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Antes de iniciar um projeto, você precisa definir sua meta, e analisar quando e como você a atingirá,
determinando quais tarefas precisa para atingir essa meta. Depois de definir a meta do seu projeto e determinar
cada tarefa, é necessário identificar as pessoas que executarão essas tarefas, qual a duração de cada uma e o
custo de cada etapa. Com o projeto em andamento, é aconselhável verificar sempre o seu desenvolvimento,coordenando, comparando, avaliando o seu progresso.
Existem diversas técnicas e ferramentas sofisticadas que podem ser aplicadas ao gerenciamento de programas.Para entendê-las, é necessário ter o conhecimento dos
conceitos básicos de Projetos.
MS ProjectMS Project
Gerenciamento de Projetos Gerenciamento de Projetos com MS Projectcom MS Project
Francisco Cledson
Junho/2009
SumárioSumário
1 - Introdução
2 - Conceito e Ambiente
3 - O Gerenciamento de Projetos
4 - As Fases do Projeto
5 - A Estrutura Organizacional
6 - Roteiro de Trabalho
Gerenciamento de ProjetosGerenciamento de Projetos
1 - Introdução
IntroduçãoIntrodução
• As organizações atuais estão sendo criadas com Gerências de Projeto.
• Projeto é um empreendimento com enorme potencial de fracasso porque envolve muitas variáveis e fatores imponderáveis.
IntroduçãoIntrodução
• Gerentes de projeto eficientes são cada vez mais valorizados e procura-dos no mercado de trabalho.
• A gerência de projetos é uma área nova e, por isso, com pouca litera-tura e poucos padrões aceitos.
IntroduçãoIntrodução
• Dependendo da área de aplicação a complexidade do gerenciamento fica maior ou menor, porque:
• É grande o grau de incerteza das estimativas.
• Em alguns tipos de projetos não existem unidades de medidas plenamente aceitas.
• É difícil modelar (e impossível manter estático) o mundo real.
IntroduçãoIntrodução
• Por causa disso, muita gente diz que é impossível gerenciar adequadamente um projeto.
• Um projeto bem planejado e bem gerenciado tem todas as possibilidades de sucesso.
IntroduçãoIntroduçãoInverdades sobre Gestão de Projetos
• Planejar é antecipar situações que nunca acontecerão.
• Sistemas de informação custam o triplo do orçado e demoram o dobro do tempo planejado.
• Quando um projeto falha:• os culpados são transferidos• os inocentes são punidos• os não envolvidos são promovidos.
Gerenciamento de ProjetosGerenciamento de Projetos
2 - Conceito e Ambiente
Conceito e AmbienteConceito e Ambiente
• Toda Organização existe para realizar trabalhos.
• Eles podem ser de duas naturezas:
• Atividade/Processo repetitivos e contínuos• Projeto únicos e temporários
Desenvolver um sistema é projeto Manter um sistema é atividade
Conceito e AmbienteConceito e Ambiente
Projeto é todo empreendimento: • não repetitivo,• tem início, meio e fim determinados,• com seqüência definida de eventos,• com objetivos claros a atingir,• dentro de parâmetros limites.
Conceito e AmbienteConceito e Ambiente
“Não repetitivo” significa que :
• cada projeto é diferente de outro.
• suas características são únicas.
• mesmo que produza produtos conhe- cidos, o projeto é único.
• deve ser conduzido de forma progressiva, isto é, passo a passopasso a passo.
Conceito e AmbienteConceito e Ambiente
“Início, meio e fim determinados” significa que:
• a data de início do projeto é conhecida.
• a data de fim do projeto é previamente determinada.
• o fim do projeto ocorre mesmo que o objetivo total não seja alcançado.
• a duração pode ser de uma semana ou de vários anos, mas nunca infinito.
Conceito e AmbienteConceito e Ambiente
“seqüência definida de eventos” significa:
• todas as atividades necessárias para exe-cução do projeto são conhecidas.
• as atividades são ordenadas.
• as atividades são interdependentes.
Conceito e AmbienteConceito e Ambiente
“com objetivos claros” significa que:
• todos os envolvidos conhecem perfeita-mente que produto ou serviço será entre-gue no final do projeto.
• todas as características do produto ou serviço foram definidos.
• é possível avaliar se o projeto foi bem sucedido ou não.
Conceito e AmbienteConceito e Ambiente
“com parâmetros limites” significa que:
• há regras claras a seguir
• há um orçamento a ser obedecido
• o número de pessoas é definido
• os recursos não são abundantes
• existe um ambiente externo que restringe a liberdade de ação
Conceito e AmbienteConceito e Ambiente
Atingir ou exceder os resultados em projetos, significa:
• alcançar o melhor balanceamento entre escopo (objetivo), custo, tempo e qualidade do produto (bem ou serviço).
• atender as necessidades e as expectativas dos clientes e usuários.
Gerenciamento de ProjetosGerenciamento de Projetos
3 - O Gerenciamento de Projetos
O Gerenciamento doO Gerenciamento do ProjetoProjeto
Porque é necessário gerenciar projetos? • os projetos tendem a falhar.• envolvem muitas variáveis. • exigem amplos conhecimentos.• impactam o meio ambiente.• exigem reprogramações e ajuste.
O Gerenciamento doO Gerenciamento do ProjetoProjeto
Porque um projeto falha? • objetivos mal formulados.• excesso de tarefas e pouco prazo. • estimativas financeiras pobres.• falta de conhecimento de pontos chaves do projeto.• falta de coordenação entre as partes.
O Gerenciamento doO Gerenciamento do ProjetoProjeto
Porque um projeto falha? • estimativas mal elaboradas e baseadas em “experiência
pessoal”. • o projeto teve vários responsáveis.• objetivos mudaram com o andamento do projeto (tomar
cuidado).
O Gerenciamento doO Gerenciamento do ProjetoProjeto
Benefícios do Gerenciamento
• diminui a possibilidade de surpresas.• antecipa situações desfavoráveis. • otimiza o uso dos recursos existentes.• documenta o andamento das ações.• facilita projetos futuros.
O Gerenciamento doO Gerenciamento do ProjetoProjeto
Benefícios do Gerenciamento
Cabe ao gerente do projeto e à sua equipe, controlar as possibilidades de insucesso e criar condições para o êxito do projeto (planejamento e controle).
O Gerenciamento doO Gerenciamento do ProjetoProjeto
O projeto é bem sucedido se teve:
QualidadeQualidade igual ou superior ao exigido.
CustoCusto dentro ou abaixo do previsto.
DataData de fim igual ou anterior à data marcada.
Gerenciamento de ProjetosGerenciamento de Projetos
4 - As Fases do Projeto
As Fases doAs Fases do ProjetoProjeto
Ciclo de VidaCiclo de Vida
Plano
EstratégicoPlano
OperacionalExecução eControle
Avaliação
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
Planejamento Estratégico É normalmente dividido em duas etapas: • Conhecimento do Problema
• Estudo detalhado e definições gerais do ambiente do projeto
• Alternativas de Desenvolvimento• Estabelece-se a linha geral de atuação
(linha de base)
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
Conhecimento do Problema
• estudo detalhado do problema.
• determinação das condições gerais.
• estabelecimento de definições básicas.
• criação do modelo documental.
• formalização da visão geral do projeto.
• aprovação da visão geral.
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
Estudo detalhado do problema:
• Como podemos fazer algo? Exemplo:•Como podemos ganhar dinheiro com informática?• Como podemos ganhar dinheiro com a venda de computadores?
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
Determinação das condições gerais:
• Quanto estamos dispostos a gastar?
• Quem são os clientes e usuários?
• Qual o tempo adequado?
• Quais as imposições de qualidade?
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
Estabelecimento de Definições Básicas:
• definição do Objetivo
• definição do Escopo
• definição de Restrições
• definição de Condicionantes
PlanejamentoPlanejamento
Um objetivo deve ser:
• específico e não genérico.
• realista e não ambicioso ou tímido.
• uma meta a atingir e não uma referência.
• de conhecimento geral e não restrito.
• uma realização e não um sacrifício.
ExemplosExemplos
• Desenvolver um sistema de operações financeiras para implantar em 01/01/2004, para atender a área financeira.
• Construir um prédio de 18 andares, com 12 andares para escritórios, 3 para lojas e 3 para garagens, inaugurar em 16/03/2004.
• Organizar uma festa, tipo Queijos e vinhos, para 100 pessoas, no dia 22/09/2003.
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
Criação do modelo documental:
Montagem da forma de documentar todas as fases do projeto, de forma a registrar:• acontecimentos;• problemas;• reajustes e adequações;• e resultados obtidos.
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
Formalização da idéia geral:
Descrição da linha básica do projeto, des-tacando:• o problema ou oportunidade;• o produto do projeto;• a forma de relacionamento entre o gerente do projeto e os patrocinadores do projeto.
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
Aprovação da visão geral do projeto:
Apresentar, discutir, ajustar e conseguir a aprovação da visão geral para que se possa dar continuidade ao desenvolvimento do projeto.
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
Alternativas de desenvolvimento
• Criar alternativas de como o projeto pode ser desenvolvido.
• Estimar custo, tempo e qualidade para cada alternativa.
• Avaliar riscos, impactos e adequação de cada alternativa.
• Escolher e aprovar a alternativa mais adequada.
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
Criar alternativas de desenvolvimento
• Brainstorming (toro de palpite)
• Fatores ambientais• tecnologia• economia• governo e sociedade• localização geográfica
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
Criar alternativas de desenvolvimento
• Fatores organizacionais• experiência da equipe• relações de trabalho• imagem da empresa• atitude da alta gerência• capacidade financeira
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
Estimar as alternativas
• QualidadeQualidade - atribuir notas em função do objetivo estabelecido.
• CustoCusto - calcular com base em histórico de projetos anteriores.
• TempoTempo - calcular com base em histórico de projetos anteriores.
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
Estimar Riscos
Risco é a representação de um perigo para o bom andamento do projeto. São fatores de risco:
• uso de tecnologias não dominadas.• equipe inexperiente ou desmotivada.• concorrência desleal.• mudanças na legislação.
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
ForçasComo aproveitar?
FraquezasComo minimizar?
OportunidadesComo tirar vantagens?
AmeaçasComo identificar?
Como anular?
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
Estimar Conseqüências
Conseqüências são os fatos negativos que o projeto pode gerar: • demissões.• impactos ambientais.• repercussão na mídia.• problemas com clientes. • problemas com fornecedores.
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
Estimar Adequação
Adequação é a compatibilidade da solução com:
• a cultura da organização.• a cultura do mercado.• as ações de governo.
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
Escolher alternativa mais adequada:
• ponderação entre os valores considerados.
• análise técnica com base nos estudos feitos.
• conseguir aprovação formal da alta direção.
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
Planejamento Operacional
Planejamento detalhado de todas ações que serão executadas para conseguir concluir o projeto.
As Fases do PlanejamentoAs Fases do Planejamento
1 - Crie a Estrutura de Divisão do Trabalho
• divida o projeto em fases.• relacione as tarefas de cada fase.• inclua tarefas de controle e revisão. • analise a dependência entre tarefas.
As Fases do PlanejamentoAs Fases do Planejamento
2 - Determinar Recursos • relacione os recursos disponíveis.• atribua Recursos às tarefas.• defina modo de uso dos recursos.• verifique se há carência ou sobra.• teste a coerência e viabilidade da alocação feita.
As Fases do PlanejamentoAs Fases do Planejamento
São recursos para um projeto:
As Fases do PlanejamentoAs Fases do Planejamento
3 - Determine a duração de cada tarefa
• defina o início e o fim de cada tarefa.• redefina a dependência entre tarefas.• defina a ligação entre as tarefas.• verifique possibilidades de redução.• determine o caminho crítico.
As Fases do PlanejamentoAs Fases do Planejamento
Para definir o tempo é preciso:
• conhecimento das tarefas a realizar.• conhecimento dos recursos existentes.• existência de medidas confiáveis.• manter histórico atualizado.
As Fases do PlanejamentoAs Fases do Planejamento
4 - Calcule os custos do Projeto
• defina custos unitários de cada recurso.• calcule os custos de cada tarefa.• revise e ajuste os custos obtidos.• estabeleça o fluxo de caixa do projeto.• negocie a aprovação do custo.
As Fases do PlanejamentoAs Fases do Planejamento
5 - Elabore os relatórios finais
•crie os relatórios gerenciais.•crie os relatórios de desempenho.•crie o esquema de comunicação.•construa a mala direta.
As Fases do PlanejamentoAs Fases do Planejamento
6 - Avalie os Riscos
• consulte ações do Governo. • estude “boatos” de mudanças internas.• confirme a realidade financeira.• “invente” crises e avalie seus impactos.
As Fases do PlanejamentoAs Fases do Planejamento
7 - Avalie a conformidade do plano
É possível atingir a qualidade esperada, dentro do custo e do tempo definido?
Se não: faça ajustes necessários ou redefina suas metas.
As Fases do PlanejamentoAs Fases do Planejamento
8 - Faça a Validação Final do Plano
Se necessário, promova ajustes:• obtenha mais recursos.
• aumente o prazo total.
• modifique o objetivo.
• negocie com os patrocinadores.
As Fases do PlanejamentoAs Fases do Planejamento
9 - Obtenha aprovação do plano
• complete a documentação do projeto.• discuta o plano com usuários/clientes.• faça os ajustes solicitados. • consiga aprovação formal.
As FasesAs Fases dodo ProjetoProjeto
ACOMPANHAMENTO
• medição dos resultados.• comparação com o planejado.• reprogramação e ajustes.• registro do realizado.
FasesFases dodo ProjetoProjeto
AVALIAÇÃO
• análise dos resultados.
• estudo das distorções.
• registros dos dados finais.
• revisão dos padrões.
Com o decorrer dos anos, o Microsoft Office Project tornou-se numa das principais ferramentas de gestão de projetos para
usuários que desejam fazer a diferença no seu trabalho mediante o planejamento, gestão e comunicação eficazes das
informações dos projetos.O Microsoft Office Project fornece ferramentas de gestão de
projetos robustas em conjunto com a combinação ideal de usabilidade, capacidade e flexibilidade, para que possa gerir os projetos diretamente a partir do seu computador. Seguem-
se as principais razões para utilizar o Microsoft Project:
10 Principais Razões para Utilizar MS Project10 Principais Razões para Utilizar MS Project
10 Principais Razões para Utilizar MS Project
1. Estimativa e agendamento realistas.
2. Planejamento e gestão orientados.
3. Criar relatórios e controlar projetos em tempo.
4. Melhor atribuição de recursos.
5. Apresentação eficiente de informações do projeto.
10 Principais Razões para Utilizar MS Project
6. Integração de dados fácil.
7. Usabilidade melhorada.
8. Ajuda imediata.
9. Personalização simples.
10. Vasta comunidade de usuários e fornecedores de soluções.
Antes de colocar todas as informações no Project, é necessário definir todas tarefas e etapas de seu
projeto. Jáfoi o tempo de colocarmos todas as tarefas no papel e ir
anexando-as em quadros enormes para seremexecutadas, onde acabávamos dessa maneira
esquecendo de muitas tarefas e colocávamos tudo em lugar errado.
Então, no fim só restava-nos a desorganização de não executá-las ou deixá-las incompletas.
COMEÇANDO UM PROJETO
COMEÇANDO UM PROJETO
INSERINDO INFORMAÇÕES DE PROJETO
MODO DE APRESENTAÇÃO
Na Barra de Modos clique em Gráfico de Gantt, ele será o mais utilizado.
INSERINDO TAREFAS
INSERINDO TAREFAS
ESTABELECENDO RELAÇÕES DE DEPENDÊNCIA ENTRE AS TAREFAS
ESTABELECENDO RELAÇÕES DE DEPENDÊNCIA ENTRE AS TAREFAS
TRABALHANDO COM CUSTOS
TRABALHANDO COM CUSTOS
TRABALHANDO COM CUSTOS
ConclusãoA última etapa de um projeto, fase final, caracteriza a desmobilização e
entrega do empreendimento. Deve-seter especial cuidado com a desmobilização e entrega de todos os serviços
que fazem parte do escopo contratado.Alguns empreendimentos não conseguem ser terminados devido aos mais
variados tipos de serviços extras queaparecem, seja por má concepção do projeto, por um planejamento
inadequado ou por outra razão menos técnica.A solução encontrada tem sido terminar por "decreto", o que no mínimo,
causa um certo desconforto naqueleque planeja ou gerencia, pelo custo cada vez menos justificável. Além
disso, a mobilização de profissionaisespecializados na resolução de "pequenos detalhes" de final de projeto
tem se mostrado caro e desgastante.O melhor é planejar bem para evitar a conjugação do verbo "esquecer".