Agenda du Webmail académique - ac-orleans-tours.fr€¦ · Présentation 1 - 3 ... Thunderbird ou...
Transcript of Agenda du Webmail académique - ac-orleans-tours.fr€¦ · Présentation 1 - 3 ... Thunderbird ou...
L’Agenda du Webmail académique
L’Agenda du Webmail académique
Sommaire
• Présentation 1 - 3
• Gestion de l’agenda 4 - 5
• Créer un événement 6 - 10
• Partager un agenda 11 - 12
• S’abonner à un agenda 13 - 14
• Créer un agenda de groupe 15 - 16
• Importer/Exporter un agenda 17 - 18
• Gestion des tâches 19 - 20
• Quelques options 17 - 18
L’Agenda du Webmail académique
Présentation
• Un agenda est un outil permettant d'associer des
actions à des moments, et d'organiser ainsi son
temps.
• Il est utilisé afin de pouvoir donner à son utilisateur la
possibilité de planifier, de noter son emploi du temps,
ses rendez-vous, ses tâches, etc..
1
L’Agenda du Webmail académique
Fonctionnalités
• Un agenda pour tous les personnels de l’académie
• Possibilité de créer des agendas de groupes
avec gestion de droits
• Permet de voir l’agenda des collègues (en fonction des droits)
et ainsi facilite l’organisation de réunion
• Permet d’avoir des rappels
• Possibilité d’avoir des rendez vous privés
• Synchronisation avec les Smartphones 2
L’Agenda du Webmail académique
• Les données restent sur le serveur donc : • accessibles de n’importe où
• par plusieurs personnes simultanément (en fonction des droits)
• envoi d’emails de rendez-vous
• données sauvegardées en permanence
• liens sécurisés et cryptés
Via client Thunderbird (Lightning)
DSI
Rectorat
IAs
Poste informatique
Domicile
Via un client Web Poste informatique
Fonctionnement de l’agenda partagé
3
L’Agenda du Webmail académique
Gestion de l’agenda
• À partir de n’importe quelle
fenêtre, cliquer sur
pour :
- créer un nouvel événement
- créer une nouvelle tâche
ou cliquer sur ces boutons
• Cliquer en bas à gauche de la
fenêtre pour accéder à l’agenda,
appelé aussi calendrier
4
L’Agenda du Webmail académique
Un mois
Une semaine
M M J V S L D
Gestion de l’agenda
• Affichages sur différentes durées :
Une journée
7 jours glissants
M M J V S L D
5
L’Agenda du Webmail académique
Créer un événement
• Si un événement est créé
en cliquant directement
dans l’agenda,
il faut afficher ses détails
afin de bien le définir…
6
L’Agenda du Webmail académique
Créer un événement
• Quelques paramètres
d’un événement :
« Public » l’événement est
visible des collaborateurs
« Privé » seul le propriétaire
de l’agenda voit l’événement 7
L’Agenda du Webmail académique
Créer un événement
• Il y a possibilité d’inviter d’autres
collaborateurs à un événement :
en saisissant leurs adresses
mèl dans le champ « Invitations »,
puis en cliquant sur le « + »
en parcourant les annuaires
académique ou personnel
• Les personnes concernées
recevront un courriel d’invitation
et leur agenda sera mis à jour
automatiquement.
• La réponse à une invitation
se fait à partir de l’agenda (et non à partir de la messagerie).
8
L’Agenda du Webmail académique
Créer un événement
• Aperçu d’événements
dans l’agenda
9
Les couleurs des événements
correspondent aux couleurs
des agendas liés
L’Agenda du Webmail académique
Créer un événement
• Aperçu d’événements
dans la liste des
événements
10
Cliquer sur le titre d’un
événement ouvre ses détails
dans un nouvel onglet
L’Agenda du Webmail académique
Partager un agenda
• Voici deux méthodes permettant
de partager un agenda :
Après avoir sélectionné l’agenda
à partager, cliquer sur le bouton
« Propriétés du calendrier », puis sur
« Partager un calendrier ».
ou
Cliquer avec le bouton droit sur le
nom de l’agenda à partager,
puis sélectionner « Partager ».
.../...
11
L’Agenda du Webmail académique
Partager un agenda
• Configuration du partage
Cocher
« Partager un calendrier »
Définir les droits de chaque
utilisateur qui accédera à
l’agenda :
• Commencer par retirer tous les
droits à « Tout le monde »
• Pour chaque utilisateur, définir
les droits de « Lire » ou de
« Lire + écrire »
• L’utilisateur « Propriétaire » a
le droit de supprimer l’agenda ! (Vous êtes le propriétaire par défaut.)
12
L’Agenda du Webmail académique
S’abonner à un agenda
• Un courriel vous
informe d’une
offre de partage
13
Copier/Coller l’adresse
mail du fournisseur
Cocher la case en regard
du nom de l’agenda partagé
URI : Uniform Resource Identifier
(C’est le nom de l’agenda)
Cliquer sur s’abonner
MESSAGERIE
AGENDA
1
2
3
4
L’Agenda du Webmail académique
S’abonner à un agenda
14
Rappel : Les couleurs des événements
correspondent aux couleurs
des agendas liés.
• Une fois l’abonnement
effectué, le nouvel agenda
apparaît dans la liste des
abonnements
• Penser à cocher sa case
pour faire apparaître ses
événements et tâches
dans le calendrier à droite
• Décocher la case pour les
masquer
L’Agenda du Webmail académique
Créer un agenda de groupe
• La création d’un agenda de
groupe se fait en deux étapes :
La création même de l’agenda
Le partage de cet agenda avec
les membres du groupe
• Cliquer sur
« Créer un calendrier »
Donner un nom (URI) à l’agenda
Compléter la description,
qui sera visible par tous,
dans les propriétés de l’agenda.
Choisir une couleur et valider
15
L’Agenda du Webmail académique
• Partager le nouvel agenda avec les personnes de son choix
Penser à cliquer sur « Partager un calendrier » pour accéder aux options de partage
Une fois toutes les fenêtres validées, les collaborateurs recevront un courriel de notification de partage
Cette procédure est applicable aux groupes comme aux personnes individuellement
16
Créer un agenda de groupe
1
2
3
4
L’Agenda du Webmail académique
Importer un agenda
• Il est possible d’importer
un agenda archivé ou un
agenda utilisé dans un
autre logiciel (par exemple
Thunderbird ou Outlook)
Cliquer sur « Importer »
Parcourir vers
l’emplacement du fichier
archivé au format iCal
(extension « .ics »)
Choisir l’agenda qui
recevra les données
importées et valider
17
L’Agenda du Webmail académique
Exporter un agenda
• De même, on peut
exporter un agenda
Cliquer sur « Exporter »
Choisir l’agenda dont
on veut exporter les
données
Saisir les dates
encadrant la période à
exporter puis valider
Cet agenda sera
sauvegardé au format iCal
et portera donc l’extension
« .ics »
18
L’Agenda du Webmail académique
Gestion des tâches
• L’outil de suivi des tâches permet de visualiser l’avancement de divers projets
• Pour créer une tâche, cliquer sur « Nouvelle
tâche », dans l’agenda.
• Trier selon vos préférences (en général selon l’ordre de priorité)
• Mettre à jour l’état d’avancement
• Cliquer sur le titre d’une tâche pour l’éditer…
19
signifie que la tâche est « Privée »,
donc visible uniquement par vous
L’Agenda du Webmail académique
Gestion des tâches
• Cliquer sur le bouton
« Nouvelle tâche » ou sur le
titre d’une tâche, ouvre la
fenêtre de paramétrage ci-
contre
• Les tâches sont partagées
en même temps que
l’agenda si elles ont l’attribut
« Public ». (idem événements)
Elles sont alors visibles et
modifiables selon les droits
définis lors du partage.
• Pour sauvegarder les
modifications, cliquer sur
« Enregistrer » 20
L’Agenda du Webmail académique
Quelques options
21
Définir quelle sera la vue par défaut lors de la
connexion :
Les horaires saisis
seront représentés
avec un fond coloré.
Pour une fin de
journée à 19h00,
saisir 18h59 !
L’Agenda du Webmail académique
Quelques options
22
Cocher la case « Afficher les invitations refusées »
permet de toujours les afficher dans la liste des
invitations.
De cette façon, en cas de changement d’emploi du
temps, il est facile de signaler une acceptation à
une invitation précédemment déclinée. (Une invitation refusée disparaît de la liste des invitations)
Choisir le type d’événement par défaut
L’Agenda du Webmail académique
Questions