ANALISIS DEL PROCESO DE CONTROL DE GASTOS OPERATIVOS EN LA FUNDACION DEL NIÑO BOLÍVAR
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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMÓN RODRÍGUEZ
NÚCLEO BOLÍVAR – ESTADO BOLÍVAR
ANALISIS DEL PROCESO DE CONTROL DE GASTOS OPERATIVOS EN LA FUNDACION DEL NIÑO BOLÍVAR
AUTORAS: GONZALEZ, GREY V.
MONTANA, NORAIMA.TUTOR:INGº. CAROLINA DE CABRERA
Ciudad Bolívar, Marzo del 2006
CAPITULO I
EL PROBLEMA
En este capítulo se abordan los aspectos referidos con el problema,
objetivos, justificación y limitaciones del estudio.
1.1. Planteamiento del Problema.
En la actualidad el Intercambio comercial en la economía mundial ha
llevado a las empresas a la búsqueda de soluciones que permitan aumentar
la rentabilidad de sus operaciones, en este mismo orden, las empresas del
Estado, Instituciones y organismos gubernamentales y no gubernamentales
han presentado problemáticas vinculadas con la necesidad de reducir sus
gastos operativos para poder continuar funcionando.
Por lo que como medida económica imperante la Gerencia
Administrativa actual en el campo financiero esta orientada al control de los
gastos para poder evitar egresos innecesarios que comprometan el capital
de la misma.
Específicamente en la institución de carácter estadal, se ejecutan
procedimientos de registros meticulosos de los gastos por concepto de
seguridad social, provisión de bienes y servicios públicos (como educación y
sanidad), y el pago de intereses y amortización de la deuda publica.
Todo ello abocado a que los ingresos no excedan a los gastos, para
evitar de esta manera el déficit presupuestario que se produce cuando el
gasto público supera a los ingresos.
Por lo que en lo referente a la administración pública, el exceso de
gastos se han convertido en un serio problema para las instituciones, este
hecho comienza a evidenciarse en la Segunda Guerra Mundial ya que desde
entonces y hasta nuestros días los gobiernos de los países industrializados
han tenido déficit por exceso de gastos casi todos los años. En las últimas
décadas muchos países latinoamericanos han encontrado serias dificultades
para confeccionar o controlar sus gastos incurriendo en un alto precio de sus
deudas externas.
En el Contexto Venezolano, poseemos una tradición histórica de
déficit presupuestario que han ocasionado cierres de importantes
instituciones y organismos por el exceso de gastos y la imposibilidad del
Estado de continuar manteniéndolas.
Así mismo, las instituciones que anteriormente poseían subsidios del
Estado y que operaban en el contexto educativo, cultural o de salud, han
sufrido considerables reducciones de los mismos, aumentando la carencia de
servicios y obras sociales.
En este sentido, durante la época moderna, dada la complejidad del
mundo competitivo de las instituciones se hace cada vez más necesario el
empleo de métodos de control de gastos, que permitan establecer metas,
planes y controles de actividades en todos los niveles de una organización,
así como constatar sobre la marcha si se lleva una óptima orientación de
hacia tales metas o si se han experimentado desviaciones, para así tomar las
decisiones pertinentes y ejecutar a tiempo los aportes debidos.
En este contexto, la Dirección de Administración y Finanzas juega un
papel muy importante y protagónico, en el sentido que éstas no podrían
sobrevivir si se limitara a comparar resultados presentes con el pasado, de
ser así, se plantearían graves errores y se perdería de vista numerosos
factores esenciales que gravitan alrededor de los gastos de la empresa.
Específicamente la Fundación del Niño Bolívar, es una organización
pública sin fines de lucro, creada en el año 1966, que ofrece atención al niño
y adolescente para contribuir a su desarrollo integral y garantizar el
cumplimiento pleno y efectivo de los derechos que le brinda la Ley Orgánica
para la Protección del Niño y del Adolescente con un personal comprometido
y apoyado para su acción en la LOPNA, la Fundación atiende en sus
programas a una población permanente estimada de 7.000.000 de niños y
adolescentes en el área metropolitana y 921.294 niños y jóvenes a través de
su red de servicios a nivel nacional.
Actualmente la institución presenta una severa problemática vinculada
con el hecho de la carencia de control de los gastos operativos, así como los
continuos retardos por concepto de trámites burocráticos para encausar la
canalización de órdenes de compras por concepto de enseres de oficina,
transporte, viáticos y refrigerios, órdenes de servicios, requisiciones,
cancelación de compromisos erigidos con los empleados, demoras en la
emisión de cheques por conceptos de pagos y prestaciones sociales
situación que ocasiona un clima laboral poco productivo, además de
comprometer la gestión gerencial de la administración entrante la cual esta
orientada a la calidad. En este sentido, conviene formularse las siguientes
interrogantes:
– ¿El personal administrativo de la Fundación del niño Bolívar posee
conocimiento de los tipos de gastos operativos que presenta la
institución?
– ¿Cuáles son los procedimientos administrativos realizados para el
control de gastos operativos en la Fundación del Niño Bolívar?
¿Con que periocidad se realizan gastos operativos en la Fundación
del Niño Bolívar?
– ¿Se pueden eliminar, omitir o fusionar trámites con la finalidad de
canalizar la velocidad de respuesta a los pagos por concepto de
gastos operativos?
¿Cuáles son las fortalezas y debilidades del Proceso de Control de
Gastos Operativos en la Fundación del Niño Bolívar?
En este sentido, buscando dar respuesta a las interrogantes
formuladas se plantea la presente investigación orientada a Efectuar un
Análisis del Proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundación del
Niño Bolívar.
1.2. Objetivos de la Investigación.
1.2.1. General
Efectuar un Análisis del Proceso de Control de Gastos Operativos en
la Fundación del Niño Bolívar.
1.2.2. Objetivos Específicos
– Identificar los tipos de gastos operativos que presenta la Fundación
del Niño Bolívar.
Establecer los procedimientos administrativos realizados para el
control de gastos operativos en la Fundación del Niño Bolívar.
Determinar la periocidad de los gastos operativos que presenta la
Fundación del Niño Bolívar.
Indicar las fortalezas y debilidades del Proceso de Control de Gastos
Operativos en la Fundación del Niño Bolívar.
1.3. Justificación de la Investigación.
El manejo de los gastos es uno de los procesos más relevantes de la
administración y refleja de manera directa la capacidad operativa y gerencial
de las instituciones del Estado.
En consecuencia, el desarrollo de la investigación encuentra plena
justificación en el desarrollo de un conjunto de recomendaciones, a través de
las cuales se espera optimizar el control de gastos operativos en la
Fundación del Niño Bolívar.
Por otra parte, el estudio posee un valor teórico metodológico por
cuanto permitirá en primer término establecer fundamentos teóricos
conceptuales para la comprensión de la clasificación de los gastos operativos
en la Fundación del Niño Bolívar.
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
En este capítulo se abordan los antecedentes de la investigación,
bases teóricas, legales y definición de términos básicos.
2.1. Antecedentes de la Investigación.
Como antecedentes de la investigación, se citarán algunos estudios
realizados por distintos autores y que se relacionan con el tema abordado.
En primer término antecede el estudio realizado por Esparragoza E.
(2000),quien diseñó un Manual de Control de Gastos Operativos para el
Departamento de Distribución de la Empresa Plumrose Latinoamericana,
Sucursal Ciudad Bolívar, llegando a la conclusión que: El control
Administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades
reales se ajusten a las actividades proyectadas; además, el control sirve a
los gerentes para monitorear la eficacia de sus actividades de planificación,
organización, dirección y por ende la distribución de los gastos. Indicando
además que el control Administrativo permite detectar a tiempo las posibles
desviaciones que puedan surgir de la planificación de los objetivos
propuestos. Mediante este proceso se pueden ajustar los gastos de acuerdo
a lo presupuestado y adoptar las medidas correctivas necesarias.
2.2. Bases Teóricas.
Las bases teóricas de la investigación se relacionan con los aspectos
referidos a las finanzas, gastos y costos.
Las Finanzas en las Organizaciones.
Las unidades económicas de producción y consumo tienen determinados
objetivos. Para alcanzarlos se necesita realizar ciertos gastos y así obtener
los medios (humanos y materiales) necesarios para lograr tales fines. Ahora
bien, para solventar los gastos es necesario disponer de recursos. Este
razonamiento anterior resulta también de aplicación para el estado. Valbuena
(2002) sostiene que:
La secuencia ingresos-gastos esta relacionada con los cumplimiento de los fines por parte de aquel (defensa, justicia, etc.) y tiene a su vez, consecuencias económicas (impacto en la economía). Las finanzas públicas se ocupan del proceso mencionado. (p.87)
La palabra finanzas llega de las voz griega, “finos”, la cual pasa al
latín, “finis”, que significa fin. En un principio se aplico como fin de los
negocios públicos; pero luego surgió el término finanzas lo cual implicaba
otros elementos esenciales como los recursos o ingresos.
Las finanzas públicas (expresión usada en Francia, Italia, Inglaterra),
tiene como sinónimo habitual la expresión hacienda pública (usada en
España).
Desde un punto estrictamente económico, las finanzas públicas se
ocupan de las corrientes de recursos públicos, la corriente de gastos públicos
y la incidencia que ambas producen en la economía. De esta manera el
gobierno estima los recursos/ingresos públicos y prevé los gastos/egresos
públicos que serán especificados en la ley de presupuesto anual.
Las finanzas públicas (para la corriente clásica) se ocupan de lo
relacionado con la cobertura de los gastos públicos y asimismo de la
composición y distribución de las cargas públicas impuestas a la comunidad
para financiar los mismos. La hacienda publica opera sobre los principios de
equidad (justicia dada por la proporcionalidad) en la distribución de las
cargas, y la neutralidad, o sea no afectar las decisiones económicas de los
particulares.
La concepción moderna de las finanzas públicas se basa en
conceptos clásicos, ampliados y modificados. Implican, por un lado, una idea
semejante en cuanto a que la actividad financiera se refiere a la obtención de
medios financieros para cubrir los gastos públicos. No obstante, este enfoque
se refiere a la utilización de los recursos y gastos públicos para lograr
determinados efectos sobre la economía.
De lo anterior se desprende que se habla de una concepción de tipo
intervencionista (el Estado debe corregir las fallas del mercado con su
intervención), a diferencia de la clásica que sostiene el principio de la no
intervención o neutralidad, ya que el Estado solo actuaría para cumplir
funciones indispensables, como la seguridad; y debe evitar producir efectos
distorcivos en la economía. De todos modos al haber ingreso y gasto público
algún efecto habrá, pero lo importante, para los clásicos, seria no buscarlos
como objetivo.
En fin, las finanzas públicas tienen como función contribuir al
desarrollo económico de un país, el Estado debe velar que exista una
distribución equitativa de las riquezas, incentivar a los inversionistas y a la
producción, crear un clima de confianza política, establecer una estabilidad
legal y disminuir la tasa de inflación, entre otras; ya que estas variables
generan empleo e incentivan el crecimiento del aparato productivo. El
desarrollo económico de un país depende de la buena gerencia y
administración que de las finanzas realicen los representantes del Estado.
El Gasto Público.
El Gasto Público, se define a criterio de Manrique (2002) como:
El gasto que realizan los gobiernos a través de inversiones públicas. Un aumento en el gasto público producirá un aumento en el nivel de renta nacional, y una reducción tendrá el efecto contrario. Durante un periodo de inflación es necesario reducir el gasto público para manejar la curva de la demanda agregada hacia una estabilidad deseada. (p.67)
El manejo del gasto público representa un papel clave para dar
cumplimiento a los objetivos de la política económica. El gasto público se
ejecuta a través de los Presupuestos o Programas Económicos establecidos
por los distintos gobiernos, y se clasifica de distintos maneras pero
básicamente se consideran el Gasto Neto que es la totalidad de las
erogaciones del sector público menos las amortizaciones de deuda externa;
y el Gasto Primario, el cual no toma en cuenta las erogaciones realizadas
para pago de intereses y comisiones de deuda publica, este importante
indicador económico mide la fortaleza de las finanzas públicas para cubrir
con la operación e inversión gubernamental con los ingresos tributarios, los
no tributarios y el producto de la venta de bienes y servicios,
independientemente del saldo de la deuda y de su costo.
El Gasto Programable, por su parte es el agregado que más se
relaciona con la estrategia para conservar la política fiscal, requerida para
contribuir al logro de los objetivos de la política económica.
Por otro lado resume el uso de recursos públicos que se destinan a
cumplir y atender funciones y responsabilidades gubernamentales, así como
a producir bienes y prestar servicios. La clasificación económica de este tipo
de gastos permite conocer los capítulos, conceptos y partidas específicas
que registran las adquisiciones de bienes y servicios del sector público.
Con base a esta clasificación, el gasto programable se divide en gasto
corriente y gasto de capital. Estos componentes a su vez se desagregan en
servicios personales, pensiones y otros gastos corrientes dentro del primer
rubro, y en inversión física y financiera dentro del segundo.
Los gastos corrientes dada la naturaleza de las funciones
gubernamentales, el gasto corriente es el principal rubro del gasto
programable. En él se incluyen todas las erogaciones que los Poderes y
Órganos Autónomos, la Administración Pública, así como las empresas del
Estado, requieren para la operación de sus programas.
En el caso de los primeros dos, estos recursos son para llevar a cabo
las tareas de legislar, impartir justicia, organizar y vigilar los procesos
electorales, principalmente. Por lo que respecta a las dependencias, los
montos presupuestados son para cumplir con las funciones de:
administración gubernamental; política y planeación económica y social;
fomento y regulación; y desarrollo social.
Por su parte, en las empresas del Estado los egresos corrientes
reflejan la adquisición de insumos necesarios para la producción de bienes y
servicios. La venta de éstos es lo que permite obtener los ingresos que
contribuyen a su viabilidad financiera y a ampliar su infraestructura.
El Gasto de Capital comprende aquellas erogaciones que contribuyen
a ampliar la infraestructura social y productiva, así como a incrementar el
patrimonio del sector público. Como gastos; gastos de Defensa Nacional,
también se pueden mencionar la construcción de Hospitales, Escuelas,
Universidades, Obras Civiles como carreteras, puentes, represas, tendidos
eléctricos, oleoductos, plantas etc.; que contribuyan al aumento de la
productividad para promover el crecimiento que requiere la economía.
Hay dos tipos de enfoques con respecto al gasto público, el enfoque
clásico dirige la atención a la magnitud o nivel de aquel, ya que deber ser lo
más reducido posible y no asignar preponderancia a la composición del
mismo. En la hacienda clásica el gasto determina el recurso; dado un nivel
de gasto necesario para el funcionamiento del estado, se necesita cierta
cantidad de recursos.
La concepción moderna se preocupa fundamentalmente por la
composición o estructura del gasto público. Es posible considerar dos
aspectos en el gasto público que son las funciones.
Financiera:
Tiene que ver con la consideración del gasto como salida, como
vocación, como acción para procurar medirlo con los cuales el estado cumpla
sus funciones mediante la prestación de servicios. Es todo aquello que tiene
que ver con la prestación de servicios públicos a cargo de aquel.
Económica:
Tiene que ver con el impacto de las transacciones que realiza el
estado en la economía. Este enfoque no reemplaza al clásico, sino que lo
complementa. Son dos cosas de una misma realidad; ninguno esta
equivocado.
Función financiera
Se sostiene que el fin principal del estado es la prestación de servicios
de interés general que no pueden ser atendidos por los particulares o que se
crea conveniente que si los atienda. El estado requiere de medios humanos
(que constituyen los empleados del mismo), materiales (elementos y
espacios físicos con los que los empleados pueden trabajar) y una
organización de los medios humanos y materiales para que actúen hacia la
consecución de los fines que se ha propuesto.
Para obtener esos medios el estado realiza gastos, que son
necesarios para la prestación de servicios o la realización de acciones. Es
necesario que los gastos estén autorizados por un instrumento legal, que es
el presupuesto (medio que autoriza a la administración pública a realizar
gastos). El gasto público, a su vez. Implica la utilización de un recurso
público.
Se discute si el gasto es el que determina el recurso o viceversa. En la
concepción clásica el gasto determina el recurso; partiendo de la base de la
existencia necesaria del estado, éste debe realizar erogaciones para cumplir
sus funciones por lo que necesita obtener recursos en forma obligatoria. El
gasto justifica el recurso público.
Sin embargo, a medida que aumenta el gasto público empieza a
operar la restricción económica; no es posible incrementarlo indefinidamente,
ya que la obtención de recursos es limitada.
Se recurre a distintos tipos de clasificación con el propósito de lograr
determinados ordenamientos que permitan descubrir ciertas características a
las que se está prestando atención en el análisis de los gastos.
Las clasificaciones económicas son aquellas que realizan un
ordenamiento de los gastos con el propósito de analizar los efectos
económicos que estos producen.
Según Ferry los gastos públicos se clasifican en:
Gastos Públicos Indispensables: Hacen a la existencia necesaria del
estado y a la prestación de los servicios públicos esenciales (defensa)
Gastos Públicos Útiles: Los realiza el estado para prestar servicios.
Gastos Públicos Superficiales: Podrían dejar de hacerse sin que ellos
originaran un perjuicio a los ciudadanos en la prestación de los servicios
públicos, ya que el perjuicio está en que los mismos se realicen.
Por su parte, Pigou, los subdivide en:
Gastos Exhaustivos o Reales
Los realiza el estado y recibe una contribución en bienes y servicios.
Forma parte del producto global. Este tipo de gastos tiene un efecto
multiplicador.
Gastos de Transferencia o Redistribución
No presentan una contrapartida o una contraprestación; por ejemplo,
jubilaciones o subsidios. Estos gastos no forman parte del producto bruto,
pero influyen en la determinación del ingreso disponible.
Según Gerloff y Neumark, los gastos pueden ser:
Gastos Productivos: Son aquellos que realiza el estado con el
propósito de ayudar a producir bienes con valor económico. Son similares a
los reales de la clasificación anterior.
Gastos de Reparto: Son aquellos que dejan inalterado el producto
global de la economía influyendo en la distribución de la venta. Son similares
a los gastos de transferencias.
Gastos Reales: Son aquellos que implican una pérdida para la
economía por que constituyen una serie de gravámenes sobre el producto
bruto, como consecuencia de lo cual el ingreso nacional posterior a la
existencia de un gasto real será inferior al producto interno. Ejemplo:
Intereses de la deuda pública.
Los Gastos en el Contexto Administrativo Actual
A cualquier empresa industrial, comercial o de prestación de servicios
para funcionar normalmente le resulta ineludible adquirir ciertos bienes y
servicios como son: mano de obra, energía eléctrica, teléfono, entre otros.
Manrique (2002) sostiene que:
La empresa realiza un gasto cuando obtiene una contraprestación real del exterior, es decir, cuando percibe alguno de estos bienes o servicios. Así, incurre en un gasto cuando disfruta de la mano de obra de sus trabajadores, cuando utiliza el suministro eléctrico para mantener operativas sus instalaciones, etc. (p.78)
El hecho de que la entidad utilice ciertos servicios le obliga a pagarlos.
Ahora bien, el pago de éstos se produce en la fecha en la que sale dinero de
tesorería para remunerarlos. Por ello, es sumamente importante distinguir los
conceptos de gasto y de pago. Se incurre en un gasto al disfrutar de cierto
servicio; se efectúa el pago del mismo en la fecha convenida, en el instante
que reciba el bien o servicio o en fechas posteriores, puesto que el
aplazamiento del pago es una práctica bastante extendida en el mundo
empresarial.
Por lo tanto, la realización de un gasto por parte de la empresa lleva
de la mano una disminución del patrimonio empresarial. Al percibir la
contraprestación real, que generalmente no integra su patrimonio, paga o
aplaza su pago, minorando su tesorería o contrayendo una obligación de
pago, que integrará el pasivo.
Los Gastos y la Gerencia Eficiente
Los gerentes deben mirar la planificación y el control de gastos como
acciones necesarias para mantener niveles razonables de gastos, en apoyo
a los objetivos y los programas planificados de la empresa. La planificación
de los gastos no debe enfocarse a la disminución de los mismos, sino más
bien a un mejor aprovechamiento de los recursos limitados.
Bajo esta perspectiva, la planificación y el control de los gastos
pueden resultar bien sea en mayores o en menores desembolsos. La
planificación y el control de gastos deben concentrarse sobre la relación
entre los desembolsos y los beneficios derivados de esos desembolsos. Los
beneficios deseados deben verse como metas y por consiguiente, deben
planificarse suficientes recursos para apoyar las actividades operacionales
que sean esenciales para su logro.
Algunas empresas recortan los gastos sin considerar los efectos sobre
los beneficios. Otras no comprometen suficientes recursos en el
mantenimiento de activos tales como el equipo y los edificios.
Inevitablemente, tales decisiones de corto alcance, si bien reducen en forma
temporal los gastos, pronto originan mayores costos debido a las
descomposturas, máquinas ineficientes, empleados frustrados, tolerancias
de máquinas defectuosas, elevados costos de reparaciones y cortas vidas de
los activos.
El control de costos debe ligarse con firmeza con: 1) las futuras metas
y las operaciones planificadas y 2) las responsabilidades organizacionales.
La esencia del control de gastos es el concepto de un estándar; esto es, el
importe máximo de un gasto bajo un grupo dado de condiciones.
Diferencia entre costo y gasto
Para propósitos de la contabilidad financiera, el costo se define como
un desembolso que se registra en su totalidad como un activo y se convierte
en gasto cuando rinde sus beneficios en el futuro. Por consiguiente, una
cuenta de costo es una cuenta de activo.
El gasto se define como un desembolso que se consume
corrientemente, o como un costo que ha rendido ya su beneficio. Para fines
de la contabilidad administrativa, estos términos no se definen con tal rigidez,
pues a veces se utilizan para significar un activo y en otras ocasiones un
gasto"
Clasificación de los costos por áreas de responsabilidad
Dado que el control se ejerce a través de responsabilidades, es
necesario que los costos se planeen por áreas o centros organizacionales de
responsabilidad. El catálogo de cuentas que emplea el departamento de
contabilidad y el diseño de los presupuestos se planifiquen por áreas o
centros organizacionales de responsabilidad. El catálogo les específica de la
compañía.
Las asignaciones de costos, esenciales para los propósitos de la
contabilidad financiera (costeo del producto, etc.) resultan inapropiadas para
fines de control. Por lo general, es arbitraria la base que se usa para la
asignación de un gasto y el importe resultante no es controlable por la unidad
organizacional que es objeto de esta aplicación.
Comportamiento del Costo
El conocimiento del comportamiento del costo, es decir, la respuesta
de un costo a diferentes volúmenes de la producción, resulta esencial en la
planificación y el control de costos. Puede percibirse el comportamiento del
costo ya sea desde el ángulo ventajoso de la empresa en su conjunto.
El comportamiento del costo plantea un aspecto práctico: al aumentar
o disminuir la producción (nivel de actividad) en un centro de responsabilidad
con cada gasto asignado a ese centro. Cuando los gastos se miran en
relación con los cambios en la producción, surgen tres distintas categorías de
gastos:
Gastos Fijos: Son aquellos que, mes a mes, se mantienen constantes
en su monto total, independientemente de las fluctuaciones en el volumen
del trabajo realizado. Como ejemplos de gastos fijos se tienen: los salarios,
los impuestos sobre la propiedad, los seguros y la depreciación (en línea
recta).
Gastos Variables: Son aquellos que cambian en su monto total,
directamente con las fluctuaciones en la producción o volumen del trabajo
realizado. La producción debe medirse en términos de alguna base de
actividad, como el número de unidades completadas, según sea las
actividades del centro de responsabilidades. Ejemplos de costos variables en
una fábrica son los materiales directos, la mano de obra directa, el consumo
de energía eléctrica, etc.
Gastos Semivariables: Son aquellos que no son fijos ni variables
porque poseen las características de ambos. Al cambiar la producción, los
gastos semivariables cambian en la misma dirección, pero no en proporción
a la fluctuación de la producción.
La determinación de la relación de los gastos con la producción, o el
volumen de actividad, es necesaria para la aplicación de técnicas tales como
los presupuestos flexibles de gastos, el análisis de costo-volumen-utilidad, el
análisis del costo marginal, el costeo directo y el análisis del costo diferencial.
Los Gastos controlables y no controlables
La diferenciación entre gastos controlables y no controlables está
íntimamente relacionada con la clasificación de gastos por áreas de
responsabilidad. Los gastos controlables son aquellos que se encuentran
sujetos a la autoridad y responsabilidad de un gerente específico. De tenerse
cuidado al respecto, porque la clasificación de una partida de gasto como
controlable o no controlable debe hacerse dentro de un marco especifico de
responsabilidad y de tiempo.
El concepto de controlabilidad es útil para control de los gastos, si la
clasificación de los costos se relaciona con las áreas o centros de
responsabilidad. Cada gasto en un centro de responsabilidad debe ser
claramente identificado, bien sea como controlable o como no controlable,
dentro de ese centro especifico. En la aplicación de este concepto tal vez
convenga, ocasionalmente, establecer dos cuentas para un determinado tipo
de gasto, en un área de responsabilidad.
Algunas empresas presentan en el informe mensual de desempeño,
para cada área o centro de responsabilidad, solo aquellos gastos que son
controlables dentro de esa área. Otras incluyen todos los gastos del centro
de responsabilidad, pero identifican claramente los gastos controlables y los
no controlables.
Cualquiera que sea el método aplicado, es importante que todos los
gastos se incluyan en algún informe de desempeño y se identifiquen como
responsabilidad de un gerente especifico. Un centro de responsabilidad en
particular, debe presentarse como controlable en el informe de desempeño
para un centro de responsabilidad de nivel más alto.
Las clasificaciones de gastos no son sinónimos. A corto plazo, los
gastos fijos usualmente no están sujetos al mismo grado de control que los
gastos variables. Por su naturaleza, prácticamente todos los gastos variables
son controlables en una corto plazo. Por otra parte, la depreciación sobre
una base de producción, por ejemplo, es un gasto variable que es no
controlable en un corto plazo. Por lo contrario, ciertos salarios son
controlables en un plazo, aun cuando sean gastos fijos.
Reducción de costos y control de costos
Los programas de reducción de costos (o de gastos) se dirigen a
esfuerzos específicos para reducir los costos por medio de mejorar los
métodos, predisponer el flujo del trabajo y simplificar los productos.
El control de costos incluye la reducción de costos. En un sentido más
concreto, el control de costos puede concebirse como los esfuerzos de la
administración debe acometer el problema de los costos de varias maneras,
como programas de reducción de costos, planificación de costos y atención
constante a las decisiones generadoras de costos. A menudo, es
recomendable atender por separado los conceptos de reducción de costos y
control de costos.
La Planificación de los gastos
Al desarrollarse el plan táctico de utilidades, deben evaluarse con
cuidado los gastos para cada área o centro de responsabilidad. En armonía
con el concepto de la participación, la planificación de gastos debe involucrar
a todos los niveles de la administración.
La participación es esencial en el desarrollo de presupuestos realistas
de gastos para cada área de responsabilidad. Al planificarse los gastos para
un centro dado de responsabilidad, debe antes planificarse la producción o la
actividad para dicho centro.
Con respecto al desarrollo formal del plan táctico de utilidades a corto
plazo, hemos de esperar desarrollar un presupuesto de gastos esperados
para cada área o centro de responsabilidad. Para desarrollar los planes de
manufactura que se incorporarán en el plan de utilidades a corto plazo, es
habitual la secuencia de presupuestos que se indica a continuación:
Presupuestos del costo del material y de la mano de obra directos. Se
desarrollan inmediatamente después de que se ha completado y aprobado
tentativamente el presupuesto de producción.
Presupuesto de gastos de producción (o gastos indirectos de
fabricación). Se desarrollan inmediatamente después de que el presupuesto
de producción, según ha sido aprobado tentativamente, se ha convertido a
las producciones esperadas (sin importar cómo se midan) para los distintos
departamentos productivos y de servicios en la fábrica.
Presupuesto de gastos de distribución: Se desarrollan
simultáneamente con el plan de ventas, porque son mutuamente
dependientes.
Presupuesto de gastos de administración: Se desarrollan
inmediatamente después de que el plan de ventas aprobado (o quizá
también el presupuesto de producción), se ha convertido a la actividad
planificada para cada departamento administrativo involucrado.
Para cada centro de responsabilidad deben incluirse presupuestos
detallados de gastos en el plan de utilidades a corto plazo, por varias
razones, principalmente con el propósito de que: Los distintos ingresos y
gastos asociados planificados, puedan englobarse en un estado de
resultados también planificado.
El flujo de salida de efectivo, requerido para costos y gastos pueda
planificarse de manera realista. Pueda proporcionarse un objetivo inicial para
cada centro de responsabilidad. Pueda proveerse un estándar, y usarse
durante el periodo cubierto por el plan de utilidades para cada gasto en cada
área o centro de responsabilidad, a fin de compararlo con el gasto real en los
informes de desempeño.
Estas cuatro razones sugieren la importancia de la cuidadosa
planificación de los gastos y el uso de los planes resultantes, para la
planificación, el control y la evaluación subsecuentes.
Planificación de los gastos de Producción (o gastos indirectos de
fabricación)
Los gastos indirectos de fabricación son aquella parte del costo total
de producción que no es directamente identificable con (o rasteable hacia)
productos o trabajos específicos. Los gastos indirectos de fabricación se
componen de: 1) material indirecto, 2) mano de obra indirecta (incluyendo
salarios) y 3) todos los demás gastos misceláneos de la fabrica.
Los gastos indirectos de fabricación comprenden numerosos y
diferentes conceptos de gastos, lo cual causa problemas en su prorrateo o
distribución entre los productos. En vista de que existen numerosos y
variados tipos de gastos, su control por centro de responsabilidad, con
frecuencia se vuelve sumamente difuso.
Existen dos diferentes tipos de centros de responsabilidad (o
departamentos) en la mayoría de las compañías fabricantes: de producción y
de servicio. Los centros de producción son aquellos departamentos de
manufactura que trabajan directamente sobre los productos que se fabrican.
Los departamentos de servicio no trabajan sobre los productos en
forma directa, sino más bien suministran servicios a los departamentos de
servicios. Los departamentos de servicio típicos en una fabrica son: el
departamento de mantenimiento o de reparaciones, el departamento de
energía eléctrica, el departamento de compras, el departamento de
administración general de la fábrica. La responsabilidad por la operación de
cada departamento debe clasificarse de manera separada en el catalogo de
cuentas que utiliza el departamento de contabilidad de costos. Los gastos de
cada departamento deben planificarse y controlarse en forma separada.
Para los propósitos tanto de los presupuestos como de la contabilidad
de costos, los gastos indirectos de fabricación crean los dos siguientes
problemas:
Control de los gastos de producción, o gastos indirectos de
fabricación.
Asignación (y/o prorrateo) de los gastos indirectos de fabricación entre
los productos manufacturados (costeo de productos).
Estos dos problemas demandan diferentes soluciones. A menudo se
les mira como un solo problema, lo cual limita un tanto el carácter utilitario de
la solución. La diferencia entre ambos problemas es crucial en cuanto
concierne a la asignación a los departamentos de producción tanto de los
costos indirectos de los departamentos de servicio como de otros gastos de
la fábrica.
Control de los Gastos Indirectos de Fabricación. Para controlar los
gastos indirectos de fabricación, deben considerarse gastos "limpios", esto
es, los gastos directos únicamente, con exclusión de todo gasto asignado (o
prorrateado). Es preferible que el uso del servicio que el uso del servicio sea
controlado sobre la base de las unidades de servicio, más que sobre la base
de su costo.
Costo De Productos. Para planificar el costo de los artículos a
producir, es necesario que todos los costos de gastos indirectos de
fabricación sean asignados a la producción. El control de los costos y el
costeo de productos, se resuelven usando un enfoque diferente para cada
propósito. Los costos se acumulan y se informan, para efectos de control,
antes de ninguna asignación, después sigue el costeo de productos,
empleando procedimientos de asignación o distribución de costos.
Para efectos del plan de utilidades de corto plazo, el presupuesto de
los gastos generales de producción incluye un presupuesto de gastos para
cada departamento en la fábrica, siguiendo las clasificaciones de gastos que
se usan en el departamento de contabilidad de costos. La seguridad con la
que puedan elaborarse los planes de gastos dependen de: 1) la confiabilidad
de los registros contables y 2) la seriedad de la actitud de la administración
hacia la planificación de los gastos.
Al igual que con la mayoría de los subpresupuestos, es conveniente
disponer de estimaciones de los gastos de producción, preparadas por los
gerentes de manufactura. El gerente de cada centro de responsabilidad debe
ayudar en la preparación de los presupuestos de gastos.
Planificación de los Gastos de Administración
Según Rodríguez (1993):
Son gastos de administración todos los gastos que no sean de producción ni de distribución, y los mismos se incurren en los centros de responsabilidad que proveen supervisión y servicio a todas las funciones de la empresa, más que ejecutar ninguna función en particular. (p.98)
En virtud de que una gran parte de los gastos de administración son
más bien de carácter fijo que variable, persiste la idea de que no pueden
controlarse.
Es común encontrar gastos de administración cuyos montos
exagerados quedan justificados cuando miden por el volumen de negocios
realizados. Los gastos generales y administrativos se encuentran más bien
cercanos a la alta gerencia y por lo tanto, existe una firme tendencia a
soslayar su verdadera magnitud y sus efectos sobre las utilidades.
Es recomendable basar los gastos de administración presupuestados
en planes y programas específicos. Resulta útil la experiencia pasada,
ajustada según los cambios que se contemplan en la política de la
administración y en las condiciones económicas generales. Dado que la
mayoría de los gastos de administración son fijos, un análisis de los registros
históricos con frecuencia proporciona una base sólida para su presupuesto.
El concepto de los presupuestos flexibles de gastos no ha tenido una
aceptación general para el control de los gastos de administración, pero rara
vez existe una razón práctica para no aplicar dicho concepto a esta clase de
gastos. El hecho de que la mayoría de los gastos de administración sean
fijos, simplifica la aplicación de los presupuestos flexibles.
Pronóstico del Número de Empleados. En las funciones ajenas a la
producción el renglón de gastos quizá más importante en un negocio es el de
los sueldos y salarios. Algunas compañías han desarrollado procedimientos
formales para la proyección y control de tales gastos. Estos métodos se
conocen como algoritmos de pronóstico del número de empleados.
El algoritmo del número de empleados es sencillo, fácil de entender y,
a la vez, realista. Los gerentes pueden usarlo para medir eficazmente la
productividad en áreas ajenas a la producción, incluyendo la ingeniería de
investigación de los mercados de consumidores y de la investigación técnica
de mercados. El enfoque básico de los algoritmos de pronosticación es un
promedio ponderado de los indicadores pronosticados, dividido entre sus
metas.
Normas Iso
La palabra norma significa literalmente regla que se debe seguir o que
se deben ejecutar las operaciones. Por consiguiente normalización significa
el regularizarse o poner en orden una materia, ya sea la forma, la dimensión,
la presentación, el método de fabricación, el color, etc.
La normalización tiene por objeto establecer una serie de reglas,
directrices, o normas, destinadas a especificar, unificar y simplificar las
características de los elementos que intervienen en multitud de aplicaciones
científicas y tecnológicas.
Simplificar: seleccionar los elementos que reúnan las características
más convenientes, y racionalizarlas al máximo, a fin de obtener
formulaciones más sencillas y procedimientos de fabricación más
aconsejables y a menor coste.
Especificar: definir los materiales, dimensiones, entre otros; A fin de
evitar todo error sobre su identidad. Esta identificación conduce a precisar la
terminología y nomenclatura de los productos, incluyendo la determinación
de los métodos de comprobación que regulan la calidad de los mismos.
Unificar: adoptar las medidas necesarias para favorecer la
íntercambiabilidad de los productos, reduciendo la gama de productos
fabricados.
Algunas ventajas que lleva consigo la aplicación correcta de la
normalización son las siguientes:
Para el Productor:
1. Disminuye el volumen de materiales y productos almacenados.
2. Reduce el número de tipos a fabricar y los utillajes a emplear.
3. Simplifica el trabajo y aumenta el rendimiento.
4. Simplifica el diseño, y provoca una reducción de los tiempos de fabricación
y de los costes de producción.
Para El Distribuidor:
1. Facilita un vocabulario exacto que agiliza los pedidos, entregas y
controles.
2. Elimina o reduce en gran medida los productos rechazados por los
clientes.
Para El Consumidor:
1. Ofrece garantías precisas de calidad, regularidad, seguridad e
íntercambiabilidad.
2. Permite que la formulación en los pedidos se haga de una manera mucho
más fácil.
Para la Economía en General:
1. Permite la mejora de la producción en calidad y en cantidad.
2. Aumento de la productividad.
3. Mayores posibilidades de venta de los productos, tanto en los mercados
nacionales como internacionales.
4. Facilita el entendimiento entre la oferta y la demanda.
La ISO es una federación mundial de organismos nacionales de
estandarización, con carácter no-gubernamental, creada en 1947 y a la cual
están asociados, actualmente, 130 países. En el caso de Chile, la calidad de
miembro oficial ante la ISO, la ejerce el INN. Los miembros ISO tienen
derecho a participar y ejercer su derecho de voto en los distintos Comités
Técnicos de la ISO.
Objetivos: Promover el desarrollo de estándares internacionales, para
facilitar el intercambio de bienes y servicios.
Los estándares internacionales son acuerdos voluntarios en diversos
campos (p.e. para el procesamiento de información, embalaje, servicios
financieros) que se aplican a todos los sectores de la industria, mejorando la
transparencia de los mercados.
NORMAS INTERNACIONALES DE CALIDAD (ISO)
Se clasifican en diferentes series:
Serie 9000: Dentro de la versión 1994 se encuentran las siguientes:
9001: Modelo para el aseguramiento de la calidad en el diseño, el desarrollo,
la producción, la instalación y el servicio posventa.
9002: Modelo para el aseguramiento de la calidad en la producción, la
instalación y el servicio posventa.
9003: Modelo para el aseguramiento de la calidad en la inspección y en los
ensayos finales.
9004: Modelo de gestión de la calidad y elementos del sistema de calidad.
Aclaratoria: Estas normas son genéricas e independientes de un
determinado sector industrial o económico. Serie 14000: Dentro de ella se
encuentra la siguiente:
El contenido de dichas normas establece un “modelo de
aseguramiento de la calidad en el diseño, el desarrollo, la producción, la
instalación y el servicio posventa”, tanto de productos como de procesos.
La versión 1994 de la norma contiene 20 (veinte) requisitos que
definen qué elementos debe contener un Sistema de Calidad, pero no tiene
como finalidad imponer la uniformidad de los distintos sistemas de calidad
existentes.
El diseño y la implementación de un Sistema de Calidad está
influenciado por las diversas necesidades de una empresa, sus objetivos
particulares, sus productos y servicios suministrados, y sus procesos y
prácticas específicas utilizadas.
La norma es flexible en cuanto a su estructura, debido a que puede no
ser adoptada en la forma establecida, agregando o eliminando ciertos
requisitos del Sistema de Calidad. La ventaja principal de dicha norma es
que facilita la adaptación y la selección del modelo apropiado de
aseguramiento de la calidad entre las distintas versiones mencionadas.
2.3. Bases Legales
En esta parte de la investigación se analizaran algunos aspectos
legales relacionados con los gastos a nivel institucional.
En primer término la Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público (2005) la cual en su Artículo 12 sostiene que: “Los
presupuestos públicos comprenderían todos los ingresos y todos los gastos,
así como las operaciones de financiamiento sin compensaciones entre sí,
para el correspondiente ejercicio económico financiero” (p.8)
En este contexto se destaca que los gastos cualquiera sea su
naturaleza deben estar incluidos o comprendidos en el presupuesto de la
institución en este caso de la Fundación del Niño.
El mismo instrumento legal en su Artículo 14 establece que:
Los presupuestos públicos de gastos contendrán los gastos corrientes y de capital, y utilizarán las técnicas más adecuadas para formular, ejecutar, seguir y evaluar las políticas, los planes de acción y la producción de bienes y servicios de los entes y órganos del sector público, así como la incidencia económica y financiera de la ejecución de los gastos y la vinculación de éstos con sus fuentes de financiamiento. Para cada crédito presupuestario se establecerá el objetivo específico a que esté dirigido, así como los resultados concretos que se esperan obtener, en términos cuantitativos, mediante indicadores de desempeño, siempre que ello sea técnicamente posible. (p.9)
Por lo que en la institución todos los gastos a realizar deducibles del
capital de la institución debe ser registrados en el presupuesto de gastos, en
el mismo se estipulará además el objetivo específico del mismo, a que va
dirigido el gasto, entre otros aspectos.
Por su parte, el Artículo 16 de la LOAFSP establece que:
Sin perjuicio del equilibrio económico de la gestión fiscal que se establezca para el período del marco plurianual del presupuesto, los presupuestos públicos deben mostrar equilibrio entre el total de las cantidades autorizadas para gastos y aplicaciones financieras y el total de las cantidades estimadas como ingresos y fuentes financieras. (p.10)
Infiriendo de lo anterior, se deduce que en una empresa o institución
debe existir un equilibrio entre los ingresos y los gastos con la finalidad de
no generar pérdidas.
En este ámbito el Artículo 33 de la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público (2005) establece que: “Los presupuestos de los
entes descentralizados funcionalmente comprenderán sus ingresos, gastos
y financiamientos” (p.18)
En este contexto en la Fundación del Niño como institución
descentralizada posee su propio presupuesto donde se registran de manera
ordenada y sistémica los gastos, así mismo se debe poseer una partida
donde se registren posibles gastos a encausarse por concepto de
funcionamiento u operación.
Finalmente en el Artículo 39 de la ley se indica que: “En los
presupuestos de gastos: a) Eliminará los créditos presupuestarios que no
deben repetirse, por haberse cumplido los fines para los cuales fueron
previstos” (p.21).
Por lo que en lo concerniente a los gastos no se toman en cuentan
que los fondos de los mismos provengan de créditos presupuestarios
otorgados por el Ejecutivo Nacional.
En cuanto al Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público (2005) en su artículo 6 indica que:
A los efectos de la clasificación económica de los egresos, constituirán gastos de capital, los realizados con cargo a los créditos previstos en las diferentes categorías presupuestarias, dirigidos tanto a la inversión directa, conformada por la formación o aumento de la formación bruta del capital fijo, la inversión financiera, el incremento de existencias……………. (p.3)
En este sentido, según lo establecido los gastos operativos se
constituyen en gastos de capital, cargados según la categoría programática
respectiva.
2.4. Definición de Términos Básicos.
Actividad
Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad
(Diccionario Larousse Ilustrado, 2003, p.18)
Categoría programática cuya producción es intermedia y, por tanto, es
condición de uno o varios productos terminales. Representa la acción
presupuestaría de mínimo nivel e indivisible a los propósitos de la asignación
formal de recursos, que no origina directamente un bien capital (Asociación
Venezolana de Crédito Público, 1987, p. 153).
Control
Es la medición de los resultados actuales y pasados en la relación con
los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir y formular
nuevos planes (Maddock, 1994, p 102).
Cotizaciones
Descuento que realiza el seguro social a los asegurados. (Def. Op.)
Gastos
Aplicación directa o indirecta de los ingresos a la satisfacción de las
necesidades. (Diccionario Enciclopédico Planeta, 1992, Pag. 80).
Estrategia
Curso de acción que genera alternativas que muestran la dirección y empleo
general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las
condiciones más ventajosas. (Crosby, 1990, p.9).
Institución
Máxima organización formalizada de centros de gestión productiva, que tiene
una responsabilidad unitaria en todo proceso presupuestario, ante quien
jurídicamente aprueba su presupuesto (Asociación Venezolana de
Presupuesto Público, 1987, p. 151).
Organización
Es una institución pública o privada, nacional o trasnacional, con fines o no
de lucro (Martín Álvarez, 1999, P.137).
Políticas
Una política es el conjunto de lineamientos directivos relacionados con un
tema en particular. El propósito real de las políticas en una organización, es
simplificar la burocracia administrativa y ayudar a la organización a obtener
utilidades. (Martín Álvarez, 1999, P.28).
Procedimientos
Es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o
mas personas realizan un trabajo. Los procedimientos que se usan dentro de
una organización, generalmente son informales y los podemos observar
fácilmente a través de las costumbres y hábitos de las personas. (Martín
Álvarez P.138).
Sistema de Gestión Administrativo
Aquella parte del sistema de gestión global que incluye la estructura
organizativa, las actividades de planificación, las responsabilidades, las
prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar,
implementar, realizar, revisar y mantener la política administrativa.
(Rodríguez A., 1993, p.18)
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
En este capítulo se estudian los aspectos relacionados con el Tipo de
Investigación, Diseño, Población y Muestra, Sistema de Variables, Técnicas
e Instrumentos de Recolección y Técnica de Análisis Estadístico.
3.1. Tipo de Investigación.
El tipo de investigación se enmarca en la modalidad descriptiva, la
misma esta orientada fundamentalmente, a dar respuestas a las
interrogantes que se plantean en el estudio. Esta modalidad se dirige a
determinar y describir la naturaleza de una situación, tal como existe en el
momento de estudiarla.
Este tipo de investigación trabaja sobre realidades concretas y su
característica fundamental es la de presentar una interpretación correcta de
los hechos. En apoyo este tópico Sabino (1999), afirma que: “comprende la
descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual
composición por procesos de los fenómenos”. (p. 91).
Este tipo de investigación consiste fundamentalmente en ofrecer una
variedad de aspectos caracterizadores del problema en estudio los cuales se
presentan en una forma teórica y explicativa, con la finalidad de Analizar del
Proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundación del Niño Bolívar.
3.2. Diseño de la Investigación
El diseño de la investigación es de campo y constituye un plan
estructurado de acción que en función de unos objetivos básicos esta
orientado a la obtención de datos relevantes a los problemas e indicadores
planteados.
El diseño de investigación de campo se explica según el criterio de
Hernández y Otros (1996), como:
La estrategia metodológica que permite evaluar de manera adecuada las relaciones entre las variables, es decir, el diseño le indica al investigador que observaciones hacer, cómo hacerlas y cómo analizar los datos que representan tales observaciones (p. 53).
A partir de esta explicación el diseño de campo se estudia como parte
de un proceso investigacional ligada entre sí con el método científico que es
precisamente la sucesión de pasos requeridos en la investigación para
comprobar o desaprobar la hipótesis vinculada al objeto de estudio.
3.3. Población y Muestra
3.3.1 Población
La población se define a través del universo que es objeto de estudio
en este sentido constituye según Handam (1986): El conjunto de unidades
físicas u objetos a los cuales se les mide una o más características
constituyen el universo pudiendo obtenerse diferentes poblaciones de
características distintas. (p. 27)
En el caso particular de este estudio la población se considera de (74)
empleados que laboran a nivel administrativo en la Fundación del Niño
Bolívar distribuidos de la siguiente manera:
Departamento Nº de Empleados
Dirección Ejecutiva
Dirección Técnica
Dirección de Desarrollo Institucional
Dirección Planificación y
Presupuesto
Dirección Administración y Finanzas
Dirección de Control Interno
3
4
12
10
15
10
Total 54
Fuente: Fundación del Niño Bolívar (2006)
3.3.2 Muestra
Para la muestra se tomará la población total de 74 empleados por ser
finita y de fácil manejo de acuerdo a Bavaresco (1994) por su
representatividad, posibilidad de medición, precisión, costo reducido y
rapidez en el análisis de los datos. (p. 71)
Sobre la base de este planteamiento, dado el carácter finito,
manejable y accesible de la población no se considerará pertinente
seleccionar una muestra, por lo que se aplicará el criterio de emplear
instrumento de recolección de datos para todos los elementos de la
población.
3.4. Variable en Estudio.
La variable en estudio es:
Proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundación del
Niño Bolívar
Es el proceso mediante el cual se canalizan los aspectos referentes a
los gastos por concepto de enseres de oficina, viáticos, sueldos y salarios,
consumo de energía eléctrica para el funcionamiento de la Fundación del
Niño Bolívar.
3.5. Operacionalización de las Variables.
Variable Nominal Variables Reales Variables Operacionales
Proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundación del Niño Bolívar
Tipos de gastos operativos que presenta la Fundación del Niño Bolívar.
Procedimientos administrativos realizados para el control de gastos operativos en la Fundación del Niño Bolívar.
– Salarios– Consumo de
Energía Eléctrica
– Insumos de Oficina
– Viáticos (Alimentación y Transporte)
– Reparaciones menores
– Emisión de órdenes de compra
– Realización de Ordenes de servicios
– Requisición de Compras
– Requisición de Servicios
– Elaboración de solicitudes de pago
– Relación de cheques
– Registros de Facturas
– Informes Mensuales
Variable Nominal Variables Reales Variables Operacionales
Periocidad de los gastos operativos que presenta la Fundación del Niño Bolívar.
Fortalezas y debilidades del Proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundación del Niño Bolívar.
– Trimestral– Mensual– Semanal– Diario
Debilidades– Retardos en la
canalización de ordenes de compras y de servicios
– Extravíos de Facturas
– Exceso de Trámites burocráticos
– Falta de interrelaciones departamentales
– Demoras en la emisión de cheques por conceptos de pagos y prestaciones sociales
Variable Nominal Variables Reales Variables Operacionales
Fortalezas– Personal
capacitado en los procedimientos administrativos
– Participación en actividades de actualización concerniente a los tipos de gastos
– Gerencia Eficiente
3.6. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
En esta investigación el instrumento ha utilizar para la recolección de
información es tipo encuesta. En tal sentido Corrales (1996) lo define como:
método al medio o camino a través del cual se establece la relación entre el
entrevistador y el consultado para la recolección de datos y el logro de los
objetivos (p 60)
Como puede indicarse el método no es más que una guía, un modo
que se utiliza para recabar información y confrontarla con la teoría.
Así mismo, Sánchez (1994) define cuestionario como “lista de
preguntas estructuradas, mediante la cual se obtiene información de un
individuo o grupo de ellos” (p. 119). De acuerdo con el autor el cuestionario
es la formulación escrita de una serie de preguntas de un determinado
aspecto del problema que se investiga, que permite obtener la respuesta o
información escrita directamente de la fuente.
El cuestionario a aplicar a los empleados que laboran a nivel
administrativo en la Fundación del Niño Bolívar consta de preguntas cerradas
cuyos resultados serán analizados para la presentación de los resultados.
3.7. Validación del Instrumento
Para determinar si el cuestionario aplicado a la población objeto de
estudio, es pertinente y mide los objetivos definidos en el presente estudio,
se someterá el instrumento al Juicio de Expertos siendo revisado por un
especialista en Metodología.
3.8. Codificación de los Datos
Según el autor Tamayo, M. (1987) en relación a la codificación
destacó que:
La codificación es el procesamiento técnico mediante el cual los datos son caracterizados a través de códigos, los datos elaborados son trasformados en símbolos ordinarios numéricos, que pueden ser tabulados y contados, sin
embargo su transformación es automática y supone un juicio por parte del codificador.
La codificación es una actividad que se realiza en función de la
tabulación de los datos. En este sentido, la codificación consiste en asignar
números para cada ítems y letras correlativas a cada dimensión establecida
para cada indicador, los cuales representa.
3.9 Técnica de Análisis de Datos
Para el análisis de los instrumentos aplicado al personal autorizado se
utilizará el análisis porcentual. La formula a utilizar es la siguiente:
P = Fi x 100
N
Donde:
P = Porcentaje.
Fi = Frecuencia observada.
N = Total de observaciones.
100 = Constante.
3.10 Forma de Presentación de los Datos
La información recaudada se presentará en cuadros de distribución
de frecuencia absoluta y porcentual, las cuales reflejaran los resultados del
Cuestionario aplicado al personal autorizado.
El tipo de análisis que se utilizará para confrontar los resultados
obtenidos a cada variable es inferencial, ya que arrojará el contraste entre
los datos numéricos y la interpretación de las investigadoras.
BIBLIOGRAFÍA
Balestrini Acuña, Mirían. (2001). Como se elabora el proyecto de
investigación: (5ª. ed.). Caracas: BL Consultores Asociados.
Chiavenato, Idalberto. (2002). Administración de Recursos Humanos.(5ª.
ed.). Colombia: Mc Graw Hill Interamericana.
Esparragoza. E (2000) Manual de control de gasto operativos. Departamento
de distribución empresa Plumrose Latinoamericana. Sucursal Ciudad Bolívar.
Trabajo de grado no publicado
Hernández Sampieri, R., Fernández Collado, C., Baptista, P. (1998).
Metodología de La investigación (2ª. ed.). México: Mc Graw Hill
Interamericana Editores.
Koont, H (1985). Administración.8va edición ediciones. Mc Graw Hill.
Universidad Pedagógica Experimental Libertador
Méndez, Carlos. (1988). Metodología. México: Mc Graw-Hill Iberoamericana.
Sabino, Carlos. (2001). El Proceso de Investigación, Caracas: El Cid
Editores.
Universidad Pedagógica Experimental Libertador. (1998). Manual de
Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctórales.
Caracas: Autor.
Universidad Nacional Abierta. (1994). Técnicas de Documentación e
investigación: Estudios Generales I. Caracas: Autor.
Werther, W. y Davis, K. (2000). Administración de Personal y Recursos
Humanos. (5ª. ed.). México: Mc-Graw Hill Interamericana.
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMÓN RODRÍGUEZ
NÚCLEO BOLÍVAR – ESTADO BOLÍVAR
ENCUESTA APLICADA AL PERSONAL SOBRE EL PROCESO DE CONTROL DE GASTOS OPERATIVOS EN LA
FUNDACION DEL NIÑO BOLÍVAR
AUTORAS: GONZALEZ, GREY V.
MONTANA, NORAIMA.
Ciudad Bolívar, Marzo del 2006
PRESENTACIÓN
Estimado Empleado:
La encuesta que se le ha entregado tiene como finalidad conocer su
opinión acerca del PROCESO DE CONTROL DE GASTOS OPERATIVOS EN
LA FUNDACION DEL NIÑO BOLÍVAR
Su respuesta es de gran importancia para nosotras.
Anticipándole las gracias por su gentil colaboración.
Muy Atentamente,
Las Autoras
INSTRUCCIONES
La manera correcta de contestar el presente instrumento es la siguiente:
- Leer bien la pregunta antes de contestarla.
- Marque con una equis (x) la respuesta que considere correcta.
- No deje preguntas sin contestar.
- En caso de duda consulte a la persona que le este aplicando la encuesta
- La encuesta es anónima, no es necesario firmarla.
Gracias por su colaboración
I PARTE. Tipos de gastos operativos que presenta la Fundación del
Niño Bolívar.
1. ¿Según su consideración los pagos por concepto de Salarios son gastos
operativos?
Siempre ____________
Casi Siempre ___________
Algunas Veces __________
Nunca _________________
2. ¿Los costos por Consumo de Energía Eléctrica se catalogan como
gastos operativos?
Siempre ____________
Casi Siempre ___________
Algunas Veces __________
Nunca _________________
3. ¿Los costos de los Insumos de Oficina pertenecen presupuestariamente
a la categoría de gastos operativos?
Siempre ____________
Casi Siempre ___________
Algunas Veces __________
Nunca _________________
4. ¿Los gastos de los Viáticos (Alimentación y Transporte) de los
empleados se clasifican como operativos en la Fundación del Niño?
Siempre ____________
Casi Siempre ___________
Algunas Veces __________
Nunca _________________
5. ¿Las Reparaciones menores efectuadas a la infraestructura, materiales y
mobiliarios de la Fundación del Niño se clasifican como operativos en la
Fundación del Niño?
Siempre ____________
Casi Siempre ___________
Algunas Veces __________
Nunca _________________
II PARTE. Procedimientos administrativos realizados para el control de
gastos operativos en la Fundación del Niño Bolívar.
6. ¿En la Fundación del Niño se efectúan Emisión de órdenes de compra
por concepto de gastos operativos?
Siempre ____________
Casi Siempre ___________
Algunas Veces __________
Nunca _________________
7. ¿En la institución se realizan Órdenes de servicios de los gastos
operativos?
Siempre ____________
Casi Siempre ___________
Algunas Veces __________
Nunca _________________
8. ¿En la Fundación del Niño se efectúan Requisición de Compras de los
gastos operativos?
Siempre ____________
Casi Siempre ___________
Algunas Veces __________
Nunca _________________
9. ¿En la institución se realizan Requisición de Servicios por concepto de
gastos operativos?
Siempre ____________
Casi Siempre ___________
Algunas Veces __________
Nunca _________________
10. ¿En la institución elaboran solicitudes de pago de los gastos operativos
de la Fundación?
Siempre ____________
Casi Siempre ___________
Algunas Veces __________
Nunca _________________
11. ¿En la institución se lleva una Relación de cheques por concepto de
gastos operativos?
Siempre ____________
Casi Siempre ___________
Algunas Veces __________
Nunca _________________
12. ¿En la institución se efectúa el Registros de las Facturas por concepto
de gastos operativos?
Siempre ____________
Casi Siempre ___________
Algunas Veces __________
Nunca _________________
13. ¿En la institución se realizan Informes Mensuales de los gastos
operativos?
Siempre ____________
Casi Siempre ___________
Algunas Veces __________
Nunca _________________
III PARTE. Periocidad de los gastos operativos que presenta la
Fundación del Niño Bolívar.
14. ¿Con que periocidad se registran los gastos operativos que presenta la
Fundación del Niño Bolívar?.
Trimestral ___________
Mensual ___________
Semanal ___________
Diario ___________
IV PARTE. Fortalezas y debilidades del Proceso de Control de Gastos
Operativos en la Fundación del Niño Bolívar.
15. ¿Cuál de las siguientes Debilidades Usted considera que presenta el proceso de Control de Gastos Operativos en la Fundación del Niño Bolívar?
Retardos en la canalización de órdenes de compras y de servicios ________
Extravíos de Facturas _____________
Exceso de Trámites burocráticos _____________
Falta de interrelaciones departamentales _____________
Demoras en la emisión de cheques por conceptos de pagos y prestaciones
sociales _____________
16. ¿Cuál de las siguientes Fortalezas considera que presenta el proceso
de Control de Gastos Operativos en la Fundación del Niño Bolívar?
Personal capacitado en los procedimientos administrativos ______________
Participación en actividades de actualización concerniente a los tipos de
gastos _____________
Gerencia Eficiente __________