Adquisición e implementación de un sistema de trámite...
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FACULTAD DE INGENIERÍA Carrera de Ingeniería Informática y de Sistemas ADQUISICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y GESTIÓN DOCUMENTAL PARA PETROPERÚ Trabajo de Suficiencia Profesional para optar el Título Profesional de Ingeniero Informático y de Sistemas CORTEZ DIOS, ROLF Asesor: Dr. Luis Soto Soto Lima – Perú 2018
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FACULTAD DE INGENIERÍA
Carrera de Ingeniería Informática y de Sistemas
ADQUISICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y GESTIÓN
DOCUMENTAL PARA PETROPERÚ
Trabajo de Suficiencia Profesional para optar el Título Profesional
de Ingeniero Informático y de Sistemas
CORTEZ DIOS, ROLF
Asesor:
Dr. Luis Soto Soto
Lima – Perú
2018
II
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ....................................................................................... 1
LA EMPRESA ........................................................................................... 2
DATOS GENERALES .................................................................................. 2 NOMBRE DE LA EMPRESA .......................................................................... 2 UBICACIÓN DE LA EMPRESA ....................................................................... 2 GIRO DE LA EMPRESA ............................................................................... 3 TAMAÑO DE LA EMPRESA ........................................................................... 3 RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA .......................................................... 3 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA ................................................................. 4
Gerencia Auditoría. ............................................................................. 5 Gerencia Corporativa Planeamiento. .................................................. 5 Gerencia Corporativa Finanzas. ......................................................... 5 Gerencia Corporativa Legal. ............................................................... 5 Gerencia Corporativa Gestión de Riesgos. ......................................... 6 Gerencia Corporativa Relaciones Institucionales, Comunicaciones y Sostenibilidad. .................................................................................... 6 Gerencia Corporativa Administración y Mejoramiento. ....................... 6 Gerencia Corporativa Talento Humano y Transformación. ................. 6 Gerencia Corporativa Gestión Social. ................................................. 7 Gerencia Exploración, Explotación y Oleoducto. ................................ 7 Gerencia Refinación. .......................................................................... 7 Gerencia Abastecimiento, Comercialización y Distribución. ............... 7
MISIÓN, VISIÓN Y POLÍTICA ........................................................................ 7 Misión. ................................................................................................ 7 Visión. ................................................................................................. 8 Política. ............................................................................................... 8
PRODUCTOS Y CLIENTES ........................................................................... 8 Productos. ........................................................................................... 8 Clientes. ............................................................................................ 10
PREMIOS Y CERTIFICACIONES .................................................................. 11 RELACIÓN DE LA EMPRESA CON LA SOCIEDAD ........................................... 11
EL PROBLEMA ....................................................................................... 12
CARACTERIZACIÓN DE ÁREAS INVOLUCRADAS ........................................... 12 ANTECEDENTES Y DEFINICIÓN DEL PROBLEMA .......................................... 14
Antecedentes. ................................................................................... 14 Trámite documentario. .................................................................. 14 Gestión documental. ..................................................................... 15
Definición del problema. ................................................................... 17 OBJETIVOS ............................................................................................. 21
Objetivo general. ............................................................................... 21 Objetivos específicos. ....................................................................... 22
JUSTIFICACIÓN........................................................................................ 22 ALCANCES Y LIMITACIONES ...................................................................... 23
III
MARCO TEÓRICO .................................................................................. 25
LEY N°27658 - MODERNIZACIÓN DEL ESTADO .......................................... 25 NORMA TÉCNICA PERUANA ISO/IEC 17799 ............................................. 25 ISO9001 ............................................................................................... 25 PROBLEMÁTICA DEL SECTOR TECNOLÓGICO EN EL PERÚ ........................... 26 PMI ....................................................................................................... 26 ITIL ....................................................................................................... 27
DESARROLLO DEL PROYECTO ........................................................... 28
METODOLOGÍA ........................................................................................ 28 Gestión del proyecto. ........................................................................ 29
Grupo de Procesos de Inicio. ........................................................ 30 Grupo de Procesos de Planificación. ............................................ 30 Grupo de Procesos de Monitoreo y Control .................................. 31 Grupo de Procesos de Cierre ........................................................ 32
Producto. .......................................................................................... 32 Adquisición. ................................................................................... 32 Análisis y diseño............................................................................ 33 Implementación. ............................................................................ 33 Pruebas. ........................................................................................ 34
APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA ............................................................ 34 Gestión del proyecto. ........................................................................ 34
Grupo de Procesos de Inicio. ........................................................ 34 Grupo de Procesos de Planificación. ............................................ 35 Grupo de Procesos de Monitoreo y Control .................................. 37 Grupo de Procesos de Cierre ........................................................ 38
Producto. .......................................................................................... 38 Adquisición. ................................................................................... 38 Análisis y diseño............................................................................ 45 Implementación. ............................................................................ 51 Pruebas. ........................................................................................ 54
RESULTADOS.......................................................................................... 54 Optimización de tiempo. ................................................................... 54 Optimización de recursos. ................................................................ 56
CONCLUSIONES .................................................................................... 59
RECOMENDACIONES ............................................................................ 60
REFERENCIAS ....................................................................................... 61
ANEXO 01: ACTA DE CONSTITUCIÓN ................................................. 63
ANEXO 02: PLAN DE RIESGOS ............................................................ 66
INTRODUCCIÓN ....................................................................................... 66 Propósito. .......................................................................................... 66 Alcance. ............................................................................................ 66
RIESGOS ................................................................................................ 66 Impacto y probabilidad de ocurrencia. .............................................. 67 Categoría del riesgo.......................................................................... 69
IV
DESCRIPCIÓN DE RIESGOS IDENTIFICADOS ............................................... 70 Estrategia de Mitigación y/o Plan de Contingencia ........................... 70
ANEXO 03: REPORTE DE RENDIMIENTO DEL PROYECTO ............... 73
ANEXO 04: LICENCIAMIENTO .............................................................. 74
ANEXO 05: SOPORTE Y GARANTÍA .................................................... 75
ANEXO 06: DISEÑO DE INTERFAZ PARA MEMORANDO .................. 76
ANEXO 07: CREACIÓN Y APROBACIÓN DE UNA CARTA ................. 80
SUPERVISOR 1 (ROL EJECUTOR) ............................................................. 80 JEFE 1 (ROL JEFE) .................................................................................. 82 GERENTE 1 (ROL JEFE) ........................................................................... 83 GESTOR 1 (ROL GESTOR) ....................................................................... 84
ANEXO 08: ACTA DE CONFORMIDAD ................................................. 85
ANEXO 09: PLAN DE CAPACITACIÓN ................................................. 88
ROL RECEPTOR ...................................................................................... 88 ROL GESTOR .......................................................................................... 88 ROL JEFE ............................................................................................... 89 ROL EJECUTOR ...................................................................................... 89 ROL DIGITALIZADOR ................................................................................ 89 ROL ADMINISTRADOR FUNCIONAL ............................................................ 89 ADMINISTRACIÓN DE IBM FILENET CAPTURE ............................................ 89 ADMINISTRACIÓN DE IBM FILENET CONTENT ENGINE / PROCESS ............... 89
ANEXO 10: EVALUACIÓN DE CAPACITACIÓN ................................... 90
ANEXO 11: MANUAL DEL USUARIO - ROL JEFE ............................... 92
ANEXO 12: PRUEBAS DE ACEPTACIÓN ............................................. 96
ANEXO 13: PRUEBAS DE PERFORMANCE ....................................... 105
CARGA MASIVA DE CORRESPONDENCIA Y LANZAMIENTO MASIVO DE FLUJOS
DE TRABAJO ......................................................................................... 105 CONSULTAS SIMULTÁNEAS DE CORRESPONDENCIA ................................. 105 CARGA MASIVA DE IMÁGENES Y LANZAMIENTO DE FLUJOS ....................... 106
V
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
ILUSTRACIÓN 1: UBICACIÓN DE LA EMPRESA ................................................... 2
ILUSTRACIÓN 2: ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA ............................... 4
ILUSTRACIÓN 3: VENTA EN EL MERCADO INTERNO 2012 - 2016 ........................ 9
ILUSTRACIÓN 4: VENTA EN EL MERCADO EXTERNO 2012 - 2016 ....................... 9
ILUSTRACIÓN 5: FLUJOGRAMA DE LA CADENA DE COMERCIALIZACIÓN DE
COMBUSTIBLES.................................................................................... 10
ILUSTRACIÓN 6: ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA CORPORATIVA DE
ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO ...................................................... 13
ILUSTRACIÓN 7: DISTRIBUCIÓN POR TIPO DE DOCUMENTO .............................. 15
ILUSTRACIÓN 8: PROCESO DE RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA (AS-IS) .... 15
ILUSTRACIÓN 9: PROCESO DE TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA (AS-IS) ......... 16
ILUSTRACIÓN 10: PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL (AS-IS) .................... 17
ILUSTRACIÓN 11: DIAGRAMA DE PARETO DE PROBLEMÁTICA .......................... 19
ILUSTRACIÓN 12: ÁRBOL DE PROBLEMAS ...................................................... 20
ILUSTRACIÓN 13: ÁRBOL DE OBJETIVOS ........................................................ 21
ILUSTRACIÓN 14: METODOLOGÍA DEL PROYECTO .......................................... 28
ILUSTRACIÓN 15: ÁREAS DEL CONOCIMIENTO ................................................ 29
ILUSTRACIÓN 16: DIAGRAMA DE CICLO DE VIDA DEL PROYECTO ...................... 30
ILUSTRACIÓN 17: EDT ................................................................................ 35
ILUSTRACIÓN 18: CRONOGRAMA DEL PROYECTO .......................................... 36
ILUSTRACIÓN 19: PROCESO DE RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA (TO-BE). 45
ILUSTRACIÓN 20: PROCESO DE TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA (TO-BE) ..... 46
ILUSTRACIÓN 21: PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL (TO-BE) .................. 47
ILUSTRACIÓN 22: DISEÑO DE LA ARQUITECTURA ........................................... 48
ILUSTRACIÓN 23: MOTORES DE BASE DE DATOS ............................................ 49
ILUSTRACIÓN 24: ESTRUCTURA BPM APLICADA ............................................ 50
ILUSTRACIÓN 25: DISEÑO INTEGRADO ECM, BPM Y FRONT .......................... 50
ILUSTRACIÓN 26: RESUMEN DEL PROCESO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO Y
GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRADO ...................................................... 58
VI
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA 1: DEMANDA EN MILES DE BARRILES POR DÍA CALENDARIO (MBDC) DE
COMBUSTIBLES POR SECTOR ................................................................ 11
TABLA 2: FLUJO DE DOCUMENTOS QUE ENTRAN Y SALEN DE LA EMPRESA EN UN
AÑO.................................................................................................... 14
TABLA 3: POSIBLES CAUSAS DEL PROBLEMA................................................. 18
TABLA 4: PRESUPUESTO APROXIMADO DEL PROYECTO ................................. 37
TABLA 5: CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL SOFTWARE ............................. 39
TABLA 6: CARACTERÍSTICAS DEL ADMINISTRADOR DE CONTENIDOS
DOCUMENTALES .................................................................................. 39
TABLA 7: CARACTERÍSTICAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ........................... 41
TABLA 8: DETALLE DEL DISEÑO DE LA ARQUITECTURA .................................. 49
TABLA 9: COMPARATIVA ENTRE GESTIÓN DOCUMENTAL SIN Y CON PROYECTO . 55
TABLA 10: CÁLCULO DEL AHORRO DE HORAS/HOMBRE .................................. 55
TABLA 11: CÁLCULO DEL AHORRO DE RECURSOS HUMANOS .......................... 56
TABLA 12: CÁLCULO DEL AHORRO POR FOTOCOPIAS .................................... 56
TABLA 13: CÁLCULO DEL AHORRO POR IMPRESIONES .................................... 57
TABLA 14: CÁLCULO DEL AHORRO TOTAL PROYECTADO ................................ 57
TABLA 15: ESCALAS DE IMPACTO DE UN RIESGO ........................................... 68
TABLA 16: ESCALA DE PROBABILIDAD DE AMENAZA ....................................... 68
TABLA 17: MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO .......................................... 69
TABLA 18: CATEGORÍA DEL RIESGO ............................................................. 69
TABLA 19: RIESGOS IDENTIFICADOS ............................................................ 70
TABLA 20: CONSOLIDADO DE RIESGOS ........................................................ 72
TABLA 21: LISTA DE ENTREGABLES CONFORMES .......................................... 85
1
INTRODUCCIÓN
En el Perú, uno de los principales factores que no permiten solucionar la
burocracia es la falta del uso de tecnología en los procesos. Hasnain
(2017) concluye que “la tecnología puede ser un punto de partida para
realizar reformas y reducir la burocracia”. Actualmente, muchas entidades
gubernamentales continúan haciendo uso de mecanismos manuales para
administrar y ejecutar procesos como el trámite documentario y la gestión
documental.
Oppenheimer (2003) manifiesta que “la burocracia y la falta de
fiscalización en países no desarrollados origina otros problemas, siendo
uno de los más graves la corrupción”.
En consecuencia, problemas como el manejo de documentos
pueden ser solucionados con un sistema integrado de Trámite
documentario y Gestión documental.
Es por ello que el presente proyecto consistió en la Implementación
de un Sistema de Trámite Documentario que brinde soporte tecnológico al
proceso de Trámite Documentario, a través de la implementación de una
plataforma de gestión documental. Este sistema permitió la
automatización de los flujos de la documentación, control de la
correspondencia externa e interna, así como el seguimiento para su
atención o ejecución de acciones que implique su atención.
2
LA EMPRESA
Datos Generales
Petroperú es una “empresa estatal de derecho privado dedicada al
transporte, refinación, distribución y comercialización de petróleo y sus
derivados. Es uno de los principales contribuyentes del Estado lo que le
permite realizar inversiones en educación y salud beneficiando el
desarrollo sostenible. Actualmente emplea directamente a cerca de 2,500
personas”.
Nombre de la Empresa
Petroperú.
Ubicación de la Empresa
A continuación el mapa donde se ubica la oficina principal en la dirección:
Av. Enrique Canaval y Moreyra 150 – San Isidro.
Ilustración 1: Ubicación de la empresa
(Fuente: GoogleMaps).
3
Giro de la Empresa
La empresa “se encarga de la exploración, explotación y transporte de
petróleo a través del Oleoducto Norperuano, Oleoducto Ramal Norte, flota
marítima y fluvial contratada. Por otro lado, realiza la refinación del
petróleo en sus sedes de Talara, Conchán, Iquitos, El Milagro y Pucallpa
(actualmente en alquiler). La distribución se da a través de flota marítima
(buques, barcos y navíos pequeños) y flota terrestre (camiones, tanques y
trenes). Finalmente, la comercialización se realiza por medio de plantas
propias, plantas contratadas y redes de estaciones de servicio afiliadas”.
Tamaño de la Empresa
El ranking “Perú: The Top 10,000 Companies” evalúa a las mejores
empresas de nuestro país según su facturación anual. Según el ranking
del 2017, Petroperú es la empresa que mayores ventas realiza llegando a
facturar más de 11 millones de soles. En consecuencia, se puede afirmar
que la empresa es una de las más grandes del país.
Reseña Histórica de la Empresa
Petroperú “desde sus inicios en 1969 tuvo un gran aporte a la economía
del país, superando en el camino los desafíos políticos y administrativos
que tuvo al frente. Desde su creación, debió definir su razón de ser:
operar la difícil industria petrolera con personal local y sin asesoría
especializada internacional, esto debido a la campaña de nacionalización
impartida por el gobierno de turno. Producto de este esfuerzo, se logró
demostrar la capacidad y compromiso de los trabajadores logrando
abastecer la demanda del país, evitando una inminente crisis. El
abastecimiento se dio gracias a los descubrimientos de yacimientos en la
selva norte, los cuales permitieron la construcción del Oleoducto
Norperuano”.
4
A lo largo de los años, Petroperú “ha logrado competir con marcas
internacionales de gran prestigio, convirtiéndola en la actualidad como la
empresa estatal más importante del Perú”.
Organigrama de la Empresa
Ilustración 2: Organigrama general de la empresa
(Fuente: Intranet Petroperú).
5
Gerencia Auditoría.
Se encarga de realizar las auditorías internas a todas las gerencias de la
empresa para garantizar que realizan sus obligaciones con
responsabilidad y profesionalismo. Consta de las siguientes jefaturas:
Legal, Auditoría Administrativa, Auditoría Abastecimiento,
Comercialización y Distribución, Auditoría Refinerías, Auditoría Proyectos
y Auditoría Exploración, Explotación y Oleoductos.
Gerencia Corporativa Planeamiento.
Se encarga de establecer el planeamiento estratégico de la empresa
mediante lineamientos que permitan la operación y garanticen el
cumplimiento de las metas a corto y largo plazo. Consta de las siguientes
Sub-Gerencias: Estrategia y Planeamiento e Innovación y Negocios
Nuevos.
Gerencia Corporativa Finanzas.
Se encarga de gestionar correctamente el flujo financiero, administrar la
caja y los temas contables de la empresa. Se divide en las Sub-Gerencias
de: Contabilidad y Finanzas, Tesorería, Administración Tributaria.
Gerencia Corporativa Legal.
Se encarga de revisar el marco legal de todos los documentos y/o
acciones que toma la empresa de forma interna y externa. Se rige por los
estatutos y compromisos vigentes en la empresa y el marco legal del
Estado Peruano.
6
Gerencia Corporativa Gestión de Riesgos.
Se encarga de regular y supervisar los proyectos antes, durante y
después de su implementación. Contempla los riesgos adquiridos de la
empresa y otorga el visto bueno para la ejecución de los mismos. Se
divide en las Sub-Gerencias: Control de Gestión y Proyectos y Control
Interno.
Gerencia Corporativa Relaciones Institucionales,
Comunicaciones y Sostenibilidad.
Se encarga de resaltar la imagen corporativa de la empresa de cara al
mundo empresarial y la sociedad. Busca que la empresa participe en
eventos relacionados a las buenas prácticas y que destaque en concursos
de gran envergadura.
Gerencia Corporativa Administración y Mejoramiento.
Se encarga de brindar apoyo a todas las Gerencias con la finalidad que
ejecuten sus procesos y procedimientos de manera eficaz. Tiene como
respaldo el uso de la tecnología para optimizar procesos. También se
encarga de supervisar y ejecutar los procesos de adquisiciones.
Gerencia Corporativa Talento Humano y Transformación.
Se encarga de promover el desarrollo del talento humano, fomentando la
actualización y/o aprendizaje de nuevos conocimientos que permitan a los
trabajadores realizar sus actividades de manera proactiva. Se divide en
las Sub-Gerencias: Desarrollo y Servicios, entre las que destacan las
unidades como Remuneraciones, Servicios Médicos y Desarrollo de
Personal.
7
Gerencia Corporativa Gestión Social.
Se encarga de promover la Responsabilidad Social en la operación diaria
de la empresa, impulsando mecanismos de ahorro de energía, reducción
del uso del papel e invirtiendo en campañas en defensa de comunidades
vulnerables. Esta divida en las Sub-Gerencias: Responsabilidad Social y
Sistemas Integrados de Gestión y Comunicación y Relacionamiento
Institucional.
Gerencia Exploración, Explotación y Oleoducto.
Se divide en las Sub-Gerencias: Exploración, Desarrollo y Producción,
Oleoducto Norperuano y Servicios Administrativos.
Gerencia Refinación.
Se divide en las Sub-Gerencias: Refinación Iquitos, Refinación Conchán,
Refinación Talara y el Proyecto de Modernización de Refinería Talara
(PMRT).
Gerencia Abastecimiento, Comercialización y Distribución.
Se divide en las Sub-Gerencias: Suministro y Ventas Internacionales,
Comercial y Distribución.
Misión, Visión y Política
Misión.
La empresa tiene como misión “proveer hidrocarburos de calidad a los
mercados nacional e internacional, administrando eficientemente sus
recursos, realizando sus actividades con los mayores niveles de
eficiencia, confiabilidad y sostenibilidad, desarrollando innovación y
responsabilidad socio-ambiental”.
8
Visión.
Asimismo, tiene como visión “ser una empresa líder de la industria
peruana de hidrocarburos, autónoma e integrada, enfocada en la creación
de valor con eficiencia; gestionando los negocios de forma ética y
sostenible con productos de calidad internacional y desarrollando
relaciones responsables efectivas con los grupos de interés”.
Política.
Petroperú tiene como principios “la satisfacción del cliente interno y
externo entregando productos y servicios de calidad; el respeto por las
personas, sus instituciones y al medio ambiente; innovación y mejora
continua de sus productos, procedimientos y procesos; trabajo en equipo
que promueva el esfuerzo conjunto de los trabajadores; responsabilidad
social en apoyo al desarrollo de nuestros trabajadores, sus familias y las
poblaciones donde operamos; protección ambiental a favor de la
biodiversidad y el derecho de la población; transparencia como una sana
práctica corporativa; y seguridad en el trabajo con acciones y condiciones
seguras”.
Productos y Clientes
Productos.
Los productos que ofrecen son “GLP, gasolina Super-Plus, gasohol,
Diesel, petróleos industriales, solventes y ácido nafténico”.
En la ilustración 3 se aprecia la venta en el mercado interno por
tipo de combustible de los últimos cuatro años. Dicha ilustración nos
muestra la demanda creciente total por año siendo el más favorecido el
Diesel B2/B5.
9
Ilustración 3: Venta en el mercado interno 2012 - 2016
(Fuente: Memoria Anual Petroperú).
Por otro lado, en la ilustración 4 se muestra de igual forma el
crecimiento sostenible de la venta en el mercado externo de los últimos
años. A pesar de mostrar un incremento total, sobresale el crecimiento de
tipo residual, frente a los otros tipos de productos.
Ilustración 4: Venta en el mercado externo 2012 - 2016
(Fuente: Memoria Anual Petroperú).
10
Clientes.
Entre los diferentes clientes de la empresa tenemos “distribuidores
mayoristas y minoristas, aerolíneas, Fuerzas Armadas, empresas
privadas y público en general”.
A continuación, en la ilustración 5, se muestra la cadena de
comercialización que inicia desde la refinería, para luego ser vendida a
distribuidores mayoristas, los cuales finalmente venden los productos a
través de estaciones de venta al público en general, consumidores
directos y distribuidores minoristas.
Ilustración 5: Flujograma de la cadena de comercialización de combustibles
(Fuente: Osinergmin 2013).
La tabla 1 muestra la demanda promedio de petróleo por día que requiere
las diversas industrias para su operación normal. La industria que más
petróleo requiere es el transporte el cual consume cerca de cien mil
barriles diarios, lo cual representa más del 70% de la demanda total.
11
Tabla 1: Demanda en miles de barriles por día calendario (MBDC) de combustibles por sector
(Fuente: Osinergmin 2012).
Premios y Certificaciones
La empresa ha logrado diversos premios entre los que destacan el
otorgado por “la agencia clasificadora Fitch Ratings que confirmó la
calificación BBB+ (Marzo 2017). El Ministerio realizó el reconocimiento a
la empresa por su proyecto Aliados de la Educación 2016, que premia a
instituciones públicas y privadas por contribuir con la educación
(Diciembre 2016). Primer puesto entre empresas petroleras en el ranking
del Monitor Empresarial de Reputación Corporativa (MERCO), que se
ocupa de medir las empresas con mayor potencialidad para atraer y
retener talento (Junio 2016). La consultora internacional Latinvex
(LatinAmerica Business News & Analysis) ubica a la empresa en el puesto
83 dentro de las mayores empresas en Latinoamérica (Junio 2016)”.
Relación de la Empresa con la Sociedad
La política institucional “define la responsabilidad social como un conjunto
de valores que contribuyen a tener un comportamiento ético en beneficio
del país. Es por ello que la responsabilidad social como tal se encuentra
en el Gobierno Corporativo y es considerada de vital importancia para la
empresa, vinculándonos con estándares internacionales que guían su
accionar: los Principios del Pacto Mundial de Naciones Unidas, los
Principios del Ecuador, la Declaración Universal de Derechos Humanos,
los Principios de la Organización para la Cooperación y Desarrollo
Financiero y las mejores prácticas aplicables en la industria de
hidrocarburos”.
12
EL PROBLEMA
Caracterización de Áreas Involucradas
La Oficina de Trámite Documentario, la cual se encuentra dentro de la
Sub Gerencia de Servicios de Apoyo y de la Unidad Servicios Generales y
Mantenimiento, que se encarga de la recepción, despacho y distribución
de los documentos o correspondencia, así como la distribución de
correspondencia entre las diferentes áreas, gerencias o departamentos
ubicados en la Oficina Principal. Está oficina cumple funciones de una
mesa de partes y puede recibir/remitir entre 200 y 300 documentos por
día aproximadamente, provenientes de diferentes partes del país y del
extranjero, de personas naturales o jurídicas, entre otras.
Por otro lado, el área responsable de la ejecución, supervisión y
coordinación del proyecto fue la Sub Gerencia Tecnologías de
Información y Comunicaciones. Esta Sub Gerencia se encarga, entre
otras cosas, de velar por el desarrollo e implementación de herramientas
tecnológicas a favor de la empresa, según las necesidades y nuevas
tendencias del mercado nacional y mundial.
La ilustración 6 muestra la ubicación de la Oficina de Trámite
Documentario dentro del organigrama de la Gerencia Corporativa de
Administración y Mejoramiento.
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Ilustración 6: Organigrama de la Gerencia Corporativa de Administración y Mejoramiento
(Fuente: Intranet Petroperú).
14
Antecedentes y Definición del Problema
Antecedentes.
Trámite documentario.
A fin de entender el contexto en el cual se identificó el problema, se
realizó un análisis del volumen de documentos que se recepcionan y
emiten a través de la Oficina de Trámite Documentario, el cual se detalla
la tabla 2.
Tabla 2: Flujo de documentos que entran y salen de la empresa en un año
(Fuente: Elaboración propia).
Cabe mencionar que según la tabla 2, se observa que la
documentación más relevante que engloba más del 80% del total son los
comprobantes, la correspondencia y valijas de entrada y salida.
Por otro lado, el flujo interno de documentos que circulan entre las
Gerencias, Jefaturas y unidades previo a la implementación del proyecto
tiene un promedio anual de 60,000 documentos solo en la sede principal
(San Isidro - Lima), los cuales se distribuyen de la siguiente manera (Ver
Ilustración 7):
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Ilustración 7: Distribución por tipo de documento
(Fuente: Elaboración propia).
Gestión documental.
A continuación se muestran tres procesos de negocio que comprendían el
AS-IS. El primer proceso de negocio denominado “Recepción de
Correspondencia” (Ver Ilustración 8), comprendía los pasos desde que un
documento es recibido en la Oficina de Trámite Documentario y viaja a
través del edificio hasta que llega a la dependencia destino.
Ilustración 8: Proceso de Recepción de Correspondencia (AS-IS)
(Fuente: Elaboración propia).
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El segundo proceso “Trámite de Correspondencia”, muestra las
actividades que se realizaban para dar respuesta al documento recibido.
Consta de la elaboración de la respuesta y la entrega de la misma (interna
o externa). Para mayor detalle, ver la ilustración 9 a continuación:
Ilustración 9: Proceso de Trámite de Correspondencia (AS-IS)
(Fuente: Elaboración propia).
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Finalmente, el tercer proceso, denominado “Gestión documental”
resume la asignación de responsabilidades y/o notificaciones que tenían
los empleados del departamento referente al documento recibido (Ver
Ilustración 10).
Ilustración 10: Proceso de Gestión Documental (AS-IS) (Fuente: Elaboración propia).
Definición del problema.
Los tres procesos de negocio descritos líneas arriba tenían las siguientes
deficiencias: demora en la atención de un documento determinado,
demoras en la búsqueda de información, manejo excesivo de
documentación impresa, pérdida y/o duplicidad de documentos, alta
dependencia de archivos físicos, atención no oportuna de documentación
oficial que pueden llevar a compromisos económicos no previstos (multas
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y penalidades pecuniarias), incremento de gastos por impresión y
fotocopiado e incremento de espacio físico para archivamiento,
seguimiento manual de la generación, envío y recepción de documentos,
duplicidad de funciones.
Para ponderar las posibles causas, se detalló cada uno de ellos por
ítems asignándole frecuencia y tiempo (Ver Tabla 3). Esta frecuencia fue
elaborada en base al consumo diario de cada ítem y se le asignó un
tiempo aproximado en horas que se usaban para dichas frecuencias.
Como consecuencia, se obtuvo un costo promedio aproximado con lo cual
se ordenó de mayor a menor para identificar las causas más relevantes.
Tabla 3: Posibles causas del problema
(Fuente: Elaboración propia)
Según Pareto, las causas más relevantes del problema son las que
abarcan el 80% acumulado (Principio de Pareto), siendo para este caso
las siguientes: incremento de impresión y fotocopiado, demoras en
búsqueda de información, alta dependencia de documentos físicos,
manejo excesivo de documentación impresa y seguimiento manual de
gestión de documentos.
A partir de la Tabla 3 se elaboró el Diagrama de Pareto (Ver
Ilustración 11).
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Ilustración 11: Diagrama de Pareto de problemática
(Fuente: Elaboración Propia).
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A continuación, se muestra el árbol de problemas donde se
encontró los efectos ocasionados por la problemática y cuáles fueron las
causas que la originaron.
Ilustración 12: Árbol de problemas
(Fuente: Elaboración propia).
21
Objetivos
Ilustración 13: Árbol de objetivos
(Fuente: Elaboración propia).
Objetivo general.
Adquisición e Implementación de un Sistema de Trámite Documentario,
Correspondencia Interna y Externa para mejorar la gestión de la Oficina
de Trámite Documentario de Petroperú.
22
Objetivos específicos.
Rediseñar los tres procesos detallados en las ilustraciones 8, 9 y 10 con la
finalidad de optimizar tiempo y recursos, lo cual generará ahorro de dinero
a mediano plazo.
Diseñar un sistema de Gestión Documental con la finalidad de
brindar solución a las cinco causas principales identificadas en la Tabla 3,
previo al Diagrama de Pareto.
Desarrollar el workflow (flujo de trabajo) para realizar las
autorizaciones y visados de documentos de manera más rápida y eficaz,
reduciendo el tráfico burocrático y la movilización de documentos en el
edificio.
Diseñar e implementar una plataforma tecnológica confiable,
segura y auditable, que permita garantizar la información que administra y
entrega.
Elaborar y estructurar los términos de referencia y requisitos
mínimos que debe cumplir el proveedor y el producto final. Este proceso
debe ser implementado bajo la Ley de Contrataciones del Estado.
Justificación
En ese contexto, la empresa se perjudicó financieramente con multas y/o
sanciones de diferentes instituciones por no brindar información o solución
a sus requerimientos en los plazos establecidos. Estos problemas
ocasionados por la lentitud de sus procesos manuales ocasionó que
tareas sencillas como elaborar y enviar documentos de conformidad o
notificación de recibido tome más de una semana en ser remitidas.
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A consecuencia de lo antes mencionado, se optó por mejorar el
flujo actual para el trámite documentario mediante la implementación de
este proyecto, el cual permitió lograr la optimización de tiempo y recursos,
brindando información confiable y oportuna. Esto será profundizado
posteriormente en los resultados.
Adicional a ello, en la línea de protección del medio ambiente,
Petroperú se había sensibilizado sobre la prevención contra la
contaminación ambiental incluyendo algunas líneas sobre este tema en su
propia política.
Sin embargo, se sabía que el aumento de la sensación térmica y
demás fenómenos naturales se producen debido a la no conservación y
cuidado del medio ambiente. Uno de los problemas que generan dichos
fenómenos es la deforestación. Suarez (2014) manifestó que “el Perú
había alcanzado niveles máximos de deforestación en los últimos 13
años”. Esto hizo reflexionar al directorio y gerentes sobre la tala
indiscriminada que se realiza, entre otras cosas, para satisfacer la
demanda de papel en las industrias y en especial de la propia empresa.
Además del papel, el plástico contribuye a la contaminación
ambiental. Según el especialista Kahhat (2014) “el plástico demora entre
100 y 700 años en degradarse, dependiendo su espesor”. Resultó
oportuno considerar que el exceso del uso de fotocopias e impresiones
hizo que incremente también el uso de cartuchos plásticos de tintas y
toners diariamente.
Alcances y Limitaciones
El alcance del proyecto fue la implementación del Sistema de Trámite
Documentario en la sede principal mediante la adquisición de la
plataforma tecnológica de gestión documental como los servicios de
implementación de los flujos de documentación, configuración y
mejoramiento de los procesos involucrados en el proyecto.
24
Al ser un proyecto que involucra a todos los trabajadores de la
empresa, se requirió involucrarlo de forma gradual, es decir iniciar con
procesos del flujo documental cuyo ámbito sea reducido y manejable, y
sobre el cual se pueda establecer los diferentes cambios a la gestión
documental actual. Una vez implementado, se procedió a analizar el
impacto y asegurar que el nuevo modelo de gestión documental y las
herramientas tecnológicas que lo soporten sean los adecuados y óptimos.
Asimismo, como parte del proyecto se realizó una consolidación y
actualización de los procedimientos asociados al manejo de la
documentación.
En resumen, se puede concluir que el proyecto contenía lo
siguiente: Adquisición y Selección de la Plataforma Tecnológica,
implementación de los flujos documentales, Mesa de Partes - Oficina
Principal, Correspondencia Gerencia General y Correspondencia Interna.
Sin embargo, también se deben considerar las limitaciones del
proyecto entre las que se tuvo: No inclusión de la aprobación de pago de
facturas a ningún proveedor, ni la realización de validaciones de fechas
para las aprobaciones, ni tampoco la administración de procesos legales
de la empresa.
25
MARCO TEÓRICO
Ley N°27658 - Modernización del Estado
El proceso de Modernización de la Gestión del Estado tiene como
finalidad mejorar los niveles de eficiencia de las entidades estatales, de
manera que se logre brindar una óptima atención a los ciudadanos,
optimizando el uso de los recursos públicos. El objetivo es alcanzar un
Estado al servicio de la ciudadanía con canales descentralizados y
desconcentrados, con una gestión transparente, operado por servidores
públicos bien calificados y remunerados.
Bajo este contexto, el gobierno creó la Ley N° 27658, en la cual
considera el proceso de modernización como el puente para la
optimización en el uso de recursos del Estado (Estado Peruano, 2002).
Norma Técnica Peruana ISO/IEC 17799
La Norma Técnica Peruana ISO/IEC 17799:2007 se refiere al Código de
Buenas Prácticas para la gestión de la seguridad de la información,
dispuesta por la Presidencia del Consejo de Ministros inicialmente en el
2004.Dicha norma es un conjunto de recomendaciones y buenas
prácticas para las organizaciones sin importar su giro o tamaño. Permite
de manera flexible, implementar soluciones estándares para la seguridad
de la información manteniendo una posición neutral en la tecnología que
se decida aplicar (ONGEI, 2007).
ISO9001
La norma ISO 9001 permite ser aplicada a cualquier organización sin
prejuicios de tamaño, sector o actividad a la cual se dedica. Su aplicación
se basa en el análisis de datos y está orientada al cliente. Además,
permite relaciones equilibradas entre clientes y proveedores,
empoderando a líderes para la toma de decisiones.
26
Su modelo está basado en procesos, los cuales deben ser
planificados como un sistema integrado que permita la mejora continua en
cualquier etapa (ISO, 2007).
Problemática del Sector Tecnológico en el Perú
El Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología e Innovación Tecnológica
(Concytec) elaboró el 2016 la Política Nacional en la cual analiza la
situación actual del sector y la considera “débil e ineficiente” (Concytec,
2016). Asimismo, la presidenta de la Institución, Orjeda (2016) menciona
que “los niveles de calidad de los centros y laboratorios de investigación
son bajos”.
Esta problemática se basa en la Política Nacional para el
Desarrollo de la Ciencia, Tecnología e Innovación Tecnológica – CTI
publicada por Concytec en el 2016. A su vez, se estudia este
comportamiento en las Políticas Públicas para impulsar la Ciencia, la
Tecnología y la Innovación para la competitividad que fue publicado por el
Congreso de la República en el 2010.
PMI
Los Fundamentos para la Dirección de Proyectos de la Guía del PMBOK
(Project Management Institute) nos brindan un conjunto de buenas
prácticas para la elaboración de un proyecto, de tal forma que tenga una
estructura sostenible a lo largo del proceso de implementación. Lo más
resaltante es que estas habilidades sugeridas por la Guía no son
obligatorias en su totalidad, sino brinda flexibilidad al implementador a fin
que aplique lo que considera necesario para el desarrollo de su proyecto.
Esta herramienta me permitió identificar correctamente a los interesados
del proyecto, documentar información relevante a lo largo de la vida del
proyecto, proyectar un tiempo aproximado de implementación, aplicar la
gestión de cambios en el proyecto según nuevas necesidades de la
empresa, entre otras (Project Management Institute, 2013).
27
ITIL
Dentro de la Implementación se necesitó plasmar como sería la operación
del Sistema principal y sus derivados es por ello que se tomó como
referencia algunas herramientas descritas dentro del Manual ITIL
(Information Technology Infrastructure Library) para seguir un orden en el
desarrollo de las tareas y que estas a su vez, tengan un responsable
visible en la organización. Este manual me permitió aplicar conceptos
como: gestión de incidencias, gestión de problemas, gestión de niveles de
servicio, aplicación de roles y/o responsables de servicios y procesos
(Axelos, 2011).
28
DESARROLLO DEL PROYECTO
Metodología
Ilustración 14: Metodología del proyecto
(Fuente: Elaboración propia)
29
Gestión del proyecto.
El proyecto ha sido desarrollado en base a las buenas prácticas del
PMBOK 5ta edición, propuesto por el PMI, el cual se divide en 10 áreas
del conocimiento las cuales se detalla a continuación:
Ilustración 15: Áreas del conocimiento
(Fuente: PMI)
Asimismo, la Guía del PMBOK manifiesta que se puede hacer uso
de una o más áreas del conocimiento según la necesidad de cada
proyecto, sin la obligación de usar todas las áreas y todas las
herramientas que ellas contienen.
Después de las consideraciones anteriores, se estimó conveniente
elaborar los siguientes entregables divididos según el ciclo de vida del
proyecto:
30
Ilustración 16: Diagrama de Ciclo de vida del proyecto
(Fuente: Elaboración propia).
Grupo de Procesos de Inicio.
Acta de constitución del proyecto.
En este entregable se realiza un breve resumen de los parámetros
iniciales para la implementación del proyecto. A su vez, autoriza e inicia el
proyecto, atribuyendo responsabilidad al jefe de proyecto para asignar
recursos a cada una de las actividades programadas.
Grupo de Procesos de Planificación.
EDT.
Este entregable nos permite subdividir el trabajo en pequeños
componentes a fin de que se pueda gestionar eficazmente el Plan de
Trabajo. Permite una visión estructurada de todo el proyecto en lo
referente a gestión del proyecto y desarrollo del producto.
31
Cronograma.
El cronograma contiene el conjunto de actividades que delimitan el
proyecto. Cada una de estas actividades mantiene una secuencia según
su criticidad, pre-requisitos y disponibilidad de recursos.
Presupuesto.
El presupuesto contiene el costo total del proyecto que usualmente es
dividido en dos grandes grupos: gestión y desarrollo. El costo de la parte
de gestión corresponde a la administración y recursos humanos
necesarios para garantizar el éxito del proyecto. Por otro lado, el costo del
desarrollo, involucra por lo general los costos del software y hardware, de
ser el caso.
Riesgos.
El Plan de Riesgos tiene como finalidad identificar y ponderar los riesgos
de tal forma que permita crear planes de mitigación y/o contingencia a fin
de que el desarrollo del proyecto no se vea afectado.
Grupo de Procesos de Monitoreo y Control
Control de cambios.
La gestión de las solicitudes de cambio comienza desde la solicitud de un
cambio, el cual analizado por el equipo del proyecto y aprobado por los
interesados del mismo, es incluido y actualizado en el plan del proyecto
para ser considerado desde ese momento (creación de hito) hasta el final
del proyecto.
Rendimiento.
El rendimiento del proyecto se mide a lo largo del ciclo de vida del mismo,
en la cual se considera el cumplimiento del cronograma, el gasto y uso de
32
recursos según el plan de trabajo. Además controla las actividades que se
realizan en ese momento para garantizar el desarrollo de las próximas sin
inconvenientes.
Grupo de Procesos de Cierre
Licenciamiento.
En la etapa de cierre, se provee de licencias que permitan el uso y
administración de la plataforma. En ese sentido, se obtiene licencias
según la cantidad de usuarios que podrán tener acceso al sistema. Dichas
licencias, por lo general, tienen un periodo de inicio y fin, sin embargo
tienen opción a ser renovadas por el periodo que la empresa cliente lo
requiera.
Soporte y Garantía.
El soporte se define por los acuerdos entre el proveedor y el cliente.
Cuenta, por lo general, con mecanismos y procedimientos, horarios de
atención, niveles de escalabilidad y el periodo de cobertura.
Producto.
Adquisición.
.
Los términos de referencia son un conjunto de condiciones o
requerimientos mínimos que la empresa cliente solicita al posible
proveedor del producto. Estos requerimientos pueden estar asociados a
la interfaz de usuario, seguridad, compatibilidad y características de la
plataforma.
Por otro lado, para el proyecto se analizó el mercado con los
posibles proveedores que calificarían según los términos de referencia
antes definidos. Se evaluó el cumplimiento mínimo de cada uno de los
33
requisitos, así como también el valor agregado que podía aportar cada
proveedor.
Finalmente, una vez analizado los requerimientos con el proveedor,
y de ser absuelta cada una de sus consultas, en conformidad de ambas
partes, se procedió a la firma de contrato.
Análisis y diseño.
En esta etapa se identificó los tres procesos involucrados en el problema
y se priorizó las tareas claves para el éxito del proceso. Se requirió
evaluar toda la ruta crítica para identificar posibles “cuellos de botella” que
afecten el proceso. Una vez identificadas estas falencias, se procedió a
dar prioridades para implementar reingeniería. En el caso que algún
proceso no esté delimitado como parte de la operación de la empresa, se
definió, detalló y aprobó para su aplicación inmediata. En consecuencia
se crearon prototipos de la capa visual de la plataforma según la
necesidad, a fin de que sea validado con los usuarios líderes. Dichas
vistas fueron elaboradas para una fácil navegación, a fin que los usuarios
finales interactúen con ella de manera intuitiva.
Por otro lado, se analizó el diseño de la arquitectura para la
implementación y todos los componentes requeridos para su operación.
Se procuró subdividir el diseño de la mejor forma para garantizar la
seguridad y performance.
Implementación.
En esta etapa, se inició con la implementación de la plataforma según los
requerimientos definidos entre el cliente y el proveedor. Por otro lado, se
verificó las condiciones necesarias para que la plataforma o el desarrollo
del mismo se ejecute con normalidad, así se evitó posibles inconvenientes
al momento del despliegue.
34
Finalmente se estableció un plan de capacitación que fue dictado
por el proveedor a los usuarios líderes que el cliente haya estimado
conveniente elegir. Dichas capacitaciones fueron reforzadas con los
manuales necesarios para la operación de la plataforma.
Pruebas.
El Plan de pruebas se ejecutó cuando la plataforma estuvo concluida. Las
pruebas por tramos o recurrentes de la etapa de implementación no
pertenecen a esta etapa.
Las pruebas que se ejecutaron fueron las pruebas integrales y
pruebas de performance.
Aplicación de la Metodología
Gestión del proyecto.
Grupo de Procesos de Inicio.
Acta de constitución del proyecto.
Entre ellos destacó: información general del proyecto, objetivos e hitos.
Cabe mencionar que por política interna de Petroperú, toda Acta de
Constitución va acompañada de una aprobación para invertir (API).
(Ver Anexo 01).
35
Grupo de Procesos de Planificación.
EDT.
Ilustración 17: EDT
(Fuente: Petroperú)
Cronograma.
El proyecto tuvo un tiempo de duración aproximado de 12 meses. El
desglose y detalle fueron elaborados en base al EDT del proyecto y los
tiempos calculados según experiencias pasadas y sugerencia del
proveedor.
A continuación, en la ilustración 18, se observa cada una de las
tareas divididas en la línea de tiempo del proyecto:
36
Ilustración 18: Cronograma del Proyecto
(Fuente: Petroperú)
37
Presupuesto.
El presupuesto, por temas de confidencialidad, se coloca en valores
aproximados, respetando los ítems que la componen (Ver Tabla 4).
Tabla 4: Presupuesto aproximado del proyecto
(Fuente: Petroperú)
Riesgos.
(Ver Anexo 02).
Grupo de Procesos de Monitoreo y Control
Control de cambios.
Las solicitudes de cambio se realizaron mediante una carta enviada al
representante legal, tanto de la empresa cliente, como de la empresa
proveedora. En ambos casos dichas cartas estuvieron acompañadas del
detalle de los cambios solicitados y si estos representan cambios de nivel
bajo, medio o alto, según el Plan de Gestión de Cambios.
Según sea el caso, de ser aprobado, se actualizó las nuevas
fechas y/o entregables comprometidos que se veían modificados por
dicho cambio. Todas las solicitudes y aprobaciones de cambios fueron
firmadas por los representantes de ambas empresas y los responsables
del proyecto como señal de conformidad.
38
Rendimiento.
Se realizó evaluaciones periódicamente según el cronograma del
proyecto a fin de evaluar el cumplimiento estricto de los compromisos
firmados. Dichas evaluaciones fueron detalladas por escrito a través de
Informes de Avance del Proyecto (Ver Anexo 03).
Grupo de Procesos de Cierre
Licenciamiento.
(Ver Anexo 04).
Soporte y Garantía.
(Ver Anexo 05).
Producto.
Adquisición.
Términos de referencia.
El postor deberá proponer como mínimo una solución conformada de un
Administrador de contenidos documentales (ECM-Enterprise Content
Management) y de un BPM documental.
El postor deberá considerar en su propuesta todos los
componentes necesarios que brinden la solución completa a lo requerido,
identificando los productos comerciales y los que son o serán
desarrollados a la medida.
Se requiere que lo propuesto provea a Petroperú de una
Plataforma de Gestión Documental flexible y escalable, con capacidad de
39
integración a procesos documentales externos como los manejados a
través de un ERP.
A continuación se muestra la relación de características técnicas
mínimas requeridas para el software a proponer, las cuales deben
cumplirse en forma nativa (out of the box):
Tabla 5: Características generales del Software
(Fuente: Petroperú)
Nro. CARACTERÍSTICAS GENERALES
Interfaz Usuario
1 Interfaz en idioma español
2 Interfaz al usuario vía Web
3 Se debe contar con interfaces con ayuda contextual (ayuda sensible al contexto)
4 Barra o menú de navegación para el usuario que le permita identificar donde se encuentra ubicado
Seguridad
5 Soporte e Integración con LDAP corporativo para autenticación.
6 Seguridad basada en roles
7 Capacidad de manejar Firmas Digitales
8 La solución deberá considerar opción de firma electrónica, para instancias de revisión y aprobación de documentos.
Compatibilidad Plataforma Tecnológica
9 Ejecución soportada en Sistema Operativo Linux, RED HAT 5 o superior
10 Uso compatible con Internet Explorer y Mozzilla
11 Notificaciones a usuarios mediante correo electrónico
Arquitectura Solución
12 Arquitectura Orientada a Servicios (SOA).
13 Incluye API Java
14 Puede exponer sus servicios como Web Services
Tabla 6: Características del Administrador de contenidos documentales
(Fuente: Petroperú)
Nro. CARACTERÍSTICAS ADMINISTRADOR DE CONTENIDOS - ECM
Captura Documentos
15 Soporte de tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres, tipo OCR.
16 Soportar captura on-line (en línea)
17 Puede realizar carga masiva de documentos y metadata
18 Captura de documentos multipágina
19 Funcionalidad para realizar anotaciones, marcar zonas o colocar
40
nota de comentarios, en documentos digitalizados
20 Importación y exportación de imágenes en formatos estándares del mercado: tiff, jpeg, pdf
21 Manejo de optimización de calidad de las imágenes
22 Soporte a la identificación, indexado, captura de metadatos y clasificación de los documentos basados en métodos básicos como uso de códigos de barra y separadores de página
Gestión de Documentos
23 Almacenamiento de documentos electrónicos
24 Distribución de documentos en carpetas y subcarpetas virtuales
25 Permite clasificar los documentos que se agreguen al repositorio
26 Asignación de atributos (indexación) al documento con metadatos predefinidos o propios
27 Es posible configurar fechas de expiración a los documentos
28 Deberá permitir un log de auditoría, a nivel de documento
29 Captura de documentos en diversos formatos video, sonidos, imágenes, textos, hojas de cálculo
30 Pre-visualización de los documentos con acercamiento (zoom) y rotación
31 Búsqueda de documentación por filtros según la indexación realizada
32 Manejo de versiones sobre los documentos, con la capacidad de identificar usuario, fecha y hh:mm:ss de la versión
33 Soporte los conceptos de check-in y Check-out (bloqueo de documentos)
34 De-duplicación de un mismo documento en distintas carpetas, ahorrando espacio en disco
35 Capacidad de manejar hipertextos y establecer enlaces entre los documentos
36 Permitir la creación de documentos compuestos virtuales, los cuales pueden estar en diversos formatos, a fin de facilitar la creación de expedientes
37 Administración de los metadatos asociado a un documento
Consultas
38 Acceso a las distintas versiones de un documento
39 Permite crear plantillas para consultas
40 Manejo de enlaces (links) web para acceso directo a un documento en modo consulta, que puedan ser enviados por correo electrónico
Seguridad
41 Seguridad a nivel de carpetas y subcarpetas
42 Los documentos heredan automáticamente la seguridad de la carpeta en la que son almacenados
43 Seguridad hasta el nivel documento
44 Seguridad según versiones
45 Definición específica de permisos a usuarios
41
Tabla 7: Características de la Gestión documental
(Fuente: Petroperú)
Nro. CARACTERÍSTICAS BPM DOCUMENTAL
Definición de Flujos
46 Se puede visualizar, agregar, editar contenido documental que resida en la solución ECM desde los flujos de trabajo
47 Definición de hitos o estados en un flujo
48 Entorno gráfico para el modelamiento de los flujos de trabajo, destinado para uso del usuario final no técnico.
49 Manejo de derivaciones a personas o roles
50 Definición de acciones de envío de email durante el flujo
51 Manejo de versiones de un flujo
52 Manejo de recordatorios y alertas
53 Manejo de escalamiento
54 Capacidad de simular el flujo creado, soportado en entorno visual.
Acciones en un Flujo
55 Deberá existir la posibilidad de iniciar o retener cualquier objeto antes de entrar en el workflow.
56 Permite iniciar un flujo desde otro flujo en ejecución
57 Capacidad para seleccionar usuarios o grupos de usuarios para hacerlos participe de una tarea dentro del flujo
58 Permite delegar un paso en un flujo
59 Permite la suspensión y reanudación de un flujo
60 Permite la cancelación de un flujo
61 Permite incluir comentarios u observaciones dentro de cada paso ejecutado en el flujo
62 Permite anexar documentos en cualquier paso del flujo
63 Manejo de situaciones de usuario fuera de la oficina (vacaciones, licencia, etc.) para que se derive el flujo a otra persona
64 Usuarios con los privilegios adecuados pueden detener un flujo de trabajo o reasignar una tarea a otro usuario
65 Permite ejecución simultánea de versiones distintas de un flujo
Manejo de Formularios Electrónicos
66 Capacidad para la creación, administración y uso de formularios electrónicos
67 Capacidad de incluir formularios como parte de un flujo
68 Uso de sub-formularios comunes dentro de un formulario
Seguimiento
69 Consultas de tareas pendientes de un usuario
70 Consultas de seguimiento a flujos, por parte de usuarios dueños del mismo
71 Manejo de rangos de tiempo para una etapa en el flujo, luego del cual se hará seguimiento y/o escalamiento
72 Historial de eventos de un flujo incluyendo fechas, horas y personas participantes
73 Análisis de tiempos promedio y desviaciones en los flujos
74 Permite definir reportes de seguimiento y control en función a las
42
variables del flujo
75 Permite información gráfica en los reportes
Por otro lado, el postor ganador de la buena Pro debe proveer las
licencias de uso del software propuesto a nombre de Petróleos del Perú
Petroperú S.A. Estas licencias deben cubrir el uso del software desde su
instalación, asimismo debe permitir el uso del software en ambientes de
desarrollo y producción, así como su uso eventual en un servidor alterno
en caso de contingencia.
Se debe incluir en este licenciamiento todos los componentes de
software requeridos para el adecuado funcionamiento del Sistema (según
lo indicado en el numeral VI). Dentro de estos componentes se deben
incluir el de base de datos y el de servidor de aplicaciones. Petroperú es
responsable de facilitar la plataforma de hardware y el sistema operativo
sobre la que se implantarán los componentes de software requeridos para
el nuevo sistema.
El licenciamiento debe cubrir el uso del software por los diferentes
tipos de usuarios: usuarios finales, usuarios administradores, usuarios
desarrolladores. Se ha previsto que el sistema cuente con dos usuarios
administradores, uno titular y otro suplente. Se ha previsto que cualquier
futura implementación en la plataforma de gestión documental requiera a
lo más dos usuarios desarrolladores.
Las licencias deben identificar la versión a la que correspondan.
Esta versión debe tener un máximo de tres años de antigüedad desde su
salida comercial al mercado.
Como parte de la propuesta económica se deberá incluir el monto
propuesto para el licenciamiento del producto ofertado, disgregando el
monto por licenciamiento, monto de soporte y actualización anual, así
como las variables que intervienen en el licenciamiento.
43
Estos costos incluidos en la propuesta económica no podrán ser
incrementados durante los 3 primeros años de uso, para lo cual se deberá
presentar una Carta de Compromiso por parte del fabricante de software.
A su vez, el postor ganador de la Buena Pro realizará la instalación
del software propuesto, así como todos los componentes requeridos para
el adecuado funcionamiento del Sistema, en los servidores que Petroperú
designe para este efecto. La instalación (o instalaciones) requerida debe
asegurar el correcto funcionamiento del software en el ambiente de
Desarrollo. La instalación debe incluir los últimos parches conocidos y
probados del software y componentes requeridos.
Durante la ejecución del proyecto de implementación y con el
apoyo del postor ganador, Petroperú completará el dimensionamiento
requerido de hardware para el ambiente de producción del sistema.
El postor es responsable de la instalación en el ambiente de
producción, asegurando el funcionamiento de la misma versión existente
en el ambiente de desarrollo.
Además del licenciamiento de software, el postor deberá ofrecer el
servicio de actualización y soporte del software propuesto, hasta un año
después de la instalación del mismo, con la posibilidad de ser renovado.
Este servicio de actualización y soporte debe incluir como mínimo:
derecho a actualización de versiones del software, derecho a nuevos
parches probados del software, soporte de consultas técnicas sobre el
software vía telefónica, correo electrónico o página web, en horario de
oficina y soporte local ante problemas de funcionamiento.
Estudio de mercado.
Finalizado los términos de referencia, se procedió a enviar una copia a los
posibles proveedores que estén interesados en postular al requerimiento.
Luego de cumplido el plazo establecido para la presentación de
44
propuestas, se obtuvo la propuesta de LPA Consulting, BCTS Consulting
y Xerox.
LPA Consulting propuso el desarrollo de la plataforma en Filenet
(IBM). Tiene más de 12 años de experiencia y cuenta con clientes como:
Petrobras, ExxonMobil y Ecopetrol. Finalmente, se optó por elegir su
opción por tres temas relevantes: propuesta más económica, experiencia
de casos similares en petroleras y mayor tiempo de capacitación y soporte
post-implementación.
BCTS Consulting propuso el desarrollo de la plataforma en Oracle
Web Center Content (ORACLE). Tiene más de 20 años de experiencia y
cuenta con clientes como: Pecsa, Luz del Sur y DukeEnergy.
Xerox propuso el desarrollo de la plataforma en Documentum
(XEROX). Tiene más de 100 años de experiencia en tecnología y 10 años
en gestión documental.
Contrato.
Inicialmente se evaluó los criterios y parámetros de evaluación,
delimitando el monto estimado referencial (MER) que fue asignado al
proyecto. En ese sentido, se elaboró las bases del concurso para la
adjudicación y se realizó la convocatoria de postores.
En una primera etapa se absolvió las consultas y observaciones de
los postores mediante cartas que contenían descripciones y/o gráficos
para mayor entendimiento de los requisitos mínimos. Estas consultas
tuvieron periodos establecidos para ser solicitadas.
Luego de detallar las bases integradas, y cumpliendo el plazo, se
recepcionó y revisó cada una de las propuestas. En este periodo la
empresa estuvo facultada a solicitar información adicional al postor para
un mejor entendimiento de la solución planteada.
45
Finalmente, el comité evaluador conformado por Gerentes y
Supervisores TI, realizó la evaluación técnica y económica de la
propuesta y decidió entregar la buena pro a LPA Consulting. Dicha
decisión se formalizó con la firma del contrato.
Análisis y diseño.
Rediseño de procesos.
La ilustración 19 representa el proceso Recepción de Correspondencia, el
cual fue mejorado con la reducción de procedimientos manuales que se
realizaban al recibir el documento en la Oficina de Trámite Documentario.
Además, evitó el trabajo operativo del conserje en el envío/recepción de
los documentos a través de las oficinas del edificio principal.
Ilustración 19: Proceso de Recepción de Correspondencia (TO-BE).
(Fuente: Elaboración propia).
46
En el siguiente proceso de Trámite de Correspondencia se optimizó
la carga manual de la secretaria/asistente en la asignación de números de
identificación, así como realizar fotocopias y cargos innecesarios. A su
vez, se logró mejorar el flujo de comunicación entre el Supervisor 1 y el
Gerente/jefe para agilizar el trámite del documento en mención (Ver
Ilustración 20).
Ilustración 20: Proceso de Trámite de Correspondencia (TO-BE)
(Fuente: Elaboración propia).
47
Finalmente, el tercer proceso involucrado referente a la Gestión
Documental logró ser reducida a la mitad de tareas realizadas por cada
actor participante del proceso y evitó la impresión y archivo físico
innecesario. Por otro lado, permite que las tareas asignadas por el jefe
sean comunicadas inmediatamente en cuestión de segundos para ser
atendidas y resueltas (Ver Ilustración 21).
Ilustración 21: Proceso de Gestión Documental (TO-BE)
(Fuente: Elaboración propia).
48
Diseño de la arquitectura.
La solución fue implantada en el ambiente de producción y de
desarrollo, sobre la plataforma IBM FileNet P8 v5, propiedad de
PetroPerú.
De la combinación de elementos de hardware y software que
conforman la plataforma de solución, se identifican una interrelación
funcional entre todos sus componentes. FileNet P8, es un producto
fabricado por IBM, que fue desarrollado para proveer funcionalidades de
software para Gestión Documental (ECM), Administración de Procesos de
Negocio y Administración de Datos e Información del Negocio. La solución
a nivel de software, se compone básicamente de los siguientes motores:
Content Engine (cengine), Process Engine (pengine) y Application Engine
(aengine).
Ilustración 22: Diseño de la Arquitectura
(Fuente: Petroperú)
49
Tabla 8: Detalle del Diseño de la Arquitectura
(Fuente: Petroperú)
Los motores de la base de datos sobre los cuales se colocó el
Process Engine y Content Engine fue IBM DB2.
Ilustración 23: Motores de base de datos
(Fuente: Petroperú)
La solución que fue implementada sobre la plataforma, utiliza
componentes de acuerdo a la funcionalidad definida y la naturaleza de la
misma, es decir, que en el caso del sistema, se utilizan interacciones de
gestión de contenido, flujos de trabajo y validaciones y adaptaciones
especiales de funcionalidad en el front (sitio de trabajo), por lo que
intervienen de forma integrada, los tres componentes básicos de la
plataforma. El Sistema fue implementado en BPM (Business Process
Management), que recibe y/o envía documentos, con características de
personalización en el frame de usuario (Workplace - Inspector).
50
Ilustración 24: Estructura BPM aplicada
(Fuente: Petroperú)
La implementación permitió realizar los ajustes de integración entre
Content (ECM), BPM y el Front de usuario, de lo cual se obtuvo como
resultado final el sistema configurado a las necesidades específicas de
Petroperú.
Ilustración 25: Diseño integrado ECM, BPM y Front
(Fuente: Petroperú)
51
Diseño de vistas.
Se realizó la propuesta del diseño del sistema (Ventanas, enlaces,
botoneras y accesos). En esta etapa se realizó validaciones del diseño en
cuanto a navegabilidad y facilidad para el usuario de acuerdo a los
requerimientos solicitados (Ver Anexo 06).
Implementación.
Preparación del servicio.
Se procedió a actualizar el Plan de proyecto con todos los detalles
requeridos para la implementación. También se definió los formatos de
actas y documentación a ser utilizada durante la implementación.
Especificación de requerimientos.
Se elaboró el diagrama de procesos a nivel gerencial y técnico, y con
ellos, se detalló la relación de requerimientos funcionales del sistema los
cuales han sido detallados en los Términos de referencia.
Construcción.
Se verificó que se haya cumplido cada requerimiento funcional del
sistema y requerimientos mínimos del diseño. Dentro de las actividades
propias de la etapa se construyó y validó cada uno de los flujos que son
parte de los requerimientos (Ver Anexo 07).
52
Implantación y despliegue.
Se implantó el sistema para su operación en vivo en instalaciones del
proveedor con el trabajo en conjunto del equipo Petroperú y el equipo
LPA Consulting. Se procedió a emitir los documentos de conformidad (Ver
Anexo 08).
Capacitación.
Las actividades de capacitación estuvieron orientadas a lograr que
Petroperú sea autosuficiente en el uso, administración y operación del
sistema, una vez culminado el Proyecto de implementación.
Se consideró capacitaciones para los siguientes tipos de roles: Rol
receptor, rol gestor, rol jefe, rol digitalizador, rol administrador funcional, y
rol administrador de FileNet (Ver Anexo 09).
Dentro de la estrategia de capacitación, se consideró la formación
de personal de Petroperú como instructores de las características del
nuevo sistema. Estos a su vez cumplieron el rol de capacitadores con
otros trabajadores de la empresa.
Durante el servicio de implementación se desarrolló el plan de
capacitación con un mayor nivel de detalle, considerando el número de
horas adecuadas para cada tipo de usuario y rol, así como la
disponibilidad del personal considerado para la capacitación.
Durante la ejecución del plan detallado de capacitación, el postor
ganador de la Buena Pro cumplió las siguientes obligaciones: asignar a
los expositores de la actividad de capacitación, proveer la documentación
necesaria para la capacitación, controlar la asistencia a las actividades
mediante lista y evaluar la satisfacción del capacitado sobre la actividad
de capacitación
53
Petroperú adquirió la responsabilidad de: proporcionar el aula para
la actividad de capacitación, facilitar materiales requeridos para la
actividad, interconexión a la red de Petroperú cuando la capacitación lo
requiera, facilitar equipos (PCs, laptops o impresoras) para el capacitado y
asegurar la participación del personal de acuerdo al calendario de
actividades que se acuerde.
El formato de Evaluación de satisfacción de la capacitación, así
como el Plan de Capacitaciones fue aprobado por Petroperú previa a su
realización.
La documentación usada para la capacitación de usuarios finales y
administradores del sistema podrá ser usada por Petroperú en futuras
capacitaciones internas.
Según el acuerdo pactado se consideraría como no conforme la
actividad de capacitación para un tipo de usuario cuando los resultados
de la evaluación al capacitado sobre la actividad de capacitación, lleguen
a un rango de no conformidad, sin embargo, dicha situación no se produjo
(Ver Anexo 10).
Elaboración de manuales.
Como parte de la implementación, se elaboró los manuales para la
instalación y configuración de aplicativos requeridos para el uso de la
plataforma. También se hizo entrega de material audiovisual que simulaba
dichas instalaciones detalladas paso a paso.
Finalmente se entregó manuales de usuario para cada rol, los
cuales incluyen indicaciones paso a paso acompañados de vistas
preliminares y/o pantallazos para facilitarle el uso al usuario final.
Por temas de confidencialidad, solo se mostrará cuatro páginas del
Manual del Rol Jefe (Ver Anexo 11).
54
Pruebas.
Pruebas de aceptación.
En esta etapa se desarrolló las pruebas integrales y unitarias detalladas
en el Plan de Pruebas. En los anexos se muestra una de las pruebas de
aceptación en la cual se menciona la descripción y resultado esperado de
cada requerimiento, así como el resultado de cada uno de ellos (Ver
Anexo 12).
Pruebas de performance
En esta etapa se validó el rendimiento de la aplicación con cargas
masivas o flujos de trabajo que podrían generar una sobrecarga en su
funcionamiento. Como ejemplo se muestra: carga masiva de
correspondencia, lanzamiento masivo de flujos de trabajo, consultas
simultáneas de correspondencia y la carga masiva de imágenes (Ver
Anexo 13).
Resultados
La implementación del proyecto representó una gran inversión por parte
de Petroperú, es por ello, que se requería obtener resultados a mediano y
largo plazo. En ese contexto, luego de transcurrido el primer año de
funcionamiento de la plataforma se realizó la medición del ahorro,
producto del rediseño de procesos (optimización).
Optimización de tiempo.
El primer concepto analizado fue el tiempo requerido para el trabajo
operativo sin y con proyecto. A continuación se detalla todas las
actividades involucradas en ambas etapas (antes y después) a fin de
contabilizar el total de tiempo requerido para realizar el proceso.
55
Tabla 9: Comparativa entre gestión documental sin y con proyecto
(Fuente: Elaboración propia)
De la Tabla 8 se obtiene una diferencia de 9,5 minutos ahorrados
después de la implementación del proyecto. A continuación, con ese dato
se procede a calcular el tiempo total ahorrado en el lapso de un año de
funcionamiento.
Tabla 10: Cálculo del ahorro de horas/hombre
(Fuente: Elaboración propia)
56
Optimización de recursos.
El segundo concepto analizado son los recursos que se requieren para la
operación diaria, antes y después del proyecto. En base a la Tabla 9,
podemos obtener la cantidad de horas ahorradas, y con ello el ahorro en
dólares.
Tabla 11: Cálculo del ahorro de recursos humanos
(Fuente: Elaboración propia)
A continuación el cálculo con el ahorro logrado en el primer año por
el concepto de fotocopias.
Tabla 12: Cálculo del ahorro por fotocopias
(Fuente: Elaboración propia)
A continuación el cálculo con el ahorro logrado en el primer año por
el concepto de impresiones.
57
Tabla 13: Cálculo del ahorro por impresiones
(Fuente: Elaboración propia)
Finalmente, con el ahorro logrado en el primer año por concepto de
horas/hombre, fotocopias e impresiones, se estima el ahorro total en los
primeros 5 años de operación de la plataforma.
Tabla 14: Cálculo del ahorro total proyectado
(Fuente: Elaboración propia)
58
Ilustración 26: Resumen del proceso de Trámite Documentario y Gestión Documental integrado
(Fuente: Elaboración propia).
59
CONCLUSIONES
Se logró rediseñar y optimizar los tres procesos que generaban retrasos
en la solución de requerimientos entre las dependencias internas y
entidades gubernamentales y privadas.
Se implementó una Plataforma Tecnológica capaz de atender los
requerimientos mínimos requeridos y detallados en los términos de
referencia, que consistía en mantener información segura, confiable y
auditable en el momento que se requiera.
Se desarrolló el flujo de trabajo para realizar autorizaciones y
visado de documentos de manera más rápida y eficaz, reduciendo el
tráfico burocrático, el retraso en la ejecución de proyectos, entrega de
documentos y la operación del giro del negocio.
Se diseñó un Sistema de Gestión Documental que brinda
procedimientos y tratamiento de la documentación, y define el ciclo de
vida de los documentos. Además permitió solucionar las causas
principales del problema identificadas en el Diagrama de Pareto.
Finalmente, el proyecto fue desarrollado en 18 meses y logró los
objetivos esperados, como el ahorro pecuniario de S/. 850 mil nuevos
soles y cerca de 10,000 horas/hombre ahorradas solo en el primer año.
60
RECOMENDACIONES
Implementar a corto plazo una solución similar que permita integrar todas
las sedes a nivel nacional como: Operaciones Talara, Operaciones
Oleoducto, Operación Conchán y Operaciones Selva, con la Oficina
Principal de San Isidro.
Crear conciencia entre los empleados a fin de mejorar su perfil
profesional en beneficio de la empresa y de sí mismos. Esto incluye crear
ambientes de convivencia entre la plana gerencial y el sindicado que
logren sinergia en el trabajo diario.
Mejorar y/o elaborar un plan anual de capacitaciones para el
personal destacado que este próximo a seguir una línea de carrera dentro
de la organización. También definir conocimientos mínimos para los
puestos claves que incentiven a los trabajadores a actualizarse
profesionalmente de manera recurrente y proactiva.
Mejorar y/o definir lineamientos base para la elaboración de
propuestas de proyectos que permitan evitar puntos no contemplados que
sean visibles recién al finalizar el proyecto. Se debe tener un
procedimiento base que tenga orientación a nivel macro y micro.
Finalmente, se recomienda que como política de la empresa se
instruya y realice seguimiento a la mejora continua de los procesos
actuales, dando mayor énfasis a los relacionados al proyecto. Esta acción
va acompañada de empoderamiento a áreas y/o personas claves dentro
de la organización.
61
REFERENCIAS
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Riesgo Operativo. Madrid, España.
American Psychologycal Association (2010). Manual de publicaciones de
la American Psychological Association (6ta edición). Mexico D.F.,
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Tecnología e Innovación Tecnológica – CTI (1ra edición). Lima,
Perú.
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impulsar la Ciencia, la Tecnología, y la Innovación para la
competitividad. Lima, Perú.
Currás, Emilia (2000). Gestión empresarial de servicios de información –
Una aproximación sistemática. Recuperado de
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digitales impulsar la reforma de la administración pública? Banco
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investigación (6ta edición).Mexico D.F., México. Editorial Mc Graw
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plástico? Recuperado de PuntoEdu de la PUCP.
Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática - ONGEI (2007).
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Perú.
62
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Recuperado de Miami Herald.
Organización Internacional de Normalización – ISO (2007). ISO 9001.
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Orjeda, Gisella (2016). Estos son los grandes problemas del sector CTI en
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Petróleos del Perú – Petroperú S.A. (2017). Información referente a la
empresa. Recuperado de https://www.petroperu.com.pe.
Ponjuan, Gloria (2005). Gestión documental, gestión de información y
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http://www.redalyc.org/pdf/1814/181417875006.pdf.
Project Management Institute (2013). Guía de los Fundamentos para la
Dirección de Proyectos - Guía del PMBOK (5ta edición).
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problemas del sector CTI en Perú. Recuperado de
https://elcomercio.pe/economia/peru/son-seis-grandes-problemas-
sector-cti-peru-191207.
63
ANEXO 01: ACTA DE CONSTITUCIÓN
1. Información general
Nombre del proyecto
Adquisición e Implementación del Sistema de Trámite Documentario y Gestión Documental
Fecha del acta 19/05/14 Responsable
del proyecto Jefe de Proyecto
Autorización para invertir
10506
Fecha de inicio 19/05/14 Fecha de
finalización 19/05/15
Duración 12 meses
2. Objetivo del proyecto
Implementación de un Sistema de Trámite Documentario, Correspondencia Interna y Externa para mejorar la gestión de la Oficina de Trámite Documentario de Petroperú.
3. Descripción del producto
Implementación de un Sistema de Trámite Documentario para brindar soporte tecnológico al proceso de trámite documentario, a través de la implementación de una plataforma de gestión documental.
Este sistema debe permitir la automatización de los flujos de la
documentación, control de la correspondencia externa e interna, así como el
seguimiento para su atención o ejecución de acciones que implique su
atención; teniendo como finalidad la reducción de gastos por recursos
materiales involucrados, incrementar los niveles de seguridad sobre los
documentos (confidencialidad, integridad y disponibilidad) y brindar agilidad a
los procesos administrativos.
4. Interesados
Rol o cargo Nivel de autoridad
1 Sponsor Alto
2 Jefe de Proyecto Alto
3 Analista Bajo
5. Hitos del proyecto
Descripción
1 Inicio Proyecto
2 Elaboración de los Términos de Referencia
3 Elaboración del Estudio de Mercado
4 Definición y firma de contrato
5 Implementación de Sistema
6 Pruebas y capacitación
7 Final Proyecto
64
6. Aprobaciones
Jefe del Proyecto Sponsor
Firma
Fecha 18/05/14 18/05/14
65
66
ANEXO 02: PLAN DE RIESGOS
Introducción
Este documento tiene como objetivo proporcionar una lista ordenada de
riesgos del proyecto, para su atención y mitigación. Es posible ordenar los
riesgos según su importancia, además de proporcionar una mitigación
específica o una acción de contingencia asociada al riesgo.
Propósito.
La lista de riesgos permite capturar los riesgos que se percibe puedan
afectar el éxito del proyecto. Es importante identificar el orden de
prioridad de los eventos que pueden significar un resultado negativo.
Estos riesgos permiten enfocar las actividades del proyecto y es la base
para organizar las actividades de cada una de las iteraciones.
Alcance.
Los riesgos presentados en este documento, son los analizados al inicio
del proyecto que se pueden mitigar desde el inicio. Esta lista debe ser
actualizada a medida que el proyecto va avanzando en su ejecución. Es
decir, al comienzo de cada iteración esta lista debe ser analizada y
actualizada para conseguir identificar y prever los posibles eventos que
puedan influir negativamente en el éxito del proyecto.
Riesgos
Con el objeto de comprender la importancia de cada uno de los riesgos
identificados, es necesario explicar los términos utilizados para su análisis
y el por qué de cada uno de ellos y sus valores asignados.
67
Impacto y probabilidad de ocurrencia.
La evaluación del impacto de los riesgos examina el posible efecto sobre
un objetivo del proyecto con relación a: tiempo, costo, alcance o calidad,
incluyendo los efectos negativos por las amenazas que implican y los
efectos positivos por las oportunidades que generan.
Para establecer el impacto y la probabilidad de ocurrencia se debe
realizar un análisis cualitativo y un análisis cuantitativo:
El Análisis Cualitativo de Riesgos evalúa la prioridad de los riesgos
identificados usando la probabilidad de ocurrencia y el impacto
correspondiente sobre los objetivos del Proyecto si los riesgos
efectivamente ocurren, así como otros factores de plazo y tolerancia al
riesgo.
El Análisis Cuantitativo de Riesgos se realiza respecto a los riesgos
priorizados en el proceso Análisis Cualitativo por el impacto que pueden
tener sobre las demandas concurrentes del Proyecto. El proceso Análisis
Cuantitativo analiza el efecto de esos riesgos y les asigna una calificación
numérica. También se puede realizar un método cuantitativo para tomar
decisiones en caso de incertidumbre.
Las calificaciones son asignadas a los riesgos basándose en la
probabilidad y el impacto evaluado en los objetivos del Proyecto, teniendo
en cuenta las siguientes matrices:
68
Tabla 15: Escalas de impacto de un riesgo
(Fuente: Petroperú)
Condiciones definidas para escala de impacto de un riesgo sobre los principales Objetivos del Proyecto
Objetivo del
Proyecto
Escala Relativas o Numéricas
Muy Bajo/0.05
Bajo/0.10 Moderado/0.20 Alto/0.40 Muy Alto/0.80
Coste Aumento de
coste insignificante
Aumento de coste
<10%
Aumento del Coste del 10-
20%
Aumento del Coste del 20-
40%
Aumento del Coste >40%
Tiempo Aumento de
coste insignificante
Aumento de tiempo
<5%
Aumento del Tiempo del 5-
10%
Aumento del Tiempo del
10-20%
Aumento del Tiempo >20%
Alcance
Disminución del Alcance
apenas perceptible
Áreas del Alcance
Secundarias afectadas
Áreas del Alcance
Principales afectadas
Reducción del Alcance
inaceptables para el
patrocinador
El elemento terminado del
proyecto efectivamente
inservible.
Calidad
Degradación de la Calidas
apenas perceptible
Solo las aplicacione
s muy exigentes
se ven afectadas
La Reducción de la Calidad
requiere la aprobación del patrocinador
Reducción de la calidad
inaceptable para el
patrocinador
El elemento terminado del
proyecto efectivamente
inservible.
Tabla 16: Escala de probabilidad de amenaza
(Fuente: Petroperú)
Condiciones definidas para escala de Probabilidad de Amenaza
COSTO Insignificante/
0.10 Mínima / 0.30
Media / 0.50
Alta / 0.70 Muy Alta / 0.90
TIEMPO Insignificante/
0.10 Mínima / 0.30
Media / 0.50
Alta / 0.70 Muy Alta / 0.90
ALCANCE Insignificante/
0.10 Mínima / 0.30
Media / 0.50
Alta / 0.70 Muy Alta / 0.90
CALIDAD Insignificante/
0.10 Mínima / 0.30
Media / 0.50
Alta / 0.70 Muy Alta / 0.90
Las anteriores calificaciones asignadas a cada objetivo del
Proyecto (tiempo, costo, alcance y calidad) se agruparon para asignar un
puntaje al impacto y otro a la probabilidad (en valores numéricos) en la
plantilla de Manejo de Riesgos, de acuerdo a los valores de la siguiente
matriz:
69
Tabla 17: Matriz de probabilidad e impacto
(Fuente: Petroperú)
MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO
Muy Alto Alto Moderado Bajo Muy Bajo
0.80 0.40 0.20 0.10 0.05
Muy Alta 0.90 0.72 0.36 0.18 0.09 0.05
Alta 0.70 0.56 0.28 0.14 0.07 0.04
Media 0.50 0.40 0.20 0.10 0.05 0.03
Mínima 0.30 0.24 0.12 0.06 0.03 0.02
Insignificante 0.10 0.08 0.04 0.02 0.01 0.01
Categoría del riesgo.
La matriz anterior específica combinaciones de probabilidad e impacto
que llevan a asignarle una categoría a los riesgos como de prioridad Muy
Alta, Alta, Moderada o Baja, según el rango en que se encuentre la
calificación (impacto vs. probabilidad) que se señala en la plantilla Manejo
de Riesgos, se establecerá la categoría de acuerdo a la siguiente tabla:
Tabla 18: Categoría del riesgo
(Fuente: Petroperú)
Categoría del Riesgo (Impacto * Probabilidad)
Acción a tomar
MA Muy Alto De 0.72 a 0.28 Se tomará acción inmediata con un plan de mitigación y se vigilará este riesgo semanalmente.
A Alto De 0.24 a 0.14 Se planteará un plan de mitigación para saber cómo actuar en el momento que suceda. Se vigilará este riesgo semanalmente.
M Moderado De 0.12 a 0.06 Se toman las medidas necesarias para evitar que ocurra o que se eleve en calificación.
B Bajo De 0.05 a 0.01 Se evaluará el riesgo si es necesario periódicamente.
La categoría muestra la importancia de cada riesgo, asignándoles
una prioridad por el posible impacto significativo sobre el Proyecto, con el
fin de analizarlos y darles una estrategia de solución.
Probabilidad
Impactoo
70
Descripción de Riesgos Identificados
A continuación se muestra una descripción de la lista de riesgo. Para su
mejor comprensión es necesario tener en cuenta la nomenclatura definida
anteriormente.
Tabla 19: Riesgos identificados
(Fuente: Petroperú)
# Descripción Prob Imp
Categoria Estrategia de Mitigación y/o Plan de Contingencia
MA
A
M
B
1
Las personas de la organización involucradas en el proyecto no cuentan con una adecuada capacitación tecnológica.
0.9 0.8 1
Identificar el perfil que debe poseer los usuarios del sistema. Revisar de acuerdo al perfil identificado que necesita el personal para poder alcanzar dicho perfil. Establecer plan de capacitación para que los usuarios alcancen el perfil requerido antes de la salida en producción. Entrenar uno o más trainers exclusivo para el área de trámite documentario.
2
Dificultad al momento de concretar citas de trabajo con los usuarios de los procesos durante el relevamiento.
0.5 0.4 1
Identificar horarios en los cuales los usuarios tienen disponibilidad de tiempo. Programar anticipadamente la agenda de reuniones. Identificar múltiples fuentes de información (Usuarios). Redefinir tiempos de entrega en el cronograma previa negociación con el cliente.
3
Demoras en la validación de la documentación del proyecto por parte de los interesados.
0.5 0.4 1
Enviar documentación a revisar de forma anticipada. Realizar seguimiento al estado de revisión de la documentación entregada. Ajustar actividades en el cronograma del proyecto. Programar talleres de retroalimentación. Reunión de socialización de los entregables que lo ameriten.
4
Mala calidad de las entradas al inicio de alguna de las fases (procedimientos, datos, documentación)
0.7 0.8 1
Desarrollar disciplinas de administración del proyecto y gestión de cambios y configuración. Administrar y trazar el evento por control de cambios. Aplicar acciones de manejo de proyecto.
5 Demoras en los 0.7 0.8 1 Uso de metodología de proyectos de
71
# Descripción Prob Imp
Categoria Estrategia de Mitigación y/o Plan de Contingencia
MA
A
M
B
entregables de alguna de las fases, no cumplimiento de los tiempos de entrega planeados
gestión de software. Apoyo de outsourcing de aplicaciones. Manejo de supervisión y control interno en la partes involucradas del proyecto. Seguimiento semanal a las tareas y entregables.
6
Estimación, evaluación y administración de tiempos del proyecto incorrectos. Desfase en el cronograma
0.9 0.8 1
Verificar los errores en la planeación y aplicación de las métricas. Replantear los tiempos programados previa justificación y negociación entre las partes.
7
No cubrimiento de todos los escenarios en las pruebas (deficiencia del plan de pruebas)
0.5 0.2 1
Se identifica la disciplina de pruebas en el proceso de desarrollo de software. Se reconoce que las pruebas son un proyecto dentro de un proyecto. LPA identifica la metodología que complementa la disciplina.
8
Deficiencia en la documentación de la solución que afecte el servicio de soporte
0.5 0.4 1
Metodología que documenta desde que el proyecto de software inicia, mantiene actualizada la información durante todo el ciclo y relaciona su almacenamiento con la gestión requerida para la transición final y entrega a productivo. Se definen en el cronograma los entregables del proyecto. Se revisará y aprobará por parte de Petroperú cada entregable del proyecto.
9
Falta de tiempo para realizar el 100% de las pruebas y los ajustes derivados de las mismas
0.5 0.2 1
Implantación de metodología de pruebas antes de iniciar esta etapa. Agendar y capacitar con tiempo en las pruebas a los usuarios tester.
10
Durante el desarrollo del proyecto se presente un error o bug en la herramienta IBM FILENET P8 que impida la ejecución de la tareas de integración con el sistema correspondencia.
0.2 0.8 1
En el caso de que se presente se debe notificar al personal de soporte y escalarlo lo más pronto posible. Obtener el apoyo directo de IBM en el caso de que sea un bug.
72
# Descripción Prob Imp
Categoria Estrategia de Mitigación y/o Plan de Contingencia
MA
A
M
B
11
Cambios del direccionamiento estratégico de la empresa
0.3 0.4 1
Involucrar interesados en el proyecto a todo nivel dentro de la organización. Comunicación efectiva del estado y avance del proyecto
Tabla 20: Consolidado de riesgos
(Fuente: Petroperú)
Categoría Total
Bajo 0
Medio 3
Alto 4
Muy Alto 4
Total General 11
73
ANEXO 03: REPORTE DE RENDIMIENTO DEL PROYECTO
NOMBRE
DEL
PROYECTO
Implementación del Sistema
de Gestión de Trámite
Documentario
LUGAR
OFP
LIDER DE
USUARIOS
Jefe de Unidad Servicios –
Dpto. Ingeniería y Servicios
COORDINADOR
DEL PROYECTO
Supervisor Dpto.
de Tecnologías
de Información
RESUMEN DEL PROYECTO
Adquisición del licenciamiento de software requerido para la plataforma tecnológica
de Gestión Documental de PETROPERU e implementación de un sistema que
automatice los procesos de Trámite Documentario, Correspondencia Interna y
Correspondencia Gerencia General en la misma plataforma.
ESTADO DE AVANCE
Avance de acuerdo al cronograma. AVANCE xx%.
RESUMEN DE ACTIVIDADES REALIZADAS DESDE EL ÚLTIMO INFORME
ACTIVIDADES EN EJECUCION
SIGUIENTES ACTIVIDADES
N° del Reporte de Estado
012 Período del Informe
74
ANEXO 04: LICENCIAMIENTO
75
ANEXO 05: SOPORTE Y GARANTÍA
76
ANEXO 06: DISEÑO DE INTERFAZ PARA MEMORANDO
77
78
79
80
ANEXO 07: CREACIÓN Y APROBACIÓN DE UNA CARTA
Supervisor 1 (Rol Ejecutor)
81
82
Jefe 1 (Rol Jefe)
83
Gerente 1 (Rol Jefe)
84
Gestor 1 (Rol Gestor)
85
ANEXO 08: ACTA DE CONFORMIDAD
Mediante la presente, se da la Aceptación de los entregables
indicados en el detalle, que forman parte de las etapas
“CONSTRUCCION”, “PRUEBAS”, ”CAPACITACION”, “IMPLANTACION”
del Módulo I - Recepción y Trámite correspondencia previsto en el
Contrato OFP-93659-ZF OFP/PETROPERU, firmado entre PETROPERU
S.A. y LPA del Perú S.A.C., para la adquisición e implementación de una
plataforma de gestión documental.
Tabla 21: Lista de entregables conformes
(Fuente: Petroperú)
ETAPA/ENTREGABLES NOMBRE DE DOCUMENTO(S)
CONSTRUCCIÓN Y PRUEBAS INTERNAS
- Acta - Sistema construido en ambiente desarrollo.
- Fuentes de programas desarrollados a la medida.
- Guía de implantación del sistema.
- Documentación del sistema agregando: Diseño de los formularios, pantallas, reportes, interfaces que se requieran crear, diseño de programas que se requieran crear.
- Resultados de las pruebas de integración realizadas.
- Acta - Entrega del Sistema Construido Módulo I.doc/pdf
- Modulo I - Script del Sistema de Correspondencia.rar
- Modulo I - Guía de Implantación v1.doc/pdf - PARÁMETROS UTILIZADOS POR DEL SISTEMA DE
TRAMITE DOCUMENTARIO.doc/pdf - MANEJO DE CORRELATIVOS EN EL SISTEMA DE
TRAMITE DOCUMENTARIO.doc/pdf
- Paquete de Instalación Trámite Documentario Petroperú .rar
- Modulo I - Anexo Diseño de Pantallas de Formularios de Ingreso y Consulta v003.doc/pdf
- Modulo I - Anexo Procedimientos Almacenados v002.doc/pdf
- Modulo I - Resultado de Pruebas Integracion.xls / Modulo I - Resultado de Pruebas Integracion.pdf y Modulo I - Resultado de Pruebas Integracion – Evidencias.pdf
86
PRUEBAS
Plan de Pruebas ejecutado.
- PlPlan de Pruebas Maestro v002.doc/pdf Anexo 1 - Script de Pruebas - Modulo I v001.xls/pdf
- Documentación Actualizada incluyendo configuración y parametrización realizada.
- Sistema Modificado
- Lista de incidencias (no conformidades).
- Informe de pruebas de performance.
- Acta de aceptación de pruebas.
- Modulo I - Documento de Configuración v003.doc/pdf - Modulo I - Anexo – Workflows de los Procesos de
Correspondencia v001.doc/pdf - Modulo I - Anexo 03 DBLINKS PetroPeru.doc/pdf - Modulo I - Anexo 04 Iniciar el Process Task Manager por
VNC en Linux.doc/pdf - Modulo I - Anexo Manual de Configuración y Operación
de la Línea de Captura v004.doc/pdf
- Modulo I - Reportes de Incidentes v3.xls/pdf
- Modulo I – Especificación e Informe de Pruebas de Performance.doc/pdf
- Acta Aceptación - Pruebas Módulo I V0.1.doc/pdf
CAPACITACIÓN
- Plan detallado de Capacitación.
- Lista de asistencia firmada por
participantes.
- Resultados de evaluación de
satisfacción de la actividad de capacitación.
- Documentación usada en la capacitación.
- Modulo I - Plan de Capacitacion v005.doc/pdf
- Anexo - Lista de Asistencia a Cursos de
Capacitacion.xls/pdf (Formato) - Lista de Asistencia Firmadas y Resultados de
evaluación.rar
- Anexo 2 - Resultados de la Evaluación Modulo I.xls/pdf - Acta Aceptación - PROYECTO CORRESPONDENCIA
PETROPERÚ Capacitación Módulo I V0.3.doc/pdf
- Documentación usada en capacitación.rar - IBM FileNet Capture- Administracion.rar - IBM FileNet ECM – Administracion.rar
Manual del Usuario (según el tipo de usuario y rol).
- Manuales por Rol.rar - Videos de Capacitación.rar
87
IMPLANTACION
- Plan de soporte a la
Implantación del sistema.
- Informe de Implantación
- Plan de soporte Post- Implantación
- Modulo I - Plan de Soporte Implantacion v001.doc/pdf
- Modulo I - Informe de Implantación v004.doc/pdf
- Modulo I - Plan de Post Implantacion v002.doc/pdf
Anexo Flujo Del Proceso De Atención v002.vsd/pdf
88
ANEXO 09: PLAN DE CAPACITACIÓN
Proyecto o proceso: Gestión de la correspondencia de Petroperú
Tipo Acta: Plan de Capacitación
Organizador:
LPA/Petroperú
Facilitador:
Petroperú
Ubicación:
Sala Azul – piso 5to Edif. Petroperú
Fecha de reunión:
8 de Mayo del 2015
Hora de inicio:
8:00 AM
Hora de fin:
8:30 AM
Elaborada Por:
Distribuir a:
Equipo del proyecto.
Objetivo: Aceptación de ejecución de plan de capacitación Módulo I.
/ Asistentes:
NOMBRE CARGO / EMPRESA
Líder TI
Coordinador TI
Jefe de Proyecto LPA
Coordinador LPA
Se dictó por parte de LPA del Perú, las siguientes capacitaciones correspondientes al modulo I del proyecto:
Rol Receptor
Taller Tramite Documentario: Modulo Recepción y asignación Fecha: 20-Abril-2015 Horario: 8:30am – 12:30m - 1:30pm – 5:30pm Taller para receptores de correspondencia: Modulo Recepción y asignación Fecha: 21-Abril-2015 Horario: 8:30am – 12:30m - 1:30pm – 5:30pm
Rol Gestor
Taller para gestores de correspondencia: Modulo Recepción y asignación Fecha: 22-Abril-2015 Horario: 8:30am – 12:30m
Taller para gestores de correspondencia: Modulo Recepción y asignación Fecha: 23-Abril-2015 Horario: 1:30 pm – 5:30 pm.
Taller para gestores de correspondencia: Modulo Recepción y asignación Fecha: 24-Abril-2015 Horario: 1:30 pm – 5:30pm.
89
Rol Jefe
Taller para jefe de dependencia: Modulo Recepción y asignación Fecha: 27-Abril-2015 Horario: 2:00 pm – 5:30 pm. Taller para jefe de dependencia: Modulo Recepción y asignación Fecha: 28-Abril-2015 Horario: 2:00 pm – 5:30 pm.
Taller para jefe de dependencia: Modulo Recepción y asignación Fecha: 29-Abril-2015 Horario: 2:00 pm – 5:30 pm. Rol Ejecutor
Taller para ejecutores: Modulo Recepción y Asignación Fecha: 30-Abril-2015 Horario: 2:00 pm – 5:30 pm. Rol Digitalizador
Taller de Digitalizadores: Modulo Recepción y Asignación Fecha 4-Mayo-2015 Horario: 2:30 – 6:00pm
Rol Administrador Funcional
Taller de Administración Aplicativo Trámite Documentario Fecha: 5-Mayo-2015 Horario: 8:30 pm – 12:30m Administración de IBM FileNet Capture
Taller Captura de Imágenes / IBM Filenet Capture Fecha: 6-Mayo-2015 Horario: 2:30pm – 6:00pm
Administración de IBM FileNet Content Engine / Process
Curso de Administración / IBM Filenet Content Engine / Process Fecha: 7-Mayo-2015 Horario: 8:30pm – 12:30m / 2:00pm – 5:30pm
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ANEXO 10: EVALUACIÓN DE CAPACITACIÓN
NOMBRE DEL PARTICIPANTE: DPTO. : FECHA:
Nombre del curso:
Fecha de dictado :
Empresa: LPA del Peru S.A.C.
Expositor:
INSTRUCCIONES Por favor lea con atención y responda las preguntas, marcando con una X
en el espacio que corresponda a la palabra que exprese su opinión. De existir una pregunta no aplicable a la actividad de capacitación puede dejar de contestar. Escala de Calificación:
E B R D
Excelente Bueno Regular Deficiente
DESARROLLO DEL CURSO – METODOLOGÍA – UTILIDAD
Factor a evaluar E B R D 1.¿El curso dotó de conocimientos que contribuirán a evaluar su nivel
de desempeño?
2.¿Los temas respondieron a sus expectativas?
3.¿Se abordaron los temas con la profundidad necesaria?
4.¿Los ejercicios y prácticas resultaron útiles para reforzar el
contenido del curso?
5.¿Cuán útil encontró el contenido de los manuales ó separatas y
ayudas visuales?
6.¿El curso brindó conocimientos necesarios y aplicables a su puesto
actual?
7.¿Logró usted una clara compresión de los temas tratados?
8.¿Cuál es su opinión sobre la prueba aplicada para evaluar el grado
de aprendizaje de los temas tratados?
9.¿Considera que el curso impactó positivamente en su desempeño?
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EXPOSITOR
Factor a evaluar E B R D 10.¿desarrolló el temario propuesto del curso?
11.¿Demostró amplio conocimiento del tema?
12.¿Presentó los temas en forma clara y precisa?
13.¿Respondió las preguntas en forma apropiada?
14.¿Supo crear y mantener el interés de los participantes?
15.¿Incentivó la participación de los participantes?
CUESTIONARIO DE OPINIÓN Escala de Calificación:
E B R D
Excelente Bueno Regular Deficiente
ORGANIZACIÓN
Factor a evaluar E B R D 16.Horario del Curso
17.Duración del curso
18. Mobiliario :(Sillas , mesas , pizarras y ecran)
19. Equipos audiovisuales
20. Aula donde se desarrollo el curso
21. ¿El curso ha sido de utilidad y de aplicación en su trabajo?
Sí No
22. ¿Se debe dictar el curso a otros trabajadores?
Sí No
23. ¿Debe contratarse el mismo Expositor / Institución?
Sí No
SUGERENCIAS
¿Tiene alguna sugerencia o propuesta de mejora?
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ANEXO 11: MANUAL DEL USUARIO - ROL JEFE
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ANEXO 12: PRUEBAS DE ACEPTACIÓN
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ANEXO 13: PRUEBAS DE PERFORMANCE
Carga Masiva de Correspondencia y Lanzamiento Masivo de Flujos
de Trabajo
RESPONSABLE DEL SCRIPT: LPA Colombia
RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN E INFORME: LPA Perú
Generación de scripts que ingrese en forma masiva la
correspondencia, autogenerando el correlativo correspondiente a cada
una, luego lanzar o iniciar en automático los flujos de trabajo respectivos.
La carga masiva de correspondencia permitirá medir la
performance del sistema en SQL y el lanzamiento del flujo de trabajo
inicial.
La medición de performance se realizara con la herramienta SQL
Server Profiler y el rastro en P8. Se realizara el ingreso de un promedio de
500 registros de correspondencia simultáneos.
Consultas Simultáneas de Correspondencia
RESPONSABLE DEL SCRIPT: LPA Colombia
RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN E INFORME: LPA Perú
Generación de scripts para consultas de correspondencia masiva y
cíclica.
La generación de consultas masivas y cíclicas permitirá medir la
performance del sistema en SQL. La medición de performance se
realizara con la herramienta SQL Server Profiler. Se realizará un promedio
de 10 consultas simultáneas.
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Carga Masiva de Imágenes y Lanzamiento de Flujos
RESPONSABLE DEL SCRIPT: LPA Perú
RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN E INFORME: LPA Perú
La importación masiva de documentos permitirá continuar con el
siguiente paso en el lanzamiento del flujo de trabajo.
Esta prueba conseguirá medir la carga de imágenes y el
lanzamiento del flujo.
La medición se realizara con los reportes estadísticos de Capture
además del rastro en P8. La carga de imágenes seria de la siguiente
forma:
50% de las imágenes de 100 páginas.
20% de las imágenes de 1 página.
30% de las imágenes de 5 páginas.
