Gestión de las Adquisiciones del

Proyecto

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.

La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo.

La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios necesarios para administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto.

Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluyen lo siguiente:

Procesos de Gestión de las Adquisiciones

del Proyecto.

12.1 Planificar las Compras y

Adquisiciones: determinar qué comprar

o adquirir, y cuándo y cómo hacerlo.

12.2 Planificar la Contratación:

documentar los requisitos de los

productos, servicios y resultados, e identificar

a los posibles vendedores.

12.3 Solicitar Respuestas de

Vendedores: obtener información,

presupuestos, licitaciones, ofertas o

propuestas, según corresponda.

12.4 Selección de Vendedores: revisar ofertas, elegir entre

posibles vendedores, y negociar un contrato por

escrito con cada vendedor.

12.5 Administración del Contrato: gestionar el contrato y la relación entre el comprador y el vendedor, revisar y

documentar cuál es o fue el rendimiento de un vendedor, gestionar cambios relacionados con el contrato y, cuando corresponda, gestionar la

relación contractual con el comprador externo del proyecto.

12.6 Cierre del Contrato: completar y aprobar

cada contrato, incluida la resolución de

cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato

aplicable al proyecto o a una fase del proyecto.

Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto se encargan de contratos, que son documentos legales entre un comprador y un vendedor.

Un contrato es un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a proporcionar dinero u otra contraprestación válida. Un contrato es un vínculo legal sujeto a resolución en los juzgados.

Un contrato incluye términos y condiciones, y puede incluir otros temas, tales como la propuesta del vendedor o literatura de marketing, y cualquier otra documentación en la que el comprador se base para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar.

Las diferentes actividades implicadas en los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto forman el ciclo de vida de un contrato. Al gestionar activamente el ciclo de vida del contrato y redactar cuidadosamente los términos y condiciones del contrato, se pueden evitar o mitigar algunos riesgos identificables del proyecto.

Planificar las Compras y Adquisiciones.

El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones identifica qué necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera comprando o adquiriendo los productos, servicios o resultados fuera de la organización del proyecto, y qué necesidades del proyecto puede satisfacer el equipo del proyecto durante la ejecución del proyecto.

El proceso Planificar las Compras y Adquisiciones también incluye la consideración de posibles vendedores, especialmente si el comprador desea ejercer algún tipo de influencia o control sobre las decisiones de contratación. También se deberá considerar quién es el responsable de obtener o mantener los permisos y licencias profesionales relevantes que la legislación, alguna regulación o la política de la organización puedan requerir al ejecutar el proyecto.

Planificar las Compras y Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.

Entradas.

•Factores ambientales de la empresa.

•Activos de los procesos de la organización.

•Enunciado del alcance del proyecto.

•Estructura de desglose del trabajo.

•Diccionario de la EDT.•Plan de gestión del proyecto.•*Registro de riesgos.•*Acuerdos contractuales relacionadas con el riesgo.

•*Requisitos de recursos.•*Cronograma del proyecto.•*Estimaciones de coste de las actividades.

•*Línea base de coste.

Herramientas y Técnicas.

•Análisis de fabricación directa o compra.

•Juicio de expertos.•Tipos de contratos.

Salidas.

•Plan de gestión de las adquisidores.

•Enunciado del trabajo del contrato.

•Decisiones de fabricación directa o compra.

•Cambios solicitados.

Planificar las Compras y Adquisiciones: Entradas.

•Los factores ambientales de la empresa que se consideran incluyen las condiciones del mercado, y qué productos, servicios y resultados están disponibles en el mercado, quién los tiene, y bajo qué términos y condiciones. Si la organización ejecutante no tiene grupos formales de compra o contratación, entonces el equipo del proyecto tendrá que proporcionar los recursos y la experiencia para realizar las actividades de adquisición del proyecto.

1 Factores Ambientales de la Empresa.

•Los activos de los procesos de la organización proporcionan las políticas, procedimientos, guías y sistemas de gestión formales e informales existentes relacionados con la adquisición, que se tienen en cuenta al desarrollar el plan de gestión de las adquisiciones y seleccionar los tipos de contrato que se han de usar. Las políticas de la organización a menudo restringen las decisiones de adquisición. Estas restricciones de las políticas pueden incluir limitar el uso de órdenes de compra simples y exigir que todas las compras que superen un determinado valor usen una forma de contrato más larga, exigir formas específicas de contratos, limitar la capacidad para tomar decisiones de fabricación propia o compra específicas, y limitar o exigir tipos o tamaños específicos de vendedores.

2 Activos de los Procesos de la Organización.

•El enunciado del alcance del proyecto describe los límites, requisitos, restricciones y asunciones del proyecto relacionados con el alcance del proyecto. Las restricciones son factores específicos que pueden limitar las opciones tanto del comprador como del vendedor. Una de las restricciones más comunes en muchos proyectos es la disponibilidad de fondos. Otras restricciones pueden incluir fechas de entrega requeridas, recursos especializados disponibles y políticas de la organización. Las asunciones son factores que se considerarán verdaderos, y que pueden incluir temas tales como la disponibilidad asumida de múltiples vendedores o de un vendedor único. Los requisitos con implicaciones contractuales y legales pueden incluir la salud, la seguridad personal y material, el rendimiento, el medioambiente, los seguros, los derechos de propiedad intelectual, igualdad de oportunidades de trabajo, licencias y permisos.

•El enunciado del alcance del proyecto proporciona información importante sobre las necesidades y estrategias del proyecto que se consideran durante el proceso Planificar las Compras y Adquisiciones. El enunciado del alcance del proyecto también proporciona la lista de productos entregables, y los criterios de aceptación para el proyecto y sus productos, servicios y resultados. También se consideran todos los factores que puede ser necesario incluir en la documentación de adquisición y que deben ser transmitidos a los vendedores dentro de un contrato.

3 Enunciado del Alcance del Proyecto.

•La estructura de desglose del trabajo proporciona la relación entre todos los componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto.

4 Estructura de Desglose del Trabajo.

•El diccionario de la EDT proporciona enunciados del trabajo detallados que proporcionan una identificación de los productos entregables y una descripción del trabajo en cada componente de la EDT necesario para producir cada producto entregable.

5 Diccionario de la EDT.

•El plan de gestión del proyecto suministra el plan general para gestionar el proyecto e incluye planes subsidiarios, como por ejemplo, un plan de gestión del alcance, un plan de gestión de las adquisiciones, un plan de gestión de calidad y planes de gestión de contratos, que proporcionan orientación e instrucciones para la planificación de gestión de las adquisiciones. En la medida en que estén disponibles otras salidas de planificación, esas otras salidas de planificación se considerarán durante el proceso Planificar las Compras y Adquisiciones.

6 Plan de Gestión del Proyecto .

Planificar las Compras y Adquisiciones: Herramientas y Técnicas. 1 Análisis de Fabricación Propia o Compra: El análisis de fabricación directa o

compra es una técnica de dirección general y una parte del proceso Planificar las Compras y Adquisiciones del proyecto que puede usarse para determinar si el equipo del proyecto puede producir un producto o servicio determinado, o puede ser comprado.

2 Juicio de Expertos: El juicio de expertos técnicos es a menudo requerido para evaluar las entradas y las salidas de este proceso. El juicio de expertos en compras también puede usarse para desarrollar o modificar los criterios que se aplicarán para evaluar las ofertas o las propuestas hechas por los vendedores.

3 Tipos de Contrato: Hay diferentes tipos de contratos, que serán más o menos apropiados para los diferentes tipos de compras.

Contratos de precio fijo o de suma global.

Contrato de costes reembolsables.

Contratos por Tiempo y Materiales (T&M).

Planificar las Compras y Adquisiciones: Salidas.

1 Plan de Gestión de las Adquisiciones.

2 Enunciado del Trabajo del Contrato.

3 Decisiones de Fabricación Propia o Compra.

4 Cambios Solicitados.

Planificar la Contratación.

El proceso Planificar la Contratación prepara los documentos necesarios para respaldar el proceso Solicitar Respuestas de Vendedores y el proceso Selección de Vendedores.

Entradas.1.Plan de gestión de las adquisiciones.

2. Enunciado del trabajo del contrato.

3. Decisiones de fabricación directa o compra.

4. Plan de gestión del proyecto. • Registro de riesgos. • Acuerdos contractuales relacionados

con el riesgo.• Requisitos de recursos. • Cronograma del proyecto.• Estimación de costes de las

actividades. • Línea base de coste.

Herramientas y Técnicas.

1. Formularios estándar.

2. Juicio de expertos.

Salidas.

1. Documentación de la adquisición.

2. Criterios de evaluación.

3. Enunciado del trabajo del contrato (actualizaciones).

Planificar la Contratación: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.

Planificar la Contratación: Entradas.

1 Plan de Gestión de las Adquisiciones.

2 Enunciado del Trabajo del Contrato.

3 Decisiones de Fabricación Propia o Compra.

4 Plan de Gestión del Proyecto.

Planificar la Contratación: Herramientas y Técnicas.

1 Formularios Estándar.

2 Juicio de Expertos.

Planificar la Contratación: Salidas.

1 Documentos de la Adquisición.

2 Criterios de Evaluación.

3 Enunciado del Trabajo del Contrato (Actualizaciones).

Solicitar Respuestas de Vendedores. El proceso Solicitar Respuestas de Vendedores obtiene respuestas,

tales como ofertas y propuestas, de potenciales vendedores, acerca de la forma en que puede cumplirse con los requisitos del proyecto. La mayor parte del esfuerzo real en este proceso es realizado por los vendedores potenciales, normalmente sin coste directo para el proyecto ni para el comprador.

Entradas.

1. Activos de los procesos de la organización.

2. Plan de gestión de las adquisiciones.

3. Documentos de la adquisición.

Herramientas y Técnicas.

1. Conferencias de los oferentes.

2. Publicidad.

3. Desarrollar lista de vendedores calificados.

Salidas.

1. Lista de vendedores calificados.

2. Paquete de documentación de la adquisición.

3. Propuestas.

Solicitar Respuestas de Vendedores: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.

Solicitar Respuestas de Vendedores: Entradas.

1 Activos de los Procesos de la Organización.

2 Plan de Gestión de las Adquisiciones.

3 Documentos de la Adquisición.

Solicitar Respuestas de Vendedores: Herramientas y Técnicas.

1 Conferencias

de Oferen

tes.

•Las conferencias de oferentes (también llamadas conferencias de contratistas, conferencias de proveedores y conferencias previas a la licitación) son reuniones con los potenciales vendedores previos a la preparación de una oferta o propuesta. Estas son usadas para asegurar que todos los vendedores potenciales tengan un entendimiento claro y en común de las adquisiciones (por ejemplo, requisitos técnicos y requisitos del contrato). Las respuestas a las inquietudes planteadas pueden ser incorporadas a los documentos de la adquisición como modificaciones. Durante esta interacción inicial entre comprador y vendedor, todos los posibles vendedores son colocados en un plano de igualdad para generar la mejor oferta.

2 Publicidad.

•Las listas existentes de posibles vendedores pueden a menudo ampliarse poniendo anuncios en publicaciones de circulación general, como periódicos, o en publicaciones especializadas, como revistas de profesionales. Algunas jurisdicciones gubernamentales exigen la publicidad de ciertos tipos de artículos a adquirir; la mayoría de las jurisdicciones gubernamentales exigen la publicidad de los contratos gubernamentales pendientes.

3 Desarrollar una Lista

de Vendedores Calificados.

•Se pueden desarrollar listas de vendedores calificados a partir de los activos de la organización si dichas listas o información están fácilmente disponibles. Tanto si la información está disponible como si no, el equipo del proyecto también puede desarrollar sus propias fuentes. Existe información general ampliamente disponible a través de Internet, guías de bibliotecas, asociaciones locales relevantes, catálogos comerciales y otras fuentes similares. Obtener información más detallada de fuentes específicas puede requerir esfuerzos adicionales, tales como visitas en el lugar o ponerse en contacto con clientes anteriores.

Solicitar Respuestas de Vendedores: Salidas.

1 Lista de Vendedores Calificados.

En la lista de vendedores calificados se incluye a aquellos

vendedores a quienes se les solicita que presenten una propuesta o presupuesto.

2 Paquete de Documentos de la Adquisición.

El paquete de documentos de la adquisición es una solicitud formal

preparada por el comprador y enviada a cada vendedor, que es la base

sobre la cual el vendedor prepara una oferta para los productos, servicios o

resultados solicitados que se definen y describen en la documentación de

adquisición

3 Propuestas.

Las propuestas son documentos preparados por el vendedor que describen su capacidad y disposición

para suministrar los productos, servicios o resultados solicitados descritos en la documentación de

adquisición. Las propuestas se preparan de acuerdo con los requisitos de los documentos de la

adquisición pertinentes y reflejan la aplicación de los principios aplicables del contrato. La propuesta del vendedor constituye una oferta formal y legal en

respuesta a la solicitud de un comprador. Después de que se presenta una propuesta formalmente, el

comprador a veces solicita al vendedor que complemente sus propuestas con una presentación

oral.

Selección de Vendedores. El proceso Selección de Vendedores recibe ofertas o propuestas y

aplica criterios de evaluación, según corresponda, para seleccionar uno o más vendedores calificados y aceptables como tales.

Entradas.1. Activos de los procesos de la organización.

2. Plan de gestión de las adquisiciones.

3. Criterios de evaluación.

4. Paquete de documentación de la adquisición.

5. Propuestas.

6. Lista de vendedores calificados. 7. Plan de gestión del proyecto. • Registros de riesgos. • Acuerdos contractuales relacionados

con el riesgo.

Herramientas y Técnicas.

1. Sistema de ponderación.

2. Estimaciones independientes.

3. Sistema de selección.

4. Negociación del contrato.

5. Sistemas de calificación de vendedores.

6. Juicio de expertos.

7. Técnicas de evaluación de propuestas.

Salidas.

1. Vendedores seleccionados.

2. Contrato.

3. Plan de gestión del contrato.

4. Disponibilidad de recursos.

5. Plan de gestión de las adquisiciones (actualizaciones).

6. Cambios solicitados.

Selección de Vendedores: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.

Selección de Vendedores: Entradas.

1 Activos de los Procesos de la Organización.

2 Plan de Gestión de las Adquisiciones.

3 Criterios de Evaluación.

4 Paquete de Documentos de la Adquisición.

5 Propuestas.

6 Lista de Vendedores Calificados.

7 Plan de Gestión del Proyecto.

Selección de Vendedores: Herramientas y Técnicas.

1 Sistema de Ponderación.

2 Estimaciones Independientes.

3 Sistema de Selección.

4 Negociación del Contrato.

5 Sistemas de Calificación de Vendedores.

6 Juicio de Expertos

7 Técnicas de Evaluación de Propuestas.

Selección de Vendedores: Salidas.

1 Vendedores Seleccionados.

2 Contrato.

3 Plan de Gestión del Contrato.

4 Disponibilidad de Recursos.

5 Plan de Gestión de las Adquisiciones (Actualizaciones).

6 Cambios Solicitados.

Administración del Contrato.

El proceso Administración del Contrato asegura que el rendimiento del vendedor cumplirá con los requisitos contractuales y que el comprador actuará conforme a los términos del contrato. En proyectos más grandes con varios proveedores de productos, servicios y resultados, un aspecto clave de la administración del contrato es gestionar las interfaces entre los diversos proveedores.

Entradas.

1. Contrato.

2. Plan de gestión del contrato.

3. Vendedores seleccionados.

4. Informes de rendimiento.

5. Solicitudes de cambio aprobadas.

6. Información sobre el rendimiento del trabajo .

Herramientas y Técnicas.

1. Sistema de control de cambios del contrato.

2. Revisión del rendimiento realizada por el comprador.

3. Inspecciones y auditorias.

4. Informar el rendimiento.

5. Sistema de pago.

6. Administración de reclamaciones.

7. Sistema de gestión de registros.

8. Tecnología de la información.

Salidas.

1. Documentación del contrato.

2. Cambios solicitados.

3. Acciones correctivas recomendadas.

4. Activos de los procesos de la organización (actualizaciones).

5. Plan de gestión del proyecto (actualizaciones).

*Plan de gestión de las adquisiciones.

*Plan de gestión del contrato.

Figura 12-7. Administración del Contrato: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.

Administración del Contrato: Entradas.

1 Contrato.

2 Plan de Gestión del Contrato.

Descrito en la Sección 12.4.3.3.

3 Vendedores Seleccionados

Descritos en la Sección 12.4.3.1.

4 Informes de Rendimiento.

5 Solicitudes de Cambio Aprobadas.

6 Información sobre el Rendimiento del Trabajo.

Administración del Contrato: Herramientas y Técnicas.

1 Sistema de Control de Cambios del Contrato.

2 Revisión del Rendimiento realizada por el Comprador.

3 Inspecciones y Auditorías.

4 Informar el Rendimiento.

5 Sistema de Pago.

6 Administración de Reclamaciones.

7 Sistema de Gestión de Registros.

8 Tecnología de la Información.

Administración del Contrato: Salidas.

1 Documentación del Contrato.

2 Cambios Solicitados.

3 Acciones Correctivas Recomendadas.

4 Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones).

5 Plan de Gestión del Proyecto (Actualizaciones).

Cierre del Contrato. El proceso Cierre del Contrato respalda al proceso Cerrar Proyecto, ya

que incluye la verificación de que todo el trabajo y todos los productos entregables han sido aceptables. El proceso Cierre del Contrato también incluye actividades administrativas, como por ejemplo, actualización de registros para reflejar los resultados finales y archivo de dicha información para su uso en el futuro. El cierre del contrato aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto.

Entradas.

Herramientas y Técnicas.

Salidas.

•Plan de gestión de las adquisiciones. •Plan de gestión del contrato. •Documentación del contrato. •Procedimiento de cierre del contrato.

•Auditoria de adquisición. •Sistema de gestión de registro.s

•Contratos. complementarios.•Activos de los procesos de la organización (actualizaciones).

Figura 12-8. Cierre del Contrato: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas. 

Cierre del Contrato: Entradas.

Cierre del Contrato: Herramientas y Técnicas.

1 Auditorías de Adquisición.

2 Sistema de Gestión de Registros.

Cierre del Contrato: Salidas.

1 Contratos Cerrados.

2 Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones).