ANALISIS PERENCANAAN JUMLAH TENAGA PENUNJANG … · kemudian melanjutkan ke Sekolah Dasar Negeri...
-
Upload
phungquynh -
Category
Documents
-
view
223 -
download
0
Transcript of ANALISIS PERENCANAAN JUMLAH TENAGA PENUNJANG … · kemudian melanjutkan ke Sekolah Dasar Negeri...
ANALISIS PERENCANAAN JUMLAH TENAGA PENUNJANG
(STUDI KASUS PADA PEGAWAI TATA USAHA FAKULTAS
(DEKANAT) DAN DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR)
Oleh :
BETTI KARLIATI
H24103013
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2007
iii
ABSTRAK
Betti Karliati. H24103013. Analisis Perencanaan Jumlah Pegawai Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Di bawah bimbingan Sjafri Mangkuprawira.
Kegiatan pelayanan administrasi dan pendukung akademik FEM IPB baik fakultas maupun departemen dipegang oleh bagian Tata Usaha (TU). Terdapat perbedaaan fungsi antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU Departemen. TU Fakultas (Dekanat) mempunyai fungsi sebagai Quality Assurance (Jaminan Mutu), sedangkan TU Departemen memiliki fungsi sebagai Quality Control (Pengendalian Mutu). Adanya perbedaan antara fungsi TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen ini sangat menarik untuk dikaji.
Penelitian ini bertujuan mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, menganalisis beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu semester, serta mengetahui jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB. Analisis data dilakukan dengan menggunakan metode analisis pekerjaan dan analisis beban kerja.
Permasalahan yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan pegawai di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen antara lain: jumlah pegawai yang masih belum cukup menangani pekerjaan yang ada, gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja, serta beban kerja pegawai yang belum sesuai. Masalah di Fakultas (Dekanat) adalah pelatihan yang berdasarkan deskripsi pekerjaan masih belum efektif dan rotasi pegawai yang belum sesuai dengan kompetensi pegawai. Sementara di TU Departemen Manajemen yaitu, laporan evaluasi yang masih kurang efektif.
Berdasarkan perbandingan jumlah pegawai, TU Fakultas (Dekanat) memiliki beban kerja sebesar 5.954,4 lebih ringan daripada TU Departemen Manajemen 4.158,4. Hasil penghitungan jumlah total pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) adalah empat belas orang, dan di TU Departemen Manajemen adalah delapan orang yang meliputi Kepala Tata Usaha, Bagian Keuangan, Bagian Administrasi, Bagian Penanggung Jawab (untuk TU Fakultas/Dekanat) dan Bagian Urusan Rumah Tangga.
iv
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Kota Sukabumi, sebuah kota sejuk yang sangat
nyaman dan indah pada tanggal 13 Maret 1985. Penulis merupakan anak ketiga dari
tiga bersaudara dari pasangan Syarif Hidayat dan Rasimi.
Penulis menyelesaikan pendidikan di TK Budi Asri I pada tahun 1991,
kemudian melanjutkan ke Sekolah Dasar Negeri Cisuda I Kota Sukabumi. Pada
tahun 1997 penulis melanjutkan pendidikan ke Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama
Negeri I Kota Sukabumi, kemudian melanjutkan pendidikan ke Sekolah Menengah
Umum Negeri I Kota Sukabumi dan masuk dalam program IPA. Pada tahun 2003,
penulis diterima di Institut Pertanian Bogor melalui jalur USMI di Departemen
Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen.
Selama mengikuti perkuliahan penulis aktif di berbagai organisasi,
diantaranya panitia MPF dan MPD 2006 sebagai Penanggung Jawab Kelompok.
Selain itu penulis juga tergabung dalam himpunan profesi Center of Management
(COM@) 2004-2005 sebagai staf Direktorat Sumber Daya Manusia serta mengikuti
kepanitiaan bersifat insidental lainnya.
v
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT,
karena atas berkat rahmat serta karunia-Nya, skripsi yang berjudul Analisis
Perencanaan Jumlah Pegawai Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen
Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor ini dapat
selesai pada waktunya.
Penulis mengangkat perencanaan jumlah tenaga penunjang sebagai tema
pada skripsi ini karena penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui jumlah
pegawai Tata Usaha (TU) yang efisien di Fakultas Ekonomi dan Manajemen.
Dalam skripsi ini, penulis menganalisis pekerjaan pegawai dan beban kerjanya
untuk mendapatkan jumlah pegawai yang benar-benar dibutuhkan.
Selama proses penelitian, penulis banyak belajar mengenai berbagai hal,
tidak hanya terkait dengan manajemen sumberdaya manusia, melainkan juga
berbagai input bagi pengembangan diri penulis, terutama terkait dengan attitude dan
soft skill.
Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi pembaca.
Bogor, Maret 2007
Penulis
vi
UCAPAN TERIMA KASIH
Dalam penyusunan skripsi ini banyak pihak-pihak yang membantu baik
secara moril maupun materiil, secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena
itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebanyak-banyaknya kepada:
1. Prof. Dr. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira selaku dosen pembimbing yang telah
mencurahkan waktu, kasih sayang dan kesabaran dalam membimbing dan
mendidik penulis hingga terselesaikannya skripsi ini.
2. Ir. Pramono, F. MS dan Dra. Siti Rahmawati, M.Pd yang telah bersedia
meluangkan waktu ditengah kesibukannya untuk menjadi dosen penguji
yang tentunya akan memperkaya ilmu dan pengetahuan penulis serta
menambah masukan bagi skripsi penulis.
3. Ratih Maria Dhewi, SP. MM yang dengan suka cita dan penuh kasih sayang
serta kelembutannya memberikan banyak masukan berarti bagi penulis.
4. Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, para
pegawai TU, serta pegawai dari Rektorat yang membantu memberikan data
bagi penulis.
5. Apa dan Mamah yang seumur hidupku pun takkan mampu terbalaskan
jasanya, terima kasih telah menjadi Ayah dan Ibu terbaik untukku, terima
kasih atas kasih sayang dan doa yang tiada pernah terputus. Kakak-kakakku
tercinta Dasep, Evie, Ade, dan Mira dan keponakanku yang lucu Ghaza,
Adrian, dan De Sifa, “I love you all”.
6. Kekasihku, Dicky, yang selalu mendukung, menyemangati, dan menjadi
tempatku berkeluh kesah.
7. Sahabat-sahabatku ; Imel, Mira, Oom, Papz, Kakek, Okty, serta rekan-rekan
seperjuangan, anak Man’40 dan Poetri 26.
8. Seluruh pihak yang telah membantu yang tidak dapat disebutkan satu per
satu, tidak berkurang rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dari penulis.
Bogor, Maret 2007
Penulis
vii
DAFTAR ISI
Halaman ABSTRAK ............................................................................................. ........ iii
RIWAYAT HIDUP ................................................................................. ........ iv
KATA PENGANTAR ............................................................................ ........ v
UCAPAN TERIMA KASIH ............................................................................ vi
DAFTAR ISI ..................................................................................................... vii
DAFTAR TABEL…………………...…………………………………........... ix
DAFTAR GAMBAR…………………...……………………………….......... x
DAFTAR LAMPIRAN………………..……………………………………… xi
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang…………………………………………………………. 1 1.2. Perumusan Masalah……………………………………………………. 2 1.3. Tujuan Penelitian………………………………………………………. 3 1.4. Kegunaan Penelitian……………………………………………............ 4 1.5. Ruang Lingkup Penelitian……………………………………………... 4
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Manajemen Sumberdaya Manusia……………………………………. 5 2.2. Perencanaan ……………………...…………………………………… 6 2.3. Perencanaan Sumberdaya Manusia ...………………………………… 6 2.4. Analisis Pekerjaan (Job Analysis) ......……………………………….. 8 2.4.1. Deskripsi Pekerjaan (Job Description).......................................... 9 2.4.2. Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification) .................................... 10 2.5. Audit....................... ………………………………………………….. 10 2.6. Beban Kerja (workload)………………………………………………. 11 2.7. Tinjauan Studi Terdahulu…………………………………………….. 12
III. METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian……………………………………….. 14
3.1.1. Kerangka Pemikiran Konseptual……………………...…..…... 14 3.1.2. Kerangka Pemikiran Operasional…………………………...… 15
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian…………………………………………. 17 3.3. Jenis dan Sumber Data………………………………………………... 17 3.4. Metode Penentuan Responden .………………………………………. 17 3.5. Metode Pengolahan dan Analisis Data……………………………….. 17
3.5.1. Studi Dokumentasi .…………………………………………… 17 3.5.2. Skala Likert .. …………..……………………………………... 17 3.5.3. Menganalisis Beban Kerja……………………………….……. 19
viii
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum Organisasi...……………………………………….. 20 4.2. Organisasi Mutu IPB…………………………………………………. 22 4.3. Karakteristik Responden……………………………………………… 23 4.4. Unit Kerja Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat)……..………………. 24
4.4.1. Analisis Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Fakultas (Dekanat) .................................................................................... 24
4.4.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan 25 4.4.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Kondisi Kerja….. 26 4.4.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai……………………………………..... 27 4.4.5. Menganalisis Beban Kerja…………………………………….. 28 4.4.6. Menghitung Jumlah Pegawai yang Efisien ................................ 42
4.5. Unit kerja Tata Usaha (TU) Departemen Manajemen.......................... 44 4.5.1. Analisis Persepsi Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU
Departemen Manajemen............................................................. 44 4.5.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan 45 4.5.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Kondisi Kerja....... 46 4.5.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan
dengan Kinerja Pegawai............................................................. 47 4.5.5. Menganalisis Beban Kerja........................................................... 48 4.5.6. Menghitung Jumlah Pegawai yang Efisien ................................. 58
4.6. Implikasi Manajerial.............................................................................. 59 4.6.1. Permasalahan yang Terjadi pada Pegawai TU Fakultas (Dekanat) 59 4.6.2. Beban Kerja Pegawai TU Fakultas (Dekanat).…. …………….. 63 4.6.3. Jumlah Pegawai yang Efisien di TU Fakultas (Dekanat)……… 64 4.6.4. Permasalahan yang Terjadi pada Pegawai TU Departemen Manajemen……………………………………………………... 66 4.6.5. Beban Kerja Pegawai TU Departemen Manajemen..…………… 70 4.6.6. Jumlah Pegawai yang Efisien di TU Departemen Manajemen…. 71
V. KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan .............................................................................................. 72 2. Saran......................................................................................................... 72
DAFTAR PUSTAKA………………...……………………………………… 74 LAMPIRAN……………...…………………………………………………... 76
ix
DAFTAR TABEL
Halaman
1. Jumlah mahasiswa FEM Tahun Ajaran 2006-2007 ….........................….. 21 2. Jumlah staf pengajar (Dosen) FEM IPB .………………………………… 21 3. Jumlah staf penunjang FEM IPB ............................................................... 21 4. Jumlah responden di TU Fakultas (Dekanat) .............................................. 23 5. Jumlah responden di TU Departemen Manajemen ..................................... 23 6. Jumlah dan persentase responden berdasarkan masa kerja ......................... 23 7. Posisi keputusan penilaian .......................................................................... 25 8. Persepsi responden terhadap permasalahan analisis pekerjaan .................. 26 9. Persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pegawai .......... 26 10. Persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai ......................................................................................... 28 11. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) .................................................... 30 12. Beban kerja bagian administrasi keuangan ............................................... 31 13. Beban kerja bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa ...................... 32 14. Beban kerja bagian administrasi kepegawaian .......................................... 33 15. Beban kerja bagian administrasi persuratan .............................................. 34 16. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi .......................................... 35 17. Beban kerja bagian penanggung jawab perpustakaan ............................... 36 18. Beban kerja bagian penanggung jawab laboratorium komputer ............... 37 19. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pramu kantor) ........................ 38 20. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ............................. 39 21. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) .............................. 40 22. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ............................. 40 23. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pengemudi) .............................. 41 24. Posisi keputusan penilaian .......................................................................... 45 25. Persepsi responden terhadap permasalahan analisis pekerjaan .................. 46 26. Persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pegawai .......... 47 27. Persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai .......................................................................................... 48 28. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) ..................................................... 50 29. Beban kerja bagian keuangan ................................................................... 52 30. Beban kerja bagian keuangan .................................................................... 52 31. Beban kerja bagian administrasi umum …................................................. 54 32. Beban kerja bagian administrasi akademik ............................................... 55 33. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi ........................................... 56 34. Beban kerja pramu kantor ......................................................................... 57 35. Beban kerja pegawai TU Fakultas (Dekanat) …………………………… 64 36. Perbandingan jumlah pegawai TU Fakultas (Dekanat) ………………….. 65 37. Beban kerja pegawai TU Departemen Manajemen ……………………… 70 38. Perbandingan jumlah pegawai TU Departemen Manajemen ..…………... 71
x
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1.Proses perencanaan sumberdaya manusia ………………………………… 7 2.Kerangka pemikiran konseptual…………………………………………… 15 3.Kerangka pemikiran operasional…………………………………………... 16
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1. Hasil prastudi .......................................................................................... 76 2. Struktur organisasi .................................................................................. 77 3. Kuisioner penelitian ...…………………………………………………. 78 4. Penghitungan hasil skala likert ...………………………………………. 92
ANALISIS PERENCANAAN JUMLAH TENAGA PENUNJANG
(STUDI KASUS PADA PEGAWAI TATA USAHA FAKULTAS
(DEKANAT) DAN DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR)
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Ekonomi
pada Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh :
BETTI KARLIATI
H24103013
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2007
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
DEPARTEMEN MANAJEMEN
ANALISIS PERENCANAAN JUMLAH TENAGA PENUNJANG
(STUDI KASUS PADA PEGAWAI TATA USAHA FAKULTAS
(DEKANAT) DAN DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR)
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
SARJANA EKONOMI
Pada Departemen Manajemen
Fakultas Ekonomi dan Manajemen
Institut Pertanian Bogor
Oleh :
Betti Karliati
H24103013
Menyetujui, Maret 2007
Prof. Dr. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira
Dosen Pembimbing
Mengetahui,
Dr. Ir. Jono Mintarto Munandar, M. Sc. Ketua Departemen
Tanggal Ujian: 14 Maret 2007 Tanggal Lulus:
1
I. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Era persaingan yang semakin ketat saat ini, dibutuhkan keunggulan
kompetitif dari organisasi. Organisasi sebagai wadah pengolahan sumberdaya
harus dapat menghasilkan produk yang berkualitas atau pelayanan yang
maksimal, sehingga penting mendapatkan perhatian dari berbagai pihak,
khususnya para atasan sebagai pihak yang berwenang. Sumberdaya manusia
merupakan aset utama organisasi yaitu sebagai motor penggerak dan sumber
potensi yang mendukung keberhasilan organisasi. Untuk itu, organisasi yang
memiliki prospek maju ke masa depan harus melakukan kegiatan perencanaan
sumberdaya manusia dengan baik.
Perencanaan sumberdaya manusia adalah langkah-langkah tertentu
yang diambil dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah
dan akan ditetapkan. Langkah berikutnya agar tersedia pegawai yang tepat
dalam menduduki berbagai kedudukan, jabatan atau pekerjaan yang tepat,
serta pada waktu yang tepat, dapat dilakukan dengan menggunakan analisis
pekerjaan dan beban kerja, sehingga dapat diperoleh jumlah pegawai yang
efisien.
Institut Pertanian Bogor (IPB) sebagai sebuah organisasi yang perlu
melakukan perencanaan sumberdaya manusia terutama sejak IPB
mencanangkan program IPB sebagai Research Based University yang salah
satunya bertujuan untuk meningkatkan kualitas output. Oleh karena itu,
dibutuhkan perencanaan sumberdaya manusia di setiap fakultas yang ada di
IPB, diantaranya Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM).
Kegiatan pelayanan administrasi dan pendukung akademik FEM baik
fakultas maupun departemen dipegang oleh bagian Tata Usaha (TU). FEM
memiliki lima TU yang akan membantu fakultas dan departemen, antara lain
TU Fakultas (Dekanat), TU Departemen Manajemen, TU Departemen Ilmu
Ekonomi, TU Departemen Agribisnis, dan TU Departemen Ekonomi
Sumberdaya Lingkungan. Perbedaan antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU
departemen ada pada fungsi dari TU. TU Fakultas (Dekanat) mempunyai
2
fungsi sebagai Quality Assurance (Jaminan Mutu), sedangkan TU Departemen
memiliki fungsi sebagai Quality Control (Pengendalian Mutu). Adanya
perbedaan antara fungsi TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen ini sangat
menarik untuk dikaji lebih lanjut, terutama mengenai perencanaan sumberdaya
manusia di masing-masing TU tersebut, sehingga bisa diperoleh efektivitas dn
efisiensi dalam struktur manajemen TU di FEM.
Berdasarkan pemaparan di atas, maka penelitian ini penting dilakukan
untuk mengetahui sejauh mana perencanaan jumlah tenaga penunjang di TU
Fakultas (Dekanat) dan departemen. Dalam penelitian ini diambil salah satu
perwakilan dari TU departemen yaitu TU Departemen Manajemen. Hal ini
dilakukan untuk mengetahui dampak dari perbedaan fungsi yang diemban oleh
kedua TU Fakultas (Dekanat) dan departemen yang ada di FEM, sehingga
diperoleh alternatif solusi untuk dapat memberikan kontribusi positif bagi TU
di FEM.
1.2. Perumusan Masalah
Pegawai sebagai motor organisasi sangat mempunyai pengaruh pada
peningkatan keefektifan dan keefisienan organisasi. Untuk itu, perlu dilakukan
perencanaan kerja yang baik meliputi analisis pekerjaan dan analisis beban
kerja. Analisis pekerjaan terdiri dari deskripsi pekerjaan (job description) dan
spesifikasi pekerjaan (job specification). Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan yang jelas sangat berperan penting dalam mencapai efektivitas dan
efisiensi kerja pegawai. Selain itu, perlu dilakukan analisis beban kerja,
sehingga dapat diketahui apakah tugas dapat diselesaikan oleh pegawai atau
TU masih memerlukan sumber daya manusia yang baru.
Berdasarkan hasil prastudi yang dilakukan melalui observasi dan
wawancara pada mahasiswa dan dosen sebagai pengguna jasa TU, diketahui
bahwa pelayanan pegawai di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen
Manajemen masih kurang optimal. Namun berdasarkan hasil wawancara
dengan pegawai, pegawai merasa bahwa pelayanan yang telah dilakukan oleh
pegawai sudah baik. Hal ini bertolak belakang dengan yang dirasakan oleh
mahasiswa dan dosen, sehingga permasalahan ini harus menjadi perhatian dari
pihak pimpinan.
3
Berdasarkan uraian di atas, maka hal-hal yang diteliti adalah sebagai
berikut:
1. Permasalahan apa saja yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha (TU)
Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB dalam
melaksanakan pekerjaan?
2. Berapakah beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu semester
di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB?
3. Berapakah jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan
Departemen Manajemen FEM IPB, sehingga pegawai dapat bekerja secara
efektif?
4. Bagaimana alternatif solusi untuk perbaikan unit kerja di TU Fakultas
(Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB?
1.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka tujuan penelitian ini
adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha
(TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB dalam
melaksanakan pekerjaan.
2. Menganalisis beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu
semester di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM
IPB.
3. Mengetahui jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan
Departemen Manajemen FEM IPB, sehingga pegawai dapat bekerja secara
efektif.
4. Merekomendasikan alternatif solusi untuk perbaikan unit kerja di TU
Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB.
1.4. Kegunaan Penelitian
1. Bagi organisasi, hasil penelitian ini diharapkan menjadi masukan bagi
pihak yang berwenang untuk menambah atau mengurangi pegawai yang
kurang efisien dan mengetahui permasalahan yang dihadapi pegawai.
2. Bagi pegawai, diharapkan hasil penelitian ini dapat membantu pegawai
agar dapat bekerja lebih efektif dan efisien.
4
3. Bagi peneliti, sebagai sarana aplikasi ilmu yang diperoleh selama
perkuliahan dan untuk meningkatkan kemampuan berpikir penulis.
4. Dapat dijadikan master untuk penelitian selanjutnya di fakultas lain di
IPB.
1.5. Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini adalah:
1. Seluruh pegawai dari TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen
FEM IPB.
2. Cakupan yang akan dikaji didasarkan pada jenis dan deskripsi pekerjaan
pegawai yang telah ada, yaitu:
a. TU Fakultas (Dekanat) memiliki bagian-bagian unit kerja sebagai
berikut:
1. Kepala Tata Usaha
2. Bagian Keuangan
3. Bagian Administrasi
4. Penanggung Jawab Perpustakaan dan Laboratorium Komputer
5. Bagian Urusan Rumah Tangga
b. TU Departemen Manajemen memiliki beberapa bagian unit kerja
seperti di TU Fakultas (Dekanat), kecuali Bagian Penanggung Jawab.
5
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Manajemen Sumberdaya Manusia
Manajemen sumberdaya manusia merupakan suatu perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, pelaksanaan, dan pengawasan terhadap
pengadaan, pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian,
pemeliharaan, dan pemisahan tenaga kerja dalam rangka mencapai tujuan
organisasi (Mangkunegara, 2002). Sementara itu, menurut Ishak dan Tanjung
(2003), manajemen sumberdaya manusia adalah ilmu dan seni yang mengatur
unsur manusia (cipta, rasa dan karsa) sebagai salah satu aset suatu organisasi
demi terwujudnya tujuan organisasi dengan cara memperoleh,
mengembangkan dan memelihara tenaga kerja secara efektif dan efisien.
Selain itu, menurut Hasibuan (2005) manajemen sumberdaya manusia adalah
ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif
dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan
masyarakat.
Adapun fungsi-fungsi dari manajemen sumberdaya manusia (Ishak dan
Tanjung, 2003) adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Manajerial adalah fungsi manajemen yang berkaitan langsung
dengan aspek-aspek manajerial yaitu fungsi perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
b. Fungsi Pengarahan yaitu memberikan dorongan untuk menciptakan
kemauan kerja yang dilaksanakan secara efektif dan efesien. Termasuk
didalamnya adalah fungsi memotivasi karyawan agar dari waktu ke waktu
dapat bekerja dengan baik.
c. Fungsi Pengendalian adalah melakukan pengukuran antara kegiatan yang
telah dilakukan dengan standar yang telah ditetapkan, khususnya dalam
bidang tenaga kerja.
Berdasarkan uraian diatas, dapat diketahui pentingnya manajemen
sumberdaya manusia dalam suatu organisasi, sehingga penelitian ini sangat
6
bermanfaat dalam memberikan kontribusi terhadap jalannya manajemen
sumberdaya manusia yang efektivitas dan efisiensi dalam organisasi.
2.2. Perencanaan
Perencanaan adalah proses pemilihan sejumlah kegiatan untuk
ditetapkan untuk sebagai keputusan tentang suatu pekerjaan yang harus
dilakukan, kapan, bagaimana dan siapa yang melakukannya (Nawawi, 2001).
Pengertian lain dari perencanaan yang dikemukakan Siagian (2005),
perencanaan merupakan usaha sadar dan pengambilan keputusan yang telah
diperhitungkan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa
depan dalam dan oleh suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang
telah ditentukan sebelumnya. Selain itu, menurut Billy E. Goetz dalam
Samsudin (2006) adalah pemilihan yang fundamental dan masalah
perencanaan timbul, jika terdapat alternatif-alternatif.
Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa
perencanaan ditetapkan untuk membuat keputusan yang dibuat secara sadar
dan telah diperhitungkan secara matang dari permasalahan-permasalahan yang
timbul. Hal ini menunjukkan pentingnya membuat perencanaan dalam
memecahkan permasalahan yang terdapat dalam organisasi.
2.3. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumberdaya manusia adalah jumlah dari seluruh rencana
yang diformulasikan untuk rekrutmen, skrining, kompensasi, pelatihan,
struktur pekerjaan, promosi, dan aturan main dari sumberdaya manusia
perusahaan. Perencanaan sumberdaya manusia merupakan sebuah proses yang
dirancang untuk menerjemahkan rencana organisasi dan tujuan ke dalam
syarat-syarat pekerjaan, baik kuantitatif maupun kualitatif (Mangkuprawira,
2004). Sedangkan menurut Siagian dalam Gomes (2003) perencanaan
sumberdaya manusia merupakan fungsi yang pertama-tama harus
dilaksanakan dalam organisasi. Perencanaan sumberdaya manusia adalah
langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin
bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai
kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat.
7
Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang
telah dan akan ditetapkan.
Selain itu perencanaan sumberdaya manusia menurut Hasibuan (2005)
adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan
serta efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan. Tujuan
perencanaan sumberdaya manusia adalah sebagai berikut:
1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi
semua jabatan dalam perusahaan.
2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan,
sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.
3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam
pelaksanaan tugas.
4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS)
sehingga produktivitas kerja meningkat.
5. Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.
6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi,
pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan
dan pemberhentian karyawan.
7. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal)
dan pensiun karyawan.
8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian keryawan.
Menurut Tulus dalam Ridwan (2005) proses perencanaan sumberdaya
manusia dapat dijabarkan dalam bentuk bagan di bawah.
Gambar 1. Proses Perencanaan Sumberdaya Manusia
Perencanaan Perusahaan
Perencanaan Tenaga Kerja
Perencanaan mutu tenaga kerja Perencanaan Jumlah tenaga kerja
Analisis Pekerjaan Analisis beban kerja Analisis angkatan kerja
Deskripsi Pekerjaan Spesifikasi pekerjaan Jumlah beban kerja
Jumlah angkatan kerja
8
Gambar satu di atas menunjukkan bahwa dalam perencanaan
perusahaan terdapat perencanaan tenaga kerja yang meliputi perencanaan
mutu tenaga kerja dan perencanaan jumlah tenaga kerja. Perencanaan mutu
tenaga kerja dapat dilakukan dengan analisis pekerjaan yang diantara
fungsinya akan menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Sedangkan perencanaan jumlah tenaga kerja dapat dilakukan dengan
menggunakan analisis beban kerja dan analisis angkatan kerja, sehingga
dihasilkan jumlah beban kerja dan jumlah angkatan kerja.
Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa
perencanaan sumberdaya manusia dirancang untuk mengetahui rencana
organisasi untuk mendapatkan sejumlah orang untuk ditempatkan pada posisi
tertentu. Dalam hal ini, disesuaikan dengan kualitas dan kuantitas yang
dibutuhkan organisasi. Berdasarkan hasil penelitian dapat diperoleh jumlah
spesifik pegawai yang benar-benar dibutuhkan oleh TU Fakultas (Dekanat)
dan Departemen Manajemen FEM IPB.
2.4. Analisis Pekerjaan (Job Analysis)
Menurut Garry Desler (1997), analisis pekerjaan merupakan langkah
awal dalam proses rekrutmen. Analisis pekerjaan adalah prosedur untuk
menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang
macam apa yang akan diperkerjakan untuk itu. Selain itu, menurut Hasibuan
(2005) mengemukakan bahwa analisis pekerjaan adalah informasi tertulis
mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan
agar tujuan tercapai. Sejalan dengan pendapat tadi, Mangkuprawira (2004)
mendefinisikan analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data
tentang pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan kemudian dianalisis
untuk berbagai keperluan, karena jenis data dan informasi begitu beragam,
maka penggunaannya dapat dipakai untuk tujuan yang sama atau berbeda.
Misalnya, data yang digunakan untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja di
divisi produksi akan berbeda dengan di divisi sumberdaya manusia, dan
sebagainya, sehingga hasil penelitian untuk divisi produksi akan berbeda
dengan hasil penelitian sumberdaya manusia. Syarat-syarat teknis analisis
pekerjaan yang diperlukan meliputi:
9
1. Harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan internal
dan eksternal.
2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah,
dan efisien serta efektif.
3. Pelaksanaan analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian, dan
pengalaman yang memadai, serta
4. Melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif.
Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis
pekerjaan adalah langkah awal sebelum proses perekrutan dengan mengetahui
kualifikasi dan deskripsi dari pekerjaan untuk mendapatkan pegawai dengan
kualitas dan kuantitas yang telah ditetapkan untuk mencapai efisiensi dan
efektivitas organisasi. Analisis pekerjaan akan terus berubah seiring dengan
berjalannya waktu. Oleh karena itu, penelitian ini akan sangat berguna untuk
menganalisis kesesuaian pekerjaan dari pegawai Tata Usaha Fakultas dan
Departemen Manajemen FEM IPB.
2.4.1. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)
Deskripsi pekerjaan (Handoko, 2002) merupakan suatu
pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi tugas-tugas, tanggung
jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu
lainnya. Adapun Hasibuan (2005) berpendapat bahwa uraian pekerjaan
adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab,
kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada
suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Selain itu, menurut Dessler
(1997) deskripsi pekerjaan merupakan suatu daftar tugas-tugas,
tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, tanggung jawab
kepenyeliaan suatu jabatan.
Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa
deskripsi pekerjaan ialah uraian atau informasi tertulis yang berisikan
tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, dan posisi dalam struktur
organisasi. Deskripsi pekerjaan akan sangat berguna agar pegawai dapat
bekerja secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, penelitian ini akan
sangat berguna bagi Tata Usaha sebagai masukan untuk manajemen Tata
10
Usaha Fakultas dan Departemen Manajemen FEM IPB agar terus
meninjau deskripsi pekerjaan setiap tahunnya, karena seiring perubahan
waktu dan teknologi akan mengakibatkan perubahan deskripsi
pekerjaan.
2.4.2. Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)
Menurut Handoko (2002), spesifikasi pekerjaan mencakup siapa
yang melakukan pekerjaan dan faktor-faktor manusia yang disyaratkan.
Adapun spesifikasi pekerjaan menurut Hasibuan (2005) disusun
berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri,
karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang
yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Pengertian
lain spesifikasi pekerjaan menurut Dessler (1997) yaitu suatu daftar dari
”tuntutan manusia” suatu jabatan yakni pendidikan, keterampilan,
kepribadian, dan lain-lain yang sesuai.
Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa
analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja
yang harus dikerjakan dan penjelasan lengkapnya terdapat dalam
deskripsi pekerjaan. sedangkan untuk mengetahui seperti apa dan
bagaimana pekerjaan tersebut harus dikerjakan, terdapat dalam
spesifikasi pekerjaan. Semua itu terangkum dalam pencanaan
sumberdaya manusia, yaitu sebuah proses yang dirancang untuk
menerjemahkan rencana organisasi dan tujuan kedalam syarat-syarat
pekerjaan, baik kuantitatif maupun kualitatif. Dengan demikian, dari
hasil penelitian dapat diperoleh implikasi manajerial yang dapat
bermanfaat bagi manajemen sumberdaya manusia Tata Usaha Fakultas
dan Departemen Manajemen.
2.5. Audit
Audit adalah kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan
melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran, dan penilaian serta penarikan
kesimpulan) secara sistematis, objektif dan terdokumentasi yang berorientasi
pada azas nilai manfaat (Susilo, 2004). Audit operasional adalah audit internal
yang secara lebih khusus dan mendalam menyoroti aspek pengendalian pada
11
kegiatan operasional dengan cara mengkaji, mengevaluasi kegiatan
operasional dalam organisasi sebagai upaya untuk meningkatkan efisiensi dan
efektivitas serta kesesuaian terhadap kebijakan setiap operasi yang dilakukan.
Sedangkan audit personalia menurut Handoko (2001) mengevaluasi kegiatan-
kegiatan personalia yang dilakukan dalam suatu organisasi, mungkin
mencakup satu departemen atau perusahaan keseluruhan.
Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa proses
audit sangat penting bagi keberlangsungan organisasi TU di Fakultas
(Dekanat) dan Departemen Manajemen di masa datang. Selain itu, dapat
dijadikan sebagai pemacu untuk meningkatkan produktivitas agar lebih baik
lagi dengan mengetahui aspek-aspek yang perlu diperbaiki, dirubah atau
ditingkatkan. Hal ini dapat diketahui dengan melakukan evaluasi.
2.6. Beban Kerja (Workload)
Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk
perhitungan formasi dari pekerja (PAN, 2004). Caranya berdasarkan
perhitungan tingkat produktivitas pekerja. Beban kerja juga merupakan
sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam suatu
rata-rata pegawai. Dengan menggunakan pengukuran beban kerja dapat
mempermudah dalam penetapan jumlah pegawai. Pengukuran beban kerja
(Biro Organisasi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1995) adalah
teknik yang diciptakan untuk menetapkan waktu bagi seorang pekerja yang
memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu pada
suatu tingkat prestasi yang telah ditetapkan. Pengukuran beban kerja juga
merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan di berbagai instansi negeri
maupun swasta. Dengan adanya pengukuran beban kerja dapat mempermudah
dalam melakukan analisis beban kerja. Analisis beban kerja (Workload
analysis) menurut Hasibuan (2005) adalah penentuan jumlah pekerja yang
diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
Berdasarkan uraian di atas, analisis beban kerja sangat penting untuk
dilakukan agar setiap organisasi yang ada dapat berjalan dengan baik, karena
memiliki beban kerja dan jumlah pegawai yang efisien. Penelitian ini memiliki
12
tujuan yang sama yaitu untuk menganalisis jumlah pegawai yang efisien di TU
Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen.
2.7. Tinjauan Studi Terdahulu
Berdasarkan penelitian Makiyah, N (2005) dalam tesisnya mengenai
Analisis Beban Kerja Karyawan Bagian Administrasi Rumah Sakit Adi
Husada Surabaya Berdasarkan Hasil Pengukuran Kerja dengan Metode
Sampling Pekerjaan. Metode ini dipakai untuk mengetahui keseimbangan
beban kerja yang diterima oleh empat orang karyawan dengan menggunakan
uji Kai-Kuadrat dan uji proporsi. Hasil penelitian diketahui bahwa terjadi
ketidakmerataan beban kerja. Beban kerja terberat berada pada karyawan ke
empat.
Berdasarkan penelitian Suharyono dan Wiku (2006) dalam artikel
penelitian mengenai Analisis Kebutuhan Jumlah Tenaga Pekarya dengan
Work Sampling di Unit Layanan Gizi Pelayanan Kesehatan Bagian Pelayanan
Kesehatan St. Carolus, Jakarta. Diambil sampel sebanyak tiga belas orang
pekerja. Kemudian dilakukan analisis data dengan menggunakan metode
WISN. Hasil penelitian diperoleh kelebihan jumlah tenaga pekarya di Unit
Layanan Gizi Pelayanan Kesehatan St. Carolus sebanyak enam orang.
Berdasarkan penelitian Enida, S. N (2006) dalam skripsinya mengenai
Analisis Perencanaan Sumber Daya Manusia pada Kompartemen Produksi
PT. Pupuk Kujang Cikampek. Bertujuan untuk mengetahui jumlah karyawan
yang dibutuhkan dalam jangka waktu 3 tahun mendatang semenjak 2006-2008
dengan menggunakan metode peramalan analisis Trend dan Teknik Delphi
sebagai prediksi. Dari hasil penelitian diketahui bahwa kompartemen produksi
membutuhkan 16 orang karyawan baru sampai akhir tahun 2006, 16 orang
untuk tahun 2007 dan 17 orang untuk tahun 2008. Hal ini terjadi karena
kompartemen ini memiliki kontrak pembelian gas dengan volume 135 Triliun
BTU (British Thermal Unit) dari tahun 2007-2017.
Penelitian terdahulu di atas, telah membuktikan bahwa dengan metode
sampling pekerjaan (Work Sampling) dan stop watch telah terbukti berhasil
untuk mengetahui beban kerja dan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan pada
bagian pekerjaan yang dapat diketahui urutan kerjanya dan dilakukan secara
13
rutin. Metode tersebut tidak dapat digunakan dalam penelitian ini karena
penelitian ini, dilaksanakan pada organisasi jasa (Intangible) yang sifat urutan
kerjanya tidak pasti, sehingga sulit untuk menghitung beban kerja pegawai,
dan membutuhkan waktu yang lama jika memakai metode work sampling.
Sama halnya penelitian analisis sumberdaya manusia dengan memprediksi
jumlah karyawan untuk tiga tahun ke depan tidak dapat digunakan dalam
penelitian ini, karena penelitian ini hanya untuk mengetahui kondisi saat ini.
Penelitian yang akan dilakukan ialah menganalisis perencanaan jumlah
pegawai di Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen,
Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor dengan terlebih
dahulu menganalisis pekerjaan pegawai berdasarkan frekuensi pekerjaan dan
beban kerja pekerjaan. Oleh karena itu, dalam penelitian ini untuk mengetahui
beban kerja para pegawai, diperoleh berdasarkan hasil dari standar waktu rata-
rata yang dibutuhkan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan.
14
III. KERANGKA PEMIKIRAN
3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian
3.1.1. Kerangka Pemikiran Konseptual Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan perguruan tinggi yang
khusus bergerak di bidang pertanian dan telah banyak menyumbangkan
pemikiran, konsep dan hasil kajian/penelitian bagi kepentingan negara, sektor
swasta maupun masyarakat petani dengan menjadi pusat bagi pengembangan
pertanian yang maju dan modern. Sejak IPB mencanangkan program IPB
sebagai Research Based University yang ditunjang dengan berubahnya status
IPB sebagai BHMN sejak dikeluarkan PP No. 154 Tahun 2000, memiliki
beberapa tujuan, salah satunya adalah untuk meningkatkan kualitas output,
sehingga diharapkan dapat tercapai efisiensi dan efektivitas organisasi. Dalam
upaya untuk mencapai program tersebut maka dibutuhkan perencanaan. Salah
satunya adalah perencanaan pegawai pada setiap fakultas yang ada di IPB,
termasuk Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM).
Proses perencanaan pegawai di fakultas dalam penelitian ini
mengadopsi pendapat dari Tulus dalam Ridwan (2005), meliputi perencanaan
mutu tenaga kerja dan perencanaan jumlah tenaga kerja. Perencanaan mutu
tenaga kerja dapat dilakukan dengan menggunakan analisis pekerjaan yang
salah satu fungsinya adalah menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi
pekerjaan. Sedangkan perencanaan jumlah tenaga kerja dapat dilakukan
dengan menggunakan analisis beban kerja dan analisis angkatan kerja,
sehingga dihasilkan jumlah beban kerja dan jumlah angkatan kerja yang
sesuai. Dengan demikian, efisiensi dan efektivitas jumlah pegawai dapat
tercapai, yang pada akhirnya akan berdampak pada peningkatan produktivitas
pegawai IPB.
15
Gambar 2. Kerangka Pemikiran Konseptual
3.1.2. Kerangka Pemikiran Operasional
Perencanaan jumlah pegawai pada organisasi jasa (intangible) seperti
IPB sangat bermanfaat dalam meningkatkan kualitas organisasi. Perencanaan
jumlah pegawai diharapkan dapat menciptakan efisiensi dan efektivitas
organisasi IPB. Salah satu tujuan dari adanya perencanaan adalah untuk
mengevaluasi jumlah pegawai setiap tahunnya. Hal tersebut dapat dilakukan
dengan meninjau kembali kesesuaian antara jumlah pegawai dengan tujuan
IPB sebagai Research Based University
Produktivitas
Efisiensi jumlah pegawai
Efisiensi dan efektifitas Organisasi
Perencanaan IPB sebagai RBU
Perencanaan pegawai IPB
Perencanaan mutu tenaga kerja Perencanaan Jumlah tenaga kerja
Analisis Pekerjaan Analisis beban kerja Analisis angkatan kerja
Deskripsi Pekerjaan Spesifikasi pekerjaan Jumlah beban kerja
Jumlah angkatan kerja
Perencanaan Pegawai di Fakultas
Penetapan IPB sebagai BHMN
16
organisasi. Sebab kekurangan atau kelebihan satu orang pegawai saja akan
berpengaruh besar pada produktivitas organisasi.
Langkah awal dimulai dengan menganalisis pekerjaan pegawai. Hal
tersebut dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara pelaksanaan dengan
deskripsi pekerjaan pegawai. Oleh karena itu, data dan informasi yang
diperoleh dari masing-masing Kepala Tata Usaha (KTU) dijadikan sebagai
dasar untuk penelitian ini.
Langkah berikutnya ialah mencari tahu permasalahan dalam
pelaksanaan pekerjaan oleh pegawai, yaitu dengan memberikan kuesioner
yang berisi tentang kemungkinan permasalahan pada analisis pekerjaan,
keadaan kerja pegawai, dan kinerja pegawai. Selain itu diberikan juga
kuesioner berpola audit sumberdaya manusia untuk mengetahui tingkat
efektivitas kerja pegawai. Selanjutnya, cara untuk mengetahui proporsi standar
rata-rata beban kerja pegawai adalah dengan mengamati proses para pegawai
bekerja. Untuk selanjutnya para pegawai diberikan kuesioner yang berisikan
deskripsi pekerjaan masing-masing pegawai yang disertai dengan kolom
frekuensi pelaksanaan tugas, dan rata-rata waktu yang dihabiskan untuk
menyelesaikan pekerjaan tersebut. Selanjutnya rata-rata waktu yang
dihabiskan untuk menyelesaikan pekerjaan (beban kerja pegawai) dibagi
dengan jumlah waktu kerja produktif selama satu semester. Dengan demikian,
akan diperoleh jumlah pegawai yang dibutuhkan pada masing-masing bagian.
Gambar 3. Kerangka Pemikiran Operasional
Efisiensi jumlah pegawai
Perencanaan mutu tenaga kerja Perencanaan jumlah tenaga kerja
Permasalahan dalam melaksanakan pekerjaan
Skala Likert Jumlah beban kerja
Perencanaan Pegawai di TU Fakultas dan Departemen Manajemen
Standar rata-rata waktu penyelesaian
Deskripsi pekerjaan Spesifikasi pekerjaan
17
3.2. Lokasi dan Tempat Penelitian
Penelitian dilakukan di Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) yang
beralamatkan di Jl. Kamper, Wing 2 Level V dan Departemen Manajemen di
Wing Rektorat Lt.2, Kampus IPB Darmaga, Bogor. Adapun penelitian ini
dilaksanakan mulai dari bulan Desember 2006 sampai dengan Februari 2007.
3.3. Jenis dan Sumber Data Jenis data yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah data primer
dan data sekunder. Data primer berasal dari kuisioner, wawancara dan
observasi langsung pada Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen
Manajemen FEM IPB. Sementara data sekunder diperoleh dari hasil studi
literatur yang berkaitan dengan bahasan penelitian.
3.4. Metode Penentuan Responden
Pengambilan responden dilakukan secara sengaja (purposive), yaitu
mengambil semua pegawai dari TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen
Manajemen. Jumlah pegawai untuk TU Fakultas adalah 13 orang dan 7 orang
untuk TU Departemen Manajemen .
3.5. Metode Pengolahan dan Analisis Data
3.5.1. Studi dokumentasi
Dilakukan untuk mendalami struktur organisasi dan deskripsi
pekerjaan (Job Description) berdasarkan jenis pekerjaan. Data tersebut
akan digunakan untuk menghitung beban kerja pegawai.
3.5.2. Skala Likert
Menurut Kinnear dalam Umar (2003), Skala Likert berhubungan
dengan sikap seseorang terhadap sesuatu, yaitu:
a. Sangat tidak setuju = 1
b. Tidak setuju = 2
c. Cukup setuju = 3
d. Setuju = 4
e. Sangat Setuju = 5
Untuk membuat skala Likert dapat mengikuti langkah-langkah
sebagai berikut:
18
1. Kumpulkan sejumlah pernyataan yang sesuai dengan sikap yang
akan diukur dan dapat diidentifikasi dengan jelas (positif atau tidak
positif).
2. Berikan pernyataan-pernyataan diatas kepada sekelompok responden
untuk diisi dengan benar.
3. Respons dari setiap pernyataan dihitung dengan cara menjumlahkan
angka-angka dari setiap pernyataan sedemikian rupa sehingga
respons yang berada pada posisi yang sama akan menerima secara
konsisten nilai angka yang selalu sama.
4. Selanjutnya, mencari pernyataan-pernyataan yang tidak dapat
dipakai dalam penelitian.
Setiap jawaban responden dari pertanyaan dalam kuesioner
diberikan skor. Cara menghitung skor rataan adalah sebagai berikut:
Σ (Xi . ni)
n Dimana:
X(bar) = skor rataan ni = jumlah jawaban responden untuk skor i Xi = skor nilai jawaban responden i n = jumlah responden
Langkah selanjutnya adalah menggunakan rentang skala
penilaian untuk menentukan posisi tanggapan responden dengan
menggunakan nilai skor. Setiap skor alternatif jawaban yang tebentuk
dari teknik skala peringkatan terdiri dari kisaran antara 1 hingga 5 yang
menggambarkan posisi yang sangat negatif ke posisi yang sangat positif,
kemudian dihitung rentang skala dengan rumus sebagai berikut:
...........................
Dimana:
R (skor) = skor terbesar – skor terkecil M = banyaknya kategori skor
Rs = R (skor) M
X(bar) = ................................................(1)
.................................................................(2)
19
3.5.3. Menganalisis beban kerja
Menggunakan formulir yang berisi kolom-kolom mengenai
aspek-aspek yang akan diperiksa yang diperoleh dari deskripsi pekerjaan
pegawai, bagaimana persepsi pegawai dengan deskripsi pekerjaannya,
frekuensi pelaksanaan pekerjaan tersebut dalam satu semester, dan
jumlah beban kerja berdasarkan waktu rata-rata pegawai menyelesaikan
pekerjaan (bentuk formulir terdapat dalam Lampiran 3).
Ada beberapa tahapan proses yang harus dilakukan dalam
pengolahan data yang diperoleh, yaitu sebagai berikut :
1. Menghitung waktu kerja efektif yang tersedia bagi pegawai selama
satu semester. Perhitungannya adalah sebagai berikut (menurut
Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara):
Hari Kerja efektif = X1 – (X2 + X3 + X4+X5) .............................(3)
Keterangan : X1 = Jumlah hari menurut kalender
X2 = Jumlah hari sabtu&minggu dalam 1 semester
X3 = Jumlah hari libur dalam 1 semester
X4 = Jumlah cuti dalam 1 semester
X5 = lain-lain (sakit, izin, dll)
Waktu efektif = 80% x jam kerja/hari .......................................(4)
Waktu produktif dalam satu semester =
Hari efektif x waktu efektif ........................................................(5)
2. Mengolah data dan menghitung berapa beban kerja pegawai.
3. Menghitung Jumlah Pegawai yang efektif dan efisien.
beban kerja dalam satu semster
Waktu produktif dalam satu semester
.... (6) Jumlah pegawai efektif dan efisien =
20
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Organisasi
Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan organisasi yang bergerak di
bidang jasa pendidikan. Sebagai perguruan tinggi yang khusus bergerak di
bidang pertanian, IPB telah banyak menyumbangkan pemikiran, konsep dan
hasil kajian/penelitian bagi kepentingan negara, sektor swasta maupun
masyarakat petani dengan menjadi pusat bagi pengembangan pertanian yang
maju dan modern. Sejak IPB mencanangkan program IPB sebagai Research
Based University, salah satu program yang dicanangkan adalah peningkatan
kualitas output. Upaya tersebut dimulai sejak berubahnya status IPB menjadi
Badan Hukum Milik Negara (BHMN).
Visi IPB adalah “Menjadikan perguruan tinggi bertaraf internasional
dalam pengembangan sumberdaya manusia dan IPTEKS dengan kompetensi
utama di bidang pertanian tropika” dan misi IPB adalah menyelenggarakan
pendidikan tinggi berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat kini
dan akan datang, mengembangkan IPTEKS ramah lingkungan melalui
penelitian mutakhir, meningkatkan kesejahteraan umat manusia melalui
penerapan dan pendayagunaan IPTEKS, dan mendorong terbentuknya
masyarakat madani berdasarkan kebenaran dan hak azasi manusia.
Salah satu fakultas yang ada di IPB adalah Fakultas Ekonomi dan
Manajemen (FEM). FEM memiliki visi sebagai “Sebagai salah satu fakultas
yang memiliki hak otonom merupakan wahana bagi pengembangan sumber
daya manusia yang mempunyai kompetensi dalam bidang ekonomi dan
manajemen, berwawasan global (holistik) serta tanggap terhadap dinamika
ilmu pengetahuan dan teknologi yang bermanfaat untuk kesejahteraan umat
manusia” adapun misi FEM yaitu memberikan penyelenggaraan pendidikan
dan pengajaran yang bermutu dalam bidang ekonomi dan manajemen,
kelembagaan penelitian dan pengembangan dalam bidang ekonomi dan
manajemen yang berwawasan luas, serta kelembagaan dalam bidang
pengabdian kepada masyarakat yang berhubungan dengan ekonomi dan
manajemen.
21
Sumberdaya manusia di FEM terdiri dari dua kelompok pegawai, yaitu
tenaga akademik (dosen) dan tenaga penunjang (pegawai Tata Usaha). Tenaga
penunjang atau pegawai Tata Usaha (TU) mempunyai peranan yang sangat
penting dalam mendukung kegiatan operasional organisasi FEM. Namun,
pada kenyataannya masih terdapat perbedaan antara beban kerja dengan
deskripsi pekerjaan yang telah ditentukan untuk masing-masing pegawai,
sehingga perlu dilakukan analisis beban kerja untuk mengetahui tugas masing-
masing pegawai secara tepat. Analisis ini dilakukan dengan
mempertimbangkan banyaknya mahasiswa yang harus dilayani serta staf
pengajar yang ada di FEM. Tabel 1, 2, dan 3 menyajikan jumlah mahasiswa,
staf pengajar dan staf penunjang di FEM tahun 2006/2007.
Tabel 1. Jumlah mahasiswa FEM Tahun Ajaran 2006-2007 (satuan orang) Angkatan
< 39 Angkatan
39 Angkatan
40 Angkatan
41 Angkatan
42 Jenis kelamin L P L P L P L P L P
Total
Ilmu Ekonomi 3 7 6 17 43 67 34 74 46 51 348 Manajemen 3 7 10 4 29 78 42 69 42 78 462 Agribisnis 22 10 12 14 43 59 42 71 29 71 372 Ekonomi dan Sumberdaya Lingkungan
4 6 2 14 15 44 22 46 18 32 203
Sumber : Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan IPB (2007)
Tabel 2. Jumlah staf pengajar (Dosen) FEM IPB (satuan orang) PNS (orang) Non PNS (orang) Jumlah (orang) Tata Usaha Dosen (%) Dosen (%) Dosen (%)
Departemen IE 29 27,36 5 35,71 34 28,33 Departemen Manajemen 22 20,75 4 28,57 26 21,67
Departemen AGB 38 35,85 2 14,29 40 33,33
Departemen ESL 17 16,04 3 21,43 20 16,67 Jumlah 106 100 14 100 120 100
Sumber : Data dari Fakultas Ekonomi dan Manajemen (2007)
Tabel 3. Jumlah staf penunjang FEM IPB (satuan orang) PNS (orang) Non PNS (orang) Jumlah (orang) Tata Usaha Penunjang (%) Penunjang (%) Penunjang (%)
Fakultas (Dekanat) 2 15,38 11 84,62 13 100 Departemen Manajemen 2 28,57 5 71,43 7 100
Departemen Ilmu Ekonomi 1 16,67 5 83,33 7 100
Departemen Agribisnis 4 40,00 12 60,00 16 100 Departemen Ekonomi Sumberdaya Lingkungan
4 37,50 11 62,50 15 100
Sumber : Data dari Fakultas Ekonomi dan Manajemen (2007)
22
Upaya untuk membangun dan mempertahankan kualitas output IPB (salah
satunya: FEM) dilakukan dengan cara membentuk sistem jaminan mutu untuk
mendukung visi dan misi IPB. Hal tersebut diperkuat dengan adanya Surat
Keputusan Rektor IPB No.169/K13/PP/2004. Dengan demikian, pegawai akan
tidak hanya merasa sebagai pekerja, melainkan sebagai bagian dari sistem
yang pada akhirnya diharapkan dapat memberikan kinerja yang terbaik.
4.2. Organisasi Mutu IPB
Organisasi mutu IPB merupakan bentuk organisasi yang dibangun
untuk mendukung sistem jaminan mutu yang melekat pada struktur organisasi
IPB dan berada pada seluruh tingkat atau level, yaitu level Institut, Fakultas
dan Departemen. Rektor merupakan penanggung jawab ditingkat Institut
dengan pelaksana Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan
(DAJMP), sedang ditingkat fakultas dan departemen langsung dibawah
tanggung jawab Pimpinan Fakultas dan Pimpinan Departemen.
Fungsi tiap level organisasi mutu adalah sebagai berikut:
1. Tingkat Institut (IPB) sebagai manajemen mutu terpadu
2. Tingkat fakultas sebagai jaminan mutu
3. Tingkat departemen sebagai pengendalian mutu
Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) sebagai salah satu fakultas
yang melaksanakan jaminan mutu dalam menjalankan tugas pelayanan
administrasi dan akademik yang dilaksanakan oleh Tata Usaha (TU). FEM
memiliki lima TU, yaitu TU Fakultas (Dekanat), TU Departemen Ilmu
Ekonomi, TU Departemen Manajemen, TU Departemen Agribisnis dan TU
Departemen Ekonomi dan Sumberdaya Lingkungan. Sesuai dengan fungsinya,
TU Fakultas (Dekanat) sebagai penjamin mutu (Quality Assurance),
sedangkan TU Departemen sebagai pengendalian mutu (Quality Control) yang
menjadi ujung tombak dalam pelaksanaan pelayanan. Dalam penelitian ini,
ruang lingkup penelitian yaitu TU Fakultas (Dekanat) dan TU Departemen
Manajemen sebagai perwakilan dari TU departemen. Hal ini dilakukan karena
fungsi TU yang berbeda antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen,
maka akan berpengaruh pada deskripsi pekerjaan serta beban kerja pegawai
berdasarkan pada bagian kerja dan jenis pekerjaan pegawai yang telah ada.
23
Penelitian ini berdasarkan pada klasifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di
lingkungan IPB, dengan merinci deskripsi pekerjaan yang telah ada.
4.3. Karakteristik Responden
Berdasarkan hasil kuesioner, diperoleh karakteristik responden yang
terdiri dari jumlah pegawai yang menjadi responden dan masa kerja. Jumlah
dan persentase responden berdasarkan karakteristik masing-masing dapat
dilihat pada Tabel 4,5 dan 6.
Tabel 4. Jumlah responden di TU Fakultas (Dekanat) Bagian TU Jumlah Pegawai
(Orang) Jumlah Responden
(Orang) Kepala Tata Usaha 1 1 Keuangan 1 1 Administrasi kesejahteraan mahasiswa
1 1
Administrasi Kepegawaian 1 1 Administrasi Persuratan 1 1 Administrasi Inventarisasi 1 1 Penanggung Jawab 2 2 Urusan Rumah Tangga 5 5 Jumlah 13 13
Tabel 5. Jumlah responden di Departemen Manajemen
Bagian TU Jumlah Pegawai (Orang)
Jumlah Responden (Orang)
Kepala Tata Usaha 1 1 Keuangan 1 1 Administrasi kesejahteraan mahasiswa
1 1
Administrasi Kepegawaian 1 1 Administrasi Persuratan 1 1 Administrasi Inventarisasi 1 1 Urusan Rumah Tangga 1 1 Jumlah 7 7
Tabel 6. Jumlah dan persentase responden berdasarkan masa kerja.
Masa kerja
(tahun)
Jumlah Responden TU Fakultas
(%) Jumlah Responden TU Departemen Manajemen
(%)
≤ 1 1 7,69 2 28,57 1-2 3 23,08 4 57,14 2-3 3 23,08 1 14,29 3-4 1 7,69 - 0,00 4-5 2 15,38 - 0,00 >5 3 23,08 - 0,00
Jumlah 13 100 7 100
Tabel 4 menunjukkan jumlah responden untuk TU Fakultas (Dekanat)
13 orang dan untuk Departemen Manajemen sebanyak 7 orang. Sementara
24
pada Tabel 6 diketahui variasi masa kerja responden di TU Fakultas (Dekanat)
dan TU Departemen Manajemen memberikan data yang representatif dari segi
waktu adaptasi responden dengan pekerjaan.
4.4. Unit kerja Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat)
Unit kerja TU Fakultas (Dekanat) adalah bagian dari organisasi FEM.
TU Fakultas (Dekanat) berperan sebagai jaminan mutu (Quality Assurance)
organisasi. Rincian tugas TU Fakultas (Dekanat) yaitu mengontrol setiap
kegiatan dan mengumpulkan setiap data dan informasi dari TU Departemen
yang ada di FEM. Selain itu, TU Fakultas (Dekanat) bertugas untuk melayani
kegiatan administrasi dan akademik bagi mahasiswa serta dosen di tingkat
Fakultas.
4.4.1. Analisis Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Fakultas (Dekanat)
Permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat)
akan berdampak pada efektifitas dan efisiensi penyelesaian pekerjaan.
Perencanaan yang dibuat dengan matang sekalipun, tidak akan
menghasilkan output yang maksimal, jika terjadi masalah pada pegawai
TU Fakultas (Dekanat) sebagai sumberdaya utamanya. Dengan
demikian, dalam penelitian ini perlu dilakukan analisis untuk
mengetahui permasalahan yang dihadapi para pegawai.
Skala yang digunakan untuk melihat persepsi responden terhadap
permasalahan yang dihadapi para pegawai ialah skala likert. Nilai skor
rata-rata (Rs) yang didapatkan adalah sebesar 0,8. Hal ini didapatkan
dari hasil perhitungan dari rumus adalah sebagai berikut:
Rs = 0,8
Nilai skor rataan (x) dihasilkan dari perkalian antara skor nilai
jawaban berdasarkan skala dengan jumlah jawaban responden,
kemudian dibagi dengan jumlah responden. Berdasarkan nilai skor
rataan tersebut, maka posisi keputusan penilaian memiliki rentang skala
yang dapat dilihat pada Tabel 7.
Rs = 5 – 1 5
25
Tabel 7. Posisi Keputusan Penilaian Skor rataan (x) Penilaian
1,0 - 1,8 Sangat tidak setuju 1,8 – 2,6 Tidak setuju 2,6 – 3,4 Cukup setuju 3,4 – 4,2 Setuju 4,2 – 5,0 Sangat setuju
Interpretasi untuk tiap posisi tersebut adalah apabila nilai skor
rataan yang dihasilkan berada pada rentang 1,0 sampai 1,8, maka
permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat) dikatakan
sangat tidak baik. Apabila nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada
rentang 1,8 sampai 2,6, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU
Fakultas (Dekanat) dikatakan tidak baik. Kemudian, jika nilai skor
rataan yang dihasilkan berada pada rentang 2,6 sampai 3,4, maka
permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat) dikatakan
cukup baik. Dalam kategori cukup baik terdapat dua persepsi yaitu
cukup baik dengan persepsi yang mengarah pada kecenderungan
penilaian tidak baik, jika terdapat pada skala penilaian dari 2,6 sampai
2,99, dan persepsi yang mengarah pada kecenderungan penilaian baik
dengan skala penilaian dari 3,00 sampai 3,4. Jika nilai skor rataan yang
dihasilkan berada dalam rentang 3,4 sampai 4,2, maka permasalahan
yang dihadapi oleh pegawai TU Fakultas (Dekanat) dapat dikatakan
baik. Sementara itu, bila nilai skor rataan yang dihasilkan berada dalam
rentang 4,2 sampai 5,0, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU
Fakultas (Dekanat) dikatakan sangat baik.
4.4.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan
Analisis persepsi responden terhadap permasalahan pada analisis
pekerjaan, diwakili oleh tujuh pertanyaan yang menggambarkan tentang
deskripsi pekerjaan pegawai. Tabel 8 menunjukkan permasalahan
mengenai analisis pekerjaan dinilai telah baik. Sebagian besar
permasalahan telah dapat diatasi oleh atasan maupun oleh pegawai yang
bersangkutan. Berdasarkan hasil yang diperoleh dari skor rataan semua
penilaian berindikasi pada penilaian baik.
26
Tabel 8. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan di TU Fakultas (Dekanat)
Indikator Permasalahan Skor Rataan Penilaian Deskripsi pekerjaan sudah jelas 3,60 Setuju Atasan sudah membimbing dalam penetapan uraian pekerjaan
3,54 Setuju
Aturan baku yang mengatur bagian-bagian yang harus dikerjakan sudah jelas
3,38 Cukup Setuju
Atasan telah memberikan bimbingan dalam pelaksanaan tugas
3,38 Cukup Setuju
Keahlian dan pendidikan yang dimiliki telah sesuai dengan pekerjaan sekarang
3,15 Cukup Setuju
Tanggung jawab dan wewenang yang dimiliki sudah sesuai
3,54 Setuju
Posisi kerja sekarang sudah sesuai 3,62 Setuju Total 3,46 Setuju
Pegawai menilai aturan baku yang mengatur bagian-bagian yang
harus dikerjakan pegawai sudah jelas. Selain itu, atasan telah memberikan
bimbingan dalam pelaksanaan tugas dinilai baik. Pegawai juga menilai
keahlian dan pendidikan yang dimiliki pegawai telah sesuai dengan pekerjaan
sekarang.
4.4.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Keadaan Kerja Pegawai
Analisis persepsi responden terhadap permasalahan mengenai
keadaan kerja pegawai dilakukan dengan merinci permasalahan yang
dapat mempengaruhi pegawai. Hasil perhitungan, skor rataan persepsi
responden terhadap permasalahan keadaan kerja pada Tabel 9.
Tabel 9. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Keadaan Kerja Pegawai TU Fakultas (Dekanat) Indikator Permasalahan Skor Rataan Penilaian
Jumlah pegawai yang ada saat ini sudah cukup untuk menangani pekerjaan yang ada
2,38 Tidak Setuju
Telah cukup adanya pelatihan berdasarkan pekerjaan yang dikerjakan sekarang
2,31 Tidak Setuju
Gaji sudah cukup 2,08 Tidak Setuju Insentif tambahan yang diberikan telah sesuai 2,69 Cukup Setuju Hubungan dengan rekan kerja baik 3,31 Cukup Setuju Kondisi ruang kerja sudah baik 3,46 Setuju Rotasi kerja diantara pegawai TU di FEM telah sesuai
2,92 Cukup Setuju
Spesialisasi pekerjaan sekarang telah baik 3,38 Cukup Setuju Total 2,82 Cukup Setuju
Skor rataan 2,38 menunjukkan pegawai menilai jumlah pegawai
yang ada saat ini tidak cukup untuk menangani pekerjaan yang ada.
27
Selain itu, pelatihan berdasarkan pekerjaan yang dikerjakan sekarang
dinilai tidak cukup. Hal ini karena pelatihan yang diadakan IPB masih
ada yang belum dapat diikuti oleh pegawai honorer, sedangkan
pelatihan diadakan khusus untuk PNS.
Pegawai menilai gaji pegawai yang diterima sekarang masih
dirasakan belum memenuhi kebutuhan hidup pegawai. Selain itu,
insentif tambahan yang telah diberikan masih belum sesuai dengan
pengorbanan waktu, tenaga dan pemikiran yang sudah diberikan oleh
pegawai, terutama insentif lembur.
Skor rataan 2,92 menunjukkan penilaian pegawai tentang rotasi
kerja diantara pegawai TU di FEM belum sesuai. Rotasi yang tidak
sesuai dengan latar belakang pegawai sebaiknya tidak dilakukan, karena
dapat menyebabkan kekakuan kerja akibat dari ketidaksesuaian dengan
kompetensi yang dimiliki.
Total nilai rataan sebesar 2,82 menunjukkan bahwa keadaan
kerja pegawai dinilai tidak baik. Oleh karena itu, perlu dilakukan
penanganan yang cepat pada permasalahan yang berkaitan dengan
keadaan kerja pegawai.
4.4.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai
Analisis persepsi responden terhadap permasalahan yang
berkaitan dengan kinerja pegawai dilakukan dengan menguraikan
faktor-faktor yang berkaitan dengan kinerja pegawai, serta
kemungkinan terdapat hal-hal yang menjadi permasalahan. Hasil
perhitungan skor rataan persepsi responden terhadap permasalahan yang
berkaitan dengan kinerja pegawai dapat dilihat pada Tabel 10.
Tabel 10 menyimpulkan bahwa penanganan permasalahan
mengenai kinerja pegawai adalah sudah baik. Skor rataan 3,54
menunjukkan bahwa pegawai menilai baik pelayanan pegawai kepada
mahasiswa, dosen dan atasan. Hal ini menunjukkan perbedaan persepsi
hasil penelitian pada pegawai dengan hasil prastudi pada mahasiswa dan
dosen yang menunjukkan masih merasa tidak puas dengan pelayanan
dari pegawai.
28
Tabel 10. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai TU Fakultas (Dekanat)
No Indikator Permasalahan Skor Rataan Penilaian
1. Laporan evaluasi yang telah ada sekarang telah cukup
3,00 Cukup Setuju
2. Pelayanan terhadap mahasiswa dan dosen serta atasan sudah baik
3,54 Setuju
3. Atasan telah puas dengan penyelesaian tugas-tugas
3,46 Setuju
4 Cara kerja saat ini telah baik 3,50 Setuju 5 Sudah dilaksanakannya tugas-tugas dan
pekerjaan dengan baik 3,77 Setuju
6 Beban kerja sehari-hari sudah cukup 2,38 Tidak Setuju Total 3,44 Setuju
Setelah dianalisis permasalahan ini terjadi karena pekerjaan yang
harus dikerjakan pegawai tersebut bersifat insidental dan mendesak
untuk cepat diselesaikan. Selain itu, permasalahan ini disebabkan
pegawai tersebut belum memiliki pengetahuan yang cukup berkaitan
dengan pekerjaan yang diberikan.
4.4.5. Menganalisis Beban Kerja
Beban kerja merupakan hal yang penting dalam perhitungan
formasi pegawai dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah pegawai
yang efisien. Jika pegawai dapat bekerja secara efektif setiap hari maka
pekerjaan akan selesai tepat pada waktunya. Oleh karena itu, perlu
diketahui waktu produktif yang dipergunakan pegawai dengan asumsi
beban kerja setiap semester tetap. Berikut ini perhitungan waktu kerja
produktif pegawai (Perkuliahan Semester ganjil 2006/2007 mulai dari
tanggal 28 Agustus 2006 – 20 Januari 2007) dan diketahui hari absen,
sakit, izin, dan lain-lain sebesar 5%, diperoleh dari hasil pembagian
waktu absen dalam satu tahun 10% (menurut International Labor
Organization dalam Suharyono dan Wiku) dengan jumlah semester
dalam satu tahun. Kemudian dikalikan dengan jumlah hari menurut
kalender dalam satu semester adalah 5% x 146 = 7,3 hari, dibulatkan
menjadi 7 hari.
29
Jumlah hari menurut kalender dalam 1 semester 146 hari
Jumlah hari sabtu dan minggu 42 hari
Jumlah hari libur Nasional 5 hari
Jumlah hari cuti bersama 3 hari
Jumlah absen (sakit, izin, dll) 7 hari +
57 hari -
Hari kerja efektif dalam 1 semester 81 hari
1 hari kerja = 8 jam – 1 jam (waktu istirahat)
= 7 jam
Waktu efektif dalam 1 semester = 80% x 7 jam
= 5,6 jam
Keterangan:
Asumsi menurut International Labor Organization dalam Suharyono
dan Wiku pegawai dianggap produktif bila mampu menyelesaikan 80%
dari beban kerja pegawai.
Jadi, waktu produktif dalam 1 semester adalah:
81 hari x 5,6 jam/hari = 453,6 jam
Hasil perhitungan menunjukkan waktu produktif dalam satu
semester adalah 453,6 jam. Perhitungan waktu produktif ini dibutuhkan
untuk menghitung jumlah pegawai yang efisien. Selain waktu produktif,
untuk menghitung jumlah pegawai yang efisien dibutuhkan beban kerja
pegawai. Oleh karena itu, analisis beban kerja berdasarkan tugas yang
dikerjakan masing-masing pegawai sangat penting untuk diketahui. Hal
tersebut diuraikan pada Tabel 11 sampai dengan 23.
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di
lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan KTU meliputi :
menyusun rencana, memberikan petunjuk, mengkoordinasikan dan
menilai pelaksanaan kegiatan bagian TU serta memberikan layanan di
bidang ketatausahaan di lingkungan fakultas berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku untuk pelaksanaan kelancaran tugas.
Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan KTU di atas
diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 11.
30
Tabel 11. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) Fakultas (Dekanat)
Deskripsi Pekerjaan
Persepsi tentang
pekerjaan
Alasan Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata
penyelesaian tugas
Mengkoordinasikan bagian sumberdaya manusia
Sedang Kegiatan rutin 120 x 0,5 jam
Mengkoordinasikan bagian keuangan Sedang Kegiatan
rutin 120 x 0,5 jam
Mengkoordinasikan bagian perlengkapan Sedang Kegiatan
rutin 120 x 0,5 jam
Mengkoordinasikan pekerjaan-pekerjaan umum Berat
Banyak pekerjaan yang tidak
terduga
120 x 1,5 jam
Total beban kerja 360 jam Tabel 11 menunjukkan beban kerja KTU dalam satu semester
adalah 360 jam. Rata-rata penilaian untuk pekerjaan KTU dinilai sedang.
Hal ini karena pekerjaan KTU merupakan kegiatan yang sudah menjadi
rutinitas sehari-hari. Selain itu, beban kerja dinilai berat, hal ini karena
pekerjaan tersebut datang sewaktu-waktu dan membutuhkan penanganan
secepatnya. Deskripsi pekerjaan KTU ini masih belum terurai dengan
jelas, sehingga perlu dilakukan perincian agar lebih jelas.
Deskripsi pekerjaan bagian administrasi keuangan merangkap
juga sebagai bendahara petty cash dan juru bayar gaji adalah sebagai
berikut:
a. Administrasi keuangan ; melayani, menerima, mengumpulkan,
memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses,
mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan
dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan keuangan.
b. Bendahara petty cash ; menerima, menyimpan dan mengeluarkan
uang serta mempertanggungjawabkan pengelolaannya sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
c. Juru bayar gaji ; membayar sejumlah uang kepada yang berhak,
berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan bagian administrasi
keuangan di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 12.
31
Tabel 12. Beban kerja bagian administrasi keuangan Fakultas (Dekanat)
Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata
penyelesaian tugas
Mengurus Surat Perintah Transfer Rekening (SPTR) ke bank
Berat Harus
teliti dan cermat
18 x 1 jam
Menerima dan mendistribusikan dana ke bagian yang membutuhkan sesuai usulan
Sedang Sudah terbiasa 72 x 1 jam
Membuat pembukuan sederhana Sedang Sudah
terbiasa 120 x 2 jam
Memeriksa keabsahan bukti pembayaran Berat Harus
teliti 72 x 0,5 jam
Menyetor pajak-pajak sesuai peraturan yang berlaku
Berat Harus teliti 12 x 1 jam
Membuat laporan keuangan secara berkala dan bulanan
Sedang Sudah terbiasa 6 x 6 jam
Membuat permohonan untuk pengisian kembali keuangan
Sedang Sudah terbiasa 18 x 2 jam
Membayar gaji para dosen dan staff penunjang Berat Harus
teliti 6 x 1 jam
Menyusun dan mengendalikan RKAT Sedang Sudah
terbiasa 2 x 28 jam
Total beban kerja 516 jam Tabel 12 merinci deskripsi pekerjaan bagian keuangan di atas,
sehingga diketahui frekuensi pelaksanaan pekerjaan pada bagian
keuangan, yaitu sebanyak 2 x, 6 x, 12 x, 18 x, 72 x dan 120 x dalam satu
semester. Selain itu, diketahui jumlah beban kerja untuk bagian
keuangan adalah sebesar 516 jam. Hal ini cukup berat, karena
membutuhkan ketelitian dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di
lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan bagian administrasi
kesejahteraan mahasiswa atau bagian administrasi akademik dan
kemahasiswaan, yaitu melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa,
mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim dan
menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan
pelaksanaan kegiatan akademik dan kemahasiswaan. Rincian deskripsi
pekerjaan bagian ini ada pada Tabel 13.
32
Tabel 13. Beban kerja bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa Fakultas (Dekanat)
Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata
penyelesaian tugas
Memeriksa kelengkapan persyaratan beasiswa
Sedang Hanya mengontrol 10 x 0,5 jam
Membuatan persuratan perkuliahan
Sedang Sudah ada data basenya 120 x 1 jam
Daftar dan persyaratan wisuda Sedang
Hanya memasukkan
data 60 x 1,5 jam
Membuat surat keterangan bagi para alumni
Sedang Sudah ada database 50 x 1,5 jam
Penelusuran alamat, pekerjaan dan jabatan alumni
Berat Sulit mendapat data terbaru 5 x 0,5 jam
Total beban kerja 292.5 jam
Tabel 13 menunjukkan beban kerja bagian administrasi
kesejahteraan mahasiswa sebesar 292,5 jam dengan frekuensi
pelaksanaan pekerjaan mulai dari 5 x hingga 120 x dalam satu semester.
Beban kerja pada bagian ini dinilai sedang, karena hanya memeriksa
kelengkapan persyaratan dan terdapat database persuratan yang akan
mempermudah dalam membuat surat yang dibutuhkan. Sementara itu,
ada pekerjaan yang dinilai berat, karena adanya ketidaklengkapan data
yang diberikan oleh mahasiswa, kesulitan dalam mendapatkan informasi
yang terbaru dari alumni atau informasi yang telah diberikan sudah
berubah.
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di
lingkungan IPB tahun 2007, ternyata deskripsi pekerjaan bagian
administrasi kepegawaian, yaitu melayani, menerima, mengumpulkan,
memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim
dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan
dan pelaksanaan kegiatan kepegawaian. Oleh karena itu, dengan merinci
deskripsi pekerjaan bagian administrasi kepegawaian di atas diperoleh
deskripsi pekerjaan pada Tabel 14.
33
Tabel 14. Beban kerja bagian administrasi kepegawaian Fakultas (Dekanat)
Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata
penyelesaian tugas
Membuat rekapitulasi absensi pegawai Sedang Mudah 6 x 3 jam
Membuat surat yang berhubungan dengan administrasi kepegawaian
Berat Belum
mengetahui ilmunya
1 x 28 jam
Menyiapkan administrasi bagi pelanggar peraturan
Sedang Jarang terjadi pelanggaran 1 x 0,5 jam
Memproses DUK Berat Ilmu masih kurang 1 x 28 jam
Memproses DP3 Berat Ilmu masih kurang 1 x 28 jam
Memproses KP4 Berat Ilmu masih kurang 1 x 11,2 jam
Total beban kerja 98,7 jam Tabel 14 menjelaskan beban kerja bagian administrasi
kepegawaian sebesar 98,7 jam. Bagian ini memiliki beban kerja yang
rendah dengan frekuensi pekerjaan tidak rutin sebanyak 1 x dan 6 x
dalam satu semester. Beban kerja bagian ini dinilai berat, karena
pegawai belum memiliki pengetahuan yang cukup untuk menyelesaikan
pekerjaan. Oleh karena itu, bagian ini sangat membutuhkan pelatihan
mengenai kepegawaian, agar pegawai yang bekerja pada bagian ini
dapat bekerja secara efektif dan tidak membuat beban kerja KTU
bertambah untuk membantu mengerjakan pekerjaan bagian
kepegawaian.
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di
lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan bagian agendaris atau
administrasi persuratan, yaitu menerima, mencatat, dan menyampaikan
surat/dokumen/berkas masuk dan keluar, sesuai dengan ketentuan tata
persuratan yang berlaku. Rincian deskripsi pekerjaan bagian ini pada
Tabel 15.
34
Tabel 15. Beban kerja bagian administrasi persuratan Fakultas (Dekanat)
Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata
penyelesaian tugas
Mengelompokkan surat dan mencatat surat masuk dan keluar
Ringan
Hanya mengelompok-
kan dan mencatat
120 x 0,5 jam
Menyerahkan surat-surat yang memerlukan tindak lanjut pengolahan
Sedang Harus jalan sedikit 120 x 0,5 jam
Menyelenggarakan pengarsipan
Sangat ringan
Hanya menuliskan 120 x 1 jam
Menerima dan mengarahkan tamu Ringan
Mempertemu- kan dengan orang yang
dicari
120 x 1 jam
Membantu bagian kemahasiswaan: pembuatan surat keterangan, kelengkapan beasiswa dan legalisir
Sedang Jarang 120 x 0,25 jam
Membantu bagian keuangan untuk memberikan uang transportasi rapat
Sedang
Hanya memberikan ke
orang yang bersangkutan
6 x 0,25 jam
Total beban kerja 391,5 jam Tabel 15 berisi tentang pelaksanaan pekerjaan bagian
administrasi persuratan dengan frekuensi pekerjaan sebanyak 6 x dan
120 x dalam satu semester. Beban kerja untuk bagian ini sebesar 391,5
jam dengan beban kerja bervariasi mulai dari sangat ringan sampai
sedang. Beban kerja pada bagian ini dinilai sangat ringan untuk
pelaksanaan pengarsipan. Mengelompokkan surat, mencatat surat
masuk dan keluar, serta menerima dan mengarahkan tamu adalah
pekerjaan yang dinilai ringan. Sedangkan pekerjaan seperti
menyerahkan surat-surat yang memerlukan pengolahan lebih lanjut,
membantu bagian kemahasiswaan dan keuangan dinilai sedang.
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang,
ternyata deskripsi pekerjaan bagian administrasi pengawasan fasilitas,
atau disebut juga administrasi inventarisasi, yaitu mengawasi dan
menjaga seluruh fasilitas yang terdapat di FEM IPB, baik dari
35
kerusakkan ataupun perawatannya. Rincian deskripsi pekerjaan bagian
ini dapat dilihat pada Tabel 16.
Tabel 16. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi Fakultas (Dekanat)
Deskripsi Pekerjaan
Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata
penyelesaian tugas
Membuat laporan inventarisasi Sedang Jika data
lengkap 1 x 50 jam
Mengontrol peralatan yang rusak
Sangat berat
Mengerjakan-nya sendiri 3 x 25 jam
Mendaftarkan dan mengamankan keberadaan barang inventaris yang rusak/sudah waktunya dihapus
Berat Belum
mengetahui ilmunya
1 x 1 jam
Melaporkan data barang yang sudah waktunya dihapus kepada atasan
Berat Mengerjakan-nya sendiri 1 x 5,6 jam
Melaksanakan pengadaan bahan Rumah Tangga (kebutuhan rapat dan sehari-hari)
Sedang
Daftar barang habis dan
berdasarkan laporan
48 x 0,5 jam
Melaksanakan pengadaan alat tulis kantor
Sedang Laporan barang habis 1 x 3 jam
Total beban kerja 158,6 jam Tabel 16 menunjukkan jumlah beban kerja bagian administrasi
inventarisasi sebesar 158,6 jam dengan frekuensi pelaksanaan sebanyak
1 x, 3 x dan 48 x dalam satu semester. Beban kerja bagian administrasi
inventarisasi dinilai berat, karena pegawai harus melakukan
pengontrolan sendiri dan harus memiliki pengetahuan yang cukup
mengenai administrasi untuk peralatan dan perlengkapan inventaris.
Oleh karena itu, bagian ini membutuhkan pelatihan mengenai cara
administrasi barang inventaris, serta dibutuhkan pegawai baru untuk
ditempatkan di lapangan yang tugasnya mengontrol kondisi barang-
barang inventaris milik FEM dan melakukan pekerjaan lain di luar
ruangan, sehingga pegawai tersebut dapat bekerja lebih efektif.
36
Deskripsi pekerjaan bagian administrasi perpustakaan,
pustakawan dan petugas shelving atau penanggung jawab perpustakaan
adalah sebagai berikut:
a. Administrasi perpustakaan ; melayani, menerima, mengumpulkan,
memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses,
mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan
dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan perpustakaan.
b. Pustakawan ; melaksanakan urusan administrasi di lingkungan
perpustakaan untuk kelancaran tugas.
c. Petugas shelving ; menata dan merapihkan bahan pustaka, serta
menjaga letak bahan pustaka sesuai dengan ketentuan sistem
klasifikasi perpustakaan.
Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan bagian penanggung
jawab perpustakaan di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 17.
Tabel 17. Beban kerja bagian penanggung jawab perpustakaan Fakultas (Dekanat)
Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata
penyelesaian tugas
Mengevaluasi data pengunjung dan peminjaman buku perpustakaan
Sedang Tidak
dikerjakan setiap hari
1 x 3 jam
Labeling buku dan menghimpun publikasi ilmiah
Sedang mudah 30 x 4 jam
Melaksanakan administrasi perpustakaan, menata dan merapihkan bahan pustaka
Berat
Jika sedang ramai karena bekerja
sendirian
120 x 4,5 jam
Fotocopy sedang mudah 48 x 1 jam Total beban kerja 711 jam
Tabel 17 menjelaskan jumlah beban kerja pada bagian
penanggung jawab perpustakaan sebesar 711 jam dengan frekuensi
pelaksanaan pekerjaan sebanyak 1 x, 30 x, 48 x, dan 120 x dalam satu
semester. Beban kerja bagian ini dinilai sedang, karena pekerjaan
tersebut tidak dikerjakan setiap hari dan dapat dilaksanakan dengan
mudah. Beban kerja dinilai berat karena perpustakaan sedang ramai
37
dikunjungi dan terbatasnya jumlah pegawai. Oleh karena itu, bagian ini
membutuhkan pegawai baru yang dapat membantu mengurus pencarian
buku yang diminta oleh mahasiswa dan untuk membantu fotocopy bahan
yang diminta mahasiswa, sehingga pelayanan dapat optimal.
Deskripsi pekerjaan operator dan laboran komputer atau bagian
penanggung jawab laboratorium komputer adalah sebagai berikut:
a. Operator komputer ; menyiapkan, menjalankan, mengoperasikan,
merawat dan melayani permintaan jasa penggunaan alat, berdasarkan
pedoman dan petunjuk teknis yang berlaku.
b. Laboran komputer ; menyiapkan, melayani dan membantu
pelaksanaan praktikum dan penelitian mahasiswa/dosen, serta
membersihkan, menyimpan dan merawat peralatan yang digunakan.
Tabel 18. Beban kerja bagian penanggung jawab laboratorium komputer Fakultas (Dekanat)
Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata
penyelesaian tugas
Menyusun, mengevaluasi dan menjelaskan tata tertib penggunaan lab komputer untuk praktikum/responsi serta mengawasinya
Berat
Diperlukan pengawasan dan kontrol yang tegas
dan berkesinam-
bungan
48 x 4 jam
Membereskan komputer Sedang Mudah 120 x 2 jam
Melayani penyewaan komputer Sedang Mudah 120 x 4,5 jam
Menyusun database hasil-hasil penelitian dan pemberdayaan masyarakat
Sedang
Kurangnya informasi
database dari departemen
6 x 5 jam
Mengkoordinasikan dalam penyusunan dan pemeliharaan sistem informasi manajemen pelayanan berbasis komputer dan website
Sedang
Up date data kurang dari
departemen& kurangnya
pegawai TU
6 x 3 jam
Total beban kerja 1.020 jam
Tabel 18 menunjukkan beban kerja bagian penanggung jawab
labolatorium komputer sebesar 1.020 jam, dengan frekuensi pelaksanaan
pekerjaan sebanyak 6 x, 48 x dan 120 x dalam satu semester. Beban
38
kerja pada bagian ini dinilai sedang, karena pekerjaan tersebut tidak
dilakukan setiap hari dan dapat dilaksanakan dengan mudah. Sementara
itu, beban kerja yang dinilai berat, jika laboratorium komputer sedang
ramai dikunjungi, karena tidak ada yang membantu. Oleh karena itu
bagian ini membutuhkan pegawai tambahan.
Deskripsi pekerjaan pramu kantor dan caraka/ekspedisi surat
atau disebut bagian pramu kantor adalah sebagai berikut:
a. Pramu kantor ; menerima informasi, menyiapkan, melayani dan
memandu suatu kegiatan kerja di dalam kantor, berdasarkan petunjuk
atasan/permintaan dari pihak yang berkepentingan.
b. Caraka/ekspedisi surat ; menerima, mencatat dan melaksanakan
pengiriman surat dan lain-lain, langsung dari/ke alamat tertentu, baik
melalui kantor pos maupun jasa pengiriman lain.
Tabel 19. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (Pramu Kantor) Fakultas (Dekanat)
Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata penyelesaian
tugas Melayani kebutuhan dan perlengkapan pegawai
Sedang Sudah biasa 120 x 0,75 jam
Menyiapkan perangkat dan bahan kerja Sedang Mudah 120 x 1 jam
Melayani jamuan tamu, rapat, dan lain-lain serta pemesanannya
Berat Pemberita-huannya mendadak
24 x 1 jam
Membersihkan seluruh ruang bagian dalam kantor FEM
Sedang Mudah 120 x 1 jam
Fotocopy Sedang Mudah 120 x 1 jam Mengedarkan surat Berat Jaraknya
jauh 120 x 1 jam
Total beban kerja 594 jam Tabel 19 menunjukkan beban kerja pramu kantor dalam satu
semester adalah 594 jam. Rata-rata penilaian beban kerja bagian pramu
kantor adalah sedang, karena merupakan kegiatan yang sudah menjadi
rutinitas sehari-hari. Penilaian berat terjadi karena informasi pekerjaan
yang diberikan biasanya insidental atau dikarenakan jarak yang
ditempuh jauh.
39
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di
lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan cleaning service atau
disebut bagian urusan rumah tangga (kebersihan), yaitu melaksanakan
tugas kebersihan ruang kerja dan halaman kantor, serta memelihara
keindahan taman. Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan
bagian urusan rumah tangga (kebersihan) di atas diperoleh deskripsi
pekerjaan pada Tabel 20.
Tabel 20. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) Fakultas (Dekanat)
Deskripsi Pekerjaan
Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata penyelesaian
tugas Melaksanakan kebersihan dan keindahan tanaman pot
Sangat berat
Peralatan kurang lengkap
120 x 1,5 jam
Membersihkan kaca jendela
Sangat berat
Tidak ada peralatannya 24 x 1 jam
Membersihkan ruang kuliah dan koridor
Sangat berat
Mahasiswa membuang
sampah sembarangan
120 x 1 jam
Membersihkan toilet Sangat
berat
Toilet dipakai oleh
umum 120 x 1 jam
Total beban kerja 444 jam
Beban kerja tenaga kebersihan pada Tabel 20 dalam satu
semester adalah 444 jam. Beban kerja bagian ini dinilai sangat berat,
karena sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
pekerjaan masih sangat kurang, sehingga hasil yang diperoleh kurang
optimal.
Deskripsi pekerjaan cleaning service atau disebut bagian urusan
rumah tangga (kebersihan) sama dengan uraian di atas, sehingga
diketahui pada Tabel 21 bahwa beban kerja tenaga kebersihan dalam
satu semester adalah 624 jam. Pegawai menilai beban kerja bagian
kebersihan adalah ringan, sedang dan berat.
40
Tabel 21. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (Kebersihan) Fakultas (Dekanat)
Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata
penyelesaian tugas
Melaksanakan kebersihan dan keindahan tanaman pot
Sedang Sudah terbiasa 120 x 1 jam
Membersihkan kaca jendela Sedang Tidak terlalu sering 72 x 1,5 jam
Membersihkan ruang kuliah dan koridor Sedang Tugas 120 x 2 jam
Membersihkan toilet Ringan Biasa 120 x 1 jam Mengumpulkan dan membuang sampah Berat Pernah terjatuh,
karena tangga licin 72 x 0,5 jam
Total beban kerja 624 jam Sementara itu pada Tabel 21 terdapat beban kerja yang dianggap
ringan, karena pekerjaan tersebut sudah menjadi rutinitas. Pekerjaan
dinilai sedang, karena frekuensi pekerjaan tidak rutin dikerjakan. Selain
itu, pekerjaan dinilai berat karena di tempat kerja terdapat tangga yang
terkadang licin, sehingga pernah terjadi kecelakaan.
Tabel 22. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (Kebersihan) Fakultas (Dekanat)
Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata
penyelesaian tugas
Melaksanakan kebersihan dan keindahan tanaman pot
Sangat ringan Mudah 120 x 1,5 jam
Membersihkan kaca jendela Ringan Mudah 48 x 1 jam
Membersihkan papan pengumuman Sedang
Tidak terlalu sering
24 x 1 jam
Membersihkan ruang kuliah dan koridor Sedang
Ruangan-nya sedang
dipakai 24 x 1 jam
Membersihkan toilet Sangat ringan
Sudah terbiasa 48 x 1 jam
Mengumpulkan dan membuang sampah Sedang Mudah 120 x 0,25 jam
Total beban kerja 354 jam Deskripsi pekerjaan cleaning service atau disebut bagian urusan
rumah tangga (kebersihan) sama dengan uraian di atas, sehingga
diketahui pada Tabel 22 bahwa beban kerja tenaga kebersihan dalam
satu semester adalah 354 jam. Beban kerja pegawai dinilai sangat ringan,
41
ringan dan sedang, karena pekerjaan tersebut sudah biasa dikerjakan
pegawai dan sudah menjadi rutinitas setiap hari. Frekuensi pekerjaan
bagian ini sebanyak 24 x, 48 x dan 120 x dalam satu semester.
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang,
deskripsi pekerjaan sopir atau pengemudi, yaitu menyiapkan,
mengemudikan dan merawat kendaraan dinas, serta melayani
permintaan layanan transportasi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan pengemudi di atas
diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 23, sehingga diketahui beban
kerja pengemudi dalam satu semester adalah 610 jam.
Tabel 23. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pengemudi) Fakultas (Dekanat)
Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata
penyelesaian tugas
Menyiapkan kendaraan dalam keadaan siap pakai
Berat Tiap pagi
mengontrol kendaraan
120 x 0,5 jam
Mengantar dan menjemput pegawai/pejabat
Ringan Sudah
menjadi kewajiban
120 x 1,5 jam
Pemeliharaan kendaraan Sedang Tidak
dipersulit 120 x 2 jam
Laporan tentang kerusakan Berat Merasa berat
untuk laporan 120 x 1 jam
Memelihara kendaraan dinas (mencuci, dll) Ringan Tugas saya 6 x 0,5 jam
Memantau perbaikan kendaraan oleh pihak ke-3 Berat
Harus menunggu dan menga-
wasi
2 x 3,30 jam
Total beban kerja 610 jam
Beban kerja pegawai ini dinilai berat, karena memiliki tanggung
jawab untuk menjaga keselamatan penumpang, yaitu dengan mengawasi
keadaan kendaraan setiap hari, segera membuat laporan jika terjadi
kerusakan, harus menunggu dan mengawasi proses perbaikan kendaraan
oleh pihak ketiga. Sementara itu, beban kerja yang dianggap ringan,
karena pekerjaan tersebut sudah menjadi kewajiban yang tidak dapat
dihindari pegawai, sedangkan beban kerja sedang diberikan untuk
pemeliharaan kendaraan.
42
Berdasarkan hasil yang telah dipaparkan dapat diketahui jumlah
beban kerja untuk masing-masing bagian dalam unit TU Fakultas
(Dekanat). Hal ini akan mempermudah dalam penghitungan jumlah
pegawai yang sesuai untuk masing-masing bagian di TU Fakultas
(Dekanat).
4.4.6. Menghitung jumlah pegawai yang efisien
Menghitung jumlah pegawai yang efisien dilakukan dengan
membagi jumlah beban kerja dengan waktu produktif yang dikerjakan
selama satu semester, dengan rumus dan perhitungan sebagai berikut:
Beban kerja pegawai dalam satu semester Waktu produktif dalam satu semester
a. KTU 79,06,453
360==
Berdasarkan perhitungan untuk bagian KTU diperoleh hasil
bahwa jumlah pegawai yang dibutuhkan pada bagian ini adalah 1
orang.
b. Bagian keuangan 14,16,453
516==
Berdasarkan perhitungan pegawai pada bagian keuangan
diperoleh bahwa jumlah pegawai yang efisien adalah 1 orang. Nilai
beban kerja yang masih berlebihan masih dapat ditangani oleh
pegawai dan sebagai imbalan atas pekerjaan tersebut maka diperlukan
peningkatan kompensasi.
c. Bagian kesejahteraan mahasiswa 64,06,4535,292==
Berdasarkan analisis jumlah pegawai yang ada saat ini untuk
bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa sudah sesuai. Beban
kerja yang masih kurang, diasumsikan akan tertutupi dengan adanya
penambahan jumlah mahasiswa yang harus dilayani dari Departemen
Agribisnis dan Departemen Sumberdaya Lingkungan.
d. Bagian administrasi kepegawaian 22,06,453
7,98==
Jumlah pegawai efektif dan efisien =
43
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai bagian administrasi
kepegawaian masih terjadi ketidakefisienan, karena dari hasil
penghitungan diperoleh bahwa jumlah pegawai untuk beban kerja
sebesar 98,7 jam kurang dari 1 orang, sehingga beban kerja bagian ini
dapat digabung dengan bagian yang masih memiliki beban kerja
rendah.
e. Bagian administrasi persuratan 83,06,4535,391==
Jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk bagian administrasi
persuratan adalah 1 orang. Waktu kerja untuk bagian ini masih kurang
produktif, sehingga dapat diberi tambahan beban kerja yang sesuai.
f. Bagian administrasi inventarisasi 35,06,4536,158==
Jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk beban kerja sebesar
158,6 jam kurang dari 1 orang, sehingga beban kerja pada bagian ini
dapat digabung dengan bagian yang masih kurang efektif.
g. Bagian Penanggung Jawab Perpustakaan 70,16,453
771==
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai yang efisien, diperoleh
hasil untuk pegawai bagian penanggung jawab perpustakaan yang
dibutuhkan adalah 2 orang.
h. Bagian Penanggung jawab laboratorium komputer 25,26,453
1020==
Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai yang efisien, diperoleh
hasil bahwa jumlah pegawai bagian penanggung jawab laboratorium
komputer sebanyak 2 orang.
i. Pramu Kantor 31,16,453
594==
Berdasarkan hasil perhitungan di atas diperoleh jumlah pegawai
yang efisien untuk pramu kantor adalah 1 orang.
j. Bagian Kebersihan 13,36,453
354624444=
++=
44
Berdasarkan hasil perhitungan jumlah pegawai yang efisien pada
bagian kebersihan sebanyak 3 orang.
k. Pengemudi 34,16,453
610==
Jumlah pengemudi mobil dinas di FEM membutuhkan 1 orang.
Berdasarkan perhitungan di atas, dapat diketahui bahwa adanya
ketidakefisienan pada bagian administrasi kepegawaian dan
inventarisasi. Selain itu adanya ketidakjelasan deskripsi pekerjaan
KTU Fakultas (Dekanat).
4.5. Unit kerja Tata Usaha (TU) Departemen Manajemen
Unit kerja TU Departemen Manajemen adalah bagian dari organisasi
FEM. TU Departemen Manajemen memiliki tugas sebagai pengendali mutu
pelayanan administrasi dan akademik di Departemen Manajemen. TU
Departemen Manajemen merupakan ujung tombak organisasi mutu yang
paling banyak berhubungan dengan mahasiswa dan dosen.
4.5.1. Analisis Persepsi Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Departemen Manajemen
Permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen
Manajemen akan berdampak pada efektifitas dan efisiensi penyelesaian
tugas. Perencanaan yang dibuat dengan matang sekalipun, tidak akan
menghasilkan output yang maksimal jika terjadi masalah pada pegawai
TU Departemen Manajemen sebagai sumberdaya utamanya. Dengan
demikian, dalam penelitian ini perlu dilakukan analisis untuk
mengetahui permasalahan yang dihadapi para pegawai.
Skala yang digunakan untuk melihat persepsi responden
terhadap permasalahan yang dihadapi para pegawai dengan
menggunakan skala likert. Nilai skor rata-rata (Rs) yang didapatkan
adalah sebesar 0,8 dari hasil perhitungan dari rumus adalah sebagai
berikut:
Rs = 0,8
Rs = 5 – 1 5
45
Nilai skor rataan (x) dihasilkan dari perkalian antara skor nilai
jawaban berdasarkan skala dengan jumlah jawaban responden, kemudian
dibagi dengan jumlah responden. Berdasarkan nilai skor rataan tersebut,
maka posisi keputusan penilaian memiliki rentang skala yang dapat
dilihat pada Tabel 24.
Tabel 24. Posisi Keputusan Penilaian Skor rataan (x) Penilaian
1,0 - 1,8 Sangat tidak setuju 1,8 – 2,6 Tidak setuju 2,6 – 3,4 Cukup setuju 3,4 – 4,2 Setuju 4,2 – 5,0 Sangat setuju
Interpretasi untuk tiap posisi tersebut adalah apabila nilai skor
rataan yang dihasilkan berada pada rentang 1,0 sampai 1,8, maka
permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen Manajemen
dikatakan sangat tidak baik. Apabila nilai skor rataan yang dihasilkan
berada pada rentang 1,8 sampai 2,6, maka permasalahan yang dihadapi
pegawai TU Departemen Manajemen dikatakan tidak baik. Kemudian,
jika nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada rentang 2,6 sampai
3,4, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen
Manajemen dikatakan cukup baik. Dalam kategori cukup baik terdapat
dua persepsi yaitu cukup baik dengan persepsi yang mengarah pada
kecenderungan penilaian tidak baik, jika terdapat pada skala penilaian
dari 2,6 sampai 2,99, dan persepsi yang mengarah pada kecenderungan
penilaian baik dengan skala penilaian dari 3,00 sampai 3,4. Jika nilai
skor rataan yang dihasilkan berada dalam rentang 3,4 sampai 4,2, maka
permasalahan yang dihadapi oleh pegawai TU Departemen Manajemen
dapat dikatakan baik. Sementara itu, bila nilai skor rataan yang
dihasilkan berada dalam rentang 4,2 sampai 5,0, maka permasalahan
yang dihadapi pegawai TU Departemen Manajemen dikatakan sangat
baik.
4.5.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan
Analisis persepsi responden terhadap permasalahan dalam
analisis pekerjaan akan dilakukan berdasarkan pertanyaan yang
46
menggambarkan tentang deskripsi pekerjaan pegawai. Berdasarkan
Tabel 25, dapat disimpulkan untuk permasalahan analisis pekerjaan
dinilai baik. Permasalahan ini telah ditangani oleh atasan maupun oleh
pegawai yang bersangkutan, sehingga permasalahan ini tidak
mempengaruhi produktivitas pegawai di TU Departemen Manajemen.
Tabel 25. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan Departemen Manajemen
No Indikator Permasalahan Skor Rataan Penilaian 1. Deskripsi pekerjaan sudah jelas 3,14 Cukup Setuju 2. Atasan sudah membimbing dalam penetapan
uraian pekerjaan 3,29 Cukup Setuju
3. Aturan baku yang mengatur bagian-bagian yang harus dikerjakan sudah jelas
3,29 Cukup Setuju
4 Atasan telah memberikan bimbingan dalam pelaksanaan tugas
3,57 Setuju
5 Keahlian dan pendidikan yang dimiliki telah sesuai dengan pekerjaan sekarang
3,57 Setuju
6 Tanggung jawab dan wewenang yang dimiliki sudah sesuai
3,86 Setuju
7 Posisi kerja sekarang sudah sesuai 3,14 Cukup Setuju Total 3,41 Setuju
Pegawai menilai deskripsi pekerjaan sudah jelas. Selain itu,
atasan sudah membimbing dalam penetapan uraian pekerjaan dan
pelaksanaan tugas dengan baik. Pegawai juga menilai aturan baku yang
mengatur bagian-bagian yang harus dikerjakan sudah jelas.
4.5.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Keadaan Kerja Pegawai
Analisis persepsi responden terhadap permasalahan mengenai
keadaan kerja dilakukan dengan merinci hal-hal yang berkaitan dan
dapat mempengaruhi pegawai. Perhitungan nilai skor rataan persepsi
responden dapat dilihat pada Tabel 26.
Tabel 26 menunjukkan penilaian pegawai mengenai
permasalahan keadaan kerja dinilai tidak baik, sehingga perlu
penanganan khusus dan segera dari atasan untuk beberapa permasalahan
yang berkaitan dengan keadaan kerja. Secara lebih rinci, pegawai
menilai jumlah pegawai yang ada saat ini tidak cukup untuk menangani
pekerjaan yang ada. Hal ini menjadi masukan yang sangat berarti bagi
peneliti untuk mengetahui jumlah pegawai yang efisien di TU
Departemen Manajemen.
47
Tabel 26. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Keadaan Kerja Departemen Manajemen
No Indikator Permasalahan Skor Rataan
Penilaian
1. Jumlah pegawai yang ada saat ini sudah cukup untuk menangani pekerjaan yang ada
2,57 Tidak Setuju
2. Telah cukup adanya pelatihan berdasarkan pekerjaan yang dikerjakan sekarang
3,00 Cukup Setuju
3. Gaji sudah cukup 1,57 Sangat Tidak Setuju
4 Insentif tambahan yang diberikan telah sesuai
2,14 Tidak Setuju
5 Hubungan dengan rekan kerja baik 3,43 Setuju 6 Kondisi ruang kerja sudah baik 3,14 Cukup Setuju 7 Rotasi kerja diantara pegawai TU di FEM
telah sesuai 3,43 Setuju
8 Spesialisasi pekerjaan sekarang telah baik 3,14 Cukup Setuju Total 2,80 Cukup Setuju
Pegawai menilai untuk permasalahan gaji dengan skor rataan
1,57, menunjukkan bahwa pegawai menilai sangat tidak baik, sehingga
perlu dianalisis kembali kelayakannya. Oleh karena itu, perlu
penanganan segera dari atasan atau pihak yang terkait dengan
kompensasi pegawai. Hal ini diperlukan untuk meninjau kembali
kebijakan yang telah dibuat sebagai revisi untuk FEM IPB pada
khususnya dan IPB pada umumnya sebagai langkah awal untuk
mencapai IPB BHMN yang kuat dengan mengacu pada status dari
pegawai, beban kerja, golongan dan masa kerja pegawai. Skor rataan
2,14 menunjukkan insentif tambahan yang diberikan belum sesuai
dengan pengorbanan waktu, tenaga, dan pemikiran yang sudah diberikan
oleh pegawai, terutama insentif lembur.
4.5.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai
Analisis persepsi responden terhadap permasalahan yang
berkaitan dengan kinerja pegawai dilakukan dengan menguraikan faktor-
faktor yang berkaitan dengan kinerja pegawai serta beberapa hal yang
mungkin menjadi permasalahan pada pegawai. Hasil perhitungan skor
rataan persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan
kinerja pegawai dapat dilihat pada Tabel 27.
48
Tabel 27. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai Departemen Manajemen
No Indikator Permasalahan Skor Rataan Penilaian 1. Laporan evaluasi yang telah ada sekarang
telah cukup 2,86 Cukup Setuju
2. Pelayanan terhadap mahasiswa dan dosen serta atasan sudah baik
3,86 Setuju
3. Atasan telah puas dengan penyelesaian tugas-tugas
3,57 Setuju
4 Cara kerja saat ini telah baik 3,71 Setuju 5 Sudah dilaksanakannya tugas-tugas dan
pekerjaan dengan baik 3,71 Setuju
6 Beban kerja sehari-hari sudah cukup 2,57 Tidak Setuju Total 3,38 Cukup Setuju
Tabel 27 menunjukkan kinerja pegawai di TU Departemen
Manajemen sudah baik. Skor rataan 2,86 menunjukkan laporan evaluasi
yang ada sekarang dinilai tidak baik, sehingga perlu adanya peningkatan
kualitas dan kuantitas pada pelaksanaan laporan evaluasi. Selain dalam
bentuk tulisan perlu diadakan rapat evaluasi yang berkualitas agar terjadi
komunikasi yang baik, sehingga akan benar-benar tercipta hubungan
yang baik antara atasan dan bawahan, serta diperoleh solusi dan
kesepakatan bersama yang berasal dari kedua belah pihak.
Pegawai menilai baik atas pelayanan mereka terhadap
mahasiswa, dosen dan atasan sudah baik. Hal ini menunjukkan
perbedaan persepsi antara pegawai dengan mahasiswa, dosen dan atasan
pegawai berdasarkan hasil prastudi yang menunjukkan masih terdapat
ketidakpuasan dari pengguna jasa TU tersebut terhadap pelayanan yang
telah diberikan pegawai.
4.5.5. Menganalisis Beban Kerja
Beban kerja merupakan hal yang penting untuk perhitungan
formasi pegawai dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah pegawai
yang sesuai dengan hasil yang ingin diperoleh. Oleh karena itu, perlu
diketahui waktu produktif yang dipergunakan pegawai sebagai
perbandingan dengan beban kerja yang diasumsikan bahwa setiap
semester memiliki beban kerja yang sama. Perhitungan lebih jelas
diperoleh dengan menghitung perkuliahan semester ganjil 2006/2007
mulai dari tanggal 28 Agustus 2006 – 20 Januari 2007.
49
Jumlah hari menurut kalender dalam 1 semester 146 hari
Jumlah hari sabtu dan minggu 42 hari
Jumlah hari libur Nasional 5 hari
Jumlah hari cuti bersama 3 hari
Jumlah absen (sakit, izin, dll) 7 hari +
57 hari -
Hari kerja efektif dalam 1 semester 81 hari
Keterangan:
Hari absen, sakit, izin, dan lain-lain diperoleh sebesar 5%, dari
pembagian antara waktu absen dalam satu tahun 10% (menurut
International Labor Organization dalam Suharyono dan Wiku) dengan
jumlah semester dalam satu tahun. Kemudian dikalikan dengan jumlah
hari menurut kalender dalam satu semester adalah 5% x 146 = 7,3 hari,
dibulatkan menjadi 7 hari.
1 hari kerja = 8 jam – 1 jam (waktu istirahat)
= 7 jam
Waktu efektif dalam 1 semester = 80% x 7 jam
= 5,6 jam
Diasumsikan menurut International Labor Organization dalam
Suharyono dan Wiku, pegawai dianggap produktif bila mampu
menyelesaikan 80% dari beban kerja pegawai.
Jadi, waktu produktif dalam satu semester adalah:
81 hari x 5,6 jam/hari = 453,6 jam
Perhitungan tersebut sangat dibutuhkan untuk menghitung
jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Oleh
karena itu, analisis beban kerja berdasarkan tugas yang dikerjakan
masing-masing pegawai sangat penting untuk diketahui yang diuraikan
pada Tabel 28 sampai dengan 34.
Deskripsi pekerjaan KTU dan administrasi akademik yang
dipegang oleh KTU adalah sebagai berikut:
a. KTU ; menyusun rencana, memberikan petunjuk,
mengkoordinasikan dan menilai pelaksanaan kegiatan bagian TU
50
serta memberikan layanan di bidang ketatausahaan di lingkungan
fakultas berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku
untuk pelaksanaan kelancaran tugas.
b. Administrasi akademik ; melayani, menerima, mengumpulkan,
memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses,
mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan
dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan akademik.
Tabel 28. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) Departemen Manajemen
Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata
penyelesaian tugas
Mengajukan pengusulan kenaikan pangkat pegawai TU
Berat Data
kurang lengkap
1 x 28 jam
Mengerjakan Penghitungan Angka Kredit (PAK) dosen Berat
Data kurang lengkap
6 x 28 jam
Membuat surat pengusulan PAK bidang penelitian Sedang
Hanya mengusul
-kan 6 x 1 jam
Membuat surat pengantar pengiriman surat/dokumen kepegawaian
Ringan Mudah 30 x 1 jam
Membantu menyusun dan memperbaharui Daftar Urut Kepegawaian (DUK) dosen&pegawai
Ringan Hanya
memban-tu
1 x 1,5 jam
Mengoreksi laporan produktivitas kerja pegawai TU dan DP3
Sedang Mengo-reksi 6 x 1 jam
Membuat surat pengantar laporan kinerja tenaga penunjang
Sedang Butuh proses 6 x 16,8 jam
Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan sidang Ringan Sudah
terbiasa 30 x 11,2 jam
Memasukkan data mahasiswa lulusan Departemen
Ringan Mengum-
pulkan data lama
30 x 16,8 jam
Membuat jadwal kuliah,dll Berat Sering bentrok 1 x 4 jam
Mengatur jadwal kuliah,dll Berat
Sering bentrok waktu
20 x 1 jam
Menyusun rencana kebutuhan ATK Ringan
Masuk dalam RKAT
1 x 5,6 jam
Total beban kerja 670,3 jam
51
Berdasarkan rincian deskripsi pekerjaan KTU pada Tabel 28
diketahui beban kerja untuk KTU Departemen Manajemen adalah 670,3
jam. Frekuensi pelaksanaan pekerjaan KTU sebanyak 1 x, 3 x, 6 x, 20 x
dan 30 x dalam satu semester. Beban kerja pada bagian ini dinilai ringan
untuk pekerjaan yang mudah dan sudah terbiasa, serta sudah
direncanakan pada bagian lain. Sementara itu, penilaian sedang
diberikan untuk pekerjaan yang membutuhkan sedikit proses,
mengoreksi dan membantu bagian lain. Beban kerja yang dinilai berat,
karena data tidak lengkap atau pembuatan jadwal dengan waktu yang
sering bersamaan.
Deskripsi pekerjaan bagian administrasi keuangan merangkap
juga sebagai bendahara petty cash dan juru bayar gaji adalah sebagai
berikut:
a. Administrasi keuangan ; melayani, menerima, mengumpulkan,
memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses,
mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan
dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan keuangan.
b. Bendahara petty cash ; menerima, menyimpan dan mengeluarkan
uang serta mempertanggungjawabkan pengelolaannya sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
c. Juru bayar gaji ; membayar sejumlah uang kepada yang berhak,
berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Tabel 29 menunjukkan beban kerja bagian keuangan sebesar
509 jam dengan frekuensi pelaksanaan pekerjaan sebanyak 1 x, 2 x, 6 x,
dan 120 x dalam satu semester. Beban kerja bagian ini rata-rata dinilai
berat, karena membutuhkan ketelitian dari setiap pekerjaan pegawai. Hal
ini terjadi karena bagian keuangan TU Departemen merupakan pihak
yang merumuskan dalam pembuat RKAT dan perhitungan pemberian
gaji, honorarium dan insentif bagi dosen dan pegawai TU. Sedangkan
beban kerja dinilai ringan untuk proses pemberian informasi berkaitan
dengan keuangan dan konsultasi dengan pihak Keuangan Rektorat.
52
Tabel 29. Beban kerja bagian keuangan Departemen Manajemen
Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata penyelesaian
tugas Juru bayar gaji, honorarium, insentif dosen dan pegawai TU
Sangat berat
Harus teliti 2 x 56 jam
Membuat laporan keuangan harian Berat Harus
teliti 120 x 2 jam
Membuat RKAT Sangat berat
Butuh waktu dan
teliti 1 x 30 jam
Menghadiri rapat tentang kas departemen Ringan
Mende-ngarkan
informasi 2 x 2 jam
Mendistribusikan dan mengadministrasikan dokumen dana
Berat Harus teliti 120 x 1 jam
Melakukan koordinasi dengan Direktorat Keuangan IPB
Sedang Konsultasi
jika ada masalah
6 x 0,5 jam
Total beban kerja 509 jam
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di
lingkungan IPB tahun 2007, ternyata deskripsi pekerjaan bagian
administrasi keuangan adalah melayani, menerima, mengumpulkan,
memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim
dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan
dan pelaksanaan kegiatan keuangan. Oleh karena itu, dengan merinci
deskripsi pekerjaan bagian akademik dan kemahasiswaan di atas
diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 30.
Tabel 30. Beban kerja bagian keuangan Departemen Manajemen Deskripsi Pekerjaan
Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata penyelesaian
tugas Membuat laporan keuangan harian Sedang Sudah biasa 120 x 3 jam
Administrasi bank Ringan Prosedur sudah jelas 6 x 1 jam
Membuat anggaran kebutuhan harian rutin
Sedang Sudah biasa 24 x 1 jam
Membuat laporan bulanan Berat Harus teliti 6 x 28 jam
Total beban kerja 558 jam
Tabel 30 menunjukkan beban kerja bagian keuangan sebesar 558
jam dengan frekuensi pelaksanaan sebanyak 6 x, 24 x, dan 120 x dalam
53
satu semester. Beban kerja pegawai ini bervariasi, akan tetapi cenderung
pada penilaian ringan, karena sudah terbiasa. Penilaian berat ada karena
membutuhkan ketelitian dari pekerjaan tersebut. Adapun penilaian
ringan diberikan untuk pelaksanaan administrasi Bank dengan prosedur
yang sudah jelas.
Deskripsi pekerjaan bagian administrasi akademik,
kemahasiswaan, kepegawaian, agendaris, atau sekretaris pimpinan atau
bagian administrasi umum adalah sebagai berikut:
a. Administrasi akademik dan kemahasiswaan ; melayani, menerima,
mengumpulkan, memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan,
memproses, mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang
diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan akademik dan
kemahasiswaan.
b. Administrasi kepegawaian ; melayani, menerima, mengumpulkan,
memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses,
mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan
dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan kepegawaian.
c. Agendaris ; menerima, mencatat dan menyampaikan
surat/dokumen/berkas masuk dan keluar, sesuai dengan ketentuan
tata persuratan yang berlaku.
d. Sekretaris pimpinan ; memberikan petunjuk, mengkoordinasikan dan
mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pimpinan, berdasarkan ketentuan
yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
Berdasarkan perincian deskripsi pekerjaan bagian akademik dan
kemahasiswaan di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 31,
sehingga diketahui beban kerja bagian administrasi umum adalah 805
jam. Jika dilihat lebih seksama bagian ini memiliki beban kerja paling
berat dibandingkan bagian lainnya.
54
Tabel 31. Beban kerja bagian administrasi umum Departemen Manajemen
Deskripsi Pekerjaan
Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata penyelesaian
tugas Mengarsipkan data kepegawaian Sedang Memasukkan
data 80 x 0,25 jam
Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan sidang
Ringan Hanya membantu 100 x 0,25 jam
Melayani aspek komunikasi Sedang Memberi
informasi 20 x 0,5 jam
Melayani surat masuk dan keluar Sedang hanya
membuat 120 x 1,5 jam
Mengagendakan surat masuk dan keluar
Sedang Sudah terbiasa 120 x 1 jam
Memasukkan data mahasiswa lulusan Berat Belum tahu
ilmunya 10 x 2 jam
Data base pendidikan Sedang masih baru 10 x 2 jam
Pengumuman perkuliahan/ujian Ringan Mudah 60 x 0,5 jam
Membantu teknis persiapan rapat Ringan Mudah 80 x 1 jam
Memanajemen rapat Sedang Cukup mudah 80 x 1 jam
Merekap surat masuk Ringan Mudah 120 x 1 jam
Membuat agenda departemen sedang Sudah biasa 100 x 1 jam
Total beban kerja 805 jam Pekerjaan dinilai berat oleh pegawai karena pengetahuan
pegawai mengenai pekerjaan yang diberikan belum cukup. Selain itu,
perlengkapan pendukung yang masih belum dapat digunakan, seperti
SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Akademik) dan SIMPEG
(Sistem Informasi Manajemen Pegawai) menyebabkan beban kerja
dinilai berat.
Deskripsi pekerjaan bagian administrasi akademik,
kemahasiswaan dan pengawasan fasilitas atau bagian administrasi
akademik adalah sebagai berikut:
a. Administrasi akademik dan kemahasiswaan ; melayani, menerima,
mengumpulkan, memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan,
memproses, mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang
55
diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan akademik dan
kemahasiswaan.
b. Pengawasan fasilitas ; mengawasi dan menjaga seluruh fasilitas yang
terdapat di FEM IPB, baik dari kerusakan ataupun perawatannya.
Tabel 32. Beban kerja bagian administrasi akademik Departemen Manajemen
Deskripsi Pekerjaan
Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata
penyelesaian tugas
Melayani pendaftaran seminar, ujian dan sidang
Berat Sering
mendadak dan memaksa
40 x 3 jam
Membuatan persuratan perkuliahan
Sedang Sudah tugasnya 120 x 1 jam
Membantu mahasiswa bermasalah dalam akademiknya
Sedang Membantu
menyelseaikannya
3 x 1,5 jam
Pengumuman perkuliahan/ujian Sedang Mudah 10 x 0,33 jam
Menyiapkan surat-surat yang berhubungan dengan akademik
Sedang Sudah terbiasa 20 x 1,5 jam
Menerima, membukukan dan mendistribusikan ATK
Sedang Sudah terbiasa 5 x 2 jam
Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan perlengkapan
Sedang Ikut membantu 48 x 0,25 jam
Penggandaan soal ujian Berat
Datangnya soal sering
telat 12 x 2 jam
Menyiapkan pemakaian ruangan Ringan Mudah 48 x 1 jam
Mengatur pemakaian LCD/OHP/wireless
Sedang Hanya membantu 48 x 0,25 jam
Melayani surat izin magang dan penelitian
Berat Sering memaksa 120 x 0,5 jam
Membuat IP semesteran dan rekap IPK
Berat Sering
mendadak dan memaksa
120 x 4 jam
Memasukkan data mahasiswa lulusan departemen
Berat SIMAK belum bisa dipakai 5 x 1,5 jam
Total beban kerja 653,5 jam
56
Tabel 32 menunjukkan beban kerja bagian administrasi
akademik sebesar 653,5 jam. Beban kerja pegawai dinilai ringan karena
pekerjaan tersebut dapat dikerjakan dengan mudah. Penilaian beban
kerja sedang diberikan pada pekerjaan yang sudah menjadi rutinitas dan
penilaian beban kerja berat karena adanya pekerjaan yang insidental dan
harus dilaksanakan dengan cepat.
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang,
deskripsi pekerjaan bagian pengawasan fasilitas atau administrasi
inventarisasi meliputi : mengawasi dan menjaga seluruh fasilitas yang
terdapat di FEM IPB, baik dari kerusakkan ataupun perawatannya. Tabel
33 menunjukkan beban kerja bagian administrasi inventarisasi.
Tabel 33. Beban kerja bagian administrasi inventasisasi Departemen Manajemen
Deskripsi Pekerjaan
Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata penyelesaian
tugas Mengarsip data kepegawaian Sedang Sudah
terbiasa 100 x 0,25 jam
Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan perlengkapan
Berat Sering tidak memberitahu 100 x 0,25 jam
Petugas buka pintu Sedang Mudah 120 x 0,25 jam Perawatan dan pengaturan peralatan dan perlengkapan, tanaman
Berat Waktunya
sering bersamaan
120 x 0,25 jam
Mengatur pemakaian LCD/OHP/wireles
Sedang Sudah terbiasa 120 x 0,25 jam
Membantu persiapan peralatan rapat
Sedang Sudah terbiasa 100 x 0,33 jam
Membantu menyiapkan kebutuhan dosen
Sedang Sudah terbiasa 100 x 1 jam
Mengarsipkan surat masuk dan keluar Sedang Membantu 120 x 1 jam
Mengagendakan surat masuk dan keluar
Sedang Membantu 120 x 1 jam
Membuat pengumuman perkuliahan dan mengatur peralatannya
Berat Jadwalnya Berubah-ubah terus
60 x 1 jam
Total beban kerja 612,6 jam
57
Beban kerja bagian administrasi inventarisasi sebesar 612,6 jam
dan memiliki frekuensi pelaksanaan pekerjaan sebanyak 60 x, 100 x, dan
120 x. Beban kerja bagian ini dinilai sedang karena pekerjaan tersebut
sudah biasa dikerjakan atau hanya membantu bagian administrasi
akademik. Sedangkan beban kerja dinilai berat karena proses
inventarisasi pada bagian ini waktunya tidak tetap. Hal ini dikarenakan
tidak ada pemberitahuan terlebih dahulu ketika adanya permintaan
barang.
Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di
lingkungan IPB tahun 2007, diketahui deskripsi pekerjaan pramu kantor
meliputi : menerima informasi, menyiapkan, melayani dan memandu
suatu kegiatan kerja di dalam kantor, berdasarkan petunjuk
atasan/permintaan dari pihak yang berkepentingan. Berdasarkan
perincian deskripsi pekerjaan bagian akademik dan kemahasiswaan di
atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 34.
Tabel 34. Beban kerja pramu kantor Departemen Manajemen
Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang
pekerjaan Alasan
Frekuensi dalam 1 semester
Waktu rata-rata
penyelesaian tugas
Menyiapkan perangkat kerja dan bahan kerja Sedang Sudah
seharus-nya 120 x 2 jam
Melayani kebutuhan dan perlengkapan pegawai
Sedang tugasnya 120 x 0,08 jam
Melayani jamuan tamu, rapat ,dll Sedang Hanya
Menyiapkan 24 x 0,5 jam
Memasukkan surat-surat ke box dosen
Sangat ringan Mudah sekali 72 x 0,08 jam
Menyiapkan air minum, dll Ringan mudah 120 x 0,5 jam
Melayani kebutuhan makan dosen Ringan
Hanya mengantarkan/ membelikan
120 x 0,58 jam
Total beban kerja 348 jam
Beban kerja pramu kantor diketahui sebesar 348 jam (Tabel 34).
Memiliki frekuensi pelaksanaan sebanyak 24 x, 72 x dan 120 x. Beban
kerja pegawai bagian ini dinilai sedang karena hanya menyiapkan
perangkat kerja, bahan kerja, melayani kebutuhan dan perlengkapan
58
pegawai, melayani jamuan tamu, rapat, dan pekerjaan lainnya yang
dilakukan secara rutin. Beban kerja pegawai dinilai ringan karena
mudah dikerjakan dan beban kerja dinilai sangat ringan, karena
pekerjaan tersebut sangat mudah, seperti memasukkan surat-surat ke
dalam loker dosen.
4.5.6. Menghitung jumlah pegawai yang efisien
Perhitungan jumlah pegawai untuk masing-masing bagian di TU
Departemen Manajemen dilakukan dengan membagi jumlah beban
kerja dengan waktu produktif yang dikerjakan dalam satu semester,
dengan rumus dan perhitungan sebagai berikut:
Jumlah beban kerja dalam satu semester
Waktu produktif dalam satu semester
a. KTU 48,16,4533,670==
Berdasarkan perhitungan di atas, KTU memiliki beban kerja
untuk 2 orang, karena dalam pelaksanaannya KTU mengerjakan
beberapa pekerjaan bagian administrasi. Oleh karena itu, beban kerja
KTU harus dikurangi, dengan cara menambah pegawai bagian
administrasi.
b. Bagian keuangan 35,26,453558509
=+
=
Berdasarkan perhitungan dapat diketahui bahwa jumlah pegawai
untuk bagian keuangan di TU Departemen Manajemen yang efisien
adalah 2 orang. Cara menyelesaikan beban kerja yang lebih yaitu
dengan memberikan kompensasi lebih untuk pegawai di bagian ini.
c. Bagian akademik 22,36,453
5,653805=
+=
Jumlah pegawai yang efisien untuk bagian administrasi akademik
adalah 3 orang. Cara menyelesaikan beban kerja yang lebih yaitu
dengan memberikan kompensasi lebih untuk pegawai di bagian ini.
d. Bagian administrasi umum 35,16,4536,612==
Jumlah pegawai efektif dan efisien =
59
Beban kerja pada bagian Administrasi Umum sebesar 612,6 jam,
sehingga membutuhkan 1 orang pegawai karena beban kerja untuk
bagian ini cukup berat. Cara mengantisipasi beban kerja yang berat
yang masih dapat diatasi oleh pegawai adalah dengan memberikan
kompensasi yang sesuai dengan kelebihan beban kerja yang ditangani
pegawai.
e. Pramu Kantor 77,06,453
348==
Hasil perhitungan diperoleh jumlah yang efisien untuk pramu
kantor adalah 1 orang.
Berdasarkan perhitungan di atas, diketahui masih terjadi
kekurangan pegawai pada bagian administrasi akademik dan perlu
diadakan peninjauan kembali untuk deskripsi pekerjaan KTU, agar KTU
dapat bekerja lebih efektif. Dari hasil analisis diketahui bahwa jumlah
pegawai yang belum sesuai merupakan salah satu penyebab pelayanan
TU Departemen Manajemen yang kurang optimal kepada mahasiswa,
dosen maupun pejabat departemen.
4.6. Implikasi Manajerial
Hasil yang diperoleh dari pembahasan di atas diketahui bahwa
perbedaan fungsi yang diemban oleh TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen
Manajemen memiliki sedikit perbedaan untuk permasalahan yang dihadapi
oleh pegawai. Selain itu, terdapat perbedaan beban kerja yang diemban oleh
TU Departemen Manajemen dan TU Fakultas (Dekanat). Berdasarkan
permasalahan yang telah dianalisis sebelumnya, maka diperoleh solusi
sebagai berikut:
4.6.1. Permasalahan yang terjadi pada pegawai TU Fakultas (Dekanat)
Permasalahan yang dihadapi pegawai TU dianalisis sehingga
diperoleh solusi sebagai berikut:
(a) Analisis pekerjaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa
permasalahan pegawai yang berkaitan dengan analisis pekerjaan,
antara lain masih terdapat ketidaksesuaian antara keahlian dan
pendidikan yang dimiliki pegawai dengan pekerjaan pegawai saat
60
ini. Solusi untuk permasalahan ini adalah dengan mengadakan
kembali pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan deskripsi
pekerjaan pegawai, terutama untuk bagian administrasi
kepegawaian dan administrasi inventarisasi. Pelatihan yang
berkaitan dengan sistem komputerisasi juga perlu diadakan,
sehingga pegawai dapat lebih ahli dalam mempergunakan
komputer dan fasilitas lain yang dapat dikerjakan dengan
menggunakan komputer. Selain itu, deskripsi pekerjaan pegawai
harus disesuaikan dengan beban kerja, sehingga dapat diketahui
dengan jelas pekerjaan setiap bagian, seperti bagian yang harus
menangani pekerjaan yang sudah diberikan untuk masing-masing
bagian maupun pekerjaan yang insidental. Berikut ini
direkomendasikan deskripsi pekerjaan bagi KTU dan masing-
masing bagian sesuai dengan pekerjaan yang telah rutin dikerjakan
serta berdasarkan beban kerja yang disesuaikan:
1. KTU memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut:
a.) Mengkoordinasikan tugas-tugas di bagian TU Fakultas
(Dekanat)
b.) Membantu Wakil Dekan dalam mengkoordinir pegawai TU
c.) Mengarsipkan data kepegawaian
d.) Membantu menyusun atau memperbaharui Daftar Urut
Kepegawaian (DUK) dosen dan pegawai TU
e.) Mengoreksi laporan produktivitas kerja pegawai TU dan
membuat DP3
f.) Membuat surat pengantar laporan kinerja pegawai TU
g.) Membuat atau merubah uraian tugas pegawai TU
h.) Mengatur kegiatan diluar jam kerja
i.) Melayani aspek komunikasi Fakultas
j.) Mengatur jadwal kuliah dan praktikum, serta pengaturan
ruangan di FEM bersama dengan pihak terkait
k.) Menghadiri rapat dengan AJMP dan FEM yang berhubungan
dengan kemahasiswaan
61
l.) Membuat pengumuman yang berhubungan dengan
pengaturan perkuliahan
2. Administrasi Kesejahteraan Mahasiswa atau di rubah menjadi
bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. Pada
bagian ini tidak diperlukan adanya perubahan deskripsi
pekerjaan pegawai karena diasumsikan dengan bertambahnya
departemen di FEM maka jumlah pelayanan untuk mahasiswa
lebih banyak dibutuhkan lagi.
3. Administrasi Persuratan atau Agendaris, di rubah namanya
menjadi Administrasi Umum. Selain memiliki beberapa
pekerjaan dalam deskripsi pekerjaan bagian administrasi
persuratan, terdapat beberapa tambahan pekerjaan yang harus
dilakukan bagian ini, yaitu:
a) Membuat rekapitulas absensi pegawai
b) Membuat surat pengusulan yang berhubungan dengan
administrasi kepegawaian
c) Menyiapkan administrasi bagi pelanggar peraturan
d) Memproses KP4 dan DP3
4. Bagian Administrasi Inventarisasi atau Pengawasan fasilitas,
memiliki deskripsi pekerjaan yang sama dan tidak diberi
tambahan beban kerja. Hal ini terjadi karena untuk
mempersiapkan pegawai dalam mengantisipasi pekerjaan yang
membutuhkan peninjauan langsung ke lapangan, sehingga tidak
dibutuhkan penambahan bagian lapangan seperti yang diminta
oleh sebagian besar pegawai.
5. Bagian Urusan Rumah Tangga, baik itu Pramu Kantor,
Kebersihan ataupun Pengemudi, serta Penanggung Jawab, baik
Perpustakaan maupun Laboratorium Komputer, memiliki
deskripsi pekerjaan yang masih sama.
(b) Keadaan kerja. Hasil penelitian menunjukkan bahwa permasalahan
keadaan kerja pegawai dikarenakan jumlah pegawai yang masih
kurang, pelatihan yang berdasarkan pekerjaan sekarang masih
62
kurang, gaji dan insentif yang belum sesuai. Permasalahan ini
sangat mempengaruhi produktivitas pegawai, sehingga
membutuhkan penanganan segera dari pihak terkait. Permasalahan
jumlah pegawai yang masih kurang dapat diselesaikan dengan
memanfaatkan dan memperbaiki sistem penghubung dengan
DAJMP (Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan),
sehingga sistem pendukung seperti SIMAK (Sistem Informasi
Manajemen Akademik), SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen
Pegawai) dan DUPAK dapat mengefisienkan jumlah pegawai,
mempermudah dalam penyelesaian pekerjaan pegawai dapat
dipergunakan dengan baik. Adapun beberapa bagian yang
permasalahannya tidak dapat diselesaikan dengan adanya sistem
pendukung yang sudah dipaparkan di atas, sehingga harus
dilakukan penambahan pegawai baru. Selain itu, pelatihan yang
diadakan IPB juga bisa dijadikan salah satu jalan untuk
meminimalkan terjadinya penambahan pegawai. Pelatihan yang
diadakan oleh IPB dapat diikuti oleh pegawai PNS maupun
Honorer, karena 84,62% pegawai di TU Fakultas (Dekanat) adalah
honorer. Hal ini juga akan sangat berpengaruh pada kinerja dari
organisasi yang dibawahi IPB. Selain itu, dalam pelaksanaan
kegiatan pelatihan perlu diadakan sosialisasi yang intensif dan
menyeluruh, sehingga informasi tersebut dapat diketahui oleh
semua pegawai. Selain itu, pelatihan yang banyak terdapat di luar
IPB seperti pelatihan komputer, dan lain sebagainya juga perlu
dilakukan sehingga dapat menambah ilmu juga keahlian para
pegawai.
Permasalahan gaji dan insentif pegawai, hal ini menjadi wewenang
dan pertimbangan bagi atasan atau pihak yang terkait dengan
pemberian gaji dan insentif, seperti Dekan, untuk ditinjau kembali
kebijakan yang telah dibuat agar dijadikan sebagai revisi bagi FEM
IPB khususnya dan IPB umumnya sebagai langkah awal untuk
mencapai IPB BHMN yang kuat dengan mengacu pada status dari
63
pegawai, beban kerja, golongan dan masa kerja pegawai. Dalam hal
ini, pihak terkait dengan pemberian kompensasi, disarankan untuk
memberikan gaji yang lebih besar pada pegawai yang memiliki
beban kerja lebih berat dan jika perlu tidak perlu dilakukan
penambahan pegawai pada bagian-bagian tertentu yang masih bisa
ditangani dengan cara lembur, karena frekuensi penumpukkan
pekerjaan yang tidak rutin dikerjakan setiap hari, sehingga hal ini
dapat menekan biaya kompensasi bagi FEM dan dapat menghindari
inefisiensi pegawai TU.
Rotasi pegawai sebaiknya dilakukan sesuai dengan kompetensi
pegawai. Selanjutnya yang perlu ditangani adalah hubungan dengan
rekan kerja, kondisi ruang kerja dan spesialisasi pekerjaan
membutuhkan perbaikan agar lebih efektif.
(c) Permasalahan kinerja pegawai. Permasalahan pegawai yang
berkaitan dengan kinerja pegawai dinilai sudah baik, sehingga dapat
diambil tindakan yang dapat meningkatkan keadaan saat ini dengan
terus mengawasi kegiatan pelayanan TU dengan cara memberikan
sarana yang dibutuhkan oleh pegawai seperti menambah jumlah
printer, penyediaan sarana transportasi untuk mengantar surat ke
tempat-tempat jauh, diadakan kembali pelatihan yang sesuai dengan
deskripsi pekerjaan, perbaikan SIMAK, SIMPEG dan DUPAK
yang jangan hanya dijadikan sebagai suatu sistem, tetapi dapat
dipergunakan, serta pengadaan prasarana untuk kebersihan seperti
kain pel, ember, lap, pembersih kaca dan sarana yang lain. Untuk
permasalahan beban kerja lebih lanjut dijelaskan pada sub bab
berikut ini.
4.6.2. Beban kerja pegawai TU Fakultas (Dekanat)
Berdasarkan uraian tadi di atas maka diperoleh hasil perhitungan
beban kerja dapat dilihat pada Tabel 35 yang diukur dalam satuan jam.
Tabel 35 menunjukkan bobot beban kerja terbesar terjadi pada bagian
urusan rumah tangga yaitu sebesar 2.626 jam karena terdiri dari 3 jenis
pekerjaan, sedangkan yang terkecil adalah KTU dengan bobot sebesar
64
360 jam karena hanya dikerjakan oleh 1 orang saja. Sementara itu,
penanggung jawab Perpustakaan dan Laboratorium Komputer
memiliki bobot beban kerja sebesar 1.791 jam, dikerjakan oleh 2
orang. Total keseluruhan beban kerja untuk TU Fakultas (Dekanat)
adalah 5.954,4 jam dalam satu semester.
Tabel 35. Beban kerja pegawai TU Fakultas (Dekanat) (dalam jam) Bagian KTU Keu Adm PJ URT Total
KTU 360 - - - - 360 Keuangan - 516 - - - 516 Kesejahteraan mahasiswa - - 292,5 - - 292,5
Administrasi kepegawaian - - 98,7 - - 98,7
Administrasi persuratan - - 391,5 - - 391,5
Administrasi inventarisasi - - 158,6 - - 158,6
PJ Perpustakaan - - - 771 - 771 PJ Lab. Komputer - - - 1.020 - 1.020 Pramu kantor - - - - 594 594 Kebersihan - - - - 1.422 1.422 Pengemudi - - - - 610 610
Jumlah 360 516 941,3 1.791 2.626 5.954,4 Keterangan : KTU : Kepala Tata Usaha Keu : Keuangan Adm : Administrasi PJ : Penanggung Jawab URT : Urusan rumah Tangga
4.6.3. Perbandingan jumlah pegawai TU Fakultas (Dekanat)
Berdasarkan hasil yang telah diperoleh maka akan
mempermudah dalam membandingkan jumlah pegawai sekarang
dengan pegawai yang efisien. Lebih jelasnya dapat di lihat pada Tabel
36, sehingga diperoleh jumlah total pegawai yang efisien untuk TU
Fakultas (Dekanat) adalah 14 orang. Bagian yang membutuhkan
penambahan pegawai adalah Penanggung Jawab Perpustakaan dan
Penanggung Jawab Laboratorium Komputer masing-masing 1 orang.
65
Tabel 36. Perbandingan jumlah pegawai TU Fakultas (Dekanat) (dalam orang)
No Bagian Pekerjaan Jumlah sekarang
Jumlah yang dibutuhkan
1 KTU 1 1 2 Keuangan 1 1 3 Kesejahteraan mahasiswa 1 1 4 Administrasi persuratan 1 1 5 Administrasi inventarisasi 1 1 6 PJ Perpustakaan 1 2 7 PJ Lab. Komputer 1 2 8 Pramu kantor 1 1 9 Kebersihan 3 3 10 Pengemudi 1 1
Jumlah 13 14
Beban kerja untuk masing-masing bagian sudah diketahui,
bagian Administrasi Kepegawaian dan Administrasi Inventarisasi
memiliki beban kerja yang rendah. Hal ini dikarenakan pegawai
memiliki pengetahuan yang masih kurang untuk mengerjakan tugas
yang diberikan. Selain itu, karena sistem pendukung yang belum dapat
dimanfaatkan dengan baik seperti SIMPEG bagi bagian kepegawaian,
sehingga ada beban kerja bagian kepegawaian dibebankan pada KTU.
Oleh karena itu, pelatihan yang berhubungan dengan deskripsi
pekerjaan perlu diadakan kembali untuk pegawai yang bersangkutan
dan perbaikan pada sistem pendukung yang dapat terhubung langsung
dengan DAJMP (Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu
Pendidikan). Solusi ini diharapkan agar pegawai dapat menghadapi
pekerjaan yang kemungkinan semakin banyak setelah administrasi dari
seluruh pegawai FEM baik dosen maupun pegawai TU masuk ke TU
Fakultas (Dekanat). Hal ini karena terdapat dua Departemen baru yang
bergabung di FEM yaitu Departemen Agribisnis dan Ekonomi
Sumberdaya Lingkungan.
Jika dilihat dari beban kerja yang hanya sedikit maka perlu
diadakan penggabungan, beban kerja pada bagian Administrasi
Kepegawaian digabung dengan bagian Administrasi Persuratan,
kemudian bagian ini dapat diubah menjadi bagian Administrasi Umum.
Pekerjaan bagian Administrasi Kepegawaian yang berkaitan dengan
administrasi dosen dan pegawai TU sepenuhnya dikerjakan oleh KTU.
66
Beban kerja bagian Administrasi Inventarisasi yang dinilai masih
kurang, dapat diberikan toleransi karena sebagian besar pekerjaan
dilakukan di luar ruangan seperti meninjau kondisi peralatan yang
terdapat di setiap Departemen. Berdasarkan alternatif solusi yang telah
dipaparkan, diharapkan dapat menjadi masukan bagi pihak manajemen
atau pihak terkait untuk menindaklanjuti permasalahan yang terjadi di
bagian TU Fakultas (Dekanat).
4.6.4. Permasalahan yang terjadi pada pegawai TU Departemen Manajemen
Permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen
Manajemen dianalisis, sehingga diperoleh solusi sebagai berikut:
(a) Analisis pekerjaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa
permasalahan pegawai yang berkaitan dengan analisis pekerjaan,
antara lain deskripsi pekerjaan yang masih belum jelas, sehingga
perlu diadakan uraian yang lebih jelas dan spesifik pada pekerjaan
yang harus dikerjakan oleh masing-masing pegawai. Deskripsi
pekerjaan pegawai harus disesuaikan dengan beban kerja
pekerjaan, sehingga dapat diketahui dengan jelas setiap bagian
yang harus menangani pekerjaan untuk masing-masing bagian
maupun pekerjaan yang insidental. Selain itu, masalah kesesuaian
posisi pegawai masih belum tepat antar kompetensi yang dimiliki
dengan pekerjaan yang dikerjakan. Solusi untuk permasalahan ini
adalah diadakan kembali pelatihan yang berkaitan dengan deskripsi
pekerjaan, sehingga pegawai dapat lebih ahli dalam menyelesaikan
pekerjaan yang dikerjakan saat ini. Berikut ini rekomendasi
deskripsi pekerjaan untuk KTU dan semua bagian pada TU
Departemen Manajemen berdasarkan beban kerja yang telah
disesuaikan.
1. KTU memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut:
a. Mengkoordinasikan tugas-tugas bagian tata usaha
departemen
b. Membantu sekretaris departemen dalam mengkoordinir
pegawai TU
67
c. Membuat DP3, KP4, staf pengajar maupun pegawai TU
d. Mengajukan pengusulan kenaikan pangkat pegawai TU dan
dosen departemen
e. Membantu dosen dalam proses Penghitungan Angka Kredit
(PAK) dosen
f. Membuat surat pengusulan PAK bidang penelitian dosen ke
Tim Penilai Karya Ilmiah (TPKI-IPB) Direktorat SDM dan
administrasi Umum IPB
g. Mengoreksi laporan produktivitas kerja pegawai TU
h. Membuat/merubah uraian tugas pegawai TU
i. Membuat surat pengantar laporan pegawai TU
j. Mengatur jadwal kuliah berserta petugas terkait
k. Membuat pengumuman jadwal perkuliahan/ujian
l. Membantu menyusun rencana ATK
m. Membuat agenda departemen
n. Mengarsip data kepegawaian
o. Membuat surat pengantar pengiriman surat atau dokumen
kepegawaian
p. Melayani aspek komunikasi departemen
2. Deskripsi pekerjaan bagian Administrasi Akademik dan
Kemahasiswaan yang meliputi pekerjaan untuk tiga orang adalah
sebagai berikut:
a. Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan sidang mahasiswa
departemen
b. Mengentri data kelulusan departemen
c. Data base pendidikan
d. Mengarsip surat masuk dan keluar
e. Melayani pembuatan surat masuk dan keluar
f. Merekap surat masuk dan keluar
g. Membuat IP semester dan rekap IPK
h. Membuat surat izin magang dan penelitian
i. Membantu mengurus mahasiswa yang bermasalah
68
j. Mengagendakan surat masuk dan keluar
3. Bagian Inventarisasi memiliki deskripsi pekerjaan sebagai
berikut:
a. Petugas piket buka pintu ruang kuliah
b. Perawatan dan pengaturan peralatan, perlengkapan dan
tanaman
c. Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan
perlengkapan departemen
d. Menyiapkan pemakaian ruangan untuk kuliah/ujian, rapat,
dan lain-lain
e. Mengatur pemakaian LCD/OHP/Wireless
f. Membantu menyiapkan peralatan rapat
g. Membantu mengatur persiapan rapat
h. Membantu menyiapkan peralatan kebutuhan dosen mengajar
i. Menerima, membukukan dan mendistribusikan ATK
j. Penggandaan soal ujian
4. Untuk bagian Keuangan dan Urusan Rumah Tangga tidak terjadi
perubahan deskripsi pekerjaan, sehingga deskripsi pekerjaan
pada bagian ini masih tetap.
(b) Keadaan kerja. Hasil penelitian menunjukkan pegawai memiliki
permasalahan keadaan kerja yaitu jumlah pegawai yang masih
kurang, pelatihan yang berdasarkan pekerjaan sekarang masih
kurang, gaji dan insentif yang belum sesuai. permasalahan ini
sangat mempengaruhi produktivitas pegawai, sehingga
membutuhkan penanganan segera dari pihak terkait. Permasalahan
jumlah pegawai yang masih kurang dapat diselesaikan dengan
memanfaatkan dan memperbaiki sistem penghubung dengan
DAJMP (Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan),
sehingga sistem pendukung seperti SIMAK (Sistem Informasi
Manajemen Akademik), SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen
Pegawai) dan DUPAK dapat mengefisienkan jumlah pegawai,
mempermudah dalam penyelesaian pekerjaan pegawai dapat
69
dipergunakan dengan baik. Selain itu, pelatihan yang diadakan IPB
juga bisa dijadikan salah satu jalan untuk meminimalkan terjadinya
penambahan pegawai. Pelatihan yang diadakan oleh IPB
seharusnya dapat diikuti PNS maupun Honorer, karena 71,45%
pegawai di TU Departemen Manajemen adalah honorer.
Pelaksanaan kegiatan pelatihan perlu disosialisasi secara intensif
dan menyeluruh, sehingga informasi tersebut dapat diketahui oleh
semua pegawai. Selain itu, pelatihan yang banyak terdapat di luar
IPB seperti pelatihan komputer, dan lain sebagainya juga perlu
dilakukan, sehingga dapat menambah ilmu juga keahlian para
pegawai.
Permasalahan gaji dan insentif pegawai, hal ini menjadi wewenang
dan pertimbangan bagi atasan atau pihak yang terkait dengan
pemberian gaji dan insentif untuk ditinjau kembali kebijakan yang
telah dibuat untuk dijadikan sebagai revisi bagi FEM IPB pada
khususnya, dan IPB pada umumnya sebagai langkah awal untuk
mencapai IPB BHMN yang kuat dengan mengacu pada status dari
pegawai, beban kerja, golongan dan masa kerja pegawai. Dalam hal
ini, pihak terkait dengan pemberian kompensasi, disarankan untuk
memberikan gaji yang lebih besar pada pegawai yang memiliki
beban kerja lebih berat dan jika perlu tidak perlu dilakukan
penambahan pegawai pada bagian-bagian tertentu yang masih bisa
ditangani dengan cara lembur, karena frekuensi penumpukkan
pekerjaan yang tidak rutin dikerjakan setiap hari, sehingga hal ini
dapat menekan biaya kompensasi bagi FEM dan dapat menghindari
inefisiensi pegawai TU.
(c) Permasalahan kinerja pegawai. Permasalahan pegawai yang
berkaitan dengan kinerja pegawai dinilai sudah baik, sehingga dapat
diambil tindakan untuk meningkatkan keadaan yang sudah ada
dengan terus mengawasi kegiatan pelayanan TU dengan cara
memberikan sarana yang dibutuhkan oleh pegawai seperti
menambah jumlah printer, diadakan kembali pelatihan yang sesuai
70
dengan deskripsi pekerjaan, perbaikan SIMAK, SIMPEG dan
DUPAK yang bukan hanya sekedar ada, akan tetapi dapat
dipergunakan, serta pengadaan prasarana untuk kebersihan seperti
kain pel, ember, lap, pembersih kaca dan sarana yang lain.
Permasalahan laporan evaluasi yang masih belum baik dapat
diselesaikan dengan laporan tertulis yang jelas dan sesuai dengan
yang dikerjakan. Selain itu, permasalahan tersebut juga dapat
dilakukan dengan meningkatkan kualitas dan kuantitas rapat
evaluasi. Berdasarkan solusi tersebut diharapkan terjadi komunikasi
yang lebih baik, sehingga tercipta pola hubungan yang baik antara
atasan dan bawahan serta menghasilkan solusi bersama.
4.6.5. Beban kerja pegawai TU Departemen Manajemen
Berdasarkan uraian di atas maka diperoleh hasil sebagai berikut:
Tabel 37. Beban kerja keseluruhan dari pegawai TU Departemen Manajemen (dalam jam)
Bagian KTU Keu Adm URT Total KTU 670,3 - - - 670,3 Keuangan - 1.067 - - 1.067 Administrasi akademik - - 805 - 805 Administrasi akademik - - 653,5 - 653,5 Administrasi umum - - 612,6 - 612,6 Pramu kantor - - - 348 348
Jumlah 670,3 1.067 2.071,1 348 4.158,4
Keterangan : KTU : Kepala Tata Usaha Keu : Keuangan Adm : Administrasi URT : Urusan rumah Tangga
Berdasarkan Tabel 37 diketahui bobot beban kerja keseluruhan
adalah 4.158,4 jam. Bobot terbesar terdapat pada bagian administrasi
yaitu sebesar 2.071,1 jam, karena terdiri dari dua jenis pekerjaan yaitu
akademik dan umum, sedangkan yang terkecil adalah URT dengan
bobot sebesar 348 jam karena hanya terdiri dari bagian pramu kantor
saja, urusan kebersihan sudah ditangani oleh TU Fakultas (Dekanat)
sebagai pengelola semua ruangan yang ada di Departemen Manajemen
dan Ilmu Ekonomi (Wing Rektorat).
71
4.6.6. Jumlah pegawai yang efisien di TU Departemen Manajemen
Berdasarkan hasil yang telah diperoleh (Tabel 38) dapat
mempermudah dalam membandingkan jumlah pegawai saat ini dengan
pegawai yang benar-benar dibutuhkan. Berdasarkan Tabel 38 diperoleh
jumlah pegawai yang efisien di TU Departemen Manajemen adalah 8
orang.
Tabel 38. Perbandingan jumlah pegawai TU Departemen (dalam orang) No Bagian Pekerjaan Jumlah
sekarang Jumlah yang dibutuhkan
1 KTU 1 1 2 Keuangan 2 2 3 Kesejahteraan mahasiswa 2 3 4 Administrasi umum 1 1 9 Pramu kantor 1 1
Jumlah 7 8 Membutuhkan 1 orang pegawai baru pada bagian administrasi
akademik kemahasiswaan. Hal ini dapat menjadi masukan bagi pihak
manajemen atau Kepala Departemen Manajemen, sehingga aktivitas
organisasi TU Departemen Manajemen dapat berjalan secara efektif
dan efisien dengan memiliki pegawai dengan jumlah tersebut.
72
V. KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan
1. Permasalahan yang terjadi pada pegawai TU Fakultas (Dekanat) dan
Departemen Manajemen antara lain: jumlah pegawai yang masih belum
cukup menangani pekerjaan yang ada, gaji dan insentif yang masih kurang
sesuai dengan beban kerja, serta beban kerja pegawai yang masih belum
sesuai.
2. Permasalahan yang hanya terjadi pada pegawai TU Fakultas (Dekanat)
antara lain: pelatihan yang berdasarkan deskripsi pekerjaan masih belum
efektif dan rotasi pegawai yang belum sesuai dengan kompetensi pegawai,
serta untuk pegawai TU Departemen Manajemen yaitu, laporan evaluasi
yang masih kurang efektif.
3. Berdasarkan hasil analisis beban kerja diperoleh bahwa di TU Fakultas
(Dekanat) memiliki beban kerja lebih ringan daripada TU Departemen
Manajemen.
4. Berdasarkan hasil penghitungan jumlah total pegawai yang efisien di TU
Fakultas (Dekanat) adalah 14 orang, dan di TU Departemen Manajemen
adalah 8 orang yang meliputi Kepala Tata Usaha, Bagian Keuangan, Bagian
Administrasi, Bagian Penanggung Jawab (untuk TU Fakultas/Dekanat) dan
Bagian Urusan Rumah Tangga.
2. Saran
1. Dekan dan Ketua Departemen sebaiknya menambah jumlah pegawai di TU
Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen masing-masing satu orang
dan menaikkan gaji dan insentif pegawai, disesuaikan dengan status
pegawai, beban kerja, golongan dan masa kerja pegawai. Selain itu, beban
kerja pegawai di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen,
sebaiknya disesuaikan dengan waktu produktif dalam satu semester.
2. Bagian Perencanaan Sumberdaya Manusia di fakultas maupun di IPB
mengadakan kembali pelatihan yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan
pegawai untuk PNS maupun honorer, terutama untuk bagian Administrasi
73
Inventarisasi dan Kepegawaian. Selain itu, Bagian Perencanaan Sumberdaya
Manusia di fakultas maupun di IPB sebaiknya melakukan sosialisasi
pelatihan yang intensif dan menyeluruh, serta perlu diadakan pula pelatihan
yang diadakan diluar lingkungan pekerjaan, sehingga dapat memperkaya
ilmu pegawai. Bagian Perencanaan juga sebaiknya menyesuaikan rotasi yang
dilakukan dengan kompetensi pegawai. Selain itu, pihak manajemen
sebaiknya meningkatkan kualitas dan kuantitas laporan evaluasi dari para
pegawai.
3. Sistem pendukung pekerjaan seperti SIMAK (Sistem Informasi Manajemen
Akademik), SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) dan DUPAK
(Daftar Usulan Perhitungan Angka Kredit) yang sudah ada, sebaiknya dapat
dimanfaatkan dengan cara memperbaiki jaringan penghubung antara IPB
(Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan) dengan semua unit
kerja terkait dengan Jaminan Mutut Pendidikan yang ada di IPB.
4. Bagian Perencanaan Sumberdaya Manusia di fakultas maupun di IPB
sebaiknya mengadakan pelatihan atau seminar untuk semua pegawai, dengan
tema bekerja secara efektif dan efisien, sehingga pegawai lebih menyadari
pentingnya bekerja secara efektif dan efisien sesuai dengan deskripsi
pekerjaan.
74
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2004. Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia, Jakarta.
Anonim. 1995. Pengukuran Beban Kerja. Penerbit Biro Organisasi Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan, Jakarta. Anonim. 2007. Rekapitulasi Jumlah Mahasiswa Program Sarjana S1 (Reguler)
Berdasarkan Tahun Masuk dan Jenis Kelamin Keadaan Sampai dengan Tanggal 26/01/2007. Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan, Institut Pertanian Bogor, Bogor.
Arep, I dan H. Tanjung. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit
Universitas Trisakti, Jakarta. Dessler, G. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi 9. Jilid 1. PT
Prenhallindo, Jakarta. Handoko, H. 2001. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Edisi 2.
BPFE, Yogyakarta. Hasibuan, M. S. P. 2005. Manajemen Sumberdaya Manusia. Edisi Revisi. Bumi
Aksara, Jakarta.
Makiyah, N. 2005. Analisis Beban Kerja Karyawan bagian Administrasi Rumah Sakit Adi Husada Surabaya Berdasarkan Hasil Pengukuran Kerja Dengan Metode Sampling Pekerjaan. Tesis. JIPTITS, Surabaya.
Mangkuprawira, S. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. Ghalia
Indonesia, Jakarta. Masud, M. 1984. Manajemen Personalia. Edisi Keenam. Jilid 1. Erlangga, Jakarta. Nawawi, H. 2001. Perencanaan SDM untuk Organisasi Profit yang Kompetitif.
Gadjah mada University Press, Yogyakarta. Ridwan, W. A. 2006. Perencanaan dan Pengembangan Sumberdaya Manusia. FE
UNPAK, Bogor. Samsudin, S. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. CV. Pustaka Setia,
Bandung.
75
Suharyono, M. W dan Wiku B. B. A. 2003. Analisis Jumlah Tenaga Pekarya dengan Work Sampling di Unit Layanan Gizi Pelayanan Masyarakat. Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia, Jakarata.
Susilo, W. 2002. Audit SDM. PT. Vorqistatama Binamega, Jakarta. Stoner, J, dkk. 1995. Manajemen. Jilid 1. PT Prenhallindo, Jakarta.
Lampiran 1.
Struktur organisasi
REKTOR
FAKULTAS
TATA USAHA FAKULTAS (DEKANAT)
DEPARTEMEN
TATA USAHA DEPARTEMEN
76
Lampiran 3.
ANALISIS PEKERJAAN No Pertanyaan STS TS CS S SS 1. Uraian pekerjaan (Job Description) saya
sudah jelas
2. Atasan saya sudah membimbing saya dalam penetapan uraian pekerjaan uraian pekerjaan (Job Description) saya
3. Aturan baku yang mengatur tentang bagian-bagian apa saja yang harus saya kerjakan sudah jelas
4. Atasan saya telah memberikan bimbingan dalam pelaksanaan tugas saya
5. Keahlian dan pendidikan yang saya miliki telah sesuai dengan pekerjaan saya sekarang
6. Tanggung jawab dan wewenang yang saya miliki sudah sesuai
7. Menurut saya posisi saya sekarang sudah sesuai
KONDISI KERJA No Pertanyaan STS TS CS S SS 1. Jumlah pegawai yang ada saat ini sudah
cukup untuk menangani pekerjaan yang ada
2. Telah cukup adanya pelatihan berdasarkan pekerjaan yang saya kerjakan sekarang
3. Menurut saya gaji saya sudah cukup 4. Menurut saya insentif tambahan yang
diberikan telah sesuai
5. Situasi ditempat kerja saya sekarang sangat nyaman
6. Kondisi ruang kerja saya sudah baik
Berilah tanda silang pada kotak jawaban yang anda anggap paling sesuai! Keterangan : STS : Sangat Tidak Setuju TS : Tidak Setuju CS : Cukup Setuju S : Setuju SS : Sangat Setuju
77
Lanjutan lampiran 3. 7. Rotasi kerja diantara pegawai TU FEM
telah sesuai
8. Penspesialisasian pekerjaan sekarang telah baik
KINERJA KERJA
No Pertanyaan STS TS CS S SS 1. Laporan evaluasi yang telah ada
sekarang telah cukup
2. Pelayanan saya terhadap mahasiswa dan dosen serta atasan saya sudah baik
3. Menurut saya atasan saya telah puas dengan penyelesaian tugas-tugas saya
4. Cara kerja saya saat ini telah baik 5. Selama ini saya sudah melaksakan tugas
dan pekerjaan saya dengan benar/tepat
6. Beban kerja saya sehari-hari sudah sesuai
Dimohon kerja samanya untuk mengisi uraian pertanyaan berikut ini!
1. Jika dari mahasiswa/dosen/atasan Anda ada yang merasa tidak puas
dengan pelayanan yang Anda berikan, misalnya dalam pelayanan yang
kurang cepat atau kurang optimal. Kira-kira hal apa yang menyebabkan
hal tersebut terjadi menimpa Anda?
.......................................................................................................................
.......................................................................................................................
2. Jika atasan Anda merekrut/memberhentikan pegawai, sebaiknya pegawai
tersebut diperkerjakan pada bagian mana? Jelaskan alasan Anda?
.......................................................................................................................
.......................................................................................................................
3. Apa yang Anda butuhkan agar Anda dapat bekerja lebih efektif dan efisien
lagi dari kinerja Anda sekarang?
........................................................................................................................
.......................................................................................................................
4. Bagaimana pendapat Anda jika diadakan rotasi kerja diantara para pegawai
TU di FEM?
.......................................................................................................................
.......................................................................................................................
Lampiran 3. Penghitungan hasil skala likert
Tata Usaha Fakultas (Dekanat)
Pertanyaan tentang Analisis Pekerjaan
1. 6.31347
13)53()46()32()20()12(
==++++ xxxxx
2. 54.31346
13)52()46()33()21()11(
==++++ xxxxx
3. 38.31344
13)52()46()34()21()11(
==++++ xxxxx
4. 38.31344
13)50()48()33()21()11(
==++++ xxxxx
5. 15.31341
13)51()44()35()22()11(
==++++ xxxxx
6. 54.31346
13)51()48()32()21()11(
==++++ xxxxx
7. 62.31347
13)52()46()34()20()11(
==++++ xxxxx
Pertanyaan tentang Kondisi Kerja
1. 38.21331
13)50()42()34()24()13(
==++++ xxxxx
2. 31.21330
13)50()43()33()22()15(
==++++ xxxxx
3. 08.21327
13)50()41()33()25()14(
==++++ xxxxx
4. 69.21335
13)50()44()32()26()11(
==++++ xxxxx
5. 31.31343
13)51()45()35()21()11(
==++++ xxxxx
6. 46.31345
13)51()47()33()21()11(
==++++ xxxxx
7. 43.3724
7)50()43()34()20()10(
==++++ xxxxx
8. 38.31344
13)53()44()32()23()11(
==++++ xxxxx
Pertanyaan tentang Kinerja Pegawai
1. 31339
13)50()44()36()22()11(
==++++ xxxxx
2. 54.31346
13)54()43()33()22()11(
==++++ xxxxx
3. 46.31345
13)53()44()33()22()11(
==++++ xxxxx
4. 5.31342
13)51()46()33()21()12(
==++++ xxxxx
5. 77.31349
13)53()45()34()21()10(
==++++ xxxxx
6. 38.31344
13)52()46()31()23()11(
==++++ xxxxx
Tata Usaha Departemen Manajemen
Pertanyaan tentang Analisis Pekerjaan
1. 14.3722
7)50()44()31()21()11(
==++++ xxxxx
2. 29.3723
7)50()43()33()21()10(
==++++ xxxxx
3. 29.3723
7)50()43()33()21()10(
==++++ xxxxx
4. 57.3725
7)50()44()33()20()10(
==++++ xxxxx
5. 57.3725
7)50()44()32()21()10(
==++++ xxxxx
6. 86.3727
7)50()46()31()20()10(
==++++ xxxxx
7. 14.3722
7)50()43()32()22()10(
==++++ xxxxx
Pertanyaan tentang Kondisi Kerja
1. 57.27
187
)50()41()33()22()11(==
++++ xxxxx
2. 3721
7)50()42()33()22()10(
==++++ xxxxx
3. 57.1711
7)50()40()31()22()14(
==++++ xxxxx
4. 14.27
157
)50()40()34()20()13(==
++++ xxxxx
5. 43.3724
7)50()44()32()21()10(
==++++ xxxxx
6. 14.3722
7)50()42()34()21()10(
==++++ xxxxx
7. 43.3724
7)50()43()34()20()10(
==++++ xxxxx
8. 14.3722
7)50()43()32()22()10(
==++++ xxxxx
Pertanyaan tentang Kinerja Pegawai
1. 86.2720
7)50()41()34()22()10(
==++++ xxxxx
2. 86.3727
7)51()44()32()20()10(
==++++ xxxxx
3. 57.3725
7)50()44()33()20()10(
==++++ xxxxx
4. 71.3726
7)51()43()33()20()10(
==++++ xxxxx
5. 71.3726
7)51()43()33()20()10(
==++++ xxxxx
6. 57.27
187
)50()42()32()22()11(==
++++ xxxxx
78
Lanjutan lampiran 3. Bagian Keuangan TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!
Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat
Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat
Alasan Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian
tugas/semester 1. Mempelajari RKAT sebagai
pedoman dalam melakukan pembayaran
2. Membuat permintaan uang untuk pembentukkan Petty Cash dengan menggunakan formulir Bukti Permintaan Uang (BPU)
3. Menandatangani BKK (Bukti Kas Keluar), menerima dan membawa cheque atau Surat Perintah Transfer Rekening (SPTR) ke Bank
4. Menerima dan membayarkan uang kepada pengguna dana sesuai usulan yang telah disetujui oleh atasan langsung petty cash
5. Menyimpan uang atau surat berharga lainnya pada bankas
6. Membuat pembukuan sederhana kas kecil/ petty cash
7. Memeriksa keabsahan bukti dan pendukungnya atas pembayaran untuk dibuatkan rekapitulasi sebagai dasar akuntabilitas
79
Lanjutan lampiran 3. 8. Memungut dan menyetorkan
pajak-pajak sesuai peraturan yang berlaku
9. Membuat pertanggungjawaban keuangan secara berkala dan bulanan
10. Membuat permohonan untuk pengisian kembali petty cash
11. Membantu pimpinan dalam menyusun dan mengendalikan RKAT
12. Membayarkan gaji para dosen dan staff penunjang
Bagian Administrasi (Kepegawaian) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!
Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat
Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat
Alasan Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian
tugas/semester 1. Menyiapkan dan menyusun
usulan formasi
2. Menyiapkan administrasi pengadaan dan penempatan calon pegawai menjadi pegawai
3. Absensi pegawai dan membuat rekapitulasinya
4. Memproses dan melaksanakan administrasi kepegawaian
80
Lanjutan lampiran 3. 5. Memproses dan
melaksanakan administrasi kepegawaian
6. Pengelolaan data, statistik, laporan-laporan dan dokumentasi berkas
7. Menyiapkan administrasi bagi pegawai yang melanggar peraturan perundang-undangan kepegawaian
Bagian Pengadministrasian kesejahteraan Mahasisiwa TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!
Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat
Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat
Alasan Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian
tugas/semester 1. Mengurus beasiswa,
penghunian, dll
2. Pembayaran administrasi, persuratan, dll
3. Wisuda (daftar dan persiapan) 4. Pelayanan administrasi pada
para alumni
5. Membuat daftar based mahasiswa
6. Penelususran alamat, pekerjaan, dan jabatan alumni
7. Biodata dan statistik mahasiswa
81
Lanjutan lampiran 3. Bagian Administrasi (persuratan) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!
Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat
Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat
Alasan Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian
tugas/semester 1. Mengelompokkan surat
berdasarkan jenisnya
2. Menyelenggarakan proses pencatatan surat masuk dan keluar, dll
3. Mengarahkan/menyerahkan surat-surat yang memerlukan tindak lanjut pengolahan
4. Menyelenggarakan pengarsipan
5. Menerima dan mengarahkan tamu
Bagian Penanggung Jawab (Perpustakaan) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!
Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat
Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat
Alasan Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian
tugas/semester 1. Melaksanakan dan
memelihara data pengunjung perpustakaan
2. Melaksanakan labeling buku 3. Melaksanakan pengadaan
buku-buku
4. Menghimpun publikasi ilmiah 5. Melaksanakan administrasi
perpustakaan/ruang baca
82
Lanjutan lampiran 3. 6. Melaksanakan pelayanan
kepustakaan (peminjaman, penelusuran, fotocopy pustaka dan pelayanan sirkulasi)
Bagian Pengadministrasian (Inventarisasi) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!
Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat
Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat
Alasan Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian
tugas/semester 1. Menyelenggarakan laporan
inventarisasi sesuai dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku
2. Menerima laporan mengenai barang-barang/peralatan yang rusak dan sudah tidak dapat dipergunakan lagi dari unit kerja
3. Mendaftarkan dan mengamankan keberadaan barang inventaris yang rusak atau menurut perkiraan sudah waktunya dihapus
4. Melaporkan data barang yang sudah waktunya untuk dihapuskan kepada tim dengan berita acara penyerahan barang inventaris tersebut
5. Melaksanakan pengadaan barang ATK dan lainnya
83
Lanjutan lampiran 3. Bagian URT (pengemudi) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!
Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat
Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat
Alasan Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian
tugas/semester 1. Menyiapkan kendaraan dalam
keadaan siap pakai, termasuk BBM
2. Mengemudi kendaraan menurut tata tertib lalu lintas dalam rangka keselamatan dan kenyamanan penumpang
3. Mengantar dan menjemput pegawai atau pejabat dari kantor dan atau ke tempat kerja
4. Memelihara dan memperbaiki kerusakan ringan kendaraan dinas
5. Membuat laporan secara rinci tentang terjadinya kerusakan
6. Memantau perbaikan kendaraan yang dilakukan oleh pihak ke-3
84
Lanjutan lampiran 3. Bagian Penanggung Jawab (Labolatorium Komputer) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!
Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat
Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat
Alasan Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian
tugas/semester 1. Menyusun, mengevaluasi dan
menjelaskan tata tertib penggunaan lab. Computer untuk praktikum/response serta mengawasinya
2. Membereskan, membersihkan computer
3. Melayani penyewaan computer
4. Menyusun data base hasil-hasil penelitian dan pemberdayaan masyarakat
5. Mengkoordinasikan dalam penyusunan dan pemeliharaan sistem manajemen pelayanan berbasis komputer dan website
85
Lanjutan lampiran 3. Bagian URT (tenaga kebersihan) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!
Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat
Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat
Alasan Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian
tugas/semester 1. Melaksanakan kebersihan,
keindahan, tanaman pot, halaman/ruanga kantor/lab/toilet/aula dan memeriksanya secara berkala
2. Membersihkan kaca, jendela, pintu, papan pengumuman,dll
3. Mengawasi kebersihan gedung FEM
4. Melayani kegiatan akademik (ruangan)
5. Membersihkan seluruh ruangan didalam dan di luar ruangan
6. Membersihkan toilet 7. Mengumpulkan dan
membuang sampah
8. Membersihkan ruang kuliah Bagian URT (pramu kantor) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!
Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat
Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat
Alasan Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian
tugas/semester 1. Menyiapkan perangkat kerja
dan bahan kerja
86
Lanjutan lampiran 3. 2. Melayani kebutuhan dan
perlengkapan pegawai
3. Melayani jamuan tamu, rapat, dll dan pemesanannya
4. Membersihkan seluruh ruangan bagian dalam kantor FEM
KTU TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!
Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat
Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat
Alasan Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian
tugas/semester 1. Membantu sekretaris
departemen dalam mengkoordinir tenaga penunjang, PNS dan honorer
2. Membuat DP3, KP4, staf pengajar maupun penunjang pada akhir tahun Departemen
3. Mengajukan pengusulan kenaikan pangkat tenaga penunjang dan dosen Departemen
4. Membantu dosen dalam proses Penghitungan Angka Kredit (PAK) dosen
5. Membuat surat pengusulan PAK bidang penelitian dosen ke Tim Penilai Karya Ilmiah (TPKI-IPB) Direktorat SDM dan administrasi Umum IPB.
87
Lanjutan lampiran 3. 6. Membuat surat pengantar
pengiriman surat-surat/dokumen kepegawaian Departemen
7. Membantu menyusun dan memperbaharui Daftar Urut Kepegawaian (DUK) dosen dan tenaga penunjang
8. Mengoreksi laporan produktivitas kerja tenaga penunjang, PNS, dan DP-3.
9. Membuat surat pengantar laporan kinerja tenaga penunjang, PNS setiap bulannya ke Direktorat SDM dan administrasi Umum IPB
10. Membuat/merubah uraian tugas tenaga penunjang PNS dan honorer Departemen
11. Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan sidang mahasiswa Departemen
12. Mengentri data kelulusan Departemen
13. Mengatur jadwal kuliah/praktikum bersama dengan petugas akademik/bagian perlengkapan
14. Membuat pengumuman yang berhubungan dengan pengaturan perkuliahan/ujian
88
Lanjutan lampiran 3. 15. Mempersiapkan surat yang
berhubungan dengan akademik
16. Menerima, membukukan, dan mendistribusikan alat-alat tulis kantor
17. Menyusun rencana kebutuhan ATK setiap tahun
18. Mengatur dan menyiapkan pemakaian ruang untuk kuliah, praktikum, seminar, ujian, sidang komisi, kolokium, rapat, rabuan, dan lainnya
19. Membantu pelaksanaan rapat Bagian administrasi TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!
Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat
Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat
Alasan Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian
tugas/semester 1. Membantu Sekretaris
Departemen dalam mengkoordinir tenaga penunjang, PNS dan honorer
2. Membuat surat pengantar pengiriman surat-surat/dokumen kepegawaian Departemen
3. Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan seminar mahasiswa Departemen
89
Lanjutan lampiran 3. 4. Mengentri data mahasiswa
lulusan Departemen
5. Ikut serta dalam pemberian remedial bagi mahasiswa yang bermasalah
6. Membuat pengumuman yang berhubungan dengan pengaturan perkuliahan/ujian
7. Mempersiapkan surat yang berhubungan dengan akademik
8. Menerima, membukukan dan mendistribusikan alat-alat tulis kantor
9. Melakukan perawatan dan pengaturan pemakaian peralatan, perlengkapan, dan tanaman Departemen
10. Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan perlengkapan Departemen
11. Membantu kelancaran pelaksanaan tugas harian RT Departemen, penggandaan soal ujian, konsumsi, dll
12. Mengatur dan menyiapkan pemakaian ruangan untuk kuliah, praktikum, seminar, ujian, sidang komisi, kolokium, rapat, rabuan, dan lainnya
13. Mengatur pemakaian LCD/OHP/Wireless
90
Lanjutan lampiran 3. 14. Melayani surat masuk dan
keluar Departemen
15. Melayani surat izin magang/praktek lapangan/penelitian mahasiswa
16. Membuat IP semester dan rekap IPK
Bagian administrasi TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!
Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat
Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat
Alasan Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian
tugas/semester 1. Mengarsipkan data
kepegawaian
2. Membuat surat pengantar pengiriman surat-surat/dokumen kepegawaian Departemen
3. Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan seminar mahasiswa Departemen
4. Melayani aspek komunikasi Departemen
5. Mengatur dan menyiapkan pemakaian ruangan untuk kuliah, praktikum, seminar, ujian, sidang komisi, kolokium, rapat, rabuan, dan lainnya
91
Lanjutan lampiran 3. 6. Melayani kebutuhan dosen
dalam KUM
7. Melayani surat masuk dan keluar Departemen
8. Mengagendakan surat masuk dan keluar Departemen
9. Mendata/membukukan data mahasiswa dari semester 3-8
10. Mengentri data kelulusan mahasiswa
11. Pelayanan data base komisi pendidikan Dept
12. Membuat pengumuman yang berhubungan dengan pengaturan perkuliahan/ujian
13. Menerima, membukukan dan mendistribusikan alat-alat tulis kantor
14. Menyusun rencana kebutuhan ATK setiap tahun
15. Mengatur pemakaian LCD/OHP/Wireless
16. Membantu pelaksanaan rapat 17. Mengatur manajemen rapat 18. Merekap surat masuk 19. Membuat agenda Departemen
92
Lanjutan lampiran 3. Bagian administrasi TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!
Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat
Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat
Alasan Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian
tugas/semester 1. Mengarsipkan data
kepegawaian
2. Petugas piket, membuka pintu ruang TU dan ruang kuliah
3. Membuat pengumuman yang berhubungan dengan pengaturan perkuliahan/ujian
4. Mempersiapkan surat yang berhubungan dengan akademik
5. Menerima, membukukan dan mendistribusikan alat-alat tulis kantor
6. Melakukan perawatan dan pengaturan pemakaian peralatan, perlengkapan, dan tanaman Departemen
7. Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan perlengkapan Departemen
8. Mengatur dan menyiapkan pemakaian ruangan untuk kuliah, praktikum, seminar, ujian, sidang komisi, kolokium, rapat, rabuan, dan lainnya
9. Mengatur pemakaian LCD/OHP/Wireless
93
Lanjutan lampiran 3. 10. Membantu pelaksanaan rapat 11. Menyiapkan air
minum/kopi/teh pagi
12. Melayani kebutuhan dosen 13. Melayani surat masuk dan
keluar Departemen
14. Mengagendakan surat masuk dan keluar
Bagian Keuangan TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!
Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat
Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat
Alasan Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian
tugas/semester 1. Pemegang kas kecil (petty
cash) Departemen
2. Juru bayar gaji, honorarium, insentif dosen dan tenaga penunjang
3. Membuat laporan keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran operasional harian Departemen
4. Menyusun RKAT Departemen
5. Menghadiri rapat yang berkaitan dengan kas kecil Departemen
6. Mendistribusikan dan mengadministrasikan dana RKAT serta dokumen keuangan
94
Lanjutan lampiran 3. 7. Melakukan koordinasi dengan
Direktorat Keuangan IPB
Bagian Keuangan TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!
Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat
Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat
Alasan Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian
tugas/semester 1. Membuat laporan keuangan
baik penerimaan maupun pengeluaran operasional harian Departemen
2. Melakukan koordinasi dengan pemegang kas
3. Melakukan administrasi bank 4. Membuat anggaran
kebutuhan harian rutin Departemen
5. Membuat laporan bulanan penggunaan dana
Bagian URT (pramu kantor) TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!
Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat
Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat
Alasan Frekuensi /semester
Rata-rata waktu penyelesaian
tugas/semester 1. Menyiapkan perangkat kerja
dan bahan kerja
2. Melayani kebutuhan dan perlengkapan pegawai
3. Melayani jamuan tamu, rapat, dll dan pemesanannya
95
Lanjutan lampiran 3. 4. Membersihkan seluruh
ruangan bagian dalam kantor Departemen dan dosen
5. Memasukkan surat-surat ke box dosen
6. Membuka dan menutup pintu kantor
7. Menyiapkan air minum/kopi/teh pagi
8. Melayani kebutuhan dosen dalam hal makanan dan foto copy