Présentation de la séquence didactique : Amélioration des ...
Amélioration de la distribution
Transcript of Amélioration de la distribution
1
Version finale
Amélioration de la distribution
jusqu’au dernier kilomètre en
Côte d’Ivoire
Programme Integrated Health Supply
Chain Technical Assistance (IHSC-TA)
Phase III – Préparation des pilotes de
distribution au dernier kilomètre
2
RAPPEL – Contexte et objectifs▪ Le pays souhaite atteindre une disponibilité de 95% des produits de santé au dernier kilomètre d’ici à 2020;
un Plan National Stratégique de la Chaine d’Approvisionnement (PNSCA) 2016-20 et une Feuille de Route
du PNDAP (2017-19) ont été élaborés pour atteindre cet objectif; 2 pilotes sont par ailleurs en cours de
lancement pour tester un nouveau modèle de distribution entre districts et ESPC
▪ Dans le cadre de la feuille de route du PNDAP, la phase I de l’étude, menée en janvier-février 2018, a consisté en
un diagnostic de la chaine d’approvisionnement – cartographie, évaluation de la performance
opérationnelle et financière, des forces et des défis – avec un focus sur le dernier km
▪ La phase II de l’étude, menée en mars-avril 2018, a visé, sur la base de cette phase I, à :
– Définir les grandes améliorations à apporter à l’approvisionnement au dernier km face aux défis identifiés
– Proposer différents modèles alternatifs d’approvisionnement mettant en œuvre ces changements, et des
critères de décision pour choisir entre ces modèles
– Proposer des renforcements aux pilotes prévus et/ou un nouveau pilote pour tester certaines
améliorations
▪ Dans la phase II de l’étude, des améliorations à la chaine d’approvisionnement au dernier km ont été proposées
sur des dimensions opérationnelles et catalytiques, notamment :
– Dimensions opérationnelles de la chaine :
▫ Portefeuille optimisé (liste disponibilité continue) dynamique et adaptée aux besoins réels
▫ Passage à un système institutionalisé de livraison sur tous les segments
▫ Maintien d’un objectif de livraison mensuelle à tous les niveaux, avec harmonisation des cycles de
commande NPSP et rapportage eSIGL dans l’immédiat
▫ Formalisation et systématisation de la logistique inverse et transverse, et intégration dans le
système de distribution, avec un financement dédié
– Dimensions catalytiques de la chaine :
▫ Prise en charge claire par une entité centrale du suivi et de la gestion de la performance au dernier km
et clarification du périmètre d’action de toutes les parties prenantes le long de la chaine
▫ Transfert à un professionnel (opérateur privé ou PGP) d’une partie des tâches logistiques au dernier
km effectuée par le personnel médical des ES (e.g. inventaires, détermination des quantités à livrer)
▫ Changement de culture dans le système via incitations financières et non financières (e.g.
financement basé sur la performance), formation et renforcement de l’exemplarité
▫ Adoption d’un système d’information intégré incluant notamment la commande et gestion de stocks
▫ Digitalisation jusqu’au dernier km, permettant l’accès aux données en temps réel à tous niveaux
▫ Augmentation de l’auto-financement avec un recouvrement plus systématique et suffisant des
marges au niveau pertinent et soutien financier dédié à la logistique au dernier km
Contexte et
objectifs
3
Grandes
questions
RESUME – Grandes questions de la phase III▪ Sur la base des recommandations de la phase II, la phase III vise à préparer le lancement de deux pilotes de
distribution au dernier km : un pilote basé sur les moyens du district et un pilote basé sur les capacités des
opérateurs privés. Les grandes questions auxquelles cette phase III s’attache à répondre sont donc les
suivantes:
– Quel est le modèle opératoire du pilote public et pilote privé?
– Quels sont les districts concernés par les deux pilotes?
– Quel est le portefeuille produits à disponibilité continue au niveau des ESPC?
– Quelle application digitale utiliser pour collecter les données lors de la visite des ESPC?
– Comment suivre et évaluer les pilotes?
– Quels budgets prévoir pour les deux pilotes?
– Comment préparer le déploiement national des deux modèles de distribution au dernier km?
4
RAPPEL – Diagnostic
Rappel des
grandes
conclusions
du diagnostic
▪ La disponibilité des produits est en général encore largement en dessous de l’objectif 2020 de 95% au niveau
périphérique, avec une performance variant de 50% à 80% en moyenne en fonction du niveau de la chaine
▪ Plusieurs chaines coexistent de manière parallèle ou autonome – e.g. chaines autonomes pour le PNMTN, les
produits de la transfusion sanguine ou les vaccins, chaines parallèles des ONG sur un grand nombre de produits
▪ Des financements importants sont engagés sur l’ensemble de ces chaines en dépit de leur performance –
estimés à >25mrd FCFA/an pour l’ensemble des chaines d’approvisionnement, dont >15Mrd FCFA/an pour le
dernier km; L’autofinancement par les marges bénéficiaires est limité – de 0% à 9-15% des coûts logistiques
du dernier km selon la chaine considérée
▪ 10 problèmes majeurs font obstacle à la performance des chaînes d’approvisionnement au dernier km sur les
dimensions opérationnelles et catalytiques :
– Dimensions opérationnelles de la chaîne :
▫ 1) Insuffisances quantitative et qualitative des espaces de stockage au district et à l’ESPC
▫ 2) Respect insuffisant du chronogramme de livraison par la NPSP et faible taux de satisfaction des
commandes
▫ 3) Insuffisance de mise en œuvre des directives pour la gestion des stocks (e.g. respect des seuils)
▫ 4) Collecte des produits par les ESPC au lieu de livraison par les districts – conditions de transport
inadéquates et surcoûts, quantité limitée transportée
▫ 5) Système entièrement basé sur la commande avec risques d’erreurs, de non respects des seuils, de
préférences produits de l’infirmier vs. patient (produits payants)
– Dimensions catalytiques de la chaîne :
▫ 6) Intégration incomplète de la chaine (e.g. CNTS, charge virale, PNN, MTN) d’où surcoûts et réplication
des inefficiences
▫ 7) Logistique gérée par le personnel médical dans de nombreux cas (e.g. CSR)
▫ 8) Insuffisance d’incitations à la performance ou systèmes de responsabilisation à tous les niveaux
▫ 9) Prévalence d’outils manuels et circulation de l’information insuffisante (état des stocks,
consommation) entre tous les niveaux
▫ 10) Manque de mécanismes de pérennisation financière, e.g. recouvrement de marges – et limitation du
financement dédié à la logistique au dernier km
5
RAPPEL – Amélioration des pilotes et nouveau pilote potentiel
Définition
d’un nouveau
pilote
Améliorations
potentielles
des pilotes
prévus
▪ Parmi les améliorations proposées (convictions fortes et dimensions à arbitrer) certaines peuvent être testées,
soit par des ajouts aux pilotes existants soit par un nouveau pilote
▪ Des améliorations potentielles de dimensions déjà couvertes par les pilotes prévus peuvent être mises en
place:
– Pilote SWEDD & PARSSI : Renforcement du suivi de la performance (e.g. rapportage hebdomadaire,
communication immédiate au niveau régional en cas de problème)
– Pilote SWEDD : Indexation des pénalités sur la gravité des manquements de l’opérateur (vs. pénalité
fixe); participation des PGP aux livraisons pour coacher le personnel des ESPC et effectuer les
supervisions
– Pilote PARSSI : Mécanisme d’incitation à la performance du district pour assurer sa responsabilisation
▪ De nouvelles dimensions peuvent également être testées par les pilotes prévus, e.g.:
– Allocation sur site avec réapprovisionnement des stocks lors de la livraison en fonction du niveau de stock
constaté et de la consommation depuis la dernière livraison
– Transfert de la propriété de stocks et responsabilisation des ESPC en passant à un système de vente au
comptant avec financement d’un stock initial
– Nomination d’une structure de gouvernance responsable du suivi quotidien des opérations et des indicateurs
de performance clefs
– Digitalisation de la collecte et la remontée de données des ESPC
– Incitation financière et/ou non financière à la performance du personnel logistique impliqué
▪ Pour tester des solutions adaptées aux causes-racines de la sous-performance dans un modèle encore plus
intégré, un pilote additionnel peut être envisagé pour tester le scénario #3 avec
▫ Maintien du parcours actuel mais livraison auprès des ESPC par un opérateur (public ou privé)
▫ Instauration d’un système de décision sur les quantités livrées basé sur un principe de
réapprovisionnement des stocks lors de la livraison en fonction du niveau de stock et de la
consommation depuis la dernière livraison
▫ Présence éventuelle du PGP du district lors de la livraison pour une supervision logistique des ESPC
▫ Opérateur ou PGP responsable de la collecte digitale et la remontée de données immédiate à tous
niveaux (e.g. tablette), avec intégration du système IT aux systèmes existants (e.g. eSIGL)
▫ Mise en place d’une structure de gouvernance responsable du suivi quotidien des opérations et des
indicateurs de performance clés (e.g. taux de disponibilité, volumes de ventes)
▫ Incitations financières ou non-financières à la performance des gestionnaires
▫ Autonomisation financière des districts et des ESPC (vente au comptant, compte en banque propre,
mise en place d’un stock produit initial et rachat des produits grâce aux ventes)
6
RESUME – Préparation des pilotes de distribution au dernier km (1/4)
Modèles des
pilotes
Choix des
districts
▪ 5 districts ont été choisis pour faire partie du projet pilote du modèle de distribution utilisant les capacités du district,
et 5 autres districts ont été choisis pour le pilote privé selon les critères définis suivants :
– Respect des régions bénéficiaires du projet SWEDD ;
– Comparabilité de la taille des districts en nombre d’ESPC entre les 2 modèles testés ;
– Représentativité par rapport à la distance moyenne entre les ESPC des districts sanitaires ;
– Comparabilité de l’activité des districts sur la base du chiffre d’affaires moyen par livraison par ESPC entre
les 2 modèles testés.
▪ Districts retenus pour le modèle public: Bouna, Nassian, Tanda, Sinfra et Zuenoula
▪ Districts retenus pour le modèle privé: Ferkessedougou, Ouangolodougou, Issia, Minignan, et Touba
▪ Suite aux recommandations de la phase II, il a été décidé d’adapter les deux pilotes de distribution au
dernier km existants pour adresser les défis identifiés lors du diagnostic. Ainsi, deux modèles de
distribution des produits de santé jusqu’au dernier kilomètre seront mis en œuvre ; (i) l’un basé sur les
capacités logistiques de distribution du district, (ii) l’autre expérimentant l’externalisation de la distribution par un
prestataire privé. L’élimination des risques de rupture de stock repose sur 5 dimensions :
– La définition d’un portefeuille de produits optimisé au niveau des ESPC sélectionnés pour le pilote ;
– Des flux de produits en « push » (livraison) et de fréquence harmonisée pour l’ensemble des produits : les
livraisons ont lieu une fois par mois, depuis les districts vers les ESPC selon un chronogramme de distribution
établi ;
– La « réquisition » : dans ce processus, le PGP/le pharmacien de district ou PGP du prestataire privé
coachera l’agent de l’ESPC sur les bonnes pratiques de stockage, l’inventaire, et la préparation des
commandes. La détermination des quantités de produits à commander pour la prochaine livraison sera menée
conjointement entre le PGP ou le pharmacien et l’infirmier de l’ESPC lors des livraisons ;
– La gouvernance sera menée par les régions et par le PNDAP pour le monitoring des opérations et le suivi de
la performance ;
– La digitalisation de la collecte des données liées à la distribution au dernier kilomètre :
▫ La mise en place d’outils digitaux de collecte de données et de suivi de la performance avec une
collecte numérique de données par le PGP ou le pharmacien du district pendant les réquisitions ;
▫ Le maintien des formats papier au niveau des ESPC pour certains outils comme les fiches de stocks, les
registres d’inventaire, le cahier de réclamations retour etc
– Afin de minimiser les coûts opérationnels, la livraison « push » et la réquisition seront effectuées en même
temps. La livraison et la réquisition seront effectuées par les PGP / pharmaciens du district ou par le PGP du
prestataire privé, qui se rendra dans chacun des ESPC du district en compagnie d’un chauffeur-convoyeur.
7
RESUME – Préparation des pilotes de distribution au dernier km (2/4)
Budgétisation
▪ Un exercice de budgétisation a été effectué afin d’estimer les coûts de mise en œuvres des pilotes. Cette
budgétisation comprend les coûts de préparation des pilotes, des opérations (livraison et réquisition des pilotes),
ainsi que les coûts liés au monitoring, et au suivi et à l’évaluation.
▪ Il a dont été estimé que le pilote public coûterait 129 Mn FCFA et le pilote privé coûterait 133 Mn FCFA
Identification
d’une
application de
collecte de
données
▪ Lors de la livraison et de la réquisition, une collecte de données sera effectuée de manière digitale sur une
tablette qui sera remise au PGP/Pharmacien coach du district ou du prestataire privé. Le choix de cette
application a été fait pour atteindre deux objectifs :
– Facilité d’utilisation pour le coach : collecte de données devant être rendue intuitive par l’application, même
sans connectivité internet
– Facilité de rapportage:
▫ Récupération des données collectées devant être intuitive
▫ Idéalement, possibilité de générer des rapports automatiques pour réduire le temps de travail manuel
▪ La méthodologie de choix de l’application digitale
– Recherche de solutions populaires ou utilisées dans des contextes similaires
– Filtrage des solutions sur 5 critères (prix, fonctionnement hors ligne, export / visualisation des résultats,
facilité de construction du formulaire, et souplesse technique (e.g., GPS, image, signature, logique))
– Test de prototypes des solutions retenues (4 applications ont été testées)
– Création du formulaire final
▪ L’application Social Corps a été choisie pour effectuer une collecte de données lors de la livraison et la
réquisition
8
RESUME – Préparation des pilotes de distribution au dernier km (3/4)
Procédures
des pilotes
Suivi et
évaluation
▪ La livraison « push » et la réquisition seront effectuées en même temps chaque mois. La livraison et la
réquisition seront effectuées par les PGP ou pharmaciens du district dans le cas du pilote public et par le
PGP/pharmacien du prestataire privé dans le cas du pilote privé, qui se rendra dans chacun des ESPC de son
district en compagnie d’un chauffeur-convoyeur.
▪ Le chauffeur-convoyeur aura pour tâche d’apporter aux ESPC leurs commandes de produits pharmaceutiques ;
▪ Après réception de la livraison par le gestionnaire de l’ESPC, PGP ou pharmaciens du district dans le cas du pilote
public et par le PGP/pharmacien du prestataire privé dans le cas du pilote privé effectuera la « réquisition » avec
l’agent de l’ESPC. La réquisition consistera en un coaching sur les bonnes pratiques de stockage, sur l’inventaire et
la préparation de commande ;
▪ Enfin, PGP ou pharmaciens du district dans le cas du pilote public et par le PGP/pharmacien du prestataire privé
dans le cas du pilote privé collectera les données issues du coaching à travers un formulaire électronique.
▪ La conduite des activités se fera selon un chronogramme prédéfini par le district.
▪ Le suivi de la performance du modèle de livraison au dernier kilomètre sera effectué mensuellement à trois
niveaux :
– Par les gestionnaires des districts qui recevront les données collectées numériquement et par la suite
auront la tâche de compiler les commandes et les données des ESPC, de les analyser et de les vérifier
(par des appels téléphoniques / déplacements) auprès des gestionnaires des ESPC ;
– Par les pharmaciens de région, qui auront pour tâche de collecter les données mensuelles et de faire le
suivi des activités de distribution des districts.
– Le PNDAP/NPSP sera ultimement en charge de réunir les éléments d’évaluation de la performance issus
des régions, afin de rédiger des rapports synthétiques mensuels.
▪ Dans le cas du pilote privé, la NPSP aura aussi la tâche de collecter les données des districts afin de suivre
les activités des prestataires privés pour pouvoir effectuer les paiements.
▪ À la fin du pilote, une évaluation sera menée par des équipes du niveau central et par les pharmaciens de
région à l’aide d’une grille d’évaluation dans l’ensemble des districts impliqués dans le pilote, ainsi que quelques
ESPC dans chaque district
9
RESUME – Préparation des pilotes de distribution au dernier km (4/4)
Déploiement
national
▪ À la fin du projet pilote, il sera nécessaire d’évaluer chacun des deux modèles et de décider de quel(s)
modèle(s) déployer à l’échelle nationale, au vu de 3 critères (rapport coût / impact, faisabilité d’un potentiel
déploiement à l’échelle nationale, pérennité financière des modèles)
▪ Il sera également nécessaire d’apporter des ajustements aux modèles opératoires lors du déploiement,
afin de capitaliser sur les enseignements du projet pilote et d’alléger les procédures de suivi utilisées durant
le projet pilote
▪ Il est important d’échelonner le déploiement (en 3 vagues séparées de 4 mois) des modèles de
distribution au dernier km au niveau national afin s’assurer une mise en œuvre réussie
▪ Le financement du modèle nécessitera de dégager des ressources supplémentaires :
– Coût total de la distribution au dernier kilomètre estimé entre 2,0 et 4,4 Md FCFA par an en moyenne
selon le modèle retenu (e.g., modèle privé ou modèle public)
– Mais autofinancement au niveau des districts ne permettant de ne générer que 180 millions de FCFA
chaque année
– D’où nécessité d’explorer plusieurs leviers de financement internes et externes
▪ Une structure de gouvernance simplifiée devra être mise en place (e.g., maintien de la hiérarchie DS –
région – niveau central et suivi d’indicateurs d’activité et de performance)
▪ Au niveau organisationnel, le déploiement du modèle nécessitera de s’assurer de la disponibilité des
ressources humaines à tous les niveaux de la chaîne (i.e., analyste en central, PGP dans les DS…)
▪ À moyen terme, il sera nécessaire de réfléchir à la convergence entre les modèles de distribution au dernier
kilomètres et d’autres initiatives actuellement en cours (i.e., eLearning, autonomisation…)
1010
1. Contexte
2. Description des pilotes
11
Contexte et objectifs de l’étude
SOURCE: Document protocole de l’étude
Focus de ce document
Objectifs de l’étudeContexte
▪ Le Plan National Stratégique de la chaîne
d’approvisionnement (PNSCA) 2016-2020 vise à rendre
accessible 95% des produits de la santé à tous les niveaux de la
pyramide sanitaire d’ici 2020
▪ Des progrès substantiels ont été réalisés au cours de la
dernière décennie avec la modernisation progressive de la chaine
d’approvisionnement, mais la distribution jusqu’au dernier
kilomètre reste malgré tout problématique:
– La disponibilité des produits aux points de dispensation, ainsi
que la satisfaction générale des commandes restent faibles
pour de nombreuses familles de produits
– Une majorité des ESPC assurent leur propre
approvisionnement en médicaments avec des déplacements
district coûteux et par des moyens inadaptés au transport des
produits de la santé (transports publics, motocycles)
– Il existe plusieurs chaines de distributions parallèles
aboutissant aux points de dispensation et donc
potentiellement des inefficiences opérationnelles et financières
▪ Des initiatives portant sur la distribution au dernier kilomètre
ont été lancées récemment, dont :
– L’élaboration d’une feuille de route nationale sur laquelle de
nombreuses parties prenantes se sont engagées: PNDAP,
NPSP, USAID, UNFPA, Banque Mondiale
– La préparation et le lancement imminent de pilotes de
nouveaux modèles de livraison au dernier kilomètre par
les projets SWEDD et PARSSI
▪ Cependant, un diagnostic de la distribution au dernier
kilomètre et une évaluation des modèles de distribution n’ont
pas encore été effectués
▪ La finalité de cette étude est de résoudre les
problèmes de disponibilité des médicaments au
dernier kilomètre en Côte d’Ivoire
▪ Afin d’atteindre cet objectif, l’étude vise à:
▪ Effectuer un diagnostic factualisé de la
distribution au dernier kilomètre, notamment à
travers un recensement détaillé des chaines
d’approvisionnement existantes et un chiffrage de
leurs coûts actuels
▪ Développer 2-3 options intégrées de
transformation de la chaîne d’approvisionnement
jusqu’au dernier kilomètre:
– Evaluation détaillée et budgétisation des
options, incluant la logistique inverse, et la
faisabilité d’une implication du secteur privé
– Élaboration d’une grille de lecture pour
arbitrer entre options
▪ Dégager les implications organisationnelles de
l’option de transformation retenue, préparer et
lancer les pilotes de distribution si nécessaire
et/ou accompagner les pilotes en cours
1
2
3
1212
Messages clefs relatifs au contexte et aux objectifs du pilote
▪ Une performance peu satisfaisante de la chaîne d’approvisionnement au dernier kilomètre en
termes de disponibilité des produits et de coûts
– Disponibilité des produits comprise entre 50% et 80% selon les sources de données et les
produits
– Coût total de la chaîne NPSP compris entre 18 et 20 Mds FCFA par an
▪ Sur la chaîne d’approvisionnement au dernier kilomètre en particulier, identification de 10 problèmes
majeurs touchant les dimensions opérationnelles et catalytiques de la chaîne
▪ Lancement de 2 projets pilotes d’approvisionnement au dernier kilomètre visant à améliorer la
disponibilité des médicaments et à réduire les PPI
– Choix de tester deux modèles différents :
▫ Un pilote « public » reposant sur les capacités logistiques des districts, déployé dans 5
districts
▫ Un pilote « privé »1 ayant recours à des prestataires, déployé dans 5 autres districts aux
caractéristiques comparables (i.e., étendue…)
– Opérationnellement, projets pilotes reposant sur :
▫ La livraison « poussée » du district vers l’ESPC, à intervalles mensuels
▫ Une « réquisition » (e.g. du coaching) réalisée à l’occasion de la livraison
▫ La collecte numérique de données permettant de suivre de près les niveaux de stocks et de
respect des bonnes pratiques sur le terrain
▪ 10 questions ont été adressées pour préparer les pilotes
▪ Une gouvernance des pilotes à trois niveaux : district, région, et central, pour assurer le bon
fonctionnement des pilotes depuis leurs préparation jusqu’à leur évaluation
▪ Plusieurs actions à prendre dans le très court terme afin d’assurer le bon lancement des pilotes
1
2
3
1 Également désigné sous le terme de « modèle PPP »
4
5
6
13
RAPPEL DU DIAGNOSTIC – Performance sur le niveau de service des
chaînes d’approvisionnement selon les sources de données
SOURCE: Enquête SARA (OMS, 2016); enquête terrain PMP (PNDAP, 2017); Indicateurs de performance (NPSP, 2017); e-SIGL (NPSP, Jan-Dec2017)
1 Liste étendue = Liste des produits traceurs présents dans SARA + d'autres produits non-traceurs présents dans SARA et e-SIGL
Résultats obtenus pour les 3 indicateurs clefs de performance du niveau de service selon les différentes sources de
données utilisées
Enquête
PMP
Terrain
Base de
données
e-SIGL
Enquête
SARA
Données
NPSP
Disponibilité des
produits
Moyenne sur tous les
produits suivis
▪ Disponibilité au
dernier kilomètre
~50%
– Traceurs: 53%
– Liste étendue1:
56%
▪ Disponibilité de la liste
étendue chez les
clients de la NPSP
– Districts
sanitaires: 59%
– Points de dis-
pensation: 61%
▪ Disponibilité de la
liste étendue à la
NPSP: 80%
▪ Disponibilité au
dernier kilomètre:
~80%
▪ Disponibilité aux
districts: ~78%
Taux de satisfaction
des commandes
Moyenne sur toutes
les commandes n/a
▪ Taux de satisfaction
des clients de la
NPSP
– Satisfaction
exacte: 31%
– Satisfaction en
quantité: 35%
▪ Taux de satisfaction
des allocations entre
la centrale et l’agence
– Produits vitaux:
78%
– Autres références:
82%
▪ Taux de satisfaction
au dernier kilomètre:
~65%
▪ Taux de satisfaction
aux districts: ~69%
Respect des délais
de livraison
Moyenne sur toutes
les commandes n/a n/a
▪ Taux de respect des
délais de livraisons
des clients directs de
la NPSP
– Abidjan: 47%
– Intérieur: 54%
▪ Respects des délais
de livraison au
dernier kilomètre:
~48%
▪ Respect des délais
de livraison aux
districts: ~50%
1
14
RAPPEL DU DIAGNOSTIC – Performance financière des
chaînes d’approvisionnement
SOURCE: Comptes de la NPSP; compte du CNTS; GAVI; modèles d’estimations de coûts
Autofinancement du
coût logistique du
dernier km
Coût du dernier
kilomètre, mds FCFA/an
Coût total de la chaîne,
mds FCFA/an
Chaîne NPSP
Chaînes
paralèlles (MTN,
ONGs et PMOs)
Chaîne des
produits
sanguins
ESTIMATIONS
Chaînes des
vaccins (PEV
uniquement1)
Chaînes des
réactifs de test de
charge virale
Coût du dernier km /
valeur de produits
Marge bénéficiaire du
dernier km, mds
FCFA/an
1 Données indisponibles au moment de l’étude pour les vaccins INHP
18-20
1,3
9-10 ~2,7~1,5 ~0,5 >0,9
(y.c. ~5.6mds
FCFA de salaires)
(toute la chaine est
dernier km)
(toute la chaine est
dernier km)
(toute la chaine est
dernier km)
~30% ~11% ~15-25% n/a~140%
001,100,9-1,8
10-20% 0% 0% 0%0%
(y.c. ~5.6mds
FCFA de salaires)
(toute la chaine est
dernier km)
(toute la chaine est
dernier km)
(données
manquantes)
(produits gratuits) (produits gratuits) (produits gratuits)
25-45%
(revenus <50%
coûts logistiques)
(produits gratuits) (produits gratuits) (produits gratuits)(y.c. salaires)
(hors salaires)
1
15
Diagnostic ayant révélé 10 problèmes majeurs de performance des
chaînes logistiques au dernier km
Insuffisances
quantitative
et qualitative
des espaces
de stockage
au district
et à l’ESPC
Respect
insuffisant
du
chronogramme
de livraison par
la NPSP et
faible taux de
satisfaction des
commandes
Insuffisance de
mise en œuvre
des directives
pour la gestion
des stocks
(e.g. respect
des seuils)
Collecte des
produits par les
ESPC au lieu
de livraison par
les districts –
conditions de
transport
inadéquates et
surcoûts,
quantité limitée
transportée
Système
entièrement
basé sur la
commande
avec risques
d’erreurs, de
non respects
des seuils, de
préférences
produits de
l’infirmier vs.
patient
(produits
payants)
Intégration
incomplète de
la chaine (e.g.
CNTS, charge
virale, PNN,
MTN) d’où
surcoûts et
réplication des
inefficiences
Logistique
gérée par le
personnel
médical dans
de nombreux
cas (e.g. CSR)
Insuffisance
d’incitations à
la performance
ou systèmes
de
responsabilisati
on à tous les
niveaux
Prévalence
d’outils
manuels et
circulation de
l’information
insuffisante
(état des
stocks,
consommation)
entre tous les
niveaux
Manque de
mécanismes
de
pérennisation
financière, e.g.
recouvrement
de marges – et
limitation du
financement
dédié à la
logistique au
dernier km
6 7 8 9 10
Dimensions opérationnelles de la chaîne :
Dimensions catalytiques de la chaîne :
1 2 3 4 5
2
16
Au vu des problèmes identifiés lors du diagnostic, lancement de projets
pilotes ayant 2 objectifs clefs
Améliorer la disponibilité des
médicaments
▪ S’assurer que tous les ESPC
puissent répondre en temps réel
à la demande en médicaments
(réduire les ruptures
de stock, etc)
Réduire le taux de médicaments
inutilisables
▪ Assurer l’intégrité des
médicaments et réduire les
pertes (péremptions, dégâts, etc)
3
17
Deux modèles de pilotes de distribution au dernier km ont
été sélectionnés pour répondre aux enjeux identifiés
Modèles retenus durant
Le GTT du 15 mai
Modèles
Modèle 1
Livraison et réquisition
effectuées par les districts en
une seule boucle (livraison de
commande du mois précédent
au moment de la réquisition)
Contraintes
▪ Nécessité d’éclater les
circuits
▪ Augmenter les moyens
logistiques
▪ Mise à niveau de tous les
ESPC en termes
d’inventaires, etc
Inconvénients
▪ Livraison vers un nombre
limité d’ESPC dans la
journée
Avantages
▪ Possibilité de tester la
capacité entière des
opérateurs publics à
exécuter les pilotes
▪ Modèle a priori le moins
coûteux
▪ Pérennisation du modèle
Modèle 3 (non retenu)
▪ Livraison par un opérateur
privé
▪ Réquisition effectuée par le
district
▪ Nécessité d’éclater les
circuits de réquisition
▪ Mise à niveau de tous les
ESPC en termes
d’inventaires, etc
▪ Disponibilité
d’opérateurs privés de
livraison
▪ Coûts élevés
▪ Intérêt limité de tester les
opérateurs privés sur leur
capacité à livrer seulement
▪ Complexité opérationnelle –
moindre que modèle 3
(coordination entre
plusieurs parties prenantes)
Modèle 2
Livraison et réquisition
effectuées par les opérateurs
privés en une seule boucle
(livraison de commande du
mois précédent au moment de
la réquisition)
▪ Nécessité d’éclater les
circuits
▪ Mise à niveau de tous les
ESPC en termes
d’inventaires, etc
▪ Disponibilité des opérateurs
privés
▪ Livraison vers un nombre
limité d’ESPC dans la
journée
▪ Complexité opérationnelle
▪ Possibilité de tester la
capacité entière des
opérateurs privés à
exécuter les pilotes
▪ Alternative viables pour
districts à ressources
limitées
▪ Possibilité de paralléliser
les circuits
SOURCE: GTT
3
18
Les pilotes ont été développés afin d’adresser les défis majeurs de la
distribution au dernier km
Cata-
lytique
Trans-
port
Gouv.
et RH
Opéra-
tionnelA
B
b
Dimensions de design Choix dans le pilote Rationnel
Fréquencec Fréquence mensuelle Fréquence mensuelle
Méthode de détermination
des quantitésf
réquisition (coaching aux bonnes pratiques de
stockage, d’inventaire et de commande)
S’assurer de la bonne gestion des stocks et de la bonne
estimation des besoin tout en responsabilisant les ESPC
Ressources
humaines
PGP réalisent les livraisons avec le prestataire;
gestion de la performance par les pharmaciens
S’assurer que chaque partie prenante est responsable
des taches qui dépendent de son domaine de
compétences
Gouv.Gestion pyramidale de la performance (des districts
au niveau central)
Assurer un suivi efficace de la performance
Outils et
systèmes ITc
Utilisation d’outils digitaux (e.g. formulaire numérique
+ tablettes)
S’assurer de l’efficacité et de la pertinence du suivi de la
performance
Opérateur de
livraisoneOpérateurs public & privé, avec rôle clair (transport,
réquisition, collecte de données, supervision)
Tester les capacités des deux opérateurs à adresser les
défis de la distribution au dernier km
Flux produitsb Livraison des districts aux ESPC, avec véhicules
dédiés
Meilleur contrôle du suivi du chronogramme
Parcoursd Parcours journaliers plus courts Intégration de la réquisition
Financementd Modèle actuel Pilotes financés par financement externe et sans remise
en cause du modèle actuel de financement
Intégrationa Intégration incomplète de la chaîne Non adressé dans les modèles de pilotes vu le niveau
de complexité généré par l’intégration des chaînes
Logistique Inverse
et transverseg NA Dimension adressée indépendamment des pilotes
Définition d’un portefeuille de ~130 produits à
disponibilité continue Portefeuille produits
Concentration des efforts sur les médicaments à forte
valeur ajoutée pour les communautésa
Dimension concernée par le pilote
Conservation du modèle actuel
SOURCE: TDR
3
19
1 2 3 4Préparation
de la
commande
Charge-
mentLivraison
Chauffeur/Convoyeur :
Vérification et
chargement des colis et
départ avec le
PGP/pharmacien du
district
Pharmacien du district :
Préparation de la
commande passée par
les ESPC
Chauffeur/Convoyeur :
Livraisons réalisées
vers l’ESPC et signature
des outils afférents à la
livraison, en présence du
PGP/pharmacien
8 Retour
TRANSPORT
PGP/Pharmacien :
Coaching sur le suivi des
bonnes pratiques de
stockage et gestion
des stocks
Chauffeur/convoyeur :
Retour au district et
transmission des
documents afférents à la
livraison et à la
réquisition
RÉQUISITION
Coaching à la
bonne gestion
de stocks
Collecte des
données
PGP/Pharmacien :
Collecte des données
issues du coaching
GESTION DES
DONNÉES
7 Coaching à
l’inventaire
PGP/Pharmacien :
Coaching de l’infirmier
de l’ESPC à faire
l’inventaire des produits
disponibles
Description du processus de livraison et réquisition
Ressources
mobilisées :
▪ Moyens
logistiques
▪ Carburant
▪ Chauffeur /
convoyeur
▪ PGP
▪ Outils
6Coaching à la
préparation
des
commandes
PGP/Pharmacien :
Coaching de
l’infirmier de l’ESPC
sur l’identification
des quantités à
commander
5
Prochaine
tournée
Description générale du processus de livraison et de réquisition
SOURCE: GTT
3
20
Les deux modèles de pilotes de distributions au dernier kilomètre seront
implémentés sur une sélection de districts sur 5 régionsPilote privé
Pilote public
Kabadougou
Bafing-folon
Poro-Tchologo-
Bagoue
Boukani
Gontougo
HambolWorodougou
Bere
Tonkpi
Cavally
Guemon
Haut
Sassandra Marahoue
Gbokle-Nawa
San Pedro
GOH
LOH Djiboua
Belier
Gbeke
N’ZI-Ifou
Agneby-Tiassa-
Me
Indenie
Djuablin
Sud Comoe
Abidjan 1-GP
Abidjan 2
Modèle 1:
Livraison et
réquisition
effectuées par les
districts en une
seule boucle
(livraison de
commande du
mois précédent
au moment de la
réquisition)
Modèle 2 :
Livraison et
réquisition
effectuées par les
opérateurs privés
en une seule
boucle (livraison de
commande du mois
précédent au
moment de la
réquisition)
SOURCE: TDR
3
21
10 éléments à adresser afin d’atteindre ces objectifs
Préparation du piloteSuivi de la
performanceOpérations
Identification de
l’application
digitale de collecte
de données
Budgétisation
Choix des districts Critères d’évaluationPlan de déploiement
national
Identification du
portefeuille produits
Déploiement national
Remise à niveau
des stocks
Modèles des pilotes
Procédures des
pilotes
Procédures de suivi
de la performance
1 2 3 4
1.1
1.2
1.3
1.4
2.1
2.2
3.1
3.2
4.1
4
22
Une gouvernance des pilotes à trois niveaux : district, région, et central,
pour assurer le bon fonctionnement des pilotes…
PNDAP/
NPSP/
IHSCTA
Régions
Districts
Acteurs Rôles
➢Evaluation finale des pilotes
➢Suivi de l’activité et de la performance des
pilotes au niveau global
➢Préparation des pilotes
➢Suivi de l’activité et de la performance des
pilotes au niveau régional
➢Suivi de l’activité et de la performance des
pilotes au niveau du district
5
23
… depuis leurs préparation jusqu’à leur évaluation
2018 2019
Mai Juin Juil. Août Sept.Oct. Nov. Déc. Jan. Févr.MarsAvril Mai Juin Juil.
Généralisation aux autres districts du pays
Réalisation des activités préparatoires
Lancement du pilote public
Opérations du pilote public
Opérations du pilote privé
Déploiement national
Evaluation finale
Préparation des pilotes
Mission de monitoring du pilote public
Mission de monitoring du pilote privé
Monitoring et évaluation
Lancement des pilotes
Opérations
Lancement du pilote privé
À mettre ajour en fonction de
l’ANO5
24
Check-list des actions à prendre avant le lancement du pilote (1/2)
Installer et configurer l’application de collecte de données sur chaque
tablette3 semaines avant
Acheter 11 cartes SIM qui seront remises aux PGP et dont le forfait sera
crédité de 5 000 francs par mois1 semaine avant
En coordination avec SWEDD, procéder à la sélection des chauffeurs-
convoyeurs~3 semaines avant
SOURCE: TDR, rétroplanning de l'équipe
Procéder à l’achat des tablettes (avec appui de IHSC-TA) et mettre les
tablettes à disposition au siège du PNDAP4 semaines avant
S’assurer de la réception des 11 glacières et 11 x 20 = 220
accumulateurs de froid sont acheminés aux districts~1 mois avant
Publication de l’appel d’offres ~6 semaines avant
Signature du contrat entre la NPSP et l’UCP Dès que possible
Contractualisation avec les prestataires ~3 semaines avant
Recrutement
des
chauffeurs-
convoyeurs
Procéder à la signature des contrats de travail tripartites (entre le
chauffeur-convoyeur retenu, SWEDD et la RS)4 à 1 semaine(s) avant
Demander à chaque district d’envoyer 3 C.V. pour chaque poste de
chauffeur-convoyeur à pourvoirDevrait être déjà fait
Activité à réaliserDélai idéal avant le
lancement du pilote
Achat de
matériel
Sélection des
prestataires
privés
6
25
Check-list des actions à prendre avant le lancement du pilote (2/2)
Acheminement
des véhicules
Préparation de
la journée de
présentation-
formation
SOURCE: TDR, rétroplanning de l'équipe
Activité à réaliserDélai idéal avant le
lancement du pilote
Procéder à l’acheminement des 4x4 2 semaine avant
Contractualiser avec un prestataire de transport en camion-plateau 3 semaines avant
Imprimer et relier le Manuel de Procédures et Bonnes Pratiques
(MPBP)
1 semaine avant
la session de formation
Procéder à l’achat des kits participants (bloc-notes, stylos, chemises à
rabat) (24 kits pour la réunion à Bondoukou et 19 pour Bouaflé)
1 semaine avant la
session de formation
Faire procéder à l’acheminent des tricycles par le prestataire de
transport en camion-plateau2 semaines avant
Procéder à la confection de cartes carburant 1 mois avant
Communiquer la date des sessions de formations à tous les participants2 semaine avant la
session de formation
Dans l’application numérique, créer des comptes administrateur pour
chaque pharmacien de district et de région concerné par le pilote2 semaines avant
Animer les sessions de formations1 semaine avant le début
de chaque pilote
▪ 20 x accumulateurs de froid
▪ 1x tablette disposant de l’application de collecte de données
2 semaine avant
Avant leur acheminement, déposer les éléments suivants dans chacun
des véhicules:
▪ 1 x carte SIM
▪ 1 x glacière
6
2626
1. Contexte
2. Description des pilotes
2.1 Préparation
2.2 Opérations
2.3 Suivi de la performance
2.4 Plan de déploiement
27
Procédure des pilotes
Préparation du piloteSuivi de la
performanceOpérations
Identification de
l’application
digitale de collecte
de données
Budgétisation
Choix des districts Critères d’évaluationPlan de déploiement
national
Identification du
portefeuille produits
Déploiement national
Remise à niveau
des stocks
Modèles des pilotes
Procédures des
pilotes
Procédures de suivi
de la performance
1 2 3 4
1.1
1.2
1.3
1.4
2.1
2.2
3.1
3.2
4.1
2828
1. Contexte
2. Description des pilotes
2.1 Préparation
2.2 Opérations
2.3 Suivi de la performance
2.4 Plan de déploiement
29
Procédure des pilotes
Préparation du piloteSuivi de la
performanceOpérations
Identification de
l’application
digitale de collecte
de données
Choix des districts Critères d’évaluationPlan de déploiement
national
Identification du
portefeuille produits
Déploiement national
Remise à niveau
des stocks
Modèles des pilotes
Procédures des
pilotes
Procédures de suivi
de la performance
1 2 3 4
1.1
1.2
1.3
1.4
2.1
2.2
3.1
3.2
4.1
Budgétisation
30
Proposition de réduction du nombre de districts dans les pilotes
▪ Périmètre : ▪ 18 districts / 600 ESPC (~1/3
du pays)
▪ 5 régions
▪ Budget approuvé de ~260 Mn
FCFA
▪ Inconvénient /
contraintes
▪ Difficulté de gestion des pilotes
▪ Budget élevé compte tenu des
changements des modèles
sans possibilité
d’augmentation du budget
▪ Résultats potentiellement
biaisés par des facteurs
exogènes
▪ Évolutions ▪ Elargissement et amélioration
du périmètre des pilotes
(réquisition assistée, suivi
performance, SI, etc) pour
adresser les défis identifiés au-
delà des défis de livraison
▪ Affinement de la budgétisation
initiale
Situation initiale (pilotes initialement
prévus) Proposition (amendements suggérés)
▪ Périmètre : ▪ Réduction à 6 ou 10 districts
– Représentatifs de tous les
districts de CIV en terme de
densité
– Comparables en terme de
taille
– Alignés avec les exigences
géographique des
partenaires (couverture des
5 régions sélectionnées)
▪ Rationnels :
▪ Conséquence Nécessité de communication des
évolutions à SWEDD et aux
régions
▪ Meilleure gestion de la
performance des districts et
des pilotes
▪ Respect du budget initialement
estimé pour les pilotes
▪ Meilleure interprétation des
résultats des pilotes
31
Méthodologie : Critères de sélection des districts à inclure dans les pilotes
Critères Description Rationnel
Couverture de
toutes les régions
▪ Représentation des 5 régions
présélectionnées dans les
pilotes initiaux
▪ Alignement avec les
exigences de SWEDD
Comparabilité de
taille de district (#
d’ESPC par district)
▪ Nombre d’ESPC par district
proche de la moyenne nationale
(20-30)
▪ Comparaison des pilotes
dans des conditions
comparables
Représentativité de
tous les districts
(densité)
▪ 3 types de districts par densité
géographique (distance
moyenne entre les ESPC):
– Dense
– Moyennement dense
– Eclaté
▪ Sélection d’un échantillon
représentatif de tous les
districts
Comparabilité de
l’activité des
districts/ ESPC (CA)
▪ Chiffre d’affaires par district
▪ Chiffre d’affaire par ESPC
▪ Exclusion des cas très
particulier de très faible
activité des ESPC/districts
+
+
+
A
B
C
D
32
Détail des 10 districts retenus pour les pilotes Districts principaux sélectionnés le 15 Mai
Districts optionnels sélectionnés le 16 Mai
Région
Kabadougou-
Bafing-Folon
Marahoue
Poro-
Tchologo-
Bagoue
Haut
Sassandra
Boukani
Gontougo
Pilote 1 –
opérateur
public
Pilote 2 –
opérateur
s privés
A
Distance
mensuelle pour
parcourir tous
les circuits du
district, km
Nombre
d'ESPC
dans le
district
Kilométrage
par ESPC dans
le district
District
moyenne-
ment dense
Densité géographique
District
dense
District
éclatéDistrict
1870 55 34,0 … …Bondoukou
BC
Chiffre
d’affaires
par district,
‘000 FCFA
Chiffre
d’affaires
par ESPC
‘000 FCFA
6379 112
2662 327
7663 247
9270 309
NA NA
NA NA
NA NA
6500 325
8283 1135
15059 430
12850 234
8688 378
NA
279
NA NA
8726 459
14200 473
6145
NA
NA NA
1708 57 30,0 … …Tanda
510 8 63,8 … …Nassian
4781 31 154,2 … …Bouna
840 30 28,0 … …Issia
836 51 16,4 … …Daloa
1050 25 42,0 … …Vavoua
1648 52 31,7 … …Odienne
1310 20 65,5 … …Minignan
316 8 39,5 … …Sinfra
765 35 21,9 … …Bouafle
336 23 14,6 … …Zuenoula
792 22 36,0 … …Ferkessedougou
4150 104 39,9 … …Korhogo
1120 19 58,9 … …Ouangolodougou
1119 30 37,3 … …Touba
1046 42 24,9 … …Boundiali
Tengrela 355 13 27,3 … …
D
Les 10 districts ont été retenus pour faire partie des pilotes de distribution au dernier km
33
Procédure des pilotes
Préparation du piloteSuivi de la
performanceOpérations
Identification de
l’application
digitale de collecte
de données
Choix des districts Critères d’évaluationPlan de déploiement
national
Identification du
portefeuille produits
Déploiement national
Remise à niveau
des stocks
Modèles des pilotes
Procédures des
pilotes
Procédures de suivi
de la performance
1 2 3 4
1.1
1.2
1.3
1.4
2.1
2.2
3.1
3.2
4.1
Budgétisation
34
Méthodologie d’élaboration du panier de références prioritaires (les
« portefeuille produits »)
12
Ajouts ou retraits de
produits au cas par
cas par les Dr. Hodjo,
Béché et Kouassi
selon leur expertise
3
Liste de disponibilité
continue de la NPSP
(65 références)
Liste des traceurs
programmes (44
références)
Identification des listes
prioritaires existantes Rationalisation de
la liste
Simplification du
panier de
références selon
deux filtres:
✓ Suppression des
produits n’ayant
pas le niveau
d’autorisation
« D »
✓ Élimination des
produits
indisponibles au
niveau national
Ajustements
manuels Portefeuille
produit
validé par
✓ PNDAP
✓ NPSP
✓ PN
Permet de capturer les
produits à forte criticité vitale,
à forte rotation et à forte
attractivité financière
35
Contenu du panier prioritaire (1/5)
Programme
SOURCE: Panier de références prioritaires ivoiriennes
GTC
Inflammable Zone tempérée Chaîne du froid
Légende conditions de stockage
NPSP
Conditions
particulières de
stockage ?Référence
ARTEMETHER 20 mg amp. inj. bte/10
Unité de comptage
ARTEMETHER 80 mg amp. inj. Ampoules
ARTESUNATE 120MG PDRE SUSP INJ + SOLVANT FL/10ML BTE/1 Boîtes
KIT ACCOUCHEMENT Kits
PARACETAMOL 100 mg sach bte/12 Boîtes
PARACETAMOL 300 mg sach bte/12 Boîtes
QUININE RESORCINE 200 mg / 2 ml amp. inj. bte/100 Ampoules
QUININE RESORCINE 400 mg / 4 ml amp. inj. bte/100 Ampoules
Ampoules
AMOXICILLINE + ACIDE CLAVULANIQUE 100 / 12.5 mg pdre susp. buv fl/60 ml Flacons
AMOXICILLINE + ACIDE CLAVULANIQUE 500 / 62,5 mg comp. bte/16 Boîte
AMOXICILLINE 1 g pdre susp. inj. fl bte/50 Flacons
AMOXICILLINE 250 mg pdre susp. buv fl/60 ml Flacons
AMOXICILLINE 500 mg gél Plaquettes
ARTESUNATE 120 mg pdre susp. inj. + SOLVANT fl/10 ml bte/1 Ampoules
BANDE ADHESIVE MICROPERFOREE 5 m X 0,18 m ROULEAU Rouleaux
BANDE DE CREPE 4 X 0,10 m ROULEAU Rouleaux
ALBENDAZOLE 400 mg comp. Comprimés
BENZYLPENICILLINE + BENZATHINE 2,4 MUI pdre susp. inj. fl bte/50 Flacons
QUININE SULFATE 500 mg comp. bte/9 Boîtes
36
Contenu du panier prioritaire (2/5)
Programme
SOURCE: Panier de références prioritaires ivoiriennes
NPSP
Inflammable Zone tempérée Chaîne du froid
Légende conditions de stockage
Conditions
particulières de
stockage ?Référence
CATHETER PERIPHERIQUE COURT 22 G paquet/100
Unité de comptage
COMPRESSES DE GAZE NON STERILES 40 X 40 paquet/100 Unités
COTON HYDROPHILE 1 kg ROULEAU Rouleaux
DEXAMETHASONE 4 mg / ml amp. inj. bte/100 Ampoules
DICLOFENAC 50 mg comp. bte/1000 Plaquettes
ECONAZOLE 150 mg ov. bte/150 Plaquettes
FER III + ACIDE FOLIQUE caps. bte/40 Boîtes
Unités
GANTS DE CHIRURGIE STERILES T. 7,5 PAIRE Paires
GANTS D'EXAMEN LATEX MM paquet/100 Paires
GLUCOSE 5 % 250 ml sol. inj. UNITE Poches
GLUCOSE 5 % 500 ml sol. inj. UNITE Poches
HYDROXYDE DE MAGNESIUM sach 15 ml susp. buv bte/30 Sachets
METOPIMAZINE 10 mg / ml inj. bte/10 Ampoules
METRONIDAZOLE 125 mg / 5 ml susp. fl/100 -120 ml Flacons
FER III fl/120 ml paquet/30 Flacons
METRONIDAZOLE 500 mg comp. bte/1000 Plaquettes
ETHANOL 96 % CODEX 1 L Flacons Inflammables
FIL RESORBABLE SYN. N°2/0 1/2C AIGUILLE 30 mm TRIANGULAIRE TRESSE
ACIDE POLYGLYCOLIQUE + ACIDE LACTIQUE
Fils Zone tempérée
37
Contenu du panier prioritaire (3/5)
Programme
SOURCE: Panier de références prioritaires ivoiriennes
NPSP
Inflammable Zone tempérée Chaîne du froid
Légende conditions de stockage
Conditions
particulières de
stockage ?Référence
NECESSAIRE A PERFUSION ADULTE paquet/25
Unité de comptage
PARACETAMOL 500 mg comp. PLAQ/10 Plaquettes
PHLOROGLUCINOL 150 mg supp. bte/10 Boîtes
PVP IODEE DERMIQUE 10 % fl/125 ml Flacons
PYRANTEL PAMOATE susp. 125/2,5 ml fl/30 ml Flacons
SERINGUE 10 ml 3 PIECES STERILE AVEC AIGUILLE paquet/100 Unités
Unités
SODIUM CHLORURE 0,9 % 500 ml sol. inj. UNITE Poches
SERINGUE 5 ml 3 PIECES AVEC AIGUILLE paquet/100 Unités
RINGER LACTATE 500 ml sol. inj. UNITE Poches
OCYTOCINE 5 UI amp. inj. Ampoules Chambre froide
SERUM ANTITETANIQUE 1500 UI inj. bte/10 Ampoules Chambre froide
PNLP
TEST DE DIAGNOSTIC RAPIDE DU PALUDISME KIT/25 Tests
MOUSTIQUAIRES IMPREGNEES ADULTES RECTANGULAIRES BALLES/50 Unités
AMODIAQUINE/ARTESUNATE 50/135 MG ENFANT (1-5ANS) PLQ/3 CP BTE/25 Plaquettes
ARTEMETHER/LUMEFANTRINE 20/120 MG ADULTE PLQ/24 CP BTE/30 Plaquettes
PYRIMETHAMINE/SULFADOXINE 25/500 MG CP Plaquettes
ABACAVIR / LAMIVUDINE 60/30 MG CP BTE/60 Boîtes
BD FACSPRESTO CD4/CD4 % /HB CARTOUCHE KIT/100 Tests
COBAS TAQMAN/AMPLIPREP HIV 1 QUAL TEST KIT/48 Tests
PNLS
38
Contenu du panier prioritaire (4/5)
Programme
SOURCE: Panier de références prioritaires ivoiriennes
PNLS
Inflammable Zone tempérée Chaîne du froid
Légende conditions de stockage
Conditions
particulières de
stockage ?Référence
COTRIMOXAZOLE 960(TRIMETHOPRIME + SULFAMET. 160/800 MG) CP
Unité de comptage
EFAVIRENZ/LAMIVUDINE/TENOFOVIR 600/300/300 MG CP BTE/30 Boîtes
GANT D'EXAMEN LATEX MM PQT/100 Paires
LOPINAVIR/RITONAVIR 200/50 MG CP BTE/120 Boîtes
Plaquettes
PIMA CD4 REACTIF, 100 TESTS KIT Tests
NEVIRAPINE 10 MG / ML FL 240 ML Flacons
DETERMINE HIV TEST KIT/100 Tests
NEVIRAPINE 10 MG/ML FL/100 ML Flacons
STAT PAK HIV1/2 TEST KIT/20 Tests
TENOFOVIR /LAMIVUDINE 300/300 MG CP BTE/30 Boîtes
Chambre froideTRITEST AVEC TUBE TRUCOUNT TEST KIT/50 Tests
FACSCOUNT REAGENT CD3/CD4 %, 50 TESTS KIT Tests Chambre froide
GUAVA AUTO CD4/CD4%, 100 TESTS KIT Tests Chambre froide
LOPINAVIR/ RITONAVIR 80/20 MG SUSP BUV PQT/5 Flacons Chambre froide
PNN Plumpynut, sachet 92 g Sachets
39
Contenu du panier prioritaire (5/5)
Programme
SOURCE: Panier de références prioritaires ivoiriennes
PNSME
Inflammable Zone tempérée Chaîne du froid
Légende conditions de stockage
Conditions
particulières de
stockage ?Référence
MICROGYNON 0.03/0.15 MG BTE / 3 CYCLES
Unité de comptage
JADELLE (IMPLANT + TROCARD) 150 µG BTE/10 Batonnets
PRESERVATIF MASCULIN BTE/144 Préservatifs
IMPLANON IMPLANT 68 MG BTE/1 Batonnets
CARNET DE SANTE DE LA MERE ET L'ENFANT Carnets
Plaquettes
MEDROXYPROGESTERONE (SAYANA PRESS) 104 mg / 0,65 ml inj. UNITE Ampoules
DEPO PROVERA/PETOGEN 150 MG / 3ML INJ BTE/25 Ampoules
40
Procédure des pilotes
Préparation du piloteSuivi de la
performanceOpérations
Identification de
l’application
digitale de collecte
de données
Choix des districts Critères d’évaluationPlan de déploiement
national
Identification du
portefeuille produits
Déploiement national
Remise à niveau
des stocks
Modèles des pilotes
Procédures des
pilotes
Procédures de suivi
de la performance
1 2 3 4
1.1
1.2
1.3
1.4
2.1
2.2
3.1
3.2
4.1
Budgétisation
41
Remise à niveau des stocks – Décisions prises en GTT
Décisions
prises
Information et formation des pharmaciens des districts à la l’usage du
portefeuille produits01
Incitation des pharmaciens des districts à commander les produits
du portefeuille produits (plus forte chance d’écouler les produits
étant données la livraison et la réquisition prévues dans les pilotes)
02
Remise à niveau des stocks lors de la livraison suivante de la NPSP
(quantités des produits déterminées avec les programmes nationaux, et
quantités des produits recouvrables selon les commandes des districts) 03
42
Procédure des pilotes
Préparation du piloteSuivi de la
performanceOpérations
Identification de
l’application
digitale de collecte
de données
Choix des districts Critères d’évaluationPlan de déploiement
national
Identification du
portefeuille produits
Déploiement national
Remise à niveau
des stocks
Modèles des pilotes
Procédures des
pilotes
Procédures de suivi
de la performance
1 2 3 4
1.1
1.2
1.3
1.4
2.1
2.2
3.1
3.2
4.1
Budgétisation
43
Méthodologie : Nécessité de sélectionner une solution permettant la
collecte de données en condition « de terrain » et l’analyse facile des
résultats
Sur le terrain
Dans les ESPC, les régions et au
PNDAP
Collecte de données devant être
rendue intuitive par l’application,
même sans connectivité internet
▪ Récupération des données
collectées devant être intuitive
▪ Idéalement, possibilité de
générer des rapports
automatiques pour réduire le
temps de travail manuel1
1 Soit grâce à la solution sélectionne, soit grâce à des fichiers Excel préparés à l'avance
44
Cependant, existence de dizaines de solutions sur le marché – laquelle
choisir ?
SOURCE: Recherche sur Google
Exemple d’applications de collecte de données
45
Méthodologie : Choix d’une solution suite à un processus de
sélection en 4 étapes
Détaillé dans les
pages suivantes
1 Hormis capex destinés aux FAT et prises de participations
Présélection par le
dpt. de recherche de
McKinsey de :
- Solutions de
référence en la
matière
- Solution utilisées
pour la collecte de
données hors-
ligne dans des
pays en
développement
Création de prototypes
simplifiés pour permettre
une prise de décision
concrète au vu de la facilité
et de la qualité d’utilisation
Recherche de
solutions populaires
ou utilisées dans des
contextes similaires
5 critères de filtrage:
- Prix
- Fonctionnement hors ligne
- Export / visualisation des
résultats
- Facilité de construction du
formulaire
- Souplesse technique (e.g.,
GPS, image, signature,
logique)
Filtrage des solutions sur 5
critères
Test de prototypes des
solutions retenues
Création du
formulaire
final en
collaboration
rapprochée
avec le
PNDAP, ainsi
que des outils
d’analyse des
données
récoltées
1 2 3 4
Création du
formulaire
final
46
8 solutions identifiées grâce à l’expertise internet de McKinsey et grâce
aux discussions avec les membres du PNDAP
1
Google Sheet +
AppSheet
Social Cops
Magpi
Harvest Your Data
Survey Monkey +
Quick Tap survey
Device Magic
PushForm
Solution
SOURCE: McK digital, recherche de bureau
SurveyCTO
Commentaire
Solution de référence sur Internet + solution permettant d’en
faire une application mobile
Entreprise indienne de collecte de données sur le terrain et
ayant déjà participé à des projets à très grande échelle
Entreprise américano-kenyane travaillant avant tout pour les
ONG
Solution recommandée sur les forums spécialisés, avec une
dominante industrielle et quelques études de cas pour
l’éducation
Solution de référence sur Internet + solution permettant d’en
faire une application mobile
Solution de collecte de données hors ligne recommandée sur
les forums spécialisés, très orientée industrie et pour
tablettes/smartphones récents
Solution de collecte de données hors ligne recommandée sur
les forums spécialisés, apparemment très orientée industrie
et pour tablettes/smartphones récents
Solution de collecte de données hors ligne utilisée par la
Banque Mondiale (un tutoriel est disponible sur le site de la
BM)
SurveyCTO
Commentaire
Recherche par les
experts de McKinsey
de solutions :
▪ De référence en
la matière
▪ Et/ou utilisées
dans des
contextes
similaires
Discussion avec le
PNDAP pour
identifier des
solutions déjà
connues
47
Analyse des solutions sur 5 critères
mettant en évidence quatre applications
2
Form +
AppSheet
Social
Cops
Solution
1) Prix pour 11
utilisateurs (USD /
mois)
55$
200$
2)
Fonctionne
hors ligne ?
3) Résultat sous
forme de…
Google Sheet
Tableau de bord,
CSV, API
4) Facilité de
construire le
formulaire
5) Souplesse
technique
Proposition pour
les prototypes
POUR DISCUSSION
SOURCE: McK digital, recherche de bureau | Note 1 : Zapier est une solution permettant de rediriger les données vers de nombreux autres supports (i.e., DropBox…)
Conclusion
Magpi 0 à 500$ Tableau de bord,
Excel
Survey
CTO
129$ Tableau de bord,
CSV
PushForm 100$ Excel, XML,
PDF, API
Harvest
Your Data
Survey
Monkey +
Quick Tap
survey
Device
Magic
90$
430$
330$
CSV, SPSS,
PDF, API
Excel, PDF, API,
Zapier1,
SurveyMonkey
Excel, PDF, API,
Zapier1
Aspect peu attractif
Aspect très attractif
48
Détail de l’analyse des solutions sur les 5 critères 2
Form +
AppSheet
Social
Cops
Solution
1) Prix pour 11
utilisateurs
(USD / mois)
55$
200$
2) Fonctionne
hors ligne ?
Oui, sous forme
d’app Android
Oui, sous forme
d’app Android
(Collect)
3) Résultat sous
forme de…
Google Sheet
Tableau de bord,
CSV, API
4) Facilité de
construire le
formulaire
Facile (à partir d’un
fichier Google Sheet)
Facile (glisser-déposer
intuitif, mise à jour
massive possible)
5) Souplesse technique
ZOOM
SOURCE: McK digital, recherche de bureau
Champs natifs, champs avancés (GPS, image,
signature), flux de travail, personnalisation de
l’interface, fluidité
Champs natifs, champs avancés (GPS, images,
signatures, codes barres), logique, recherche
au sein du formulaire, fluidité
Magpi 0 à 500$ Oui, sous forme
d’app Android
(Magpi+)
Tableau de bord,
Excel
Moyen (glisser-déposer
pas si intuitif, màj
massive possible)
Champs avancés (GPS, images, signatures,
codes barres), logique, flux de travail
Harvest
Your Data
Survey
Monkey +
Quick Tap
survey
Device
Magic
90$
430$
330$
Oui, sous forme
d’app Android
(droidSurvey)
Oui, sous forme
d’app Android
(QuickTap
Survey offline)
Oui, sous forme
d’app Android
(Forms)
CSV, SPSS,
PDF, API
Excel, PDF, API,
Zapier,
SurveyMonkey
Excel, PDF, API,
Zapier
Moyen (glisser-déposer
pas si intuitif)
Non testé
Facile (glisser-déposer
intuitif)
Champs natifs, champs avancés (GPS, images,
signatures, codes barres), logique, flux de
travail, personnalisation de l’interface
Champs natifs, champs avancés (images, QR
codes), logique
Champs natifs, champs avancés (GPS, images,
signatures, logique), flux de travail – mais
lenteur souvent signalée
PushForm 100$ Oui, app Android
(pushForms)
Excel, XML,
PDF, API
Moyen (pas de glisser-
déposer, mise à jour
massive possible)
Champs natifs, champs avancés (GPS, images,
signatures, codes barres), logique – mais
lenteur souvent signalée
Survey
CTO
129$ Oui, sous forme
d’app Android
(surveyCTO)
Tableau de bord,
Excel
Facile (glisser-déposer
intuitif, mise à jour
massive possible)
Champs natifs, champs avancés (GPS, images,
signatures, codes-barres), logique, pré-
validation personnalisation limitée, fluidité
49
Détail des critères de « souplesse technique »2
GPS
Image
Signature
Code barre
/ QR code
Possibilité d’ajouter de la
logique au formulaire
Fonction de gestion des flux
de travail
Souplesse technique définie
comme l’existence de… Illustration / utile pour…
▪ Connaître l’emplacement exact des ESPC
▪ Vérifier si le formulaire a bien été rempli dans l’ESPC déclaré
▪ Motiver le PGP et l’infirmier de l’ESPC à bien respecter les
bonnes pratiques (possibilité de vérifier l’image)
▪ Générer des preuves en cas de litige
▪ Prendre en photo des documents papiers
Augmenter le sentiment de responsabilité des acteurs impliqués
Pourrait servir (ultérieurement) dans le relevé du niveau des
stocks
Cacher les questions inutiles en fonction des réponses
précédentes au formulaire / adapter le formulaire à la situation,
même hors-ligne
Averti automatiquement et en temps réel des membres des
équipes en cas de dépassement de seuils (email ou SMS
automatiques avec niveaux d’accès différenciés)
ZOOM
SOURCE: analyses de l’équipe
Support des
champs et
types de
données
avancés
Support des champs natifs Rendre la saisie plus facile. P. ex., entrer un nombre ou un
numéro de téléphone en ayant un clavier « nombre » qui s’affiche
Possibilité de personnaliser
l’interface
Rendre l’application plus naturelle pour les utilisateurs
Fluidité générale du
formulaire
Description
L’application enregistre les coordonnées GPS lorsque
le formulaire est validé
L’application permet de répondre à certains champs
en prenant une photo
L’application permet de recueillir des signatures
dessinées sur l’écran
L’application permet de scanner des codes barres
Le déroulé du formulaire s’adapte aux réponses
précédentes (par exemple : si réponse à la question A
= « Oui », alors cacher la question B)
Existence d’un fonctionnalités de gestion du flux de
travail après la collecte de données
Les formats courants de données sont gérés de façon
simple et intuitive (suivant les normes Android)
Possibilité de changer les couleurs et les logos au
sein de l’app
L’application reste fluide même lorsque des
formulaires longs sont chargés
Éviter des désagréments pour cause de lenteur / gel de l’interface
aux utilisateurs
Pré-validation Les entrées des utilisateurs peuvent être revues par
un superviseur avant d’être ajoutées à la BDD
S’assurer de la qualité de la collecte des données
50
4 solutions testées et disponibles pour validation3
Solution
Survey
CTO
Form +
AppSheet
Social
Cops
Magpi
Statut
Formulaire
test créé
Formulaire
test créé
Formulaire
test créé
Formulaire
test créé
Consignes pour avoir accès au prototype
1. Installer l’app « Survey CTO » (Android uniquement)
2. Demander une invitation email
3. Dans paramètres, indiquer « pndap2 » comme nom de serveur et
indiquer ses identifiants
4. Sur la page d’accueil, cliquer sur « télécharger un formulaire vierge »
et télécharger l’option disponible
1. Installer l’app « AppSheet »
2. Suivre le lien : https://www.appsheet.com/newshortcut/57d43c19-
471e-47a0-bf79-673d64dcf707
3. Installer la nouvelle application proposée sur la page
1. Installer l’app « collect » (Android uniquement)
2. Donner son numéro de téléphone à JB pour recevoir l’invitation
3. Se connecter sur la page d’accueil
4. Dans « settings », cliquer sur « Refresh forms » (l’interface est en
anglais mais pourra être traduite ultérieurement)
1. Installer l’app « Magpi+ »
2. Demander à JB l’envoi de l’invitation email
3. S’inscrire
4. Se connecter dans l’application
5. Dans le menu, cliquer sur « synchronisation »
SOURCE: analyses de l’équipe
FORMULAIRE UNIQUEMENT
51
Structure similaire pour chacun des 4 formulaires, afin
de tester l’ensemble des fonctionnalités
3
SOURCE: analyses de l’équipe
FORMULAIRE NON FINAL –
UNIQUEMENT POUR TEST
DES APPLICATIONS
Sections du
formulaire Questions dans le formulaire (~85 questions en tout)
Emplacement actuel
Nom de l'ESPC
Nom du responsable de l'ESPC
Numéro de téléphone du responsable de l'ESPC
Heure d'arrivée dans l'ESPC
Tous les colis ont-ils bien été livrés ?
Tous les colis sont-ils en bon état ?
Principales causes de dégradation
Respect des bonnes pratiques
Heure de fin de la livraison
Température dans la zone de stockage principale
La chaîne du froid est respectée
La chaîne du froid n'a pas été interrompue au cours du mois précédent
Si la chaîne du froid a été interrompue au cours du mois précédent, entrez davantage de détails
Respect des bonnes pratiques de stockage
Recommandations pour la prochaine visite
A quel points vos recommandations de la fois précédente ont-elles bien été mise en œuvre ?
AMOXICILLINE 500 mg gél
(… 57 autres références listées …)
Souhaitez-vous attached une image à ce formulaire ?
Heure de fin de la réquisition assistée
Signature du responsable de l'ESPC
À propos de
l’ESPC
Bonnes
pratiques de
livraison
Bonnes
pratiques de
stockage
Recomman-
dations
Niveaux de
stocks
Conclusion
Structure de formulaire
permettant de tester:
▪ La façon dont la navigation se
fait entre les différentes
questions et sections
▪ La facilité à entrer des types
de données diverses (e.g.,
emplacement GPS, nombre,
listes à choix multiples, listes à
choix unique, numéro de
téléphone, photo, signature,
texte, notation avec des
étoiles)
▪ La fluidité de l’application
malgré un grand nombre de
questions (le formulaire
contient ~85 questions en tout)
▪ La possibilité de masquer ou
afficher certaines questions
selon les réponses aux
questions précédentes (cf. la
questions « si la chaîne du
froid a été interrompue au
cours du mois précédent… »,
dont l’affichage dépend de la
réponse à la question
précédente)
▪ La possibilité d’insérer des
commentaires explicatifs
sous chaque question
52
« Social Cops » a été choisi pour effectuer une collecte de données lors
de la livraison et la réquisition
4
Pendant la réquisition : collecte de
données numériques hors-ligne sur une
tablette Android
Au niveau des districts, des régions et en
central : analyse des données collectées
grâce à l’interface Web
Production de rapports
Excel et Word partiellement
automatisée grâce à des
canevas préconçus
5353
1. Contexte
2. Description des pilotes
2.1 Préparation
2.2 Opérations
2.3 Suivi de la performance
2.4 Plan de déploiement
54
Procédure des pilotes
Préparation du piloteSuivi de la
performanceOpérations
Identification de
l’application
digitale de collecte
de données
Choix des districts Critères d’évaluationPlan de déploiement
national
Identification du
portefeuille produits
Déploiement national
Remise à niveau
des stocks
Modèles des pilotes
Procédures des
pilotes
Procédures de suivi
de la performance
1 2 3 4
1.1
1.2
1.3
1.4
2.1
2.2
3.1
3.2
4.1
Budgétisation
55
Méthodologie : trois modèles principaux de pilotes de distribution au dernier km
on été considérés et deux ont été retenus modèles retenus à la réunion du 15 Mai
Modèles
Modèle 1:
▪ Livraison et réquisition
assistée effectuées par les
districts en une seule
boucle (livraison de
commande du mois
précédent au moment de la
réquisition assistée)
Contraintes
▪ Nécessité d’éclater les
circuits
▪ Augmenter les moyens
logistiques
▪ Mise à niveau de tous les
ESPC en termes
d’inventaires, etc
Inconvénients
▪ Livraison vers un nombre
limité d’ESPC dans la
journée
Avantages
▪ Possibilité de tester la
capacité entière des
opérateurs publics à
exécuter les pilotes
▪ Modèle a priori le moins
coûteux
▪ Pérennisation du modèle
Modèle 3 :
▪ Livraison par un
opérateur privé
▪ Réquisition assistée
effectuée par le district
▪ Nécessité d’éclater les
circuits de réquisition
assistée
▪ Mise à niveau de tous les
ESPC en termes
d’inventaires, etc
▪ Disponibilité
d’opérateurs privés de
livraison
▪ Coûts élevés
▪ Intérêt limité de tester les
opérateurs privés sur leur
capacité à livrer seulement
▪ Complexité opérationnelle –
moindre que modèle 3
(coordination entre
plusieurs parties prenantes)
Modèle 2 :
▪ Livraison et réquisition
assistée effectuées par les
opérateurs privés en une
seule boucle (livraison de
commande du mois
précédent au moment de la
réquisition assistée)
▪ Nécessité d’éclater les
circuits
▪ Mise à niveau de tous les
ESPC en termes
d’inventaires, etc
▪ Disponibilité des opérateurs
privés
▪ Livraison vers un nombre
limité d’ESPC dans la
journée
▪ Complexité opérationnelle
▪ Possibilité de tester la
capacité entière des
opérateurs privés à
exécuter les pilotes
▪ Alternative viables pour
districts à ressources
limitées
▪ Possibilité de paralléliser
les circuits
56
1 2 3 4
Préparation
de la
commande
Chargement Livraison
Chauffeur/Convoyeur :
Vérification et chargement
des colis et départ avec le
PGP/pharmacien du district
Pharmacien du district :
Préparation de la
commande passée par les
ESPC
Chauffeur/Convoyeur :
Livraisons réalisées vers
l’ESPC et signature des
outils afférents à la
livraison, en présence du
PGP/pharmacien
8 Retour
TRANSPORT
PGP/Pharmacien :
Coaching sur le suivi des
bonnes pratiques de
stockage et gestion des
stocks
Chauffeur/convoyeur :
Retour au district et
transmission des
documents afférents à la
livraison et à la réquisition
RÉQUISITION
Coaching à la
bonne gestion
de stocks
Collecte des
données
PGP/Pharmacien :
Collecte des données
issues du coaching
GESTION DES DONNÉES
7 Coaching à
l’inventaire
PGP/Pharmacien :
Coaching de l’infirmier de
l’ESPC à faire l’inventaire
des produits disponibles
Description du processus de livraison et réquisition
Ressources
mobilisées :
▪ Moyens
logistiques
▪ Carburant
▪ Chauffeur /
convoyeur
▪ PGP
▪ Outils 6
Coaching à la
préparation des
commandes
PGP/Pharmacien :
Coaching de l’infirmier de
l’ESPC sur l’identification
des quantités à
commander
5Prochaine
tournée
Description générale du processus de livraison et de réquisition
57
Procédure des pilotes
Préparation du piloteSuivi de la
performanceOpérations
Identification de
l’application
digitale de collecte
de données
Choix des districts Critères d’évaluationPlan de déploiement
national
Identification du
portefeuille produits
Déploiement national
Remise à niveau
des stocks
Modèles des pilotes
Procédures des
pilotes
Procédures de suivi
de la performance
1 2 3 4
1.1
1.2
1.3
1.4
2.1
2.2
3.1
3.2
4.1
Budgétisation
58
Procédure de livraison
Acteurs
Opérations Suivi et évaluationPréparation
Coacher aux bonnes pratiques de livraison
faire la collecte digitale des données de livraison
Vérifier qualitativement et quantitativement les colis
Convoyer les colis aux ESPC
PILOTE PUBLIC
Gestionnaires
de district
Effectuer le chargement des colis dans le véhicule
Décharger le véhicule
Recevoir les colis
Vérifier qualitativement et quantitativement le colis
renseigner et signer les outils afférents
Niveau District Niveau ESPC
Recevoir le rapport commande des ESPC
Traiter les commandes des ESPC
Gestionnaires
de district
et Chauffeur
Gestionnaire
de l'ESPC
Gestionnaires
de l’ESPC
et Chauffeur
Gestionnaire coach
et gestionnaire de
l’ESPC
Chauffeur
Ou? Oui?
Quoi?
LivraisonStockage Inventaire Commande
RéquisitionRetour au
district
1
2
3
4
5
6
7
8
9
59
Procédures de réquisition - stockage
Acteurs
PILOTE PUBLIC
ESPC
Faire le coaching sur l’application des bonnes pratiques relatives aux conditions de stockage
Inscrire les recommandations du Prestataire coach sur le carnet de correspondance
Renseigner le formulaire informatiques en y ajoutant les données de stockage
Vérifier les conditions de stockage de la pharmacie de l’ESPC et observer le bon respect des bonnes pratiques
Effectuer le rangement des produits reçus lors de la livraison
Faire le coaching sur le rangement des produits reçus lors de la livraison
Mettre en œuvre les recommandations du Prestataire coach relatives au stockage
Ou? Oui?
Quoi?
Gestionnaire de
l’ESPC
Gestionnaire
coach
Gestionnaire de
l’ESPC
Gestionnaire de
l’ESPC
Gestionnaire
coach
Gestionnaire
coach
Gestionnaire
coach
OpérationsSuivi et
évaluation
Prépara-
tion
Inventaire Commande
Réquisition Retour au
districtLivraison
Stockage
1
2
3
4
5
6
7
60
Procédures de réquisition - inventairePILOTE PUBLIC
Acteurs
Inscrire les recommandations du Prestataire coach sur le carnet de correspondance
Renseigner le formulaire informatiques en y ajoutant les données de l’inventaire
Effectuer l’inventaire des produits en stock
Faire le coaching sur l’inventaire des produits en stock
Mettre en œuvre les recommandations du Prestataire coach relatives à l’inventaire
ESPC
Quoi?
Gestionnaire de
l’ESPC
Gestionnaire de
l’ESPC
Gestionnaire de
l’ESPC
Gestionnaire
coach
Gestionnaire
coach
Ou? Oui?
1
2
3
4
5
OpérationsSuivi et
évaluation
Prépara-
tion
CommandeLivraison
Stockage Inventaire
Retour au
district
Réquisition
61
Procédures de réquisition – préparation de la commandePILOTE PUBLIC
Prestataire coach
et gestionnaire de
l’ESPC
Inscrire les recommandations du Prestataire coach sur le carnet de correspondance
Renseigner le formulaire informatiques en y ajoutant les données de commande
Initier le gestionnaire de l’ESPC à la préparer la commande
Faire le coaching sur le calcul des quantités à commander
Mettre en œuvre les recommandations du Prestataire coach relatives à la commande
Emettre une commande
Observer l’émission de la commande
ActeursESPC
Gestionnaire de
l’ESPC
Gestionnaire de
l’ESPC
Gestionnaire
coach
Gestionnaire de
l’ESPC
Gestionnaire
coach
Gestionnaire
coach
OpérationsSuivi et
évaluation
Prépara-
tion
LivraisonStockage Inventaire
Retour au
district
Réquisition
Commande
Ou? Oui?
1
2
3
4
5
6
7
Quoi?
62
Procédures du retour au districtPILOTE PUBLIC
Vérifier que tous les outils sont
renseignés et signés
ActeursESPC
Partager les données collectées
numériquement
Réceptionner les outils renseignés et signés
lors de la livraison et réquisition
District
Gestionnaire
coach
Gestionnaire du
district
Gestionnaire
coach et
gestionnaire de
l’ESPC et
chauffeur
OpérationsSuivi et
évaluation
Prépara-
tion
LivraisonStockage Inventaire Commande
Réquisition
Ou? Oui?
Retour au
district
1
2
3
Quoi?
63
Procédure de livraison
Acteurs
Opérations Suivi et évaluationPréparation
Coacher aux bonnes pratiques de livraison
faire la collecte digitale des données de livraison
Vérifier qualitativement et quantitativement les colis
Convoyer les colis aux ESPC
PILOTE PRIVÉ
Gestionnaires
de district
Effectuer le chargement des colis dans le véhicule
Décharger le véhicule
Recevoir les colis
Vérifier qualitativement et quantitativement le colis
renseigner et signer les outils afférents
Niveau District Niveau ESPC
Recevoir le rapport commande des ESPC
Traiter les commandes des ESPC
Gestionnaires
de district
et Chauffeur
Gestionnaire
de l'ESPC
Gestionnaires
de l’ESPC
et Chauffeur
Prestataire coach
et gesti-onnaire
de l’ESPC
Chauffeur
Ou? Oui?
Quoi?
LivraisonStockage Inventaire Commande
RéquisitionRetour au
district
1
2
3
4
5
6
7
8
9
64
Procédures de réquisition - stockage
Acteurs
PILOTE PRIVÉ
ESPC
Faire le coaching sur l’application des bonnes pratiques relatives aux conditions de stockage
Inscrire les recommandations du Prestataire coach sur le carnet de correspondance
Renseigner le formulaire informatiques en y ajoutant les données de stockage
Vérifier les conditions de stockage de la pharmacie de l’ESPC et observer le bon respect des bonnes pratiques
Effectuer le rangement des produits reçus lors de la livraison
Faire le coaching sur le rangement des produits reçus lors de la livraison
Mettre en œuvre les recommandations du Prestataire coach relatives au stockage
Ou? Oui?
Quoi?
Gestionnaire de
l’ESPC
Prestataire coach
Gestionnaire de
l’ESPC
Gestionnaire de
l’ESPC
Prestataire coach
Prestataire coach
Prestataire coach
OpérationsSuivi et
évaluation
Prépara-
tion
Inventaire Commande
Réquisition Retour au
districtLivraison
Stockage
1
2
3
4
5
6
7
65
Procédures de réquisition - inventairePILOTE PRIVÉ
Acteurs
Inscrire les recommandations du Prestataire coach sur le carnet de correspondance
Renseigner le formulaire informatiques en y ajoutant les données de l’inventaire
Effectuer l’inventaire des produits en stock
Faire le coaching sur l’inventaire des produits en stock
Mettre en œuvre les recommandations du Prestataire coach relatives à l’inventaire
ESPC
Quoi?
Gestionnaire de
l’ESPC
Gestionnaire de
l’ESPC
Gestionnaire de
l’ESPC
Prestataire coach
Prestataire coach
Ou? Oui?
1
2
3
4
5
OpérationsSuivi et
évaluation
Prépara-
tion
CommandeLivraison
Stockage Inventaire
Retour au
district
Réquisition
66
Procédures de réquisition – préparation de la commandePILOTE PRIVÉ
Prestataire coach
et gestionnaire de
l’ESPC
Inscrire les recommandations du Prestataire coach sur le carnet de correspondance
Renseigner le formulaire informatiques en y ajoutant les données de commande
Initier le gestionnaire de l’ESPC à la préparer la commande
Faire le coaching sur le calcul des quantités à commander
Mettre en œuvre les recommandations du Prestataire coach relatives à la commande
Emettre une commande
Observer l’émission de la commande
ActeursESPC
Gestionnaire de
l’ESPC
Gestionnaire de
l’ESPC
Prestataire coach
Gestionnaire de
l’ESPC
Prestataire coach
Prestataire coach
OpérationsSuivi et
évaluation
Prépara-
tion
LivraisonStockage Inventaire
Retour au
district
Réquisition
Commande
Ou? Oui?
1
2
3
4
5
6
7
Quoi?
67
Procédures du retour au districtPILOTE PRIVÉ
Vérifier que tous les outils sont
renseignés et signés
ActeursESPC
Partager les données collectées
numériquement
Réceptionner les outils renseignés et signés
lors de la livraison et réquisition
District
Prestataire coach
Gestionnaire du
district
Prestataire coach
et gestionnaire de
l’ESPC et
chauffeur
OpérationsSuivi et
évaluation
Prépara-
tion
LivraisonStockage Inventaire Commande
Réquisition
Ou? Oui?
Retour au
district
1
2
3
Quoi?
6868
1. Contexte
2. Description des pilotes
2.1 Préparation
2.2 Opérations
2.3 Suivi de la performance
2.4 Plan de déploiement
69
Procédure des pilotes
Préparation du piloteSuivi de la
performanceOpérations
Identification de
l’application
digitale de collecte
de données
Choix des districts Critères d’évaluationPlan de déploiement
national
Identification du
portefeuille produits
Partenariats
potentiels
Déploiement national
Remise à niveau
des stocks
Modèles des pilotes
Procédures des
pilotes
Procédures de suivi
de la performance
1 2 3 4
1.1
1.2
1.3
1.4
2.1
2.2
3.1
3.2
4.1
4.2
Budgétisation
70
Pendant
le pilote
IndicateursDescription
Suivi de
l’activité
Suivi de
l’impact
A la fin
du pilote
Evaluation
du pilote
Critères
▪ Disponibilité des
produits
▪ Péremption et perte
des produits
▪ Conformité aux
bonnes pratiques
▪ Recouvrement
▪ Taux de disponibilité des produits
des programmes
▪ Taux de disponibilité des produits
recouvrables et de gratuité ciblée
▪ Proportion d’ESPC ayant connu
au moins une rupture de produits
de santé
▪ Taux de PPI sur la période ;
▪ Proportion d’ESPC ayant un
espace de stockage bien tenu
▪ Taux de recouvrement des ventes
directes de produits de santé
▪ Suivre l’efficacité des
pilotes et leurs impact
sur l’amélioration de la
distribution au dernier km
– Amélioration de la
disponibilité des
produits
– Réduction des
péremptions des
produits
▪ Comparaison des indicateurs
d’impact entre les deux modèles
▪ Comparaison des indicateurs
d’activité entre les deux modèles
▪ Comparaison des rapports de
monitoring et d’évaluation
▪ Performance du
modèle
▪ Cout réel de
distribution
▪ Pérennité du modèle
▪ Facilité de mise en
place
▪ Evaluer quel modèle
déployer à l’échelle et
dans quelles conditions
▪ Suivre la bonne
application des
procédures mises en
place (horaires de
passage, bonne collecte
des données, coaching,
etc)
▪ Rapporter le bon
déroulement des activités
des pilotes
▪ Conformité au plan
de livraison
▪ Conformité de la
livraison à la
commande (taux de
satisfaction)
▪ Réalisation du
coaching
▪ Proportion des ESPC livrés par
le District dans le mois
▪ Proportion d’ESPC livrés par le
District dans les délais selon le
chronogramme de distribution du
District
▪ Taux de satisfaction des
commandes.
Rationnel
(pourquoi?)
▪ Evaluation de la
performance
des pilotes
▪ Décision du
choix du modèle
à déployer à
l’échelle
▪ Evaluation de la
performance
des acteurs
Le suivi et l’évaluation des pilotes se feront à plusieurs niveaux
1
3
2
71
Indicateur de suivi de la performance retenus (1/3)
Suivi de
l’activité
Formule de calcul retenue
(au niveau district)Indicateur retenu
Formule de calcul retenue (au
niveau régional ou central)
Contrôle de
l’inventaire
SOURCE: GTT du 28 juin
Proportion des ESPC
livrés par le District dans
le mois
Nombre d′ESPC ayant été
livrés ce mois−ciNombre total d′ESPC
Nombre d′ESPC ayant été
livrés ce mois−ciNombre total d′ESPC
Stockage et
assurance
Qualité
Proportion d’ESPC
ayant un espace de
stockage bien tenu
Nombre d′ESPC ayant au
moins 8 réponses "Oui" aux
10 questions sur les bonnes
pratiques de stockage
Nombre total d′ESPC
Nombre d′ESPC ayant au
moins 8 réponses "Oui" aux
10 questions sur les bonnes
pratiques de stockage
Nombre total d′ESPC
Transport et
distribution
Commande
et rapportage
logistique
Taux de promptitude
(Pourcentage d’ESPC
ayant passé toutes les
commandes dans les
délais)
Nombre d′ESPC ayant
transmis le rapport commande
au plus tard le 5 du mois
Nombre total d′ESPC
Nombre d′ESPC ayant
transmis le rapport commande
au plus tard le 5 du mois
Nombre total d′ESPC
Pourcentage de sites
ayant un inventaire
conforme
Nombre d′ESPC ayant un
pré−inventaire conforme
au stock physique réel
Nombre total d′ESPC
Nombre d′ESPC ayant un
pré−inventaire conforme
au stock physique réel
Nombre total d′ESPC
Pourcentage de sites
ayant des fiches de
stock à jour le jour de la
visite
Nombre d′ESPC ayant des
fiches de stocks bien tenuesNombre total d′ESPC
Nombre d′ESPC ayant des
fiches de stocks bien tenuesNombre total d′ESPC
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
Indicateur devant être
rempli à l’aide des outils
papier
1
72
Indicateur de suivi de la performance retenus (2/3)
Suivi de
l’activité
Formule de calcul retenue
(au niveau district)
SOURCE: GTT du 28 juin
Indicateur retenu
Formule de calcul retenue (au
niveau régional ou central)
Commande
et rapportage
logistique
(contd)
Taux de respect des
livraisons de la NPSPOUI (1) ou NON (0)1
Taux de satisfaction des
commandes
Nombre d′ESPC pour lesquels
la commande livrée étaitconforme au bon de
livraison−factureNombre total d′ESPC
Nombre d′ESPC pour lesquels
la commande livrée étaitconforme au bon de
livraison−factureNombre total d′ESPC
Gestion
financière
Taux de recouvrement
des ventes directes de
produits de santé
Total des sommes recouvrées
Total des sommes à recouvrer
Total des sommes recouvrées
Total des sommes à recouvrer
Nombre de disrictslivrés selon le chronogramme
Nombre total de districts
1 Au niveau du district, simple déclaration qui sera ensuite agrégée au niveau de la région
1.8
1.7
1.6
Indicateur devant être
rempli à l’aide des outils
papier
1
73
Détail des questions permettant de déterminer l’indicateur « 1.4 :
Proportion d’ESPC ayant un espace de stockage bien tenu »
1. Quelle est la température dans la zone de stockage ?
2. Quelle est la température dans le réfrigérateur utilisé pour le stockage des
produits de la chaîne du froid?
3. Le local de stockage est-il correctement tenu (e.g., propreté générale,
absence de nuisibles)
4. Les produits sont-ils rangés sur des étagères ou dans des armoires
adaptées ?
5. Les fiches de stock sont-elles bien tenues ?
6. Le principe du « premier périmé, premier sorti » est-il bien respecté ?
7. Les produits sont-ils triés par programme et par référence ?
8. Les PPI sont-ils clairement rangés séparément ?
9. Tous les produits sont-ils stockés dans la zone dédiée de l’ESPC?
10. L’accès à la zone de stockage est-il limité au personnel autorisé
uniquement ?
SOURCE: GTT du 28 juin
ZOOM1
74
Indicateur de suivi de la performance retenus (3/3)
Formule de calcul retenue
(au niveau district)
SOURCE: GTT du 28 juin
Indicateur retenu
Formule de calcul retenue (au
niveau régional ou central)
Proportion d’ESPC ayant
connu au moins une
rupture de produits de
santé
Nombre d′ESPC ayant connu
au moins 1 jour de rupture
Nombre total d′ESPC
Nombre d′ESPC ayant connu
au moins 1 jour de rupture
Nombre total d′ESPC
Ruptures de
stock
Produits
périmés
Taux de PPI sur la
période
Quantité de PPI produits
durant le moisQuantité totale en stock
Quantité de PPI produits
durant le moisQuantité totale en stock
2.3
2.4
Indicateur devant être
rempli à l’aide des outils
papier
2
Disponibilité
des produits
Taux de disponibilité des
produits du programme
Nombre d′ESPC ayant connu
0 jour en tout de rupture sur
les produits programmes
Nombre total d′ESPC
Nombre d′ESPC ayant connu
0 jour en tout de rupture sur
les produits programmes
Nombre total d′ESPC
Taux de disponibilité des
produits recouvrables et
de Gratuité ciblée
Nombre d′ESPC ayant connu
0 jour en tout de rupture sur
les produits REC et GTC
Nombre total d′ESPC
Nombre d′ESPC ayant connu
0 jour en tout de rupture sur
les produits REC et GTC
Nombre total d′ESPC
Suivi de
l’impact
2.2
2.1
75
Critères d’évaluation finale des pilotes
Pérennité
Des modèles
Coûts/
Impact
Facilité
de
déploiement
▪ Complexité des circuits et
des routes (est-il possible
de faire des circuits
journaliers ?)
▪ Motivation des agents /
satisfaction du nouveau
processus
▪ Disponibilité des acteurs
privés
▪ Enquête auprès des
acteurs lors des
missions de monitoring
et d’évaluation
▪ Lancement d’un Appel à
Manifestation d’Intérêt
(AMI) auprès des
acteurs privés de
chaque région
▪ Evaluation de la facilité
opérationnelle de mise
en œuvre basée sur le
retour d’expérience des
acteurs ayant participé
aux pilotes
▪ Coûts mensuels par ESPC
pour chaque type de
district (en fonction de sa
densité)
▪ Taux de disponibilité des
produits par mois
▪ Taux de pertes de produits
par mois
▪ Evaluation des coûts de
déploiement du pilote
▪ Quantification de
l’impact des pilotes
– Valeur de la
réduction des pertes
des médicaments
– Valeur de
l’augmentation de la
disponibilité des
médicaments
▪ Coûts du déploiement
comparés à l’impact
(en utilisant les
données de la première
visite comme base)
– Amélioration de la
qualité des produits
– Amélioration de la
disponibilité des
produits
▪ Ressources humaines
disponibles au niveau des
districts (PGP/
Pharmaciens/ chauffeurs),
▪ Revenue des districts
▪ Autres sources de
financement
▪ Evaluation des sources
de financement dans la
durée
▪ Potentiel de
pérennisation du
modèle testé sans
interventions externes
Critères d’évaluation Données à collecter Moyen d’évaluationDescription
3
76
Procédure des pilotes
Préparation du piloteSuivi de la
performanceOpérations
Identification de
l’application
digitale de collecte
de données
Choix des districts Critères d’évaluationPlan de déploiement
national
Identification du
portefeuille produits
Partenariats
potentiels
Déploiement national
Remise à niveau
des stocks
Modèles des pilotes
Procédures des
pilotes
Procédures de suivi
de la performance
1 2 3 4
1.1
1.2
1.3
1.4
2.1
2.2
3.1
3.2
4.1
4.2
Budgétisation
77
Procédure de suivi et évaluation – public
OpérationsSuivi et
évaluationPréparation
Gestionnaire de
district/ Direction
départemental
Pharmacien de
région Niveau central
Gestionnaire
coach
PILOTE PUBLIC
B
Faire le coachingAnalyser les rapports de
synthèses de distribution
des régions
Faire le rapport mensuel
de synthèse de
distribution (y compris les
problèmes et litiges)
Faire le rapport final
d’évaluation du pilote
Exécuter les missions de
monitoring et d’évaluation
Suivre la mise en œuvre
des bonnes pratiques
exercées par le
gestionnaire de l’ESPC
Collecter les données
Remonter les
problèmes au district
Analyser les données
des ESPC
Faire le rapport mensuel
de distribution (y
compris les problèmes
et litiges)
A C D
Faire le rapport mensuel
de synthèse de distribution
(région)
Niveau de l’ESPC Niveau du district Niveau de la région Niveau central
Analyser les rapports de
distribution des districts
Mener des actions
correctives sur les
insuffisances constatées
Mener des actions
correctives sur les
insuffisances constatées
78
Procédure de Suivi et évaluation – privé
OpérationsSuivi et
évaluationPréparation
Gestionnaire de
district/ Direction
départemental
Pharmacien de
région/NPSP Niveau central
Prestataire
coach
PILOTE PRIVÉ
B
Faire le coachingAnalyser les rapports de
synthèses de distribution
des régions
Faire le rapport mensuel
de synthèse de
distribution (y compris les
problèmes et litiges)
Faire le rapport final
d’évaluation du pilote
Exécuter les missions de
monitoring et d’évaluation
Suivre la mise en œuvre
des bonnes pratiques
exercées par le
gestionnaire de l’ESPC
Collecter les données
Remonter les
problèmes au district
Analyser les données
des ESPC
Faire le rapport mensuel
de distribution (y
compris les problèmes
et litiges)
A C D
Faire le
rapport
mensuel
de
synthèse
de
distribution
(région)
Faire le
rapport
mensuel de
synthèse de
distribution,
y compris
l’avis de
paiement
des
prestataires
(NPSP)
Niveau de l’ESPC Niveau du district Niveau de la région Niveau central
Analyser les rapports de
distribution des districts
Mener des actions
correctives sur les
insuffisances constatées
Mener des actions
correctives sur les
insuffisances constatées
79
Procédure des pilotes
Préparation du piloteSuivi de la
performanceOpérations
Identification de
l’application
digitale de collecte
de données
Budgétisation
Choix des districts Critères d’évaluationPlan de déploiement
national
Identification du
portefeuille produits
Partenariats
potentiels
Déploiement national
Remise à niveau
des stocks
Modèles des pilotes
Procédures des
pilotes
Procédures de suivi
de la performance
1 2 3 4
1.1
1.2
1.3
1.4
2.1
2.2
3.1
3.2
4.1
4.2
80
Budgétisation effectuée sur 5 catégories de dépenses prenant en compte
l’ensemble des coûts des projets pilotes
SOURCE: TDR, modèle de budgétisation
Coûts inclus dans cette catégorie pour
les modèle public
Coûts inclus dans cette catégorie pour le
modèle privéCatégorie de dépense
Acquisition et répartition des moyens de
distribution
Organisation d’une réunion de lancement
suivie de la formation des acteurs
Mise en œuvre du pilote
Monitorer le déroulement de la livraison et
de la réquisition
Évaluer les performances des acteurs et du
modèle de la distribution
▪ Acquisition de véhicules
▪ Envoi des véhicules vers leurs
districts respectifs
▪ Frais de carburant
▪ Frais liés aux RH
N/A (véhicules fournis par les
prestataires privés)
Forfait facturé par le prestataire privé,
estimé à partir de ses coûts
opérationnels
▪ Envoi dans chacune des région d’une équipe de formateurs issus du niveau
central
▪ Tenue de 2 jours de réunion de lancement et formation
▪ Transport jusqu’au siège de leur région de 2 personnes de chaque DS du pilote
Frais liés à une mission terrain consistant à envoyer 2 personnes du niveau
central et le pharmacien de chaque région monitorer le déroulement des
opérations chaque districts + 2 ESPC dans chaque district
Frais liés à une mission terrain consistant à envoyer 2 personnes du niveau
central et le pharmacien de chaque région évaluer l’impact du pilote dans chaque
districts + 2 ESPC dans chaque district
81
Utilisation de 5 hypothèses clés dans l’estimation du budget des
différentes options
Hypothèses
clés
Temps de travail total nécessaire estimé en supposant qu’il sera possible
d’effectuer la livraison et la réquisition dans 1 à 2 ESPC / jour / district01
Estimation du forfait facturé par le secteur privé fondée sur une
reconstitution des coûts supportés par le secteur privé, majorés pour
les frais administratifs (20%)1 et la marge commerciale (25%)
02
Prise en compte de la flotte de véhicules déjà disponible
dans les districts, afin de pouvoir répartir les trois 4x4 et les huit
tricycles déjà acquis de façon à ne pas devoir acheter de
nouveaux véhicules
03
Budgétisation du suivi de la performance afin de bien capturer tous
les coûts afférents au pilote (e.g., missions de monitoring et
d’évaluation)
05
04
Mobilisation des partenaires (e.g., IHSC-TA) dans la budgétisation
MÉTHODOLOGIE
1 Pourcentage moyen de frais généraux dans le CA pour les 20 plus grosses entreprises ivoiriennes : 16% du CA, soit une majoration de 20% de la base de coûts
SOURCE: GTT (discussion des hypothèses structurantes), rapports annuels (pour les niveaux de marge et de frais administratifs), recherche de bureau
Détails page suivante
82
Prise en compte des véhicules déjà présents dans les districts
Prise en compte des véhicules déjà
présents dans les districts
Prise en compte des véhicules achetés
spécialement pour le pilote
▪ Demande de données ayant permis
d’identifier 25 véhicules de type pickup
ou 4x4 déjà présents dans les districts
▪ Pour chaque district, calcul d’un « temps
véhicule disponible » en supposant un
taux d’utilisation de ces véhicules variant
entre 40% et 60% selon le CA du district
(estimateur de l’activité)
▪ Comparaison avec le temps de travail
nécessaire pour desservir chaque ESPC
afin de calculer le nombre de véhicules
additionnels à acheter
▪ Allocation des véhicules déjà achetés
(e.g., 3 véhicules type 4x4 et 8 tricycles)
entre les districts ayant besoin de véhicules
additionnels
▪ Prise en compte de la dépense déjà
réalisée (e.g., 99 Mn FCFA) dans le
budget Étape
Calcul des besoins en véhicules en plus des
véhicules déjà présents
▪ Calcul des besoins en véhicules en plus
des véhicules déjà présents et déjà
achetés
▪ Réajustement du budget pour tenir compte
des dépenses déjà réalisées
Résul-
tat
MÉTHODOLOGIE
83
Confirmation de l’estimation de forfait facturé par le secteur privé grâce à
une discussion avec le prestataire EDD
Approche
« descendante »
de confirmation
Approche
« montante »
granulaire de
reconstitution
des coûts
Budget
Reconstitution du coût à partir d’hypothèses fines :
coût du carburant, distance de chaque circuit,
salaires horaire, coût d’un changement de pneu…
Discussion préliminaires et non engageantes avec un
prestataire privé (EDD) visant à s’assurer de la
faisabilité du modèle privé et à confirmer l’ordre de
grandeur de son coût
Estimation réalisée sur fichier Excel
Estimation communiquée par le prestataire EDD
MÉTHODOLOGIE
8484
- x
Réponse donnée par EDD à notre demande d’informations
SOURCE: Entretien avec le prestataire EDD, modèle de budgétisation
From: <[email protected]>
Date: May 28, 2018 at 12:28:29 PM GMT
Bonjour madame,
Nous venons par la présente vous donner un
aperçu de notre offre financière concernant la
livraison des ESPC durant la phase pilote de six
mois. Nous serons a 376 190 francs CFA (trois
cent soixante seize mille cent quatre vingt dix
francs CFA) par centre livré.
Nous restons ouverts a toute vos
préoccupations.
Merci.
▪ Le budget proposé est un
forfait pour l’ensemble des 3
ou des 5 ESPC du pilote, quel
que soit leur emplacement,
pour l’ensemble des 6 mois
▪ Le budget proposé comprend
la réquisition assistée par
des PGP qui ne sont pas des
étudiants (confirmé par appel
téléphonique)
85
Estimation d’un budget requis de ~130Mn FCFA pour
le pilote public et 133 Mn FCFA pour le pilote privé
SOURCE: TDR, modèle de budgétisation
Coûts inclus dans cette
catégorie pour les modèle
public, Mn FCFA
Coûts inclus dans cette
catégorie pour le modèle
privé, Mn FCFACatégorie de dépenses
4 4
8886
3
2
3
129112 17
10
0
2423 1
10
Total
Acquisition et répartition des
moyens de distribution
Organisation d’une réunion de
lancement suivie de la formation
des acteurs
Mise en œuvre du pilote
Monitorer le déroulement de la
livraison et de la réquisition
Évaluer les performances des
acteurs et du modèle de la
distribution
Contribution IHSC-TA
Contribution SWEDD
133
4
5
117
7
0
Sur la durée du pilote (6
mois), modèles public et
privé à peu près aussi
coûteux (~130 Mn FCFA
chacun)
▪ Coût du modèle public
tiré à la hausse par les
investissements en
véhicules
▪ Coût du modèle privé
très largement dominé
par le forfait facturé
par les opérateurs
Dans le modèle public,
possibilité pour IHSC-TA
de prendre à sa charge 17
Mn de FCFA
correspondant à
l’acheminement des
véhicules, à la formation
initiale des acteurs, et au
monitoring du déroulement
du pilote
86
Hypothèses de budgétisation (1/5)
Salaire d'un chauffeur FCFA / mois 150 000
Salaire d'un chauffeur charges comprises FCFA / mois 277 500
Salaire d'un chauffeur charges comprises EUR par mois 423
Salaire d'un chauffeur FCFA / h 938
Salaire d'un chauffeur charges comprises FCFA / h 1 734
Salaire d'un chauffeur charges et marge commercial comprises FCFA / h 2 783
Salaire d'un PGP (secteur privé) FCFA / mois 300 000
Salaire d'un PGP (secteur privé) charges comprises FCFA / mois 555 000
Salaire d'un PGP (secteur privé) charges comprises EUR par mois 846
Défraiement nuitée (PGP et chauffeur public et privé) FCFA / nuit 15 000
Défraiement dîner (PGP et chauffeur public et privé) FCFA / dîner 7 000
Motivation minimale pour déplacement FCFA / jour 5 000
Frais journaliers pour un PGP (hors hôtel) FCFA / jour 10 000
Durée légale du travail h / semaine 40
Durée légale du travail h / mois 160
Durée légale du travail h / jour 8
Jours ouvrés par mois j / mois 20
Prise en charge quotidienne d'un participant du niveau central en
déplacement
FCFA / jour 60 000
Hypothèses liées
aux charges RH
Poste de coût Unité Valeur
SOURCE: TDR modèle de budgétisation
Catégorie
DÉTAIL DES HYPOTHÈSES
Prise en charge transport FCFA 15 000
Taux de cotisations sur salaire brut % du salaire 85%
87
Hypothèses de budgétisation (2/5)
Consommation d'un 4x4 ou pickup l / 100 km 15
Consommation d'un 4x4 ou pickup l / km 0,15
Consommation d'un 4x4 ou pickup FCFA / km 91,5
Consommation d'un tricycle l / 100 km 8
Consommation d'un tricycle l / km 0,08
Consommation d'un tricycle FCFA / km 48,8
Coût d'achat d'un véhicule type 4x4 ou pickup FCFA 20 000 000
Coût d'achat d'un tricycle FCFA 3 000 000
Le secteur privé utilise des tricycles Vrai / faux FALSE
Le secteur public utilise des tricycles Vrai / faux TRUE
Distance après laquelle les 4x4 doivent subir une maintenance km 10 000
Distance après laquelle les tricycles doivent subir une
maintenance
km 1 125
Coût d'une opération de maintenance pour un 4x4 FCFA 165 000
Coût d'une opération de maintenance pour un tricycle FCFA 50 000
Nombre de pneus à changer sur chaque 4x4 durant le pilote km 5
Distance après laquelle les tricycles doivent subir un changement
de pneus
km 4
Coût d'un changement de pneu pour un 4x4 FCFA 120 000
Coût d'un changement de pneu tricycle FCFA 25 000
Hypothèses liées
aux véhicules
Poste de coût Unité Valeur
SOURCE: TDR modèle de budgétisation
Catégorie
DÉTAIL DES HYPOTHÈSES
Coût d'un changement de pneu 4x4 FCFA 120 000
Coût d'un changement de pneu pour un triycle FCFA 25 000
Coût du carburant FCFA / l 610
88
Hypothèses de budgétisation (3/5)
Cout de confection d'un lot de cartes carburant FCFA 15000
Nombre de lots de cartes carburant nécessaires par pilote # 1
Prix journalier de la location d'un 4x4 FCFA 90 000
Durée de l'amortissement d'un 4x4 Années 2
Durée de l'amortissement d'un tricycle Années 1
D'où amortissement quotidien d'un 4x4 FCFA / jour 27 397
D'où amortissement quotidien d'un tricycle FCFA / jour 8 219
Coût de l'assurance RC pour les 4x4 FCFA / an 73 415
Coût de l'assurance RC pour les tricycles FCFA / an 22 920
Coût d'achat d'un cadenas intelligent pour sécuriser les 4x4 FCFA 250 000
Abonnement mensuel au cadenas intelligent FCFA / mois 50 000
Nombre de cadenas par 4x4 # 1
Nombre de cadenas par tricycle # 1
Majoration des temps de transport pour tenir compte des aléas et
des pauses
% 10%
Nombre de 4x4 déjà acquis # 3
Nombre de tricycles déjà acquis # 8
Coût du péage sur l'autouroute du nord FCFA / passage 1 250
Coût d'une prestation de transport de véhicules en camion plateau
entre Abidjan et Bouaké
FCFA 300 000
Hypothèses liées
aux véhicules
Poste de coût Unité Valeur
SOURCE: TDR modèle de budgétisation
Catégorie
DÉTAIL DES HYPOTHÈSES
Distance entre Abidjan et Bouaké km 347
Nombre maximum de tricycles transportés dans chaque camion
plateau
# 6
89
Hypothèses de budgétisation (4/5)
h 0
Poste de coût Unité Valeur
Hypothèses
relatives aux
livraison
(matériel
préparation…)
SOURCE: TDR modèle de budgétisation
Catégorie
DÉTAIL DES HYPOTHÈSES
Temps nécessaire à une livraison h -
Temps nécessaire à une réquisition h -
Coût d'un forfait téléphonique mensuel permettant la
communication avant l'arrivée du PGP dans le district
FCFA / mois 5 000
Coût d'achat d'une glacière grand format FCFA 150 000
Coût d'achat d'un accumulateur de froid FCFA 5 000
Nombre de glacières par chauffeur # 1
Nombre d'accumulateurs de froid par glacière # 20
Distance au-delà de laquelle l'acheminement d'un véhicule
engendre une nuit d'hébergement
km 350
Coût mensuel d'une carte 3G pour les tablettes FCFA / mois 10 000
Coût d'une tablette FCFA 100 000
Part des journées de travail nécessitant une nuit d'hôtel % 67%
Frais généraux du secteur privé % du chiffre d'affaires 20%
Marge du secteur privé % du chiffre d'affaires 40%
Temps nécessaire à la préparation d'une livraison
(empaquetage…)
Nombre d'ESPC visités par jour (hypothèse utilisée lors des
calculs simplifiés)
# 1,5
Majoration arbitraire des coûts pour créer l'estimation haute % 30%
Majoration arbitraire de la distance de chaque circuit % 50%
Charges bancaires FCFA / mois 20 667
Dont frais de communication de solde FCFA / an 50 000
Dont frais de consultation en ligne du compte bancaire FCFA / mois 11 000
Durée du pilote mois 6
Dont frais de tenue de compte FCFA / mois 5 500
Hypothèses
structurelles
relatives au
pilote dans son
ensemble
90
Hypothèses de budgétisation (5/5)
Poste de coût Unité Valeur
SOURCE: TDR modèle de budgétisation
Catégorie
DÉTAIL DES HYPOTHÈSES
Les participants de chaque district à la journée de lancement sont
accompagnés d'un chauffeur ?
Vrai / Faux FALSE
D'où nombre total de personnes du niveau central en
déplacement
# 3
Durée de la formation dans chaque district jours 2
D'où nombre de prises en charges nécessaires par personne # par personne 3
Nombre de pauses café par jour # 2
Coût d'impression d'une page en couleur FCFA / page 150
Coût de reliure d'un document FCFA / document 350
Nombre d'ESPC à visiter lors du passage dans les districts
inspectés
# 2
Durée d'une inspection dans un district ou dans un ESPC h 1 5
Vitesse moyenne de déplacement km / h 41
Nombre d'inspecteurs # 3
Hypothèses pour
les journées de
lancement et de
formation
Coût d'un kit participant (stylo bloc-note) FCFA 1500
# 2Nombre de personnes par district envoyées à la journée de
lancement (hors chauffeur)
Nombre d'inspection(s) à réaliser (e.g. nombre de visites à tous
les districts du pilote)
# 1
Temps de travail total par district jours 2
Nombre de fois où une région reçoit la formation # 1
Nombre de formateurs envoyés dans les districts # 2
Nombre de participants venant des districts # 3
Durée d'une formation dans un district h 16Hypothèses de
coûts pour la
formation
décentralisée
Hypothèses de
coûts pour
l'équipe
d'inspection qui
va de district en
district
9191
1. Contexte
2. Description des pilotes
2.1 Préparation
2.2 Opérations
2.3 Suivi de la performance
2.4 Plan de déploiement
92
Procédure des pilotes
Préparation du piloteSuivi de la
performanceOpérations
Identification de
l’application
digitale de collecte
de données
Choix des districts Critères d’évaluationPlan de déploiement
national
Identification du
portefeuille produits
Déploiement national
Remise à niveau
des stocks
Modèles des pilotes
Procédures des
pilotes
Procédures de suivi
de la performance
1 2 3 4
1.1
1.2
1.3
1.4
2.1
2.2
3.1
3.2
4.1
Budgétisation
93
Quatre questions principales à adresser pour préparer le déploiement
national des modèles de distribution au dernier km
Quels ajustements apporter aux
modèles avant le déploiement
national?
Comment décider du modèle de
distribution à déployer dans
chaque district?
Quelles améliorations futures
apporter aux modèles de
distribution
A quel rythme déployer les modèles
de distribution au niveau national
94
Lors du déploiement national, un modèle de distribution – public ou privé
– sera attribué à chaque district selon un processus en 3 étapes
Détaillé dans la page suivante
Classification du district
par type selon la distance
moyenne entre les ESPC
▪ Districts denses (ESPC
rapprochés)
▪ Districts moyennement
denses
▪ Districts éclatés
(distances élevées
entres les ESPC)
Identification de la
performance relative du
modèle privé par rapport
au modèle public à partir
des résultats du pilotes
▪ Comparaison des taux
d’amélioration de la
disponibilité des
produits
▪ Comparaison des taux
de réduction des pertes
et péremptions des
produits
Attribution d’un modèle de
distribution (privé ou
public) adapté au district
selon les critères de
▪ Pérennité du modèle
▪ Facilité de mise en
œuvre du modèle
▪ Performance du modèle
1. Segmentation des
districts
2. Identification de la
performance de
chaque modèle par
type de district
3. Allocation d’un
modèle au district
Processus d’attribution d’un modèle de distribution au dernier km à un district
ALLOCATION DE MODÈLE DE DISTRIBUTION
95
Trois questions principales à adresser afin de choisir quel modèle
déployer au niveau de chaque district
▪ Le modèle public
de distribution au
dernier km est
utilisé comme
modèle par défaut
puisqu’il est
toujours possible
de le déployer en
mobilisant
suffisamment de
ressources
▪ L’analyse de la
faisabilité et la
pérennité du
modèle privé des
pré-requises au
choix du modèle
privé
Processus d’identification des modèles
Est-ce que c’est le modèle privé
est faisable?
(Disponibilité des acteurs privés)
Déployer le
modèle public
Par défaut : déploiement du
modèle public
Déployer le
modèle privé
Déployer le
modèle public
Déployer le
modèle public
Est-ce que pour le privé le rapport coût/impact
est plus élevé que dans le modèle public?
(Utilisation de l’indicateur composite d’impact)
Est-ce que le modèle privé est pérenne ?
(Au vu des financements disponibles)
ALLOCATION DE MODÈLE DE DISTRIBUTION
96
Formule de l’indicateur composite d’impact
Indicateur
composite
d’impact
(par district)
Amélioration des taux de
rupture et taux de PPI
exprimé en points de
pourcentage
Nécessité de prendre en compte l’amortissement
pour rendre l’impact du secteur public et l’impact du
secteur privé comparables
ZOOM
Coût des opérations avec amortissement
70 % x amélioration du taux de
rupture de stock constatée entre la
première et la dernière réquisition
+
30% x amélioration du taux de PPI
constatée entre la première et la
dernière réquisition
x 1000
Amélioration du taux de rupture
surpondérée vs. l’amélioration du taux
de PPI afin de mettre l’accent sur
l’impact sur la disponibilité des produits
ALLOCATION DE MODÈLE DE DISTRIBUTION
97
Avant le déploiement, il sera probablement nécessaire de procéder à des
ajustements du modèle opératoire au vu des enseignements du pilote
▪ Pilotes ayant pour objectif
d’identifier d’éventuelles
difficultés opérationnelles afin
de ne pas les généraliser à
l’ensemble du pays
▪ Procédures et outils du projet
pilote élaborés en central et
testés une seule fois sur le
terrain (lors de la visite terrain
du mardi 19 juillet)
Nécessité d’ajuster les modèles
avant de procéder au
déploiement à l’échelle nationale,
afin de capitaliser sur les
enseignements du projet pilote
98
6 dimensions à ajuster potentiellement lors du déploiement national
SOURCE: analyses de l’équipe
Dimension pouvant
être ajutée Critère d’ajustement
AJUSTEMENTS A APPORTER AUX MODÈLES
Portefeuille
produits
▪ A ajuster en fonction des références effectivement consommées au niveau des
ESPC:
– Simplification des produits présentés sous plusieurs posologies
– Retrait des produits non utilisés par 80% des ESPC
– Ajout des produits utilisés par 80% des ESPC mais non présents
Outil SI
▪ Déployer l’outil utilisé lors des pilotes jusqu’à la mise en œuvre du nouvel outil
connecté à e-SIGL
▪ Mettre à jour les données à collecter (i.e., liste de districts…)
▪ Potentiellement étendre le périmètre de digitalisation à d’autres outils
Durée des
visites
▪ Mettre à jour la durée cible des visites en fonction de la durée moyenne constatée
durant les pilotes
▪ Mettre à jour la durée cible des visites en fonction des gains de temps réalisés au
cours du pilote (e.g., réquisition de plus en plus efficace)
Bonnes
pratiques de
distribution
▪ Simplifier les bonnes pratiques en fonction des résultats du monitoring et de
l’analyse des points bloquants et défis rencontrés par les utilisateurs
▪ Alléger les bonnes pratiques en enlevant celles qui ne sont pas pertinentes
Motivations▪ Mettre en place des motivations non financières (i.e., matériel mis à disposition,
formations) suite au monitoring et l’évaluation
Procédures▪ Intégrer les procédures en cours de développement par l’UNFPA
9999
Durant le pilote, trois moyens permettent d’identifier les ajustements
potentiels
1. Analyse des données
collectées
2. Entretiens avec les
participants lors de la
tournée terrain de
monitoring
Durant le
pilote, 3 façons
d’identifier les
ajustements à
apporter au
modèle lors du
déploiement
Analyse des données permettant de calculer
des indicateurs pouvant signifier qu’un
ajustement est nécessaire (e.g., durée
moyenne des visites, niveau de satisfaction,
niveau de suivi des bonnes pratiques)
Tournée terrain de monitoring (3 mois après
le début du pilote) permettant de réunir des
retours qualitatifs de la part des participants
au pilote
Moyen à utiliser durant le
pilote Description
3. Entretiens avec les
participants lors de la
tournée terrain
d’évaluation finale
Tournée terrain finale permettant de réunir
des retours qualitatifs de la part des
participants au pilote (i.e., suggestions
d’amélioration…)
AJUSTEMENTS A APPORTER AUX MODÈLES
100
Nécessité d’échelonner le déploiement les modèles de distribution au
dernier km au niveau national afin s’assurer une mise en œuvre réussie
Phasage potentiel du déploiement national des modèles de distribution au dernier km
Phase 3
Phase 2
Phase 1
33% des districts ne faisant
pas partie des pilotes
33% des districts suivants Derniers 33% des
districts Nombre de
districts
Rationnel
Description
Déploiement du dernier
tiers des districts quatre
mois après le lancement
de la phase 2
Lancement des tournées de
livraison et réquisition pendant
4 mois avant de lancer la
phase suivante de déploiement
(a priori modèle public)
Déploiement du tiers de
districts suivant quatre mois
après la première phase (a
priori, modèle privé)
▪ Permet de prioriser le
modèle dont les
opérations dépendent des
acteurs porteurs du projet
(pas besoin d’appel
d’offres, etc)
▪ Permet de bien maitriser
les premières tournées de
collecte de données et les
premières tournées en
opérations régulières
▪ Permet de bien maitriser
les premières tournées
de collecte de données
et les premières
tournées en opérations
régulières
▪ Permet au niveau central
d’identifier et
sélectionner les
prestataires potentiels
(en parallèle du
lancement de la phase 1)
▪ Permet de bien maitriser
les premières tournées
de collecte de données
et les premières tournées
en opérations régulières
RYTHME DE DÉPLOIEMENT
101
Plusieurs améliorations du modèle sont possibles à court
terme, moyen terme et long termeMoyen terme (6m-1an)
Long terme (>1an)
Court terme (0-1m)
x Entité porteuse
Poursuite et
accélération du
processus
d’intégration
Programme de
transformation de
la gouvernance et
RH
Intégration et
digitalisation des
outils et systèmes
IT
Augmentation de
l’auto-financement
Mise en place d’un
système de
logistique inverse
intégré
Arbitrage des
dimensions
opérationnelles
Op
éra
tio
nn
el
Cata
lys
eu
rs
Intégration de la
chaîne de la charge
viralePNLS
Retroci
Renforcement des
compétences
logistiques des
pharmaciens/ PGP DGS
PTF
Intégration des
systèmes, e.g. eSMT,
eSIGL, MedTic,
logiciels quantif. PNDAP
NPSP
Intégration des
chaines parallèles,
e.g. PNN,
PNMTN
Renforcement de la
gouvernance et de la
coordination entre
entitésPNDAP
Harmonisation du
cycle de commande
NPSP et eSIGL
Revue du système de
financement
(diagnostic et
solutions)DGS
Intégration du
système de logistique
inverse intégré PNDAP
NPSP
Ajustement du
portefeuille produit
(les « traceurs
ESPC ») PNDAP
DPML
PNS , PTF
NPSP
PNDAP
NPSP
Intégration des
vaccinsPEV, INHP
NPSP
Optimisation du
parcours / points de
rupture de chargePNDAP
NPSP
Intégration des
réactifs et
consommables du
sang
Transformation de la
culture RH, e.g.
systèmes d’incitations
Digitalisation du
dernier km
Revue du système de
détermination des
quantités
CNTS
NPSP
DGS
PTF
PNDAP
NPSP
PNDAP
NPSP
Autonomisation des
districtsPRSSE
DGS
Mise en place du
eLearning au dernier
kmPNDAP
AMÉLIORATIONS FUTURES
102102
Kate Woods
Simplice Kamdem
This presentation was produced for review by the United States Agency for International
Development. It was prepared by McKinsey&Company under sub-contract with Chemonics
International Inc. for the Integrated Health Supply Chain – Technical Assistance Activity,
Contract number AID-624-TO-17-00003.