se pode fazer agrupamentos diversos dosvalores.

É ainda possível rever os campos e valores que se pretendem visualizar. É ainda possívelacrescentar campos e valores calculados a estas tabelas.



O ponto de exclamação permite fazer o refrescamento e faz com que a tabela sejarecalculada de acordo com as alterações que tenham sido efectuadas no sistema de base.

Ligação a outros ficheiros e folhas

No Excel pode estabelecer ligação a outros ficheiros. Para tal a forma mais fácil é de abrir os2 ficheiros entre os quais pretende estabelecer ligação e depois criar a fórmula num ficheirocom referência ao outro ficheiro.

A fórmula ficará do tipo +[Book1]Sheet1!$E$7 onde Book1 é o nome do ficheiro e Sheet é onome da folha. No caso de várias folhas ficará só +Sheet1!$E$7.

Para mudar entre vários ficheiros no Excel poderá usar o CTRL + F6 ou o menu Window.Para mudar entre várias páginas pode usar CTRL+PG DN ou CTRL+ PG UP ou o rato.

Programação simples

O Excel permite efectuar programação em Visual Basic para automatizar uma série detarefas. No entanto para quem começa a forma mais fácil é usar o gravador de macros e apartir daí fazer a programação que pretenda. Para gravar uma macro o que tem a fazer é:

1. TOOLS - MACROS - RECORD NEW MACRO. 2. Indicar o nome da macro a gravar 3. Executar os passos que se pretendem tornar automáticos 4. Carregar em TOOLS - MACROS - STOP RECORDING ou no botão de parar

A partir deste ponto tem já criado um ficheiro com um programa em Visual Basic que podeem seguida editar fazendo TOOLS - MACROS - MACRO… - EDIT.

Para editar programas assim criados é conveniente ter instalado no seu computador o Helpdo Excel sobre programação.

O exemplo abaixo foi gerado automaticamente e copia o bloco de células A1:C13 para E1 e



coloca na célula H3 o valor 3.

Sub Macro1()

Range("A1:C13").Select Selection.Copy Range("E1").Select ActiveSheet.Paste Application.CutCopyMode = False Range("H3").Select ActiveCell.FormulaR1C1 = "3"

End Sub

Pode igualmente criar macros para abrir outros ficheiros de Excel e copiar os dados paraoutra folha ou gerar gráficos automaticamente.

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