Análisis de procesos como herramienta para modificar los procesos de trabajoRådmannsnettverk Finnmark 8.11.2010

Ellen Karin Larsen, KS

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Gode prosesser betyr effektivitet og fornøyde kunder/innbyggere. Dårlige prosesser betyr derimot... -Peter Hidas, Computerworld

El modo en el que las organizaciones pueden crear su propio caracter y mejorar su competitividad es a través de procesos buenos y rentables.

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El proceso de trabajo como herramienta estratégica

• La cooperación y la colaboración son herramientas estratégicas de la organización para ser más eficientes y mejorar

• El mapa de procesos es una manera sistemática de determinar quién interaccionará, con qué y cómo

Un proceso es una serie de tareas de valor añadido que constituyen el servicio o producto requerido.

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Marco de trabajo

La organización y sus gestores deben ser conscientes de que la gestión de procesos requiere predisposición al cambio y deseo de cambiar.

Debe adquirirse conciencia de que la autoridad de la organización puede modificarse como consecuencia del proceso de cambio

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Framework forts.

• La gerencia determina qué procesos deben elegirse y quién será su facilitador/moderador.

• Los empleados de la organización/unidad que gestiona el proceso y otros colegas que participen en él serán invitados a describir qué hacen en el momento actual y qué propuestas de mejora recomendarían.

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Cuándo es útil revisar el proceso?

• En el desarrollo de la misión, visión y estrategia.• En el desarrollo de estructuras de gobierno.• Cuando se constituyen la plantilla y la gerencia de la organización• Desarrollando una percepción y un entenidimiento comunes de la

organización. • En la puesta en marcha de una buena comunicación, cooperación

y solución de problemas.• En los procesos de resolución de conflictos y de negociación• Cambiando la cultura corporativa• Movilizando a trabajar a la organización y a sus empleados.• Para grandes procesos de formación• Cuando la organización afronta nuevas demandas, retos,

reorientación y re-estructuración.• Tras finalizar proyectos• En el momento de la reorganización.• En el desarrollo y cooperación entre organizaciones

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12Los procesos se clasifican en 3 categorías:

1. Los informales y no documentados. 2. Los documentados pero que no se siguen. 3. Los que están tanto descritos como incorporados.

Hoy en día no se concibe desarrollar procesos sin la ayuda de los ordenadores.

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Diferentes tipos de procesos:

Procesos de gestión

Procesos básicos

Procesos de soporte

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Diferentes tipos de procesos:

Procesos de gestión

Procesos básicos

Procesos de soporte

Planificación general

Tratamiento político

Implementación Elaboración de informes

Vigilancia DesarrolloInformación

Salud y cultura Escuelas y jardines de

infancia

Cuestiones técnicas

Economía Personal Información HMS (HSE)

Contrataciones Tecnologías de la información

ArchivoLeyes

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1. Fase ”Cómo es”

2. Fase ”Cómo se quiere que sea”

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El proceso del proceso

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Ejemplo de un proceso básico:

Unidad de edificios y propiedades, áreas de trabajo:

- Administración de viviendas

- Servicio de notificación de acuerdos (limpieza)

- Proyectos de construcción

- Gestión, operación y mantenimiento de edificios municipales

Extractos de las minutas – Administración de viviendas:Hay ambigüedades en las responsabilidades de EBE, cuidado, bienestar y refugiados.. B. Convocar otra reunión para preparar las medidas.

(Resultado: Hicimos que todas las unidades implicadas describieran su percepción del procedimiento.)

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Kjerneprosess og støtteprosess

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Modelo de proceso futuro SFO

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Proceso de gestión:

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Proceso de gestión (cont.):

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Del ”C

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A nivel de cooperación municipal:

(1) Análisis completo de todos los municipios

– El ”cómo es” implementado en todos los municipios

– El ”cómo se quiere que sea” desarrollado a través de las explicaciones conjuntas de los municipios

Ventajas:• Alto grado de implicación /

sentimiento de propiedad• Letter implementation

Desventajas:

• Lleva mucho tiempo

(2) Punto de partida en un municipio– El ”cómo es” implementado en un

municipio– Validación llevada a cabo por las

autoridades municipales– El ”cómo será” desarrollado en

común con otros municipios

Ventajas:– Más rápido que el escenario 1

Desventajas:– Menor grado de implicación– Asume que los procesos son

razonablemente similares en los municipios

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Herramientas de productividad para el gobierno:”El nuevo eDiálogo de los niños” – Imagen conceptual del proyecto de la Dirección de Impuestos

Embarazo Primer nacimiento y selección de nombre

El niño en sociedad

Primer nombre

Certificado de

nacimiento

Servicios posibles en el nuevo diálogo de los niños:

Salud durante el embarazo

Complemento de maternidad

Prestación por

paternidad

Tarjeta de salud infantil

Solicitudes para

jardines de infancia

Solicitud de subvención

Complemento familiar

Notificación de paternidad

Notificación de nacimie

nto

Registro de vacunación

SYSVAK

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Caso de estudio de nacimiento– Parte 1 (Foco: Asistencia sanitaria y Registro nacional)

Antes del nacimiento:

•Deternimación de embarazo

•Seguimiento de salud durante el embarazo

•Médico de familia / la clínica envía la solicitud de lugar de nacimiento

•Médico de familia / la clínica realiza el cuidado prenatal regular

•Médico de familia / la clínica establece con el hospital las necesidades especiales

•Si la embarazada desempeña una labor peligrosa para el feto asesorar sobre la necesidad de cambiar el tipo de trabajo o solicitar una excedencia (consultándolo con la empleada). Enviar el formulario al NAV

Después del nacimiento:

•Visitas a domicilio del centro de salud cada 2 semanas.

•6 controles de la clínica durante el primer año. El niño dispone de su propio diario basado en los datos registrados localmente

•Reportar al Registro nacional de inmunización

Médico de familia del Servicio Municipal de Salud / Centro de salud / Matrona Salud (hospitales)

Solicitud de lugar de nacimiento

< papel >

Antes del nacimiento:

•Den gravide tildeles fødested (brev til gravid/fastlege/helsestasjon)

•Revisión del embarazo con ultrasonidos.

•Cualquier otro test acordado (amniocentesis)

•Contacto con el médico de familia/clínica para necesidades especiales

Después del nacimiento:

•Tarjeta de salud elaborada en el nacimiento con los registros durante el embarazo

•El informe de nacimiento se envía a la clínica

•La notificación de nacimiento se envía al Registro Médico de Nacimientos y al Registro Central de Población (DSF)

•Procesos internos variados del hospital

Informe de nacimiento

< papel >

Red de Salud noruega

Envío de mensaje electrónico DSF

Registro central de población (RCP)

Mensaje FNR (XML)

Notificación paterna < papel >

Notificación de paternidad (cuando el padre no está casado con la madre)

Certificado de maternidad y de persona pública <papel >

ASP / Centro de mediación hospitalario (propiedad de las autoridades regionales de salud)

Notificación de selección de nombre

(Requiere RCP)

< papel >

Mensaje (XML)

Recibo de vuelta (XML)

Registro Médico de Nacimientos (MFR)

•Acepta la notificación de nacimiento electrónica procedente del Servicio Noruego de Salud o bien en papel procedente del hospital.

•Emite el número de identificación y lo envía de vuelta a la Red de Salud Noruega (formato electrónico) o al hospital (en papel).

•Acepta el formulario de elección de nombre (papel) y registra el nombre del niño.

•Emite el certificado de nacimiento y lo envía a los padres (papel)

Certificado de nacimiento

< papel >

Número de nacimiento < papel >

Envío de mensaje electrónico MFR

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Solicitud de ayuda económica por embarazo

< papel >

Re

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(SY

SV

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)

Salud

< papel >

Diario de salud del niño

< solución electrónica local>

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El grupo de proyecto ha redactado propuestas acerca de cómo la cooperación y la coordinación entre agencias que tienen responsabilidades relacionadas con .... pueden ser mejoradas y desarrolladas.

Por medio de las descripciones de proceso para áreas de cooperación básicas el grupo describió cómo se lleva a cabo la interacción hoy, desde el punto de vista de lo que funciona y lo que no, y especificaron los factores de éxito que deben darse para conseguir mayor cooperación/colaboración.

El grupo de proyecto ha priorizado las siguientes colaboraciones/procesos de interacción: • …• …

Los procesos son priorizados sobre la base de que se consideran los que tienen mayor potencial de mejora en términos de calidad, economía y factibilidad.

Basándose en el mapa del proceso actual, el equipo de proyecto realizó un borrador de un nuevo proceso colaborativo. Por cada nuevo proceso, el grupo de proyecto también especificó las posibles consecuencias para empleados y usuarios, así como las consecuencias tecnológicas y económicas.

Procedente de un informe en el municipio de Eidskog:

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El objetivo de la organización es ….. (por ej. cambiar a la facturación electrónica)

El grupo de proyecto elaborará una propuesta de cómo la cooperación y coordinación entre los organismos que tienen responsabilidades relacionadas con… (la facturación electrónica) pueden ser mejoradas y más desarrolladas.

Por medio de las descripciones de proceso para áreas de cooperación básicas el grupo describió cómo se lleva a cabo la interacción hoy, desde el punto de vista de lo que funciona y lo que no, y especificaron los factores de éxito que deben darse para conseguir mayor cooperación/colaboración.

El equipo de proyecto proporcionará las áreas de prioridad para las colaboraciones/procesos de interacción

Los procesos deberían ser priorizados basándose en el criterio de tener el mayor potencial de mejora en términos de calidad, economía y factibilidad.

Basándose en el mapa del proceso actual, el equipo de proyecto realizó un borrador de un nuevo proceso colaborativo. Por cada nuevo proceso, el grupo de proyecto también especificó las posibles consecuencias para empleados y usuarios, así como las consecuencias tecnológicas y económicas.

Asignación a grupos:

-Fritt etter Eidskog kommune

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Rollebånd Caja de opciones

Caja de acciones

Documento

Procesos subyacentes