Administración del tiempo y comunicación asertiva

Administración del tiempo

Introducción

El tiempo es un recurso muy caro. Seguramente has escuchado que el tiempo es oro, ya que es un elemento que genera muchos beneficios, pero también afecta en gran medida los planes, proyectos y labores cotidianas. Un colaborador que administra bien su tiempo es un elemento valioso para la organización, por ello es muy apreciado y bien remunerado. Si logras administrar bien el tiempo puedes disponer de mejores resultados, mayor descanso, facilidad para lograr metas y mayores ingresos.

A continuación conocerás una serie de aspectos que te ayudarán a optimizar la administración del tiempo.

1. Identificación de hábitos

Figura 1. My Agenda Book (Schade, 2011).

Para hablar de administración del tiempo primero debes entender a qué se refiere dicha expresión. Diversos autores han definido laadministración del tiempo como acciones encaminadas a hacer un uso racional de actividades, esfuerzos y recursos con el propósito de lograr un propósito. Por ello cada persona tiene la responsabilidad de planear y regular de forma eficiente las actividades que realiza, para incrementar su productividad y conseguir un bienestar.

El ritmo de la vida moderna exige tener múltiples roles en la sociedad. Una persona efectiva aprovecha el tiempo al concentrarse y evitar distractores. Ser organizado y disciplinado es esencial.

Todas las personas disponen de tiempo en igual medida, sin embargo no todos lo saben aprovechar dándole un buen uso. Cuando eres pequeño aprendes por imitación, por lo que estas actividades se convierten en hábitos en la medida en que las repites en innumerables ocasiones y forman parte de tu cotidianeidad.

Las personas no nacen sabiendo aprovechar el tiempo, sino que el uso que le den a este recurso proviene de los hábitos que practican. La administración del tiempo se puede aprender, dedicando parte de él para conocer los mecanismos que lo convierten en un factor de seguridad y tranquilidad.

Es necesario motivar actitudes para la práctica constante y el desarrollo de buenas formas de trabajo. Administrar bien el tiempo no significa trabajar más duro sino hacerlo de manera más inteligente.

Para administrar el tiempo se debe ser hacer uso de este recurso de forma eficaz por medio de planes que te lleven a logro de objetivos, ya que no se trata sólo de estar ocupados.

En ese sentido, se debe establecer la diferencia entre eficiencia y efectividad para aclarar que la administración del tiempo debe ser el uso de este recurso de forma eficaz.

Eficiencia

Es una capacidad de obtener lo que se desea, sin agotar los recursos o medio de los cuales se dispone.

Efectividad

Es en cambio lograr una meta, es lograr el efecto deseado. Por ello se relaciona con el término de eficacia.

También es necesario diferenciar entre lo urgente y lo importante.

Urgente

Se define por las tareas y actividades que exigen realizar de forma inmediata, es decir, que tu capacidad de respuesta está condicionada a lo inmediato.

Importante

Son actividades que deben atenderse por el sentido a largo plazo, tiene relación con la razón de ser, o la misión de una organización. Atender lo importante se relaciona con la capacidad de respuesta ante los desafíos del entorno.

Figura 2. 3D Scales of Justice (Potter, 2012).

Administrar el tiempo de forma eficiente podría representarse con una balanza en equilibrio, asignando la proporción de tiempo a lo urgente y a lo importante en justa medida.

Multimedia

Te invito a revisar el video titulado Organización del tiempo de trabajo, cuyo enlace se encuentra a continuación:

http://www.youtube.com/watch?v=dSJA79-dN9k

Figura 3. Calendar (Cholet, 2011).

Para identificar los hábitos que consumen tu tiempo de forma diaria, semanal, mensual, etc., puedes usar una matriz de doble entrada, la cual muestra las combinaciones de situaciones urgentes, importantes, no urgentes y no importantes (Covey, 2014).

En la tabla  1 se presenta el Cuadrante de Administración del tiempo y se pueden observar las diferentes inversiones de tiempo y los resultados que se obtienen en cada caso.  Te invito a reflexionar sobre las actividades que realizas con frecuencia o de manera cotidiana. ¿Cuáles de ellas son importantes o urgentes?

URGENTE NO URGENTE

IMPORTANTE

CUADRANTE 1

Tiempo gastado en: proyectos de última hora, crisis, simulacros de incendio.

Resultados: estrés, cansancio, apaga fuegos.

CUADRANTE 2

Tiempo gastado en: desarrollo personal, construcción de relaciones, visualizar el futuro, ejercicio físico, recreación.

Resultados: felicidad

NO IMPORTANTE

CUADRANTE 3

Tiempo gastado en: interrupciones, llamadas imprevistas, presiones.

Resultados: enfoque a corto plazo, objetivos y planes sin sentido.

CUADRANTE 4

Tiempo gastado en: distracciones, tiempo desperdiciado, actividades placenteras.

Resultado: despidos, irresponsabilidad total.

Tabla 1. Cuadrante de administración del tiempo.

En el cuadrante 1, puedes identificar actividades que de no ser atendidas en el momento, ponen en riesgo tu existencia, son gestiones para resolver problemas o enfrentar crisis.

En el cuadrante 2, se incluyen actividades que permiten mejoras a futuro, es decir, que brindan la posibilidad de desarrollar la capacidad de respuesta a desafíos futuros. Estas cuestiones no ejercen una presión inmediata sobre ti, pero es esencial identificar cuáles son prioritarias.

En el cuadrante 3, se agrupan las actividades que te distraen de los cuadrantes anteriores. Estas actividades están relacionadas con la popularidad y la aceptación personal de otras personas, sin embargo el costo es postergar tus metas puede ser muy alto.

En el cuadrante 4, se señalan actividades que representan distractores que pueden llevarte a la indiferencia, acarrear crisis como estrés y depresión ante la falta de previsión para enfrentar los problemas derivados de la evasión de responsabilidades.

La representación de esta matriz proporciona una serie de combinaciones para reconocer lo que es urgente e importante, para darles a cada una el justo peso y tiempo suficiente para resolverlas.

De manera complementaria, te invito a revisar el siguiente video donde puedes identificar cómo establecer prioridades en tus actividades. En ocasiones es necesario postergar los deseos y dar cabida a los de otras personas,  pero siempre hay que reconocer que las cosas verdaderamente importantes deben resolverse a tiempo.

Multimedia

Revisa el video titulado Prioridades, cuyo enlace se encuentra a continuación:

https://www.youtube.com/watch?v=SlvovXujnG4

2. Desperdiciadores de tiempo. Planeación y evaluación de actividades

Para hacer un eficiente uso de tu tiempo es importante reconocer las actividades que te roban tiempo.  Estas acciones matan el tiempo y se les llamadesperdiciadores de tiempo, los cuales aparecen a lo largo del día y te distraen de lo verdaderamente importante.  Algunas personas consideran que en la medida que su día esté lleno de actividades y en consecuencia sufran la falta de tiempo son más importantes. Nada puede ser más equivocado.

Por el contrario, se pueden enunciar muchos beneficios de la administración del tiempo, por ejemplo se muestran algunos de los más generales:

Tener una perspectiva positiva de la vida. Orientar tus objetivos personales por medio de prioridades y estrategias para lograrlos. Puedes relacionarte mejor con otras personas. Reduce el estrés. Puedes obtener resultados más eficientes y eficaces, es decir serás más productivo(a). Te ayuda a ser más organizado(a) y a cumplir los plazos. Ayuda a controlarte a ti mismo(a), al seguir un plan de trabajo. Te brinda oportunidad de atender tus intereses personales.

Para identificar los desperdiciadores puedes clasificarlos en tres tipos. En la tabla 2 se muestra la información de cada uno de éstos:

Clasificación Aspectos que incluye

Indicadores

Psicológicos

La administración de ti mismo(a)

Falta de autoconocimiento

Falta de objetivos definidos

Temor a equivocarse

Mecanismos de evasión

Repetir actividades ya realizadas

Morosidad, falta de interés

No saber decidir qué no hacer

No saber decir que no

Escaparse Soñar despierto Hacer vida social Hacerlo tú mismo(a)

Precio de la demora

Presión Urgencia Crisis

Administrativos

Problemas en la organización

Falta de objetivos definidos

Reuniones improductivas

Exceso de personal en las reuniones

Información deficiente

Largas jornadas de trabajo

Trabajo intenso

Logísticos Problemas en el espacio de trabajo

Desorganización del hábitat

Mal uso del teléfono

Clasificación Aspectos que incluye

Indicadores

Interrupciones

Tabla 2. Clasificación de desperdiciadores del tiempo (León, Amorós, Becerra, Díaz y Huarachi, 2007, pp. 142-149).

Los desperdiciadores de tiempo se presentan en diferentes situaciones, pero muchas veces no puedes ser capaz de identificarlos porque forman parte de tus actividades cotidianas.

Enlace

Si te interesa conocer más detalles sobre los desperdiciadores del tiempo, te invito a revisar el material que se muestra  en el siguiente enlace, en donde se aborda¿Por qué administrar el tiempo?:

http://www.eumed.net/libros-gratis/2007c/318/por%20que%20administrar%20el %20tiempo.htm

3. Planeación y evaluación de actividades

Cuando se habla de administración se asume que para iniciar debe establecerse un plan. En el caso de la optimización del tiempo es indispensable un plan previo. Este plan debe comenzar con un objetivo o meta que se desea obtener; en este caso es aprovechar el tiempo lo mejor posible para tener el margen de realizar otras actividades que te gustan o que no puedes hacer por la saturación de compromisos.

Figura 4. Businessman reading bulletin board (Hero Images & Corbis, s.f.)

Planificar significa ser proactivo y anticiparse a los  eventos, pero siempre debe definirse exactamente lo que se va a ejecutar de forma secuencial. Es decir, se parte de una meta o punto de partida, se asignan los recursos que se van a emplear, se determinan las actividades y se prevén los posibles obstáculos a enfrentar.

Todas las personas son administradores desde el punto de vista que a todos les corresponden manejar recursos heterogéneos y situaciones que les facilitan alcanzar sus objetivos.

Un objetivo lo diseñarás como algo que es posible cumplir, de lo contrario, si pretendes lograr cosas que serían imposibles o muy difíciles de alcanzar, puedes obtener frustración.

Diseño de objetivos

Para crear objetivos claros, medibles y sobre todo realizables debes considerar algunos puntos importantes. A continuación se describen algunas reglas para la fijación de objetivos.

Reglas para fijación de objetivos

Para determinar correctamente  los objetivos, éstos deben…

Fijarse por escrito, de manera que se puedan hacer correcciones, complementar y anotar de manera complementaria algunos cambios.

Fijarse en forma separada. Cada objetivo indica una cosa a la vez para que se puedan lograr de manera separada.

Fijarse con un tiempo estipulado en el cual deben lograrse, aunque por lógica los objetivos se cumplen por periodos: semanas, meses, años, etc., lo cual facilita medir el avance en pos del logro.

Ser específicos, claros y precisos, deben ser descritos en términos entendibles y conocidos, para no confundir cuando se revisen nuevamente.

Ser factibles o posibles de lograr, ya que ubicarlos sobre tus posibilidades genera desilusión y puedes llegar a abandonarlos por la dificultad de alcanzarlos.

Tabla 3. Reglas para fijar objetivos (Trujillo, Espino y Barrientos, 2009).

Planes de contingencia

El término contingencia se vincula a riesgo, como la posibilidad de que algo pueda suceder. Un plan de contingencia es una estrategia que prevé todas las medidas.

Figura 5. Spraying Fire Hose (Llewellyn & Corbis, s.f.)

Para mantenerse dueño de la situación, es preferible prever lo inesperado y para ello se requiere planear las actividades y optimizar lo mejor posible el tiempo.Un plan de contingencia es una alternativa para garantizar la continuidad de tus  actividades y reduce la vulnerabilidad ante situaciones críticas. ¿Cómo hacer un plan de contingencia? Hay algunos puntos que deben considerarse para formular una estrategia de prevención, ente otros muchos se pueden enunciar los principales:

Identificar los riesgos posibles que se pueden enfrentar y enumerarlos. Detallar el tiempo, día, situación, en que se pueden presentar.  Identificar los recursos que se verían afectados por la contingencia (magnitud del riesgo) A cada riesgo posible asignarle la alternativa de solución y determinar su aplicación. Dar a conocer a todos los involucrados, la consideración para resolver la contingencia en caso

de que se presente. Si se ha presentado la eventualidad, evaluar los resultados al final del periodo y valorar los

efectos que ésta ocasionó, a fin de evitar que vuelva a presentarse.

4. Eficiencia en la oficina. Uso de agenda (manejo en Outlook)

Las múltiples actividades que debes realizar a diario, entre compromisos y responsabilidades ocupan mucha de tu atención, y en ocasiones no es posible mantenerlas en la memoria. Para llevar un registro y control de las actividades se utilizan agendas.

La agenda se puede definir como registro, libro o cuaderno en el que se anotan las cosas para no olvidarlas,  en el cual se incluyen los días del año organizados por semanas y meses, incluso puede contener un detalle de horarios.

Una agenda puede registrar parte de la información que necesitas tener a la mano, sobre todo para tener en cuenta acciones importantes que debes realizar en una fecha u horario determinado. Llevar una agenda proporciona muchas ventajas. A continuación se detallan algunos aspectos a considerar para sacarle el mejor provecho a este registro personal:

1. Establecer objetivos detallados, identificando los recursos necesarios para lograrlo: tiempo o fecha límite, dinero necesario, personas que participan, etc., ya  que se trata de considerar todas las cosas que se requieren.

2. Detallar las tareas diarias que se deben realizar y organizarlas por jerarquía o de acuerdo al horario en que se llevarán a cabo.

3. Señalar el tiempo que cada tarea toma en ser efectuada. Procurar respetar los tiempos.

4. Dedicar el tiempo destinado para cada proyecto y concentrarte en su realización en los horarios o días señalados. Si se concluye antes del lapso indicado, habrás ganado tiempo para la siguiente actividad.

5. Calcular los tiempos de realización de manera que cada tarea se logre terminar antes de lo previsto. De esta manera, si llega a surgir un contratiempo, se contará con un plazo de holgura para concluirlos.

6. Llevar consigo la agenda a todas partes para tener presente los tiempos ya comprometidos y aprovechar para anotar si surgen ideas para resolver alguno de los pendientes. Esto puede hacerse en el transcurso de un viaje, esperando un turno, o en algún tiempo muerto. Una idea complementaria es emplear una grabadora y posteriormente pasar la idea a la agenda.

7. Aprender a delegar actividades te permite optimizar el tiempo. Se recomienda seguir el orden de la agenda aún para estos casos.

8. Es importante llevar el orden de la agenda y no saltarse actividades, a menos que se presente la oportunidad de concluir antes de tiempo alguna a de ellas, y que se pueda solucionar de una vez.

Ventajas al usar una agenda

Llevar una agenda puede facilitar el registro de contactos, desde sus nombres, teléfonos y direcciones, e incluso detalles como si se trata de un cliente, un contacto o un proveedor, y otros detalles que ayuden a mantener una buena relación con ellos.

La agenda representa una herramienta para organizar las múltiples actividades y registrar sus prioridades. A continuación se enuncian algunas ventajas que se obtienen al llevar una agenda:

1. a)Organización y planificación eficiente de las actividades. Aprender a programar las actividades y tareas en determinados horarios de día, ya que de esta forma no se pierde tiempo en pensar nuevamente en lo que se debe hacer.

2. b)No olvidar nada, ya que todo queda registrado. Cualquier actividad sea una llamada, una cita, un trámite, una junta, una compra, entregar un informe, etc., todo queda registrado y facilita tener en mente los pendientes por realizar.

3. c)Tranquilidad, al tener programado el día siguiente y las fechas importantes, ya que tendrás oportunidad para organizar mejor tu tiempo, y llegar a la fecha planeada con los resultados. Esto beneficia a tener la mente despejada y relajarse al final del día. Descansar sin preocupaciones.

4. d)Ahorrar energía, se pierde menos tiempo intentando recordar lo que se debe hacer.

La agenda debe ser revisada frecuentemente, incluso antes de dormir para planear lo mejor posible el día siguiente. De nada sirve llevar una agenda si no la revisas de manera permanente.

La agenda te permite llevar un control de las tareas terminadas e igualmente para recordar la que es sumamente importante, o menos relevante, sin embargo debes prestar atención a su registro.

¿Agenda tradicional o agenda de última generación?

Una agenda tradicional debe llevarse con anotaciones, pero en ocasiones resulta incómodo traerla consigo, sacarla, abrirla y anotar algo, aunque se requiere escribir sobre un punto de apoyo. Por otro lado, existen equipos electrónicos que cumplen las mismas funciones, como el teléfono móvil, por lo es más cómodo abrir la aplicación y en algunos segundos anotar con el teclado virtual la tarea a realizar.

Figura 6. Outlook for Mac 2011 (Patterson, 2010).

En la oficina utilizas a diario el equipo de cómputo y la mayoría cuenta con el programa de Outlook. Esta aplicación incluye el calendario, contactos, tareas, entre otros recursos que te ayudan a organizarte en tu labor o actividades diarias.

Te invito a revisar el siguiente enlace, en donde se abordaCómo organizar y optimizar la administración de tu correo con MS Outlook.

http://www.organizartemagazine.com/como-organizar-y-optimizar-la-administracion-de-tu- correo-con-ms-outlook/

Cómo ocupar tiempo muerto

Figura 5. Sala de espera Consultorios HPN (Ministerio de Salud de Neuquen, 2013).

Con seguridad has escuchado la expresióntiempo muerto, la cual lejos de significar tiempo pasado, se refiere al tiempo que se gasta esperando que algo ocurra. Cualquier situación como esperar en un restaurante, en la sala de un consultorio, de un hospital, en la estación del autobús, o en el aeropuerto,  incluso el tiempo que demoras en viajar de un sitio a otro en el transporte público, o cuando te encuentras atrapado en el tráfico.

Esos momentos pueden ser utilizados para hacer algo productivo. Muchas veces empleas esos momentos para leer una revista o el periódico, revisar tu teléfono celular o correo electrónico, e incluso puedes dormir si es posible. Mucho depende de si son lapsos cortos o largos de tiempo.

Los tiempos cortos pueden sortearse con alguna de las actividades mencionadas,  pero los periodos largos son muy tediosos o aburridos, por lo que pueden desgastar muchas horas de

tu vida y por ello es conveniente llevar una agenda y mantenerla organizada para aprovechar dichos tiempos muertos.

Figura 6. Salimos de El Dorado muy temprano (Carvajal, 2010).

Puedes aprovechar para hacer una lista de pendientes para el día siguiente, leer un libro, hacer una llamada importante, escribir un correo electrónico, entre otras muchas actividades. Lo importante es no perder ese tiempo sin hacer algo de provecho.

Es muy conveniente aprovechar el tiempo muerto en actividades que te gusten mucho, como jugar con los niños, hacer deporte, estudiar un curso, leer un buen libro o hacer un hobby.

Con un poco de atención podrías encontrar la oportunidad de desarrollar actividades que nunca has hecho y que son gratificantes, hacer algo diferente  y relajante te ayuda a alejar el estrés. Estos tiempos libres deben ser aprovechados de igual forma que cuando estás trabajando, ya que con ellos mejora la concentración,  se refuerza la memoria, el cerebro se despeja, y se relaja para trabajar mejor. Estas actividades que te despejan, a la larga, generan mejoras notables en tu calidad de vida.

Enlace

Te invito a revisar el siguiente enlace para complementar la información sobre Alternativas para un disfrute del Ocio.

http://sofd.unex.es/ampap/tiempolibre.pdf

Es tiempo de recapitular la información que se ha abordado, por lo que te pido a realizar las siguientes prácticas de aprendizaje.

Práctica de aprendizaje 1 Jerarquizando mis actividades diarias

Instrucciones

1. Copia la siguiente tabla en un documento Word, y a manera de reflexión, registra tus actividades diarias en orden de Importancia, Urgencia, No urgencia y No importancia.

Horario Actividad Importancia

05:00 a 06:00

06:00 a 07:00

07:00 a 08:00

08:00 a 09:00

09:00 a 10:00

10:00 a 11:00

11:00 a 12:00

12:00 a 13:00

13:00 a 14:00

14:00 a 15:00

15:00 a 16:00

16:00 a 17:00

Horario Actividad Importancia

17:00 a 18:00

18:00 a 19:00

19:00 a 20:00

20:00 a 21:00

21:00 a 22:00

22:00 a 23:00

23:00 a 24.00

24:00 a 01:00

01:00 a 02:00

02:00 a 03:00

03:00 a 04:00

04:00 a 05:00

2. Analiza la importancia y urgencia de las actividades que llevas a cabo. ¿Vale la pena reclasificar algunas de ellas?

3. A manera de reflexión, responde:o ¿Cuánto tiempo por día dedicas a la atención de lo importante?o ¿Qué espacio de tu agenda se reservan a estas actividades?o ¿Cuánto tiempo y esfuerzo estás poniendo para alcanzar el bienestar y la mejora que deseas?

Práctica de aprendizaje 2 Descubriendo en qué mato el tiempo

Instrucciones

1. Clasifica las actividades que se te presentan, indicando si es importante, urgente, no urgente, no importante o distractor.

1. Ir a ver aparadores

2. Tomar una siesta

3. Hacer ejercicio

4. Llevar a mi hijo(a) al cine

5. Ir a comprar algo que me hace mucha falta

6. Descansar porque me desvelé anoche

7. Terminar el reporte que pidió el jefe

8. Llamar a mis amigos para saludarlos

9. Visitar a un amigo que está enfermo

10. Asistir al partido deportivo de mi equipo favorito

11. Leer 30 minutos al día

12. Pasear al perro

13. Relajarme viendo televisión

14. Reparar las goteras del techo de la casa

15. Llevar el auto al servicio

16. Ir a ver al médico

17. Arreglar el clóset

18. Atender la lista de mensajes de mi correo electrónico

19. Hacer limpieza en la casa

20. Improvisar una reunión con compañeros de trabajo

2. Para finalizar, elige por pares la actividad más importante. Elige entre la 1 y la 2.  La que seleccionaste ahora compárala con la número 3 y así sucesivamente.

Referencias

Covey, S.  (2011). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. España: Paidós Ibérica.León, C., Amorós, E., Becerra, J., Díaz, D., y Huarachi. J. (2007).Gestión empresarial para agronegocios. Chiclayo, Perú: Universidad Católica Santo Toribio de Mogrovejo [Versión en línea]. Recuperado dewww.eumed.net/libros/2007c/318/

Trujillo, D. G., Espino, E., y Barrientos, M. (2009). Administración por objetivos. Argentina: El Cid Editor. Recuperado de la base de datos e-libro Cátedra. (10317462)

Referencias de las imágenes

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Cholet, D. (2011). Calendar. Recuperada dehttp://www.flickr.com/photos/dafnecholet/5374200948 (imagen publicada bajo licencia Creative Commons Attribution 2.0 Generic, de acuerdo a: https://creativecommons.org/licenses/by/2.0/).

 Ministerio de Salud de Neuquen. (2013). Sala de espera Consultorios HPN. Recuperada dehttp://www.flickr.com/photos/ministeriodesaludneuquen/9473077656 (imagen publicada bajo licencia Creative Commons Attribution 2.0 Generic, de acuerdo a:https://creativecommons.org/licenses/by/2.0/).

 Patterson, B. (2010). Outlook for Mac 2011. Recuperada dehttp://www.flickr.com/photos/blakespot/5227134152 (imagen publicada bajo licencia Creative Coommons Attribution 2.0 Generic, de acuerdo a: https://creativecommons.org/licenses/by/2.0/).

 Potter, C. (2012). 3D Scales of Justice. Recuperada dehttp://www.flickr.com/photos/86530412@N02/7953227784(imagen publicada bajo licencia Creative Commons Attribution 2.0 Generic, de acuerdo a:https://creativecommons.org/licenses/by/2.0/).

Schade, S. (2011). My Agenda Book. Recuperada dehttp://www.flickr.com/photos/sylviaschade/6169287393 (imagen publicada bajo licencia Creative Commons Attribution 2.0 Generic, de acuerdo a: https://creativecommons.org/licenses/by/2.0/).

Bibliografía

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