REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAINSTITUTO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO”

DIPLOMADO: COMPONENTE DOCENTEEXTENSIÓN SAN CRISTÓBAL

LOS SIETE HÁBITOS DE LA GENTE ALTAMENTE EFECTIVA

3er HÁBITO

Grupo 3º: Acevedo EduardoGómez JeffreyLandazábal BlancaRoa Armando Vázquez Yvanosky Villamizar María

San Cristóbal, Julio de 2013

LOS SIETE HÁBITOS DE LA GENTE ALTAMENTE EFECTIVA

“STEPHEN COVEY”

En el libro “Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva” de Stephen

Covey, se enumeran siete paradigmas dirigidos a convertir las personas en mejores

profesionales. Al respecto, el autor plantea una serie de ejemplos del día a día, a

través de los cuales se logra una comprensión sencilla y satisfactoria de ver las cosas,

como planificar y lograr cumplir nuestras metas a lo largo de la vida y nuestra carrera

profesional. Todo ello con un único fin, conseguir el éxito y trasmitirlo a los demás,

consiguiendo una vida estable y armónica en todos los sentidos: profesional,

económico, social, académico, ético y moral, sin dejar de lado a quienes comparten

nuestras vidas.

Por medio del libro “Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva”

podremos entender cómo alcanzar nuestras aspiraciones en la vida y como vencer los

obstáculos que se nos presenten para conseguir el éxito. El libro nos enseña a

conocernos a nosotros mismos, como son nuestras actuales percepciones de la vida y

lograr cambiarlas para mejor. Todo ellos centrado en el cambio de los paradigmas,

cambios en la manera de discernir, la forma de pensar y como apreciar nuestro

objetivo en la vida.

De manera tal, los “Siete Hábitos…” representan una forma efectiva de

fundamentar nuestro accionar en la vida, logrando con su cumplimento el éxito

personal y profesional. A través de estos siete hábitos lograremos resolver problemas

con efectividad, maximizando oportunidades y aprendiendo a integrar continuamente

otros principios en un continuo proceso de desarrollo creciente.

En efecto, el carácter de cualquier persona está constituido por sus hábitos,

siendo a partir de ellos que seamos efectivos o no. De esta forma un hábito constituye

la unión del conocimiento, la capacidad y el deseo de superación, en otras palabras, el

qué hacer, cómo hacerlo y el querer hacerlo. Son elementos necesarios para convertir

algo en un hábito de nuestra vida.

Bajo este contexto, los tres primeros hábitos tratan del “Autodominio”. Es

decir, están orientados a lograr el crecimiento de la personalidad propia. Los

siguientes tres hábitos tratan de las “Relaciones con los demás”: trabajo en equipo,

cooperación y comunicaciones. Finalmente, el séptimo hábito se refiere a la

“Renovación Continua”, que nos llevará a entender mejor los hábitos restantes.

3º Hábito: “ESTABLEZCA PRIMERO LO PRIMERO”

El tercer hábito constituye el fruto personal, la realización práctica del primer

hábito (tú eres el creador) y el segundo (la creación mental).

El tercer hábito es la segunda creación, la creación física, es la puesta en

práctica incesante, momento a momento. Se fundamenta en distribuir nuestro tiempo

sobre la base de prioridades:

Hay que organizar el tiempo sobre la base de cuatro cuadrantes:

Urgentes,

No urgentes,

Importantes y

No importantes.

PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN PERSONAL

El tercer hábito es el fruto personal, la realización práctica del primero y el

segundo.

1. El Primer Hábito señala: "Tú eres el creador, tú estás a cargo de todo". Se basa

en los cuatro privilegios humanos de la imaginación, la conciencia moral, la

voluntad independiente y en particular la autoconciencia.

2. El Segundo Hábito es la creación primera o mental. Se basa en la imaginación

(la capacidad para visualizar) y en la conciencia moral (que es la capacidad para

detectar nuestra propia singularidades y las directrices personales, morales y

éticas que nos permiten llevarla felizmente a cabo). Supone el contacto profundo

con nuestros paradigmas.

3. El Tercer Hábito es la segunda creación, la creación física. Es la realización, la

actuación; es el ejercicio de la voluntad independiente. Es la puesta en práctica

incesante, momento a momento. El tercer hábito es administrar la segunda

creación.

El primero y segundo hábitos son absolutamente esenciales y prerrequisitos

del tercero. El tercer hábito es la práctica de una autoadministración efectiva.

Recuérdese que la administración es claramente distinta del liderazgo.

El liderazgo es primordialmente una actividad que absorbe su energía del

cerebro derecho. Tiene mucho de arte y se basa en una filosofía. Cuando se afrontan

problemas de liderazgo, tiene que plantearse los interrogantes últimos de la vida. Pero

una vez abordados esos problemas, después de haberlos resuelto, tiene que

administrarse con efectividad para crear una vida congruente con sus respuestas.

Si uno no está en la «selva correcta», la capacidad para administrarse bien no

supondrá una gran diferencia. Pero si uno está en la selva correcta, la diferencia será

radical. De hecho, la capacidad para administrar bien determina la calidad e incluso la

existencia de la segunda creación. La administración es la fragmentación, el análisis,

la secuencia, la aplicación específica, el aspecto

cerebral izquierdo.

Las respuestas a las siguientes preguntas

le serán útiles cuando empiece a trabajar con el

tercer hábito.

Pregunta 1: ¿Qué puede hacer usted, que

no esté haciendo ahora y que, si lo hiciera

regularmente, representaría una tremenda

diferencia positiva en su vida personal?

Pregunta 2: ¿Qué produciría resultados similares en su vida profesional o en su

empresa?

LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La administración del tiempo puede resumirse en una sola frase: Organizar y

ejecutar según prioridades. En un concepto de administración podemos decir que

nuestro tiempo lo dedicamos a cuatro bloques de actividades, como muestra la matriz

siguiente:

Urgente significa que se necesita una atención inmediata, casi al instante. Las

materias urgentes son por lo general muy visibles, reclaman acción pero

generalmente carecen de importancia.

La Importancia por otra parte, tiene que ver con los resultados. Si algo es

importante, realiza una aportación a nuestra misión, a nuestras metas de alta

prioridad.

Ante las materias urgentes, reaccionamos. Las cuestiones importantes que no

son urgentes requieren más iniciativa, más proactividad. Se requiere actuar para no

dejar escapar la oportunidad.

Cada cuadrante marca un estilo de vida, aunque es posible que todos en

alguna ocasión tengan experiencias de los cuatro cuadrantes:

Cuadrante I: Es urgente e importante. Tiene que ver con resultados

significativos que reclaman atención inmediata. Las actividades de este cuadrante

generalmente se denominan crisis o problemas. Y casi siempre agotan o

consumen a las personas.

Cuadrante III: Es urgente pero no importante. Las personas que están en este

cuadrante reaccionan ante las cosas urgentes suponiendo que son importantes.

Pero la realidad es que la urgencia de estas cuestiones a menudo se basa en las

expectativas y prioridades de otras personas.

Cuadrante IV: Es no importante y no urgente. Las personas que se centran en

actividades de este cuadrante son irresponsables, dependen de otros, son

gobernados por apremios básicos y generalmente los despiden de sus empleos.

Cuadrante II: Es importante y no urgente. Este cuadrante es el corazón de la

administración personal efectiva. Las personas efectivas no se enfocan en

problemas sino en oportunidades.

Matriz de la Organización del Tiempo

La matriz de administración del tiempo, esquematizado abajo ayudará a

centrar el foco en la comprensión de la cuarta generación de la administración.

Se basa en que dedicamos nuestro tiempo a uno de los cuatro bloques de

actividades.

Urgente No Urgente

Imp

orta

nte

Cuadrante I Cuadrante II

Crisis:

Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen

Solución: Practicar el segundo hábito (Empiece con un fin en la mente)Resultados.

Estrés Agotamiento Administración de crisis Siempre apagando incendio

Prevención, actividades de Control PersonalConstruir relacionesReconocer nuevas oportunidadesPlanificación, recreaciónResultados.

Visión, Perspectiva Equilibrio Disciplina Control Pocas crisis

No

Imp

orta

nte

Cuadrante III Cuadrante IV

Interrupciones, algunas llamadasCorreos, algunos informesAlgunas reunionesCuestiones inmediatas, acuciantesActividades popularesResultados.Concentración en los plazos cortos• Administración de crisis• Carácter atento a la reputación• Considera que los planes no valen la pena• Se siente impotente, excluido• Relaciones muy frágiles o rotas

Trivialidades, ajetreo inútilAlgunas cartasAlgunas llamadas telefónicasPérdidas de tiempoActividades agradables

Resultados.• Ineficacia• Dejarse llevar

Total irresponsabilidad• Despido de los empleados• Dependiendo de otros o gobernado por apremios básicos.

HERRAMIENTAS DEL CUADRANTE II DE LA ADMINISTRACIÓN DEL

TIEMPO

El objetivo de la administración del cuadrante II consiste en organizar

nuestras vidas con efectividad, centrándonos en nuestros valores y en nuestra misión

personal. Y concentrándonos en lo importante y en lo urgente.

Un organizador del cuadrante II tendrá que satisfacer seis criterios

importantes:

1. Coherencia. Integridad entre misión y visión, roles y metas, prioridades y planes,

deseos y disciplina. Deberá tener el enunciado de su misión personal en un lugar

específico para poder remitirse constantemente a él.

2. Equilibrio. La verdadera efectividad requiere equilibrio y su herramienta tiene

que ayudarle a crearlo y mantenerlo.

3. Centrarse en el cuadrante II. El mejor modo de hacerlo es organizar la vida

sobre una base semanal. Luego de esto la clave es ordenar lo que esté en la

agenda por prioridades y esto ya es más fácil de hacer en el contexto de la

semana.

4. Una dimensión "humana". Usted necesita una herramienta que no sólo

distribuya el tiempo sino que tenga en cuenta las personas. En muchas ocasiones

lo establecido en la agenda depende o involucra a alguna persona.

5. Flexibilidad. Su herramienta de planificación tiene que estar construida en base a

sus necesidades para que realmente le sea útil.

6. Ser Portátil. Su herramienta tiene que ser portátil para que usted pueda llevarla

consigo en cada momento.

La organización del cuadrante II implica cuatro actividades clave:

1. Identificación de roles. Lo primero consiste en identificar los roles clave y

ponerlos por escrito.

2. Selección de las metas. Lo siguiente consiste en pensar dos o tres resultados

importantes que uno cree que tiene que lograr en cada rol durante la semana,

estas serán resultados como metas.

3. Programación temporal. Estableciendo actividades en horarios concretos es

la mejor forma de emplear su tiempo ya que podrá controlar mejor sus

tiempos y así alcanzar sus objetivos realizando todas las actividades que

necesita hacer.

4. Adaptación diaria. Se trata de un establecimiento de prioridades más flexible.

Algo importante que se tiene que tener en cuenta es que no se puede pensar en

términos de eficiencia cuando se trata de personas. Tienen sentimientos involucrados

en algunas ocasiones difícilmente controlables que pueden llegar a alterar totalmente

nuestra planeación o programa.

LA DELEGACIÓN

Si delegamos la responsabilidad a personas aptas y adiestradas podremos

dedicar nuestras energías a otras actividades importantes, lo que nos permite

avanzar y desarrollarnos.

Stephen Covey

Son muchos los que se niegan a delegar en otras personas porque les parece

que ello consume demasiado tiempo y esfuerzo y que ellos mismos pueden realizar

mejor la tarea. Pero delegar en otras personas con efectividad es tal vez la actividad

que por sí sola potencia más nuestra fuerza. La clave de la administración efectiva es

la delegación.

A la delegación es una "Victoria pública" porque involucra a otras personas, y

podría abordarse al tratar el cuarto hábito. Pero puesto que nos estamos centrando en

los principios de la administración personal, en este caso ponemos el enfoque en la

delegación desde el punto de vista de las aptitudes para la administración personal.

Cuando una persona trabaja con personas y sistemas para producir, esa persona

pasa a ser un administrador.

Un productor invierte una hora de esfuerzo y produce una unidad de resultados,

supongamos que sin pérdida de eficiencia.

Un administrador, por otra parte, puede invertir una

hora de esfuerzo y producir diez, quince o cien

unidades por medio de la delegación efectiva.

La administración consiste esencialmente en

cambiar el punto de apoyo de la palanca, y la clave de la

administración efectiva es la delegación.

Existen dos formas de delegación:

1. En recaderos.

2. En encargados.

La delegación en "recaderos" es muy típica de las personas que eran o son

productores. Cuando están en una posición más alta como supervisor siguen

trabajando, no son capaces de dejar a las personas a su cargo libres de hacer las cosas

porque temen que se vayan a equivocar.

En cambio, la delegación "en encargados" supone la comprensión clara y el

compromiso mutuo, acerca de las expectativas en las áreas de resultados deseados,

directrices, recursos, rendición de cuentas y consecuencias.

Supone la comprensión clara y el compromiso mutuo, desde el principio,

acerca de las expectativas en cinco áreas.

Resultados deseados. Crear una comprensión mutua y clara de lo que hay que

lograr, concentrándose en el qué y no en el cómo; en los resultados, no en los

métodos. Dedicar tiempo. Ser paciente. Visualizar el resultado deseado. Que la

persona lo vea, lo describa, que elabore un enunciado matizado de cómo será, y

que diga cuándo más o menos habrá de alcanzarlo.

Directrices. Identificar los parámetros dentro de los cuales debe operar el

individuo. Éstos serán los menos posibles para evitar la delegación de métodos,

pero entre ellos tienen que contarse algunas restricciones importantes. Identifique

las dificultados. Sea franco y honesto con su encargado y facilítele las claves

para hacer un trabajo efectivo.

Recursos. Identificar los recursos humanos, económicos, técnicos u

organizacionales con los que la persona puede contar para el logro de los

resultados deseados.

Rendición de cuentas. Establecer las normas de rendimiento que se utilizarán en

la evaluación de los resultados, y los momentos específicos en que esa

evaluación tendrá lugar.

Consecuencias. Especificar lo que sucederá, lo bueno y lo malo, como resultado

de la evaluación. Entre las consecuencias pueden contarse las recompensas

económicas, las recompensas psicológicas, las diferentes asignaciones de tareas y

los resultados naturales ligados a la misión general de la organización.

Si la delegación en encargados se realiza correctamente, ambas partes se

benefician y en última instancia se hace mucho más trabajo en mucho menos tiempo.

VICTORIA PÚBLICA

Paradigmas de interdependencia

Lo más importante de toda relación no

es lo que decimos o hacemos, sino lo que

somos. Y si nuestras palabras y acciones

derivan de técnicas superficiales de

relaciones humanas (la ética de la

personalidad) y no de nuestro núcleo interior (la ética del carácter), los otros sentirán

la duplicidad.

En nuestras relaciones con otras personas debe de estar incorporada la

confianza para que la comunicación sea fácil, escuchen nuestras ideas y poder ser

considerados como una opción.

A continuación se presenta una lista de seis sencillas acciones que ayudaran a

incrementar la confianza con las personas de su entorno:

1. Comprender al individuo. El secreto reside en conocer lo que a la otra persona le

gusta y hacerlo tan importante para uno mismo como lo es para la otra persona.

2. Prestar atención a las pequeñas cosas. Las pequeñas bondades y atenciones son

muy importantes. En una relación las cosas grandes son las cosas pequeñas.

3. Mantener los compromisos. Mantener un compromiso o una promesa es un

depósito de suma importancia, romperlos representa una grave ofensa.

4. Aclarar las expectativas.

5. Demostrar integridad personal. La integridad personal genera confianza y esto

trae muchos beneficios.

6. Disculparse sinceramente cuando comete un error. Se necesita mucha fuerza de

carácter para disculparse con rapidez y de todo corazón.

Fuente: LOS 7 HÁBITOS DE LA GENTE ALTAMENTE EFECTIVA. Stephen R. Covey. 1" ed. II" reirnp.- Buenos Aires. Paidós, 2003. www.capitalemocional.com