Administração Apostila Pg 36a65
-
Upload
daniel-garcia -
Category
Documents
-
view
40 -
download
0
description
Transcript of Administração Apostila Pg 36a65
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
36
5 – A TECNOLOGIA E SUA ADMINISTRAÇÃO
Todas as empresas dependem de algum tipo de tecnologia ou conjunto de
tecnologia para funcionar (executar suas operações e realizar suas tarefas) e
alcançar seus objetivos.
Pode ser definida como:
“Conjunto ordenado de conhecimentos empregados na produção e na
comercialização de bens e serviços. Pode ser científica ou empírica.”
A tecnologia pode ser (pág.102):
Física e Concreta
Conceitual e Abstrata
Tecnologia Física / concreta: máquinas, instalações, equipamentos- hardware.
Tecnologia Conceitual / abstrata: métodos de trabalho, planos, regras,
procedimentos, políticas, rotinas – software. Na maioria das vezes recebe o nome de
know-how.
DE CAPITAL INTENSO (SOFISTICADA): utilização intensiva das máquinas
com ênfase na automação;
DE MÃO-DE-OBRA INTENSA (RUDIMENTAR): possui grande ênfase na
manufatura, utiliza ao máximo pessoas com habilidade manuais;
Entre a enorme variedade de pressão que o meio ambiente impõe à empresa,
a tecnologia aparece como variável crucial, principalmente quando as inovações
tecnológicas desenvolvidas em outras empresas impõem modificações nas
tecnologias utilizadas pela empresa na luta contra seus concorrentes.
A tecnologia pode estar ou não incorporada a benefícios físicos:
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
37
INCORPORADA A BENEFÍCIOS FÍSICOS: está contida em bens de capital
(matéria-prima + tecnologia empregada) – Ex.: telefones celulares, aparelhos
eletrônicos, carros, eletrônicos, contém várias tecnologias incorporadas.
NÃO-INCORPORADA A BENEFÍCIOS FÍSICOS: Encontra-se na cabeça das
pessoas. Ex.: especialistas, técnicos, engenheiros, pesquisadores – sob
forma de conhecimentos intelectuais ou operacionais, competências,
habilidades mentais ou manuais.
Na realidade, a tecnologia participa de qualquer tipo de atividade humana em
todos os campos de atuação. As características pessoais não estão distribuídas ao
acaso dentro das empresas, mas são previamente determinadas pelas tecnologias
utilizadas. As pessoas modificam e desenvolvem a tecnologia. Ela constitui tudo o
que nos permite fazer coisas com maior eficiência e eficácia e permite reconfigurar
os recursos com que a empresa trabalha.
Para que serve a tecnologia?
Para facilitar as coisas
Para aumentar a eficiência do trabalho
Para melhorar a eficácia do trabalho
Para substituir o trabalho humano
Para servir como ferramenta ou artefato
Para proporcionar maior informação e retroação
Para fazer um trabalho melhor e mais barato
Forte impacto nos controles administrativos;
No comportamento humano;
Modifica a importância da empresa, a estrutura e o funcionamento como um
todo;
Acarreta a mudança organizacional.
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
38
6 – ESTRATEGIA EMPRESARIAL
A estratégia empresarial constitui o conjunto de objetivos e de políticas
principais capazes de guiar e orientar o comportamento global da empresa no longo
prazo, em relação ao seu ambiente externo.
Como o contexto ambiental muda dinamicamente, as empresas precisam
continuamente redistribuir, reajustar e reconciliar seus recursos e competências
disponíveis com seus objetivos e com as oportunidades percebidas no ambiente.
Estratégia representa um dos conceitos mais sofisticados na literatura
administrativa. É muito mais do que um conceito global, uma tentativa de
compatibilização, uma decisão global sobre posicionamento. Essa é a dificuldade de
lidar com a estratégia empresarial, em função de sua complexidade, conectividade,
mutabilidade, prontidão, ação-reação, proação e criatividade. O importante é que
uma empresa sem uma estratégia definida é um barco perdido ao acaso no meio do
imenso oceano.
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
39
A estratégia hoje busca atender às crescentes demandas do mundo dos
negócios. As empresas agora consideram um conjunto de tendências dinâmicas que
estão mudando em seu entorno. Tais como:
1. Globalização: os negócios obedecem a uma nova e diferente ordem mundial.
Tecnologias avançadas e dinheiro movimentando-se livremente, virtualmente
e instantaneamente de um lugar para outro.
2. Complexidade: As empresas estão se tornando multinacionais e
transnacionais. Produtos e serviços se proliferam. Concorrentes,
fornecedores, distribuidores, investidores e administradores operam de forma
complexa e mutável.
3. Dinamismo: É necessária constante monitoração para proporcionar respostas
rápidas às novas demandas.
4. Turbulência: O ambiente externo mutável, dinâmico e dramático, faz com que
seja necessário mudar produtos, serviços e sistema de distribuição.
5. Aceleração: O tempo é fator predominante na competição.
6. Racionalização: Utilizar os meios mais eficientes para alcançar os fins
desejados. O mínimo de custo e o máximo de valor ofertado. É necessário
alocar capital, talentos e demais recursos para garantir o maior retorno.
7. Conectividade: Vivemos um intenso leque de relacionamentos que
derrubaram barreiras que antes separavam a cadeia de valor.
8. Efemerização: É a migração para o virtual. É se tornar menos físico, presente
e tangível. Mais ligados virtualmente.
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
40
9. Consolidação: Integração de várias empresas, através de fusões e
aquisições.
Todos esses novos paradigmas tomados em conjunto podem ser combinados
para oferecer um novo padrão de estratégia com a qual a empresa possa competir
com sucesso.
Para que serve a estratégia?
Para integrar e alinhar empresa e ambiente
Para obter convergência de objetivos empresariais
Para enfrentar os concorrentes
Para conseguir mais clientes satisfeitos
Para ampliar mercados
Para conseguir melhores resultados financeiros
Para aumentar a sustentabilidade da empresa
A estratégia geralmente é definida no nível institucional da empresa (portanto,
no nível mais elevado) em função do comportamento e dos destinos que a empresa
pretende seguir em função do ambiente que se encontra. O nível institucional define
os objetivos da empresa e, para atingi-los, escolhe a estratégia ou as estratégias
mais adequadas em função da análise ambiental, da análise organizacional e das
alternativas estratégicas mais indicadas para o contexto.
Definida a estratégia empresarial, esta passa a ser desdobrada em planos
táticos específicos que deverão ser desenvolvidos e executados pelas diversas
unidades da organização (pelo nível intermediário da empresa). Cabe ao nível
operacional a execução dos planos operacionais, que, por sua vez, constituem o
desdobramento e o detalhamento final dos planos táticos da empresa.
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
41
Figura 1.6 – O desdobramento de planos estratégicos em planos táticos e operacionais. PLT 302 p. 121
6.1 – TIPOS DE ESTRATÉGIAS
Toda estratégia envolve mudanças organizacionais com base de sustentação
para que possa acontecer realmente. As estratégias competitivas são formuladas
para aumentar a competitividade da empresa em relação aos concorrentes. Elas
podem buscar a manutenção e defesa do mercado, o aumento na participação de
mercado ou novos mercados.
Existem dois tipos de Estratégias sendo: Estratégia Cooperativa e Estratégia
Competitiva.
Estratégias Cooperativas são divididas em:
Ajuste ou negociação: A empresa busca acordo com outras empresas.
Cooptação: processo para absorver novos indivíduos provindos de fora
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
42
para a liderança da empresa.
Coalizão: união de duas ou mais empresas para alcançar um objetivo
comum.
Estratégias Competitivas são divididas em:
Defensiva: Fortalecer o que possui.
Ofensiva: Busca de Oportunidades.
Analítica: Mantém o que possui e tenta explorar outras áreas.
Reativa: Instabilidade.
A estratégia não é conduzida as cegas. Ela requer uma forte monitoração e
acompanhamento (uma das fazes do planejamento estratégico).
Existem três critérios para se avaliar estratégia empresarial:
1. Consistência interna: A estratégia deve ser consistente com o que a empresa
pretende fazer. Estar ligada as suas políticas, cultura e objetivos.
2. Consistência com o ambiente: a estratégia empresarial deve ser consistente
com as condições ambientais existentes.
3. Adequação aos recursos e competências disponíveis: Deve ser consistente
com os recursos e competências que a empresa dispõe ou pode obter.
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
43
6.2 - DIFERENÇA ENTRA EFICIÊNCIA E EFICÁCIA
6.3 - ANÁLISE SWOT
A Análise SWOT é uma ferramenta de gestão muito utilizada pelas empresas
como uma parte do planejamento estratégico dos seus negócios. O termo S.W.O.T.
vem do inglês e representa as iniciais das palavras Streghts (forças), Weaknesses
(fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças).
Como o próprio nome já diz, a idéia central da análise SWOT é avaliar os
pontos fortes, os pontos fracos, as oportunidades e as ameaças da organização e do
mercado onde ela está atuando.
Esta forma de análise de negócios vem sendo utilizada com muito sucesso
por empresas privadas em todo o mundo e, sem dúvida, pode ser uma ferramenta
de grande utilidade para as organizações sociais brasileiras.
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
44
6.3.1 - Como fazer a Análise SWOT
A análise é dividida em duas partes: o ambiente externo à organização
(oportunidades e ameaças) e o ambiente interno à organização (pontos fortes e
pontos fracos). Esta divisão é necessária porque a organização tem que agir de
formas diferentes em um e em outro caso, como veremos a seguir.
O ambiente interno pode ser controlado pelos dirigentes da organização, já
que ele é o resultado de estratégias de atuação definidas por nós mesmos. Desta
forma, quando percebemos um ponto forte em nossa análise, devemos ressaltá-lo
ainda mais; quando percebemos um ponto fraco, devemos agir para controlá-lo ou,
pelo menos, minimizar seu efeito.
Já o ambiente externo está totalmente fora do controle da organização. Isso
não significa que não seja útil conhecê-lo. Apesar de não podermos controlá-lo,
podemos monitorá-lo e procurar aproveitar as oportunidades da maneira mais ágil e
eficiente e evitar as ameaças enquanto for possível.
A análise SWOT deve ser realizada de maneira formal uma vez por ano, mas
as informações mais importantes devem ser monitoradas constantemente.
6.3.1.1 - Ambiente Externo
Diversos fatores externos à organização podem afetar o seu desempenho. E
as mudanças no ambiente externo podem representar oportunidades ou ameaças
ao desenvolvimento do plano estratégico de qualquer organização.
A avaliação do ambiente externo costuma ser dividida em duas partes:
Fatores macroambientais - entre os quais podemos citar questões
demográficas, econômicas, tecnológicas, políticas, legais, etc.
Fatores microambientais – entre os quais podemos citar os
beneficiários, suas famílias, as organizações congêneres, os
principais parceiros, os potenciais parceiros, etc.
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
45
Na prática, isso significa que mudanças que estão totalmente fora do controle
da organização podem afetar (positiva ou negativamente) seu desempenho e sua
forma de atuação. As mudanças no ambiente externo, sempre afetam de maneira
homogênea todas as organizações que atuam numa mesma área geográfica e num
mesmo mercado e, desta forma, representam oportunidades ou ameaças iguais
para todo mundo. Quando ocorre uma mudança na legislação, por exemplo, todas
as organizações são afetadas.
Um bom exemplo disso foi o fim do incentivo fiscal que permitia a dedução de
doações de pessoas físicas no Imposto de Renda. Isso foi uma ameaça que afetou
todas as organizações de maneira igual: todas foram prejudicadas de forma
semelhante pela mudança na legislação.
O que pode ter sido diferente, de um caso para outro, foi a maneira de lidar
com esta situação e o impacto que esta mudança pode ter gerado para cada
organização.
Por outro lado, como uma oportunidade surgida do ambiente externo,
podemos citar o crescimento dos partidos de esquerda, com maior propensão a
investir na área social. Mais uma vez, todas as organizações têm a mesma
possibilidade de se beneficiarem desta mudança no ambiente externo, mas, como
bem sabemos, nem todas vão conseguir aproveitar esta oportunidade da mesma
maneira.
Uma organização que perceba que o ambiente externo está mudando e que
tenha agilidade para se adaptar a esta mudança, aproveitará melhor as
oportunidades e sofrerá menos as conseqüências das ameaças. Por isso, a análise
do ambiente externo é tão importante.
Toda análise de ambiente externo deve ser acompanhada da análise do grau
de probabilidade de que um determinado evento ocorra. Por exemplo, se as
pesquisas de opinião pública indicam um maior contentamento com um determinado
governante, é mais provável que ele consiga aprovar as medidas que propuser no
Congresso. Se, ao contrário, a opinião pública indica uma grande insatisfação com o
governo atual, é provável que ele tenha dificuldade em aprovar medidas no
Congresso.
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
46
A análise da situação deve levar em consideração não apenas o que está
sendo sinalizado como uma alternativa de cenário, mas também qual é a
probabilidade de que aquele cenário se concretize. Esta análise de cenários deve
ser permanente, porque o ambiente externo é muito dinâmico e está sendo alterado
constantemente.
6.3.2 - Ambiente Interno
Uma coisa é perceber que o ambiente externo está mudando, outra, é ter
competência para adaptar-se a estas mudanças (aproveitando as oportunidades
e/ou enfrentando as ameaças).
Da mesma maneira que ocorre em relação ao ambiente externo, o ambiente
interno deve ser monitorado permanentemente.
Em primeiro lugar é importante fazer uma relação de quais são as variáveis
que devem ser monitoradas, por exemplo: capacidade de atendimento, demanda
pelos serviços prestados, satisfação do público alvo com o atendimento, crescimento
do número de contribuintes, nível de renovações das contribuições, dedicação dos
funcionários, capacidade de gestão das lideranças da organização, flexibilidade da
organização, etc.
Pode ser interessante avaliar também os seus principais “concorrentes” em
relação aos mesmos tópicos, para que se possa ter clareza de quais são os
diferenciais competitivos que cada organização tem em relação às outras com as
quais compete por recursos e/ou no atendimento ao público alvo.
O próximo passo é determinar qual é a importância que cada um destes itens
tem em relação aos objetivos da organização. Numa mesma tabela pode-se colocar
avaliações em relação à importância de cada item.
Exemplificando temos a satisfação do público alvo considerada como um item
de grande importância, e pode ter sido avaliada pela organização como sendo uma
fraqueza. Isso significa que devem ser direcionados esforços especiais no sentido
de melhorar a satisfação do público alvo com os serviços prestados.
Outros itens considerados de menor importância ou que estejam
caracterizados como pontos fortes, podem não receber recursos (financeiros,
humanos e/ou materiais) neste momento, já que, como sabemos, a organização não
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
47
pode investir em todas as áreas ao mesmo tempo e estes itens não são tão
prioritários ou tão problemáticos.
O exemplo acima mostra como este tipo de análise ajuda na priorização das
atividades, o que é muito útil na administração dos recursos das organizações
(normalmente bastante escassos).
Quando temos claro quais são as áreas de maior importância e quais as
áreas que são consideradas fraquezas de nossa organização, fica mais fácil
decidirmos onde devem ser alocados os esforços para melhoria, já que não seria
possível investir em todas as áreas ao mesmo tempo.
6.3.3 - Formulação de metas
Depois de ter realizado uma análise SWOT, a organização pode:
estabelecer metas de melhoria dos itens que tenham sido considerados
prioritários e de baixo desempenho;
estabelecer metas relacionadas à forma de atuação no que diz respeito ao
aproveitamento de oportunidades;
estabelecer quais as ações que serão importantes para evitar os efeitos de
eventuais ameaças.
Estas metas serão à base do planejamento anual de atividades da
organização.
A análise SWOT é, portanto, um instrumento de fácil aplicação e pode ser de
grande utilidade no planejamento das organizações. Alguns estudiosos chegam
inclusive, a utilizar este processo para avaliar a força de vendas, e o perfil de cada
vendedor, com o objetivo de incrementar vendas.
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
48
6.3.4 - EXEMPLO DE UMA MATRIZ SWOT:
PONTOS FORTES
PONTOS FRACOS
ANÁLISE INTERNA
Marca
Preço baixo
Liderança no segmento
Distribuição eficaz
Design ultrapassado
Falta de promoções
Controle de estoques e reposição
Prazo de produção
OPORTUNIDADES
AMEAÇAS
ANÁLISE EXTERNA
Expansão do consumo da classe C
Novos incentivos fiscais
Tendência em alta (moda)
Rápida reação da concorrência
Aumento do custo da matéria
prima
Desemprego em alta
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
49
7 – PLANEJAMENTO TÁTICO
O planejamento constitui a primeira função dentro do processo administrativo.
Antes que qualquer função administrativa seja executada, a administração precisa
determinar os objetivos e os meios necessários para alcançá-los.
Assim como mencionado no capitulo anterior, o planejamento estratégico é
decidido no nível hierárquico mais elevado, ou seja, no nível institucional. Esse
planejamento precisa ser desdobrado em planejamento tático em nível intermediário,
para que as decisões estratégicas ali contidas sejam moldadas e traduzidas em
planos capazes de serem entendidos.
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
50
7.1. - CARACTERÍSTICAS DO PLANEJAMENTO TÁTICO
Principais :
Planejamento é um processo permanente e contínuo;
Planejamento é sempre voltado para o futuro;
Planejamento se preocupa com a racionalidade de tomada de decisão;
Planejamento seleciona entre as várias alternativas disponíveis;
O Planejamento é sistêmico;
Planejamento é uma técnica de alocação de recursos de forma
antecipadamente estudada e decidida;
Planejamento é uma técnica cíclica
Planejamento é uma função administrativa que interage dinamicamente
com as demais.
O planejamento tático aborda uma área específica no médio prazo e procura
limitar as variáveis envolvidas para reduzir a incerteza provinda do ambiente externo
por meio do planejamento estratégico e permitir a programação necessária no nível
operacional.
Planejamento produz um resultado imediato, que é o plano. Um plano
descreve um curso de ação e procura proporcionar respostas:
O que
Quando
Como
Onde
Quem
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
51
7.2 - PROCESSO DECISÓRIO
Decisão é um processo seqüencial e engloba seis elementos comuns, a
saber:
Tomador de decisão;
Objetivos a alcançar;
Preferências ou valores envolvidos;
Cursos de ação alternativos;
Estados ambientais da natureza;
Conseqüências de cada curso de ação disponível.
7.3 – TIPOS DE PLANOS TÁTICOS
Os planos táticos geralmente se referem a:
1. Planos de Produção: envolvem métodos e tecnologias necessárias para
as pessoas trabalharem.
2. Planos financeiros: abrangem captação e aplicação do dinheiro
necessário para suportar as várias operações da organização.
3. Planos de marketing: referem-se aos requisitos de vender e distribuir
bens e serviços no mercado e atender ao cliente.
4. Planos de recursos humanos: dizem respeito ao recrutamento, seleção
e treinamento das pessoas para as atividades da organização.
A implementação dos planos táticos se faz através de políticas, ou seja, guias
para ação.
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
52
8 – PLANEJAMENTO OPERACIONAL
Planejamento Operacional envolve o resumo de tarefas e operações de forma
organizada na busca de otimizar e maximizar resultado.
Está voltado para a eficiência (ênfase nos meios), uma vez que a eficácia
(ênfase nos fins) é problema remetido para os níveis institucional e intermediário da
empresa.
Foco:
o Com o que fazer.
o Como fazer;
o Otimização;
o Maximização de resultados
Característica:
o Detalhamento para estabelecer tarefa e operações
o Caráter imediatista
8.1 - TIPOS DE PLANOS OPERACIONAIS
Planos relacionados com métodos, denominados procedimentos.
Seqüência de etapas de um processo;
Devem ficar à disposição das pessoas que os executam;
São guias para ação;
Ajudam a dirigir atividades para cumprimento de objetivos;
Evitam custos de verificações recorrentes;
Permite delegar autoridade dentro de limites estabelecidos;
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
53
Figura 1.8 - Exemplo de Fluxograma Vertical Fonte: PLT 302 – página 180
Figura 2.8 - Exemplo de Fluxograma Horizontal Fonte: PLT 302 – página 181
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
54
Figura 3.8 - Exemplo de Fluxograma Atual Fonte: Elaborado pela autora
Planos relacionados com dinheiro, denominados orçamentos
Relacionados com dinheiro em determinado período de tempo – máximo 1
ano (exercício fiscal da empresa).
Exemplos de orçamentos no nível operacional:
• fluxo de caixa;
• custos de produção;
• despesas com propaganda e promoção
• folha de pagamento
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
55
Figura 4.8 - Exemplo de Orçamento – Fluxo de Caixa Fonte: Elaborado pela autora
Planos relacionados com tempo, denominados programas
São planos operacionais relacionados com o tempo;
Integram atividades e o tempo de execução;
Podem ser simples como um calendário ou complexo como programas
que utilizam técnicas matemáticas avançadas.
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
56
Figura 5.8 - Exemplo de Cronograma – Gráfico de Gantt Fonte: Elaborado pela autora
Num diagrama de GANTT cada tarefa é representada por uma linha,
enquanto as colunas representam os dias, semanas ou meses do calendário de
acordo com a duração do projeto. O tempo atribuído a uma tarefa modela-se por
uma barra horizontal cuja extremidade esquerda é posicionadas sobre a data
prevista de inicio e a extremidade direita sobre a data prevista de fim de realização.
As tarefas podem ligar-se seqüencialmente ou ser executadas em paralelo.
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
57
Figura 5.8 - Exemplo de Cronograma – Diagrama de Pert Fonte: Elaborado pela autora
O método PERT é uma técnica que permite gerir o cronograma de um projeto.
Consiste em representar, sob a forma de representação gráfica, uma rede de tarefas
cujo encadeamento permite alcançar os objetivos de um projeto.
Foi concebido pela marinha americana para coordenar os trabalhos de
milhares de pessoas para conduzir à realização de ogivas nucleares.
Assim, o método PERT implica, na sua fase preliminar:
Uma segmentação precisa do projeto em tarefas;
A estimativa da duração de cada tarefa;
A nomeação de um chefe de projeto, encarregado de assegurar o
acompanhamento do projeto, informando e tomando decisões, se
necessário, em caso de desvio em relação às previsões.
A rede PERT (chamada às vezes representação gráfica PERT) é composta
pelos seguintes elementos:
Tarefa (ou atividade ou etapa), representada por uma flecha. Cada tarefa
corresponde um código e uma duração. No entanto, o comprimento da flecha é
independente da duração.
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
58
Etapa, ou seja o início e o fim de uma tarefa. Cada tarefa possui uma etapa de
início e uma etapa de fim. Com exceção das etapas iniciais e finais, cada etapa
de fim é uma etapa de início da tarefa seguinte. As etapas são geralmente
numeradas e representadas por um círculo, mas podem às vezes ter outras
formas (quadrado, retângulo, oval, etc.).
Planos relacionados com comportamentos, denominados regulamentos
São planos relacionados com o comportamento solicitado às pessoas.
Como se portar em determinadas situações. O que deve ou não se fazer.
Exemplo de plano operacional relacionado com comportamentos:
o Regulamento comercial – prospectar clientes somente em visita
pessoal
o Regulamento RH – atualizar a carteira profissional antes de liberar
as férias
o Regulamento financeiro – não liberar pedidos para clientes
inadimplentes
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
59
9- DESENHO ORGANIZACIONAL
No momento de organizar a empresa, o nível institucional trata a empresa em
sua totalidade, ou seja, como um sistema aberto e integrado. Está forma de
estruturar a empresa recebe o nome de desenho organizacional que envolve os
órgãos e unidade que compõe a empresa e suas interdependências e as funções e
atividades necessárias para alcançar os objetivos da organização.
Além de atribuir a cada departamento, unidade, equipes e cargos as tarefas
que serão desenvolvidas, também divide os recursos e suas aplicações. Para isto,
no momento em que se realiza o desenho organizacional, busca-se atender a quatro
requisitos fundamentais:
1. Construir a estrutura básica: Procura-se desenhar o esqueleto da empresa,
dividindo as tarefas pela hierarquia e pela departamentalização, representando os
órgãos e unidades que compõe a empresa. A característica principal é a
Diferenciação, que se refere á divisão do trabalho organizacional em
departamentos ou subsistemas e em camadas de níveis hierárquicos. Quanto maior
a complexidade das atividades requeridas pelo ambiente externo, a diversidade das
tarefas executadas, de clientes/consumidores, produtos/serviços, tanto maior será a
diferenciação. E quanto maior a diferenciação, tanto maior será a heterogeneidade
dentro da organização pelo fato de acarretar maior número de departamentos e de
níveis hierárquicos. Pode ser feita em dois sentidos:
Horizontal: desdobramento em departamentos ou divisões pela
departamentalização.
Vertical: desdobramento em níveis hierárquicos pela criação de vários escalões
de autoridade.
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
60
FIGURA 1.9 – Organograma indicando Diferenciação Vertical e Horizontal FONTE: Chiavenato, 2010 – pg. 172
Na administração moderna, a organização funcional está sendo substituída
por equipes multifuncionais e isto acarreta no achatamento da pirâmide
organizacional (downsizing) com redução dos níveis hierárquicos, aproximando a
base do topo. Com isto a ênfase passou a ser na atividade-fim (core business),
atribuindo as atividades-meio para terceiros (terceirização), em busca do
cumprimento da missão da organização.
2. Demonstrar o mecanismo de operação: Procura indicar para os participantes
da empresa o que devem e o que não devem fazer, através das descrições de
cargos, procedimentos, rotinas de trabalho, normas e regulamentos internos,
padrões de desempenho, sistemas de avaliação de desempenho, manuais e
políticas de conduta, etc. A formalização é a principal característica.
A formalização serve para reduzir a influência da variabilidade humana,
impondo rigidez e obediência e elimina a liberdade pessoal, com o objetivo de
assegurar que as coisas sejam feitas exatamente como foi definida, como o previsto.
Pode ser feita por meio de:
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
61
Cargo – a descrição formaliza o comportamento das pessoas que ocupam o
cargo;
Fluxo de trabalho – através de instruções e procedimentos (rotinas) sobre como
executar as tarefas;
Regras e regulamentos – formalizando o que pode ou não ser feito.
Em conseqüência, com a introdução da reengenharia e de outros tipos de
programas de mudanças organizacionais, as rotinas e procedimentos vem perdendo
a importância. A ênfase nos objetivos e metas faz com que as pessoas ganhem
graus de liberdade ainda maiores na escolha dos meios necessários ao alcance dos
mesmos, bem como incentivos e recompensas. O resultado tem sido uma
metamorfose dos objetivos organizacionais em objetivos individuais das pessoas
envolvidas. A confiabilidade nas pessoas em vez de regras e regulamentos também
ganha destaque.
3. Deixar claro os mecanismos de decisão: Corresponde a distribuição do poder e
à hierarquia da autoridade para tomar decisões dentro da organização. Lembrando
que esta distribuição deve ter consonância com os objetivos da organização e os
objetivos de cada organismo que a compõe. A principal característica é a
centralização, que implica a concentração das decisões no topo da organização, ou
seja, no nível institucional, com pouca ou nenhuma delegação para o nível
intermediário. Desta forma apresenta vantagens e desvantagens:
Vantagens:
As decisões são tomadas pelos administradores, que possuem uma
visão global da empresa;
Geralmente os administradores situados no topo são mais bem
treinados;
Aumenta a especialização e as habilidades;
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
62
As decisões possuem mais link com os objetivos empresariais.
Desvantagens
As decisões são tomadas por administradores que estão, muitas
vezes, longe dos fatos e dos trabalhadores envolvidos;
A comunicação acaba sendo mais lenta;
Os administradores dos níveis mais baixos acabam ficando frustrados
porque não participam do processo decisório.
Pelo envolvimento de muitas pessoas na comunicação, há
possibilidades de erro e de distorções.
A descentralização é a alternativa do momento, porém exige três coisas
fundamentais:
Todas as pessoas envolvidas devem ter um conhecimento claro e
uniforme da missão da organização e das estratégias globais para
alcançá-las.
A capacitação profissional das pessoas para aprenderem a
diagnosticar as situações e tomar corretamente as decisões certas e
ajustá-las aos objetivos da organização.
E a motivação pessoal para envolver-se conscientemente nos objetivos
organizacionais e esforçar-se intimamente para alcançá-los do melhor
modo possível.
As empresas estão investindo firme no chamado empowerment, que
proporciona maior grau de liberdade e autonomia para as pessoas e equipes de
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
63
trabalho. Utilizando a educação corporativa, treinamentos intensivos, transformando
gerentes e supervisores em lideres de pessoas, onde o objetivo é alavancar
talentos, focando em comunicação e motivação, está havendo um deslocamento do
conceito de amplitude de controle para o conceito de equipe e de empowerment.
4. Facilitar e expor a coordenação entre as partes: Define a integração e a
sinergia para compensar a diferenciação de tarefas. A característica principal é a
integração. Tanto maior a diferenciação, maior será a necessidade de coordenar
as diferentes partes da organização para obter um funcionamento coeso, harmônico
e sinergético.
Os esquemas de integração mais utilizados são:
Hierarquia administrativa: constitui a solução mais comum para os problemas
de integração entre duas ou mais unidades de uma empresa que devam se
reportar-se ao mesmo superior ou ter as atividades integradas para facilitar
comunicações, resolver conflitos, obter sinergia de esforços, etc.
Departamentalização: é um processo de diferenciação organizacional pelo
qual a divisão do trabalho se faz no sentido horizontal, provocando a
especialização em departamentos, ela é capaz de resolver problemas de
integração.
Assessoria (staff): o problema da sobrecarga da hierarquia pode ser aliviado
pelo uso da assessoria, o que pode ser feito por meio de assistentes do
executivo de linha ou de especialistas funcionais. O staff tem um custo, e em
pequenas empresas, muitas vezes, e mais difícil de ser contratado, mas o
staff pode resolver alguns problemas de integração, e criar outros de conflitos
entre órgãos de staff e de linha nas unidades.
Comissões e força tarefa: as comissões e forças-tarefa podem ser utilizadas
para facilitar a integração de unidades da empresa. Para facilitar a
coordenação entre vendas e produção os executivos das duas unidades
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
64
podem reunir-se em conjunto com seus auxiliares principais a fim de discutir e
solucionar os problemas.
Regras e procedimentos: são um outro mecanismo para livrar a hierarquia da
sobrecarga. Quando as situações de decisão são simples e rotineiras e
envolvem unidades da organização, é possível estabelecer regras e
procedimentos sobre a maneira pela qual as decisões deverão ser tomadas.
Objetivos e planos: têm uma função similar ás regras e procedimentos, mas
em um espaço limitado pelo tempo. É um mecanismo de integração utilizado
para compor as unidades da organização que operam com relativa
independência entre si, mas cujos resultado precisam ser integrados.
Arranjo físico ou arquitetura: é utilizado para facilitar a integração entre
unidades ou pessoas, por meio da disposição física (layout) ou territorial das
coisas, equipamentos e pessoas.
ADMINISTRAÇÃO Engenharias -1º Semestre
Professora Nádia Wagih El Kadri
65
FIGURA 2.9 – Requisitos fundamentais do desenho organizacional FONTE: PLT 302 – PG. 197
O Desenho Organizacional está deixando de ser impositivo para se
transformar em um apoio amigável para o relacionamento entre colaboradores da
empresa, auxiliando no fluxo de informações, focando no cliente interno e externo, e
valorizando o trabalho em conjunto. Com este objetivo, o Desenho Organizacional
passou a ser um meio adequado de integrar pessoas, sendo uma ferramenta para
ajudá-las a desenvolver suas atividades.
Para tanto, a nova organização deverá levar em conta que toda organização
é, simultaneamente, ordem e desordem. Necessita:
De continuidade e de mudanças;
De normas e de liberdade;
De controle e de autonomia;
De tradição e Inovação;
Portanto, o desenho organizacional não é só um meio para implementar uma
estratégia empresarial, mas uma importante parte dela.