Antes de automatizar processos e regras de negócio com BPMS e SOA: otimizar ou transformar?
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Antes de automatizar processos e regras de negócio com BPMS e SOA: otimizar ou transformar? Maurício Bitencourt, CBPP Fortaleza, 24 de novembro de 2014
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linkedin.com/in/mbitencourt
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Agenda
• Definições e referências
• Modelagem de processos e decisões
• Notação e modelo BPMN e DMN
• Ferramentas e plataformas para automação
• Estudo de caso sobre transformação de processo
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Definições• BPM é uma disciplina gerencial que presume que os objetivos
organizacionais podem ser alcançados com mais êxito por meio do gerenciamento de processos. Compreende um corpo de conhecimento composto por princípios e melhores práticas para orientar uma organização, e não uma metodologia prescrita ou um kit de ferramentas
• BPMS (BPM Suite) são sistemas/softwares que auxiliam mapear, simular, automatizar e monitorar o desempenho de BPM
• BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação e modelo para representar processos em formato padrão e intercambiável
• DMN (Decision Model and Notation) é uma notação e modelo para gerenciamento de decisões e regras de negócio, facilmente compreensível para representar modelos de decisão e integrar a processos automatizados.
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Gestão
Tecnologia
Técnicas
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Mais referências sobre processos e decisões
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http://www.gartcapote.com/bpm-podcasts.htmlhttp://pt.slideshare.net/mauricio.bitencourt
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Agenda
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• Definições e referências
• Modelagem de processos e decisões
• Notação e modelo BPMN e DMN
• Ferramentas e plataformas para automação
• Estudo de caso sobre transformação de processo
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As limitações dos fluxogramas
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• Perspectiva de dentro para fora (inside out)
• Preserva três pecados capitais para a medição: provincianismo, narcisismo e frivolidade (gestão x ”tocação”)
• Foco na eficiência do fluxo de trabalho funcional (workflow)
• Limitado para representar Mapas de Fluxo de Valor e Modelos da Jornada do Cliente
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Foco no sucesso do cliente (outside in)
Caminho feliz
Atendimento perfeito
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Nos processos desvios não são “decisões”
“Este talvez seja o elemento mais equivocadamente utilizado por boa parcela dos profissionais que buscam
diagramar um processo com BPMN.
O Desvio (gateway) não é um ponto onde fazemos uma pergunta ao processo. É um ponto onde devemos receber
as informações decorrentes de uma decisão tomada anteriormente (provavelmente em uma atividade) ...”
Texto citado do livro Medição de Valor de Processos para BPM por Gart Capote
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Diferenças entre fluxogramas e a notação BPMN
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Encaminhar pacote para a transportadora
Encaminhar pacote para os
Correios
Sim
Não
Entregar via PAC?
Vantagens:• Processos mais simples, inteligentes e
inovadores• Facilidade para “consumir” regras de negócio• Explicita o modelo de processo e modelo de
decisão
Fluxograma BPMN
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Motivação para a modelagem de decisões
• Transformar regras em ativos de conhecimento• Simplificar os processos• Tornar os processos mais ágeis• Evitar fraudes e promover conformidade• Eliminar decisões manuais repetitivas• Habilitar automação e simulação• Garantir conhecimento para a organização• Escalabilidade e customização em massa• Agilidade e rapidez para distribuir uma nova política• Vocabulário comum na organização (taxonomia)
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Decisões claras potencializa o trabalho do conhecimento
Regras de negócio:• não são julgamentos, são direcionamentos• não são software, são ativos de conhecimento
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• Pesquisa
• Análise
• Altos níveis de experiência
• Julgamento
• Colaboração
• Avaliação de riscos
• Criatividade
• Investigação
• Negociação
• Habilidades de comunicação
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Processos previsíveis
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http://www.vdma.org/image/journal/article?img_id=2170438&t=1378133343179
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Processos adaptativos
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http://www.nature.com/nature/journal/v388/n6637/fig_tab/388047a0_F1.html
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Agenda
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• Definições e referências
• Modelagem de processos e decisões
• Notação e modelo BPMN e DMN
• Ferramentas e plataformas para automação
• Estudo de caso sobre transformação de processo
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Padrões de fato
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Modelagem de Processos e Decisões com BPMN e DMN
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Modelo de Processo (BPMN 2.0) Modelo de Decisão (DMN 1.0)
PolíDca de crédito
Limites Risco Regra de limite de crédito
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Prover inteligência aos processos de negócio automatizados
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PolíDca de crédito
Limites Risco Regra de limite de crédito
Motor de processos envia condições capturadas
Rota de desvio com base nos dados da decisão
Motor de regras resolve e entrega a decisão
Dados analíDcos podem ser combinados
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Agenda
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• Definições e referências
• Modelagem de processos e decisões
• Notação e modelo BPMN e DMN
• Ferramentas e plataformas para automação
• Estudo de caso sobre transformação de processo
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Tabelas de Decisão
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à
xxxxxx
xxxxxx
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Modelos intercambiáveis entre ferramentas
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21 Fonte: http://bpmn-miwg.github.io/bpmn-miwg-tools/
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Agenda
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• Definições e referências
• Modelagem de processos e decisões
• Notação e modelo BPMN e DMN
• Ferramentas e plataformas para automação
• Estudo de caso sobre transformação de processo
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Estudo de caso selecionado para conferência de desenvolvedores
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Esta apresentação foi autorizada pela PAC ADMINISTRADORA DE CRÉDITO para ser apresentada no evento JUDCon2014:Brazil. Este conteúdo "Transformação dos Processos de Gestão de Pessoas” foi apresentado pela Diretora Administrativa / Financeiro Marcia Terezinha Hupfer, a Gerente de RH Michelle Pitrez e a Psicóloga Analista de Recrutamento e Seleção Paula Melo na 41ª edição nacional do evento BPM Day da ABPMP, dia 06 de maio de 2014 no Salão de Convenções do Centro de Eventos da FIERGS em Porto Alegre. O evento contou com a presença de um público de mais de 600 pessoas e teve como objetivo discutir o tema Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM - Business Process Management) e apresentar casos práticos de implementação.
Para mais informações, acesse:http://www.projeler.com.br/quemsomos_clientes_estudo_de_caso_paconline.jsp
Este conteúdo tem como objetivo apresentar os benefícios que a organização está colhendo a partir da automação de processos e regras de negócio com a tecnologia BPMS/BRMS Open Source KIE Knowledge is Everything (JBOSS Drools, jBPM, Dashbuilder) e compartilhar com a comunidade resultados obtidos com esforço e evolução da plataforma BPM Suite.
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Transformação dos Processos de Gestão de Pessoas
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A EmpresaCom sede em Porto Alegre,
a PAC é especializada em recuperação de crédito, com abrangência em todo Brasil
Conta com aproximadamente 600 colaboradores e mais de 300
posições de atendimento
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Fundada em 17 de Março de 1999. Iniciou suas operações na depuração da carteira de crédito imobiliário da Caixa Econômica Federal
Principais Clientes
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• A demanda dos clientes exige volume e disponibilidade de pessoas para atender
• Turnover aproximado de 15% ao mês
• Mudar para um processo adequado ao ritmo e perfil dos candidatos (geração touch)
• Reduzir o tempo e custo dos processos de seleção e contratação
Principais Desafios
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• Pessoas são o nosso principal ativo
• Metas dos clientes cada vez mais desafiadoras
• Necessidade de aumento de produtividade por recuperador de crédito
• Um bom processo de seleção nos proporciona melhores resultados aos clientes
• Absorver ondas de crescimento com agilidade
Critérios para priorização da iniciativa
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Gerir desempenho do período de
experiência
Recrutar e selecionar
novos colaboradores
Capacitar colaborador
Gerir desempenho e carreira do colaborador
Desligar colaborador
Ciclo de vida do colaborador
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• Visão do projeto• Implantar políticas claras e garantir o cumprimento das mesmas• Melhor fluidez das filas de trabalho
• Justificativa• Processos, regras de negócio e papéis claros• Otimizar recursos (fazer mais com o mesmo)• Qualificar indicadores
• Objetivos• Diminuir retrabalho• Redução de custos• Padronizar serviços
SCRUM
Projeto de transformação do processo de recrutamento e seleção
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• RH e Administração de Pessoal• Construir arquitetura de processos• Utilizar modelo de referência APQC PCF• Revelar o escopo e contexto dos processos:
• Políticas e regras de negócio• Métricas e indicadores• Eventos de acionamento e resultados do processo• Papéis e responsabilidade por prestação de contas (matriz RACI)
• Modelar, analisar e redesenhar processo com BPMN 2.0• Automatizar processo e regras de negócio com BPMS• Criar painéis de BAM para acompanhar e sustentar a operação
Escopo do Projeto
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Fundamentos e metodologia
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22Gerir desempenho do período de experiência
20Recrutar e selecionar novos colaboradores
21Capacitar colaborador
23Gerir desempenho e carreira do colaborador
24Desligar colaborador
30Gerirponto
31Gerirbenefícios
32Gerir atendimento de GP
33Gerir folha de pagamento
35Gerirprocessos trabalhistas
36Gerir informações de GP
34Gerir segurança do trabalho
10Otimizar processos de GP
11Gerir relações externas
12Gerir clima organizacional
Proc
esso
s G
eren
ciai
sPr
oces
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ário
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oces
sos
de
Sup
orte
Cadeia de Valor de Gestão de Pessoas (GP)
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Pontos Fortes
• Número de canais de atração
• Estrutura de recepção
• Múltiplo canais de captação
• Colaboradores experientes e qualificados
• ...
Análise do processo
Pontos a Melhorar
• Teste de conhecimento
• Autobiografia
• Simulação de cobrança
• Entrevista coletiva
• Teste de digitação
• Ordem das etapas do processo
• ...35
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22Gerir desempenho do período de experiência
20Recrutar e selecionar novos colaboradores
21Capacitar colaborador
23Gerir desempenho e carreira do colaborador
24Desligar colaborador
20.1Gerir atração de novos colaboradores
20.2Gerir captação de novos colaboradores
20.3Recrutar novos colaboradores
20.4Selecionar novos colaboradores
20.5Admitir novos colaboradores
20.4.1Realizar entrevista coletiva
20.4.2Realizarprovas
20.4.3Realizar simulação de ligação
20.4.4Realizar entrevista individual
20.4.5Realizar teste de informática
Contexto do processo (AS-IS) na Arquitetura de Processos
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• Inversão de etapas do processo para antecipar a seleção das melhores competências
• Redução do tamanho de lote para um candidato em cada instância de processo
• Fluxo contínuo das filas de trabalho dos colaboradores
• Uso de tecnologia BPMS para automatizar os processos e regras de negócio
Transformação do Processo
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https://www.youtube.com/watch?v=PbmotQJNr5E
Uso dos conceitos de fluxo contínuo do LEAN Office
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Realizar prova
Tabela de decisão com critérios de
seleção
Apresentar resultados ao
candidatoDispensarcandidato
Realizar entrevistaX ...
Reprovado
Respostas do candidato sem uso de papel
Tabulação e resultado
automático
Caminhofeliz do
processo
Desvio automático para as filas de
trabalho
Processo de negócio na notação BPMN 2.0 integrado ao modelo de decisão (decision table)
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• Candidato como ator do processo via formulários eletrônicos
• Vídeos para cada passo
• Sem papel
• Tabulação automática das informações
• Critérios de desvios do processo com base em regras de negócio (sem julgamento)
Processo automatizado com tecnologia BPMS
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Filas de trabalho
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![Page 42: Antes de automatizar processos e regras de negócio com BPMS e SOA: otimizar ou transformar?](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020110/559aebd61a28ab690b8b4608/html5/thumbnails/42.jpg)
• Monitoramento de indicadores em tempo real
• Métricas coletadas diretamente da execução do processo automatizado
Painéis de controle
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![Page 43: Antes de automatizar processos e regras de negócio com BPMS e SOA: otimizar ou transformar?](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020110/559aebd61a28ab690b8b4608/html5/thumbnails/43.jpg)
• Operação do negócio alinhada com a estratégia
• Documentação igual à execução
• Ciclo de tempo menor para disponibilizar o candidato para a operação de recuperação de crédito
• Processo com critérios padronizados
• Uso dos conceitos do LEAN Office para promover fluxo contínuo na captação dos candidatos
• Melhores indicadores em tempo real
Benefícios auferidos
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Processo Anterior Atual
RecrutamentoEm lote
AgendadoIndividual
Na apresentação
SeleçãoEm Lote
3 diasIndividual
No mesmo dia
Admissão Quinzenal Semanal
MAIS RÁPIDO, BARATO E MELHOR
Resultados obtidos com a transformação do processo de GP
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![Page 45: Antes de automatizar processos e regras de negócio com BPMS e SOA: otimizar ou transformar?](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020110/559aebd61a28ab690b8b4608/html5/thumbnails/45.jpg)
Ø Sustentar a otimização e evolução contínua
Ø Revelar e automatizar todas políticas e regras de GP
Ø Ampliar automação de processos
Ø Medir e recompensar pelo sucesso do desempenho do processo
Próximos passos
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![Page 46: Antes de automatizar processos e regras de negócio com BPMS e SOA: otimizar ou transformar?](https://reader031.fdocument.pub/reader031/viewer/2022020110/559aebd61a28ab690b8b4608/html5/thumbnails/46.jpg)
Automação do processo no BPMS
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• Execução do processo direto da diagrama em BPMN • Agilidade para distribuir novas versões (estamos na 4ª)
Diagrama de processo na notação BPMN 2.0
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Ø Regras transparentes e de simples manutenção
Ø Critérios claros de seleção do candidato
Tabela de decisão
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Transformação dos Processos de Gestão de Pessoas
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Transformação de ProcessoEvite perpetuar métodos obsoletos com tecnologias melhoradas
à Modelagem, análise, desenho e simulação antes de automatizar o processo
Processos mais inteligentes à Melhores decisões com regras automatizadas
Substituição de trabalhos manuais repetitivos
à Decisões sem julgamentos são candidatas a automação de regras de negócio
Maturidade da gestão por processos à Melhores indicadores e painéis de dashboards
Percepção de aumento da velocidade e agilidade com redução de custos
à Evite projetos com escopo fechado, comece com um produto mínimo viável (MVP) e evolua com o aprendizado
Aderência e sustentação à Use a plataforma BPM Suite sem visão técnica para internalizar a gestão por processo e evoluir sem auxílio técnico
Transformação da organização à Pense além do fluxo de trabalho (workflow)50
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Agenda
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• Definições e referências
• Modelagem de processos e decisões
• Notação e modelo BPMN e DMN
• Ferramentas e plataformas para automação
• Estudo de caso sobre transformação de processo
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