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Administración de Centros
1Ing. Luis Castellanos MSc
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Administración de Centros. Índice
IntroducciónOrganización de CentrosPlanificación de ProyectosJustificación de ProyectosControl de ProyectosControl de CambiosMantenimientoProtección de DatosSeguridadSelección de Hardware y SoftwareRightsizing y DownsizingOutsourcingBibliografía
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Administración de Centros. Introducción
Gerencia:Proceso de trabajar con otros y a través de otros para alcanzar objetivos organizacionales en un ambiente cambiante.
Organización:Sistema de actividades coordinadas
Características de una Organización:Coordinación de esfuerzosPropósito o meta comúnEspecialización de funcionesJerarquía de autoridad
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Administración de Centros. Introducción
Organización como sistemaFunciones Gerenciales
Planificación: Formulación de futuros cursos de acciónToma de Decisiones: Escoger entre las opcionesOrganización: Asegura uso eficiente de recursos Administrar el Recurso HumanoComunicación: En ambas víasMotivación: Satisfacer necesidades del personal, recompensar
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Administración de Centros. Introducción
Liderazgo: Dando el ejemplo y adaptándose a la situaciónControl: Evaluar planes vs lo ejecutado
Delegar:Proceso de asignar varios grados de autoridad de toma de decisiones a los subordinadosVentajas.
Permite mayor tiempo libre al jefeSirve como herramienta de entrenamiento gerencial
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Administración de Centros. Introducción
Barreras.Si quieres algo bien, hazlo tu mismoFalta de confianza en subordinadosFalta de autoconfianzaVaga definición de las tareasTemor a competencia con los subordinadosNo querer tomar riesgos al depender de otrosFalta de buenos controles
PARE
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Administración de Centros. Introducción
LiderazgoProceso en el cual se busca la participación voluntaria de los subordinados para alcanzar los objetivos organizacionalesProceso de mover a la gente en determinada dirección, principalmente por medios no coercitivos.Tipos de liderazgo
AutoritarioParticipativoIndiferente
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Administración de Centros. Introducción
Cualidades del líderAutoridad decisivaConfiabilidadEntusiasmoIniciativaIntegridadJuicio y JusticiaConocimientoLealtadTactoAbnegación
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Administración de Centros. Introducción
Motivación de acuerdo a Douglas Mc Gregor
Teoría X Teoría Y
• La gente es floja eirresponsable.
• Implica supervisiónconstante
• La gente es tra-bajadora y respon-sable.
• Implica dar apoyo yestímulo.
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Administración de Centros. Introducción
Motivación de acuerdo a Herzberg
Factores Motivadores Factores Higiénicos
• Logro• Reconocimiento• Responsabilidad• Desarrollo• Tipo de trabajo• Autonomía• Autoestima• Crecimiento Personal
• Sueldo• Organización Empresa• Calidad Supervisión• Evaluación actuación• Comunicaciones intern.• Condiciones trabajo• Relaciones Interperson.• Estabilidad laboral• Status• Políticas cambio organi.
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Administración de Centros. Introducción
Jerarquía de Necesidades de Maslow
Primarias: * Fisiológicas* De seguridad
Secundarias: * Sociales* Egoístas* Autorealización
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Administración de Centros. Introducción
Escalera de AnthonyNivel EstratégicoNivel TácticoNivel Operacional
Evolución de la Gerencia de ComputaciónProcesamiento de DatosSistemas de InformaciónTecnología de InformaciónInteligencia Artificial
E
T
O
Más general
Más específico
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Administración de Centros. Introducción
Metodología de SistemasConjunto de actividades llevadas a cabo para desarrollar y poner en marcha un S.I.
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Administración de Centros. Organización de Centros
Centro de ComputaciónPosición en la Organización.
Computació n
Gerente Finanzas Gerente de RRHH Gerente de Operaciones
Gerente General
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Administración de Centros. Organización de Centros
Computació n
Gerente Finanzas
Computació n
Gerente de RRHH
Computació n
Gerente de Operaciones
Gerente General
Centro de Computació n
Gerente Finanzas Gerente de RRHH Gerente de Operaciones
Gerente General
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Administración de Centros. Organización de Centros
Gerente Finanzas Gerente de RRHH Gerente de Operaciones Gerente de Computació n
Gerente General
Secretaria
Analistas O&M
O&M
ComunicacionesMant. H/W
Atenció n Usuarios
Soporte Té cnico
Programadores
Desarrollo
Adm.Base DatosOperador(es)
Operaciones
Centro de Computació n
Administración de Centros. Organización de Centros
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Deberes del Administrador del SistemaManejar usuarios
Añadir nuevos usuarios y nuevos gruposEliminar o suspender usuariosManejar seguridad de usuarios
Monitoreo del SistemaUso de los recursos del SistemaMantener la seguridad del Sistema
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Administración de Centros. Organización de Centros
Mantenimiento del SistemaRespaldos y RecuperacionesSoftware del Sistema
Versiones permitidasLicencias permitidas
Hardware del SistemaCronograma de mantenimiento
Espacio libreIntegridad del Sistema
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Administración de Centros. Organización de Centros
Integrantes de un Proyecto de SistemasLíder del Proyecto: Gerencia el ProyectoAnalistas: Recogen información inicial. Definen requerimientosDiseñador SI: Diseña Sistemas de InformaciónDiseñador BD: Diseña Base de DatosProgramadores: Codifican y prueban
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Administración de Centros. Planificación de Proyectos
Importancia de la PlanificaciónMetodología de Sistemas a seguirUso de herramientas para Planificación
Gráfico de BarrasPERT-CPMCronograma de ActividadesSoftware de Planificación (Primavera, Project, ViewPoint, Harvard Project)
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Administración de Centros. Planificación de Proyectos
Niveles de Planificación.Plan de Sistemas: Engloba todos los proyectos que deben ser acometidos en un área del negocio.Plan General de Desarrollo: Muestra las fases a cumplir en un proyecto específico.Plan Detallado para una Fase:
Qué debe hacerse (productos)Cómo debe hacerse (actividades)Quién debe hacerlo ( recursos y responsables)Cuándo debe hacerse (fechas)
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Administración de Centros. Planificación de Proyectos
Plan para el resto del Proyecto: Ajustes al plan en cuanto al Desarrollo, Implantación y Pruebas.
Plan Detalladopara una fase
Plan Detalladoresto proyecto
Plan GeneralSistema 01
Plan GeneralSistema 02
Plan GeneralSistema n
Plan de Sistemas
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Administración de Centros. Planificación de Proyectos
EstimaciónIdentificar características del ProyectoRecopilar datos históricos sobre proyectos anterioresCalcular recursos necesarios para el Proyecto
Todos los estimados pueden estar sujetos a variaciones significativas.Normalmente se sobrestima +20%.
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Administración de Centros. Planificación de Proyectos
Se deben estimar:Recursos HumanosCostoTiempo
Métodos de estimación del tiempo:HistóricoIntuitivoPor promedios ponderados (pesimista, optimista, probable)
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Administración de Centros. Justificación de Proyectos
Justificación de ProyectosEstablece bases para soportar aprobación.Incluye Análisis Beneficio/Costo.
Se verifica:que los objetivos del proyecto estén correctamente definidosque se han enunciado correctamente las prioridadesque se van a optimizar los beneficios para la empresa
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Administración de Centros. Justificación de Proyectos
Los beneficios pueden ser:Ahorros funcionalesBeneficios tangibles
Aumento de productividadMejor uso de los activosMejor control
Beneficios intangiblesOptimización de procedimientosMayor entusiasmo en los empleados
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Administración de Centros. Justificación de Proyectos
Razones para proponer proyectos:Resolver un problema
Actividades que no satisfacen estándares de desempeño y/o expectativas.
Aprovechar una oportunidadCambio para mejorar o ampliar el rendimiento
Dar respuesta a directivosProporcionar información en respuesta a órdenes o mandatos
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Administración de Centros. Justificación de Proyectos
Razones para iniciar proyectos:Mayor Capacidad (mayor velocidad o memoria)Mejor ControlMejoras en la ComunicaciónReducción de CostosAlcanzar Ventaja competitiva
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Administración de Centros. Control de Proyectos
Tareas del Líder de ProyectoPreparar y ejecutar Planes de Acción
Actividades a ser realizadasDirigir reuniones para identificar y resolver problemas
Reunirse para revisar el progreso de las actividades
Dirigir reuniones de comunicaciónReunirse para intercambiar información sobre logros, problemas, soluciones, aprendizaje
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Administración de Centros. Control de Proyectos
Elaborar y presentar reportes de progreso
Actividades cumplidas, obstáculos encontrados
Ello le permite hacer “Seguimiento” al proyecto.Ventajas de Controlar un Proyecto:
Permite reasignar personas con poca cargaPermite intercambiar personal de actividades no críticas a críticas
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Administración de Centros. Control de Proyectos
Proyecto bajo ControlCada persona sabe lo que tiene que hacer y cuándo debe hacerloNadie está esperando que las cosas ocurranNo hay problemas escondidosEl Líder de proyecto sabe lo que se hecho y lo que no
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Administración de Centros. Control de Proyectos
Para mantener un Proyecto bajo control:Preparar y seguir planes de acciónRealizar reuniones para detectar y corregir problemasControlar los cambiosDelegar eficientementeMedir el tiempo que realmente faltaReconocer los síntomas del fracaso
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Administración de Centros. Control de Cambios
Todo cambio debe ser tramitado de acuerdo a los procedimientos establecidos, y de acuerdo a la prioridad.Los procedimientos pueden abarcar:
Quién puede solicitar un cambioCómo se solicita un cambioCómo se procesa un cambioQuién aprueba un cambioCriterios para aceptar, rechazar o posponer un cambio.
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Administración de Centros. Mantenimiento
Modificar, corregir o mejorar los sistemas existentes.Necesidad:
Si no hay apoyo continuo, los sistemas instalados pueden dejar de funcionarSi no se incorporan cambios necesarios, los sistemas pueden dejar de ser útilUn soporte continuo permite realizar ajustes para que, aún cuando el ambiente cambie, el sistema haga uso eficiente de los recursos de computación
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Administración de Centros. Mantenimiento
Obstáculos para el mantenimientoDocumentación inadecuada, obsoleta o inexistenteComplejidad de los componentesComponentes mal estructuradosFalta de experiencia del personalPoca familiaridad con las aplicacionesExcesiva presión de tiempo
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Administración de Centros. Mantenimiento
Gran cantidad de requerimientos de cambiosFalta de buena comunicación con los usuariosFalta de participación del usuarioDificultad para estimar y planificarRotación de personalA nadie le gusta efectuar mantenimiento
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Administración de Centros. Mantenimiento
Tipos:Correctivo: elimina erroresPerfectivo: añade nuevas funcionesAdaptativo: modifica funcionesPreventivo: previene errores
Formas de mantener:Ordenes de TrabajoProyectoVersión Planificada
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Administración de Centros. Protección de Datos
“Es preferible prevenir que lamentar”Medidas preventivas:
Aproveche las ventajas de los componentes incorporados en los S/W de Administración, S.O., DBMS.Escoja y entrene cuidadosamente al personalEscoja adecuadamente medios para el respaldoGuarde respaldos en lugares distintas al localEstablezca medidas para prevenir virus.Establezca procedimientos para recuperación de datos y planes de contingencia
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Administración de Centros. Protección de Datos
Considere seguridad física datos/equiposPlanifiqueConsidere el uso de la criptografía
Fallas y causantes más comunes:Falla de H/WFalla de S/WIncendiosVirus InformáticoEmpleados descontentos o deshonestos
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Administración de Centros. Protección de Datos
Planificación de PrevenciónCuántos datos deben ser respaldados y con qué frecuencia?Qué esquemas de protección de datos y sistema traen el H/W y S/W en uso?Cuáles son las necesidades futuras de procesamiento de datos?Cuán confiable y disponible debe ser el sistema como un todo?
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Administración de Centros. Protección de Datos
Medios más usados para hacer respaldos:Discos flexiblesCartuchos de cintaOtro disco duroDiscos duros removiblesRAID (Redundant Array Inexpensive Disks)DAT (Digital Audio Tape)CD-ROMDispositivos WORM (Write once read many)
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Administración de Centros. Seguridad
Metodologías de Seguridad:Identificación/Autenticación
Asegura el saber quiénes son los usuariosObliga a los usuarios a cambiar claves con frecuenciaSe criptografían claves en memoria ROMSe pueden emitir Tarjetas de Acceso
Control de AuditoríaRegistra cuáles programas se han usado y quién lo ha usado
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Administración de Centros. Seguridad
Control de Acceso DiscrecionalRegula quién tiene acceso a cuáles aplicaciones o archivosAsigna niveles de seguridad para el acceso de datos
Reusabilidad de ObjetosDesconecta terminales inactivosLimpia memoria (RAM o ROM) y elimina material confidencial una vez que se ha usado
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Administración de Centros. Seguridad
Asegurar las ComunicacionesProtege las redes cuando salen del entorno de la empresaCriptografía los datos antes de enviarlos a redes públicas o inalámbricas
Factores que afectan la seguridad:Manejo pobre de Modem´sTransmisión de archivos no criptografiadosIndiferencia ante la seguridadTemor ante costos de seguridad
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Administración de Centros. Seguridad
No se usan técnicas criptográficasClaves de acceso débiles y obviasNo hay validación/verificación de usuariosNo se inspecciona el S/W nuevoEmpleados descontentos o deshonestosErrores de programaciónAplicaciones no autorizadasNo hay controles de auditoríaNo hay procedimientos de Antivirus
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Administración de Centros. Selección de H/W & S/W
Algunos criterios para selección de Monitor:Resolución en pixelsColorTarjeta (SVGA, etc..)Tamaño de pantallaGarantíaRespaldo Técnico
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Administración de Centros. Selección de H/W & S/W
Criterios para selección de Scanner:Resolución (base, óptica, Máxima)Tamaño de páginaTamaño del buffer de memoriaNo. de bits de colorColorSoftware incluidoGarantíaRespaldo Técnico
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Administración de Centros. Selección de H/W & S/W
Criterios para selección de Impresora:Tipo (matricial, burbuja o láser)ResoluciónVelocidad (cpi o ppm)Ancho del carroGarantíaRespaldo Técnico
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Administración de Centros. Selección de H/W & S/W
Criterios para selección de CPU:No. de terminales requeridosVelocidad del procesadorCapacidad del Disco DuroTamaño de Memoria RAMTamaño de Memoria CacheTamaño de la Video RAM (si aplica)Compatibilidad con equipos existentes
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Administración de Centros. Selección de H/W & S/W
GarantíaRespaldo TécnicoUnidad de respaldo que soporteNo. de puertos seriales y paralelos (si aplica)
Formas de obtención del H/W:CompraArrendamientoAlquiler
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Administración de Centros. Selección de H/W & S/W
M étodo de O btención V entajas D esventajas
Alquiler • C om prom iso a cortoplazo
• A lto n ivel flexib ilidad• N o requiere gran desem -
bolso• N o requiere financia-
m iento
• M ás caro a largo p lazo• P oco contro l de l cam bio
de equipo• N o todos los provee-
dores a lquilan• Los costos son a ltos
porque proveedor asum eriesgos
Arrendam iento • N o requiere desem bolsoalto
• Poco riesgo de obso-lescencia
• M enos caro que a lquilar
• M ás caro que com prar
C om pra • M enor costo a largoplazo
• Serán activos de laem presa
• C ontro l tota l sobre uso
• R iesgo de obsoloscencia• C om prom iso perm anente• R esponsabilidad tota l• C osto in ic ia l es m ás
elevado• R iesgo de atarse a una
selección errónea
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Administración de Centros. Selección de H/W & S/W
Formas de mantenimiento de H/WInterna
Más barataMás rápidaRequiere personal calificadoRequiere buena logística
ExternaNo se recarga el trabajo del personalMás caraExiste respaldo técnico y garantía
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Administración de Centros. Selección de H/W & S/W
Criterios para obtención de S/W:Compatibilidad con aplicaciones anterioresVentajas de rendimientoFacilidad de uso y entrenamientoUso de memoriaCapacidad de transaccionesSoporte TécnicoAdiestramiento
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Administración de Centros. Selección de H/W & S/W
Capacity Planning:Monitorea tendenciasCalcula tasa de crecimientoCalcula tiempo para hacer actualización de equiposCalcula relación Pico/promedioToma en cuenta:
Ciclos de uso de CPUCiclos de uso de Memoria RAM y pagineoI/O sobre los dispositivos
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Administración de Centros. Rightsizing
Rightsizing:Encontrar la plataforma de computación correcta para la empresa
Downsizing:Moverse a una plataforma de computación más pequeña
Upsizing:Moverse a una plataforma de computación más grande
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Administración de Centros. Rightsizing
CaracterísticasPermite a la empresa alinear sus S.I. con sus objetivos estratégicosBusca la integración de plataformas para poder compartir mejor la informaciónImplica seleccionar los recursos computacionales más adecuados para ejecutar una tarea, basándose en ubicación, tamaño, estructura organizacional, necesidades.
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Administración de Centros. Downsizing
Costos AsociadosDesarrollo de aplicacionesConversión de aplicacionesH/W y S/W del servidorInfraestructura de la redAdministración del sistemaMantenimiento de H/W y S/WAdiestramiento de programadores y usuarios
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Administración de Centros. Downsizing
BeneficiosReduce dependencia de programadores y operadoresReduce costos en desarrollo de sistemasReduce personal de soporte técnicoReduce costo de H/W y su mantenimientoSi el Servidor falla, se puede colocar otro PC como servidor temporal
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Administración de Centros. Downsizing
Los ahorros vienen dados a largo plazoCostos promedios de operación y soporte anual:
Mainframe: $6 millonesRed de PC: $2 millones
Empresas que lo han aplicadoMotorola: Mainframe a MinicomputadorTRW: Mainframe a Red de PC´sCompucom; Minicomputador a Red de PC´s
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Administración de Centros. Outsourcing
Contratar especialistas expertos en T.I. para realizar trabajos específicosVentajas:
Las empresas no tienen que actualizarse tecnológicamenteLas empresas no tienen que adiestrar a su personalLas empresas reducen el gasto en personal
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Administración de Centros. Outsourcing
Desventajas:Los trabajadores de las empresas generalmente son despedidosLa empresa no tiene el control directo de la información, quedando a expensas del ente externo
Empresas Outsourcers en los EE.UU.:Electronic Data Systems (EDS)Computer Sciences Corp (CSC)Integrated Systems Solutions (ISS)
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Administración de Centros. Outsourcing
Empresas Outsourcers en Venezuela:Electronic Data Systems (EDS)Procedatos (Enelven)Intesa (PDVSA)
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Administración de Centros. Bibliografía
BAUZA,Jesús & Lloréns, Juan: ”Administración de Proyectos”. Ed Miro. Caracas, 1991.IBM: “Advanced System Administration”. IBM Corp. EEUU. 1992.LLORENS, Juan: “Desarrollo, Implantación y Mantenimiento de Sistemas de Información”. EdMiro. Caracas, 1991.KENDALL, K & KENDALL, J: “Análisis y Diseño de Sistemas”. Ed Prentice Hall. México, 1991.KOONTZ, H. & O’DONNELL, C.: “Principios de Administración”. Ed Mc Graw Hill. 1968.
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Administración de Centros. Bibliografía
IBM: AIX/6000 Advanced System Administration. 1992.KREITNER, Robert: “Management”. Ed HoughtonMifflin. Boston, 1986.MURDICK & ROSS: “Sistemas de Información basados en Computadoras para la Administración Moderna”. Ed Diana. México, 1974.SALAS P., Jesús: “Organización de los Servicios Informáticos”. Ed Mc Graw Hill. Madrid, 1989.SENN, James: “Análisis y Diseño de Sistemas de Información”. Ed Mc Graw Hill. México, 1992.