Antagande av dokumenthanteringsplan för barn- och skolnämnden · 2018. 3. 29. · Skolkatalog...
Transcript of Antagande av dokumenthanteringsplan för barn- och skolnämnden · 2018. 3. 29. · Skolkatalog...
Dnr 2017-000275 004
Antagande av dokumenthanteringsplan för barn- och skolnämnden
Beslut1. Barn- och skolnämnden antar barn- och utbildningskontorets förslag till dokumenthanteringsplan.
2. Dokumenthanteringsplanen ska gälla från den 1 augusti 2017.
3. Dokumenthanteringsplanen ersätter befintlig diarie- och dossiéplan för enheten från 2005-01-01, samt dokumenthanteringsplan för ESU 2016-01-01.
Sammanfattning av ärendetBarn- och utbildningskontoret har upprättat förslag till ny dokument-hanteringsplan för barn- och skolnämn-den. Dokumenthanteringsplanen är en del i den övergripande informationsredovisningen, och beskriver hur de handlingar som skapas inom en myndighet ska hanteras, samt om och när de ska gallras.
BeslutsunderlagArbetsutskottets protokoll 2017-05-29 § 24 Tjänsteutlåtande 2017-05-22 inklusive förslag till dokumenthanteringsplan
Beslutande sammanträde
YrkandenOrdförande Olle Jansson (S) förslår att barn- och skolnämnden beslutar anta barn- och utbildningskontorets förslag till dokumenthanteringsplan att gälla från den 1 augusti 2017, samt att dokumenthanteringsplanen ersätter befintlig diarie- och dossiéplan för enheten från 2005-01-01 och dokumenthanteringsplan för ESU 2016-01-01.
BeslutsgångOrdförande frågar om barn- och skolnämnden kan besluta enligt förslaget, och finner att nämnden säger ja.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLLBarn- och skolnämnden 2017-06-19
BARNOMSORG SKOLA 1
2017-06-12
ProcessnamnDokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/Sortering
LEDNING OCH STYRNING
Leda och styra
Rektors vidaredelegation till biträdande rektor Bevaras Diarieföring
Verksamhetsplanering Bevaras Diarieföring
Enhetens grovplanering inför läsåret GIA Systematiskt
ALLMÄN ADMINISTRATION/ARKIV
Allmän administration
Allmänna handlingar (inkomna, upprättade, utgående) Bevaras/Gallras Systematiskt
Sekretesshandlingar Bevaras/Gallras Diarieföring
Dokument av tillfällig eller ringa betydelse (reklam, felsänd post) GIA
Gallringsprotokoll, kvitton från bränning Bevaras Systematiskt
Reversal (följesedlar till arkivet) Bevaras Systematiskt
Inventarieförteckning Bevaras Systematiskt
Hantera överklagande
Överklagan av beslut/ärende Bevaras Diarieföring
Förelägganden, yttranden och övriga underlag gällande överklagat ärende Bevaras Diarieföring
Rättidsprövning Bevaras Diarieföring
Hantera klagomål
Klagomål mot utbildningen Bevaras Diarieföring
Mottagningsbekräftelse GIA
Svar på klagomål Bevaras Diarieföring
BARNOMSORG SKOLA 1
2017-06-12
ProcessnamnDokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/Sortering
LEDNING OCH STYRNING
Leda och styra
Rektors vidaredelegation till biträdande rektor Bevaras Diarieföring
Verksamhetsplanering Bevaras Diarieföring
Enhetens grovplanering inför läsåret GIA Systematiskt
ALLMÄN ADMINISTRATION/ARKIV
Allmän administration
Allmänna handlingar (inkomna, upprättade, utgående) Bevaras/Gallras Systematiskt
Sekretesshandlingar Bevaras/Gallras Diarieföring
Dokument av tillfällig eller ringa betydelse (reklam, felsänd post) GIA
Gallringsprotokoll, kvitton från bränning Bevaras Systematiskt
Reversal (följesedlar till arkivet) Bevaras Systematiskt
Inventarieförteckning Bevaras Systematiskt
Hantera överklagande
Överklagan av beslut/ärende Bevaras Diarieföring
Förelägganden, yttranden och övriga underlag gällande överklagat ärende Bevaras Diarieföring
Rättidsprövning Bevaras Diarieföring
Hantera klagomål
Klagomål mot utbildningen Bevaras Diarieföring
Mottagningsbekräftelse GIA
Svar på klagomål Bevaras Diarieföring
BARNOMSORG SKOLA 2
2017-06-12
ProcessnamnDokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/Sortering
EKONOMI
Underlag för extern debitering 10 år Systematiskt
Underlag för intern debitering 2 år Systematiskt
Upphandling och inköpsärenden (som enheten gör) Bevaras/Gallras Diarieföring
Inköpskvitton 10 år Systematiskt
INFORMATION OCH UPPDRAGSBESKRIVNING
Beskriva uppdraget
Informationsmaterial om kurser, ämnen, tillval etc. Bevaras Systematiskt
Broschyrer/informationsblad om barn- och skolbarnomsorg, grund- och grundsärskola.
Bevaras Systematiskt
Veckobrev, intern information o liknande Bevaras Systematiskt
Statistik Bevaras Systematiskt
Fotografier som belyser den egna verksamheten Bevaras Systematiskt
Skolfoton/skolkatalog Bevaras Systematiskt
Statistik till andra myndigheter (SCB, Skolverket) GIA Systematiskt
Information om förskolor och skolor på kommunens hemsida Bevaras Systematiskt
SYSTEMATISKT KVALITETSARBETE (ENHETENS)
Bedömningsunderlag läsa, skriva, taluppfattning årskurs 1-3 Bevaras Systematiskt
Underlag för kvalitetsdag GIA Systematiskt
Rapport över uppföljning av "Våga visa-enkät" Bevaras Systematiskt
Protokoll från dialogmöte Bevaras Systematiskt
Arbetsplan för enheten Bevaras Diarieföring
Arbetslagets handlingsplan Bevaras Systematiskt
Hantera skolverksamhetens ekonomiska transaktioner
Utöva systematiskt kvalitetsarbete (SKA) inom förskola och skola
BARNOMSORG SKOLA 3
2017-06-12
ProcessnamnDokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/Sortering
Pedagogiskt bokslut för enheten Bevaras Systematiskt
Underlag för bedömning i förskola (UFB) Bevaras Diarieföring
Övergripande målbeskrivning GIA
Utvecklingsarbete på enheterna: protokoll, resultat, viktiga underlag Bevaras Diarieföring
SAMVERKAN/ARBETSMILJÖ/LOKALFRÅGOR
Samverka med personal
Minnesanteckningar från personalmöten 2 år/Bevaras Systematiskt
Protokoll från lokala samverkansmöten (ENSAM) eller arbetsplatsträffar 2 år/Bevaras Systematiskt
Sekretessförsäkran för personal GIA Systematiskt
Anmälan av arbetsolycka eller tillbud (personal) Bevaras Diarieföring
Anmälan om kränkande behandling (personal) Bevaras Diarieföring
Ansökan om högre sysselsättningsgrad GIA Systematiskt
Läkarintyg gällande personal
MBL-protokoll med varning misskötsamhet eller polisanmälan som följd GIA Diarieföring
Medarbetar- och lönedialog GIA Systematiskt
Rehabiliteringsutredning - personal Bevaras Systematiskt
Registerkontroll av nyanställda (utdrag ur belastningsreg) GIA Systematiskt
Varsel om uppsägning inklusive förhandlingsprotokoll. (Uppsägning på grund av arbetsbrist)
2 år Systematiskt
Polisanmälan mot personal Bevaras Systematiskt
BARNOMSORG SKOLA 4
2017-06-12
ProcessnamnDokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/Sortering
Utöva systematiskt arbetsmiljöarbete
Arbetslagets handlingsplan Bevaras Systematiskt
Arbetslagsutbildning Bevaras Diarieföring
Arbetsmiljöplan Bevaras Diarieföring
Protokoll från skyddsrond Bevaras Diarieföring
Dokument gällande brandskydd Bevaras Systematiskt
Krisplan - beredskapsplan Bevaras Diarieföring
Hantera fastighetsfrågor
Ritningar på fastigheten Bevaras Systematiskt
Avtal gällande uthyrningar GIA Systematiskt
Avtal om lokalvård o.dyl. GIA Systematiskt
Besiktningsprotokoll (värme, fläkt, OVK etc) GIA Systematiskt
Handlingar rörande byggnadsprojekt och lokaler Bevaras Systematiskt
Polisanmälan gällande inbrott, skadegörelse o.dyl. GIA Systematiskt
BARN- OCH ELEVADMINISTRATION
Registrera elever
Elevhistorik (elevkort) Bevaras Systematiskt
Elevhistorik (elevkort för samtliga elever i åk 9) Bevaras Systematiskt
Grupplistor GIA Systematiskt
Ansökan och beslut om att få gå om årskurs eller uppflyttning till högre årskurs GIA Systematiskt
Handlingar gällande elevens val GIA Systematiskt
Handlingar rörande samtycken enligt PuL GIA Systematiskt
Elevregister, förteckningar och sammanställningar GIA Systematiskt
Klasslistor Bevaras Systematiskt
BARNOMSORG SKOLA 5
2017-06-12
ProcessnamnDokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/Sortering
Övriga listor över elever för kontroll och redovisningar 2 år Systematiskt
Handlingar av rutinkaraktär rörande elever GIA Systematiskt
Uppgift om skydd av personuppgift i verksamhetssystem GIA Diarieföring
Skolkatalog elevkatalog Bevaras Systematiskt
Medgivande/avslag av vårdnadshavare att elevdokumentation lämnas vidare till: förskoleklass, skola eller annan skola. Även vid byte till skola utanför kommunen eller från grundskola till gymnasium.
Bevaras/GIA Diarieföring
Kontaktuppgifter GIA Systematiskt
Inloggningsuppgifter GIA Systematiskt
Arbetsskada vid PRAO Bevaras Diarieföring
Handlingsplan för barn i förskola Bevaras
Handlingar rörande sekretesskyddade barn 3 år Diarieföring
Hantera elevers byte av skola GIA
Anmälan om ändring av skolplacering/klassbyte, in- och utflyttning GIA Systematiskt
Ansökan om byte av skola 1 år Systematiskt
Hantera elevers frånvaro
Hantera hög ogiltig frånvaro
Anmälan om omfattande ogiltig frånvaro Bevaras Diarieföring
Rapport - skolpliktsbevakning Bevaras Diarieföring
Godkänna elevers ledighet
Ansökan om ledighet för elev (kortare än 10 dagar) GIA Diarieföring
Rektors beslut gällande elevs ledighet Bevaras Diarieföring
Rektors bedömning gällande elevs ledighet Bevaras Diarieföring
Ansökan om längre ledighet över 10 dagar Bevaras Diarieföring
Underlag för beslut om längre ledighet Bevaras Diarieföring
Hantera begäran längre ledighet
BARNOMSORG SKOLA 6
2017-06-12
ProcessnamnDokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/Sortering
PLANERA OCH FÖLJA UPP UNDERVISNING
Planera läsår
Bemanningsplan GIA Systematiskt
Kalendarium GIA Systematiskt
Klasschema GIA/Bevaras Systematiskt
Lokal kursplan Bevaras Diarieföring
Läsårsdata GIA Systematiskt
Läsårsplan Bevaras Diarieföring
Protokoll - övergripande planering Bevaras Diarieföring
Trivsel- och ordningsregler Bevaras Diarieföring
Planera undervisning
Arbetsplanering/LPP Bevaras Diarieföring
Egenproducerade läromedel Bevaras Systematiskt
Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter GIA Systematiskt
Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Bevaras Systematiskt
Informationsmaterial om utbud av elevens val/skolans val Bevaras Systematiskt
Kursschema, lärarschema 3 år Systematiskt
Lokala timplaner Bevaras Systematiskt
Läromedelsförteckning Bevaras Systematiskt
Protokoll från klass- eller ämneskonferens etc. Bevaras Systematiskt
Elevens språkval Bevaras Systematiskt
Slutgiltigt klasschema Bevaras Systematiskt
Undervisningsprojekt av särskild eller lokal betydelse Bevaras Systematiskt
Planera och tillhandahålla barnomsorg och undervisning
BARNOMSORG SKOLA 7
2017-06-12
ProcessnamnDokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/Sortering
Information till hemmet GIA/Bevaras Systematiskt
Lista över inskrivna barn avd/grupp Bevaras Systematiskt
Närvarolista (dagjournal) 3 år Systematiskt
Handlingar gällande rätt att slutföra skolgången Bevaras Diarieföring
Följa upp undervisning
Beslut om omprövning av betyg Bevaras Systematiskt
Beslut om befrielse från visst utbildnings- eller undervisningsinslag Bevaras Diarieföring
Diagnostiska prov GIA Systematiskt
Elevsvar - skriftliga tester och prov GIA Systematiskt
Elevsvar på nationella prov i svenska Bevaras Systematiskt
Klasslista: bilaga till elevsvar - nationella prov i svenska Bevaras Systematiskt
Elevsvar på nationella prov i övriga ämnen 5 år Systematiskt
Elevsvar på övriga prov GIA Systematiskt
Frånvarorapporter GIA Systematiskt
Handlingar rörande särskilda utbildningsinsatser Bevaras Diarieföring
Individuell utvecklingsplan (IUP) Bevaras Systematiskt
Kodplaner och övriga förklaringar rörande betygsuppgifter Bevaras Systematiskt
Resultat från lokala, individuella kurser och projektarbeten Bevaras Systematiskt
Sammanställning - resultat - nationella prov Bevaras Systematiskt
Sammanställning - resultat - övriga prov GIA Systematiskt
Skriftliga bedömningar / intyg Bevaras Systematiskt
Tillhandahålla undervisning
BARNOMSORG SKOLA 8
2017-06-12
ProcessnamnDokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/Sortering
Hantera betyg och omdömen
Betyg Bevaras Systematiskt
Betygskatalog BevarasVerksamhetssystem
Inlämningsuppgift/ specialarbete GIA Systematiskt
Intyg om anpassad studiegång Bevaras Systematiskt
Betyg efter prövning, resultat med anteckning om givet betyg Bevaras Systematiskt
Rektors intyg om betyg från lovskola Bevaras Systematiskt
Samlat betygsdokument Bevaras Systematiskt
Skriftlig bedömning av elev i år 9 Bevaras Systematiskt
Skriftligt omdöme 3 år Systematiskt
Intyg om avgång från grundskola Bevaras Systematiskt
Ge barn och elev särskilt stöd
Samverka kring barn och elev
Anmälan om kontakt med resursteamet Bevaras Diarieföring
Avtal med annan kommun om särskilda stödinsatser Bevaras Diarieföring
Beslut om åtgärdsprogram Bevaras Diarieföring
Övriga beslutsunderlag och handlingar gällande åtgärdsprogram Bevaras Diarieföring
Beslut om integrerad/omvänt integrerad undervisning Bevaras Diarieföring
Protokoll från Elevhälsokonferens (EHK) Bevaras Diarieföring
Korrespondens mellan skola och vårdnadshavare GIA
Minnesanteckningar från föräldrasamtal i förskolan GIA Systematiskt
Protokoll från SIP-möte - samordnad individuell plan Bevaras Diarieföring
Protokoll från nätverksmöte (bup, bvc, rektor m.fl.) Bevaras
Elevvårdsjournal med BVC-kort. Bevaras
BARNOMSORG SKOLA 10
2017-06-12
ProcessnamnDokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/Sortering
Hantera ordnings- och disciplinärenden
Rektors beslut om skolans ordningsregler Bevaras Diarieföring
Beslut och annan dokumentation gällande disciplinära åtgärder Bevaras Diarieföring
Polisanmälan mot elev Bevaras Diarieföring
Göra orosanmälan till socialtjänsten
Orosanmälan till Socialtjänsten Bevaras Diarieföring
Underlag för beslut om orosanmälan till Socialtjänsten Bevaras Diarieföring
Hantera uppdrag för förskolans specialpedagog
Beställning av uppdrag för förskolans specialpedagoger 2 år Systematiskt
Slutrapport från förskolans specialpedagoger Bevaras Diarieföring
Sammanställning Redovisning och statistik Bevaras Diarieföring
Genomföra kartläggning och pedagogisk bedömning av elev
Anmälan av ärende till elevhälsoteam (EHT) Bevaras Diarieföring
Handlingar gällande extra anpassningar för elev Bevaras Diarieföring
Pedagogisk kartläggning och bedömning Bevaras Diarieföring
Handlingsprogram förskola Bevaras Diarieföring
Kartläggning och pedagogisk bedömning av barn i förskola Bevaras Diarieföring
Pedagogisk kartläggning barngrupp Bevaras Diarieföring
Uppföljning av handlingsprogram förskola Bevaras Diarieföring
Upprätta och följa upp handlingsprogram för barn i förskola
BARNOMSORG SKOLA 9
2017-06-12
ProcessnamnDokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/Sortering
Samordnad individuell plan (SIP) Bevaras Diarieföring
Skolkurators handlingar Bevaras Diarieföring
Uppdragsblankett från Socialkontor att inhämta information om elevs skolgång Bevaras Diarieföring
Inskolningsplan Bevaras Systematiskt
Tillhandahålla utökad tid i förskola eller fritidshem
Information om att 6-åring går kvar i förskola Bevaras Systematiskt
Ansökan och beslut om utökad tid i förskolan/fritidshem Bevaras Diarieföring
Utredning gällande utökad tid i förskola eller fritidshem Bevaras Diarieföring
Information till förskola/fritidshem om utökad tid GIA Systematiskt
Tillhandahålla undervisning vid långvarig frånvaro
Handlingar rörande särskild undervisning på sjukhus eller motsvarande Bevaras Diarieföring
Medicinsk bedömning Bevaras Systematiskt
Hantera egenvård och hjälpmedel
Ansökan om hjälpmedel till barn/elev i förskola/skola Bevaras Diarieföring
Intyg från behandlande läkare Bevaras Diarieföring
Överenskommelse - Medicinering som egenvård inom förskola/skola Bevaras Diarieföring
Hantera tillbud, olycksfall, hot och våld
Rapportering och utredning av tillbud och olyckor Bevaras Diarieföring
Skadeblankett barn/elev Bevaras Diarieföring
Handlingsplan mot kränkande behandling, trakasserier och sexuella trakasserier Bevaras Diarieföring
Anmälan om kränkande behandling Bevaras Diarieföring
Anmälan/Rapport till huvudman om kränkande behandling Bevaras Systematiskt
Polisanmälan om trakasserier etc. Bevaras Diarieföring
Utredning av kränkande behandling Bevaras Diarieföring
Hantera kränkande behandling, trakasserier och sexuella trakasserier
BARNOMSORG SKOLA 10
2017-06-12
ProcessnamnDokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/Sortering
Hantera ordnings- och disciplinärenden
Rektors beslut om skolans ordningsregler Bevaras Diarieföring
Beslut och annan dokumentation gällande disciplinära åtgärder Bevaras Diarieföring
Polisanmälan mot elev Bevaras Diarieföring
Göra orosanmälan till socialtjänsten
Orosanmälan till Socialtjänsten Bevaras Diarieföring
Underlag för beslut om orosanmälan till Socialtjänsten Bevaras Diarieföring
Hantera uppdrag för förskolans specialpedagog
Beställning av uppdrag för förskolans specialpedagoger 2 år Systematiskt
Slutrapport från förskolans specialpedagoger Bevaras Diarieföring
Sammanställning Redovisning och statistik Bevaras Diarieföring
Genomföra kartläggning och pedagogisk bedömning av elev
Anmälan av ärende till elevhälsoteam (EHT) Bevaras Diarieföring
Handlingar gällande extra anpassningar för elev Bevaras Diarieföring
Pedagogisk kartläggning och bedömning Bevaras Diarieföring
Handlingsprogram förskola Bevaras Diarieföring
Kartläggning och pedagogisk bedömning av barn i förskola Bevaras Diarieföring
Pedagogisk kartläggning barngrupp Bevaras Diarieföring
Uppföljning av handlingsprogram förskola Bevaras Diarieföring
Upprätta och följa upp handlingsprogram för barn i förskola
BARNOMSORG SKOLA 11
2017-06-12
ProcessnamnDokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/Sortering
SAMVERKAN MED ELEVER OCH VÅRDNADSHAVARE
Samverka med elever och vårdnadshavare
Protokoll från forum för samråd Bevaras Systematiskt
Minnesanteckningar från föräldramöte i skolan GIA Systematiskt
Anteckningar från utvecklingssamtal GIA Systematiskt
Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med uppgifter som är väsentliga för elev eller skolan
BevarasSystematiskt/ diarieföring
Handlingar rörande samtycken enligt PuL GIA Systematiskt
Avtal/kvittens gällande elevdator GIA Systematiskt
Anhörigblankett GIA Systematiskt
Tillhandahålla pedagogiska hjälpmedel
Tillhandahålla skolbibliotek
Avtal om lånekort GIA Systematiskt
Uppgift om lån per elev GIA Systematiskt
Skolbibliotekets statistik över låntagare, utlån m.m. Bevaras Systematiskt
Skolbibliotekets beståndsregister Bevaras Systematiskt
Inköp/förteckning över nyinköpta böcker, prenumerationer på tidskrifter etc. Bevaras Systematiskt
MODERSMÅLSUNDERVISNING/SV2/STUDIEHANDLEDNING
Förteckningar över elever som fått modersmålsundervisning och studiehandledning Bevaras Systematiskt
Anmälan/avanmälan om modersmålsundervisning GIA Systematiskt
Anmälan och beslut om svenska som andraspråk GIA
Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmålet GIA Systematiskt
Tillhandahålla modersmålsundervisning, handledning på modersmål samt undervisning på nationellt minoritetsspråk
Hantera avtal om personuppgiftsbehandling, dator samt annan utrustning
BARNOMSORG SKOLA 12
2017-06-12
ProcessnamnDokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/Sortering
PRAKTISK ARBETSLIVSORIENTERING (PRAO)
Handlingar rörande praktik och praktikplatser GIA Systematiskt
Förteckningar över elevers placeringar under praktisk arbetslivsorientering (PRAO) Bevaras Systematiskt
Kontrakt med företag gällande praktikplatser Bevaras Systematiskt
Tillhandahålla praktisk arbetslivsorientering (PRAO) samt studie- och yrkesvägledning
BARN- OCH UTBILDNINGSKONTORET 13
2017-06-12
Processnamn
Dokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/sortering
LEDNING OCH STYRNING
Leda och styra
Verksamhetsplaner och uppföljning samt underlag till mål och budget
Bevaras Diarieföring
Arbetsplaner för förvaltningskontoret och verksamhetsspecifika
Bevaras Diarieföring
Policydokument, planer, riktlinjer och liknande styrande dokument
Bevaras Diarieföring
Delegationsordning Bevaras Diarieföring
Anmälan av delegationsbeslut Bevaras diarieföring
Organisationsplaner och organisationsscheman inklusive förskole- och skolorganisation samt lokalförsörjning.
Bevaras Diarieföring
Beslut om upptagningsområden för skolskjuts Bevaras Diarieföring
Kallelser till arbetsutskott och nämnd 2 år Systematiskt
Protokoll från arbetsutskott och nämnd samt andra instanser där förtroendevalda ledamöter ingår
Bevaras Diarieföring
Skrivelser till nämnd/Tjänsteutlåtanden Bevaras Diarieföring
Enkäter och enkätsvar Bevaras Diarieföring
Underlag till utvärderingar och enkäter GIA
Protokoll/anteckningar från ledningsgruppsmöten Bevaras Systematiskt
Handlingar som rör projekt och liknande Bevaras/GIA Diarieföring
ALLMÄNT/ARKIV/ÖVERKLAGANDE M.M
Allmänna handlingar (inkomna, upprättade, utgående) Bevaras/Gallras Systematiskt
Sekretesshandlingar Bevaras/Gallras Diarieföring
Dokument av tillfällig eller ringa betydelse (reklam, felsänd post m.m.)
GIA
Kopia av handlingar som i original förvaras på annat håll inom kommunen.
GIA
Allmän administration
BARN- OCH UTBILDNINGSKONTORET 14
2017-06-12
Processnamn
Dokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/sortering
Gallringsprotokoll, kvitton från bränning, reversaler (följesedlar till arkivet)
Bevaras Systematiskt
Handlingar rörande förtroendemän och sammanträden. Avser underlag för registrering och arvodeshantering.
2 år Systematiskt
Inventarieförteckning Bevaras Systematiskt
Anslagsbevis över justerat protokoll Bevaras Systematiskt
Hantera överklaganden
Överklagan av beslut/ärende Bevaras Diarieföring
Förelägganden, yttranden och övriga underlag gällande överklagat ärende
Bevaras Diarieföring
Rättidsprövning Bevaras Diarieföring
Hantera klagomål och anmälningsärenden
Klagomål på utbildningen m.m. Bevaras Diarieföring
Mottagningsbekräftelse GIA
Svar på klagomål Bevaras Diarieföring
Redovisning av klagomål till nämnd Bevaras Diarieföring
Begäran om yttrande efter anmälan till Skolinspektionen Bevaras Diarieföring
Yttrande till Skolinspektionen Bevaras Diarieföring
Redovisning av åtgärder till Skolinspektionen Bevaras Diarieföring
Beslut och förelägganden från Skolinspektionen Bevaras Diarieföring
Övriga handlingar gällande anmälningsärenden till Skolinspektionen
Bevaras Diarieföring
Hanterna klagomål från elever och vårdnadshavare m.fl.
Hantera anmälnigsärenden till Skolinspektionen (inkl. Barn- och elevombudet) elevärenden
BARN- OCH UTBILDNINGSKONTORET 15
2017-06-12
Processnamn
Dokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/sortering
BESKRIVNING AV ÖVERGRIPANDE UPPDRAG/ STATISITK M.M.
Beskriva uppdraget/statistik
Broschyrer/informationsblad om förskoleverksamhet, grundskola, grundsärskola, fritidshem och övriga verksamheter
Bevaras Systematiskt
Fotografier som belyser den egna verksamheten Bevaras Systematiskt
Information om förskolor och skolor på kommunens hemsida
Bevaras Systematiskt
Veckobrev och liknande information Bevaras Systematiskt
Statistik Bevaras Systematiskt
Statistik till andra myndigheter (SCB, Skolverket) GIA Systematiskt
SAMVERKAN/ARBETSMILJÖ
Utöva systematiskt arbetsmiljöarbete
Organisation av arbetsmiljöarbetet med delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter/ansvar
Bevaras Diarieföring
Riskbedömning av arbetsmiljön vid t. ex. verksamhetsförändring inklusive handlingsplan
Bevaras Diarieföring
Arbetsmiljöplan Bevaras Diarieföring
Protokoll från skyddsrond eller liknande Bevaras Diarieföring
Arbetsmiljöutredningar Bevaras Diarieföring
Dokument gällande brandskydd och liknande Bevaras Systematiskt
Anmälan av arbetsolycka eller tillbud (personal) Bevaras Systematiskt
Sammanställning över arbetsskador och tillbud Bevaras Diarieföring
Anmälan om kränkande behandling (personal) Bevaras Diarieföring
BARN- OCH UTBILDNINGSKONTORET 16
2017-06-12
Processnamn
Dokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/sortering
Samverka med personal
Protokoll från lokal samverkansmöten (LOSAM) Bevaras Diarieföring
Protokoll/anteckningar från arbetsplatsträff (APT) eller motsvarande på arbetsplatsnivå
2 år Systematisk
Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL)
Bevaras Diarieföring
Sekretessförbindelse för personal GIA Systematiskt
Ansökan om ändrad sysselsättningsgrad GIA Systematiskt
Läkarintyg gällande personal
Underlag för medarbetar- och lönedialog 2 år Systematisk
Rehabiliteringsutredning - personal Bevaras Systematisk
Registerkontroll av nyanställda (utdrag ur belastningsreg) GIA Systematiskt
Varsel om uppsägning inklusive förhandlingsprotokoll. (Uppsägning på grund av arbetsbrist)
2 år
Polisanmälan mot personal Bevaras Systematiskt
SYSTEMATISKT KVALITETSARBETE (HUVUDMANNENS)
Pedagogiskt bokslut för huvudmannen per verksamhet Bevaras Diarieföring
Pedagogiskt bokslut för enheten Bevaras Systematiskt
Huvudmannens arbetsplan per verksamhet Bevaras Diarieföring
Sammanställning av brukarenkät "Våga visa" Bevaras Diarieföring
Övriga viktiga underlag gällande systematiskt kvalitetsarbete på huvudmannanivå
BevarasDiarieföring/ Systematiskt
Utöva systematiskt kvalitetsarbete
BARN- OCH UTBILDNINGSKONTORET 17
2017-06-12
Processnamn
Dokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/sortering
GODKÄNNANDE AV HUVUDMÄN FÖR FRISTÅENDE VERKSAMHET/TILLSYN
Ansökan om godkännande som huvudman för fristående förskola, fritidshem samt ansökan om rätt till bidrag för pedagogisk omsorg
Bevaras Diarieföring
Beslut om godkännande/Rätt till bidrag för fristående verksamhet
Bevaras Diarieföring
Bekräftelse av beslut om godkännande/rätt till bidrag för fristående förskola, fritidshem/pedagogisk omsorg
Bevaras Diarieföring
Beslutsunderlag och övriga handlingar gällande godkännande/rätt till bidrag för fristående verksamhet
Bevaras Diarieföring
Tjänsteutlåtande i ärende om fristående verksamhet Bevaras Diarieföring
Avtal med enskilda som bedriver förskoleverksamhet. Bevaras Diarieföring
Remiss från Skolinspektionen efter ansökan om godkännande som huvudman för nyetablering eller utökning av befintlig fristående verksamhet
Bevaras Diarieföring
Tjänsteutlåtande/Yttrande över remiss från Skolinspektionen i ärenden om fristående skola
Bevaras Diarieföring
Plan över tillsyn i fristående verksamhet Bevaras Diarieföring
Tjänsteutlåtande och övriga handlingar gällande tillsynsplan i fristående verksamhet
Bevaras Diarieföring
Utöva tillsyn i fristående verksamhet
Protokoll över genomförd regelbunden tillsyn Bevaras Diarieföring
Protokoll efter riktad kvalitetsgranskning Bevaras Diarieföring
Beslut om ingripande efter tillsyn i fristående verksamhet Bevaras Diarieföring
Anmälan om missförhållanden i fristående verksamhet Bevaras Diarieföring
Rapport över årets tillsyn Bevaras Diarieföring
Enkätsvar brukarenkät avseende fristående verksamhet GIASystematisk förvaring
Godkänna fristående verksamhet - förskola och pedagogisk omsorg och fritidshem i vissa fall
Godkänna fristående verksamhet inom grundskola (inkl. fritidshem) och grundsärskola
Upprätta tillsynsplan för fristående förskolor, (fritidshem) och pedagogisk omsorg
BARN- OCH UTBILDNINGSKONTORET 18
2017-06-12
Processnamn
Dokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/sortering
EKONOMI
Ansöka om medel/statsbidrag
Ansökan om statsbidrag 10 år Diarieföring
Ansökan om EU-medel Bevaras Diarieföring
Övriga handlingar gällande EU-medel Bevaras/GallrasDiarieföring/ Systematiskt
Redovisning/rekvisition av statsbidrag 10 år Diarieföring
Ansökan om plats i kommunal förskola Norrtälje kommun GIA Systematiskt
Ansökan om plats i kommunal verksamhet i Norrtälje kommun: förskoleklass/grundskola/fritidshem
GIA Systematiskt
Ansökan och beslut om plats i grundsärskola Bevaras Systematiskt
Begäran om yttrande från barnets/elevens hemkommun Bevaras Diarieföring
Yttrande från elevens hemkommun Bevaras Diarieföring
Beslut om plats i förskola Bevaras Diarieföring
Beslut om plats i förskoleklass, grundskola, fritidshem GIA Systematiskt
Beslut om plats i grundsärskola Bevaras Diarieföring
Lista över barn som ej är folkbokförda i kommunen, men går i skola i Norrtälje kommun.
Bevaras Systematiskt
Underlag för extern debitering av interkommunal ersättning 10 år Systematiskt
Underlag för intern debitering 2 år Systematiskt
Övriga handlingar rörande debitering och kontroll gällande interkommunala avtal
5 år Systematiskt
Hantera interkommunal ersättning för elev som inte är folkbokförd i Norrtälje kommun
Hantera interkommunala avtal och ersättningar
BARN- OCH UTBILDNINGSKONTORET 19
2017-06-12
Processnamn
Dokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/sortering
Ansökan om skolplacering i annan kommun GIA Systematiskt
Yttrande över skolplacering i annan kommun Bevaras Diarieföring
Beslut om skolplacering i annan kommun Bevaras Systematiskt
Överenskommelse om interkommunal ersättning Bevaras Diarieföring
Faktura gällande interkommunal ersättning 10 år Systematiskt
Förteckning över elever som går i skola i annan kommun Bevaras Diarieföring
Hantera tilläggsbelopp till fristående verksamheter
Ansökan och beslut om tilläggsbelopp Bevaras Diarieföring
Utredning gällande tilläggsbelopp 3 år Diarieföring
PLACERA OCH ADMINISTRERA BARN OCH ELEVER
Placera och administrera barn i förskola
Ansökan och beslut om reducerad avgift Bevaras Diarieföring
Ansökan till förskola / familjedaghem GIA Systematiskt
Bekräftelse på uppsagd plats i förskola GIA Systematiskt
Handlingar rörande förtursärenden etc. Bevaras Diarieföring
Placeringsmeddelande GIA Systematiskt
Placeringslistor GIA Systematiskt
Svar på placeringsmeddelande GIA Systematiskt
Uppgifter om planerat schema 3 år Systematiskt
Uppsägning av plats inom förskola/ pedagogisk omsorg 2 år Systematiskt
Hantera interkommunal ersättning för elev folkbokförd i Norrtälje kommun
Hantera tilläggsbelopp till fristående verksamheter
BARN- OCH UTBILDNINGSKONTORET 20
2017-06-12
Processnamn
Dokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/sortering
Vårdnadshavares inkomstuppgifter 3 år Systematiskt
Ansökan och beslut om reducerad avgift Bevaras Diarieföring
Handlingar och beslut gällande avsteg från regelverk Bevaras Diarieföring
Förteckning över inskrivna barn i respektive förskola Bevaras Systematiskt
Ansökan och beslut om plats i skola och fritidshem GIA Systematiskt
Underlag för registrering GIA Systematiskt
Övriga handlingar gällande val av skola GIA Systematiskt
Placera asylsökande barn och elever
Övriga underlag gällande asylsökande barn och elever GIA Systematiskt
Ansökan, beslut och övriga handlingar gällande kommunövergripande särskild undervisningsgrupp
Bevaras Diarieföring
Protokoll från elevhälsoteam eller -konferens gällande elev Bevaras Diarieföring
Ansökan och beslut om mottagande i grundsärskola
Utredningar om mottagande i grundsärskola Bevaras Diarieföring
Medicinsk bedömning Bevaras Diarieföring
Pedagogisk utredning Bevaras Diarieföring
Social bedömning Bevaras Diarieföring
Psykologutredning Bevaras/GIA Diarieföring
Ansökan om ny nivå (behovsgrupp) Bevaras Diarieföring
Placera och administrera barn/elev i skola och fritidshem
Placera i kommunövergripande särskild undervisningsgrupp
Ta emot och placera elev i grundsärskola
BARN- OCH UTBILDNINGSKONTORET 21
2017-06-12
Processnamn
Dokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/sortering
SKOLPLIKTSBEVAKNING
Ansökan om att fullgöra skolplikten på annat sätt
Ansökan om att genomföra skolplikten på annat sätt Bevaras Diarieföring
Utredning gällande medgivande att fullgöra skolplikten på annat sätt
Bevaras Diarieföring
Medgivande/avslag att fullgöra skolplikten på annat sätt Bevaras Diarieföring
Plan för insyn över skolgången vid medgivande att fullgöra skolplikten på annat sätt.
Bevaras Diarieföring
Beslut om återkallelse av medgivande att fullgöra skolplikten på annat sätt.
Bevaras Diarieföring
Uppskjuten/förlängd skolplikt
Ansökan och beslut om uppskjuten skolplikt Bevaras Diarieföring
Utredning/beslutsunderlag gällande uppskjuten skolplikt Bevaras Diarieföring
Beslut om förlängd skolplikt Bevaras Diarieföring
Utredning/beslutsunderlag gällande uppskjuten skolplikt Bevaras Diarieföring
Lista över skolpliktiga barn som saknar skolplacering/medgivande att fullgöra skolplikten på annat sätt
GIA Systematiskt
Skolpliktsbrev till vårdnadshavare GIA Systematiskt
ELEVHÄLSANS MEDICINSKA INSATS (SKOLHÄLSOVÅRD)
Patientsäkerhetsberättelse (EMI) Bevaras Diarieföring
Intyg om specialkost Bevaras Systematiskt
Hälsoprofil förskoleklass förälder Bevaras
Hälsoprofil årskurs 4 elev Bevaras
Hälsoprofil årskurs 4 förälder Bevaras
Hantera skolhälsovård
Hantera och bevaka skolplikt
BARN- OCH UTBILDNINGSKONTORET 22
2017-06-12
Processnamn
Dokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/sortering
Hälsoprofil årskurs 7 elev Bevaras
Planer - hälsobesök Bevaras
Uppgift om vaccinationer Bevaras
Vaccinationsprogram Bevaras
SKOLSKJUTS
Ansökan och beslut om skolskjuts 3 år/Bevaras Diarieföring
Ansökan och beslut om skolskjuts av särskilda skäl Bevaras Diarieföring
Beslutsunderlag och övriga handlingar gällande skolskjuts av särskilda skäl
Bevaras Diarieföring
Skolskjuts- och elevförteckning Bevaras diarieföring
Skolskjutsplanering med uppgift om min/max avstånd Bevaras diarieföring
Utbetalningsorder/kvitto/underlag för utbetalning av självskjutsersättning
10 år Systematiskt
Beslut om skolskjutsens färdväg och de platser där på- och avstigning bör ske
Bevaras Diarieföring
VFU
Anmodan om placering av VFU-student Bevaras Diarieföring
Beställning av VFU-placering GIA Systematiskt
Tillhandahålla skolskjuts
Tillhandahålla verksamhetsförlagd undervisning (VFU)
BARN- OCH UTBILDNINGSKONTORET 23
2017-06-12
Processnamn
Dokumentnamn
Bevaras/GallrasGIA=gallras vid inaktualitet
Hantering/sortering
SKOLMÅLTIDER
Ansökan om registrering av livsmedelsanläggning Bevaras Diarieföring
Avtal om matleveranser Bevaras Diarieföring
Beslut om riskklassificering och avgift för livsmedelskontroll Bevaras Diarieföring
Beslut/intyg om specialkostGIA/Vid läsårets slut
Systematiskt
Beställning av skolmat GIA Systematiskt
Egenkontroll livsmedel (HACCP) Bevaras Systematiskt
Handlingar gällande EU mjölkstöd GIA Systematiskt
Faecesprov GIA Systematiskt
Följesedlar GIA Systematiskt
Föreläggande angående livsmedelsanläggning Bevaras Diarieföring
Inspektionsrapporter Bevaras Diarieföring
Klagomål och synpunkter på skolmåltider Bevaras Diarieföring
Korrespondens av betydelse för verksamheten Bevaras Diarieföring
Kupongredovisning 2 år Systematiskt
Leverantörsfakturor 10 år Systematiskt
Matsedlar 2 år/Bevaras Systematiskt
Protokoll från miljö- och livsmedelskontroll 5 år Systematiskt
Skolmåltidsstatistik 10 år Systematiskt
Årsplanering arbetsår GIA Systematiskt
Tillhandahålla skolmåltider