AIS-Präsentation: professionelle Durchführung von Facility Management-Ausschreibungen
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excellence in real estate
Professionelle Durchführung
von Facility Management-
Ausschreibungen
© AIS Management GmbH
Seite 2
Ihr Partner AIS Management
© AIS Management GmbH
Seite 3
AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung
Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse
Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung
Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement
Benchmarking
Einkauf und Lieferantenmanagement
planungs- und baubegleitendes Facility Management
Bewältigung komplexer Aufgaben,
Aufdeckung und Umsetzung von
Optimierungspotenzialen
Consulting
Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis
Benchmarks
betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR
SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken
aktiv in Forschung und Lehre
Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien
(DIN, CEN etc.)
einzigartiger Pool an Primärdaten,
maximale Marktnähe,
Wettbewerbsvorsprung
FM-Marktforum (E-Sourcing)
Secure Dataroom (E-Collaboration)
xRE-Lieferantendatenbank
Software und Wissensarchive
ressourcenschonendes, besseres
Projekt-, Einkaufs- , Asset, Property
und Facility Management, CREM
E-Solutions
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Seite 4
AIS-Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch
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Seite 5
Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch
1. Erstellung Ausschreibung
Konzept mit Ziel- definiton erstellen
Erfassen kalkulations-
relevanter Daten
Definition Rahmenbedingungen,
Vertragserstellung
Leistungsverzeichnis erstellen
Bewirtschaftungsziele
Prioritäten
Abgrenzung Eigen- /
Fremdleistung
Aufbau- und
Ablauforganisation
Schnittstellen
Controlling
Flächenaufnahme
Ausstattungsmerkmale
z.T. Hersteller und
Fabrikate
Funktions- und
Zustandsbeschreibungen
Vorbemerkungen
Vertragsinhalte
Dokumentation der
Leistungen
Kommunikation
Aufbau, Gliederung
Leistungen
Massen
Zyklen
Reaktionszeiten
Schätzkosten
Leistung
AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
FM-Marktforum
FM-Sollkonzept
FM-Prozesse
Stellenprofile
Anlagenerfassungs-
matrizen
Raumbuch
Gebäudemanage-
mentvertrag Leistungsverzeichnis
Kostenbenchmarks
Ergebnis
Betreiberkonzept Flächen
Ausstattung
Vertrag Leistungsverzeichnis
Schätzkalkulation
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Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch
2. Bewerbungsverfahren
Bieteranschreiben RFI
Besprechungstermin mit Bieter
3. LV-Veröffentlichung, Klärungen
Auswertung RFI
Aufforderung Bieter zur Angebotsabgabe
Leistung
zu liefernde Unterlagen
und Dokumente
Interesse an Teilnahme
Ansprechpartner
Leistungsprofil
Referenzen
Leistungsfähigkeit
Auswahl von
max. 6 – 8 Bieter
Information / Absage
der Bieter
Projektbeschreibung
Leistungsverzeichnis
Vorbemerkungen
Termine
Objektbegehung und
Projektbesprechung (nie
alle zusammen)
Fragen aufnehmen
Antworten an alle
verteilen
Termin bei Beginn
Kalkulationsphase
AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
Secure Dataroom FM-Marktforum
Bietererklärung
Vorlage
1. Bieterpräsentation
Bieterbewertungsmatrix Vorgaben
Betreiberkonzept Checkliste zur
Objektbesichtigung
Ergebnis
qualifizierter
Lieferantenpool
Bieterpool für
Ausschreibung
Veröffentlichung
Ausschreibung an alle
ausgewählten Bieter
erweiterte
Kalkulationsbasis für
Bieter
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Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch
4. Angebotskalkulation, -abgabe, -auswertung
Angebotsabgabe, Submission
Bieterverhandlungen vorbereiten
Bieterverhandlungen Auswertung der Angebote
5. Bieterverhandlung
Leistung
Angebotskalkulation
durch Bieter
Angebotsabgabe
Angebotsöffnung
formal (Vollständigkeit)
rechnerisch (Preisspiegel)
fachlich (Sinnhaftigkeit)
Ergänzung um RFI
Rangfolge festlegen
ergänzende Angaben
von Bietern anfordern
Fragenkatalog
Vergabestrategie
abstimmen
Agenda erstellen
Bieter einladen
Präsentation des Bieters
Fragen klären
Kalkulationsbesprechung
Vertrag zur Prüfung
übergeben
Varianten und
Alternativen auswerten
Auktionen
FM-Marktforum FM-Marktforum Secure Dataroom FM-Marktforum
AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
Preisspiegel
Bieterpräsentationen
Bieterbewertungsmatrix
Gesprächsleitfaden
Preisspiegel
Bieterbewertungsmatrix
Vorlage
2. Bieterpräsentation
Gebäudemanagementvertrag
Verhandlungsprotokoll
Ergebnis
formal geprüfte
Angebote
Bieter für
Vergabeverhandlungen
Definition der Vergabeziele
Vergabestrategie
Agenda mit
Handlungsempfehlungen
Vergabeempfehlung
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Seite 8
Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch
6. Auftrag / Projektstart
Vergabegespräch, Zuschlag
Projektstart Start-up-Team festlegen
Leistung
finale Verhandlung
Übergabeszenario
Vertragsunterzeichnung
Objekteinweisung
Personalbesetzung,
Organigramm
Beschaffung Ausstattung
Übernahme
Dokumentation
Übernahme
Betriebsverantwortung
Beginn Berichtswesen
Einführung beim
Nutzer
Ergebnis
Vertrag
Auftragsleistungs-
verzeichnis
geregelte Vorbereitung
und Objektübergabe
optimierter
Leistungsbeginn /
Dienstleisterwechsel
AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
FM-Marktforum
Gebäudemanagentvertrag
Vergabeprotokoll
Checkliste Übergabe
Dokumentenvorgaben zum
Start-up-Prozess
digitale Gebäudeakte
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Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch
7. Regelbetrieb 8. Projektende
Vertragsbeendigung Übergabe, Einweisung neuer Dienstleister
Leistungserbringung, Leistungssteuerung
Jour fixe
Störungsmanagement
Servicelevels
QS / Audits
Fortschreibung Leistungsverzeichnis
und Dokumentation
Änderungen und Anpassungen
Leistungsdefinitionen
Übergabe Verantwortung
Rückgabe Dokumentation, Daten
Abschlussbericht
Leistung
Ergebnis
geforderte Leistung
geforderte Qualität
AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.
FM-Marktforum
Secure Dataroom
digitale Gebäudeakte
Bonus-Malus-System
FM-Marktforum
Secure Dataroom
digitale Gebäudeakte
Gebäudemanagementvertrag
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Unterstützung durch AIS-Online-Technologien und Instrumente (Beispiele)
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Seite 11
AIS-Online-Technologien: zwei komplementäre Systeme
FM-Marktforum:
Spezifikation, Ausschreibung,
Vergabe via Internet
(z.B. Computer-generierter Preisspiegel)
Secure Dataroom:
Dokumentenmanagement im
virtuellen Projektraum
(z.B. Radar Screen)
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Seite 12
AIS-Instrumente: z.B. FM-Konzept, RFI-Unterlagen, Lieferantenbewertung, etc.
© AIS Management GmbH
Seite 13
Kontakt für weitere Informationen
© AIS Management GmbH
Seite 14 © AIS Management GmbH
AIS Management – excellence in real estate
Mit Spitzenberatung, exklusiven Benchmarks, wegweisenden eSolutions sichern wir Ihren Erfolg in Immobilienfragen
Herausforderungen im gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Strategie, Organisation, Prozessen, Nachhaltigkeit
und Risikomanagement sind unser Thema. Wir decken Optimierungspotenziale auf und setzen diese um,
schwerpunktmäßig bei Bau, Instandhaltung, CRE, Asset, Property und Facility Management sowie im Einkauf.
Unsere Benchmarks sind Ergebnis von Projektvolumen mit mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Primärdaten ist
einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und
Wissensbibliotheken enthalten zu Kosten, Leistungen, Kapazitäten, Flächen, Qualitäten die entscheidenden Parameter.
Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) verbessern Effizienz, Transparenz und Compliance. Kosten und
Risiken bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.
▫ eProcurement und eSourcing stärken Einkauf und Fachbereich bei RFP, RFI, RFQ, Spezifikation, Ausschreibung,
Vergabe via Internet – seien es Bauleistungen, Facility Services oder Property Management.
▫ Virtuelle Datenräume ermöglichen Management und Bearbeitung von Dokumenten webbasiert über Abteilungs- und
Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration) – bei Projekten, Immobilienmanagement, Vermarktung.
▫ Tools für Benchmarking, Audits und Analysen helfen bei Standortbestimmungen, Qualitätscontrolling und Reduktion von
Betreiberrisiken.
Unabhängigkeit
AIS Management ist mit keinem Dienstleister gesellschaftlich verbunden. Wir sind unabhängig und vertreten ausschließlich
Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft, insbesondere des CRE, Portfolio und Asset
Managements. Wir arbeiten nicht für beide Seiten.
Partner der AIS Management
excellence in real estate
Kontakt
Theresienhöhe 26
D-80339 München
Telefon: +49 89 628170-0
Telefax: +49 89 628170-59
E-Mail: [email protected]
Homepage: www.ais-management.de
Blog: http://blog.ais-management.de
Helpdesk
FM-Marktforum
Tel.: +49 89 628170-18
E-Mail: [email protected]
Secure Dataroom
Tel.: +49 89 628170-18
E-Mail: [email protected]
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