ANALIZA POSLOVA I RADNIH ZADATAKA
Transcript of ANALIZA POSLOVA I RADNIH ZADATAKA
ANALIZA POSLOVA I RADNIH ZADATAKA
SUZANA STOJANOVIĆ
Pojmovi• Pojmovi koji se zamenjuju:
– Zadatak – grupa radnih aktivnosti
– Obaveze – skup zadataka koji se obavljaju
– Odgovornosti – preuzimanje nadležnosti za obavljanje zadataka
– Funkcija – skup dužnosti i odgovornosti koje obavlja jedna osoba
– Rad (Posao) – skup dužnosti i odgovornosti koje obavljaju više
osoba
– Zanimanje – grupa poslova koja zahteva iste sposobnosti,
veštine, znanja, ….
Analiza posla se može definisati kao proces organizovanog prikupljanja i
sređivanja relevantnih podataka i informacija o poslovima, neophodnim
znanjima i sposobnostima, odgovornostima i drugim zahtevima
neophodnim za obavljanje određenog posla.
Informacije o poslu usmerene su u dva pravca: u pravcu radnog mesta
(naziv radnog mesta, opis posla, dužnosti i odgovornosti i slično) i u
pravcu izvršioca (stručna sprema, radno iskustvo, znanje stranih jezika
itd.).
Drugim rečima, analiza posla, u principu, pojašnjava suštinu i sadržaj
posla, s jedne strane, i profil zahteva u odnosu na izvršioca, s druge
strane.
Analiza rada
• Analiza rada nije jednokratna aktivnostpošto se poslovi konstantno menjaju
• Rad, a ne osoba – u analizi posla jevažno znati da se analizira posao a neosoba koja ga obavlja
• Analiza rada nam olakšava da odredimominimalan obim zadataka koje jepotrebno obaviti da bi se završio posao
Zašto se vrši analiza rada?
1. Pomaže nam u realizaciji programa zapošljavanja.
Lakše utvrđujemo minimalna zahtevana znanja za obavljanje
posla, prilikom:
sastavljanja plana regrutacije,
za izbor kriterijuma selekcije kandidata.
2. Pomaže nam prilikom vrednovanja rezultata rada.
Celovito prikazuje poslove koji spadaju u isti delokrug rada, te sena taj način može vršiti upoređivanje sličnih područja rada unutarpreduzeća.
3. Pomaže nam pri sastavljanju planova ljudskih resursa.
4. Prikazuje realnu vrednost pojedinih poslova za preduzeće,čime se olakšava sprovođenje politike stimulacijezaposlenih.
5. Pomaže pri proceni i uticaju na potrebe za obukom irazvojem.
6. Predstavlja osnovu za dizajniranje radnog procesa i izradualternativnih programa rada.
ANALIZA POSLA
selekcija
socijalizacija
obuka
nagrađivanje
ocenjivanje performansi zaposlenih
regrutacija
odnosi na radu
bezbednost i zdravlje
kompenzacije
procena radne efikasnosti
Učesnici analize
Analizom rada moraju da se obuhvate:
Radnik
Direktni nadređeni
Ostale zainteresovane strane u organizaciji
Osnovne faze u
procesu analize poslova
• Kvalitetna analiza posla otpočinje
temeljnim pripremama.
• Cilj priprema je da se definišu tri stvari, i to:
• koje informacije o poslu treba prikupiti,
• koji su izvori informacija o poslu i
• na koji način bi trebalo prikupljati potrebne
informacije o poslu.
• Izvori informacija o poslu mogu da budu:
izvršioci posla, neposredni rukovodioci
posla, pisani izvori (pravilnici, priručnici,
uputstva, brošure i slično) i drugi izvori.
• Osnovne faze u procesu analize posla
su:
• definisanje obuhvata analize posla,
• izbor metoda analize posla,
• prikupljanje i analiza podataka i
• evaluacija analize posla.
Definisanje obima
analize posla
• U prvoj fazi analize posla definišu se dve
stvari: poslovi koji su predmet analize i
razlozi zbog kojih se analiza poslova vrši.
• Razlozi za analizu posla uglavnom su
poznati i tiču se potrebe definisanja
dužnosti i aktivnosti svakog radnika i
menadžera, obezbeđivanja informacija o
zahtevima radnih mesta (naročito za
potrebe onih koji su za ta radna mesta
zainteresovani)...
Kada je reč o definisanju poslova koje treba analizirati situacija je nešto
složenija jer, ta aktivnost, u stvari, podrazumeva:
- određivanje raspona poslova (utvrđuje se svaki pojedinačan posao,
opredeljuju se slični i srodni poslovi, odnosno poslovi u okviru iste ili
srodnih struka i slično);
- određivanje lokacije poslova (mora se znati u kojim sve mestima
odnosno opštinama, gradovima, okruzima, zemljama i slično, se
obavljaju poslovi koji su predmet analize) i
- određivanje preduzeća, odnosno organizacionih delova u kojima će se
poslovi analizirati (analizom posla se ne moraju uvek obuhvatati svi
poslovi u organizaciji, tim pre ako se ona sastoji od većeg broja
preduzeća, odnosno organizacionih delova).
Tipovi podataka
• Pre izbora metoda analize posla mora se znati koji ikakvi podaci se žele.
• U tom kontekstu, treba znati da su upotrebljivi samopodaci koji su zaista relevantni za analizu posla.
• Takvim se, po pravilu, smatraju podaci koji se odnosena:
• opis ponašanja (definišu šta treba da bude obavljenona određenom radnom mestu),
• potrebne sposobnosti (sposobnost komunikacije,sposobnost da se radi pod stresom, fizičkesposobnosti),
• karakteristike posla (identitet posla, značaj posla,samostalnost) i
• informacije o opremi.
Izvori podataka
• Uobičajeni izvori podataka su: postojeći opisi
poslova, odnosno radnih mesta, dokumentacija o
završenoj obuci, razgovori sa zaposlenima,
menadžerima ili stručnjacima za određene poslove,
izveštaji o opremi i drugi.
• Veoma je važno da se prikupi što više podataka i to
iz različitih izvora.
• Svaki izvor podataka je važan, tim pre što se ne
mogu uvek svi izvori koristiti.
• Prikupljene podatke treba upoređivati, ukrštati i
kombinovano primenjivati, kako bi se stvorila jasnija
predstava o poslovima koje treba analizirati.
Tehnike prikupljanja
podataka
• Nakon definisanja tipa podataka, forme u kojoj ih trebaprikupljati i izvora podataka, pristupa se izboru metoda,odnosno tehnika analize posla. Vremenom je razvijen velikibroj takvih metoda.
• Tehnike koje se koriste su:
• Posmatranje,
• Individualni intervjui,
• Upitnik,
• Ček liste,
• Intervjui uz posmatranje,
• Grupni intervjui s ekspertima,
• Dnevnik,
• Obavljanje posla,
• Analiza kritičnih događaja.
Posmatranje • Nedostaci
• Potrebna je obuka analitičara posla
• Ometa rad i ugrožava bezbednost
zaposlenih
• Manuelni poslovi koji se obavljaju
velikom brzinom ne mogu biti
analizovani
Prednosti:
Precizno registrovanje
ponašanja (pokreta) i
vremena
Upitnik• Prednosti:
• Visoka objektivnost, pouzdanost
• Daju mogućnost za analizu na različite načine
• Jeftina tehnika
• Najefikasniji način prikupljanja informacija
• Nedostaci:
• Potreban veći uzorak
• Ispitanici moraju biti sposobni da daju adekvatne
odgovore
• Potrebna je prirpema ispitanika za popunjavanje
• Neophodno je da se analitičar unapred upozna sa
poslom
Individualni intervjui
• Prednosti:
• Fleksibilnost
• Detaljne informacije
• Jednostavna organizacija i priprema
• Nedostaci:
• Duže traje
• Rezultati zavise od sposobnosti ispitanika
• Skuplja tehnika
• Komplikovanije za analizu
Ček liste
Prednosti:vrlo slične upitniku i procene su manje
subjektivne.
Nedostaci: potreban je veći
uzorak jer se radi o grubljoj tehnici u
poređenju sa upitnikom
• Intervju uz posmatranje
• Prednosti:
• Bogatije informacije i
• Veća tačnost.
• Nedostaci:
• Ugrožavanje bezbednosti rada
• Grupni intervju
• Prednosti:
• Kraće traje i
• Bogatije informacije
• Nedostaci:
• Teže organzovati i
• Opasnost od grupnih uticaja
• Grupni intervju sa ekspertima
• Prednosti:
• Brza tehnika
• Jeftina
• Može se koristiti i za poslove koji još ne postoje
• Nedostaci:
• Problem rada sa ekspertima
• Realnost
Dnevnik • Prednosti:
• Jeftina tehnika
• Fleksibilnost
• Nije potrebna priprema
• Pogodan za raznovrsne poslove
• Nedostaci:
• Teško je obezbediti saradnju
• Mogućnost ispuštanja važnih zadataka
• Retko se koristi
Obavljanje posla
• Prednost:
• Realističnost analize
• Nedostaci:
• Skupa tehnika
• Dugo traje
• Mogućnost izostavljanja bitnih elemenata
usled neiskustva
• Pogodna samo za poslove za koje je
potrebna kratka obuka
Analiza kritičnih događaja na poslu
• Prednosti:
• Fokus na važne aspekte posla
• Veća tačnost
• Daje informacije pogodne za kreiranje
kriterijuma za ocenu performansi zaposlenih
• Informacije su pogodne za definisanje sadržaja
programa odluke
• Nedostaci:
• Često nepotpuni podaci kompleksni za analizu
• Dugotrajan proces iščekivanja ekstremnih
događaja na poslu
Instrumenti analize
posla
• Nakon definisanja tipa podataka, forme u
kojoj ih treba prikupljati i izvora podataka,
pristupa se izboru metoda, odnosno
tehnika analize posla.
• Vremenom je razvijen veliki broj takvih
metoda. Procenjuje se da ih trenutno ima
dvadesetak.
• Najčeste se koriste:
• Instrumenti za analizu komponenti posla,
• Strukturirani upitnici i
• Instrumenti za analizu menadžerskih
pozicija.
• Ovi metodi usmereni su na analizu
najmanjih elemenata nekog posla koje je
moguće identifikovati.
• Metodi analize komponenti posla (metod
praćenja toka procesa rada, metod praćenja
međuzavisnosti zaposlenih i opreme i
studije pokreta i vremena), kojima se, po
pravilu, analiziraju i najsitniji elementi
određenog posla, ukoliko se mogu
identifikovati, zbog promena u opremi,
dizajnu proizvoda, sirovinama, zaštiti
zdravlja zaposlenih i slično;
• Strukturirani upitnici su instrumenti za prikupljanje detaljnih informacija o
konkretnom poslu.
• Strukturirani upitnici, od kojih se najčešće koriste:
• upitnik za popisivanje ciljeva i zadataka,
• upitnik za analizu pozicije (sadrži 187 komponenti posla i sedam dodatnih
pitanja koja se odnose na iznos zarade),
• upitnik za popisivanje komponenti posla (iako sadrži 153 elementa, vrlo je
sličan prethodnom, a osim toga prilagođeniji je za popunjavanje od strane
zaposlenih),
• funkcionalna analiza posla,
• tehnika kritičnog incidenta i drugo;
• Za potrebe analize menadžerskih pozicija zbog specifične
prirode ovih poslova razvijeni su posebni upitnici.
• Metodi za analizu menadžerskih poslova, od kojih se obično
koriste:
• Upitnik za opis menadžerskih pozicija,
• Upitnik za opis stručnih i menadžerskih pozicija
• Upitnik za opis ciljeva rukovodilaca.
KOJI METOD ĆE SE U KOJOJ SITUACIJI KORISTITI NAJVIŠE ZAVISI OD RAZLOGA ZBOG KOJIH SE ANALIZA POSLA VRŠI. UNIVERZALNIH PRAVILA NEMA. SVAKI METOD JE DOBAR AKO SE PRAVILNO PRIMENJUJE. ISKUSTVO JE POKAZALO DA JE ZA DOBIJANJE OBJEKTIVNIH, DETALJNIH I CELOVITIH PODATAKA O ODREĐENOM POSLU POŽELJNA KOMBINOVANA PRIMENA VEĆEG BROJA METODA.
Prikupljanje i analiza podataka
• U ovoj fazi procesa analize posla vrši se
prikupljanje i analiza podataka, odnosno
informacija. Da bi se u tome uspelo neophodno
je:
• da se za nameravane aktivnosti dobije podrška
top menadžmenta i zaposlenih,
• da se za potrebe svih učesnika analize posla
obezbede sve raspoložive, a relevantne
informacije i
• da se vodi računa o mogućim greškama i
posledicama eventualne upotrebe pogrešnih
podataka, procena i informacija.
• U svakom poslu se potkradaju i određene
greške.
Metodi za prikupljanje
podataka
• Za prikupljanje podataka koriste se različiti metodi:
• neposredno posmatranje,
• intervjuisanje zaposlenih,
• upitnik,
• razgovor sa ekspertima,
• observacije od strane analitičara,
• vođenje dnevnika od strane zaposlenih,
• popisivanje kritičnih događaja na određenom radnom
mestu od strane zaposlenih,
• mehanička sredstva, kao što su filmovi, brojači i
slično.
• U praksi se najčešće koriste prva tri metoda.
Neposredno posmatranje
• Metod neposrednog posmatranja karakteriše
neposredno praćenje, posmatranje i evidentiranje
podataka koji su relevantni za posao koji se analizira.
• Aktivnosti praćenja se poveravaju objektivnom i za
to obučenom posmatraču, od koga se, po pravilu,
očekuje da popuni unapred dobijeni standardizovani
obrazac sa određenim podacima.
• Obično se koristi za analizu jednostavnijih poslova,
tj. poslova koji se ponavljaju, zbog čega se smatra
neadekvatnim za analizu složenih i kreativnih
poslova, kojih je sve više.
• Prednost metoda neposrednog posmatranja ogleda
se u njegovoj objektivnosti, jer se ne oslanja samo na
podatke izvršioca.
Intervju • Intervju je posebna vrsta razgovora sa određenim
sagovornikom.
• Uspešno se koristi i za posmatranje složenijih i
kreativnijih poslova, zbog čega se smatra dobrom
alternativom metoda neposrednog posmatranja.
• Intervju za analizu posla, kao uostalom i svaki
drugi intervju, može biti strukturiran,
polustrukturiran i nestrukturiran, kao i
individualan i grupni.
• Da bi intervju što više uspeo, neophodne su i
odgovarajuće pripreme njegovog voditelja.
Poželjno je da se voditelj prethodno što više
informiše o poslu koji se analizira.
Upitnik • Upitnik je veoma korišćen metod za analizu posla,
jer se za njega vezuje niz prednosti. Najčešće se
sastoji iz dobro sročenih pitanja, zatvorenog i
otvorenog tipa, značajnih za posao koji se analizira.
• Da bi se uz pomoć upitnika obezbedili što
upotrebljiviji podaci, veoma je važno da se pre
njegovog korišćenja izvrše dobre pripreme. U tom
kontekstu, moraju se najpre odrediti pitanja koja će
se postavljati. Pitanja se moraju formulisati na jasan
i razumljiv način.
• Nakon popunjavanja upitnika, neophodan je
ozbiljan i studiozan rad na sređivanju dobijenih
podataka.
ANALIZA PODATAKA
Nakon prikupljanja relevantnih podataka i informacija pristupa se njihovoj
analizi. Mnogi smatraju da je analiza podataka teža i zahtevnija aktivnost
od njihovog prikupljanja, što potvrđuje i činjenica da se njome mogu baviti
samo kompetentni i iskusni kadrovi. Analiza podataka se najvećim delom
sastoji iz provere pouzdanosti prikupljenih podataka.
Ako se tokom provere ustanove ozbiljnije razlike u sadržaju pojedinih
podataka, pristupa se identifikaciji njihovih izvora, u cilju prevazilaženja
nastalih razlika.
Evaluacija analize
• Evaluacija analize posla je četvrta i
poslednja faza u procesu te analize. Proces
analize posla, bez nje, ne može se smatrati
zaokruženim.
• Evaluacija metoda analize posla
podrazumeva primenu brojnih kriterijuma,
kao što su: svrha upotrebe rezultata
analize, standardizacija, stepen
prihvaćenosti od strane korisnika, nivo
zahtevanog treninga, veličina uzorka,
pouzdanost, potrebno vreme, troškovi i
drugi.
Specifikacija izvršilaca
• Proces analize posla uključuje i proces
specifikacije izvršilaca.
• Specifikacija izvršilaca podrazumeva definisanje
sledećih elemenata:
• Potrebno znanje,
• Veštine, sposobnosti i lične karakteristike,
• Potrebne kvalifikacije,
• Prethodno iskustvo,
• Starost (ako je važna),
• Podaci o zdravstvenom stanju,
• Specifičnost uslova rada (česta putovanja,
nestandardno radno vreme...)
OSNOVNI REZULTATI ANALIZE POSLA SU: 1) OPIS POSLA, ODNOSNO RADNOG MESTA I 2) SPECIFIKACIJA POSLA, ODNOSNO RADNOG MESTA.
Opis posla
• Opis posla ili opis radnog mesta, kako se ponekad kaže, sadrži
podatke o: poslovima, tj. aktivnostima koje zaposleni na
određenom radnom mestu treba da obavlja, opremi ili
instrumentima koji se na tom radnom mestu koriste i radnim
uslovima u kojima se opisani poslovi obavljaju.
• Najznačajniji segment opisa posla čine podaci o konkretnim
poslovima koji se vezuju za određeno radno mesto.
• Opis posla može da bude detaljan i načelan, u zavisnosti od
procene kompetentnih ljudi i uobičajene prakse u organizaciji.
Detaljan opis podrazumeva označavanje svih poslova i radnih
zadataka radnog mesta, od najsloženijih i najznačajnijih do
najjednostavnijih i najsitnijih.
• Informacije koje sadrži su:
• Informacije o poslu,
• Kratak sadržaj posla,
• Odgovornosti i zaduženja,
• Autoritet i
• Standardni učinci (performanse) i
• Radni uslovi.
Specifikacija posla
• Specifikacija posla je pisani dokument o
tome koje lične karakteristike i iskustvo,
sposobosti, veštine i obrazovanje su
potrebni za obavljanje određenog posla.
• Specifikacija posla može biti deo opisa
posla ili potpuno odvojen dokument.
• Najčešće su opis posla i specifikacija posla
deo istog pisanog dokumenta.
• Za svako radno mesto se vezuju određeni uslovi u pogledu stručne spreme,
radnog iskustva, psihofizičkih sposobnosti i drugih parametara, koji se
moraju ispunjavati ukoliko se na njemu želi raditi.
• Uslovi za raspoređivanje na radno mesto, odnosno za dobijanje određenog
posla vremenom se sve više pooštravaju. Takav trend je rezultat ubrzanog
naučno-tehnološkog razvoja, intelektualizacije rada, razvoja sistema
obrazovanja, porasta nezaposlenosti i slično.
Ostali rezultati
analize posla
• Osim opisa i specifikacije posla, rezultatima analize
posla obezbeđuju se i drugi odgovarajući efekti, kao što
su:
• klasifikacija poslova,
• ocena poslova (utvrđivanje njihove relativne vrednosti),
• definisanje standarda ili kriterijuma ocenjivanja
performansi zaposlenih,
• definisanje sadržaja obuke i treninga zaposlenih,
• dizajniranje i redizajniranje poslova, odnosno radnih
mesta,
• planiranje ljudskih resursa,
• povećanje efikasnosti rada,
• povećanje bezbednosti zaposlenih i slično.
Problemi u analizi rada
• Podrška uprave
• Loši podaci i selektivno pirkupljanje
• Odsustvo svih učesnika
• Motivacija radnika za učestvovanje
• Manjak vremena radnika
• Nedostatak kritike (feedback)
Evaluacija kvaliteta
analize posla
• Evaluacija kvaliteta analize posla ima za cilj
da proveri:
• Tačnost informacija prikupljenih za potrebe
analize posla,
• Pouzdanost – stepen slaganja rezultata
analize posla od strane različitih analitičara,
• Stepen u kojem se dobijaju slični rezultati
ako se primene različiti instrumenti i
• Validnost – da li izabran instrument za
analizu posla meri ono za šta je korišćen.
Kriterijumi evaluacije
instrumenata za analizu
posla
Koriste se različiti kriterijumi, a najčešće
sledeći:
Svrha upotrebe rezultata analize,
Standardizovanost,
Stepenn prihvaćenosti od strane
korisnika,
Stepen zahtevane obuke,
Veličine uzorka,
Pouzdanost,
Potrebno vreme, troškovi...
Izbor konkretnog metoda zavisi od svrhe analize posla. Da bi se dobili što objektivniji i detaljniji
podaci o konkretnom poslu, preporučuje se da se kombinuju različiti metodi.
Kvantitativne instrumente, kao što su Upitnik za analizu pozicije i Upitnik za analizu menadžerske
pozicije treba kombinovati sa kvalitativnim instrumentima, kao što je Tehnika kritičnog
incidenta.
Vodič za sprovođenje
kvalitetne analize
posla
• Jasno formulisati svrhu upotrebe podataka iz
analize posla,
• Koristiti instrument za analizu posla
• Rezimirati rezultate analize posla u pismenoj
formi,
• Prikupljati podatke iz više izvora,
• Oslanjati se na zaposlene koji su dobro upoznati
sa poslovima koji su predmet analize,
• Proveriti pouzdanost i tačnost podataka o poslu
koji su prikupljeni,
• Napraviti neku formu liste zadataka,
• Nabrojati sve zadatke koji se obavljaju na
nekom poslu.
Dizajn rada
Obavljanje poslova u firmi se može predstaviti kao slaganja lego kockica.
Glavni razlog efektnog obavljanja posla je dizajn rada.
Komponente dizajna
• Dizajn rada precizira sadržaj posla i
način obavljanja
• Osnovne tri faze
– Specifikacija pojedinačnih zadataka
– Specifikacija načina izvršavanja
– Grupisanje zadataka u poslove
• Specijalizacija vs generalizacija
– Rutinski poslovi
– Efikasnost ?
– Nivo obrazovanja ?
Ilustracija: povezanost planiranja i analize rada
May Chung je rođena u Hong Kongu a studije
menadžmenta završila je u Srbiji. Intervjuisana je za
učešće u programu razvoja menadžmenta pri jednoj
multinacionalnoj korporaciji.
Pored diplome, kao drugi kriterijum zahteva se radno
iskustvo od najmanje 2 godine.
Sledi izvod iz intervjua koji je vođen sa njom...
- “Da li imate radno iskustvo?”
- “Nemam.”
- “Kojim poslom se bave Vaši roditelji?”
- “Porodičnim biznisom uvoza nameštaja.”
- “Da li im ikada pomažete u poslu?”
- “Još od moje 10. godine im pomažem; najpre sam čistila, zatim postavljala
police a kasnije posluživala mušterije. Sada pomažem ocu u vođenju
poslovnih knjiga i u odnosima sa partnerima. Svako leto provodim u Hong
Kongu, u toku letnjeg raspusta.”
- “Dakle, vi već imate radno iskustvo od 12 godina upisano u Vašu radnu
knjižicu.”
- “Ne, nemam ni jednu godinu upisanu jer mi nikada nisu odredili tačan naziv
pozicije ili obezbedili opis poslova. Nije bilo potrebe za tako nešto...”