Aplicaciones corporativas en Excel, arma de “ ... doble filo ...”.Luis E. Vasquez R (levarcol)

“… en la actualidad el 42% del personal directivo de entidades publicas y privadas

usan información incorrecta para tomar decisiones criticas de la organización ”

IBM “Smart Work Jam”

Antecedentes

En la actualidad es usual encontrar corporaciones, compañías publicas y privadas de todos los tamaños y en todos los sectores, que se encuentran fuertemente “ ... amarradas ...” a innumerables aplicaciones (algunas de misión crítica), creadas y “desarrolladas” en ambientes de hojas de calculo. Todas estas organizaciones sufren de “ ... pánico organizacional ...”, pensando en la posible desaparición de dichas aplicaciones.

Las hojas de calculo están “ ... casi en todos lados ...”, son relativamente simples de usar (por lo menos en sus elementos básicos) y ademas pueden ser bastante sofisticadas, pero siempre su diseño sera incontrolable y sin ninguna implementación de estándares corporativos, bastante pobre y sin ningún proceso de mantenimiento periódico controlable.

Es usual que usuarios avanzados de Hojas de Calculo, las usen para desarrollar aplicaciones de gran escala en todo tipo de negocios. Así, es bastante común encontrar aplicaciones financieras, sistemas de costeo e inventarios, sistemas de pronostico y Forecast de todo tipo, nominas y sistemas de pago, análisis del negocio (BI), que se hacen imprescindibles para su operación regular. Hoy la complejidad de algunas hojas de calculo compiten ampliamente con las bases de datos regulares creadas en la corporación usando lenguajes y herramientas de programación actuales.

Sus Consecuencias y limitaciones reales

Por supuesto este situación genera una serie de riesgos empresariales que incluyen:• Las Aplicaciones en hojas de calculo son tipicamente “desarrolladas” por usuarios

con perfiles profesionales y no por expertos y/o profesionales del área de de Tecnología de la Información o Ingeniería de SofWare. Por lo anterior no se encontraran nunca aplicaciones en Hojas de calculo diseñadas, desarrolladas, probadas y mantenidas usando para ello métodos y/o estándares rigurosos de programación y administración de SofWare. Con el tiempo estas “ ..aplicaciones ..” crecerán, se harán mas importantes para la operación critica del negocio y volverán a sus “ ... diseñadores personajes imprescindibles para la organización ...”, lo que que ocasionara enormes costos adicionales de mantenimiento y/o conversión , con el consiguiente limitante administrativo en manejo libre y óptimo del recurso humano en la organización. Señor gerente no ha escuchado con alguna frecuencia a su directos del recurso humano decir que “ ... esa persona no solo desarrollo totalmente la aplicación de nomina en Excel, sino que es la única persona que conoce al detalle los secretos de su operación, por lo anterior no lo podríamos mover, enviar de vacaciones o simplemente desvincular, porque la organización sufriría un enorme trauma ...”

• Las serias limitaciones de las hojas de calculo, que pueden incluir eventos como:• Errores de Calculo, según un estudio

realizado por A. Panko (2005). en compañías de diferentes tamaños, que usan las hojas de calculo en aplicaciones de misión critica es típico “ ... encontrar porcentajes de error entre un 24 y un 85% en los resultados obtenidos por dichas aplicaciones ..”. Errores de esta magnitud no son solo inaceptables, sino que causaran un enorme impacto negativo en sus estructuras, debido sin lugar a dudas a “ ...pésimas decisiones tomadas con base a esta defectuosa información y/o

resultados obtenidos por dichas aplicaciones ...”.• Otro factor importante en esta linea es la carencia absoluta de

elementos de documentación generadas por el autor(es) de la aplicación usando métodos tradicionales y/o automáticos. Este es sin lugar a dudas, un pre-requisito inevitable para producir su adecuado y posterior mantenimiento. Y soporte, aun si su “ ... dueño ...”, ya no existe en la compañía ...”. Hoy la documentación en hojas de calculo usadas en los negocios es una “ ... rareza ... “ totalmente inexistente.

• Carencia total de procesos y métodos de aseguramiento de la calidad y estabilidad de la respectiva aplicación.

• Obtención limitada de resultados, pues las hojas de calculo carecen de herramientas adecuadas para operar eficientemente aplicaciones colaborativas, que tiene exigencias grandes de consolidación en linea de datos, integración directa con otras aplicaciones y operación en linea y en tiempo real del “core” o núcleo del negocio,

• Finalmente las aplicaciones “desarrolladas” con hojas de calculo, nunca controlan, certifican y/o validan los datos de origen. Tampoco lo hacen con sus respectivas fuentes u orígenes, oportunidad y soporte.

Los lideres y directores de organizaciones deberán mirar con enorme cautela y como un signo claro de alarma, el crecimiento “ ... no controlado de soluciones de negocio, “desarrolladas” usando hojas de calculo ... “. La verdad muy pocas organizaciones tienen controles y métodos de seguimiento para tales desarrollos, y muchísimas menos aun son las que reconocen “ ... sus enormes limitaciones ...” y “ ... malas orientaciones y decisiones de negocios tomadas, teniendo como base los resultados obtenidos por dichas aplicaciones ... “. Según Panko (2005), un estudio real de auditoria y QA realizado sobre dichas herramientas encontró errores “ ... en el 94% de las hojas de Excel examinadas ...”, en otras palabras se debería afirmar que “ ... tomar decisiones en la corporación, usando hojas de calculo en aplicaciones criticas del negocio es realmente peligroso ...”.

Acciones

Cada entidad o corporación que se encuentre sumergida en este ambiente, se le recomienda levantar un claro inventario actual de dichas aplicaciones, mostrando en cada caso:

• su nivel de complejidad (detalle total de su código, formularios, tablas y diálogos usados)

• Su numero de usuarios.• El nivel de importancia en la operación

real de la organización.• Su actual o actuales responsables.• Sus elementos de documentación,

validación y captura de información.• Los resultados obtenidos.

Este seria el primer paso para iniciar en la organización un proceso de conversión, consolidación y/o supresión paulatina de dicha tendencia.

Conclusiones

Es evidente que esta es una situación corporativa mas común de lo deseable y mas grave aun, totalmente desconocida y realmente dimensionada por la gerencia y la alta dirección empresarial.

De hecho son innumerables las compañías que se encuentran, sin saberlo, sumergidas en esta critica situación y cargan “...sin saberlo ..” con altos costos de productividad que afectan significativamente sus estados de resultados.

Esta situación también marca una enorme barrera para procesos de migración corporativa a ambientes de SoftWare Libre, pues estas aplicaciones han sido desarrolladas en Vba (Visual Basic for Applications) herramienta de marca, disponible en casi todas las versiones comerciales de Ms Office. y que “ ...amarra ...” de manera directa el usuario a un producto CopyWrite1

No en vano IBM en su “Smart Work Jam”, sep 2009 afirma “… en la actualidad el 42% del personal directivo de entidades publicas y privadas usan información incorrecta para tomar decisiones criticas de la organización …”

1 Derecho que tiene un autor, sobre todas y cada una de sus obras y que le permite decidir en cualquier momento las características de uso. También requiere de un pago especifico para tener el derecho a ser usado.

Referencias (Cibergrafía/Bibliografia)

• Allwood, C. M. (1984). Error Detection Processes in Statistical Problem Solving. Cognitive Science, 8(4), 413-437.

• Basili, V. R., & Selby, R. W., Jr. (1986). Four Applications of a Software Data Collection and Analysis Methodology. In J. K. Skwirzynski (Ed.), Software System Design Methdology (pp. 3-33). Berlin: Springer-Verlag.

• Coopers & Lybrand in London. Description available at http://www.planningobjects.com/jungle1.htm. Contact information is available at that webpage

• Janvrin, D., & Morrison, J. (2000b). Using a Structured Design Approach to Reduce Risks in End User Spreadsheet Development, Information & Management, (37), 1-12.

• Panko, R. R. (2008a). Human Error Website, • (http://www.cba.hawaii.edu/panko/papers/ss/humanerr.htm) . Honolulu, HI: University of

Hawaii.• Panko, R. R., "Two Corpuses of Spreadsheet Error," Proceedings of the Thirty-

Third Hawaii International Conference on System Sciences, Maui, Hawaii, January 2000. (.pdf format)

• Panko, R. R., and Sprague, R. H. J. (1999). “Hitting the Wall: Errors in Developing and Code-Inspecting a ‘Simple’ Spreadsheet Model.” Decision Support Systems, (22), pp. 337-353.

• Teo, T. S. H., & Tan, M. (1997, ). Quantitative and Qualitative Errors in Spreadsheet Development. Proceedings of the Thirtieth Hawaii International Conference on System Sciences, Maui, Hawaii.