ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

Oleh : Subhan, S.PdADMINISTRASI

Administrasi dan kesekretariatan dalam sebuah Organisasi sangat penting dan memegang peran utama dalam keberlangsungan suatu organisasi.

Administrasi adalah Kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasakan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur dengan pendayagunaan sumber daya untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien yang meliputi Pengorganisasian, penetapan rencana program kerja, penyelenggaraan program, kegiatan pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, Dan Lain sebagainya.KESEKRETARIATANKesekretariatan disebut juga kegiatan tata usaha. Seperti telah disinggung diatas, bahwa tata usaha merupakan bagian pengertian sempit administrasi dan merupakan bagian yang cukup menunjang tercapainya tujuan administrasi. Dengan kata lain, kegiatan tata usaha atau keskretariatan merupakan suatu bagian dari kegiatan administrasi

Kesekretariatan meliputi:

1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ).

2. Surat menyurat;

3. Kegiatan kearsipan dan agenda;

4. Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi;

5. pengiriman dan penerimaan surat; dan

6. data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tulis menulis

Contoh Program Kerja Osis

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAHSMP NEGERI 3 DOLOPOPERIODE 2013 2014

SEKSIJENIS KEGIATANPENANGGUNG JAWAB

KETAQWAAN TERHADAP TUHAN YANG MAHA ESA1.1. SUB SEKSI : PERINGATAN HARI-HARI BESAR KEAGAMAAN

a. Perayaan Maulid Nabi Besar Muhammad SAW

b. Perayaan Isra Miraj

c. Perayaan Halal Bihalal

d. Perayaan 1 Muharam

e. Perayaan Nuzulul Quran

1.2. SUB SEKSI : TADARUS PADA BULAN RAMADHAN

a. Melaksanakan seleksi membaca Al-Quran pada siswa baru

b. Melaksanakan kegiatan Tadarus Al-Quran mulai tanggal 2 26 Ramadhan

c. Melaksanakan Khatamul Quran

1.3. SUB SEKSI : KOTAK AMAL

a. Mengadakan tagihan bes amal 2 minggu sekali tiap hari Jumat

b. Mengadakan tagihan sumbangan amal bila diperlukan

1.4. SUB SEKSI : PASANTREN KILAT

a. Mengadakan pasantren kilat pada 4 6 Ramadhan

b. Mengadakan berbuka puasa bersama

1.5. SUB SEKSI : SAFARI RAMADHAN

A. Mengadakan kegiatan Safari Ramdhan ke tiap-tiap Mesjid/MushollahEMELYA ALKATIRI

BERBANGSA DAN BERNEGARA2.1. SUB SEKSI : PRAMUKA

a. Mengadakan latihan mingguan tiap minggu

b. Mengadakan perkemahan sabtu minggu (Persami) bila diizinkan

c. Setiap hari sabtu, khususnya Anggota Pramuka diwajibkan memakai seragam Pramuka

2.2. SUB SEKSI : ELEKTRONIKA

a. Menyiapkan perlengkapan elektronika pada saat Upacara Bendera maupun Perayaan Hari-hari Besar Keagamaan

b. Menyiapkan peralatan elektronika pada setiap pertemuan orang tua murid

c. Menyiapkan peralatan elektronika pada sat MOS

d. Dan lain-lain yang menyangkut perlengkapan elektronika

2.3. SUB SEKSI : PENGAWASAN TERHADAP SIMBOL NEGARA DAN LAMBANG OSIS

a. Disetiap kelas diwajibkan memiliki lambing Negara dan Gambar Presiden serta Wakil Presiden

b. Melaksanakan pemeriksaan atribut siswa seminggu sekali

2.4. SUB SEKSI : PALANG MERAH REMAJA

a. Diwajibkan tiap kelas memiliki anggota minimal 2 orang

b. Menyediakan obat-obatan (P3K)MIRSAD LANIPA

PENDIDIKAN PENDAHULUAN BELA NEGARA.3.1. SUB SEKSI : KEAMANAN

a. Menjaga ketertiban dan keamanan sekolah dan siswa-siswa

b. Mengawasi lingkungan sekolah dan siswa-siswa, jika mendapat ancaman dari luar yang bisa merusak ketertiban di dalam sekolah

c. Membantu guru mempersiapkan barisan pada saat appel.

3.2. SUB SEKSI : PASKIBRAKA

a. Lathan rutin setiap hari minggu

b. Pemilihan Paskibraka daerah bulan Juli minngu kesatu

c. Pemilihn Paskibraka Nasional bulan Februari kedua.

3.3. SUB SEKSI : UPACARA BENDERA

a. Menyiapkan perlengkapan Upacara Bendera setiap Senin

b. Menyiapkan perangkat Upacara setiap akhir pekan

c. Mempertanggung jawabkan hasil Upacara benderaSUCIPTO WIRO

KEPRIBADIAN DAN BUDI PEKERTI LUHUR4.1. SUB SEKSI : PENGARAHAN MASA

a. Mengarahkan masa pada saat appel dan saat menghadiri hari-hari

4.2. SUB SEKSI : SUKA DUKA

a. Menghimpun dana untuk siswa yang berduka

b. Melayat ke rumah duka

4.3. SUB SEKSI : BAKTI SOSIAL

a. Mengadakan bakti sosial bersama dalam rangka menyambut hari-hari besar umum maupun hari besar khusus pada lokasi-lokasi yang ditentukan, baik di sekolah maupun di luar sekolah

4.4. SUB SEKSI : UKS / BK

a. Menyediakan sarana dan prasarana bagi siswa yang kesehatannya terganggu.PRATINI ODE

KETRAMPILAN DAN KEWIRAUSAHA-AN5.1. SUB SEKSI : MAJALAH DINDING

a. Membuat majalah dinding dua kali sebulan

b. Mengadakan perlombaan majalah dinding setiap dua bulan sekali dan akhir semester

5.2. SUB SEKSI : KOMPUTER

a. Mengadakan les privat computer untuk pengurus OSIS khususnya dan siswa-siswi pada umumnya

b. Melaksanakan pengetikan administrasi OSIS

c. Menyediakan keperluan siswa yang menyangkut dengan pembuatan makalah

5.3. SUB SEKSI : KONSUMSI

a. Menyediakan konsusmsi pada setiap kegiatan OSIS

5.4. SUB SEKSI : PENGGALANGAN DANA

a. Mencari dana untuk setiap kegiatan OSIS

b. Mencari dana pada orang tua siswa yang berpotensi pada minggu ketiga bulan Januari, FebruariMELANI ASTI YUSUF

ORGANISASI, PENDIDIKAN, POLITIK DAN KEPEMIMPIN-AN6.1. SUB SEKSI : KELOMPOK BELAJAR

a. Mengadakan lomba cerdas cermat bahasa Indonesia antar kelas dalam rangka memperingati bulan Bahasa, Oktober minggu ke tiga

b. Meningkatkan kelompok belajar yang sudah ada

6.2. SUB SEKSI : PERINGATAN HARI NASIONAL

a. Mengadakan upacara Nasional

b. Merayakan hari ulang tahun SMA

c. Menata administrasi upacara

d. Evaluasi jalannya upacara

6.3. SUB SEKSI : HUBMAS

a. Memenuhi undangan ceramah

b. Menjadi mediaotor dalam biro konsultasi, psikologis, dan seksual siswa dengan pilar Kisara

c. Menjadi mediator antara OSIS dengan masyarakat luas.

6.4. SUB SEKSI : DEMONSTRASI

a. Mengadakan demonstrasi pada saat dibutuhkan

b. Mendamaikan perseteruan yang terjadi antar siswaLISTIANA LAKABULU

KESEGARAN JASMANI DAN DAYA KREASI7.1. SUB SEKSI : PERLOMBAAN

a. Mengikuti lomba baik di lingkungan sekolah maupun di luar lingkungan sekolah

b. Mengikuti Porseni pada bulan Juni dan Desember

7.2. SUB SEKSI : PERMAINAN

a. Latihan rutin setiap hari jumat dan minggu

b. Mengikuti Porseni pada bulan Juni dan Desember

c. Mengikuti pertandingan (Sepakbola) persahabatan

7.3. SUB SEKSI : PORSENI

a. Mengadakan kegiatan PORSENI tiap akhir semester

b. Mengatur jalannya Porseni

7.4. SUB SEKSI : EKSTRAKULIKULER(OLAHRAGA)

a. Mengadakan kegiatan eskul bagi siswa yang mengikuti Eskul

b. Mengatur jadwal Eskul bersama guru yang bersangkutan

c. Mengawasi jalannya EskulRAHMAT LARAE

PERSEPSI APRESIASI DAN KREASI SENI8.1. SUB SEKSI : DOKUMENTASI

a. Mengabadikan semua kegiatan OSIS

b. Pelantikan OSIS dan Pramuka

8.2. SUB SEKSI : SENI TARI

a. Mengadakan latihan dua kali dlam sebulan (waktu ditentukan)

b. Mengikuti Porseni

c. Mengisi acara pada kegiatan-kegiatan di luar kegiatan OSIS dan sekolah

8.3. SUB SEKSI : SENI SUARA

a. Mengadakan latihan pada hari sabtu/minggu

b. Mengikuti Porseni

c. Mengisi acara pada kegiatan-kegiatan di luar kegiatan OSIS dan sekolah

d. Menigiringi upacara setiap hari senin

8.4. SUB SEKSI : SENI BAND atau ORKES

a. Mengadakan fertival Band dalam rangka HUT SMA atau lainnya

b. Mengikuti porseni

8.5. SUB SEKSI : DEKORASI

a. Membuat spanduk pada acara-acara tertentu di sekolah

b. Membuat hiasan dekorasi

c. Mendekorasi ruang pada acara-acara tertentu

8.6. SUB SEKSI : SENI MUSIK

a. Mengadakan latihan pada hari Sabtu/Minggu

b. Mengikuti Porseni

c. Mengiringi upacara setiap hari Senin

8.7. SUB SEKSI : SENI LUKIS

a. Mengadakan latihan pada hari Sabtu/Minggu

b. Mengikuti Porseni

c. Mengisi acara pada kegiatan-kegiatan di luar kegiatan OSIS dan sekolahINDRAWATI LAMANURU

Madiun, 22 November 2013

PEMBINA OSIS

, .

NIP.1310123456789KEPALA

SMP NEGERI 3 DOLOPO

. .

NIP.12345678901234

Ketua OSIS

SMP NEGERI 3 DOLOPO

. .

GARIS BESAR PROGRAM KERJA OSISMASA BHAKTI 2013/2014PENYUSUNAN PROGRAM KERJAProgram kerja yang dibuat harus mencerminkan aspirasi dan kebutuhan anggota. Sehingga dalam penyusunan program kerja ini harus melibatkan unsur-unsur siswa yang terhimpun dalam MPK (Musyawarah Perwakilan Kelas) sekaligus yang berkecimpung dalam kegiatan sekolah seperti pengurus Sub Seksi dan sebagainya.

Program kerja OSIS SMA ..... Masa Bhakti 2013/204 disusun melalui tahap-tahap sebagai berikut :

Penampungan aspirasi dari siswa (terutama anggota, pengurus Sub Seksi)

Penyampaian hasil penampungan aspirasi siswa dan penyampaian aspirasi dari perwakilan kelas

Pembentukan tim penyusun program kerja OSIS yang terdiri dari : Pengurus Harian OSIS; Pengurus MPK Inti dan Para Ketua Sub Seksi

Musyawarah pengurus tentang penyusunan program kerja OSIS

Rapat Kerja

Pengajuan dan pengesahan program kerja OSIS

Adapun program kerja OSIS terdiri dari 5 bagian yaitu :

Program kerja Pengurus Harian OSIS

Sasaran Umum Program Kerja 8 (delapan) Seksi Bidang

Program Kerja 8 Seksi Bidang

Matriks Program Kerja OSIS 2013/2014

Program Kerja Sub Bidang (Ekstrakurikuler)

PROGRAM KERJA PENGURUS HARIAN OSISSasaran UmumTerwujudnya koordinasi yang matang antar seksi bidang, pelayanan yang optimal terhadap anggota dan pembagian tugas kesekretariatan yang merata.

Jenis Kegiatan

Pengajuan perbaikan sarana dan administrasi

Penertiban administrasi

Pengaktifan kegiatan dana usaha

Persiapan laporan pertanggungjawaban

Ketua

Memimpin organisasi dengan baik dan bijaksana;

Mengkoordinasikan semua aparat kepengurusan;

Menetapkan kebijaksanaan yang telah dipersiapkan dan direncanakan oleh aparat kepengurusan;

Memimpin rapat;

Menetapkan kebijaksanaan dan mengambil keputusan berdasarkan musyawarah dan mufakat;

Setiap saat mengevaluasi kegiatan aparat kepengurusan.

Wakil ketua

Bersama-sama ketua menetapkan kebijaksanaan;

Memberikan saran kepada ketua dalam rangka mengambil keputusan;

Menggantikan ketua jika berhalangan;

Membantu ketua dalam melaksanakan tugasnya;

Bertanggung jawab kepada ketua;

Sekretaris dan Wakil Sekretaris

Memberi saran/masukan kepada ketua dalam mengambil keputusan;

Mendampingi ketua dalam memimpin rapat;

Menyiapkan, mendistribusikan dan menyimpan surat serta arsip yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan;

Menyiapkan laporan, surat, hasil rapat dan evaluasi kegiatan;

Bersama ketua menandatangani setiap surat;

Bertanggung jawab atas tertib administrasi organisasi;

Bertindak sebagai notulis dalam rapat.

Bendahara dan Wakil Bendahara

Bertanggung jawab dan mengetahui segala pemasukan/pengeluaran uang/biaya yang diperlukan;

Memnuat tanda bukti kuitansi setiap pemasukan.pengeluaran uang untuk pertanggungjawaban.

Bertanggung jawab atas inventaris dan perbendaharaan;

Menyampaikan laporan keuangan secara berkala.

PROGRAM KERJA 8 (DELAPAN) SEKSI BIDANG SEKSI BIDANG I (Pembinaan keimanan dan ketaqwaan terhadap Tuhan YME). Sasaran Umum. Terbinanya kualitas dan kesadaran beriman dan bertaqwa terhadap Tuhan YME dengan melaksanakan ajaran sesuai dengan agama masing-masing yang diprioritaskan pada kegiatan ibadah secara berkelompok dan meningkatkan kepedulian terhadap sesama umat beragama.

SEKSI BIDANG II (Pembinaan kehidupan berbangsa dan bernegara). Sasaran Umum. Terbinanya rasa patriotisme, kebangsaan dan bertanggung jawab terhadap bangsa dan negara yang diwujudkan dalam penghayatan nilai-nilai dalam upacara bendera.

SEKSI BIDANG III (Pendidikan pendahuluan bela negara). Sasaran Umum. Terkoordinasinya kegiatan kepramukaan dan ke-pecinta alam-an dalam menumbuhkan jiwa cinta tanah air, rela berkorban demi bangsa dan negara untuk membentuk kader penerus yang patriotis.

SEKSI BIDANG IV (Peningkatan kepribadian dan budi pekerti luhur). Sasaran Umum. Siswa memiliki kepribadian yang mantap, suka meringankan penderitaan orang lain, berkepedulian sosial yang tinggi, mandiri dan mampu menjawab tantangan hidup secara dewasa.

SEKSI BIDANG V (Pendidikan berorganisasi, politik dan kepemimpinan). Sasaran Umum. Tumbuhnya sikap siap memimpin dan mau dipimpin dalam mengembangkan pola kepemimpinan konsultatif yang mengarah pad partisipatif yang aktif dari pengurus, kerjasama yang baik, kompak dan terciptanya hubungan lintas bidang.

SEKSI BIDANG VI (Peningkatan keterampilan dan kewirausahaan). Sasaran Umum. Mendorong tumbuhnya sikap mental wiraswasta siswa sehingga timbul kreatifitas dan kemandirian dalam menghadapi hidup.

SEKSI BIDANG VII (Peningkatan kesegaran jasmani). Sasaran Umum. Terbinanya kreatifitas siswa dari pribadi yang sehat, bersih serta lingkungan sekolah yang tetap asri dan hijau segar.

SEKSI BIDANG VIII (Pengembangan persepsi apresiasi dan daya kreasi seni). Sasaran Umum. Berkembangnya kegiatan seni yang kreatif dan ekonomis untuk menumbuhkan sikap untuk mau menghargai hasil karya seni.

PROGRAM KERJA SEKSI SEKSI OSIS

1. Seksi Pembinaan Ketaqwaan Terhadap Tuhan Yang Maha Esa Peringatan Hari Besar Islam

Isra Miraj

Shalat Ied

Shalat Tarawih

Pesantren Kilat

Penyembelihan Kurban

Buka Puasa Bersama

Maulud Nabi Muhammad SAW

Pembinaan Spiritual

Shalat Dzuhur Berjamaah

Kegiatan Tambahan

Bantuan Musibah dan Duka Cita

Bantuan Sumbangan Dana Bakti Sosial

2. Seksi Pembinaan Kehidupan Berbangsa dan Bernegara Melaksanakan Upacara

Upacara Rutin Hari Senin

Upacara Kesaktian Pancasila

Upacara Sumpah Pemuda

Upacara Hari Pahlawan

Upacara Hari Pendidikan Nasional

Upacara Hari Proklamasi

Upacara Hari Ulang Tahun SMK

Upacara Orientasi Siswa Baru

Upacara Hari Kebaktian Pancasila

Upacara Pelepas Siswa Kelas 3

Upacara Hari Kartini

Extrakurikuler

Paskibra Pramuka

3. Seksi Pembinaan Pendidikan Pendahuluan Bela Negara Membantu Koordinator Seksi 2 Melakukan Upacara

Melakukan Lintas Alam

Ekstrakurikuler Pramuka

Razia Sekolah, yang bekerja sama dengan Seksi 4 dan Guru BK

Perkemahan

OSIS

Pramuka

Paskibra

Hari Ulang Tahun Pramuka

4. Seksi Pembinaan Kepribadian Dan Budi Pekerti Luhur Pelaksanaan MOS

Pemberian Materi Orientasi pada Siswa Baru

Melaksanakan Tata Krama Pergaulan

Pemberian Materi Tentang Tata Krama melalui Majalah Dinding Bekerja Sama dengan Seksi 5

Pengarahan Tata Krama melalui Orientasi Siswa Baru

Mengadakan Razia Besar Besaran untuk Meningkatkan Keamanan Sekolah dan Kedisplinan Waktu

Perlombaan Kedisplinan Dan Kerapian Antarkelas

Pengumpulan Dan Pemberian Bantuan

Mengadakan Bakti Sosial (diluar sekolah)

Pemberian Sumbangan Kepada Siswa yang Orang Tuanya Telah Meninggal Dunia

Pengumpulan Buku Buku Bekas untuk Disumbangkan ke Perpustakaan

Meningkatkan Sikap Hormat Siswa pada Orang Tua, Guru, serta sesama Teman di Lingkungan Sekolah dan Masyarakat

Penyuluhan Tentang Tata Krama pada Orang Tua, Guru, dan Sesama Siswa

Pengarahan Tentang Bahaya Narkotika

Penyuluhan HIV / AIDS

5. Seksi Pembinaan Berorganisasi, Pendidikan Politik, dan Kepemimpinan Menyelenggarakan Majalah Dinding , membawahi ekskul Majalah Dinding

Latihan Dasar Kepemimpinan

Nazar, bekerja sama dengan seksi 6

Pengadaan Kegiatan Baru Mading

Lomba keterampilan mengolah MADING

Ajang pencarian bibit-bi bit berprestasi akademik

6. Seksi Pembinaan Keterampilan dan Kewirausahaan Meningkatkan Minat dan Peran Siswa

Koperasi

Piket Koperasi

Pembenahan Ruang Koperasi

Pembenahan Ruang Pokja Unit Produksi

Meningkatkan Keterampilan dan Menciptakan Sesuatu Yang lebih Berguna

Bazar

Cheap Market (Pasar Murah)

Ekstrakurikuler

Klub Matematika

Klub Bahasa Inggris

Conversation

Klub Komputer

Pemrograman situs web (TKI)

Desain Web (TKI)

7. Seksi Pembinaan Jasmani dan Daya Kreasi Aerobic Senam Jasmani

Class Meeting

Ekstrakurikuler

PMR

Basket

Volley

Bulu Tangkis

Sepak Bola

Pertandingan Persahabatan

Perkemahan PMR

Liga Futsal8. Seksi Pembinaan Persepsi, Apresiasi Dan Daya Kreasi Seni Penyediaan Alat Musik Band

Hari Ulang Tahun Sekolah

Hari Kartini

Hari Batik Nasional

Tahun Baru

Perpisahan Kelas XII

Masa Orientasi Siswa

Freeday akustik

Festival Bulan bahasa

Ekstrakurikuler

Paduan Suara

Tari

Cheerleaders

Teater / Drama

PEDOMAN ADMINISTRASI OSIS1. INDEKS SURATSURAT MENYURAT

A. Contoh nomor surat

001/OSIS-SPETA/A/XII/2009B. Kode Indeks SuratA : Surat untuk internal OSIS SPETAB : Surat untuk eksternal OSIS SPETASK : Surat Keputusan.SP : Surat Pengesahan.Sp : Surat Pengangkatan / Pemberhentian.SRP : Surat Rekomendasi Pengesahan.SM : Surat Mandat.ST : Surat Tugas.SPt : Surat Pengantar.SKt : Surat Keterangan.C. Kelengkapan Administrasi

Buku Daftar Inventaris1. Buku daftar inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang/aset/inventaris organisasi.

2. Buku daftar inventaris dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom,sebagai berikut:a. nomor urut barang;b. nomor indeks/kode barang;c. nama satuan/jenis barang;d. jumlah barang;e. asal mula barang;f. harga satuan barang (kalau diperoleh dengan membeli);g. tanggal mulai dipakai;h. tanggal mulai tidak dipakai (rusak);i. Keterangan: misalnya ada penambahan barang.

Buku Notulensi

(1) Buku notulensi adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan ataukeputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat-rapat atau diskusi-diskusi.(2) Buku notulesi juga merupakan bahan pertimbangan, peringatan dan evaluasi setiapmenyelenggarakan pertemuan, rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya.(3) Buku notulensi, memuat antara lain:a. nama pertemuan;b. hari, tanggal pertemuan;c. waktu pertemuan (jam mulai dan berakhir);d. tempat pertemuan;e. jumlah undangan dan jumlah peserta;f. nama dan jabatan yang memimpin;g. nama dan jabatan notulis;h. Kesimpulan-kesimpulan dari setiap pembicaraan;i. Keputusan-keputusan yang diambil;j. rekomendasi (jika ada).

Buku Tamu(1) Buku tamu adalah buku yang digunakan untuk mencatat tamu-tamu yang datangdan berkeperluan dengan organisasi.(2) Buku tamu dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:a. nomor urut;b. hari, tanggal, jam;c. nama lengkap tamu;d. organisasi/institusi tamu;e. jabatan/status tamu;f. alamat;a. keperluan;b. Tanda tangan tamu.

Buku Daftar Hadir

(1) Buku daftar hadir adalah buku yang digunakan untuk mencatat kehadiran pesertarapat, diskusi, lokakarya, pelatihan atau pertemuan-pertemuan lain.(2) Buku daftar hadir dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagaiberikut:a. nomor urut;b. nama lengkap;c. jabatan;d. alamat;e. tanda tangan.(3) Di setiap halaman buku daftar hadir ditulis nama, hari/tanggal dan agendapertemuan.

Buku Daftar Kegiatan

(1) Buku daftar kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat setiap kegiatanorganisasi, baik internal maupun eksternal.(2) Buku daftar kegiatan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagaiberikut:a. nomor urut;b. nama/jenis kegiatan;c. hari/tanggal pelaksanaan kegiatan;d. waktu (pagi, siang, malam/sehari penuh, dll);e. tempat pelaksanaan;f. penyelenggara;g. Keterangan: mencatat hal-hal yang penting, seperti adanya makalah, dsb.

Buku Keuangan

(1) Buku keuangan adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan maupunpengeluaran anggaran organisasi.(2) Buku keuangan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagaiberikut:a. nomor urut;b. tanggal transaksi (pemasukan/pengeluaran)c. uraian sumber pemasukand. uraian penggunaan danae. debitf. kredith. jumlahi. Keterangan (jika perlu)

Buku Agenda

(1) Buku agenda adalah buku pencatatan keluar dan masuknya surat yang digunakanuntuk mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat.(2) Buku agenda dibagi menjadi dua, yaitu:a. Buku agenda surat keluar;b. Buku agenda surat masuk(3) Buku agenda surat keluar dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolomsebagai berikut:a. nomor urut;b. nomor indeks surat;c. nomor surat;d. tanggal surat;e. tujuan surat;f. isi/perihal surat;g. keterangan.(4) Buku agenda surat masuk dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolomsebagai berikut:a. nomor urutb. nomor indeks suratc. tanggal surat diterimad. pengirime. isi/perihal suratf. tanggal suratg. terusanh. catatan disposisii. keterangan

Pengarsipan

(1) Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk.(2) Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu sistem administrasi yang berguna untukmengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya.(3) Kegunaan arsip antara lain:a. pembuktian/pembukuan;b. korespondensi;c. penyusunan sejarah;d. penyusunan data statistik;e. dokumentasi.(4) Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruharsip-arsip surat sesuai dengan kode indeks(5) Surat-surat yang diarsipkan harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluaratau diterimanya surat masuk(6) Dalam mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunankepengurusan, harus dipisahkan antar-periode(7) Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, sepertiperaturan, siaran dan lain sebagainya

d. Perlengkapan Sekretariat

Bagan Struktur OrganisasiPapan Agenda kegiatanPapan PengumumanTabel Program Kerja TahunanPapan Daftar Pengurus

1BP-1319 KAB.MADIUN