ANKARA ÜNİVERSİTESİ BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ...
Transcript of ANKARA ÜNİVERSİTESİ BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ...
ANKARA ÜNİVERSİTESİ
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ (BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
ISO 9001:2015 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ
KALİTE EL KİTABI
03 Ağustos 2018
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 2/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
Revizyon İzleme Tablosu Rev. No
Revizyon Tarihi Açıklama
01 03.08.2018 İlk El Kitabı
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 3/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
İÇİNDEKİLER
STANDART MADDE NO
KONU SAYFA NO
ÖNSÖZ 5 GİRİŞ 5 1 KAPSAM 10 2 ATIF YAPILAN STANDART VE/VEYA DOKÜMANLAR 10 3 TERİMLER VE TARİFLER 11 4 KURULUŞUN BAĞLAMI 14 4.1 Kuruluş ve Bağlamının Anlaşılması 14 4.1.1 İç Hususlar 14 4.1.2 Dış Hususlar 15 4.2 İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerinin Anlaşılması 15 4.2.1 İç Paydaşlar 15 4.2.2 Dış Paydaşlar 16 4.3 Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi 17 4.4 Kalite Yönetim Sistemi ve Prosesleri 18 5 LİDERLİK 18 5.1 Liderlik ve Taahhüt 18 5.1.1 Genel 18 5.1.2 Müşteri Odaklılık 19 5.2. Politika 19 5.2.1 Kalite Politikasının Oluşturulması 19 5.2.2 Kalite Politikasının Duyurulması 20 5.3 Kurumsal Görev, Yetki ve Sorumluluklar 20 6 PLANLAMA 20 6.1 Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri 20 6.2 Kalite Hedefleri ve Bunlara Erişmek İçin Planlama 21 6.3 Değişikliklerin Planlanması 21 7 DESTEK 22 7.1 Kaynaklar 22 7.1.1 Genel 22 7.1.2 Kişiler 22 7.1.3 Altyapı 22 7.1.4 Proseslerin İşletimi İçin Ortam 22 7.1.5 İzleme ve Ölçme Kaynakları 22 7.1.6 Kurumsal Bilgi 23 7.2 Yetkinlik 23 7.3 Farkındalık 23 7.4 İletişim 23
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 4/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
7.5 Dokümante Edilmiş Bilgi 24 7.5.1 Genel 24 7.5.2 Oluşturma ve Güncelleme 24 7.5.3 Doküman Edilmiş Bilginin Kontrolü 24 8 OPERASYON 24 8.1 Operasyonel Planlama ve Kontrol 24 8.2 Ürün ve Hizmet İçin Şartlar 25 8.2.1 Müşteri ile İletişim 25 8.2.2 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Tayin Edilmesi 25 8.2.3 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Gözden Geçirilmesi 26 8.2.4 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Değişmesi 26 8.3 Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi 26 8.4 Dışarıdan Tedarik Edilen Proses, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü 26 8.5 Üretim ve Hizmet Sunumu 26 8.5.1 Üretim ve Hizmet Sunumunun Kontrolü 26 8.5.2 Tanımlama ve İzlenebilirlik 27 8.5.3 Müşteri veya Dış Tedarikçiye Ait Mülkiyet 27 8.5.4 Muhafaza 27 8.5.5 Teslimat Sonrası Faaliyetler 28 8.5.6 Değişikliklerin Kontrolü 28 8.6 Ürünlerin ve Hizmetlerin Piyasaya Sunumu 28 8.7 Uygun Olmayan Çıktının Kontrolü 28 9 PERFORMANS DEĞERLENDİRME 29 9.1 İzleme Ölçme Analiz ve Değerlendirme 29 9.1.1 Genel 29 9.1.2 Müşteri Memnuniyeti 29 9.1.3 Analiz ve Değerlendirme 29 9.2 İç Tetkik 30 9.3 Yönetimin Gözden Geçirmesi 30 9.3.1 Genel 30 9.3.2 Yönetim Gözden Geçirmesi Girdileri 30 9.3.3 Yönetimin Gözden Geçirmesi Çıktıları 30 10 İYİLEŞTİRME 31 10.1 Genel 31 10.2 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet 31 10.3 Sürekli İyileştirme 31
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 5/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
ÖNSÖZ
Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü El Kitabı, ISO 9001:2015 Kalite Yönetim
Sistemi Standardının şartlarına uygun olarak işleyişi açıklamaktadır.
Sistem, yasal kriterler çerçevesinde hizmetlerin istenilen kalitede paydaşların beklenti ve şartlarına
uygun olarak verilebilmesi ile her bir hizmetin başlangıç noktasından hizmet alana teslimine kadar
sürecin her aşamasını kontrol altında tutarak, istenilen kalitenin sürekli olarak kontrol ve muhafaza
edilmesini ve iyileştirilmesini sağlamaktadır.
El Kitabı, koordinatörlükte yürütülen tüm hizmetler kapsamında kalite anlayışının gelişmesine,
sistem yaklaşımının ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanımının çalışanlar tarafından
benimsenmesine yardımcı olması amacıyla hazırlanmıştır.
Koordinatörlük Kalite Yönetim Sistemi (KYS) hizmet performansını, iç ve dış paydaş memnuniyet,
ihtiyaç ve beklentilerini, kurumsal çevredeki değişiklikler veya çevreden kaynaklanacak riskleri, özel
hedefleri, çalışılan süreçler ve kuruluşun büyüklüğü ve yapısı ile ilgili bilgileri gözlemleyerek ve veri
toplayarak değerlendirmektedir.
Koordinatörlük misyon ve vizyonu temelinde belirlenen kalite politikamızı ve bunları destekleyen
kalite hedeflerine ulaşmayı, kurulmuş olunan Kalite Yönetim Sisteminin işleyişini, sürekliliğini ve
gelişmesini, standartlara ve kurumumuzun yapısına uygun olarak yürütüleceği ve bunlar için gerekli
olan kaynakların ayrılacağını taahhüt etmektedir.
GİRİŞ
Çalışma Alanı
Üniversitemiz belge yönetimi ve arşiv çalışmaları 154 (yüzeliidört) birim esas alınarak
yürütülmektedir. 154 birimde belge yönetimi ve arşiv çalışmaları ile görevlendirilmiş sorumlular
bulunmaktadır. Görevlendirilmiş sorumlular çalışmalarında Koordinatörlüğümüzle bağlantılı
çalışmaktadır. Bunlar; 18 Fakülte, 14 Enstitü, 1 Konservatuvar, 1 Yüksekokul, 11 Meslek
Yüksekokulu, 15 Koordinatörlük, 49 Araştırma ve Uygulama Merkezi, 1 Hastaneler Başhekimliği, 2
Hastane ve Rektörlüğe bağlı idari birimlerden oluşmaktadır. 154 idari ve akademik birime bağlı alt
birimler (üniteler) toplamı ise 1634’dür.
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 6/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
Vizyon
Belge yönetimi ve arşiv prensiplerini uygulayarak üniversitenin tüm belge ve arşiv işlemlerini bilgi
çağının gerekliliklerini karşılayacak bir biçimde etkin yönetmektir.
Misyon
Üniversitede geniş kapsamlı bir belge yönetimi ve arşiv sistemi oluşturmak ve sürdürmek,
Üniversitenin tüm birimlerinde formatına bakılmaksızın üretilen belgelerin ekonomik ve etkin
yönetimi için aktif ve sürdürülebilir programlar uygulamak,
Üniversitede belge yönetimi ve arşiv prensiplerinin öğretilmesini ve uygulanmasını sağlamak,
Üniversitede yasal, mali, idari işlemler ve kararlar için bilgiye erişimi desteklemek,
Belgelerin üretimi, dosyalanması, erişimi, alıkonması ve tasfiyesinde ileri ve yenilikçi
teknolojilerin kullanılmasını sağlamak,
Tarihi değere sahip belgelerin seçilmesi ve tarihi belgelerin üniversite arşivine ve milli arşive
gönderilmesini sağlamak,
Üniversitenin tüm birimlerinde yazılı haberleşme, dosyalama ve arşivleme işlemlerini bütünsel
bir yapıya ve standartlara kavuşturmak ve böylece elektronik belge yönetimi ve arşiv
çalışmalarına temel oluşturmak,
Üniversitenin e-belge yönetimi ve arşiv sistemine geçişini sağlamak ve sürdürmek.
Koordinatörlüğün Görevleri
Üniversitenin tüm birimlerini kapsayan Belge Yönetimi ve Arşivleme sürecini (iş süreçlerinde
üretilen ve alınan belgelerin üretimlerinden arşivlenmesine kadar geçen süreci) yönetmek,
Üniversitenin Stratejik Plan çalışmaları ile Uyum Eylem Planı Yol Haritasında yer alan Belge
Yönetimi ve Arşiv çalışmalarına ilişkin eylemleri uygulamaya koymak (5018 sayılı kanunun
öngördüğü Kamu İç Kontrol Standartları),
Üniversitenin “3473 sayılı kanun ve Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği”nden kaynaklanan
yükümlülüklerini yerine getirmek ve bu çerçevede Devlet Arşivleri Başkanlığı ile Üniversitemiz
ilişkilerini yürütmek,
Üniversitenin “Resmi Yazışma Yönetmeliği”nden kaynaklanan yükümlülüklerini yerine getirmek
(BEYAS-İK-05),
Üniversitenin tarihi arşiv belgelerinin güvence altına alınması sağlayarak kurumsal hafızanın
oluşmasını ve korunmasını sağlamak (3473 sayılı kanun ve Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği).
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 7/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
Üniversitenin Belge Yönetimi ve Arşiv çalışmalarında gereksinim duyulan iç düzenlemeleri
hazırlamak ve uygulamaya konulmasını sağlamak (Bu çerçevede 4 yönerge, 5 kılavuz hazırlanmış
ve uygulamaya konulmuştur).
Kurumsal Dosya Planını oluşturmak, uygulamak ve yıllık revizyon çalışmalarını yürütmek,
Kurumsal belge/dosya saklama planlarını geliştirmek, uygulamak ve yıllık revizyon çalışmalarını
yürütmek,
Her yıl Kurum/Birim Belge/Dosya Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyon çalışmalarını
başlatmak, çalışmaları izlemek, denetlemek ve sonuçlandırmak (3473 sayılı kanun, Devlet Arşiv
Hizmetleri Yönetmeliği, BEYAS-İK-03),
Her yıl Komisyonlarca hazırlanan Belge/Dosya İmha Listelerini inceleyerek onay işlemlerini
yapmak ve Devlet Arşivleri Başkanlığı’ ndan uygunluk onayı alarak imhalarını gerçekleştirmek,
Üniversitenin Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemini (e-BEYAS) kurmak, yapılanmasını
sağlamak ve yönetmek,
1.Aşama e-Devlet Entegrasyonu çalışmaları kapsamında Devlet Teşkilatı Merkezi kayıt
Sisteminde (DETSİS)’ de Üniversitemiz birimlerini tanımlayarak İdari Birim Kimlik
Kodlarını/Kurum Kimlik Kodlarını almak ve güncel tutmak. (e-imza ve e-devlet şifresi ile yetkili
personel tarafından online işlem yapılmaktadır- 2011/1 Başbakanlık Genelgesi),
e-Devlet uygulamaları çerçevesinde Kalkınma Bakanlığı’nda oluşturulan “e-Yazışma
Platformu”nda üniversitemizi temsil etmek, alınan kararları üst yönetime sunmak ve
üniversitede uygulanmasını sağlamak,
TÜBİTAK KAMU-SM ile Nitelikli Elektronik Sertifika (e-imza), İmzager, Elektronik Mühür vb. alım
ve uygulama işlerini yürütmek (5070 sayılı kanun),
Aday Memur ve Yükselme Eğitimlerinde zorunlu konular olan “Yazışma, Yazışma Protokolü,
Dosyalama ve Arşivleme” eğitimlerini vermek,
Üniversitenin Hizmetiçi Eğitim Programı çerçevesinde “Yazışma, Yazışma Protokolü, Dosyalama
ve Arşivleme” ve “e-BEYAS Uygulamaları” na ilişkin eğitimler vermek,
Üniversitenin Belge Yönetimi ve Arşiv uygulamalarına ilişkin web sitesi oluşturmak ve yönetmek
(BEYAS Web sitesi: http://beyas.ankara.edu.tr),
Belge Yönetimi ve Arşiv uygulamalarına ilişkin TÜBİTAK, BAP vb. projeler geliştirmek ve
uygulamak,
BEYAS ve e-BEYAS uygulamaları ile ilgili tüm üniversite birimlerine ve personeline destek
sağlamak, kılavuzluk yapmak ve üst yönetime danışmanlık yapmak,
Birimlerin Belge Yönetimi ve Arşiv uygulamalarına ilişkin yıllık raporlar almak, değerlendirmek ve
izlemek,
Devlet Arşivleri Başkanlığı’ na Belge Yönetimi ve Arşiv Uygulamaları ile ilgili yıllık rapor vermek
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 8/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
(3473 sayılı kanun ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik),
Koordinatörlüğün Yıllık İdari Faaliyet Raporunu Hazırlamak ve Üst Yönetime sunmak.
Koordinatörlük İletişimi
BEYAS Koordinatörlüğü Hizmet Binası: Gölbaşı 50. Yıl Yerleşkesi 06830 Gölbaşı/ ANKARA
Santral Tel & Çağrı Merkezi: (312) 484 55 78 Faks: (312) 600 01 63
e-posta : [email protected] Web: http://beyas.ankara.edu.tr/
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 9/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
Organizasyon Şeması
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 10/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
1. KAPSAM
Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü’ nde Kalite Yönetim
Sisteminin kurulmasındaki amaç kurumsal yapıyı iyileştirerek sistemi etkin bir şekilde uygulayarak
hizmet sunulan üniversite çalışanlarının memnuniyetini arttırmak, yasal şartların ve uyulması
gereken tüm düzenlemelerin güncelliğinin sağlanarak zamanında uygulamaya alınmasını
sağlamaktır.
2. ATIF YAPILAN STANDART VE/VEYA DOKÜMANLAR
Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü Kalite El Kitabı’ nda,
uygun yerlerde atıf yapılan standart ve dokumanlar aşağıda sıralanmıştır.
TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardı
TS 13298 Elektronik Belge Yönetim Sistemi Standardı
TSE 13212 Arşiv Mekanlarının Düzenlenmesi Standardı
5070 sayılı “Elektronik İmza Kanunu” (REGA: 23.01.2004 tarihli, 25355 sayılı)
3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun
Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun” (REGA: 04.10.1988 tarihli,
19949 sayılı)
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (REGA: 02.02.2015 tarih
ve 29255 sayılı (2014/7074)).
Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu (1)(2)(3) (28.03.1983 tarihli, 2809 Nolu Kanun)
Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname (21.11.1983 tarihli KHK NO:124)
“Devlet Teşkilatı Veri Tabanı” konulu 2011/1 Başbakanlık Genelgesi (REGA: 10.02.2011 tarih ve 27842 sayılı)
T.C. Ankara Üniversitesi Belge/Dosya Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonları ve Çalışma Esasları BEYAS-İK-03
Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı BEYAS-İK-09
“Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” (REGA: 10.02.2011 tarihli, 27842 sayılı)
KAMUSM Nitelikli Elektronik Sertifika Temini Sipariş Şartları ve Hizmet Esasları Yönergesi
Doküman Kontrolü Prosedürü ANKÜ-YNT-PR-001
BEYAS Koordinatörlüğü KYS Talimatları
BEYAS Koordinatörlüğü KYS Görev Tanımları
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 11/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
BEYAS Koordinatörlüğü KYS Proses Şemaları
Risk analizleri vs.
3. TERİMLER VE TARİFLER
Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü Kalite Yönetim
Sistemi kapsamında oluşturulan dokümanlarda kullanılan terim, tarif ve kısaltmalar aşağıda
sıralanmıştır.
Rektörlük Makamı: Üniversitemizin en üst düzeydeki idari birimidir.
Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü: Üniversitemizin idari birimleri ile ilgili tüm işlerini yürüten, takip/kontrol eden ve raporlayan yetkili birimidir.
İdari Birimler: Üniversitemiz rektörlüğüne bağlı tüm idari birimleridir (koordinatörlük, dekanlık, müdürlük, daire başkanlığı, şube müdürlüğü, şeflik vs.).
Üst Birim: Tanımlama/Güncelleme/Kapatma işlemlerinin yapılacağı idari birim hakkındaki kararların alınmasını sağlayan ve yazışmaları yürüten bir üst idari birimdir.
Kurum Belge Merkezi ve Arşivi: Üniversitemizin 21.03.2014 tarihinde resmi açılışı yapılan ve Gölbaşı Yerleşkesi’ nde TSE 13212 Arşiv Mekanlarının Düzenlenmesi Standardına uygun biçimde oluşturulan BEYAS Binasında faaliyet gösteren Belge Merkezi ve Arşividir.
Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Koordinatörlüğü: Üniversitemiz kullanıcıları adına üretimi gerçekleşen NES (e-imza)’ ların ve alımı gerçekleşen zaman damgası kontörlerinin ödeme işlemlerinin yürütüldüğü birimdir.
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı: Üniversitemiz idari hizmetlerinin mükemmeliyete ulaşması
için stratejik yönetim ve planlama yapan, performans ve kalite ölçütleri geliştiren, yönetim bilgi
sistemi ve üniversitemizin her türlü mali hizmetlerini kanunla verilen yetkiler çerçevesinde etkili,
ekonomik, verimli ve süresinde yerine getirmekle sorumlu birimdir.
Akreditasyon, Akademik Değerlendirme ve Kalite Koordinatörlüğü: Üniversitemizde rektörlüğe
bağlı tüm idari birimlerin akreditasyon, akademik değerlendirme ve kalite yönetim sistemleri
konularındaki çalışmalarını koordine eden birimdir.
Personel Daire Başkanlığı (Personel DB): Üniversitemiz tüm akademik ve idari personelinin
özlük işlemlerini ve yazışmalarını yürüten yetkili birimdir.
Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı (SKS): Kısmi zamanlı çalışması uygun görülen
üniversitemiz öğrencilerinin özlük işlemlerini, yazışmalarını ve puantajını yürüten yetkili
birimdir.
İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı (İMİD): BEYAS Koordinatörlüğü adına malzeme ve hizmet
alımlarını onaylayan/yapan birimdir.
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı (BİD): Üniversitemizde uygun görülen çalışanlar için VPN hesabı
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 12/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
oluşturan ve teknik destek sağlayan birimdir.
Üniversiteler: Bilgi ve Belge Yönetimi bölümlerindeki öğrencilerin BEYAS Koordinatörlüğü’ nde
staj yapmalarına olanak tanıyan üniversitelerdir.
TÜRKSAT Uydu Haberleşme Kablo TV ve İşletme Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü (TÜRKSAT): e-BEYAS Uygulaması yazılımını gerçekleştiren, geliştiren, yardım ve destek veren yazılım firmasıdır.
TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi (KAMUSM): Telekomünikasyon Kurumu’na bildirimi yapılmış, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş olan, Kamu kurumları personeli için NES(e-imza) üretimini ve Zaman Damgası hizmetini gerçekleştiren Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcı (ESHS)’ dır.
İlgili Teknik Servis: BEYAS Binasındaki Teknik cihazların bakım ve onarımını gerçekleştiren yetkili servislerdir.
Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS): “2011/1 Başbakanlık Genelgesi” ne göre kurum içinde tanımlanması/güncellenmesi/pasif edilmesi gereken tüm idari birim ve imza yetkililerine ait bilgilerin işlendiği elektronik kayıt sistemidir.
Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): KAYSİS’ in altında kurum içinde tanımlanması/ güncellenmesi/pasif edilmesi gereken tüm idari birimlere ait bilgilerin işlendiği kayıt sistem modülüdür.
İmza Yetkilileri Yönetim Modülü (İYEM): KAYSİS’ in altında kurum içinde tanımlanması/ güncellenmesi/pasif edilmesi gereken tüm imza yetkililerine ait bilgilerin işlendiği kayıt sistem modülüdür.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Arşiv Sistemi (e-BEYAS) Uygulaması: Üniversitemizin tüm birimlerinde 16 Eylül 2013 tarihinden itibaren kullanılmakta olan elektronik (bilgisayar ve internet temelli) belge yönetimi uygulamasıdır.
Kalite Yönetim Sistemi (KYS): ISO 9001 Standardı şartlarına uygun şekilde, verilen hizmetin
verimini ve bu hizmeti alanların memnuniyetini arttırmayı amaçlayan dokümante edilerek ilgili
paydaşlara duyurulmuş sistemdir.
Planlama: Kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsedikleri temel ilkeler
çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir
hedefler saptamak, performanslarını önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda
ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle
hazırlanan plandır.
Düzeltici Faaliyet: Saptanmış bir uygunsuzluğun sebebinin veya istenmeyen diğer durumların ortadan kaldırılması için yapılan faaliyettir.
Dokümante Edilmiş Bilgi: Bilgi ve onu destekleyen ortamdır.
Tetkik: Tetkik kriterlerinin (yerine getirilme derecesini belirlemek amacıyla tetkik delilini elde etmek ve objektif olarak değerlendirmek için yapılan sistematik, bağımsız ve dokümante edilmiş süreç.
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 13/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
Yönetim Gözden Geçirme (YGG) Toplantısı: Koordinatörlükte yürütülen hizmetlere dair kontrol
ve takip verilerinin değerlendirilmesi amacıyla belli aralıklarla yapılan toplantıdır.
GZFT: (SWOT) Analizi: GZFT analizi incelenen kuruluşun, tekniğin, sürecin veya durumun güçlü
(G) ve zayıf (Z) yönlerini ve dış çevreden kaynaklanan fırsat (F) ve tehditleri (T) belirlemekte
kullanılan bir tekniktir.
BEYAS/e-BEYAS Eğitim Semineri: Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi mevzuatı ve e-BEYAS
Uygulamasındaki değişiklik/yeniliklerin duyurulması amacıyla belirli aralıklarla düzenlenen
eğitim, bilgilendirme ve değerlendirme toplantılarıdır.
Nitelikli Elektronik Sertifika (NES (e-imza)): Digital ortamda imza atılabilmesini ve belge imzacılarının kimliğinin doğrulanmasını sağlayan sim kart ve kart okuyucudan oluşan cihazdır.
BEYAS Yöneticileri: e-BEYAS Uygulaması kapsamında yönetici işlerini yürütmek üzere Rektörlük
Makamı tarafından yetkilendirilen çalışanlardır.
Yönetici İşleri: e-BEYAS Uygulamasında rektörlük makamı adına yürütülmesi gereken işlerdir.
Virtual Private Network (VPN) Hesabı: Kurumun internet sunucularına bağlı olmayan
bilgisayarlardan e-BEYAS Uygulamasına bağlanılmasını sağlayan kullanıcıya özel hesaptır.
Akademik Toplantı: Kongre, Konferans, Sempozyum gibi bilimsel toplantılardır.
Birim İmza Yetkilisi (Birim Amiri): Üniversitemiz rektörlüğüne bağlı tüm idari birimlerinde koordinatörlük, dekanlık, müdürlük, daire başkanlığı, şube müdürlüğü, şeflik vs.) nihai imza atma yetkisine sahip akademik/idari personeldir.
Zaman Damgası (ZD): Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kayıttır.
Zaman Damgası Yazılımı (ZD Yazılımı): Kuruma fiziksel ortamda gelen belgeleri digital ortama ve e-BEYAS Uygulamasına dahil etmek için gerekli olan yazılımdır.
BEYAS Koordinatörlüğü Binası: Üniversitemizin 21.03.2014 tarihinde resmi açılışı yapılan ve Gölbaşı Yerleşkesi’ nde TSE 13212 Arşiv Mekanlarının Düzenlenmesi Standardına uygun biçimde oluşturulan Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü ile Kurum Belge Merkezi ve Arşivi’ nin faaliyet gösterdiği binadır.
Felaket Kurtarma Merkezi (FKM): Bilgi İşlem Daire Başkanlığı bünyesinde yürütülen tüm hizmetler ile e-BEYAS Uygulaması sunucularında bulunan her türlü verinin günlük olarak yedeklendiği ve saklandığı sunuculardır. İlgili sunucuları devre dışı bırakacak nitelikte yaşanabilecek sorunlara karşı veri kaybının önlenmesi amacıyla oluşturulmuştur.
Teknik Cihazlar: İklimlendirme Cihazları, Merkezi Klima, Merkezi Kombi, Telefon Santrali, İnternet Sunucusu, Yangın Alarm Sistemi ve Söndürme Cihazları, Parmak İzli ve Şifreli kapılar, Aydınlatma ve Elektrik Sistemi, Hidrofor ve Su Tesisatı Sistemi ve Kamera ve Görüntüleme Sistemi.
“Zamane” Yazılımı: Kuruma ait kullanıcı adı ve şifresi ile mevcut zaman damgası kontör miktarının takip edilebildiği bilgisayar yazılımıdır.
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 14/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
4. KURULUŞUN BAĞLAMI
Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü ISO 9001:2015
standardının gereklerine uygun olarak bir Kalite Yönetim Sistemi kurmuş ve uygulamaya almıştır. Bu
El Kitabı Koordinatörlükte yürütülen tüm hizmetlere ait Kalite Yönetim Sistemini açıklar,
gereklilikleri tanımlar ve sorumlulukları tayin eder. Bütün gerekler dokümante edilmekte, sistem
çeşitli yöntemlerle ölçülüp izlenmekte, süreklilik sağlanmakta ve sürekli iyileştirilmektedir.
Koordinatörlüğün hedeflerine ulaşmasını etkileyebilecek, amacı ve stratejik yönü ile ilgili olan ve
kalite yönetim sistemlerinin amaçlanan sonuç/sonuçlarına ulaşmak için yeteneğini etkileyen
dokümanlarda iç ve dış konular tespit edilmiş ve tanımlanmıştır. Bu kapsamda yürütülen
hizmetlerin her biri için risk analizleri yapılarak belli aralıklarla yapılan Yönetim Gözden Geçirme
toplantıları ile takip edilmektedir.
4.1 Kuruluşun ve Bağlamının Anlaşılması
Koordinatörlüğümüzde verilen hizmetleri etkileyerek hedeflere ulaşmada belirsizlik oluşturabilecek
tüm iç ve dış hususlar ile gereklilikleri yönetim gözden geçirme toplantıları aracılığı ile gözden
geçirilerek izlenmekte, sürekliliği sağlanmakta, sürekli iyileştirilmekte ve gerektiğinde
güncellenmektedir.
4.1.1 İç Hususlar
Koordinatörlüğümüz kontrolünde olan, verilen hizmetleri ve kurumsal yapımızı etkileyerek
hedeflere ulaşmada belirsizlik oluşturabilecek belli başlı iç hususlar şunlardır:
Koordinatörlüğümüzün organizasyon yapısı,
Kurum kültürü,
Örtük bilgi (Dokümante edilmemiş bilgi birikimi),
Çalışanlar arasındaki iletişim,
Üst yönetimin (Rektörlüğün) alacağı karar ve stratejiler,
Yönetim anlayışı,
Kaynak ihtiyacının karşılanmasındaki sıkıntılar,
Bilgi işlem alt yapısı,
İnsan kaynakları ve altyapı yetersizliği,
Etik olmayan davranışlar,
Kurumumuzun altyapısı ve teknolojik olanaklar.
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 15/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
4.1.1 Dış Hususlar
Koordinatörlüğümüz kontrolünde olmayan, verilen hizmetleri ve kurumsal yapımızı etkileyerek
hedeflere ulaşmada belirsizlik oluşturabilecek belli başlı dış hususlar şunlardır:
Teknolojik gelişmeler,
Dış paydaşların tercihleri,
Mevzuat değişiklikleri,
Siber saldırılar,
Bütçe,
Ülkemizin içinde bulunduğu siyasi ve ekonomik durum,
İklim ve çevre şartları,
Doğal afetler,
Savaş, terör, güvenlik
4.2 İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerinin Anlaşılması
Koordinatörlüğümüzün hizmetlerini planlayıp yürütürken iç ve dış paydaşlarının şart ve beklentileri
göz önünde bulundurulmaktadır. İç ve dış paydaşların şart ve beklentileri koordinatörlüğe iletilen
sözlü veya yazılı geri bildirimlerle, bilgilendirme veya eğitim amaçlı düzenlenen toplantılarla ve
belirli aralıklarla yapılan memnuniyet anketleri ile gözden geçirilerek değerlendirilir.
Ayrıca belirlenmiş olan iç ve dış paydaşlar değişen koşullara paralel olarak yönetim gözden geçirme
toplantıları aracılığı ile gözden geçirilerek izlenmekte, sürekliliği sağlanmakta, sürekli iyileştirilmekte
ve gerektiğinde güncellenmektedir.
KYS içinde oluşturulan talimatlarda ilgili taraflar ayrıca belirtilmiştir.
4.2.1 İç Paydaşlar
Koordinatörlüğümüzün Ankara Üniversitesinin tüm birim ve personeline hizmet vermesinden dolayı
iç paydaşlarımız,
Koordinatörlük personeli,
Rektörlüğe bağlı tüm birimler,
Üniversitemizde görev yapan tüm akademik ve idari personel
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 16/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
olarak tanımlanmıştır.
İç Paydaş Beklentileri
İç Paydaşların Koordinatörlüğümüzden beklentileri aşağıda sıralanmıştır.
İdarecilerin iş paylaşımında adil olması,
Personelin yaptığı işle alakalı eğitim, ilgi ve becerisinin dikkate alınması,
Konuyla ilgili kararlar alınırken çalışanların fikir ve önerilerini dikkate alması,
Fiziksel çalışma koşullarının dijital ortama aktarılması ile çalışma ortamının iyileştirilmesi,
İzin, hastalık izni, sosyal haklar vb politikalarda adil olunması,
Kaynak ihtiyacının zaman geçirmeden karşılanması,
Kişisel gelişime katkıda bulunulması,
İş yeri güvenliği,
Park yeri, otopark,
Engellilere yönelik düzenlemeler,
Sunulan hizmet ile ilgili başvuruların alınması,
Başvurulan hizmetin yerine getirilmesi,
Yapılan işlerle ilgili geri bildirimlerde bulunulması,
Şikayet bildirimlerinin alınması,
Şikayetlerin çözülmesi,
Çözülen sorunlarla ilgili geri bildirimlerde bulunulması,
Önerilerin alınması,
Önerilerin değerlendirilmesi,
Önerilerle ilgili geri bildirimlerde bulunulması,
Fiziksel çalışma koşullarının bilgi güvenliği kapsamında iyileştirilmesi,
Kişisel bilgilerin korunması,
Çalışma ortamının kesintiye uğramaması,
Elde edilen bilgi birikiminin korunması,
Yasal şartlara uyum,
İş yeri güvenliği,
Birim içinde iletişimde süreklilik ve bilgi akışının sağlanması,
Kullanılan sistemlerin kesintiye uğramaması ve sistemlerin bilgi güvenliği açıklarının
giderilmesi
4.2.2 Dış Paydaşlar
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 17/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
Koordinatörlüğümüzün Rektörlük adına iş birliği ve iletişim halinde olduğu dış paydaşlar
Koordinatörlüğümüz haricindeki tüm birimler
Koordinatörlüğümüz personeli haricindeki tüm üniversitemiz akademik/idari personeli
TÜRKSAT Uydu Haberleşme Kablo TV ve İşletme Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü (TÜRKSAT)
TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi (KAMUSM)
Devlet Arşivleri Başkanlığı
Türk Standartları Enstitüsü
Diğer üniversitelerim ilgili akademik/idari birimleri
Kamu Kuruluşları
Ankara Üniversitesi Birimleri
DETSİS
Devlet Arşivleri Başkanlığı
Türk Standartları Enstitüsü
Tedarikçiler
TÜRKSAT Uydu Haberleşme Kablo TV ve İşletme Anonim Şirketi Genel Müdürlüğü (TÜRKSAT)
TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi (KAMUSM)
İBA Proje İnşaat Taahhüt Mekanik Tesisat Turizm San. ve Tic.. LTD. ŞTI.
Türk Telekom
VERTİV Güç Sistemleri Ltd. Şti.
Murat Teknik
Radsan Entengre Yönetim Sistemi
Belgelendirme ve Danışmanlık Firmaları
National Keep Bilişim Teknolojileri
Dış Paydaş Beklentileri
Dış paydaşların Koordinatörlüğümüzden beklentileri aşağıda sıralanmıştır.
İş ve işlemlerde hız,
Koordinatörlük çalışanlarına ulaşılabilirlik,
İstek ve şikayetlere geri dönüş,
Paydaşlarla karşılıklı işbirliği,
Bilgi ve deneyim paylaşımı,
Çalışkan/dinamik olmak,
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 18/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
Şeffaf hesap veren birim olmak,
Toplumsal sosyal yaşama katkı sunabilir olmak,
Paydaşların görüşlerini ifade edebilecekleri ortamların oluşmasını sağlamak,
Diğer kurum kişilerle iletişim kurmada başarılı olmak,
Değişen koşullara uyum sağlama konusunda başarılı olmak,
Sürekli dayanışma,
Koordinatörlümüzün yenilikçi/yaratıcı fikirlere açık olması,
Engellilere yönelik düzenlemeler.
Prestijin korunması,
Çalışma sürekliliğinin sağlanması,
İletişim platformlarının kesintiye uğramaması,
Birim web sitesinde yer alan bilgilerin güncel olması,
Elde edilen bilgi birikiminin korunması,
Yasal şartlara uyum,
Zamanında ödeme alma.
4.3 Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi
Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü’ nde Kalite Yönetim
Sistemi, 4.1 ve 4.2 maddelerinde belirlenen hususlar da dikkate alınarak koordinatörlük tarafından
yürütülmekte olan ve aşağıda sıralanan tüm hizmetleri kapsar:
e-BEYAS İşlemleri: e-BEYAS Uygulamasının tüm arayüzlerinde yürütülen
işlem/tanımlama/güncellemelerle kontrol ve takip işlemleri.
KAYSİS İşlemleri: Ankara Üniversitesinin mevcut tüm personeli, idari birimleri ve yeni kurulacak
olan idari birimleri (koordinatörlük, dekanlık, müdürlük, daire başkanlığı vs.).
Kurum Belge Merkezi ve Arşiv İşlemleri: Ankara Üniversitesi tüm alt birimlerinde oluşturulan ve kurum dışından alınan belge/ dosya/ klasör/ materyali.
NES(e-imza) İşlemleri: Ankara Üniversitesi Rektörlük Makamı tarafından NES (e-imza) alınması uygun görülen tüm Ankara Üniversitesi personeli.
Planlama, Kontrol ve Eğitim İşleri: Ankara Üniversitesi tüm birim ve personeli ile stajyer olarak belirlenen öğrencileri.
Zaman Damgası Kontrol, Alım Faturalandırma ve Yazılım Kurulması İşleri: Ankara Üniversitesi tüm idari birimleri ile yeni kurulacak olan idari birimleri (koordinatörlük, dekanlık, müdürlük, daire başkanlığı vs.).
İdari İşler: Ankara Üniversitesi BEYAS Koordinatörlüğü’ nde görevli çalışanları, kısmi zamanlı
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 19/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
çalışan öğrencileri, stajyer öğrencileri ve akademik toplantıların ilgili hedef kitlesi.
VPN Hesabı Başvuru İşlemleri: Ankara Üniversitesi Rektörlük Makamı tarafından VPN hesabı alınması uygun görülen tüm Ankara Üniversitesi personeli.
Teknik İşler: Ankara Üniversitesi Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi (BEYAS) Koordinatörlüğü binasında bulunan Felaket kurtarma merkezi ile diğer cihazların kontrol ve bakımı, web sitesi güncelleme, yazılım yükleme gibi teknik işlemlerin tamamı.
4.4 Kalite Yönetim Sistemi ve Prosesleri
Koordinatörlüğün yürüttüğü hizmet kalitesini doğrudan ya da dolaylı etkileyebilecek iş ve işlemler
talimatlarla tanımlanmış ve Proses Şemalarında gösterilmiştir. Yürütülmekte olan bu hizmetler için
ayrıca süreç kartları oluşturulmuştur.
5. LİDERLİK 5.1 Liderlik ve Taahhüt 5.1.1 Genel
Koordinatörlüğümüzde yönetim; KYS’ nin kurulması ve sürdürülmesi için insan kaynağı altyapı,
eğitim gibi temel ihtiyaçları sağlamakta, personel donanımı ve motivasyonuna önem vermekte,
koordinatörlüğümüz kendisinin ve rektörlüğümüzün politika ve hedeflerini gerçekleştirmek için
çalışmaktadır. Bunlara ek olarak her seviyedeki çalışana sorumluluk verilerek, inisiyatif ve
becerilerini kullanmalarına olanak sağlanmakta, önemli konularda görüş vermeleri istenmektedir.
Koordinatörlüğümüzde hizmetlerinin yürütülmesi esnasında yönetim tarafından düzenlenen
toplantılara çalışanların katılımı sağlanmakta ve fikir alışverişinde bulunulmaktadır.
Yönetim, aşağıdakiler vasıtasıyla Kalite Yönetim Sistemi için liderlik ve taahhütlerini;
Kalite yönetim sisteminin etkinliği için hesap verilebilirliği,
Kalite politikası ve kalite amaçlarının oluşturulduğu ve bunların kuruluşun stratejik yönü ve
bağlamı ile uyumluluğunun güvence altına alınması,
Kalite yönetim sistemi şartlarının, koordinatörlüğümüz hizmetleri ile bütünleştiğinin güvence
altına alınması,
Çalışanlarca süreç yaklaşımı ve risk temelli düşünme kullanımının teşvik edilmesi,
Kalite yönetim sistemi için gerekli kaynakların varlığının güvence altına alınması,
Etkin kalite yönetimi ve kalite yönetim sistem şartlarına uygunluğun öneminin paylaşılması,
Kalite yönetim sisteminin amaçlanan çıktılarına ulaşmasının güvence altına alınması,
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 20/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
Kalite yönetim sisteminin etkinliğine katkı sağlayacak kişilerin, işe alınması, yönlendirilmesi ve
desteklenmesi,
İyileştirmenin teşvik edilmesi,
Çalışanların liderliğini göstermek için desteklenmesi,
yoluyla sağlamaktadır.
5.1.2 Müşteri Odaklılık
Koordinatörlüğümüz Üniversitemizin tüm birimleri ile akademik ve idari çalışanlarına hizmet
vermektedir. Yürütülen hizmetler 4.1 ve 4.2 de belirtilen hususlarla iç ve dış paydaşların ihtiyaç ve
beklentilerini kapsayacak biçimde yasal mevzuatlar çerçevesinde belirlenmiştir. Bu amaçla Kalite
Yönetim Sistemi, hizmet alanların ve çalışan personelin ihtiyaç ve beklentilerini karşılayacak şekilde
planlanması, sürdürülmesi, sürekli iyileştirilmesi ve memnuniyetlerinin izlenmesi gibi faaliyetleri
yönetmektedir. Ayrıca risk değerlendirme çalışmalarında memnuniyeti etkileyebilecek konular
özellikle göz önünde bulundurulmaktadır. İç ve dış paydaşların öneri ve şikâyetleri, yüz yüze yapılan
görüşmeler, eğitim toplantısı, telefon, e-posta, anketler veya e-BEYAS uygulaması üzerinden resmi
yazışma vb. yollarla bildirilmekte, ölçülüp değerlendirilmektedir.
5.2 Politika 5.2.1 Kalite Politikasının Oluşturulması
Kalite politikamız, üniversitemizin ve koordinatörlüğümüzün misyon ve vizyonları doğrultusunda
yönetim faaliyetlerinin tüm paydaşlarımızca benimsenen toplam kalite yönetimi anlayışı ile ulusal
ve evrensel etik ilkelere ve hukuka dayalı, yenilikçi ve sürekli iyileştirme esaslı olarak
gerçekleştirilmesidir.
Bu doğrultuda kalite politikamız;
Kalite Güvencesi Sistemine tüm paydaşlarımızın katılımını,
Kalite Yönetim Sistemimizin ISO 9001 standardı gereği dokümante edilmesini ve sürekli
iyileştirilmesini,
İnsan kaynağının bilgi, beceri ve yetkinliklerinin geliştirilmesini,
Yönetim faaliyetlerinde nitelik ve personel odaklı yaklaşımı,
AR-GE’ nin ulusal/uluslararası gereksinim ve önceliklere göre yürütülmesini,
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 21/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
Yönetim faaliyetlerinde ulusal/uluslararası akreditasyonu,
Nitelikli personelin istihdamını,
Koordinatörlük faaliyetleri ile ilgili ulusal/uluslararası alanlarda katkı sağlamayı,
Kaynakların daha etkin ve verimli kullanılmasını ve israfın önlenmesini,
Uluslararasılaşma bilinç ve uygulamalarının yaygınlaşmasını,
Ulusal/uluslararası sıralamalarda daha üst seviyelere ulaşmayı,
Etkin bir risk yönetimi stratejisi sürdürülmesini,
esas alır.
5.2.1 Kalite Politikasının Duyurulması Koordinatörlüğümüzde kalite politikası duyuru panoları, web, e-posta, e-BEYAS duyuruları ve
koordinatörlüğümüz ortak paylaşımlı (share) dizini aracılığıyla fiziki ve elektronik ortamda tüm
çalışanlarımızın ve ilgili tarafların erişimine açılmıştır.
5.3 Kurumsal Görev, Yetki ve Sorumluluklar Koordinatörlüğümüz organizasyon şeması (ANKÜ-BYS-OŞ.001) ile görev tanımlarında (ANKÜ-BYS-
GOR.001,025) çalışanların görev, yetki ve sorumlulukları detaylandırılmıştır. Bunlara ek olarak
yürütülen hizmetlere ait talimat (ANKÜ-BYS-TAL.001,009) ve proses şemalarında (ANKÜ-BYS-
PŞ.001,009) yetki ve sorumlulukların nasıl yerine getirileceği tarif edilmiştir.
6. PLANLAMA 6.1 Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri Koordinatörlüğümüzde planlanarak yürütülen tüm hizmetler için karşılaşılabilecek olası riskler tespit
edilmiş, derecelendirme ve önceliklendirme kriterlerinin ne olduğu, risk iştahının tespiti, belirlenen
risklerin sorumlularının kimler olduğu gibi hususlar belirlenmiştir. Bu kapsamda yürütülen tüm
hizmetlere yönelik risk değerlendirme çalışmaları yapılmış, önemli riskler için kontrol faaliyetleri
belirlenmiştir. Belirlenen risklere ilişkin sürekli izleme yapılmakta, güncelliği sağlanmaktadır. Ayrıca
hizmetler üzerinden yapılan analizler ile risklere ilişkin fırsatlar belirlenmektedir.
6.2 Kalite Hedefleri ve Bunlara Erişmek İçin Planlama
Koordinatörlüğümüzün kalite politikası doğrultusunda genel hedefleri belirlenmiştir. Ayrıca genel
hedefler çerçevesinde ulaşılabilir, ölçülebilir, belli aralıklarla izlenen yıllık hedefler belirlenmekte;
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 22/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
süre, sorumlu, kaynak ihtiyacı ve izlenecek stratejiyi de içeren yıllık Performans Programı
oluşturulmakta ve 6’ şar aylık aralıklarla düzenlenen Yönetim Gözden Geçirme toplantıları ile
kontrol ve takip edilmektedir.
Koordinatörlüğümüzün genel kalite hedefleri:
Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi (BGYS) nin Genişletilmesi ve yaygınlaştırılması,
Kalite Yönetim Sisteminin birim tarafından benimsenmesi ve çalışmaların bu kapsamda
yürütülmesi,
e-BEYAS Uygulamasında Zorunlu Standart ve mevzuatın öngördüğü değişiklik ve geliştirmelerin
yapılması, geliştirilen yeni versiyonların kurularak sistemin sürekliliğin ve sürdürülebilirliğinin
sağlanması,
Zorunlu Standart ve mevzuatın öngördüğü değişiklik ve geliştirmelerin ilgili personel tarafından
düzenli olarak takip edilmesi ve gerekli güncellemelerin yapılması,
Değişiklik ve geliştirmeler doğrultusunda sistemin sürekliliğin ve sürdürülebilirliğinin sağlanması
için e-BEYAS Birim Sorumluları ile tüm personele eğitimlerin verilmesi,
Kurumsal belleği oluşturan geriye dönük arşiv belgelerinin tespit, ayrıştırma ve tasnif
çalışmalarının yürütülmesi,
Kurumsal belleği oluşturan geriye dönük arşiv belgelerinin yapılan tespitlerle birlikte zaman
içinde projelerle dijitalleştirilerek e-Arşiv Yönetim Sistemine aktarılması,
6.3 Değişikliklerin Planlanması
Koordinatörlüğümüzce yerine getirilen hizmetlerle ilgili mevzuat, organizasyon yapısı veya ilgili
standartların değişmesi durumunda KYS dokümantasyonu değişikliğe paralel olarak revize edilir. Söz
konusu değişiklikler Geçerli ve İptal Edilen Doküman listelerinde belirtilerek dokümante
edilmektedir.
7. DESTEK
7.1 Kaynaklar 7.1.1 Genel Koordinatörlüğümüzde kalite yönetim sisteminin kuruluşu, devam ettirilmesi ve geliştirilmesi için
gerekli olan personel, yazılım, donanım, eğitim, altyapı ve sarf malzemeleri üniversitemizin ilgili
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 23/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
birimleri ile ortak çalışma sonucunda belirlenerek temin edilmektedir.
7.1.2 Kişiler Koordinatörlüğümüz insan kaynağı ihtiyacı, üniversitemiz Personel Daire Başkanlığı aracılığı ile
karşılanmaktadır. Yürütülen hizmetlerin gereklerine göre çalışacak personelin nitelikleri belirlenerek
Personel Daire Başkanlığına bildirilir. Personel Daire Başkanlığı diğer birimlerdeki personelin içinden
çalışması uygun görülenlerin Koordinatörlüğümüzde görevlendirilmesini sağlar. Eğer bu şartlara
uygun personel bulunamazsa kamu personeli alım sınavları aracılığı ile yeni memur alınmasını sağlar
ve koordinatörlüğümüzde görevlendirir.
7.1.3 Altyapı Koordinatörlüğümüzde hizmetlerin en iyi şekilde sunulması için ihtiyaç duyulan yazılım, donanım,
binalar, çalışma alanları ulaşım ihtiyaçları ve sosyal alanlar sağlanmış olup, bunlara ilişkin bakım ve
onarım işleri düzenli olarak yürütülmektedir. Bakım onarım işleri, ANKÜ-BYS-TAL.009 Teknik İşler
Talimatı’ nda belirtildiği şekilde kontrol ve takip edilmekte ve gerekli hallerde İdari ve Mali İşler,
Bilgi İşlem, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlıkları tarafından yürütülmektedir.
7.1.4 Proseslerin İşletimi İçin Ortam Koordinatörlüğümüzde personelin işini rahat yapabilmesi için gerekli fiziksel şartlar sağlanmıştır.
Ayrıca çalışanlar arasında etnik köken, cinsiyet vs.’ ye dayalı ayrımcılık yapılmamakta, aşırı iş yükü
verilmemekte ve ya da psikolojik şiddet (mobbing) uygulanmamaktadır. Çalışanların bu konulardaki
önerileri dikkate alınmakta ve şikayetlerine en kısa sürede çözüm getirilmektedir.
7.1.5 İzleme ve Ölçme Kaynakları
Koordinatörlüğümüzde sadece hizmet sunulduğu için bu madde kapsam dışı tutulmuştur.
7.1.6 Kurumsal Bilgi
Koordinatörlüğümüzde çalışanlar arasındaki tecrübe ve örtük bilgi paylaşımı için çalışanlar arasında
toplantılar yapılmakta özellikle kritik faaliyetlerle ilgili iş akışları oluşturulurken veya risk
değerlendirmeleri yapılırken tecrübeli personelin katılımı sağlanmaktadır. Göreve yeni başlayan
personelin, konusunda tecrübe sahibi personel yanında çalışması sağlanarak deneyim kazanmaları
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 24/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
amaçlanmaktadır.
Kurum dışında eğitim seminer gibi etkinliklere katılan personelden eğitim notları ve dokümanlar
talep edilerek diğer çalışanların erişimine açılmakta, ayrıca gerekli görülen durumlarda eğitime
katılan personel tarafından diğer personele, bilgilendirme toplantısı yapması sağlanmaktadır.
7.2 Yetkinlik
Koordinatörlüğümüzde çalışan personelin taşıması gereken yetkinlikler, öğrenim durumları, alması
gereken eğitimler ve tecrübe görev tanımlarında (ANKÜ-BYS-GOR.001,025) belirlenmiştir.
Koordinatörlüğümüzde çalışan personel, yürütmekte olduğu hizmet için gerekli olan ve Personel
Daire Başkanlığı Hizmet İçi Eğitim tarafından düzenlenen her türlü eğitim seminerine katılabilirler.
Ayrıca tecrübe sahibi olan personel deneyimlerini ve bilgilerini paylaşarak diğer personelin de
gelişimine katkı sağlamaktadır.
Eğitim faaliyetleri ile ilgili kayıtlar mevzuatlarda belirtilen sürelere uygun muhafaza edilmektedir.
7.3 Farkındalık Koordinatörlüğümüzde KYS ile ilgili farkındalık oluşturmak için, KYS Sorumluları tarafından
çalışanlara KYS Temel eğitimi verilir. Bu eğitimlerde özellikle kuruluş politikası, hedefler, birim
dokümantasyonu ve KYS ile ilgili genel bilgilendirme yapılır.
Koordinatörlüğümüzde çalışanlar, kalite politikası, ilgili kalite amaçlarının, stratejik amaç ve
hedeflerinin, kalite yönetim sistemi şartlarının yerine getirilmediği durumlarda müdahil olması
gerektiğinin farkındadır.
7.4 İletişim
Koordinatörlüğümüzde çalışanlar arasında iletişim küçük bir birim olması nedeniyle çoğunlukla
sözlü (yüzyüze, telefon, toplantı vs.) olarak gerçekleştirilir. Ancak dış paydaşlarla iletişim e-BEYAS
uygulaması üzerinden resmi yazışma, tebliğ ve duyurular, e-posta, sistem dokümantasyonu, eğitim
toplantıları, telefon vs yoluyla kurulmaktadır.
7.5 Dokümante Edilmiş Bilgi
7.5.1 Genel
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 25/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
Koordinatörlüğümüz ISO 9001: 2015 Kalite Yönetim Sistemine uygun olarak doküman sistemini
oluşturmuştur. Bu dokümanlar koordinatörlüğümüzde uygulanan kalite yönetim sistemi, kalite el
kitabı, talimatlar, görev tanımları, proses şemaları, formlar, kalite planları ve ilgili diğer dokümanları
kapsayacak şekilde tanımlanmıştır ve uygulamaya alınmıştır.
Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki tüm faaliyetlere yönelik olarak oluşturulan dokümanların
hazırlanması, kontrol ve takip edilmesi, revize edilmesi vs. gibi işlemler ANKÜ-YNT-PR-001 Doküman
Kontrolü Prosedürü ile ANKÜ-BYS-TAL.005 Planlama, Kontrol ve Eğitim İşleri Talimatı’nda
açıklanmıştır.
7.5.2 Oluşturma ve Güncelleme Kalite Yönetim Sistemi doküman yapısının oluşturulması, formatı, güncelleme yöntemleri ANKÜ-
YNT-PR-001 Doküman Kontrolü Prosedürü ile ANKÜ-BYS-TAL.005 Planlama, Kontrol ve Eğitim İşleri
Talimatı’ nda açıklanmıştır.
7.5.3 Dokümante Edilmiş Bilginin Kontrolü Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki tüm faaliyetlere yönelik olarak oluşturulan dokümanların
hazırlanması, kontrol ve takip edilmesi, revize edilmesi vs. gibi işlemler ANKÜ-YNT-PR-001 Doküman
Kontrolü Prosedürü ile ANKÜ-BYS-TAL.005 Planlama, Kontrol ve Eğitim İşleri Talimatı’nda
açıklanmıştır.
8. OPERASYON
8.1 Operasyonel Planlama ve Kontrol Koordinatörlüğümüzde yürütülen tüm hizmetler için talimat (ANKÜ-BYS-TAL.001,009) ve proses
şemaları (ANKÜ-BYS-PŞ.001,009) oluşturulmuş ve bunlar için riskler belirlenmiştir. Hizmetlerin
belirlenen şartlara uygunluğu için kontroller yapılmaktadır.
8.2 Ürün ve Hizmetler İçin Şartlar
8.2.1 Müşteri ile İletişim
Dış paydaşlarla iletişim e-BEYAS uygulaması üzerinden resmi yazışma, tebliğ ve duyurular, e-posta,
sistem dokümantasyonu, eğitim toplantıları, telefon vs. yoluyla kurulmaktadır. Bu kanallar aracılığı
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 26/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
ile iletilen her türlü öneri değerlendirilmektedir. Şikayet ve sorunlar ise kayıt altına alınarak, en kısa
sürede çözülür ve ilgililere geri dönüş yapılır. Bu konuda verilen hizmet ANKÜ-BYS-TAL.001 e-BEYAS
İşlemleri Talimatı’ nda detaylandırılarak açıklanmıştır.
8.2.2 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Tayin Edilmesi
Koordinatörlüğümüzde yürütülmekte olan hizmetler aşağıda sıralanan yasal mevzuatlar
çerçevesinde yürütülmektedir.
TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardı
TS 13298 Elektronik Belge Yönetim Sistemi Standardı
TSE 13212 Arşiv Mekanlarının Düzenlenmesi Standardı
5070 sayılı “Elektronik İmza Kanunu” (REGA: 23.01.2004 tarihli, 25355 sayılı)
3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun
Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun” (REGA: 04.10.1988 tarihli,
19949 sayılı)
Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (REGA: 02.02.2015 tarih
ve 29255 sayılı (2014/7074)).
Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu (1)(2)(3) (28.03.1983 tarihli, 2809 Nolu Kanun)
Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname (21.11.1983 tarihli KHK NO:124)
“Devlet Teşkilatı Veri Tabanı” konulu 2011/1 Başbakanlık Genelgesi (REGA: 10.02.2011 tarih ve 27842 sayılı)
T.C. Ankara Üniversitesi Belge/Dosya Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonları ve Çalışma Esasları BEYAS-İK-03
Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı BEYAS-İK-09
“Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” (REGA: 10.02.2011 tarihli, 27842 sayılı)
KAMUSM Nitelikli Elektronik Sertifika Temini Sipariş Şartları ve Hizmet Esasları Yönergesi
Doküman Kontrolü Prosedürü ANKÜ-YNT-PR-001
BEYAS Koordinatörlüğü KYS Talimatları
BEYAS Koordinatörlüğü KYS Görev Tanımları
BEYAS Koordinatörlüğü KYS Proses Şemaları
Risk analizleri vs
8.2.3 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Gözden Geçirilmesi
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 27/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
Koordinatörlüğümüzde sunulan tüm hizmetlerin ilgili mevzuat çerçevesinde gerçekleşmesi için,
hizmetlerimizle ilgili talimat (ANKÜ-BYS-TAL.001,009), proses şemaları (ANKÜ-BYS-PŞ.001,009) ve
diğer destek dokümanları mevzuat şartlarına göre hazırlanmakta ve kontrol edilmektedir. Mevzuata
uygun olmayan talepler reddedilir ve başvuru sahibi bilgilendirilir.
8.2.4 Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Değişmesi
Verilen hizmetler için yasal şartlar değiştiğinde dokümante edilmiş bilgi listeleri yasal kısıtlar
paralelinde güncellenir. Değişiklik durumunda ilgili sorumlu/yetkili personel bilgilendirilir. İç ve dış
paydaşlar ise e-BEYAS uygulaması üzerinden resmi yazı, tebliğ, duyuru, web sitesi, telefon e-posta
vb. iletişim kanalarıyla yapılır.
8.3 Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi
Koordinatörlüğümüzde sadece hizmet sunulduğu için bu madde kapsam dışı tutulmuştur.
8.4 Dışarıdan Tedarik Edilen Proses, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü
Koordinatörlüğümüze ait ayrı bir bütçe olmaması nedeniyle dışarıdan alınan hizmet ve ürünler
Rektörlük tarafından ve Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Koordinatörlüğü proje desteği ile temin
edilmektedir. Bu nedenle bu madde kapsam dışı tutulmuştur.
8.5 Ürün ve Hizmetin Sunumu
8.5.1 Üretim ve Hizmet Sunumunun Kontrolü
Koordinatörlüğümüzde yürütülen tüm hizmetler için Kalite Yönetim Sistemi kapsamında oluşturulan
ilgili talimat (ANKÜ-BYS-TAL.001,009) ve proses şemaları (ANKÜ-BYS-PŞ.001,009) oluşturulmuştur.
Hizmetlerle ilgili resmi yazışmalar e-BEYAS Uygulaması üzerinden elektronik ortamda
oluşturulmakta ve mevzuatta belirtilen sürelerde muhafaza edilmektedir.
Hizmetlerin rahat bir şekilde sunulabilmesi için gerekli altyapı ve çalışma ortamı oluşturulmuş,
personelden kaynaklanabilecek hatalar risk analizinde göz önüne alınmıştır.
8.5.2 Tanımlama ve İzlenebilirlik
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 28/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
Koordinatörlüğümüzde yürütülen tüm hizmetlere bağlı şartlar, mevzuatta ve ilgili dönem Stratejik
Planında tanımlıdır. Her türlü başvuru 16 Eylül 2013 tarihinden itibaren kullanılmakta olan e-BEYAS
Uygulaması üzerinden alındığı için kayıtlar veri toplamayı, izlemeyi ve ölçmeyi kolaylaştıracak
biçimde tutulur. e-BEYAS Uygulaması üzerinden işlemlerin bütün aşamaları, işlemi yapanlar, kontrol
edenler vb. bilgilere ulaşılabilmektedir.
8.5.3 Müşteri veya Dış Tedarikçiye Ait Mülkiyet
Resmi yazışmaların yürütüldüğü e-BEYAS Uygulamasında iç ve dış paydaşlara ait kimlik ve iletişim
bilgileri (TC kimlik no, telefon, adres, e-posta, idari birim kimlik kodu, vergi numarası vs.) veri olarak
bulunmaktadır. Bu bilgiler, çeşitli düzeylerde yetkilendirilmiş personelin erişimine açıktır. Ancak bu
bilgilerin sorumlu ve yetkili olanlar dışında herhangi bir üçüncü kişi, kurum veya kuruluşla açık yazılı
izin olmaksızın paylaşmak veya söz konusu bilgi ve belgeleri kamuoyunda yaymak T.C. Anayasası' na
ve ilgili diğer hukuk kurallarına aykırıdır. Bu nedenle iç ve dış paydaşlara ait kimlik ve iletişim
bilgilerine erişimi bulunan personel “Ankara Üniversitesi Kişisel, Hassas, Kurumsal Veri Paylaşımı ve
Bilgi Güvenliği Sorumluluk Belgesİ” ni imzalamak ve belgenin gerektiği şekilde davranmak
durumundadır. Bu sayede iç ve dış paydaşlara ait kimlik ve iletişim bilgileri korunmaktadır.
8.5.4 Muhafaza
Koordinatörlüğümüzde yürütülen tüm hizmetlere ait resmi yazışmalar e-BEYAS Uygulaması
üzerinden yapıldığından belgeler elektronik ortamda saklanmaktadır. Uygulamaya ait ana sunucular
Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’ nda bulunmaktadır ve anlık olarak yedeklenmektedir. Bunun yanı sıra
düzenli aralıklarla veriler tapelere yazdırılmakta ve ayrıca BEYAS Koordinatörlüğü hizmet binasında
bulunan Felaket Kurtarma Merkezi’ nde birkaç kopya halinde yedeklenmektedir.
Fiziksel ortamda oluşturulmuş belgeler ise mevzuatın öngördüğü şekilde ilgili sorumlularca
saklanmaktadır. Yasal saklama süresini dolduran belgeler ise arşivlenmektedir. Bu işlem Türkiye’ de
Arşiv Standardına uygun olarak inşa edilen ilk bina olan BEYAS Koordinatörlüğü hizmet binasındaki
Arşiv depolarında gerçekleştirilmektedir. Arşiv depoları tüm arşivlik malzemenin (dosya, klasör, film
vs.) özelliklerine uygun olarak oluşturulmuştur ve malzemelerin zarar görmeyeceği şekilde
muhafaza edilmesi sağlanmaktadır.
8.5.5 Teslimat Sonrası Faaliyetler
Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetler, sonrasında mevzuat gereklilikleri, hizmetlerin
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 29/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
istenmeyen sonuçları ve iç veya dış paydaşların hizmetler ile ilgili şart ve geri bildirimleri göz önüne
alınarak değerlendirilmektedir.
8.5.6 Değişikliklerin Kontrolü
Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetlerde herhangi bir nedenden dolayı iş akışlarında ya da
hizmetlerde kullanılan malzeme veya teçhizatta değişiklik yapılması durumunda yapılan değişikliğin
istenen sonucu verip vermediği kontrol edilir ve ilgili kayıtlar muhafaza edilir.
8.6 Ürünlerin ve Hizmetlerin Piyasaya Sunumu
Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetlerin ilgili mevzuat ve sistem dokümantasyonuna
uygunluğu hiyerarşik olarak imza ve paraflar yoluyla kontrol edilmektedir. Ayrıca talimat (ANKÜ-
BYS-TAL.001,009) ve proses şemalarında (ANKÜ-BYS-PŞ.001,009) kontrol noktaları belirlenmiş olup,
uygunsuzluk durumunda ilgili kişilerden düzeltmeler talep edilerek uygunsuzluk kayıtları
tutulmaktadır.
8.7 Uygun Olmayan Çıktının Kontrolü
Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetlerin şartları ilgili mevzuata bağlı olarak hazırlanan talimat
(ANKÜ-BYS-TAL.001,009) ve proses şemalarında (ANKÜ-BYS-PŞ.001,009) belirtildiği şekilde
gerçekleştirilmekte olup, hizmet anında müdahale edilebilecek şekilde kontrol altında tutulur.
Hizmetler sürekli kontrollerle izlenerek uygun olmayan hizmet sunulması önlenmektedir.
İç ve dış paydaşlardan alınan öneri/şikayetler, iç tetkikler, denetimler, gözden geçirme toplantıları,
risk değerlendirmeleri veya kontrollerde tespit edilen/tekrarlanan uygunsuzluklar ilgili sorumlu/
yetkili tarafından zaman geçirmeden düzeltilmektedir. Konu ile ilgili olarak ilgili paydaşlar resmi
yazışma, e-posta, duyuru vs yolları ile bilgilendirilmektedir.
Ayrıca yürütülen hizmetlerle ilgili tespit edilen veya bildirilen her türlü uygunsuzluk kayıt altına
alınmakta, dokümante edilerek muhafaza edilmektedir.
9. PERFORMANS DEĞERLENDİRME
9.1 İzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme
9.1.1 Genel
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 30/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
Koordinatörlüğümüzde hizmet kalitesi üzerinde önemli etkileri olan belli başlı işlem ve faaliyetler iç
tetkik ve Yönetim gözden geçirme toplantıları ile izlenmekte, periyodik olarak ölçülüp ve
gözlemlenmekte ve sonuçları raporlanmaktadır. Kalite performansının izlenmesi; amaç ve
hedeflerle uyum içinde bulunmasını temin etmek amacıyla veriler düzenli olarak kaydedilmektedir.
Ayrıca düzenli aralıklarla yapılması planlanan memnuniyet anketi soruları oluşturulmuştur. Bu
anketin sonuçları raporlanmakta, iyileştirmeye açık alanlar tespit edilerek eylem planları
oluşturulmaktadır.
9.1.2 Müşteri Memnuniyeti
Koordinatörlüğümüz hizmetlerinden faydalanan iç ve dış paydaşlar şartlarının karşılanıp
karşılanmadığının belirlenmesi için farklı iletişim kanalları yoluyla alınan öneri ve şikâyetler ile
memnuniyet anketleri değerlendirilerek gerekli hallerde düzeltici faaliyet başlatılır ve iyileştirmeler
sağlanır. Konu ile ilgili detaylar ANKÜ-BYS-TAL.001 e-BEYAS İşlemleri ve ANKÜ-BYS-TAL.005
Planlama, Kontrol ve Eğitim İşleri talimatlarında açıklanmaktadır.
9.1.3 Analiz ve Değerlendirme
Koordinatörlük olarak sistemin etkinliğini ve performansını değerlendirmek için memnuniyeti, süreç
ve kalite hedeflerimizin gerçekleşme oranları, uygun olmayan hizmet sayıları, risk değerlendirme
faaliyetlerinin etkinliği konularında istatistiksel çalışmalar yapılır. Bunlara ek olarak hizmet
gerçekleşmeleri ve hedeflerle ilgili analizler yıllık faaliyet raporlarında tüm paydaşlara iletilir.
9.2 İç Tetkik
Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetlerde uygulanan Yönetim Sistemleri ile 9001
standartlarının şartlarının etkin olarak uygulanıp uygulanmadığı, faaliyetlerin düzenli olarak
sürdürülüp sürdürülmediğinin belirlenmesi amacıyla iç tetkikler yapılmaktadır. Bu amaçla
oluşturulan iç tetkik soruları zaman zaman güncellenmekte, yönetim gözden geçirme toplantıları
öncesinde tekrarlanmaktadır.
9.3 Yönetim Gözden Geçirmesi
9.3.1 Genel
Koordinatörlüğümüzde yürütülen hizmetlerin Yönetim Sistemlerinin amacına uygunluğunu,
yeterliliğini ve etkinliğini sürdürmesini ve stratejik amaçlarıyla uyumluluğunu güvence altına almak
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 31/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
için planlı aralıklarla koordinatörlüğümüzde yönetimin gözden geçirme toplantısı gerçekleştirir. Bu
toplantıda iç tetkik ve paydaşların memnuniyet anketi sonuçları değerlendirilir. Değerlendirme
sonucuna göre yapılması gereken iş ve işlemler planlanır.
9.3.2 Yönetim Gözden Geçirmesi Girdileri
Yönetimin sistemi gözden geçirme toplantılarının planlanma aşamasında yönetimin gerekli gördüğü
diğer konular ve gelen öneriler dışında aşağıdaki konular göz önünde bulundurularak toplantı
gündemi belirlenir;
Bir önceki Yönetim Gözden Geçirmesi toplantısından devam eden takip faaliyetleri
Yönetim Sistemlerini etkileyebilecek iç ve dış konulardaki değişiklikler,
Memnuniyeti kapsamında yapılan çalışmalar ile geri bildirim, çalışmaların analiz edilmesi,
iyileştirmeye açık alanların belirlenmesi,
Amaç ve hedeflerin gözden geçirilmesi, gerçekleşme durumlarının görüşülmesi, yeni hedeflerin
belirlenmesi,
Proses performanslarının değerlendirilmesi,
Uygun olmayan faaliyetler ile düzeltici faaliyetlerin gerçekleşme durumu,
İzleme ölçme sonuçları
İç/dış tetkiklerin ve denetimlerin sonuçları
Kaynaklar
Risk ve fırsatlara yönelik faaliyetler,
İyileştirme önerileri, (çalışan ve hizmet alanlardan gelen öneriler)
ilgili tarafların şikâyetleri.
9.1.1 Yönetim Gözden Geçirmesi Çıktıları
Yönetim sistemi gözden geçirme toplantılarının çıktıları; iyileştirme için fırsatları, yönetim sistemleri
ile ilgili değişiklik ihtiyacını ve gerekli olan kaynakları kapsayacak karar ve faaliyetleri içerir.
10. İYİLEŞTİRME
10.1 Genel
Koordinatörlüğümüzde özellikle, hizmet kalitesini ve paydaşların memnuniyetini arttırmak için neler
yapılabileceği, iyileştirme fırsatlarının neler olabileceği konularında çalışan önerileri, paydaşların
BELGE YÖNETİMİ ve ARŞİV SİSTEMİ
(BEYAS) KOORDİNATÖRLÜĞÜ
EL KİTABI
ANKÜ-BYS-EK.001
Sayfa/Topl. Sayfa No 32/31 Hazırlayan Onaylayan
İlk Yayın Tarihi 03/08/2018 Hatice Işık DEMİREL
Burcu YILMAZ
Prof. Dr. Fahrettin
ÖZDEMİRCİ Son Revizyon Tarihi --------------
Revizyon No 01
ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR
ANKÜ-BYS-EK-001/REV.01/03.08.2018
talepleri, iç tetkik ve yönetim gözden geçirme toplantısı sonuçları ulusal ve uluslararası mevzuata
uygun biçimde değerlendirilmektedir.
10.2 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet
Hizmet sunumu ve/veya Kalite Yönetim Sistemi uygulamaları sırasında uygunsuzluk ile karşılaşılması
durumunda düzeltici veya önleyici faaliyet başlatılır ve bu faaliyetlerin etkinliği takip edilir. Konu ile
ilgili detaylar ANKÜ-BYS-TAL.001 e-BEYAS İşlemleri ve ANKÜ-BYS-TAL.005 Planlama, Kontrol ve
Eğitim İşleri talimatlarında açıklanmaktadır.
10.3 Sürekli İyileştirme
Sürekli olarak iyileştirme Koordinatörlüğümüz Kalite Yönetim Sistemi’nin temelidir. KYS’nin
uygunluğu, yeterliliği ve etkinliği periyodik olarak iç tetkik ve YGG toplantıları yoluyla
değerlendirilmekte, özellikle memnuniyetin düşük olduğu alanlar ve ulaşılamayan hedefler
belirlenmekte, şikâyet ve uygunsuzlukların nedenleri araştırılarak gerekli kaynak ihtiyaçları
sağlanmakta, iyileştirmeler ve düzeltici faaliyetler yoluyla müşteri memnuniyeti ve hedeflerin çıtası
yükseltilmektedir. Bu şekilde KYS performansının sürekli arttırılması sağlanmaktadır.