Användarguide för Informatörernas Newsdesk

Användarguide för Informatörer

I

ContentsLogga in .................................................................................................................................... 1

Min profil .................................................................................................................................... 1

Startsidan................................................................................................................................... 1

Inställningar............................................................................................................................... 2

Företagsinställningar ............................................................................................................ 3

Pressrumsinställningar........................................................................................................... 3

Fakturamottagare................................................................................................................ 4

Kommentarer............................................................................................................................ 4

Publicera ................................................................................................................................... 4

Publicera ett pressmeddelande ........................................................................................ 4

Basinformation .................................................................................................................. 5

Bifogade filer ..................................................................................................................... 5

Kategorisering ................................................................................................................... 6

Relaterat material............................................................................................................. 7

Produktnyhet ..................................................................................................................... 8

Distributionslistor ................................................................................................................ 8

Övrigt.................................................................................................................................. 8

Publicera ett evenemang................................................................................................... 8

Basinformation .................................................................................................................. 8

Kategorisering ................................................................................................................... 9

Relaterat material............................................................................................................. 9

Övrigt.................................................................................................................................. 9

Publicera en bild .................................................................................................................. 9

Basinformation .................................................................................................................. 9

Högupplöst bild................................................................................................................. 9

Kategorisering ................................................................................................................. 10

Relaterat material........................................................................................................... 10

Övrigt................................................................................................................................ 10

Publicera en video............................................................................................................. 10

Basinformation ................................................................................................................ 10

Video................................................................................................................................ 10

Kategorisering ................................................................................................................. 11

II


Övrigt................................................................................................................................ 11

Publicera ett dokument .................................................................................................... 11

Basinformation ................................................................................................................ 11

Dokument ........................................................................................................................ 11

Kategorisering ................................................................................................................. 12


Övrigt................................................................................................................................ 12

Publicera en kontaktperson ............................................................................................. 12

Basinformation ................................................................................................................ 12

Kategorisering ................................................................................................................. 12


Övrigt................................................................................................................................ 13

Distributionslistor.................................................................................................................. 13

Statistik och räckvidd ............................................................................................................ 13

Översikt ................................................................................................................................ 13

Detaljerad statistik .............................................................................................................. 14

Testa räckvidd (OBS under omkonstruktion) .................................................................. 15

Statistikrapport via epost................................................................................................... 15

Tilläggstjänster ........................................................................................................................ 15

1

Logga inFör att kunna använda tjänsterna behöver du logga in med dina inloggningsuppgifter på www.newsdesk.se.

Har du glömt lösenordet? Följ länken och fyll i den epostadress du använde när du registrerade dig så får du ett mail med återställning av ditt lösenord.

Min profilMin profil har du som inloggad hela tiden till höger på sidan. Här kan du uppdatera din profil samt ändra abonnemang. Här hittar du även genvägar till ditt pressrum (Mitt pressrum), startsidan för publiceringsverktyget (Publicera) och länk för att logga ut.

StartsidanDu hamnar direkt på Startsidan i Publicera när du loggat in. I vänstermarginalen finns menyn för alla verktygets funktioner och inställningar.

2

Först i mitten av sidan finns länkar till de senatse inläggen i vår kundblogg, där vi kommunicerar nyheter i tjänsten eller annat av intresse för våra kunder, samt Kristofer Björkmans blogg PR 2.0. Du hittar genvägar till att direkt publicera nytt material under Publicera direkt och under detta en statistik på senaste månadens visningar.

InställningarHär ändrar du Företagsinställningar, Pressrumsinställningar samt Fakturamottagare.

3

Företagsinställningar

Här kan du ändra företagsnamn, organisationsnummer, kategorisering samt geografisk tillhörighet. De kategorier och regioner du väljer här kommer att finnas som standardinställning när du ska publicera nytt material men tänk på att vid varje publicerat material går det att ta bort och välja andra kategoriseringar samt geografiska tillhörigheter för det materialet. Du ställer även in om du vill tillåta kommentarer till det du publicerar och om dessa ska behöva modereras innan de syns. Du väljer även om du vill ha Blogstreamen aktiverad eller ej. Blogstreamen innebär att om en blog länkar till material på ditt pressrum så kommer en länk att synas under det länkade materialet. Glöm inte att Spara ändringar när du är klar.

PressrumsinställningarNär ert pressrum behöver uppdateras eller ändras gör du det här. Administrera ert pressrum genom informationen som ska synas, logotyp, pressrumskontakt, företagsuppgifter etc. Glöm inte att Spara uppdateringar när du är klar. Observera att genvägen (http://www.newsdesk.se/pressroom/ditt_företagsnamn) inte bör ändras i onödan då den gamla genvägen slutar att fungera tillsammans med indexerade sidor hos sökmotorer.

4

FakturamottagareHär kan du ändra uppgifterna för fakturamottagaren.

KommentarerOm du har valt att tillåta kommentarer så kommer dessa att synas här. Har du valt att moderera kommentarerna innan de syns i ditt pressrum så kommer du få alla nya i en lista under Väntar på godkännande där du väljer att Godkänna eller Avslå.Under fliken Avslagna kan du se vilka du nekat och under Spam vilka som har rensats bort av spamfiltret.

PubliceraAll publicering av nytt material görs med verktyget Publicera. Du hamnar direkt i Publicera när du loggat in, annars hittar du Publicera-knappen till höger i den röda menyn högst upp på sidan, eller länken Publicera i menyn till höger (under Min profil). Publicering sker sedan via publiceringsknapparna du hittar mitt på sidan när du klickat dig till fram till verktyget Publicera. Vid publicering av nytt material använder du dig av formulär som är uppbyggda på liknande sätt, vad som än ska publiceras.

I menyvalen under Publicera i vänstermarginalen kan du klicka dig vidare till allt ert publicerade material. Välj pressmeddelande, evenemang, bilder, video, dokument eller kontaktperson och du får fram en lista på det som finns publicerat. Här kan du exempelvis ändra publicerat material. Vill du ta bort något material som redan är publicerat klickar du på Ändra i listan och hittar sedan knappen Ta bort längst ner bredvid Förhandsgranska och Spara och publicera i publiceringsformuläret.

Publicera ett pressmeddelandePublicera ett pressmeddelande genom att klicka på knappen Lägg till pressmeddelande som finns mitt på Startsidan i rutan Publicera direkt. Du får nu upp ett formulär. Formuläret är i sin tur uppdelat för att underlätta publiceringen. Tänk på att viss information är obligatorisk vid publicering, viss information är valfri. Den

5

information som är obligatorisk är markerad med en asterisk. När pressmeddelandet är klart för publicering klickar du på Spara och publicera längst ner på sidan.

BasinformationHär fyller du i rubrik, en sammanfattning samt texten till ert pressmeddelande. I rubriken behöver du inte nämna företagsnamnet igen då det ändå syns vid publiceringen. Sammanfattningen är den text som syns tillsammans med rubriken när pressmeddelandet visas i ett sökresultat. Tänk på att sammanfattningen inte syns när hela pressmeddelandet visas, vill du ha med sammanfattningen i pressmeddelandet bör du infoga den även i texten. Texten är själva nyhetstexten, pressmeddelandet.

Du kan även lägga till en webbild som bildstöd till pressmeddelandet. Klicka på Välj bild… och välj antingen en redan uppladdad bild eller ladda upp en ny bild.Webbilden behöver inte vara högupplöst.

I rutan för brödtext finns en meny med grundläggande redigeringsmöjligheter så som fetstil, kursiv, understrykning, genomstrykning, punktlista, ångra och gör om. Du kan även redigera länkar, klistra in från Word eller andra textkällor, lägga till inbäddad media (t ex YouTube-klipp eller videor du lagt upp på Newsdesk), städa upp i eller redigera HTML-koden.

Bifogade filerBifoga gärna en kopia av pressmeddelandet i pdf eller Wordformat.

6

KategoriseringFör att ge ert pressmeddelande bästa tänkbara sökbarhet kategoriserar du det utifrån Ämnen samt i geografisk tillhörighet genom Regioner.

Det finns 28 huvudämnen och varje ämne har dessutom olika underkategorier. Du kan välja flera olika huvudkategorier, eller samma huvudkategori med olika underkategorier. Tänk på att efter varje kategorisering måste du klicka Lägg till för att kategoriseringen ska sparas och du ska kunna lägga till en ny. Tänk också på att varje pressmeddelande behöver kategoriseras individuellt och att det inte behöver vara samma kategorisering som företaget är kategoriserat utifrån.

Regionerna är indelade i Sveriges län och varje region har också olika underkategorier. Om du valt en lokal tillhörighet till pressmeddelandet så syns ert pressmeddelande även i en sökning som gäller hela Sverige. Väljer du Ämne och Region så begränsas inte distributionen till den regionen utan når alla som bevakar det valda ämnet plus de som bevakar regionen.

Man bör vara ytterst restriktiv med att välja region överhuvudtaget, då de journalister som bevakar regioner bara vill ha nyheter som handlar om just den regionen. Det vanligaste är att man inte väljer någon region. Då går den ut till hela Sverige utefter de ämneskategorier man valt, förutom till de journalister som enbart vill ha nyheter om sin specifika region.

7

Tags, eller taggar, är ett sätt att lägga till ett specifikt värdeord eller ämnesord till pressmeddelandet. Dessa länkar samman den information som finns knuten till dem. Börja skriv ett ord så ser du om det används liknande av andra källor (vilket är önskvärt), klicka sedan på Lägg till tag(s). De taggar du använder mest frekvent hamnar under textrutan så att du snabbt kan klicka fram de som passar.

Relaterat materialHär kan du koppla övrigt material till ditt pressmeddelande. Det kan vara något som redan finns i ert pressrum sen tidigare eller nytillkommen information. Om du vill använda dig av information som inte finns upplagd i pressrummet behöver du publicera informationen innan du publicerar ert pressmeddelande (se följande kapitel om publicering av annat material). När detta är gjort klickar du på den typ av material du vill relatera, pressmeddelande, evenemang, bilder, dokument eller kontaktperson och väljer det i listan som ska relateras. Tänk på precis som att du relaterar till materialet från pressmeddelandet, bör du även relatera till pressmeddelandet från materialet.

8

ProduktnyhetFör mer information om hur du kan synas på Pricerunner.se så ber vi dig kontakta oss på 08-644 89 50.

DistributionslistorVälj om du vill att ert pressmeddelande ska distribueras till en/flera kontaktlistor. Tänk på att om du vill använda dig av en ny, inte tidigare tillagd distributionslista vid publiceringen av pressmeddelandet behöver den listan läggas till under Distributionslistor i menyn till vänster på sidan innan du publicerar pressmeddelandet (se följande kapitel om Distributionslistor).

ÖvrigtHär väljer du om du ska tillåta kommentarer till det enskilda pressmeddelande och vilken tid ditt pressmeddelande ska publiceras. Du kan välja att publicera pressmeddelandet direkt, datera det bakåt i tiden eller sätta en tid i framtiden då du vill att det ska publiceras.

Välj Förhandsgranskning för att förhandsgranska hur ditt publicerade pressmeddelande kommer se ut, Spara som utkast om du vill sparar det du gjort utan att publicera det (du kanske vill fortsätta regidera och publicera vid ett senare tillfälle) eller Spara och publicera för att spara och publicera den tid du valt.

Verktyget sparar automatiskt det pressmeddelande du jobbar på som utkast ungefär varannan minut. För att ta bort ett utkast måste du klicka ut från det för att sedan gå tillbaka till det då en knapp märkt Ta bort nu syns längst ner till vänster.

Publicera ett evenemangPublicera ett evenemang genom att klicka på knappen Lägg till evenemang som finns mitt på Startsidan i rutan Publicera direkt. Du får nu upp ett formulär som fungerar på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande. När du publicerar ett evenemang dyker det upp i vår evenemangskalender. Tänk på att om det är ett pressmeddelande med mer information än själva evenemanget måste du även publicera det som pressmeddelande för att det ska synas utanför vår kalender.Det kan vara bra att veta att de flesta journalister enbart bevakar pressmeddelanden, och att det därför får absolut störst genomslagskraft om en pressinbjudan går ut som ett sådant och inte enbart som ett evenemang.

BasinformationHär fyller du i rubrik, en sammanfattning samt brödtexten till evenemanget, på samma sätt som när du publicerar ett pressmeddelande. Fyll i startdatum och tid, eventuellt slutdatum och sluttid samt plats. Välj evenemangstyper som stämmer överens med ert evenemang och klicka på Lägg till. Du kan även lägga till en webbild till evenemanget på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande.

9

KategoriseringFör att ge evenemanget bästa tänkbara sökbarhet kategoriserar du det utifrån Ämnen samt i geografisk tillhörighet genom Regioner, på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande (se föregående kapitel Publicera ettpressmeddelande). Här, till skillnad från när man publicerar ett pressmeddelande, bör region alltid vara vald.

Relaterat materialRelatera material till ditt evenemang på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande (se föregående kapitel Publicera ett pressmeddelande).

ÖvrigtVälj om du vill tillåta kommentarer och vilken tid ditt evenemang ska publiceras på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande (se föregående kapitel Publicera ett pressmeddelande).

Publicera en bildDet är här journalisterna laddar ner högupplösta bilder från ert pressrum. Publicera en bild genom att klicka på knappen Lägg till bild som finns mitt på Startsidan i rutan Publicera direkt. Du får nu upp ett formulär som fungerar på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande.

BasinformationFyll i rubrik och sammanfattning av din bild.

Högupplöst bildLadda upp din bild genom att klicka på Välj bild… och sedan Ladda upp en ny filinnan du kan välja bilden du vill publicera.

10

KategoriseringKategorisera din bild utifrån Ämnen samt i geografisk tillhörighet genom Regioner, på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande (se föregående kapitel Publicera ett pressmeddelande).

Relaterat materialRelatera material till din bild på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande (se föregående kapitel Publicera ett pressmeddelande).

ÖvrigtVälj om du vill tillåta kommentarer och vilken tid din bild ska publiceras på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande (se föregående kapitel Publiceraett pressmeddelande). Här kan du även välja hur bilden ska placeras i förhållande till övriga publicerade bilder i ert pressrum.

Publicera en videoPublicera en video genom att klicka på knappen Lägg till video som finns mitt på Startsidan i rutan Publicera direkt. Du får nu upp ett formulär som fungerar på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande.

Förutom att som här publicera videon som eget material kan du använda video till att illustrera ett pressmeddelande, precis som en webbild. Det gör du när du publicerar pressmeddelandet genom inbäddad media (läs mer om detta i kapitlet om att publicera ett pressmeddelande).

BasinformationFyll i rubrik och sammanfattning av din video.

VideoLadda upp din video genom att klicka på Välj video… och sedan Ladda upp en ny fil innan du kan välja videon du vill publicera.

11

Beroende på vilken internetuppkoppling du har kan det dröja ett tag innan videon har laddats upp. Den ska även konverteras till vårt format vilket också kommer att ta lite tid, tålamod och en kopp kaffe kan passa bra här. Det kan ta minst lika lång tid som filmen är lång men du kan öppna ett nytt fönster och under tiden arbeta med annat.

KategoriseringKategorisera din video utifrån Ämnen samt i geografisk tillhörighet genom Regioner, på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande (se föregående kapitel Publicera ett pressmeddelande).

Relaterat materialRelatera material till din video på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande (se föregående kapitel Publicera ett pressmeddelande).

ÖvrigtVälj om du vill tillåta kommentarer och vilken tid din video ska publiceras på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande (se föregående kapitel Publiceraett pressmeddelande). Här kan du även välja hur videon ska placeras i förhållande till övriga publicerade videor i ert pressrum.

Publicera ett dokumentOm ni har information som du vill ska nå ut till media men som inte är ett pressmeddelande kan du publicera det som ett dokument. Publicera ett dokument genom att klicka på knappen Lägg till dokument som finns mitt på Startsidan i rutan Publicera direkt. Du får nu upp ett formulär som fungerar på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande.

BasinformationFyll i rubrik och sammanfattning av ditt dokument.

DokumentLadda upp ditt dokument genom att klicka på Välj dokument… och sedan Ladda upp en ny fil innan du kan välja dokumentet du vill publicera.

12

KategoriseringKategorisera ditt dokument utifrån Ämnen samt i geografisk tillhörighet genom Regioner, på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande (se föregående kapitel Publicera ett pressmeddelande).

Relaterat materialRelatera material till ditt dokument på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande (se föregående kapitel Publicera ett pressmeddelande).

ÖvrigtVälj om du vill tillåta kommentarer och vilken tid ditt dokument ska publiceras på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande (se föregående kapitel Publicera ett pressmeddelande). Här kan du även välja hur dokumentet ska placeras i förhållande till övriga publicerade dokument i ert pressrum.

Publicera en kontaktpersonDet är viktigt för journalisterna att på ett enkelt och effektivt sätt få tag på era kontaktpersoner. Här kan du lägga in uppgifter till samtliga kontaktpersoner som du vill att en journalist ska kunna nå. Publicera en kontaktperson genom att klicka på knappen Lägg till kontaktperson som finns mitt på Startsidan i rutan Publicera direkt. Du får nu upp ett formulär som fungerar på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande.

BasinformationHär fyller du i basinformation om kontaktpersonen. Fyll även i en sammanfattning om vad personen kan svara på för frågor hos er samt en mer allmän beskrivning av kontaktpersonen. Det går även bra att lägga till en bild på kontaktpersonen.

KategoriseringKoppla ämnen och geografisk tillhörighet till kontaktpersonen. Det görs på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande (se föregående kapitel Publicera ett pressmeddelande).

13

Relaterat materialDet går även här att relatera material till kontaktpersonen på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande (se föregående kapitel Publicera ettpressmeddelande).

ÖvrigtVälj om du vill tillåta kommentarer och tid för publicering på samma sätt som vid publicering av ett pressmeddelande (se föregående kapitel Publicera ettpressmeddelande). Välj även placering i pressrumslistan.

DistributionslistorVid publicering av ett pressmeddelande kan du välja att samtidigt skicka det med e-post direkt till kontaktpersoner, redaktioner eller liknande som du med stor säkerhet vet är intresserade av informationen i fråga. Här kan du administrera dina distributionslistor eller lägga till en ny distributionslista genom att klicka på Skapa ny. Glöm inte att Spara ändringar när du är klar. När du sen publicerar ett pressmeddelande kan du välja att samtidigt skicka ut det till någon/några av de distributionslistor du skapat.

Statistik och räckviddI menyn Statistik och räckvidd till höger när du befinner dig i Publicera kan du sestatistik över i vilken utsträckning ert publicerade material har lästs, genom Översikteller Detaljerad statistik, Testa räckvidd, samt ändra inställningar för Statistikrapport via e-post.

ÖversiktUnder Översikt ställer du in vilken period du vill se statistik över. Standardinställningen är de senaste 30 dagarna. Klicka på datumfälten, välj start- och slutdatum och klicka på Ändra datum.

14

Första grafen visar antal visningar under vald period, med antal visningar menas alla klick på de objekt du publicerat (alltså att endast klicka in sig och läsa företagspresentationen på förstasidan i ert pressrum räknas inte). Under den första grafen ser du visningar per månad. De rödmarkerade månaderna är de som innefattas i den period du valt. Du ser även vilka pressmeddelanden som lästs flest gånger under den valda perioden och hur visningarna fördelat sig på de olika objekten (pressmeddelanden, bilder, etc.) som du har publicerat.

All statistik du tar fram kan du dela med dig av genom att högst upp välja att Skicka rapport som e-post eller Skriva ut.

Längst ner under Publicitet i media hittar du en enkel omvärldsbevakare där du kan se om organisationens namn har nämnts i media online under den period du ställde in ovan. Du kan ändra vad bevakaren ska söka på genom att längst ner klicka på Ändra.

Detaljerad statistikUnder Detaljerad statistik kan du ta fram rapporter på varje enskilt objekt. För Pressmeddelanden kan du se en sammanfattning av hur många gånger pressmeddelandet har lästs, hur många bevakningar och prenumerationer som det skickats via och, om du valt egna distributionslistor, hur många det skickats till via dessa. Under sammanfattningen ser du en graf över antalet visningar där du, precis som under Översikt, kan ställa in perioden. Under Resultat av bevakningar och prenumerationer ser du hur de journalister som fått din release titulerat sig samt vilka medier de representerar, uppdelat på om de är anställda eller om de frilansar. Har du använt dig av egna distributionslistor ser du resultatet av utskicken till dessa längst ner. Som med Översikt kan du även här e-posta eller skriva ut statistiken.

15

Testa räckvidd (OBS under omkonstruktion)

Statistikrapport via epostOm du vill få en sammanfattning av statistiken, antingen för all information i pressrummet eller efter publicering av ett enskilt pressmeddelande, kan du ställa in till vilka epostadresser och hur ofta detta ska skickas.

TilläggstjänsterTill pressrumstjänsten kan du koppla ett antal tilläggstjänster. En av de mest populära är den så kallade Newsdesk Synk vilken innebär att all information du förmedlar via Newsdesk även publiceras i pressrummet på din hemsida – automatiskt.

Andra tjänster från externa partners innefattar omvärldsbevakning- och analys samt investor relations verktyg.

För mer information ber vi dig kontakta er kontaktperson eller ringa vår växel på 08-644 89 50.

Användarguide för Informatörernas Newsdesk

Education

Transcript of Användarguide för Informatörernas Newsdesk