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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN DE PASANTIA COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA INDUSTRIA VENEZOLANA DEL ALUMINIO (VENALUM) ANALÍSIS DEL PROCESO DE FACTURACIÓN EN LA COORDINACION DE FACTURA ADSCRITA A LA DIVISION DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EN LA INDUSTRIA VENEZOLANA DEL ALUMINIO (VENALUM) Informe de Pasantía presentado como requisito para optar al Título de Licenciado en Contaduría Pública PUERTO ORDAZ, MAYO DE 2012 BACHILLER: ACEVEDO, HOMERLY C. I: 21.122.898 TUTOR ACADÉMICO: MG. RANGEL PASTOR TUTOR INDUSTRIAL: Licdo. RODRÍGUEZ LUIS
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN DE PASANTIA
COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
INDUSTRIA VENEZOLANA DEL ALUMINIO (VENALUM)
ANALÍSIS DEL PROCESO DE FACTURACIÓN EN LA
COORDINACION DE FACTURA ADSCRITA A LA DIVISION DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EN LA INDUSTRIA
VENEZOLANA DEL ALUMINIO (VENALUM)
Informe de Pasantía presentado como requisito para optar al Título de
Licenciado en Contaduría Pública
PUERTO ORDAZ, MAYO DE 2012
BACHILLER:
ACEVEDO, HOMERLY
C. I: 21.122.898
TUTOR ACADÉMICO:
MG. RANGEL PASTOR
TUTOR INDUSTRIAL:
Licdo. RODRÍGUEZ LUIS
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN DE PASANTIA
COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
INDUSTRIA VENEZOLANA DEL ALUMINIO (VENALUM)
ANALÍSIS DEL PROCESO DE FACTURACIÓN EN LA
COORDINACION DE FACTURA ADSCRITA A LA DIVISION DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EN LA INDUSTRIA
VENEZOLANA DEL ALUMINIO (VENALUM)
Informe de Pasantía presentado como requisito para optar al Título de
Licenciado en Contaduría Pública
PUERTO ORDAZ, MAYO DE 2012
TUTOR ACADÉMICO: TUTOR INDUSTRIAL:
Dr. Rangel Pastor Licdo. RODRÍGUEZ LUIS
MG. RANGEL PASTOR
ÍNDICE INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 4
IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA ....................................................................... 6
Descripción de la Empresa .................................................................................... 6
Ubicación Geográfica ............................................................................................ 6
Objetivos ............................................................................................................... 7
Misión .................................................................................................................... 7
Visión .................................................................................................................... 8
Unidad donde se desarrolló la pasantía ................................................................ 8
PROBLEMAS OBSERVADOS EN LA EMPRESA ................................................... 9
OBJETIVOS DE LA PASANTIA............................................................................. 10
PLAN DE TRABAJO INICIAL ................................................................................ 11
DESCRIPCION DEL PLAN DE TRABAJO ............................................................ 12
LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO ..................................................................... 21
FACILIDADES Y DIFICULTADES ......................................................................... 22
APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN ........................................................... 23
ADQUISICIÓN DE NUEVOS CONOCIMIENTOS TEORICO-PRACTICOS ............ 23
CONCLUSIONES ................................................................................................... 25 RECOMENDACIONES ........................................................................................... 27
Para la Empresa.................................................................................................. 27
Para la Universidad ............................................................................................. 28
Para próximos pasantes ...................................................................................... 29
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ....................................................................... 30
ANEXOS ................................................................................................................ 31
4
INTRODUCCION
El fin de todas las empresas es buscar las herramientas necesarias
para adaptarse a los cambios de un ambiente altamente competitivo dentro
del mercado laboral, para poder mantenerse operativa y generando
ganancias.
Asimismo, se puede decir que Venezuela es uno de los países
principales encargados de la producción de aluminio primario a escala
mundial, por consiguiente, la Corporación Venezolana de Guayana (CVG)
crea la Industria Venezolana de Aluminio (VENALUM), constituida el 29 de
Agosto de 1973 con el objetivo de producir aluminio de alta calidad en
diversas formas y con fines de exportación.
De la misma manera, CVG VENALUM tiene un alto compromiso social
tanto con sus trabajadores como con la colectividad guayanesa, a través del
cumplimiento de las leyes y reglamentaciones que rigen su responsabilidad
para con los mismos. Es importante resaltar que, la empresa cuenta en su
estructura con varias gerencias y divisiones, cada una cumpliendo funciones
diferentes pero a su vez trabajando en congruencia para mantener la
producción de aluminio de alta calidad y buscando el mejoramiento continuo
y la perfección en los procesos de elaboración de dicho material.
Por lo cual, una de las divisiones que trabaja en conjunto es la División
de Administración de Seguros y Salud adscrita a la Gerencia de
Administración y Finanzas, la cual se encarga de prestar servicios de
atención de salud a los trabajadores y sus familiares, a través de la póliza de
H.C.M. administrada directamente por el Sistema de Salud Autogestionado,
para así garantizar la salud de los mismos.
5
El siguiente informe está basado en el proceso que cumplen las
facturas que ingresan a la División Seguros y Salud, las cuales se generan
por los servicios prestados a los beneficiarios de la autogestión. La
Coordinación de Facturación lleva a cabo un proceso de suprema
importancia ya que intervienen cierto número de analistas que realizan
diversas actividades, como por ejemplo: se revisan y analizan todas y cada
una de las facturas, se recepcionan en el Sistema de Salud Autogestionado
(SIDESA), se realizan los finiquitos y autorizaciones de pagos, se registran
en el sistema SAP, luego se realizan varias firmas y luego se envían a la
División de Tesorería para su respectivo proceso de pago.
En esta unidad siempre es importante el ingreso de pasantes de áreas
administrativas para que presten apoyo en las actividades que se realizan
por lo que es una ayuda tanto para la empresa como para el pasante que
adquiere nuevos conocimientos teóricos y prácticos en manejos de
programas, y de procesos contables-administrativos.
Se tratara la descripción de la empresa: identificación, misión, visión y
objetivos, descripción de la unidad donde se realizó las pasantías,
explicación de los problemas observados en la empresa o institución,
objetivos de la pasantía, explicación del plan de trabajo acordado, logros del
plan de trabajo, facilidades y dificultades encontradas durante el proceso de
desarrollo de las pasantías y apreciación sobre los conocimientos adquiridos
durante el proceso de pasantías
6
1. IDENTIFICACION DE LA EMPRESA
Descripción de la Empresa
Industria Venezolana del Aluminio, CVG VENALUM C.A.
La empresa CVG VENALUM se encarga de la producción del aluminio,
utilizando como materia prima la alúmina, criolita y aditivos químicos
(fluoruro de calcio, litio y magnesio). Este proceso de producir aluminio se
realiza en celdas electrolíticas.
Dentro del proceso de producción de la planta industrial, existe mecanismos
de alimentación que desempeñan un papel fundamental en el funcionamiento
de la misma, los cuales son: la planta de carbón, la planta de colada, planta
de reducción e instalaciones auxiliares.
Ubicación Geográfica de la empresa
CVG VENALUM, C.A., Está ubicada en la Avenida Fuerzas Armadas Norte,
Al Lado De Hornos Eléctricos De Venezuela S.A. (HEVENSA), Zona
Industrial Matanzas, Ciudad Guayana, Estado Bolívar (ANEXO N°2). Urbe
creada por decreto presidencial el 2 de julio de 1961 mediante fusión de
Puerto Ordaz y San Félix. Durante los últimos 19 años, Ciudad Guayana se
ha constituido en la zona industrial más importante y prometedora de
Venezuela, con una población con más de 500.000 habitantes.
Ciudad Guayana es propicia para una planta de aluminio como CVG
VENALUM, gracias al inmenso potencial hidroeléctrico procedente de la
represa Raúl Leoni en Guri, situada a penas a 100 Km., de CVG VENALUM.
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Esta cercanía de Guri, asegura el suministro de energía a bajo costo, recurso
básico para el proceso de reducción electrolítica.
Objetivos.
o Impulsar el desarrollo de la cadena transformadora nacional.
o Garantizar el suministro a la industria transformadora nacional.
o Contribuir a la transformación del nuevo modelo económico.
o Facilitar la participación a los trabajadores en la acción
empresarial.
o Diversificar las relaciones internacionales de la República.
o Alcanzar altos niveles de calidad en nuestra gente, procesos y
productos.
o Contribuir el desarrollo del eje Orinoco – Apure.
Misión
CVG VENALUM tiene como misión producir y comercializar productos de
aluminio con la participación protagónica de sus trabajadores, accionistas,
clientes, proveedores y comunidades organizadas bajo un sistema de gestión
que garantice productividad, calidad integral, seguridad, salud, y la
conservación del ambiente a fin de impulsar el Desarrollo Endógeno
Industrializante del país.
8
Visión
CVG VENALUM se convertirá en epicentro del desarrollo endógeno de la
industria nacional del aluminio, contribuyendo así a la transformación del
modelo económico que garantice la soberanía productiva del país.
Descripción de la División donde se desarrollo la pasantía
La División de Administración de Seguros y Salud, es la encargada de
llevar el control y seguimiento de las facturas emitidas a través de los centros
de salud, farmacias y médicos afiliados al Sistema de Salud Autogestionado
de CVG VENALUM, a fin de constatar los pagos, reintegros y/o reembolsos
se efectúen dentro del tiempo estipulado.
De la misma manera su objetivo, es asegurar una adecuada cobertura
sobre el patrimonio y el personal de la empresa, el debido registro y revisión
de las facturas por parte de esta Coordinación de Facturación la cual es
parte de la División de Administración de Seguros y Salud que permite que
se efectúe el reintegro por medio de las autorizaciones de pagos a los
distintos centros de salud afiliados al Sistema de Salud Autogestionado de
CVG VENALUM. Por consiguiente, los trabajadores seguirán disfrutando de
este servicio para su beneficio y de sus familiares.
9
2. PROBLEMAS OBSERVADOS EN LA EMPRESA
En la División de Administración de Seguros y Salud, específicamente
en la Coordinación de Facturación se reciben facturas con sus respectivos
documentos en cuanto a las diversas atenciones hechas a los beneficiarios
del plan de salud en los distintos centros de atención medica afiliados al Plan
Autogestionado de Salud de VENALUM, luego estas facturas son analizadas,
revisadas y relacionadas en el sistema por los analistas de la división y
coordinación, tomando en cuenta que el monto de las facturas deben
coincidir con el monto registrado por las clínicas en el reporte que emite el
Sistema de Salud Autogestionado (SIDESA). Al momento de relacionar las
facturas muchas presentan discrepancias entre el monto facturado y el
registrado en el sistema, asimismo la División de Administración de Seguros
y Salud se encargara de realizar las remisiones informando las correcciones
necesarias por medio de los precios establecidos en el Baremo.
Al inicio de las pasantías se pudo diagnosticar que era necesario el
apoyo de pasantes para la realización de distintas actividades como relación
de reembolsos de los trabajadores, realización de finiquitos, revisión de
facturas, relación de facturas devueltas, registro de facturas de farmacias,
emergencias y otras. También se pudo observar el retraso en cuanto al pago
de rembolsos ya que, el servicio de algunas farmacias ha sido suspendido y
los beneficiarios deben comprar sus medicamentos a contra-reembolso. En
consecuencia, el pago de otros servicios como Hospitalización, Cirugía y
Maternidad (HCM), consultas, entre otros también se retrasan por el volumen
de reclamos que se generan por lo mencionado anteriormente.
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3. OBJETIVOS DE LA PASANTIA
Cumplir con el requisito exigido por la UNEG, para optar al título de
Licenciado en Contaduría Pública.
Optimizar el procedimiento de facturación y registro de las facturas
ingresadas a la División de Administración de Seguros y Salud
específicamente en la Coordinación de Facturación.
Beneficiar al personal que labora en Coordinación de Facturación ya
que se permitirá mejorar sus tareas, realizándolas de manera más
eficaz, y organizada.
Evitar el retraso en el proceso de facturación.
Acelerar el proceso de trabajo de una manera más eficiente y eficaz.
11
4. PLAN DE TRABAJO INICIAL
Las actividades asignadas en del plan de trabajo dentro de la Coordinación
de Facturación adscrita a la División de Administración de Seguros y Salud y
autorizadas por el tutor académico e industrial fueron:
Programa de Inducción
Asignación a la Gerencia de Administración de Seguros y Salud
Relación de Facturas de Diciembre de 2011 de HCM
Relación de Facturas de Diciembre de 2011 de Reembolsos
Revisión y traslado al SIDESA ordenes de tratamiento permanente
Análisis y revisión de farmacias
Elaboración de Finiquitos
Elaboración de Autorizaciones de Pago a las diferentes entes afiliados
Realización de procesos de Facturación de Farmacia
Realización de Remisiones de Facturas
Registro de Facturas en SIDESA
Búsqueda de Información y consultas a otros informes de pasantía
para la realización del mismo
Recopilación de Información para la Elaboración del Informe Final de
Pasantías
Revisión y Entrega del Informe de Pasantía
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5. DESCRIPCION DEL PLAN DE TRABAJO
Programa de Inducción
Como requisito para ingresar a realizar la pasantía en CVG VENALUM
se debe asistir a un Programa de Inducción, el cual tiene una duración de 10
horas, con diversas ponencias de trabajadores que laboran en diversas
áreas de la empresa como por ejemplo: Higiene Ocupacional, Ambiente,
Prevención de Accidentes, Salud Ocupacional, Seguridad Patrimonial,
Control de Emergencias, Servicios al Personal, entre otras, todas estas con
el fin único que el pasante se familiarice con la empresa y conozca las
maneras de cómo se debe proceder en alguna situación de riesgo, así como
las normas de seguridad que se deben cumplir al momento de ingresar a la
planta industrial, a quien acudir en caso de presentarse emergencias de
cualquier tipo y conocer sus políticas de calidad.
Acto seguido, se realizo un recorrido por el área industrial para de esta
manera conocer las instalaciones, así como también sus principales plantas
de producción como lo son: Reducción, Carbón y Colada. A su vez, se
traslado a los pasantes que iban a ingresar al Seguridad Patrimonial en
donde se les otorgo una ficha con un código con la cual pueden accesar a la
empresa.
Asignación a la Gerencia de Administracion y Finanas, División
de Administración de Seguros y Salud, específicamente en la
Coordinación de Facturación (ANEXO 3, 4, 5).
Seguidamente, del programa de inducción se procedió a ingresar a la
División donde se desarrollarían las actividades de dicha pasantía. Se realiza
una entrevista con las coordinadoras del área de Salud y Facturación
13
respectivamente, ya que en ese momento la Jefa de la División estaba de
Permiso. Posteriormente se presento a todo el personal que labora en la
División y se determina al Tutor Industrial.
El área asignada para el desarrollo de las actividades de pasantía fue la
Coordinación de Facturación, en la cual se desempeña la labor de análisis de
las facturas derivadas del proceso de autogestión de HCM de CVG
VENALUM; dicho análisis es ejecutado por profesionales que cuentan con la
debida capacitación y entrenamiento en lo que respecta al proceso de
análisis, cotejo y aprobación de facturas y su documentación.
En descripción, este análisis se fundamenta en la revisión detallada de las
facturas para determinar si se encuentran en concordancia con los soportes
anexos a la misma, inmediatamente se procede a su procesamiento
mediante finiquitos realizados por los analistas o pasantes en hoja de cálculo
del programa Excel, se hace el cotejo con los revisado en el área de
recepción de facturas y lo procesado por el analista.
De la misma manera, se realiza un segundo análisis realizado también por
los analistas o pasantes para evitar cualquier error, luego se emite la
Autorización de Pago (AP) en donde plasma su firma como demostración de
aprobación de lo que se reviso, seguidamente, se registran las facturas en un
Programa contable llamado SAP (SAP Business Suite, software modular
para la gestión empresarial creado por SAP AG) para proceder al proceso
pago de las facturas en la División de Tesorería.
Es necesario destacar que, la Autogestión del plan de salud de CVG
VENALUM cuenta con un sistema informático que permite la optima
administración del plan de salud, es denominado SIDESA, el cual se
encuentra instalado en clínicas con las que la empresa tiene un convenio de
14
cobertura. Dicho sistema admite la automatización total de las transacciones
incluyendo el proceso de facturación de gastos, con la responsabilidad
compartida de cargar todas las facturas producto de los servicios prestados
por los proveedores.
Con la finalidad de disminuir el tiempo en el proceso administrativo de
facturas HCM en la División de Administración de Seguros y Salud, se
seleccionaron las clínicas que cumplan con el requisito de cargar la
información en forma efectiva en el SIDESA y que manejen una tasa
importante de casos atendidos.
Relación de Solicitudes al Programa de Tratamiento Permanente
de Diciembre de 2011 de HCM
Este proceso de relación de facturas de Diciembre de HCM consiste en
realizar una data estructurada de la siguiente manera:
N°, Apellidos y nombres del titular de la póliza, Cedula de Identidad, apellidos
y nombres del beneficiario, diagnostico o motivo de consulta, y si se
encuentra en el Programa de Tratamiento Permanente (PTP) o es una
inclusión.
Esta data permite que se agilice la búsqueda y procesamiento de los
trabajadores en dicho programa para poder gozar de los beneficios que le
ofrece este servicio.
Además de la recepción de Solicitudes al Programa de Tratamiento
Permanente, Reembolsos, están las solicitudes de Carta aval, y las
inclusiones y exclusiones al PTP.
15
Reembolso:
Es el reintegro o indemnización razonable de los gastos en que se incurran
por concepto de servicios médicos recibidos y pagados directamente por
alguno de los beneficiarios. El pago se realizara solo a nombre del
beneficiario-titular. Para poder procesar la solicitud, se debe llenar la planilla
de reembolso, la cual es solicitada en la taquilla de recepción o puede ser
directamente impresa por la intranet en el link de formularios número RH-
225, la misma debe llevar anexa el informe médico, los récipes e
indicaciones medicas, facturas Seniatizadas de farmacias, clínicas o
consultas. En caso de emergencia, debe consignar una carta narrativa de los
hechos e informe de las autoridades que intervinieron en el caso, fotocopia
de los exámenes de diagnostico de la enfermedad y de la cedula de
identidad del beneficiario y ficha del titular (ANEXO N°10).
Carta Aval:
Es el documento de crédito que garantiza, ante los proveedores del servicio
afiliados o no al plan de salud, por el motivo indicado de acuerdo a los
cálculos realizados, según el baremo y presupuesto aprobado. Los requisitos
exigidos al momento de solicitar una carta aval, son el informe médico,
récipes e indicaciones medicas, presupuesto de la clínica, fotocopia de los
exámenes de diagnostico de la enfermedad y la cedula de identidad el
beneficiario y focha del titular, también es necesaria la planilla numero RH-
225 que aplica tanto para reembolso como para cartas avales (ANEXO
N°10).
16
Tratamiento Permanente:
Se considera tratamiento permanente cuando la patología médica del
beneficiario requiera un tratamiento superior a tres (3) meses y el mismo
contempla el suministro de medicamentos a los trabajadores y beneficiarios.
Para poder procesar la solicitud del tratamiento permanente debe llenar la
planilla PTP, la cual puede ser solicitada en taquilla de recepción o
directamente por la intranet en el link de formularios por el numero RH-269,
la misma debe llevar anexa el informe amplio y detallado del médico tratante,
récipes e indicaciones medicas, fotocopia de exámenes de diagnostico de la
enfermedad y la cedula de identidad del beneficiario acompañada de la
fotocopia de la ficha del titular.
De igual manera se reciben la solicitudes de inclusión y exclusión al Sistema
Autogestionado, Plan Integral de Salud (SAPIS), la planilla aplicable para
esta solicitud es la RH-029 la cual especifica en su reverso los requisitos
necesarios para su procesamiento (ANEXO N°11)
Relación de Facturas de Reembolsos
La relación de Facturas de Reembolsos también es una data creada en
Excel para poder mantener una guía al momento de analizar y procesar
dichas facturas y sus pagos.
La misma está conformada por: N°, Apellidos y nombres del titular de la
póliza, Cedula de Identidad, apellidos y nombres del beneficiario, diagnostico
o motivo de consulta, monto que acarreo dicha visita y si se encuentra en el
Programa de Tratamiento Permanente (PTP) o no, para poder determinar de
qué cuenta se le debitara el saldo de la(s) factura(s); estas cuentas son
17
Ambulatorio o HCM que son las que inscriben en el Programa de Tratamiento
Permanente.
Para ello es necesario que el beneficiario consigne los siguientes
documentos:
Copia de ficha, copia de cedula tanto del titular como del beneficiario, en
caso de ser menor de edad la partida de nacimiento, informes médicos,
récipes e indicaciones de los medicamentos originales, resultados de
exámenes, facturas legales y legibles, y la planilla de Solicitud de
Reembolsos.
Revisión y traslado al SIDESA ordenes de tratamiento
permanente
En este proceso analiza por el grupo de médicos el diagnostico que presenta
el beneficiario, si procede los analistas se encargan de registrar a esa
persona en el SIDESA así como también los medicamentos que se le
asignaron, tomando en cuenta las cantidades.
Para ello es necesario que el beneficiario consigne los siguientes
documentos:
Copia de ficha, copia de cedula tanto del titular como del beneficiario, en
caso de ser menor de edad la partida de nacimiento, informes médicos,
récipes e indicaciones de los medicamentos originales, resultados de
exámenes y la planilla del Programa de Tratamiento Permanente.
Análisis y revisión de facturas de farmacias
Se analizaron las facturas derivadas del proceso de Autogestión de HCM de
la empresa con la orientación y supervisión de un analista de salud, durante
18
este proceso de realizo el análisis y revisión de las facturas de las Farmacias
Bonanza, La Píldora, Riviera II, Farmacia Castillito, LALA y Mi Virgencita
todas correspondientes al mes de Diciembre del año 2011.
Registro de Facturas en SIDESA
Se analizaron las facturas derivadas del proceso de Autogestión de HCM de
la empresa con la orientación y supervisión de un analista de salud, durante
este proceso de realizo el análisis y revisión de las facturas de las Farmacias
Bonanza, La Píldora, Riviera II, Farmacia Castillito, LALA y Mi Virgencita y
Hospitalaria Independencia, todas correspondientes al mes de Enero del año
2011
Seguidamente de la revisión de facturas se procede al registro de las
facturas de la farmacia LALA, Independencia y Bonanza en el Sistema de
Administración de Salud Autogestionado (SIDESA).
El proceso es el siguiente: Se ingresa en el SIDESA buscando el link
Administradora, Control de Factura, Seguimiento de Factura y se procede a
cotejar y verificar la información en sistema, con la documentación en físico,
si existe concordancia entre ambos se procede a recepcionar, en caso
contrario si la información es errónea se notifica al analista y el buscará los
correctivos a la situación.
Elaboración de Finiquitos
Esta actividad consiste en el análisis y verificación de las facturas y ordenes
de farmacia que consigno el beneficiario. Generalmente se realizan en lotes
de 50 si todas proceden se realiza el finiquito donde se relacionan las fechas,
19
tipo de servicio y establecimiento, monto de facturas, retenciones de
Impuestos Municipales. Seguidamente, se le transfiere al analista para que
realice la autorización de pago (ANEXO N°9)
Remisión de Facturas
Es el proceso seguido al análisis y revisión de las facturas ingresadas por los
proveedores de salud sobre los gastos generados por los beneficiarios del
Plan de Salud Autogestionado de CVG VENALUM, en este proceso se
determina si las facturas proceden al registro en la Coordinación de
Facturación, cuando no proceden es por diversas causas como por ejemplo:
no cumplen con requisitos exigidos, presentan alguna incongruencia con los
gastos y/o procedimientos realizados; al determinar que las facturas no
proceden se realiza una remisión en donde se colocan los datos de la(s)
factura(s) para devolverlas al proveedor de salud para que corrijan el error o
anexen los requisitos faltantes (ANEXO N°14)
Elaboración de Autorizaciones de Pago a los diferentes entes
afiliados.
Se realizó un cotejo con el revisado en el área de recepción de facturas y lo
procesado por el analista o pasante. Luego, se ejecutó un segundo análisis
efectuado por el pasante y supervisado por el analista para evitar cualquier
error, seguidamente se emite la Autorización de Pago (AP) en donde la firma
el analista como demostración de aprobación de lo que se revisó (ANEXO
N°8)
20
Búsqueda de Información y consultas a otros informes de
pasantía para la realización del mismo.
Fue el procedimiento de la búsqueda de información y consultas en otros
informes de pasantías, también por medio de intranet en la página web de
consulta en línea, es decir búsqueda de la información en la base de datos
del Centro de Información, para de esta manera dar inicio a la realización del
informe de pasantía.
Recopilación de Información para la Elaboración del Informe Final
de Pasantías.
Se continúo con la búsqueda de información y consultas a otros informes de
pasantía, por medio de intranet en la página web de consulta en línea de la
empresa para de esta manera contar con información necesaria para la
realización del informe de pasantía, ya dándole sentido y secuencia a todas
las informaciones recolectadas.
Revisión y Entrega del Informe de Pasantía
Entrega de un borrador del informe de pasantías para que el tutor
industrial haga correcciones para de esta manera modificar el informe y
dejarlo apto para la aprobación del mismo.
21
6. LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO
Procesamiento de un mayor número de facturas tanto de farmacias,
centros de salud y médicos.
Se logró actualizar las labores de los analistas, puesto que el pasante
ayudaba a procesar más eficaz y eficientemente dichas tareas.
Optimización de las revisiones de facturas de farmacias, centros de
salud y médicos.
Proporcionar la información adecuada a los trabajadores acerca de los
requisitos a consignar para el procesamiento de las diversas
solicitudes que allí se entregan.
22
7. FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS EN
EL PROCESO DE DESARROLLO DE LA PASANTIA
A. FACILIDADES
Se tuvo apoyo de personal capacitado, interesado en ayudar con su
conocimiento en las actividades a realizar durante el proceso de
pasantía.
Para la realización de las relaciones del PTP, Reembolso y
elaboración de finiquitos se conto con unos formatos predeterminados
en el programa Excel con los que se hizo más fácil el vaciar la
información.
La empresa suministro un sitio cómodo y acorde para trabajar.
Destreza en el uso de las herramientas de Microsoft office (en especial
Excel) debido a que muchas de los trabajos se realizan en dicho
programa.
B. DIFICULTADES
Es necesario destacar que no se determinó dificultad alguna, ya que el
personal que labora en la empresa atendió y aclaro de manera oportuna las
dudas que emanaron en el proceso de la realización de las actividades
asignadas, lo que facilitó la culminación de las mismas en el momento
requerido.
23
8. APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN
Archivo correcto en la data de relaciones de reembolsos, Programa
de Tratamiento Permanente y Finiquitos para que el personal
encargado de su registro lo ubique rápidamente.
Recepción y registro de las facturas en el SIDESA.
Realización de autorizaciones de pago correctas.
Actualización de data de relaciones y facturas de farmacias, centros
de salud y médicos.
Aceleración de los procedimientos para que la empresa respondiera
puntualmente con las obligaciones a sus proveedores.
9. ADQUISICION DE CONOCIMIENTOS TEORICO-
PRACTICOS
Conocer el funcionamiento del SIDESA utilizado por la unidad
departamental de la empresa en la gestión de sus obligaciones con
los proveedores de servicios de Salud.
La recepción de solicitudes de PTP, Reembolsos y Cartas Avales con
los documentos correctos a consignar.
Contabilización y aplicación de retenciones de impuestos municipales
a las facturas que superen el monto de Bs. 1520.
24
Emisión de Autorizaciones de Pago (AP) para que la empresa
cumpliera el pago oportuno de las obligaciones a los proveedores.
25
CONCLUSIONES
La empresa CVG VENALUM en su afán por facilitar la vida de los
trabajadores implemento para el año 2002 un plan de salud bajo un sistema
autogestionado que está orientado hacia una mayor equidad, solidaridad,
integración social, participación, eficiencia, eficacia y calidad de vida de todos
los trabajadores, jubilados o pensionados de CVG VENALUM y su grupo
familiar.
Es importante mencionar que, el sistema autogestionado propicia un
control adecuado de la calidad de los servicios del nivel de atención a los
beneficiarios y del manejo y destino dado a los fondos financieros. Esta
modalidad también busca impulsar la corresponsabilidad con la participación
activa y protagónica de los trabajadores en los espacios para la salud.
Asimismo la División Administrativa de Seguros y Salud de CVG
VENALUM tiene como fin principal resguardar con la máxima cobertura a sus
beneficiarios, manteniendo constantemente actualizado el Sistema de
Autogestión con toda la información de los diferentes centros clínicos de la
región y del país.
Por lo que, al inicio de la autogestión del plan integral de salud en
enero de 2007, se desarrollo un sistema de información que permite la
optima administración del plan de salud denominado Sistema de
Administración de Salud (SIDESA), a su vez se incorporaron las clínicas más
visitadas del país de acuerdo a la tasa de uso.
Por consiguiente, el SIDESA permite la automatización total de todas
las transacciones incluyendo el proceso de facturación de gastos, con la
26
responsabilidad compartida de cargar todas las facturas producto de los
servicios prestados por los proveedores, esta es una ventaja puesto que
permite la automatización del trabajo desempeñado por la División
Administrativa de Seguros y Salud de CVG VENALUM.
Dicha División se encuentra distribuida en áreas funcionales para así
desempeñar de forma efectiva sus labores, garantizando la calidad, exactitud
y confiabilidad de los procesos mediante una serie de elementos
organizacionales como: la división del trabajo, delegación de autoridad y
responsabilidades, promoción del personal eficiente.
Es relevante que, durante la realización de la pasantía se logro aplicar
los conocimientos adquiridos durante la formación académica profesional,
puesto que se emplearon en el proceso de análisis de las facturas derivadas
del proceso de Autogestión de HCM, realizado en la Coordinación de
Facturación de la División de Administración de Seguros y Salud, lo anterior
con el fin de servir de apoyo al personal de Salud, y de adquirir experiencia
como futuro profesional.
27
RECOMENDACIONES
En lo relacionado al procedimiento administrativo que se lleva a cabo
en la Coordinación de Facturación de la División de Seguros y Salud se
recomienda lo siguiente:
PARA LA EMPRESA
Realizar reuniones frecuentes en donde se mantenga informado al
personal que labora en el área y a los proveedores de los cambios que
se realicen en el proceso de facturación, a los fines de mejorar el
proceso.
En la empresa se debe considerar el hecho de que los pasantes son
parte importante para el desarrollo de las actividades de la empresa,
ya que cubren la carencia de personal en algunas áreas, apoyan y
agilizan la labor del personal, en consecuencia se sugiere que se
considere la manera en la que son tratados.
A pesar de que la empresa claramente muestra problemas de
infraestructura y forma, se puede considerar que el problema de
transporte y comedores es por el exceso de pasantes que se
encuentran en la empresa.
Continuar trabajando con los niveles de eficiencia y responsabilidad
que a la fecha la denotan como una firma contable confiable y
reconocida, satisfaciendo de manera oportuna las necesidades de sus
distintos clientes.
28
PARA LA UNIVERSIDAD
Estimular a los estudiantes con relación al grado de importancia del
formación consecutiva en el área administrativa, contable y tributaria,
realizando investigaciones, cursos, seminarios y diplomados que se
adapten al contorno profesional actual.
Actualizar la literatura disponible en la biblioteca de acuerdo a las
exigencias de la legislación vigente en contabilidad, administración y
tributos.
Establecer convenios con empresas públicas y privadas con la
finalidad de que estás ofrezcan seminarios, talleres y jornadas de
actualización a los estudiantes en las áreas de interés de acuerdo a
las carreras que ofrece.
Abastecerse con programas contables y medios informáticos de
última generación, para profundizar en la enseñanza de la
contabilidad aplicada.
29
PARA PROXIMOS PASANTES
Adelantar el informe técnico desde la 2da. o 3era semana de pasantía
para entregarlo en el tiempo acordado por la empresa y la universidad.
Analizar las bases teóricas de las actividades realizadas en la
empresa, por medio de toda la bibliografía que tengan a su
disposición, para una mayor comprensión del conocimiento.
Favorecerse del período de pasantías en la empresa, obteniendo el
máximo provecho de la asesoría del personal encargado, efectuando
prontamente las actividades asignadas.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
CVG VENALUM. “http/www.venalumi/”.
CVG VENALUM “Manual de Inducción” de
CVG VENALUM “PLAN INTEGRAL DE SALUD (2008)”
CVG VENALUM “Manual de Procedimientos de la División de
Servicios de Seguros y Salud”. (2010)
31
32
ANEXO 1
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACION GENERAL DE PREGRADO
COORDINACION DE PASANTIAS
Fecha de Inicio: 16/01/2012
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Fecha de Culminación: 7/05/2012
ACTIVIDADES SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Programa de Inducción
Asignación a la Gerencia de Administración de Seguros y Salud, específicamente a la Coordinación de Facturación
Relación de Solicitudes al Programa de Tratamiento Permanente de Diciembre de 2011 de HCM
Relación de Facturas de Reembolsos
Revisión y traslado al SIDESA ordenes de tratamiento permanente
Análisis y revisión de facturas de farmacias
Registro de Facturas en SIDESA
Elaboración de Finiquitos
Elaboración de Autorizaciones de Pago a los diferentes entes afiliados.
Elaboración de Remisiones de Facturas
Búsqueda de Información y consultas a otros informes de pasantía para la realización del mismo.
Recopilación de Información para la Elaboración del Informe Final de Pasantías
Revisión y Entrega del Informe de Pasantía
Firma del Tutor Industrial Firma del Tutor Académico
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ANEXO Nº2
UBICACIÒN GEOGRAFICA DE CVG VENALUM
34
ANEXO N°3 ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA
35
ANEXO N°4 ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS
36
ANEXO N°5 ORGANIGRAMA DE LA DIVISION DE
ADMINISTRACION DE SEGUROS Y SALUD
DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN
DE SEGUROS Y SALUD
JEFE DE LA DIVISIÓN DE
ADMINISTRACIÓN DE
SEGUROS Y SALUD
SECRETARIA
ANALISTA APOYO LOGISTICO
(2)
ESPECIALISTA SERVICIOS DE
SALUD (2)
COORDINADOR
DE SEGURO
COORDINADOR ADMON. Y
SALUD (MEDICOS)
COORDINADOR
ADMON. Y SALUD
(FACTURAS)
ANALISTAS DE
SEGURO (4)
MEDICOS (3) ANALISTAS DE
FACTURACION (7)
ESPECIALISTA
ADMON. Y SALUD
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
ANALISTAS DE
FACTURACION (5)
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
37
ANEXO N°6 PROCESO PARA INGRESAR AL SERVICIO AUTOGESTIONADO DE SALUD
38
ANEXO N°7 PROCESO DE FACTURACION DEL SERVICIO AUTOGESTIONADO DE SALUD
EN LA DIVISION DE ADMON. DE SEGUROS Y SALUD
39
ANEXO N°8 AUTORIZACION DE PAGO
40
ANEXO N°9 MODELO DE FINIQUITO
41
ANEXO N°10 SOLICITUD DE REEMBOLSO Y CARTA AVAL
42
ANEXO N°11 SOLICITUD AL PROGRAMA DE TRATAMIENTO
PERMANENTE
43
ANEXO N°12 SOLICITUD DE INCLUSION Y EXCLUSION AL PLAN INTEGRAL DE SALUD
44
ANEXO N°13 SOLICITUD DE INCLUSION A LOS PLANES DE
EXCESO
45
ANEXO N°14 MODELO DE REMISIÓN
